Sunteți pe pagina 1din 124

Capitolul 1 _______________________________________

GRAFICE

Crearea Graficelor
Graficele din Excel 2007 difer foarte mult de cele din versiunile anterioare de excel. n primul rnd, noul Ribbon v permite formatarea i personalizarea graficelor cu doar cteva apsri de mouse i cu cteva casete de dialog. Deasemenea, deoarece Excel 2007 utilizeaz n comun graficele cu celelalte aplicaii ale pachetului Office, importul acestora in Microsoft Word 2007 sau Microsoft Power Point 2007 se poate face mult mai simplu.

Selectarea Datelor pentru Grafic


Primul pas n crearea unui grafic const n selectarea datelor. Dac dorii s facei un grafic folosind datele dintr-un tabel este suficient s selectai doar o celul din tabelul respectiv, dar, dac dorii s creai graficul folosind anumite rnduri sau coloane din tabelul de date atunci, selectai zonele respective.

Alegerea Tipului De Grafic


Dup ce ai selectat datele, trebuie s alegei tipul graficului. Pentru a vedea modelele disponibile activai tab-ul Insert de pe ribbon. Grupul ce conine tipurile de grafic se numete Charts:

Fiecare tip de grafic standard din grupul Charts are la rndul lui o galerie de subtipuri. Pentru a vizualiza o galerie a unui tip de grafic, doar dai click pe modelul preferat i se va afia lista de opiuni.

Odat creat graficul pe Ribbon vor aprea nc trei tab-uri, sub Chart Tools , i anume: Design, Layout i Format.

Dac dorii s schimbai tipul graficului urmrii paii: Dai click n orice parte a graficului Apoi de pe tab-ul Design dai click pe butonulChange Chart Type din grupul Type

Caseta de dialog care apare include toate tipurile de grafice din Excel, inclusiv subtipurile acestora.

Schimbnd Rndurile i Coloanele

Ar fi foarte bine dac Excel ar ti ntotdeauna s v creeze un grafic din prima ncercare care s corespund dorinelor dumneavoastr. Din nefericire, dei programul este inteligent, nu este clarvztor. Una din problemele pe care nu le prevede reprezint seriile i datele. De exemplu, presupunem c avem tabelul de valori din imagine:

Folosind acest tabel de valori dorii s creai un grafic de tip coloane n dou dimensiuni. Dac urmai primii doi pai descrii mai sus pentru a crea acest grafic, acesta o s arate ca n imaginea de mai jos:

Acest grafic reprezint vnzarile celor trei ani pe cele dou orae. Dac doreai de fapt s reprezentai Vnzrile realizate de cele dou orae pe cei trei ani, atunci: Selectai graficul, dnd click pe orice parte din grafic De pe tab-ul Design , din grupul Data, dai click pe butonul Switch Row/Column

Atunci graficul arat astfel:

Alegerea formatului pentru grafic(Chart Layout)


Chart Layout se refer la combinaia de variante afectnd elemente ca titlul graficului (Chart Title), legenda (Legend), axele (Axes), titlul axelor(Axis Title) i grilele din spatele graficului(Gridlines). Fiecare tip de grafic ales, conine cte un pachet de formaturi (Chart layouts).

Avnd graficul selectat, putei vedea layout-urile accesibile dnd click pe butonul Design, sub tab-ul Cahat Tools de pe Ribbon, i apoi deschiznd galeria Chart Layout. n imaginea de mai jos putei vedea galeria de layout pentru tipul de grafic linie:

Alegerea unui stil pentru grafic(Chart Style)

Stiulu unui grafic se ferer la combinaia dintre imaginea de prim plan i fondul de culori creat pentru a se asorta cu stilul celulelor , al obiectelor grafice, i al tabelelor pentru a da foii de calcul un aspect profesional. Pentru a aplica un stil nou unui grafic, selectai graficul, alegei Design de sub tab-ul Chart Tools de pe Ribbon, i apoi deschidei galeria Chart Styles.

Mutarea graficului pe o foaie separat


Dac nu avei nevoie ca datele i graficul fcut pe baza datelor s fie pe aceeai foaie de calcul, mai avei i varianta de a avea graficul pe o foaie de calcul separat. Aceast foaie de calcul pentru grafic are un format special, astfel nct tot spaiul foii este destinat doar graficului. Pentru a muta graficul pe o alt foaie de calcul: Dai click-drepata pe grafic i alegei opiunea MoveChart Apare caseta de dialog de mai jos, i alegei opiunea New sheet

Sau Selectai graficul, i da click pe butonul Move Chart, de pe tab-ul Design

Apare aceeai caset de dialog de mai sus, Move Chart Selectai opiunea NewSheet, eventual schimbai numele foii i acionai butonul OK

Formatarea avansat a graficelor


Crearea unui grafic presupune alegerea datelor care vor fi reprezentate, tipul de grafic care va evidenia cel mai bine datele alese i, nu n ultimul rnd, personalizarea elementelor graficului (alegerea unui fundal, a elementelor grafice, axelor, liniilor de tendin) n funcie de preferinele utilizatorilor.

Plot Area Vertical (Value) Axis

Horizontal (Category) Axis

Pentru a deschide lista obiectelor graficului selectai mai nti un obiect al acestuia apoi dai clic n tab-ul Layout sau Format de pe Ribbon.Lista obiectelor graficului apare sub forma unei liste derulante imediat sub butonul Microsoft Office n colul din stnga sus al ferestei Excel. Iniial apare numele obiectului pe care l-ai selectat iniial. Pentru a vedea ntreaga lista de obiecte dai clic pe sgeata din dreptul casetei. Putei alege oricare element din lista pentru a-l formata.

Dup ce ai selectat un element din lista putei deschide caseta de dialog pentru formatarea acestuia printr-un clic pe opiunea Format Selectionsituat imediat sub lista derulant a obiectelor din partea stng a Ribbon-ului.

Repoziionarea obiectelor cu ajutorul mouse-ului


Putei muta titlul, casetele cu numele axelor, ale seriilor de date sau legenda doar tragndu-le cu mouse-ul. Putei utiliza mouse-ul pentru a exploda un sector al unui grafic de tip diagrama circular. Pentru a restaura poziia iniial a elementelor imediat dup ce le-ai mutat, apsai Ctrl+Z.

Formatarea liniilor, chenarelor i suprafeelor


Excel utilizeaz linii pentru axe, grafice de tip liniar i linii de tendin. De asemenea pentru chenarele diferitelor obiecte grafice care compun reprezentarea: chenare pentru chart area, plot area, pentru legend i chiar pentru barele sau coloanele din cadrul graficului. Opiunile de formatare pentru linii sunt n general aceleai pentru toate situaiile enumerate mai sus. Putei modifica grosimea liniilor, culoarea, stilul (linie continu, simpl, dubl, punctat), etc. Formatarea liniilor se realizeaz astfel: selectai obiectul pentru care dorii s schimbai aspectul liniei alegei opiunea Format Selection (spre exemplu Format Axis) din lista de opiuni alegei Line Color sau Line Style n funcie de ceea ce dorii s modificai

n acelai mod, selectnd din list putei modifica fundalul diverselor obiecte aplicnd o culoare, o combinaie de culori (gradient), o textur sau o imagine salvat ntr-un fiier alegnd opiunea Fill.

Lucrul cu axele
Pe lng aspectul liniilor putei modifica n aceast situaie i alte elemente componente ale axelor cum ar fi: marcatorii de linie (liniile care mpart axele n intervale regulate i care pentru axa valorilor determin scala valorilor iar pentru axa categoriilor separ categoriile) formatul numerelor (din fereastra Format Axis alegei opiunea Number) scala (din fereastra Format Axis alegei Axis Options i avei posibilitatea de a seta valoarea minim, maxim a scalei, lungimea intervalelor n care va fi mprit aceasta i tipul scalei: liniar sau logaritmic)

Formatarea axei categoriilor

n cazul n care axa categoriilor se bazeaz pe celule ce conin date calendaristice, Excel utilizeaz scala de tip Date n mod implicit. Dac opiunile dumneavoastr difer de cele coninute n celulele utilizate pentru a denumi categoriile, putei s le personalizai utiliznd Axis Options.

n cazul graficelor tridimensionale se utilizeaz o a treia ax numita axa de perspectiv (depth) care conine numele seriilor i care de asemenea poate fi formatat.

Formatarea seriilor de date


Asignarea axei secundare unei serii de date
Utilizarea axei secundare este necesar n cazul n care seriile de date conin date ce nu pot fi reprezentate cu aceelai tip de date (de exemplu: cantitate vndut i valoarea vnzrilor) sau cnd valorile unei serii sunt foarte mari (tendina vanzarilor anuale comparativ cu vnzrile lunare pe produse)

$100,000 $90,000 $80,000 $70,000 $60,000 $50,000 $40,000 $30,000 $20,000 $10,000 $0 Total Jan

Prin introducerea axei secundare pentru seria Jan i alegerea unui alt tip de grafic, se poate urmri mult mai uor variaia valorilor. Pentru introducerea axei secundare se selecteaz seria pentru care dorim sa aplicm formatarea fie din lista obiectelor graficului fie cu un clic pe una din coloanele (data point) corespunztoare acestei serii. Un al doilea clic va selecta numai un element al seriei de date. Dup selectarea ntregii serii (apare un mic punct n dreptul fiecrei coloane) i alegerea opiunii Format Selection apare fereastra format Data Series i din Series Options alegem opiunea Secondary Axis.

Dac schimbm i tipul graficului pentru una din serii (clic dreapta, chart type i alegem un alt tip de grafic), graficul nostru va arta astfel:

$100,000 $90,000 $80,000 $70,000 $60,000 $50,000 $40,000 $30,000 $20,000 $10,000 $0

$12,000 $10,000 $8,000 $6,000 $4,000 $2,000 $0 Jan Total

Adugarea unei linii de tendin pentru o serie


Liniile de tendin sunt utilizate pentru a afia grafic tendinele n date i pentru a analiza probleme de prognoz. Astfel de analize sunt intitulate de asemenea i analize de regresie. Utiliznd analize de regresie, se poate extinde o linie de tendin ntr-o diagram peste datele actuale pentru a prognoza valori viitoare( prin utilizarea opiunii forward sau backward din seciunea Forecast din fereastra Format Trendline, Trendline Options). Pentru adugarea unei linii de tendin: -selectai o serie de date - clic dreapta i selectai Add Trendline.

-Se deschide fereastra Format Trendline n care se alege tipul liniei (exponenial, liniar, polinomial,logaritmic, polinomial, putere sau medie mobil) n funcie de repartizarea datelor - se poate denumi linia de tendin, se poate prelungi pentru a prognoza valori viitoare - de asemenea, prin alegerea opiunii de afiare a coeficientului de determinare (Rsquared) a abaterii medii ptratice se poate gsi cea mai bun alegere a tipului de linie( cu ct valoarea acestuia este mai apropiat de 1 cu att aproximarea este mai exact)

Exerciii

1) Deschidei foaia de calcul Departamente din fiierul Angajai.

2) Realizai un grafic de tip column pe baza tabelului

Total salarii Resurse umane Marketing IT Contabilitate 15850 118550 149350 87600

Nr. Angajati 5 35 42 26

3) Introducei ca titlu Salarii pe numr de angajai deasupra graficului (Above chart)

4) Formatai graficul astfel :

Alegei oimagine de fundal sau o textur pentru zona graficului (Chart area) Renunai la fundalul pentru zona graficului (Plot area) Introducei pentru seria Nr. angajai o ax secundar i schimbai tipul graficului pentru aceast serie alegnd opiunea Line Mutai legenda n partea de jos a graficului Introducei pentru axele verticale cte un titlu: pentru axa principal Lei iar pentru axa secundar Nr. Angajai

1) Deschidei foaia Total vanzari din fiierul Centralizator facturi

2) Realizai un grafic pe baza datelor din tabel i adugai o linie de tendin pentru a evidenia tendina pentru anii urmtori 3) Pentru aceasta: selectai datele cuprinznd n selecie i liniile incomplete corespunztoare anilor 2009 i 2010 4) Clic pe seria de date i clic dreapta Add Trendline. Selectai linia de tendin care considerai c aproximeaz cel mai bine modelul sugerat de repartiia datelor bifnd i opiunea de afiare a coeficientului de determinare (R-squared) a abaterii medii ptratice. 5) Analizai diversele tipuri de linii de tendin i alegei-o pe cea mai potrivit 6) Pentru a afia pe axa orizontal valorile care reprezint anul, dai clic dreapta pe zona graficului i alegei opiunea Select Data Source. Se deschide fereastra cu acelai nume i n zona Horizontal (Category) Axis Labels dai clic pe butonul Edit i alegei apoi din table domeniul care conine anii.

7) Mutai graficul pe o nou foaie de calcul de tip Chart pe care o denumii Tendinte pe grafic. 8) Pentru aceasta utilizai butonul Move Chart Location din partea dreapt a Ribbon-ului n fila Design

Capitolul 2 _______________________________________

BAZE DE DATE

Gestiunea informaiilor n tabele

n Excel 2007 s-au introdus o serie de faciliti pentru manipularea datelor cum ar fi:

Organizarea datelor n tabele.Spre deosebire de ediiile anterioare, Excel 2007 permite definirea unei liste ca tabel. n acest fel, organizarea datelor se apropie mult mai mult de organizarea specific programelor de gestiune a bazelor de date (definirea coloanelor ca i cmp i a liniilor ca i nregistrri). Acesta fiind de fapt unul din aspectele caracteristice acestei versiuni: o mai bun organizare a datelor pentru export i import n/din alte surse. mbuntirea posibilitilor de sortare. Sortareadatelor nu se mai limiteaz la trei criterii. Putei realiza sortri dup cte criterii dorii Autoexpandarea. Dac adugai o linie sau o coloan formatrile condiionate, formulele de calcul, regulile de validare se extind pentru linia sau coloana nou. Graficele construite pe baza datelor din tabel sunt de asemenea actualizate Referine structurate. n formulele care adreseaz elemente ale unui tabel se pot folosi nume de coloane sau alte etichete n locul obinuitei adresri de celule i domenii mbuntirea posibilitilor de filtrare. Filtrarea se poate face dup criterii multiple, dup setul de culori al celulelor, dup un icon ataat acestora prin formatarea condiionat. Se pot utiliza de asemenea filtre bazate pe definiia dinamic a datelor cum ar fi sptmna trecut sau trimestrul curent. Replicarea formulelor. Dac adugai o coloan n care se realizeaz un calcul bazat pe datele din tabel excel extinde metoda de calcul automat, pentru toata coloana. tergerea duplicatelor.Cu o simpl comand se pot evidenia dublurile (liniile) sau se pot terge. Stiluri de tabele. Introducerea unei biblioteci de stiluri ofer utilizatorului posibilitatea aplicrii unui format deosebit i consistent tabelului de date.

Sortarea datelor
Pentru a sorta rndurile unui tabeldup o coloan (Nume, spre exemplu) se selecteaz o celul de pe acea coloan dup care se d clic pe butonul Sort A to Z din grupul Sort & Filter din fila Data, sau Sort Z To A pentru ordine invers. Sortarea se poate realiza de asemenea cu clic dreapta n celula selectat i alegerea opiunii dorite din meniul Sort.

Putei sorta dup mai multe coloane utiliznd butonul Add Level dincaseta de dialog Sort pe care o deschidei apelnd comanda sort din grupul Sort & Filter al filei Data.

Putei sorta de asemenea i coloanele unui tabel dup valorile unui rnd. Pentru aceasta este necesar renunarea la formatul de tip tabel, altfel opiunile suplimentare din fereastra sort sunt inactive. Dup reconversie opiunea Sort left to right devine activ.

clic pe butonul Options... din fereastra Sort selectai opiunea Sort left to right adugai rndul dup care dorii s se fac sortarea i direcia acesteia

Filtrarea datelor
Filtrele sunt extrem de utile cnd se lucreaz cu liste mari. Filtrele permit s se afieze numai datele cu care se dorete s se lucreze. Cnd creai un tabel, Excel adaug automat filtre pentru capul de tabel. Pentru a activa sau pentru a renuna la aceste filtre, dai clic ntr-o celul oarecarea tabelului i apoi pe butonul Filter din grupul Sort & Filter din fila Data. Cnd sunt active un clic pe sageata din dreptul numelui coloanei afieaz o list cu valorile acelei coloanescrise o singur dat. Se poate aplica astfel un filtru de afiare a tuturor nregistrrilor. Avei posibilitatea s utilizai filtrarea dup mai multe coloane. Filtrele sunt aditive, adic fiecare filtru suplimentar se bazeaz pe filtrul curent i restrnge mai departe subsetul de date.

Utiliznd Filtrare automat, avei posibilitatea s creai trei tipuri de filtre: dup o list de valori, dup format sau dup criterii. Fiecare dintre aceste tipuri de filtre le exclude pe celelalte pentru fiecare zon de celule sau etichet de coloan. De exemplu, avei posibilitatea s filtrai dup o culoare de celul sau dup o list de numere, dar nu dup ambele; avei posibilitatea s filtrai dup pictograme sau dup un filtru particularizat, dar nu dup ambele.

Toate aceste opiuni pe care le ofer filtrarea automat se aplic datelor de pe coloana pe care se selecteaz filtrul. n cazul n care datele dintr-o coloan trebuie s ndeplineasc o condiie care s in cont i de valorile dintr-o alt coloan exist posibilitatea utilizrii unui filtru avansat. Pentru aceasta activai comanda Advanced din grupul Sort & Filter al filei Data.

n urma acionrii acestei comenzi apare fereastra:

Se stabilete o zon separat pentru definirea criteriilor de selecie - Criteria Range. Lista (baza de date) va fi aleas ca domeniu - List Range.

n mod normal, zona criteriilor de selecie va fi compus dintr-o serie de linii sub baza de date (list)

n zona de criterii denumirile coloanelor trebuie s fie aceleai (nu toate i nu neaprat n aceeai ordine) ca i cele din lista iniial (baza de date); pentru aceasta se recomand ca acestea s fie copiate Se introduc criteriile de selecie Pentru a afia nregistrrile care rspund unui numr de posibiliti pentru acelai cmp, acestea se introduc pe linii separate de ex. se introduc: "C*" i"B*" pe linii separate n aceeai coloan pentru a se afia nregistrrile, care pentru acest cmp ncep cu secvenele de mai sus Cnd se utilizeaz criterii multiple:

Criteriile introduse pe aceeai linie nseamn c trebuie satisfcute n totalitate Pentru a afia nregistrrile care rspund oricruia dintre anumite criterii, acestea se introduc pe linii separate.

S nu se introduc rnduri goale (blank rows) n domeniul - criteriu, aceasta va deruta Excel-ul n cutarea criteriilor!

Rezultatul cutrii poate rmne n acelai loc, ca i n cazul AutoFilter, sau se poate copia n alt zon. Dac se dorete copierea n alt zon, va fi uor dac se vor defini cmpurile exact ca cele din lista iniial. (Atenie, s nu se suprapun datele). Se apas butonul OK pentru efectuarea operaiei. Exemple de criterii:

1. Pentru a gsi rndurile care satisfac unul din dou seturi de condiii, unde fiecare set include condiii pentru mai mult de o coloan, tastai criteriile n rnduri separate. De exemplu, urmtoarea zon de criterii afieaz rndurile care conin i Popescu Ioana i valorile vnzrilor mai mari de 3.000 LEI i afieaz, de asemenea, rndurile pentru vnztorul Goga David cu valorile vnzrilor mai mari de 1.500 LEI.

Nume
Popescu Goga

Prenume
Ioana David

Vanzari
>3000 >1500

ntre valorile scrise pe rnd se subnelege existena operatorului logic AND (i logic) iar ntre cele scrise pe aceeai coloan operatorul logic OR (sau logic) n interpretarea unui astfel de criteriu se ine cont de precedena operatorilor (conjuncia logic are ntietate faa de disjuncie) astfel c putem interpreta criteriul de mai sus dup urmtoarea formul:

(Nume=Popescu AND Prenume=Ioana AND Vanzari>3000) OR (Nume=Goga AND Prenume=David AND Vanzari>1500)

1) Dac dorim pentru un anumit cmp s afim valori dintr-un interval numeric (de exemplu: s se afieze vnzrile cuprinse n intervalul 1500-2500) se mai scrie odat numele coloanei creia i aplicm o a doua limit i criteriul nostru va arta astfel:

Vanzari
>1500

Vanzari
<2500

2) Se poate utiliza drept criteriu o valoare calculat ca rezultat al unei formule . Reinei urmtoarele aspecte importante:

Formula trebuie evaluat ca TRUE sau FALSE. Deoarece utilizai o formul, introducei formula ca de obicei i nu tastai expresia ca mai jos: =''=intrare''

Nu utilizai etichete de coloan drept etichete de criterii; fie lsai etichetele de criterii necompletate, fie utilizai o etichet care nu este o etichet de coloan din zon. Dac utilizai n formul o etichet de coloan n locul referinei relative la celule sau n locul numelui unei zone, Excel afieaz n celula care conine criteriul o valoare de eroare, cum ar fi #NAME? sau #VALUE!. Aceast eroare se poate ignora deoarece nu afecteaz modul de filtrare a zonei. Formula utilizat pentru criterii trebuie s utilizeze o referin relativpentru a face referire la celula corespunztoare din primul rnd (n exemplele de mai jos, C7 i A7). Toate celelalte referine din formul trebuie s fie referine absolute. La introducerea(selectarea) zonei de criterii se precizeaz i celula vid de deasupra formulelor din criterii (face parte din logica realizrii condiiilor din criterii).

Exemplu: S se afieze lista angajailor care i srbtoresc ziua de natere n luna curent. Vom utiliza urmtorul criteriu:

=MONTH(tabel_angajati!C2)=MONTH(TODAY())

n zona Criteria Range se va trece domeniul A1:A2. Dac dorim ca la afiarea rezultatelor s nu se treac toate datele din tabel, copiem numele cmpurilor care ne intereseaz( n cazul nostru Nume, Prenume, Vrsta) i n zona Copy to se menioneaz domeniul format din celulele care conin numele coloanelor pentru care dorim rezultatul.

n cazul nostru vom obine:

Nume Achim Alexandru Chiroiu Dinu Goga Oprea Pana Popescu Rosca Stan

Prenume Madalina Benjamin Gelu Raluca David Tudor Andrei Catalina Mihai Alin

Varsta 52 44 38 57 42 57 40 39 31 32

Orice modificare adus tabelului surs nu se va reflecta i n tabelul rezultat n urma interogrii. Pentru a se vedea modificrile fcute n tabelul de baz i n tabelul rezultat trebuie s refacei filtrarea.

Eliminarea nregistrrilor duplicate


n versiunile anterioare o modalitate de eliminare a nregistrrilor duble era utilizarea opiunii Unique Records Only din fereastra Advanced Filter.

Acum este mult mai uor de realizat acest lucru prin acionarea unei simple comenzi din grupul Data tools a filei Data.

Pentru a terge complet duplicatele, selectai o celul din list sau din tabel i apoi acionai comanda Remove Duplicates. n caseta de dialog care apare lsai bifate toate casetele corespunztoare coloanelor.

Excel v va afia cte duplicate a gsit i cte rnduri au rmas.

Pentrua terge dublurile pariale se recomand salvarea unei copii a tabelului (dac este cazul) apoi se sorteaz coloanele n care nu dorii valori duble. Sortarea dup coloanele care conin dubluri permite ca dup eliminarea duplicatelor s se pstreze prima nregistrare din lista dublurilor.

Spre exemplu, dorii s afiai decanul de vrsta pentru fiecare nivel de salarizare. Sortai nti cmpul salariu descresctor i apoi Vrsta descresctor. n fereastra Remove Duplicates clic pe butonul Unselect All, apoi selectai coloana pentru care dorii s eliminai duplicatele, n cazul nostru, Salariul. Vor fi eliminate rndurile cu nregistrrile care au aceeai valoare pe cmpul Salariul i rmn doar primele din fiecare grup.

Organizarea ierarhic a foii de calcul Dac avei o list de date pe care dorii s o grupai i s o rezumai, avei posibilitatea s creai o schi cu pn la opt nivele ierarhice, cu un nivel pentru fiecare grup. Fiecare nivel interior, reprezentat de un numr mai mare n simbolurile ierarhice (simboluri care se utilizeaz pentru a modifica aspectul unei foi de lucru. Se pot arta sau ascunde datele de detaliu apsnd pe semnul plus, semnul minus i pe numerele 1, 2, 3 sau 4, indicnd nivelul de detaliere) afieaz datele de detalii . Pentru subtotaluri automate i schie dintro foaie de lucru, rndurile sau coloanele subtotal care sunt totalizate de datele rezumat. Datele detaliu sunt n mod tipic adiacente datelor rezumat i sunt situate deasupra sau la stnga lor. Utilizai o schi pentru a afia rapid rezumate de rnduri sau coloane ori pentru a afia datele de detalii pentru fiecare grup. Avei posibilitatea s creai o schi de rnduri, o schi de coloane sau o schi de rnduri i coloane. Comenzile de grupare pe nivele ierarhice sunt disponibile n grupul Outline din fila Data.

Pentru gruparea manual a liniilor sau coloanelor se sorteaz linia (coloana) dup care dorii s se fac gruparea, se selecteaz cele care formeaz un grup dup care apsai butonul Group. Degruparea se realizeaz cu butonul Ungroup.

Din caseta de dialogcare apare selectai rnduri sau coloane n funcie de ce anume dorii s grupai; (dac selectai un rnd sau o coloan ntreag, nu va apare aceast caset de dialog)

Dac sintetizarea dumneavoastr arat altfel dect se ateapt Excel, utilizai comanda Settings pentru a comunica programului Excel cum sunt organizate datele i s creai sintetizarea.

Selectai direcia n care sunt organizate datele, dac dorii s aplicai stiluri, validai caseta Subtotaluri ; alegei .

Excel poate foarte uor s genereze subtotaluri dintr-o list numeric de date (de ex.Coloana Quantity din fiierul ExExcel2007 , foaia de calcul Comenzi)

Pentru a genera subtotaluri: o o o o nti se sorteaz dup categoria dup care s se fac acestea Se selecteeaz orice celul n list Se selecteaz Subtotal din grupul Outline al filei Data Va aprea dialogul urmtor:

o n At Each Change in: se specific pentru ce se dorete s se fac subtotaluri. Acesta este motivul pentru care lista trebuie nti sortat. o Se poate stabili ce funcie s se utilizeze n opiunea Use Function, o Dup ce se fac subtotalurile se poate utiliza AutoFormat pentru a modifica nfiarea listei finale. o Opiunea Add Subtotal to: permite definirea cmpurilor numerice pentru care se fac subtotaluri

o Dac se selecteaz opiunea Replace Current Subtotals, vor fi afiate numele noii linii de subtotaluri. Pentru a le aduga la liniile existente (de ex. se dorete afiarea sumei i numrului de nregistrri), se dezactiveaz aceast opiune. o Se selecteaz opiunea Check the Page Break Between Groups, dac se dorete ca fiecare grup s fie afiat la imprimant pe o pagin nou. o Dac se selecteaz Summary Below Data, (opiune implicit) liniile de totaluri apar sub liniile de detaliu.

Subtotalurile nu se recalculeaz cnd se filtrez o list. De aceea se recomand s se fac filtrarea naintea subtotalurilor.

Simbolurile de evideniere (outline) a subtotalurilor

Dup generarea subtotalurilor, Excel afieaz o serie de simboluri sau butoane n partea stng a foi de calcul. Aceste butoane se pot folosi pentru a ascunde sau a afia diferitele nivele de detaliu n foaia de calcul. Butoanele de nivel indic diferite valori de detaliu:

Nivelul 1- afieaz numai totalul general (grand total) Nivelul 2 - afieaz subtotalurile Nivelul 3 - afieaz ntraga list

La nivelul 2 ecranul poate arta astfel:

Butonul de Expandare indic existena unor detalii i apsndu-l ramura corespunztoare se va detalia (expanda)

Butonul de Collapse poate fi utilizat pentru a ascunde liniile marcate din dreptul liniei corespunztoare. n exemplul de mai sus va rmne numai totalul general.

Pentru a renuna la subtotaluri folosii butonul Remove All al ferestrei Subtotals.

Sintetizarea foii de calcul pe rnduri (Outline)

Sintetizarea v ofer posibilitatea s extindei sau s micorai foile de calcul sau rapoartele, astfel nct s le vedei mai mult sau mai puin detaliat. n funcie de persoana creia i este adresat raportul, este nevoie s avei nevoie doar de 2 niveluri de detaliu sau de mai multe detalii.

Figura de mai jos arat un raport cu vnzri de produse pe tip de produs i pe luni. Acestui raport i s-a aplicat o sintetizare automat. Raportul necesit un efort de derulare pentru a vedea cumulul pe rnduri pentru fiecare regiune sau cumulul pe coloane pentru fiecare trimestru.

Sintetizarea automat poate fi fcut dac formulele de cumulare sunt consecvente n direcia ctre care indic. Toate formulele de cumulare din rnduri ar trebui s cumuleze celulele de deasupra i toate totalurile din coloane ar trebui s cumuleze celulele din stnga. Sintetizarea automat funcioneaz pe cumulrile care se refer la celulele de dedesubt sau de la dreapta dac toate cumulurile sunt consecvente n direcia ctre care indic. Putei schimba configurarea automat sau putei grupa manual rndurile sau coloanele. Pentru a aplica pe aceeai foaie de calcul un subtotal i o grupare Auto Outline ordinea este urmtoarea: nti aplicai subtotalurile i apoi alegei opiunea Auto Outline din lista Group din grupul Outline al filei Data.

Pentru eliminarea subtotalurilor i a gruprii coloanelor, ordinea este aceeai (nti subtotalurile i apoi, dac este cazulopiunea Clear Outline din lista Ungroup din grupul Outline al filei Data.
Exerciii

1. Deschidei foaia de calcul Facturi din fiierul ExExcel2007 Sortai tabelul dup coloana Produs Adugai subtotaluri pentru Valoare vnzri pe produse Afiai doar nivelul 2 al structurii ierarhice Utiliznd comanda Select Visible Cells (Alt + ; ) copiai tabelul n alt locaie i reprezentai grafic totalul vnzrilor pe produse Renunai la subtotaluri 2. Deschidei foaia de calcul Outline Sortai tabelul dup coloana Categoria Introducei subtotaluri pentru fiecare cmp ce reprezint date ce pot fi nsumate (pe luni, trimestre, anuali valoare total) pe categorii de produse

Creai o sintetizare a coloanelor cu comanda Auto Outline Afiai nivelul 2 al structurii ierarhice pentru subtotaluri i nivelul 3 pentru Outline Copiai tabelul rezultat pe o nou foaie de calcul i creai un grafic cu vnzarile pe trimestre i categorii de produse 3. n foaia de calcul Outline s se afieze produsele din categoria Condimente i categoria Dulciuri cu vnzri pe trimestrul 1 mai mari dect 100. (Utilizai filtre automate) 4. n foaia de calcul Outline s se afieze produsele din categoria Condimente cu vnzri pe trimestrul 1 mai mari dect 100 i cele din categoria Dulciuri cu vnzri pe trimestrul 1 mai mici dect 100. Pentru aceasta utilizai filtrarea avansat cu urmtorul criteriu:
Categoria Condimente Dulciuri Trim1 >100 <100

Copiai rezultatul filtrrii ntr-o alt locaie pe foaia Outline 5. n aceeai foaie de calcul, eliminai nregistrrile duplicate. 6. S se afieze numele, prenumele i vrsta angajailor care sunt nscui n luna urmtoare celei curente.

Se folosete criteriul tip formul i opiunea Copy to another location. Se va


utiliza formula=MONTH(tabel_angajati!D2)=MONTH(TODAY())+1

Capitolul 3 _________________________________________

FORMULE I FUNCII

Utilizarea referinelor structuraten tabele

Formulele n Excel sunt extrem de folositoare dar nu depuine ori i greu de decriptat. Spre exemplu o formul de genul =TODAY()-D2 nu putem spune ntotdeauna la ce anume se refer dar o formul de genul= TODAY()-[Data nasterii] putem spune c returneaz vrsta, evident exprimat n zile ca orice alt diferen de date calendaristice .

Referina structurat uureaz i face mai intuitiv lucrul cu datele din tabel atunci cnd utilizai formule care fac referire la un tabel, fie c este vorba de o parte dintr-un tabel sau de un tabel ntreg. Referina structurat este util mai ales deoarece zonele de date dintr-un tabel se modific deseori, iar referinele la celule pentru referinele structurate se modific automat. Astfel, se minimizeaz nevoia de a rescrie formulele atunci cnd se adaug sau se terg rnduri i coloane ntr-un tabel sau cnd sunt remprosptate datele externe.

Pentru a lucra eficient cu tabele i referine structurate, trebuie s nelegei modul n care se creeaz sintaxa referinelor structurate atunci cnd creai formule.

De fiecare dat cnd inserai un tabel, Microsoft Office Excel creeaz un nume implicit de tabel (Tabel1, Tabel2, etc.) la nivelul sau domeniul global al registrului de lucru. Numele poate fi modificat cu uurin pentru a fi mai semnificativ pentru dumneavoastr. De exemplu, pentru a modifica Table1 la Angajai, utilizai caseta de dialog Table name. (n fila Design, n grupul Properties, editai numele tabelului n caseta Table name).

Un nume de tabel se refer la toat zona de date din tabel, cu excepia rndurilor de anteturi i totaluri. n exemplul tabelului Angajai, numele tabelului se refer la zona de celule A2:G109.

n mod similar cu numele de tabel, specificatorii de coloan reprezint referine la toate coloanele de date, cu excepia coloanei de anteturi i de totaluri. n exemplul tabelului Angajai, specificatorul de coloan [Nume] se refer la zona A2:A109, iar specificatorul de coloan [Data nasterii] se refer la zona D2:D109.

Angajati[[#This Row],[Data nasterii]]reprezint celula de pe rndul curent i


coloana Data nasterii din tabelul Angajati Pentru mai mult flexibilitate n specificarea zonelor de celule, avei posibilitatea s utilizai urmtorii operatori de referine pentru a-i combina cu specificatorii de coloan. Se refer la: Toate celulele din dou sau mai multe coloane adiacente O combinaie de dou sau mai multe coloane neadiacente Intersecia a dou domenii, n cazul nostru A2:C109 cu Domeniul B2:D109 Utiliznd: operatorul de zon : (dou puncte) Se refer la: F2:G109

Aceast referin structurat: =Angajati[[Salariul]:[Varsta]]

=Angajati[Salariul],Angajati[Nume]

operatorul de uniune , (virgul)

A2:A109, F2:F109

=Angajati[[Nume]:[Data angajarii]]Angajati[[Prenume]:[Data nasterii]]

Operatorul de uniune estepauza (Space)

B2:C109

Avei de asemenea posibilitatea s utilizai elemente speciale pentru a v referi la diferite poriuni dintr-un tabel, cum ar fi doar rndul de totaluri, pentru a face mai uoar referirea la aceste poriuni din formul. Mai jos se afl specificatori de elemente speciale, care pot fi utilizai ntr-o referin structurat: Specificatori speciali # Data #Totals #Headers #All Semnificaie Zona de date a tabelului cu excepia antetului i rndului de totaluri Rndul de totaluri (dac exist) Linia de antet (dac exist) ntregul tabel, inclusiv linia de antet, de total i zona de date Doar poriunea coloanelor din rndul curent. #This Row nu poate fi combinat cu niciun alt specificator de element special. Utilizai-l pentru a impune un comportament implicit de intersecie pentru referin sau pentru a nlocui comportamentul implicit de intersecie i a face referire la valori individuale pentru o coloan.

#This Row

Funcii uzuale
Funcii logice
AND FALSE IF IFERROR Returneaz TRUE dac argumentele sunt toate adevrate Returneaz valoarea logic FALSE Specific un test logic ce trebuie executat Returneaz o valoare specificat de dvs. dac o formul are ca rezultat o eroare; altfel, returneaz rezultatul formulei. Inverseaz valoarea logic a argumentului Returneaz TRUE dac unul dintre argumente este adevrat Returneaz valoarea logic TRUE

NOT OR TRUE

IF
Funcia IF ntoarce o valoare specificat dac testul logic este adevrat - TRUE i alta dac testul este fals - FALSE.

Sintaxa funciei este:

IF (logical_test, value_if_true, value_ if_false)

logical_test testul logic value_if_true valoarea dac testul este adevrat value_if_false valoarea dac testul este fals

este o expresie care poate fi evaluat cu adevrat - TRUE sau fals FALSE. este o valoare obinut dac testul logic este adevrat - logical_test is TRUE. Dac value_if_true este omis i logical_test este TRUE,rezultatul este TRUE

este o valoare obinut dac testul logic este fals - logical_test is FALSE. Dac value_if_false este omis i logical_test este FALSE,rezultatul este - FALSE

o Pot fi imbricate pn la 64 de funcii IF ca argumente value_if_true i value_if_false pentru a construi teste mai elaborate. o Cnd sunt evaluate argumentele value_if_true i value_if_false, IF ntoarce valoarea returnat de acele instruciuni. o Dac un argument pentru IF este matrice, fiecare element al matricei este evaluat n timpul executrii instruciunii IF.

Microsoft Excel furnizeaz funcii suplimentare care pot fi utilizate pentru a analiza datele pe baza unei condiii. De exemplu, pentru a contoriza numrul de apariii pentru un ir de text sau pentru un numr dintr-o zon de celule, se utilizeaz funciile foii de lucru COUNTIF i COUNTIFS. Pentru a calcula o sum pe baza unui ir de text sau a unui numr dintr-o zon, se utilizeaz funciile foii de lucru SUMIF i SUMIFS.

ntr-o macroinstruciune valoarea dac testul este adevrat sau fals poate fi nlocuit de o instruciune GOTO sau alt funcie activ.

AND
ntoarce TRUE dac toate argumentele sale sunt TRUE; ntoarce FALSE dac unul sau mai multe argumente sunt FALSE.

Sintaxa funciei este:

AND(logical1;logical2; ...) Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la 255 de condiii pe care le testai i care pot fi TRUE sau FALSE. o Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau FALSE, sau argumentele trebuie s fie matrice sau referine care conin valori logice. o Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valori sunt ignorate. o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic, AND ntoarce valoarea de eroare #VALUE!.

OR
ntoarce TRUE dac cel puin un argument este TRUE; ntoarce FALSE dac toate argumentele sunt FALSE.

Sintaxa funciei este:

OR(logical1;logical2; ...) Logical1, logical2, ... sunt de la 1 pn la 255 de condiii pe care le testai i care pot fi TRUE sau FALSE. o Argumentele trebuie s poat fi evaluate la valori logice cum ar fi TRUE sau FALSE, sau argumentele trebuie s fie matrice sau referine care conin valori logice. o Dac un argument matrice sau referin conine text sau celule goale, acele valori sunt ignorate. o Dac zona specificat nu conine nicio valoare logic, OR ntoarce valoarea de eroare #VALUE!.

NOT

Schimb valoarea argumentului ntr-o valoare opus. Utilizai NOT atunci cnd vrei s v asigurai c o valoare nu este egal cu o valoare particular.

Sintaxa funciei este:

NOT(logical) Logical este o valoare sau o expresie care poate fi evaluat ca TRUE sau FALSE. o Dac logical este FALSE, NOT ntoarce TRUE; dac logical este TRUE, NOT ntoarce FALSE.

IFERROR

Returneaz o valoare specificat de dvs. dac o formul are ca rezultat o eroare; altfel, returneaz rezultatul formulei. Utilizai funcia IFERROR pentru a gsi i gestiona erorile ntr-o formul.

Sintaxa funciei este:

IFERROR(value,value_if_error)

Value este argumentul care este verificat pentru a gsi erorile.

Value_if_error este valoarea de returnat dac formula are ca rezultat o eroare. Se evalueaz urmtoarele tipuri de erori: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? sau #NULL!. o Dac argumentele value sau value_if_error sunt o celul goal, IFERROR le trateaz ca o valoare de ir necompletat (""). o Dac valoarea este o formul matrice, IFERROR returneaz o matrice de rezultate pentru fiecare celul din intervalul specificat n valoare.

Funcii de cutare VLOOKUP - cutare vertical

Funcia VLOOKUPcaut cea mai la stnga coloan a unui tabel pentru o valoare particular, ntorcnd valoarea ntr-o celul specificat.

Sintaxa funciei este:

VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

lookup_value valoarea cutat table_array tabela col_index_num numr coloan range_lookup tipul coincidenei

este valoarea de cutat n prima coloan a tabelei. Aceasta poate fi valoare, referin sau ir de text

este tabela ce conine informaiile n care se caut coincidena. Se recomand s se utilizeze un nume de tabel. este numrul, n tabel, de unde se va ntoarce valoarea corespunztoare estimrii coincidenei. este o valoare logic. Dac este adevr - TRUE sau omis, VLOOKUP va ntoarce cu aproximaie valoarea cea mai mare apropiat care este mai mic dect lookup_value. Dac este fals -FALSE, VLOOKUP va cuta o coinciden exact. Dac nu va gsi va da mesajul N/A.

n exemplul de mai josfuncia VLOOKUP determin dac cifra de afaceri este mare, medie sau mic. n aceast situaie argumentul range_lookup este setat pe opiunea true astfel nct funcia VLOOKUP s returneze aceeai valoare (Small) pentru toate valorile argumentului lookup_value cuprinse n intervalul [100 000, 250 000)

HLOOKUP - cutare orizontal


Funcia HLOOKUP este echivalent cu funcia VLOOKUP i caut prima linie dintr-un tabel pentru o valoare particular, ntorcnd valoarea n celula indicat.

Sintaxa funciei este:

HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

LOOKUP

Aceast funcie a fost inclus n Excel numai pentru compatibilitate cu alte programe de foi de calcul. Posibilitatea de eroare este mai mare dect la VLOOKUP sau HLOOKUP, drept pentru care se recomand utilizarea ultimelor funcii.

MATCH
ntoarce poziia relativ a unui element dintr-o matrice care corespunde unei valori specificate ntr-o ordine specificat. Utilizai funcia MATCH n locul uneia din funciile LOOKUP atunci cnd avei nevoie de poziia unui element dintr-o zon i nu de elementul nsui.

Sintaxa funciei este: MATCH(lookup_value;lookup_array;match_type) Lookup_value este valoarea utilizat pentru a gsi valoarea dorit ntr-un tabel.

Lookup_value este valoarea care vrei s se potriveasc n matricea lookup_array. De exemplu, atunci cnd cutai numrul de telefon al unei persoane n cartea de telefon,

utilizai numele persoanei ca valoare de cutare (lookup_value), dar numrul de telefon este valoarea pe care o dorii. Lookup_value poate fi o valoare (numr, text, valoare logic) sau o referin de celul spre un numr, text sau valoare logic.

Lookup_array este o zon de celule care conin valori posibil de cutat. Lookup_array trebuie s fie o matrice sau o referin de matrice. Match_type este numrul -1, 0 sau 1. Match_typespecific modul n care Microsoft Excel va potrivi valoarea din lookup_value cu valorile din matricea lookup_array. Dac match_typeeste 1, MATCH gsete cea mai mare valoare care este mai mic sau egal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine cresctoare: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSE, TRUE. Dac match_typeeste 0, MATCH gsete prima valoare care este egal cu lookup_value. Lookup_array poate fi n orice ordine.

Dac match_typeeste -1, MATCH gsete cea mai mic valoare care este mai mare sau egal cu lookup_value. Lookup_array trebuie aezat n ordine descresctoare: TRUE, FALSE, Z-A,...2, 1, 0, -1, -2,... i aa mai departe. Dac match_type este omis, se consider egal cu 1.

o MATCH ntoarce poziia valorii care se potrivete n matricea lookup_array i nu valoarea nsi. De exemplu, MATCH("b";{"a";"b";"c"};0) ntoarce 2, poziia relativ a lui b n matricea {"a";"b";"c"}. o MATCH nu face deosebire ntre litere mari i litere mici atunci cnd potrivete valori text. o Dac MATCH este nu gsete o potrivire, atunci ntoarce valoarea de eroare #N/A. o Dac match_type este 0 i lookup_valuea este text, avei posibilitatea s utilizai metacaracterele, cum ar fi semnul de ntrebare (?) i asteriscul (*) n lookup_value. Un semn de ntrebare se potrivete cu orice caracter unic, asteriscul se potrivete cu orice secven de caractere. Dac dorii s gsii un semn de ntrebare sau asterisc n sine, tastai tilda (~) nainte de caracter.

INDEX
Returneaz coninutul unei celule dintr-un domeniu. Se utilizeaz frecvent n combinaie cu funcia MATCH.

Sintaxa funciei este: INDEX(array;row_num;column_num) Arrayreprezint domeniul de date

Row_numnumrul liniei din domeniul de date de pe care vrem s fie returnat rspunsul.

Column_numnumrul coloanei din domeniul de date de pe care vrem s fie returnat rspunsul.

Att row_num ct i column_num pot fi rezultatul funciei MATCH.

Funcii pentru baze de date i liste

DAVERAGE - media n baze da date

Funcia DAVERAGE calculeaz mediile valorilor pentru un cmp - coloan (care respect criteriile) dintr-o baz de date. Este identic cu funcia AVERAGE, dar n plus trebuie inut cont de criteriile specificate.

Modul de construire al criteriilor pentru funciile din aceast categorie este acelai cu cel de la filtrarea avansat. Deosebirea const n faptul c o funcie i schimb valoarea n momentul modificrii unuia dintre argumente.

Astfel, n cazul funciilor din categoria Database, la modificarea datelor nscrise n domeniul care reprezint criteriul se actualizeaz i valoarea rezultatului.

Dac iniial am calculat media vnzrilor pentru produsul Printer, la introducerea n criteriu a unui alt produs, funcia va afia media vnzrilor de computere, spre exemplu.

n cazul filtrrii avansate ns, rezultatul filtrrii nu se modific la schimbarea valorilor din zona de criterii.

Sintaxa funciei este:

DAVERAGE (database, field, criteria)

database = baza de date, field = cmp, criteria = criteriu

Deschidei fiierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul DAVERAGE i studiai funcia DAVERAGE. n exemplul de mai joscu funcia DAVERAGE se calculeaz media numrului de vnzri (No of Sales) de imprimante - Printer (Product).

Pentru aceasta se construiete criteriul n domeniul B3:B4. Pentruargumentul field putei introduce fie adresa celulei care conine numele cmpului fie numrul acestuia (a cta coloan din tabel este cea asupra creia dorii s aplicai calculul) numr care ar putea fi i rezultatul unei funcii MATCH (cutarea numelui cmpului n antetultabelului)

Astfel cele trei variante ar fi urmtoarele:

Alte funcii uzuale pentru baze de date i liste

Funcia DCOUNT()

Descriere ntoarce numrul de nregistrri a cror cmpuri numerice coincid cu un criteriu ntoarce numrul nregistrrilor nevide a cror cmpuri numerice coincid cu un criteriu ntoarce valoarea unui cmp specificat pentru o singur coinciden de nregistrare cu un criteriu ntoarce valoarea maxim a unui cmp specificat pentru nregistrri care coincid cu un criteriu ntoarce valoarea minim a unui cmp specificat pentru nregistrri care coincid cu un criteriu ntoarce produsul valorilor unui cmp specificat pentru nregistrri care coincid cu un criteriu ntoarce suma valorilor unui cmp specificat pentru nregistrri care coincid cu un criteriu

DCOUNTA()

DGET()

DMAX

DMIN()

DPRODUCT()

DSUM()

Toate funciile de mai sus au aceleai argumente ca i DAVERAGE:

Dxxxxxxx (database, field, criteria)

database baza de date field cmp criteria criteriu

este domeniul ce conine baza de date sau lista

este cmpul utilizat n funcie

este domeniul ce conine criteriile

Funcii de analiz statistic


n practic, de multe ori, avei nevoie n analiza unui ir de valori de stabilirea tendinei centrale a unui grup de numere ntr-o distribuie statistic.

Cele mai comune mrimi ale tendinei centrale sunt:

o Medie(funcia AVERAGE) care este media aritmetic i se calculeaz prin adunarea unui grup de numere i mprirea la numrul de elemente al grupului. De exemplu, media numerelor 2, 3, 3, 5, 7 i 10 este 30 mprit la 6, adic 5. o Median (funcia MEDIAN)care este numrul din mijloc al unui grup de numere; adic jumtate dintre numere au valori mai mari dect medianul i jumtate au valori mai mici. De exemplu, medianul pentru 2, 3, 3, 5, 7 i 10 este 4. o Mod(funcia MODE) care este cel mai ntlnit numr dintr-un grup de numere. De exemplu, mod pentru 2, 3, 3, 5, 7 i 10 este 3. n cazul unei distribuii simetrice a unui grup de numere, aceste trei msuri de tendin central sunt identice. n cazul unei distribuii asimetrice a unui grup de numere, pot fi diferite.

Median

Returneaz numrul median al numerelor date. Prin median se n-elege numrul din mijlocul unui set de numere.

Sintaxa funciei este:

MEDIAN(number1;number2;...)

Number1, number2, ... sunt de la 1 pn la 255 de numere pentru care calculai medianul.

o Dac n set este un numr par de numere, atunci MEDIAN calculeaz media a dou numere din mijlocul setului. Vezi a doua valoare din exemplu. o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin numere. o Valorile logice i reprezentrile text ale numerelor pe care le tastai direct n lista de argumente sunt numrate. o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n calcule. o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere cauzeaz erori.

Mode
Returneaz valoarea care apare cel mai frecvent sau se repet, ntr-o matrice sau ntr-un interval de date.

Sintaxa funciei este:

MODE(number1;number2;...)

Number1, number2, ... sunt de la 1 pn la 255 de argumente pentru care vrei s calculai valoarea mode. Avei posibilitatea de asemenea s utilizai o singur matrice sau o referin a unei matrice n locul argumentelor separate prin virgul.

o Argumentele pot s fie numere sau nume, matrice sau referine care conin numere. o Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse n calcule. o Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere cauzeaz erori. o Dac setul de date nu conine nicio valoare duplicat, MODE returneaz valoarea de eroare #N/A.

Forecast funcie de estimare liniar


Funcia Forecast calculeaz, estimeaz o valoare viitoare plecnd de la un eantion de date cunsocute, avnd la baz regresia liniar. Eantionul de date cunoscute este reprezentat n dou iruri de numere cunoscute x i y, associate astfel: La valoarea X1 a corespuns valoarea Y1 La valoarea X2 a corespuns valoarea Y2. La valoarea Xn a corespuns valoarea Yn Avnd n vedere corespondenele de mai sus, care va fi valoarea estimat pentru Xn+1?

Sintaxa funciei este:

FORECAST(x, known ys, known xs)

Sfera de aplicabilitate este mare, deoarece se pot modela scenarii din lumea real n domenii diverse. Funcia Forecastestimeaz valorile viitoare bazndu-se pe o relaie liniar ntre cele dou iruri de date X i Y. Prin urmare, dac observai c un model de cretere liniar se potrivete cu datele dumneavoastr reale, utilizai aceast funcie. De exemplu,: pentru lunile ianuarie mai 2005( reprezentate n tabel la adresele B3:B8) vnzrile realizate apar trecute n tabelul de mai jos (C3:C8):

Plecnd de la aceste date concrete, se pot estima vnzrile pe urmtoarea lun utiliznd funcia forecast ca n imaginea de mai sus.

GROWTH- estimare exponenial


Funcia Growth calculeaz, estimeaz mai multe valori viitoare avnd la baz un eantion de valori cunoscute, pe modelul unei creteri exponeniale. Dac funcia Forecast modela o cretere liniar, n cazul Funciei Growth avem cu un ritm de cretere mult mai rapid, cel exponenial. Dac acest model se potrivete cu datele dumneavostr reale, utilizarea lui este similar cu funcia Forecast.

Sintaxa funciei Growth:

GROWTH(known_y's,known_x's,new_x's,const)

Funcii condiionale
n funcie de tipul operaiei efectuate, aceste funcii sunt cuprinse n categorii diferite (AVERAGEIF, AVERAGEIFS,SUMIF i SUMIFS n categoria funciilor matematice, COUNTIF i COUNTIFS n categoria funciilor statistice) ns toate returneaz rezultatul operaiei respective doar pentru nregistrrile corespunztoare unui criteriu. V prezentm mai jos funciile COUNTIF i COUNTIFS, pentru toate celelalte metoda de lucru este similar.

COUNTIF
Funcia COUNTIFsocotete numrul celulelor nevide dintr-un domeniu, care respect un criteriu dat.

Sintaxa funciei este: COUNTIF (range, criteria)

range domeniu criteria criteriu

este domeniul pentru care se calculeaz celulele nevide

este un criteriu sub form numeric, expresie sau text de ex.: 100, >100, "Loan accounts"

Deschidei fiierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul COUNTIF i studiai funcia COUNTIF.

n exemplul de mai jos funcia COUNTIF este utilizat pentru numrarea celulelor nevide care ndeplinesc criteriul ca cifra de afaceri s fie >300,000.

COUNTIFS
Contorizeaz numrul de celule dintr-un interval care ntrunesc mai multe criterii. Sintaxa funciei este: COUNTIFS (interval1, criterii1,interval2, criterii2) Interval1, interval2, sunt intervale de la la 1 la 127 n care se evalueaz criteriile asociate. Celulele din fiecare interval trebuie s fie numere, matrice sau referine care conin numere. Se ignor valorile text i valorile necompletate. sunt criterii de la 1 la 127 sub form de numr, expresie, referin n celul sau text care definete care celule vor fi contorizate. De exemplu, criteriile se pot exprima ca 32, "32", ">32", "mere" sau B4.

Criterii1, criterii2,

o Fiecare celul din interval este contorizat numai dac toate criteriile corespunztoare specificate pentru celul sunt adevrate. o Dac criteriul este o celul necompletat, COUNTIFS o trateaz ca pe o valoare 0. o Avei posibilitatea s utilizai metacaractere n criterii, cum ar fi semnul de ntrebare (?) i asteriscul (*). Un semn de ntrebare se potrivete cu orice caracter unic, asteriscul se potrivete cu orice secven de caractere. Dac dorii s gsii un semn de ntrebare sau asterisc, tastai tilda (~) nainte de caracter.

Funcii financiare
Funciile financiare pe baz de anuiti opereaz cu o investiie sau un depozit la care toate plile sunt egale i efectuate la intervale regulate de timp. La introducerea argumentelor trebuie s inei cont de urmtoarele reguli: Plile pe care le efectuai (de exemplu depozite de economii) vor fi reprezentate prin numere negative Sumele pe care le primii (de exemplu dobnzi din economii, credite) vor fi reprezentate prin numere pozitive.

PV, Present Value - valoare prezent


Funcia PV, calculeaz o valoare a unei investiii (anuitate). Valoarea prezent este suma veniturile viitoare discountate referitoare la prezent. Sintaxa:

PV(rate, nper, pmt, [fv],[type])


rate rata dobnzii nper numr de perioade pmt mrimea plii fv valoare viitoare type tip dobnda sau rata de discount pe perioad. Dac se utilizeaz perioade lunare i rat anual, rata se mparte la 12; numrul de perioade de plat de ex. dac plile sunt lunare pe o perioad de 2 ani, numrul de perioade este 24;

plata periodic. Aceasta trebuie s rmn constant pe perioada plii. n mod normal aceast sum include capitalul principal, fr cheltuieli sau taxe. valoarea viitoare este o valoare care rmne dup ultima plat. Acest cmp este opional, iar dac este omis, va considerat zero. este 0 dac plata se face la sfritul perioadei i 1 dac plata se face la nceputul fiecarei perioade

Exemplu:O persoan fizic dorete s economiseasc 500000 pe o durat de 20 ani cu o plat lunar fix n valoare de 150 . Care este avansul pe care trebuie sa-l depun tiind c banca percepe o dobnd anual de 15%?

Deschidei fiierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul PV i studiai funcia Present Value.

FV, FutureValue - valoare viitoare

Sintaxa:

FV(rate, nper, pmt,[pv],[type])


Funcia FV calculeaz valoarea final a unei investiii. Valoarea final se obine prin adugarea dobnzii. Exemplu: O persoan fizic dorete efectuarea unui plasament de 25 000 pe o perioad de 9 ani la o banc ce ofer o dobnd anual de 8 %. Persoana urmeaz s depun la banc lunar, alturi de depozitul iniial cte 500 pe aceeai perioad. Cu ajutorul funciei FV se calculeaz valoarea viitoare a sumei depuse.

Deschidei fiierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul FV i studiai funcia Future Value.

PMT, Payment - plata pe baz de anuiti


Funcia PMT calculeaz valoarea plilor periodice pentru o investiie sau un mprumut.

Sintaxa:

PMT(rate, nper, pv, [fv], [type])


Pentru o descriere mai complet a argumentelor din PMT, vezi funcia PV. Rate este rata dobnzii pentru mprumut. Nper este numrul total de pli pentru mprumut. Pv este valoarea actualizat sau suma total pe care o valoreaz n prezent o serie de pli viitoare, denumit i capital de baz. Fv este valoarea viitoare sau balana n numerar la care vrei s ajungei dup efectuarea ultimei pli. Dac fv este omis, se presupune a fi 0 (zero), ceea ce nseamn c valoarea viitoare a mprumutului este 0. Type este numrul 0 (zero) sau 1 i indic momentul cnd sunt datorate plile.

Exemplu: Dorii s depunei anual o sum constant ntr-un cont de economii cu o rat a dobnzii de 12% pe an i dup 15 ani s avei economisit suma de 80 000 EUR. Care trebuie s fie suma pe care trebuie s o economisii anual: a) la plata anual a dobnzii; b) cu dobnd pe mai puin de un an (de exemplu , 2 termene de plat pe an) c) la plata lunar a dobnzii Argumentul pv rmne necompletat deoarece se pornete fr depunere iniial.

=PMT(B1;B2;0;B3) =PMT(B1/2;B2*2;0;B3) =PMT(B1/12;B2*12;0;B3)

Deschidei fiierul ExExcel2007.xls, foaia de calcul PMT i studiai funcia PMT.

Exerciii

Deschidei foaia de calcul tabel _angajai din fiierul angajai. Introducei un nou cmp numit Vechime i calculai vechimea n ani a fiecrui angajat. Adugai un cmp numit Spor Vechime care s conin valoarea sporului de vechime n funcie de grila de vechime urmtoare: pentru vechime <= 3 ani - nu se acord spor de vechime (adic este zero) pentru vechime cuprins ntre (3 i 5+ ani - spor de vechime 5% din salariu de ncadrare pentru vechime cuprins ntre *5 i 10) ani - spor de vechime 10% din salariu de ncadrare pentru vechime cuprins ntre *10 i 15) ani - spor de vechime 15% din salariu de ncadrare pentru vechime cuprins ntre *15 i 20) ani - spor de vechime 20% din salariu de ncadrare pentru vechime de peste 20 ani - spor de vechime 25% din salariu de ncadrare Rezolvai problema cu ajutorul funciei IF. Rezolvai cerina de mai sus folosind funcia VLOOKUP cu argumentul true.

Introducei un nou cmp Salariu Brut n care adunai salariul de ncadrare cu sporul de vechime, un cmp Impozit n care calculai 16% din salariul brut i un cmp Salariu net ca diferen ntre salariul brut i impozit. Care este numrul angajailor de la departamentul Contabilitate? S se determine numrul de angajai cu peste 10 ani vechime. S se afieze media de vrst a angajailor din societate i cea mai frecvent vrst (funciile AVERAGE i MODE). S se calculeze suma salariilor nete pentru angajaii cu vechime de peste 15 ani

Deschidei foaia de calcul DAVERAGE.Presupunnd c n urmatorul tabelcoloana No of Sales conine valoarea vnzrilor pe fiecare produs din fiecare sucursal, calculai pentru produsul PRINTER urmtoarele valori:

Product Printer Printer Printer Printer Printer LAN_Interface LAN_Interface LAN_Interface Computer Computer Computer

Branch Cluj Craiova Bucuresti Timisoara Botosani Bucuresti Craiova Cluj Bucuresti Craiova Cluj

No of Sales 25 17 120 64 33 1200 876 834 300 512 245

Valoarea total a vnzrilor ; Media vnzrilor pe fiecare sucursal ; Valoarea maxim a vnzrilor ; Valoarea minim a vnzrilor; Introducein lista din foaia de calcul Forecast valori i pentru celelalte luni, pn la sfritul anului. Calculai, folosind estimarea liniar, tendina pn la sfritul anului. luna 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 vanzari 2005 2,500.00 3,450.00 1,567.00 2,234.00 1,623.00 1,835.00 1,387.60

11 12 13 Aceeai cerin pentru foaia de calcul Growth utiliznd estimarea exponenial. n foaia de calcul Vlookup2 introducei n celulele B26:E26 formulele potrivite astfel c la introducerea numrului de telefon n celula A26 s fie afiate pe aceeai linie datele corespunztoare din tabel. (Indicaie: utilizai funcia VLOOKUP cu argumentul false) Introduceti numarul de telefon 2124094378 First Name Last Name Address City

Capitolul 4 _________________________________________

UTILITARE AVANSATE DE ANALIZ A DATELOR

Utilizarea tabelelor de ipoteze (Data Table)


Un tabel de ipoteze analizeaz impactul generat de o variabil sau de dou variabile asupra rezultatului unei formule care utilizeaz aceste variabile. Pentru a crea asemenea tabele:

Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data

Clic pe Data Table pentru a crea un tabel de ipoteze fie bazat pe diverse valori ale unei singure variabile fie pe un set de valoripentru fiecare din cele dou variabile pe care se bazeaz un tabel bidimensional.

Tabele de ipoteze bazate pe o variabil

S presupunem c avem de realizat o situaie statistic la nivel de societate i vrem s calculm media salariilor pe departamente. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul funciei DAVERAGE aplicat tabelului Angajati pe cmpul Salariul folosind criteriul:

Departament IT

Dac dorim ns s afim media salariilor pentru toate departamentele ar trebui s folosim cte un criteriu pentru fiecare departament. ntruct criteriul reprezint un argument pentru funcia DAVERAGE putem sa-l considerm variabil i folosind tabelele de ipoteze s afim valoarea funciei pentrru diverse valori ale acestei variabile astfel:

se aplic funcia DAVERAGE pentru o valoare a variabilei (n cazul nostru IT)

scriei valorile cu care dorii s nlocuii variabila IT n formulpe rndul de deasupra celui n care ai scris formula, ncepnd cu coloana urmtoare, ca n figura:
IT 3555.952381 Contabilitate Marketing Resurse umane

selectai tabelul de dou linii astfel format i selectai Data Table n modul prezentat mai sus n caseta de dialog Data Table alegei pentru Row Input Cell celula care conine valoarea IT din zona n care ai scris criteriul corespunztor celui de-al treilea argument al funciei i apsai OK

Vei obine urmtorul rezultat:

IT Media salariilor 3555.952381

Contabilitate 3369.230769

Marketing 3387.142857

Resurse umane 3170

n cazul n care dorii s scriei pe coloan valorile pe care trebuie s le ia variabila aleas, poziia acestora fa de celula n care este scris funcia trebuie s fie urmtoarea: Formula
IT Valori cu care se nlocuiete variabila aleas Contabilitate Marketing Resurse umane 3555.952381

i n caseta de dialog Data Table alegei opiunea Column input cell.

Tabele de ipoteze bazate pe dou variabile

n cazul n care dorim s realizm o situaie statistic la nivel de sociatate i trebuie s calculm suma salariilor pe departamente i funcii.

Construim un criteriu:

Departament IT

Functie analist

i utiliznd funcia DSUM pe tabelul Angajai pe coloana Salariul avnd ca i criteriu domeniul de mai sus vom determina suma salariilor analitilor din departamentul IT.

Numrul total de aplicri ale funciei DSUM este egal cu cardinalulprodusului cartezian dintre departamente i funcii, n total 24 de operaii. Pentru a evita o asemenea situaie putem folosi tabelele de ipoteze n dou variabile: una reprezentat celula care conine numele departamentului n criteriu iar cealalt, celula care conine numele funciei angajatului.

Datele cu care va fi nlocuit funcia angajatului le vom scrie pe linie (cap de tabel), cele care vor nlocui numele departamentului pe coloan (cap de rnd), iar n celula aflat la intersec-ia celor dou domenii se scrie formula (n cazul nostru funcia DSUM) ca n figura urmtoare:

39650 IT Contabilitate Marketing Resurse umane

analist

contabil

economist merceolog

operator

programator

Selectai acest tabel i n caseta Data Table pentru Row input cell selectai celula ce conine n cadrul criteriului funcia angajatului iarn Column input cell celula ce conine numele departamentului n criteriul utilizat n definiia funciei.

Se obine urmtorul rezultat:

39650 IT Contabilitate Marketing Resurse umane

analist 39650 0 0

contabil 0 35950 0

economist merceolog 33200 33900 45550 0 17750 73000

operator 21150 0 0

programator 55350 0 0

15850

ntr-un tabel de date putei modifica formula iniial, datele care sunt introduse ca i cap de rnd i/sau cap de coloan dar nu putei modifica datele obinute ca i rezultat al tabelului de ipoteze.

Funcii obiectiv (Goal seek)


n mod tipic n Excel se introduc date n anumite celule, se fac calcule, iar rezultatul se pune n alt celul. Goal seek inverseaz procesul i determin ce valoare este necesar n datele iniiale pentru a ajunge la rezultatul dorit.

Fr a utiliza Goal seek se calculeaz plile pe care trebuie s le facei dac mprumutai o valoare de 20000$ pe care o napoiai n 4 ani la o rat a dobnzii de 12%.

Calculele pot consta n mai multe variabile, dar Goal seek permite manipularea unei singure variabile. Goal seek utilizeaz o metod iterativ pentru a gsi soluia, ncercndu-se diferite serii de valori pn ce se determin o convergen ctre soluie.

Pentru a utiliza Goal seek:

Pe foaia de calcul, se completeaz datele de intrare, formulele i rezultatul de ieire Selectai opiunea Goal Seek din lista What-If Analysis din grupul Data Tools al filei
Data

Va aprea fereastra de dialog Goal Seek

n opiunea Set cell:, se introduce referina


celulei care conine formula. Goal seek poate aciona numai ntr-o celul unde se d o formul n zona To value:, se introduce rezultatul ateptat n zona By changing cell:, se introduce referina celulei (variabile) ce se dorete s se modifice pentru a ajunge la rezultatul dorit

n exemplul de mai sus, se dorete s se rspund la ntrebarea: Ce valoare voi putea mprumuta, dac a plti $300 pe lun?

Se apas butonul OK pentru a definitiva oparaia. Dup apariia rezultatului, se poate menine acesta apsnd butonul OK sau se poate
renuna, revenind la valorile originale, apsnd butonul Cancel.

Goal seek utilizeaz un proces iterativ, iar pentru operaii complexe poate dura mult timp. Pentru a opri Goal seek, se selecteaz butonul Pause din dialogul strii Goal Seek Status. Se poate opera procesul executnd cte o operaie o dat utiliznd butonul Step. Se apas butonul Continue pentru a reporni Goal seek.

Scenarii
n afaceri, se opereaz cu diferite variante de supoziii, presupuneri i estimri. Fiecare dintre acestea se pot schimba i se dorete s se poat vizualiza rezultatele lund n consideraie diferite seturi de date sau scenarii. n exemplul de mai jos, se pot modela efectele schimbrilor n valoarea mprumutului, rata procentual sau perioadele de plat.

Valorile diferite pentru fiecare celul de intrare pot fi reprezentate ntr-un scenariu specific cu un anumit nume. Aceste scenarii pot fi vizualizate separat.

Stabilirea scenariilor

Se decide ce celule vor fi folosite coninnd valori ce se vor schimba. Excel


denumete aceste celule: Changing Cells (32 maximum)

Aceste celule nu trebuie s fie formule

n acest exemplu, B1 pn la B3 reprezint celulele care se schimb Changing cells Dac se lucreaz cu foi de calcul complexe, fiecare celul trebuie definit individual.
Se pot utiliza nume pentru definirea de referine n formule. Introducei scenariul n foaia de calcul. Scenario Manager din lista What-If Analysis a grupului Dta Tools din fila Data Se va afia dialogul Scenario Manager .

Se apas butonul Add... Aceasta va antrena dialogul Add Scenario

Se d un nume scenariului n Scenario Name: box n opiunea Changing Cells: box, se introduc ireferinele la celulele care se vor
schimba Acestea pot fi introduse ca domeniu Celulele ne-adiacente pot fi separate prin virgule Celulele se pot selecta i cu ajutorul mouse-ului. n opiunea Comment:, se introduce descrierea scenariului. Se selecteaz butonul OK pentru execuie Se va afia dialogul Scenario Values

Se introduc valorile schimbate Dac s-au specificat mai multe celula pentru a fi modificate, apar mai multe opiuni
pentru a fi completate. Pentru a aduga mai multe scenarii, se apas butonul Addi se revine la dialogulAdd Scenario.

Generarea unui sumar de scenarii

Se poate genera un raport sumar al scenariilor n care se afieaz efectul pentru diferitele valori ale variabilelor

Pentru generarea unui sumar de scenarii

Se activeaz Scenario Manager Se apas butonul Summary Se va afia dialogul Scenario Summary:

Se alege Scenario Summary Celulele rezultante Result Cells: este opional pentru raportul sumar. Acesta este
folosit pentru a include acele celule care dein formule ce depind de celulele are se schimb Se selecteaz butonul OK pentru a realiza operaia. Se va genera un sumar al scenariilor:

Raportul sumarului scenariilor va conine butoane de analiz/sintez care pot ascunde sau afia diferite nivele de subtotaluri.

Aplicaia Solver
Solver este un add-in al programului Excel, ce trebuie instalat i adugat filei Data. Pentru a-l instala dai clic pe Microsoft Office Button, Excel options, categoria Add-Ins i clic pe butonul Go. Bifai caseta din dreptul Solver Add-in i clic pe butonul OK.

Acest utilitar identific valoarea optim a unei formule dintr-o celul (celula int) modificnd valoarea mai multor parametri implicai n formula respectiv. Solver lucreaz cu mai multe celule Excel (celule ajustabile) relaionate direct sau indirect cu celula int, modificnd valoarea lor conform cu constrngerile i specificaiile utilizatorului. Putei utiliza Solver pentru a afla valoarea maxim i minim a unei formule schimbnd valorile celulelor ajustabile.

S lum ca exemplu figura de mai jos:

n obinerea profitului(celula B15) intr urmtorii factori:

Factorul sezonier- celulele B3:E3 Numrul de produse vndute - celulele B5:E5 Costuri associate cu vnzarea produselor - celulele B7:E7 Cheltuieli cu personalul de la vnzri- celulele B10:E10 Cheltuieli cu publicitatea produselor vndute- celulele B11:E11 Cheltuieli administrative- celulele B12:E12

Profitul final din celula B15 depinde de toi factorii menionai mai sus, prin urmare de celulele aferente din tabel. Conducerea companiei dorete maximizarea profitului final(B15), tiind c se pot modifica cheltuielile cu publicitatea (B11:E11), avnd ns constrngerea c bugetul de publicitate total(F11) nu poate depi 40 000 $. Pentru aceasta apelm la plicaia Solver, ca n figura urmtoare, avnd grij s introducem corespunztor celulele corespunztoare astfel: Celula int : B15 deoarece se dorete maximizarea profitului Se selecteaz funcia Max, corespunztor cerinei problemei Celulele ajustabile sunt B11:E11 deoarece reprezint cheltuielile cu publicitatea. Constrngerea se aplic pe celula F11 deoarece reprezint totalul cheltuielilor cu publicitatea.

Se apas butonul Solve pentru aflarea rspunsului optim. Odat ce Solver a identificat o soluiesuntei ntrebat dac dorii pstrareavalorilornoi obinute.

Rezultatul va aprea scris in tabelul iniial.

Exerciii

Deschidei fiierul Angajati foaia de calcul tabel_angajai. 1. Introducei o nou foaie de calcul numit rapoarte 2. S se afieze suma salariilor nete pe departamente (utilizai funcia DSUM i un tabel de ipoteze cu o variabil). 3. S se afieze salariul maxim pe funcii (DMAX) 4. S se calculeze media salariilor pe filiale i departamente. (DAVERAGE i un tabel de ipoteze cu dou variabile) 5. S se calculeze mrimea plilor lunare aferente unui credit de 120 milioane lei, contractat pe 5 ani, pentru mai multe variante de rata a dobnzii (4%-12%) i de perioade de rambursare (1-5 ani):

6. Deschidei foaia de calcul goalseek. Ce salariu de ncadrare ar trebui s aib un angajat dac la angajare negociaz un salariu net n valoare de 3000 lei?

7. Deschidei fiierul ExExcel2007, foaia de calcul vanzari.

8. Clic pe butonul What-If Analysis din grupul Data Tools al filei Data i alegei Scenario Manager. Apare fereastra Scenario Manager. Dai clic pe butonul Add. 9. n fereastra Add Scenario, n caseta Scenario Name introducei textul Cele mai bune vnzri i apsai tasta Tab. n casetaChanging Cells specificati adresele celulelor pe care doriti sa le schimbati adica domeniulC5:C8 10. Dati click pe butonul OK din caseta de dialog Add Scenario. Apare caseta Scenario Values in care se introduc valoricare reprezint numarul posibil de vanzari: pentru C5 introducei valoarea 1 500 000 pentru C6 introducei valoarea 1 800 000 pentru C7 introducei valoarea 1 500 000 pentru C8 introducei valoarea 1 600 000 11. Click pe butonul Add pentru ava reintoarce in caseta Add Scenario. 12. Urmai aceiai pai ca mai sus pentru a crea un nou scenariu numit Cele mai sczute vnzari . Pentruultimul pasintroduceti valorile: pentru C5 introducei valoarea800 000 pentru C6 introducei valoarea900 000 pentru C7 introducei valoarea700 000 pentru C8 introducei valoarea600 000 13. Pentru a vedea modificrile n foaia de calculselectai mai nti scenariul Cele mai bune vnzari, apoi apsai butonul Show din caseta Scenario Manager. 14. Selectai apoi scenariul Cele mai slabe vnzari apasati butonul Show i vizualizai schimbrile. 15. Pentru a vedea sumarul acestor scenarii (Summary Scenario) n aceeai caset de dialog Scenario Manager apsai butonul Summary. Se obine:

Capitolul 5________________________________________

TABELE PIVOT

Tabele Pivot
Tabelele pivot reprezint o facilitate puternic a Excelului ce permite nsumarea i analiza datelor n maniere diferite. Pe scurt, acestea permit nsumarea datelor ntr-un cmp (denumit cmp de tip date - Data Field) i organizarea acestora corespunztor datelor n al doilea cmp (denumit cmp de tip linie -Row Field). Avantajul tabelelor pivot este c ele permit diferitelor cmpuri i categorii s fie aranjate i manipulate uor prin pivotare. Deschidei fiierul ExExcel2003.xls foaia de calcul Filtrare, copiai-o ntr-un alt fiier, schimbai-i numele n Tabele Pivot i studiai modul de creare a unui tabel pivot. n exemplul urmtor:

datele pot fi nsumate pe sucursale - Branch

Pentru a crea o tabel pivot

Selectai o singur celul a sursei de date i aplicai una din urmtoarele metode: Clic pe fila Insert i apoi Pivot Table din grupul Tables Dac sursa de date e formatat ca tabel, n fila Design, n grupul Tools sub TableTools selectai Summarize With Pivot Table Dup ce ai aplicat oricare din cele dou metode apare fereastra Create Pivot Table.

n mod implicit tabelul pivot va fi plasat ntr-un nou worksheet dar dac dorii s-l plasai ntr-o locaie anume alegei locaia dup ce bifai opiunea Existing Worksheet. Excel genereaz un format de tabel necompletat n zona din stnga foii de calcul. Se deschide automat n dreapta fereastra PivotTable Field List.

Dup ce creai un raport PivotTable sau PivotChart, utilizai Lista de cmpuri PivotTable pentru a aduga cmpuri. Dac dorii s modificai un raport PivotTable sau PivotChart, utilizai Lista de cmpuri pentru a rearanja i elimina cmpuri. n mod implicit, Lista de cmpuri PivotTable afieaz dou seciuni: o seciune n partea de sus pentru adugarea i eliminarea cmpurilor i o seciune de aspect n partea de jos pentru rearanjarea i repoziionarea lor. Avei posibilitatea s fixai Lista de cmpuri PivotTable n oricare parte a ferestrei i s o redimensionai orizontal. De asemenea, avei posibilitatea s deblocai Lista de cmpuri PivotTable, caz n care se poate redimensiona att vertical, ct i orizontal. Dac nu vedei Lista de cmpuri PivotTable, asigurai-v c facei clic pe raportul PivotTable sau PivotChart. Dac tot nu vedei Lista de cmpuri PivotTable, pentru un raport PivotTable, n fila Options, n grupul Show/Hide, facei clic pe Field list, iar pentru un raport PivotChart, n fila Analyze, n grupul Show/Hide, facei clic pe Field list. Pentru stabilirea poziiei cmpurilor n tabelul pivot tragei numele cmpului n zona Report Filter, Column Labels, Row Labels sau Values n funcie de modul n care dorii ca datele s fie prelucrate n raport. n zona Values se introduc de obicei date crora li se poate aplica o operaie aritmetic (date numerice), situaie n care Excel introduce implicit suma valorilor (subtotaluri) pentru fiecare schimbare n fiecare cmp din zona de tip linie Row. n momentul n care dati clic pe tabelul pivot se activeaz dou file: Options i Design n fila Options avei urmtoarele grupuri: Pivot Table: aici putei denumi tabelul n caseta Pivot Table Name sau putei stabili proprietile generale ale tabelului pivot, proprieti pe care le putei activa din fereastra PivotTable Options

Active Fieldn care putei denumi cmpul activ.

n cazul n care cmpul activ esteValues (n care funcia implicit pentru cmpuri numerice este SUM iar pentru celelalte COUNT) putei modifica metoda de calcul prin selectarea opiunii Field Settings. Apare urmtoarea caset de dialog:

n fila Summarize byputei alege o alt funcie dup care se va face calculul, iar n fila Show values as putei personaliza metoda de calcul pentru a calcula procente din totalul general, din totalul pe rnd sau coloan, pentru determinarea diferenei fa de un item, etc. Pentru a realiza un calcul corect funcia de baz trebuie s fie SUM i o selectai iniial n fila Summarize by.

Dac niciuna din opiunile din lista propus nu satisface cerinele de analiz pe care dorii s le aplicai asupra datelor, Excel ofer posibilitatea adugrii unor cmpuri calculate. Pentru aceasta, selectai o celul oarecare din tabelul pivot pentru a activa fila Options. n grupul Tools clic pe butonul Formulas. Apare urmtoarea fereastr:

n caseta Name completai numele cmpului calculat iar n caseta Formula scriei formula de calcul pe baza creia se vor completa datele din acest cmp. Spre exemplu, n tabelulcomenzi din foaia de calcul Lista?comenzi a fiierului Comenzi introducem n tabelul pivot un nou cmp calculat Valoare obinut prin nmulirea cantitii comandate cu preul unitar. Pentru aceasta, n caseta formula introducem numele cmpului Quantity selectnd-ul din lista Fields i apsnd butonul Insert Field. Scriem apoi de la tastatur operatorul * i introducem apoi numele celui de-al doilea cmp prin aceeai metod.

n tabelul pivot va aprea noul cmp calculat, Sum of Valoare:

Pentru a afia lista cmpurilor calculate mpreun cu formula utilizatdai clic pe butonul Formulas din grupul Tools al filei Options. n meniul care se afieaz alegei List Formulas. Excel va afia lista ntr-un nou worksheet astfel:

Group. Tabelul pivot grupeaz valorile cmpurilor n funcie de ordinea n care acestea au fost introduse n zona de cmpuri. Dac dorii s realizai o grupare personalizat selectai itemii pe care dorii s-i includei ntr-un grup i apoi acionai butonul Group selection din seciunea Group a filei Options. Degruparea se realizeaz prin acionarea butonului Ungroup. n cazul n care dorii o grupare semiautomat a datelor (spre exemplu grupare pe trimestre a datelor calendaristice) utilizai opiunea Group Field care permite gruparea unui numar exact de itemi, gruparea datelor calendaristice pe anumite intervale, etc. n funcie de tipul de date coninute de cmpul pe care se realizeaz gruparea. De exemplu, n foaia de calcul detalii_comenzi dac realizm un tabel pivot cu produsele comandate pe date calendaristice, putem grupa aceste date trimestre.

Prin colapsare (butonul rezultat:

din grupul Active field al filei Options) obinem urmtorul

Prin dublu clic pe orice valoare de sumarizare din tabelul pivot Excel afieaz ntr-un nou worksheet datele din tabelul iniial pe baza crora s-a fcut subtotalul respectiv. Putei de asemenea sorta datele din tabelul pivot utiliznd opiunile de sortare din grupul Sort al filei Options. n grupul data avei opiunile de actualizare a datelor din tabelul pivot cnd datele din tabelul surs sunt modificate sau de a modifica proprietile conexiunii n situaia n care tabelul pivot a fost generat pe baza datelor din surse externe. Putei de asemenea renuna la afiarea antetului de cmp sau la butoanele de structur ierarhic (+ sau -). n fila Design avei la dispoziie cteva opiuni de afiare a datelor din tabelul pivot din punctul de vedere al aspectului raportului n vederea tipririi.

Grafice pivot (Pivot Charts)


n grupul Tools al filei Options, prin acionarea butonului PivotChart se deschide fereastra Insert Chart prin intermediul creia putei alege tipul de grafic pe care dorii sa-l utilizai n reprezentarea datelor din tabelul pivot.

Apare fereastra PivotChart Filter Pane care v prezint informaii despre cmpurile active din grafic. Putei oricnd modifica modul de vizualizare, care s fie datele pe care dorii s le evideniai grafic i putei modifica absolut toate cmpurile sau modul de calcul, ca i n cazul tabelelor pivot.

Graficul pivot poate fi formatat n acelai mod n care se formateaz graficele obinuite dup cum ai vzut n Capitolul 1. La un clic pe zona graficului pivot se activeaz filele Design, Layout, Format, Analyze prin intermediul crora se poate interveni asupra elementelor graficului: Titlu, axe, linii de tendin etc.

Exerciii

Deschidei foaia de calcul Subtotaluri.

Creai un tabel pivot ce are ca surs tabelul existent n aceast foaie cu urmtoarea structur: Coloana Product cmp de tip column; Coloana Branch cmp de tip row; Coloana No of Sales cmp de tip Value;

Cu ajutorul tabelului pivot vizualizai subtotalurile pe produse, apoi pe sucursal .

Adugai funciile Min, Max, Avarage pentru a vizualiza valoarea maxim, minim i media vnzrilor pe sucursale.

Scoatei funciile Min, Max i Avarage adaugate la punctul 4.

Afiai urmtoarele informaii de analiz a vnzrilorsucursalelor din provincie fa de Bucureti:

Cu ct a vndut fiecare sucursal, mai mult sau mai puin, fa de Bucureti; Cu ct la sut avndut fiecare sucursal, mai mult sau mai puin, fa de Bucureti; Care este contribuia fiecrui produs la total vnzri pe societate? Care este contribuia fiecrei sucursale la total vnzri pe societate? Care este contribuia fiecrui produs din cadrul fiecrei sucursale la total vnzri pe societate?

Creai un grafic avnd ca surs un tabel pivotce afieaz vnzrile produselorpefiecare sucursal.

Creai un grafic avnd ca surs un tabel pivotce afieaz vnzrile sucursalelorpe fiecare produs.

Capitolul 6________________________________________

MACROINSTRUCIUNI

MACROINSTRUCIUNI MACROS
Macroinstruciunile pot fi gndite ca mici programe ce conin o list de instruciuni. Ele combin un numr de comenzi, funcii i instruciuni ntr-o singur procedur ce poate fi apelat uor.

O macroinstruciune Excel poate executa tot ce poate executa Excel. n forma sa simpl, ea poate automatiza mici sarcini repetitive. n mna unui expert, se pot crea aplicaii foarte elaborate.

Crearea i modificarea unei macroinstruciuni


Primul pas n crearea unei macroinstruciuni este planificarea procesului pe care dorii s-l automatizai. Calculatoarele actuale sunt destul de rapide astfel c nregistrarea unui pas n plus nu produce ntrzieri semnificative n schimb lipsa unuia poate afecta ntregul proces i suntei nevoii s renregistrai macroinstruciunea. Dup planificarea procesului putei crea o macroinstruciune utiliznd butonul Record Macro din lista Macros a grupului cu acelai nume din fila View. n caseta de dialog care apare:

Se poate completa numele macroinstruciunii i descrierea sa n Macro Name: i Description Se poate completa o liter n Shortcut Key dac se dorete ca macroinstrucinuea definit s poat fi invocat i prin apsarea tastei Ctrl i litera specificat Folosind seciunea Store macro in se poate alege locul de memorare a macroinstruciunii curente, care poate fi:

Personal Macro Workbook - dac se folosete pentru uz personal. Aceast macroinstruciune personal este memorat ntr-o carte de lucru (Personal Macro Workbook) separat, numit PERSONAL.xlsb i care trebuie s fie nregistrat n subcatalogul "C:\Program Files \Microsoft Office \Office \XLStart". Cnd se lanseaz Excelul, aceast macroinstruciune va fi ncrcat automat n memorie. This Workbook - dac macro este necesar numai n fiierul actual New Workbook - dac macro este creat pentru toate fiierele noi

Se selecteaz butonul OK. Se execut toi paii care se doresc s se nregistreze n macroinstruciune pentru a fi executai la lansarea acesteia. Cnd se consider c s-a terminat se acioneaz butonul de Stop Recording care apare n locul butonului Record Macro din grupul Macros al filei View. Aciunile executate au fost nregistrate n Visual Basic. nregistrarea poate fi gsit ntr-un modul n funcie de opiunea indicat n Store macro in.

Pentru modificarea unei macroinstruciuni nregistrate putei terge i reedita macroinstruciunea sau putei face o modificare rapid n editorul Visual Basic adugnd sau modificnd o instruciune a sa.

S nregistrm o macroinstruciune care s formateze titlul i s nregistreze textul Raport Vnzri

Pentru acesta :

ntr-un nou worksheet selectai celula B4 Utilizai comanda Record Macro

n fereastra care apare completai cmpurile ca n figura:

Apsai butonul OK. Din acest moment ncepe nregistrarea tuturor aciunilor pe care le executai, inclusiv a greelilor. Efectuai urmtoarele aciuni:

a) Selectai domeniul B4:H4 b) Schimbai tipul fontului n Arial c) Schimbai dimensiunea fontului la 12 d) Selectai Bold e) Selectai Merge& Center f) Selectai chenarul Top&Bottom Borders g) Selectai fundalul albastru deschis

Scriei textul Raport vanzari Apsai Enter Acionai comanda Stop Recording din fila View, lista Macros

Utilizarea adreselor relative n macroinstruciuni


Adresele relative i absolute determin modul n care o macroinstruciune va nregistra locaia unei celule. Macroinstruciunea Titlu nregistrat mai sus utilizeaz adrese absolute, astfel c indiferent de celula selectat nainte de rularea macroinstruciunii se va crea un titlu n domeniul B4:H4. Adresele absolute utilizeaz locaia exact nregistrat n macroinstruciune. Aceast modalitate de nregistrare a locaiilor celulelor este implicit. Cnd se utilizeaz adrese relative, se nregistreaz doar poziia domeniului destinaie (n care se va depune rezultatul macroinstruciunii) fa de celula selectat nainte de rularea macroinstruciunii. Spre exemplu: selectm celula B2 nainte de nregistrare dar rezultatul va fi trecut n domeniulB4:H4, cu dou rnduri mai jos. Astfel c dac selectm celula A4 i rulmmacroinstruciunea pe care am nregistrat-o folosind adrese relative, rezultatul va fi trecut n domeniul aflat cu dou rnduri mai jos ncepnd cu celula A4.

S nregistrm o macroinstruciune care va insera data curent folosind funcia TODAY().

Pentru a nu genera o modificare dinamic a datei, dup inserare, vom copia rezultatul ntr-o alt celul folosind opiunea Values and number formats a comenzii Paste Special. Aceast macroinstruciune o salvm n Personal macro workbook pentru a putea fi utilizat i n alte fiiere Excel.

Pentru aceasta, ntr-un nou workbook: - Selectai celula B4 - Clic pe butonul Record Macro din fila View, lista Macros - n csua de dialog Record Macro introducei datele ca n figura de mai jos:

Prin aceasta asignai macroinstruciunii o combinaie de taste care va permite apelarea mai rapid a macroinstruciunii. - Clic OK pentru a ncepe nregistrarea - Clic pe butonul din fila View lista Macros. Acest buton este activ cnd apare o caset de accent n jurul butonului. - n celula B4 scriei = TODAY() i apsai ENTER - Cu celula B4 selectat formatai celula ( clic dreapta, Format Cells, n tab-ul Number selectai Date apoi costom i scriei formatul dd-mmm-yyyy)

- Copiai celula B4 - Clic dreapta n celula B6 i alegei Paste Special, Values and number formats. - tergei celula B4 - Clic pe butonul Stop Recording - Salvai i nchidei fiierul Excel. Dup ce ai salvat un macro n Personal macro workbook, la prsirea Excel-ului suntei ntrebai dac dorii s salvai modificrile

Apsai butonul Yes.

Not: Pentru a accesa mai rapid opiunile de nregistrare ale unei macroinstruciuni avei nevoie de o fil suplimentar pe Ribbon numit Developer. Pentru a afia aceast fil clic pe Microsoft Office Button i apoi pe Excel Options. n categoria Popular selectai Show Developer Tab In The Ribbon i dai OK. Pentru a nregistra o macroinstruciune dai clic pe Record macro din grupul Code al filei Developer.

Rularea uneimacroinstruciuni
Dac ai asignat o combinai de taste unei macroinstruciuni, rularea acesteia se face imediat dup tastarea combinaiei respective. n exemplul anterior am stocat o macroinstruciune n Personal macro workbook la deschiderea unui nou Workbook i tastarea combinaiei CTRL+d n celula situat cu dou rnduri mai jos fa de celula curent va fi afiat data curent (datorit faptului c la nregistrare s-au folosit adrese relative). Un alt mod de a rula o macroinstruciune este de a apela comanda Run din fereastra Macro pe care o deschidei utiliznd butonul Macros din grupul Code al filei Developer sau din fila View, lista Macros.

Este destul de incomod s activai o macroinstruciune n acest mod, de aceea Excel ofer cteva posibiliti de a reduce timpul necesar activrii unui macro prin ataarea acestuia unui buton prin a crui simpl apsare rulm macroinstruciunea. Pentru aceasta, deschidei fereastra Excel Options(fie cu Microsoft Office Button, Excel Options, fie cu clic pe sgeata din dreapta barei de acces rapid i apoi clic pe opiunea More Comands) Din fereastra Excel Options, Customize, clic pe sgeata din dreptul casetei Choose Commands From i alegei opiunea Macros. Dai clic pe numele macroinstruciunii pe care vrei s o asignai unui buton, clic pe Add i apoi OK.

Rularea macroinstruciunii se face automat la apsarea butonului corespunztor de pe bara de acces rapid.
Buton asociat macroinstruciunii

Putei schimba imaginea asociat butonului din fereastra Excel Options, clic pe butonul asociat macrocomenzii i apoi apsai butonul Modify Se va deschide fereastra Modify Button n care putei selecta o opiune din cele 160 disponibile.

De asemenea, putei asocia o macroinstruciune unui buton de aciune sau unui controldin lista Insert a grupului Controls din fila Developer.

n grupul Form Controls, primul control, Button poate fi asociat unei macoinstruciuni astfel: selectai butonul i pe foaia de calcul desenai controlul innd apsat butonul stnga al mouse-ului. La eliberarea butonului stnga al mouse-ului se deschide fereastra:

Se alege din list numele macroinstruciunii ce va fi asignat butonului i se apas OK. Din acest moment orice apsarea butonul va rula macroinstrucunea ataat. Pentru a edita proprietile acestui control dai clic dreapta pe buton i din meniul care apare alegei opiunea de formatare dorit: - editarea textului de pe buton (Edit Text) - formatarea fontului (Format Control) etc.

Exerciii

ntruct prin aplicarea unui filtru avansat rezultatul filtrri este obinut doar pentru o singur aplicare a acestui mecanism (la modificarea criteriului nu se modific i rezultatul filtrrii, asrfel c pentru a filtra datele dup un alt criteriu trebuie s aplicai din nou filtrarea avansat) putem automatiza acest proces prin nregistrarea unei macroinstruciuni de filtrare i asignarea acesteia unui buton de aciune. Deoarece n urma aplicrii unui filtru rezultatul primei filtrri ar putea cuprinde un numr mai mare de nregistrri dect cele care urmeaz e necesar s nregistrm o alt macroinstruciune care s readuc froaia de calcul n starea iniial.

1. Deschidei fiierul Angajai. Vom nregistra o macroinstruciune care s filtreze angajaii dup departament i funcie.

ntr-un nou worksheet copiai antetul coloanelor Departament i Funcie n domeniul A1:B1 Vom utiliza domeniul A1:B2 ca i criteriu Zona n care vom copia rezultatele va ncepe cu celula A5

ncepei nregistrarea macroinstruciunii activnd comanda Record Macro din grupul Macros al filei View. Denumii macroinstruciunea filtrare i alegei ca locaie This Workbook Urmai paii de aplicare a filtrrii avansate i acionai butonul Stop Recording. ntr-un nou worksheet copiai antetul coloanelor Departament i Funcie n domeniul A1:B1 Vom utiliza domeniul A1:B2 ca i criteriu. Zona n care vom copia rezultatele va ncepe cu celula A5 ncepei nregistrarea macroinstruciunii activnd comanda Record Macro din grupul Macros al filei View. Denumii macroinstruciunea filtrare i alegei ca locaie This Workbook Urmai paii de aplicare a filtrrii avansate i acionai butonul Stop Recording.

2. nregistram o macroinstruciune pe care o denumim revenire care va terge rezultatul filtrrii de la exerciiul 1.

ncepei nregistrarea macroinstruciunii activnd comanda Record Macro din grupul Macros al filei View. Denumii macroinstruciunea revenire i alegei ca locaie This Workbook Selectai liniile care conin rezultatul de la exerciiul 1 (liniile de la 5 la 113 inclusiv) Dai un clic n afara seleciei i apoi acionai butonul Stop Recording.

3.Introducei pe foaia de calcul, n dreptul zonei n care ai nregistrat criteriile dou butoane de aciune. Unuia i asociai macroinstruciunea filtrare iar celuilalt macroinstruciunea revenire ca n figur.

4. Asignai cele dou macroinstruciuni unor butoane pe bara de acces rapid schimbnd imaginea asociat butonului pentrufiltrare cu revenire cu
.

i butonului pentru

5. Verificai funcionalitatea celor dou comenzi afind pe rnd urmtoarele date:

- Care sunt programatorii din departamentul IT? - Care sunt operatorii din departamentul IT? - Care sunt economitii de la departamentul Marketing? - Care sunt economitii de la Resurse Umane? - Dar cei de la IT?

Capitolul 7_________________________________________

TEHNICI AVANSATE DE EDITARE I DE FORMATARE A FOILOR DE CALCUL

Tehnici de editare.
Opiunea Autofill
Exist o serie de comenzi prescurtate (shortcuts) pentru a completarea unui domeniu cu date.

Umplerea domeniului n mod automat

Exist dou comenzi prescurtate simple pentru a realiza aceasta.

Metoda Ctrl & Enter

Se selecteaz un domeniu cu ajutorul mouseului Se introduce o anumit dat (de ex. 1300) Aceast dat apare n prima celul a domeniului Se in apsate tastele Ctrli Enter Data introdus va aprea n tot domeniul

Metoda indicatorului de umplere - Fill handle

Se introduce data ntr-o celul Se mut cursorul n colul din dreapta jos a celulei Cursorul se va transforma ntr-o cruciuli; aceasta este indicatorul de umplere - Fill Handle Se pstreaz apsat butonul stng al mouse-ului i se trage cruciulia de-a lungul domeniului destinaie alturat din dreapta sau n jos Toate celulele domeniului destinaie vor avea aceeai dat copiat n ele.

n cazul n care dorii s introducei ntr-un domeniu o serie liniar (de exemplu 2001, 2002, 2003, ) introducei primele dou elemente ale seriei aritmetice n primele dou celule, le selectai i folosind aceiai pai ca mai sus tragei cursorul pn la valoarea dorit.

La fiecare acionare a acestei comenzi de umplere automat apare un smart tag .Un clic pe sgeata ataat va deschide un meniu cu patru opiuni ca n imaginea de mai sus.

n cazul n care se copiaz o singur valoare, opiunea Copy Cells este implicit, la fel ca n cazul al doilea cnd se selecteaz dou valori ale seriei i opiunea Fill Series este implicit. Putei folosi acest meniu n situaia n care dorii s copiai cele dou valori din

serie ntr-un domeniu sau s copiai doar formatul celulelor respective. Putei realiza copierea celulelor care compun o serie folosind tasta CTRL cnd tragei cursorul.

Meniul prescurtat de umplere automat - AutoFill

Pentru utilizarea mai sofisticat a facilitii AutoFill, se poate utiliza meniul prescurtat.. Pentru utilizarea meniului: Se poziioneaz cursorul n colul din stnga jos a celulei pentru a identifica indicatorul de umplere Se apas butonul din dreapta al mouse-ului i se trage indicatorul n lungul domeniului unde se dorete s se fac extinderea Va apare meniul prescurtat AutoFill cu mai multe opiuni. n cazul n care datele sunt de tipul dat calendaristic avei posibilitatea de umplere a celulelor cu date avnd zile, luni diferite (n ordine cresctoare) sau ani diferii. Opiunea Linear Trendutilizeaz metoda linear a celor mai mici ptrate pentru a extinde tendina Opiunea Growth Trend utilizeaz o metod similar pentru a crea o tendin de cretere bazat pe produse. Opiunea Series deschide o fereastr cu acelai nume n care putei crea serii numerice personalizate stabilind pasul de cretere n caseta Step value (raia, n limbaj matematic, pentru progresia aritmetic ce corespunde tipului Linear sau pentru cea geometric Growth) i limita maxim pn la care va crete seria n caseta Stop value (n cazul n care domeniul selectat are mai multe celule dect numrul de termeni al seriei acetia se vor repeta).

Aceast opiune mai poate fi activat i din meniul Fill din grupul Editing al filei Home.

Tot n acest meniu avei pe lng opiunile pe care le cunoatei deja i comanda Justify. Aceast comand este util n situaia n care dorii ca un text pe care l-ai scris ntr-o singur celul s fie mprit n mai multe celule. n cazul n care ai scris un text mai lung ntr-o celul, selectai un domeniu n care dorii s fie returnat rezultatul i apoi utilizai comanda justify.

Crearea seriior de text

Excel este capabil s completeze serii de text, dac acestea se includ n facilitatea AutoFill..

Pentru a extinde seriile de date:

Se selecteaz celulele de unde se dorete s se nceap seriile

Se poziioneaz cursorul mouseului n colul din dreapta jos a ultimei celule din domeniu pn se obine cruciulia - fill handle Se apas butonul stng al mouseului i se trage peste celulele unde se dorete s se extind seria AutoFill va umple seria text n exemplul de mai sus, dac s-a introdus Jan, Feb, Excel va ti s continue s completeze cu seria July, September, etc. Acest lucru este posibil deoarece Excel conine o serie de liste predefinite. n cazul n care folosii n mod repetat o anumit list cum ar fi lista funciilor sau lista produselor putei salva aceast list personalizat i o putei folosi cu metoda AutoFill.

Pentru a crea o list personalizat va trebui s efectuai urmtorii pai:

1. Clic pe Microsoft Office Button i apoi pe Excel Options 2. Selectai categoria Popular. n zona Top Options For Working With Excel Area dai clic pe butonul Edit Custom List

3. Se deschide fereastra Options

4. Avnd selectat opiunea NEW LIST n zona Custom lists scriei n zona List Entriestoate elementele pe care vrei s le includei n list 5. Clic pe butonul Add i apoi OK. Putei de asemenea s importai o list pe care o avei scris ntr-o foaie de calcultot n fereastra Optionsintroducnd n zona Import list from cells adresa domeniului n care avei lista i apsnd apoi butonul Import.

Tehnici de formatare Formatarea condiionat


Utilizai un format condiional pentru a v ajuta s explorai vizual i s analizai date, s detectai probleme critice i s identificai modele i tendine.

Despre formatarea condiional


Cnd analizai date, v punei ntrebri precum:

Care sunt excepiile n sinteza de profituri pentru ultimii cinci ani? Care sunt tendinele ntr-un sondaj de opinie de marketing pentru ultimii doi ani? Cine a vndut de mai mult de 50.000 de lei n aceast lun? Care este distribuia general de vrst a angajailor? Care produse au creteri n vnzri mai mari de 10% din an n an? Care sunt cei mai buni i cei mai slabi studeni dintr-o clas de boboci? Formatarea condiional ofer rspunsuri la aceste ntrebri uurnd evidenierea celulelor interesante sau a zonelor de celule, punerea accentului pe valori neobinuite i vizualizarea datelor utiliznd bare de date, scale de culori i seturi de pictograme. Un format condiional modific aspectul unei zone de celule pe baza unei condiii (sau criteriu). n cazul n care condiia este adevrat, zona de celule este formatat pe baza acelei condiii; n cazul n care condiia este fals, zona de celule nu este formatat pe baza acelei condiii. NOT Cnd se creeaz un format condiional, avei posibilitatea s facei referire la alte celule din foaia de lucru, cum ar fi =FY2006!A5, dar nu avei posibilitatea s utilizai referine externe n alt registru de lucru.

Formatarea tuturor celulelor utiliznd o scal n dou culori


Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajut la nelegerea distribuiei i variaiei datelor. O scal de dou culori permite compararea unei zone de celule utiliznd o gradaie de dou culori. Umbra culorii reprezint valori mai mari sau mai mici. De exemplu, ntr-o scal care conine culorile verde i rou, avei posibilitatea s specificai c celulele cu valori mai mari au o culoare mai verde iar cele cu valori mai mici au o culoare mai roie.

Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Scar culori.

3. Selectai o scal din dou culori. SFAT inei cursorul peste pictogramele scalele de culori pentru a vedea care dintre ele este o scal de dou culori. Culoarea de sus reprezint valorile mai mari iar culoarea de jos reprezint valorile mai mici. Formatare complex 1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Gestionare reguli. Se afieaz caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiional. 3. Variante disponibile: Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe Regul nou. Se afieaz caseta de dialog Regul nou de formatare.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel: 1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list Afiare reguli formatare pentru. 2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplic la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selectai regula, apoi facei clic pe Editare regul. Se afieaz caseta de dialog Editare regul de formatare.

4. Sub Se selecteaz un tip de regul, facei clic pe Se formateaz toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaz descrierea regulii:, n caseta list Stil format, selectai Scal 2-culori. 6. Selectai un Tip pentru Minim i Maxim. Efectuai una din urmtoarele: Formatarea celor mai mici i a celor mai mari valori Selectai Cea mai mic valoare i Cea mai mare valoare. n acest caz, nu introducei o Valoare pentru Minim i Maxim.

Formatarea unei valori de numr, dat sau or Selectai Numr, apoi introducei o Valoare pentru Minim i Maxim. Formatarea unui procentaj Selectai Procent, apoi introducei o Valoare pentru Minim i Maxim. Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introducei semnul procent.

Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile proporional din cauz c distribuia valorilor este proporional.

Formatarea unui procentaj Selectai Procent, apoi introducei o Valoare pentru Minim i Maxim. Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibil utilizarea unei valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191 puncte de date. Utilizai un procentaj atunci cnd dorii s vizualizai un grup de valori mari (cum ar fi primele douzeci de procente) ntr-o culoare i valorile mici (cum ar fi ultimele douzeci de procente) n alt culoare, deoarece ele reprezint valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetric a datelor dvs.

Formatarea rezultatului unei formule Selectai Formul, apoi introducei o Valoare pentru Minim i Maxim. Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu returneaz o valoare de eroare.

Valorile Minim i Maxim sunt valorile minime i maxime pentru zona de celule. Asiguraiv c valoarea Minim este mai mic dect valoarea Maxim. Avei posibilitatea s alegei un alt Tip pentru Minim i Maxim. De exemplu, alegei un Numr Minim i un Procent Maxim.

7. Pentru a alege o scal de culori Minim i Maxim, facei clic pe Culoare pentru fiecare, apoi selectai o culoare. Dac dorii s alegei culori suplimentare sau s creai o culoare particularizat, facei clic pe Mai multe culori. Scala de culori pe care ai selectat-o se afieaz n caseta Examinare.

Formatarea celulelor utiliznd o scal de trei culori


Scalele n culori sunt ghizi vizuali care ajut la nelegerea distribuiei i variaiei datelor. O scal de trei culori permite compararea unei zone de celule utiliznd o gradaie de trei culori. Umbra culorii reprezint valori mai mari, medii sau mai mici. De exemplu, ntr-o scal care conine culorile verde, galben i rou, avei posibilitatea s specificai c celulele cu valori mai mari au culoarea verde, cele cu valori mijlocii au culoarea galben iar cele cu valori mai mici au culoarea roie.

Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Scar culori.

3. Selectai o scal din trei culori. Culoarea de sus reprezint valorile mai mari, culoarea din centru reprezint valorile din mijloc, iar culoarea de jos reprezint valorile inferioare. SFAT inei cursorul peste pictogramele scalele de culori pentru a vedea care dintre ele este o scal de trei culori.

Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Gestionare reguli. Se afieaz caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiional. 3. Variante disponibile: Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe Regul nou. Se afieaz caseta de dialog Regul nou de formatare.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel: 1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list Afiare reguli formatare pentru. 2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplic la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selectai regula, apoi facei clic pe Editare regul. Se afieaz caseta de dialog Editare regul de formatare.

4. Sub Se selecteaz un tip de regul, facei clic pe Se formateaz toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaz descrierea regulii, n caseta list Stil format, selectai Scal 3-culori. 6. Selectai un Tip pentru Minim, Punct median i Maxim. Efectuai urmtoarele: Formatarea valorilor minime i maxime Selectai un Punct median. n acest caz, nu introducei o Valoare pentru Minim i Maxim.

Formatarea unei valori de numr, dat sau or Selectai Numr, apoi introducei o Valoare pentru Minim, Punct median i Maxim. Formatarea unui procentaj Selectai Procent, apoi introducei o Valoare pentru Minim, Punct median i Maxim. Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introducei semnul procent.

Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile proporional din cauz c distribuia valorilor este proporional.

Formatarea unui procentaj Selectai Procent, apoi introducei o Valoare pentru Minim, Punct median i Maxim. Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibil utilizarea unei valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191 puncte de date. Utilizai un procentaj atunci cnd dorii s vizualizai un grup de valori mari (cum ar fi primele douzeci de procente) ntr-o culoare i valorile mici (cum ar fi ultimele douzeci de procente) n alt culoare, deoarece ele reprezint valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetric a datelor dvs.

Formatarea rezultat de formul Selectai Formul, apoi introducei o Valoare pentru Minim, Punct median i Maxim. Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu returneaz o valoare de eroare.

7.

Valorile Minim, Punct median i Maxim sunt valorile minime, punct median i maxime pentru zona de celule. Asigurai-v c valoarea Minim este mai mic dect valoarea Punct median i c aceasta este, la rndul ei, mai mic dect valoarea Maxim. Avei posibilitatea s alegei un alt Tip pentru Minim, Punct median i Maxim. De exemplu, alegei un Numr Minim, un Procentaj Punct median i un Procent Maxim. n multe cazuri, valoarea pentru Punct median de 50 este cea mai bun, dar avei posibilitatea s reglai aceast valoare pentru a se potrivi cu cerinele dvs.

8. Pentru a alege o scal de culori Minim, Punct median i Maxim, facei clic pe Culoare pentru fiecare, apoi selectai o culoare. Dac dorii s alegei culori suplimentare sau s creai o culoare particularizat, facei clic pe Mai multe culori. Scala de culori pe care ai selectat-o se afieaz n caseta Examinare.

Formatarea celulelor utiliznd barele de date


O bar de date permite vizualizarea valorii unei celule relativ la alte celule. Lungimea barei de date reprezint valoarea din celul. O bar mai lung reprezint o valoare mai mare, n timp ce o bar mai scurt reprezint o valoare mai mic. Barele de date sunt utile pentru a observa numerele mai mari sau mai mici, mai ales atunci cnd sunt prezente cantiti mari de date, cum ar fi jucriile vndute cel mai bine i cel mai slab ntr-un raport de vnzri de srbtori.

Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, facei clic pe sgeata de lng Formate condiionale, pe Bare de date, apoi selectai o pictogram de bar de date.

Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Gestionare reguli. Se afieaz caseta de dialog Gestionare reguli formatare condiional. 3. Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe Regul nou. Se afieaz caseta de dialog Regul nou de formatare.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel: 1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list Afiare reguli formatare pentru. 2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplic la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selectai regula, apoi facei clic pe Editare regul. Se afieaz caseta de dialog Editare regul de formatare.

4. Sub Se selecteaz un tip de regul, facei clic pe Se formateaz toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaz descrierea regulii, n caseta list Stil format, selectai Bar de date. 6. Selectai un Tip pentru Cea mai scurt bar i Cea mai lung bar. Efectuai una din urmtoarele: Formatarea valorilor minime i maxime Selectai Cea mai mic valoare i Cea mai mare valoare. n acest caz, nu introducei o Valoare pentru Cea mai scurt bar i Cea mai lung bar.

Formatarea unei valori de numr, dat sau or Selectai Numr, apoi introducei o Valoare pentru Cea mai scurt bar i Cea mai lung bar. Formatarea unui procent Selectai Procent, apoi introducei o Valoare pentru Cea mai scurt bar i Cea mai lung bar. Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introducei semnul procent. Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile proporional din cauz c distribuia valorilor este proporional.

Formatarea unui procentaj Selectai Procentaj, apoi introducei o Valoare pentru Cea mai scurt bar i Cea mai lung bar.

Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibil utilizarea unei valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191 puncte de date. Utilizai un procentaj atunci cnd dorii s vizualizai un grup de valori mari (cum ar fi primele douzeci de procente) ntr-o culoare i valorile mici (cum ar fi ultimele douzeci de procente) n alt culoare, deoarece ele reprezint valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetric a datelor dvs.

Formatarea unui rezultat de formul Selectai Formul, apoi introducei o Valoare pentru Cea mai scurt bar i Cea mai lung bar. Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu returneaz o valoare de eroare.

7.

Asigurai-v c valoarea pentru Cea mai scurt bar este mai mic dect valoare pentru Cea mai lung bar. Avei posibilitatea s alegei un alt Tip pentru Cea mai scurt bar i Cea mai lung bar. De exemplu, alegei un Numr pentru Cea mai scurt bar i un Procent pentru Cea mai lung bar.

8. Pentru a alege o scal de culori pentru Cea mai scurt bar i Cea mai lung bar, facei clic pe Culoare bar. Dac dorii s alegei culori suplimentare sau s creai o culoare particularizat, facei clic pe Mai multe culori. Culoarea barei pe care ai selectat-o se afieaz n caseta Examinare. 9. Pentru a afia numai bara de date, fr valoarea celulei, selectai Se afieaz doar bara.

Formatarea tuturor celulelor utiliznd un set de pictograme


Utilizai un set de pictograme pentru a adnota i clasifica datele n trei pn la cinci categorii separate de o valoare prag. Fiecare pictogram reprezint o zon de valori. De exemplu, n setul de pictograme 3 sgei, sgeata roie n sus reprezint valori mai mari, sgeata lateral galben reprezint valorii medii iar sgeata verde n jos reprezint valorile mai mici.

Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, facei clic pe sgeata de lng Formate condiionale, pe Set pictograme, apoi selectai un set de pictograme.

Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Gestionare reguli. Se afieaz caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiional. 3. Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe Regul nou. Se afieaz caseta de dialog Regul nou de formatare.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel: 1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list Afiare reguli formatare pentru. 2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplic la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selectai regula, apoi facei clic pe Editare regul. Se afieaz caseta de dialog Editare regul de formatare.

4. Sub Se selecteaz un tip de regul, facei clic pe Se formateaz toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaz descrierea regulii, n caseta list Stil format, selectai Set de pictograme. 1. Selectai un set de pictograme. Setul implicit este 3 Lumini de semafor (nencadrate). Numrul de pictograme, operatorii implicii de comparaie i valorile prag pentru fiecare pictogram pot varia pentru fiecare set de pictograme. 2. Dac dorii, avei posibilitatea s reglai operatorii de comparaie i valorile prag. Zonele implicite de valori pentru fiecare pictogram sunt egale n dimensiuni, ar avei posibilitatea s le reglai pentru a se potrivi cerinelor dvs. Asigurai-v c pragurile se afl n secven logic de la cele mai mari la cele mai mici, de sus n jos. 3. Alegei una dintre urmtoarele: Formatarea unei valori numr, dat sau or Selectai Numr. Formatarea unui procent Selectai Procent. Valorile valide sunt ntre 0 i 100. Nu introducei semnul procent. Utilizai semnul procent atunci cnd dorii s vizualizai toate valorile proporional din cauz c distribuia valorilor este proporional.

Formatarea unui procent Selectai Procent. Valorile procentuale valide sunt ntre 0 i 100. Nu este posibil utilizarea unei valori procentuale dac zona de celule conine mai mult de 8.191 puncte de date. Utilizai un procentaj atunci cnd dorii s vizualizai un grup de valori mari (cum ar fi primele douzeci de procente) ntr-o culoare i valorile mici (cum ar fi ultimele

douzeci de procente) n alt culoare, deoarece ele reprezint valorile extreme care pot determina o vizualizare asimetric a datelor dvs.

Formatarea rezultatului unei formule Selectai Formul, apoi introducei o formul n fiecare caset Valoare. Formula trebuie s returneze o valoare de numr, dat sau or. ncepei formula cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu returneaz o valoare de eroare.

4. Pentru a plasa pictograma n cealalt parte a celulei, selectai Ordine pictograme inversat. 5. Pentru a afia numai pictograma, fr valoarea celulei, selectai Se afieaz doar pictograma. NOTE

Este posibil s fie necesar s reglai limea coloanei pentru a se potrivi cu dimensiunile pictogramei. Exist trei dimensiuni de pictograme. Dimensiunea afiat depinde de dimensiunea fontului care este utilizat n acea celul.

Formatarea numai a celulelor care conin valori text, numr sau dat i or
Pentru a gsi mai uor anumite celule ntr-o zon de celule, avei posibilitatea s formatai acele celule pe baza unui operator de comparaie. De exemplu, ntr-o foaie de lucru de inventar sortat pe categorii, avei posibilitatea s evideniai produsele cu mai puin de 10 elemente disponibile cu culoarea galben. Sau, ntr-o foaie de lucru de sintez a unui magazin, avei posibilitatea s identificai toate magazinele cu profituri mai mari de 10%, cu volume de vnzri mai mici de 100.000 de lei i cu regiunea egal cu "SudEst".

Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ se afl ntr-un tabel sau ntr-un raport PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, facei clic pe sgeata de lng Formate condiionale, apoi pe Evideniere reguli celule.

3. Selectai comanda dorit, cum ar fi ntre, Egal cu textul care conine sau O dat anume. 4. Introducei valorile pe care dorii s le utilizai, apoi selectai formatul.

Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Gestionare reguli.

Se afieaz caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiional. 3. Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe Regul nou. Se afieaz caseta de dialog Regul nou de formatare.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel: 1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list Afiare reguli formatare pentru. 2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplic la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selectai regula, apoi facei clic pe Editare regul. Se afieaz caseta de dialog Editare regul de formatare.

4. Sub Se selecteaz un tip de regul, facei clic pe Se formateaz toate celulele pe baza valorilor lor. 5. Sub Se editeaz descrierea regulii, n caseta list Se formateaz numai celulele cu, efectuai una din urmtoarele: Formatarea dup numr, dat sau or Selectai Valoare celul, un operator de comparaie, apoi introducei un numr, o dat sau o or. De exemplu, selectai ntre, apoi introducei 100 i 200 sau selectai Egal cu i introducei1.1.2006. De asemenea, avei posibilitatea s introducei o formul care returneaz o valoare de numr, dat sau or. Dac introducei formula, ncepei cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu returneaz o valoare de eroare.

Formatare dup text Selectai Text specific, selectai un operator de comparaie, apoi introducei text. De exemplu, selectai Conine, apoi introducei Argintiu sau selectai ncepe cu, apoi introducei Tri. Ghilimelele sunt incluse n irul de cutare i se pot utiliza metacaracterele. Lungimea maxim a unui ir este de 255 de caractere. De asemenea, avei posibilitatea s introducei o formul care returneaz text. Dac introducei formula, ncepei cu semnul egal (=). Nu se aplic niciun format pentru formulele nevalide. Se recomand s testai formula n foaia de lucru pentru a v asigura c nu returneaz o valoare de eroare.

Formatare dup dat Selectai Date care reapar, apoi un operator de comparaie a datei. De exemplu, selectai Ieri sau Sptmna urmtoare.

Formatarea celulelor cu spaii necompletate sau a celulelor nevide Selectai Celule libere sau Nevide.

NOT O celul liber este o celul care nu conine date i este diferit de o celul care conine un spaiu sau mai multe spaii (care sunt considerate text).

Formatarea celulelor cu valori de eroare sau fr valori de eroare Selectai Erori sau Nicio eroare. Valorile de eroare includ: #####, #VALUE!, #DIV/0!, #NAME?, #N/A, #REF!, #NUM!, i #NULL!.

6. Pentru a aplica o formatare, facei clic pe Format. Se afieaz caseta de dialog Formatare celule. 7. Selectai formatul de numr, font, bordur sau umplere pe care dorii s-l aplicai atunci cnd valoarea celulei ntlnete condiia, apoi facei clic pe OK. Avei posibilitatea s alegei mai mult de un format. Formatele pe care le selectai se afieaz n caseta Examinare.

Formatarea numai a valorilor de rang superior sau de rang inferior


Avei posibilitatea s gsii valorile maxime i minime dintr-o zon de celule pe baza unei valori de separare. De exemplu, avei posibilitatea s gsii cele mai bine vndute cinci produse dintr-un raport regional, ultimele 15% de produse dintr-un sondaj de pia sau primele 25 de salarii dintr-o analiz a angajailor dintr-un departament.

Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, facei clic pe sgeata de lng Formate condiionale, apoi pe Reguli primii/ultimii.

3. Selectai comanda dorit, cum ar fi Primele 10 elemente sau Partea de jos 10 %. 4. Introducei valorile pe care dorii s le utilizai, apoi selectai formatul.

Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Gestionare reguli. Se afieaz caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiional. 3. Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe Regul nou.

Se afieaz caseta de dialog Regul nou de formatare.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel: 1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list Afiare reguli formatare pentru. 2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplic la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selectai regula, apoi facei clic pe Editare regul. Se afieaz caseta de dialog Editare regul de formatare.

4. Sub Se selecteaz un tip de regul, facei clic pe Se formateaz numai valorile de rang superior sau de rang inferior. 5. Sub Se editeaz descrierea regulii, n caseta list Se formateaz valorile care se afl n, selectai Sus sau Jos. 6. Variante disponibile: Pentru a specifica un numr superior sau inferior, introducei un numr, apoi debifai caseta de selectare % din intervalul selectat. Valorile valide sunt de la 1 la 1000. Pentru a specifica un procentaj superior sau inferior, introducei un numr, apoi bifai caseta de selectare % din intervalul selectat. Valorile valide sunt de la 1 la 100. 7. Pentru a specifica o formatare, facei clic pe Format. Se afieaz caseta de dialog Formatare celule. 8. Selectai formatul de numr, font, bordur sau umplere pe care dorii s-l aplicai atunci cnd valoarea celulei ntlnete condiia, apoi facei clic pe OK. Avei posibilitatea s alegei mai mult de un format. Formatele pe care le selectai se afieaz n caseta Examinare.

Formatarea numai a valorilor care sunt deasupra mediei sau sub medie
Avei posibilitatea s gsii valorile care sunt deasupra sau dedesubtul unei deviaii standard dintr-o zon de celule. De exemplu, gsii n raportul anual de performane persoanele cu performane peste medie sau gsii materialele produse care sunt sub deviaia standard n ceea ce privete nivelul calitii.

Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, facei clic pe sgeata de lng Formate condiionale, apoi pe Reguli primii/ultimii.

3. Selectai comanda dorit, cum ar fi Primele 10 elemente sau Partea de jos 10 %. 4. Introducei valorile pe care dorii s le utilizai, apoi selectai formatul.

Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Gestionare reguli. Se afieaz caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiional. 3. Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe Regul nou. Se afieaz caseta de dialog Regul nou de formatare.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel: 1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list Afiare reguli formatare pentru. 2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplic la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selectai regula, apoi facei clic pe Editare regul. Se afieaz caseta de dialog Editare regul de formatare.

4. Sub Se selecteaz un tip de regul, facei clic pe Formatarea numai a valorilor care sunt deasupra mediei sau sub medie. 5. Sub Se editeaz descrierea regulii, n caseta list Se formateaz numai valorile care sunt, efectuai una din urmtoarele: Pentru a formata celule care sunt peste sau sub media tuturor celulelor din zon, selectai Deasupra sau Dedesubt. Pentru a formata celule care sunt peste sau sub una, dou sau trei deviaii standard pentru toate celulele din zon, selectai o deviaie standard. 6. Facei clic pe Format pentru a afia caseta de dialog Formatare celule. 7. Selectai formatul de numr, font, bordur sau umplere pe care dorii s-l aplicai atunci cnd valoarea celulei ntlnete condiia, apoi facei clic pe OK. Avei posibilitatea s alegei mai mult de un format. Formatele pe care le selectai se afieaz n caseta Examinare.

Formatarea numai a valorilor unice sau a valorilor duble

Formatare rapid
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pornire, n grupul Stil, facei clic pe sgeata de lng Formate condiionale, apoi pe Evideniere reguli celule.

3. Select Valori dublate. 4. Introducei valorile pe care dorii s le utilizai, apoi selectai un format.

Formatare complex
1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Gestionare reguli. Se afieaz caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiional. 3. Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe Regul nou. Se afieaz caseta de dialog Regul nou de formatare.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel: 1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list Afiare reguli formatare pentru. 2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplic la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selectai regula, apoi facei clic pe Editare regul. Se afieaz caseta de dialog Editare regul de formatare.

4. Sub Se selecteaz un tip de regul, facei clic pe Se formateaz numai valorile unice sau valorile duble. 5. Sub Se editeaz descrierea regulii, n caseta list Formatare total, selectai unic sau dublare. 6. Facei clic pe Format pentru a afia caseta de dialog Formatare celule. 7. Selectai formatul de numr, font, bordur sau umplere pe care dorii s-l aplicai atunci cnd valoarea celulei ntlnete condiia, apoi facei clic pe OK. Avei posibilitatea s alegei mai mult de un format. Formatele pe care le selectai se afieaz n caseta Examinare.

Utilizarea unei formule pentru a determina care celule s fie formatate


Dac formatarea dvs. condiional are cerine mai complexe, avei posibilitatea s utilizai o formul logic pentru a specifica criteriile de formatare. De exemplu, este posibil s dorii s comparai valorile cu un rezultat returnat de o funcie sau s evaluai date din celule aflate n afara zonei selectate. 1. Selectai o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este n tabel sau n raportul PivotTable. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Gestionare reguli.

Se afieaz caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiional. 3. Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a aduga o formatare condiional, facei clic pe Regul nou. Se afieaz caseta de dialog Regul nou de formatare.

Pentru a modifica o formatare condiional, procedai astfel: 1. Asigurai-v c este selectat foaia de lucru sau tabelul potrivit n caseta list Afiare reguli formatare pentru. 2. Opional, modificai zona de celule fcnd clic pe Restrngere dialog n caseta Se aplic la pentru a ascunde temporar caseta de dialog, selectnd zona nou de celule n foaia de lucru, apoi selectnd Extindere dialog . 3. Selectai regula, apoi facei clic pe Editare regul. Se afieaz caseta de dialog Editare regul de formatare.

4. Sub Se selecteaz un tip de regul, facei clic pe Se utilizeaz o formul pentru a determina care celule s fie formatate. 1. Sub Se editeaz descrierea regulii, n caseta list Se formateaz valorile unde formula este adevrat, introducei o formul. Trebuie s ncepei formula cu semnul egal (=), iar formula trebuie s returneze o valoare logic de ADEVRAT (1) sau FALS (0). Exemplul 1: Utilizarea unei formatri condiionale cu mai multe criterii i referine de celule n afara zonei de celule n aceast formul, o formatare condiional cu mai multe criterii aplicat zonei A1:A5 formateaz celulele cu culoarea verde dac valoarea medie pentru toate celulele din zon este mai mare dect valoarea din celula F1 i oricare dintre celulele din zon are o valoare minim mai mare sau egal dect valoarea din G1. Celulele F1 sau G1 sunt n afara zonei de celule pentru care se aplic formatarea condiional. Funcia AND combin mai multe criterii, iar funciile AVERAGE i MIN calculeaz valorile. FORMUL FORMAT

=AND(AVERAGE($A$1:$A$5)>$F$1, MIN($A$1:$A$5)>=$G$1)Culoare verde

Exemplu 2: Umbrirea fiecrui al doilea rnd utiliznd funciile MOD i ROW Aceast formul umbrete fiecare al doilea din zona de celule cu culoarea albastru. Funcia MOD returneaz restul obinut de la mprirea unui numr (primul argument) la mpritorul su (al doilea argument). Funcia ROW returneaz numrul rndului curent. Cnd mprii numrul rndului curent la 2, vei obine ntotdeauna restul 0 pentru numere pare i 1 pentru numere impare. Deoarece 0 este FALS i 1 este ADEVRAT, se va formata fiecare rnd cu numr impar.

FORMUL

FORMAT

=MOD(ROW(),2)=1Culoare albastr

2. Facei clic pe Format pentru a afia caseta de dialog Formatare celule. 3. Selectai formatul de numr, font, bordur sau umplere pe care dorii s-l aplicai atunci cnd valoarea celulei ntlnete condiia, apoi facei clic pe OK. Avei posibilitatea s alegei mai mult de un format. Formatele pe care le selectai se afieaz n caseta Examinare. NOT Avei posibilitatea s introducei referine la celul ntr-o formul selectnd celule direct dintr-o foaie de lucru. Selectarea celulelor din foaie insereaz referine absolute la celul. Dac intenionai ca Microsoft Office Excel s adapteze referinele pentru fiecare celul din zona selectat, utilizai referine relative la celul.

Golirea formatrilor condiionale

Alegei una dintre urmtoarele:

Foaie de lucru
1. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Golire reguli.

2. Facei clic pe ntreaga foaie.

O zon de celule, un tabel sau un raport PivotTable


1. Selectai zona de celule, tabelul sau raportul PivotTable pentru care dorii s golii formatrile condiionale. 2. n fila Pagin de pornire, n grupul Stiluri, facei clic pe sgeata de lng Formatare condiional, apoi pe Golire reguli. 3. n funcie de ce ai selectat, facei clic pe Celulele selectate, Acest tabel sau pe Acest PivotTable.

Exercitii: Deschideti fisierul Angajati.


1. S se formateze condiional data angajrii pentru luna n care s-au fcut cele mai multe angajri n anul precedent.

2. S se formateze condiional numele salariailor de gen masculin angajai la Contabilitate, nscui nainte de 1980 3. Sa se evidentieze printr-un format conditional numele angajatilor de la departamentul IT cu salariul mai maredecat media salariilor pe societate.