Brainstormingul Managerial

Metode i tehnici speciale de management acest grup de metode se folosete pentru rezolvarea ct mai eficient a unor probleme specifice diferitelor funcii ale conducerii Metoda diagnosticrii: diagnosticarea este acea metod folosit n management, pe baza constituirii unei echipe multidisciplinare, din manageri i executani, al crei coninut principal const n identificarea punctelor forte i, respectiv, slabe, ale domeniului analizat, cu evidenierea cauzelor care le genereaz, finalizat n recomandri cu caracter corectiv sau de dezvoltare. edina const n reunirea mai multor persoane pentru un scurt interval de timp sub coordonarea unui manager, n vederea soluionrii n comun a unor sarcini cu caracter informaional sau decizional. Delegarea const n atribuirea temporar de ctre un manager a uneia din sarcinile sale de serviciu unui subordonat, nsoit i de competena i de responsabilitatea corespunztoare. Tabloul de bord este un ansamblu de informaii curente, prezentate ntr-o form sinoptic, prestabilit, referitoare la principalele rezultate ale activitilor firmei sau a unora dintre ele i la factorii principali ce condiioneaz derularea lor eficace i eficient. Metode de stimulare a creativitii personalului

a.

b.

c.

d.

e.

brainstorming-ul (asaltul de idei) are drept scop emiterea unui numr ct mi mare de idei privind modul de rezolvare a unei probleme, n sperana c n cadrul sau prin combinarea lor se va obine soluia optim. Calea de obinere a acestor idei este aceea a stimulrii i dezvoltrii creativitii n cadrul grupului, n condiiile unei atmosfere permisive, ca urmare a nlturrii evalurii ideilor emise i deci a eliberrii participanilor de inhibiie, de frica de a nu grei, prin provocarea unui fenomen asemntor unei reacii n lan i producerea de asociaii noi de idei pertinente. Brainstorming-ul se deruleaz n cadrul unei reuniuni formate dintrun grup restrns de persoane, 5-12, de preferin ct mai eterogene din punct de vedere al pregtirii i ocupaiilor. Grupul se ntrunete sub conducerea unui

coordonator, care ndeplinete att rolul de animator, ct i de moderator, n funcie de evoluia desfurrii reuniunii. Durata optim a brainstorming-ului este de 15-45 minute. Dei brainstormingul a devenit o tehnic de grup popular, cercettorii n-au gsit dovezi cum c ar crea un numr mare de idei sau c ar mbunti calitatea lor, ba chiar poate fi mai puin eficient dect lucrul individual, datorit lipsei de atenie, lenei colective sau devierii de la subiect. Au existat ncercri de mbuntire sau nlocuire cu unele variante, ns unele dintre beneficiile sale sunt ridicarea moralului i mbuntirea lucrului n echip.

1 Abordare 2 Etapele metodei o 2.1 Stabilirea problemei o 2.2 Background memo o 2.3 Selectarea participanilor 3 Structura sugerat o 3.1 Lista de ntrebri stimulatoare o 3.2 Desfurarea ntrunirii 4 Proces 5 Evaluare 6 Brainstorming electronic

Abordare Exist patru reguli n brainstorming, menite s reduc inhibiiile care apar n grupuri i prin urmare s stimuleze generarea de noi idei. Rezultatul ateptat este o sinergie dinamic, care va mri n mod semnificativ creativitatea grupului.
1. focalizarea pe cantitate. Ideea este c din cantitate

poate rezulta calitate, aceast regul favorizeaz creativitatea divergent, cci dac ar crete numrul de idei, ar crete i probabilitatea unei soluii eficiente pentru problema existent. La sfritul ntlnirii ceea ce conteaz este numrul de idei. Cu ct sunt mai multe, cu att exista o ansa mai mare de a gsi o idee buna. Nu va limitai gndirea la soluii de calitate, pentru ca vei rmne constrni in gndire. Trebuie notata fiecare idee, dar fara detalii nefolositoare. Trebuie gndit repede si reflectat (aprofundat) mai trziu. In acest punct ceea ce conteaz este cantitatea si nu calitatea.

2. fr critici. Critica n aceast etap este descurajat; n loc

3.

4.

5.

6.

s se gndeasc la ce ar fi ru la acea idee, membrii sunt ncurajai s se gndeasc la idei ct mai neobinuite i s creeze o atmosfer constructiv. Nu se judeca ideile celorlali si nici chiar cele proprii pna la ncheierea procesului de brainstorming. Nu exista idei proaste si idei bune. Trebuie evitata judecarea ideilor, ceea ce nseamn att criticarea ct si ludarea lor. Ideile mai slabe pot fi valoroase prin faptul ca pot da natere la alte idei mai bune. Aa ca nu se judeca pana la sfritul sedintei de brainstorming. Nu exista idei proaste. Brainstormingul este un proces in care participanii au ales sa nu judece ideile celorlali. In acest caz orice idee, orict de ciudata, orict de nebuneasca sau de exagerata va fi luata pur si simplu ca o idee. Incurajarea ideilor nebunesti sau exagerate.Este mai usor sa imblanzesti o idee exagerata decat sa te gandesti imediat la una ce poate fi pusa in aplicare imediat. Ideile bizare, extreme si ciudate duc la rezultate nevazute inainte. Ganditi solutii nebunesti si vedeti in ce se transforma. Nu exista idei ridicole. Ideile trznite sunt binevenite. Pentru a se obine o list bun i lung de idei, ideile neobinuite sunt binevenite ntruct ele ar putea inspira soluii mai bune dect ideile obinuite, de asmenea ele pot crea noi perspective sau diminua prejudecile. combinarea i mbuntirea ideilor. Ideile bune pot fi combinate pentru a obine o idee foarte bun, dup cum sugereaz i sloganul "1+1=3". Aceast abordare conduce la idei mai bune i complete dect lucrul individual i se crede c stimularea ideilor se face prin asociere. fiecare idee va fi notata. In cazul in care numrul de participani la brainstorming va fi mai mare de 15-20 de persoana le vor fi distribuite carnetele de notie pe care isi vor nota toate ideile. La sfarsitul ntlnirii aceste carnetele vor fi adunate iar toate ideile vor fi centralizate. In cazul in care numrul de participani se va situa sub numrul de 15 se va delega o persoana care va avea rolul de a nota toate ideile create in timpul sedintei de brainstorming fiecare persoana este la fel de importanta. Nu exista efi si subalterni. Nu exista coordonatori. Nu exista oameni mai creativi si oameni mai puin creativi. Fiecare persoana participanta are o perspectiva unica asupra situaiei si aceasta perspectiva este la fel de valoroasa ca cea a persoanei de lng ea. Ideile nscute sunt ideile grupului si fiecare persoana are aceeai importanta in naterea ideii. Moderatorul oferii idei

chiar si numai pentru a da ansa colegilor de a crea alte idei bazate pe aceasta creat.ie. Este iIncurajata participarea tuturor persoanelor. Etapele metodei Stabilirea problemei Este important stabilirea problemei, aceasta trebuind s fie clar i nu prea mare, cum ar fi ce serviciu de telefonie mobil lipsete, dar care este necesar. Dac problema este prea mare, moderatorul ar trebui s-o mpart pe componente. Background memo Background memo-ul este o invitaie trimis participanilor i conine numele edinei, problema care va fi discutat, data, ora i locul. n scrisoare este descris problema, sunt date exemple de soluii i este trimis cu cel puin dou zile n avans, astfel nct participanii s se poat gndi la metode de rezolvare. Memo-ul este folosit i n cursul discuiilor, n caz c se ajunge la impas sau se deviaz de la subiect. Selectarea participanilor Directorul elaboreaz planul brainstorming-ului, alege participanii i moderatorul, zece sau mai puini membri fiind, n general, mai productivi dect grupurile mari Structura sugerat 1. Civa membri cu experien, care i-au dovedit valoarea 2. Civa invitai care sunt familiarizai cu problema 3. Un moderator care nregistreaz ideile i care asigur continuitatea ntrunirii Lista de ntrebri stimulatoare Uneori creativitatea grupului poate scdea, n astfel de momente este recomandat ca moderatorul s citeasc una din ntrebrile stimulatoare, ca de exemplu: putem combina aceste idei? sau ce-ar fi s privim din alt perspectiv?. Este de preferat s scriem aceast list nainte ca ntrunirea s nceap. Desfurarea ntrunirii Moderatorul conduce ntrunirea i se asigur care din regulile de baz sunt respectate. De obicei activitiile sunt urmtoarele:

1. un interval de timp va fi alocat acomodrii nceptorilor la atmosfera lipsit de critic i se propune o problem simpl, ca pentru nclzire, cum ar fi: ce ar putea s fie urmtorul bonus? sau cum ar putea fi mbuntit Windows? 2. moderatorul prezint problema i d alte explicaii, dac este cazul. 3. moderatorul cere s se exprime ideile 4. dac nimeni nu se exprim, moderatorul va pune o ntrebare stimulatoare 5. fiecare i exprim ideile i acestea sunt nregistrate/notate 6. dac sunt prezentate mai multe idei, moderatorul va acorda prioritate ideii celei mai apropiate de subiect. 7. participanii ncearc s dezvolte ideea i s o mbunteasc. 8. spre sfrit moderatorul organizeaz ideile pe baza subiectului n discuie i ncurajeaz continuarea dialogului ntruct alte idei mai pot fi sugerate. 9. ideile sunt categorizate. 10. ntreaga list este revizuit i ideile nepotrivite sau irealizabile sunt nlturate. 11. moderatorul le mulumete pentru participare i i rspltete cu un mic cadou pentru deranj. Proces

Participanii care au o idee, dar nu au posibilitatea s-o prezinte sunt sftuii s-o noteze i s-o prezinte mai trziu. Moderatorul ar trebui s numere ideile i s ncerce s le mreasc numrul. De exemplu: avem 44 de idei, hai s le facem 50! Moderatorul ar trebui s repete ideea prin cuvintele autorului, astfel nct s se recunoasc meritul acestuia sau s altereze ideea originar. n caz de multe idei care survin n acelai timp cel care are ideea cea mai asociat are prioritate.

n timpul ntrunirilor de brainstorming este descurajat participarea superiorilor, deoarece aceasta poate inhiba participanii i s reduc efectul celor patru reguli de baz, mai ales generarea de idei neobinuite Evaluare Brainstorming-ul nu este doar un generator de idei pentru alii; de obicei, grupul va evalua i selecta singur ideea final.

Soluia nu ar trebui s necesite aptitudini pe care membri grupului nu le au sau nu le pot obine.

Dac resurse sau aptitudini suplimentare sunt necesare atunci obinerea lor ar trebui s fac parte din prima parte a soluiei. Trebuie s existe o metod de a msura progresul i succesul Paii trebuie s fie clari tuturor i treburile distribuite astfel nct fiecare s aib un rol important. La procesul de luare a decizilor trebuie s participe toi, astfel nct efortul s fie coordonat spre scopul stabilit. Ar trebui meninut interesul participanilor, astfel nct acetia s-i continue eforturile depuse.

.
f.

matricea descoperirilor

conceput pentru generarea de idei noi, pe baza efecturii, de o manier sistematic, a tuturor combinaiilor posibile ntre factorii de un anumit fel, sau ntre factorii de 2 categorii diferite. Matricea descoperirilor se prezint sub forma unui tabel cu intrare dubl n care factorii sau variabilele care se confrunt se plaseaz pe orizontal i vertical, realiznduse astfel toate combinaiile posibile de cte dou elemente, chiar dac aparent ntre ele nu exist legturi. Metoda se poate utiliza n vederea obinerii de idei pentru un nou produs. n acest scop se poate folosi o matrice tehnico economic, ce se bazeaz pe faptul c un produs reprezint rezultatul unor factori tehnico materiali (materii prime, procedee tehnologice, echipamente) i a unor factori economico sociali (satisfacerea unei anumite comenzi sau necesiti sociale, pe o anumit pia, cu un anumit cost). g. metoda Delbecq metoda urmrete obinerea de idei noi n vederea soluionrii unor probleme pe baza maximizrii participrii membrilor grupului. Problema de soluionat este definit ca o diferen ntre situaia actual aa cum este perceput de componenii firmei i situaia ideal, imaginat de aceleai persoane. Soluionarea problemei const n reducerea ct mai mult a acestui decalaj. Din punct de vedere al creativitii, originalitatea metodei const n mbinarea creativitii indivizilor cu cea a grupului, permind fiecruia s se exprime la nivelul maxim al posibilitilor. Reguli de baz: orice faz a munci n grup este precedat de o faz individual n scris; n cursul fazei muncii n grup, interveniilor orale individuale li se acord un timp limitat, fiind efectuate succesiv de fiecare component.

metoda Delphi (ancheta iterativ) se bazeaz pe principiul gndirii intuitive i al perfecionrii acesteia, presupunndu-se c la baza deciziilor privind viitorul trebuie s se afle, ca o component de baz, cunotinele i intuiia specialitilor din domeniul respectiv. Etape: pregtirea i lansarea anchetei se stabilete conductorul anchetei i problema decizional pentru care se utilizeaz ancheta i aspectul major asupra cruia se va solicita opinia specialitilor, se constituie panelul de specialiti i se ntocmete primul chestionar care se transmite componenilor panelului n vederea completrii lui. efectuarea anchetei const n completarea chestionarului de ctre participani, restituirea rspunsurilor organizatorilor i mbuntirea chestionarelor pe baza opiniilor exprimate de specialiti. Ciclul expediere chestionar completare napoiere chestionar prelucrarea opiniilor exprimate i reformularea chestionarului se repet pn cnd se obine consensul a cel puin 50% dintre membrii panelului asupra opiniilor inserate n chestionar. preluarea datelor obinute i valorificarea lor n procesul decizional const n prelucrarea, analiza i sinteza informaiilor obinute prin intermediul chestionarelor i prezentarea rezultatelor factorilor de decizie n vederea lurii deciziilor care se impun. Tot n aceast etap se include recompensarea material i moral a componenilor panelului pe ale crui opinii se fundamenteaz alternativele decizionale conturate n final.

Brainstorming electronic Brainstormingul electronic este o form de brainstorming asistat de software de sisteme-suport al grupurilor (sau GSS) care permit participanilor s rspund deodat i n mod anonim. Termenul "Sistem-suport al grupurilor" (GSS) este sinonim cu "Sistem de miting electronic" (EMS) (englez electronic meeting system). O sesiune de brainstorming asistat de GSS se poate desfura ntr-o ncpere dotat cu o reea de terminale de calculator. Participanii sunt amplasai la terminale i rspund la ntrebrile puse de moderator, care ruleaz software-ul GSS.

Software-ul GSS colecteaz rspunsurile participanilor i le proiecteaz pe un ecran mare din ncpere sau pe monitoarele participanilor. Observarea rspunsurilor de ctre toi participanii stimuleaz exprimarea altor idei i ncurajeaz continuarea discuiilor. GSS poate facilita activiti la mai multe locaii simultan (de exemplu, prin videoconferine) i poate coordona grupuri de dimensiuni mari, de cteva sute de participani. Exist numeroase dovezi c brainstormingul electronic este mai performant dect brainstormingul tradiional, n ceea ce privete productivitatea i generarea de idei unice.[1], [2] . Aceast tehnic de creativitate a fost folosit, n particular, la dezvoltarea noilor produse, ns poate fi aplicat ntr-o serie de domenii n care este util colectarea i evaluarea ideilor.

Brainsketching
Brainsketching este o tehnica folosita sa genereze idei pentru rezolvarea diferitelor probleme. Acest exerciiu se realizeaz in grup. Tehnica este similara brainstormingului, diferena constand in aceea ca ideile sunt inregistrate sub forma de schite.. Este posibil ca schitele derivate din brainsketching sa fie folosite in sedintele de brainstorming. Schita este desenata pe o tabla (flipchart) astfel incat ideile pot aprea intro sesiune brainstorming. Descrierea Brainsketchingului Aceasta abordare este derivata din tehnica traditionala a pin cardurilor. Astfel, carduri cu diferite imagini (desene) sunt impartite membrilor unui grup pentru generarea de idei.

1. Brainsketching este o tehnic utilizat pentru a genera

idei pentru rezolvarea problemelor. Acest exerciiu se efectueaz ntr-un grup. Tehnica este similara cu brainstorming, singura diferen este c ideile sunt nregistrate n form de schie. Este chiar posibil ca schite derivate din brainsketching sa fie folosite in brainstorming.

Descrierea Brainsketching Aceast abordare a fost derivat de la tehnica traditionala a pinului de la card. n aceast tehnic, carduri cu desene diferite au fost mprite ntre membrii unui grup i folosite pentru a genera idei. n brainsketching imaginile externe nu sunt utilizate direct, imagini doar schiate la faa locului i dedus prin minte sunt utilizate pentru a produce idei noi. Schi este metoda utilizat pentru a reprezenta gndurile prezente n cap de membri care efectueaz exerciiu. Metodologia de Brainsketching Este avantajos de a avea un facilitator pentru a monitoriza procesul de brainsketching. Exist n principal, cinci etape prezente n tehnica. 1.Membru de confidenialitate Exerciiul poate fi cel mai bine realizat cu un grup de 4-8 persoane. Problemele trebuie s fie discutate i nelese complet nainte de nceperea sesiunii de desen. Cu toate acestea, este important n timpul exerciiului n primul rnd c toi membrii sunt aezai destul de departe unu de cealalt, astfel nct acestia sa fie n imposibilitatea de a vedea ce ce au desenat vecinii lor 2. Schimb de Desene O schi trebuie s fie redactata n mai puin de 5 minute. Apoi schia ar trebui s fie data persoanei din dreapta. Un participant are dreptul la mai multe desene dar pe foi diferite 3. Supliment Sketch Schi care este data membrului din dreapta, poate fi modificata, re-proiectata sau utilizata pentru a stimula o schi nou receptorului. Schia modificata sau adnotata este din nou data la randul ei individului din dreapta. 4. Continuitate Pasul 2 si pasul 3 trebuie continuati o perioad de 20 de minute dac nu se specific altfel.

5. Examinare i Finalizarea Toate schitele sunt colectate de ctre facilitator. Facilitatorul examineaz desene generate i, prin urmare, fie le utilizeaz ca raspuns final sau cu ajutorul tuturor participant dezvolt soluia final din nou. Aceast faz ar trebui s aib comunicare libera, toi participanii fiind capabili s-si manifeste opiniile, comentariile i sfaturile. Diferenele ntre General Brainsketching i Brainstorming Brainstorming-ul i Brainsketching-ul sunt asemanatoare. Diferena consta n modul n care ideile sunt reprezentate. Mai mult dect att, reprezentarea ideilor d natere la dou rezultate. Brainstorming-ul d idei semnificative mai diversificate ntruct brainsketching aduce mai departe la idei care sunt interconectate sau legate una de alta. Cele dou abordri sunt eficiente i pot fi utilizate n scopuri variate. Concluzie Brainsketching ca tehnic de creaie este folositoare n transmiterea ideilor abstracte n reprezentari depline , complexe i conceptuale de lucruri. Acesta i ajut pe oameni pentru a extrage creativitatea imaginilor gsite n mintea lor.