Martie 2004

Trusa de Unelte
a pr eveder ii 2 %
versiunea 1.1

Material Realizat de Asociaia pentru Relaii Comunitare n cadrul programului Doilasuta

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Motto: Niciodat un numr mic de oamenii nu a fcut att de mult pentru un numr mare de oameni Winston Churchill, prim ministru al Marii Britanii vorbind despre piloii britanici din cel de al doilea rzboi mondial.

Cuvnt nainte
Credem c, n general, n organizaiile neguvernamentale exist un numr mai mare de persoane care pun binele public cel puin la acelai nivel cu cel personal. Indiferent daca sunt preoi ferveni, elevi naivi, studeni exaltai, profesioniti hrii sau pensionari fragili dar plini de energie. Ei toi au fost pn acum att de concentrai asupra muncii lor nct de multe ori au uitat s comunice cu cei din jur. De aceea cei din jur, politicieni, patroni sau chiar familiile i prietenii lor, tiu foarte puin despre ei si deci i sprijin prea puin cu toate c au mare nevoie de sprijinul lor pentru beneficiarii pe care i servesc. n toate rile n care funcioneaz, prevederea 2% a jucat un rol important suplimentar: de a ncuraja organizaiile s comunice cu cei din jurul lor. Cei care vei coordona primele campanii n cadrul acestei prevederi, vei juca un rol critic fiindc vei ctiga sau pierde btlia pentru sprijinul public acordat organizaiilor voastre i prin aceasta celor pe care voi i servii. O campanie 2% nu trebuie s fie neaprat scump! Ea nu este rezervat organizaiilor mari! Orice organizaie, prin persoanele care sunt implicate n ea face parte din multe reele sociale i poate merge tocmai pe aceste reele sociale. Creativitatea, v rog i mulumesc pot de multe ori s nlocuiasc cu succes fondurile. Cuvintele lui Churchill sunt pentru voi! Echipa ARC v ureaz succes n campaniile voastre i va sta alturi de voi prin intermediul site-ului www.doilasuta.ro, prin intermediul telefonului cu apelare gratuita 0800 800 212 i al adresei de email: intrebari@doilasuta.ro. V ateptm!

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Trusa de unelte a prevederii 2%

Inventar trusa: 1. Rolul acestei truse 2. Introducere
o o o Ce este prevederea 2% Prevederea 2% n alte ri 3. Legislaie Situaia curent 6 7 8

4. Campania 2%
o o o o o o o o o o o Elementele unei campanii Pregtirea campaniei Obiective Dimensiunea campaniei Identitatea organizaiei Resursele umane Instrumente de comunicare Audiene (grupuri int) Mesaje Canale de comunicare i metode Aspecte practice ale campaniei 9 9 10 10 11 12 13 15 16 18 22

5. Dup campanie
o o Evaluarea Transparena Sugestii utile pentru campaniile 2% Anexa 1 Instruciuni de completare a formularului 230 Cerere privind destinaia sumei reprezentnd pn la 2% din impozitul anual 27 24 25 26

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

1.

Rolul acestei truse

Aceast Trus de unelte pentru prevederea 2% vine n sprijinul organizaiilor care vor s deruleze campanii de strngere de fonduri folosind prevederea 2% din Codul Fiscal i reprezint de fapt un ghid de campanie. Materialul l include att o serie de elemente tehnice, comune oricrei campanii (grupuri int, elaborarea mesajelor, canale de comunicare), dar care au fost adaptate pentru campanii 2%. n plus au fost integrate o serie de experiene i concluzii care provin din rile n care prevederea 2% funcioneaz de mai mult timp. Exist o serie de concluzii ale campaniilor 1% de anul trecut care ne-au ghidat n realizarea acestei truse: Organizaiile au vzut campania 1% drept o oportunitate pe termen mediu. Dup primul an, principalul ctig este n vizibilitate, nu neaprat unul financiar: Dac vrei s devii vizibil, cost. Dar cu ct eti mai vizibil, cu att ai mai multe anse s atragi fonduri.* Lrgirea bazei de donatori este mai important dintr-o astfel de perspectiv pe termen mediu dect aspectul financiar. Din aceeai perspectiv este mai important numrul de contribuabili care au ncredere i folosesc prevederea dect direcionarea ctre o organizaie anume. Campaniile au reprezentat o metod nou de atragere de fonduri care se cerea testat. Campania 1% a reprezentat un avantaj adus unei mai bune poziionri pe pia i interaciuni cu beneficiarii (Nu tiam c atta lume tie despre noi*). Majoritatea organizaiilor intervievate pentru studiul 1% i doresc o campanie i pentru anul acesta. O relaie coerent cu mass media au avut organizaiile care au mai desfurat aciuni publice sau care au avut colaborri anterioare cu acest sector. Fr o relaie anterioar cu media, o colaborare solicitat n timpul campaniei nu are anse reale de succes. Transparena utilizrii fondurilor este esenial ntr-o astfel de campanie: n momentul n care te decizi s desfori o campanie pe 1%, i asumi o responsabilitate imens: trebuie s raportezi transparent toi banii pe care i primeti, pentru c sunt bani publici. Numai organizaiile transparente se vor angaja ntr-o astfel de campanie* O bun parte dintre organizaii au preferat s i conceap singure mesajul de campanie. Este mai ieftin, iar faptul c organizaiile cunosc mesajele folosite de colegii lor din sector i ajut s creeze un mesaj distinct, uor identificabil de ctre contribuabil. Cel mai utilizat grup int a fost cel format din membri, voluntari, beneficiari i personal, ct i prietenii i apropiaii lor (reeaua informal). Dei este un grup restrns care ofer perspective limitate, acesta a asigurat organizaiile de certitudinea direcionrii, dar a i oferit feedback pe campanie i mesajele ei. Cele mai mult folosite modaliti de a transmite mesajul campaniei au fost fluturaii, afiele i declaraiile pretiprite.

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Cel mai important rezultat al campaniei la nivel organizaional este experiena. De cele mai multe ori aceasta a adus o nou surs de energie organizaiilor, campania fiind privit drept un mini team building La nivel naional au fost direcionai anul trecut 4.415.516 RON Judeele cu cele mai mari sume direcionate au fost: Bucureti 939.300 RON Cluj 532.518 RON Mure 456.920 RON Harghita 209.092 RON Timi 198.150 RON Iai 175.600 RON Bihor 170.421 RON Sibiu 143.794 RON Alba 124.711 RON Constana 125.174 RON Bacu 116.160 RON

Dolj 126.968 RON Braov 108.691 RON**

(*reprezentani al organizaiilor intervievate pentru studiul pe campaniile 1%) (**sursa: comunicatul Ageniei Naionale de Administrare Fiscal, 4 februarie 2006)

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

2.
2.1

Introducere
Ce este prevederea 2%?

Prin intermediul prevederii 2% din Codul Fiscal, contribuabilii persoane fizice au posibilitatea s direcioneze pn la 2% din impozitul pe venit ctre o entitate non-profit care se nfiineaz i funcioneaz n conformitate cu legea. Acest mecanism are o serie de avantaje pentru toate prile implicate-ceteni, organizaii i stat: o o o o este un mecanism democratic ce contribuie la transparena politicii fiscale i bugetare asist organizaiile neguvernamentale n eforturile lor de a soluiona diferite probleme sociale le permite cetenilor s contribuie la eforturile de a rezolva diferite probleme sociale fr a genera ns un cost suplimentar pentru acetia degreveaz bugetul de stat avnd n vedere c serviciile oferite de organizaiile neguvernamentale sunt n general de calitate bun i eficiente din punct de vedere al costurilor deoarece organizaiile neguvernamentale mobilizeaz resurse financiare din surse diverse i multe implic munca voluntarilor creeaz o legtura ntre stat, ceteni i organizaii contribuind astfel la dezvoltarea societii civile i a capitalului social

Se creeaz un mecanism prin care un cetean poate decide modul n care sunt cheltuii 2% din impozitul su pe venit, direcionnd aceast sum ctre o organizaie neguvernamental. A aprut astfel o form de parteneriat ntre cetean, autoriti fiscale i sector ONG. Practic ceteanul spune statului modul n care vrea s fie cheltuit o parte din impozitul su. ATENIE! Aceast sum nu reprezint o sponsorizare, donaie sau contribuie ci este n esen o parte a bugetului de stat care este direcionat de ctre fiecare cetean n parte ctre sectorul neguvernamental. Legea este considerat de muli ca fiind un sprijin indirect oferit de ctre stat sectorului non-profit sau un model de filantropie de tranziie dat fiind aplicarea ei numai n rile Europei Centrale i de Est. Principii ale sistemului 2% Pe baza experienei de mai muli ani n special din Ungaria, dar i din celelalte ri n care sistemul funcioneaz deja, au fost stabilite o serie de principii pe care sistemul 2% trebuie s le respecte: Confidenialitatea relaiei contribuabil angajator: are rolul de a proteja contribuabilul n situaia n care dorete s direcioneze procentul su ctre organizaii ale cror valori se afla n contradicie cu valorile angajatorului. (ex. un angajat al unei companii poluatoare dorete s direcioneze ctre o organizaie de protecia mediului). Confidenialitatea relaiei contribuabil - organizaie: are rolul de a proteja contribuabilul fa de divulgarea unor informaii personale (Nume, venit, adres, loc de munc) ctre organizaia beneficiar fr acordul expres al contribuabilului..

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Colectarea licit a fondurilor: are rolul de a evita apariia unor mecanisme corupte sau care ofer contribuabilului o compensaie financiar direct n schimbul direcionrii. n plus acest principiu trebuie s asigure faptul c aceste fonduri ajung la organizaii reale, transparente i eficiente i nu la organizaii fictive, inactive sau afiliate politic. Perioada de pregtire suficient: avnd n vedere noutatea acestei metode este necesar ca att contribuabilii, angajatorii i organizaiile neguvernamentale s dispun de o perioad de timp n care s se poat familiariza cu conceptul de direcionare a unui procent din impozit, ca organizaiile s aib timp s-i pregteasc campanile de informare i angajatorii i organele fiscale s-i pregteasc sistemele de administrare pentru obligaiile care le revin. Uurina n utilizare pentru toi actorii implicai: contribuabil, organizaii neguvernamentale, angajator, autoriti competente. Eficienta costurilor: acest sistem trebuie s genereze costuri suplimentare ct mai mici pentru toate prile implicate. Transparena raportrii: trebuie s ofere tuturor actorilor implicai o serie de informaii de baz: suma direcionat, informaii demografice de baza despre contribuabilii care au ales s foloseasc aceast facilitate, informaii despre organizaiile care au beneficiat de sume peste un anumit prag.

2.2

Prevederea 2% in alte tari

Sistemul 2% funcioneaz n mai multe ri din Europa Centrala i de Est: din 1997 n Ungaria; din 2002 n Lituania, Slovacia i din 2004 n Polonia. Este posibil ca sistemul s fie introdus i n Cehia. n Ungaria, procentul de 1% care poate fi direcionat ONG-urilor este completat de un procent de 1% care poate fi adresat bisericii. n felul acesta se evit concurena ntre cele dou instituii. n plus, pentru a ncuraja acordarea procentului de 1%, statul maghiar a constituit Fondul Civil care este dispus s dubleze fondurile strnse de organizaii prin 1% att pentru organizaii ct i pentru biseric. Aproximativ 33% din contribuabili folosesc acest sistem pentru a direciona o parte din impozitul lor. n Slovacia legea 1% se aplic din 2002, dar la nceputul anului 2004 procentul a fost ridicat la 2%. n plus, legea este aplicabil i n cazul companiilor, nu doar n cazul contribuabililor persoane fizice. n Lituania legea funcioneaz din 2003, iar procentul ce poate fi alocat sectorului neguvernamental este tot de 2%. Legea votat n Polonia n 2004 oficializeaz i aici prevederea 1%. Mai multe informaii despre sistemul 2% din alte ri gsii la www.onepercent.hu.

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

3.

Legislaie

3.1 Situaia curent

n Romnia prevederea 2% a fost inclus n legea 571 din 2003 privind Codul Fiscal. Textul legii referitor la prevederea 1% este urmtorul: Articolul 84 Paragraf ul 2 Contribuabilii persoane fizice pot dispune asupra destinaiei unei sume reprezentnd pn la 2% din impozitul pentru venitul anual datorat pentru sponsorizarea entitilor non-profit care se ntemeiaz i funcioneaz n conformitate cu legea Legea 571 a fost modificat n decembrie 2004 prin Ordonana Guvernului 138/2004 publicat n Monitorul Oficial 1281/2004, Ordonan aprobat prin Legea 163 din 1 iunie 2005 care extinde eligibilitatea beneficierii de prevederea 2% la toate entitile fr scop lucrativ care se nfiineaz i funcioneaz n conformitate cu legea. Normele metodologice pentru direcionarea a 2% din impozitul pe venit au fost publicate n Monitorul Oficial Nr. 56 din 20 ianuarie 2006. Este vorba de Ordinul Ministrului Finanelor Publice 2017 din 29 decembrie 2005.

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

4.
4.1

Campania 2%
Elementele unei campanii

Campaniile de tip 2% nu sunt pn la urm altceva dect nite campanii de strngere de fonduri. Prin intermediul lor ne adresm unor grupuri int (n acest caz contribuabili) pe care dorim s i informm despre existena organizaiei noastre, despre nevoile beneficiarilor notri, despre modul n care noi contribuim la rezolvarea acestor nevoi. n plus se adaug un ndemn clar de a direciona ctre organizaia noastr 2% din impozitul pe venitul anual. n acelai timp trebuie s le comunicm i ce trebuie s fac n mod concret pentru a ne direciona 2% i dac se poate s i ajutm s fac acest lucru. Pentru ca o campanie de acest tip s aib succes este nevoie s fie planificat, adic s poat rspunde la ntrebrile: Ce i dorete organizaia noastr de la aceast campanie? Ce sum am dori s strngem (ncercai s elaborai scenarii pesimiste si optimiste), de la ci contribuabili? Care este principalul obiectiv al campaniei: strngerea de fonduri, informarea grupurilor int despre noi, identificarea de poteniali suporteri sau voluntari n viitor? De ce resurse dispune organizaia noastr? Trebuie luate n calcul att resursele umane existente sau care pot fi atrase n timp relativ scurt, cele financiare ct i cele informaionale i de timp. Cui ne adresm? De la cine dorim 2%? Dac suntei o organizaie local dintr-o comunitate mic probabil c putei s v adresai ntregii comuniti. Dac ns suntei o organizaie activ ntr-o comunitate mai mare, sau la nivel regional sau naional va trebui s facei o selecie a grupurilor int. Care sunt mesajele cu care ne adresm acestor grupuri int? Trebuie s tim care este esena procesului de comunicare cu respectivele grupuri i s avem grij s l adaptm pentru ele. Prin ce canale transmitem mesajul nostru ctre grupurile identificate cu un impact maxim la un cost minim? Este important s identificm acele canale care asigur eficacitatea maxim a procesului de comunicare. n general o astfel de campanie include urmtoarele elemente: o o o o o o Pregtirea ei Planul campaniei Mesajul/mesajele campaniei Grupurile int/audienele campaniei Canalele de comunicare/vehiculele campaniei Materialele campaniei

4.2

Pregtirea intern a campaniei

Pentru ca o campanie s poat avea succes trebuie s v pregtii mai nti propria organizaie. Este dac dorii un fel de nclzire intern n cadrul creia v pregtii

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

organizaia i oamenii pentru a v asigura c totul va merge bine pe parcursul campaniei i c aceasta nu va avea efecte negative asupra organizaiei. Obiective Primul lucru pe care trebuie s l stabilii la nivelul organizaiei este ce vrei de la campanie: fonduri, imagine, susintori. Bineneles c o bun campanie le va aduce pe toate dar trebuie s v stabilii prioritile. Tot ce va urma de acum ncolo n cadrul campaniei va depinde de aceast decizie. Avnd n vedere c este al doilea an al aplicrii acestei reglementri n Romnia este important c ateptrile financiare s fie realiste pentru a nu fi demotivai n viitor. Gndii-v c n Ungaria, dup ase ani de aplicare a prevederii 1%, circa 30% din contribuabili fac uz de ea. Tot n Ungaria suma medie pe care o strng organizaiile prin metoda 1% este de 1000 de Euro, dar exist organizaii care au strns 500.000 Euro. Prevederea 2% nu reprezint numai un mecanism de strngere de fonduri: ea este i un mecanism prin care organizaiile sunt ncurajate s i fac publice rezultatele, s comunice cu cetenii, s-i informeze pe acetia despre rolul organizaiilor neguvernamentale n societate. O organizaie care reuete s strng 2% de la 1000 de contribuabili va fi o organizaie n care 1000 de persoane au avut ncredere, chiar dac suma n sine nu va fi foarte mare. Acest capital de ncredere poate fi apoi folosit n relaia cu mass-media, cu autoritile sau cu ali finanatori. Dimensiunea campaniei n funcie de mai multe criterii (buget, resurse umane i materiale disponibile, timp ce poate fi alocat campaniei, aria de aciune a organizaiei, etc.) putei alege dimensiunea la care dorii s dezvoltai campania: nivel local, regional sau naional. Pentru aceast prim experien, care va fi i un important experiment, s-ar putea ca cel mai simplu i eficient s fie s luai lucrurile pas cu pas i s ncercai o campanie local. Principalul avantaj este cel legat de cost i de faptul c v adresai unei comuniti mai restrnse, ca urmare efortul este mai concentrat i mesajul distribuit ntr-o arie mai restrns i deci cu o putere mai mare. Campaniile locale apeleaz, n general la sprijinul celor apropiai organizaiei: membrii, consiliu de administraie, voluntari, angajai, beneficiari i familiile acestora i se concentreaz pe o arie geografic mult mai restrns. Un mare avantaj al faptului c v adresai celor apropiai organizaiei este pe de o parte c ansele ca acetia s acioneze n favoarea organizaiei sunt mari, iar pe de alt parte nu sunt anonimi, ca urmare v va fi mult mai uor s-i inei aproape pentru urmtorul an i s-i informai direct despre cheltuirea fondurile strnse. Aceste campanii locale necesit cele mai restrnse fonduri, dar pot fi eficiente. Putei distribui informaii despre organizaie nsoite de solicitarea a 2% i menionarea scopului n care vor fi utilizate fondurile strnse. n Ungaria, organizaiile mici, locale reuesc s strng prin campanii locale pe 1%, pn la 50% din bugetul lor anual. n plus, raportat la efort i costuri, campaniile locale dezvoltate de organizaii mici par s fie cele mai eficiente.

10

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Campaniile regionale sunt mai elaborate i necesit un efort mai mare din partea organizaiei. Audiena nu mai este format doar din apropiaii casei. n acest caz succesul campaniei depinde de msura n care organizaia a reuit s conving grupuri de audiene mai puin apropiate (dincolo de audienele campaniilor locale). Canalele de comunicare trebuie s fie mai diverse, iar materialele informative capabile s ofere informaii foarte specifice pe solicitarea 2%. Pot fi folosite mijloace mai puin costisitoare de publicitate n presa scris (care ns s se adreseze audienei vizate de organizaie) cum ar fi articolele informative, editoriale, mica publicitate. Campaniile naionale presupun un efort i un buget considerabil din partea organizaiei: publicarea mesajului campaniei n presa scris i audio-vizual naional. Exist i n acest caz posibilitatea obinerii unor reduceri sau chiar a gratuitii transmiterii clipurilor organizaiei, ns lucrurile depind de la un caz la altul, factorul determinant fiind contactele pe care o anumita organizaie le are cu mass-media. Pentru c publicitatea cost foarte mult, vor avea spaiu de emisie organizaiile care vor reui s conving mass-media s le acorde spaiu gratuit pentru difuzarea clipurilor, n regim de anun de utilitate public (AUP) sau care vor reui s obin spaiu gratuit sau cu reduceri semnificative la publicitatea outdoor (Panouri stradale de diferite tipuri), etc. n Ungaria, aceste campanii sunt costisitoare, dar pot atrage fonduri semnificative: n 2003, un numr de 98 de organizaii au reuit s atrag peste 18,500 de euro fiecare. Suma cea mai mare colectat de o organizaie a fost de 575,000 de euro. Identitatea organizaiei Nu putei demara o campanie referitoare la organizaia voastr fr a v defini n mod intern clar identitatea. Ar trebui s avei clare cel puin: Declaraie de misiune. Este un scurt text (maximum cteva propoziii), redactat ntr-un limbaj simplu, care descrie de ce exist organizaia voastr, care este schimbarea dorit la nivelul grupului int. Experii recomand ca ea s poat fi spus n maximum 30 de secunde. Dup elaborare este bine s testai forma la care ai ajuns pe diferii reprezentani ai grupului int pentru a v asigura c este neleas i uor de reinut. Sigla organizaiei. Stabilii forma ei, culorile incluse i pregtii-o n diferite formate i la diferite dimensiuni pentru a fi gata s o utilizai ntr-o varietate de modaliti Beneficiarii. Definii clar cine sunt beneficiarii dvs. Identificai profilul lor (sex, vrst, studii, reziden, ocupaie, problemele lor, problema pe care o abordeaz organizaia dvs.), numrul beneficiarilor poteniali din aria n care lucrai, numrul celor cu care lucrai efectiv defalcat pe tipuri de servicii. Abordarea. Definii abordarea voastr, modul n care munca voastr va face unici, v difereniaz de alte organizaii. Este vorba de calitatea serviciilor, de faptul ca lucrai numai cu voluntari, de faptul c oamenii votri sunt cei mai bine pregtii, de utilizarea unei metode noi, unice, originale, etc.

11

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Discutai sau revizuii aceste elemente n cadrul organizaiei voastre. Punei-le n scris i asigurai-va c toi cei implicai n campanie sunt perfect familiarizai cu ele, c le pot prezenta rapid, coerent, folosind un limbaj accesibil, chiar i n condiii de stress. Resursele umane Coordonatorul campaniei: indiferent dac aceast persoan este angajat sau voluntar, dac mai are i alte responsabiliti sau doar pe aceasta, trebuie s fie clar n cadrul organizaiei cine coordoneaz campania. Persoana de contact: trebuie s v asigurai c aceast persoan (sau persoane) sunt disponibile pe durata campaniei pentru a rspunde la ntrebri, pentru o oferi detalii suplimentare tuturor celor interesai. Este vital pentru organizaie ca aceste persoane s aib excelente abiliti de comunicare. Principalele trsturi ale unei persoane de contact n cadrul unei campanii o o o o o o o o o o o o o Calm Simul umorului Politee Coerena n exprimare Capacitatea de a adapta limbajul la interlocutor Rezisten la stres Atitudine pozitiv Deschis la nvare Beneficiari Reprezentani ai tuturor grupurilor int ale campaniei Mass-media Diferite tipuri de autoriti Reprezentani ai sectorului de afaceri

Cu cine trebuie s poat comunica persoana de contact

Acesta ar fi un minimum de resurse umane de care avei nevoie n cadrul campaniei. Voluntari sau angajai mai au de acoperit diferite roluri cum ar fi: o o o o o o o o Elaborarea mesajelor Identificarea celor mai bune canale de comunicare Cercetare asupra grupurilor int ale campaniei Elaborarea materialelor de campanie Construirea i meninerea legturii cu diferii parteneri sau furnizori implicai n campanie Distribuirea materialelor de campanie Derularea diferitelor activiti care fac parte din campanie Evaluarea campaniei ...i multe altele pe care le vei identifica dup planificarea campaniei.

Lucrul cu voluntari

Dac suntei o organizaie tipic probabil c suntei destul de ocupai cu serviciile sau proiectele voastre curente (adic nu avei timp!) iar bugetul v este consumat tot de ctre serviciile pe care le oferii pentru beneficiarii organizaiei (adic nu avei bani!). Asta nu nseamn c nu putei face o campanie pe 2% - de aceea exist voluntarii.

12

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Cteva idei pentru lucrul cu voluntari Putei ncerca s formai o echip de campanie format doar din voluntari. ncercai s creai un grup suficient de divers i de mare pentru a v asigura c mpreun au timpul i abilitile necesare campaniei. Cel mai simplu este s folosii voluntari existeni sau foti voluntari. Ei au avantajul de a cunoate deja identitatea organizaiei n mare msur. Voluntarii pot face i altceva dect s lipeasc plicuri sau s introduc date ntr-o baz de date sau s distribuie fluturai. ncercai s atragei i s folosii voluntari experi: n procese de comunicare, n elaborare de materiale, n instruirea altor voluntari. Unde se gsesc voluntari? Peste tot! o o o o o o o o o o o o o o o o o o o n blocul n care locuii Foti colegii de coal sau facultate foti colegi de serviciu actuali colegii de serviciu, familia, prietenii, beneficiarii furnizorii organizaiei de orice tip, facultile i liceele (elevii, studenii i profesorii), ziariti, distribuitori de produse, personaliti, lideri de opinie, profesioniti din agenii de publicitate sau relaii publice, studeni la faculti de arte/imagine/film/marketing/comunicare/limbi, autoritile cu care ai mai colaborat, firmele care v-au sprijinit n trecut, firmele care au legtur cu misiunea voastr organizaii care sunt prea mici, prea ocupate, prea bogate pentru a-i bate capul cu 2%..........

Instrumente de comunicare cu grupurile int n cadrul unei campanii de tip 2% exista dou feluri de comunicare pe care organizaia trebuie s le poat asigura: o o Comunicarea mesajului organizaiei ctre grupurile int Primirea i rspunderea la ntrebrile, comentariile sau feedback-ul grupurilor int ale campaniei

Pentru a asigura cel de al doilea tip de comunicare avei nevoie de: Telefon: asigurai-v c pe durata campaniei avei disponibil cel puin o linie de telefon pe care s o facei public pentru a putea rspunde la ntrebri suplimentare i la care cei interesai s se poat asigura c existai n realitate. Este important ca la acel telefon s rspund cineva competent, n mod ideal persoana de contact sau o persoan pregtit pentru acest lucru. Este vital ca persoana care rspunde la telefon s poat oferi ct mai multe informaii despre organizaie i s creeze

13

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

un climat de ncredere pentru interlocutor. ncercai s v gndii care ar fi cele mai frecvente ntrebri posibile i pregtii rspunsuri la ele. Dac bugetul va permite ncercai s creai o linie de tip telverde. Costurile de instalare sunt sub 50 de Euro iar costul unui apel oscileaz ntre 0.02 i 0.09 Euro pe minut. Asta n cazul n care nu reuii s negociai un pre mai mic. Atenie ns, nu anunai o linie telefonic dac nu putei rspunde la ea. Nimic nu este mai demoralizator pentru contribuabil dect un telefon la care nu rspunde nimeni sau la care rspunde cineva morocnos sau incompetent! Email: oferii o adres de email la care s putei fi contactai. Evitai pe ct posibil s folosii o adres personal, chiar dac este cea a unui lider al organizaiei. Gndii-v ct de credibil este o organizaie cu adresa de email mitica_73@freemail.ro?! Oferii o adres de email pe care o verificai des (cel puin zilnic) i care s aib suficient spaiu de stocare. Un mesaj de tipul adresant imposibil de contactat-csu plin numai ncredere nu va inspira! Adres: oferii o adres la care putei fi vizitai sau la care putei primi corespondena. La adresa de vizitare fii ateni totui la relaia cu beneficiarii, probabil c nu dorii ca centrul de zi de exemplu s fie invadat de vizitatori. Putei oferi un interval orar sau poate un numr restrns de zile. Este important s oferii totui o alternativ celor care cred numai ce vd cu ochii!
Posibile ntrebri Frecvente la care s avei un rspuns pregtit

: R: : R: : R: : R: : R:

Ce face organizaia dvs.? Misiunea, principalele activiti Cu cine/pentru cine lucrai? Beneficiarii, grupurile int. Oferii cifre. Cum va finanai activitatea/de unde avei bani Sursele de venit ale organizaiei, date procentuale i absolute De ce mai avei nevoie i de banii mei din 2%, sunt puini. Orice sum conteaz! Spunei ce se poate face cu o suma mic. Mai exist muli ali oameni care au nevoie de ajutorul nostru. Care sunt principalele voastre realizri/succese? Menionai schimbri care au avut loc la nivelul beneficiarilor, nu activiti ale organizaiei. (de ex. 10 btrni primesc o mas cald pe zi i se ntlnesc sptmnal cu ali btrni la club i nu: am organizat un seminar pentru 20 de persoane, am desfurat o campanie de contientizare) Cum m asigur c banii ajung acolo unde spunei voi? Oferii acces la rapoarte, invitai-i la sediu, invitai-i la activiti sau s devin voluntari.

: R:

Nu uitai: cel mai important mesaj al campaniei suntei chiar voi: identitatea organizaiei i oamenii care o transmit.

14

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

4.3. Grupurile int (audienele) campaniei

n funcie de tipul organizaiei, de localizarea organizaiei, de misiune, de resursele de care dispunei, de gradul de pregtire intern i de obiectivele propuse trebuie acum s v gndii cui v vei adresa n campanie. O zical din domeniul comunicrii spune c nimeni nu poate vorbi cu toat lumea! Gndii-v c dorii s demarai o campanie care se adreseaz funcionarilor superiori din domeniul bancar, femeilor care lucreaz n industria confeciilor, muncitorilor siderurgiti, programatorilor din domeniul IT. Greu de gsit ceva care s fie de interes pentru toate aceste categorii i greu de gsit un mod de a comunica acest lucru folosind acelai limbaj. Va trebui de aceea s facei ceva numit segmentarea audienei. Primul pas este s identificai grupurile de la care vrei s obinei 2% prin campanie. Al doilea pas este s ncercai s identificai caracteristicile respectivului grup, Cu ct putei identifica mai multe detalii cu att mai bine: o o o o o o o o o o o o o o Vrsta Nivelul de educaie Nivelul aproximativ de salarizare Statutul social Sexul Unde locuiete Ce obiecte de folosin ndelungat posed Locuri preferate n comunitate Mass-media utilizat Cum i petrece timpul liber Stare civil Vrsta copiilor (bebelui, colari, studeni, independeni) Tipul de magazin n care i face cumprturile Valori/principii

ncercai s identificai ct mai multe din aceste elemente, gndii-v la persoane pe care le cunoatei din aceste categorii, n ultim instan ncercai chiar s v punei n pielea respectivelor persoane! Aceste informaii v vor ajuta s v construii mesajele ct mai bine i v vor ajuta s identificai cele mai potrivite canale pentru a ajunge la respectivele grupuri. O alt metod la care putei apela n acest proces este s v gndii care canal massmedia ar fi tipic pentru acel grup. l vedei uitndu-se la o telenovel pe Acas, la un documentar pe Discovery Science, citind Academia Caavencu sau Povestiri adevrate? Putei apoi obine profil audienei respectivelor canale media solicitndu-le sau folosind site-ul Biroului Romn de Audit al Tirajelor (www.brat.ro). Gndii-v care ar fi puncte de intrare la grupuri ct mai mari dar se potrivesc cu organizaia i caza voastr. ncercai s mergei din aproape n aproape: pornii de la

15

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

locul de munc, scara blocului, reeaua de prieteni, familie i rude, partenerii sau furnizorii organizaiei etc. Identificarea grupurilor int v poate ajut i s revedei identitatea organizaiei. Credei c modul n care ai formulat-o este inteligibil pentru grupurile int? Oamenii alei pentru comunicare sunt potrivii pentru grupul int? Metodele prin care le permitei grupurilor int s comunice cu voi sunt cele mai potrivite? ATENIE! Exist un singur caz n care nu e nevoie s facei segmentarea: atunci cnd v adresai unei comuniti foarte mici (cartier mic, comun). i n acest caz ns gndii-v care sunt caracteristicile comune i bazai-v mesajul, canalele de comunicare i materialele de campanie pe ele. Dup ce avei aceste informaii putei trece la pasul urmtor:

4.4

Mesajele campaniei

Definiia i caracteristicile mesajului O definiie informal a mesajului ar putea fi: ceea ce dorii s recepioneze i cum dorii s (re)acioneze grupurile int ca urmare a procesului de comunicare. n orice campanie mesajele trebuie s fie: o o o Clare pentru a putea fi nelese fr dubii Concise pentru a putea fi nelese uor i repede Adaptate grupului int pentru ca cele de mai sus s se ntmple la cei pe care i dorii dvs. S identifice organizaia voastr prin misiune sau beneficiari S fac clar cauza/nevoia pentru care se strng fonduri S menioneze c este vorba de campanie pentru strngerea 2% S indice o aciune (direcionarea a 2% din impozitul pe venit organizaiei voastre) S arate c este vorba de alocarea unui procent de 2% din impozitul datorat statului i nu de o donaie si c direcionarea nu implic nici un cost suplimentar semnificativ S diferenieze organizaia de alte organizaii care ofer servicii similare S sublinieze faptul c orice sum orict de mic poate contribui la rezolvarea unor probleme ale comunitii. S identifice organizaia (prin nume, cod fiscal, cont bancar i banc) S ofere date de contact pentru cei care doresc detalii suplimentare S transmit ideea de urgen a nevoii pentru care se strng fondurile S fie adaptat canalului i tipului de motivaii la care rspunde audiena S fie testat nainte de a fi transmis pe persoane care au caracteristici similare cu cei din grupul int

Dincolo de aceste trei elemente nu uitai c este important ca mesajul vostru: o o o o o o o o o o o o

Profesionitii din domeniul comunicrii spun c un mesaj trebuie s fie AIDA!

A s atrag ATENIA genereaz acea fraciune de secund n care te decizi s

citeti, s asculi

16

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

I s strneasc INTERESUL suficient pentru a recepta mesajul i n mod ideal

a vrea s afli mai multe

D s genereze (sau s fac apel la) o DORIN de exemplu dorina ca cei mici
(sau mai specific copii notri) s aib acces la o educaie mai bun

A s conduc la ACIUNE completarea unui formular prin care se direcioneaz

2% Tipuri de mesaje

n general motivaiile donatorilor pot fi grupate n trei categorii majore:

Motivaii de natur emoional

care au la baz un sentimente cum ar fi mila,

compasiunea
Vreau s-i ajut pe aceti copii pentru c nici eu n-am avut o copilrie prea fericit. care pornesc de la ideea c regulile i normele sociale preseaz individul s acioneze ntr-un anume fel, s preia anumite comportamente pe care le ntrete prin promovarea unui sistem de recompense simbolice sau tangibile acordate celor care se conformeaz cerinelor sociale
Motivaii de natur normativ

Consider c orice firm care ajunge la un anumit nivel de dezvoltare are datoria s ajute anumite organizaii i iniiative astfel nct comunitatea s se dezvolte. care pornesc de la ideea c se construiete o relaie din care fiecare dintre cei implicai are ceva de ctigat. Este vorba de un schimb reciproc de valori.
Motivaii de natur reciproc

Sponsorizarea nu nseamn un act de generozitate fr return. Nimeni nu sponsorizeaz doar de dragul sponsorizrii. Toat lumea ateapt ceva i asta nseamn fie efecte de natur publicitar, fie o mbuntire a imaginii companiei. Sponsorizrile sensibilizeaz mult mai mult publicul dect publicitatea clasic Uneori se pot calcula i se negociaz pachete media care n linii mari sunt mai avantajoase dect dac am fi cumprat timp de anten. Studiul pe comportament filantropic realizat de Asociaia pentru Relaii Comunitare1 arat c, att n cazul populaiei predomin motivaiile de natur emoional (59%), urmate de cele de natur normativ (35%). Pe ultimul loc, ca pondere, se afl motivaiile de natur reciproc (6%) Care ar fi concluzia acestui fapt? Mai nti c, n cauzele sociale (servicii pentru copii i btrni, lupta mpotriva unor boli devastatoare) donatorii sunt motivai mai ales emoional. n cazul unor domenii ca protecia mediului, cultur, drepturile omului, unde motivaia este preponderent reciproc, populaia rspunde n aparen mai greu, dar trebuie avut n vedere c n aceste domenii nici nu au avut loc campanii coerente de strngere de fonduri
1

Asociaia pentru Relaii Comunitare, Allavida Tendina ale comportamentului Filantropic n Romnia: Donatori individuali i sector de afaceri, Septembrie 2003 17

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Aceast structurare i pondere a categoriilor de motivaii nu este n sine nici bun, nici rea. Ea ofer n schimb un puls al motivaiilor donatorilor i indicii care v pot ajuta n construirea unor mesaje ct mai eficiente. Cauza pe care o susinei are i ea destul de mult de-a face cu tipul de motivaie la care apelai n campanie: De exemplu, n cazul unei organizaii care ofer servicii sociale pentru copii sau btrni, este foarte probabil ca oamenii s rspund unui mesaj care face apel la resorturi emoionale. Cei mai muli dintre oameni sunt impresionai cnd aud povestea unui copil sau a unui btrn. Sentimentul de compasiune, mil fa de cellalt ne ndeamn s facem ceva, n cazul de fa s donm. Pentru o organizaie din domeniul educaiei sau proteciei mediului s-ar putea ca o motivaie normativ s fie mai potrivit, iar pentru o asociaie profesional una de tip reciproc. ATENIE! De cele mai multe ori ns, cele mai eficiente mesaje reprezint o combinaie de dou sau trei dintre aceste tipuri de motivaii. Construirea mesajelor n orice campanie se parcurg civa pai tipici n elaborarea mesajului: 1. Formularea mesajului general al campaniei n cazul vostru acesta va fi ceva de genul: Direcionai 2% din impozitul pe venit organizaiei noastre pentru cantina social/renovarea colii/dotarea spitalului/bursa unui student/protecia unei rezervaii 2. Identificarea celor mai probabile motivaii la care rspunde grupul int sau stabilirea celor care au ponderea maxim 3. Includerea acestor motivaii n mesaje: Putei aduce zmbetul pe faa unui btrn flmnd- motivaie emoional Este datoria noastr sa-i ajutm pe copii orfani motivaie normativ Copii dvs. vor avea o scoal mai curat, deci un mediu mai sntos motivaie reciproc 4. Adaptarea acestui mesaj n funcie de canalul de comunicare ales i de materialele campaniei, bugetul organizaiei, etc.

4.5
o o o o o o

Canale de comunicare i metode

Comunicarea direct Evenimentele speciale Mass-media (Tiprit i audiovizual) Internetul Afiajul (interior sau exterior) Marketingul direct (prin intermediul scrisorilor sau al telefoanelor)

Principalele canale prin care putei ajunge la segmentul de audien pe care l vizai sunt:

18

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Fiecare dintre aceste canale vine cu o serie de avantaje i dezavantaje i ajunge mai bine la anumite categorii de public dect la altele. Comunicarea direct Cea mai ieftin metod! n acelai timp ns, pentru a ajunge la un numr mare de oameni organizaia va avea nevoie de un numr mare de suporteri instruii care s poat transmite eficient mesajul vostru. Mai exist ns nc un avantaj major: putei utiliza acest canal ncepnd de mine (sau chiar de azi!) dac mesajul vostru este pregtit. Tot ce trebuie s facei este s ncepei s v ntlnii i s discutai cu cei din grupul int pe care l vizai. Putei face acest lucru acas, cu familia i prietenii, la serviciu, n mijloacele de transport, la meciul de fotbal, la pescuit, la cumprturi, la restaurant, cu partenerii de afaceri, oriunde! Putei implica n acest efort toi angajaii organizaiei, voluntarii, membrii, consiliul de conducere, furnizorii, pe toi cei pe care i cunoatei. Evenimentele speciale Evenimentele speciale cost, puin sau mult, dar cost. n plus, pentru a fi de succes organizarea lor implic un efort considerabil din partea organizaiei. Dac putei ns nu ratai ocazia ca dac organizai un eveniment prin care s spunei celor prezeni c pot direciona cele dou procente organizaiei voastre. ncercai s v gndii la un eveniment care s se potriveasc cu imaginea organizaiei voastre, pe care s l putei lega de ceea ce dorii s facei i n mod ideal i de ideea de 2%. Mai multe informaii despre evenimentele speciale i organizarea lor putei gsi n materialul Evenimente speciale publicat de Asociaia pentru Relaii Comunitare. Mass-media (Tiprit i audiovizual) Exist diferite modaliti prin care putei utiliza mass-media n campania voastr
Mass-media tiprit (Ziare i reviste)

Articolele. Cea mai ieftin, i uneori eficient modalitate o reprezint articolele, mai ales dac apar n paginile cele mai citite. Suntei ns la mna redactorului sau a reporterului. Este important de aceea s avei contacte excelente pentru a avea ansa unor articole bune. Scrisori ctre redacie. O form prin care, folosindu-v de un anumit eveniment sau articol relatat s aducei vorba de organizaia voastr i s solicitai cititorilor 2%. Mica publicitate. Aceast metod a fost folosit de organizaiile maghiare mai mici cu un succes semnificativ. Aici un rol important l joac creativitatea anunului, capacitatea de a atrage atenia asupra lui. n funcie de ziar sau revist, de dimensiunea anunului, de frecvena publicrii costurile pot deveni semnificative. Mare publicitate. nseamn practic cumprarea unei suprafee din ziar pe care avei dreptul s tiprii ce vrei voi. Impactul poate fi major, dar la fel pot fi i costurile! Cu toate acestea n Ungaria organizaiile care au investit n aceast metod au considerat n general c ea a fost eficient.

19

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

O variant a acestei metode o reprezint aa numitele inserturi, diferite materiale pe care le inserai ntr-o publicaie. Aceast metod este folosit mai ales n cadrul revistelor dar i al sptmnalelor mai consistente i chiar al cotidienelor. Costurile de publicitate efectiv sunt ceva mai mici, dar la ele se adaug i costurile de producie ale inserturilor.
Audiovizualul (Radio i televiziune)

Radioul. Costurile de publicitate la radio n general suportabile, la fel i costurile de producie ale spoturilor. Cu toate acestea ele sunt semnificative i trebuie s v gndii, n funcie de publicul int i de audiena posturilor cu care dorii s lucrai, dac aceasta este cea mai bun variant. Orele la care radioul este cel mai ascultat sunt 7 10 dimineaa i 16-19 n cadrul posturilor de tip FM. Televiziunea. Implic cele mai mari costuri, att ca timp de emisie (un calup de 30 de secunde cost ntre orice ntre 1000 i 6000 - USD sau EURO n funcie de post). n acelai timp ns v permite s ajungei simultan la zeci sau chiar sute de mii de oameni. n Ungaria, pn acum, NIOK, organizaia care face campania de promovare a legii 1% n fiecare an, a reuit s obin de la principalele canale de televiziune dreptul de difuzare gratuit sau cu reduceri semnificative a spoturilor sale, ns orele de difuzare nu erau cele cu vrf de audien. Cele mai solicitate spaii sunt cele din timpul tirilor de sear sau noapte, din timpul filmelor de sear, al talkshow-urilor i al meciurilor. Exist ns emisiuni sau chiar canale care se adreseaz unui segment restrns dar care se poate suprapune n mai mare msur cu cel de care suntei interesai i unde tarifele sunt mult mai rezonabile (dar totui semnificative). ATENIE! Utilizarea mass-mediei poate fi scump dar rezultatele pot fi pe msur! Gndii-v dac acesta este canalul de comunicare cel mai eficient. ncercai s aflai care canal media ajunge cel mai bine (i la un cost ct mai mic) la grupul pe care l dorii. Putei afla aceste informaii cernd un studiu de audien respectivei publicaii. Orice publicaie serioas l are i ar trebui s vi-l dea fr probleme. Informaii de baz despre o publicaie putei afla i de pe site-ul Biroului Romn de Audit al Tirajelor (www.brat.ro). Tarifele de publicitate pe care le vei primi sunt tarifele de ratecard- cam ca la pia pentru cine-ntreab. De multe ori putei negocia discount-uri semnificative dac le explicai c suntei un non-profit i c vrei mai multe apariii. Este foarte posibil s obinei destul de uor reduceri de 40-70% fa de ratecard. Dac lucrai prin intermediul unei agenii de publicitate putei obine discount-uri i de 90%. Este ntotdeauna posibil s obinei chiar gratuiti, depinde de imaginea organizaiei, de cauza pe care o promovai i de contactele pe care le avei. Internetul Spus pe scurt, ar fi ridicol s ignorai Internetul. Preul unei prezene pe web a devenit neglijabil i din ce n ce mai muli oameni au acces la Internet. Exist mai multe metode prin care putei face uz n mod eficient de acest canal de comunicare:

20

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Paginile web

O prezen pe Internet ofer tuturor celor interesai posibilitatea de a afla informaii despre organizaia voastr. Un minim de informaii pe care trebuie s le oferii pe web ar fi: misiunea organizaiei, programele sau proiectele, date despre beneficiari, echipa organizaiei i consiliul de conducere, finanatorii organizaiei, raportul anual financiar. Este important ca pagina s poate fi utilizat uor i s nu foloseasc n exces tot felul de giumbulucuri tehnice. Folosii imagini dar atenie la dimensiunea fiierelor. Este vital s facei public pagina web, pe crile de vizit, pe toate materialele organizaiei i bineneles ale campaniei. O prezent pe Internet cu un spaiu de stocare onorabil i acces la faciliti tehnice suficiente nu v va costa mai mult de 10 -15 USD pe lun.
Bannerele web

Prin intermediul lor putei s facei publicitate paginii voastre de web, unui eveniment sau chiar s transmitei mesajul campaniei. Este important ca bannerul s fac legtura cu site-ul vostru web. Un banner care nu duce nicieri nu va avea un impact prea mare. Putei afia bannerul pe site-ul vostru, ca un element dinamic, pe site-urile partenerilor, furnizorilor (putei s le oferii un schimb de bannere). n plus, folosind o firm de publicitate online putei afia bannerul pe marile portaluri romneti sau strine. Pe un portal romnesc major cu 400 USD v putei afia bannerul de 100.000 de ori! Bineneles c i aici se pot aplica discount-urile de care vorbeam la mass-media.
E-mailul

Cel mai bine este s folosii emailul ca un instrument de comunicare cu cei care solicit informaii suplimentare. Nu trimitei e-mailuri nesolicitate n cantiti mari, nici dac acest lucru vi se pare uor i ieftin. Este ilegal i ne-etic, iar imaginea voastr va avea de suferit. Cnd rspundei la e-mailuri facei acest lucru cu promptitudine, ncercai s rspundei n aceiai zi sau n ziua urmtoare. Afiajul (interior sau exterior)
Panotajul (afiajul exterior)

Are avantajul c fiind amplasat n exterior, pe strzi sau cldiri poate fi observat de toi cei care trec prin zona respectiv. Ca urmare, n cazul panotajului avei acces la o audien eterogen, dar numeroas. Evident e important dac amplasai panoul ntr-un cartier mrgina sau n centrul oraului. Cu ct v apropiai de centru, cu att audiena va fi mai eterogen. Asta e i bine i ru: e bine pentru c atingei cu acelai mesaj un public extrem de variat, e ru pentru c cu ct audiena e mai vag definit, cu att mesajul trebuie s fie mai general, iar eficiena acestuia scade. Tot ca dezavantaj, panourile pot conine foarte puin informaie (mesajul cheie sau sloganul i numele organizaiei) pentru c timpul de expunere al audienei la mesaj este extrem de scurt. Ca urmare, panotajul poate fi eficient dac este asociat cu canale de transmitere a mesajului care au o audien mai clar definit. ATENIE!

21

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Costurile panotajului comercial sunt foarte mari. Chiar dac obinei chiria panoului gratuit costurile de producie ale afiului sunt destul de mari. ...dar cu un bob de creativitate se pot face multe!
Afiajul interior

n acest caz costurile sunt mult mai mici i se reduc practic la costurile de producie ale afielor. Depindei ns de bunvoina proprietarilor spaiilor. E bine s ncercai s v plasai afiele n spaii care pot fi legate de organizaia voastr sau cauza pentru care solicitai 2%. O organizaie de protecia copilului poate pune afiele acolo unde vin muli prini: coli, grdinie, alimentare, magazine de jucrii sau articole pentru copii, parcuri, policlinici, etc. Avnd n vedere c nu putei nghesui prea mult informaie pe un afi (dac vrei s rmn eficient) trebuie s oferii surse facile prin care oamenii pot afla mai multe. Alegei surse care se potrivesc cu audiena! Surse posibile de informare: o o o o o Pliante sau fluturai lng afi Pagina web Adres de email Numr de telefon (ideal de tip telverde) Un voluntar care n orele de vrf poate oferi informaii (prin intermediul scrisorilor sau al

Marketingul direct telefoanelor)

Dac organizaia voastr desfoar campanii de solicitare prin pot (direct mail), putei ca n urmtoarea campanie de solicitare a donaiei s cerei i direcionarea celor dou procente. Solicitrile prin pot fcute la scar mare (ncepnd de la cteva mii de scrisori nu sunt uor de organizat i nici ieftine, ns i-au dovedit eficacitatea, att n Romnia ct i n multe alte ri. Se pot ns desfura campanii de solicitare prin pot i cu bugete foarte mici, bineneles la un numr mult mai mic de destinatari. n ceea ce privete solicitarea prin telefon (telemarketing-ul), cel mai indicat este ca n aceast etap s v axai pe aa numitele telefoane calde (ctre cunoscui) pentru a face solicitarea, pentru a nu asalta abonaii cu telefoane de la zeci de organizaii care printr-un simplu telefon nu pot rmne clar difereniai n mintea celui care a primit telefonul. n plus, riscai s exasperai oamenii i mai degrab s-i ndeprtai de cauza voastr. n schimb apelnd la cei care v cunosc, ansele s impresionai plcut, i n consecin s primii rspunsuri favorabile sunt mult mai mari.

4.6. Aspecte practice ale campaniilor 2% Pentru a putea direciona 2% din impozitul pe venitul anual contribuabilii vor avea nevoie de urmtoarele informaii despre voi:
o o Numele organizaiei Codul de identificare fiscala (codul fiscal)

22

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Contul bancar n format IBAN

Aceste informaii sunt solicitate n cadrul cererii 230, capitolul B (Destinaia sumei reprezentnd pn la 2% din impozitul anual pentru sponsorizarea unei entiti nonprofit, potrivit dispoziiilor art. 57 alin (4) din Legea nr. 571/2003) sau al formularului 200, capitolul III 2 (Sponsorizare entitate nonprofit conform art. 84 alin (2) Din Legea nr. 571/2003). Formularul 200 este trimis de autoritile fiscale prin pot la domiciliul contribuabililor care au i alte surse de venit dect salarii, sau poate fi solicitat de la administraiile financiare. De asemenea poate fi descrcat de pe site-ul Ministerului Finanelor Publice sau www.doilasuta.ro, dar poate fi primit de la orice alt persoan sau organizaie. Cererea 230 poate fi solicitat de la administraiile financiare, se poate descrca i ea de la adresele mai sus menionate sau poate fi primit de la organizaiile care desfoar campanii 2%. Persoanele care au venituri doar din salarii, nu conteaz numrul acestora, nu au obligaia depunerii unei declaraii privind veniturile realizate. Pentru a direciona cele dou procente unei entiti fr scop lucrativ, acestea trebuie s completeze cererea 230 (Cerere reprezentnd destinaia sumei reprezentnd pn la 2% din impozitul anual) la capitolele A (Date de identificare ale contribuabilului) i B (Destinaia sumei reprezentnd pn la 2% din impozitul anual pentru sponsorizarea unei entiti nonprofit, potrivit dispoziiilor art. 57 alin (4) din Legea 571/2003) i va anexa acesteia o copie a fiei fiscale (formularul 210). La capitolul B se vor completa datele de identificare ale organizaiei i se va meniona numrul i calitatea fielor fiscale anexate. Persoanele care au venituri din alte surse dect salarii (ex: venituri din profesii liberale, venituri din drepturi de proprietate intelectual, venituri din cedarea folosinei bunurilor etc.) sau din alte surse la care se adaug veniturile din salarii, vor completa formularul 200 (Declaraia special privind veniturile realizate) la capitolele aferente surselor de venit, iar pentru a direciona cele dou procente, vor completa capitolul III (Destinaia sumei reprezentnd 2% din impozitul pe venitul anual datorat), punctul 2 (Sponsorizare entitate nonprofit conform art. 84 alin (2) din Legea nr. 571/2003). Att n cazul cererii 230 ct i n cazul formularului 200, chenarul dedicat sumei ce urmeaz a fi direcionate nu se completeaz, urmnd a fi completat de funcionarii Administraiilor Financiare. Declaraiile trebuie depuse personal de contribuabili pn la 15 mai 2006 la administraiile financiare de care aparin cu domiciliul, sau pot fi trimise prin pot la acestea, n plic recomandat. Anexa 1 de la finalul materialului prezint instruciunile de completare ale cererii 230.

23

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

5.
5.1

Dup campanie
Evaluarea

Ei bine Campania s-a ncheiat, contribuabilii i-au direcionat procentul, iar cei desemnai au virat fondurile ctre organizaii. Pn cnd se ntmpl toate acestea avei timp s aflai ct v-a costat campania. Nu uitai s includei toate costurile:
o o o o o o o Costurile de producie ale materialelor Costurile materialelor pe care le aveai deja i le-ai folosit Costurile cu achiziionarea spaiului de publicitate (dac e cazul) Costurile de comunicaii Costurile cu evenimentele (dac e cazul) Costurile resurselor umane Transportul (de orice fel)

Includei n calcul i costurile in-kind: munca voluntarilor, discount-urile diferiilor furnizori (designeri, agenii de publicitate, mass-media, etc.) Scdei toate aceste costuri din suma obinut. Scdei numai costurile efective. Cum stau lucrurile? Suntei pe plus (n ctig) sau pe minus (n pierdere). Dac suntei pe plus (mai ales dac e unul semnificativ, fie n suma absolut, fie ca procent al bugetului anual) e bine. Dac suntei pe minus este posibil s fie totui bine dac: o o o o o o o Oamenii s-au interesat de programele/proiectele voastre Dac suntei siguri c ai ajuns la un numr mare de oameni Dac suntei mai cunoscui n comunitate Dac ai reuit s construii relaii noi Dac avei cunotine mai bune n mass-media Dac avei mai muli membrii sau voluntari Dac ai implicat cu succes membrii consiliului de conducere

Toate acestea reprezint beneficii (chiar dac ne-financiare) ale campaniei. Ele reprezint practic o investiie i o pregtire a campaniei de anul viitor.

ncercai s analizai critic, la rece toat campania:

o o o o o o o Ai stabilit obiective realiste? Ai pregtit suficient de bine organizaia? Ai ales grupurile int cele mai bune? Ai construit bine mesajele? Le-ai testat pe grupul int? Ai ales cele mai potrivite canale? Ai fi putut face unele lucruri mai eficient din punct de vedere financiar? Cum a mers implicarea oamenilor din organizaie?

24

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

ATENIE! Experiena din alte ri arat ca unele campanii au dat roade abia la a doua sau a treia ediie. Este important s analizai campania i s o mbuntii pe cea de anul viitor. Comunicarea continu cu diferite grupuri int reprezint cheia succesului pe termen lung a acestei metode.

5.2

Transparena

Dup cum spuneam i n seciunea de pregtire a organizaiei e important s operai n mod transparent. Acest lucru este cu att mai important n cazul fondurilor 2% ntruct acordarea lor se bazeaz pe ncrederea contribuabililor i a statului. Facei public suma primit Dai un comunicat de pres, publicai informaia pe site-ul web, includei-o n raportul anual, comunicai-o oricui pare (sau ar putea s fie) interesat. Facei public modul n care ai cheltuit fondurile Pregtii un raport scurt n care artai cum au fost cheltuite fondurile (un mic raport financiar) i care a fost impactul respectivelor aciuni asupra beneficiarilor. Nu este nevoie de o publicaie costisitoare. Un document word cu cteva fotografii disponibil pe pagina voastr de web i la cerere tuturor celor interesai poate fi suficient. Dac publicai un raport anual (i ar fi bine s facei acest lucru) includei i aceste informaii. Mulumii tuturor Dac putei tiprii cteva afie, concepei un anun n mass-media, un instrument ct mai public, dar care s aib anse s fie vzut de cei pe care i-ai intit n cadrul campaniei.

25

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Sugestii utile pentru campaniile 2%

Asociaia pentru Relaii Comunitare a desfurat un studiu calitativ asupra organizaiilor din Romnia implicate n campanii 1%. Studiul este parte a unui demers internaional care i propune sintetizarea experienelor n aceste campanii a rilor din Europa Central i de Est n care acest tip de prevedere este funcional. Din discuiile cu reprezentanii organizaiilor intervievate n cadrul acestei cercetri, am selectat cteva sugestii care v-ar putea fi folositoare n campaniile voastre: Campaniile 2% reprezint un proces. Interacionai din timp cu potenialele persoane care v vor direciona ca s v asigurai de sprijinul lor Solicitai din timp companiilor permisiunea de a transmite mesajul campaniei angajailor. Dac nu putei face prezentri directe, solicitai un loc n care putei afia materialele campaniei sau comunicarea lor prin intermediul reelei interne a companiei. Managementul i liderii de sindicat reprezint o resurs preioas n diseminarea mesajului! Nu lsai pe ultima sut de metri relaia cu presa. Vor fi asaltai cu solicitri i nu vei obine un rspuns favorabil. Folosii orice eveniment din perioada campaniei pentru a solicita 2%. Folosii rezultatele de anul trecut n campaniile voastre. Chiar dac nu ai adunat o sum considerabil, transparena i raportarea vor fi apreciate. Folosii un mesaj de campanie distinct att de campaniile altor organizaii, ct i de celelalte campanii desfurate de ctre organizaia voastr. n acest mod oferii identitate campaniei, iar contribuabilul v va identifica mai uor dintre celelalte mesaje pe care le primete. Precizai destinaia sumei adunate n momentul solicitrii i asigurai contribuabilul de raportarea public n urma primirii banilor. Stabilii-v clar grupul/grupurile int i construii mesajul campaniei n funcie de particularitile fiecrui grup. Nu folosii acelai mesaj pentru o categorie larga de public. Nu v axai pe un singur mod de transmitere a mesajelor campaniei. ncercai s gsii canale ct mai diversificate prin care s ajungei la grupul int.

26

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Anexa 1
INSTRUCIUNI de completare a formularului 230 Cerere privind destinaia sumei reprezentnd pn la 2% din impozitul anual cod 14.13.04.13
Se completeaz de ctre persoanele fizice care au realizat, n anul 2005, venituri din salarii i care solicit virarea unei sume de pn la 2% din impozitul anual, conform art.57 alin.(4) din Legea nr.571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare pentru sponsorizarea entitilor nonprofit care se nfiineaz i funcioneaz potrivit legii. Contribuabilii care i exprim aceast opiune pot solicita direcionarea acestei sume ctre o singur entitate nonprofit. Formularul se completeaz de ctre contribuabili, nscriind cu majuscule, cite i corect, datele prevzute de formular. Termen de depunere: - anual, pn la data de 15 mai a anului urmtor celui de realizare a venitului; Formularul se completeaz n dou exemplare: - originalul se depune la organul fiscal n a crui raz teritorial se afl domiciliul fiscal al contribuabilului; - copia se pstreaz de ctre contribuabil. Formularul se depune direct la registratura organului fiscal sau la oficiul potal, prin scrisoare recomandat. Formularul se pune gratuit la dispoziie contribuabilului, la solicitarea acestuia. A. DATE DE IDENTIFICARE ALE CONTRIBUABILULUI Adresa - se nscrie adresa domiciliului fiscal. Cod numeric personal - se nscrie codul numeric personal din cartea de identitate, respectiv din buletinul de identitate al fiecrui contribuabil. B. DESTINAIA SUMEI REPREZENTND PN LA 2% DIN IMPOZITUL ANUAL PENTRU SPONSORIZAREA UNEI ENTITII NONPROFIT, POTRIVIT DISPOZIIILOR ART.57 ALIN.(4) DIN LEGEA NR.571/2003 Suma - se completeaz cu suma solicitat de contribuabil a fi virat n contul entitii nonprofit n situaia n care contribuabilul nu cunoate suma care poate fi virat, nu va completa rubrica Suma, caz n care organul fiscal va calcula i va vira suma admis, conform legii. Denumire entitate nonprofit - se nscrie de ctre contribuabil denumirea complet a entitii nonprofit. Cod de identificare fiscal al entitii nonprofit - se nscrie de ctre contribuabil codul de identificare fiscal al entitii nonprofit pentru care se solicit virarea sumei.

27

Asociaia pentru Relaii Comunitare Trusa de unelte a prevederii 2%

Cont bancar (IBAN)- se completeaz codul IBAN al contului bancar al entitii nonprofit. Documente anexate se nscrie numrul de fie fiscale anexate la cerere.

28