TEHNOLOGIA COMINICA IEI N ADMINISTRA IA PUBLIC

Partea a II-a Bazele teoriei informa iei i a comunica iei n institu ia public

Conceptul de sistem de management al organiza iei

y Defini ie

Sistemul de management al organiza iei poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informa ional, motiva ional etc. din cadrul organiza iei, prin intermediul c ruia se exercit ansamblul proceselor i rela iilor de management, n vederea ob inerii unei eficacit i i eficien e ct mai mari.

Sistemul de management al organiza iei

Subsisteme componente
y (sub)sistemul organizatoric; y (sub)sistemul informa ional; y (sub)sistemul decizional; y (sub)sistemul metodologic (metode i tehnici de

management); y alte elemente de management.

Analogia sistem managerial-om

Defini ie
y Sistemul informa ional poate fi definit ca ansamblul

datelor, informa iilor, fluxurilor i circuitelor informa ionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informa iilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organiza iei.

Componentele sistemului informa ional

Date i informa ii - defini ii

y Data reprezint descrierea cifric sau letric a unor

ac iuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organiza ie sau la procese din afara sa, care intereseaz managementul acesteia. y Prin informa ie, din punct de vedere al managementului, desemn m acele date care aduc adresantului un spor de cunoa tere privind direct i indirect organiza ia respectiv , ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce-i revin n cadrul respectivei organiza iei.

datele

1. Datele - ansambluri de simboluri, exprimate sub form numeric , litere, sunete, imagini etc, susceptibile de a fi percepute de fiin a uman . Exemplu: norme, cantit i, valori corespunz toare unor indicatori economici, financiari, statistici.

informa iile
2. Informa iile - sunt doar acele date care: - aduc cuno tin e noi destinatarului lor; - modific percep ia asupra realit ii; - reduc gradul de incertitudine (necunoa tere) asupra acesteia.
Concluzii: - informa iile formeaz o submul ime inclus n mul imea datelor;
- no iunea de informa ie este relativ destinatarului ei, n sensul c ceea ce reprezint informa ie pentru unul, nu este obligatoriu informa ie pentru altul; - informa ia ia n considerare ntotdeauna semnifica ia fenomenului real pe care-l surprinde i care, n mod absolut difer n func ie de percep ia proprie a utilizatorului; - informa ia are un puternic caracter de subiectivism.

y Informa ia pertinent

baza fundament rii deciziei manageriale eficiente

Determinan ii majori ai informa iei pertinente

COMPLETITUDINE (caracterul exhaustiv) FIABILITATE (gradul de ncredere n sursa informa iei) ACTUALITATE (reducerea ntrzierii n ob inerea informa iei

PERTINEN A INFORMA IEI

EXACTITATE (Absen a fenomenului de perturbare)

PUNCTUALITATE (respectarea limitelor de timp n procesul de utilizare) ACCESIBILITATE (determinant major de utilizare efectiv a informa iei)

Circuite i fluxuri informa ionale - defini ii

y Prin circuit informa ional desemn m traiectul pe

care l parcurge o informa ie sau o categorie de informa ii ntre emi tor i destinatar. y Fluxul informa ional reprezint cantitatea de informa ii care este vehiculat ntre emi torul i beneficiarul pe circuitul informa ional, caracterizat prin anumite caracteristici - lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost etc.

circuite i fluxuri informa ionale

3. Circuite informa ionale - reprezint traseul pe care l parcurge o informa ie, de la surs la destina ie. Ele iau na tere att n interiorul organiza iei, ct i ntre aceasta i mediul extern. 4. Fluxuri informa ionale - reprezint ansamblul informa iilor care parcurg circuitele informa ionale, raportate la un anumit interval de timp. Orizontale Verticale Oblice

Proceduri informa ionale - defini ie

y n

esen , prin proceduri informa ionale desemn m ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalit i de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare i arhivare a unei categorii de informa ii, cu precizarea opera iilor de efectuat i succesiunea lor, a supor ilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informa iilor folosite.

Principalele caracteristici ale procedurilor informa ionale

proceduri i mijloace
5. Procedurile informa ionale - ansamblu de metode i tehnici de reprezentare a informa iilor primare, prin intermediul c rora este asigurat interfa a om-calculator. 6. Mijloacele de tratare a informa iilor - reunesc suporturile fizice (hardware) i cele logice (software) prin care sunt asigurate procesele de culegere, prelucrare, transmitere, stocare a informa iei, n vederea ob inerii rezultatelor dorite.

Mijloace de tratare a informa iilor defini ie

y Totalitatea elementelor tehnico-materiale utilizate

pentru culegerea, nregistrarea, transmiterea, prelucrarea, interpretarea i stocarea datelor i informa iilor reprezint mijloacele de tratare a informa iilor, (de la cele mai simple (creion), la cele mai complexe (computer)

Referitor la categoriile de mijloace de tratare a informa iei prezentate n tabel, preciz m c , cele mecanizate sunt pe cale de dispari ie. Progresele formidabile nregistrate de mijloacele automatizate, n condi iile diminu rii substan iale a costurilor, au f cut caduce mijloacele mecanizate.

Principalele func ii ale sistemului informa ional

Dimensiunile informa iei

n realizarea acestor func ii, sistemul informa ional este confruntat cu probleme foarte complexe, dat fiind tripla dimensiune a informa iilor:
y dimensiune individual , n sensul c

ele condi ioneaz ntr-o propor ie apreciabil poten ialul i realizarea aspira iilor personale ale salaria ilor. y dimensiune organiza ional , n sensul c reprezint o premis indispensabil pentru stabilirea i finalizarea obiectivelor organiza iei de c tre ac ionari i manageri. y dimensiune social ce decurge din rolul lor n exercitarea drepturilor i responsabilit ilor salaria ilor din cadrul organiza iei n calitate de cet eni.

Deficien e generale
y distorsiunea

modificarea par ial neinten ionat a con inutului sau mesajului unei informa ii pe parcursul culegerii, prelucr rii i transmiterii de la emi tor la destinatar; y filtrajul modificarea par ial sau total a con inutului sau mesajului unei informa ii in mod inten ionat; y redundanta este deficienta care consta n nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a unor informa ii cauzate de absen a coordon rii sau a coordon rii defectuoase a anumitor sisteme ale segmentului informa ional; y supranc rcarea circuitului informa ional vehicularea unei cantit i de informa ii mai mare dect capacitatea de transport, ducnd la blocarea sau ntrzierea unor informa ii. De regul se face cu informa ii inutile, nerelevante pentru activitatea respectiv , principala cauz fiind redundan a.

Raporturile sistem informa ional sistem informatic

Sistemul informatic al unei institu ii publice

Prelucrarea datelor i comunicarea

Sistem informa ional Subsistem de comunica ie Date comunicate

Subsistem de prelucrare date (prelucrare i modele de prelucrare)

Date rezidente

Sistemul informatic al unei institu ii publice

y Sistem informatic- acea parte a sistemului informa ional pentru

care prelucr rile sunt, preponderent, automatizate.

y Informatizarea, dac

este planificat i derulat corespunz tor, are un dublu impact asupra activit ilor din institu ie: cre te calitatea serviciilor i mic oreaz costurile. component a strategiei generale a

y Strategia de informatizare

institu iei publice.

y Tehnologia informa iei

i comunica iilor reprezint tehnic al sistemului informatic.

suportul

Dimensiuni ale TIC n institu ia public

Dimensiunea strategica: y Tenologiile informatice si de comunicatie devin o resursa strategica pentru organizatia publica, in masura sa asigure avantajul competitiv. Dimensiunea organizationala: y Aparatul informatic este parte integranta in organizatie si evolueaza in conditiile unui mediu favorabil sau restrictiv. y Aparatul informatic trebuie sa raspunda cerintelor decizionale si operationale si, in interactiune cu alte subsisteme ale organizatiei va asigura sinergia intre domeniul informaticii si cel al managementului. Dimensiunea umana: y Surclaseaza aspectele tehnologice si metodologice si reprezinta factorul de succes in folosirea eficienta a aparatului informatic.

Sistemul informatic al unei institu ii publice con ine

-Tehnici si mijloace pentru automatizarea activitatilor de birou.
-Proceduri automate pentru culegerea, prelucrarea, arhivarea si vehicularea datelor si informatiilor. -Aplicatii informatice pentru:
- optimizarea procesului decizional - gestiune economic - conducerea proceselor tehnologice - asistare a deciziei.

Sistemul informatic al unei institu ii publice con ine

-Instrumente de comunicatie electronica (mesageria electronica, videotextul interactiv, bancile de date accesate prin reteaua Internet, sistemele de audioconferinta si videoconferinta etc). -Sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), pentru crearea si gestionarea colectiilor de date clasice, destinate proceselor decizionale si celor de executie. -Tehnici de automatizare a proceselui de productie: proiectare asistata de calculator, conceptie, fabricatie si mentenanta asistata etc).

Sistemul informatic al unei institu ii publice structur

Orice sistem informatic este structurat n patru categorii de componente:
1. 2. 3. 4.

Componenta uman Componenta organizatoric Componenta de infrastructur tehnologic Aplica iile informatice

Structura sistemului informatic Componenta uman (1)

y Este

cea mai important component pentru eficacitatea i eficien a sistemului informatic. unui sistem informatic depinde de adaptarea celorlalte componente la nivelul i preg tirea resursei umane existente.

y Succesul

Structura sistemului informatic Componenta uman (2)

3 categorii: -beneficiarii (cei c rora le sunt adresate informa iile generate sau transmise n cadrul sistemului informatic); -utilizatorii (cei care utilizeaz nemijlocit TIC pentru ob inerea de informa ii); -personalul de ntre inere i dezvoltare.

Structura sistemului informatic Componenta uman (3)

Aspecte importante: -Cre terea exponen ial a num rului de beneficiari, i deci a cererii de informa ie. -Apropiere ntre utilizatori i beneficiari. -Personalul de ntre inere i dezvoltare -resursa uman de nalt calificare, greu de ob inut i scump .

Structura sistemului informatic Componenta organizatoric

Este format din structura organizatoric specific activit ilor informatice, totalitatea mijloacelor i metodelor de natur organizatoric i metodologic utilizate pentru conducerea activit ilor informatice i de modul n care se realizeaz leg tura ntre sistemul informatic i restul organiza iei.

Structura sistemului informatic Componenta de infrastructur

Se identific n mare parte cu ceea ce numim Tehnologia Informa iei i Comunica iilor, reprezentnd suportul fizic i infrastructura soft necesar func ion rii ntregului sistem. Reprezint totalitatea dispozitivelor, circuitelor i echipamentelor utilizate pentru prelucrarea i transmiterea informa iilor, mpreun cu sistemele de operare, protocoalele de comunica ie i programele de baz necesare func ion rii echipamentelor.

Structura sistemului informatic Aplica ii i module informatice

Reprezint totalitatea programelor informatice i a aplica iilor informatice care implementeaz proceduri informa ionale specifice activit ilor desf urate n cadrul organiza iei. Dup unii autori, acestea ar fi cuprinse n TIC, n timp ce al i cercet tori indic apartenen a lor la Procesele Organiza ionale (know how).

Structura sistemului informatic Aplica ii i module informatice

n func ie de gama de activit i pe care le deservesc, se clasific dup cum urmeaz : -Aplica ii pentru top management (Business Intelligence, programe care implementeaz metode de fundamentare a deciziei) -Aplica ii dezvoltate la nivelul unei func iuni (CRM) -Aplica ii pentru automatizarea unor activit i (program de eviden contabil , e-services) -Aplica ii transfunctionale (ERP, Managementul documentelor i fluxurilor de lucru) -Aplica ii de integrare a sistemului informatic propriu cu sistemele informatice ale unor institu ii partenere (SCM) -Aplica ii de tip serviciu (SaaS i SOA)

Sistemul informatic al institu iei publice clasificare (1)

1)Dup gradul de dispersie al resurselor sistemului: y sisteme informatice locale (exploatabile pe calculatoare independente sau n re ea); y sisteme informatice distribuite (bazate pe criterii teritoriale). 2)Dup specificul activit ii pe care o automatizeaz : y sisteme informatice de gestiune; y sisteme informatice pentru optimizarea procesului decizional; y sisteme informatice pentru conducerea proceselor tehnologice; y sisteme informatice pentru managementul public. 3)Dup gradul de integrare: y sisteme informatice insulare (singulare); y sisteme informatice par ial integrate, la nivelul structurii organizatorice: -pe orizontal , la acela i nivel decizional; -pe vertical , la nivel de activit i de baz (economice, juridice, publice, rela ii publice, secretariat tehnic); y sisteme informatice total integrate: - pe orizontal , la toate nivelurile decizionale; - pe vertical , la nivelul activit ii de ansamblu din organiza ie.

servicii

Sistemul informatic al institu iei publice clasificare (2)

4)Dup leg tura cu tipul de organizare: y sisteme informatice grefate pe organizarea procesual (n administra ia local sunt sisteme pentru clase medii de activit i); y sisteme informatice grefate pe subdivziuni organizatorice. 6)Dup tipul re elei pe care se dezvolt sistemul informatic: y sisteme informatice bazate pe LAN (Local Area Network); y sisteme informatice bazate pe MAN (Metopolitan Area Network); y sisteme informatice bazate pe VPN (Virtual Private Network). 7)Dup modul de tratare al prelucr rilor: y sisteme informatice cu prelucrare on-line, caracterizate de existen a unui proces de transmitere i prelucrare a datelor, f r interven ia factorului uman; y sisteme informatice cu tratarea lucr rilor n timp real (real time systems) incluznd acele sisteme care recep ioneaz prelucrarea datelor i returneaz rezultatele, suficient de rapid pentru a fi n m sur s influen eze n acel timp, mediul n care func ioneaz ; y sisteme informatice cu acces multiplu simultan (time sharing), prin care mai mul i utilizatori i/sau procese sunt conectate simultan, interactiv, prin cte un terminal, la sistemul de calcul. Acesta aloc , printr-un regim special, segmente de timp, fiec rui proces lansat de c tre utilizatori, folosindu-se astfel n mod simultan resursele sistemului informatic.

Defini ii
TEHNOLOGE s. f. 1. tiin a metodelor i a mijloacelor de prelucrare a materiilor prime, a materialelor i a datelor. 2. ansamblul proceselor, al metodelor, opera iilor etc. pentru realizarea unui anumit produs (< fr. technologie) y COMUNICRE s. f. 1. ac iunea de a comunica. 2. n tiin are, veste, tire. 3. contact, rela ie, leg tur . 4. prezentare ntr-un cerc restrns de speciali ti a unei contribu ii personale ntr-o problem tiin ific ; lucrare care face obiectul unei asemenea prezent ri. (<comunica) y ADMINISTR IE, administra ii, s.f. 1. Totalitatea organelor administrative ale unui stat; sec ie a unei institu ii ns rcinat cu administrarea acelei institu ii. Administra ie de stat = a) form de activitate (executiv i de dispozi ie) a statului pentru realizarea func iilor sale; b) totalitatea organelor de stat prin care se desf oar aceast activitate. Consiliu de administra ie = organ colegial ns rcinat cu administrarea unei ntreprinderi sau a unei institu ii. Din (1) fr. administration, lat. administratio, (2) rus. administratiia
y

Sursa: Florin Marcu - Marele dic ionar de neologisme,, Editura Saeculum, 2000

Comunicare vs. Comunica ie

y

COMUNIC IE, comunica ii, s.f. 1. Mijloc de comunicare ntre puncte diferite; leg tur , contact. 2. Sistem tehnic folosit pentru realizarea comunica iei. 3. (n sintagma) Comunica ii de mas = totalitatea mijloacelor tehnice de comunicare a informa iilor (po t , telegraf, telefon, radio, televiziune, cinema, publica ii etc.). [Var.: (nv.) comunica ine s.f.] Din fr. communication,

Comunicare:
-

Comunica ie:
-

caracter social i uman; schimb de informa ii ntre emi tor i receptor; Vizeaz con inutul informa ional transferat.

caracter tehnic; Se refer la modul i mediul n care are loc transferul de informa ie

Modelul Shannon
Odat cu izbucnirea celui de-al doilea r zboi mondial, comunicarea eficient a devenit unul din principalele obiective ale cercet rii n S.U.A. n acest context, au fost puse bazele tehnologiei comunica iei, ca disciplin de studiu, de c tre Wilbur Schramm, cel care a lansat i primul program doctoral de preg tire n domeniul comunica iei. y Principalul teoretician al perioadei a fost ns Claude E. Shannon, care a formulat primele principii ale teoriei comunica iei. Tot el a dezvoltat primul model matematic care descrie modul de fun ionare al unui sistem de comunica ie, precum i un set de reguli i instrumente pe baza c rora se poate face analiza acestuia. y Shannon a inten ionat s formuleze o teoriei a comunica iei care s fie utilizat , ini ial, pentru n elegerea sistemelor de telecomunica ii. Mai trziu, el a indicat c modelul poate fi folosit n oricare alt domeniu sau sistem care implic procese de comunica ie. El considera c problema fundamental a comunic rii o reprezint reproducerea exact ,la un anumit punct, a unui mesaj transmis de la un alt punct. De cele mai multe ori mesajul are un n eles, care se refer sau care este corelat cu o serie de entit i fizice i conceptuale. Aceste aspecte, de natur semantic , erau considerate de Shannon ca fiind irelevante pentru problema comunica iei.
y

Modelul Shannon
Model liniar, consituit din trei componente: un transmi tor (surs ), un canal de comunica ie i un receptor(destina ie) i include, de asemenea, mecanisme de criptare i decriptare a informa iilor.

Modelul Shannon componente (1)

1.Sursa (transmi torul) reprezint persoana sau grupul de persoane care ini iaz procesul de comunicare. 2.Mecanismul de criptare este cel care asigur criptarea mesajului, deoarece ntre surs i canalul de comunica ie, datele trebuie codificate, respectiv reprezentate ntr-o anumit form care s poat s fie transmis de mediul care asigur comunica ia. 3.Mesajul reprezint , n accep iunea lui Shannon, o secven de simboluri, unde un simbol reprezint un element al unei mul imi finite denumit i alfabet. 4.Canalul de comunica ie include traseul pe care mesajul criptat l parcurge de la transmi tor la receptor, precum i factorii perturbatori care influen eaz con inutul s u.

Modelul Shannon componente (2)

5.Mecanismul de decriptare asigur decodificarea mesajului, fie folosind echipamente electronice (ex : echipamente periferice de ie ire: monitor, imprimant , boxe etc.) fie sistemul vizual sau auditiv, atunci cnd este vorba de comunicarea direct . 6.Destinatarul reprezint acea persoan sau acel grup de persoane care reprezint beneficiarii procesului de comunica ie.

Tehnologia informa iei i comunica iilor (TIC)

Aproximativ 75% din timpul de lucru al angaja ilor i mai bine de 80% din cel al cadrelor de conducere este consacrat activit ilor de comunicare intern i extern , Tehnologiile de comunica ie, indisolubil legate de tehnicile informatizate de prelucrare, stocare, structurare sau reprezentare a informa iei sunt parte integrant a sistemului informatic al institu iei publice. Ele reunesc o serie de tehnici care n spe , asigur transmiterea unui mesaj (dup modelul emitent-receptor), dar bazndu-se exclusiv pe un mediu informatic i instrumente electronice specifice.

Tehnologii de comunica ie Definire

y Tehnologii de comunica ie - Tehnologiile utilizate n

cadrul proceselor de comunicare, care presupun existen a unui mediu informatic constituit din echipamente hardware, proceduri software specializate, precum i dispozitive electronice de transmisie/recep ie date.

Tehnologia informa iei Aspecte economice

y Costul

este o caracteristic economic important a unei tehnologii de comunica ie i reprezint efortul financiar generat de achizi ia sistemului. exploatare a unui sistem, inclusiv instruirea personalului de ntre inere i utilizator.

y TOC (Total Cost of Ownership)- costurile totale de achizi ie, instalare i

y Eficien a economic a unei tehnologii (randamentul acesteia) valoarea

ad ugat pentru fiecare unitate monetar investit . utilizatorului.

y Eficacitatea tehnologiei

capacitatea acesteia de a satisface cerin ele

Tehnologii de comunica ie Caracteristici (1)

Aportul tehnologiilor moderne de comunica ie este condi ionat de cteva caracteristici importante reflectate n :
y Func ionalitatea pe care o asigur : produc ia, transmiterea sau

stocarea de mesaje, sau i alte func ii suplimentare. y Forma informa iei care se comunic dac aceasta este oral , vizual , audiovizual , caracteristici ce au un impact direct asupra cantit ii de informa ii transmise. y Capacitatea de interac iune oferit - se refer la intensitatea cu care se realizeaz procesul de comunica ie. Gradul de interac iune este determinat de viteza de transmitere i de posibilitatea de a efectua acest lucru de la distan .

Tehnologii de comunica ie Caracteristici (2)

y Capacitatea de transmitere a mesajelor (debitul) - Performan a unei

tehnologii, n termeni de volum de informa ii (semnale, mesaje) i timp de transmitere (num rul de semnale transmise ntr-o unitate de timp, sau num rul de semnale stocate pe unitatea de volum).
y Securitatea

n cazul procesului de comunica ie (transmisie/recep ie) gradul de securitate a unei anumite tehnologii este m surat prin marja medie de eroare, fiind apreciat n func ie de posibilitatea de detectare a erorilor i de corectare a lor. posibilitatea de includere a tehnologiei ntr-un sistem de comunica ii. De exemplu, unele instrumente sunt imediat utilizabile n procesul de comunica ie ( telefonul), altele sunt accesibile dup o instruire rapid (telecopiator), iar altele necesit o formare specific a utilizatorilor (construirea de pagini Web, procesarea textelor etc).

y Accesibilitatea (facilitatea n utilizare)

Tehnologia comunica iei Efecte

y Comprimarea timpului, fiind posibil comunicarea imediat n orice y

y y

punct de pe glob., Reducerea constrngerilor de spa iu, eliminnd uneori integral neajunsurile impuse de dispersarea spa ial a activit ilor i oferind posibilitatea accesului la diverse zone de pia , delocaliz rii anumitor activit i ale organiza iei etc. Reducerea costurilor de tratare i transmisie a informa iilor, ca urmare a faptului c acestea fiind accesibile de exemplu printr-un site (sau pagin Web) proprii unei institu ii publice, pot fi furnizate direct, f r cheltuieli suplimentare (curier, po t etc). Cre terea eficacit ii n oferirea unor servicii de calitate cet enilor . Promovarea unei bune imagini la nivel local, regional sau na ional a unor oraganiza ii publice (Consilii Locale, Prefecturi, operatori de servicii publice de interes general, institu ii de nv mnt, san tate etc).