LAS FASES DEL TRATAMIENTO ARCHIVSTICO Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso

de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.

LA FASE

DE

CONTROL

DE LA

CREACIN

DE LOS

DOCUMENTOS: El

tratamiento de los documentos debe iniciarse con el diseo de los mismos, en su etapa de creacin y en este proceso debe intervenir el profesional que se encargue de dicho tratamiento, llmese gestor de documentos o archivero. Esta actividad est estrechamente relacionada con la formulacin de los procedimientos administrativos que son los que se encargan de definir el cauce formal que deben seguir las actividades administrativas para llegar a la conclusin de cada uno de los asuntos que desarrolla, pues es este procedimiento el que define cmo deben ser los documentos. Esto implica tambin un arduo proceso de normalizacin de los tipos documentales que impida que funciones idnticas se ejecuten con diferentes tipos documentales. Teniendo en cuenta el punto de vista de la archivstica integrada que cohesiona los enfoques anglosajones y europeos y aglutina el ciclo de vida, consideramos abordar dentro de las fases de tratamiento archivstico la fase de creacin de los documentos, pues este momento es vital en las potencialidades informativas del documento respecto a su contexto de creacin. La participacin del archivero o el gestor en el diseo de los documentos permite controlar el contexto de gnesis del documento (sujeto productor/funcin) de forma precisa. Segn el destacado archivero canadiense francfono Michel Roberge el proceso de control de la creacin de los documentos (en el que l incluye con gran precisin y siguiendo el concepto de fondo documental, tanto los documentos producidos como los recibidos por la organizacin) debe ser considerado un sistema, de tal manera que la comunicacin de la organizacin se realice a travs de mensajes claros que contribuyan con su eficiencia y rentabilidad. En este sistema la normalizacin de los documentos a travs del diseo de formularios, el control de la correspondencia y los informes, as como de los documentos que son recibidos en la organizacin, resulta vital. La participacin del profesional de la informacin en esta fase de la vida de los documentos ha tenido no pocas dificultades en el mbito hispano, pues al decir de Cruz Mundet los modelos administrativos de produccin de documentos se caracterizan por una concepcin de los documentos que podramos denominar literaria, con perdn de la Literatura. Son construcciones narrativas en las que incluso la estructura diplomtica llega a quedar oculta y an desvirtuada.

Ello hace que entre administraciones emparentadas e incluso dentro de una misma y hasta de una atribucin de gestin desarrollada por distintas personas, aunque sea simultneamente en el tiempo, dan como resultado documentos con diferencias sustanciales. Por otra parte, los sistemas de produccin y gestin de documentos electrnicos necesitan para su diseo y funcionamiento un alto grado de normalizacin de sus procesos, en los que la creacin normalizada de los documentos, a tenor procedimientos administrativos bien definidos desempea un papel vital. Los elementos especficos que se deben tener en cuenta en la fase de control de la creacin de los documentos son los siguientes: 1. Diseo de formularios: establecimiento del formato adecuado, determinacin adecuada de los datos del formulario, definicin de instrucciones claras para cumplimentar los formularios, determinacin del nmero de ejemplares del formulario, seleccin del papel y materiales auxiliares para el diseo del formulario; 2. Gestin de formularios: control del nmero de ejemplares que deben producirse y archivarse, asignacin de un nmero o clave nica a cada formulario. Este paso incluye, de ser necesario el diseo de nuevos formularios y la eliminacin de los anticuados; 3. Preparacin y gestin de la correspondencia: manejo de la correspondencia, establecimiento de la calidad y duracin del papel y otros soportes, diseo del formato y la estructura de las cartas, contenido bsico y estilo; 4. Gestin de informes: establecimiento del contenido y el formato de los informes; periodicidad, asignacin de un nmero o clave nica para cada serie de informes, control del nmero de ejemplares, distribucin y archivo, eliminacin y modificacin de informes. 5. Sistemas de gestin de la informacin: determinacin de lo que necesita conocer cada funcionario para tomar decisiones informadas, cundo es necesaria la informacin el formato ms usual y el establecimiento de mecanismos que aseguren que la informacin se desarrolla y presenta en el formato ms adecuado. 6. Gestin de directrices o normas: preparacin y difusin rpida de la informacin sobre directrices, determinacin de su estilo y formato, medio y amplitud de la distribucin. As mismo ser necesario realizar el control de la recepcin de los documento. Este se organizar tanto para comunicacin interna como externa de la organizacin y desarrollar las operaciones de recepcin del correo, el control, la seleccin y la distribucin de los documentos producidos y recibidos.

LA FASE

DE

IDENTIFICACIN

DE LOS

DOCUMENTOS: la fase del

tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Para ello es necesario conocer: y Fecha de creacin de la unidad administrativa. y Cambios de estructura. y Instituciones que le han precedido en el desempeo de la funcin.

RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS

Estructura y funciones del sujeto productor de los documentos

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Respecto a la estructura original del fondo y al orden natural de los documentos

Tipos de documentos y series documentales

La fase de identificacin como garanta del respeto al principio de procedencia y orden natural de los documentos.

El resultado de esta fase ser la organizacin del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificacin y la ordenacin de sus series documentales, sentando las bases para las fases de valoracin y descripcin.

Para la identificacin de las estructuras orgnico funcionales y de las series documentales es preciso desarrollar un nmero de pasos que proporcionarn las herramientas para la clasificacin del fondo y la elaboracin del cuadro de clasificacin donde se plasmar la misma. Estos pasos son: a) Identificacin del Organismo Productor de los Documentos: Esta tarea se dedica completamente a la identificacin de la estructura orgnica del sujeto productor de los documentos (categora administrativa de la estructura del fondo). La fuente principal de informacin para el estudio del sujeto productor y de su evolucin ser toda la normativa (leyes, decretos ley, resoluciones, reglamentos, etc.) que regula el funcionamiento de dicho sujeto productor. Es por ello que la Gaceta Oficial, los repertorios legislativos y las obras de referencia jurdica resultan fundamentales para la identificacin del sujeto productor. Esto permitir elaborar una relacin de las estructuras y oficinas que componen en sujeto productor, tener los diferentes organigramas del mismo y una relacin de toda la normativa que afecta su funcionamiento. Por ltimo ser importante consultar algunos documentos del fondo documental que ofrecen pistas sobre la estructura de la organizacin productora.

ORGANIGRAMA

b) Identificacin del Elemento Funcional: Es importante que las funciones y competencias estn bien identificadas en el momento de confeccionar el cuadro de clasificacin, ya sea orgnico, funcional o funcional, teniendo en cuenta que las funciones son ms estables a lo largo del tiempo que la propia estructura. Se deben diferenciar varios niveles en esta fase: y Conocimiento de las funciones de la administracin que producen la estructuracin de la misma, en grandes organismos. y Conocimiento de las funciones que cada organismo tiene encomendadas, que por su verdadera razn de ser y permanecen en el tiempo.

Conocimiento de cada uno de los sujetos productores de un organismo de la administracin. El resultado final era la identificacin de cada uno de los elementos que determinan la existencia de un tipo documental. y

FUNCIONES

c) Identificacin del Tipo Documental: Se realiza la identificacin de la plasmacin en los documentos de las funciones determinadas en el elemento funcional. O sea, se identifican los documentos (tipos documentales) producidos por cada una de las funciones que desarrolla cada una de las oficinas productoras de los documentos. En este paso se deben estudiar los caracteres internos y externos de los documentos. El resultado de este pas ser la relacin de todos los tipos documentales que produje el sujeto productor, hacindolos coincidir con la funcin de la cual son plasmacin. Una unidad documental ser el elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituida por un solo documento o por varios que formen un expediente. El tipo documental es uno de los elementos bsicos que configuran las series documentales. Ejemplo: la serie Expedientes Personales, estar conformada por la suma de diferentes tipos documentales, tales como: contrato laboral, evaluacin del desempeo, ttulo acadmico, entre otros.

TIPOS DOCUMENTALES

d) Identificacin de las Series Documentales: Es el conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma funcin, y cuya actuacin administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental. La serie documental de una organizacin esta formada por el conjunto de documentos que responden a un mismo procedimiento, pero que se refieren a

asuntos, contenidos o personas diferentes, por ejemplo: Serie Expedientes Personales, que estar conformada por la suma de los expedientes de los recursos humanos de la organizacin. Las series las definen el sujeto productor como elemento orgnico y el tipo documental, como elemento funcional, pueden ser:  Series abiertas: las generadas por un organismo que contina en el ejercicio de sus funciones.  Series cerradas: aquellas que dejan de producirse debido a la desaparicin del sujeto productor.  Series nicas: cuando el organismo es el nico que las produce y estn relacionadas con funciones especficas.  Series paralelas: aquellas que reflejan actividades dentro de las funciones administrativas comunes y son distintas oficinas en cada organismos (gestin econmica, recursos humanos, nombramientos).

SERIES DOCUMENTALES

SERIE = SUJETO PRODUCTOR + FUNCIN + TIPO DOCUMENTAL

Cuando cambia uno de estos tres elementos, tambin lo hace la serie. De manera que las series documentales puedan ser infinitas, dependiendo de las actividades y funciones por los organismos.

LA CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Es la accin de identificar y agrupar

los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas dentro de una estructura jerrquica y lgica. Ventajas de la clasificacin:  Aceleracin y sistematizacin para organizar los documentos activos.  Eficacia de la recuperacin de la informacin para la toma de decisiones.  Proteccin de la informacin administrativa.  Estabilidad y continuidad administrativa.  Optimizacin de los recursos econmicos y racionalizacin de los espacios.

La clasificacin es una herramienta importante para:  Establecer vnculos entre documentos concretos que, agrupados, suministren una informacin continua de la actividad.  Garantizar que los documentos sean nombrados de forma apropiada en el tiempo.  Permitir la recuperacin de todos los documentos relacionados con una funcin general o actividad concreta.  Determinar la proteccin de seguridad y el acceso adecuado para conjuntos de documentos.  Distribuir responsabilidades para gestionar determinados conjuntos de documentos.  Determinar periodos de retencin y acciones de disposicin adecuadas para los documentos. CRITERIOS DE LA CLASIFICACIN: Los criterios para la clasificacin archivstica fueron establecidos por Theodore Schellenberg en su obra fundamental Archivos Modernos, principios y tcnicas. Segn Schellenberg hay tres criterios por los cules se pueden clasificar los documentos archivsticos:
a) LAS FUNCIONES: Todas las organizaciones tienen unas funciones

especficas para las que han sido creadas y los documentos que ellas producen son la plasmacin y el soporte de los hechos y actos que desarrollan para la consecucin de dichas funciones. CLASIFICACIN
FUNCIONAL.

b) LA ESTRUCTURA ORGNICA: Los documentos no surgen en cualquier lugar de la organizacin, sino dentro de cada una de las estructuras organizativas en las que se distribuyen las funciones y actividades. CLASIFICACIN ORGNICA. c) LOS ASUNTOS O MATERIAS: Est ser una clasificacin relacionada con las temticas de los documentos. CLASIFICACIN POR MATERIAS. Para eleccin del criterio de clasificacin deben tenerse en cuenta, segn Cruz Mundet los siguientes elementos:  Debe ser un sistema lo ms estable posible de modo que la clasificacin dada al fondo perdure en el tiempo: Este criterio hace que las clasificaciones de tipo orgnica no siempre sean tiles por los cambios constantes en las estructuras orgnicas de las instituciones.  Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado: Esto slo puede lograrse eligiendo como criterio de clasificacin el funcional,

ya que los documentos nacen de manera natural como plasmacin de las funciones de los sujetos productores.  Debe ser objetivo, es decir, que la clasificacin no dependa tanto de la percepcin que el archivero pueda tener cuanto de aspectos inequvocos: Este criterio hace que la clasificacin de tipo materia quede descartada rpidamente, pues depende nicamente de los criterios subjetivos del archivero. Al respecto Ana Dupl agrega: y Se pierde el valor del documento de archivo como materializacin, prueba y testimonio de una actividad desarrollada por una oficina, al crearse colecciones facticias de documentos. y Es imposible esta clasificacin por materias, lugares, personas o cronologas porque un documento contiene a menudo varias, lo cual hara que la coleccin (que es en lo que se convertira el archivo) quedase siempre fraccionada. CUADROS DE CLASIFICACIN: Es una estructura jerrquica y orgnica que refleja las funciones y las actividades de una organizacin, funciones que generan la creacin o la recepcin de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la informacin y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. El sistema de clasificacin es un modelador de informacin, irreemplazable por un ndice, por ms sofisticado que sea. Elaborado a partir de las funciones de la organizacin, el sistema de clasificacin tiene igualmente como ventaja el normalizar la denominacin de los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboracin de un sistema de clasificacin es, pues, un perfecto conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos. El Cuadro de Clasificacin se realizar de forma individual para cada uno de los fondos con que cuente un archivo y nunca debe elaborarse sin conocer a profundidad las caractersticas orgnico - funcionales de los sujetos productores. El Cuadro clasificar a los documentos dentro de sus agrupaciones documentales de lo general a lo concreto, o sea desde el fondo documental hasta las series.

FONDO

SECCIN

SERIE
Esquema de la jerarqua de un Cuadro de Clasificacin

Segn Cruz Mundet, los principios de un cuadro de clasificacin son los que siguen:  Delimitacin: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona fsica o jurdica. Delimitado as el fondo, quedan fuera cualesquier otros de procedencia ajena, aunque compartan instalaciones y personal las entidades que los han creado, o hayan sido encomendados a la entidad de referencia (donaciones, legados, depsitos...); cada uno de stos tendr su propio cuadro de clasificacin ad hoc y diferenciado.  Unicidad: Como quiera que los lmites temporales, la edad de los documentos, no es caracterstica definitoria del archivo ni rompe la unidad del fondo, el cuadro se concibe para clasificar toda la documentacin con independencia de su cronologa, desde la ms antigua a la ms reciente.  Estabilidad: A fin de conferirle la mxima estabilidad, el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya perduracin en el tiempo permite lograr una clasificacin ms segura y estable.  Simplificacin: La simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollarn las divisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.

1er. Nivel

Estructura / Funcin del sujeto productor

Organigrama (rganos y Funciones)

Secciones / Subsecciones

2do. Nivel

Reflejo / Testimonio de las actividades / actos de la estructura y funciones del sujeto productor

Tipos Documentales Series Documentales

Esquema de los niveles de un Cuadro de Clasificacin

Ejemplo de un Cuadro de Clasificacin orgnico FACULTAD DE FILOSOFA E HISTORIA Cuadro de Clasificacin

15. FACULTAD DE FILOSOFA E HISTORIA (DECANO) Resoluciones decanales Instrucciones. Correspondencia. Planes de trabajo. Informes del cumplimiento del plan de trabajo. 15. 2 VICEDECANATO DOCENTE Planes de trabajo Informes parciales del cumplimiento del plan de trabajo Estrategias sobre la enseanza de la Computacin Estrategias sobre la prevencin social y uso indebido de drogas Estrategias de educacin sexual y lucha contra el SIDA Informes de cumplimiento de la Prctica Laboral Horarios de clase Expedientes de solicitudes de servicios Informe sobre uso de unidades docentes Informe anual de cumplimiento de los objetivos y criterios de medida. 15. 2 VICEDECANATO DE INVESTIGACIONES, POSTGRADO Y RELACIONES INTERNACIONALES. Planes de trabajo. Informes de cumplimiento del plan de trabajo. Informes anual de cumplimiento de los objetivos y criterios de medida. Informes anuales de salidas reales al extranjero. Informes mensuales de estudiantes extranjeros. Informes de visitas de especialistas extranjeros. Informes de defensa y predefensas de postgrado. Informes de resultado de las investigaciones. Informes sobre los resultados de la Jornada Cientfico-Estudiantil. 15.3 VICEDECANATO DE OBJETIVO No 1 Orientaciones a los jefes de departamento de la facultad. Orientaciones a los jefes de carrera de los municipios. Informes sobre el desarrollo del proceso de municipalizacin. Informes de valoracin de los alumnos ayudantes. 15.4 SECRETARA DE FACULTAD Expedientes acadmicos de estudiantes. Actas del Consejo de Direccin. Actas de exmenes. Registro de control de asistencia de estudiantes por ao, grupo y Especialidad. Libro de registro de graduados. Registro de estudiantes Registro de calificaciones. Control de la promocin. Solicitudes de traslado.

Ejemplo del Cuadro de Clasificacin funcional Archivo de un Ayuntamiento Municipal

1. GOBIERNO 1.1. Concejo / Ayuntamiento Pleno. Actas Capitulares / Actas de Pleno. Libro de Actas Capitulares. Expediente de Sesiones. Libro de Extractos de Acuerdos. Expedientes de Gobierno. Ordenanzas Municipales. Disposiciones recibidas. 1.2. Alcalda. Resoluciones. Bandos y Edictos. Correspondencia. Expedientes de Depuracin. Expedientes de Nombramientos de Guardas Jurados. Expedientes de Protocolo. Lista de Lotera. 1.3. Comisiones de gobierno (CMP y CG). Actas. Libro de Actas. Expedientes de Sesiones. Libro de Extractos de Acuerdos. 1.4. Comisiones informativas y especiales. Actas. Libro de Actas. Expedientes de Sesiones. Libros de Extractos de Acuerdos 2. ADMINISTRACIN. 2.1. Administracin General. 2.1.1. Secretara. 2.1.2. Registro General. 2.1.3. Patrimonio. 2.1.4. Personal. 2.1.5. Servicios Jurdicos. 2.1.6. Contratacin. 2.1.7. Archivo. 2.2. Administracin de Servicios. 2.2.1. Abastos y Consumo. 2.2.2. Beneficencia y Asistencia Social. 2.2.3. Sanidad. 2.2.4. Obras y Urbanismo. 2.2.5. Seguridad Ciudadana. 2.2.6. Quintas y Milicias. 2.2.7. Educacin. 2.2.8. Estadstica de Poblacin. 3. HACIENDA. 3.1. Intervencin Econmica. 3.2. Tesorera. 3.3. Rentas y exacciones y captacin capital/ingresos.

LA ORDENACIN

DE LOS

DOCUMENTOS ARCHIVSTICOS: Operacin

archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, que consiste en establecer secuencias dentro de las categoras y grupos, de acuerdo con las series naturales cronolgicas y/o alfabticas. Es esta una operacin fsica que permite otorgar un orden interno determinado tanto a las series documentales como a los expedientes. Estos ltimos se organizan teniendo en cuenta del orden lgico del trmite administrativo por el cual se crean. Sin embargo para la ordenacin de las series documentales han establecido varios criterios:  Criterio cronolgico: La fecha de los documentos es el elemento esencial para este criterio de ordenacin.  Criterio alfabtico: Se utilizan las letras del alfabeto y es muy comn dentro de este criterio el ordenamiento por nombres y apellidos (onomstico).  Criterio numrico: Se utilizan nmeros para la ordenacin y es muy comn en los expedientes contables.  Criterio alfanumrico: Se utiliza una combinacin de letras y nmeros como criterio de ordenacin.