Sunteți pe pagina 1din 31

3.

Desfurarea propriu-zis a negocierii comerciale


Cel mai bun general este acela care nu lupt niciodat
Sun Tzu

VNZTOR INFORMARE PRELIMINAR OFERT DETALIAT CONTACTE

CUMPRTOR INFORMARE PRELIMINAR CERERE DE OFERT

CONTACTE CLARIFICRI

NEGOCIEREA OFERTEI ARGUMENTAIE CE SUSINE OFERTA REEXAMINAREA CONTRA OFERTEI RENEGOCIERI CONCESII RECIPROCE CONVENIREA ASUPRA TUTUROR ASPECTELOR SEMNARE CONTRACT Fig. 1. Schema desfurrii procesului negocierilor pentru semnarea contractului CLAUZELOR
Fig. 2.1

PRECIZRI

CONTRA OFERT

REEXAMINAREA OFERTEI

Derularea propriu- zis a negocierii

Poate fi delimitat n ase mari faze:

Protocolul de prezentare Pauza pentru analiza i crearea unor binoame de concesii Evaluarea concesiilor reciproce posibile Negocierea clauzelor contractuale Redactarea final a contractului Semnarea contractului

Protocolul de prezentare

sunt prezentai membrii delegaiilor de ctre negociatorii-efi i se explic scopul vizitei; se dezvolt subiecte banale (vreme, sport, circulaie); se discut despre corespondena purtat scurt istoric; se stimuleaz partenerul cu ajutorul mixului de ntrebri, pentru a afla informaii despre problemele acestuia, asigurndu-l de bunele intenii, nelegerea, simpatia i sprijinul nostru; scopul acestei pri a ntrevederii este de a descoperi adevratele nevoi i dorine ale partenerului, astfel nct s se adopte ulterior strategii, tactici i tehnici specifice de negociere.

Persoana care conduce edina ar trebui s aib n vedere:

S ofere tuturor participanilor 3-4 minute pentru a se aeza pe scaune i pentru a-i pregti hrtiile. Daca este gazd, s ureze bun venit echipei oaspete; S dea cuvntul efului echipei partenere i s aib grij ca acesta s nu fie ntrerupt ct timp vorbete; S ncerce, cu mare atenie, s discearn care sunt problemele spinoase care necesit o clarificare imediat;

S noteze care sunt cuvintele-cheie din discursul partenerului, innd cont de contextul n care sunt exprimate; nainte de a rspunde, s ncerce s vad dac exist divergene de opinie n interiorul echipei adverse, punnd ntrebri precum: Exist i alte puncte de vedere sau probleme pe care dorii s le ridicai ? S noteze rspunsurile i persoanele care le-au dat.

Gazda

Pentru nceput, va furniza ct mai puine informaii de specialitate; Este de preferat s repete aceeai idee n mai multe feluri dect s atace prea multe probleme; O ntrebare tranant risc s primeasc un rspuns categoric. De aceea, este indicat s se evite adresarea unei asemenea ntrebri, pentru a nu pierde iniiativa; S ncerce s rezolve problemele comune aceasta d impresia c negocierile sunt pe calea cea bun; S foloseasc un limbaj clar, pe nelesul tuturor; S gndeasc de dou ori nainte de a respinge o propunere; aceasta poate fi un pas de rezolvare a problemelor i nu o pierdere de timp. Puterea plmnilor i nervozitatea excesiv nu pot nlocui argumentaia. Calmul trebuie pstrat n orice situaie;

S mulumeasc gazdei pentru amabilitatea de a acorda ntrevederea n ciuda unui program aa de ncrcat; S fac o reflecie admirativ privind aranjamentul biroului, expoziia de la intrare etc; S cear partenerului un sfat oarecare vizitarea oraului, locuri turistice etc.; S nu fac glume dect n msura n care destind atmosfera i nu lezeaz partenerul; de asemenea, sensurile glumei trebuie explicate innd cont de limba i cultura participanilor; S nu uite c scopul vizitei l constituie afacerea i s procedeze ca atare.

Oaspetele va cuta

Aspecte importante

Atenie la limbajul folosit. Dac se utilizeaz serviciile unui translator, ritmul vorbirii nu trebuie s fie prea rapid; Se impune confirmarea unor aspecte, punerea de ntrebri i clarificarea rspunsurilor; Atenie la ceea ce se spune, dar mai ales la ceea ce nu se spune; Fluxul de informaii trebuie s fie bidirecional; Negociatorul trebuie s se conformeze rolului repartizat, s verifice tot timpul informaiile i s nu cedeze prea mult prea rapid; Negocierea este att o art, ct i o tiin.

Pauza pentru analiza i crearea unor binoame de concesii


durata variaz n funcie de importana negocierii i este influenat de primele informaii furnizate de partener este important ca partenerul s fie cunoscut bine i s i fie anticipate scopurile i obiectivele nainte de a se declara poziiile de negociat
o prim verificare a poziiilor de negociere comparativ cu cele prevzute anterior prin variante; pentru reajustarea limitelor inferioare i superioare n funcie de solicitrile partenerului, n limitele mandatului primit; prefigurarea unor binoame de concesii, cu valori relativ similare, care urmeaz s fie schimbate cu partenerul.

Este necesar pentru:

nainte de a se declara poziiile de negociat, partenerii se pot ntreba dac:


Sunt partenerii n form? Sufer vreunul din participani din cauza diferenei de fus orar? Par toi participanii relaxai? Cei care particip la ntlnire sunt cei cu adevrat ndreptii s se afle acolo?

Evaluarea concesiilor reciproce posibile

Dup ce participanii s-au familiarizat ntre ei, iar nivelul de ncredere crete, prile procedeaz la declararea poziiilor, fcnd schimbul de informaii. Odat schimbul de informaii produs, prile vor dezvolta argumentaii i vor opera cu obiecii.

Evaluarea concesiilor reciproce posibile

Trebuie calculate trei pozitii de negociere principale, pentru fiecare element de negociere:

1.Poziia declarata initial (PDI) sau poziia de plecare, reprezint nivelul de ncepere a negocierii. n negocierea poziional (cum este, de regul, cea comercial), PDI este mai mare dect intenia real a negociatorului. PDI poate corespunde obiectivului maxim sau poate fi chiar mai mare dect acesta, n funcie de orientarea negociatorului privitor la crearea unei marje de manevr. Totui, PDI nu poate fi foarte exagerat, deoarece negociatorul va fi obligat sa dea napoi, pentru a se situa pe o poziie rezonabil. Acest fapt poate afecta n mod negativ imaginea sa, reducnd credibilitatea de care se bucur. 2. Pozitia de ruptura (PR) reprezint nivelul minimal al preteniei, unde acordul este nc posibil. Funcia sa este de a desemna limita pn la care negociatorul este dispus sa mearg cu concesiile, pastrndu-i interesul pentru ncheierea afacerii respective. Practic, reprezinta limita de admisibilitate pentru negociator. Depirea acestei limite poate nsemna ruperea negocierii. 3. Pozitia obiectiv (PO), numit i poziie ateptat, reprezint nivelul considerat realist, de natur s satisfac interesele proprii i s nu lezeze nici interesele partenerului, corespunznd obiectivului int.

Evaluarea concesiilor reciproce posibile

Combinarea dintre cele trei poziii ale fiecarui negociator contureaz anumite spaii ale negocierii, i anume:

Zona de acord posibil (ZAP) sau marja de negociere, cuprins ntre punctele de ruptur ale prilor. Soluia final aparine acestui spaiu. Este evident c dac distanele dintre PDI i punctele de ruptur nu se suprapun, nu se va crea nicio zon care s cuprind o soluie reciproc avantajoas, iar negocierea nu poate avea loc. Zona de negociere (ZN), cuprins ntre punctele declarate iniial. Este zona n interiorul creia se desfoar discuiile.

Evaluarea concesiilor reciproce posibile

Obiectivul acestei faze este acela de a face cunoscute concesiile posibile, comunicarea ntre parteneri fiind de tipul "DAC ..., ATUNCI ... ", pentru a evita orice angajament i a pregti corespunztor etapa urmtoare. Un partener creativ trebuie s fie diplomat, urmrete planul de acordare a concesiilor, gsete alternativa, caut acorduri asupra unor aspecte mai puin importante pentru a netezi calea ctre acordul asupra celor relevante. Paii mruni i micile victorii contribuie la mbuntirea raporturilor dintre parteneri, stabilesc un nivel mai ridicat de ncredere ntre ei i faciliteaz schimbul de informaii.

Aspecte importante n situaii de impas


n timpul discuiilor, pot aprea blocaje n situaia n care nici una din pri nu dorete s-i modifice poziia declarat iniial.

1. Separarea persoanelor de problemele n discuie i concentrarea pe interesul comun i nu pe poziiile susinute 2. Identificarea soluiilor care duc la ctigul comun 3. Participarea la negociere presupune recursul la criterii obiective 4. Dezvoltarea propriei BATNA[1] 5. Rspunde, nu reaciona

6. Privete nainte, nu napoi


[1] Best Alternative To a Negotiated Agreement

Negocierea clauzelor contractuale


n cazul negocierii contractelor comerciale internaionale, o atenie deosebit se acord: a) Negocierii condiiilor tehnice i de calitate b) Negocierii condiiilor comerciale c) Negocierea condiiilor de livrare d) Negocierea condiiilor de plat e) Negocierea condiiilor de expediere, transport i asigurare

Tactici de modificare a preului

1) Tactica meninerii preului pn n ultimul moment 2) Tactica treptelor egale n scderea preului

Tactici de modificare a preului


3) Tactica scderilor progresive de pre

4) Tactica scderii regresive a preului

Negocierea preului

se aduce n discuie necesitatea i interesul partenerului pentru produs; se argumenteaz faptul c produsul oferit satisface exigenele i interesele partenerului; se fac comparaii ntre produsul oferit i produse similare, existente pe pia, dar cu caracteristici inferioare; dac argumentaia a fost convingtoare pn la acest punct, se aduc n discuie i se puncteaz avantajele pe care le obine partenerul din cumprarea produsului; n momentul cnd cumprtorul se intereseaz, din proprie iniiativ, de pre se anun ferm, clar i fr reineri care este acesta (cel mai mare pre, dac este vorba de o gam mai larg de preuri); dac partenerul apreciaz preul ca fiind prea mare, va fi ntrebat: "Prea mare n raport cu ce anume ? " .

Finalizarea negocierii

Punctul n care se poate ajunge la finalizarea negocierilor, poate fi identificat prin aceea c partenerii, obosii sau grbii, abordeaz aspecte colaterale precum locul unde se vor semna documentele sau modul n care va fi srbtorit nelegerea. Acolo unde nu se fac concesii, trebuie formulate obiecii:

Obiecii formale, fcute din raiuni tactice, care pot fi dejucate mai uor; Obiecii reale, bazate pe interese i poziii durabile, care pot fi combtute prin tehnici de contraargumentare solide; Obiecii false, formulate pentru a ascunde adevrata problem.

Metode de combatere a obieciilor partenerului


Folosirea obieciilor ca punct de plecare pentru formularea i lansarea contra argumentelor; Amnarea sau ocolirea temporar a obieciilor, prin expedierea rezolvrii acestora la un moment ulterior, aflat dup cderea de acord asupra aspectelor in care exist consens; Reformularea obieciilor, n scopul expunerii lor n termeni mai accesibili i a rezolvrii gradate, ncepnd cu aspectele uoare i sfrind cu cele grele; Eludarea i ignorarea total a obieciilor, prin tactici non-verbale (tcerile, ascultarea), atunci cnd exist suspiciunea c obieciile sunt formale;

Metode de combatere a obieciilor partenerului

Compensarea sau oferta de recompense echivalente, care privesc alte pri i secvene din cadrul acordului final;
Anticiparea obieciilor i formularea acestora nainte de a o face partenerul, avnd grij s se pun n eviden slbiciunile i lipsa de fundament a acestora; Reducerea la absurd a obieciilor prin diferite tehnici: demonstrarea lipsei de valabilitate a obieciei, pe baza unor fapte, demonstrarea nulitii tezei partenerului prin artarea consecinelor ce decurg din aceasta sau prin dezvoltarea unei teze personale, contrare obieciei partenerului, etc.

Metode de compromis pentru finalizarea negocierii

Formularea unei propuneri armonizate i reciproc avantajoase, prin rezumarea i combinarea celor dou puncte de vedere; Introducerea unei formule de compromis, care s conin, pe post de atuuri, condiii noi de negociere; Micorarea diferenelor dintre punctele de vedere i expunerea unei propuneri de eliminare a acestora, n avantaj reciproc; Prezentarea unui nou punct de vedere i sublinierea caracterului de compromis al acestuia.

Metode de finalizare a negocierilor

ntrebarea direct - ce formuleaz o ntrebare de genul: "Suntei de acord i deci ncepem livrarea... ? "; Aprobarea tacit - este o modalitate de acceptare bazat pe un semnal non-verbal, de regul o nclinare a capului; Opiunea maxim - este utilizat n cazul n care se simte nehotrrea partenerului, punndu-1 s aleag ntre dou opiuni pozitive; Afirmaia continu - ce are la baz realizarea unui rezumat al elementelor convenite, n vederea obinerii unei concluzii, materializat n semnarea contractului; Nararea unei situaii asemntoare - prin care se va prezenta partenerului o situaie asemntoare cu cea n care se gsete acesta, subliniind avantajele pe care le-a obinut un alt partener, de pe alt pia;

Metode de finalizare a negocierilor

Metoda referinelor - const n prezentarea unei liste de parteneri importani a cror satisfacie e probat de scrisori, contracte; Metoda surprinderii - este o metod prin care se va prezenta un argument solid, inut n rezerv, n momentul n care partenerul crede c negocierea s-a ncheiat fr un rezultat anume; Metoda stimulrii - este folosit n situaii critice, cnd apare necesitatea discutrii unor elemente care-1 pot stimula pe partener, precum dorina de a ctiga sau teama de a pierde.

Redactarea final a contractului

se refer la formularea clar i nscrierea n contract, cu acordul celeilalte pri i n limba convenit n prealabil, a tuturor clauzelor negociate;

dac contractul se redacteaz pentru a fi semnat n trei limbi, respectiv n limba fiecrei pri semnatare i n limba de uz internaional adoptat, apare necesitatea includerii n contract a unei clauze, potrivit creia n caz de interpretri diferite ale unor texte, este valabil interpretarea ce rezult din limba internaional ter, socotit limb de referin.

Semnarea contractului

Contractele se semneaz de ctre efii echipelor de negociere, pe baza procurii cu care au fost mputernicii de ctre conducerea societii comerciale respective; Semnarea se face, de regul, ntr-un cadru festiv, membrii celor dou echipe se felicit i se asigur reciproc c vor ndeplini cele convenite, dup care are loc o mas, la un restaurant foarte bun, organizat de gazd sau de partenerul exportator.

ntocmirea raportului de activitate al echipei de negociere

Trebuie elaborat cu mult grij i competen de eful echipei de negociere, indiferent de rezultatele procesului de negociere;

Coninutul raportului se refer la redarea evenimentelor eseniale i a rezultatelor obinute n cadrul negocierii sau, n caz de insucces, la evidenierea cauzelor care 1-au provocat.

Etapele negocierii afacerilor


Categoria 1. Protocolul de prezentare Japonezi Practica n Japonia impune afectarea unui timp i efort considerabil. Este cea mai important primele oferte sunt cu mult peste poziia obiectiv, prezentarea lor fiind nsoit de explicaii lungi i amnunite Americani Acord, de regul, puin timp.

2. Schimbul de informaii

Informaia este transmis scurt i direct. Primele oferte sunt, de regul, apropiate de poziia obiectiv.

3. Argumentaia i persuadarea partenerului

Convingerea partenerului este realizat n principal n afara mesei tratativelor. Rezultatul negocierilor este dictat de relaiile ierarhice pe vertical. Concesiile sunt fcute ctre finalul edinelor. Ritmul este lent i dificil de msurat- luarea deciziilor este caracterizat de o abordare global.

Aceasta este cea mai important etap: se rzgndesc de multe ori i folosesc frecvent tactici de influenare negative. Concesiile i angajamentele apar pe tot parcursul tratativelor- luarea deciziilor este caracterizat de o abordare secvenial.

4. Acordul (concesii i nelegere)

Diferene ntre negociatori japonezi, americani i brazilieni n privina comportamentului verbal


Comportamente i definiii n negociere
Japonezi

Frecvena ntr-o jumtate de or De edin de negociere


Americani 8 Brazilieni 3

Promisiunea. O afirmaie n care sursa i indic intenia de a furniza receptorului elemente considerate de acesta din urm ca fiind pozitive, plcute sau recompensatoare.
Ameninarea. Elementele furnizate sunt considerate de partener drept represalii, fiind nocive i nedorite. Recomandarea. O afirmaie n care sursa sugereaz o cale cu efecte dorite de partener. Apariia acestora nu se afl n sfera de control a sursei. Avertizarea. De aceast dat, consecinele prevzute de surs pentru partener nu sunt pe placul acestuia. Recompensa. O afirmaie prin care sursa caut s creeze consecine pozitive pentru partener. Pedeapsa. Consecinele sunt neplcute pentru partener.

2 1 1 1

1 2 3 1

1 2 3 0

Apelul la norme pozitive. O afirmaie prin care sursa indic faptul c trecutul, prezentul i viitorul partenerului a fost, este i va fi n conformitate cu normele sociale.
Apelul la norme negative. De data aceasta, comportamentul intei este considerat a fi n contradicie cu normele sociale . Angajamentul. O afirmaie prin care sursa ntrete faptul c n viitor nu se va afla peste sau, dup caz, sub un anumit nivel stabilit de comun acord cu inta. Auto-dezvluirea. O afirmaie prin care sursa dezvluie informaii despre ea nsi. ntrebarea. Un enun prin care sursa solicit intei s dezvluie, la rndul su, informaii despre sine. Comanda. Un enun prin care sursa indic intei un anumit tip de comportament.

15 34 20 8

13 36 20 6

8 39 22 14

Fazele Negocierii Internaionale


ACTIVITATE Faza Planificrii > Formarea Echipei de Negociere Pregtirea pentru negocieri. Crearea unei echipe ca va fi responsabil de ajungerea un acord cu partenerul. Culege ct mai multe informaii pentru a dezvolta o imagine asupra situaiei partenerului, care vor include factori ce pot avea un impact pozitiv ori negativ asupra negocierilor. Informaiile eseniale despre partener includ: SCOP

> Culegerea de Informaii despre Partener

Scopurile fixate de ei pentru ntlnire. Obiectivele de afaceri. Structura echipei de negociere, tipurile de personalitate i rolul deinut de fiecare membru al echipei. Date despre cultura lor naional i de corporaie. Noiuni despre practicile de afaceri i uzane. Aspiraiile i modul cum vd, la rndul lor, echipa i firma partener. Motivaia i gradul de implicare al guvernului local. > Definirea obiectivelor > Pregtirea propunerii Identific ce anume sper firma s obin ca urmare a ntlnirii i purtrii de tratative. Identific cea mai potrivit strategie, care include variante de negociere mergnd de la cea mai bun situaie la cea mai rea. Identific n avans concesiile care pot fi fcute, astfel nct echipa tie cu exactitate ceea ce poate oferi i cnd. Identificnd i ordonnd concesiile nainte de ntlnire, este mai uor de controlat i de condus procesul de acordare a concesiilor. Elimin surprizele ce pot aprea n timpul negocierii. Simularea este foarte important pentru succesul negocierilor internaionale. Echipa de negociere trebuie s se comporte profesionist pe tot parcursul negocierii. Membrii si trebuie s fie pregtii s nfrunte o varietate de obiecii, pe care trebuie s le combat ct mai bine. Fiecare membru al echipei trebuie s se ncadreze n rolul repartizat.

> Pregtirea concesiilor

> Repetare /Simulare

Fazele Negocierii Internaionale


Faza Negocierii propriu-zise > Stabilirea raporturilor Se nltur unele noiuni preconcepute i se fac ajustrile necesare. > Schimbul de informaii Confirm fapte i nltur obieciile; rezolv divergenele. Se pun ntrebri i se asigur un flux bilateral de informaii. Se ascult nu numai ce se spune, ci mai ales ce nu se spune. > Argumentaia Reduce barierele i divergenele ce pot bloca tratativele i eforturile de ajungere la o nelegere reciproc avantajoas. Faza Acordului Ajungerea la o nelegere. Soluionarea divergenelor.

> Concesiile
Renunarea unilateral la una sau mai multe din poziiile susinute iniial n scopul ajungerii la un acord. > Acordul Rezultatul ateptat ale negocierii. Faza Verificrii i Validrii > Trecerea n revist a rezultatelor pariale Se asigur c prile au aceeai prere.

Ajut la consolidarea relaiei de afaceri. Identific procedurile i punctele de contact pentru comunicare i punerea n practic a acordului. Documentul juridic ce leag prile ce au ajuns la un acord.

> Contractul