Comunicarea interna, un important instrument de management

Angajaii reprezint una dintre resursele care pot asigura succesul companiei. Acetia sunt factori cheie n producie, marketing i vnzri, fie c e vorba de produse sau de servicii. Din pcate, foarte muli angajatori/ companii nu apreciaz la justa valoare ideea de satisfacie a angajailor lor, care ar trebui s aib cel puin aceeai important ca i satisfacia clienilor. Pe de alt parte, pentru companiile de succes, satisfacia angajailor este un obiectiv clar stipulat n enunul misiunii companiei. Pentru a obine satisfacie, angajaii trebuie n primul rnd s se simt acceptai, iar acest lucru presupune un anumit nivel de informare. Pentru companie avantajul este acela c angajaii informai pot s gndeasc n stilul companiei, pot arta iniiativa i pot fi implicai n procesul decizional. Colateral, este ncurajat munca n echipa i, astfel, efortul depus de angajat poate crete, ca i gradul de responsabilizare. Multe companii au observat c n msura n care au un sistem bine pus la punct de comunicare intern i un staff motivat, numrul de zile libere pe caz de boal (mai ales zile de luni i vineri), dar i numrul de erori de producie pot fi sczute n mod substanial. Beneficiul obinut prin economiile n aceste dou direcii reprezint un plus financiar important n balan fiscal a oricrei companii. Comunicarea intern nu este o invenie a unor guru n management. Este pur i simplu o nevoie de baz, veche de cnd lumea. ntr-o form scris, o enunare a acestei idei poate fi gsit n Regulile ordinului religios al Benedictinilor. Benedikt din Nursia, care a trit ntre 480 i 550 a scris: Quotiens aliqua praecipua agenda sunt n monasterio, convocet abbas omnem congregationem et dicat ipse unde agitur . Ideo autem omnes ad consilium vocari diximus, quia saepe iuniori Dominius revelat quod melius est. (De fiecare dat cnd o hotrre important trebuie luat n mnstire, abatele trebuie s convoace ntreaga congregaie i s explice despre ce e vorba... Motivul pentru a i convoca pe toi este acela c astfel, Domnul i arta calea minilor tinere.) S ne ntoarcem n lumea noastr, orientat ctre afaceri. De ce muncete o fiin uman? Foarte multe cercetri au fost efectuat n acest domeniu. Rezultatul: banii nu sunt singurul rspuns. Dorina de a da performan, bucuria de a munci i etic asumat la nivel individual de ctre angajat pot fi crescute nu doar prin recompense materiale, ci pot fi stimulate mult mai eficient prin ans de a dezvolta aptitudini personale, prin recunoaterea i aprecierea valorii muncii. Marea majoritate a romnilor nu ar putea renuna la ideea de munc chiar dac ar fi miliardari. Oamenii iubesc ideea de munc, pentru c aceasta adug sens vieii.

Prin intermediul acesteia, obin recunoatere i motivare, iar uneori, respect social. Totutsi, pentru c aceste efecte s aib loc, acetia au nevoie de contacte i de un mediu care s permit vizualizarea competiiei interne. Nu n ultimul rnd, ideea de munc este o form de protecie psihologic mpotriva acelui gol interior, att de cunoscut de cei care au trecut printr-o lung perioad de omaj. Un sondaj de opinie efectuat printre studenii germani a artat c un job interesant i o cooperare plcut conteaz mai mult dect un salariu adecvat. n concluzie, satisfacia angajatului presupune un job interesant, rezultate bune n munc i un mediu de lucru plcut, care s l fac pe acesta s se simt bine. Dar nainte de toate, acestea presupun comunicare, i o bun relaie interpersonal. Acest lucru nseamn c circulaia informaiei este o condiie necesar a satisfaciei la locul de munc. A informa oamenii sau chiar mai bine, a-i implica nu este pn la urma doar n interesul angajailor. Compania poate la rndul su, s profite de aceast stare de fapt n cteva feluri: angajaii informai tiu ceea ce fac, i mai ales de ce. neleg care sunt obiectivele companiei i cum pot s le aduc la ndeplinire mai eficient. O bun atmosfera de lucru este n interesul fiecrui angajator responsabil, pentru c este o surs a creterii eficienei. Angajaii informai sunt n general mai satisfcui de situaia lor profesional, au un sentiment contextualizat al valorii lor personale i profesionale i demonstreaz mai mult responsabilitate. Orientarea lor personal este mult mai bine aliniat cu cea a companiei i poate contribui considerabil la atingerea obiectivelor de afaceri ale acesteia. A informa oamenii e bine, dar a-i implica e i mai bine. Implicarea lor este dovada vie a diferenei ntre un angajator bun i unul extraordinar. Aceasta... ajuta la atragerea unui staff de bun calitate i creeaz suport din partea angajailor n termeni de recrutare i vnzri. genereaz pasiune, satisfacie la locul de munc i reduce absenteismul. ofer oportuniti de cretere i dezvoltare personal. creeaz un sim al comunitii. creeaz o cultur organizaional deschis i onest. Pe de alt parte, comunicatorii profesioniti i experii n Relaii Publice sunt foarte contieni de urmtorul risc: dac un singur angajat nu are acces la informaie, ntreaga politic de Relaii Publice a companiei poate fi pus n pericol, cu consecine greu de calculat asupra imaginii companiei, n msura n care angajaii sunt comunicatorii cu cel mai redus cost i cu cea mai mare credibiliate. Publicul intern este cel mai uor de identificat, cel mai apropiat de companie,

precum i primul care ofer feed-back. n acest sens, este un public care poate fi uor convins s i ofere perspectiv asupra percepiilor generate de produse sau afacere, precum i asupra ntregii activiti de comunicare. De aceea, obiectivele cheie ale comunicrii interne sunt: dezvoltarea unor legturi efective ntre diferitele departamente din organizaie ncurajarea participrii, a cooperrii i a lucrului n echipa exploatarea sinergiilor cu sistemul de Relaii Publice externe mbuntirea performanelor att la nivel individual ct i global mbuntirea calitii globale a actului decizional Obligaiile unui specialist n comunicare intern sunt: evaluarea percepiilor angajailor despre companie monitorizarea nevoilor comunicaionale ale angajailor asistarea managementului n capacitarea angajailor colectarea i distribuirea informaiilor despre produse i servicii suport pentru programele de training care dezvolt abiliti de discurs public, comunicare scris i verbal, tehnici de prezentare planificarea i efectuarea activitilor ce in de domeniul interactive media, n sprijinul comunicrii interne oferirea unui rspuns imediat oricrei ntrebri primite de la angajai, pentru a oferi satisfacie acestora pregtirea materialelor informative pentru orice tip de situaie de criz pregtirea de evenimente pentru angajai i familiile lor: tururi ale companiei, momente aniversare, lansarea de noi produse etc.