Sunteți pe pagina 1din 10

Romeo Mihai CIOBANU MANAGEMENTUL PROIECTELOR

11

Capitolul

MANAGEMENTUL PROIECTELOR NOIUNI GENERALE


1.1. Proiectele: definire; caracteristici Un proiect este o ntreprindere temporar i unic pentru atingerea unui scop specific. Proiectele se pot derula la orice nivel al unei organizaii, pot implica o persoan sau sute de persoane, un singur departament sau mai multe, trecnd uneori de frontierele organizaiei. Dezvoltarea unui nou produs sau serviciu, derularea unei campanii electorale, construirea unei cldiri, conceperea unui site pe Internet, derularea unei misiuni spaiale sau militare, organizarea unei expoziii sau a unei vacane, iat cteva exemple de proiecte. Una dintre cele mai generale definiii a unui proiect este dat de ctre J. W. Cusworth i T. R. Franks prin urmtoarea formulare: Un proiect reprezint o investiie de capital, pe o perioad determinat, cu scopul de a crea active productive (produse, servicii etc.) [8]. Proiectul este de fapt ceva special prin natura sa i este perceput ca fiind o aciune nafara celor obinuite, de aceea este definit de ctre T. Young ca: Un ansamblu de activiti intercondiionate, realizate ntr-o manier organizat, cu momente de nceput i de sfrit clar definite, pentru a obine rezultate specifice care s satisfac necesitile derivate din planul strategic al unei organizaii [29].

12

Cap.1 MANAGEMENTUL PROIECTELOR NOIUNI GENERALE

T. Young evideniaz urmtoarele trsturi definitorii ale unui proiect: are un scop specific, asfel nct s poat fi uor de identificat; este unic, deoarece probabilitatea de a fi repetat exact n aceeai manier, de ctre aceeai echip i cu aceleai rezultate este foarte mic; este concentrat ctre client i ateptrile sale (soluia trebuie s fie orientat spre nevoi i nu spre ofert); nu este o munc de rutin, dei poate include sarcini repetabile; este definit clar, ntr-un mod evident i n acord cu anumite restricii temporale (dintre care se detaeaz n primul rnd termenul de finalizare), restricii financiare (cheltuieli care trebuie stabilite foarte clar i nelese totodat de ctre participanii la proiect pentru a se asigura c proiectul rmne viabil n orice moment) i restricii referitoare la performana care trebuie obinut; este complex, deoarece implic activitatea unor persoane din diferite locuri; ofer o oportunitate unic pentru dobndirea de noi abiliti de ctre participani; foreaz pe fiecare participant s lucreze n diferite moduri, deoarece caracterul temporar al unui proiect este direct asociat cu ciclul su de via; constituie o provocare a liniilor de autoritate tradiionale specifice managementului funcional, prin reale ameninri asupra status-quo-lui; implic existena unor riscuri n orice etap a derulrii sale, riscuri ce trebuie gestionate pentru a fi meninut atenia asupra rezultatelor dorite. De unde provin ideile pentru ntreaga aciune a unui proiect? Un proiect reprezint instrumentul prin care o organizaie obine ceea ce nu are n mod curent, dar n schimb i dorete foarte mult. Fiecare persoan dintr-o organizaie poate s vin cu idei referitoare la un proiect, deoarece creativitatea i generarea de idei nu reprezint doar o caracteristic a top-managementului; sunt

Romeo Mihai CIOBANU MANAGEMENTUL PROIECTELOR

13

oameni care lucreaz zi de zi n diferite activiti i care adesea au cele mai bune idei pentru mbuntirea performanei organizaionale. mbuntirea continu nu necesit o anumit iniiativ sau campanie, dar trebuie s fac parte din munca de zi cu zi a fiecruia i s reprezinte un adevrat mod de via. n fig.1.1. sunt prezentate simbolic principalele surse generatoare de idei pentru iniierea i derularea unor proiecte, prelucrare dup [14], [29].

VIZIUNE MISIUNE OBIECTIVE STRATEGII Activiti curente mbuntire continu Cretere pas cu pas, n calitate i performan
SCHIMBRI (MAJORE) PROGRAME TRANSVERSALE

CRETERE BAZAT PE PROIECTE DEDICATE

Fig. 1.1. Surse organizaionale pentru iniierea proiectelor.

Deosebirea fundamental dintre un proiect i o alt form de investiie, att pentru un individ ct i pentru un grup social, const n faptul c [8]: investiia unui proiect iese din cadrul cheltuielilor i eforturilor zilnice sau anuale;

14

Cap.1 MANAGEMENTUL PROIECTELOR NOIUNI GENERALE

investiia unui proiect se desfoar pe o anumit perioad de timp, bine determinat; investiia unui proiect urmrete realizarea unui obiectiv sau a unui set de obiective precise. Trebuie, de la bun nceput, definit cu claritate relaia dintre un proiect i un program, prin deosebirile i asemnrile dintre acestea i anume: a) Deosebiri: proiectele sunt pri componente ale unui program; un program este o aciune mult mai complex, un mega-proiect, ce asigur realizarea unor obiective mult mai largi i se poate extinde mult mai mult n spaiu i n timp, n general fr un termen de finalizare precis delimitat. b) Asemnri: att proiectele, ct i programele sunt destinate s sprijine scopuri clar definite. programele i proiectele constituie vectori ai schimbrilor majore, evidente. Pentru ca un manager de proiect s-i poat ndeplini misiunea, este necesar ca s neleag foarte bine natura proiectelor i deosebirile, sub diferite aspecte, dintre proiecte i alte tipuri de activiti. Trebuie remarcat i faptul c, uneori, se creaz o confuzie ntre proiecte i activele rezultate, ceea ce conduce la micorarea eficienei, deoarece metodele i procedeele adecvate unei perioade determinate, specific numai derulrii proiectului, nu sunt neaprat adecvate i exploatrii pe termen lung a activelor (se creaz o confuzie ntre cauz i efect!). 1.2. Managementul proiectelor: definire; caracteristici n conformitate cu Ghidul PMBOK, ediia 2000 (Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, December 2000), se definete managementul proiectelor ca aplicarea unor cunotine, abiliti, instrumente i tehnici ntr-o

Romeo Mihai CIOBANU MANAGEMENTUL PROIECTELOR

15

larg categorie de activiti pentru asigurarea ndeplinirii cerinelor specifice unui proiect. Managementul proiectelor reprezint un proces dinamic ce utilizeaz cele mai adecvate resurse ale unei organizaii, ntr-o manier structurat, organizat i controlat, proces angajat n producerea unor schimbri definite cu claritate, caracterizate prin obiective specifice, identificate ca i necesiti strategice. Managementul proiectelor este caracterizat prin [29]: obiective orientate - obiective fr de care nu ar exista acele rezultate specifice ce vor determina efecte deosebite n mediul proiectului; schimbare orientat - adic a realiza ceva de care ai nevoie dar nu dispui; interdiciplinaritate - deoarece solicit o palet larg de profesii i cunotine; performan orientat - stabilirea celor mai potrivite standarde i condiii de calitate pentru produsele realizate prin proiect; control orientat - stabilirea cu atenie a sistemului de asigurare a calitii pentru respectarea programului derulrii proiectului; revizuirea unor obinuine i tradiii evitarea capcanelor specifice unor modaliti de lucru nvechite i ineficiente.
1.3. Mediul proiectelor Mediul proiectului reprezint ansamblul de oameni, instituii, resurse materiale, condiii naturale etc., prin intermediul crora se deruleaz toate aciunile determinate de cerinele proiectului [8], [16]. Despre importana cunoaterii particularitilor mediului proiectelor, J. R. Cusworth i T. R. Franks evideniaz faptul c: supravieuirea unui proiect depinde de mediul su precum un organism viu depinde de mediul su biologic!; proiectul este afectat de mediu i la rndul su afecteaz mediul! turbulena (tendina spre schimbri neateptate i rapide, imprevizibile) i lipsa frecvent de resurse (factor datorit cruia

16

Cap.1 MANAGEMENTUL PROIECTELOR NOIUNI GENERALE

se aloc mai mult energie i mai mult timp pentru achiziionarea i controlul resurselor), sunt dou trsturi importante ale mediului specific rilor n curs de dezvoltare. 1.3.1. Tipologia mediului proiectelor Mediul global n care se deruleaz un proiect este caracterizat prin urmtoarele componente [8]: a) Mediul fizic, definit prin: -cadrul natural: structura geologic, clim, surse de ap, factori ecologici etc.; -tehnologiile existente, dintre care unele vor trebui exploatate n continuare, iar altele vor trebui nlocuite. b) Mediul economic i financiar, ce se afl sub influena unor factori variabili n mod continuu i care determin un grad nalt de incertitudine. Dintre toate aciunile specifice dezvoltrii, care sunt supuse incidenei acestor factori, cele mai afectate sunt proiectele datorit restriciilor determinate de costul prestabilit. c) Mediul instituional i politic, este o component ce reflect faptul c nu trebuie ignorate relaiile cu alte organizaii, mai ales pentru faptul c un proiect reprezint un factor perturbator n raport cu unele structuri existente, datorit intersectrii lui cu o serie de activiti aparinnd acestora. Astfel, pot fi ntlnite interaciuni de susinere reciproc, dar i conflicte ntre proiectul nou i vechile situaii. Deoarece politica se reflect la toate nivelurile societii i un proiect va reflecta n mod necesar prioritile politice ale rii n care se urmrete implementarea sa. Mediul politic presupune o reea complex de relaii care cuprinde persoane i organizaii din zone geografice aparinnd uneori unui vast areal, fapt pentru care managerii proiectelor vor trebui s fac lobby i s negocieze pentru a ctiga sprijinul necesar. d) Mediul socio-cultural, element care privit prin prisma managementului proiectelor semnific totalitatea normelor

Romeo Mihai CIOBANU MANAGEMENTUL PROIECTELOR

17

acceptate i a valorilor populaiei locale, ct i modul n care se adopt decizii i se ntreprind aciuni individuale sau n grup. O prim condiie pentru reuita unui proiect este ca personalul proiectului s cunoasc elementele specifice culturii locale i s neleag de ce oamenii gndesc i se manifest aa?, de ce se fac lucrurile n acest fel? etc. Organizaia proiectului pune la dispoziie resurse, servicii, infrastructur, dar nu controleaz deciziile i aciunile viitoare ale celor care vor exploata rezultatele proiectului. Uneori, ca anumite proiecte s reueasc, obiectivele lor trebuie s fie n acord cu valorile i regulile proprii celor crora le este dedicat proiectul, atitudine deloc simpl! Alteori, sunt necesare campanii educaionale pentru ca beneficiarii s neleag efectele benefice ale unor proiecte i necesitatea de a le sprijini! 1.3.2. Modelarea mediului proiectelor Mediul unui proiect poate fi modelat prin unul sau mai multe modele, precum [8]: a) Modelul resurse-rezultate Conform acestui model, proiectul este un proces de transformare a resurselor n rezultate, fiind influenat de moderatori (regulatori) i de concureni, componente cu urmtoarele semnificaii: moderatorii sunt oameni i organizaii care influeneaz derularea i rezultatele proiectului; concurenii, sunt cei care solicit n acelai timp din resursele necesare derulrii proiectului, avnd ca scop realizarea sau nu a acelorai obiective. b) Modelul ierarhizat Acest model reprezint cadrul instituional, indicnd nivelurile la care pot fi tratate anumite probleme. Se recomand construirea unui model ierarhic a principalelor instituii cu care proiectul va avea de a face, acest lucru facilitnd rezolvarea problemelor aprute. c) Modelul ageni-factori Agenii sunt organizaii i persoane ce pot ntreprinde o serie de aciuni cu anumite influene asupra proiectului (instituii, oameni

18

Cap.1 MANAGEMENTUL PROIECTELOR NOIUNI GENERALE

politici etc.). Factorii nu pot ntreprinde nici o aciune, ei constituie elemente componente ale mediului n care se deruleaz proiectul (elemente fizice, cadrul legislativ, contextul cultural etc.). Managerii de proiect trebuie s stabileasc legturi de susinere cu agenii i s monitorizeze permanent factorii, astfel nct s obin semnale de avertizare despre orice evoluie nefavorabil, pentru a putea lua msurile de rigoare. d) Modelul gradului de control Acest model subliniaz complexitatea relaiilor dintre proiect i mediul su, demonstrnd managerilor c nu pot avea un control total asupra tuturor componentelor mediului proiectului. Din punctul de vedere al controlabilitii sale de ctre managerii de proiect, mediul proiectului poate fi zonificat astfel: zona I-a, este zona controlabil n mod direct de ctre managerul de proiect, deoarece este reprezentat prin resursele umane i materiale ale proiectului; zona a II-a, reprezint zona care nu poate fi controlat, ns poate s fie influenat prin lobby de ctre managerul de proiect (instituii, persoane, furnizori i beneficiari, antreprenori etc.); zona a III-a, constitue o zon care nu este nici controlabil i nici influenabil de ctre managerul de proiect, ns ea poate influena proiectul (inflaia, cursurile de schimb valutar, starea naturii etc.). 1.4. Scopul, obiectivele i complexitatea unui proiect Scopul proiectului reprezint stadiul n care echipa proiectului dorete s se afle problema abordat, la sfritul proiectului. Scopul rspunde la ntrebarea unde? dorim s ajungem prin realizarea proiectului respectiv. n anumite situaii, scopul nseamn rezolvarea unei probleme, iar n alte situaii doar ameliorarea ei ntro anumit msur. Obiectivele sunt rezultatele urmrite de echip n atingerea scopului sau paii ce trebuie parcuri pentru atingerea scopului. Obiectivele descriu una sau mai multe stri viitoare ale unui sistem

Romeo Mihai CIOBANU MANAGEMENTUL PROIECTELOR

19

sau produs, considerate ca dorite, necesare i realizabile. Un obiectiv este ceea ce se dorete a se obine prin aciunea respectiv. Obiectivele trebuie s fie: cuantificabile clare, scurte i precise, realiste; legate de rezultate; fr contradicii. Obiectivele unui proiect trebuie exprimate de la nceput ct mai clar cu putin pentru a se armoniza punctele de vedere ale tuturor persoanelor implicate i a se evita nenelegerile ntre cei care lucreaz n cadrul proiectului respectiv i responsabilii ierarhici. SMART este o metod larg utilizat pentru stabilirea obiectivelor unui proiect i implic identificarea caracteristicilor acestora prin utilizarea cuvintelor: Specific (specific): definite cu claritate pe baza unor criterii i legate de scopul proiectului, atingerea obiectivelor determinnd atingerea scopului; Measurable (msurabil): efectul lor s poat fi msurat; Achievable (realizabil): tangibile, realizabile n cadrul mediului respectiv Realistic (realist): a nu se ncerca imposibilul fr cunotine; Timebound (disponibil): rezultatul s fie disponibil, utilizabil, la un anumit moment, la un termen generat de o anumit necesitate. Principalele categorii de obiective ale unui proiect sunt: a) Obiectivele de conforman, ce exprim finalitatea general a proiectului n funcie de specificaiile tehnice i de nivelul stabilit al calitii, altfel spus, aceste obiective reflect performanele tehnice care trebuie atinse prin realizarea proiectului. b) Obiectivele economice, reprezentate prin costul de realizare a proiectului i prin condiiile de exploatare, aceste obiective trebuind formulate astfel nct s permit calcule precise de exploatare i de ntreinere.

20

Cap.1 MANAGEMENTUL PROIECTELOR NOIUNI GENERALE

c) Obiectivele temporale, ce indic termenele intermediare i finale, precum i durata total de realizare a proiectului. d) Obiective auxiliare, scot n eviden faptul c trebuie profitat de dinamica proiectului pentru a provoca anumite schimbri independente de rezultatul principal al proiectului (de exemplu, implementarea unui sistem avansat de fabricaie cu utilaje moderne i roboi industriali poate conduce la modificarea comportamentului utilizatorilor). Complexitatea unui proiect este determinat de mai muli factori, dintre care urmtorii sunt considerai ca definitorii [8]: a) Multitudinea participanilor Realizarea unui proiect face apel la numeroase persoane fizice i juridice, cu roluri foarte variate, de unde apare necesitatea unei foarte bune coordonri. Din punct de vedere psihologic, complexitatea unui proiect poate fi exprimat printr-o funcie exponenial dependent de numrul participanilor. b) Necunoscutul (incertitudinea) Chiar i n cazuri cu un caracter repetitiv, nici un proiect nu se aseamn cu altul n totalitate. Evenimentele imprevizibile impun revizuirea ipotezelor de lucru i chiar reluarea unor aciuni. c) Dificultatea accesului la resurse De regul, resursele sunt organizate pentru activiti obinuite. n acest context, un proiect apare ca un factor perturbator ce solicit diferite categorii i cantiti de resurse, n perioade mai mari sau mai mici. O parte din resursele utilizate i anume o serie de resurse umane i materiale, vor fi reintegrate ntrun circuit obinuit, din care provin, dup atingerea obiectivelor proiectului. Caracterul transversal al unui proiect repune n discuie principiile de organizare existente deoarece este dificil realizarea unui echilibru ntre caracterul pasager al unui proiect i perenitatea mecanismelor de baz ale unei firme.