STRATEGIA DE COMUNICARE A EUROREGIUNII DUNREA DE JOS

- DRAFT-

PREAMBUL Acest document a fost fundamentat si mbuntit prin consultare public a membrilor Euroregiunii Dunrea de Joscare i asum n mod contient i responsabil rolul important n promovarea cooperrii transfrontaliere. Documentul se bazeaz pe datele obinute n urma aplicrii de chestionare unor focus grupuri constituite din membrii comunitilor din jud. Galai (Romnia) i raionul Cahul (Republica Moldova).

ANALIZA SITUAIEI CURENTE Politica regional a Uniunii Europene a accelerat cooperarea transfrontalier, ajutnd regiunile de grani s-i depeasc divergenele i s gseasc mijloace de dialog i colaborare n toate domeniile ce in de viaa colectivitilor locale. Astfel, euroregiunile s-au impus ca o form modern de cooperare transfrontalier prin care unitile administrativ-teritoriale urmresc atingerea unor obiective comune precum: dezvoltarea economic i socio-cultural, atragerea investiiilor, sporirea mobilitii resurselor umane i financiare i, nu n ultimul rnd, diminuarea conflictelor regionale. Important de amintit este faptul c, dei vorbim de relaii ntre regiuni aparinnd unor state diferite, iar politica extern este, de regul, apanajul puterii centrale, cooperarea transfrontalier nu este, i nu poate fi rodul exclusiv al politicii de la nivelul efilor de state sau al efilor de diplomaii. Aceste forme de cooperare nu pot exista n absena voinei colectivitilor locale, a oamenilor interesai n dezvoltarea local i regional. Pentru acetia se constituie euroregiunile, ei desfoar activitile concrete de colaborare iar acest fenomen ar fi de neconceput n afara voinei lor. Apariia acestor principii face ca dezvoltarea colectivitilor locale s nu mai urmeze tiparul centrului ci tinde s se individualizeze n funcie de resursele istorice, potenialul geografic, economic i social pe care l are fiecare regiune. Acest potenial se dorete a fi valorificat ct mai eficient i ntr-un mod ct mai adaptat necesitilor locale i regionale iar euroregiunile ca form de cooperare n sistem internaional - ofer cadrul necesar pentru astfel de iniiative susinnd, astfel, dezvoltarea local i regional. i n Romnia, cooperarea transfrontalier i dezvoltarea regional au un parcurs comun, lucru demonstrat de numeroasele euroregiuni nfiinate de judeele romneti i de

obiectivele de dezvoltare local i regional pe care acestea i le-au fixat, iar n anumite cazuri, le-au i atins. Exemplul potrivit n acest sens, l putem gsi la grania de est a Romniei: se numete Euroregiunea Dunrea de Jos care de la momentul constituirii a reuit cifre impresionante: 13 ani de cooperare transfrontalier, 6 regiuni partenere, 4 milioane de locuitori din 3 ri, numeroase activiti comune, fonduri externe atrase, proiecte culturale de succes. Dincolo de teorie, exemplul Euroregiunii Dunrea de Jos vine s demonstreze ce nseamn de fapt cooperarea transfrontalier: implicare, dialog, parteneriat, sprijin reciproc i proiecte comune. La 14 august 1998, la Galai, n cadrul reuniunii conductorilor regiunilor frontaliere ale Republicii Moldova, Romniei i Ucrainei, a fost semnat Acordul privind crearea Euroregiunii Dunrea de Jos. La aceeai reuniune a fost aprobat Statutul Euroregiunii, Regulamentul de organizare i funcionare a Consiliului i au fost desemnate organele de conducere, executive i de coordonare a euroregiunii. Conform Statutului n cadrul Euroregiunii intr: din partea Republicii Moldova - raioanele Cahul si Cantemir, din partea Romniei judeele Brila, Tulcea i Galai i din partea Ucrainei regiunea Odesa. n vederea adaptrii structurii euroregionale la noul context creat de calitatea Romniei de membru al Uniunii Europene i de necesitatea atragerii de fonduri externe pentru finanarea proiectelor comune, n anul 2007 s-a adus n discuie problema reformrii cadrului organizaional al Euroregiunii prin conferirea de personalitate juridic de naionalitate romn. Discuiile s-au finalizat prin nregistrarea la Galai, n martie 2009, a Asociaiei de Cooperare Transfrontalier Euroregiunea Dunrea de Jos ca structur comun de management a cooperrii transfrontaliere n cadrul parteneriatului euroregional. Pentru a facilita comunicare intern, ct i extern, a aprut necesitatea realizrii unei strategii de comunicare local la nivelul celor dou regiuni membre ale Euroregiunii Dunrea de Jos (judeul Galai, Romnia i raionul Cahul, R. Moldova). Prezenta strategie de comunicare se dorete a fi un instrument este adresat autoritilor publice partenere, n vederea asigurrii unei comunicri concertate care s scoat n eviden temele de interes euroregional. n acelai timp, autoritile publice din regiunile partenere vor deine un instrument de comunicare cu cetenii ceea ce va contribui la introducerea n agenda public a unor teme de interes local i euroregional. Acest fapt va conduce la creterea capacitii administraiei publice locale din zona de frontier. Nu n ultimul rnd, strategia va aciona n direcia stabilirii temelor de comunicare extern comune, ceea ce va da o not de unitate, n aa fel nct impactul activitilor de comunicare s creasc.

JUSTIFICAREA NECESITII ELABORRII UNEI STRATEGII DE COMUNICARE

Cum funcioneaz comunicarea Cu toii suntem bombardai cu o cantitate mare de informaii n fiecare zi. Comunicarea n scopul promovrii este numai una dintre categoriile de informaii pe care le primim, aadar ea trebuie s fi e foarte bine construit pentru a ne atrage atenia. O comunicare de calitate i eficient poate fi definit dup cum urmeaz: Are influene multiple asupra publicului: transmite informaia corect/necesar, contientizeaz publicul despre/atrage atenia asupra unei idei, a unui aspect important; Este observat de publicul dorit, n momentele favorabile receptrii ei; Mesajul trebuie s fi e uor de observat i de neles, atractiv, credibil i repetat pentru a ajunge la un numr suficient de indivizi din rndul publicului-int; Comunicarea trebuie s le spun oamenilor ce s fac n continuare: ndemnul la aciune i comunicarea informaiilor de contact sunt parte a oricrui proces bine realizat de comunicare a unui mesaj. Modalitile de comunicare au diferite forme, de la o simpl apelare telefonic pn la difuzarea unei idei memorabile ce capteaz esena a ceea ce publicul-int trebuie s rein. O bun comunicare funcioneaz deoarece i face pe oameni s i aminteasc de comunicator i de informaia respectiv, face ca obiectul comunicat s fi e relevant i diferit. O bun comunicare i ndeplinete obiectivul. O strategie de comunicare eficient va convinge un procent semnificativ din audiena ctre care este direcionat c obiectul comunicrii (produs, serviciu, idee, persoan) este de valoare i necesar acesteia. O bun comunicare schimb comportamente i atitudini. Mesajul - stabilirea temelor de interes euroregional Definirea mesajelor reprezint o component-cheie a strategiei de comunicare. Mesajul trebuie s fi e uor de reinut, plcut la auz, s aib ritm i ct mai multe semnificaii. Strategia de comunicare se va contura n jurul unor teme de interes euroregional care s reprezinte conceptele cheie n jurul crora se dezvolt activitatea Euroregiunii. Se au n vedere teme precum:

Euroregiunea Dunrea de Jos: Cooperarea transfrontalier, dezvoltare durabil; Dezvoltarea economic regional prin iniiativ local; Identitate cultural fr granie; Soluii locale pentru probleme transfrontaliere; Antreprenoriat Euroregiunii; transfrontalier, o ans de dezvoltare socio-economic a

S construim copiilor un viitor parteneriat pentru educaie; Colaborare transfrontalier pentru reducerea impactului deeurilor asupra mediului; Tradiia folcloric transfrontalier puncte de intersecie; Un parteneriat eficient - o frontier mai sigur; Dezvoltarea capacitii de restaurare a patrimoniului istoric.

Pe lng aceste teme cu caracter general, dar pstrnd aceeai linie, se vor dezvolta mesaje mai detaliate i mai orientate ctre diferitele grupuri-int. Mesajele trebuie s ndrume publicul-int, s-l ghideze, s-i indice cum trebuie s acioneze. Reguli n conceperea mesajului: adecvarea la public i la canalul de comunicare; descifrabil; credibil; concis; convingtor; memorabil. Din momentul n care mesajele au fost stabilite, trebuie s se decid i care vor fi imaginile care vor reflecta cel mai eficient mesajul. Este esenial utilizarea imaginilor cu care membrii publicului se pot identifica: emoionale, reprezentative pentru acetia, cu un impact vizual puternic.

COMUNICARE INTERN I EXTERN N EUROREGIUNEA DUNREA DE JOS

1. VIZIUNE N DOMENIUL COMUNICRII Vom comunica deschis, cu claritate i la un nalt nivel de profesionalism cu toi partenerii notri n ce privete activitatea Euroregiunii Dunrea de Jos, dezvoltarea Euroregiunii i efectul asupra dezvoltrii durabile a unitilor administrativ teritoriale care o alctuiesc. 2. MISIUNEA EUROREGIUNEA DUNREA DE JOS PRIVIND COMUNICAREA EDJ comunic eficient i informeaz sistematic, la nivel regional, pentru valorificarea oportunitilor i utilizarea eficient a resurselor n scopul dezvoltrii. 3. CONTEXT - CADRU GENERAL 3.1 EDJ funcioneaz n condiiile n care euroregiunea nu este unitate administrativteritorial iar canalele de comunicare cu organizaiile constituite la nivel regional nu sunt bine conturate. 3.2 Avnd n vedere numrul mare de proiecte i programe aflate n curs de implementare n cadrul Euroregiunii Dunarea de Jos, duce la apariia unei mari cantitati de informatie care trebuie diseminata atat la nivel institutional cat si la nivelul fiecarui locuitor al regiunii. 3.3 n acelai timp, este necesar coroborarea eforturilor n domeniul comunicrii privind impactul proiectelor i initiaivelor cu ceilali parteneri la nivel local i regional (guvernamentali i neguvernamentali), indiferent daca acetia sunt sau nu n relaie de parteneriat pe comunicare cu EDJ; 3.4 Nevoia de fonduri pentru dezvoltare la nivel regional atrage dup sine nevoia de informare privind sursele de finanare i cunotinele necesare accesrii acestor fonduri. 3.5 Comunicarea ntre Consiliul Raional Cahul i Consiliul Judeului Galai i partenerii lor din regiune este esenial n cadrul procesului de planificare pentru a asigura coerena documentelor i a aciunilor la nivel local, judeean/raional i regional. 3.6 Pentru coerena aciunilor n domeniul dezvoltrii euro-regionale la nivelul tuturor regiunilor de dezvoltare este necesar o comunicare pe orizontal la nivelul decizional a celor dou regiuni. 3.7 Apartenena la familia euro-regiunilor europene este un argument pentru a gsi i dezvolta ci de comunicare cu parteneri din rile membre UE prin implicarea n proiecte comune. 3.8 Promovarea i implementarea unor politici de dezvoltare regional coerente i viabile sunt condiionate de o comunicare sistematic ntre Consiliul Judeului Galai i Consiliul

Raional Cahul precum i de un transfer eficient de informaii ctre toat administraia public de la nivel local. 3.9 Permanentizarea unei relaii corecte i de colaborare cu presa n calitatea sa de canal de comunicare pentru asigurarea vizibilitii aciunilor la nivelul Euroregiunii Dunrea de Jos care s garanteze transparena utilizrii fondurilor publice. Presa reprezint de asemenea sursa de feedabck din partea opiniei publice. 3.10 Continuarea dezvoltrii instituionale i indeplinirea misiunii EDJ este condiionat de o comunicare intern eficient care s asigure schimbul de informaii i idei la nivelul departamentelor funcionale i al salariailor din cele dou consilii. 4. OBIECTIV GENERAL Consolidarea unei comunicri sistematiceintre Raionul Cahul i Judeul Galai, autoritaile locale i grupurile int interesate de la nivel regional i naional n scopul stimulrii unei contribuii contiente pentru identificarea unor metode mbuntite pentru asigurarea creterii i inovrii n nordul Euroregiunii Dunrea de Jos.

5. OBIECTIVE SPECIFICE 5.1 Imbuntirea comunicrii externe i interne prin punerea la dispoziia salariailor din cele dou consilii judeene/raionale a unor metode i tehnici de comunicare eficiente i adecvate; Creterea transparenei utilizrii fondurilor europene i diseminarea la nivel regional a informaiilor privind politicile Uniunii Europene n domeniul dezvoltrii regionale, instituiile i valorile europene; Dezvoltarea comunicrii parteneriale, prin intermediul grupurilor de lucru, n scopul armonizrii informatiilor i asigurrii coerenei documentelor i aciunilor realizate la nivel regional; Promovarea Euroregiunii Dunrea de Jos i creterea vizibilitii aciunilor i proiectelor implementate n perspectiva dezvoltrii acesteia ca multiplicator de informaie la nivel regional; Eficientizarea comunicrii ntre Consiliul Judeului Galai i Consiliul Raional Cahul i nivelul central (Guvernele celor ri, reprezentantele organismelor europene la Bucureti/Chiinu, etc.); mbuntairea fluxului intern de comunicare n cadrul celor dou entiti componente;

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

5.7

Informarea potenialilor beneficiari asupra oportunitilor de finanare pentru proiectele EDJ, precum i asupra responsabilitilor care le revin privind informarea i publicitatea.

6. ANALIZA SWOT 6.1 Puncte tari Imagine pozitiv la nivel regional; Experiena n implementarea proiectelor transfrontaliere; Existena Asociaiei de Cooperare Transfrontalier "Euroregiunea Dunrea de Jos", cu personalitate juridic romn - ar membr UE; n prezent preedinia se afl la Galati, Romnia, stat membru UE; Statut definit prin semnarea la 9 decembrie 2008, n cadrul unei conferine desfurate la Galai, a documentele constitutive ale Asociaiei de Cooperare Transfontalier Euroregiunea Dunrea de Jos; Rol important n administrarea fondurilor Phare - Cooperare Transfrontalier; Construirea, implementarea i promovarea unei identiti vizuale a Euroregiunii; ntlniri periodice ale reprezentanilor EDJ cu reprezentanii partenerilor regionali n cadrul grupurilor de lucru tematice constituite; Organizarea sistematic a unor ntlniri regionale cu numr mare de participani (min. 40) care sunt utilizate i ca platform de comunicare i schimb de informaii Existena unei experiente pozitive n relaia cu mass media; Existena unor surse alternative de informare - bloguri, site-uri ale unor persoane private, dedicate reflectrii activitii Euroregiunii. de exemplu: http://dunareadejos.blogspot.com/

--

6.2 Puncte slabe Lipsa unui departament dedicat funciei de relaii publice; Att la Euroregiune ct i la Asociaie Inconsecvena participrii reprezentanilor partenerilor regionali la toate ntlnirile grupurilor de lucru; Comunicarea cu mass media nu este sistematic; Lipsa unui cadru organizat care s asigure un transfer sistematic de informaii ntre cele dou regiuni Cahul/Galai, ct i ctre beneficiarii din fiecare jude; Disfunctionaliti n procesul de comunicare ntre entitile componente ale Euroregiunii;

6.3 Oportuniti Identificarea unor colaboratori la nivel local pentru a deveni multiplicatori de informaie (bloggeri, canalele social media); ncheierea de parteneriate n activitatea de comunicare cu instituii/organisme locale i regionale (mult mai aproape de ceteni). Scopul acestor parteneriate este de a aduce informaia mult mai aproape de cetaeni, la nivel local.

Folosirea oportunitilor oferite de reelele de socializare electronice (Facebook, Twitter etc) Posibilitatea transmiterii de expertiz n comunicare de la Consiliul Judeului Galai, i Consiliul Raional Cahul ct i utilizarea produselor/ instrumentelor de comunicare elaborate de ctre Comisia European pentru dezvoltarea capabilitilor de comunicare ale Euroregiunii Dunrea de Jos. Existena n cadrul CJ Galai a Centrului Europe Direct membru al reelei europene de informare pe teme europene. Existena Centrului de Coordonare al Euroregiunii i al Asociaiei EDJ - structur tehnic ce pstreaz permanent contactul ntre membrii Euroregiunii.

6.4 Riscuri Schimbrile politice periodice din cele dou ri, care pot afecta mecanismele de funcionare i colaborare dintre actorii membrii ai Euroregiunii. Problemele de ordin politic existente ntre statele partenere n-au permis semnarea unor acorduri interstatale cu privire la lrgirea substanial a competenelor autoritilor locale n ceea ce privete activitatea euroregiunilor. Regimul circulaiei mrfurilor, capitalurilor i forei de munc n Euroregiune nu se deosebete, cu mici excepii, de cadrul general existent.

7. GRUPURI INT - PRIORITI DE COMUNICARE I TEHNICI DE COMUNICARE

Grup int

Tehnici i instrumente de comunicare Consiliul Euroregiunii Extinderea comunicrii ntre Comunicare scris Dunrea de Jos Consiliul Euroregiunii, Asociaie i administraia - Materiale de informare pentru public de la nivel local prin echipa de comunicare constituirea unui task force - Rapoarte anuale ale ACT EDJ permanent pentru - Conferine i comunicate de comunicare. pres - Meninerea unei relaii permanente ntre Consiliul Buletinul Informativ Info EDJ i mass media. Euroregiune (sectiune dedicat) Comunicare electronic Website www.actedj.ro (seciune dedicat)

Prioriti de comunicare

Guvernele celor dou state (n special Ministerul Dezvoltrii Regionale i Transporturilor i Ministerul Afacerilor Externe de la Bucuresti / Ministerul Afacerilor Externe i Integrrii Europene de la Chiinu Reprezentana Comisiei Europene n Romnia/ Delegaia Uniunii Europene n Republica Moldova / Alte structuri europene cu rol n promovarea regiunilor i a cooperrii transfrontaliere (Consiliul Europei / CoR CRPM / AEBR / ARE)

politicilor Comunicare scris - Notificri - Rapoarte - Asigurarea stabilitii i Comunicare verbal transparenei procedurale - Reuniuni Diseminarea guvernamentale

- Consolidarea unui flux informaional personalizat pentru a putea colabora n pregtirea informaiilor privind finanrile, politicile regionale la nivel european, instituiile i valorile europene. - Sprijin i expertiz din partea CE pentru stimularea dezbaterii publice la nivel euroregional privind valorile Uniunii Europene Administraia public Elaborarea unor instrumente local din cele dou de informare pentru state consolidarea i utilizarea unui limbaj comun

Comunicare scris - Materiale de informare Buletinul Informativ Info Euroregiune (seciune dedicat) Comunicare electronic - E-mail, newsletter, website: www.cjgalati.ro, www.cahul.md Comunicare verbal - Reuniuni Comunicare scrisa Raport anual al CJ Galai/Consiliului Raional Cahul

Buletin Informativ Info Euroregiune (poate fi editat un - Constituirea unui canal buletin dedicat) adecvat de comunicare care s asigure un flux de - Comunicate de pres informaii cu administraia Comunicare electronic public din cele dou regiuni. - E-mail, CD de prezentare, website www.cahul.md www.cjgalati.ro (seciuni dedicate) - pagina dedicat pe Facebook Tehnici suplimentare pentru comunicarea cu mediul rural: - Un manual tip brosur cu informaii detaliate privind dezvoltarea regional i rolul

EDJ - Postere Comunicare verbal ONG - uri - Zile de informare - Promovarea bazei de date Comunicare scris privind toate oportunitile de finanare pentru zona - Comunicate de pres Euroregiunii Dunrea de - Anunuri publicitare pentru Jos i oferirea de lansarea programelor consultan pentru utilizarea - Documente care stabilesc acestora. condiiile pentru accesarea - Campanii de promovare i fondurilor (Ghidul solicitantului, informare pentru toate etc.) oportunitile de parteneriat Buletin Informativ Info cu ONG-uri de peste granie. Euroregiunea Dunrea de Jos - Identificarea corect a (sectiuni dedicate pentru surse grupurilor int relevante i de finanare) oferirea de consiliere adecvat cu scopul - Pliante, brouri, afie valorificrii oportunitilor de finanare. Comunicare electronic Creterea vizibilitii programelor cu finanare - E-mail, newsletter, website extern implementate n www.cjgalati.ro www.cahul.md Euroregiunea Dunrea de Comunicare verbal Jos. Mediul de afaceri - Seminarii de consultan - Furnizarea de informaii i Comunicare scris promovarea necesitii asocierii n vederea rezolvrii - Pliante, brouri unor probleme comune Stimularea comunicrii Comunicare electronic dintre mediul de afaceri i cel website www.cjgalati.ro universitar n vederea dezvoltrii economice prin www.cahul.md inovare i transfer tehnologic newsletter

- Promovarea schimbului informaii ntre mediul afaceri din Euroregiune i de la nivel naional international Mass media

de Comunicare verbal de cel - Zile de Informare i - Forum Regional

Dezvoltarea unei relaii Comunicare scris permanente cu presa local, - Comunicate de pres regional i chiar naional - Articole, reportaje, interviuri Comunicare electronic -Newsletter, e-mail, website Comunicare verbal - Conferine de pres - Interviuri la radio i TV - Zile de Informare

Publicul intern

- Forum Regional Promovarea unei comunicri Comunicare scris sistematice ca factor n meninerea echilibrului - Manual de proceduri interne pentru managementul organizaional intern. organizaional i informaional Planificarea mai bun/eficient a activitilor i - Buletin informativ intern resurselor de comunicare. Buletin Informativ Info Euroregiunea Dunarea de Jos Comunicare electronic - Reea intranet pentru locaiile din cele 2 regiuni - E-mail, newsletter, website www.cjgalati.ro www.cahul.md

8. EVALUARE Activitile de informare i publicitate privind Euroregiunea vor fi constant monitorizate i evaluate pe ntreaga perioad de programare, pentru a se asigura ndeplinirea obiectivelor stabilite n aceast Strategie de Comunicare. Monitorizarea i evaluarea activitilor de informare i publicitate vor face posibil aprecierea unor aspecte precum: Eficacitatea informrii i publicitii inclusiv aprecierea celor mai bune mijloace i instrumente de comunicare folosite; Gradul de mbuntire a comunicrii ntre regiunile Cahul i Galai; Nivelul de cunoatere/ notorietate a temei principale a msurii de comunicare (dac cetenii i potenialii beneficiari tiu ce sunt sau au auzit de Euroregiunea Dunrea de Jos); Evaluarea nivelului de nelegere a mesajului;

Impactul msurilor de comunicare poate fi apreciat printr-un studiu specific. INSTRUMENTE DE COMUNICARE Website INDICATOR DE MONITORIZARE numrul de pagini publicate frecvena actualizrii (zilnic/lunar etc.) numrul de vizitatori lunari numrul de descrcri/accesri per vizitator numrul de pagini vizualizate lunar numrul de documente ncrcate lunar numrul de documente descrcate lunar numrul de FAQ numrul de ntrebri la care s-a rspuns numrul de tiri publicate lunar numrul de newsletter-uri elaborate lunar website-ului

numrul de newsletter-uri transmise lunar numrul de newsletter-uri descrcate lunar numrul de adrese incluse n lista de mailuri feed-back primit (sugestii, cantitatea comentariilor) numrul de diseminate publicaii calitatea elaborate i i

Publicaii (tiprite i n format electronic)

numrul de publicaii ncrcate / descrcate pe site numrul de materiale suport produse i diseminate (CD-uri, mape, etc.) numrul de evenimente care au loc i sunt organizate (n Galai i Cahul) numrul de invitaii trimise numrul de participani numrul de chestionare distribuite participanilor produse i

Materiale suport

Evenimente (seminarii / workshopuri / conferine / focus group-uri / alte evenimente)

feedback de la participani (ntrebri adresate, chestionare completate, sugestii) numrul de publicaii / materiale informative i materiale suport distribuite numrul de ntrebri adresate i la care s-a rspuns numrul de trguri / conferine la care s-a participat numrul de publicaii informative distribuite i materiale

Trguri i conferine

numrul de vizitatori la stand, dup caz

Relaia cu mass-media

numrul de conferine de pres organizate numrul de instruiri pentru jurnaliti numrul de comunicate de pres numrul de articole de ziar scrise de ctre jurnaliti articole pozitive / negative redactate de jurnaliti numrul de spoturi publicitare pltite numrul de campanii TV/radio numrul de difuzri numrul de help desk-uri stabilite numrul de cereri de informaii primite (i la care s-a rspuns) numrul de cereri de informaii primite (i la care s-a rspuns) dac este cazul, numrul de cereri de informaii primite (i la care s-a rspuns)

Instrumente direct de comunicare -