MedEXPERT CRM Manual de utilizare

www.medexpert.ro

page 1

MODURI DE LUCRU ...................................................................................................... 3 CONEXIUNEA CU SERVERUL .................................................................................... 3 AUTENTIFICAREA ........................................................................................................ 4 SELECTAREA DATEI .................................................................................................... 5 INTRODUCERE VIZITE MEDICI ............................................................................... 6 MODIFICARE VIZITE MEDICI................................................................................... 9 PREZENTARE ................................................................................................................. 9 INTRODUCERE VIZITE FARMACII .......................................................................... 9 MODIFICARE VIZITE FARMACII ........................................................................... 10 INTRODUCERE VIZITA COMERCIALA ................................................................ 10 MODIFICARE VIZITA COMERCIALA ................................................................... 10 INTRODUCERE ACTIVITATI DIVERSE................................................................. 10 MODIFICARI ACTIVITATI DIVERSE ..................................................................... 11 INTRODUCERE PLANIFICARE ACTIVITATI (AGENDA) ................................. 12 SINCRONIZAREA......................................................................................................... 13 STERGEREA BAZEI DE DATE LOCALE - RESET ............................................... 14 REINCARCAREA BAZEI DE DATE LOCALE - RELOAD ................................... 15 ACTUALIZAREA APLICATIEI UPDATE ............................................................. 15 SUPORT .......................................................................................................................... 15

www.medexpert.ro

page 2

MODURI DE LUCRU Aplicatia se porneste prin click pe Start/Programs/Softexpert Mobility/MedExpert sau pe iconul de pe desktop. Inainte de autentificare puteti stabili modul de lucru: Local sau Online.

In modul de lucru Online trebuie sa fiti conectat la internet, toate operatiile efectuindu-se direct pe server. IN MODUL DE LUCRU ONLINE NU ESTE NEVOIE SA FACETI SINCRONIZARE SEND PENTRU CA DATELE SA AJUNGA PE SERVER. DACA ATI LUCRAT ONLINE, ATUNCI TREBUIE SA FACETI SINCRONIZARE RECEIVE PENTRU A PRELUA PE LAPTOP DATELE INTRODUSE. IN MODUL DE LUCRU LOCAL, DATELE SE SALVEAZA IN BAZA DE DATE LOCALA, PE LAPTOP: IN ACEST CAZ TREBUIE SA FACETI SINCRONIZARE SEND PENTRU A TRIMITE DATELE PE SERVER SI A PUTEA FI VIZUALIZATE DECA CATRE MANAGEMENT. IN MODUL DE LUCRU LOCAL NU ESTE NECESAR SA FITI CONECTAT LA INTERNET.

CONEXIUNEA CU SERVERUL Pentru a lucra in mod Online sau pentru a face sincronizarea, este obligatorie indeplinirea simultana a doua conditii: - Calculatorul sa fie conectat la internet: aceasta operatie o face utilizatorul, in functie de tipul conexiunii la internet pe care o are; - Sa fie realizata conexiunea VPN cu serverul: in momentul pornirii MedEXPERT, daca exista conexiunea la internet, conexiunea VPN se face automat. Este posibil ca aceasta conexiune, VPN, sa se intrerupa cateodata. Acest lucru se poate manifesta prin aparitia de erori la salvarea activitatilor in modul de lucru Online, sau mesajul Parola de pe local difera de cea de pe server la sincronizare etc. Pentru remediere faceti urmatoarele doua operatii: - Click VPN (in coltul din stanga sus) si apoi pe Deconecteaza: asteptati pana apare mesajul Disconnected; - Click VPN si apoi pe Conecteaza: asteptati pana apare mesajul Connection successful!

www.medexpert.ro

page 3

AUTENTIFICAREA In fereastra de autentificare introduceti Numele de utilizator si parola si dati click pe Login. In aceasta fereastra, inainte de a da click pe Login puteti selecta limba in care doriti sa apara interfata sau stabili modul de lucru (Online sau Local).

Dupa autentificare apare ecranul principal al aplicatiei, care contine: - in partea superioara numele si functia utilizatorului curent, modul de lucru si fereastra activa; - in partea stanga meniul de operare. Modul de organizare si functionare al meniului este similar cu cel din Windows Explorer, in sensul ca este arborescent si ierarhic, astfel incat pentru a ajunge la un submeniu se da click pe + la meniul superior. Pentru a deschide o fereastra de vizualizare si/sau introducere de date se da dublu click pe iconul corespunzator.

www.medexpert.ro

page 4

- in bara superioara sunt butoanele principalelor operatii: Vizita farmacie, Vizita

medic, Prezentare, Planificare saptamana viitoare;

- in partea inferioara a meniului exista calendarul din care selectati data pe care
introduceti activitatile. SELECTAREA DATEI Aveti posibilitatea de a selecta data pentru care introduceti activitati. De exemplu: va introduceti la sfarsitul saptamanii vizitele introduse in saptamana curenta. Pentru aceasta, trebuie sa selectati ziua de luni pentru a introduce vizitele efectuate luni, ziua de marti pentru vizitele efectuate in ziua de marti etc. NOTA: in cazul in care nu selectati data din calendar, vizitele vor fi introduse pe ziua curenta. Pentru selectarea datei trebuie sa dati click pe data dorita din calendarul din partea inferioara a meniului.

Data selectata apare in bara de sus a aplicatiei si in forma deschisa (Vizita medic sau Prezentare). Daca data selectata este anterioara numarului de zile permis sau este in viitor, apare mesajul: Data invalida. Va rugam selectati alta data! Zilele pentru care nu ati introdus nici o activitate apar in Calendar marcate cu rosu.

www.medexpert.ro

page 5

INTRODUCERE VIZITE MEDICI Pentru introducerea vizitelor, dati click pe butonul Vizita medic din bara superioara a aplicatiei.

a. pentru a adauga medicii vizitati aveti doua posibilitati - in campul Selectie contact introduceti primele litere din numele medicului: sub acest camp va aparea lista medicilor al caror nume incepe cu aceste litere. Pentru a selecta un medic dati click pe acesta.

- click pe butonul Selectie avansata, care va permite sa folositi mai multe filtre de cautare; Pentru a cauta medicii dintr-un spital, policlinica sau ambulator: - selectati o zona; - in campul Unitate introduceti primele litere din numele unitatii (de ex.: sp): va aparea lista de unitati; dati click pe unitatea dorita; - dati click pe butonul Cauta: se va afisa in tabel lista medicilor din unitatea respectiva; - pentru a selecta medici dati click pe butonul Select in tabel; - cand ati adaugat toti medicii, dati click pe butonul Adauga. Se va redeschide pagina de Vizita medic. In aceasta pagina, apare numele primului contact selectat.

www.medexpert.ro

page 6

Pentru a vedea toti medicii selectati, dati click pe bara cu numele medicului:

In aceasta lista puteti: b. sterge contacte din lista prin click pe ; c. vedea istoricul vizitelor: - dati click pe iconita corespunzatoare: va aparea o noua pagina cu detaliile vizitelor anterioare la contactul respectiv; - puteti tipari istoricul dand click dreapta si apoi click pe Print; d. pentru a introduce vizita la un contact: - selectati-l prin click pe iconita corespunzatoare; - completati detaliile vizitei; - selectati tipul vizitei: simpla, in dublu (in cazul vizitei in dublu selectati functia cu care mergeti in vizita); - selectati brandul pe care il promovati, selectati potentialul si nivelul de
www.medexpert.ro page 7

prescriptie, pozitia de promovare, completati nr. pacienti, nr. pacienti pe patologie si nr. pacienti pe produsul propriu, introduceti numarul de mostre si selectati materialul promotional. - completati campul Obiective / Concluzii: dati click pe bara unde scrie Obiective si Concluzii: se vor desfasura doua campuri unde introduceti concluziile si obiectivele; - planificati vizita prin click pe iconita de la calendar si selectati data viitoarei vizite; - selectati apoi un alt contact (moment in care forma se goleste) si repetati procedura.

Note: toate campurile din tabelul de branduri apar initial necompletate: in momentul in care la un brand completati ordinea de promovare vor aparea detaliile introduse la vizita anterioara; in campurile Pacienti produsul meu si Pacienti patologia mea se poate introduce valoarea 0; campurile marcate cu * trebuie completate in mod obligatoriu; daca nu s-au completat campurile obligatorii apare un mesaj de avertizare;
page 8

www.medexpert.ro

daca ati dat click pe Salveaza inainte de a introduce detaliile vizitei pentru toate contactele, se vor salva numai vizitele introduse si contactele respective dispar din lista; se va putea continua introducerea de date pe contactele ramase in lista.

MODIFICARE VIZITE MEDICI Vizitele introduse in mod LOCAL si care nu fost trimise pe server prin sincronizare Send pot fi modificate. In cazul in care au fost trimise pe server sau au fost introduse in mod Online, vizitele nu mai pot fi modificate, ci doar vazute. Pentru modificarea de vizite, dati click pe iconul Vizita medic din bara superioara a aplicatiei. In fereastra care se deschide dati click pe tab-ul Cautare vizita medic (din coltul stanga sus). In aceasta pagina puteti: - cauta vizita/vizitele folosind filtrele (unul sau mai multe) din forma de cautare; daca nu folositi niciun filtru, atunci se vor afisa toate vizitele din intervalul selectat. - rezultatele cautarii vor fi afisate intr-un tabel. - selectati o vizita prin click pe butonul Select din tabelul de afisare a rezultatelor; - dupa click pe butonul Select se va deschide automat pagina Vizita medic cu datele vizitei selectate: in aceasta pagina puteti modifica datele introduse; - pentru a salva datele modificate dati click pe butonul Salveaza. PREZENTARE Modul de lucru este identic cu cel de la vizite, cu exceptia faptului ca toate datele se introduc pentru toate contactele simultan. Daca ati fost la o prezentare cu unul/mai multi superiori, selectati Prezentare cu superiori (la Tipul prezentarii) si selectati-i pe acestia prin bifarea casutelor corespunzatoare. Introduceti bugetul stabilit si cel realizat si eventualele intrebari adresate. INTRODUCERE VIZITE FARMACII Dati click pe butonul Vizita farmacie. Pentru selectia unei farmacii: - intoduceti primele litere din numele farmaciei in campul Farmacie: va aparea lista farmaciilor al caror nume incepe cu aceste litere; dati click pe farmacia dorita; - puteti cauta o farmacie folosind mai multe filtre, prin click pe butonul Selectie avansata; - in fereastra care se deschide cautati o farmacie folosind unul sau mai multe filtre; - selectati persoana de contact; - introduceti Comentarii si detaliile pentru cel putin un brand;
www.medexpert.ro page 9

selectati distribuitorii preferati; planificati vizita urmatoare prin click pe iconita

de la calendar.

MODIFICARE VIZITE FARMACII Vizitele introduse in mod LOCAL si care nu fost trimise pe server prin sincronizare Send pot fi modificate. In cazul in care au fost trimise pe server sau au fost introduse in mod Online, vizitele nu mai pot fi modificate, ci doar vazute. Pentru modificarea de vizite, dati click pe iconul Vizita farmacie din bara superioara a aplicatiei. In fereastra care se deschide dati click pe tab-ul Cautare vizita farmacie (din coltul stanga sus). In aceasta pagina puteti: - cauta vizita/vizitele folosind filtrele (unul sau mai multe) din forma de cautare; daca nu folositi niciun filtru, atunci se vor afisa toate vizitele din intervalul selectat. - rezultatele cautarii vor fi afisate intr-un tabel. - selectati o vizita prin click pe butonul Select din tabelul de afisare a rezultatelor; - dupa click pe butonul Select se va deschide automat pagina Vizita farmacie cu datele vizitei selectate: in aceasta pagina puteti modifica datele introduse; - pentru a salva datele modificate dati click pe butonul Salveaza.

INTRODUCERE VIZITA COMERCIALA Dati click pe butonul Vizita comerciala. Selectati unul/mai multe contacte ca la Vizita medic. Selectati tipul vizitei si introduceti comentariile. Daca este cazul, selectati urmatorul contact. La final, salvati vizita.

MODIFICARE VIZITA COMERCIALA Dati click pe tabul Cautare. In aceasta pagina cautati vizita pe care doriti sa o modificati si apoi dati click pe butonul Select corespunzator. Se va deschide automat pagina de Adaugare/Editare: faceti modificarile si salvati.

INTRODUCERE ACTIVITATI DIVERSE Dati click pe tab-ul Adaugare/Editare: - selectati tipul activitatii; - introduceti comentarii;
www.medexpert.ro page 10

stabiliti datele de inceput si de sfarsit; dati click pe Salveaza.

MODIFICARI ACTIVITATI DIVERSE Dati click pe tab-ul Cautare: cautati activitatile folosind filtrele din forma de cautare; selectati o activitate prin click pe butonul Select din gridul de afisare a rezultatelor; se va deschide tab-ul Adaugare/Editare cu datele activitatii selectate: aici puteti face si salva modificari.

www.medexpert.ro

page 11

INTRODUCERE PLANIFICARE ACTIVITATI (AGENDA) Pagina de planificare a activitatilor viitoare (vizita medic, vizita farmacie, prezentare, activitate diversa) este de forma unui calendar.

Pentru a planifica activitati: a. pozitionati mouse-ul pe o zi; b. click dreapta; c. selectati o optiune; d. in pagina urmatoare: selectati medicii (pentru vizita medic), farmaciile (pentru vizita farmacie), unitatea medicala (pentru prezentare) sau activitatea diversa (in acest caz puteti selecta si intervalul); e. pentru medici si farmacii, campul Obiective este specific fiecarui medic/farmacii. Pentru modificarea inregistrarilor: a. dublu click pe inregistrare: modificati medicii, farmaciile, unitatea, tipul activitatii diverse; b. pentru modifcarea datei unei vizite medic, vizite farmacie sau prezentari: pozitionati mouse-ul pe activitate, click stanga si trageti activitatea in alta zi;
www.medexpert.ro page 12

c. pentru modificarea intervalului unei activitati diverse: pozitionati mouse-ul pe activitate, click stanga si trageti de conturul activitatii pentru a acoperi mai multe sau mai putine zile. Medicii/farmaciile planificati/planificate vor aparea preselectati la introducerea vizitelor in ziua planificata. Fiecare tip de activitate are o anumita culoare, pentru a o identifica usor. Activitatile planificate si nerealizate integral se vor colora in calendar cu rosu, indiferent de tipul lor. Exemplu: daca ati planificat intr-o anumita zi vizita la 5 medici, daca ii vizitati numai pe 4 din cei planificati, activitatea respectiva se va colora in rosu. Astfel, dintr-o singura privire veti putea vedea ce anume ati planificat si nu ati realizat.

FOARTE IMPORTANT: 1. Activitatile planificate pentru care a trecut data planificata nu mai pot fi modificate sau sterse. 2. Planificarile facute in mod Online sau in mod Local si trimise pe server mai pot fi sterse sau modificate.

SINCRONIZAREA Avand in vedere ca in mod normal lucrati in mod de lucru Local, deci pe baza de date locala, din laptopul dvs., este necesar sa trimiteti in server datele introduse pe laptop (vizite, prezentari etc.) si, de asemenea, sa preluati pe laptop datele noi sau modificate din server (medici, unitati medicale, etc.) Aceasta operatie se numeste sincronizare. In functie de sensul de transmitere a datelor, aceasta poate fi: 1. sincronizare Send (de la laptop la server); 2. sincronizare Receive (de la server la laptop). Pentru a porni sincronizatorul trebuie: 1. daca sunteti logat, sa dati click in bara de sus pe Logout; 2. sa fiti conectat la internet; 3. sa dati click in bara de sus pe butonul Sincronizare. Sincronizarea Send Dupa deschiderea sincronizatorului: - dati click pe butonul Send; - dati click pe Yes la mesajul de confirmare;
www.medexpert.ro page 13

asteptati pana se termina operatia: apare mesajul de confirmare a terminarii sincronizarii si in coltul din stanga jos a ferestrei de sincronizare apare mesajul Operatie terminata.

Sincronizarea server -> laptop Dupa deschiderea sincronizatorului: - dati click pe butonul Receive; - dati click pe Yes la mesajul de confirmare; - asteptati pana se termina operatia: apare mesajul de confirmare a terminarii sincronizarii si in coltul din stanga jos a ferestrei de sincronizare apare mesajul Operatie terminata. STERGEREA BAZEI DE DATE LOCALE - RESET Pot fi anumite situatii (schimbarea utilizatorului laptopului, modificarea datelor de autentificare etc.) in care este necesara stergerea bazei de date locale. Pentru aceasta: - porniti sincronizatorul; - dati click pe butonul Reset; - dati click pe Yes la mesajul de confirmare; - asteptati aparitia campurilor de introducere a datelor de autentificare. In continuare: - introduceti datele de autentificare; - dati click pe butonul Login; - in bara de sus, in stanga, vor aparea numele si functia; - pentru preluarea bazei de date efectuati operatia de Reload (vezi mai jos).
www.medexpert.ro page 14

REINCARCAREA BAZEI DE DATE LOCALE - RELOAD Pot fi anumite situatii in care este necesara reincarcarea bazei de date locale. Pentru aceasta: - porniti sincronizatorul; dati click pe butonul Reload; - dati click pe Yes la mesajul de confirmare; - asteptati finalizarea operatiei: aparitia mesajului de confirmare a terminarii reincarcarii si mesajul Operatie terminata in coltul din stanga jos a ferestrei de sincronizare; - dati click pe Exit. NU FACETI NICIODATA OPERATIILE DE RESET SAU RELOAD DIN PROPRIE INITIATIVA. ACTUALIZAREA APLICATIEI UPDATE Cand apare o versiune noua a aplicatiei veti fi anuntati. Pentru instalarea noii versiuni procedura este urmatoarea: - conectati-va la internet; - porniti MedExpert; - va aparea un mesaj de avertizare ca este disponibila o noua versiune, care va va cere permisiunea de a o instala: raspundeti afirmativ; - noua versiune se va instala si aplicatia va porni automat. NOTA: IN ORICE SITUATIE IN CARE VA APARE O EROARE, LUATI LEGATURA CU DEPARTAMENTUL DE SUPORT. SUPORT Pentru suport: - in MedExpert dati click pe butonul Suport din bara superioara a aplicatiei: aici aveti datele de contact pentru departamentul de suport si butonul pentru suportul in timp real (Suport Online); - sunati la 0727-903880, 0351-176804, 0371-183980, 0735-883585; - trimiteti email la glpharma@medexpert.ro, cu descrierea detaliata a problemei, eventual si printscreen.

www.medexpert.ro

page 15