Sisteme informaionale

ASI

Capitolul 1
economice

Prof. univ. dr. Gabriela MENI

Caracteristicile sistemelor informaionale

Analiza i proiectarea sistemelor informaionale se bazeaz pe nelegerea: obiectivelor, structurii organizaionale , proceselor organizaiei, cunotinele deinute asupra modului de exploatare a tehnologiilor informaionale. Rezultatele analizei i proiectrii sistemelor: aplicaiile informatice, adic software-ul proiectat pentru a sprijini anumite funcii sau procese organizaionale; hardware-ul i software-ul de sistem pe care aplicaiile ruleaz; documentaia i materialele de instruire; rolurile specifice locurilor de munc asociate cu sistemul; persoanele care folosesc aplicaiile cu ajutorul metodelor de lucru.

Caracteristicile sistemelor informaionale

Teoria sistemelor cercetarea lumii nconjurtoare, privit ca ansamblu compus din subansambluri aflate n strns intercondiionare. n sens larg sistemul poate fi definit ca:
un ansamblu de componente sau subsisteme care interacioneaz ntre ele pentru atingerea unui obiectiv comun, n procesul organizat de transformare a intrrilor n ieiri.

Trei componente aflate n interaciune:

1. intrrile; 2. prelucrrile; 3. ieirile.

Caracteristicile sistemelor informaionale

Sistemul informaional un ansamblu de resurse umane, financiare i materiale destinate colectrii i prelucrrii datelor n vederea obinerii i transmiterii informaiilor necesare:
planificrii, controlului, sprijinirii procesului decizional.

Sistemul informatic component de baz a sistemului informaional, care asigur culegerea, prelucrarea i transmiterea informaiilor cu ajutorul echipamentelor electronice de calcul.

Caracteristicile sistemelor informaionale

Legtur ntre sistemul fizic i sistemul informaional (logic):

1. sistemul fizic alctuit din elemente tangibile, prin intermediul crora se desfoar activitile. Componente: cldiri, angajai, echipamente, resurse materiale, bani.

Caracteristicile sistemelor informaionale

2. sistemul logic mijlocul prin care se pot reda, din punct de vedere logic, componentele sistemului fizic:
date despre cldiri, angajai, echipamente, resurse materiale, bani. date ce descriu elementele patrimoniale afectate de diferitele activiti ale unei firme; programe, cu ajutorul crora sunt prelucrate datele, redau, din punct de vedere logic, activitile pe care o firm le efectueaz.

Caracteristicile sistemelor informaionale

Componentele sistemului logic (informaional):

datele, reflect activitile economice desfurate ntr-o anumit perioad de ctre o organizaie; procedurile de prelucrare, manuale sau automate, prin care se culeg, prelucreaz i stocheaz datele; persoanele care folosesc (exploateaz) sistemul i execut diferite activiti cu ajutorul sistemului; software-ul utilizat pentru realizarea procedurilor de prelucrare a datelor; echipamentele sau infrastructura fizic cu ajutorul crora se culeg, prelucreaz, stocheaz, se transmit datele.

Caracteristicile sistemelor informaionale

Sistemul informaional mijloc de monitorizare a evenimentelor care au avut loc, pentru a determina: rezultatele activitilor desfurate, efectele acestora asupra elementelor patrimoniale, entitile/actorii care au participat la aceste aciuni, cui i este atribuit responsabilitatea lor.

Caracteristicile sistemelor informaionale

Sistemele informaionale component funcional a organizaiilor Sistemele informaionale reprezint una din problemele importante ale conducerii unei organizaii, motivat de urmtoarele aspecte:
suport informaional al celorlalte componente funcionale; concentreaz o parte important din resursele i cheltuielile de exploatare ale ntreprinderii; factor care influeneaz randamentul operaional, productivitatea i motivarea salariailor, precum i gradul de satisfacere a clienilor firmei; principala surs de informare care vine n sprijinul lurii unor decizii eficiente.

Clasificarea sistemelor informaionale

Etapizare

1950 Transaction Processing Systems Sisteme de prelucrare a tranzaciilor 1960 Management Information Systems Management Reporting Systems Sisteme de informare a conducerii 1970 Decision Support Systems Sisteme de sprijinire a proceselor decizionale

Clasificarea sistemelor informaionale

Etapizare

1980 Expert Support Systems (Knowledge Work Systems) Sisteme expert Office Automation Systems Sisteme de automatizare a muncii de birou = birotic Executive Information Systems Sisteme informaionale pentru top-manageri 1990 Group Decision Support Systems Sisteme de sprijinire a proceselor decizionale de grup Organizational DSS Sisteme de sprijinire a deciziilor la nivel organizaional

Clasificarea sistemelor informaionale

Din punct de vedere funcional sau dup scopul urmrit

sisteme de prelucrare a tranzaciilor, inclusiv cel pentru controlul produciei, sisteme de informare a conducerii, sisteme de sprijinire a procesului decizional, sisteme de sprijinire a conducerii strategice, birotic, sisteme expert.

Clasificarea sistemelor informaionale

Dup modul de prelucrare a datelor Dup modul de organizare a datelor Dup metoda folosit n analiza i proiectarea sistemelor Dup gradul de centralizare Dup gradul de dispersie a resurselor sistemului informaional Dup gradul de integrare Dup legtura cu tipul de structur organizatoric

Clasificarea sistemelor informaionale

APLICAII INFORMATICE Sisteme de sprijinire a conducerii strategice Sisteme de sprijinire a experilor Sisteme de sprijinire a procesului decizional, inclusiv a celui de grup i organizaional Sisteme de informare a conducerii Sisteme de prelucrare a tranzaciilor Birotica Sistemele grupurilor de lucru

Date

Resurse umane speciale

Echipamente MEDIUL INTERN

Software

ii Comunica

Informai i

Sisteme pe funcii

Resurse umane, materiale, financiare

Conducere

Structur organizatoric

MEDIUL EXTERN
Furnizo ri

Clieni

Concureni

Bnci/Creditori

Investitori (Acionari)

Organisme guvernamentale

Diverse in

stituii

CULEGEREA DATELOR

PREGTIREA DATELOR

PRELUCRAREA DATELOR NTREINEREA FIIERELOR

OBINEREA INFORMAIILOR DE IEIRE

Ciclul prelucrrii datelor

Operaiile de prelucrare la care sunt supuse datele n vederea obinerii de informaii semnificative = ciclul prelucrrii datelor. Cuprinde cinci faze: 1. culegerea datelor, 2. pregtirea datelor, 3. prelucrarea datelor, 4. ntreinerea fiierelor 5. obinerea informaiilor de ieire.

Ciclul prelucrrii datelor

Prelucrarea datelor trebuie s surprind: tranzaciile (evenimentele) economice interne:
stabilirea necesarului de aprovizionat, lansarea comenzii de aprovizionare, determinarea timpului lucrat de fiecare salariat, plata salariilor, planificarea produciei etc.;

tranzaciile economice externe:

primirea comenzii de la un client, primirea facturii de la furnizor, ncasarea contravalorii produselor vndute .a.m.d.

Ciclul prelucrrii datelor

Exemplu general de reprezentare a unei tranzactii

Element patrimonial afectat Eveniment

Entitate implicata 1

Entitate implicata 2 Client

Reprezentarea tranzactiei de vanzare

Stoc produse finite (marfuri)

Vanzare

Reprezentarea tranzactiei de plata a unui furnizor

Disponibilitati banesti

Personal desfacere (agent vanzare, vanzator) Responsabil financiar

Efectuare plata Furnizor

Ciclul prelucrrii datelor

A ctiv itile ec o n o m ice C ic lu l v n z ri/n c a s ri P re lu a re c o m a nd d e la c lie n t L ivra re a sa u tra n sp o rtu l p ro d use lo r n ca sare a c on tra va lo rii p ro du se lo r C ic lu l a ch iziii/p l i S ta b ilire n e ce sar m a te ria le L a nsa re c o m a nd d e a p ro v izio n a re R e ce p ie m ateria le P la t furn izo r C ic lu l re su rse u m a n e A n ga ja re d e p e rso n al T ra nsfe r d e resu rse u m an e (in te rn sa u ex tern ) Ie ire p e rso na l (d isp o n ib iliza re , d em isie , p en sio n are , a lte c au ze ) D e te rm ina re tim p lu cra t d e fie c are salaria t n re gistra re tim p a lo c at p e n tru o a nu m it ac tivitate P la ta sala riilo r P la ta rein e rilor leg ale P la ta a ltor rein e ri C ic lu l p ro d u c ie P la n ifica re p ro d u cie L a nsa re p rod u c ie O b ine re p ro d u se fin ite D o c u m e n te le /fo r m u lar e le su r s C omand F a c tu r , fac tu r d e tran sp ort, scriso are d e trsu r , fo a ie d e p a rc u rs F a c tu r , c h ita n , C E C , b ile t la o rd in , o rd in d e p la t , e x tras de co n t R efe ra t d e ap rov izio n a re C o m a n d d e a p ro vizio n are F a c tu r , n o t d e rec e p ie i c on sta ta re de d ife re n e .a. F a c tu r , C E C , ord in d e p lat, e x tras d e c o n t C o ntra c t in divid u a l d e m u n c , c a rte/re gistru d e m u n c C ere re /d e cizie d e tra n sfer D e cizie d e d isp o n ib ilizare , ce re re d e p en sio n a re , d e m isie P o n ta j, fo a ie c o le c tiv d e p re ze n , ca rd d e n re gistra re a in trrii i ie irii din u n ita te F i d e m a n o p er , fi te h n ic d e p ro d u s S tat d e sa la rii, list d e a va n s c he n zin a l C en tra liza tor sta t d e sa la rii, d e claraii C A S S , a ju to r o m a j, im po zit p e v en it S tat d e sa la rii, de c izii d e im pu tare, c o n trac te d e c red ite B o n d e co m a n d , list pro d use so licita te , fi te h nic d e p ro du s S itu a ie sto c u ri m a te rii p rim e i m a te riale, b o n d e c o n su m , fi de m an o p e r B o n d e p re d are , tra n sfe r, re stitu ire p ro du se , fi d e p ro du c ie, situ a ie c on su m u ri

Ciclul prelucrrii datelor

1. Faza de culegere a datelor dou activiti:
observarea mediului care genereaz datele, fie printr-un observator uman, fie prin diverse echipamente; nregistrarea datelor fie prin scrierea lor n documentele surs, fie prin captarea i stocarea lor cu ajutorul diferitelor echipamente.

metodele de colectare a datelor:

directe (culegerea la surs) indirecte (culegerea tradiional a datelor).

10

Ciclul prelucrrii datelor

1. Faza de culegere a datelor (cont.) Metoda tradiional de colectare a datelor: numr mare de activiti, manuale; introducerea datelor prin ecrane, similare ca form, coninut i denumire cu documentul surs pe care l reflect. controlul datelor mbuntit, prin:
achiziia de documente prenumerotate (facturi, chitane), urmrinduse s nu fie omis nici un document prin verificarea secvenei de numerotare; secvenierea automat, prin atribuirea de numere pentru fiecare tranzacie nou. instruciunile sau mesajele privind datele ce trebuie introduse, gruparea logic a categoriilor de informaii care se culeg, utilizarea check-box-urilor, meniurilor de tip pull-down, diferitelor stiluri, culori, linii pentru separarea clar a cmpurilor care trebuie completate.

corectitudinea datelor:

Ciclul prelucrrii datelor

1. Faza de culegere a datelor (cont.) Metoda de culegere direct la sursa evenimentului: eliminarea activitilor umane i suporturilor de stocare; echipamentele pentru introducerea direct a datelor
scannere de imagini; scannere pentru recunoaterea optic a caracterelor; schimbul electronic de date (EDI); POS-urile (Point-of-sale); ATM-urile (Automatic Teller Machine) echipamente de cntrire, numrare etc.

corectitudinea datelor:
dificil de identificat cauza generatoare de eroare sau locul de provenien;

investiia iniial este mare

11

Ciclul prelucrrii datelor

2. Faza de pregtire a datelor
clasificarea datelor (cod produs, cod secie, marca salariailor) gruparea datelor (gruparea facturilor emise fiecrui client sau pe perioade calendaristice etc.) verificarea datelor proceduri pentru controlul corectitudinii datelor, nainte de prelucrare, principiul GIGO/GIGI. sortarea datelor aranjarea n loturi de nregistrri, dup criterii. cuplarea (fuziunea) a dou sau mai multor loturi de nregistrri ntr-unul singur (facturi emise i ncasate). transmiterea datelor de la un punct la altul i transcrierea datelor dintr-o form n alta.

Ciclul prelucrrii datelor

3. Faza de prelucrare propriu-zis a datelor
calcule formele de tratare matematic a datelor (calculul TVA pe o factur emis unui client); compararea examinare simultan a dou sau mai multor tipuri de date ntre care exist o legtur logic (limita de creditare alocat unui client i valoarea unei noi comenzi); sintetizarea (generarea totalului facturilor emise unui client, ntr-o perioad de timp); filtrarea se extrag datele ce vor fi supuse prelucrrilor urmtoare (numai produsele a cror valoare de vnzare se ncadreaz ntr-un anumit interval); restaurarea datele sunt aduse din memorie ntr-o form accesibil omului, pentru prelucrarea manual n continuare, sau ntr-o form prelucrabil mai departe tot pe calculator.

12

Ciclul prelucrrii datelor

3. Faza de prelucrare propriu-zis a datelor (cont.)
Prelucrarea pe loturi (batch processing); Prelucrarea n timp real (online processing). Aceste dou metode privesc nu numai prelucrarea propriuzis a datelor, ci i celelalte faze ale ciclului de prelucrare (colectarea datelor, actualizarea bazei de date).

Ciclul prelucrrii datelor

3. Faza de prelucrare propriu-zis a datelor (cont.)
Prelucrarea pe loturi acumularea datelor privind tranzaciile pe o anumit perioad; prelucrarea lor periodic, chiar i n ceea ce privete actualizarea bazei de date; utilizarea mai eficient a resurselor informatice; se asigur un mai bun control asupra datelor; tabelele principale ale bazei de date i informaiile din rapoarte sunt perimate n momentele prelucrrii lor; recomandat pentru acele aplicaii care nu necesit:
actualizarea bazei de date pe msur ce au loc tranzaciile; rapoartele sunt solicitate la anumite intervale de timp.

13

Ciclul prelucrrii datelor

3. Faza de prelucrare propriu-zis a datelor (cont.)
Prelucrarea pe loturi

Date privind tranzaciile, cumulate pe loturi

Intoducere date (pe loturi)

Informaii (nu reflect starea curent, doar perioade anterioare) Prelucrare pe loturi

Ciclul prelucrrii datelor

3. Faza de prelucrare propriu-zis a datelor (cont.)
Prelucrarea n timp real (online) presupune colectarea i prelucrarea datelor n timp ce are loc o tranzacie, fr acumularea datelor i tratarea lor periodic; se elimin activitile de grupare, sortare i transcriere; datele sunt colectate cu ajutorul diferitelor echipamente i stocate n fiiere cu acces direct; tabelele permanente se actualizeaz imediat; se pot obine n timp real informaii la zi; necesit instalarea unei reele locale sau extinse care s lege ntre ele terminalele i calculatoarele aflate la diferite posturi de lucru din organizaie; integrarea procedurilor de control privind protejarea coninutului bazei de date mpotriva accesului neautorizat sau a distrugerii accidentale a datelor.

14

3. Faza de prelucrare propriu-zis a datelor (cont.)

Prelucrarea n timp real (online)
Point of sale Terminal

Scanner

Terminal

Prelucrarea imediat a tranzaciei Prelucrarea imediat a tranzaciei Prelucrarea imediat a tranzaciei

Calculator central Informaii (reflect starea curent, pe baza tranzaciilor la zi)

Intorducerea i prelucrarea imediat a tranzaciei

Terminal ATM Terminal

Document tranzacie clasic

Ciclul prelucrrii datelor

4. Faza de stocare a datelor i ntreinere a fiierelor
stocarea datelor n vederea utilizrii lor viitoare; actualizarea datelor memorate astfel nct s surprind cele mai recente evenimente; indexarea datelor pentru a nlesni o uoar regsire a lor; protecia datelor memorate, pentru prevenirea distrugerii lor sau a accesului neautorizat; dou tipuri de fiiere:
de tranzacii (temporare); nomenclatoare (permanente).

15

Ciclul prelucrrii datelor

5. Faza de obinere a ieirilor
trei mari categorii:
documente; rapoarte; rspunsuri la ntrebri.

ieirile unui sistem de prelucrare a tranzaciilor sunt folosite ca intrri n alte sisteme; multe dintre documentele generate de un sistem (cec-urile, facturile) ofer conducerii informaii utile n procesul de planificare, luarea deciziilor i efectuarea controlului.

16