Sunteți pe pagina 1din 90

CAPITOLUL 2 - METODOLOGIA DE DERULARE A MISIUNII DE AUDIT 2.1.

Planificarea misiunii de audit Planul de audit intern se ntocmeste de catre compartimentul de audit public intern. Selectarea misiunilor de audit public intern se face n functie de urmatoarele elemente de fundamentare:

a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni; b) Criteriile semnal/sugestiile conducatorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior n rapoartele de audit public intern; deficiente constatate n procesele-verbale ncheiate n urma inspectiilor; deficiente consemnate n rapoartele Curtii de Conturi; alte informatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialisti, experti etc. cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale functionalitatii sistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute n mediul n care evolueaza sistemul auditat; c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducatorii entitatilor publice sunt obligati sa ia toate masurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI sa fie introduse n planul anual de audit public intern al entitatii, realizate n bune conditii si raportate n termenul fixat; d) Numarul entitatilor publice subordonate; e) Respectarea periodicitatii n auditare, cel putin o data la 3 ani; f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate publica subordonata; g) Recomandarile Curtii de Conturi. Proiectul planului de audit public intern este ntocmit pna la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaza. Conducatorul entitatii publice aproba proiectul planului anual de audit public intern pna la 20 decembrie a anului precedent. Planul anual de audit public intern reprezinta un document oficial. El este pastrat n arhiva institutiei publice mpreuna cu referatul de justificare n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale. Proiectul planului anual de audit public intern este nsotit de un referat de justificare a modului n care sunt selectate misiunile de audit cuprinse n plan. Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentale, care au fost avute n vedere la selectarea misiunii respective. Planul de audit public intern are urmatoarea structura: - scopul actiunii de auditare; - obiectivele actiunii de auditare; - identificarea/descrierea activitatii/operatiunii supuse auditului public intern;

- identificarea/descrierea entitatii/entitatilor publice sau a structurilor organizatorice la care se va desfasura actiunea de auditare; - durata actiunii de auditare; - perioada supusa auditarii; - numarul de auditori proprii antrenati n actiunea de auditare; - precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunostinte de specialitate, precum si a numarului de specialisti cu care urmeaza sa se ncheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanta (daca este cazul); - numarul de auditori care urmeaza sa fie atrasi n actiunile de audit public intern n cadrul structurilor descentralizate. Actualizarea planului de audit public intern se face n functie de: - modificarile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificatie a auditarii anumitor operatiuni, activitati sau actiuni ale sistemului; - solicitarile UCAAPI / entitatea ierarhic imediat superioara de a introduce / nlocui / elimina unele misiuni din planul de audit public intern. Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin ntocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducatorul entitatii publice. seful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea si desfasurarea activitatilor de audit public intern si trebuie sa asigure resursele necesare ndeplinirii planului de audit public intern n mod eficient[25]. Pentru stabilirea misiunii de audit intern ce urmeaza a se desfasura se analizeaza planul anual al compartimentului de audit public intern, unde pentru fiecare misiune sunt prezentate urmatoarele elemente: domeniul auditat, obiectivele, activitatile care urmeaza sa fie evaluate pentru identificarea riscurilor asociate, perioada supusa auditului, timpul afectat pentru realizarea misiunii si numarul de auditori. n practica, n mod optional, se poate ntocmi o informare-cadru privind misiunea de audit intern care urmeaza a se desfasura, cu scopul de a informa propria conducere despre perioada n care se va derula misiunea, obiectivele si auditorii interni implicati si obtinerea aprobarii acesteia pentru nceperea misiunii.[26] Activitatea de desfasurare a unei misiuni de audit intern este deosebit de laborioasa si de aceea si n informarea-cadru trebuie sa se mentioneze: - entitatea publica; - cadrul legal n baza caruia se va efectua misiunea; - perioada supusa auditarii;

- perioada alocata desfasurarii misiunii; - planificarea misiunii, avnd ca scop alocarea timpului si a auditorilor care vor efectua activitatile preliminare si presupunnd: prelucrarea informatiilor, analiza riscurilor asociate si interventia la fata locului, ntocmirea documentelor preliminare, elaborarea documentelor finale; - activitatile care urmeaza sa fie auditate; - instrumentele si tehnicile care vor fi utilizate; - concluzii - prin care se fac recomandari n vederea ndeplinirii misiunii, cum ar fi de exemplu, respectarea termenelor planificate.[27] Scopul notificarii este acela ca entitatea publica care urmeaza a fi auditata sa fie nstiintata asupra misiunii de si principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, durata misiunii, interventiilor la fata locului si eventual sa efectueze o serie de pregatiri, si anume persoanele potentiale care urmeaza sa furnizeze informatiile necesare, materialele care se solicita prin aceasta, si daca este cazul si exista motive ntemeiate, sa obtina o amnare.[28] n practica, pe lnga misiunile de audit intern planificate, pot, n mod exceptional, sa mai fie realizate si misiuni ad-hoc. Misiunile de audit ad-hoc (misiuni solicitate de conducerea entitatii publice) se desfasoara conform procedurilor prevazute n norme, nsa termenul de notificare poate fi redus, dar nu mai putin de trei zile calendaristice. Specific realizarii misiunilor de audit intern este faptul ca, n etapa de pregatire, notificarea se nainteaza de catre structura de audit intern entitatii publice auditate, nsotita de carta auditorului intern, comunicndu-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de audit. Misiunile de audit intern se desfasoara conform normelor metodologice proprii activitatii de audit intern ale fiecarei entitati. Misiunile de audit intern se realizeaza printr-o metodologie proprie si presupune parcurgerea urmatoarelor etape: 1. Pregatirea misiunii de audit intern; 2. Interventia la fata locului; 3. Raportul de audit intern; 4. Urmarirea recomandarilor. Derularea misiunilor de audit intern conformelor etapelor prevazute presupune respectarea unor proceduri care se finalizeaza cu documente specifice acestora, conform normelor general privind exercitarea auditului public intern si normelor specifice elaborate de entitatile publice auditate, avizate de UCAAPI sau de organul ierarhic superior.

2.2. Pregatirea misiunii de audit intern Etapa pregatirii misiunii de audit intern comporta urmatoarele proceduri:

1. Initierea auditului; 2. Colectarea si prelucrarea informatiilor; 3. Identificarea si analiza riscurilor; 4. Elaborarea programului de audit; 5. sedinta de deschidere. 1. Initierea auditului Procedura de initiere a auditului presupune ntocmirea unor documente care autorizeaza misiunea si creeaza independenta auditorilor fata de cel auditat[29]. Autorizarea efectuarii misiunii de audit intern se realizeaza prin ntocmirea si transmiterea ordinului de serviciu echipei de auditori interni. Rolul acestui document este de repartiza sarcinile pe auditori pentru ca acestia sa poata demara misiunea de audit intern. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de structura de audit intern si se ntocmeste de catre coordonatorul acesteia pe baza planului de audit intern si a informarii-cadru privind efectuarea misiunii de audit intern. Practicienii mai utilizeaza ordinul de serviciu si pentru urmarirea implementarii recomandarilor n termenele prevazute, dar n acest caz ordinul precizeaza obiectul deplasarii la entitate pentru urmarirea modului de implementare a recomandarilor atunci cnd cei auditati nu respecta procedurile stabilite de norme cu privire la implementarea acestora. n cadrul misiunilor ad-hoc, ordinul de serviciu trebuie sa fie aprobat si de conducatorul institutiei publice, avnd n vedere ca misiunea nu este cuprinsa n Planul anual de audit intern. Asigurarea independentei auditorilor fata de entitatile publice auditate se realizeaza prin ntocmirea declaratiei de independenta, al carui scop este verificarea incompatibilitatilor personale ale auditorilor interni fata de conducere si personalul entitatii auditate. Astfel un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilitati personale, dect daca repartizarea lui este imperios necesara, fiind furnizata n acest sens o justificare din partea conducatorului structurii de audit intern. n situatia aparitiei unei incompatibilitati a auditorilor interni, acestia au obligatia sa raporteze conducatorului structurii de audit, care va lua masurile de eliminare a acestei incompatibilitati. Un exemplu de solutionare a incompatibilitatilor se realizeaza prin schimbarea obiectivelor ntre auditori sau chiar prin schimbarea auditorului n cauza de la misiunea repartizata. Daca n timpul efectuarii misiunii de audit apare o incompatibilitate reala sau presupusa, auditorii sunt obligati sa-l informeze de urgenta pe seful structurii de audit intern.

Acesta va constata incompatibilitatile personale ale auditorilor interni si va proceda la diminuarea lor prin negociere sau transferul atributiilor ntre auditori. 2. Colectarea si prelucrarea informatiilor Procedura de colectare si prelucrare este de fapt pregatirea informatiilor n vederea efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile n vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit. Cunoasterea domeniului auditabil l ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu entitatea (structura) auditata[30]. Colectarea informatiilor din etapa de pregatire a desfasurarii misiunii de audit intern faciliteaza realizarea procedurilor specifice si n mod deosebit procedura de analiza a riscurilor. Concret, auditorii interni:
- porta discutii cu conducerea pentru a li se prezenta cadrul general de functionare a entitatii cnd se vor solicita principalele documente: organigrama (se comporta cu organigrama pe care o avem), regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor, regulamente interne;

- se deplaseaza la fiecare compartiment implicat n misiunea de audit, unde se desfasoara activitatile cuprinse n plan si se familiarizeaza cu activitatea ce va fi auditata si solicita: - posturile cuprinse n schema; - circulatia documentelor si situatia de la fata locului; - modul de derulare a activitatii cu caracter general; - procedurile, normele interne, circularele, iar daca nu au proceduri formalizate, retin aceasta problema pentru etapa urmatoare de analiza a riscurilor. Realizarea procedurii de colectare si prelucrare a informatiilor presupune din partea auditorilor un dialog profesional cu cei auditati, carora trebuie sa le comunice ca sunt prezenti pentru a ntelege specificul activitatii lor si a-i sprijini pentru mbunatatirea acesteia. Auditorii interni completeaza informatiile culese cu cadrul legal, respectiv legea de organizare si functionare a entitatii publice, normele metodologice de aplicare, instructiunile si alte acte care reglementeaza domeniul auditat, aflate de regula la sediul structurii de audit intern, materializat n documentul Colectarea informatiilor.
De asemenea, auditorii interni se mai informeaza de pe Internet, din mass-media, din rapoartele altor organe de control, din rapoartele auditorilor externi, daca este cazul.

Prelucrarea informatiilor, presupune analiza acestora cu scopul identificarii obiectelor auditabile. Colectarea si prelucrarea informatiilor presupun:

Identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic n care entitatea (structura) auditata si desfasoara activitatea; Analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii (structurii) auditate; Analiza entitatii (structurii) auditate si activitatilor sale (organigramei, regulamentelor de functionare, fiselor posturilor, procedurilor scrise); Analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfasurare a misiunii de audit intern; Identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii (structurii) auditate si ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe; Identificarea constatarilor semnificative si recomandarilor din rapoartele de audit precedente, care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern; Identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa; Identificarea surselor potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului si aprecierea validitatii si credibilitatii acestor informatii.

n aceasta faza se deschid si se completeaza Fisele de identificare si analiza a problemei (FIAP) pe baza discutiei n sedinta a riscurilor analizate, identificate si clasate, ceea ce presupune urmatoarea procedura: - discutia cu seful structurii auditate a problemei constatate; - ntocmirea FIAP; - avizarea la unitate pentru conformitate; - supervizarea. Din practica s-a constatat ca aceasta procedura elimina refacerea FIAP semnate pentru conformitate de reprezentantul entitatii auditate. 3. Identificarea si analiza riscurilor Identificarea si analiza riscurilor reprezinta poate cea mai importanta procedura de pregatire a misiunilor de audit intern si se realizeaza n vederea elaborarii programului de audit. Desfasurarea corecta a acestei proceduri, conform normelor metodologice, va contribui n mare masura la realizarea obiectivelor misiunii de audit intern. Normele generale de aplicare a auditului public intern stabilesc o metodologie de evaluare a riscurilor care presupune parcurgerea urmatoarelor faze[31]: a) identificarea operatiilor auditabile;

b) identificarea amenintarilor, a riscurilor inerente asociate operatiilor; c) stabilirea criteriilor (factorilor) de analiza a riscurilor si a nivelurilor de apreciere a acestora; d) stabilirea nivelului riscului pe criterii de apreciere; e) determinarea punctajului total al riscului; f) clasarea operatiilor pe baza analizei riscurilor;

g) elaborarea tematicii n detaliu a obiectelor auditabile selectate. a) Identificarea operatiilor auditabile se realizeaza astfel: - detalierea fiecarei activitati n operatii succesive, prin descrierea procesului, de la initierea si pna la realizarea lui. n practica auditului, operatiile auditabile se mai numesc si obiecte auditabile si sunt componente elementare ale unui domeniu auditat; - identificarea, pentru fiecare operatie n parte, a controalelor interne specifice si a riscurilor aferente; - determinarea modalitatilor de functionare a controalelor necesare pentru ca entitatea sa elimine riscul si sa-si atinga obiectivul. Stabilirea operatiilor auditabile n practica se realizeaza prin analiza cadrului legislativ, respectiv a organigramei, ROF, normelor metodologice de aplicare a cadrului normativ care reglementeaza activitatea, fiselor posturilor, procedurilor, circuitelor documentelor (pistele de audit), deciziilor, instructiunilor s.a., n vederea identificarii tuturor operatiilor structurale componente ale activitatilor. Etapa se concretizeaza n elaborarea listei centralizatoare a operatiilor auditabile, care cuprinde operatiile succesive pentru realizarea activitatii. b) Identificarea amenintarilor, a riscurilor inerente asociate operatiilor prin determinarea impactului financiar al acestora. Impactul reprezinta efectele riscului n cazul n care s-ar produce, si nivelul acestuia se poate exprima pe o scara valorica, spre exemplu, cu trei niveluri: scazut, moderat si ridicat. Masurarea nivelului impactului unui risc reprezinta modurile de exprimare cele mai pertinente a consecintelor acestuia, materializate n termeni de costuri, calitate, imagine s.a. toate riscurile care apar trebuie sa fie legate de cel putin unul din termenii impactului mentionati, spre exemplu de costuri, a carui posibila modificare arata nivelul impactului riscului, scazut, moderat sau ridicat.[32] Identificarea riscurilor inerente se realizeaza prin analiza operatiilor cuprinse n lista centralizatoare a operatiilor auditabile, n scopul determinarii controalelor interne aferente operatiilor si a functionalitatii acestora.

Din practica au rezultat mai multe posibilitati, si anume:

operatii la care nu se identifica nici un risc - sunt de regula operatiile la care nu se identifica controale interne; operatii la care se identifica mai multe riscuri - sunt de regula operatiile la care s-au identificat mai multe controale interne; grupuri de operatii care, pe lnga riscurile identificate pe operatii, mai pot genera n comun si alte riscuri.

n subetapa de identificare a riscurilor pot aparea mai multe situatii, n functie de care riscurile vor fi sau nu cuprinse n analiza, astfel:

operatii la care controalele interne sunt stabilite si functioneaza, caz n care riscurile sunt minime, fiind chiar posibil sa nu fie avute n vedere la analiza; operatii la care controalele interne sunt stabilite, dar nu functioneaza, caz n care riscurile prezinta importanta si trebuie luate n analiza; operatii la care controalele interne nu sunt stabilite, dar functioneaza, caz n care se recomanda formalizarea lor prin proceduri de lucru; operatii la care controalele interne nu sunt stabilite si nici nu functioneaza, caz n care riscurile sunt majore si vor fi avute n vedere n mod obligatoriu n analiza riscurilor.

n practica putem ntlni operatii la care se pot identifica mai multe controale interne si operatii la care nu se identifica nici un control intern, spre exemplu: - operatia de exercitare a vizei de control financiar preventiv presupune existenta mai multor controale interne pentru corecta nregistrare n contabilitate si n conturile anuale ale acestor operatii trebuie:

sa fie contabilizate n perioada corespunzatoare, urmarindu-se respectarea independentei exercitiilor financiare (criteriul perioadei corecte); sa fie corect evaluate, adica sumele sa fie bine determinate aritmetic, exacte, urmarindu-se respectarea tuturor regulilor si principiilor contabile, precum si a metodelor de evaluare (criteriul corectei evaluari); sa fie nregistrate n conturile corespunzatoare, conform planului de conturi pentru institutiile publice (principiul corectei imputari); sa fie corect totalizate, centralizate, astfel nct sa li se asigure o prezentare n conturile anuale conform regulilor n vigoare (criteriul corectei prezentari n conturile anuale).

- operatii la care se constata inexistenta controalelor interne, de regula pentru actualizarea unei proceduri, n situatia n care de la ntocmirea acesteia si pna la realizarea misiunii de audit intern nu au existat modificari de legislatie a reglementarilor interne.

Riscurile pot fi identificate att la nivelul organizatiei, prin politica acesteia, ct si la nivelul proceselor si activitatilor strategice sau operationale, prin analize succesive[33]. Pentru realizarea acestui demers se poate pleca sau de la cel mai nalt nivel, sau de la nivelul de baza, procese sau executanti, catre nivelul managementului general. Tehnicile cele mai utilizate pentru identificarea riscurilor sunt: - intervievarea responsabililor strategici si operationali; - sondajul si chestionarul; - brainstorming-ul pe activitati sau compartimente; - organizarea grupurilor focus - grupuri de dezbatere coordonate de un moderator specializat pentru atingerea unor obiective stabilite anticipat; - comparatii, grupari, verificari s.a. Auditorii interni finalizeaza aceasta etapa prin elaborarea listei Identificarea riscurilor. Pentru identificarea n totalitate a riscurilor asociate operatiilor se poate utiliza chestionarul de control intern - CCI, din care auditorul intern, prin ntrebarile formulate si raspunsurile primite, se asigura de existenta si functionalitatea controalelor interne. Auditorii interni vor elabora chestionarul de control intern prin formularea de ntrebari referitoare la exercitarea controalelor si functionalitatea acestora, la care cei auditati vor raspunde prin DA sau NU. c) Stabilirea criteriilor (factorilor) de analiza a riscurilor si a nivelurilor de apreciere a acestora se realizeaza tinnd cont de procedurile minimale din norme, unde se recomanda utilizarea criteriilor privind aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativa si aprecierea calitativa, la care se pot adauga criterii specifice activitatii auditate. Criteriul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca evenimentele sa aiba efect negativ asupra unei operatii auditabile. Nivelul criteriului de apreciere a riscului reprezinta modificarea produsa de impactul riscului asupra activitatii. Etapa aceasta se concretizeaza n ntocmirea situatiei Stabilirea criteriilor (factorilor) de analiza a riscurilor, care cuprinde pe coloana criteriile sau factorii de analiza a riscurilor, iar pe linie, nivelurile de apreciere a acestora.[34] Ponderile atribuite factorilor de risc sunt stabilite n functie de importanta acestora pentru activitatea auditata, si nsumate trebuie sa fie 100.

Precizam ca cei trei factori sunt stabiliti prin normele generale si sunt acoperitori pentru entitatea auditata, nsa daca dorim sa evidentiem si alti factori, putem sa-i adaugam, dar suma acestora trebuie sa ramna 100. d) Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere se efectueaza prin aplicarea la fiecare criteriu de analiza a riscurilor a nivelului de apreciere si a ponderii nivelului de apreciere. e) Determinarea punctajului total al riscului se realizeaza prin nmultirea, pe fiecare risc identificat, a nivelului si ponderilor factorilor de risc si nsumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentate n normele generale, si anume:

unde: Pt - punctaj total; Pi - ponderea riscurilor pentru fiecare factor; Ni - nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat. Pe baza informatiilor anterioare, etapa se concretizeaza n elaborarea situatiei Determinarea punctajului total si stabilirea importantei riscului n numarul total de riscuri conform punctajelor. f) Clasificarea operatiilor pe baza analizei riscurilor se efectueaza avnd n vedere punctajele totale obtinute anterior, stabilite n ordinea impactului produs asupra activitatii si departajate pe o scara cu trei niveluri: mici, medii si mari. mpartirea riscurilor pe cele trei niveluri se va realiza n functie de factorii de risc luati n analiza si de importanta acestora. n acest sens recomandam, spre exemplu, sa se procedeze la mpartirea riscurilor n mici, medii si mari, avnd n vedere limitele inferioare pna la care vor cobor riscurile, care vor fi diferite de la un obiectiv la altul. g) Ierarhizarea operatiilor n functie de analiza riscurilor se realizeaza pe baza documentatiei efectuate n etapele anterioare si se concretizeaza n elaborarea tabelului punctelor tari si punctelor slabe, document care prezinta sintetic rezultatul fiecarei operatii analizate si permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientarii activitatii de audit si elaborarea programului de audit n detaliu. Documentul contine opinia auditorului intern cu privire la nivelul impactului asupra riscului asupra activitatii auditate si la gradul de ncredere n functionarea controlului intern, care conduce la minimizarea riscului, cnd gradul de ncredere este mare, si la maximizarea aparitiei riscului, cnd gradul de ncredere este mic. h) Tematica n detaliu a obiectelor auditabile selectate cuprinde totalitatea domeniilor (obiectelor) de audit selectate si este semnata de seful structurii de audit intern, fiind adusa la cunostinta principalilor responsabili ai entitatii auditate n cadrul sedintei de deschidere.

Etapa se concretizeaza n elaborarea tematicii n detaliu a obiectelor auditabile selectate, care se realizeaza pe baza tabelului punctelor tari si punctelor slabe, ce va cuprinde numai obiectivele selectate de auditor pe baza calificativelor acordate (T/S). De regula, sunt avute n vedere toate obiectivele care au calificativul "slab", dar pot fi cuprinse si obiective cu calificativul "tare", daca gradul de ncredere a auditorului n realizarea respectivului obiectiv este scazut. 4. Elaborarea programului de audit intern Programul de audit intern se realizeaza pe baza datelor de identificare a misiunii de audit si a analizei riscurilor efectuate, cuprinde etapele si procedurile de pregatire a misiunii de audit, interventia la fata locului, raportarea activitatii de audit intern si urmarirea implementarii recomandarilor[35]. Programul de audit intern este un document intern de lucru al structurii de audit intern si cuprinde, pe fiecare obiectiv din tematica detaliata, actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului auditat, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor. Programul de audit intern are urmatoarele scopuri: - l asigura pe seful structurii de audit intern ca au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern; - garanteaza repartizarea sarcinilor si planificarea activitatilor de catre supervizor. Programul de audit, n faza initiala, cuprinde proceduri care au fost deja finalizate si alte proceduri care urmeaza a fi realizate de catre auditorii interni si pentru care se aloca timpul aferent. Pe parcursul desfasurarii misiunii de audit intern, programul de audit intern se mai poate modifica numai n conditiile n care, pentru anumite operatii, timpul de interventie la fata locului nu s-a putut aprecia corect, nsa cu ncadrarea n programul initial. Pe baza programului de audit intern se elaboreaza programul de interventie la fata locului, care are ca scop prezentarea detaliata a lucrarilor pe care echipa de audit si propune sa le efectueze (studii, cuantificarea unor rezultate formate din mai multe componente, teste, validarea constatarilor cu materiale probante s.a.) si cuprinde: obiectivele; tipul testarii; locul testarii; durata testarii; auditorii.

5. sedinta de deschidere

sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditorilor interni, sefului compartimentului si a personalului entitatii (structurii) auditate. Scopul sedintei de deschidere l reprezinta ntlnirea cu reprezentantii entitatii (structurii) auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite si modalitatile de lucru privind misiunea de audit si aducerea la cunostinta a programului de interventie la fata locului. Ordinea de zi a sedintei de deschidere ar trebui sa cuprinda: prezentarea auditorilor interni; prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern; stabilirea termenelor de prezentare la conducerea structurii (entitatii) auditate a stadiului verificarilor; prezentarea tematicii n detaliu; acceptarea calendarului ntlnirilor; comunicarea modului de realizare a interventiei la fata locului; asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit public intern.

n vederea realizarii acestei proceduri, auditorii contacteaza entitatea auditata si stabilesc data organizarii sedintei de deschidere. sedinta de deschidere se finalizeaza prin ncheierea minutei sedintei de deschidere, care cuprinde data, participantii, aspectele importante discutate, semnaturile si care se va atasa n dosarul de audit intern.
2.3. Interventia la fata locului Etapa interventiei la fata locului consta n colectarea documentelor, analiza si evaluarea activitatii si cuprinde urmatoarele proceduri:

1. Colectarea dovezilor 2. Constatarea si raportarea iregularitatilor 3. Revizuirea documentelor de lucru 4. sedinta de nchidere. 1. Colectarea dovezilor

Interventia la fata locului consta n colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora, care reprezinta procedura de colectare a dovezilor, nceputa n faza de colectare si prelucrare a informatiilor, realizata n etapa de pregatire a misiunii de audit intern. Scopul acestei proceduri l constituie efectuarea testarilor stabilite prin programul de audit intern aprobat si obtinerea de probe (dovezi) de audit adecvate, suficiente si relevante pentru formularea constatarilor, concluziilor si recomandarilor. La realizarea procedurii de colectare a dovezilor contribuie att auditorii, ct si supervizorul, fiecare avnd atributii specifice, astfel: - Auditorii:

efectueaza testarile si procedurile prevazute prin program; apreciaza dovezile obtinute din punctul de vedere al adecvarii, suficientei si relevantei; colecteaza documentele si pentru celelalte obiective ale misiunii de audit; numeroteaza documentele; pregateste si finalizeaza FIAP; transmite FIAP spre avizare supervizorului; ndosariaza documentele utilizate n cadrul misiunii; eticheteaza, numeroteaza si ndosariaza testele si FIAP n dosarul permanent sectiunea A.

- Supervizorul

analizeaza si supervizeaza testele; revede si supervizeaza FIAP.

n practica, pregatirea si finalizarea FIAP se realizeaza de catre supervizor, prin parcurgerea mai multor pasi, cu scopul de a asigura mbunatatirea calitatii si eliminarea situatiilor contradictorii ntre problema constatata si sustinerea justificarii acesteia de catre auditat, astfel: auditorii identifica si constata problema; prezinta verbal auditatului problema; analizeaza problema identificata cu supervizorul, o formuleaza si ntocmeste FIAP; prezinta FIAP auditatului, o discuta si o semneaza pentru conformitate;

nainteaza FIAP semnata spre avizare supervizorului; ndosariaza FIAP.

n situatia n care auditatul nu este de acord sa semneze FIAP, se poarta discutii, si daca elementele prezentate de acesta sunt de forma, auditorul opereaza respectivele modificari, iar daca acestea sunt de fond, auditorul le retine pentru rediscutarea acestora cu supervizorul. n faza de interventie la fata locului se vor avea n vedere, fara a se limita la acestea, urmatoarele: a) cunoasterea activitatii (sistemului, procesului) suspus verificarii si studierea procedurilor aferente; b) intervievarea personalului auditat; c) verificarea nregistrarilor contabile; d) analiza datelor si informatiilor; e) evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne; f) realizarea de testari;

g) verificarea modului de ndeplinire a recomandarilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare. Pentru realizarea obiectivelor care i stau n fata, n etapa interventiei pe teren, va apela la tehnicile si instrumentele specifice muncii de audit, si anume: y Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acuratetea nregistrarilor, documentelor, declaratiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt: a) comparatia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite; b) examinarea: presupune urmarirea n special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor; c) recalcularea: verificarea calculelor matematice; d) confirmarea: solicitarea informatiei din doua sau mai multe surse independente (a treia parte) n scopul validarii acesteia; e) punerea de acord: procesul de potrivire a doua categorii diferite de nregistrari;

f)

garantarea: verificarea realitatii tranzactiilor nregistrare prin documentelor, de la articolul nregistrat spre documentele justificative;

examinarea

g) urmarirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. Scopul urmaririi este de a verifica daca toate tranzactiile reale au fost nregistrate. y Observatia fizica - reprezinta o modalitate prin care auditorii interni si formeaza o parere proprie. Interviul - se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate (implicate) sau interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu documente sau chestionare. Analiza - consta n descompunerea unei entitati (activitati) n elemente componente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate si masurate distinct. Chestionarele si listele de verificare - sunt instrumente care cuprind ntrebarile pe care le formuleaza auditorii interni si sunt de mai multe tipuri:

a) chestionarul de luare la cunostinta (CLC) - cuprinde ntrebari referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, functionarea entitatii (structurii) auditate; se ndosariaza n dosarul permanent - sectiunea C si se utilizeaza n etapa de pregatire a misiunii de audit; b) chestionarul de control intern (CIC) - i ghideaza pe auditorii interni n activitatea de identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii; se utilizeaza tot n etapa de pregatire a misiunii de audit, procedura de analiza a riscurilor; c) lista de verificare (LV) - este utilizata pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le ndeplineasca fiecare domeniu auditabil si cuprinde un set de ntrebari standard privind obiectivele definite, responsabilitatile si metodele folosite, mijloacele financiare, tehnice si de informare si resursele umane existente; se realizeaza n etapa interventiei la fata locului, procedura de colectare a dovezilor; d) tabloul de prezentare a circuitului auditului (pistei de audit) - permite: - stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor; - stabilirea documentatiei justificative complete; - reconstituirea operatiilor de la suma totala pna la detalii individuale, si invers. e) formularele constatarilor de audit intern - se utilizeaza pentru prezentarea fundamentala a constatarilor auditorilor si sunt:

- fisa de identificare si analiza a problemei - FIAP, care ntocmeste pentru fiecare disfunctionalitate (iregularitate) constatata. cadrul lui sunt prezentate constatarile, cauzele, consecintele recomandarile auditorilor. FIAP se supervizeaza si se aduce cunostinta reprezentantilor entitatii (structurii) auditate;

se n si la

- formularul de constatare si raportare a iregularitatilor - FCRI care se ntocmeste n cazul n care auditorii interni constata abateri de la regulile procedurale si metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entitatii (structurii) auditate, care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor politice. Neregulile constatate se transmit imediat sefului structurii de audit, care-l va informa n termen de trei zile pe conducatorul entitatii auditate si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor. 2. Colectarea si raportarea iregularitatilor n situatia descoperirii de iregularitati exista o procedura speciala de raportare a lor catre conducerea entitatii, din cauza gravitatii, dar si pentru stoparea rapida a efectelor negative pe care le pot produce pentru entitatea auditata. Astfel, cnd auditorii ajung la concluzia, bazata pe FIAP, ca s-a comis o iregularitate, ei sunt obligati sa raporteze, cel mai trziu a doua zi, conducatorului structurii de audit intern, prin transmiterea fisei de constatare si raportare a iregularitatilor - FCRI[36]. Procedura n acest caz presupune realizarea urmatorilor pasi de catre auditor si supervizor: - Auditorul:

raporteaza, cel trziu a doua zi, conducatorului structurii de audit intern iregularitatile constatate, care pot fi abateri de la regulile procedurale si metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entitatii (structurii, operatiunii) auditate si care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor (publice) prin netransmiterea FCRI.

- Supervizorul:

l informeaza n termen de trei zile pe conducatorul entitatii auditate si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

3. Revizuirea documentelor de lucru Procedura de revizuire a documentelor de lucru este ncadrata, respectiv precedata si apoi urmata, de alte proceduri, dupa cum urmeaza: a) Constituirea dosarelor de audit intern i) Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni:  Sectiunea A - Raportul de audit public intern si anexele acestuia:

  -

ordinul de serviciu; declaratia de independenta; rapoarte (intermediar, final, sinteza raportului de audit public intern); teste; fisele de identificare si analiza a problemelor (FIAP); formularele de constatare si raportare a iregularitatilor (FCRI); programul interventiei la fata locului. Sectiunea B, administrativa: notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern; minuta sedintei de deschidere; minuta reuniunii de conciliere; minuta sedintei de nchidere; corespondenta cu entitatea (structura) auditata. Sectiunea C - Documentatia misiunii de audit intern: strategii interne; reguli, regulamente si legi aplicabile; proceduri de lucru; materiale despre entitatea (structura) auditata (ndatoriri, responsabilitati, numar de angajati, fisele posturilor, graficul organizatiei, natura si locul nregistrarilor contabile); informatii financiare; rapoarte de audit intern anterioare si rapoarte de audit intern externe; informatii privind posturile-cheie sau fluxurile de operatii; documentatia analizei riscului; documentatia privind sistemul de control intern (aprobari, autorizari, separarea sarcinilor, supervizarea, reconcilierea, rapoarte, etc.)

 -

Sectiunea D -Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit intern si a rezultatelor acesteia: lista de supervizare a documentelor.

ii) Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii ale documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre (E, F. G, H, I, ...) pentru fiecare sectiune sau obiectiv de audit din cadrul programului de audit intern. Indexarea trebuie sa fie simpla si usor de urmarit. b) Revizuirea documentelor de lucru Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni nainte de ntocmirea proiectului raportului de audit intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite n mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile/probele adunate n timpul misiunii de audit[37]. n acest scop auditorii revad FIAP si documentele de lucru din punctul de vedere al formei si al continutului, asigurndu-se ca dovezile de audit prezentate n actele dosarului pot trece testul de evidenta, si parcurg urmatoarele faze: a) pe masura ce auditul progreseaza, eticheteaza si numeroteaza toate documentele; b) apreciaza daca FIAP si documentele de lucru asigura un sprijin corespunzator pentru misiunea de audit public intern; c) revizuiesc lucrarile din punctul de vedere al continutului si al formei si apreciaza daca FIAP si documentele de lucru pot trece testul de evidenta; d) efectueaza modificarile necesare la documente; e) ntocmesc nota centralizatoare a documentelor de lucru; f) ndosariaza nota centralizatoare a documentelor de lucru n dosarul permanent, sectiunea C.

c) Pastrarea si arhivarea dosarelor de audit intern Dosarele de audit intern sunt proprietatea entitatii publice si sunt confidentiale. Ele trebuie pastrate pna la ndeplinirea recomandarilor din raportul de audit intern, dupa care se arhiveaza n concordanta cu reglementarile legale privind arhivarea. 4. sedinta de nchidere sedinta de nchidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatarilor si a recomandarilor preliminare, precum si discutarea unui plan de actiune, nsotit de un calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se ntocmeste minuta sedintei de nchidere.

n cadrul sedintei de nchidere auditorii urmaresc sa se asigure ca recomandarile si constatarile sunt clare, obiective, fundamentale, relevante, usor de nteles si nu vor permite interpretari. Constatarile trebuie sa fie fundamentale pe documente doveditoare si sa faca trimitere la reglementarile nerespectate. De asemenea, aspectele semnalate trebuie sa ajute conducerea entitatii (structurii) auditate n luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.[38] n acest sens auditorii interni planifica sedinta de nchidere cu acordul entitatii auditate si-i invita pe supervizorul si conducatorul entitatii (structurii) auditate.

2.4. Raportul de audit intern

Etapa consta n elaborarea, transmiterea si difuzarea raportului de audit intern prin parcurgerea urmatoarelor proceduri: 1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern 2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern 3. ntocmirea raportului de audit intern final 4. Difuzarea raportului de audit intern.

1. Elaborarea proiectului de raport de audit intern Elaborarea proiectului raportului de audit intern, care mai poarta numele de raport intermediar, presupune respectarea urmatoarelor cerinte: a) constatarile trebuie sa apartina domeniului (obiectivelor) misiunii de audit intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare; b) recomandarile trebuie sa fie n concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale; c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate; d) raportul se ntocmeste pe baza FIAP si a celorlalte documente de lucru. La redactarea proiectului raportului de audit intern trebuie sa fie respectate urmatoarele principii:  constatarile sa fie prezentate ntr-o maniera pertinenta si incontestabila

 evitarea utilizarii expresiilor imprecise ("se pare", "n general", "uneori", "evident"), a stilului eliptic de exprimare si a limbajului abstract;   promovarea unui stil de exprimare concret si a unui limbaj ct mai uzual; evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;

 ierarhizarea constatarilor (numai cele importante vor fi prezentate n sinteza sau la concluzii);  evidentierea aspectelor pozitive si a mbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit intern. Scopul elaborarii proiectului raportului de audit intern este de a prezenta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor interni. Pentru elaborarea acestuia auditorii au n vedere dovezile de audit raportate n FIAP, FCRI, daca este cazul, si n celelalte documente de lucru. Procedura de realizarea a proiectului raportului presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

Auditorii:

redacteaza proiectul raportului de audit intern; indica pentru fiecare constatare din proiect dovada corespunzatoare; transmite sefului structurii de audit intern proiectul, mpreuna cu dovezile constatarilor.

Supervizorul:

analizeaza proiectul raportului de audit intern si formuleaza propuneri de modificare, daca este cazul; stabileste daca proiectul n ntregime sau doar parti din el trebuie sa fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuire.

Auditorii:

efectueaza schimbarile propuse de catre supervizor, pe care le-au acceptat; ndosariaza proiectul raportului de audit intern n dosarul permanent, sectiunea A.

2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern Proiectul raportului de audit intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite n maximum 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni.[39]

Netransmiterea punctelor de vedere n termenul mentionat mai sus presupune acordul tacit al structurii auditate n legatura cu proiectul raportului de audit intern. n aceste conditii reuniunea de conciliere nu-si mai are obiectul. Scopul transmiterii proiectului raportului de audit intern entitatii (structurii) auditate este de a-i da posibilitatea acesteia de a analiza si formula un punct de vedere la constatarile si recomandarile auditorilor. Procedura de transmitere a proiectului raportului de audit intern parcurge urmatorii pasi: seful structurii de audit intern transmite proiectul raportului la entitatea (structura) auditata; entitatea (structura) auditata realizeaza mai multe activitati: analizeaza proiectul raportului de audit intern; solocita, daca este cazul, reuniunea de conciliere; transmite punctul de vedere asupra proiectului raportului de audit intern n termen de 15 zile de la primirea acestuia. auditorii si supervizorul revad raspunsurile de la entitatea (structura) auditata si pregatesc reuniunea de conciliere, daca este cazul; auditorii precizeaza n proiectul raportului de audit intern, aspectele retinute din punctul de vedere al entitatii (structurii) auditate, daca se impune, si ndosariaza punctul de vedere al entitatii (structurii) auditate n dosarul permanent, sectiunea A.

3. Reuniunea de conciliere n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza reuniunea de conciliere cu structura auditata, n cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile, n vederea acceptarii recomandarilor formulate, ocazie cu care se ntocmeste minuta reuniunii de conciliere. Scopul reuniunii de conciliere l constituie acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori n proiectul raportului de audit intern si prezentarea calendarului de implementarea a recomandarilor. Rolul pregatirii reuniunii de conciliere revine n totalitate auditorilor, care au n vedere urmatorii pasi: pregatesc ntlnirea de 10 zile de la primirea punctului de vedere al entitatii (structurii) auditate; informeaza entitatea (structura) auditata asupra locului si datei reuniunii, la care va participa si supervizorul; analizeaza constatarile si concluziile din proiectul raportului de audit intern n vederea acceptarii recomandarilor formulate;

discuta situatia privind recomandarile ce urmeaza a fi implementate de serviciul contabilitate.

Auditorii ntocmesc minuta reuniunii de conciliere si o ndosariaza n dosarul permanent, sectiunea B. Procedura se concretizeaza n ntocmirea si semnarea minutei reuniunii de conciliere. 4. ntocmirea raportului de audit intern Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit intern va fi nsotit de o sinteza a acestuia. seful structurii de audit public intern trebuie sa informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi nsotite de documentatia de sustinere.[40] Scopul acestei proceduri este prelucrarea proiectului raportului de audit intern n vederea redactarii finale dupa discutiile din cadrul reuniunii de conciliere, cnd el devine complet prin includerea punctului de vedere al entitatii (structurii) auditate. n aceasta faza auditorii interni trebuie sa asigure o prezentare riguroasa a concluziilor si recomandarilor formulate pe baza unor probe de audit pertinente, corecte si complete. Procedura de ntocmire a raportului de audit intern este realizata de catre auditori, care: constata introducerea n raport a tuturor modificarilor aprobate n proiectul raportului de audit intern; finalizeaza raportul de audit intern; constata existenta unei liste complete si corecte pentru difuzarea raportului de audit intern; semneaza raportul de audit intern pe fiecare pagina.

Supervizorul are n vedere activitatile efectuate de catre auditori si semneaza raportul de audit intern pe ultima pagina.
2.5. Urmarirea recomandarilor

Obiectivul acestei etape este acela de a urmari si a formaliza modul de implementare a recomandarilor din raportul de audit intern. Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor ntreprinse de catre conducerea entitatii (structurii) auditate pe baza recomandarilor din raportul de audit intern.[41]

Procedura de urmarire a recomandarilor se prezinta astfel: auditorii ntocmesc fisa de urmarire a recomandarilor implementarea recomandarilor la termenele stabilite; si verifica

entitatea (structura) auditata transmite auditorilor la termenele stabilite o nota de informare cu privire la stadiul implementarii recomandarilor din raportul de audit intern; seful structurii de audit intern transmite la UCAAPI sau la organul ierarhic superior stadiul progreselor nregistrate n implementare, informeaza conducerea entitatii publice. Auditorii ndosariaza nota de informare cu privire la stadiul implementarii recomandarilor n dosarul permanent, sectiunea B.

Responsabilitatea structurii auditate n aplicarea recomandarilor consta n: elaborarea unui plan de actiune, nsotit de un calendar pentru implementarea recomandarilor; transmiterea la structura de audit a planului de actiunea si a calendarului privind ndeplinirea acestuia: stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; punerea n practica a recomandarilor; comunicarea periodica a progreselor nregistrate. evaluarea rezultatelor obtinute.

Structura de audit intern verifica si raporteaza la UCAAPI/DAPI asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandarilor.
CAPITOLUL 3 - STUDIU DE CAZ : "AUDITUL INTERN AL CICLULUI SALARII PERSONAL LA SC TERMICA SA

Gestionarea resurselor umane ntr-o institutie publica reprezinta o functie suport importanta, fiind un domeniu de preferinta al activitatii auditorului intern, justificata n mare masura de multitudinea de procese care sunt derulate si n mod implicit de riscurile care le nsotesc.[42] Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurari managementului asupra modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitatii, a functionalitatii sistemului de control intern, respectiv a conformitatii cu cadrul legislativ normativ.
Misiunea de audit intern "AUDITUL INTERN AL CICLULUI SALARII PERSONAL LA S.C TERMICA S.A" este realizata n baza Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, a Normelor metodologice generale aprobate prin O.M F.P nr.38/2003 privind exercitarea activitatii de audit public intern si a Planului de audit public intern pentru anul 2007, la Serviciul Resurse Umane n perioada 08.01.2007-30.03.2007. Desfasurarea misiunii de audit public intern presupune parcurgerea etapelor si procedurilor prevazute de normele metodologice generale. 3.1. Emiterea ordinului de serviciu

Autorizarea efectuarii misiunii de audit intern se realizeaza prin ntocmirea si transmiterea Ordinului de serviciu auditorului intern. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de structura de audit intern si se ntocmeste de catre seful acesteia pe baza Planului anual de audit intern .

Documentul nr. 1 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern Nr. 1/08.01.2007 ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitatii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitatii publice si a Planului de audit intern pentru anul 2007, se va efectua misiunea de audit intern la Serviciul Resurselor Umane n perioada 08.01.2007 - 30.03.2007. Scopul misiunii de audit este de a da asigurari asupra modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea publica si a conformitatii cu cadrul legislativ si normativ aplicabil. Obiectivul misiunii de audit intern este: Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului . Mentionam ca se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea publica.

Misiunea de audit public intern va fi realizata de Pop Mircea. Supervizorul misiunii este seful structurii de audit public intern. sef Compartiment Audit Intern
3.2. Declararea independentei

Crearea independentei auditorilor fata de entitatea auditata se realizeaza prin ntocmirea Declaratiei de independenta, al carei scop este verificarea incompatibilitatii personale ale auditorilor interni fata de conducere si personalul entitatii auditate.

Documentul nr.2 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern Misiunea de audit intern: AUDITUL INTERN AL CICLULUI SALARII PERSONAL
Incompatibilitati n legatura cu entitatea/structura auditata

Da Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze masura n care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit n orice fel? Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze n misiunea de audit? Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat(a) n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata? Aveti responsabilitati n derularea programelor si proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ati fost implicat n elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata? Sunteti sot/sotie, ruda sau afin pna la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva? Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental? Ati aprobat nainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditata? Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata? Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditata? Daca n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati seful Compartimentului Audit Public Intern de urgenta? Auditor, Pop Mircea X

Nu X X X X X X

X X X X

sef Compartiment Audit Intern, Radu Mihai

1.Incompatibilitati personale: A colaborat la elaborarea procedurilor din cadrul Serviciului Financiar privind salarizarea personalului. Pentru realizarea acestor proceduri a fost creata o echipa de specialisti din Directia Resurse Umane si din Serviciul Financiar, din care facea parte n anul 2002. 2.Pot fi eliminate incompatibilitatile: Da Daca da, explicati cum anume: Participarea s-a limitat la procedurile realizate n cadrul Serviciului Financiar. Data: 08.01.2007 Semnatura: Radu Mihai

3.3. Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern

Scopul notificarii este acela ca entitatea care urmeaza a fi auditata sa fie nstiintata asupra misiunii si a principalelor obiective care urmeaza a fi auditate, durata misiunii, interventiile la fata locului si eventual sa efectueze o serie de pregatiri, si anume: persoanele potentiale care urmeaza sa furnizeze informatiile necesare, materiale care se solicita prin aceasta si, daca este cazul si exista motive ntemeiate, sa obtina o amnare. Specific misiunilor de audit intern este faptul ca notificarea reprezinta o etapa premergatoare care se nainteaza entitatii auditate din partea structurii de audit intern, nsotita de Carta auditorului intern, comunicndu-se astfel drepturile si obligatiile auditorilor interni pe parcursul desfasurarii misiunii de audit intern.

Documentul nr.3 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern Nr. 1/08.01.2007 NOTIFICARE PRIVIND DECLANsAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Catre: Serviciul Resurse Umane De la: seful Compartimentului Audit Intern Referitor la misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Stimate domn George Ioan,
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2007, urmeaza ca n perioada 08.01.2007-30.03.2007 sa efectuam o misiune de audit intern cu tema Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord sedinta de deschidere n vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: prezentarea auditorilor; scopul misiunii de audit intern; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul interventiei la fata locului; alte aspecte.

Pentru o mai buna ntelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile si reglementarile ce se aplica activitatilor dumneavoastra, organigrama serviciului dumneavoastra, Regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizarii activitatii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refera la aceasta tema. Daca aveti unele ntrebari privind desfasurarea misiunii, va rugam sa-l contactati pe domnul Pop Mircea - auditor sau pe seful structurii de audit intern.

Cu stima, sef Compartiment Audit Intern


3.4. Colectarea si prelucrarea informatiilor

Data: 08.01.2007

Procedura de colectare si prelucrare este, de fapt, pregatirea informatiilor n vederea efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile n vederea atingerii obiectivelor misiunii de audit. Realizarea procedurii de Colectare si prelucrare a informatiilor presupune din partea auditorilor un dialog profesional cu cei auditati, completnd informatiile culese cu cadrul legal, respectiv legea de organizare si functionare a entitatii, normele metodologice de aplicare, instructiunile si alte acte care reglementeaza domeniul auditat. Documentul nr.4 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern COLECTAREA INFORMA IILOR
Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal".

Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: 10.01.2007 Pop Mircea Data:

Avizat: sef Compartiment Audit Intern COLECTAREA INFORMATIILOR SERVICIUL RESURSE UMANE Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obtinerea organigramei Obtinerea Regulamentului de organizare si functionare Obtinerea fiselor posturilor Obtinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obtinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior DA X X X X X NU X X Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern Observatii

3.5. Analiza riscurilor

Identificarea si analiza riscurilor este cea mai importanta procedura de pregatire a misiunii de audit intern si presupune parcurgerea urmatoarelor faze: a. identificarea operatiilor auditabile;

b. identificarea amenintarilor, riscurilor inerente, asociate operatiilor; c. stabilirea criteriilor/factorilor de analiza a riscurilor si nivelurile de apreciere ale acestora;

d. stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere; e. f. g. determinarea punctajului total al riscului; clasarea operatiilor pe baza analizei riscurilor si ierarhizarea operatiilor n functie de analiza riscurilor; elaborarea Tematicii n detaliu a obiectelor auditabile selectate. Documentul nr.5 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop 12.01.2007 Mircea Data:

Avizat: sef Compartiment Audit Intern Nr Obiective crt I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Obiecte auditabile 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 2. Salariul de baza 3. Indemnizatii de conducere 4. Sporul pentru conditii deosebite de munca 5. Sporul de vechime n munca 6. Sporul pentru munca suplimentara 7. Sistemul de premiere Obs.

Documentul nr.6 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: 15.01.2007 Intern Nr. Obiective crt. I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Obiecte auditabile 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 2. Salariul de baza 3. Indemnizatii de conducere 4. Sporul pentru conditii deosebite de munca 5. Sporul de vechime n munca 6. Sporul pentru munca suplimentara 7. Sistemul de premiere Riscuri semnificative Inexistenta procedurilor privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronata a salariului de baza
Acordarea unor indemnizatii de conducere necuvenite

Pop

Mircea Avizat:

sef

Compartiment

Data: Audit

Obs.

Stabilirea eronata a unui spor pentru conditii deosebite de munca Stabilirea eronata a sporului de vechime n munca Stabilirea eronata a sporuluipentru orele lucrate pe timp de noapte Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

Documentul nr.7 S.C TERMICA S.A


Compartimentul Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILOR sI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern
Factori de risc (Fi) (Pi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativa F2 Aprecierea calitativa F3 Vulnerabilitate mica P1 - 50% Exista proceduri si se aplica Exista proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplica Nu exista proceduri Ponderea factorilor de risc N1 Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N2 N3

Data: 16.01.2007

P2 - 30%

Impact financiar scazut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

P3 - 20%

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Documentul nr.8 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI sI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI


Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Data: 17.01.2007 Avizat: sef Compartiment Audit Intern

Nr. crt. Obiectivele Obiectele auditabile Riscuri identificate Inexistenta procedurilor privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronata a salariului de baza
Acordarea unor indemnizatii de conducere necuvenite

N1

N2

N3

Punctaj total

I.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 2. Salariul de baza

2,5

2,5

2,5

3. Indemnizatii de conducere

4. Sporul pentru conditii deosebite de munca

5. Sporul de vechime n munca

6. Sporul pentru munca suplimentara 7. Sistemul de premiere

Stabilirea eronata a unui spor pentru conditii deosebite de munca Stabilirea eronata a sporului de vechime n munca Stabilirea eronata a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

1,8

1,8

1,8

2,0

NOTA:

Stabilirea nivelului riscului si a punctajului total al riscului este documentul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaza riscurile pe baza documentelor n posesia carora a intrat pna n acest moment, dar si a expertizei personale n domeniu. Auditorul intern a stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar si n functie de resursele alocate misiunii (numar de persoane, timpul aferent s.a.) si pentru continuarea analizei, au mpartit riscurile, n urmatoarele trei categorii.

Riscuri mici - 1,0 - 1,7

Riscuri medii - 1,8 - 2,2

Riscuri mari -

2,3 - 3,0
Documentul nr.9

S.C TERMICA.S.A Compartimentul Audit Intern

CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE


Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal".

Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern Nr. crt. Obiectivele Obiectele auditabile Riscuri identificate Punctaj total Clasare Data: 17.01.2007

Nr. crt. Obiectivele Obiectele auditabile Riscuri identificate

Punctaj total

Clasare

I.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 2. Salariul de baza

Inexistenta procedurilor privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronata a salariului de baza
Acordarea unor indemnizatii de conducere necuvenite

2,5

Mare

2,5 2,5

Mare Mare

3. Indemnizatii de conducere

4. Sporul pentru conditii deosebite de munca 5. Sporul de vechime n munca

Stabilirea eronata a unui spor pentru conditii deosebite de munca Stabilirea eronata a sporului de vechime n munca

1,8

Mediu

1,8

Mediu

Nr. crt. Obiectivele Obiectele auditabile Riscuri identificate

Punctaj total

Clasare

6. Sporul pentru munca suplimentara

Stabilirea eronata a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

1,8

Mediu

7. Sistemul de premiere

2,0

Mediu

Documentul nr.10 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern

TABELUL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE


Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Data: 18.01.2007

Avizat: sef Compartiment Audit Intern Nr. Crt. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Punct T/S Consecinta functionarii/ nefunctionarii controlului intern I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Inexistenta procedurilor privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronata a salariului de baza
Acordarea unor indemnizatii de conducere necuvenite

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Scazut

Obs.

Exista un sistem de control intern ineficient Exista un sistem de control intern ineficient Exista un sistem de control intern ineficient Exista un sistem de control intern ineficient Exista un sistem de control intern ineficient

Scazut

2. Salariul de baza

3. Indemnizatii de conducere

Mediu

4. Sporul pentru conditii deosebite de munca

Stabilirea eronata a unui spor pentru conditii deosebite de munca Stabilirea eronata a sporului de vechime n munca

Mediu

5. Sporul de vechime n munca

Mediu

Nr. Crt. Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Punct T/S

Consecinta functionarii/ nefunctionarii controlului intern 6. Sporul pentru munca suplimentara Stabilirea eronata a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare S Exista un sistem de control intern ineficient Exista un sistem de control intern ineficient Mediu Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Obs.

Scazut

7. Sistemul de premiere

Nota: Operatiile identificate ca fiind puncte tari si riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne functionale, pe baza documentelor transmise de entitate.

Documentul nr.11

S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit intern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern Nr Obiective crt I. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Obiecte auditabile selectate 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 2. Salariul de baza 3. Indemnizatii de conducere 4. Sporul pentru conditii deosebite de munca 5. Sporul de vechime n munca 6. Sporul pentru munca suplimentara 7. Sistemul de premiere Obs. Data : 18.01.2007

3.6. ntocmirea programului de audit

Elaborarea Programului de audit intern se realizeaza pe baza datelor de identificare a misiunii de audit si a analizei riscurilor. Programul de audit intern este un document intern de lucru al structurii de audit intern si cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului auditat, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor.

Documentul nr.12 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern PROGRAM DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea 21.01.2007 Avizat: sef Compartiment Audit Intern Data:

Etapele misiunii

Domeniul

Activitati

Durata 480 134

(h)

Persoane implicate

Locul desfasurarii

Tema: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". A.Pregatirea misiunii de audit

1. ntocmirea si aprobarea Ordinului de serviciu

sef Compartiment Audit Intern

Compartimentul Audit Intern

Etapele misiunii

Domeniul

Activitati 2. ntocmirea si validarea Declaratiei de independenta 3. Pregatirea si transmiterea Notificarii privind declansarea misiunii de audit intern catre partile interesate 4. Colectarea si prelucrarea informatiilor

Durata 2

(h)

Persoane implicate Auditor

Locul desfasurarii Compartimentul Audit Intern Compartimentul Audit Intern

sef Compartiment Audit Intern Auditor

40

Auditor

Compartimentul Audit Intern Structura auditata

5. Elaborarea Chestionarului de control intern 6. Elaborarea Listelor de verificare 7. Analiza riscurilor 8. ntocmirea Programului de audit

Auditor

Compartimentul Audit Intern Compartimentul Audit Intern Compartimentul Audit Intern Compartimentul Audit Intern

40 16 4

Auditor Auditor Auditor

Etapele misiunii

Domeniul

Activitati 9. ntocmirea Programului preliminar al interventiei la fata locului 10. Organizarea sedintei de deschidere cu compartimentul auditat

Durata 4

(h)

Persoane implicate Auditor

Locul desfasurarii Compartimentul Audit Intern

sef Compartiment Audit Intern Auditor Auditat

Compartimentul Audit Intern Structura auditata

11. Redactarea Minutei sedintei de deschidere 12. Organizarea sedintei de nchidere cu compartimentul auditat.

Auditor

Structura auditata Structura auditata

sef Compartiment Audit Intern Auditor Auditat

13. Redactarea Minutei sedintei de nchidere

Auditor

Structura auditata

Etapele misiunii

Domeniul Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Activitati

Durata 271

(h)

Persoane implicate

Locul desfasurarii

1. Efectuarea testarilor (prezentare detaliata n Programul interventiei la fata locului) 2. Discutarea constatarilor cu seful compartimentului

88

Auditor

Structura auditata

B. Interventia la fata locului

sef Compartiment Audit Intern Auditor

Compartimentul Audit Intern

3. Elaborarea FIAPurilor 4. Colectarea dovezilor 5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

35 121 20

Auditor Auditor Auditor

Compartimentul Audit Intern Structura auditata Structura auditata

Etapele misiunii

Domeniul

Activitati

Durata 71

(h)

Persoane implicate

Locul desfasurarii

C. Raportul de audit public intern 14. Redactarea si revizuirea proiectului de Raport de audit public intern 15. Transmiterea proiectului de Raport la structura auditata si solicitarea de raspuns n 15 zile 16. Organizarea Reuniunii de conciliere, daca este cazul 17. Includerea n Raportul de audit public intern a punctului de vedere al structurii auditate, finalizarea si ntocmirea sintezei raportului

35

sef Compartiment Audit Intern Auditor

Compartimentul Audit Intern

Auditor

Compartimentul Audit Intern

Auditor Auditat

Structura auditata

Auditor

Compartimentul Audit Intern

Etapele misiunii

Domeniul

Activitati 18. Obtinerea avizarii Raportului de conducerea structurii de audit 19. Obtinerea aprobarii Raportului de audit de conducerea entitatii 20. Transmiterea recomandarilor aprobate, catre structura auditata

Durata 8

(h)

Persoane implicate Auditor

Locul desfasurarii Compartimentul Audit Intern

Auditor

Compartimentul Audit Intern

sef Compartiment Audit Intern

Compartimentul Audit Intern

D. Urmarirea recomandarilor 21.nitierea procesului de urmarire a implementarii recomandarilor


3.7. ntocmirea programului preliminar al interventiei la fata locului

4 4 sef Compartiment Audit Intern Compartimentul Audit Intern

Pe baza Programului de audit intern se elaboreaza Programul interventiei la fata locului, care are ca scop prezentarea detaliata a lucrarilor si cuprinde : obiectivele, tipul testarii, locul testarii, durata testarii, auditorii. Documentul nr.13

S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern PROGRAMUL INTERVEN IEI LA FA A LOCULUI Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern Nr. crt. 1. Obiecte auditabile Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Tipul testarii Chestionarea managementului Verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n carnetul de munca si a statelor de plata Verificarea modului de acordare a indemnizatiilor de conducere Recalcularea indemnizatiilor Auditat Auditat Locul testarii Durata testarii (h) 15 70 Auditori Data: 22.01.2007

Pop Mircea Pop Mircea

2. Salariul de baza

3. Indemnizatii de conducere

Auditat

35

Pop Mircea

Nr. crt. 4. Obiecte auditabile Tipul testarii Verificarea modului de acordare a sporurilor Recalcularea sporurilor Verificarea modului de acordare a sporurilor Recalcularea sporurilor 6. Sporul pentru munca suplimentara Verificarea modului de acordare a sporurilor Recalcularea sporurilor Verificarea modului de acordare a premiilor Sistemul de premiere Recalcularea premiilor acordate Analiza dispozitiilor de sanctionare

Locul testarii

Durata testarii (h) 75

Auditori

Sporul pentru conditii deosebite de munca

Auditat

Pop Mircea

5. Sporul de vechime n munca

Auditat

34

Pop Mircea

Auditat

24

Pop Mircea

7.

Auditat

18

Pop Mircea

3.8. sedinta de deschidere

sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza la unitatea auditata, cu participarea auditorilor interni si a personalului structurii auditate. Scopul sedintei de deschidere l reprezinta ntlnirea cu reprezentantii structurii auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite si modalitatile de lucru privind misiunea de audit. sedinta de deschidere se finalizeaza prin ncheierea Minutei sedintei de deschidere.

Documentul nr.14
S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern MINUTA sEDIN EI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern Lista participantilor: Numele Functia/Directia/ Nr. telefon E-mail Semnatura Data: 23.01.2007

Radu Mihai Pop Mircea George Ioan Georgescu Elena Voinea Lucia Barbu Marcel

Serviciul sef Compartiment Audit Public Intern Auditor sef Serviciu Resurse Umane Inspector Serviciul Resurse Umane Inspector Serviciul Resurse Umane Inspector Serviciul Resurse Umane

676767 676767 676768 676768 676768 676768

B. Stenograma sedintei n cadrul sedintei de deschidere s-a procedat la: Prezentarea auditorului care urmeaza sa efectueze misiunea de audit; Prezentarea functiei de audit intern de catre seful Compartimentului Audit Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificatia auditului intern; Prezentarea Programului interventiei la fata locului, obiectivele auditabile care se intentioneaza a fi realizate, dupa analizele de risc efectuate.

n urma discutiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentantii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunta si anume: Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezinta o zona cu risc; Complexitatea activitatii Serviciului Resurse Umane si neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; Fluctuatia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancarcarea personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:

persoanele pe care auditorul le poate contacta n vederea colectarii informatiilor, efectuarii de teste asupra muncii lor si pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; conditiile minime pe care auditatul trebuie sa le asigure n vederea realizarii misiunii de audit (spatiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor sedinte intermediare n cursul misiunii, informarea sistematica asupra constatarilor; data sedintei de nchidere, inclusiv a participantilor; modalitatea redactarii Raportului de audit intern (cnd, cum si cui va fi distribuit). Recomandarile formulate, ca urmare a eventualelor disfunctionalitati constatate, vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv a Planului de actiune si a calendarului implementarii si persoanelor raspunzatoare cu implementarea recomandarilor.

3.9. Interventia la fata locului

Interventia la fata locului consta n colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora. Scopul acestei proceduri l constituie efectuarea testarilor stabilite prin Programul de audit intern aprobat si obtinerea de probe de audit adecvate, suficiente si relevante, pentru formularea constatarilor, concluziilor si recomandarilor. Pentru realizarea obiectivelor care i stau n fata, auditorul, n etapa Interventiei pe teren, va apela la tehnicile si instrumentele specifice muncii de audit, si anume: y verificarea-asigura validarea, confirmarea, acuratetea nregistrarilor, documentelor, declaratiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt: a) comparatia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite. b) examinarea: presupune urmarirea n special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor. c) recalcularea: verificarea calculelor matematice.

d) confirmarea: solicitarea informatiei din doua sau mai multe surse independente n scopul validarii acesteia. e) punerea de acord: procesul de potrivire a doua categorii diferite de nregistrari. f) garantarea: verificarea realitatii tranzactiilor nregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul nregistrat spre documentele justificative.

g) urmarirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. y y observarea fizica reprezinta o modalitate prin care auditorii interni si formeaza o parere proprie. interviul se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu documente sau chestionare. analiza consta n descompunerea unei entitati n elementele componente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate si masurate distinct. chestionarele si listele de verificare sunt instrumente care cuprind ntrebarile pe care le formuleaza auditorii interni si sunt de mai multe tipuri:

y y

a) chestionarul de luare la cunostinta-cuprinde ntrebari referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, functionarea structurii auditate; b) chestionarul de control intern-ghideaza auditorii interni n activitatea de identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii; c) lista de verificare-utilizata pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le ndeplineasca fiecare domeniu auditabil si cuprinde un set de ntrebari standard privind obiectivele definite, responsabilitatile si metodele folosite, mijloacele financiare, tehnice si de informare si resursele umane existente; d) tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit)-permite: -stabilirea fluxurilor informationale, atributiilor si responsabilitatilor;

-stabilirea documentatiei justificative complete; -reconstruirea operatiunilor de la suma totala pna la detalii individuale si invers. e) formularele constatarilor de audit intern-se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a constatarilor auditorului si sunt: -formularul de identificare si analiza a problemei-FIAP, care se ntocmeste pentru fiecare disfunctionalitate/iregularitate constatata. n cadrul lui sunt prezentate constatarile, cauzele, consecintele si recomandarile auditorului. -formularul de constatare si raportare a iregularitatilor-FCRI, care se ntocmeste n cazul n care auditorul intern constata abateri de la regulile procedurale si metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile structurii auditate si care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice. Neregulile constatate se transmit imediat sefului structurii de audit, care l va informa, n termen de 3 zile, pe conducatorul entitatii auditate si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

Documentul nr.15
S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern Data: 08.02.2007 Data: 08.02.2007

Obiectivul: STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Activitatea de audit exista un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natura salariala? daca "da", va rugam sa ne furnizati un exemplar. exista stabilita persoana responsabila pentru elaborarea si actualizarea procedurilor? exista lista activitatilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? daca "da", va rog sa ne furnizati un exemplar. va rugam sa ne furnizati cerintele privind experienta si pregatirea profesionala necesare postului? daca "da", va rugam sa ne furnizati fisa postului.

Da

Nu X X X X X

Obs.

X X Fisa postului Documentul nr.16

LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul : STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. 1. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Examinarea procedurii privind stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura a activitatilor aferente stabilirii drepturilor salariale cuvenite personalului: a) aprobarea procedurii de catre persoanele competente; b) precizarea modalitatilor de acordare a drepturilor salariale; DA NU OBS.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA -

NU -

OBS.

c) verificarea existentei listei activitatilor pentru


realizarea obiectivului/subobiectivului; d) cuprinderea modalitatii de calcul a drepturilor salariale; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) existenta componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitatilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnaturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitatilor privind stabilirea drepturilor salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare si ale termenelor aferente fiecarei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrarilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificarii modelelor de formulare si informatiile activitatilor, algoritm de prelucrare s.a. 1.1.6. Modalitatea arhivarii documentelor. Compararea atributiilor din procedura cu fisele posturilor Examinarea cunoasterii procedurilor de catre persoanele cu responsabilitati n stabilirea drepturilor salariale Aprecierea calitatii procedurii de catre responsabilii acestora: a) considera procedura corespunzatoare? b) au constatat disfunctionalitati n timpul aplicarii practice? c) au propuneri de perfectionare a procedurii?

1.2. 1.3. 1.4.

Nr. crt. 1.5.

ACTIVITATEA DE AUDIT Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a:

DA X X X X X -

NU X -

OBS. TEST

a) salariului de baza b) indemnizatiei de conducere c) sporului pentru conditii deosebite de munca d) sporului de vechime n munca e) sporul pentru munca suplimentara f) sistemul de premiere
1.6. Analiza modalitatilor de arhivare a documentelor Data: 12.02.2007

Auditor intern, Pop Mircea Documentul nr.17 LISTA DE VERIFICARE NR.1.1 Obiectivul : STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. crt. 1. 1.1.

Activitatea de audit Sporul pentru munca suplimentara Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul normal de lucru:

DA

NU

OBS.

Nr. crt.

Activitatea de audit 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura a activitatilor aferente fundamentarii si evidentierii muncii prestate peste programul normal de lucru:

DA

NU

OBS.

a) aprobarea procedurii de catre persoanele competente; b) stabilirea modalitatii de evidentiere a muncii peste
programul normal de lucru;

c) verificarea existentei listei activitatilor pentru realizarea


obiectivului;

d) precizarea modalitatii recuperarii n bani sau timp


echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru;

e) cuprinderea modalitatii de calcul a drepturilor salariale


realizate peste program;

f) cuprinderea modalitatii de calcul a timpului ce va fi


recuperat;

g) oferirea unor exemple n acest sens. h) existenta componentei de actualizare a procedurii.


1.1.2. nglobarea activitatilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnaturi;

Nr. crt.

Activitatea de audit 1.1.4. Atribuirea responsabilitatilor privind fundamentarea si evidentierea timpului prestat peste programul normal de lucru, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare si ale termenelor aferente fiecarei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrarilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificarii modelelor de formulare si informatiile activitatilor, algoritm de prelucrare s.a. 1.1.6. Modalitatea arhivarii.

DA

NU

OBS.

1.2. 1.3.

Compararea atributiilor din procedura cu fisele posturilor Examinarea cunoasterii procedurilor de catre persoanele cu responsabilitati n fundamentarea si evidentierea timpului prestat peste programul normal de lucru Aprecierea calitatii procedurii de catre responsabilii acestora:

1.4.

a) considera procedura corespunzatoare? b) constata disfunctionalitati n timpul aplicarii practice? c) exista propuneri de perfectionare a procedurii?
1.5. 1.6. Aprobarea efectuarii muncii peste programul normal de lucru Existenta Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul tine evidenta acestuia pentru fiecare salariat Verificarea completarii sistematice a Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru

Test X X

1.7.

Nr. crt. 1.8.

Activitatea de audit Analiza stabilirii compensarii muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv:

DA X X

NU

OBS. Test

a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii


suplimentare n urmatoarele 30 de zile dupa efectuarea acesteia

b) compensarea

orelor de munca suplimentara prin adaugarea unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este posibila X -

c) acordarea unui spor pentru munca suplimentara, care sa


nu fie mai mic de 75% din salariul de baza 1.9. 1.10. Depasirea duratei maxime legale a timpului de munca, de 48 de ore pe saptamna, inclusiv orele suplimentare Analiza modalitatii de arhivare a documentelor

Data: 12.02.2007

Auditor intern, Pop Mircea

Documentul nr.18
S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern TEST Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern Obiectul testului: Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Obiectivul testului: Sporul pentru munca suplimentara Descrierea testului: Esantionul a fost constituit n mod aleator din trei servicii ale entitatii, respectiv a Serviciului Administrativ, Serviciul Financiar Contabilitate, Serviciul Resurse Umane, din totalul celor 12 servicii existente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 25,0 %. La fiecare serviciu a fost testat sistemul privind evidenta muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor si instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare : aprobarea efectuarii muncii peste programul normal de lucru; Data: 20.02.2007

existenta Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul tine evidenta acestuia pentru fiecare salariat; completarea sistematica a Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat; compensarea orelor de munca suplimentara prin timp liber echivalent n urmatoarele 30 de zile; compensarea orelor de munca suplimentara prin adaugarea unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este posibila; acordarea unui spor pentru munca suplimentara, care sa nu fie mai mic de 75% din salariul de baza.

Constatari Pe baza testului efectuat s-au constatat urmatoarele: efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobata n scris de seful ierarhic superior; nu este organizata evidenta orelor de munca prestate suplimentar de catre personal prin nfiintarea si completarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru; orele suplimentare efectuate au fost platite prin adaugarea unui spor la salariu neurmarindu-se posibilitatea compensarii n timp echivalent n urmatoarele 30 de zile;

Concluzii n baza acestui test s-a ntocmit FIAP. Data: 20.02.2005 Supervizor, Auditor intern,

Pop Mircea

Radu Mihai

Documentul nr.19
S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern FIsA DE IDENTIFICARE sI ANALIZ A PROBLEMEI Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern PROBLEMA : Inexistenta unui sistem privind evidenta orelor de munca prestate suplimentar de catre personal si a modului de compensare a acestora. CONSTAT RI: Inexistenta unui sistem pentru organizarea modului de evidenta a orelor suplimentare si de recuperare a acestora de catre salariatii entitatii, care implica utilizarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru; Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusa n scris de seful ierarhic superior, desi n actul normativ acest lucru era stipulat n sens imperativ; Din documentele analizate nu a reiesit ca nu ar fi fost posibila compensarea muncii prestate peste programul normal de lucru cu timp liber corespunzator n urmatoarele 30 de zile, si abia dupa aceea sa poata fi aplicata compensarea n bani. Data: 21.02.2007

CAUZE: - Neutilizarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru; - Lipsa personalului specializat si existenta unei fluctuatii nsemnate de personal; - Inexistenta unei proceduri si a unei documentatii aferente evidentei operative si a modalitatilor de compensare a muncii suplimentare efectuate peste program. CONSECIN E: Stabilirea eronata a orelor suplimentare efectuate peste program si compensarea n timp sau n bani, fara a se urmari realizarea n timp echivalent corespunzator muncii prestate suplimentar. RECOMAND RI: - Efectuarea unei reverificari privind sistemul de evidenta a timpului suplimentar peste programul normal de lucru si modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situatiilor de nerespectare a cadrului normativ si informarea sefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obtinute; - Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru n vederea compensarii n timp sau n bani si implementarea n cadrul acestuia a activitatilor de control si a responsabilitatilor adecvate; - Asigurarea unei pregatiri profesionale de specialitate a personalului si evaluarea sistematica a acestuia. ntocmit, Pop Mircea
3.10. Constituirea dosarelor de audit intern

Supervizat, Radu Mihai

Pentru conformitate, George Ioan

Dupa finalizarea interventiei la fata locului, se constituie Dosarele de audit intern n vederea asigurarii unei legaturi ntre obiectivele stabilite prin programul de audit, interventia la fata locului si raportul de audit intern. Documentele culese si/sau ntocmite pe timpul misiunii de audit se constituie n urmatoarele dosare: A. Dosarul permanent, care cuprinde: a) Sectiunea A-Raportul de audit intern si anexele acestuia: Ordinul de serviciu; Declaratia de independenta; Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern); Teste Fisele de identificare si analiza a problemelor; Formularele de constatare a iregularitatilor; Programul interventiei la fata locului. b) Sectiunea B-administrativa: Notificarea privind declansarea misiunii de audit; Minuta sedintei de deschidere; Minuta reuniunii de conciliere; Minuta sedintei de nchidere;

Corespondenta cu structura auditata. c) Sectiunea C-documentatia misiunii de audit intern: Strategii interne; Reguli, regulamente si legi aplicabile; Proceduri de lucru; Materiale despre structura auditata; Rapoarte de audit intern anterioare; Documentatia analizei riscului; Documentatia privind sistemul de control intern. d) Sectiunea D-supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii si a rezultatelor acesteia si cuprinde Lista de supervizare a documentelor. B. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, care confirma si sprijina concluziile.
3.11. Revizuirea documentelor de lucru

Revizuirea se efectueaza de catre auditorul intern nainte de ntocmirea proiectului Raportului de audit intern pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite n mod corespunzator si ca acestea furnizeaza un sprijin adecvat pentru munca efectuata si pentru dovezile/probele adunate n timpul misiunii de audit intern. Procedura de revizuire se concretizeaza prin elaborarea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.

Documentul nr.20
S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern NOT CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern
Constatarea Inexistenta unui sistem pentru organizarea modului de evidenta a orelor suplimentare si de recuperare a acestora de catre salariatii entitatii Document justificativ Exista DA X NU

Data: 01.03.2007

- Evidenta orelor suplimentare pentru perioada ianuarie-decembrie 2006 ale Serviciului Administrativ, Serviciului Financiar Contabilitate, Serviciului Resurse Umane

3.12. sedinta de nchidere

sedinta de nchidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opniei auditorului intern, a constatarilor si a recomandarilor preliminare, precum si discutarea unui plan de actiune, nsotit de un calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se ntocmeste Minuta sedintei de nchidere.

Documentul nr.21
S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern MINUTA sEDIN EI DE NCHIDERE A. Mentiuni generale: Misiunea de audit: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Perioada auditata: 01.01.2006-31.12.2006 ntocmit: Pop Mircea Avizat: sef Compartiment Audit Intern Lista participantilor: Functia/Directia/ Numele Radu Mihai Pop Mircea George Ioan Georgescu Elena Voinea Lucia Serviciul sef Compartiment Audit Public Intern Auditor sef Serviciu Resurse Umane Inspector Serviciul Resurse Umane Inspector Serviciul Resurse Umane Nr. telefon 676767 676767 676768 676768 676768 E-mail Semnatura Data: 02.03.2007

Functia/Directia/ Numele Barbu Marcel B. Concluzii: Serviciul Inspector Serviciul Resurse Umane

Nr. telefon 676768

E-mail

Semnatura

n cadrul sedintei au fost prezentate obiectivele auditate si constatarile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficientele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunctionalitatilor si au fost comentate recomandarile care urmeaza a fi implementate pentru eliminarea deficientelor constatate. Pentru constatarile/deficientele prezentate nu au fost formulate obiectii, fiind nsusite n totalitate. n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandarilor si datele de realizare ale acestora. n consecinta, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern. 3.13. Elaborarea proiectului de raport de audit intern

Elaborarea proiectului Raportului de audit intern presupune respectarea urmatoarelor cerinte: a) constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivului misiunii de audit intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare; b) recomandarile trebuie sa fie n concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale; c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate; d) raportul se ntocmeste pe baza FIAP-urilor si a celorlalte documente de lucru. Scopul elaborarii proiectului Raportului de audit intern este de a prezenta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor interni. Pentru elaborarea acestuia auditorii au n vedere dovezile de audit raportate n FIAP-uri, FCRI-uri, daca este cazul, si n celelalte documente de lucru.

3.14. Transmiterea proiectului de raport de audit intern

Proiectul Raportului de audit public intern se prezinta structurii auditate care poate raspunde n termen de 15 zile de la primirea raportului. Scopul naintarii proiectului este de a da posibilitate entitatii auditate sa analizeze proiectul si sa formuleze un punct de vedere asupra constatarilor si recomandarilor auditului.
3.15. Reuniunea de conciliere

n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaza Reuniunea de conciliere cu structura auditata, n cadrul careia se analizeaza constatarile si concluziile, n vederea acceptarii recomandarilor formulate. Cu aceasta ocazie se ntocmeste Minuta reuniunii de conciliere. Scopul Reuniunii de conciliere este acceptarea constatarilor si recomandarilor formulate de catre auditori n proiectul Raportului de audit intern si prezentarea Calendarului de implementare a recomandarilor.
3.16. Raportul de audit intern Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul Reuniunii de conciliere. Raportul de audit intern va fi nsotit de o prezentare n sinteza a acestuia. seful structurii de audit intern trebuie sa informeze organul ierarhic superior despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii. Aceste recomandari vor fi nsotite de documentatia de sustinere. Rolul auditorului n aceasta procedura este asigurarea prezentarii unei nalte tinute a concluziilor si recomandarilor, a corectitudinii si completitudinii informatiilor continute.

Documentul nr.22 S.C TERMICA S.A

Compartimentul Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

STRUCTURA AUDITAT : SERVICIUL RESURSE UMANE

MISIUNEA DE AUDIT INTERN: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal".


SUCEAVA 2007 I. INTRODUCERE Auditor: Pop Mircea -auditor n cadrul Compartimentului Audit Intern Ordinul de efectuare a misiunii de audit - auditarea activitatilor cuprinse n Planul de audit intern pe anul 2007, s-a facut n baza Ordinului de serviciu nr.1/08.01.2007.

Baza legala a actiunii de auditare: Planul de audit intern pentru anul 2007, aprobat de conducerea entitatii; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare; OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii nr.672/2002, cu modificarile si completarile ulterioare; Dispozitia prin care se aproba Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitatii. Durata actiunii de auditare - 08.01.2007-30.03.2007. Perioada supusa auditarii - 01.01.2006 - 31.12.2006. Scopul actiunii de auditare - consta n: a da asigurari asupra modului de organizare a activitatii de gestiune a resurselor umane din entitatea publica si a conformitatii cu cadrul legislativ si normativ aplicabil. Obiectivul actiunii de audit intern este: stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului . Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate. Tehnici utilizate: a) verificarea n vederea asigurarii validarii, realitatii si acuratetei nregistrarilor n carnetele de munca. Tehnici de verificare utilizate: comparatia: pentru deciziile de numire si datele nscrise n carnetele de munca si n bazele de date; examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munca, proceselor verbale etc.; garantarea: pentru verificarea realitatii datelor din documentele ce au stat la baza justificarii nregistrarilor; urmarirea: pentru a se constata daca toate operatiunile au fost real efectuate.

b) esantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; c) observarea fizica n vederea formarii unei pareri proprii privind modul de ntocmire si emitere a documentelor. Instrumente de audit: chestionarul; liste de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le ndeplineasca fiecare obiectiv auditabil.

Documente si materiale examinate n cadrul Serviciului Resurse Umane: Verificarea la fata locului a vizat urmatoarele documente ntocmite si completate pentru perioada 01.01.2006 - 31.12.2006: decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; carnete de munca, dosare personale, fise de post, Regulamentul de Organizare si Functionare; foile colective de prezenta; cererile de concedii de odihna, fara plata etc.; Registrul de evidenta a salariatilor; alte documente.

Materiale ntocmite pe timpul auditarii: liste de verificare pe obiective (LV); fise de identificare si analiza a problemelor constatate (FIAP); Tabel puncte tari si puncte slabe, Tematica n detaliu ; programul de audit, programul interventiei la fata locului;

Chestionarul de control intern (CCI); minutele sedintelor de deschidere, de nchidere etc.

Organizarea Serviciului Resurse Umane. Serviciul a functionat n perioada supusa auditarii cu un numar de 7 salariati, dintre care un post de sef de serviciu. Organizarea si functionarea serviciului a fost n conformitate cu organigrama si Regulamentul de organizare si functionare. Pentru toti salariatii sunt ntocmite fise ale posturilor prin care sunt stabilite relatiile ierarhice si sarcinile de serviciu. Activitati desfasurate n cadrul Serviciului Resurse Umane: - ntocmirea statelor de functii pe care le supune spre avizare conducerii; - raspunderea privind aplicarea corecta a reglementarilor legale n domeniul salarizarii personalului, precum salariul de baza, sporul de vechime, indemnizatiile, alte sporuri; - fundamentarea corecta si acordarea premiilor; - aplicarea corecta a prevederilor legale privind efectuarea si salarizarea muncii peste programul normal de lucru; - verificarea foilor colective de prezenta privind operarea corecta a timpului lucrat si nelucrat; - organizarea concursurilor de recrutare, promovare si avansare a personalului; - ntocmirea si actualizarea carnetelor de munca; - pregatirea si perfectionarea profesionala continua a salariatilor. Auditorul prin lucrarile specifice derularii misiunii de audit a avut ca obiective principale activitatile care se desfasoara n cadrul serviciului, stabilite prin ROF. II. CONSTAT RI SI RECOMAND RI Obiectivul: Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului La S.C TERMICA S.A elementele de natura salariala se stabilesc n baza capitolului IV Salarizarea din Contractul colectiv de munca si a Regulamentului privind acordarea sporurilor pentru conditii deosebite de munca, a altor sporuri si drepturi de salarizare si de alta natura.

Din efectuarea Testului, referitor la stabilirea drepturilor cuvenite personalului am constatat urmatoarele : -elementele de natura salariala sunt nscrise n contractele individuale de munca; -salariile de baza s-au stabilit cu respectarea limitelor minime si maxime corespunzatoare functiilor si meseriilor prevazute n Nomenclatorul unic de functii si meserii de la S.C TERMICA S.A ; -sporurile si indemnizatiile, cuantumurile si conditiile de acordare a acestora s-au stabilit n conformitate cu prevederile Codului muncii, regulamentul de sporuri si a Contractului colectiv de munca pe unitate ; -cresterea salariilor de baza s-a facut n baza protocolului nr.273/01.01.2006; -ajutoarele si premiile s-au acordat cu respectarea cadrului legislativ si normative si n baza unor documente justificative (hotarri ale AGA sau CA, referate/cereri aprobate de conducerea societatii, nsotite de copii ale unor documente etc.).

Un element important al activitatii de evidenta a efectuarii muncii peste programul normal de lucru, consta n fundamentarea acestuia n vederea compensarii n timp liber echivalent sau n bani. Din analiza Testului, care a utilizat elementele cuprinse n Lista de verificare, s-a constatat ca nu exista organizat un sistem de evidenta si de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat ca efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusa n scris de seful ierarhic, desi aceste lucruri sunt stipulate n cadrul normativ. Din aceasta cauza, n practica nici nu s-a mai urmarit compensarea n timp liber corespunzator, n urmatoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate n bani, ceea ce a reprezentat o cheltuiala semnificativa pentru entitate care putea fi evitata. Auditorul recomanda utilizarea Registrului special de prezenta pentru evidenta orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzator n urmatoarele 30 de zile, dupa efectuarea acesteia, precum si pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care compensarea nu a fost posibila. De asemenea, se recomanda si desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidentei timpului suplimentar peste programul normal de lucru si a modului de compensare a acestuia pentru depistarea tuturor situatiilor de nerespectare a cadrului normativ. III. CONCLUZII
Auditorul pe baza testarilor si analizelor efectuate evalueaza activitatea Serviciului Resurse Umane privind stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului conform grilei:

NR. CRT. 1.

OBIECTIVUL Stabilirea drepturilor cuvenite personalului salariale

FUNC IONAL

APRECIERE DE MBUN T X

IT

CRITIC

Precizam, faptul ca toate constatarile prezentate au la baza probe de audit obtinute pe baza testului efectuat consemnate n documentele de lucru ntocmite de catre auditor si nsusite de catre factorii de management ai entitatii. Aceste evaluari au la baza discutiile care au avut loc cu privire la recomandarile auditorului n sedinta de nchidere a misiunii, apreciate de catre participantii la aceasta sedinta, ca fiind realiste si fezabile, si materializate n minuta sedintei de nchidere. Auditor, Pop Mircea 3.17. Difuzarea raportului de audit intern

seful structurii de audit intern transmite Raportul de audit intern, finalizat, mpreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al structurii auditate conducatorului entitatii care a aprobat misiunea, pentru analiza si avizare. Dupa avizare, Raportul de audit intern, n copie, va fi comunicat structurii auditate.
3.18. Urmarirea recomandarilor

Obiectivul acestei etape este de a urmari si formaliza modul de implementare a recomandarilor din Raportul de audit intern. Urmarirea recomandarilor de catre auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea actiunilor ntreprinse de catre conducerea structurii auditate pe baza recomandarilor din Raportul de audit intern. Procedura de urmarire a recomandarilor se finalizeaza cu documentul Fisa de urmarire a recomandarilor.

Documentul nr.23 S.C TERMICA S.A Compartimentul Audit Intern FIsA DE URM RIRE A RECOMAND RILOR

Data:
S.C TERMICA S.A

Compartimentul Audit Intern 30.03.2007


Misiunea de audit ntern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Raport de audit nr. X/ 2007

Rec.
Recomandarea

Data planificata/ Implementat Partial implementat Neimplementat Data implementarii

Nr.

Data:
S.C TERMICA S.A

Compartimentul Audit Intern 30.03.2007


Misiunea de audit ntern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Raport de audit nr. X/ 2007

Rec.
Recomandarea

Data planificata/ Implementat Partial implementat Neimplementat Data implementarii


30.05.2007/30.05.2007

Nr. Efectuarea unei reverificari privind sistemul de evidenta a timpului suplimentar peste programul normal de lucru si modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situatiilor de nerespectare a cadrului normativ si informarea sefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obtinute;

1.

Data:
S.C TERMICA S.A

Compartimentul Audit Intern 30.03.2007


Misiunea de audit ntern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Raport de audit nr. X/ 2007

Rec.
Recomandarea

Data planificata/ Implementat Partial implementat Neimplementat Data implementarii


30.06.2007/30.06.2007

Nr. 2. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru n vederea compensarii n timp sau n bani si implementarea n cadrul acestuia a activitatilor de control si a responsabilitatilor adecvate; Asigurarea unei pregatiri profesionale de

3.

permanent X

Data:
S.C TERMICA S.A

Compartimentul Audit Intern 30.03.2007


Misiunea de audit ntern: Auditul intern al ciclului "Salarii-personal". Raport de audit nr. X/ 2007

Rec.
Recomandarea

Data planificata/ Implementat Partial implementat Neimplementat Data implementarii

Nr. specialitate a personalului si evaluarea sistematica a acestuia.

Instructiuni

Entitatea/structura auditata: S.A/ Serviciul

1. Introduceti recomandarile de audit dupa cum sunt S.C. TERMICA prezentate n Raportul de audit Resurse Umane
2.Verificati coloana corespunzatoare: implementat, partial implementat, neimplementat

Data si semnatura conducatorului: 30.03.2007 Auditor: Data si semnatura: 30.03.2007 Radu Mihai George Ioan

3.Introduceti data planificata pentru implementare n Raportul de audit si data implementarii

CONCLUZII sI PROPUNERI

Introducerea auditului intern n sectorul public nu nseamna adaptarea la particularitatile economiei romnesti a acquis-ului comunitar, pentru simplul motiv ca n domeniul auditului intern acesta nu exista. n acelasi timp nu nseamna nici adaptarea cadrului normativ si procedural specific auditului intern din una din tarile membre, dat fiind faptul ca nici acesta nu corespunde conceptelor actuale ale auditului intern si controlului intern. n mod concret Comisia Europeana a considerat ca tarile candidate reprezinta un teren fertil pentru a dezvolta aceste concepte si a dezvoltat mpreuna cu acestea o constructie institutionala adecvata implementarii n practica a acestora. si Romnia s-a nscris n procesul implementarii auditului intern, initial prin elaborarea OG nr.119/1999 privind auditul intern si controlul financiar preventiv, care cu toate ca nu a corespuns pe deplin cerintelor noului concept de audit intern a reprezentat un pas important[43]. A urmat o perioada de studiu a modului de abordare a problematicii de celelalte tari candidate, de cerintele Comisiei Europene, de buna practica a unor tari membre si a evolutiei conceptului de audit intern pe plan international. S-a reusit definirea conceptului de audit intern - definitie acceptata de mediul international al auditorilor interni, de ntelegerea raportului de complementaritate ntre auditul intern si controlul intern, organizarea, rolul si plusul de valoarea pe care auditul intern trebuie sa-l aduca organizatiei[44]. Aparitia Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, n baza careia entitatile publice si organizeaza activitatea de audit intern, reglementeaza toate aceste aspecte, Romnia avnd un cadru normativ adecvat, acceptat de Comisia Europeana si armonizat cu sistemele din tarile candidate. Pentru ca un departament de audit intern sa aiba succes, independenta este un element de maxima importanta. n Romnia standardele profesiunii au fost definite de Camera Auditorilor Financiari, care au la baza instructiunile inter nationale emise de Institutul Auditorilor Interni. Instructiunile subliniaza obligatia auditorilor interni de a-si desfasura activitatea n mod obiectiv, stabilind n acelasi timp reguli pentru prevenirea aparitiei conflictelor de interese. Auditul intern a devenit o componenta esentiala n structura unei companii moderne. Auditul intern asigura o mai mare eficienta printr-o utilizare mai adecvata a resurselor umane si materiale, precum si o mai buna coordonare ntre diferitele departamente ale unei companii. Garantnd ca firma respecta standardele de guvernanta corporatista, auditul intern contribuie la construirea unei reputatii de integritate, care la

rndul sau va ajuta la dezvoltarea relatiilor n afaceri pe baza de ncredere. De asemenea, auditul intern va oferi premisele necesare astfel nct firma sa joace un rol pozitiv n comunitate, asigurndu-i o imagine publica si consolidndu-i imaginea de seriozitate[45]. Directiile de perfectionare a activitatii de audit public intern n Romnia, vizeaza n primul rnd continutul cadrului procedural, orientarea acestei activitati catre domeniile cu risc major, cresterea calitatii rapoartelor de audit intern, ct si dezvoltarea unor legaturi mai bune si a schimburilor profesionale ntre auditorii interni, controlori, directori financiari si contabili. a) Perfectionarea cadrului normativ n vederea: . simplificarii procedurilor de audit prin reducerea gradului de formalizare si rigiditate a acestora, care sa ofere flexibilitatea necesara exercitarii judecatii profesionale a auditorilor interni n functie de circumstante si contextul derularii misiunilor; . asigurarii independentei reale a auditorilor interni, care sa permita desfasurarea misiunilor de audit n conditii de maxima obiectivitate si fara ingerinte manageriale; . mbunatatirii arhitecturii sistemului de audit prin definirea unor criterii de functionare care sa permita organizarea activitatii de audit la un nivel optim al resurselor utilizate pentru satisfacerea nevoilor managementului, n special la institutiile publice mici. b) Orientarea activitatii de audit intern catre domeniile cu risc major, prin actiuni privind: . cartografierea zonelor cu risc ridicat din cadrul fiecarei institutii publice care va fi utilizata ca baza pentru planificarea strategica a auditului; armonizarea planurilor de audit intern la nivelul ordonatorilor principali de credite care sa permita efectuarea misiunilor de audit intern att n plan transversal - la diferite niveluri teritoriale, ct si n plan orizontal - la acelasi nivel teritorial, dar n zone geografice diferite pentru o mai buna corelare si crearea unei imagini de ansamblu a domeniilor auditate, in vederea generalizarii recomandarilor formulate. c) Cresterea calitatii muncii de audit intern si a contributiei acesteia la buna gestionare a banului public, prin: . continuarea procesului de evaluare, a unitatilor de audit care trebuie sa se concentreze nu numai asupra verificarii conformitatii utilizarii procedurilor de audit ci si asupra calitatii profesionale a activitatii desfasurate de auditorii interni;

. organizarea unor examinari dintr-o perspectiva "colegiala" prin utilizarea de personal experimentat n auditul intern din cadrul ministerelor care sa actioneze n calitate de evaluatori ai organizarii si practicii activitatii de audit din cadrul institutiilor publice similare; . constientizarea permanenta a managerilor pentru ntelegerea corecta a activitatii de audit intern, att n ceea ce priveste regulile dupa care aceasta se desfasoara, dar si modul n care se fructifica cel mai bine aceasta noua functie. d) Dezvoltarea coordonarii si cooperarii n domeniul auditului public intern prin: . dezvoltarea unei functii n cadrul UCAAPI care sa faciliteze informarea, dialogul si acordarea de asistenta a auditorilor publici interni pe linia utilizarii instrumentelor si practicilor de audit; . crearea unui site cu facilitati pentru ntrebari si raspunsuri n vederea generalizarii experientei si bunei practici n domeniul auditului intern, inclusiv sistem de raportare a activitatii de audit intern in sistem informatizat; . organizarea de workshop-uri cu caracter lucrativ, pe domenii de activitate: executie bugetara, achizitii publice, resurse umane, sistemul contabil, cu scopul dezvoltarii instrumentarului metodologic adecvat (ghiduri, piste de audit, modele de analiza a riscului) n derularea misiunilor de audit; . organizarea de conferinte anuale privind auditul public intern; . ntarirea rolului structurilor teritoriale UCAAPI n coordonarea, ndrumarea si schimbul de informatii la nivelul judetului. e) Extinderea cooperarii ntre auditul intern si auditul extern (Curtea de Conturi, Camera Auditorilor Financiari) prin ncheierea de protocoale care sa prevada: . formarea comuna a auditorilor interni si celor externi; . metodologii compatibile; . armonizarea planurilor si programelor de audit in vederea realizarii complementaritatii intre activitatile de audit intern si audit extern;

. acces reciproc si nerestrictionat la rapoartele de audit. O problema dificila pentru entitatile publice ramne aceea a identificarii si recrutarii personalului adecvat si al mentinerii celor formati prin cursurile de pregatire profesionala n sistemul public. Consider ca aceasta situatie se va ameliora pe masura progreselor nregistrate n reforma administratiei din sectorul public, avnd n vedere ca majoritatea auditorilor interni sunt si functionari publici. De asemenea, lipsa functiei de conducere la un numar nsemnat al structurilor de audit constituite la nivelul administratiei publice centrale, diminueaza considerabil posibilitatile auditorilor de a-si manifesta contributia la mbunatatirea activitatii institutiei din care face parte. Dezvoltarea procedurilor de control intern ca parte componenta a sistemului de management si dezvoltarea unui sistem de audit public intern eficace nu este problema unei singure institutii, aceasta trebuie sa fie preocuparea comuna a tuturor institutiilor din administratia publica. Procedurile detaliate pentru toate activitatile sunt esentiale pentru ca ele furnizeaza tuturor factorilor implicati in procesul de management informatii concrete referitoare la functionarea optima a activitatilor. Elaborarea si implementarea corespunzatoare a acestor proceduri vor avea un impact pozitiv asupra atingerii obiectivelor entitatii publice.

BIBLIOGRAFIE

1.

Boulescu Mircea, Barnea Corneliu

"Control financiar intern si audit intern la entitatile publice", Editura Economica, Bucuresti 2004 "Fundamentele auditului", Editura Didactica si Pedagogica, Bucuresti 2001 "Control fiscal si auditul financiar", Editura CECCAR, Bucuresti 2003 "Audit si control financiar", Editura ASE, Bcuresti 2001 "Auditul financiar contabil", Editura ASE, Bucuresti 2005 "Auditul intern - Evaluare, conciliere", Editura Economica, Bucuresti 2006 "Auditul financiar si auditul intern, controlul financiar si expertiza contabila", Editura Economica, Bucuresti 2004 "Auditul intern", Editura Economica, Bucuresti 2004 "Auditul performantei finantelor publice", Editura CECCAR, Bucuresti 2002 "Auditul intern al institutiilor publice", Editura

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Boulescu Mircea, Ghita Marcel, Mares Valerica Boulescu Mircea, Ghita Marcel, Mares Valerica Brezeanu Petre Brezeanu Petre, Brasoveanu Iulian Craciun stefan Craciun stefan

8. 9. 10.

Ghita Marcel Ghita Marcel, Mares Valerica Ghita Marcel, Sprnceana Mihai

Tribuna Economica, Bucuresti 2004 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Ghita Marcel, Sprnceana Mihai Gisberto-Chitu Alberta coord., Pitulice Mihai Gisberto-Chitu Alberta, Ioanas Corina Greceanu - Cocos Virginia Grigorescu stefan Iulian Munteanu Victor coord., Zuca Marilena, Tinta Alice Emilia Scutaru Dumitru Stoian Ana Stoian Ana, Turlea Eugen *** *** "Auditul intern n sistemul public", Tribuna Economica, 2006 "Studii de caz privind auditul public intern", Editura CECCAR, 2005 "Auditul n institutiile publice", Editura CECCAR, Bucuresti 2005 "Practica auditului la institutiile publice si legislatia utila", Societatea Adevarul SA, 2000 "Auditul institutiilor publice", InfoMega, 2005 "Control si audit financiar contabil", Editura Lumina Lex, Bucuresti 2003 "Auditul financiar contabil", Editura Economica, Bucuresti 1997 "Auditul financiar contabil", Editura ASE, Bucuresti 2004 "Auditul financiar contabil", Editura Economica, Bucuresti 2001 "Auditul financiar si auditul intern - Legislatie", Editura Lumina Lex, Bucuresti 2005 Legea 672 din 19.12.2002 privind auditul public

intern 22. *** Ordinul nr.252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern Norme generale privind exercitarea activitatii de audit public intern 15.01.2003 Norme minimale de audit Norme nationale de audit www.audit-financiar.com www.cafr.ro www.ceccar.ro www.mfinante.ro www.mie.ro www.tribunaeconomica.ro http://www.chambermedia.ro/businessdigest/Finante-13/Auditul-intern-un-elementesential-pentru-succesul-unei-companii60,5.html http://aair.ro/new/afiliere.htm "Audit. O abordare integrata", Editura ARC 2003,

23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32.

*** *** *** *** *** *** *** *** *** ***

33. 34.

*** Alvin A. Arens, James K.

Laebbecke 35. 36. Collins Lionel, Valin Grard


Renard J.

editia a-VIII-a, Traducere de Rodica Levitchi "Audit et contrle intern", 4e edition, Editura Dalloz, Paris 1992 "Theorie et practique de l'audit interne", Editions d'Organisation, Paris, France, 2002