ROMNIA MINISTERUL EDUCAIEI I CERCETRII UNIVERSITATEA DIN ORADEA Adresa: Str. Universitii nr.

1, 410087 Oradea, Romnia Telefon: +40 259 432830 Fax: +40 259 432789 E-mail: rectorat@uoradea.ro Pagina web: www.uoradea.ro CF 4287939

VIZAT, RECTOR, Prof. univ. dr. Traian Teodor Maghiar

CARTA AUDITORULUI INTERN

- 2007-

Cuprins pag. 1. Introducere................................................................................................................. 3 1.1.Noiuni teoretice generale .................................................................................... 3 1.2.Definiii - expresii i prescurtri........................................................................... 5 2. Rolul i obiectivele auditului public intern ............................................................... 8 2.1. Rolul auditului intern........................................................................................... 8 2.2. Obiectivele auditului intern ................................................................................. 8 2.2.1.Obiectivele compartimentului de audit public intern ..................................... 8 2.2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern ................................................... 9 2.2.3. Tipuri de audit public intern .......................................................................... 9 3. Organizarea auditului public intern n Romnia ..................................................... 10 3.1. Unitatea Central de Armonizare a Auditului Public Intern U.C.A.A.P.I..... 10 3.2. Comitetul de Audit Public Intern C.A.P.I. ..................................................... 10 3.3 La nivelul Ministerului Educaiei i Cercetrii Direcia de Audit .................. 11 3.4. La instituii i uniti de nvmnt superior de stat - Compartimentul de audit public intern.............................................................................................................. 11 4. Statutul Compartimentului Audit Public Intern ...................................................... 12 4.1. Atribuiile compartimentelor de audit public intern din unitile subordonate sau coordonate de M.Ed.C........................................................................................ 12 5. Principiile aplicabile Compartimentului Audit Public Intern i auditorului intern 14 5.1. Independen i obiectivitate ............................................................................. 14 5.2. Competen i contiin profesional............................................................... 15 5.3. Programul de asigurare i mbuntire a calitii............................................. 15 6. Metodologie............................................................................................................. 16 6.1. Planul anual de audit public intern.................................................................... 16 6.1.1 Proiectul planului de audit public intern ................................................... 16 6.1.2 Referatul de justificare.................................................................................. 17 6.1.3 Structura planului de audit public intern ...................................................... 17 6.1.4. Actualizarea planului de audit public intern................................................ 18 6.2.. Condiiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern........... 18 6.2.1. Accesul auditorilor interni la informaii i documente................................ 18 6.2.2. Relaiile cu entitatea auditat, obiectul auditului ........................................ 18 6.2.2.1. Contactarea responsabililor entitii auditate ........................................ 18 6.2.2.2. Realizarea misiunii la faa locului ......................................................... 18 6.2.2.3. Transmiterea rezultatelor ....................................................................... 19 6.2.2.4. Urmrirea misiunilor de audit................................................................ 19 7. Reguli de conduit................................................................................................... 22

1. Introducere 1.1. Noiuni teoretice generale

Prezenta cart stabilete drepturile i obligaiile auditorilor interni din cadrul Compartimentului Audit Public Intern al Universitii din Oradea. Carta auditului intern fixeaz drepturile i obligaiile auditorilor interni i urmrete: - s informeze despre obiectivele i metodele de audit; - s clarifice misiunea de audit; - s fixeze regulile de lucru ntre auditor i auditat; - s promoveze regulile de conduit. Definiia de baz a auditului intern este data de Normele Profesionale ale Auditului Intern elaborate de Institutul Auditorilor Interni (The Institute of Internal Auditors). - Auditul intern este o activitate independent i obiectiv, care d unei organizaii o asigurare n ceea ce privete gradul de control asupra operaiunilor, o ndrum pentru a-i mbunti opiunile i contribuie la adugarea unui plus de valoare. - Auditul intern ajut aceast organizaie s i ating obiectivele, evalund ntr-o abordare sistemic i metodic procesele sale de management al riscurilor, de control i de guvernare fcnd propuneri pentru a le consolida eficacitatea. Auditul public intern, conform Legii 672/2002 privind auditul public intern, este definit ca activitate funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice. Ajut entitatea public s-i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Auditul public intern nu trebuie s fie confundat cu controlul intern. Controlul intern, conform Legii 672/2002 privind auditul public intern, art.2, lit.b, reprezint ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic,
3

eficient i eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile. n conformitate cu prevederile Ordinului 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat i actualizat, controlul intern reprezint ansamblul politicilor i procedurilor concepute i implementate de ctre managementul i personalul entitii publice, n vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice ntrun mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor externe i a politicilor i regulilor managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea fraudelor i greelilor; calitatea documentelor de contabilitate i producerea n timp util de informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management. Alte definiii acceptate de ctre ordinul sus menionat: INTOSAI Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurarea rezonabil c obiectivele managementului sunt ndeplinite. Comitetul Entitilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) COSO Controlul intern este un proces implementat de managementul entitii publice, care intenioneaz s furnizeze o asigurare rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor, grupate n urmtoarele categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiilor financiare; respectarea legilor i regulamentelor. Instittul Canadian al Contabililor Autorizai (Criteria of Control) CoCo Controlul intern este ansamblul elementelor unei organizaii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura i sarcinile) care, n mod colectiv, i ajut pe oameni s realizeze obiectivele entitii publice, grupate n tei categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiei interne i externe; respectarea legilor, regulamentelor i poiticilor interne. Standardul de management/control intern care definete activitatea de audit intern n cadrul entitilor publice este Standardul 25 Auditul intern conform cruia entitatea public nfiineaz sau are acces la o capacitate de audit, care are n structura sa auditori competeni, a cror activitate se desfoar, de regul, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului. Cerinele generale prevzute de acest standard sunt: auditul public intern asigur evaluarea independent i obiectiv a sistemului de control intern al entitii publice;

auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun punctele slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora; managerul dispune msurile necesare, avnd n vedere recomandrile din rapoartele de audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare. 1.2. Definiii - expresii i prescurtri

Asigurarea reprezint o exeminare obiectiv a probelor n scopul oferirii unei evaluri independente asupra mangementului riscului i asupra proceselor de control sau conducere. Cauza - explicaia diferenei ntre ceea ce ar trebui s existe i ceea ce exist efectiv. Carta auditului intern - document oficial care definete misiunea, competenele i responsabilitile acestei activiti. Carta trebuie s: - defineasc poziia auditului intern n cadrul entitatii; - autorizeze accesul la documente, la bunuri i la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor; - defineasc aria de activitate a auditului intern. Circuitul auditului - nseamn capacitatea de a identifica o informaie i de a urmri parcursul acesteia ntr-un proces; permite regsirea unei informaii pn la surs. Instituiile comunitare apreciaz circuitul ca "suficient" atunci cnd permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate i notificate la Comisia European, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative deinute la diferite niveluri administrative, pn la beneficiarii finali, inclusiv n cazul n care acetia din urm nu sunt destinatarii finali ai fondurilor. Conflictul de interese - toate relaiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele entitii. Un conflict de interese poate s afecteze capacitatea unei persoane de a-i asuma obiectiv obligaiile i responsabilitile sale. Consilierea reprezint activitatea desfurat de auditorii interni menit s aduc plus valoare i s mbunteasc administrarea entitii publice, gestiunea riscului i controlul intern, fr ca auditorul intern s i asume responsabiliti manageriale. Controlul intern - ansamblul msurilor luate de ctre conducere n scopul mbuntirii gestiunii riscului i creterii probabilitii ca scopurile i obiectivele stabilite sa fie atinse.

Diagrama circulaiei documentelor - prezentarea schematic a circuitului documentelor ntre diverse posturi de lucru, indicndu-se originea i destinaia lor i care ofer o viziune complet a traseului informaiilor i a suporturilor ei. Constituie un element n abordarea auditului, care ine cont de riscuri. Entitate public - autoritatea public, institutia public, regia autonom, compania/societatea national, societatea comercial la care statul sau o unitate administrativ-teritorial este acionar majoritar i care are personalitate juridic; Fonduri publice - sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurarilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele instituiilor publice autonome, fondurile provenite din credite externe contractate sau garantate de stat i a cror rambursare, dobnzi i alte costuri se asigur din fonduri publicesi din fonduri externe nerambursabile; FIAP - fia de identificare i analiz a problemelor - FIAP este un document sintetic care prezint o disfuncie, indic natura problemei, faptele, cauzele, consecinele i recomandrile pentru remediere. Fia de procedur - document scris care analizeaz fiecare din funciile entitii i care prezint la fiecare etap posturile de lucru, sarcinile (operaiile de executatat, inclusiv controalele i documentele de stabilit, de realizat i de folosit). El constituie de asemenea, un element n abordarea analizei riscurilor. Instituie public - include Parlamentul, Administraia Prezidential, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administraiei publice, alte autoriti publice, instituii publice autonome, precum i instituiile din subordinea acestora, indiferent de modul de finanare a acestora; Mediul de control - Atitudinea i aciunile conducerii cu privire la importana controlului n entitate. Mediul de control reprezint cadrul i structura necesar realizrii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control nglobeaz urmtoarele elemente: - integritatea i valorile etice; - concepia i stilul conducerii; - structura organizatoric; - atribuiile de competenta i de responsabiliti; - politicile i practicile relativ la resursele umane; - competena personalului. Obiectivele misiunii - enunuri generale elaborate de ctre auditorii interni i definind ceea ce este prevzut a se realiza n timpul misiunii. Obiectivitate - atitudinea imparial, care reclam o independen de spirit i de judecata i implic faptul c auditorii interni nu se subordoneaz dect propriei lor judeci i nu altor persoane. Aprecierile trebuie s fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile i pe lucrri incontestabile, lipsite de prejudeci. Ordinul de serviciu - mandat general acordat de ctre o autoritate calificat unui auditor n vederea nceperii unei misiuni. Probele/documentele justificative - informaiile pe baza crora se fundamenteaz concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie s fie:
6

- suficiente (informaii cantitative suficiente pentru ca auditorul s poat s ndeplineasc bine munca i calitativ impariale, astfel nct pot fi considerate fiabile); - pertinente (informaiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului); - au un cost de obinere rezonabil (informaiile au un cost de obinere proporional cu rezultatul pe care auditorul urmrete sa-l obin). Planificarea sau programarea controalelor i auditurilor - definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri i testri destinate s ndeplineasc obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit. Programul de activitate al misiunii de audit - un document care enumer procedurile de urmat n vederea realizrii misiunii de audit. Raportul de audit - opiniile scrise ale auditorului i alte constatri, care se bazeaz pe un ansamblu de date financiare certe, rezultnd dintr-un audit de regularitate, sau deducii ale auditorului ca urmare a realizrii unui audit de performan. Model de raport de audit - cadrul n care auditorul prezint rezultatele misiunii de audit. Procedura - maniera specific de efectuare a unei activiti sau a unui proces. Proces - ansamblul de activiti corelate sau interactive care transform elementele de intrare n elemente de ieire. Recomandare - propunerea formulat pentru a corecta/ameliora deficienele constatate. Responsabil pentru auditul intern - postul de nivel cel mai nalt n cadrul unei entiti, responsabil de activitatea de audit intern. n cazul n care activitile de audit intern sunt ncredinate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului intern i persoana insarcinat cu supravegherea executrii contractului de servicii i de asigurare a calitii ansamblului acestor activiti, rspund de activitatea de audit intern i de urmrirea rezultatelor misiunii. Rezultate, impact - efectele unui program sau ale unui proiect, msurate la nivelul cel mai semnificativ, innd cont de realizarea programului sau a proiectului. Rezultate, concluzii i recomandri ale auditului - rezultatele sunt efectele muncii prestate de ctre auditori n concordanta cu obiectivele auditului. Concluziile reprezint interpretarea constatrilor plecnd de la rezultate. Recomandrile sunt piste de aciune avansate de ctre auditor n funcie de rezultatele i concluziile obinute. Riscul - posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizrii obiectivelor. Riscul se msoar n termeni de consecine i de probabilitate. Supervizarea - supervizarea poate fi neleas n dou maniere: este mai nti de toate un semn de unitate, funcia de regularitate constnd n urmrirea activitilor i validarea operaiilor agenilor prin ncadrare; ele se integreaz sistemului de control intern; este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit. Supervizorul ncadreaz, orienteaz i controleaz auditorii n toate etapele de natur s ajusteze cu maximum de eficacitate operaiile, procedurile i testele obiectivelor urmrite.
7

Structura teritorial U.C.A.A.P.I. - cuprinde auditorii interni din cadrul birourilor teritoriale de audit ale Ministerului Finanelor Publice, care exercit competente delegate de U.C.A.A.P.I. 2. Rolul i obiectivele auditului public intern 2.1. Rolul auditului intern Rolul auditului public intern este de a contribui la buna i efectiva gestiune a fondurilor publice. Aportul compartimentului de audit public intern const n promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv i eficient n cadrul entitii publice. Misiunea compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entitii publice n scopul de a evalua eficacitatea i performana structurilor funcionale n implementarea politicilor, programelor i aciunilor n vederea mbuntirii continue a acestora. 2.2. Obiectivele auditului intern 2.2.1.Obiectivele compartimentului de audit public intern Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt: - de a ajuta la entitatea public att n ansamblul ct i structurile sale prin intermediul opiniilor i recomandrilor; - s gestioneze mai bine riscurile; - s asigure o mai bun administrare i pstrare a patrimoniului; - s asigure o mai bun monitorizare a conformitii cu regulile i procedurile existente; - s asigure o eviden contabil i un management informatic fiabile i corecte; - s mbunteasc calitatea managementului, a controlului i auditului intern; - s mbunteasc eficiena i eficacitatea operaiilor.

2.2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern n principal, unei misiuni de audit i se pot atribui umtoarele obiective principale: - asigurarea conformitatii procedurilor i a operaiunilor cu normele juridice; - evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmrite i examinarea impactului efectiv; - evaluarea sistemelor de management i control intern; - aport de plus valoare i mbuntirea adminstrrii entitii publice, gestiunea riscului i controlul intern. 2.2.3. Tipuri de audit public intern Tipurile de audit sunt urmtoarele: auditul de sistem - reprezint o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere i control intern, cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic, eficace i eficient, pentru identificarea deficienelor i formularea de recomandri pentru corectarea acestora; auditul performanei - examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entitii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele; auditul de regularitate - reprezint examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor procedurale i metodologice care le sunt aplicabile. Alturi de activitile de asigurare, se desfoar i urmtoarele tipuri de activiti de consiliere : consultan, avnd ca scop identificarea obstacolelor care mpiedic desfurarea normal a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecinelor, prezentnd totodat soluii pentru eliminarea acestora; facilitarea nelegerii, destinat obinerii de informaii suplimentare pentru cunoaterea n profunzime a funcionrii unui sistem, standard sau a unei prevederi normative, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora; formarea i perfecionarea profesional, destinate furnizrii cunotinelor teoretice i practice referitoare la mangementul financiar, gestiunea riscurilot i controlul intern, prin organizarea de cursuri i seminarii.

Activitatea de consiliere se organizeaz i se desfoar sub form de: misiuni de consiliere formalizate, cuprinse ntr-o seciune distinct a planului anual de audit intern, efectuate prin abordri sistematice i metodice conform unor proceduri prestabilite avnd un caracter formalizat ; misiuni de consiliere cu caracter informal, realizate prin participarea n cadrul diferitelor comitete permanente sau la proiecte cu durata determinat, la reuniuni punctuale, schimburi curente de informaii, urmnd a se desfura dup procedurile specifice acestora; misiuni de consiliere pentru situaii excepionale, realizate prin participarea n cadrul unor echipe constituite n vederea relurii activitilor ca urmare a unei situaii de for major sau altor evenimente excepionale, urmnd a se desfura dup procedurile specifice acestora. 3. Organizarea auditului public intern n Romnia 3.1. Unitatea Central de Armonizare a Auditului Public Intern U.C.A.A.P.I. n cadrul Ministerului Finanelor Publice se constituie U.C.A.A.P.I. structurat pe compartimente de specialitate, n subordinea direct a Ministrului Finanelor Publice. U.C.A.A.P.I. este condus de un director general, numit de ministrul finanelor publice, cu avizul C.A.P.I. U.C.A.A.P.I. are atribuii de elaborare a strategiei i a cadrului normativ general, de coordonare i evaluare a activitii de audit public intern la nivel naional i de realizare a misiunilor de audit public intern de interes naional cu implicaii multisectoriale. 3.2. Comitetul de Audit Public Intern C.A.P.I. C.A.P.I. este un organism cu caracter consultativ care funcioneaz pe lng U.C.A.A.P.I. si contribuie la definirea strategiei i mbuntirea activitii de audit public intern n sectorul public. C.A.P.I. este condus de un preedinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioad de 3 ani.

10

3.3 La nivelul Ministerului Educaiei i Cercetrii Direcia de Audit Activitatea de audit public intern n cadrul M.Ed.C. este organizat i funcioneaz n cadrul Direciei de Audit, subordonat nemijlocit Ministrului Educaiei i Cercetrii.

Atribuiile Direciei de Audit sunt: a) elaboreaz normele metodologice specifice unitilor aflate n subordinea i coordonarea Ministerului Educaiei i Cercetrii. Unitile aflate n subordinea sau coordonarea M.Ed.C., nu elaboreaz Norme metodologice proprii. b) elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern i avizeaz proiectelor planurilor anuale ale unitilor subordonate sau coordonate de M.Ed.C. c) efectueaz activiti de audit public intern, pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate. d) informeaz U.C.A.A.P.I., despre recomandrile nensuite de ctre conductorul entitii publice auditate, precum i despre consecinele acestora ; e) raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit. f) Direcia de Audit din cadrul M.Ed.C., elaboreaz rapoarte anuale cu privire la activitatea de audit public intern. g) n cazul identificrii unor iregulariti, sau posibile prejudicii, raporteaz imediat conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate. 3.4. La instituii i uniti de nvmnt superior de stat Compartimentul de audit public intern Compartimentul de audit public intern este constituit la nivelul unitilor de nvmnt superior n structura aprobat conform Legii 161/2003. Conductorul instituiei are obligaia instituirii cadrului organizatoric i funcional necesar desfurrii activitii de audit public intern. La instituiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entiti publice, auditul public intern se limiteaz la audit de regularitate i se efectueaz de ctre auditorii interni ai Ministerului Educaiei i Cercetrii sau de auditorii interni ai universitii din raza lor teritorial, nominalizai prin ordin al ministrului.

11

Conductorul entitii publice subordonate poate stabili i menine un compartiment funcional de audit public intern, cu acordul entitii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dac acest compartiment nu se nfiineaz, auditul entitii respective se efectueaz de ctre compartimentul de audit public intern al entitii publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

4. Statutul Compartimentului Audit Public Intern Compartimentul de audit public intern funcioneaz n subordinea direct a rectorului universitii, exercitnd o funcie distinct i independent de activitile entitii publice. Prin atribuiile sale compartimentul de audit public intern nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern. 4.1. Atribuiile compartimentelor de audit public intern din unitile subordonate sau coordonate de M.Ed.C. a) elaborarea proiectului planului anual de audit public intern b) efectueaz activiti de audit public intern, pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate. Compartimentele de audit din cadrul unitilor subordonate sau coordonate de M.Ed.C., auditeaz la unitile care sunt cuprinse n plan, cel puin odat la trei ani, fr a se limita la acestea, urmtoarele: - angajamentele bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaii de plat, inclusiv din fondurile comunitare; - plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din patrimoniul propriu; - constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de crean; - modul n care se face fundamentarea bugetului de venituri i cheltuieli i cum se aloc creditele bugetare; - modul n care este organizat sistemul contabil i fiabilitatea acestuia, ca principal instrument de cunoatere, gestiune i control patrimonial i al rezultatelor obinute;

12

- modul n care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, programare, organizare, coordonare, urmrire i control al ndeplinirii deciziilor; - structura sistemelor de conducere i control precum i riscurile asociate; - sistemele informatice; - sistemul de luare a deciziilor. c) informeaz despre recomandrile nensuite de ctre conductorul entitii, precum i despre consecinele acestora; n acest sens, compartimentul de audit public intern transmite la M.Ed.C., sinteze ale recomandrilor nensuite de ctre conductorul entitii i consecinele neimplementrii acestora, nsoite de documente relevante. Transmiterea sintezelor la M.Ed.C., se face trimestrial pn la data de 5 a lunii urmtoare ncheierii trimestrului. d) raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit. - compartimentele audit public intern din cadrul entitilor aflate n subordinea sau coordonarea M.Ed.C., transmit la cerere, Direciei Audit Public Intern din cadrul M.Ed.C. rapoarte, privind constatrile, concluziile i recomandrile rezultate din activitatea de audit desfurat. e) Compartimentele de audit din cadrul unitilor subordonate sau coordonate de M.Ed.C., elaboreaz rapoarte anuale cu privire la activitatea de audit public intern. Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatri, concluzii i recomandri rezultate din activitatea de audit public intern, stadiul implementrii recomandrilor, eventualele prejudicii constatate n timpul misiunilor de audit public intern, precum i referiri la pregtirea profesional a auditorilor. Raportrile anuale ntocmite de compartimentele audit public intern din cadrul entitilor aflate n subordinea sau coordonarea M.Ed.C., vor transmite Direciei Audit Public Intern a M.Ed.C., rapoartele anuale, pn la data de 10 ianuarie. f) n cazul identificrii unor iregulariti, sau posibile prejudicii, raporteaz imediat conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate. n situaia n care n timpul misiunilor de audit public intern se constat abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditate, auditorii interni trebuie s ntiineze conductorul entitii publice i structura de inspecie, sau o alt structur de control intern stabilit de conductorul entitii publice, n termen de 3 zile. n cazul identificrii unor iregulariti majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate s o suspende cu acordul conductorului entitii care a aprobat-o dac din rezultatele preliminare ale verificrii se estimeaz c prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite. Auditul public intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate ntr-o entitate public, inclusiv din entitile subordonate, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice, precum i la administrarea patriomoniului public.
13

5. Principiile aplicabile Compartimentului Audit Public Intern i auditorului intern 5.1. Independen i obiectivitate Activitatea de audit public intern nu trebuie s fie supus ingerinelor (imixtiunilor) externe ncepnd de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv a lucrrilor i pn la comunicarea rezultatelor acesteia. Conductorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de ctre conductorul entitii publice, cu avizul conducerii Direcei de Audit din cadrul MEdC. Persoanele care sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul entitii publice, nu pot fi auditori interni n cadrul aceleiai entiti publice. Auditorii interni nu pot fi desemnai s efectueze misiuni de audit public intern la o structur/entitate public dac sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implicai n vreun fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le pot audita i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern ale entitilor publice. Auditorii interni care au responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European, nu trebuie implicai n auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie s li se ncredineze misiuni de audit public intern n sectoarele de activitate n care acetia au deinut funcii sau au fost implicai n alt mod. Aceast interdicie se poate ridica dup trecerea unei perioade de 3 ani. n scopul evitrii prejudicierii independenei i obiectivitii auditorilor interni atunci cnd misiunile de asigurare sunt realizate n urma unei misiuni de consiliere, conductorii comparimentelor de audit intern vor asigura desemnarea de auditori i supervizori diferii pentru efectuarea misiunilor de asigurare i, respectiv, a misiunilor de consiliere. Auditorii care se gsesc ntr-una din situaiile de mai sus au obligaia de a informa n scris conductorul unitii i eful structurii de audit public intern, despre eventualele incompatibiliti. Auditorii interni trebuie s-i ndeplineasc atribuiile n mod obiectiv i independent, cu profesionalism i integritate, potrivit normelor i procedurilor specifice activitii de audit public intern.

14

5.2. Competen i contiin profesional Pregtirea i experiena auditorilor interni constituie un element esenial n atingerea eficacitii activitii de audit. Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun de toat competena i experiena necesar n realizarea misiunilor de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi ncredinate acelor persoane cu o pregtire i experien corespunztoare nivelului de complexitate al sarcinii. n scopul auditrii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice, iar lucrrile vor fi supervizate de ctre compartimentul de audit public intern contractant. Compartimentul de audit public intern trebuie s dispun de metodologii i sisteme IT moderne, de metode de analiz analitic, eantioane statistice i instrumente de control a sistemelor informatice. Sunt necesare organizarea unor sisteme de pregtire profesional iniial i permanent. n acest sens auditorii interni au obligaia de a participa la activiti de pregtire profesional cel puin 15 zile pe an/auditor. 5.3. Programul de asigurare i mbuntire a calitii eful compartimentului de audit public intern va elabora un program de asigurare i mbuntire a calitii sub toate aspectele activitii de audit public intern. Programul trebuie s asigure c normele, instruciunile i codul etic sunt respectate de auditorii interni. Auditul public intern necesit adaptarea unui proces permanent de supraveghere i evaluare a eficacitii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie s permit evaluri interne i externe. Evaluarea intern presupune att controale permanente privind buna funcionare a auditului public intern ct i controale periodice efectuate de ctre auditorii nii (autoevaluare). eful compartimentului de audit public intern examineaz eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica dac procedurile de asigurare a calitii a misiunilor de audit sunt aplicate n mod satisfctor, garantnd calitatea rapoartelor de audit. Evaluarea intern va permite depistarea insuficienelor i va ntreprinde mbuntirile necesare unei derulri corespunztoare a viitoarelor misiuni de audit i de a planifica activiti de perfecionare profesional. Evaluarea extern este exercitat de ctre UCAAPI prin:
15

- verificarea respectrii normelor, instruciunilor, precum i a Codului privind conduita etic a auditorului intern; UCAAPI poate iniia msurile corective necesare n colaborare cu conductorul entitii publice n cauz: - avizarea de ctre UCAAPI a numirii/destituirii efilor compartimentelor de audit public intern din entitile publice. 6. Metodologie 6.1. Planul anual de audit public intern 6.1.1 Proiectul planului de audit public intern se elaboreaz de ctre Compartimentul de Audit Public Intern din cadrul Universitii din Oradea n funcie de urmtoarele elemente de fundamentare: Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau operaiuni; Criteriile semnal/sugestiile conductorului entitii publice, respectiv: deficiene constatate anterior n rapoartele de audit; deficiene constatate n procesele-verbale ncheiate n urma inspeciilor; deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi; alte informaii i indicii referitoare la disfuncionaliti sau abateri; aprecieri ale unor specialiti, experi etc., cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcionrii sistemului; evaluarea impactului unor modificri petrecute n mediul n care evolueaz sistemul auditat; Temele defalcate din planul anual al U.C.A.A.P.I.; conductorii entitilor publice sunt obligai s ia toate msurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de U.C.A.A.P.I. s fie introduse n planul anual de audit public intern al entitii publice, realizate n bune condiii i raportate n termenul fixat; Numrul entitilor publice subordonate; Respectarea periodicitii n auditare, cel puin o dat la 3 ani; Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonat; Recomandrile Curii de Conturi. ntr-o seciune distinct a planului anual se cuprind i misiunile de consiliere, n conformitate cu prevederile Ordinului 1702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i exercitarea activitii de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul entitilor publice. Proiectul planului anual de audit public intern este ntocmit pn la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaz.

16

Conductorul entitii publice aprob proiectul planului anual de audit public intern pn la 20 decembrie a anului precedent. Unitile aflate n subordinea sau coordonarea M.Ed.C., care au organizate compartimente de audit public intern, vor nainta la M.Ed.C. spre avizare proiectul planului de audit public intern, pn la data de 10 decembrie a anului curent. Planul anual de audit public intern reprezint un document oficial. El este pstrat n arhiva instituiei publice mpreun cu referatul de justificare n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale. Pe lng misiunile de audit public incluse n planul anual, auditorii interni mai pot desfura i audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepional, la solicitarea expres a conducerii. 6.1.2 Referatul de justificare Proiectul planului anual de audit public intern este nsoit de un referat de justificare a modului n care sunt selectate misiunile de audit cuprinse n plan. Referatul de justificare trebuie s cuprind pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal i alte elemente de fundamentare, care au fost avute n vedere la selectarea misiunii respective. 6.1.3 Structura planului de audit public intern Planul anual de audit intern are urmtoarea structur: scopul aciunii de auditare; obiectivele aciunii de auditare; identificarea/descrierea activitii/operaiunii supuse auditului public intern; identificarea/descrierea entitii/entitilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfasura aciunea de auditare; durata aciunii de auditare; perioada supus auditrii; numrul de auditori proprii antrenati n aciunea de auditare; precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunotine de specialitate, precum i a numrului de specialiti cu care urmeaz s se ncheie contracte externe de servicii de expertiz/consultan (dac este cazul); numrul de auditori care urmeaz s fie atrai n aciunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

17

6.1.4. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern se face n funcie de: Modificrile legislative sau organizatorice, care schimb gradul de semnificaie a auditrii anumitor operaiuni, activiti sau aciuni ale sistemului; Solicitrile UCAAPI/entitatea public ierarhic imediat superioar de a introduce/nlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern. Actualizarea planului de audit public intern se realizeaz prin ntocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conductorul entitii publice. 6.2. Condiiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern 6.2.1. Accesul auditorilor interni la informaii i documente Compartimentul de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele i informaiile utile i probante (inclusiv cele n format electronic) pe care le consider relevante pentru scopul i obiectivele misiunii de audit public intern utiliznd principiul circuitului auditului (pista de audit). Reprezentanilor autorizai ai Comisiei Europene i ai Curii de Conturi Europene li se asigur drepturi similare celor prevzute pentru auditorii interni, cu scopul protejrii intereselor financiare ale Uniunii Europene. Acetia trebuie s fie mputernicii n acest sens printr-o autorizaie scris, care s le ateste identitatea i poziia, precum i printr-un document care s indice obiectul i scopul controlului sau inspeciei la faa locului. 6.2.2. Relaiile cu entitatea auditat, obiectul auditului 6.2.2.1. Contactarea responsabililor entitii auditate Responsabilul entitii este informat nainte de misiune cu privire la data de intervenie a auditului i a coninutului su, definite ntr-un ordin de serviciu. 6.2.2.2. Realizarea misiunii la faa locului Auditul trebuie s fie realizat ntr-un climat de ncredere, asigurat prin nsui rolul auditului public intern, care n esen vizeaz mbuntirea funcionrii entitii i rspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie att edina de deschidere ct i transmiterea cartei de audit public intern.
18

edina de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condiiilor sale materiale, stabilirea ntlnirilor i a contactelor, i diminuarea perturbrilor n funcionarea entitii. 6.2.2.3. Transmiterea rezultatelor Constatrile i recomandrile sunt aduse la cunotina entitii auditate pe msura obinerii acestora, dac ele prezint importan. Rspunsurile responsabililor entitii reprezint un element de validare i de corectare pentru auditor, fr a fi necesar s se atepte finalizarea raportului. Acestea pot s determine corectarea aprecierii auditului i reorientarea cercetrilor sale. Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de ncheiere, la faa locului, prin care se realizeaz informarea responsabililor entitii auditate asupra observaiilor principale relevante, validarea acestor observaii i aplicarea primelor msuri corective de ctre cei interesai. Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditat. Aceasta poate trimite n maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni. n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, Compartimentul de Audit Public Intern organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat, n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile n vederea acceptrii recomandrilor formulate. eful Compartimentului de Audit Public Intern trimite raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Pentru instituia public mic, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. Dup avizare recomandrile cuprinse n raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate. 6.2.2.4. Urmrirea misiunilor de audit Reuniunea de conciliere fixeaz modalitile de aplicare a recomandrilor. Responsabilul entitii auditate trebuie s propun planul de aciune nsoit de un calendar de implementare. n cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate i acceptate de comun acord. Responsabilul entitii auditate asigur urmrirea aplicrii planului de aciune. El l informeaz pe auditor periodic n privina acestui lucru.
19

6.3. Etapele de derulare a misiunii de asigurare

Etape Proceduri
Initierea auditului P01, P02, P03 Colectarea si prelucrarea informatiilor P04 Analiza riscurilor P05 Elaborarea planului de audit public intern P06 Deschiderea sedintei

Documente
Ordinul de serviciu A01 Declaratia de independenta A02 Notificarea privind declansarea misiunii de B01 audit Tabelul puncte tari si puncte slabe C01

Pregatirea misiunii de audit

Programul de audit A03 Programul preliminar al interventiilor la fata locului A03.1 Minuta sedintei de deschidere B02 Teste A04 Fia de identificare i analiz a problemei A05 Formular de constatare si raportatre a iregularitilor A06 Nota centralizatoare a documentelor de lucru C02 Minuta sedintei de inchidere B03

P07

Colectarea dovezilor P08

Intervenia la faa locului

Constatarea i raportarea iregularitatilor P09

Revizuirea documentelor de lucru P10 Inchiderea edinei P11

Elaborarea proiectului de raport de audit P12 Transmiterea proiectului de raport P13 Reuniunea de conciliere P14 Raportul final P15 Supervizarea P16 Difuzarea raportului de audit public intern P17 Urmarirea recomandarilor P18

Proiect de raport

A07.1

Raportul de audit public intern

Minuta reuniunii de conciliere B04 Raportul final A07.2

Urmarirea recomandrilor

Fia de urmrire a recomandrilor A08

20

6.4. Etapele de derulare a misiunii de consultan formalizat

Etape Proceduri
Initierea misiunii de consiliere P01

Documente
Ordinul de serviciu A01 Declaratia de impartialitate si independenta A02 Notificarea privind declansarea misiunii de consiliere B01

Pregatirea misiunii de consiliere

Colectarea si prelucrarea informatiilor P02

Lista centralizatoarea obiectivelor auditabile C01 Tematica de detaliu C02

Elaborarea programului misiunii de consiliere P03

Programul de audit A03 Programul preliminar al interventiilor la fata locului A03.1 Minuta sedintei de deschidere B02

Sedina de deschidere

P04

Colectarea dovezilor P05

Teste

A04

Intervenia la faa locului

Analiza problemelor, identificarea i formularea solutiilor P06

Formulare de lucru

A05

Revizuirea documentelor de luc P07

Nota centralizatoare a documentelor de lucru C03

Sedia de inchidere P08

Minuta sedintei de inchidere B03

Elaborarea raportului de P09 consiliere

Raportul de consiliere

A06

Raportul de consiliere

Comunicarea raportului de consiliere P10 Supervizarea P11

21

7. Reguli de conduit Auditorul are acces la toate datele n cadrul misiunii sale i trebuie s respecte secretul profesional n ceea ce privete informaiile colectate. Auditorul exercit o funcie de evaluare independent, care se concretizeaz n recomandri. Auditorul trebuie s respecte codul privind conduita etic. Auditorul trebuie s semnaleze imediat, pe linie ierarhic, fraudele de orice tip i neregulile grave care fac obiectul auditului. Auditorul trebuie s comunice rezultatele muncii sale (constatrile i recomandrile) responsabilului entitii auditate. Raportul de audit este supervizat, nainte de difuzarea sa, de ctre responsabilul misiunii de audit sau, n lipsa acestuia, de ctre un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigur c constatrile i informaiile probante sunt validate. Auditatul are drept de rspuns la constatrile i recomandrile prezentate n raport. n acest sens, el are la dispoziie un termen de 15 zile.

Compartiment Audit Public Intern, ec. Lucia Danciu ec.Florina Bora

22