Laborator 2

3.Aspecte din crearea tabelelor

3.1.Crearea tabelelor Pentru a crea un tabel trebuie s ne poziionm n fereastra bazei de date Database avnd obiectul Tables selectat. Printr-un click pe butonul New se va deschide o fereastr ce ne ofer diferite posibiliti de creare a tabelelor. - Datasheet view -ne ofer posibilitatea de a introduce direct valorile aferente cmpurilor dintr-un tabel i n funcie de aceste valori introduse se va determina automat tipul de dat pe care l poate primi coloana respectiv; - Design view o vom trata mai pe larg n ceea ce urmeaz; - Table wizard ne ghideaz pas cu pas n crearea unui tabel; - Import table const n crearea unui tabel din unul deja existent ntr-o baz de date; - Link table const n crearea unei referine spre un alt tabel aflat ntr-o alt baz de date. n cele ce urmeaz vom explica pai de creare a unui tabel n modul design view. Aceast metod const n definirea structurii unui tabel, prin specificarea cmpurilor ce-l vor compune i a tipurilor de date corespunztoare fiecrui cmp. O alt cale de a crea un tabel n modul design view este selectarea opiunii Create table in Design view din fereastra Database.

Fig.3.1.1. Crearea unui tabel n modul Design View. Fereastra Table design va aprea n felul urmtor:

Figura 3.1.2.Formularul de introducere a structurii tabelului. n bara de titlu avem numele tabelului (deoarece nu am atribuit nici un nume, Access stabilete implicit numele Table1). Sub titlu avem un formular n care avem posibilitatea s definim coloanele(cmpurile) ce vor compune acest prim tabel. Fiecare nume coloan va fi introdus n fiecare linie, astfel n prima linie vom introduce numele primei colonae, n a doua linie vom introduce numele celei dea doua coloane, .a.m.d. n partea de jos (stnga) avem dou tab-uri (General i Lookup) folosite pentru definirea proprietilor cmpurilor. n partea dreapt, ni se ofer text informativ despre cmpurile existente n partea stng. O posibilitate de definire a unui cmp este i folosirea field builder -ului care ne permite s definim cmpurile dup nite tipare predefinite care se activeaz printr-un click pe butonul din bara de instrumente. Acest constructor de cmpuri ne permite s creem cmpuri alegndu-le din anumite tabele exemplu. Cum am mai menionat acest constructor de cmpuri este activat prin aciunea cu mouse-ul asupra butonului n modul design view a unui tabel. n pasul urmtor acest Builder ne va cere s selectm un cmp dintr-o list de astfel de cmpuri:

Fig. 3.1.3.Field Builder oferit de Access2003 La nceput trebuie s selectm Business sau Personal n funcie de preferine. Fiind selectat una dintre cele dou opiuni, o list cu tabele va aprea n seciunea Samples Tables.

Din lista Sample Tables putem selecta un tabel. n acest moment lista Sample Fields se va modifica n funcie de tabelul selectat. Pentru a alege cmpul pe care vrem s-l creem nu trebuie dect s-l selectm i s acionm asupra butonului OK. n acest mod se va crea un cmp ce va conine tipul de dat i proprietile aferente cmpului model pe care l-am ales. O alt metod de creare a unor cmpuri este s le definim chiar noi. n prima linie din formularul prin care avem posibilitatea s definim coloanele tabelelor vom scrie numele primei coloane din tabelul pe care dorim s-l creem, dup care apsm pe butonul ENTER, care ne va permite s ajungem la seciunea Data Type, care iniial va avea valoarea Text.

Fig.3.1.4.Proprietate a unui cmp Pentru a schimba un tip de dat pe care o poate lua un cmp dintr-un tabel nu avem dect s dm un click pe sgeata din dreapta a controlului de mai sus. n urma acestui click se va deschide o list cu anumite tipuri de date ce pot fi atribuite unui cmp. Principalele tipuri de date n Access2003 sunt: Text ne permite s stocm orice tip de dat, caractere, digii, caractere speciale. Iniial putem stoca un numr de 50 de caractere, dar lungimea textului poate ajunge la 255 caractere. Este folosit pentru a stoca informaii, precum: nume, adrese, numere care nu vor fi folosite n calcule, cum ar fi numerele de telefoane, codurile potale. Memo este folosit pentru texte cu dimensiuni mai mari de 255 de caractere, cum ar fi de exemplu anumite observaii. Are o lungime maxim de 65.536 caractere. Access recomand ca pentru stocarea documentelor cu mult informaie, n locul unui cmp de tip Memo, este de preferat folosirea unui cmp de tip OLE Object. Access permite sortrile sau gruprile dup un cmp Memo, dar sunt luate n calcul numai primele 255 de caractere din acest cmp. Number pentru informaii de tip numeric folosite n calcule informatice. Tipurile Byte, Integer i Long Integer permit stocarea numerelor fr zecimale, n timp ce tipurile Single, Double i Decimal permit stocarea cu zecimale. Tipul Replication ID este folosit ca un cod n bazele de date de tip replication (informaiile sunt salvate att pe server, ct i pe staiile de lucru). Date/Time pentru a introduce data i ora din anul 100 pn n anul 9999. Currency pentru valorile monetare i informaii numerice folosite n calcule matematice. Acest tip de dat permite folosirea a maxim 15 simboluri numerice n partea stng a virgulei i maxim 4 n partea dreapt a acesteia. Un cmp de acest tip ocup 8 bytes pe spaiul de pe disc. Autonumber un numr unic (secvenial)- incrementat unul cte unul. Acest cmp nu poate fi actualizat. Yes/No acest tip de dat permite utilizatorului s specifice pentru cmp una din aceste dou valori. OLE Object poate fi un fiier EXCEL, Word, o imagine, un grafic, un sunet. Hyperlink un text sau o combinaie de litere i cifre care ne permit s mergem la un fiier, o locaie ntr-un fiier, o pagin de Internet sau intranet. 3

Lookup wizard... cu ajutorul acestui tip de dat avem posibilitatea s alegem o valoare dintr-o list de valori. Access poate umple aceast list fie cu date dintr-un tabel, fie cu date introduse de noi.

Exerciii 1.Creai tabelele cu urmtoarele structuri: PRODUSE(Codp,Denp,Desp) STOCURI(Codp, CodDep, Cant,Pret) FURNIZORI(Codf, Denf, Info,Adresaf) CLIENTI(Codc,Denc,Adresac)
3.2. Lookup wizard... n unele cazuri valorile introduse n unele cmpuri nu pot fi de orice fel, ci trebuie selectate dintr-o anumit list. De exemplu, cmpului Sex i pot fi atribuite doar valorile M, F, sau unui jude i pot fi atribuit una din urmtoatele valori: SV,B,TM,BV,VS,... Aceste liste de valori posibile pot fi specificate de ctre fiecare proiectant al unei baze de date, sau pot fi preluate dintr-un tabel deja realizat. Pentru a putea porni acest vrjitor trebui s ne poziionm n fereastra de design aferent tabelului i la tipul de dat din dreptul cmpului ce poate lua numai anumite valori vom selecta opiunea Lookup wizard... .

Fig.3.2.1. Tipul de dat Lookup wizard n prima fereastr ce o s apar dup selectarea opiunii Lookup wizard vom fi ntrebai cum dorim s obinem valorile cu care vom putea popula cmpul respectiv:

Fig.3.2.2.Lookup wizard... Dac vom selecta a dou opiune (I will type in the values that I want) o nou fereastr va aprea, fereastr n care vom avea posibilitatea s introducem valorile ce pot fi luate de cmpul respectiv.

Fig.3.2.3. Lookup wizard Dup ce vom completa toate valorile posibile de luat, nu avem dect s acionm asupra butonului Next>, buton ce ne va da posibilitatea s vizualizm ultima fereastr, locul unde putem modifica numele cmpului.

Fig.3.2.4.Ultima fereastr Lookup wizard Vom finaliza printr-un click pe butonul Finish. Toate aceste valori definite pot fi vizualizate n formularul de introducere a cmpurilor n modul design view n tabul Lookup.

Fig.3.2.5. Tab-ul Lookup Proprietile ce apar n figura de mai sus descriu: -Display control n cazul nostru vom putea selecta o valoare pentru acest cmp dintrun Combo box; -Row source type n cazul nostru va fi lista pe care am introdus-o de la tastatur; -Row source aici avem diferitele valori pe care le poate lua un cmp, valori ce sunt desprite de anumite caractere; -Bound Column arat coloana din ListBox sau ComboBox ce va fi afiat; -Column Count numrul de coloane ce vor fi afiate; -Column Heads- dac are valoarea Yes, atunci prima valoare din list va fi afiat implicit; - Columns Widths limea unei coloane; - List Rows specific cte elemente sunt afiate ntr-un ComboBox; - List Width indic limea total a listei; - Limit to list dac are valoarea No atunci avem posibilitatea s introducem n cmp o valoare ce nu se afl n list. 6

Dac dorim ca n coloana noastr s avem valori dintr-o coloan deja existent dintr-un alt tabel, atunci la primul pas Lookup wizard vom alege prima opiune:

Fig.3.2.6. Alegerea unui tabel n cazul Lookup wizard Dup acest prim pas avem posibilitatea s alegem tabelul, interogarea de unde putem extrage datele:

Fig.3.2.7. Tabele pe care le putem referi n cazul Lookup wizard Urmtorul pas const n selectarea cmpului de unde vom extrage datele:

Fig.3.2.8.Selectarea cmpului din care vom extrage datele Dup ce alegem Next> vom avea posibilitatea s dimensionm coloana respectiv, precum i s dm un nume coloanei. n acest de-al doilea caz dac vizualizm tab-ul Lookup vom observa schimbri semnificative la Row source type i Row source.

Fig.3.2.9. Tab-ul Lookup n cazul selectrii ca surs a unei coloane dintr-un alt tabel Dup cum s-a observat cnd alegem un tip de dat, n partea de jos a ferestrei, seciunea Field properties este activat, deci putem stabili caracteristicile fiecrui camp. n seciunea Description avem posibilitatea s scriem anumite comentarii despre un camp. Aceast seciune nu este obligatorie a fi completat. 3.3. Cheia primar nainte de a salva un tabel trebuie s-i atribuim o cheie primar. Cheia primar este folosit pentru a identifica n mod unic o nregistrare ntr-un tabel. ntr-un tabel nu putem defini mai mult de o cheie primar, dar aceast cheie primar poate fi compus din mai multe cmpuri. Pentru a stabili un camp ca fiind cheie primar trebuie parcuri urmtorii pai: - click pe numele cmpului ce va deveni cheie primar; click pe butonul cheie primar aflat n bara de instrumente; 8

n partea din stnga a cmpului va aprea o cheie, prin aceasta nelegnd c respectivul cmp este cheie primar. Dac vrem s definim o cheie primar format din mai multe cmpuri, atunci apsm pe tasta Ctrl i selectm toate cmpurile prin click. n cele din urm acionm asupra butonului . Important: De reinut c nu se admit valori nule pentru cmpurile ce formeaz o cheie primar i nu putem avea dou valori identice n cmpurile cheii primare. Dac vom ncerca s introducem o nregistrare care ncalc una din regulile de mai sus, sistemul va returna o eroare. 3.4. Salvarea unui tabel Pentru a salva un tabel trebuie: - s mergem n meniul File i s selectm opiunea Save; - sau click pe butonul din bara de instrumente. Dac tabelul nostru nu are un num, urmtoarea csu de dialog va aprea la nchiderii formularului specific crerii tabelelelor n modul design

Fig.3.4.1. Salvare tabel Not: Dac nu avem definit o cheie primar n acel tabel, urmtoarea csu de dialog va ateniona proiectantul despre lipsa cheii.

Fig.3.4.2. Atenionare: Nu este definit cheia primar! Dac optm pentru Yes, atunci se va crea un nou cmp de tip Autonumber, fiind de fapt cheia primar a tabelului. Dac alegem No, atunci se va salva tabelul fr cheie primar. 3.5. nchiderea unui tabel Pentru a nchide un tabel trebuie urmai urmtorii pai: - mergei n meniul File i selectai opiunea Close; - sau click pe butonul Close din fereastra Database.

Exerciii 2.S se verifice dac n tabelele existente n baza de date avem urmtoarele tipurile de date: Number: -pentru Codp din tabelul Produse -pentru Cant din tabelul Stocuri -pentru Pret din tabelul Stocuri -pentru Codf din tabelul Furnizori -pentru Codc din tabelul Clienti Text: -pentru Denp din tabelul Produse -pentru CodDep din tabelul Stocuri -pentru Denf din tabelul Furnizori -pentru Info din tabelul Furnizori -pentru Adresaf din tabelul Furnizori -pentru Denc din tabelul Clienti -pentru Adresac din tabelul Clienti Hyperlink: -pentru Desp din tabelul Produse 3. Facei astfel nct Codp din tabelul Stocuri s poat lua numai din valorile ce sunt prezente n cmpul Codp din tabelul Produse. 4.Creai tabelele: OFERTE(Codf,Codp,Ump,Pret,Datao,Oferta) VANZARI(Codc,Codp,Ump,Cant,Pret) INFO(Codf,Info) unde: -Codf, Codc, Codp s poat lua doar valorile existente n tabelele Furnizori, Clienti, Produse; -Ump- va lua una din valorile(buc, l, kg, t, mp, cut); -Pret, Cant s fie de tip Number; -DataO- s fie de tip Date; -Oferta- de tip Hyperlink; -Info- de tip Text. 5.Stabilii urmtoarele chei primare: Codp-n tabelul Produse Codf-n tabelul Furnizori Codc-n tabelul Clienti

10

4.Modificarea tabelelor
4.1. Modificarea structurii tabelelor Dac am greit structura unui tabel trebuie s gsim o cale s efectum modificrile ct mai repede. Un prim pas ar fi s deschidem baza de date n care avem de modificat o structur a unui tabel (dac nu cumva suntem deja n baza de date). Selectm tabelul ce trebuie modificat, printr-un simplu click pe numele acestuia. Click pe butonul Design din fereastra bazei de date. n acest fel se va deschide fereastra Table Design. Pentru a modifica un cmp, ne poziionm cu cursorul deasupra acestui cmp i realizm modificrile. Pentru a aduga un nou cmp trebuie s mergem la sfritul cmpurilor i scriem noul cmp, sau ne poziionm pe un cmp deja existent i printr-un click pe butonul din bara aferent Table Design, vom putea insera noul cmp naintea celui pe care eram poziionai. Pentru a terge un cmpne poziionm pe acel cmp i dm click pe butonul din bara de instrumente, sau selectm respectiva linie, ce descrie cmpul pe care dorim s-l eliminm i apsm tasta Del. Trebuie s fim ateni s ne poziionm astfel nct ntreaga linie s se nnegreasc. Cmpul, mpreun cu datele pe care le-a stocat vor fi terse. Dup aceti pai salvm structura tabelului. 4.2. Introducerea i modificarea datelor dintr-un table Pentru a introduce date ntr-un tabel, avem de ales ntre: - a selecta tabelul cu un click pe numele lui i pe urm un click pe butonul fereastra Database; - un dublu click pe tabelul de completat n fereastra Database; dac suntem n fereastra Table design, cu un click pe butonul instrumente. n toate cele trei cazuri va aprea fereastra Datasheet:

din

din bara de

Fig.4.2.1. Datasheet- tabelul Produse Fiecare linie ne va pemite s introducem o nregistrare. Se scrie valoarea n prima csu, iar printr-un ENTER ajungem n al doilea cmp al nregistrrii. Dip ce s-au introdus datele primei nregistrri tot printr-un ENTER se trece la a doua nregistrare. Trecnd la a doua nregistrare, prima se salveaz automat, nefiind necesar salvarea ei nainte de nchidere. Dac dorim s tergem o ntreag nregistrare selectm linia pe care dorim s-o tergem printr-un click n extremitatea stng(numit selector de nregistrri). nregistrarea va rmne selectat. Apsm tasta DEL sau pe butonul din bara de instrumente. Dac dorim s modificm o informaie, nu avem dect s ne poziionm pe csu corespunztoare i s rescriem datele din ea.

11

Dac dorim s modificm structura tabelului trebuie s mergem n modul Design view printr-un click pe butonul .

4.3. Parcurgerea tabelelor Pentru a ne muta pe diferitele nregistrri dintr-un tabel vom folosi butoanele de navigare:

Fig.4.3.1.Butoane de navigare Aceast bar ne indic pe a cta nregistrare suntem(dintr-un numr total de nregistrri). nregistrarea curent ne este indicat n csua alb. n partea dreapt observm of 3, aceast cifr reprezentnd numrul total de nregistrri dintr-un tabel. Prin click pe diferitele butoane, se pot efectua diferite operaiuni, cum ar fi: pentru a merge la prima nregistrare; pentru a merge la nregistrarea precedent; pentru a merge la urmtoarea nregistrare; pentru a merge la ultima nregistrare; pentru a aduga o nou nregistrare la sfritul tabelului. Putem merge direct la o nregistrare specificat n felul urmtor: -dublu click pe csua alb n care avem numrul nregistrrii curente; -scriem numrul nregistrrii la care dorim s ajungem; -tastm ENTER. De asemenea putem parcurge un tabel folosind i tastele sgeat a tastaturii. 4.4.Gsirea i nlocuirea informaiilor dintr-un tabel De multe ori va trebui s gsim o nregistrare, a crei valori le cunoatem. Pentru aceasta vom folosi opiunea Find oferit de Access2003. nainte de a folosi acest instrument trebuie s vizualizm seciunea Datasheet a bazei de date. Urmtorul pas este s poziionm cursorul n tabelul unde dorim s cutm. Ultimul pas const n selectarea opiunii Find din meniul Edit (sau click pe butonul din bara de instrumente). Astfel va aprea urmtoarea cutie de dialog:

Fig.4.4.1.Find and Replace n seciunea Find What: vom introduce informaia de cutat. 12

n seciunea Look in: vom specifica cmpul n care dorim s cutm o informaie. Opiunea ce va aprea iniial n aceast csu va fi reprezentat de numele cmpului pe care aveam cursorul nainte de a alege Find and Replace. n Match: putem alege una din cele trei opiuni:

Fig.4.4.2.Match Whole field specific faptul c informaia cutat trebuie s coincid cu rezultatele gsite. Any part specific faptul c valoarea cutat se gsete n cmp, dar nu trebuie s coincid(deci valoarea cutat poate fi doar o parte din valoarea gsit). Start of field valoarea cutat va reprezenta o parte din cmpurile gsite(cuvntul cutat va reprezenta nceputul oricrui cuvnt gsit). Avem posibilitatea s cutm printre toate nregistrrile dintr-un cmp(All), de la prima nregistrare pn la poziia curent(Up), precum i de la poziia curent pn la sfritul tabelului(Down). Dac vrem s nlocuim o valoare cu una nou putem folosi opiunea Replace. Vom parcurge aceeai pai ca i n cazul n care am vrut s cutm o informaie, doar c de data asta vom selecta tab-ul Replace.

Fig.4.4.3. Replace Aici vom ntlni marea majoritate a opiunilor ntlnite la tab-ul Find. n plus vom avea seciunea Replace With: , seciune n care vom introduce textul ce va nlocui vechiul text.

Exerciii 6.tergei cmpul Info din tabelul Furnizori 7.Introducei cmpul Ump(Lookup) n tabelul Stocuri, ntre CodDep i Cant. 8.Completai toate tabelele cu cte 4-5 nregistrri. 9.Cutai i nlocuii informaiile din Stocuri, astfel nct la Cant n loc de cifra 1 s avem cifra 2.

13