Sunteți pe pagina 1din 61

5 BAZE DE DATE

5.1 Utilizarea aplicaiei Access


5.1.1 Concepte generale referitoare la baze de date
Definiia bazei de date n Encyclopedia Britannica baza de date este definit astfel: Prin baz de date se nelege orice colecie de date sau informaii, care este organizat special, n vederea consultrii rapide a datelor de ctre utilizatorul unei aplicaii, care ruleaz pe un calculator. Bazele de date sunt structurate astfel nct s faciliteze memorarea, regsirea, modificarea i tergerea datelor, prin diferite operaii specifice. Bazele de date se pot memora pe disc sau pe band magnetic, pe disc optic sau pe orice alt fel de tip de memorare secundar1. n Britannica Concise Encyclopedia baza de date este definit astfel: Prin baz de date se nelege o colecie de date sau informaii care sunt organizate astfel ca ele s fie cutate i regsite rapid, de obicei, de ctre un calculator2. Organizarea bazei de date n Access prima activitate a utilizatorului const n crearea unei baze de date (fiier de baz de date, care are extensia implicit MDB, prescurtare de la Microsoft DataBase). n acest fiier se memoreaz tot ce se creeaz pentru respectiva baz de date. Tabele Obiectele cele mai importante, memorate ntr-o baz de date sunt tabelele bazei. n accepiunea programului Access, un tabel este format dintr-un numr de linii (rnduri) i dintr-un numr de coloane. Prima linie a tabelului are un rol
1

Database: Any collection of data, or information, that is specially organized for rapid search and retrieval by a computer. Databases are structured to facilitate the storage, retrieval, modification, and deletion of data in conjunction with various data-processing operations. Databases can be stored on magnetic disk or tape, optical disk, or some other secondary storage. 2 Database: Collection of data or information organized for rapid search and retrieval, especially by a computer.

207

special, ea este linia de antet (cap de tabel) a tabelului. Fiecare celul a liniei de antet conine un nume de cmp. Celelalte linii ale tabelului sunt articolele (nregistrrile) tabelului. Fiecrui nume de cmp i este asociat un tip de dat i o dimensiune (lungime), exprimat n octei. Tipul unui cmp stabilete domeniul de valori al cmpului, adic valorile care se pot memora n cmpul respectiv. Astfel, de exemplu, ntr-un cmp tip Text se pot memora pn la 255 caractere (proprietatea FieldSize a cmpului are valoarea maxim 255). ntr-un cmp Number se pot memora valori numerice. Proprietatea FieldSize a cmpului stabilete domeniul de valori permise. Dac, de exemplu, aceast proprietate este configurat cu valoarea Byte, atunci n cmpul respectiv se pot memora numere ntregi din intervalul [0,255].
NumeCmp1 Articolul 1 Articolul 2 ... Articolul m NumeCmp2 ... NumeCmpn

Unui tabel i pot fi adugate nu numai articole noi, ci i cmpuri noi, iar unele cmpuri pot fi desfiinate, adic structura tabelului poate fi modificat. Atenie: n cazul modificrii structurii unui tabel, interogrile, formularele i rapoartele care se bazeaz pe tabelul reproiectat trebuie refcute! Exemplu: Vom considera un tabel care are numele tblMarfa i este destinat gestionrii produselor dintr-un magazin. Tabelul conine urmtoarele cinci nume de cmpuri: MarfaID (un cmp de tip AutoNumber, prin care fiecare articol al tabelului va avea un identificator unic; acest identificator este un numr ntreg generat de programul Access, motiv pentru care utilizatorul nu poate introduce n tabel articole care au acelai identificator); Nume (un cmp de tip text care conine numele unui produs); Cantitate (un cmp numeric care conine cantitatea comandat de la un furnizor din produsul respectiv); PretUnitar (un cmp de tip valoare monetar care conine preul unitar al produsului); DataProcurarii (un cmp de tip dat calendaristic care conine data de procurare a produsului). Acest tabel poate conine urmtoarele cinci articole: 208

O baz de date poate conine mai multe tabele. Aceste tabele, de regul, sunt tabele asociate (adic ntre ele exist o anumit relaie). Astfel, de exemplu, un prim tabel poate conine informaii referitoare la categoriile de produse existente ntr-un magazin (de exemplu lactate, conserve), un alt tabel poate conine informaii despre produsele propriu-zise (de exemplu cantitatea existent n stoc din fiecare produs), iar un al treilea tabel poate conine informaii referitoare la preul unitar al produselor. Interogri Interogrile servesc la selectarea pe baza anumitor criterii a anumitor articole din tabele3. Articolele selectate pot fi afiate ntr-o ordine stabilit de utilizator. Exist posibilitatea combinrii datelor provenite din mai multe tabele asociate, deci rezultatele interogrii pot fi vizualizate ntr-o singur fereastr. n majoritatea cazurilor, programul Access permite editarea datelor afiate ntr-o interogare; modificrile efectuate vor fi salvate n tabelul, care a furnizat datele. Exemplu: n acest exemplu, interogarea avnd numele qryMarfa selecteaz articolele tabelului tblMarfa, care au fost procurate n data de 21 decembrie 1998. Articolele astfel selectate sunt sortate cresctor n funcie de preul unitar al produsului.

Se menioneaz c o interogare poate s selecteze anumite articole din cele livrate de o alt interogare (o interogare se bazeaz pe un tabel sau pe o alt interogare).

209

Formulare Formularele servesc n primul rnd pentru a facilita introducerea articolelor unui tabel, cu ajutorul unui ablon vizibil pe ecran. Folosindu-le, este posibil i navigarea ntre articolele deja introduse i editarea articolelor. Formularele pot afia cte un singur articol odat, astfel c introducerea de valori n cmpurile articolului afiat va fi foarte simpl i sigur. Formularele pot afia articolele n ordinea definit de utilizator i permit selectarea numai a articolelor, care ndeplinesc anumite criterii. Programul Access realizeaz o nlnuire ntre formular i tabel: informaia tastat n formular va fi memorat n tabelul aferent formularului. Exist posibilitatea utilizrii unui singur formular pentru a introduce articole, simultan, n mai multe tabele. Formularele sunt nzestrate cu o bar de instrumente, prevzut cu butoane de comand pentru parcurgerea articolelor deja introduse, precum i cu un buton pentru introducerea unui articol nou. Pe bar se afieaz numrul articolului actual precum i numrul total de articole. Exemplu: Pentru a introduce articole n tabelul tblMarfa prezentat anterior se poate utiliza urmtorul formular:

Rapoarte Rapoartele servesc la extragerea datelor din tabele i interogri i la trimiterea lor la imprimant, sau n vederea afirii pe ecranul monitorului. Articolele imprimate pot fi grupate i sortate. Rapoartele pot conine antete i subsoluri de pagin (afiate la nceputul i la sfritul fiecrei pagini, n care pot fi introduse, de exemplu, nume de cmpuri, numrul paginii curente) precum i un antet i un subsol de raport (afiate pe prima, respectiv ultima pagin a raportului, n care se poate include, de exemplu, sigla unei instituii sau un rezumat al tuturor datelor, ca sum a valorilor dintr-un cmp specificat).

210

Exemplu: Raportul corespunztor tabelului tblMarfa poate avea aspectul alturat. n subsolul raportului a fost inclus un control tip etichet i o cutie text. Eticheta conine textul: Valoarea totala = n cutia text a fost introdus o formul de tipul: = Sum( [Cantitate] * [PretUnitar]) prin care se calculeaz valoarea total a produselor.

Cheia primar Puterea sistemelor care gestioneaz baze de date relaionale const n faptul c, n astfel de sisteme, este posibil cutarea i prelucrarea simultan a informaiilor care sunt memorate n mai multe tabele distincte, prin intermediul diferitelor interogri, formulare i rapoarte. Pentru realizarea tratrii simultane a informaiilor provenite din mai multe tabele distincte, fiecare tabel trebuie s aib cel puin un cmp (sau un numr de cmpuri) care s conin o valoare unic pentru fiecare articol din tabel. Astfel, prin coninutul acestui cmp fiecare articol memorat n tabel poate fi identificat n mod unic. Informaia memorat n cmpul respectiv este denumit valoarea cheii primare (sau valoarea cheii principale), iar despre cmp se spune c are atributul de cheie primar a tabelului. Dup ce utilizatorul desemneaz cmpul care va avea atributul de cheie primar a tabelului, programul Access va supraveghea permanent informaia care se introduce n cmpul respectiv. Astfel, n cazul n care utilizatorul introduce ntr-un cmp care are atributul de cheie primar o valoare care deja a fost utilizat sau nu introduce nici o informaie ntr-un astfel de cmp, programul Access sesizeaz imediat aceast greeal i emite un mesaj de eroare, cernd remedierea erorii. 211

Atributul de cheie primar de regul se atribuie unui cmp care are tipul AutoNumber, deoarece informaiile coninute n acest cmp sunt generate de programul Access: pentru fiecare articol nou se va genera automat un nou numr de identificare. Dac ntr-un tabel exist un anumit cmp (de exemplu, de tip text sau de tip numeric), care ntotdeauna conine valori unice, atunci cmpul respectiv poate avea atributul de cheie primar. S presupunem c ntr-un tabel cu evidena populaiei exist un cmp, n care se memoreaz codul numeric personal (CNP) al unei persoane. Cmpul respectiv poate avea atributul de cheie primar, deoarece nu exist dou persoane care au acelai CNP. Cmpul care conine informaii referitoare la numele persoanei nu ar fi convenabil pentru atributul de cheie primar a tabelului, deoarece pot exista dou persoane cu nume identice. n situaiile n care ntr-un tabel nu poate fi gsit un cmp, care s conin ntotdeauna valori unice, atributul de cheie primar poate fi asociat la dou sau la mai multe cmpuri, prin care se poate realiza identificarea unic a articolelor. ntr-un tabel de eviden a populaiei, asocierea atributului de cheie primar pentru cmpurile referitoare la nume, data de natere i domiciliu (probabil, dar nu tocmai fiabil) ar putea fi suficiente pentru identificarea unui articol din tabel. Indexarea Un cmp al unui tabel este "indexat" atunci, cnd se cere ca programul Access s ataeze cmpului respectiv anumite tabele interne, prin care se realizeaz accelerarea cutrilor, sortrilor, gruprilor i filtrrilor de articole. Exemplu: S considerm un tabel care conine informaii referitoare la angajaii unei instituii, avnd structura urmtoare: AngajatID (de tip AutoNumber); NumeDeFamilie (de tip Text); Prenume (de tip Text); Salar (de tip Number, Long Integer). Tabelul conine 5 articole:
AngajatID 1 2 3 4 5 NumeDeFamilie Ionescu Constantinescu Vasilescu Rdulescu Dumitrescu Prenume Vasile Maria Petre Rodica Carmen Salar 1200000 1300000 1500000 1000000 1400000

212

Dac se cere indexarea n ordine cresctoare a cmpului NumeDeFamilie, atunci programul Access va crea un tabel intern cu 5 intrri, de forma urmtoare:
1 2 3 4 5 AngajatID 2 5 1 4 3 NumeDeFamilie Constantinescu Dumitrescu Ionescu Rdulescu Vasilescu

Prin indexarea cmpului NumeDeFamilie cutrile, sortrile, gruprile i filtrrile referitoare la numele de familie al angajailor vor fi foarte rapide. ntr-un tabel pot fi indexate mai multe cmpuri. Astfel, de exemplu, se poate cere crearea unui prim index referitor la nume de familie, al doilea index referitor la prenume i un al treilea index referitor la salariu. Indecii sunt creai cnd se salveaz tabelul. Adugarea sau tergerea indecilor afereni unui cmp pot fi realizate oricnd, prin modificarea proprietii Indexed. Ori de cte ori se adaug sau se terg articole din tabel sau se modific coninutul anumitor articole, indecii vor fi actualizai automat. Indexarea simultan a mai multor cmpuri poate fi ns i dezavantajoas, deoarece actualizarea unui tabel de mare dimensiune va fi costisitoare n timp. n general, un cmp al unui tabel este indexat atunci, cnd: cmpul este folosit cu mare frecven n operaiilor de sortare, cutare, filtrare i grupare; valorile introduse n cmpul respectiv aparin unui domeniu extins. Tabele asociate ntr-o baz de date Proiectarea eficient a unei baze de date implic separarea datelor n mai multe tabele, fiecare tabel avnd o tem bine definit. Prin separarea datelor n mai multe tabele, cu teme unice, se evit repetarea informaiei i utilizatrea datelor redondante, astfel c se minimizeaz spaiul necesar memorrii datelor. Datele izolate n tabele distincte, cu teme unice, n momentul prelucrrii lor (cnd se creeaz interogri, formulare i rapoarte), trebuie s fie reunite. n operaia de reunire a tabelelor se va comunica programului Access legturile logice existente ntre tabele. Astfel va fi posibil tratarea simultan a informaiilor, care provin din mai multe tabele. Primul pas n reunirea informaiilor provenite din mai multe tabele const n definirea relaiilor ntre tabelele bazei de date. Dup ce au fost definite aceste relaii, se poate trece la pasul urmtor, n care se creeaz obiecte: interogri, formulare i rapoarte. Aceste obiecte permit afiarea simultan a informaiilor provenite din mai multe tabele izolate. n unele programe mai vechi de gestiune a bazelor de date relaiile ntre tabele au existat numai n mintea programatorului, ele nu au fost declarate 213

concret n program. Programul Access fiind un program care prelucreaz baze de date relaionale pune la dispoziia utilizatorului metode concrete, prin care pot fi stabilite relaii ntre tabele, astfel c devine posibil supervizarea i analiza simultan a informaiilor. n marea majoritate a cazurilor ntre dou tabele ale unei baze de date se stabilesc relaii de tipul "de la unu la mai muli". Exist i alte tipuri de relaii: "de la mai muli la mai muli" i "unu la unu". Relaia de tipul "de la unu la mai muli" S presupunem c o unitate comercial dorete pstrarea informaiilor referitoare la activitatea societii. Tabelul care urmeaz s fie proiectat ar trebui s conine dou categorii de informaii: informaii despre clieni (numele, adresa i telefonul clienilor); informaii despre tranzacii (data i valoarea comenzilor). O prim variant de altfel eronat ar fi crearea unui singur tabel, care s conin toate datele referitoare la activitate. Acest tabel ar avea urmtoarele apte cmpuri: ActID, identificatorul activitii, de tip AutoNumber, cheie primar a tabelului, prin care se identific n mod unic fiecare articol din tabel; NumeClient, de tip text, care conine numele clientului; AdresaClient, de tip text, care conine adresa clientului; TelefonClient, de tip Number de dimensiune Long Integer, care conine numrul de telefon al clientului; DataComenzii, de tip Date/Time, care conine data efectrii comenzii; ValoareaComenzii, de tip Number de dimensiune Long Integer, care conine valoarea comenzii. Tabelul astfel proiectat, n care au fost introduse 6 articole, ar putea s aib aspectul urmtor:
ActID 1 2 3 4 5 6 Nume Client Popescu Ionescu Anton Popescu Anton Popescu Adresa Client Cluj Dej Gherla Cluj Gherla Cluj Telefon Client 123456 468579 579680 123456 579690 123456 Data Comenzii 08/31/02 09/01/02 09/01/02 09/01/02 10/01/02 10/01/02 Valoarea Comenzii 1000000 2000000 1400000 3000000 4500000 1300000

n aceste condiii, pentru un client cu care se fac tranzacii de mai multe ori, aceeai informaie (nume, adresa, numr de telefon) trebuie introdus de mai multe ori. n afar de faptul, c la reintroduceri repetate pot apare erori, datele referitoare la un client se pot modifica (de exemplu schimbare de adres, 214

numr de telefon). n cazul modificrii datelor referitoare la un client tabelul ntreg, pe nivel de articol, trebuie actualizat. O metod mult mai bun este alctuirea a dou tabele separate, prin care se evit repetarea informaiei. Primul tabel avnd numele tblClienti conine informaii despre clieni. Acest tabel are patru cmpuri: ClientID (identificatorul clientului, de tip AutoNumber, cheie primar); NumeClient (de tip text); AdresaClient (de tip text); TelefonClient(de tip Number, de dimensiune Long Integer). Tabelul conine urmtoarele 3 articole:
ClientID 1 2 3 Nume Client Popescu Ionescu Anton Adresa Client Cluj Dej Gherla Telefon Client 123456 468579 579680

Tabelul al doilea, avnd numele tblComenzi, conine informaii despre comenzi. Acest tabel are patru cmpuri: ComandaID (identificatorul comenzii, de tip AutoNumber, cheie primar); ClientID (de tip Number, avnd dimensiunea Long Integer); DataComenzii (de tip Date/Time); ValoareaComenzii (de tip Number, avnd dimensiunea Long Integer). n acest tabel, cmpul ClientID nu mai este o cheie primar, ci servete la identificarea clientului cu care s-a fcut tranzacia respectiv (adic indicele aferent clientului n tabelul tblClienti). Valorile introduse n acest cmp pot apare de mai multe ori (nu mai sunt valori unice): n cazul n care cu acelai client s-au fcut mai multe tranzacii, acelai identificator de client va apare de mai multe ori n cmpul ClientID. Acest cmp este denumit cheia strin a tabelului tblComenzi. n cazul nostru, identificatorul clientului Popescu, avnd valoarea 1, apare att n linia 1, ct i n liniile 4 i 6, deoarece cu acest client s-au fcut trei tranzacii. Identificatorul clientului Ionescu, avnd valoarea 2, apare o singur dat, n linia 2, deoarece cu acest client s-a efectuat o singur tranzacie. 215

Identificatorul clientului Anton, avnd valoarea 3, apare att n linia 3, ct i n linia 5, deoarece cu acest client s-au fcut dou tranzacii. Schema relaiei este cea din figura alturat. Vorbind mai general, o cheie strin a unui tabel este un cmp care asociaz (leag) articolul actual al tabelului respectiv cu cheia primar a unui alt tabel. Tabelul tblComenzi va conine urmtoarele 6 articole:
ComandaID 1 2 3 4 5 6 ClientID 1 2 3 1 3 1 Data Comenzii 08/31/02 09/01/02 09/01/02 09/01/02 10/01/02 10/01/02 Valoarea Comenzii 1000000 2000000 1400000 3000000 4500000 1300000

ntre tabelele tblClienti i tblComenzi s-a realizat o relaie "de la unu la mai muli": unui articol oarecare din tblClienti pot s-i corespund mai multe articole din tabelul tblComenzi (adic un client poate s fac mai multe comenzi), dar un articol oarecare din tblComenzi este asociat numai la un singur articol din tblClienti (adic aceeai comand nu poate fi dat simultan de mai muli clieni). Aceast relaie poate fi reprezentat prin figura alturat.

ntr-un context mai general, ntr-o relaie de tipul "de la unu la mai muli" (one-to-many), un articol din tabelul A poate avea mai multe articole asociate n tabelul B, dar un articol din tabelului B poate avea un singur articol asociat n tabelul A (tabelul A se afl n partea "unu" a relaiei, iar tabelul B n partea "mai muli" a relaiei). Tabelul A este denumit tabel primar, iar tabelul B este denumit tabel asociat. Relaia de tip "de la unu la mai muli" este relaia utilizat cel mai frecvent n gestiunea bazelor de date. Relaia de tipul "de la mai muli la mai muli" ntr-o relaie de tipul "de la mai muli la mai muli" (many-to-many), un articol din tabelul A poate avea mai multe articole asociate n tabelul B, i un articol din tabelul B poate avea mai multe articole asociate n tabelul A. Acest tip de relaie poate fi reprezentat numai atunci cnd se definete i un al treilea tabel C, denumit tabel de jonciune. Rolul acestui tabel este spargerea relaiei "de la mai muli la mai muli" n dou relaii de tipul "de la unu la mai muli". 216

Fie TabelAID (de tip AutoNumber) cheia primar a tabelului A, iar TabelBID (de tip AutoNumber) cheia primar a tabelului B. Cheia primar a tabelului A i cheia primar a tabelului B, mpreun, definesc biunivoc o pereche de articole provenite din cele dou tabele. Cheia primar a tabelului de jonciune C va fi format din dou cmpuri, fiecare de tip Number, dimensiune Long Integer. Primul cmp al cheii primare va conine cheia primar a tabelului A, iar cmpul al doilea al cheii primare va conine cheia primar a tabelului B. Aceste cmpuri vor juca i rolul de chei strine corespunztoare tabelelor A i B. Astfel relaia de tipul "de la mai muli la mai muli" este transformat n dou relaii de tipul "de la unu la mai muli": o relaie de tipul "de la unu la mai muli" ntre tabelul A i C i o alt relaie de tipul "de la unu la mai muli" ntre tabelul B i C.

Relaia de tipul "unu la unu" ntr-o relaie de tipul "unu la unu" (one-to-one) fiecare articol din tabelul A poate avea un singur articol asociat n tabelul B i invers, fiecare articol din tabelul B poate avea un singur articol asociat n tabelul A. Acest tip de relaie este utilizat destul de rar, deoarece informaiile asociate n acest fel, de fapt pot fi memorate n acelai tabel. Relaia de tipul "unu la unu" este utilizat n urmtoarele cazuri: numrul cmpurilor fiind foarte mare4 se dorete divizarea tabelului n mai multe subtabele; se dorete izolarea unor cmpuri ale unui tabel, din motive de siguran; cmpurile care se izoleaz se vor memora ntr-un alt tabel. Dou tabele se pot pune n relaia "unu la unu" dac cele dou tabele folosesc aceeai cheie primar (adic domeiul de valori ale cheilor primare coincid) i cheile respective sunt puse n coresponden (sunt asociate). Exemplu: Tabelul tblInfo1 conine un set de date despre judee. Cmpurile acestui tabel sunt:

ntr-un tabel Access numrul maxim de cmpuri este limitat la 255.

217

JudetID, de tip Text de lungime 2 (identificator de jude, de exemplu BH, CJ, SJ, cheia primar a tabelului); NumeJudet, de tip Text, dimensiune 50; NumarOrase, de tip Number, dimensiune Integer; NumarComune, de tip Number, dimensiune Integer.

Tabelul tblInfo2 conine un alt set de date despre judee. Cmpurile acestui tabel sunt: JudetID, de tip Text de dimensiune 2 (identificator de jude, cheia primar a tabelului); Suprafata, de tip Number, dimensiune Single; Populatia, de tip Number, dimensiune Single (exprimat n mii de locuitori). Tabelele sunt asociate prin intermediul cheilor primare JudetID. Articolele tabelului tblInfo1 sunt:
JudetID BH CJ SJ NumeJudet Bihor Cluj Salaj NumarOrase 9 6 4 NumarComune 86 74 55

Articolele tabelului tblInfo2 sunt:


JudetID BH CJ SJ Suprafata 7544 6674 3864 Populatia 620 720 256

Restricii referitoare la legturile ntre tabele Fereastra de definire a relaiilor ntre diferite tabele ale bazei de date Relationships este prevzut i cu o caset de selectare etichetat cu Enforce Referential Integrity, prin care utilizatorul poate s stabileasc tipul de asociere predefinit. Caseta de selectare Enforce Referential Integrity (impunerea integritii refereniale a relaiei) poate fi selectat numai atunci, cnd sunt ndeplinite urmtoarele trei condiii: cmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaiei are atributul de cheie primar (sau are un index unic); cmpurile puse n coresponden au acelai tip5;

Excepie: un cmp de tip AutoNumber poate fi asociat cu un cmp de tip Number, de dimensiune Long Integer (dimensiunea poate fi configurat cu ajutorul proprietii Field Size).

218

att tabelul primar, ct i tabelul asociat sunt memorate n aceeai baz de date. n aceste condiii impunerea integritii refereniale a relaiei va asigura urmtoarele trei verificri, realizate automat de programul Access: n cmpul cheie strin a tabelului asociat pot fi introduse numai valorile, care aparin mulimii de valori a cheii primare din tabelul primar. Se permite, ns, introducerea unei valori nule n cmpul cheie strin, ceea ce nseamn, c se permite necompletarea valorii din cheia strin. Dac cheia strin conine o valoare nul, atunci articolul respectiv este interpretat ca fiind un articol neasociat. Astfel, de exemplu, dac cheia primar conine valorile 1, 2, 3 i 4, atunci introducerea valorii 5 n cheia strin va declana o eroare (necompletarea cheii strine ns nu va cauza nici o eroare). n cazul nerespectrii acestei reguli programul Access va afia o fereastr de eroare. Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate terge sau modifica articolul respectiv din tabelul primar. Dac utilizatorul totui ncearc efectuarea acestei operaii, atunci programul Access va afia o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, ceea ce va permite tergerea n cascad a articolelor asociate: se va selecta caseta de selectare Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a articolelor asociate). Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi modificat (editat). n cazul n care utilizatorul ncearc s modifice valoarea cheii primare, programul Access va afia o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, ceea ce va permite editarea valorii memorate n cheia primar i actualizarea automat, n cascad, a valorilor din cmpurile strine asociate. n acest scop se va selecta caseta de selectare Cascade Update Related Fields (actualizarea n cascad a cmpurilor asociate). Se menioneaz faptul, c n cazul n care cheia primar are tipul AutoNumber, utilizatorul nu poate s modifice sub nici o form valoarea cheii primare (doarece numai programul Access poate gestiona valorile memorate n cheia primar).

5.1.2 Primii pai cu programul Access


Lansarea n execuie i nchiderea programului Access

219

Pentru lansarea n execuie a programului Access, prima dat se va aciona butonul de comand Start, se va indica comanda All Programs, i n continuare se va aplica un clic pe linia de comand Microsoft Access. Pentru a nchide programul Access din meniul File se va da comanda Exit sau se va aplica un clic pe butonul de comand (Close) situat n colul dreapta sus al feresterei Microsoft Access. Deschiderea unei baze de date care a fost creat anterior Pentru deschiderea unei baze de date, salvat anterior, din meniul File se va da comanda Open. n fereastra de dialog afiat se va specifica: unitatea i dosarul n care a fost salvat baza de date (prin deschiderea listei combinate Look in);

numele bazei de date care se deschide (prin cutia text File name);

tipul (formatul) bazei de date care se deschide (prin lista combinat Files of type):

Pentru deschiderea bazei de date specificate se va aciona butonul de comand Open. La un moment dat, se pot deschide mai multe baze de date, prin lansarea multipl a comenzilor Open sau New. Crearea unei baze de date noi Pentru crearea unei baze de date noi, din meniul File se va da comanda New. n urma acestei aciuni, lng marginea din dreapta a ecranului se afieaz panoul de activitate (taskbar), n care se va efectua un clic pe comanda (Blank Database, baz de date necompletat). Se afieaz fereastra de dialog etichetat cu File New Database specializat n crearea bazelor de date noi. Cu ajutorul listei combinate Save in (salvare n) se specific unitatea i dosarul n care se va crea baza de date:

220

Numele bazei de date care se creeaz se stabilete cu ajutorul cutiei text File name (nume fiier). Numele implicit al bazei de date noi este db1.mdb.

Tipul bazei de date se selecteaz din lista combinat Save as type (tipul implicit este Microsoft Access Databases, de extensie mdb).

Crearea efectiv a bazei de date noi se realizeaz prin efectuarea unui clic pe butonul de comand Create (creare). Salvarea unei baze de date Cnd se creeaz o baz de date, ea este salvat automat cnd i se stabilete numele. Dup fiecare modificare a structurii unui tabel, formular sau a unui alt obiect, programul Access nu permite nchiderea obiectului sau a bazei de date fr lansarea n execuie a operaiei de salvare. Astfel, pe ecran se va afia ntotdeauna o fereastr de avertisment care cere confirmarea utilizatorului privind efectuarea operaiei de salvare. Pentru realizarea operaiei de salvare se d comanda Yes. n marea majoritate a cazurilor (de exemplu n procesul de introducere a noilor articole ntr-un tabel) modificrile se salveaz automat. Acesta este motivul pentru care comenzile de salvare Save i Save As (meniul File) sunt aproape tot timpul dezactivate. Utilizarea ajutorului Programul Access este prevzut cu un sistem de ajutor foarte detaliat. Acest ajutor poate fi afiat prin meniul Help, cu ajutorul comenzilor Microsoft Access Help (tasta de comenzi rapide F1) sau Show the Office Assistant (afiarea asistentului Office). Dac se d prima comand, atunci se afieaz imaginea asistentului (de exemplu o agraf animat) i o cutie text n care se formuleaz o ntrebare. Cutarea informaiilor referitoare la ntrebarea formulat se realizeaz prin acionarea butonului Search. Dac se d comanda a doua, atunci se afieaz imaginea asistentului. Dac se 221

efectueaz un clic pe asistent, atunci apare i cutia test corespunztoare asistentului n care se va tasta ntrebarea i se va lansa n execuie procesul de cutare. Ascunderea asistentului se realizeaz prin comanda Hide the Office Assistant a meniului Help. nchiderea unei baze de date Pentru nchiderea unei baze de date se pot utiliza mai multe metode: din meniul File se d comanda Close (nchidere); n fereastra de baze de date Database se efectueaz un clic pe butonul Close , care este situat n colul dreapta sus al ferestrei; se efectueaz un clic pe simbolul grafic al meniului control , situat n colul stnga sus al ferestrei bazei de date i din meniul afiat se alege comanda Close; se efectueaz un dublu clic pe simbolul grafic al meniului control; se acioneaz combinaia de taste CTRL + F4; se acioneaz combinaia de taste CTRL + W. Modurile de vizualizare pentru un tabel, o interogare, un formular sau un raport Fiind deschis un tabel, o interogare, un formular sau un raport, modurile de vizualizae ale obiectului respectiv se pot selecta prin comenzile meniului View.
Obiect Tabel Interogare Modurile de vizualizare

Design View (modul de vizualizare tip proiect) Datasheet View (modul de vizualizare tip foaie de date) Design View (modul de vizualizare tip proiect) SQL View (vizualizarea instruciunii SQL corespunztoare interogrii) Datasheet View (modul de vizualizare tip foaie de date) Design View (modul de vizualizare tip proiect) Datasheet View (modul de vizualizare tip foaie de date) Design View (modul de vizualizare tip proiect) Print Preview (modul de vizualizare nainte de imprimare)

Formular Raport

Afiarea/ascunderea barelor de instrumente Barele de instrumente ale programului Access se pot afia/ascunde, n funcie de preferinele utilizatorului. n acest scop, din meniul View se indic submeniul Toolbars; n urma 222

acestei aciuni se afieaz un meniu cu numele barelor de instrumente accesibile programului de gestiune a bazelor de date. Numele barelor afiate pe ecran sunt precedate de caractere de "bifare". Pentru a afia o bar de instrumente, neafiat nc, se va efectua un clic pe numele barei dorite. Pentru a ascunde o bar, deja afiat, de asemenea se va aplica un clic pe numele barei respective. n exemplul alturat sunt afiate barele de instrumente Table Datasheet i Web.

5.2 Tabele
5.2.1 Operaiile principale
Crearea i salvarea unui tabel Dac este cazul, se cupleaz n fereastra bazei de date Database. Se menioneaz faptul c, prin acionarea tastei F11, din orice fereastr se poate trece n fereastra bazei de date. n fereastra bazei de date Database se efectueaz un clic pe butonul (Tables) iar n fereastra afiat se execut un dublu clic pe nscripia Create table in Design View (crearea tabelului n modul de vizualizare tip proiect). n urma acestei aciuni se afieaz fereastra de proiectare a tabelului.

n bara de titlu a ferestrei apare numele implicit al tabelului (Table1). Fereastra are trei coloane: 223

Field Name (numele cmpului); Data Type (tipul datei); Description (descriere). n partea inferioar a ferestrei de dialog apare o subfereastr etichetat cu Field Properties (proprietile cmpului). n colul dreapta jos al ferestrei se afieaz un ajutor, care se adapteaz la situaia actual. Cursorul de text (liniua vertical sclipitoare) apare n celula din colul din stnga sus, n prima celul liber a coloanei Field Name. n prima celul liber a coloanei Field Name se tasteaz numele cmpului. Lungimea maxim a unui nume de cmp este 64 de caractere. Pot fi utilizate litere (minuscule, majuscule, ntre care nu se face distincie n prelucrare), cifre, spaii i diferite caractere speciale, cu excepia punctului (.), semnului de exclamare (!), accentului grav (`) i parantezelor ptrate ([ ]). Dup introducerea numelui cmpului se trece n coloana Data Type (prin tasta TAB sau printr-un clic). n momentul n care se ajunge n coloana Data Type, coninutul celulei se transform n tipul implicit de date Text. n partea din dreapta a celulei apare un buton (sgeat jos), care indic existena unei liste combinate. Dac nu se dorete folosirea tipului implicit de date Text, atunci printr-un clic aplicat pe buton se deschide lista care conine toate tipurile de date admise de programul Access, dup care printr-un nou clic se selecteaz tipul dorit. Tipurile cele mai uzuale sunt: Text, Number (numr), Date/Time (date calendaristice/ore exacte), Currency (moned), AutoNumber (numr automat sau AutoNumerotare) i Yes/No (da/nu). Dup introducerea tipului de cmp se trece n coloana Description. n coloana Description se introduce o scurt descriere a informaiei care va fi memorat n cmpul actual. Este recomandat completarea celulei de descriere (dei este opional). Dac este cazul, cu ajutorul subferestrei Field Properties se configureaz proprietile cmpului (de obicei se configureaz proprietile Field Size i Format). Dac tabelul trebuie s conin i alte cmpuri, atunci se vor repeta cei patru pai precedeni. Se stabilete cheia primar a tabelului. Valorile depuse ntr-un cmp cu atributul cheie primar permit identificarea unic a articolelor din tabel. n acest scop se efectueaz un clic pe numele cmpului, care va fi cheia primar a tabelului i se acioneaz butonul de comand Primary Key .

224

Variant: din meniul Edit se d comanda Primary Key. n urma acestei aciuni n stnga numelui cmpului respectiv va apare un simbol de cheie. Se salveaz tabelul, prin aplicarea unui clic pe butonul de Save (salvare) . La prima salvare a tabelului se va afia o fereastr de dialog etichetat cu Save As (salvare sub nume). Variant: din meniul File se d comanda Save. n cutia text Table Name se introduce numele tabelului, dup care se d comanda OK. Tabelul astfel salvat nc nu conine nici un articol (a fost salvat doar structura tabelului).

Observaii: Pentru introducerea de informaii n tabelul salvat (adic pentru a completa liniile tabelului, n vederea generrii diferitelor articole) se va comuta n modul de vizualizare de tip foaie de date Datasheet (meniul View, comanda Datasheet View). Cnd se lucreaz cu tabele, programul Access pune la dispoziia utilizatorului dou moduri de vizualizare: Design View (tip proiect) i Datasheet View (tip foaie de date). Pentru a comuta ntre modul de vizualizare de tip proiect i modul de vizualizare de tip foaie de date din meniul View (vizualizare) se selecteaz fie comanda Design View (modul de vizualizare tip proiect), fie comanda Datasheet View (modul de vizualizare tip foaie de date), n funcie de modul curent de vizualizare. Configurarea proprietii Field Size (dimensiune de cmp). n cazul cmpurilor de tip text, proprietatea Field Size stabilete numrul maxim de caractere care pot fi introduse n cmpul respectiv. Valoarea implicit a acestei proprieti este egal cu 50, iar valoarea maxim este 255. n cazul cmpurilor de tip numr, proprietatea Field Size stabilete domeniul de valori numerice care se pot memora n cmpul respectiv. Aceast proprietate este configurat de obicei cu valorile Byte, Integer, Long Integer, Single i Double. Valoarea implicit este Long Integer. Domeniile corespunztoare acestor valori sunt urmtoarele:
Byte: Integer: Long Integer: Single: Numere ntregi nenegative din intervalul [0 ; 255] Numere ntregi din intervalul [32.768 ; 32.767] Numere ntregi din intervalul [-2.147.483.648 ; 2.147.483.647] Numere cu zecimale, din intervalul [3,4*1038 ; 3,4*1038]

225

Double:

Numere cu zecimale, din intervalul [1,7*10308 ; 1,7*10308]

Configurarea proprietii Format (formatare). n cazul datelor de tip numr, dat calendaristic/or i valori monetare, proprietatea Format stabilete modul n care programul Access va afia (formata) informaiile introduse n cmp. Aceast proprietate se refer numai la modul de afiare a datei, nu i la modul de memorare al ei. Formatele de afiare depind de tipul cmpului.

Exemplu: n modul de vizualizare tip proiect, tabelul urmtor, salvat sub numele tblJudet , are aspectul:

Cheia primar a tabelului este cmpul JudetID, de tip Text (n stnga numelui acestui cmp apare un simbol cheie). S presupunem c n acest tabel s-au introdus un numr de articole. n modul de vizualizare de tip foaie de date aspectul tabelului va fi urmtorul:

Adugarea articolelor noi ntr-un tabel n fereastra de baze de date Database se efectueaz un clic pe butonul (Tables) iar n fereastra afiat se execut un clic pe numele tabelului, dup care se d comanda (Open). Tabelul se afieaz n modul de vizualizare tip foaie de date. Se execut un clic pe prima celul goal din prima coloan 6. Variant: efectuarea unui clic pe butonul de comand (New Record).

Nu se pot introduce articole noi ntre articole create anterior. Articolele noi ntotdeauna apar la sfritul tabelului.

226

Se tasteaz valoarea corespunztoare primului cmp. Pentru a trece la cmpul urmtor se acioneaz tasta TAB sau se efectueaz un clic pe cmpul respectiv. Dup ce a fost introdus valoarea corespunztoare ultimului cmp al articolul, din nou se apas tasta TAB. Cursorul de text se deplaseaz pe primul cmp din linia urmtoare, de unde se poate ncepe introducerea unui articol nou.

Introducerea direct a articolelor tabelului nu este cea mai bun metod. Mult mai eficient este crearea unui formular specializat n introducerea datelor. Navigare ntre articolele unui tabel Butoanele barei de navigare, situate n partea inferioar a ferestrei de vizualizare tip foaie de date a unui tabel, permit o deplasare rapid ntre articolele tabelului respectiv. Funcia butoanelor din bara de navigare este centralizat n schema de mai jos:

tergerea articolelor unui tabel Tabelul fiind afiat n modul de vizualizare tip foaie de date, se navigheaz la articolul respectiv (sau se efectueaz un clic ntr-o celul arbitrar a articolului). n continuare din meniul Edit se d comanda Delete Record. Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand (Delete Record). n urma acestor aciuni se afieaz o fereastr n care se care validarea aciunii de tergere (articolul ters nu poate fi recuperat). Validarea tergerii se realizeaz prin Yes, anularea ei prin No. Adugarea unui cmp nou unui tabel existent Se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip proiect.

227

Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cmpului, naintea cruia se depune noul cmp. n urma acestei aciuni ntreaga linie va fi selectat (linia va apare n video invers).

Se efectueaz un clic pe butonul Insert Rows . Variant: din meniul Insert se d comanda Rows. n urma acestei aciuni deasupra liniei selectate se creeaz o nou linie. n linia creat se definete numele, tipul i descrierea cmpului creat. Dup ce s-au introdus toate informaiile necesare se va da comanda de salvare a tabelului prin butonul de comand (Save).

tergerea unui cmp dintr-un tabel creat anterior Se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cmpului care se va terge.

Se efectueaz un clic pe butonul Delete Rows . Variante: Din meniul Edit se d sau comanda Delete Rows, sau comanda Delete.

Editarea datelor memorate ntr-un cmp al unui articol n fereastra bazei de date Database se efectueaz un clic pe butonul (Tables) iar n fereastra afiat se execut un clic pe numele tabelului, dup care se d comanda (Open). Pentru editarea unei date memorate ntr-un cmp se execut un clic n interiorul celulei aferente cmpului. n locaia respectiv va apare cursorul de text (care are forma unei liniue verticale sclipitoare). Cursorul mouse-ului va avea forma unei litere I. Dac se dorete nlocuirea ntregii valori coninute n 228

celul, atunci se va muta cursorul mouse-ului n partea din stnga a celulei. La o poziionare corect, cursorul de mouse va avea forma unui semn plus: . n acest moment se va executa un clic, i ca urmare, coninutul celulei este selectat automat i este afiat n video invers. Se tasteaz textul care urmeaz s fie inserat. Dac se apas tasta Backspace, atunci se va terge caracterul din stnga cursorului de text. Dac se apas tasta Delete, atunci se va terge caracterul din dreapta cursorului de text. Pentru anularea modificrilor efectuate n cmpul actual se va apsa tasta Esc. Dac se acioneaz din nou tasta Esc, atunci toate modificrile efectuate n articolul actual vor fi anulate. n momentul trecerii la un alt articol programul Access va salva automat toate modificrile efectuate n articolul curent. Utilizarea comenzii Undo n procesul de editare de date de multe ori se fac greeli (de exemplu accidental se terge coninutul unui cmp al unui articol i se trece la un alt articol). Anularea modificrilor eronate poate fi realizat cu ajutorul comenzii Undo (meniul Edit). Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand (Undo). tergerea unui tabel Un tabel inutil poate fi ters. n acest scop n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (Tables), iar n fereastra afiat se execut un clic pe numele tabelului respectiv. n continuare, din meniul Edit se d comanda Delete. Variant: se efectueaz un clic pe butonul (Delete, afiat n bara de instrumente a bazei de date). Operaia de tergere trebuie confirmat de utilizator. Pentru confirmarea tergerii tabelului, n fereastr afiat se va aciona butonul de comand Yes. Salvarea i nchiderea unui tabel Un tabel modificat este salvat automat de Access. Exist posibilitatea de a cere salvarea tabelului de ctre utilizator. n acest scop se va efectua un clic pe butonul de comand (Save, afiat n bara de instrumente a programului Access). Variant: n meniul File se d comanda Save. Pentru nchiderea unui tabel se va executa un clic pe butonul Close afiat n colul dreapta sus al ferestrei aferente tabelului. Variant: n meniul File se d comanda Close. ,

229

5.2.2 Definirea cheilor unui tabel


Definirea cheii primare a unui tabel Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se selecteaz cmpul care se va utiliza pentru cheia primar (sau cmpurile utilizate pentru cheia primar). Pentru selectarea unui singur cmp se va efectua un clic pe selectorul de linie al cmpului respectiv 7. Pentru selectarea mai multor cmpuri se aps tasta CTRL i tasta fiind inut apsat, se vor efectua clicuri succesive pe selectoarele de linii ale cmpurilor respective. Din meniul Edit se d comanda Primary Key (sau n bara de instrumente de proiectare a tabelelor se face un clic pe simbolul grafic (Primary Key). n stnga numelui cmpului (cmpurilor) va apare un simbol de forma unei chei. S presupunem c a fost definit un tabel nou, n care nici un cmp nu are atributul de cheie primar. n momentul n care utilizatorul lanseaz n execuie comanda de salvare a tabelului, programul Access va afia o fereastr de avertisment. n aceast fereastr se comunic faptul c nu a fost selectat nici un cmp care s aib atributul de cheie primar; un tabel trebuie s aib o cheie primar, deoarece valoarea cheii primare este utilizat n definirea unei relaii, care se va stabili ntre tabelul actual i ntre celelalte tabele ale bazei de date. Programul Access ntreab dac utilizatorul dorete s defineasc n acest moment o cheie primar. Pot fi date trei rspunsuri: Yes - Dac n noul tabel exist un cmp care are tipul AutoNumber, atunci cmpul respectiv va primi automat atributul de cheie primar a tabelului. Dac n noul tabel nu exist un cmp de tip AutoNumber, atunci programul Access creeaz automat un nou cmp (avnd numele ID i tipul AutoNumber), care va obine atributul de cheie primar a tabelului. No - Se salveaz noul tabel fr ca tabelul s fie prevzut cu un cmp care s aib atributul de cheie primar. Nu se recomand crearea de tabele care nu au cheie primar, deoarece un astfel de tabel va fi un tabel "izolat" al bazei de date, deci tabelul respectiv nu poate fi pus ntr-o oarecare relaie cu alte tabele ale bazei de date. Cancel - Se revine automat n modul de afiare de tip proiect, fr ca noul tabel s fie salvat.

Selectorul de linie aferent unei linii este celula, care este situat n stnga celului care conine numele cmpului. Prin efectuarea unui clic n selectorul de linie, ntreaga linie va fi afiat n video invers.

230

ndeprtarea cheii primare Dac cheia primar este deja utilizat ntr-o relaie oarecare, prima dat trebuie tears relaia respectiv (a se vedea paragraful referitor la relaii). Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cheii primare curente (sau pe o celul din linia n care apare simbolul de cheie), dup care din meniul Edit se d comanda Primary Key (sau n bara de unelte de proiectare a tabelelor se face un clic pe simbolul grafic ). n stnga numelui cmpului (cmpurilor) va dispare simbolul de forma unei chei. Crearea unui index asociat unui cmp Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect. Se selecteaz cmpul pentru care se va crea (modifica) un index. n subfereastra de proprieti ale cmpului se efectueaz un clic n coloana de valori ale proprietii Indexed. Se deschide lista de valori ale proprietii. Proprietatea Indexed poate fi configurat cu urmtoarele valori:
Descriere Cmpul nu este indexat. Valoare implicit. Cmpul este indexat i se permite ca dou sau mai multe articole ale tabelului s aib aceeai valoare n cmpul respectiv (adic indexul creat permite introducerea dublurilor). Cmpul este indexat dar nu se permite ca dou articole din tabel s aib aceeai valoare n cmpul respectiv (adic indexul creat nu permite introducerea dublurilor). n cazul introducerii unei dubluri programul Access va afia un mesaj de eroare n care va cere fie modificarea valorii introduse, fie modificarea proprietii Indexed la valoarea No sau Yes (Duplicates OK) .

Valoare No Yes OK) (Duplicates

Yes (No Duplicates)

Pentru eliminarea unui index existent (exceptnd cazul unui cmp care este cheie primar unic) proprietatea Indexed trebuie configurat cu valoarea No. Un index configurat cu valoarea Yes (Duplicates OK) este mult mai puin performant dect un index configurat cu valoarea Yes (No Duplicates). Dac un anumit cmp al unui tabel are atributul de cheie primar (Primary Key), atunci proprietatea Indexed a cmpului respectiv va fi configurat automat la valoarea Yes (No -Duplicates).

231

5.2.3 Structura unui tabel


Modificarea numelui, tipului i proprietilor unui cmp Dac la un moment dat se constat, c numele, tipul i/sau anumite proprieti ale unui cmp nu mai sunt satisfctoare, toate aceste caracteristici se pot modifica. n acest scop se deschide n modul de vizualizare tip proiect tabelul ale crui caracteristici se vor modifica. Dac se dorete modificarea unui nume de cmp, atunci n coloana Field Name se efectueaz un clic pe numele respectiv i se introduce noul nume. Dac se dorete modificarea tipului unui cmp, atunci se execut un clic pe coloana Data Type corespunztor cmpului i din lista derulant se alege noul tip. n mod analog pot fi modificate informaiile introduse n zona de proprieti ale cmpului (Field Properties). Consecinele modificrii proprietii Field Size referitoare la dimensiune de cmp n multe cazuri, modificarea proprietii Field Size a unui cmp produce erori. Acest fenomen apare atunci cnd vechea dimensiune de cmp este modificat la una mai mic. Exemple: Lungimea maxim a unui cmp tip Text a fost 50. Ulterior aceast lungime a fost micorat la 25. n aceste condiii caracterele de la 25 n sus se vor trunchia. Lungimea iniial a unui cmp tip Number a fost Single. Ulterior aceast lungime a fost modificat la Long Integer. n acest caz zecimalele se vor pierde, deoarece se realizeaz rotunjirea la cel mai apropiat ntreg. Lungimea iniial a unui cmp tip Number a fost Single. Ulterior aceast lungime a fost modificat la Integer. n acest caz valorile care nu aparin intervalului [-32.768 ; 32.767] se pierd. Crearea unei reguli de validare pentru un cmp n procesul de introducere a datelor se poate cere ca programul Access s verifice corectitudinea lor i s afieze un mesaj de eroare n cazul n care s-a descoperit o valoare eronat. Pentru a crea o regul de validare asociat unui cmp i a unui mesaj de eroare care se afieaz n cazul datelor invalide se va proceda astfel: Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect i se selecteaz cmpul pentru care se va crea (modifica) o regul de validare. n subfereastra de proprieti corespunztoare cmpului se efectueaz un clic n cutia text a proprietii Validation Rule (regul de validare). n cutia astfel desemnat se introduce o expresie logic, de obicei de 232

tip relaie. Astfel, de exemplu, n cazul unui cmp de tip Number expresia de validare poate fi >= 0, prin care se accept valori mai mari sau egale cu zero. Operatorii de relaie utilizai sunt < (mai mic), <= (mai mic sau egal), = (egal), >= (mai mare sau egal), > (mai mare), <> (diferit). n cutia text a proprietii Validation Text (text de validare) se introduce un mesaj care va fi afiat n momentul, n care expresia de validare (stabilit de proprietatea Validation Rule) returneaz valoarea fals. Astfel, de exemplu, dac regula de validare este configurat cu expresia logic >=0, atunci textul de validare poate fi "Nu introducei valori negative!".

n tabelul urmtor sunt date exemple de reguli de validare care se refer la diferite tipuri de date, cu mesajele de eroare corespunztoare:
Tipul datei Text Date/Time Currency Validation Rule >"L" >#12/31/2002# >=80 Validation Text Nume de la litera L n sus (M, N, ...) Introducei date de la 1 ian 2003 Salar cel puin 80 dolari!

Modificarea limii unei coloane a unui tabel Uneori este necesar modificarea limii unei coloane a unui tabel (de exemplu nu se vd datele introduse n unele celule ale coloanei). n aceste condiii se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip foaie de date, printr-un clic aplicat ntr-o celul a coloanei se selecteaz coloana respectiv i din meniul Format se d comanda Column Width. Se afieaz o fereastr de dialog etichetat cu Column Width. n cutia text se tasteaz noua lime a coloanei. Limea coloanei se definete n numr de caractere care se pot introduce n coloana respectiv. Dac se selecteaz caseta de selectare Standard Width (lime standard), atunci limea coloanei va fi egal cu 15.6667 caractere. Fereastra de dialog are trei butoane de comand: OK (salvarea modificrilor i nchiderea ferestrei de dialog); Cancel (ignorarea modificrilor i nchiderea ferestrei de dialog);

233

Best Fit (potrivire optimal). n cazul acionrii acestui buton limea coloanelor selectate va fi stabilit n aa fel, nct va fi vizibil n ntregime i cea mai lung intrare n interiorul coloanei (antet de coloan i valori de cmpuri). Limea unei coloane poate fi modificat i cu ajutorul mouseului. n acest scop se poziioneaz indicatorul de mouse pe o linie de desprire vertical ntre dou nume de cmpuri. Cursorul se transform ntr-o linie orizontal cu dou sgei ndreptate spre stnga i spre dreapta. Se acioneaz butonul din stnga, i meninndu-l apsat se deplaseaz mouse-ul n direcia orizontal, pn cnd se obine limea dorit, moment n care se elibereaz butonul. n acest mod va fi redimensionat coloana care este situat n stnga liniei de desprire. Mutarea unei coloane n interiorul unui tabel Uneori se dorete schimbarea ordinii cmpurilor ntr-un tabel. Aceast operaie poate fi realizat att n modul de vizualizare tip foaie de dat, ct i n modul de vizualizare tip proiect : n modul de vizualizare tip foaie de dat: Se efectueaz un clic pe numele de cmp dorit, prin care se selecteaz coloana respectiv. n continuare se trage cu mouse-ul coloana n noua ei poziie. n exemplul alturat, cmpul Pret este mutat din poziia 3 n poziia 2.

n modul de vizualizare tip proiect: Se efecteaz un clic pe selectorul de linie al cmpului dorit (celula situat n stnga numelul de cmp). n continuare se trage cu mouse-ul linia n noua ei poziie. n exemplul alturat cmpul ProdusID este mutat din poziia 2 n poziia 4.

234

5.2.4 Relaii ntre tabele


Crearea unei relaii ntre tabelele unei baze de date Se nchide fiecare tabel care a fost deschis anterior, deoarece nu pot fi create sau modificate relaii ntre tabele deschise. Dac este cazul, se activeaz fereastra de baze de date Database. Din orice fereastr se poate trece n fereastra de baze prin acionarea tastei F11. Se efectueaz un clic pe butonul de afiare a relaiilor (Relationships). Variant: din meniul Tools se d comanda Relationships. n urma acestei aciuni pe ecran va apare ntotdeauna o fereastr de dialog etichetat cu Relationships (relaii) i n funcie de caz o alt fereastr de dialog etichetat cu Show Table (afiare tabel). Dac ntre tabelele bazei de date nu au fost nc definite diferite relaii, atunci se va afia automat i fereastr de dialog Show Table. Dac ntre tabelele bazei s-au definit anterior relaii, atunci va fi afiat numai fereastra Relationships. Dac fereastra Show Table nu este nc afiat, atunci se va efectua un clic pe butonul de afiare de tabele Show Table . Variant: din meniul View se d comanda Show Table. Fereastra corespunztoare filei Tables conine lista tuturor tabelelor din baza actual de date. Dac toate tabelele necesare pentru crearea de relaii sunt deja afiate n fereastra de relaii Relationships, atunci se sare peste punctul urmtor. Se efectueaz un dublu clic pe numele fiecrui tabel care este necesar pentru crearea relaiilor. Variant: printr-un clic se selecteaz un nume de tabel sau un nume de interogare, dup care se acioneaz butonul de comand Add (adugare). Tabelele selectate vor apare n fereastra de definire a 235

relaiilor; pentru fiecare element este rezervat o list, n care vor apare numele tabelului, precum i cmpurile acestuia. Dup selectarea tuturor tabelelor necesare stabilirii relaiilor, fereastra Show Table poate fi nchis, de exemplu prin acionarea butonului de comand Close. n exemplul prezentat n captura alturat, n fereastra de definire a relaiilor au fost "aruncate" tabelele tblJudet i tblLocalitate. ntre aceste tabele se va genera o relaie de tipul "de la unu la mai muli", n partea de "unu" a relaiei fiind tabelul tblJudet (ntr-un jude sunt mai multe localiti). Pentru crearea unei relaii se trage cu mouse-ul numele cmpului de cheie primar (din tabelul primar) peste numele cmpului asociat (cheia strin din tabelul asociat). n cazul de fa se trage cmpul JudetID (din tabelul tblJudet) peste cmpul JudetID (n tabelul tblLocalitate). De obicei, cheia primar i cea strin au acelai nume, ns aceast identitate de nume nu este obligatorie. Dup realizarea acestei operaii de tragere se afieaz automat o nou fereastr de dialog etichetat cu Edit Relationships, care are aspectul urmtor:

n aceast fereastr se verific dac operaia de tragere cu mouse-ul a fost executat corect. n coloana din stnga (Table/Query) trebuie s fie afiat numele tabelului primar i numele cheii primare. n coloana din dreapta (Related table/Query) trebuie s fie afiat numele tabelului asociat precum i numele cheii strine. Dac este cazul, aceste date pot fi modificate i n interiorul ferestrei actuale de dialog, prin efectuarea unui clic pe numele eronat i selectarea numelui corect din lista derulant corespunztoare celulei. n continuare, dac este cazul, se configureaz proprietile de asociere ntre cele dou tabele. Ele pot fi stabilite prin cele trei casete de selectare afiate n partea inferioar a ferestrei de dialog: Enforce Referential Integrity (impunerea integritii refereniale a relaiei);

236

Cascade Update Related Fields (actualizarea n cascad a cmpurilor asociate (corelate)); Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a articolelor asociate (corelate)). Pentru crearea efectiv a relaiei se va aciona butonul de comand Create (creare). Se repet paii de la 5 pn la 9 pentru fiecare pereche de tabele care urmeaz s fie asociate. n momentul nchiderii ferestrei de relaii, programul Access va ntreba dac se dorete salvarea aspectului imaginii referitoare la relaii, adic aspectul obiectului "Relaii". Indiferent de faptul, c aspectul este sau nu salvat, relaiile create vor fi salvate n baza actual de date.

n fereastra de relaii Relationships, relaiile ntre tabelele asociate sunt materializate prin diferite linii. Din aspectul exterior al liniei se poate deduce natura relaiei ntre cele dou tabele, de exemplu, o linie simpl cu simbolurile 1 i la capete, unde numrul 1 este lng cheia primar, reprezint o relaie "de la unu la mai muli" iar o linie simpl cu simbolurile 1 i 1 la capete, reprezint o relaie "unu la unu". Se menioneaz faptul, c n partea inferioar a ferestrei Relationships apare o zon, etichetat cu Relationship Type, n care programul Access comunic tipul relaiei stabilite. n aceast zon pot apare urmtoarele trei valori:
One-To-Many One-To-One Indeterminate Relaie de tipul "de la unu la mai muli", n care unul din cmpurile puse n coresponden are atributul de cheie primar (sau are un index unic). Relaie de tipul "unu la unu", n care ambele cmpuri puse n coresponden au atributul de cheie primar (sau au un index unic). Relaie nedeterminat, n care nici unul din cmpurile puse n coresponden nu are atributul de cheie primar (i nu au index unic). Pentru a evita acest tip de relaie, unuia din cmpurile puse n coresponden i se va atribui atributul de cheie primar (sau se va crea un index unic).

Modificarea relaiilor ntre tabele Relaiile ntre tabele create anterior pot fi modificate. n acest scop cu ajutorul butonului de comand (Relationships) se reafieaz fereastra de relaii, se efectueaz un clic pe linia de reprezentare a relaiei i din meniul Relationships (relaii) se d comanda Edit Relationship (editare relaie).

237

Variant: se efectueaz un clic dreapta pe linia de reprezentare a relatiei i din meniul local afiat se d comanda Edit Relationship sau se efectueaz un dublu clic pe linia de reprezentare a relaiei. n urma acestor aciuni se afieaz fereastra de dialog Edit Relationships, n care se pot opera modificrile dorite. tergerea relaiilor ntre tabele Relaiile ntre tabele, create anterior, pot fi terse. Pentru realizarea acestei operaii cu ajutorul butonului de comand (Relationships) se afieaz fereastra de relaii, se efectueaz un clic pe linia de reprezentare a relaiei i se apas tasta DELETE. Variant: se efectueaz un clic dreapta pe linia de reprezentare a relaiei i din meniul local afiat se d comanda Delete. Programul Access va afia o fereastr de avertisment, n care se va cere confirmarea utilizatorului pentru ndeprtarea permanent a relaiei, la care se va rspunde cu Yes (da): Proprietile relaiilor Fereastra de definire a relaiilor ntre diferite tabele ale bazei de date (Relationships) este prevzut i cu o caset de selectare etichetat cu Enforce Referential Integrity, prin care utilizatorul poate s stabileasc tipul de asociere predefinit. Caseta de selectare Enforce Referential Integrity (impunerea integritii refereniale a relaiei) poate fi selectat numai atunci, cnd sunt ndeplinite urmtoarele trei condiii: cmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaiei are atributul de cheie primar (sau are un index unic); cmpurile puse n coresponden au acelai tip8; att tabelul primar, ct i tabelul asociat sunt memorate n aceeai baz de date. n aceste condiii impunerea integritii refereniale a relaiei va asigura urmtoarele trei verificri, realizate automat de programul Access: n cmpul cheie strin a tabelului asociat pot fi introduse numai valorile, care aparin mulimii valorilor cheii primare din tabelul primar. Se permite ns introducerea unei valori nule n cmpul cheie strin, ceea ce nseamn, c se permite necompletarea valorii din cheia strin. Dac cheia strin conine o valoare nul, atunci articolul respectiv este interpretat ca fiind un articol neasociat. Astfel, de exemplu, dac cheia
8

Excepie: un cmp de tip AutoNumber poate fi asociat cu un cmp de tip Number, de dimensiune Long Integer (dimensiunea poate fi configurat cu ajutorul proprietii Field Size).

238

primar conine valorile 1, 2, 3 i 4, atunci introducerea valorii 5 n cheia strin va declana o eroare, necompletarea cheii strine ns nu va cauza nici o eroare. n cazul nerespectrii acestei reguli programul Access va afia o fereastr de eroare. Dac unui articol din tabelul primar i corespunde unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate terge sau modifica articolul respectiv din tabelul primar. Dac utilizatorul totui ncearc efectuarea acestei operaii, atunci programul Access va afia o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, permind tergerea n cascad a articolelor asociate: se va selecta caseta de selectare Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a articolelor asociate). Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multe articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi modificat (editat). n cazul n care utilizatorul ncearc s modifice valoarea cheii primare, programul Access va afia o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, permind editarea valorii memorate n cheia primar i actualizarea automat, n cascad, a valorilor din cmpurile strine asociate. n acest scop se va selecta caseta de selectare Cascade Update Related Fields (actualizarea n cascad a cmpurilor asociate). Se menioneaz faptul, c n cazul n care cheia primar are tipul AutoNumber, utilizatorul nu poate s modifice sub nici o form valoarea cheii primare (doarece numai programul Access poate gestiona valorile memorate n cheia primar).

5.3 Formulare
Deschiderea unui formular creat anterior n fereastra bazei de date se efectueaz un clic be butonul (formulare, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei). Din lista de formulare, printr-un clic se alege formularul dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand deschidere). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz formularul, care folosete modul de afiare tip formular (Form view). (Open,

239

Prin intermediul acestuia se pot edita, introduce sau terge articole noi n tabelul pe care se bazeaz formularul respectiv. Un alt mod pentru deschiderea unui formular este efectuarea unui dublu clic pe numele formularului respectiv. Crearea i salvarea unui formular n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (formulare). Se efectueaz un clic pe comanda etichetat cu Create form by using wizard (crearea unui formular prin utilizarea expertului). n urma acestei aciuni se afieaz prima fereastr a expertului de formular:

Din lista combinat Tables/Queries se aleg tabelele (interogrile) utilizate n formular. Dup selectarea unui astfel de obiect, n lista Available Fields (cmpuri disponibile) se vor afia cmpurile disponibile ale obiectului respectiv. Din lista Available Fields, printrun clic se selecteaz un nume de cmp, dup care se execut un clic pe butonul . Cmpul selectat se va deplasa n lista etichetat cu Selected Fields (cmpuri selectate). Se repet procedura pentru fiecare cmp utilizat n formular. n continuare, din lista combinat Tables/Queries se pot selecta i alte tabele sau interogri, iar cmpurile necesare n formular se vor depune n lista Selected Fields. Dup ce au fost desemnate toate

240

cmpurile utilizate n formular se acioneaz butonul de comand Next, prin care se trece la pasul urmtor al expertului. n acest pas sunt puse la dispoziia utilizatorului ase butoane de opiune, prin care se stabilete aspectul formularului, de exemplu, tip coloan, tip tabel, tip foaie de date i altele. Pentru a trece la pasul urmtor al experului se va da comanda Next. n acest pas, cu ajutorul unei liste se poate selecta stilul preferat al formularului (adic se poate alege culoarea de fundal respectiv imaginea din fundal care va fi aplicat formularului). Pentru a trece la pasul urmtor al expertului se va da comanda Next. n acest ultim pas se cere stabilirea unui titlu aferent formularului. Activitatea expertului se termin prin acionarea tastei Finish. Formularul este salvat automat de Access.

Utilizarea unui formular pentru introducerea, modificarea i tergerea articolelor Pentru a introduce un articol nou n tabelul aferent formularului se va va efectua un clic pe butonul de comand . n urma acestei aciuni cutiile text ale formularului devin necompletate, astfel se poate trece la tastarea noilor valori de cmpuri. Pentru modifiarea unui articol se navigheaz la articolul respectiv, se face un clic pe cutia text corespunztoare cmpului modificat, dup care se opereaz editrile necesare. Pentru tergerea unui articol se navigheaz la articolul respectiv, dup care din meniul Edit se d comanda Delete Record. Se afieaz o fereastr n care se cere confirmarea tergerii (prin Yes) sau abandonarea ei (prin No). Navigare n articolele unui formular n partea de jos a unui formular este afiat o bar de instrumente care asigur parcurgerea articolelor tabelului aferent (interogrii aferente) formularului.

Poziionare pe primul articol al tabelului. Poziionare pe articolul precedent al tabelului. Poziionare pe articolul specificat al tabelului. Dup introducerea numrului de articol necesar se va aciona tasta Enter. Poziionare pe articolul urmtor al tabelului.

241

Poziionare pe ultimul articol al tabelului Adugarea unui articol nou tabelului.

Adugarea i modificarea textelor i a imaginilor din antetul i subsolul unui formular Formularele pot conine, n afara seciunii de detalii (Detail), care cuprinde controlalele "aruncate" pe formular i alte seciuni: seciunea de antet a formularului; seciunea de subsol a formularului. Pentru a afia/a ascunde seciunile de antet i de subsol ale unui formular se va proceda astfel: n fereastra bazei de date se efectueaz un clic be butonul (formulare, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei). Printr-un clic, din lista de formulare se alege formularul dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Design), prin care se deschide formularul n modul de vizualizare tip proiect. Din meniul View se d comanda Form Header/Form Footer.

. Seciunile de antet (header) i de subsol (footer) fiind afiate, se pot aduga seciunilor respective controale suplimentare, de exemplu etichete sau imagini grafice. Aceste operaii se pot realiza doar dup ce n seciunile respective exist un spaiu suficient. Pentru a aduga spaiu antetului sau subsolului, folosind mouse-ul, se trag n jos liniile care delimiteaz seciunile respective.

242

Spaiul rezervat antetului i subsolului fiind asigurat, se verific dac este afiat cutia de unelte. Pentru afiarea/ascunderea casetei de instrumente se va utiliza comanda Toolbox a meniului View. Pentru a introduce un text (etichet) n zona antetului sau n zona subsolului, se va efectua un clic pe butonul (Label) al casetei de instrumente. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n zona de antet sau subsol locaia unde se va poziiona irul de caractere, dup care se tasteaz irul respectiv. Pentru a introduce o imagine grafic n zona antetului sau n zona subsolului, se va efectua un clic pe butonul (Image) al casetei de instrumente. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n zona de antet sau subsol locaia unde se va poziiona imaginea. Se afieaz fereastra de dialog prin care se stabilete imaginea dorit.

ndeprtarea etichetelor i a imaginilor din zonele de antet/subsol se face prin efectuarea unui clic pe controlul respectiv i acionarea tastei DELETE. Un formular prevzut cu o etichet n zona de antet (n modurile de vizualizare tip proiect i tip formular) are aspectul alturat.

tergerea unui formular Pentru a terge un formular, n fereastra bazei de date se selecteaz formularul respectiv i se efectueaz un clic pe butonul de comand (Delete). Variant: din meniul Edit se d comanda Delete, care are tasta de comenzi rapide DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment. Operaia de tergere de formular trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No. Salvarea unui formular 243

Salvarea unui formular (deschis) este realizat automat de programul Access. Pentru a avea o siguran mai mare se poate cere efectuarea operaiei de salvare printr-un clic pe butonul de comand (Save).

nchiderea unui formular Pentru nchiderea unui formular se va efectua un clic pe butonul (Close) situat n partea dreapta sus a formularului deschis. Variant: din meniul File se d comanda Close.

5.4 Regsirea informaiilor


5.4.1 Cutarea datelor
Programul Access permite cutarea unei valori care este memorat ntr-un cmp (specificat sau nespecificat) al unui articol. Operaia de cutare poate fi aplicat pentru: articolele unui tabel (n modul de vizualizare tip foaie de date); articolele livrate de o interogare (n modul de vizualizare tip foaie de date); articolele unui formular (n modul de vizualizare tip foaie de date i n modul de vizualizare tip formular). n modul de vizualizare tip foaie de date sau n modul de vizualizare tip formular se efectueaz un clic pe cmpul care conine informaia care urmeaz s fie cutat. Dac nu se cunoate exact numele cmpului care conine informaia cutat, atunci se va executa un clic pe un cmp arbitrar. n meniul Edit se d comanda Find (gsire). Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand (Find). Se afieaz o fereastr de dialog etichetat cu Find and Replace (cutare i nlocuire) care conine dou file. Dac este cazul, se activeaz fila Find.

244

n cutia text Find What (de cutat) se tasteaz valoarea care urmeaz s fie cutat (text, numr, dat calendaristic). Lista combinat Look In (privire n) este ncrcat automat cu numele cmpului selectat n primul pas. Cutarea se limiteaz la cmpul curent, astfel cutarea va fi rapid. Din aceast list se poate selecta i numele foii de date analizate sau formularului analizat. n acest caz cutarea se refer la toate cmpurile i la toate articolele, cutarea fiind lent. Se deschide lista combinat Search (cutare), prin care se va stabili direcia de cutare. Opiunile posibile sunt: Up (n sus, de la articolul actual spre primul articol); Down (n jos, de la articolul actual spre ultimul articol); All (se va cuta n toate articolele, opiune implicit). Se deschide lista combinat Match (potrivire), care stabilete modul de comparare a informaiei cutate, cu diferitele valori. Opiunile posibile sunt: Whole Field (cmp ntreg). Se caut cmpurile, al cror coninut coincide cu textul specificat n cutia text Find What. Opiune implicit. De exemplu, cu "Pop" nu se va gsi "Popescu". Start of Field (nceputul cmpului). Se caut cmpurile, care ncep cu textul specificat. De exemplu, cu "Pop" se va gsi att "Pop", ct i "Popescu", dar nu i "Ion Pop". Any Part of Field (orice parte a cmpului). Se caut cmpurile, care conin textul cutat ntr-o poziie arbitrar. De exemplu, cu "Pop" se va gsi "Pop", "Popescu" ct i "Ion Popovici". Pentru a cuta prima apariie a valorii introduse n cutia text Find What se va efectua un clic pe butonul de comand Find Next (caut urmtorul). Dac informaia cutat a fost descoperit, ea va fi

245

selectat; n caz contrar se va afia o fereastr n care se comunic acest fapt. Pentru a cuta urmtoarele apariii ale valorii introduse n cutia de text Find What se va efectua un clic pe butonul de comand Find Next. Dup localizarea informaiei cutate se va efectua un clic pe butonul de comand Cancel (nchiderea ferestrei de cutare).

5.4.2 Filtrarea datelor


Prin filtrare se nelege afiarea unor articole care satisfac anumite criterii. Articolele care nu satisfac criteriul respectiv sunt ascunse, dar nu i terse din tabel. Operaia de filtrare este folosit atunci, cnd utilizatorul dorete s pun deoparte anumite articolele neeseniale; pe ecran vor fi afiate doar articolele, care prezint interes n momentul respectiv. Filtrarea articolelor poate fi realizat prin mai multe metode. Cea mai uoar metod de filtrare este filtrarea prin selecie. Singura activitate a utilizatorului nainte de filtrare este "descoperirea" (localizarea) unei valori de cmp, care urmeaz s fie folosit n procesul de filtrare. Astfel, de exemplu, s presupunem c se dorete afiarea tuturor articolelor, care n cmpul Ora conin valoarea Arad. n acest scop se va cuta i selecta o valoare egal cu Arad, dup care va lansa n execuie comanda de filtrare prin selecie, astfel: Se deschide tabelul, interogarea sau formularul care urmeaz s fie filtrat (se va utiliza modul de vizualizare tip foaie de date; la formulare poate fi utilizat i modul de vizualizare tip formular). Se caut o apariie a valorii care urmeaz s fie coninut n toate articolele filtrate. Se selecteaz valoarea respectiv, conform urmtoarelor: Pentru a afia toate articolele n care valoarea cmpului este identic cu valoarea selectat, se va selecta ntreaga informaie memorat n cmp. Dac, de exemplu, din cmpul Ora se selecteaz valoarea Arad, atunci se vor afia toate articolele, care n cmpul Ora conin valoarea Arad. Pentru a afia toate articolele n care valoarea cmpului respectiv ncepe cu valoarea selectat, atunci se selecteaz o parte de nceput din informaia memorat n cmp, pornind de la primul caracter al valorii. Dac, de exemplu, din valoarea Arad se selecteaz numai litera A, atunci se vor afia toate articolele, care ncep cu litera A, de exemplu Arad, Alba Iulia, Anina, Adjud .a.m.d. Pentru a afia toate articolele n care cmpul conine valoarea selectat ntr-o locaie arbitrar, atunci se selecteaz doar o parte din informaia memorat n cmp. Dac, de exemplu, din valoarea

246

Arad se selecteaz literele ra, atunci se vor afia articolele, care conin literele ra, de exemplu Arad, Caracal, Crasna .a.m.d. n meniul Records se indic submeniul Filter, dup care se d comanda Filter by Selection. Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand (Filter by Selection). n urma acestei aciuni pe ecran vor fi afiate doar articolele, care satisfac criteriul respectiv.

Numrul articolelor afiate pe ecran, n continuare, poate fi micorat. n acest scop se va relua algoritmul anterior din pasul al treilea, cu o nou valoare de filtrare. Efectul unei operaii de filtrare poate fi anulat prin tergerea filtrului aplicat. n acest scop n meniul Records se va da comanda Remove Filter/Sort (eliminare filtrare/sortare).

5.4.3 Interogri
Crearea i salvarea unei interogri n fereastra bazei de date analizate se efectueaz un clic pe butonul de comand (interogri, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei). Se efectueaz un dublu clic pe comanda Create query in Design view (crearea interogrii n modul de afiare tip proiect). n urma acestei comenzi pe ecran vor apare dou ferestre: n fa o fereastr etichetat cu Show Table (afiare de tabel); n planul secund o fereastr etichetat cu Select Query (fereastra destinat pentru proiectarea interogrii, care conine grila de proiectare).

247

Fereastra de dialog Show Table conine trei file: Fila Tables afieaz lista tuturor tabelelor din baza de date. Fila Queries afieaz lista tuturor interogrilor bazei de date, create anterior. Se menioneaz faptul, c pot fi create interogri tip stiv, caz n care articolele care se vor afia n noua interogare se bazeaz pe articolele livrate de o alt interogare. Fila Both cumuleaz informaiile existente n cele dou fie anterioare; ea afieaz lista tuturor tabelelor i interogrilor din baza de date. Se efectueaz un dublu clic pe numele obiectului (tabel sau interogare) pe care se bazeaz noua interogare. Variant: printr-un clic se selecteaz obiectul necesar i se acioneaz butonul de comand Add. Obiectul respectiv va fi aezat ("aruncat") n partea superioar a ferestrei Select Query. Fiecrui obiect aruncat i corespunde cte o list, care conine urmtoarele date: numele obiectului aruncat (n capul de tabel a listei), un caracter *, precum i numele tuturor cmpurilor din obiectul respectiv. n cazul exemplului nostru se vor "arunca" n fereastra Select Query tabelele tblJudet i tblLocalitate. Se repet pasul precedent pentru fiecare tabel sau interogare pe care se bazeaz noua interogare. Dup alegerea tuturor obiectelor necesare noii interogri se nchide fereastra Show Table (prin acionarea butonului de comand Close). n urma acestei comenzi se activeaz fereastra Select Query. Dac sunt utilizate mai multe tabele sau mai multe interogri, prima dat se verific modul de conectare a cmpurilor asociate 248

(cmpurile asociate sunt legate cu o linie). Stabilirea de relaii ntre tabele (interogri) sau modificarea tipului relaiilor existente poate fi realizat i n interiorul ferestrei Select Query. Se adaug cmpul implicat n interogare pe gril, situat n partea inferioar a ferestrei Select Query. n acest scop din lista de nume se va trage cu mouse-ul numele cmpului respectiv ntr-o celul liber din linia Field (cmp). n linia Table se afieaz automat numele tabelului (interogrii) care conine cmpul tras. O alt variant este efectuarea unui dublu clic pe numele cmpului necesar. Tragerea pe gril a caracterului "*" este echivalent cu tragerea pe gril a tuturor numelor de cmpuri din tabelul aferent. n cazul nostru au fost trase pe gril cmpul JudetID (care aparine tabelului tblJudet), Nume (din tabelul tblJudet), Centru (din tabelul tblJudet) precum i cmpul NumeLoc (care aparine tabelului tblLocalitate). Dup tragerea acestor cmpuri liniile Field i Table ale ferestrei de proiectare a interogrii va avea aspectul urmtor:

Se repet pasul precedent, pn cnd toate cmpurile necesare interogrii vor fi depuse n liniile Fields i Table ale grilei de interogare. n continuare, pentru fiecare cmp al grilei pot fi stabilite criterii de sortare (celulele din linia Sort), criterii de selectare a articolelor (celulele din linia Criteria) i pot fi desemnate cmpurile vizibile ale interogrii (celulele din linia Show). n cazul nostru, n linia Criteria corespunztoare cmpului tblJudet a fost introdus criteriul "Cluj". n linia Sort corespunztoare cmpului NumeLoc a folosit valoarea Ascending (sortare n ordine cresctoare). Cele patru cmpuri utilizate n interogare sunt vizibile (casetele de selectare din linia Show sunt selectate).

249

Pentru a salva interogarea creat se va efectua un clic pe butonul

Save . n fereastra afiat se va introduce numele atribuit interogrii, dup care se va aciona butonul de comand OK. Rezultatele interogrii pot fi vizualizate prin acionarea butonului Run (executare). Observaii: Criteriile specificate n celulele liniei Criteria sunt legate prin operatorul de conjuncie I (AND). Ele permit limitarea afirii tuturor valorilor coninute ntr-un cmp specificat al grilei. Pentru a specifica un criteriu corespunztor unui cmp, se va efectua un clic pe linia Criteria aferent cmpului i se va introduce criteriul care urmeaz s fie utilizat. Criteriul poate fi o simpl valoare sau un operator urmat de o expresie. Valorile de tip text trebuie s fie ncadrate de o pereche de caractere "ghilimele", iar cele de tip date calendaristice de o pereche de caractere "#" (diez). Tabelul alturat conine mulimea operatorilor utilizai n stabilirea criteriilor:
Operator < <= = Semnificaie Mai mic Mai mic sau egal Egal Expresia introdus n celula Criteria <1200.45 <= Date( ) - 10 = 13 = Date( ) >= "Popescu" Valorile selectate Numere mai mici dect 1200.45 Cel puin cu 10 zile n urm. Numere egale cu 13. Data actual. Mulimea valorilor (numelor) de la "Popescu" pn la sfritul alfabetului. Mulimea valorilor (numelor) care ncep cu litera N pn la sfritul alfabetului. Numere mai mari dect 234 Numere diferite de 2. Mulimea valorilor diferite de "USA"

>=

Mai mare sau egal

>="N"

> <> sau Not

Mai mare

>234 <> 2

Diferit

Not "USA"

Dac n aceeai linie de criterii se introduc mai multe criterii, programul Access va selecta numai articolele care ndeplinesc 250

simultan toate criteriile menionate, adic ntre criteriile introduse n diferitele celule ale aceleai linii de criteriu se utilizeaz operatorul de conjuncie logic AND. n cazul n care criteriile sunt introduse n linii diferite (un criteriu este specificat n linia Criteria, celelalte criterii n linii avnd etichetele or), programul Access va selecta articolele, care ndeplinesc oricare dintre criteriile menionate (adic ntre aceste criterii se utilizeaz operatorul de disjuncie logic OR). Expresiile utilizate n specificarea criteriului introduse ntr-o oarecare celul a liniei Criteria se pot combina cu ajutorul urmtorilor operatori logici (utilizai mai frecvent):
Operator Semnificaie Expresia introdus n celula Criteria >= 5 And <=10 Valorile selectate Numere mai mari sau egali dect 5 i mai mici sau egali dect 10. Zile calendaristice mai mari dect 1 decembrie 2002 i mai mici dect 31 decembrie 2002. Numere mai mari dect 77 sau mai mici dect 55. Numere diferite de 55.

And

Conjuncie logic (operatorul I)

> #12/1/02# And < #12/31/02#

Or Not

Disjuncie logic (operatorul SAU) Negaie logic (operatorul NU)

> 77 Or < 55 Not 55

Articolele afiate de o interogare pot fi sortate n funcie de valorile coninute ntr-un cmp specificat al grilei. n acest scop se va efectua un clic pe linia Sort a cmpului care urmeaz s fie sortat, moment n care n celula respectiv va apare un buton corespunztor unei liste combinate. Din aceast list pot fi selectate trei valori: Ascending - sortare n ordine cresctoare, de exemplu de la A la Z, de la 0 la 9, de la date calendaristice mai vechi la date calendaristice mai recente; Descending - sortare n ordine descresctoare, de exemplu de la Z la A, de la 9 la 0, de la date calendaristice mai recente la date calendaristice mai vechi; (not sorted) - fr sortare; se folosete atunci, cnd se dorete anularea unei sortri ascendente sau descendente specificate anterior. Dac se cere realizarea unei sortri n funcie de valorile coninute n mai multe cmpuri, programul Access va sorta secvenial de la stnga 251

la dreapta, adic primul criteriu de sortare este specificat de coninutul cmpului situat n poziia din stnga. ntr-o interogare pot fi incluse anumite cmpuri doar pentru stabilirea criteriilor de selectare sau de sortare. Pentru a mpiedica apariia unui cmp n cadrul informaiilor de ieire ale interogrii, n linia Show a cmpului se va deselecta cutia de selectare corespunztoare, adic: reprezint un cmp ascuns; reprezint un cmp afiat.

Editarea unei interogri O interogare creat anterior poate fi editat. n acest scop, n fereastra bazei de date se alege fereastra corespunztoare filei Queries, se efectueaz un clic pe numele interogrii, dup care se d comanda Design, prin care se afieaz grila de proiectare a interogrii. Operaiile fundamentale de editare sunt urmtoarele: Adugarea, tergerea sau modificarea criteriilor utilizate n interogare. Aceste operaii se pot efectua folosind linia Criteria a grilei de interogare. Adugarea, tergerea sau deplasarea unor cmpuri utilizate n grila de interogare. Pentru a aduga un nou cmp grilei de interogare, cmpul respectiv (afiat n schema de tabel afiat n partea superioar a grilei) trebuie tras cu ajutorul mouse-ului ntr-o celul liber a liniei Field. Exist posibilitatea de a depune tabele noi n grila de interogare. Tabelele noi se pot depune n gril prin comanda Show Table (meniul Query). Dac se dorete tergerea unui cmp din grila de interogare, atunci se efectueaz un clic n selectorul de coloan corespunztor cmpului i se apas tasta Delete. Prin selector de coloan se nelege bara orizontal situat deasupra unei coloane. O coloan selectat poate fi mutat ntr-o alt poziie prin tragerea ei cu mouse-ul n noua locaie. Limea coloanelor grilei de interogare poate fi, de asemenea, modificat. Prima dat se aeaz cursorul de mouse pe marginea vertical din dreapta selectorului de coloan. n momentul n care se modific forma cursorului de mouse, se efectueaz o tragere orizontal. 252

Ascunderea sau reafiarea unor cmpuri utilizate n grila de interogare. Aceste operaii se realizeaz folosind casetele de selectare plasate n linia Show a grilei de interogare. Dac fereastra de proiectare a interogrii conine mai multe tabele asociate, ntre cmpurile asociate va apare o linie. Uneori este necesar modificarea acestor asocieri. Modificarea asocierii afecteaz numai modul n care actuala interogare va selecta articolele, deci nu are nici un efect asupra relaiilor stabilite ntre tabele. Pentru tergerea unei asocieri (din actuala interogare) se va efectua un clic pe linia de reprezentare a relaiei i se va aciona tasta Delete. Dac se dorete crearea unei alte asocieri, atunci se va trage cmpul din tabelul primar peste cmpul din tabelul asociat. Pentru afiarea ferestrei de dialog prin care se poate stabili tipul de asociere se va efectua un dublu clic pe linia de reprezentare a relaiei. Afiarea articolelor livrate de o interogare (executarea unei interogri) n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (interogri). Din lista de interogri, printr-un clic se alege interogarea dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Open, deschidere). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz articolele livrate de interogare, n modul de afiare tip foaie de date (Datasheet View). Un alt mod pentru afiarea articolelor livrate de o interogare este efectuarea unui dublu clic pe numele interogrii respective. tergerea unei interogri n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (interogri). Din lista de interogri, printr-un clic se alege interogarea dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Delete). Variant: se acioneaz tasta DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment. Operaia de tergere de interogare trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No.

253

Salvarea i nchiderea unei interogri Dac se fac operaii de editare n grila de interogare, interogarea respectiv trebuie salvat prin efectuarea unui clic pe butonul de comand (Save). Variant: din meniul File se d comanda Save. Pentru nchiderea unei interogri se va efectua un clic pe butonul (Close, situat n partea dreapta sus a ferestrei aferente interogrii). Variant: din meniul File se d comanda Close.

5.4.4 Sortarea articolelor


Programul Access dispune de comenzi prin care se poate realiza sortarea n ordine cresctoare (de la A la Z, de la 0 la 9) sau descresctoare a articolelor (de la Z la A, de la 9 la 0), n funcie de valorile coninute ntr-un cmp selectat. Prin comenzi simple pot fi sortate: articolele unui tabel (n modul de vizualizare tip foaie de date); articolele livrate de o interogare (n modul de vizualizare tip foaie de date); articolele unui formular (n modul de vizualizare tip foaie de date i n modul de vizualizare tip formular). Este posibil sortarea articolelor, care au fost filtrate anterior. n modul de afiare tip foaie de date sau tip formular se efectueaz un clic pe numele cmpului, ale cror valori urmeaz s fie utilizate n procesul de sortare. n urma acestei operaii se selecteaz coloana corespunztoare cmpului. Dac se dorete sortarea n ordine cresctoare, atunci n meniul Records se va indica submeniul Sort i se va da comanda Sort Ascending. Variant: clic pe butonul de comand . Dac se dorete sortarea n ordine descresctoare, atunci n meniul Records se va indica submeniul Sort se va da comanda Sort Descending. Variant: clic pe butonul de comand . Ordinea de sortare aplicat unui tabel, unei interogri sau unui formular poate fi ndeprtat; astfel se revine la ordinea existent nainte de sortare. n acest scop, n modul de afiare tip foaie de date sau tip formular, se va da comanda Remove Filter/Sort (eliminare filtrare/sortare, meniul Records).

254

5.5 Rapoarte
Examinarea (vizualizarea) unui raport creat anterior n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (rapoarte, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei). Din lista de rapoarte printr-un clic se alege raportul dorit. Se efectueaz un clic pe butonul de comand (Preview, examinare). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz raportul respectiv, folosind modul vizualizare "examinare naintea imprimrii" (Print Preview). Un alt mod pentru vizualizarea unui raport este efectuarea unui dublu clic pe numele raportului respectiv. Crearea i salvarea unui raport n fereastra bazei de date se execut un clic pe butonul (rapoarte). Se execut un dublu clic pe comanda Create report by using Wizard (crearea raportului utiliznd expertul). n urma acestei aciuni se afieaz prima fereastr a expertului de raport:

Din lista combinat Tables/Queries se aleg tabelele (interogrile) utilizate n raport. Dup selectarea unui astfel de obiect n lista Available Fields (cmpuri disponibile) se vor afia cmpurile disponibile ale obiectului respectiv. Din lista Available Fields printrun clic se selecteaz un nume de cmp, dup care se execut un clic pe butonul . Cmpul selectat se va deplasa n zona etichetat cu Selected Fields (cmpuri selectate). Se repet procedura pentru fiecare cmp utilizat n raport. n continuare din lista combinat 255

Tables/Queries se pot selecta i alte tabele sau interogri, iar cmpurile necesare n raport se vor depune n lista Selected Fields. Dup ce au fost desemnate toate cmpurile utilizate n raport se acioneaz butonul de comand Next, prin care se trece la pasul urmtor al expertului.

Aceast fereastr a expertului se refer la o eventual grupare a articolelor din raport, n funcie de valorile coninute ntr-un cmp specificat. Dac se dorete gruparea articolelor n funcie de valorile unui cmp, n lista din stnga se efectueaz un clic pe numele cmpului respectiv i se acioneaz butonul . Pot fi selectate mai multe niveluri de grupare. n exemplul nostru au fost selectate dou niveluri de grupare. Primul nivel de grupare se bazeaz pe coninutul cmpului Continent, iar nivelul al doilea pe coninutul cmpului Tara. Dup stabilirea nivelurilor de grupare se va aciona butonul de comand Next.

256

Aceast fereastr a expertului se refer la ordinea de sortare a valorilor din cmpurile, care vor fi plasate n seciunea de detalii ale raportului (n aceast seciune pot fi sortate numai cmpurile, care nu sunt utilizate pentru grupri). Operaia de sortare a articolelor din seciunea de detalii poate fi realizat dup cel mult patru cmpuri, n ordine cresctoare sau descresctoare. n exemplul nostru s-a cerut sortarea cresctoare a articolelor din seciunea de detalii dup valorile coninute n cmpul Nume. Dup stabilirea opiunilor de sortare se va aciona butonul de comand Next.

n noua fereastr a expertul se poate stabili modul de aezare a raportului n pagin precum i orientarea paginii utilizate. Butoanele de opiune afiate n zona Layout (aspect) permit selectarea modului de aezare a raportului n pagin. Efectul lor poate fi vizualizat chiar n interiorul ferestrei de dialog (n partea din stnga a ferestrei). 257

Butoanele de opiune din zona Orientation se refer la orientarea paginii imprimate (portret sau vedere). Fereastra este prevzut i cu o caset de selectare. Dac caseta este selectat, atunci limea cmpurilor raportului vor fi ajustate de programul Access astfel nct toate cmpurile s ncap n pagin. Dup selectarea acestor opiuni se va aciona butonul de comand Next. Din fereastra afiat se alege stilul care urmeaz s fie utilizat de antetulul raportului precum i de etichetele i controalele afiate n seciunea de detalii ale raportului. Stilurile pot fi vizualizate n interiorul ferestrei de dialog. Dup selectarea stilului preferat se va aciona butonul de comand Next. n ultima fereastr a expertului se stabilete titlul raportului. Prin aplicarea unui clic pe butonul de comand Finish se termin activitatea expertului de raport.

Raportul creat de vrjitor este salvat automat i este afiat n modul de vizualizare "examinare naintea imprimrii" (Print Preview). Acest mod de vizualizare poate fi modificat n modul de vizualizare tip proiect (Design View). Comenzile de alegere a modului de vizualizare utilizat se gsesc n meniul View. Un raport grupat dup coninutul cmpurilor Continent i ara i sortat cresctor dup coninutul cmpului Nume poate avea aspectul de mai jos:

Editarea unui raport creat anterior Prin editarea unui raport vom ntelege urmtoarele operaii: Modificarea ordinii de afiare a cmpurilor n structura raportului. Gruparea i sortarea datelor dup diferite cmpuri. Introducerea formulelor n anteturile i subsolurile de raport, prin care se pot apela funcii tip agregat (SUM, MIN, MAX, AVG, COUNT). Adugarea i modificarea textelor n antetul i subsolul unui raport. 258

Aceste operaii de editare se pot realiza numai dac raportul este deschis n modul de afiare tip proiect (Design View). n acest scop n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul (rapoarte), din lista de rapoarte printr-un clic se alege raportul dorit i se efectueaz un clic pe butonul de comand (Design), prin care se deschide raportul n modul de vizualizare tip proiect. Un raport afiat n acest mod de vizualizare poate avea aspectul din captura de mai jos:

Un raport se compune de regul din mai multe seciuni. Seciunea de detalii (Detail) a raportului se repet pentru fiecare articol n momentul n care raportul este afiat n modul de vizualizare "examinare naintea imprimrii". n afara seciunii de detalii, un raport poate avea un antet i un subsol al raportului (Report Header i Report Footer), un antet i un subsol al paginii (Page Header i Page Footer) precum i antete i subsoluri pentru un numr de pn la zece nivele de grupare. Antetele i subsolurile aferente raportului i paginii se pot afia / ascunde prin comenzile Report Header / Footer i Page Header / Footer (meniul View). Antetul i subsolul de pagin definesc elementele care vor fi imprimate n partea de sus i de jos a fiecrei pagini. Antetul de raport apare numai pe prima pagin a raportului i joac rolul unui titlu pentru ntregul raport. Subsolul de raport apare numai pe ultima pagin a raportului. Modificarea ordinii de afiare a cmpurilor n structura unui raport Cmpurile afiate n seciunea de detalii a unui raport sunt reprezentate cu ajutorul controalelor tip cutie text (Text Box). Prin operaii simple, efectuate cu ajutorul mouse-ului, aceste cutiile text se pot muta n alt locaie a raportului, 259

prin care se modific ordinea de afiare a cmpurilor n structura raportului. Pentru mutarea unui control se va utiliza urmtorul algoritm: Se execut un clic pe controlul care urmeaz s fie mutat ntr-o alt locaie a raportului. Pentru a selecta mai multe controale, n timpul selectrii lor se ine apsat tasta SHIFT. n jurul controlului apar opt ptrele utilizate n procesul de redimensionare. Se indic marginea superioar a controlului, moment n care cursorul mouse-ului se transform ntr-o mn cu cinci degete ntinse. n acest moment se trage controlul ntr-o nou locaie. n momentul n care se ajunge n locaia dorit, se elibereaz butonul de mouse. Pentru tergerea unui control se efectueaz un clic pe controlul respectiv i se acioneaz tasta DELETE. Modificarea sau definirea gruprii i sortrii datelor unui raport Se deschide raportul n modul de vizualizare tip proiect. Se efectueaz un clic pe butonul Sorting And Grouping . Variant: din meniul View se d comanda Sorting and Grouping. n urma acestei aciuni se afieaz fereastra etichetat cu Sorting and Grouping. Cu aceast fereastr se poate modifica sau stabili modul n care se vor grupa datele (i anume dup valorile cror cmpuri i n ce ordine).

n prima linie a coloanei Field/Expression se efectueaz un clic pe butonul i din lista afiat se selecteaz un nume de cmp pe care se bazeaz primul criteriu de grupare. n urmtoarea linie se va introduce un alt nume de cmp pe care se bazeaz cel de al doilea criteriu de grupare .a.m.d. n momentul completrii coloanei Field/Expression programul Access va alege automat ordinea

260

cresctoare de sortare a gruprilor, adic n coloana Sort Order (ordinea de sortare) se va depune valoarea Ascending (ordinea cresctoare). Ordinea de sortare a unei grupri poate fi modificat dac n linia corespunztoare gruprii se efectueaz un clic pe celula din coloana Sort Order i se alege varianta Descending. Proprietile unei grupri pot fi configurate. n acest scop printr-un clic aplicat n coloana Field/Expression se alege gruparea respectiv; proprietile gruprii desemnate se stabilesc prin subfereastra Group Properties. Principalele proprieti ale unei grupri sunt prezentate n tabelul urmtor:
Descriere Dac se alege varianta Yes, atunci pentru cmpul selectat din coloana Field/Expression se va crea o grupare de articole i n raport se va genera o seciune de antet de grupare. n urma acestei aciuni n selectorul de linie al cmpului (n prima coloan a ferestrei de sortare i grupare) se afieaz un indicator de grupare, care are forma . Programul Access adaug o seciune de antet de grupare n fereastra de proiectare a raportului, n faa seciunii de detalii a raportului. n aceast seciune ulterior se pot depune, de exemplu, cutii text. n cutiile text respective se pot depune formule. Valoarea implicit a proprietii Group Header este No (nu se creeaz antet de grupare). Dac se alege varianta Yes, atunci pentru cmpul selectat din coloana Field/Expression se va crea o grupare de articole i n raport se va genera o seciune de subsol de grupare. n urma acestei aciuni n selectorul de linie al cmpului se afieaz un indicator de grupare . Programul Access adaug o seciune de subsol de grupare n fereastra de proiectare a raportului, dup seciunea de detalii a raportului. n aceast seciune ulterior se pot depune, de exemplu, cutii text. n cutiile text respective se pot depune formule. Valoarea implicit a proprietii Group Footer este No (nu se creeaz subsol de grupare).

Proprietate

Group Header

Group Footer

Introducerea n antetele i subsolurile unui raport a diferitelor formule n antetele i subsolurile unui raport se pot insera cutii text. Coninutul acestor cutii text de obicei sunt apeluri de funcii tip agregat, care livreaz valori globale referitoare la cmpurile existente n grupare. Se menioneaz faptul c formulele existente n cutii text se pot depune n orice tip de antet i de subsol (grupare, pagin sau raport). Fiind n modul de vizualizare tip proiect, pentru introducerea unei cutii text ntr-un antet/subsol se va verifica dac este vizibil cutia de unelte. Afiarea, respectiv ascunderea casetei de instrumente se realizeaz prin meniul View, comanda Toolbox. Pentru a introduce o cutie text n antetul sau n subsolul unui raport se va efectua un clic pe butonul (Text Box) al casetei de instrumente. Dup acionarea acestui buton printr-un clic se desemneaz antetul 261

sau subsolul dorit i se deplaseaz mouse-ul. n momentul eliberrii butonului mouse-ului n antetul/subsolul desemnat se vor crea dou controale: un control tip etichet i un control tip text.

n controlul etichet (controlul din stnga) se va tasta un text prin care se descrie succint rolul formulei. n controlul cutie text (controlul din dreapta) se va tasta o formul. n antetele i subsolurile unui raport de obicei se depun urmtoarele formule:
Formul = SUM ([NumeCmp]) = COUNT([Orae]) =MIN([Locuitori]) = MAX([Locuitori]) = AVG([Locuitori]) Semnificaie Suma valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg. Numrul de valori din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg. Minimul valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg. Maximul valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg. Media aritmetic a valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii, paginii sau raportului ntreg.

De exemplu, n subsolul unei grupri, bazat pe valorile cmpului JudetID, al unui raport, s-au introdus urmtoarele formule:

Acest subsol, n modul de vizualizare nainte de imprimare, are aspectul alturat:

Adugarea i modificarea textelor i a imaginilor n anteturile i subsolurile unui raport

262

Pentru a introduce un text (etichet) n antetul sau n subsolul unui raport se va efectua un clic pe butonul (Label) al cutiei de unelte. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n antetul sau subsolul dorit locaia unde se va poziiona irul de caractere, dup care se tasteaz irul respectiv. Pentru a introduce o imagine grafic n antetul ori n subsolul unui raport se va efectua un clic pe butonul (Image) al cutiei de unelte. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n antetul sau subsolul dorit locaia unde se va poziiona imaginea. Se afieaz fereastra de dialog prin care se stabilete imaginea dorit. Modificarea unui text se realizeaz prin selectarea etichetei respective i operarea editrilor dorite. ndeprtarea etichetelor i a imaginilor din zonele de antet/subsol se face prin efectuarea unui clic pe controlul respectiv i acionarea tastei DELETE. tergerea unui raport Pentru a terge un raport, n fereastra bazei de date se selecteaz raportul respectiv i se efectueaz un clic pe butonul de comand (Delete). Variant: din meniul Edit se d comanda Delete, care are tasta de comenzi rapide DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment. Operaia de tergere de raport trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No. Salvarea i nchiderea unui raport Dac se fac operaii de editare ntr-un raport, raportul respectiv trebuie salvat prin efectuarea unui clic pe butonul de comand (Save). Variant: din meniul File se d comanda Save. Pentru nchiderea unui raport se va efectua un clic pe butonul situat n partea dreapta sus a ferestrei aferente interogrii). Variant: din meniul File se d comanda Close.

(Close,

5.6 Pregtirea rezultatelor


Vizualizarea (examinarea) nainte de imprimare a unui tabel, formular sau raport nainte de a lansa n execuie operaia de imprimare a unui tabel, formular sau raport, se recomand lansarea n execuie a comenzii de vizualizare a obiectului care se va imprima n modul prealabil imprimrii. Acest mod poate fi declanat prin selectarea obiectivului din fereastra bazei de date i lansarea comenzii Print Preview (meniul File). Aceast comand poate fi accesat i prin butonul de comand (Print Preview, bara de unelte Database). Dac 263

aspectul obinut corespunde cerinelor dvs, se poate cere imprimarea imediat a obiectului analizat. Configurarea opiunilor referitoare la pagina utilizat n procesul de imprimare Se deschide tabelul, intrerogarea, formularul sau raportul. n cazul unui tabel sau al unei interogri se va utiliza modul de vizualizare tip foaie de dat sau modul de vizualizare nainte de imprimare. Un formular sau un raport poate fi deschis n orice mod de vizualizare. Din meniul File se d comanda Page Setup (iniializare pagin). Se afieaz o fereastr de dialog format din filele Margins, Page, eventual i Columns.

Prin fila Margins a ferestrei de dialog Page Setup se stabilete dimensiunea zonei de imprimare, adic se stabilesc cele patru margini utilizate (msurtorile se dau n inchi, se va imprima doar n interiorul celor patru margini). n cazul formularelor i rapoartelor prin caseta de selectare Print Data Only se stabilete dac se vor imprima doar datele i se omite imprimarea etichetelor, bordurilor, liniilor de reea, imaginile grafice ale liniilor i cutiilor. n cazul imprimrii tabelelor sau a articolelor livrate de o interograre prin caseta de selectare Print Headings se poate cere imprimarea anteturilor. Prin fila Page a ferestrei de dialog se stabilete orientarea hrtiei utilizate la imprimare. Variantele posibile sunt opiunile Portrait (portret, se imprim paralel cu marginea mai ngust a hrtiei) i Landscape (vedere, se imprim paralel cu marginea mai lat a hrtiei).

264

Prin lista combinat Size, situat n subfereastra Paper, se alege dimensiunea hrtiei, de exemplu A4, precum i modul de alimentare cu hrtie a imprimantei. De asemenea, se poate stabili imprimanta utilizat (cea implicit sau o imprimant specificat). n cazul formularelor i rapoartelor fereastra de dialog conine o i fil Columns prin care se stabilete numrul, dimensiunea i modul de implementare a coloanelor.

Opiuni pentru imprimare Opiunile utilizate n procesul de imprimare se pot stabili prin meniul File, comanda Print.

n aceast fereastr de dialog, prin lista combinat Name situat n subfereastra Printer se alege tipul imprimantei utilizat n procesul de imprimare. Dac se dorete imprimarea ntr-un fiier disc, de extensie PRN, atunci se selecteaz caseta de selectare Print to File. Numrul de copii dorite se introduce n cutia Number of Copies. Imprimarea foii de date corespunztoare unui tabel, a unei interogre sau a unui formular (adic a tuturor articolelor aferente obiectului ) Se deschide tabelul, interogarea sau formularul n modul de vizualizare tip foaie de dat. Din meniul File se d comanda Print. Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune All. 265

Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK. Imprimarea articolelor selectate dintr-o foaie de date a unui tabel, a unei interogri sau a unui formular Se deschide tabelul, interogarea sau formularul n modul de vizualizare tip foaie de dat. Se selecteaz articolele care se vor imprima. Din meniul File se d comanda Print. Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Selected Record(s). Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK. Imprimarea tuturor articolelor unui tabel sau a articolelor livrate de o interogare folosind formularul corespunztor obiectului Se deschide formularul corespunztor obiectului n modul de vizualizare tip formular (Form View) sau n modul de vizualizare tip foaie de dat (Datasheet View). Din meniul File se d comanda Print. Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune All. Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK. Formularul este imprimat n modul de vizualizare specificat de proprietatea DefaultView. Imprimarea articolelor selectate ale unui tabel sau a articolelor livrate de o interogare, folosind formularul corespunztor obiectului Se deschide formularul corespunztor obiectului n modul de vizualizare tip formular sau n modul de vizualizare tip foaie de dat. Se selecteaz articolele dorite prin efectuare de clicuri pe selectori de date (dac se dorete selectarea mai multor articole, atunci se va efectua un clic pe primul selector de articol i se deplasa cursorul mouse-ului pn la ultimul selector de articol care se va imprima). Din meniul File se d comanda Print. Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Selected Record(s). Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK. Imprimarea unui raport

266

n fereastra bazei de date se selecteaz raportul respectiv i se deschide folosind modurile de vizualizare tip proiect (Design View), examinare nantea imprimrii (Print Preview) sau vizualizare tip implementarea (Layout Preview). Din meniul File se d comanda Print. Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Pages, dup care se specific numrul paginilor dorite folosind cutiile text From (de la) i To (pn la). Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda OK.

267

Evaluare