CAPITOLUL 6 REGISTRELE DE CONTABILITATE }I FORMELE DE #NREGISTRARE CONTABIL{ 6.

1 Registrele de contabilitate
6.1.1 No\iunea ]i clasificarea registrelor
Datele privind opera\iile care se produc @n activitatea unei unit[\i, consemnate @n documentele justificative, sunt @nregistrate @n ordine cronologic[ sau sunt grupate ]i sistematizate @n cadrul unor formulare denumite generic registre. Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul c[rora se realizeaz[ @nregistrarea opera\iilor economice ]i financiare @n conturi ]i furnizarea, pe aceast[ baz[, de informa\ii privind situa\ia ]i mi]carea patrimoniului. Ele se prezint[ sub forma unor caiete, foi volante, fi]e sau documente informatice cu con\inutul ]i structura adecvate scopului pentru care s-au deschis. Clasificarea registrelor contabile se poate face dup[ urm[toarele criterii: a. Din punct de vedere al modului de @nregistrare a opera\iilor economice ]i financiare: - registre pentru eviden\a cronologic[; - registre pentru eviden\a sistematic[; - registre pentru realizarea combinat[ a celor dou[ feluri de eviden\e. Eviden\a cronologic[ organizat[ cu ajutorul registrelor, se realizeaz[ prin intermediul unui jurnal, care serve]te la @nregistrarea opera\iilor @n ordinea @n care au fost efectuate @n timp. #n practic[, @n acest scop se utilizeaz[ documentul numit ,,Registrul jurnal, precum ]i ,,Nota de contabilitate. Eviden\a sistematic[ se realizeaz[ cu ajutorul unor registre @n care opera\iile economico-financiare sunt @nregistrate @n func\ie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub form[ de cheltuieli ]i venituri. #n asemenea registre se @nscriu opera\iile care au fost deja @nregistrate cronologic @n registrul jurnal. Din aceast[ categorie fac parte: - fi]e de conturi f[r[ dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare ]i respectiv a rulajului creditor pe conturi debitoare. #n activitatea practic[ sunt denumite ,,fi]e de cont pentru opera\ii diverse (care sunt numai fi]e valorice, pentru debit, credit, sold). #n cazul eviden\ei bunurilor de natura stocurilor, aceste fi]e con\in @n plus, pe l`ng[ coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrat[, ie]it[, stoc) ]i sunt denumite ,,fi]e de cont pentru valori materiale. - jurnale pentru creditul conturilor, @n care opera\iile patrimoniale consemnate @n documentele justificative se @nscriu @n ordine cronologic[. Registrele pentru eviden\a combinat[ se utilizeaz[ la unit[\ile mici, care nu folosesc multe conturi ]i la care opera\iile economice se @nregistreaz[ at`t @n ordine cronologic[ c`t ]i @n mod sistematic (de exemplu: Jurnal - Cartea mare). 131

b. Dup[ sfera de cuprindere a datelor, registrele contabile se @mpart @n: - registre pentru eviden\a sintetic[ care se prezint[ sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-]ah, @n func\ie de forma de @nregistrare contabil[ utilizat[; - registre pentru eviden\a analitic[ ce se pot concretiza sub form[ de fi]e valorice sau cantitativ valorice sau sub forma unor situa\ii al c[ror con\inut informa\ional se stabile]te de unitatea patrimonial[; - registre pentru realizarea combinat[ a celor dou[ forme de eviden\[.

6.1.2 Con\inutul, completarea ]i gestionarea registrelor

Normele legale din \ara noastr[ prev[d ca unit[\ile patrimoniale s[ @ntocmeasc[ obligatoriu urm[toarele registre de contabilitate: Registrul - jurnal, Registrul - inventar ]i Registrul ,,Cartea mare. Registrele de contabilitate reprezint[, al[turi de bilan\ ]i contul de profit ]i pierdere, principalele documente @ntocmite de contabilitate. Registrul - jurnal este un document contabil obligatoriu @n care se @nregistreaz[, zilnic sau lunar, @n mod cronologic, opera\iune cu opera\iune, f[r[ spa\ii libere, f[r[ ]ters[turi, toate opera\iile privind mi]c[rile patrimoniului. Este un document tipizat care se @ntocme]te @ntr-un singur exemplar, de c[tre regiile autonome, societ[\ile comerciale, institu\iile publice, unit[\ile cooperatiste, asocia\iile ]i celelalte persoane juridice, dup[ ce a fost numerotat, ]nuruit, certificat ]i parafat. Acest registru se parafeaz[ de c[tre organele @n drept, la @nceperea activit[\ii unit[\ii, precum ]i ori de c`te ori este cazul. Opera\iunile de aceea]i natur[, realizate @n acela]i loc de activitate (atelier, sec\ie, etc.) ]i @n cursul aceleia]i zile, pot fi @nregistrate @ntr-un document centralizator care, la r`ndul s[u, st[ la baza @nregistr[rii @n registrul - jurnal. Registrul - jurnal se poate prezenta sub dou[ forme: registrul - jurnal general; registrul - jurnal auxiliar, pentru opera\iunile de cas[ ]i banc[, decont[rile cu furnizorii, situa\ia @ncas[rii - achit[rii facturilor, situa\ia avansurilor spre decontare; registrele auxiliare sunt folosite de unit[\ile patrimoniale care au un volum mare de opera\iuni de @nregistrat. Registrul - jurnal serve]te pentru @nregistrarea cronologic[ a mi]c[rii elementelor patrimoniale ]i ca prob[ @n solu\ionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o prim[ verificare cu balan\a sintetic[, @n sensul c[ totalul registrului jurnal trebuie s[ corespund[ cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balan\a conturilor sintetice, @ntocmit[ pentru luna curent[. #n situa\ia @n care unitatea folose]te registre auxiliare, totalul acestora se @nscrie @n registrul - jurnal general, periodic, de regul[ lunar. Fiind un document de @nregistrare contabil[ registrul - jurnal nu circul[ @ntre compartimente sau @n afara unit[\ii. Se arhiveaz[ temporar, pe timp de un an, c[tre serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, dup[ care se depune la arhiva unit[\ii patrimoniale @mpreun[ cu documentele justificative care au stat la baza @ntocmirii lui. 132

Registrul - jurnal se prezint[ astfel:

Unitatea .............. REGISTRUL - JURNAL
Nr. crt. 1 Data Documentul @nreg. (fel, nr. data) 2 3 Explica\ii 4 Simbol conturi Debitoare 5 Creditoare 6 7 Sume Debitoare Creditoare 8

Nr. pag........

De reportat

#ntocmit,

Verificat,

Persoanele fizice autorizate s[ desf[]oare activit[\i independente (meseria]i, liber profesioni]ti, asocia\ii familiale, folosesc Registrul - jurnal de @ncas[ri ]i pl[\i care este utilizat pentru @nregistrarea operativ[ a @ncas[rilor ]i pl[\ilor pe baza actelor justificative ]i ca document de stabilire a situa\iei financiare a agentului economic respectiv. #n Registrul - jurnal de @ncas[ri ]i pl[\i se @nregistreaz[ nu numai opera\iunile @n numerar, ci ]i cele efectuate prin contul de decontare de la banc[ (indiferent dac[ a avut loc @ncasarea sau plata efectiv[). Acest registru se numeroteaz[ ]i se ]nuruie]te, se vizeaz[ de c[tre organul fiscal la @nceperea activit[\ii, precum ]i ori de c`te ori este cazul. Registrul - jurnal de @ncas[ri ]i pl[\i se prezint[ astfel:
Unitatea .............. REGISTRUL JURNAL DE #NCAS{RI }I PL{|I
Nr. crt. 1 Data 2 Documentul 3 Felul opera\iei 4 #ncas[ri 5 Pl[\i 6

Registrul - inventar se @ntocme]te la sf`r]itul anului, @ntr-un singur exemplar, @n vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. #n el se @nregistreaz[ toate elementele patrimoniale, de activ ]i de pasiv, grupate @n func\ie 133

de natura lor, conform posturilor din bilan\ul contabil, inventariate conform normelor legale. Elementele patrimoniale @nscrise @n Registrul - inventar au la baz[ listele de inventariere sau alte documente care justific[ con\inutul fiec[rui post din bilan\ul contabil; se parafeaz[ de organul fiscal teritorial la @nceperea activit[\ii, @n cazul epuiz[rii filelor, c`nd este necesar[ deschiderea unui registru nou, precum ]i la @ncetarea activit[\ii. Con\inutul informa\ional al Registrului - inventar se prezint[ astfel:
Unitatea .............. REGISTRUL INVENTAR
la data de 31 decembrie __________ Nr. crt. 1 Recapitula\ia elementelor inventariate 2 Valoarea contabil[ 3 Valoarea de inventar 4 Diferen\e de evaluare (de @nregistrat) Valoare 5 Cauzele diferen\elor 6

Nr. pag........

#ntocmit,

Verificat,

Registrul ,,Cartea mare este utilizat pentru @nregistrarea opera\iilor economice (@n eviden\a sistematic[), la stabilirea rulajelor lunare ]i a soldului final (debitor sau creditor) pentru fiecare cont sintetic. #n activitatea practic[, Registrul ,,Cartea mare se prezint[ sub forma unor foi volante, @n urm[toarele variante: Registrul ,,Cartea mare, utilizat de unit[\ile care aplic[ forma de @nregistrare contabil[ ,,pe jurnale se prezint[ astfel:
Unitatea .............. REGISTRUL ,,CARTEA MARE
CONTUL............. Conturi corespondente creditoare Lunile Cont ............. Jurnal ............. Cont ............. Jurnal ............. Cont ............. Jurnal ............. Cont ............. Jurnal ............. Total Total Rulaj Rulaj debitor creditor SOLD

Cont ............. La 1 ianuarie 2001 Debitor Jurnal .............

Creditor

Ianuarie Februarie Martie ......... Total general (I - IV) #ntocmit, Verificat,

134

Acest registru se @ntocme]te la sf`r]itul lunii @n cadrul compartimentului financiar - contabil ]i serve]te urm[toarelor scopuri: - stabilirea rulajelor lunare ]i a soldurilor conturilor sintetice; - verificarea @nregistr[rilor contabile efectuate; - furnizarea de date pentru efectuarea analizei activit[\ii economice ]i financiare a unit[\ii patrimoniale; - @ntocmirea balan\ei de verificare. La @ntocmirea Registrului ,,Cartea mare, se procedeaz[ astfel: - suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, f[r[ dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare; - rulajul debitor desf[]urat pe conturi corespondente creditoare se preia din jurnalele de credit calcul`ndu-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv @n diverse jurnale de credit; - soldul final debitor sau creditor al fiec[rui cont se stabile]te \in`nd seama de soldul ini\ial de la @nceputul anului ]i de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente. Fiind un document de @nregistrare cronologic[ ]i sistematic[, Registrul ,,Cartea mare nu circul[ @ntre compartimentele func\ionale ale @ntreprinderii ]i este arhivat @n cadrul biroului de contabilitate.
Registrul ,,Cartea mare ]ah utilizat @n cadrul formei de @nregistrare

contabil[ ,,maestru ]ah se prezint[ astfel:

REGISTRUL ,,CARTEA MARE }AH
Denumirea contului: ........................................... Nr. reg. jur. Data oper. Suma Simbol cont Debit Credit Pagina

Conturi corespondente

Registrul ,,Cartea mare ]ah se @ntocme]te @ntr-un singur exemplar, este tip[rit pe ambele fe\e, ]i este utilizat pentru: - organizarea contabilit[\ii sintetice a opera\iunilor patrimoniale; @n acest scop se deschid c`te dou[ fi]e: una pentru debit ]i alta pentru credit; - @ntocmirea balan\ei de verificare a conturilor sintetice; @n acest scop, la @nceputul anului, la deschiderea fi]elor, pe primul r`nd al coloanei ,,suma, se @nscrie soldul ini\ial; @n cursul lunii se @nregistreaz[ opera\iile pe baza documentelor justificative; la sf`r]itul lunii se stabilesc rulajele debitoare sau creditoare, totalul sumelor de la @nceputul exerci\iului ]i soldul final; - furnizarea de date pentru analiza economico-financiar[.

135

Fi]a de cont pentru opera\ii diverse se folose]te pentru organizarea contabilit[\ii sintetice la unit[\ile mici, care aplic[ forma de @nregistrare contabil[ clasic[ sau jurnalul unic; reprezint[ o form[ a Registrului ,,Cartea mare anual, care se deschide pe fi]e volante pentru conturile sintetice precum ]i pentru conturile analitice (clien\i, furnizori, casa etc.). #n Fi]a de cont pentru opera\ii diverse, @nregistr[rile se efectueaz[ zilnic sau periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, dup[ fiecare opera\ie, soldul contului, debitor sau creditor dup[ caz. La sf`r]itul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, @n cadrul fi]elor se stabilesc subtotaluri care servesc la @ntocmirea balan\ei de verificare. Aceast[ variant[ a Registrului ,,Cartea mare se prezint[ astfel:
FI}A DE CONT PENTRU OPERA|II DIVERSE
Denumirea contului Simbol cont .................................... ................... .................................................................... Simbol Document Data cont corespondent (felul, Explica\ii ....... num[rul) Debit Credit Pagina

D/C

Sold

Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finan\elor. Registrele se completeaz[ zilnic sau periodic, @n func\ie de frecven\a opera\iilor ]i de necesit[\ile informa\ionale ale compartimentelor interesate. Registrele sunt gestionate de c[tre compartimentele de profil, de exemplu: Registrul - jurnal de @ncas[ri ]i pl[\i se \ine la casieria subordonat[ compartimentului financiar ]i contabilului ]ef, Registrul ,,Cartea mare se @ntocme]te ]i se gestioneaz[ de compartimentul ,,Contabilitate general[. Regirtrele se p[streaz[ @n unitate timp de 10 ani de la data @nchiderii exerci\iului financiar @n cursul c[ruia au fost @ntocmite, iar @n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie s[ fie reconstituite @n termen de maxim 30 zile de la constatare. Registrele de contabilitate numerotate, ]nuruite, parafate ]i @nregistrate la organele fiscale pot fi admise ca probe @n cazul litigiilor patrimoniale, @n caz de faliment, precum ]i @n alte situa\ii.

6.2 Formele de @nregistrare contabil[

6.2.1 Definirea formei de @nregistrare contabil[
Din momentul @nregistr[rii datelor @n documentele primare ]i p`n[ la prezentarea lor spre analiz[ organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai importante sunt urm[toarele: consemnarea opera\iilor economice @n documentele primare, ceea ce se mai nume]te culegerea 136

datelor informa\ionale; prelucrarea documentelor justificative (sortarea, verificarea, contarea) ]i @nregistrarea opera\iilor consemnate @n conturi; verificarea exactit[\ii datelor @nregistrate @n conturi cu ajutorul balan\ei de verificare; verificarea realit[\ii datelor @nregistrate @n contabilitate cu ajutorul inventarierii; sintetizarea ]i generalizarea informa\iilor contabile, @n vederea cunoa]terii de ansamblu a activit[\ii economice a unit[\ii patrimoniale, prin intermediul documentelor contabile de sintez[ (bilan\ul contabil). #n cadrul fiec[rei etape, lucr[rile se realizeaz[ dup[ o anumit[ concep\ie, cu ajutorul anumitor supor\i materiali ai datelor informa\ionale ]i folosind anumite mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor. #mbinarea ]i executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se realizeaz[ prin forma de @nregistrare contabil[, denumit[ ]i form[ de contabilitate. #n contabilitatea altor \[ri no\iunea de ,,form[ de contabilitate este @nlocuit[ prin cea de sistem contabil, prin aceasta prezent`ndu-se structura intern[ a metodei contabilit[\ii. Dac[ ciclul contabil sau modul de @nregistrare ]i prelucrare a datelor formeaz[ con\inutul formei de @nregistrare contabil[, formularele de eviden\[ ]i raportare a datelor folosite reprezint[ instrumente de lucru ale acesteia. Prin form[ de @nregistrare contabil[ se @n\elege un ansamblu de formulare corelate @ntre ele, care servesc la @nregistrarea ]i prelucrarea dup[ anumite reguli a datelor privind starea ]i mi]carea elementelor patrimoniale. #n practic[ nu se poate aplica aceea]i form[ de @nregistrare contabil[ la toate unit[\ile patrimoniale. Alegerea formei de contabilitate este influen\at[ de natura activit[\ii unit[\ii patrimoniale, de m[rimea ]i structura organizatoric[ a acesteia, de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune unitatea respectiv[.

6.2.2 Forme de @nregistrare contabil[

Ciclul contabil de @nregistrare ]i prelucrare a datelor @ncepe cu consemnarea @n scris a datelor @n documente, se continu[ cu reflectarea acestor documente @n registrele contabile ]i se @ncheie cu @ntocmirea bilan\ului contabil ]i efectuarea analizei pe baz[ de bilan\. Ca urmare, documentele justificative reprezint[ limita inferioar[ a formei de @nregistrare contabil[ iar bilan\ul contabil reprezint[ limita superioar[. Dintre formele de @nregistrare contabil[ folosite @n prezent de unit[\ile patrimoniale din \ara noastr[, cele mai importante sunt: - forma de @nregistrare contabil[ ,,maestru - ]ah; - forma de @nregistrare contabil[ ,,pe jurnale; - forma de @nregistrare contabil[ @n condi\iile folosirii mijloacelor tehnice de calcul, denumit[ ]i ,,forma informatic[. Fiecare form[ de @nregistrare contabil[ se distinge prin modul de prelucrare a datelor ]i prin structura registrelor contabile folosite pentru @nregistrarea cronologic[ ]i sistematic[. Elemente componente comune formelor de @nregistrare contabil[ sunt: - documente justificative; - Registrul - jurnal; 137

Registrul ,,Cartea mare; purt[tori tehnici de date; balan\a de verificare; Registrul - inventar; situa\ii de sintez[ ]i raportare financiar-contabil[, denumite ]i ,,Conturi anuale.

Forma de @nregistrare contabil[ ,,maestru - ]ah are ca tr[s[tur[ esen\ial[ utilizarea a c`te dou[ fi]e pentru fiecare cont sintetic, una pentru debit cu dezvoltare pe conturi corespondente creditoare ]i alta pentru credit cu dezvoltare pe conturi corespondente debitoare, care alc[tuiesc Registrul ,,Cartea mare ]ah. Contabilitatea analitic[ se realizeaz[ cu ajutorul diferitelor fi]e (fi]e de cont pentru opera\iuni diverse) sau situa\ii, @n raport cu metodele folosite pentru eviden\a ]i calculul costurilor ]i rezultatelor, etc. Formularele sau instrumentele de lucru care se utilizeaz[ sunt: Registrul jurnal, fi]e - sintetice ,,Cartea mare ]ah, registre auxiliare (pentru eviden\a analitic[), balan\a de verificare a conturilor ]i bilan\ul contabil. Tehnica de lucru @n cadrul acestei forme de @nregistrare contabil[ este urm[toarea: documentele justificative @n care sunt consemnate opera\iile economice sunt supuse prelucr[rii contabile: sortare pe feluri de opera\ii, verificare, evaluare, contare. Dac[ pentru acela]i fel de opera\ie exist[ mai multe documente justificative, acestea se totalizeaz[ zilnic sau periodic @n documente centralizatoare (cumulative). #n cazul opera\iilor care nu au la baz[ documente (opera\ii de stornare, repartizarea profitului, etc.) se @ntocmesc note de contabilitate. Unele unit[\i patrimoniale @ntocmesc note de contabilitate pentru toate opera\iile patrimoniale (chiar dac[ au la baz[ documente justificative). opera\iile din documentele justificative sau centralizatoare, respectiv din notele de contabilitate, se @nregistreaz[ @n Registrul - jurnal folosit pentru @nregistrarea cronologic[ a opera\iilor economico-financiare ]i pentru stabilirea rulajului lunar al acestora. Prin intermediul Registrului - jurnal se atribuie un num[r @n ordine cronologic[ documentelor justificative, respectiv notelor de contabilitate ]i, totodat[, cu ajutorul lui se determin[ o prim[ corela\ie cu balan\a de verificare sintetic[, @n sensul c[ totalul Registrului jurnal trebuie s[ corespund[ cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balan\a de verificare @ntocmit[ pentru luna curent[. @n paralel, pe baza acelora]i documente ]i note de contabilitate, se efectueaz[ @nregistr[ri, @n mod sistematic ]i cronologic, @n eviden\a analitic[ folosind @n acest scop fi]e, situa\ii sau alte formulare specifice. la sf`r]itul lunii, pe baza datelor din fi]ele sintetice, ,,Cartea mare ]ah se @ntocme]te balan\a de verificare a conturilor sintetice, iar pe baza @nregistr[rilor din contabilitatea analitic[ se @ntocmesc balan\ele de verificare pentru conturile analitice. periodic, de regul[ la sf`r]itul exerci\iului, pe baza datelor din balan\a sintetic[ a conturilor, precum ]i din balan\ele analitice, se @ntocme]te situa\ia patrimoniului (semestrial) ]i bilan\ul contabil (anual). 138

Schematic, ciclul de prelucrare a datelor @n cadrul formei de @nregistrare contabil[ ,,maestru - ]ah se prezint[ astfel:
Documente justificative

Contabilitatea sintetic[ (Cartea Mare-}ah)

Nota de contabilitate

Contabilitatea analitic[ (Fi]e sau situa\ii)

Registrul Jurnal

Balan\a de verificare sintetic[

Balan\e de verificare analitice

Bilan\ul Contabil

#n unit[\ile patrimoniale mici, unde volumul opera\iilor ce se @nregistreaz[ zilnic este redus, se utilizeaz[ forma de @nregistrare contabil[ clasic[ sau jurnal unic. #n cadrul acestei forme de @nregistrare se folosesc urm[toarele registre: Jurnalul unic pentru @nregistrarea cronologic[; Registrul ,,Cartea mare f[r[ dezvoltarea rulajelelor pe conturi corespondente, care se concretizeaz[ @n practic[ sub forma fi]elor de cont pentru opera\ii diverse; Registrul - inventar; Balan\a de verificare a conturilor; documente de sintez[ ]i raportare financiar-contabil[ privind situa\ia patrimoniului ]i rezultatele ob\inute. Aceast[ form[ de @nregistrare contabil[ prezint[ o serie de dezavantaje @n sensul c[ @nregistrarea @n Registrul - jurnal este greoaie ]i nu permite diviziunea muncii; controlul este dificil, erorile fiind identificate numai cu ajutorul balan\ei de verificare, neexistn`d posibilitatea localiz[rii erorilor produse. Forma de @nregistrare contabil[ pe jurnale are ca tr[s[tur[ esen\ial[ utilizarea jurnalelor pentru @nregistrarea cronologic[ ]i sistematic[ a creditului fiec[rui cont @n coresponden\[ cu conturile debitoare respective. Formularele folosite @n cadrul acestei forme de @nregistrare contabil[ sunt urm[toarele: jurnale multiple, situa\ii pentru debitul unor conturi ]i Registrul ,,Cartea mare. - jurnale multiple care servesc la @nregistrarea cronologic[ ]i sistematic[ proprie conturilor sintetice (@n unele cazuri se folosesc ]i pentru conturile analitice); - situa\ii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor Casa ]i Conturi curente la b[nci); 139

- Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completeaz[ @n fiecare lun[, pe baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele - jurnale auxiliare). Jurnalele pentru creditul conturilor sunt utilizate pentru @nregistrarea cronologic[ ]i sistematic[ a opera\iilor economice; jurnalele se deschid lunar pentru creditul unui cont sau pentru creditul mai multor conturi sintetice cu un con\inut apropiat ]i se desf[]oar[ pe conturi coresponente. Principalele jurnale folosite @n cadrul acestei forme de @nregistrare contabil[ sunt: Jurnal privind opera\iile de cas[ ]i banc[, Jurnal privind decont[rile cu furnizorii, Jurnal privind consumurile ]i alte ie]iri de materiale, Jurnal privind salariile ]i contribu\ia la asigur[rile sociale, Jurnal privind v`nzarea produselor ]i alte ie]iri, Jurnal privind v`nzarea m[rfurilor ]i alte ie]iri, Jurnal pentru alte conturi sintetice cu dezvoltare @n analitic. Situa\iile pentru debitul conturilor sunt: Situa\ia privind opera\iile de cas[ ]i banc[ (se @ntocme]te @mpreun[ cu jurnalul corespunz[tor); Situa\ia @ncas[rii achit[rii facturilor; Situa\ia privind avansurile spre decontare; Situa\ia privind mi]carea materialelor ]i cheltuielilor de transport - aprovizionare. #nregistr[rile @n jurnale ]i situa\ii se efectueaz[ pe parcursul lunii sau numai la sf`r]itul lunii, direct pe baza documentelor justificative sau centralizatoare, precum ]i pe baza notelor de contabilitate. Contabilitatea analitic[ se organizeaz[ fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilit[\ii analitice (fi]e de cont analitic pentru valori materiale, fi]a de cont pentru opera\ii diverse, etc.). Registrul ,,Cartea mare se utilizeaz[ pentru stabilirea rulajelor lunare ]i a soldurilor pentru fiecare cont sintetic. Rulajele se stabilesc la finele lunii @n felul urm[tor: - rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiec[rui jurnal; - rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situa\ii pentru debitul lor, se determin[ prin totalizarea sumelor preluate din coloanele conturilor corespondente creditoare cu care intr[ @n coresponden\[ @n cadrul jurnalelor. Etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asem[n[toare cu cele prezentate la forma de @nregistrare contabil[ maestru ]ah, cu particularit[\ile men\ionate anterior. Schematic, ciclul de prelucrare a datelor @n cadrul formei de @nregistrare contabil[ ,,pe jurnale se prezint[ astfel:

140

D ocume nte justificative N ote de conta bilta te

Contabilitatea sintetic[
Jurnale pentru Situaii pentru creditul debitul unor conturilor conturi

Contabilitatea analitic[

R e gistrul Jurnal

R e gistrul ,,C a rte a M a re

Ba la n\a de verificare sinte tic[

Ba lan\e de verificare a na litice

Bila n\ul C onta bil

Forma de @nregistrare contabil[ @n condi\iile utiliz[rii tehnicii de calcul (informatic[) se bazeaz[ pe adaptarea concep\iilor metodologice ale formelor de @nregistrare contabil[ prezentate anterior, cu deosebirea c[ toate lucr[rile specifice se realizeaz[ prin utilizarea calculatorului electronic. Instrumentele de lucru sunt, @n general acelea]i dar au un con\inut informa\ional specific, adaptat necesit[\ilor de prelucrare automat[ a datelor. #n cadrul acestei forme de @nregistrare, @n principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabil[, stabilit[ pe baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate; prin programe specifice de prelucrare se ob\ine Registrul - jurnal pentru eviden\a cronologic[, ]i Registrul ,,Cartea mare pentru eviden\a sistematic[, sintetic[ ]i analitic[. Etapele distincte @n condi\iile acestei forme de @nregistrare contabil[ sunt: activitatea de codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare; elaborarea machetelor pentru preluarea datelor de intrare; elaborarea modelelor pentru situa\iile informa\ionale finale (de ie]ire). Situa\iile finale @mpreun[ cu documentele care au stat la baza prelucr[rii datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri func\ionale, unde sunt folosite pentru sistematizarea informa\iilor ]i ob\inerea situa\iilor de raportare finanaciar contabil[ (bilan\ul contabil). 141

#n cadrul acestei forme de @nregistrare contabil[, @nregistrarea contabil[ sistematic[ (contabilitatea sintetic[ ]i analitic[) este la fel de important[ ca ]i @nregistrarea contabil[ cronologic[, ambele realiz`ndu-se pe baz[ de registre sub form[ de ,,list[ri informatice. Aceasta @nseamn[ c[, la @nchiderea exerci\iului, Registrul - jurnal ]i Registrul ,,Cartea mare, ob\inute la calculator sub form[ de ,,liste, trebuie s[ fie legate, numerotate, ]nuruite, parafate, sigilate ]i vizate @nainte de arhivare. Potrivit art. 23 din Legea contabilit[\ii nr.82/l991, persoanele fizice ]i juridice care utilizeaz[ sistemele de prelucrare automat[ a datelor au obliga\ia s[ asigure respectarea normelor contabile, stocarea, p[strarea sub forma supor\ilor tehnici ]i controlul datelor @nregistrate @n contabilitate. #n cazul unit[\ilor care prelucreaz[ @n sistem automat date din contabilitate, organele de control au acces la documenta\ia de analiz[, programare ]i de utilizare a tehnicii de calcul, @n vederea efectu[rii corespunz[toare a testelor necesare. Procedurile de prelucrare automat[ a datelor trebuie s[ fie organizate astfel @nc`t s[ permit[ controlul respect[rii reglement[rilor @n domeniu. Potrivit normelor legale, @n condi\iile utiliz[rii acestei forme de @nregistrare contabil[, unit[\ile de informatic[ sau persoanele care efectueaz[ lucr[ri cu ajutorul tehnicii de calcul poart[ r[spunderea prelucr[rii cu exactitate a informa\iilor din documente, iar beneficiarii r[spund pentru exactitatea ]i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

142