Sunteți pe pagina 1din 43

PREZENTAREA INSTITUIEI AUDITATE

SPITALUL DE BOLI CRONICE SOLCA Spitalul de Boli Cronice Solca este situat in localitatea Solca, strada Republicii Nr. 14, Judeul Suceava. Aceast instituie are ca obiect de activitate sntatea si asistena spitaliceasc. Spitalul de Boli Cronice Solca este structurat astfel: - secia pneumologie; - secia medicina intern; - laborator radiologic; - laborator explorri funcionale; - laborator analize medicale; Structura administrativ este compartimentat astfel: - compartimentul financiar-contabil; - compartimentul administrativ +(buctrie, spltorie); - compartimentul aprovizionare; - compartimentul RUNOS. Aceasta instituie are o capacitate de 90 de paturi, 45 de paturi la secia medicina intern, iar 45 de paturi la secia pneumologie. Instituia are un numr de 70 de salariai din care 3 posturi de conducere. Posturile de conducere sunt: - Manager - Director medical - Director financiar contabil Spitalul de Boli Cronice Solca este subordonat Autoritii de Sntate Public i Casei Judeene de Asigurri de Sntate Suceava.

Procedura : Iniierea auditului Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern Nr. _____ din _______

NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: Serviciul contabilitate De la: Conductorul serviciului de audit intern Referitor: Misiunea de audit privind Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor. n conformitate cu Planul anual de audit intern, urmeaz c n perioada 01.05 -15.06.2008 s efectum o misiune de audit public intern la serviciul contabilitate i serviciul administrativ cu tema:
Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor

Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre serviciul contabilitate i serviciul administrativ i va determina dac acesta i ndeplinete obligaiile sale n mod eficient i efectiv. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o edin de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinznd: * prezentarea auditorilor; * prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; * scopul misiunii de audit intern; * alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind modul de efectuare a inventarierii patrimoniului i valorificarea rezultatelor: legile i reglementrile ce se aplic activitilor dumneavoastr, organigrama serviciului, regulamentul de funcionare intern, fiele posturilor, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pentru inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor. Pentru eventuale clarificri v rugm s contactai pe dna Apetrei Iulia, care va rspunde de realizarea misiunii de audit. ef serviciu audit intern, Mihaela Brsan Data, 15.04.2008

Misiunile de audit intern se desfoar conform normelor metodologice proprii activitii de audit intern ale fiecrei entiti. - Pregtirea misiunii de audit intern; - Intervenia la faa locului; - Raportul de audit intern; - Urmrirea recomandrilor. Derularea misiunilor de audit intern conform etapelor prevzute presupune respectarea unor proceduri care se finalizeaz cu documente specifice acestora, conform normelor generale privind exercitarea auditului public intern i normelor specifice elaborate de entitile publice auditate, avizate de UCAAPI sau de organul ierarhic superior. Pregtirea misiunii de audit intern Etapa pregtirii misiunii de audit intern comport urmtoarele proceduri: Iniierea auditului; Colectarea i prelucrarea informaiilor; Identificarea i analiza riscurilor; Elaborarea programului de audit intern; edina de deschidere.

Procedura: Iniierea auditului Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern Nr....115.... din...28.04.2008 ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public, ale OMFP nr.38/2003 de aprobare a normelor metodologice privind exercitarea activitii de audit public intern, ale normelor proprii aprobate prin OMFP nr.234/2004 i cu Planul de audit intern pentru anul 2007, se va efectua o misiune de audit intern la serviciul contabilitate i serviciul administrativ n perioada 01.05.2008-15.06.2008. Scopul misiunii de audit este de a asigura c inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor este conform cu cadrul legislativ n vigoare. Obiectivele misiunii de audit sunt urmtoarele: - nregistrarea i evidena tuturor bunurilor; - modul de efectuare a inventarierii; - valorificarea rezultatelor inventarierii; - completarea registrului-inventar. Menionm c se va efectua un audit de conformitate privind inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor instituiei publice. Echipa de audit intern este format din urmtorii auditori: 1. Apetrei Iulia 2. Mia Avram Conductorul compartimentului de audit intern, Mihaela Birsan

Procedura: Iniierea auditului DECLARAIA DE INDEPENDEN


Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Numele: Apetrei Iulia Data: 01.05.2008 Da 1. Ai avut/ avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? 2. Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? 3. Ai avut/avei funcii sau ai fost /suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt X mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? 4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? 5. Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? 6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? 7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primii redevene de la un grup anume sau organizaie, sau nivel guvernamental? 8.Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? 9 Ai inut anterior contabilitatea la entitatea ce va fi auditat? 10. Avei vreun interes financiar direct/indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? 11. Dac n timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate personal, X extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, l ntiinai de urgen pe eful compartimentului de audit public intern?
INCOMPATIBILITI N LEGTUR CU ENTITATEA/STRUCTURA AUDITAT Auditor,

Nu X X

X X X X X X X X

eful structurii de audit intern/nlocuitorul acestuia,

Apetrei Iulia

Mihaela Birsan

Incompatibiliti personale: Cu aproximativ trei ani n urm am avizat pentru controlul financiar preventiv plata salariilor n contabilitate. 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile? Da Data: 01.05.2008 Semntura

Procedura: Iniierea auditului DECLARAIA DE INDEPENDEN


Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Numele: Mia Avram Data: 01.05.2008 Da 1. Ai avut/ avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? 2. Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? 3. Ai avut/avei funcii sau ai fost /suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt X mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? 4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? 5. Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? 6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? 7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primii redevene de la un grup anume sau organizaie, sau nivel guvernamental? 8.Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? 9 Ai inut anterior contabilitatea la entitatea ce va fi auditat? 10. Avei vreun interes financiar direct/indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? 11. Dac n timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate personal, X extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, l ntiinai de urgen pe eful compartimentului de audit public intern?
INCOMPATIBILITI N LEGTUR CU ENTITATEA/STRUCTURA AUDITAT Auditor,

Nu X X

X X X X X X X X

eful structurii de audit intern/nlocuitorul acestuia,

Mia Avram

Mihaela Birsan

Incompatibiliti personale: Cu aproximativ trei ani n urm am avizat pentru controlul financiar preventiv plata salariilor n contabilitate. 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile? Da Data: 01.05.2008 Semntura

Procedura: Colectarea i prelucrarea informaiilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 01.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 02.05.2008 Serviciul administrativ Da Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii X auditate Obinerea organigramei X Obinerea regulamentului de funcionare X Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise X Identificarea personalului responsabil X Obinerea exemplarului de raport de audit public intern anterior Nu Observaii

X X

1. 2.

1. Nu exist fie ale posturilor ntocmite la nivelul serviciului. 2. Nu au mai fost realizate misiuni de audit la serviciul administrativ, aceasta fiind prima misiune de audit care se desfoar la acest serviciu i care privete inventarierea bunurilor instituiei.

Serviciul contabilitate Da Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii X auditate Obinerea organigramei X Obinerea regulamentului de funcionare X Obinerea fielor posturilor X Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil X Obinerea exemplarului de raport de audit public intern X anterior

Nu

Observaii

Nu exist proceduri scrise la nivelul serviciului contabilitate privind principalele operaii contabile de nregistrare a rezultatelor inventarierii.

Procedura: Colectarea i prelucrarea informaiilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008 Nr. Crt. I. OBIECTIVE
nregistrarea i evidena tuturor bunurilor

OBIECTE AUDITABILE
1. Existena procedurilor scrise 2. ntocmirea recepiilor. 3. nregistrarea n contabilitate a bunurilor primite 4. Separarea sarcinilor privind recepionarea, gestionarea i nregistrarea n contabilitate 5. nregistrarea n fiele de gestiune a bunurilor primite 6. ntocmirea bonurilor de consum 7. Aprobarea i formalizarea bonurilor de consum 8. Eliberarea n consum a bunurilor 9. Operarea n fiele de magazie a bunurilor date n consum 10. Operarea n contabilitate a consumurilor 11. nregistrarea documentelor cu regim special 12. Conducerea fielor de gestiune 13. Existena procedurilor scrise 14. Stabilirea comisiei de inventariere 15. Stabilirea responsabilitilor n efectuarea inventarierii 16. Luarea declaraiilor de inventar 17. Semnarea ultimelor documente de intrare sau ieire 18. Inventarierea bunurilor 19. ntocmirea i completarea listelor de inventar 20. Inventarierea bunurilor aflate n custodie 21. Semnarea i datarea listelor de inventar. 22. Definitivarea stocului faptic

OBS.

II

Inventarierea patrimoniului

III

Valorificarea

inventarierii

IV

Completarea registrului-inventar

23. Definitivarea stocului scriptic 24. Stabilirea rezultatelor inventarierii 25. ntocmirea procesului-verbal de valorificare a inventarierii 26. Stabilirea i definitivarea plusurilor sau minusurilor 27. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii 28. Conducerea registrului-inventar 29.Concordana dintre inventar i datele menionate n registrul-inventar.

Procedura: Colectarea i prelucrarea informaiilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008 Nr. OBIECTIVE OBIECTIVE AUDITABILE RISCURI OBS Crt. IDENTIFICATE -inexistena procedurilor I nregistrare i 1. Existena procedurilor scrise scrise evidena 2. ntocmirea recepiilor. -lipsuri n gestiune ca tuturor 3. nregistrarea n contabilitate urmare a neefecturii bunurilor a bunurilor primite recepiilor 4. Separarea sarcinilor privind -bunuri nenregistrate n recepionarea, gestionarea i contabilitate nregistrarea n contabilitate -inexistena controalelor 5. nregistrarea n fiele de Interne gestiune a bunurilor primite -necunoaterea stocului la 6. ntocmirea bonurilor de nivelul gestiunii consum -bunuri livrate fr 7. Aprobarea i formalizarea justificare bonurilor de consum -neaprobarea i nejustifi 8. Eliberarea n consum a carea consumurilor bunurilor -eliberri de bunuri fr 9. Operarea n fiele de documente justificative magazie a bunurilor date n consum 10. Operarea n contabilit. a consumurilor 11. nregistrarea documentelor cu regim special 12. Conducerea fielor de gestiune Inventarierea 13.Existena procedurilor - inexistena II patrimoniului scrise procedurilor scrise 14.Stabilirea comisiei de -neluarea msurilor de inventariere inventariere 15.Stabilirea - prezentarea ulterioar responsabilitilor n de bunuri sau efectuarea inventarierii documente 16.Luarea declaraiilor de -neinventarierea tuturor inventar bunurilor 17.Semnarea ultimelor - necuprinderea n liste a documente de intrare sau tuturor bunurilor
10

ieire 18.Inventarierea bunurilor 19.ntocmirea i completarea listelor de inventar 20.Inventarierea bunurilor aflate n custodie

inventariate -nerespectarea procedurilor - neformalizarea inventarierii -erori n stabilirea stocului faptic -nenregistrarea tuturor ntririlor de bunuri -nevalorificarea corect a inventarierii -nenregistrarea corecta a rezultatelor inventarierii

III

Valorificarea inventarierii

IV

Completarea registruluiinventar

21. Definitivarea stocului faptic 22.Definitivarea stocului scriptic 23.Stabilirea rezultatelor inventarierii 24.ntocmirea procesuluiverbal de valorificare a inventarierii 25.Stabilirea i definitivarea plusurilor sau minusurilor 26.nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii 27.Conducerea registruluiinventar 28.Concordaa dintre inventar i datele menionate n registrul - inventar

-neconducerea registrului-inventar -completarea necorespunztoare registrului-inventar

Nr.c rt

CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN ntrebri referitoare la exercitarea Da controalelor i funcionalitatea acestora


Exist proceduri scrise privind inventarierea patrimoniului? Exist proceduri scrise privind modul de nregistrare a bunurilor? Exist proceduri scrise privind modul de contabilizare a bunurilor? Exist proceduri scrise privind valorificarea inventarierii patrimoniului ? Aceleai persoane recepioneaz i gestioneaz bunurile ? Exist responsabiliti privind primirea bunurilor? Exist responsabiliti privind plile bunurilor? Personalul are compentena s gestioneze bunurile?

Nu

1. 2. 3. 4. 5. 6. 8. 9.

X X X X X X X X

11

Procedura: Analiza riscurilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern STABILIREA CRITERIILOR (FACTORILOR) DE ANALIZ A RISCURILOR
Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 02.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 03.05.2008
FACTORI

F1-Aprecierea controlului intern F2-Aprecierea cantitativ F3-Aprecierea calitativ

Nivelul 3 Nu exist proceduri Impact financiar ridicat >100mil.lei Vulnerabilitate ridicat

Nivelul 2 Exist proceduri dar nu se aplic Impact financiar ridicat <100mil.lei Vulnerabilitate medie

Nivelul 1 Exist proceduri i se aplic Impact financiar ridicat <50mil.lei Vulnerabilitate sczut

12

Procedura: Analiza riscurilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern STABILIREA NIVELULUI RISCURILOR
Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008 Obiective Obiective auditabile Riscuri identificate P1 P2 P3 50% 30% 20% N1 N2 N3 I. 1.Existena -inexistena procedurilor 1 2 1 nregistrarea procedurilor scrise scrise i evidena 2.ntocmirea -lipsuri n gestiune ca 2 2 1 tuturor recepiilor urmare a neefecturii bunurilor 3. nregistrare n recepiilor contabilitate a -bunuri nenregistrate n 2 2 3 bunurilor primite contabilitate 4.Aprobarea i -neaprobarea i 2 3 2 formalizarea nejustificarea bonurilor de consum consumurilor 5. Eliberarea n -eliberri de bonuri fr 2 2 2 consum a bunurilor documente justificative 6. Operarea n -consumuri sau cheltuieli 2 1 2 contabilitate a neoperate consumurilor 7. nregistrarea -gestionarea 1 1 2 documentelor cu necorespunztoare a regim special documentelor cu regim special II. 8.Existena -inexistena procedurilor 2 2 1 Inventarierea procedurilor scrise scrise patrimoniulu 9. Stabilirea comisiei -neluarea msurilor de 2 3 1 i de inventariere inventariere 10.Luarea -prezentarea ulterioar de 2 1 1 declaraiilor de bunuri sau documente inventar 11.Inventarierea -neinventarierea tuturor 2 3 3 bunurilor bunurilor 12.Semnarea i -neformalizarea 2 3 2 datarea listelor de inventarierii inventar III. 13.Definitivarea -erori n stabilirea stocului 2 2 1
13

Valorificarea inventarierii

IV. Completarea registrului inventar

stocului faptic 14.Definitivarea stocului scriptic 15. Stabilirea rezultatelor inventarierii 16.ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii 17. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii 18. Conducerea registrului inventar 19.Concordana dintre inventar i datele menionate n registru

faptic -nenregistrarea tuturor intrrilor de bunuri -efectuarea incorect a eventualelor compensri cantitative sau valorice -nevalorificarea corect a inventarierii -nenregistrarea corect a rezultatelor inventarierii -neconducerea registrului Inventar -necompletarea necorespunztoare a registrului - inventar

2 2 1

2 2 1

3 2 2

2 2

2 3

2 3

14

Procedura: Analiza riscurilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern DETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL
Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008
Nr. Crt. Obiective Obiective auditabile 1.Existena procedurilor scrise 2.ntocmirea recepiilor 3. nregistrare n contabilitate a bunurilor primite 4.Aprobarea i formalizarea bonurilor de consum 5. Eliberarea n consum a bunurilor 6. Operarea n contabilitate a consumurilor 7. nregistrarea documentelor cu regim special Riscuri identificate P1 50 % N1 1 2 2 P2 30 % N2 2 2 2 P3 20 % N3 1 1 3 Punctaj total 1,30 1,80 2,20

nregistrarea i evidena tuturor bunurilor

-inexistena procedurilor scrise -lipsuri n gestiune ca urmare a neefecturii recepiilor -bunuri nenregistrate n contabilitate -neaprobarea i nejustificarea consumurilor -eliberri de bonuri fr documente justificative -consumuri sau cheltuieli neoperate -gestionarea necorespunztoare a documentelor cu regim special -inexistena procedurilor scrise -neluarea msurilor de inventariere -prezentarea ulterioar de bunuri sau documente -neinventarierea tuturor bunurilor -neformalizarea inventarierii

2,30

2 2 1 2 2 2 2 2

2 1 1 2 3 1 3 3

2 2 2 1 1 1 3 2

2,00 2,00 1,50 1,80 2,10 1,50 2,50 2,30 15

II

Inventarierea patrimoniului

8.Existena procedurilor scrise 9. Stabilirea comisiei de inventariere 10.Luarea declaraiilor de inventar 11.Inventarierea bunurilor 12.Semnarea i

III

Valorificarea inventarierii

datarea listelor de inventar 13.Definitivarea stocului faptic 14.Definitivarea stocului scriptic 15. Stabilirea rezultatelor inventarierii 16.ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii 17. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii

-erori n stabilirea stocului faptic -nenregistrarea tuturor intrrilor de bunuri -efectuarea incorect a eventualelor compensri cantitative sau valorice -nevalorificara corect a inventarierii

2 2 2

2 2 2

1 3 2

1,80 2,20 2,00

1,20

-nenregistrarea corect a rezultatelor inventarierii

1,50

IV

Completarea registrului inventar

18. Conducerea registrului inventar 19.Concordana dintre inventar i datele menionate n registru

-neconducerea registrului Inventar -necompletarea necorespunztoare a registrului - inventar

2 2

2 3

2 3

2,00 2,50

Riscuri Factori

MICI < 1 <1,50 < 1

MEDII <2 1,50 >2,50 <2

MARI > 2,50 > 2,50 > 2

PONDERE 50% 30% 20%

Aprecierea controlului intern Aprecierea cantitativ Aprecierea calitativ

16

Procedura: Analiza riscurilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern CLASAREA OPERAIILOR PE BAZA ANALIZEI RISCURILOR
Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008 Nr. Obiective Crt I nregistrarea i evidena tuturor bunurilor Obiecte auditabile Identificarea riscurilor -inexistena procedurilor scrise -lipsuri n gestiune ca urmare a neefecturii recepiilor -bunuri nenregistrate n contabilitate Clasarea riscului Mediu Mediu Mare Obs.

1.Existena procedurilor scrise 2.ntocmirea recepiilor 3. nregistrare n contabilitate a bunurilor primite 4.Aprobarea i formalizarea bonurilor de consum 5. Eliberarea n consum a bunurilor 6. Operarea n contabilitate a consumurilor 7. nregistrarea documentelor cu regim special 8.Existena procedurilor scrise 9. Stabilirea comisiei de inventariere 10.Luarea declaraiilor de inventar 11.Inventarierea bunurilor 12.Semnarea i datarea listelor de

-neaprobarea i Mare nejustificarea consumurilor -eliberri de bunuri fr Mare documente justificative -consumuri/cheltuieli Mediu neoperate -gestionarea necorespunztoare a documentelor cu regim special -inexistena procedurilor scrise -neluarea msurilor de inventarierea -prezentarea ulterioar de bunuri sau documente -neinventarierea tuturor bunurilor -neformalizarea inventarierii Mediu

II

Inventarierea patrimoniului

Mediu Mediu Mediu Mare Mare

17

III

Valorificarea inventarierii

inventar 13.Definitivarea stocului faptic 14.Definitivarea stocului scriptic 15. Stabilirea rezultatelor inventarierii 16.ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii 17. nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii 18. Conducerea registrului inventar 19.Concordana dintre inventar i datele menionate n registru

-nenregistrarea tuturor intrrilor de bunuri -nenregistrarea tuturor intrrilor de bunuri -efectuarea incorect a eventualelor compensri cantitative sau calitative -nevalorificarea corect a inventarierii -nenregistrarea corect a inventarierii -completarea necorespunztoare a registrului - inventar -necompletarea registrului inventar

Mare Mare Mare

Mic

Mic

IV

Completarea registrului inventar

Mare Mic

18

Procedura: Analiza riscurilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern TABELUL PUNCTELOR TARI(T) I PUNCTELOR SLABE(S)
Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008 Obiectivul Obiecte auditabile Riscuri identificate T/S Opinie Consecina nefuncionrii controlului intern

G n a f c in

I.nregistrarea i evidena tuturor bunurilor

1.Existena procedurilor scrise 2.ntocmirea recepiilor 3. nregistrare n contabilitate a bunurilor primite 4.Aprobarea i formalizarea bonurilor de consum 5. Eliberarea n consum a bunurilor 6. Operarea n contabilitate a consumurilor 7. nregistrarea documentelor cu regim special

-inexistena procedurilor scrise -lipsuri n gestiune ca urmare a neefecturii recepiilor -bunuri nenregistrate n contabilitate -neaprobarea i nejustificarea consumurilor -eliberri de bunuri fr documente justificative -consumuri/cheltuieli neoperate -gestionarea necorespunztoare a documentelor cu regim special

S S T S S T S

La puntajele lunare se descoper eventualele documente nenregistrate i se opereaz. Lunar se verific cu gestiunea i consumurile i se operez diferenele

II. Inventarierea patrimoniului

8.Existena procedurilor scrise 9. Stabilirea comisiei de

-inexistena procedurilor scrise -neluarea msurilor de

S S
19

inventariere 10.Luarea declaraiilor de inventar 11.Inventarierea bunurilor 12.Semnarea i datarea listelor de inventar III.Valorificarea inventarierii 13.Definitivarea stocului faptic 14.Definitivarea stocului scriptic 15. Stabilirea rezultatelor inventarierii 16.ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii

inventarierea -prezentarea ulterioar de bunuri sau documente -neinventarierea tuturor bunurilor -neformalizarea inventarierii -nenregistrarea tuturor intrrilor de bunuri -nenregistrarea tuturor intrrilor de bunuri -efectuarea incorect a eventualelor compensri cantitative sau calitative -nevalorificarea corect a inventarierii

S S T S S S S

IV.Completarea registrului inventar

18. Conducerea registrului -completarea necorespunztoare a inventar registrului - inventar -necompletarea 19.Concordana dintre registrului inventar inventar i datele menionate n registru

S S

20

Procedura: Analiza riscurilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT
Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008 Nr. Crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 OBIECTE AUDITABILE SELECTATE Observaie 1 2 3 7 4 5 6 9 8 10 11 12 15 13 14 16 18 19

Existena procedurilor scrise ntocmirea recepiilor nregistrare n contabilitate a bunurilor primite nregistrarea documentelor cu regim special Aprobarea i formalizarea bonurilor de consum Eliberarea n consum a bunurilor Operarea n contabilitate a consumurilor Stabilirea comisiei de inventariere Existena procedurilor scrise Luarea declaraiilor de inventar Inventarierea bunurilor Semnarea i datarea listelor de inventar Stabilirea rezultatelor inventarierii Definitivarea stocului faptic Definitivarea stocului scriptic ntocmirea procesului verbal de valorificare a inventarierii Conducerea registrului inventar Concordana dintre inventar i datele menionate n registru

21

Procedura: Elaborarea programului de audit intern Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 06.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 07.05.2008 OBIECTIVELE ACTIVITI AUDITULUI Tema general: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor I. Pregtirea misiunii de audit 1.Tiprirea i procesarea ordinului de serviciu 2. Tiprirea i procesarea declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. elaborarea situaiei punctelor tari i punctelor slabe DURATA (H) 386 84 Mihai Mircea PERSOANELE LOCUL IMPLICATE DESFURRII

Apetrei Iulia Mia Avram Apetrei Iulia Mia Avram

16 16

Apetrei Iulia Mia Avram auditat Apetrei Iulia Mia Avram Apetrei Iulia Mia Avram

16

22

7. ntocmirea programului de audit intern 8. ntocmirea notei i a programului preliminar al interveniei la faa locului 9. Obinerea aprobrii notei i a anexelor acesteia : Colectarea i prelucrarea datelor, Situaia punctelor tari i punctelor slabe i Programul interveniei la faa locului 10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu serviciul contabilitate 11. Redactarea minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit II. Intervenia la faa locului OBIECTIV 1. nregistrarea i 1.1 Efectuarea evidena tuturor testrilor bunurilor 1.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 1.3 Elaborarea FIAP 1.4 Colectarea dovezilor 1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punctul

8 8

Apetrei Iulia Mia Avram Apetrei Iulia Mia Avram

Apetrei Iulia Mia Avram Mihaela Birsan

Apetrei Iulia Mia Avram ef serviciu Contabilitate, administrativ Apetrei Iulia Mia Avram ef serviciu Contabilitate, Administrativ

auditat

auditat

220 84 58 4 8 8

Apetrei Iulia Apetrei Iulia Sef serviciu Apetrei Iulia Apetrei Iulia Apetrei Iulia

Auditat

Auditat Auditat

23

de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIV 2. Inventarierea patrimoniului 2.1 Efectuarea testrilor 2.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2.3 Elaborarea FIAP 2.4 Colectarea dovezilor 2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punctul de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru OBIECTIV 3. Valorificarea inventarierii 3.1 Efectuarea testrilor 3.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3.3 Elaborarea FIAP 3.4 Colectarea dovezilor 3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punctul de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de 50 24 4 8 8 Mia Avram Mia Avram Sef serviciu Mia Avram Mia Avram Mia Avram 6 auditat auditat auditat

50 20 4 8 8 6

Apetrei Iulia Apetrei Iulia Sef serviciu Apetrei Iulia Apetrei Iulia Apetrei Iulia

auditat

Auditat Auditat

24

lucru OBIECTIV 4. Completarea Registrului inventar 4.1 Efectuarea testrilor 4.2 Discutarea costatrilor cu eful de serviciu 4.3 Elaborarea FIAP 4.4 Coletectarea dovezilor 4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punctul de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru 12. Planificarea i organizarea edinei de nchidere 13. Discutarea constatrilor cu salariaii serviciului contabilitate 14. Concluzii 16 8 2 2 2 2 Apetrei Iulia Apetrei Iulia Sef serviciu Apetrei Iulia Apetrei Iulia Apetrei Iulia Auditat Auditat Auditat

Apetrei Iulia ef serviciu contabilitate, administrativ Apetrei Iulia Avram Mia ef serviciu contabilitate, administrativ Apetrei Iulia Avram Mia ef serviciu Apetrei Iulia Mia Avram Apetrei Iulia Mia Avram Dana Olar Apetrei Iulia Mia Avram

Auditat

Auditat

III. Raportul de audit intern 15. Redactarea proiectului raportului de audit intern 16. Revizuirea raportului 17. Obinerea proiectului raportului de audit intern aprobat de conducerea

82 24

8 8

25

Spitalului De Boli Cronice Solca 18. Transmiterea proiectului raportului de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 19. Planificarea i organizarea reuniunii de conciliere, dac este cazul 20. Includerea n raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditului 21. Finalizarea raportului de audit intern 22. Obinerea raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat IV. Urmrirea recomandrilor Iniierea procesului de urmrire

Apetrei Iulia Avram Mia ef serviciu contabilitate, administrativ Apetrei Iulia Avram Mia ef serviciu contabilitate Apetrei Iulia Mia Avram ef serviciu contabilitate, administrativ Apetrei Iulia Mia Avram Apetrei Iulia Mia Avram Auditat

8 8

Apetrei Iulia Mia Avram

Apetrei Iulia Mia Avram

Procedura: Elaborarea programului de audit intern Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI
26

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 03.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 04.05.2008 Obiectivul 1. nregistrarea i evidena tuturor bunurilor

Nr. Crt. 1. 2. 3.

Obiecte auditabile TOTAL Existena procedurilor scrise pentru obiectivul 1 ntocmirea recepiilor Separarea sarcinilor privind recepionarea, gestionarea, nregistrarea n contabilitate nregistrarea n fiele de gestiune a bunurilor primite

Tipul verificrii

Locul testrii Auditat Auditat Auditat

Analiza procedurilor

Durata Testrii (h) 84 10 8 12

Auditori

Apetrei Iulia Apetrei Iulia Apetrei Iulia

4.

5.

6.

7.

Analiza procedurilor de lucru; observarea fizic a completrii documentelor; interviul Verificarea fielor de gestiune; compararea nregistrrilor cu evidena contabil ntocmirea bonurilor Examinarea de consum modului de completare a bonului de consum; Urmrirea ntocmirii acestuia n toate cazurile Aprobarea i Compararea formalizarea semnturilor de pe bonurilor de consum bonuri cu cele autorizate; urmrirea exercitrii CFP Eliberarea n Compararea cu consum a bunurilor referatul de necesitate; urmrirea evoluiei stocului cu documentele de

Auditat

Apetrei Iulia

Auditat

10

Apetrei Iulia

Auditat

Apetrei Iulia

Auditat

10

Apetrei Iulia

27

8.

nregistrarea documentelor cu regim special

9.

Conducerea fielor de gestiune

consum Compararea Auditat aprovizionrilor cu nregistrrile contabile; urmrirea modului de nregistrare a valorii acestora Verificarea Auditat nregistrrilor din fiele de gestiune i a semnturilor autorizate

10

Apetrei Iulia

Apetrei Iulia

Nr. Crt. 10. 11. 12.

13.

14.

15. 16.

Obiectivul 2. Inventarierea patrimoniului Obiecte auditabile Tipul verificrii Locul Durata testrii Testrii (h) TOTAL 84 Existena Analiza Auditat 10 procedurilor scrise procedurilor; pentru obiectivul 2 interviul Stabilirea comisiei Examinarea Auditat 5 de inventariere deciziei, verificarea incompatibilitilor Stabilirea Analiza Auditat 5 responsabilitilor n responsabilitilor efectuarea stabilite membrilor inventarierii comisiei Luarea declaraiilor Verificarea Auditat 5 de inventar existenei declaraiilor de inventar Semnarea ultimelor Verificarea Auditat 5 documente de declarrii i intrare sau ieire nregistrrii tuturor documentelor la timp i cronologic Inventarierea Sondaje faptice pe Auditat 10 bunurilor teren ntocmirea i Vizualizarea Auditat 10 completarea listelor listelor de inventar, de inventar compararea semnturilor Obiectivul 3. Valorificarea rezultatelor inventarierii

Auditori

Mia Avram Mia Avram Mia Avram

Mia Avram

Mia Avram

Mia Avram Mia Avram

28

Nr. Crt. 17. 18.

Obiecte auditabile TOTAL Definitivarea stocului faptic Definitivarea stocului scriptic Stabilirea rezultatelor inventarierii Stabilirea i definitivarea plusurilor

Tipul verificrii

Locul testrii Auditat Auditat

19.

20.

Examinarea stabilirii preurilor i valorilor din liste Verificarea modului de stabilire a stocului scriptic Verificarea modului de stabilire a plusurilor sau minusurilor Compararea stocurilor, verificarea nregistrrii documentelor

Durata Testrii (h) 50 14 12

Auditori

Apetrei Iulia Apetrei Iulia Apetrei Iulia

Auditat

12

Auditat

12

Apetrei Iulia

Nr. Crt. 21.

22.

Obiectivul 4. Completarea registrului-inventar Obiecte auditabile Tipul verificrii Locul Durata testrii Testrii (h) TOTAL 16 Concordana dintre Compararea datelor Auditat 8 inventar i datele menionate n registrul-inventar Conducerea Observarea i Auditat 8 registrului-inventar examinarea registrului-inventar

Auditori

Mia Avram

Mia Avram

Procedura: edina de deschidere Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
29

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 20.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 20.05.2008 Numele Funcia Direcia Nr. Adresa Semntura serviciul telefon e-mail Mihaela auditor CAI Birsan Apetrei Iulia auditor CAI Mia Avram auditor CAI Sabina Sandu Sef serviciu contabilitate Iulian Mircea Inspector contabilitate Cocan Maria Inspector administrativ

Procedura: Colectarea dovezilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
30

LISTA DE VERIFICRI

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia/ Mia Avram Data: 13.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 15.05.2008 ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectiv 1. nregistrarea i evidena tuturor bunurilor Verificai existena procedurilor scrise Verificai separarea sarcinilor prin proceduri Verificai numirea comisiei de recepii Verificai efectuarea recepiilor Verificai dac recepia este cantitativ i valoric Verificai transmiterea notelor de recepie la contabilitate Verificai nregistrarea contabil a notelor de recepie Verificai utilizarea corect a conturilor Verificai dac sunt stabilite responsabilitile pentru fiecare operaie Verificai nregistrarea n fiele de gestiune a bunurilor Verificai dac exist bonuri de consum pentru bunurile eliberate Verificai dac bonurile de consum sunt semnate i datate Verificai operarea n gestiune a consumurilor Verificai nregistrarea documentelor cu regim special Obiectiv 2. Inventarierea patrimoniului Verificai existena procedurilor scrise Verificai stabilirea responsabilitilor Verificai existena declaraiilor de inventariere Verificai semnarea ultimelor documente de intrare sau ieire Verificai dac toate bunurile au fost inventariate Verificai dac sunt ntocmite liste de inventariere Verificai dac stocurile scriptice i faptice sunt menionate corect Verificai dac listele de inventariere sunt semnate i datate Verificai dac exist declaraie de sfrit de inventar Obiectiv 3. Valorificarea rezultatelor inventarierii Verificai dac stocul faptic este trecut corect Verificai dac stpcul scriptic este preluat corect Verificai ntocmirea procesului-verbal de inventariere Verificai dac plusurile sau minusurile sunt valorificate corect Verificai dac sunt stabilite persoane rspunztoare pentru lipsuri Da Nu Auditorii

Mia Avram

Apetrei Iulia

31

Verificai dac rezultatele inventarierii sunt nregistrate contabil Obiectiv 4. Completarea registrului-inventar Verificai dac exist registru-inventar Verificai dac este numerotat i nuruit Verificai dac este completat la zi Verificai dac operaiunile sunt corecte i n totalitate

Mia Avram

Procedura: Colectarea dovezilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
32

TESTUL NR. 1

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia Data: 15.05.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 16.05.2008 Obiectul testului: Registrul-inventar Obiectivele testului: Modul de completare a registrul-inventar Descrierea testului: Se urmrete dac s-au efectuat operaiile contabile privind preluarea rezultatelor inventarierii n registrul-inventar Constatri: Soldurile gestiunilor inventariate sunt nregistrate corect n registrul-inventar Concluzii: Operaiunile sunt corecte

Procedura: Colectarea dovezilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.1

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului ntocmit: Apetrei Iulia Avizat: Mihaela Birsan

Data: 24.05.2008 Data: 25.05.2008

CRITERIU Bonurile de consum sunt formulare tipizate care trebuie completate cu datele de identificare ale serviciului cruia i se repartizeaz materialele consumabile n funcie de necesarul de materiale ntocmit i aprobat. FAPT Bonurile ntocmite nu sunt completate cu denumirea serviciului cruia i se distribuie materialele ci numai cu numele i prenumele persoanei care le ridic. CAUZ S-a considerat ca fiind suficient meninerea persoanei care ridic materialele. CONSECINE Nu exist o evidena pe servicii a materialelor consumabile ridicate, pentru a se putea compara cu necesarul solicitat sau livrarea materialelor s se fac n limita solicitrii. RECOMANDARE S se urmreasc consumurile pe fiecare serviciu n parte n limita necesarului aprobat. ntocmit, Supervizat Pentru conformitate,

Procedura: Colectarea dovezilor Spitalul de Boli Cronice Solca


33

Compartimentul de Audit Intern


FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.2

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului ntocmit: Apetrei Iulia Avizat: Mihaela Birsan

Data: 24.05.2008 Data: 25.05.2008

CRITERIU Bonurile de consum, conform formularului tipizat se aprob de eful compartimentului care gestioneaz stocurile de materiale i de combustibili. FAPT Bonurile de consum nu au fost avizate i semnate de eful compartimentului. CAUZ Avnd n vedere numrul mare de bonuri ntocmite lunar, s-a considerat c este suficient semnarea bonurilor de consum doar de gestionarul stocurilor de materiale. CONSECINE Unele aprovizionri n cadrul compartimentului s se fac fr coordonatorului compartimentului. n cazul n care acestea sunt ntocmite i semnate doar de gestionar, este posibil s se ntocmeasc bonuri pentru un anumit compartiment, iar bunurile s ajung n alt parte. RECOMANDARE Se va proceda la ntocmirea vizarea i semnarea bonurilor de consum pentru distribuirea materialelor de ctre eful compartimentului n cauz. ntocmit, Supervizat Pentru conformitate,

Procedura: Colectarea dovezilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.3

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului ntocmit: Apetrei Iulia Avizat: Mihaela Birsan

Data: 24.05.2008 Data: 25.05.2008

CRITERIU Potrivit prevederilor punctului 32, ali.2 din OMFP nr. 2388/15.12.1995 pentru aprobarea normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului i art. 5 din decizia nr. 2131/20.09.2006 emis de conducerea instituiei, listele de inventariere se semneaz pe fiecare fil de ctre membrii comisiei de inventariere.
34

FAPT Din analiza eantionului a rezultat: - n unele cazuri listele de inventariere sunt semnate pe fiecare fil de un singur membru din comisia de inventariere, n unele cazuri listele de inventariere sunt semnate pe fiecare fil de doi membri ai comisiei de inventariere, iar n alte cazuri de inventariere sunt semnate de toi membrii comisiei de inventariere; - n unele cazuri listele de inventariere nu sunt semnate pe fiecare fil de gestionar sau persoanele care au n primire bunurile inventariate. CAUZ S-a constatat ca fiind suficient una sau dou semnturi pe fiecare list de inventariere sau s-a omis prezentarea listelor de inventariere persoanei care are n primire bunurile pentru a fi semnate. CONSECINE Nerespectarea Deciziei nr.213/2006 i neasumarea responsabilitii n cazul n care exist diferene la valorificarea inventarierii. RECOMANDARE S se procedeze la semnarea listelor de inventariere pe fiecare fil de ctre toi membrii comisiei. S se procedeze la semnarea pe fiecare fil a listelor de inventariere de ctre gestionar sau persoanele care au n primire bunurile inventariate. ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Procedura: Colectarea dovezilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.4

Misiunea de audit: Inventarierea bunurilor ntocmit: Apetrei Iulia Avizat: Mihaela Birsan

Data: 24.05.2008 Data: 25.05.2008

CRITERIU Potrivit prevederilor punctului 35, din OMFP nr. 2388/1995 pentru aprobarea normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii patrimoniului valorificarea inventarierii se face prin compararea datelor constatate faptic din listele de inventariere cu cele din evidena tehnicooperativ i din contabilitate. FAPT n unele cazuri listele de inventariere au fost completate att la rubrica Stocuri scriptice, t i la
35

rubrica Valoarea contabil, iar n alte cazuri listele de inventariere nu au fost completate la rubrica Stocuri scriptice, ci numai la rubrica Valoarea contabil. CAUZ S-a urmrit n principal completarea listelor de inventariere cu valoarea contabil.. CONSECINE Posibilitatea apariiei unor diferene ntre datele constatate faptic i cele existente scriptic. RECOMANDARE S se completeze ambele rubrici prevzute n listele de inventariere, respectiv Stocuri scriptice. ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Procedura: Constatarea i raportarea iregularitilor Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR Ctre: conductorul compartimentului de audit intern n urma misiunii de audit intern privind modul de efectuare a inventarierii la serviciul contabilitate s-au constatat urmtoarele: 1. constatarea Din observarea fizic i verificarea documentelor de intrare n gestiune s-a constatat c bunul "dulap", numrul de inventar 1010, aprovizionat cu factura nr. 63245 din , 13.09.2006 nu se regsete n listele de inventar i nici faptic, la locul de depozitare. n procesul-verbal de inventariere nu se face vorbire despre acest aspect. Din discuiile cu salariaii compartimentului unde trebuia s se regseasc bunul n cauz a rezultat c acesta a disprut fr a se lua pn n prezent msuri. 2. actul sau actele normative nclcate Legea nr.82/1991, republicat 3. recomandri Efectuarea unei inspecii n urma creia s se stabileasc condiiile n care bunul a disprut, persoanele rspunztoare i, eventual, modalitatea de recuperare a pagubei n cazul n care se dovedete c este din vina persoanelor care l aveau n primire. 4. anexe - copie dup factura menionat mai sus; - copie dup nregistrarea efectuat n contabilitate; - fisa de eviden a mijlocului fix.

Procedura: Revizuirea documentelor de lucru Entitatea Entitatea auditat


36

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Apetrei Iulia Data: 10.06.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 11.06.2008 Constatarea Seciunea Enregistrarea i evidena tuturor bunurilor Seciunea FInventarierea bunurilor Seciunea GValorificarea inventarierea Document justificativ Exist Nu exist Auditori Apetrei Iulia

- procedura prin care sunt Da responsabilizate persoanele Da - factura 1123/2006 Da - lista de bunuri aflate n Da custodie - procesul-verbal de inventariere nr. 5436/05.01.2007 Da

Mia Avram Mia Avram Auditori,

Procedura: edina de nchidere Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor ntocmit: Apetrei Iulia, Mia Avram Data: 15.06.2008 Avizat: Mihaela Birsan Data: 15.06.2008 Lista participanilor: Numele Mihaela Birsan Apetrei Iulia Mia Avram Sabina Sandu Iulian Mircea Cocan Maria Funcia auditor auditor auditor Sef serviciu Inspector Inspector Direcia/ serviciul SAI SAI SAI contabilitate contabilitate administrativ Adresa e-mail Semntura

n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat; a fost discutat fiecare deficien n parte, au fost analizate cauzele care au
37

contribuit la realizarea disfuncionalitilor, au fost prezentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constate. Nu au fost formulate obiecii asupra constatrilor efectuate, deficienele constatate au fost nsoite n totalitate i s-au angajat s le elimine n totalitate.

Elaborarea proiectului de raport de audit intern Spitalul de Boli Cronice Solca Compartimentul de Audit Intern
PROIECT DE RAPORT DE AUDIT INTERN Misiunea de audit Inventarierea patrimoniului i valorificarea rezultatelor 1. Date de identificare a misiunii de audit Baza legal a aciunii de auditare auditarea s-a efectuat n baza: - planului de audit pentru perioada 01.01.2007-30.04.2008; - legea nr. 672/19.12.2002 privind auditul public inten; - OMS 840/2003 privind normele metodologice de organizare i exercitare a auditului public intern n cadrul Ministerului Sntii; - Ordinului de serviciu din data de 115/28.04.2008 Durata aciunii de auditare activitatea de auditare a fost desfurat n perioada 01.05.2008-15.06.2008. Perioada supus auditrii s-a procedat la auditarea activitii privind modul de efectuare a inventarierii patrimoniului, desfurat n cadrul serviciului contabilitate i serviciul administrativ n perioada 01.01.2006-30.04.2007, verificnd prin sondaj documentele puse la dispoziie de ctre serviciile contabilitate i administrativ. Scopul aciunii de auditare: - de a da asigurri c bunurile patrimoniale sunt nregistrate corect i cuprinse n listele de inventariere cu respectarea actelor normative n vigoare; - de a depista eventualele deficiene i de a recomanda structurii auditate s ntreprind msurile necesare pentru remedierea acestora. Obiectivele aciunii de auditare au privit: - nregistrarea i evidena tuturor bunurilor; - inventarierea patrimoniului; - valorificarea inventarierii; - completarea registrului-inventar. Tipul de auditare- s-a efectuat un audit de conformitate Metode i tehnici utilizate au fost utilizate urmtoarele tehnici i metode 1. Verificarea n vederea asigurrii validrii, confirmrii i acurateei nregistrrilor n contabilitate. Ca tehnici de verificare au fost utilizate: - verificarea prin sondaj a documentelor puse la dispoziie; - comparaia privind bunurile aprovizionate i cele nregistrate; - examinarea pentru detectarea erorilor de nregistrare; - garantarea pentru verificarea realitii existenei; - urmrirea pentru a se vedea dac toate operaiunile au fost efectuate. 2. Observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire
38

i emitere a documentelor. 3. Interviul pentru lmurirea de aspecte legate de organizarea i desfurarea activitii 4. Eantionarea pentru verificarea faptic. Ca instrumente de audit s-au utilizat chestionarele list de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil. Documentele i materialele examinate n cadrul serviciului contabilitate verificarea la faa locului a vizat urmtoarele materiale i documente ntocmite pentru perioada 01.01.2006-30.04.2007: listele de inventariere ordine de plat, ordonanri de plat facturi, nir-uri bonuri de consum, fie de magazie note contabile, registrul inventar balane de verificare. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate tabelele punctelor tari i slabe, tematica detaliat de audit programul de audit, programul interveniei la faa locului chestionare liste de verificare liste de verificare pe obiective documente de lucru teste rapoarte preliminare i finale de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere i de conciliere etc. Organizarea serviciului contabilitate serviciul a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 4 salariai, din care un post de conducere ef serviciu; serviciul financiar a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 3 salariai din care un post de conducere ef birou financiar; organizarea i funcionarea serviciului i biroului au fost conforme organigramei i regulamentului de organizare i funcionare, avnd i un director financiar-contabil. Pentru toi salariaii au fost ntocmite fie ale posturilor prin care s-au stabilit relaiile ierarhice de subordonare i sarcinile de serviciu. Organizarea serviciului serviciul a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 3 salariai, din care un post de conducerea ef serviciu. Organizarea i funcionarea serviciului au fost conforme organigramei i regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii au fost ntocmite fie ale posturilor prin care s-au stabilit relaiile ierarhice de subordonare i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul serviciului financiar-contabilitate ntocmirea proiectului de buget i urmrirea execuiei ntocmirea necesarului de credite i repartizarea acestora organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv organizarea i conducerea evidenei contabile ntocmirea raportrilor lunare, trimestriale, semestriale anuale evidena veniturilor, cheltuielilor, stocurilor verificarea i decontarea cheltuielilor alte activiti financiar-contabile. Activiti desfurate n cadrul serviciului administrativ stabilirea necesarului de achiziii publice
39

efectuarea achiziiilor ncheierea contractelor de achiziie urmrirea executrii contractelor de achiziie.

2. CONSTATRI 2.1. nregistrarea n fiele de gestiune a bunurilor primite nregistrarea n fiele de gestiune a bunurilor primite Pentru materialele livrate de diveri furnizori, n baza facturilor emise, au fost ntocmite note de recepie i constatare de diferene, dup ce bunurile au fost recepionate att din punct de vedere cantitativ ct i din punct de vedere calitativ. Acestea au fost numerotate i datate n ordine cronologic, coninnd semnturile membrilor comisiei de recepie i gestionarului care a preluat materialele n gestiune. Notele de recepie au fost ntocmite de persoana desemnat ca gestionar, fiind completat cu denumirea unitii, numele furnizorului, numrul i data ntocmirii formularului, numrul facturii, denumire produs, pre unitar, unitate de msur, cantitatea primit, gestiunea care a primit bunurile, valoarea total, numele i prenumele comisiei de recepie precum i semnturile acestora. Dup ntocmirea notelor de recepie, originalul acestora mpreun cu facturile s-au transmis serviciului contabilitate n vederea nregistrrii n eviden. Persoana desemnat din cadrul serviciului contabilitate a procedat la ntocmirea notelor contabile, unde a menionat simbolul conturilor corespondente aferente aprovizionrilor de materiale i valoarea materialelor primite, au fost prezentate contabilului ef n vederea verificrii i avizrii, dup care au fost prelucrate i nregistrate. Evidena cantitativ a materialelor consumabile a fost realizat pe baza fielor de magazie, unde au fost evideniate operaiunile de intrare i ieire a acestora i stocul faptic existent. Intrrile de materiale s-au nregistrat pe baza cantitilor evideniate n notele de recepie, iar ieire de materiale sunt nregistrate pe baza avizelor de nsoire a mrfii, pe baza bonurilor de consum, foilor de alimente, dup caz. nregistrarea n contabilitate a bunurilor primite nregistrarea n evidena contabil a bunurilor primite se face pe baza notelor contabile ntocmite la serviciul contabilitate. Notele contabile au fost ntocmite n baza facturilor emise de furnizori, n care sunt specificate denumirea produsului, unitatea de msur, cantitatea, preul unitar i valoarea total a facturii. Eliberarea n consum a bunurilor Pentru eliberarea din gestiune a materialelor consumabile, materiale sanitare, obiecte de inventar, au fost ntocmite bonuri de consum; bonurile de consum au fost ntocmite i semnate de ctre persoana desemnat s preia materialele i semnate de ctre gestionar precum i de persoanele care au aprobat, pentru descrcarea din gestiune a materialelor. Eliberarea materialelor consumabile se face pe baza necesarelor de materiale aprobate, n funcie de care se ntocmesc bonuri de consum n care se trec cantitile de materiale distribuite. Persoanele desemnate s ridice de la magazie bunurile solicitate, semneaz bonurile de consum n calitate de primitor, fapt care confirm c au fost eliberate din gestiune att cantitile ct i tipurile specificate i aprobate n necesar. Evidena operativ a stocurilor este condus pe fie de magazie, n care notele de recepie, bonurile de consum, foile de alimente, avizele de nsoire a mrfii sunt nregistrate n ordine cronologic, cu menionarea cantitii distribuite, a datei de livrare, iar stocul existent a fost evideniat dou fiecare operaiune.
40

Operarea n contabilitate a consumurilor Operarea n evidena contabil a consumurilor de materiale, combustibili, alimente etc., a fost realizat pe baza notelor contabile ntocmite n cadrul serviciului contabilitate. Notele contabile au fost ntocmite n baza bonurilor de consum, foi alimente, avize de nsoire a mrfii etc, prin care este specificat valoarea contabil a bunurilor distribuite n consum. ntocmirea recepiilor Notele de recepie s-au ntocmit n dou exemplare, pentru fiecare bun achiziionat, primit cu titlul de donaie sau sponsorizare n cadrul fiecrei gestiuni, de ctre magaziner. Notele de recepie circul la gestiune pentru ncrcarea n gestiune a bunurilor recepionate, la serviciul financiar-contabilitate pentru reglementarea eventualelor diferene, precum i pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la documentele de livrare. ntocmirea bonurilor de consum Bonurile de consum s-au ntocmit n dou exemplare, un exemplar rmnnd la emitent iar originalul reinut de gestionar pentru scderea din gestiune a bunurilor eliberate, i apoi pentru predarea la contabilitate pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i analitic. Bonurile de consum sunt ntocmite de fiecare secie, compartiment, serviciu n parte, numerotate n ordine cronologic, datate, avnd specificat denumirea bunului solicitat pentru a fi eliberat, cantitatea necesar pentru eliberare, U/M, cantitatea eliberat, data i semntura gestionarului i a primitorului. nregistrarea documentelor cu regim special Documentele cu regim special sunt primite n unitate pe baza facturilor. Recepionarea cantitativ i calitativ a documentelor cu regim special se face n prezena unui reprezentant al furnizorului prin numrare, ntocmindu-se apoi notele de recepie. Evidena operativ a documentelor cu regim special se ine pe baza fielor de gestiune, deschise pe fiecare fel de documente cu regim special n parte, iar n cadrul acestuia pe serii, n care au fost evideniate operaiunile de intrare sau ieire a documentelor, inclusiv cu specificarea stocului faptic rezultat n urma acestora. nregistrarea intrrilor n fiele de gestiune s-a efectuat prin preluarea cantitilor specificate n notele de recepie, iar scderile din gestiune au fost operate pe baza bonurilor de consum ntocmite la data ridicrii formularelor cu regim special. Conducerea fielor de gestiune Fiele de magazie s-au ntocmit pentru a ine evidena cantitativ, pe feluri de stocuri materiale sanitare, materiale curenie, furnituri, obiecte de inventar, alimente etc. la locul de depozitare; persoana desemnat din cadrul serviciului contabilitate- pentru a ine evidena unei gestiuni, verific dac, toate cantitile primite i cele eliberate din gestiune nscrise n fia de magazie, sunt identice cu cele din documentele emise, stabilete valoarea stocului aflat n gestiune la sfritul fiecrei luni, i semneaz fia de magazie dup efectuarea punctajului. n fiele de magazie, cantitile se nregistreaz zilnic de gestionar pe baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii etc. i a documentelor de ieire bon de consum, aviz de nsoire a mrfii, foaie de alimente etc., poziie cu poziie. Magazinerul are obligaia de a calcula stocul dup fiecare operaiune efectuat, iar la
41

sfritul fiecrei luni s nchid fia de magazie stabilind rulajele i stocul lunii n curs, soldurile precedente, totalurile generale. 2.. Inventarierea patrimoniului Stabilirea responsabilitilor n efectuarea inventarierii n temeiul prevederilor Legii nr.82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, Spitalul de Boli Cronice Solca, a efectuat inventarierea tuturor elementelor de activ i de pasiv n trimestrul IV al anului 2006- decizia nr. 625/07.11.2006, n momentul cnd a intervenit o primire predare de gestiune, n mod inopinat. Inventarierea s-a efectuat de ctre comisii de inventariere, formate din cel puin gestiunea supus inventarierii, data de ncepere i de terminare a operaiunilor. n cazul inventarierii de sfrit de an, comisiile de inventariere au fost coordonate de ctre o comisie central, numit prin decizie scris care a avut ca sarcin organizarea, instruirea, supravegherea i controlarea modului de efectuare a operaiunilor de inventariere. Comisia de inventariere a efectuat operaiunea de inventariere prin numrare, cntrire, identificare a tuturor bunurilor existente n gestiunea ce trebuia inventariat, determinnd cantitile corecte i starea bunurilor din gestiunea supus acestei operaiuni.

FIAP 1 n magaziile spitalului exist bunuri fr micare; stocurile de bunuri materiale fr micare sunt acelea n cursul a 12 luni anterioare datei determinrii lor n-au avut nici o micare. Constatare n magazia de materiale sanitare, magazia de materiale pentru reparaii i ntreinere exist stocuri fr micare conform situaiilor prezentate de magazioneri, pe care le anexez. Unele stocuri sunt expirate, unele nu au micare, iar altele prezint grad de uzur. Cauze Neverificarea periodic a stocului de bunuri materiale din cadrul gestiunilor pentru identificarea celor fr micare. Consecine Disfuncionaliti majore n activitatea de gestionare, pstrare a bunurilor; nerespectarea HCM 2230/1969. Recomandri Analiza stocurilor cu micare lent sau fr micare. Casarea bunurilor care nu pot fi ntrebuinate i a celor expirate.

2.4.

Completarea registrului inventar Conducerea registrului- inventar Elementele patrimoniale nscrise n registrul- inventar au avut la baz listele de inventariere centralizatoare i procesele verbale de inventariere care justific coninutul
42

fiecrui post din bilanul contabil. Registrul-inventar a fost nfiinat i condus la nivelul serviciului contabilitate, fiind nuruit, avnd numerotate paginile n ordine cronologic. n registrul-inventar au fost nregistrate la 31.12.2007 rezultatele inventarierii anuale a patrimoniului, fiind evideniate toate elementele posturilor din bilanul contabil. ncheiere Prezentul raport de audit a fost ntocmit n baza listei centralizatoare a obiectelor auditabile, a programului de audit i a programului de intervenie la faa locului, a constatrilor efectuate n faza de colectare i prelucrare a informaiilor i n timpul muncii pe teren. Toate constatrile efectuate au la baz documente de lucru ntocmite pe care se bazeaz susinerile. Precizez c toate documentele originale care au stat la baza analizei obiectivelor misiunii de audit, au fost napoiate persoanelor responsabile de pstrarea i arhivarea acestora. AUDITOR INTERN CONFORMITATE PENTRU

43