Managementul proiectelor

Capitolul 12 MANAGEMENTUL PROIECTELOR N SOCIETATEA INFORMAIONAL

"Nu este suficient s facem tot ce putem; cteodat trebuie s facem i ceea ce trebuie W. Churchill Obiectivele urmrite: Cunoaterea impactului tehnologiilor informaiei i comunicrii asupra managementului proiectelor. ntelegerea principalelor comenzi ale programului Microsoft Project. Cunoaterea avantajelor i dezavantajelor manage-mentului de proiect asistat de calculator. Impactul tehnologiilor informaiei i comunicrii asupra managementului proiectelor
12.1.

Dezvoltarea tehnologiilor informaiei i comunicrii au revoluionat industria calculatoarelor fcnd posibil miniaturizarea acestora i extinderea ariei lor de utilizare n tot mai multe domenii ale activitii umane ce pot fi gestionate sub form de proiecte In prezent, economia mondial evolueaz ctre o societate informaional global, n care informaia reprezint o surs important de avantaje competitive. Rezultatul acestei evoluii se datoreaz unor produse i activiti intelectual-intensive care prezint un potenial imens de dezvoltare i integrare. Noile tehnologii permit lucrul n echipe multidisciplinare (groupware), accesul, prelucrarea, stocarea i transmiterea informaiilor din ce n ce mai mai uor i cu costuri mai mici, ceea ce are drept urmare eficientizarea activitilor specifice diferitelor proiecte printr-o alocare optim a resurselor materiale, financiare, umane i informaionale. Informaiile sunt eseniale pentru performana proiectelor, eficacitatea acestora fiind dependent de modul de vehiculare i prezentare a situaiilor informaionale n cadrul unor sisteme informaionale performante.
5

Dezvoltarea tehnologiei informaiei i reducerea costurilor acesteia au permis organizaiilor s achiziioneze avantajos componente hardware i software pentru dezvoltarea sistemelor informatice, unele dintre ele crendu-i sisteme informatice integrate ce permit vehicularea, n timp util, a unui volum impresionant de informaii necesare practicrii unui management performant. Crearea, unor astfel de sisteme informaionale constituie o premis a practicrii, cu succes, a unui management eficace al proiectelor, n condiiile n care managerul de proiect trebuie s realizeze o punte informaional ntre proiect i conducerea strategic a organizaiei. Elaborarea i implementarea unui sistem informatic integrat presupune armonizarea sistemului informaional cu structura organizatoric a firmei i luarea n considerare a unor factori de influen precum1: natura datelor, informaiilor i comunicrii; concepia general a sistemului; procesele i structurile organizaiei; funciile i nivelurile de management; natura proceselor de luare a deciziilor precum i tehnicile disponibile pentru elaborarea acestora; principiile controlului feed-back i feed-forward; influena tehnologiilor informaiei i comunicrii. Aplicarea, n organizaii, a noilor tehnologii ale informaiei i comunicrii reprezint o surs important de cretere a productivitii echipelor de proiect. Dezvoltarea reelelor intranet a permis partajarea informaiilor ntre membrii echipei de proiect i chiar ntre echipele de proiecte diferite din cadrul aceleiai organizaii. Dezvoltarea unor aplicaii informatice precum Microsoft Project, Mac Project Planner, Primavera Project Planner, Leading Project uureaz planificarea activitilor n cadrul proiectelor, permind obinerea unor performane superioare. Ele pot fi folosite pentru planificarea resurselor, evaluarea i monitorizarea desfurrii activitilor n timp, calculul costurilor i elaborarea bugetelor.
1

T. Lucey - Management information systems, 6 th Edition, D.P. Publications, Ltd, London, 1991, pp. 4 - 10. 6

Managementul proiectelor

12.2 Programul Microsoft Project Creaie a firmei Microsoft, programul Microsoft Project a fost dezvoltat i integrat n pachetul de programe Office i a cunoscut dea lungul timpului mai multe variante. Aplicaia folosete sistemul de operare Windows i a fost conceput ca un instrument informatic suport pentru activitile specifice managementului de proiect. n continuare sunt prezentate principalele faciliti oferite utilizatorilor de ctre programul Microsoft Project 2007. 12.2.1.Iniierea unui proiect Pentru deschiderea programului Microsoft Project se alege din meniul Start, opiunea Programs apoi Microsoft Project . Fereastra Microsoft Project se deschide n format Gantt Chart (figura 12.1).

Figura 12.1- Formatul Gantt Chart

Aceast fereastr conine, pe lng elemente comune altor programe Office (bara de instrumente toolbar i bara de meniuri), cmpuri caracteristice unui grafic Gantt cu numrul, denumirea activitii (task name), durata acesteia, momentul de nceput (start), momentul de terminare (finish), coloana activitilor precedente (predecessors), coloana denumirii resurselor i un calendar, n care se genereaz automat grafice ce reprezint timpul alocat activitilor n funcie de relaiile existente ntre ele. Din meniu-ul View se pot alege alte instrumente de vizualizare a parametrilor proiectului precum: graficul PERT (PERT Chart), graficul de utilizare a activitilor (Task Usage), histograma resurselor (Resource graph), graficul de utilizare a resurselor (Resource sheet ) i alte grafice. Iniierea unui nou proiect se face executnd clic pe comanda New din meniul File sau pe opiunea Project information din meniul Project. Astfel, se va activa caseta de dialog din figura 12.2., n care se vor introduce data de ncepere a proiectului i data de finalizare utiliznd un calendar derulant.

Figura 12.2.- Iniierea unui nou proiect

8

Managementul proiectelor

Pentru a introduce titlul proiectului, numele managerului i alte informaii importante se utilizeaz comanda Properties (proprieti) din meniul File. Stabilirea unui calendar de lucru pentru proiect se face n meniul Tools (instrumente) utiliznd comenzile Change Working Time (schimb programul de lucru), Nonworking time pentru zilele libere, i Working time pentru a schimba orele lucrate(figura 12.3).

Figura 12.3 - Stabilirea unui calendar de lucru pentru proiect

12.2.2.Planificarea activitilor Introducerea activitilor i a duratelor estimate ale acestora se face n formatul Gantt Chart. Nu se vor introduce date n cmpurile Start i Finish, care se vor actualiza automat n funcie de precedena activitilor. Dac se dorete introducerea duratelor n alte uniti de msur dect zile, acest lucru este posibil prin selectare unitii de msur n cmpul Duration is entered in din meniul Schedule n Options din Tools (figura 12.4.).

Figura 12.4.- Introducerea duratelor n alte uniti de msur Introducerea activitilor repetitive se va face n meniul Insert prin comanda Reccuring Task (activitate, sarcin repetitiv). n caseta de dialog activat (figura 12.5) se vor aduga numele activitii, durata, frecvena repetiiei activitii. La Lenght (ntinderea) se precizeaz n csua From momentul n care a nceput (From - de la) i pn cnd (To la) s-a terminat proiectul.
10

Managementul proiectelor

Figura 12.5.- Inseria activitilor repetitive Cnd este necesar ntreruperea unei activiti, utiliznd comanda Split Task, de pe bara de instrumente sau din meniul Edit se mut prompterul pe bara de activiti pe care vrem s o segmentm, iar aceasta se poate alungi prin simpla ei tragere(figura 12.6) .

11

Figura 12.6.- ntreruperea unei activiti Pentru a rearanja lista de activiti, selectarea acestora se face prin clic n coloana cu numere de ordine. Mutarea activitilor n list se face prin comenzile cut (decupeaz) i paste (lipete) din meniul Edit, de pe bara cu instrumente de lucru sau din meniul contextual.( clic dreapta). Inserarea unei noi activiti se face din meniul Insert, prin comanda New task, dup ce a fost selectat activitatea n locul creia va fi inserat noua activitate. Programul va numerota automat activitile proiectului dup inserarea unei noi activiti.. Pentru a marca evenimentele importante n derularea unui proiect(jaloanele), n cmpul Duration (durata) se selecteaz activitatea care se dorete a fi marcat i se tasteaz 0 days (0 zile). Un punct critic se poate marca i fr ai schimba durata prin selectarea activitii i cu ajutorul instrumentului Task information din meniul Project prin opiunea Mark task as a milestone (figura 12.7). Jaloanele astfel marcate vor fi simbolizate pe grafic sub forma unor romburi de culoare neagr.

12

Managementul proiectelor

Figura 12.7.- Marcarea evenimentelor importante (jaloanele) n derularea proiectului Structurarea listei de activiti se face astfel nct sub fiecare activitate principal s se gseasc subactivitile corespunztoare. Dup ce au fost stabilite subactivitile, acestea se selecteaz i sunt marcate, ca atare, cu ajutorul comenzii Indent () din meniul Project, opiunea Outline. Subsarcinile marcate astfel vor fi deplasate spre dreapta fa de activitatea principal. Ele vor putea fi vizualizate prin clic pe simbolul + din dreptul activitii principale sau pot fi ascunse prin clic pe simbolul - . Cu ajutorul comenzii Outdent (), subactivitile sunt deplasate spre stnga devenind astfel activiti principale. Structurarea listei de sarcini poate fi nsoit de o codificare arborescent a activitilor WBS (Work Breakdown Structure) asftel: se selecteaz coloana n stnga creia va fi introdus noua coloan de numerotare n meniul Insert se face clic pe Column (coloan)

13

n caseta de dialog care apare, la Field name (nume cmp) selecteaz WBS, dup care se stabilete limea coloanei i modul de aliniere a datelor afiate. (figura 12.8) n cazul inserrii sau tergerii unor sarcini sistemul de codificare WBS se va actualiza manual.

Figura 12.8.- Marcarea codificrii arborescente a activitilor WBS (Work Breakdown Structure) Pentru marcarea relaiilor ntre activiti, n cmpul Task Name (nume activitate) din formatul Gantt Chart se selecteaz dou sau mai multe activiti care vor fi relaionate cu ajutorul comenzii Link Tasks (relaioneaz activiti) din meniul Edit sau - butonul cu inscripia zale de lan care va ntocmi programul de lucru cu activitile derulate una dup alta. Pentru operaia invers se apas pe butonul Unlink tasks butonul figurativ cu zalele desfcute. Dei, relaionarea implicit a activitilor este de tip sfrit nceput (finish to start), pot fi selectate relaii de tip nceput nceput (start to start) sau sfrit sfrit (finish to finish) prin dublu clic pe

14

Managementul proiectelor

sgeata ce simbolizeaz relaia ntre activiti, dup care, din caseta de dialog care se deschide, n Type se alege tipul relaiei. n cazul n care activitile sunt parial suprapuse sau necesit un timp de ateptare ntre ele se tasteaz timpul de suprapunere a activitilor (lead time) ca timp negativ i timpul de succesiune ca timp pozitiv prin selectarea opiunii Predecessors (activiti predecesoare) din caseta Task Information pentru activitatea selectat. (figura 12.9)

Figura 12.9.- Suprapunerea parial a activitilor (activitatea 15 cu 14 pe o perioad de 7 zile)

15

12.2.3. Planificarea resurselor n cadrul unui proiect sunt necesare resurse de munc, materiale i financiare. Resursele de munc corespund persoanelor i echipamentelor care-i consacr timpul sarcinilor de executat, resursele materiale corespund unui stoc consumabil utilizat pentru execuia unei activiti, iar resursele financiare corespund unei cheltuieli aferente unei activiti ce urmeaz a fi efectuat. Procesul de planificare a acestor resurse ncepe cu ntocmirea listei resurselor (figura 12.10) executnd clic pe Resource Sheet (foaia resurselor), n meniulul View (vizualizare) .

Figura 12.10 - ntocmirea listei resurselor n cmpul Resource name se introduce numele resursei, iar n coloana Max Units apare, n procente, disponibilitatea resurselor pentru proiect, n funcie de numrul acestora i programul lor de lucru. Pentru definirea unui grup de resurse se introduce n cmpul Group un nume.

16

Managementul proiectelor

Pentru repartizarea unei resurse se slecteaz activitatea din cmpul Task Name al formatului Gantt Chart, apoi se execut comanda Assign Resources (alocarea resurselor) (figura 12.11). n cmpul Name se selecteaz resursa, iar prin comanda Assign acesta este alocat activitii selectate anterior. Pentru a repartiza parial o resurs se introduce n cmpul Units un procent mai mic de 100%.

Figura 12.11 Alocarea resurselor pe activiti Pentru retragerea unei resurse, aceasta se selecteaz, dup care se alege comanda Remove. nlocuirea unei resurse se face cu ajutorul comenzii Replace. Cnd programul de lucru al unei resurse este diferit de programul general al proiectului, acesta va fi definit prin comanda Working time n Resource Information de pe bara cu instrumente de lucru. Vizualizarea modului de repartizare a resurselor se face prin intermediul comenzii Resource Usage

17

12.2.4.Planificarea costurilor Pentru a calcula costurile proiectului se introduc, pentru fiecare resurs n Resource Sheet, din meniulul View, tarifele orare standard pentru lucrri i servicii (Std. Rate), tariful orar pentru ore suplimentare(Overtime Rate) sau costul fix al diferitelor articole de calculaie.(Cost Use). n funcie de tipul resursei, tarifele se introduc n unul sau mai multe dintre cele 3 cmpuri astfel: pentru un muncitor se poate introduce un tarif orar i unul pentru ore suplimentare, pentru materiale un pre unitar, iar pentru o anumit prestaie aferent unei resurse, un cost fix. Schimbarea unitii monetare se face n meniul Tools, prin comanda Options, n cmpul Currency. Modificrile planificate ale tarifelor la diferite date se va face, pentru fiecare resurs, prin comanda Costs n Resource Information de pe bara cu instrumente de lucru, precizndu-se i data modificrii tarifului. Cnd se cunoate un cost fix al unor activiti, se pot introduce costuri fixe pentru acestea n cmpul Fixed Cost din formatului Gantt Chart, fr a atribui resurse. Pentru a vizualiza costurile pe fiecare resurs, din modul de vizualizare Resource Sheet se alege din meniulul View, submeniul Table, opiunea Cost. Costurile pe fiecare activitate se vizualizeaz n mod similar, dar lansarea comenzii Cost se face din formatul Gantt Chart. Vizualizarea costurilor este util pentru a identifica resursele sau activitile costisitoare ce pot fi optimizate. Costul total al proiectului poate fi vizualizat n meniul Project, prin comanda Project Informaion, opiunea Statistics.

18

Managementul proiectelor

12.2. Avantajele i dezavantajele managementului de proiect asistat de calculator. n societatea informaional, software-urile specializate de asistarea a managementului de proiect ofer utilizatorului o serie de avantaje evidente, precum: eficientizarea muncii echipelor de proiect i fundamentarea riguroas a deciziilor; reducerea timpului necesar planificrii optime a activitilor proiectului i a resurselor acestuia; oferirea unor faciliti pentru introducerea, modificarea, stucturarea i monitorizarea datelor de proiect n scopul realizri obiectivelor de calitate, termen i cost; soluionarea prompt a conflictelor de orice fel ce pot afecta desfurarea i finalizarea proiectului; realizarea unui schimb de informaii facil ntre membrii proiectului, inclusiv prin intermediul internetului; facilitarea comunicrii i diseminrii informaiilor de proiect prin intermediul funciilor performante de sortare i filtrare a datelor; posibilitile grafice de raportare i prezentare a datelor . Cu toate aceste avantaje evidente, utilizarea tehnologiilor informaiei i comunicrii ridic managementului probleme legate de protecia bazelor de date, de securitatea tranzaciilor i de combatere a viruilor informatici. In procesul de globalizare a fluxurilor de informaii, resurse materiale i capitaluri, procesele de management din cadrul proiectelor sufer profunde transformri care conduc la creterea performanelor acestora, dar care necesit resurse umane capabile s utilizeze tehnologiile informaiei i comunicrii. De aceea, organizaiile romneti vor trebui s-i flexibilizeze structurile, s devin mai dinamice utiliznd, pe scar larg, tehnologiile informaiei i comunicrii, managementul prin proiecte i structurile organizatorice matriceale. De asemenea, este necesar o schimbare a mentalitii personalului implicat n realizarea
19

proiectelor i crearea unor culturi organizaionale care s susin exigenele unui management de proiect performant. Cuvinte cheie: - sistem informatic integrat - histograma resurselor - activiti recurente -resurse de munc -resurse materiale -resurse financiare

Probleme propuse pentru dezbatere: - Explicai n ce const impactului tehnologiilor informaiei i comunicrii asupra managementului proiectelor? - Care sunt principale comenzi ale programului Microsoft Project pentru programare activitilor? - Enumerai avantajele i dezavantajele managementului de proiect asistat de calculator. - Utiliznd, programul Microsoft Project, elaborai graficul PERT i alocai resursele pentru o structur desfurat de activiti pe care o dezvoltai n Anexa 2.

20