Cursul 1

INFORMATIC APLICAT

C.1.

NOIUNI DE BAZ PRIVIND PRELUCRAREA AUTOMAT A DATELOR

n acest curs se intlnete o serie de noiuni teoretice (dat, informaie, decizie, sistem informaional i sistem informatic) fr de care nu se poate nelege restul cursului. Trebuie neles de la nceput c pentru a obine informaii trebuie s dispunem de un volum corespunztor de date pe care s le prelucrm dup criterii diferite, iar n urma procesului de prelucrare se obine un volum de informaii suficient de mare pentru a fi folosit de conducerea, de exemplu, a unei societi comerciale. Se lmuresc, n continuare, etapele procesului de prelucrare a datelor i noiunile de sistem informaional i sistem informatic. innd seama de relaia om calculator, se pune problema reflectrii de ctre calculator a datelor transmise de ctre om, deci se definesc codurile utilizate pentru reflectarea datelor n memoria calculatorului.

1.1. Informaie, dat, decizie. Clasificarea informaiilor

Conducerea modern a activitii unei societi comerciale este de neconceput fr a avea la baz un volum suficient de informaii. Obinerea acestora la timp i de o calitate superioar implic utilizarea pe scar larg a tehnicii electronice de calcul. De calitatea informaiilor cu care opereaz organele de conducere i de capacitatea de analiz a acestora depinde, n ultim instan, calitatea deciziilor luate pentru desfurarea n bune condiii a activitii economice. Se poate afirma c, din punctul de vedere al conducerii, informaia reprezint purttorul de noutate despre fenomenele i procesele economice care se desfoar n cadrul unei societi comerciale sau n afara acesteia, dar au legtur cu ea i care este folosit n activitatea de analiz i decizie. Informaia este produsul unui ir ntreg de prelucrri a datelor primare care apar ca urmare a desfurrii activitii unei societi comerciale. Schema simplificat a procesului de obinere a informaiilor poate fi reprezentat astfel:

Figura 1.1. Schema procesului de prelucrare a datelor

INFORMATIC APLICAT

Cursul 1

n procesul de prelucrare are loc transformarea datelor ntr-o form util, cu un plus de cunoatere. Datele sunt iruri de caractere (cifre, litere, simboluri, cuvinte) cu o anumit semnificaie. Ele constituie materia prim din care se obin informaiile. Datele, organizate ntr-o form accesibil, sunt introduse n sistemul electronic de calcul n vederea prelucrrii lor, cu scopul de a obine informaii. Din punct de vedere al procesului de prelucrare informaia este rezultatul unui proces de prelucrare a datelor, destinat utilizrii n munca de conducere i decizie. Privit n sens de cunoatere, informaia reprezint o tire, un semnal care reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului ei un plus de cunoatere. Deoarece informaiile rezult n urma procesului de prelucrare a datelor putem spune c ele nu sunt altceva dect produsul finit al acestui proces. Informaiile se pot clasifica dup diverse criterii dup cum urmeaz: a) dup forma de exprimare a fenomenelor i proceselor economice pe care le reflect, informaiile pot fi: analogice, cantitative, calitative. informaiile analogice caracterizeaz parametrii cu variaie continu din cadrul proceselor tehnologice, cum ar fi: intensitatea, temperatura, presiunea, viteza etc; informaiile cantitative sau numerice se obin prin prelucrarea datelor numerice referitoare la fenomenele sau procesele economice ce au loc n cadrul unei societi comerciale. Ele se obin pe baz de observaie (cntrire, msurare, numrare) sau pe baz de calcule; informaiile calitative sau nenumerice exprim latura calitativ a activitii unei societi comerciale. Ele se obin prin prelucrri succesive ale informaiilor cantitative, evideniind aspectele pozitive sau negative ale activitii economice. Se prezint n general sub form de rapoarte i sunt utilizate de ctre conducerea societii n activitatea de analiz i decizie. b) dup situarea n timp a procesului sau fenomenului economic reprezentat, informaiile se pot grupa astfel: active, pasive i previzionale. informaiile active sau operative reprezint procesele sau fenomenele economice n momentul desfurrii acestora. Ele sunt utilizate de ctre conducerea societii pentru luarea unor decizii operative care s duc la mbuntirea imediat a activitii unei societi; informaiile pasive (istorice) reflect procesele i fenomenele economice care au avut loc ntr-o anumit perioad de gestiune (lun, trimestru, semestru, an). Aceste informaii sunt folosite de ctre conducerea societii pentru a elabora, pe baza unor analize economice temeinice, decizii care privesc activitatea viitoare; informaiile previzionale se refer la activitatea viitoare a unei societi comerciale, ele obinndu-se pe baza informaiilor pasive dar i avnd la baz perspectiva de dezvoltare a societii. Ele sunt concretizate n programe i planuri care caracterizeaz activitatea viitoare a societii analizate.

Cursul 1

INFORMATIC APLICAT

c) dup coninutul lor informaiile pot fi: elementare, complexe, sintetice. informaiile elementare reflect operaii i procese economice ce nu mai pot fi descompuse; informaiile complexe se obin prin prelucrarea celor elementare i reflect un proces sau fenomen economic n ansamblul su. Aceste informaii sunt redate sub form de situaii centralizatoare sau rapoarte prin care se reflect o anumit latur a activitii economice pe o perioad de timp; informaiile sintetice se obin prin prelucrri succesive ale celorlalte dou categorii de informaii i caracterizeaz activitatea societii pe o perioad de timp n ansamblul ei sub forma unor indicatori cum ar fi: rentabilitatea, productivitatea muncii, nivelul costurilor de producie etc. d) dup suportul informaional utilizat pentru transmitere, informaiile pot fi: verbale, scrise sub forma unor situaii de ieire, grafice prezentate sub form de imagini video sau pe hrtie, informaii transmise sub form de unde radio sau magnetice, precum i informaii nregistrate, codificat, pe diferite medii materiale (band magnetic, disc magnetic etc) n scopul utilizrii acestora ntr-un nou proces de prelucrare; e) dup domeniul de activitate la care se refer, informaiile se pot grupa astfel: tehnologice, tehnico-tiintifice i economice. informaiile tehnologice reflect procesele de producie fiind folosite de ctre conducerea societii pentru dirijarea n continuare a acestor procese; informaiile tehnico-tiinifice rezult din prelucrarea datelor de cercetaredezvoltare i sunt utilizate n acest domeniu pentru dezvoltarea activitii de cercetare tehnologic, dar n special pentru perfecionarea activitii de producie; informaiile economice reflect latura economic a activitii unei societi comerciale, ele fiind utilizate de ctre conducerea acesteia n activitatea de analiz i decizie. Aceste informaii se obin prin prelucrri succesive de ctre compartimentele din cadrul unei societi comerciale aflate pe diferite trepte ierarhice. Astfel, la nivelul organelor operativ-executive (secii, ateliere, depozite) volumul informaiilor este mai mare, dar ele sunt de o complexitate sczut, ca apoi prin prelucrri succesive la nivelul compartimentelor funcionale, volumul acestora s scad, dar va crete n complexitate, ele reflectnd un proces economic sau o latur a acestuia n totalitatea sa. Rezult deci, c n cadrul unei societi comerciale informaiile circul att ntre diferite compatimente funcionale aflate la acelai nivel ierarhic, ct i ntre diferite verigi (puncte) ale organigramei pornind de la organele operativ-executive ctre organele de conducere, formnd fluxuri informaionale. Fluxul informaional reprezint drumul parcurs de o informaie din momentul apariiei unui fenomen sau proces economic i pn cnd, pe baza cunoaterii lui de ctre organele de conducere, se declaneaz un alt fenomen sau proces economic. La nivelul unei societi comerciale fluxurile informaionale sunt de dou tipuri: a) fluxuri informaionale interne care asigur circulaia informaiilor ntre diferite structuri organizatorice sau ntre diferite compartimente ale structurii organizatorice, fiind folosite de organele de conducere pentru fundamentarea deciziilor. Aceste fluxuri informaionale pot fi, la rndul lor: orizontale i verticale.

INFORMATIC APLICAT

Cursul 1

fluxurile informaionale interne orizontale asigur schimbul de informaii ntre compartimente funcionale aflate la acelai nivel ierarhic.

Figura 1.2. Fluxuri informaionale interne orizontale fluxurile informaionale interne verticale asigur o circulaie a informaiilor de la organele operativ-executive ctre organele de conducere (flux vertical ascendent) care le folosesc pentru fundamentarea deciziilor sau de la organele de conducere ctre organele operativ-executive (flux vertical descendent), n acest mod circul deciziile care sunt luate de ctre organele de conducere i sunt transmise spre executare organelor operativ-executive.

Figura 1.3. Fluxuri informaionale interne verticale b) fluxurile informaionale externe care asigur circulaia informaiilor fie ntre diferite societi comerciale, fie ntre acestea i organele ierarhic-superioare i n acest caz avem fluxuri informaionale: orizontale i verticale. fluxurile informaionale externe orizontale asigur circulaia informaiilor ntre diferite societi comerciale determinate de relaiile comerciale ce se stabilesc ntre acestea pe baza contractelor de aprovizionare sau desfacere, precum i de relaiile care se stabilesc ntre acestea i bncile comerciale care le deservesc.

Cursul 1

INFORMATIC APLICAT

Figura 1.4. Fluxuri informaionale externe orizontale fluxurile informaionale externe verticale asigur circulaia informaiilor de la societatea comercial ctre organele ierarhic superioare i invers. Ca i cele interne, fluxurile informaionale externe verticale pot fi, la rndul lor: ascendente sau descendente.

Figura 1.5. Fluxuri informaionale externe verticale n flux vertical ascendent circul informaiile trasmise de fiecare societate comercial, sub forma indicatorilor sintetici, ctre organele ierarhic superioare care la rndul lor fac operaii de centralizare i raportare; n flux vertical descendent circul deciziile luate de ctre organele superioare care sunt transmise spre a fi executate de ctre fiecare societate comercial din subordine. Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant n procesul de fundamentare a deciziilor, n realizarea unei conduceri eficiente a activitii societii comerciale. Deoarece deciziile se iau pe baza unei analize atente a rezultatelor obinute de o societate comercial pe o anumit perioad de timp, putem spune c deciziile nu sunt altceva dect nite informaii de comand date ctre sistemul condus. Pentru sistemul condus decizia
5

INFORMATIC APLICAT

Cursul 1

are caracter obligatoriu, ea fiind transpus n practic n funcie de indicaiile organului de conducere. Calitatea deciziilor depinde de calitatea informaiilor care au stat la baza elaborrii lor. Din acest motiv, la nivelul conducerii unei societi comerciale trebuie s stea permanent, ca o preocupare de baz perfecionarea sistemului informaional. O modalitate de realizare a acestui obiectiv o reprezint utilizarea sistemelor electronice de calcul n procesul de prelucrare a datelor. NTREBRI DE CONTROL 1. Ce nelegei prin dat? 2. Dar prin informaie? 3. Cum se clasific informaiile? 4. Ce nelegei prin flux informaional? De cte feluri este acesta? 5. Ce nelegei prin decizie?