Sunteți pe pagina 1din 24

Manual de utilizare Outlook 2003

CUM S COMPUI I S TRIMII UN MESAJ NOU Compunerea i trimiterea unui mesaj nou. Pentru a compune si trimite un mesaj nou n Outlook, apsai pe File din bara de meniuri, i selectai 'New > Mail Message'.

Putei ncepe compunerea mesajului e-mail-ului dumneavoastr. Tastai adresele e-mail ale destinatarilor acestui mail, n cmpul 'To' . Dac dorii s trimitei o copie a mesajului la o alt csu de mail, va trebui s tastai cealalt adres de email n cmpul 'Cc'. Tastai subiectul mesajului, n cmpul 'Subject'.

putei s ncepei s compunei mesajul ca n poza de mai sus. Putei folosi uneltele pentru Text pentru a aduga culori, a scrie nclinat sau ngroat, sau s folosii alte opiuni necesare sublinierii coninutului dumneavoastr. Dup ce ai compus mesajul mailului, apsai butonul 'Send' ce se afla n partea de sus a ferestrei, pentru a trimite acest mesaj. V rog s verificai calculatorul s fie 'on-line' sau conectat la internet nainte de a trimite mesajul e-mail.

CUM S TRIMII UN E-MAIL LA MAI MULTE ADRESE DESTINAIE Trimiterea mesajului E-mail la mai multe adrese destinaie Dac dorii s trimitei acest mesaj la mai muli destinatari, putei s apsai pe butonul 'To' din fereastra de compunere a mesajului e-mail.

Putei selecta e-mailurile sau alte destinaii dintr-o list, sau pur si simplu tastai adresele de e-mail n cmpul 'To' al ferestrei de compunere a mesajului e-mail. De exemplu, pentru a trimite mesajele e-mail la mai multe adrese destinaie, tastai prima adres email urmat de o a doua adresa e-mail. Toate adresele de mail trebuiesc separate ntre ele de caracterul ";". Atenie: 'Cc' este abrevierea de la carbon copy (copie la indigo). Adresele de mail ce se afla n CC sunt vizibile celorlalte adrese de e-mail destinatar. 'Bcc' este abrevierea pentru blind carbon copy (copie la indigo ascuns). Adresele de e-mail din 'Bcc' sunt invizibile celorlalte adrese de mail destinatar. CUM SA PUI UN MESAJ NTR-UN DIRECTOR DE MAIL EXISTENT Punerea unui mesaj ntr-un director de mail existent Dac avei un mesaj pe care dorii s-l punei direct ntr-un director de mail deja existent, apsai pe directorul dumneavoastr deja existent n zona de scurtturi Outlook. Apoi, mergei la bara de meniu 'File' i selectai 'New > Post In This Folder'

Vei vedea aprnd urmtoarea fereastr de afiare. Tastai mesajul dumneavoastr n cmpul pentru trimitere. Apsai butonul 'Save' pentru a salva 2

mesajul n directorul Outlook indicat. nchidei fereastra dup terminare. Mesajul salvat va aprea n lista directorului, aa cum este afiat n poza de mai jos. Aceasta v permite s salvai cotaiile sau conversaiile importante n interiorul programului Outlook.

CUM SA CREEZI UN DIRECTOR OUTLOOK PENTRU E-MAIL-URI Crearea unui nou director Outlook pentru E-mailuri Pentru a crea un nou director Outlook, selectai File > New > Folder

Vei avea posibilitatea s dai un nume la noul dumneavoastr director. Tastai numele directorului i apsai butonul OK pentru a aduga directorul n lista de directoare Outlook.

Programul Outlook v va cere s-l salvai ca o scurttur n interiorul barei Outlook. 3

Aceasta caracteristic v permite organizarea i categorisirea mesajelor e-mail n directoarele corespunztoare. CUM S CREEZI UN NOU MESAJ DE AVERTIZARE NTLNIRE Crearea unui mesaj nou de ntlnire Putei crea un mesaj nou de ntlnire i s-l trimite-i la mai multe adrese destinatar. Apsai pe File > New > Appointment

Putei introduce subiectul ntlnirii, putei indica locaia, ct i include detalii despre aceast ntlnire n interiorul csuei de compunere. Stabilirea orei de ntlnire se va face astfel nct participanii s fie informai despre or prin intermediul programului Outlook.

Pentru a invita participanii, apsai pe butonul 'Invite Attendees' aa cum este artat n ecranul de mai sus. Apoi, fereastra de compunere a ntlnirii, va aduga cmpul 'To' care v permite s selectai emailurile participanilor la aceast ntlnire.

Dup terminarea adugrii e-mailurilor participanilor, apsai butonul 'Send' pentru a trimite acest mesaj de ntlnire. De notat, caracteristica 'Reminder' (aducere aminte), poate fi activat, astfel nct Outlook s alerteze participanii n intervalul perioadei de reamintire:

CUM SA PROGRAMEZI O EDINT SAU O NTLNIRE Programarea unei edine sau unei ntlniri Putei trimite cerere de edin la mai multe adrese e-mail destinaie. Apsai pe File > New > Meeting Request

Apsai pe butonul 'Scheduling' din fereastra de compunere a edinei. 5

Dup ce ai compus coninutul cererii de edin , putei ajusta programarea edinei i putei trimite cererea de edin la adresele de mail ale destinatarilor. CUM S CREEZI UN CONTACT E-MAIL Crearea unui contact e-mail Putei crea un contact e-mail n Outlook astfel nct informaiile e-mail s poat fi accesate rapid n momentul compunerii mesajului e-mail i s fie trimise destinatarilor din lista de contacte. Apsai pe File > New > Contact i va aprea aceast fereastr de contact:

Tiprii numele complet (Full Name) al persoanei de contact, de asemenea titulatura postului (Job Title), numele companiei (Company name), adresa (address), numerele de telefon, etc. Salvai i nchidei (Save and close) aceast fereastr de contact, dup completare. Acest lucru va salva informaiile noi n lista de contacte Outlook. CUM SE CREEAZ O LIST DE DISTRIBUIE PENTRU UN GRUP DE MAILURI DESTINAIE Crearea unei liste de distribuie pentru un grup de mailuri destinaie. Putei crea o list de distribuie, care s reprezinte o colecie de contacte, astfel nct s putei trimite cu uurin mesaje unui grup de persoane. Apsai pe File > New > Distribution List 6

Apsai pe butonul 'Select Members'. Selectai grupul de membrii ce urmeaz a fi adugai la aceast nou list de distribuie. Tastai un nume pentru lista de distribuie. Save and close (Salvai i nchidei) fereastra. CUM SE CREEAZ O CERERE DE SARCIN Crearea unei cereri de sarcin Putei crea o sarcin astfel nct s putei urmri personalul sau persoana desemnat s fac treaba, pn la terminarea acesteia. Pentru a crea o cerere de sarcin i pentru a anuna grupul de destinatari care au legtur cu aceasta, apsai File > New > Task Request

Selectai emailurile destinatar de la butonul 'To' . Tastai subiectul sarcinii i coninutul acesteia. Putei seta data de nceput (start date) i data de ncheiere (due date) specifice acestei operaii. Indicai dac aceast sarcin are prioritate mic ('Low'), normal ('Normal') sau ridicat ('High') n cmpul Priority. Dup terminare, apsai butonul 'Send' pentru a trimite cererea sarcinii destinatarilor. 7

CUM SE CREEAZ O INTRARE N JURNAL Crearea unei intrri n jurnal Putei crea o intrare n jurnal ca i o scurttur la activitatea care a fost nregistrat. Apsai pe File > New > Journal Entry

Putei tasta subiectul acestei noi intrri n jurnal, i s specificai tipul acestei intrri n jurnal selectnd din csua list Entry type. Putei seta ora de nceput si durata acestei nregistrri. Tastai mesajul. Salvai i nchidei aceast fereastr. CUM SE CREEAZ O NOT OUTLOOK Crearea unei note n Outlook Putei folosi Note notaiile pentru a marca orice mesaje dorii, cum ar fi idei, avertizarea edinelor, marcri, etc. Nu trebuie s nchidei notele n timp ce lucrai la alte operaiuni ale calculatorului. Vor rmne pe ecran pn cnd va fi nchis. Pentru a crea o not Outlook, apsai File > New > Note

Putei tasta mesajul pe nota care va include ora crerii. Apsai butonul 'X' pentru a nchide fereastra de not dac nu o dorii pe ecran. n orice caz, toate notele dumneavoastr, vor fi salvate n directorul de note din bara Outlook bar. Putei s deschidei nota din directorul Note oricnd.

27 CUM SE CREEAZ UN DOCUMENT OFFICE Crearea de documente Office Putei crea documente Office n Outlook, cum ar fi, documente Excel, Word, Power Point, etc. Aceasta v asigur uurin n accesarea celorlalte programe Office din Outlook. Asigurai-v c avei instalate programele Office n windows-ul dumneavoastr. Documentele dumneavoastr Office pot fi trimise adreselor de e-mail destinaie prin intermediul programului de mail Outlook.

CUM SE GSETE LOCAIA FIIERULUI DE DATE OUTLOOK Gsirea locaiei unde se afl fiierul de date Outlook Din cnd n cnd este nevoie s se salveze fiierului de date pentru Outlook. Pentru a verifica unde este salvat fiierul de date pentru Outlook, apsai File > Data File Management

Selectai numele fiierului de date, apsai pe butonul 'Settings' pentru a verifica numele exact al fiierului de date Outlook i locaia acestuia n calculatorul dumneavoastr. 9

CUM SE ADAUGA MAI MULTE CONTURI DE E-MAIL N OUTLOOK Adugarea mai multor conturi de E-mail n Outlook Majoritatea utilizatorilor de e-mail au mai mult de un cont e-mail pe diferite servere de mail. Cu toate acestea, mai multe conturi e-mail pot fi verificate n acelai timp n programul de mail Outlook. Selectai File > Tools > E-mail Accounts

Vei vedea conturile de E-mail afiate n lista din fereastra de mai jos. Pentru a configura un alt cont de e-mail ca i cont de e-mail implicit, selectai un alt email i apsai pe butonul 'Set as Default' (setai ca implicit). Aceast modificare va fi actualizat imediat dup ce ai apsat butonul 'Finish'. Pentru a terge orice cont de e-mail nedorit, este suficient s-l selectai i s apsai butonul 'Remove'. Pentru a modifica setrile existente pentru un cont de e-mail, selectai-l i apsai pe butonul 'Change' pentru a-l modifica.

Dac avei mai multe conturi de e-mail ce dorii s le adugai n Outlook, apsai pe butonul 'Add'.

Majoritatea serverelor de email sunt POP3. Dac nu suntei sigur n legtur cu tipul exact de mail 10

server cu care lucreaz contul dumneavoastr de Email, putei contacta Furnizorul dumneavoastr de internet (ISP) sau furnizorul serviciului de e-mail. Apsai butonul 'Next' (nainte) pentru a continua.

Pentru a seta contul dumneavoastr de e-mail trebuie s introducei setrile contului de mail. Tastai Numele utilizator (User Name) i adresa de mail (E-mail address) care va aprea n partea de sus a mesajului de mail ce va fi trimis celorlalte csue de mail destinatar. n zona informaiilor despre server Server Information, tastai adresa de primire si cea de plecare pentru serverul de mail. Majoritatea adreselor serverelor de mail sunt setate ca: 'mail.NumelePaginiiDumneavoastra.com' iar serverele de mail POP3 ca: 'POP3.mail. NumelePaginiiDumneavoastra.com'. Verificai corectitudinea adreselor serverului de mail cu furnizorul serviciului. Tastai numele de autentificare n mail User Name i parola Password care permite Outlook s primeasc sau s trimit mesajele dumneavoastr prin autentificare automat Apsai butonul 'Next' (nainte) pentru a termina de adugat noul cont de e-mail n Outlook. Pentru a aduga un alt cont de mail, repetai procedura prezentat mai sus. CUM S CAUI MESAJELE E-MAIL CU AJUTORUL CUVINTELOR CHEIE Cutarea mesajelor E-mail cu ajutorul cuvintelor cheie Funcia de cutare cu ajutorul cuvintelor cheie este disponibil n Outlook. Apsai mai nti pe un anumit director din bara Outlook. Apsai pe File > Tools > Advanced Find

Tastai cuvintele cheie, i specificai n care cmp cuvintele cheie ar trebui s se regseasc. Apsai pe butonul 'Find Now' pentru a porni cutarea cuvintelor cheie. De reinut, c aceasta cutare se va face numai n directorul selectat n bara Outlook Pentru o cutare rapid, apsai File > Tools > Find. 11

Tastai cuvntul cheie n cmpul 'Look for'. Selectai directoarele n care se dorete s fie fcut cutarea. Apsai butonul 'Find Now' pentru a ncepe cutarea cuvintelor cheie. Rezultatul cutrii va fi afiat n fereastra de afiare rezultate cutare. CUM S PRIMII I S TRIMITEI MESAJE E-MAIL Trimiterea i primirea mesajelor E-mail. Putei verifica i trimite toate mesajele de pe unul sau mai multe conturi de e-mail.

Uneori dorii s compunei sau s rspundei la e-mailuri fr a fi conectat la Internet (off-line). Pentru a trimite toate mesajele care se afl n Outlook Outbox, apsai pe 'Send All' din meniul Tools Send/Receive. Verificai conectivitatea la internet nainte de a trimite e-mailurile 'on-line'. Pentru a verifica e-mailurile pentru un anumit cont de e-mail, este suficient s selectai contul de mail din meniu. Vei vedea un mesaj de descrcare, ce indic numrul i procentul de emailur i recepionate de la serverul de mail.

12

Lista de mailuri descrcate va fi afiat n Inbox-ul dumneavoastr imediat. CUM S RSPUNZI I S ADAUGI SEMNTUR LA UN E-MAIL Rspunsul i adugarea semnturii la un E-mail Putei selecta orice mesaj e-mail din directoarele Outlook i s-i da-i rspuns. Dup ce ai selectat un mesaj e-mail, apsai pe Actions > Reply

Putei tasta mesajul n csua mesajului. De reinut c mesajul original este de asemenea ataat, ceea cel va face vizibil destinatarului(rilor). Dup ce ai terminat de scris mesajul de rspuns, apsai butonul 'Send' pentru a-l trimite. Text i/sau poze pot fi adugate automat la sfritul mesajului ce urmeaz a fi trimis. Numim asta, semntur 'Signature'. Dac dorii s adugai semntur 'Signature' la mesajul dumneavoastr, apsai pe Insert > Signature > More

Tastai textul ce reprezint semntura n csua de text, i apsai 'Finish'. Acest lucru va face ca 13

semntura text s fie inclus n mesajul dumneavoastr ce urmeaz a fi trimis. Un contact poate fi salvat ca vCard pentru a fi trimis mpreun cu mesajul e-mail. Pentru a aduga un business card (sau vCard) la sfritul mesajului, putei apsa pe butonul 'New vCard from Contact' :

Apsai butonul 'OK' pentru a aduga vCard-ul sau contactul, la sfritul mesajului e-mail. CUM SE FOLOSETE LISTA DE MAILURI NEDORITE JUNK MAIL Folosirea listei de mailuri nedorite Junk Mail Mai nti trebuie s activai opiunea Junk E-mail. Mergei la Organize n meniul 'Tools'. Trebuie s creai o regul pentru a filtra mailurile nedorite junk e-mails.

Stabilii dac dorii s mutai mesajele noi, primite/trimise de la o anumit adres de mail ntr-un anumit director din interiorul grilei Outlook. Apsai pe butonul 'Create' pentru a crea o nou regul de filtrare. Dac dorii s creai cu uurin mai multe filtre pentru mailurile nedorite, putei apsa pe butonul 'Rules Wizard' i s urmai instruciunile pentru a aduga mai multe reguli pentru adresele de mail specificate. Apoi trebuie s activai regulile de filtrare 'turn on':

14

Apsai pe legtura 'Junk E-mail'. Apoi apsai pe butoanele 'Turn On' pentru a activa regulile filtrului.

Apoi apsai pe butonul 'X' pentru a nchide fereastra Organize. Dac ai primit orice mail nedorit, i dorii sa-l adugai la lista de mailuri nedorite(Junk Mail list), selectai mesajul e-mail i apsai pe Actions > Junk E-mail > Add to Junk Senders List

CUM S GSII PERSOANELE DIN CARTEA DE ADRESE Gsirea persoanelor din Address Book Address book este disponibil n Outlook i putei cuta dup informaii n legtur cu persoanele introduse, prin intermediul funciei sale de cutare. Apsai pe Tools > Address Book

15

Tastai numele (Name) pe care dorii sa-l cutai. Putei s facei Dublu-click pe lista de rspuns pentru a afla mai multe informaii despre acest contact. CUM SE CREAZ UN CALENDAR DE NTLNIRI Crearea unei ntlniri n calendar Putei folosi calendarul n Outlook pentru urmri activitile yilnice ct mai eficient. Apsai pe butonul 'Calendar' din bara Outlook:

Putei crea o ntlnire la o anumit or apsnd pe tabelul orar.

16

Tastai subiectul ntlnirii. Indicai ora de nceput si ora de sfrit.Putei de asemenea s adugai mesaj la acest ntlnire. Apsai pe butonl Save and close pentru a inchide i a salva fereastra ntlnirii. CUM SE CREAZ O SARCIN N CALENDAR Crearea unei sarcini n calendar Putei avea multe lucruri ce trebuiesc fcute ntr-o zi de lucru. Pentru a organiza aceste sarcini n mod eficient, putei face dublu-click pe Task Pad panoul de sarcini pentru a aduga o nou sarcin pentru acea zi n interiorul calendarului.

Tastai subiectul sarcinii n cmpul Subject. Putei schimba de asemenea datele de nceput i de sfrit (due and start dates) din campurile specifice. Putei stabili nivelul de prioritate pentru aceast sarcin High(ridicat), Normal(normal) sau Low(sczut). Putei aduga mai multe sarcini n panoul de sarcini. n cazul n care avei nevoie de un avertizor pentru orice sarcin specific, este suficient s bifai cutiua Reminder. Pentru a arta c o anumit sarcin a fost ndeplinit, putei aduga 'strikethrough' la lista de sarcini bifnd csua din dreptul fiecrei sarcini.:

CUM S GASETI PERSOANELE DIN LISTA DE CONTACTE Gsirea unei persoane n lista de contacte Butonul Contacts din bara Outlook asigur uurin n ctarea unui contact deja existent n lista de contacte. Apsai pe butonul Contacts pentru a vizualiza lista: 17

Facnd dublu-click pe un anumit nume din list, v vor fi afiate informaiile detaliate despre respectivul contact. Putei de asemenea s apsai pe unul din butoanele numerice sau alfanumerice din banda din partea dreapt, pentru a afia lista de contacte existente pentru acel caracter. CUM S VERIFICI O INTRARE EXISTENT INLISTA DE ACTIVITI DIN SCURTTURA OUTLOOK Cutarea unei sarcini existente n Outlook Butonul Tasks din bara Outlook asigur posibilitatea de a verifica, cu uurin lista de sarcini existente.Apsai o dat pe butonulTasks pentru a vizualiza lista de sarcini existente:

Pentru a vizualiza o anumit sarcin, facei dublu-click pe numele subiectului pentru a afia detaliile:

18

Pentru a terge o sarcin nedorit, facei click dreapta pe iconia sarcinii respective i selectai 'Delete' pentru a o serge:

52 CUM S VIZUALIZAI TOATE NOTIELE DIN SCURTTURA OUTLOOK Vizualizarea tuturor notielor din Outlook Shortcut Toate notiele existente, sunt salvate n directorul Notes din bara Outook. Apsai pe butonul Notes pentru a le vizualiza pe toate:

19

Pentru a crea o noti nou, este suficient s apsai pe butonul 'New' din bara de meniu. Pentru a terge o not nedorit din lista de notie, facei click-dreapta pe nota respectiv i selectai 'Delete' pentru a o terge:

CUM S ADAUGI LISTA DE DIRECTOARE N OUTLOOK Adugarea unei liste de directoare n Outlook Este posibil s avei nevoie s creai mai multe directoare n programul dumneavoastr Outlook. Pentru a vedea lista de directoare direct n Outlook, putei selecta View > Folder List

Lista de directoare va fi afiat direct n fereastra principal Outlook:

Cu ajutorul Folder List, putei verifica numrul exact de mesaje aflate n fiecare director de mail. Putei s mutai e-mailurile din inbox n directorul dorit foarte uor prin metoda drag and drop trage i 20

d-i drumul se selecteaz cu mouse-ul mesajul dorit, i avnd apasat butonul stnga, se duce pana deasupra directorului dorit. Se elibereaz butonul stnga al mouse-ului iar mesajul este mutat. CUM SE ATAEAZ DIFERITE FIIERE N E-MAIL Ataarea diferitelor fiiere n e-mail Putei ataa diferite fiiere n e-mailurile ce dorii s le trimitei. n fereastra de compunere a mesajului, selectai Insert > File

Selectai un fiier i apsai butonul 'Insert' pentru a-l ataa la mesaj:

Pentru a ataa un alt fiier, este suficient s repetai procedura de mai sus. Dup terminarea mesajului, apsai butonul 'Send' pentru a trimite acest e-mail. Deoarece mesajul e-mail conine ataamente, va dura puin mai mult pn cnd acestea vor fi ncrcate n serverul dumneavoastra de e-mail i pana cnd vor fi trimise.

21

CUM SE ATAEAZ OBIECTE E-MAIL N ALTE MESAJE E-MAIL Ataarea unui obiect E-mail la un mesaj e-mail Putei ataa la mesajul pe care dorii sa-l trimitei i alte obiecte, cum ar fi e-mailuri. n fereastra de compunere a mesajului,apsai pe Insert > Item

Selectai un obiect din directoarele Outlook folders, cum ar fi un mesaj email existent, ce urmeaz a fi ataat acestui mesaj. De reinut c putei alege s introducei e-mailul ca Text sau Attachment (ca ataament). Dac un obiect este introdus ca Text, destinatarul va putea s citesc obiectul ataat direct din mesajul de mail. Dac este introdus ca i ataament, destinatarul, va trebui s fac dublu-click pe obiectul ataat n mesajul primit, pentru a-l deschide i citi.

Putei vizualiza c obiectul e-mail a fost ataat acestui mesaj. Putei apsa butonul 'Send' pentru a-l trimite adreselor de email destinaie. CUM SE EXPORT INFORMAIILE OUTLOOK NTR-UN FIIER Salvarea informaiilor Outlook ntr-un fiier Putei salva (exporta) informaiile Outlook ntr-un fiier, pentru a le putea utiliza n alte programe. Apsai File > Import and Export

22

n Import and Export Wizard, selectai opiunea 'Export to a file': Apsai 'Next' pentru a continua. Putei alege s exportai informaiile Outlook n formatele Comma Separate Value, dbase, Access sau alte formate:

Fiierul exportat va putea fi accesat cu ajutorul programelor ce au fost selectate. CUM SE SETEAZ PAGINA DE E-MAIL PENTRU IMPRIMARE Setarea paginii pentru imprimare. Putei imprima lista de e-mail n diferite formate. nainte de imprimare, va trebui setat pagina. Apsai File > Page Setup > Table Style

Putei seta Format (formatul), Paper(Hrtia) i Header/Footer(antetul si subsolul) paginii de mail ce urmeaz a fi imprimat:

23

Putei modifica Fonts dimensiunea si tipul caracterelor, i alte setri, de asemenea putei seta cum s arate antetul si subsolul paginii ce urmeaz a fi printat:

Ieirea pe imprimant va fi de felul urmtor:

24