Conform: ISO 9001:2000

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

LISTA DE CONTROL A ( EDIIEI 1) REVIZIILOR

Nr. Nr. rev . Data reviziei capitol/ pagin revizuit

Elaborat Nume/Funci e/ Semntura Alina JUGANARU,

Analizat, Aprobat Nume/Funcie/ Semntura Emila Alexandrescu, Director Divizie Vanzari Directe

Coninutul sumar al modificrii Elaborarea ediiei iniiale(1) Implementare SMC Modificari in organizarea departamentului Motivarea reviziei

15.05.2006

03.01.200 7

Emilia Alexandres cu Emilia Alexandres cu

Emilia ALEXANDRESCU

REVIZIA 1

01.09.200 7

Emilia Alexandrescu Revizia 2

Modificari algoritm de acordare a bonificatiilor (marfa si servicii)

LISTA DE DIFUZARE / RETRAGERE A EDIIEI 1 / REVIZIILOR

Ex. nr.
Orig

Ediia1 /rev

Utilizator

Nume/Funcie/Semntura (celui care a primit)

Data difuzrii

Data retrage rii

Rev.0 i Rev.1 Rev.2 nal Rev.3 1 Rev.0 Rev.1 Rev.2 Rev.3 Rev.2 Rev.3 2 Rev.0 Rev.1 Rev.2 Rev.3 Prezentul document este difuzat departamentului vanzari directe cu parola de acces, folder-ul SMC

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE Elemente de intrare 1 Business Plan *ANEXA 1 Anual Lunar Individual Echipa V.D. Cereri de oferta ale clientului exprimate: - comenzi ferme - contracte Diverse surse de informare pentru achizitia de noi conturi clienti: - Baza date interna - Media - Altii (firme imobiliare, constructori, antrepenori, arhitectii) Proces
DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE Responsabil de proces : Director Divizie Vanzari Directe

Elemente de ieire Cifra de afaceri stabilit prin Business Plan Raport lunar (al indicatorilor pt. fiecare DV)

Baza de clienti extinsa Baza de date clienti prospecti

1.Definitie si scop: Procedura reprezinta un set de instructiuni scrise ce definesc activitatile/actiunile obligatorii de urmat in cadrul companiei. Dezvoltarea si aplicarea corecta a acestor proceduri fac parte integranta dintr-un sistem de management al calitatii performant. Procedura departamentului vanzari directe defineste: -

Domeniul de aplicare Obiectivele procesului de vanzare directa Identificarea activitatilor de baza si detalierea lor, precum si stabilirea modului de relationare cu celelalte departamente din cadrul companiei. Stabilirea a ceea ce trebuie facut, de catre cine sau de catre care functie din companiei, de ce, cand, unde si cum. Definirea resurselor necesare pentru indeplinirea activitatilor (in termeni de personal, instruire, echipament si materiale) Sistemul de raportare folosit in cadrul departamentului de vanzari directe

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE
-

Indicatori si criterii de evaluare a performantei personalului din cadrul departamentului.

2. Domeniul de aplicare: Procedura se aplic tuturor entitilor implicate n Departamentul Vnzri Directe: Director Divizie Vanzari Directe Directori Vnzri Asistent Departament Vnzri Directe Arhiteci

1. 2.

3. Asistent director vanzari

4.

5. Asistent baza de date

6.

7. Contabil de gestiune

4. DOCUMENTE DE REFERIN

SR EN ISO 9000 : 2001 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular. SR EN ISO 9001 : 2001 Sisteme de management al calitii. Cerine. SR ISO/TR 10013 Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii.

5. ABREVIERI: Definiiile termenilor specifici se regsesc n standardul SR EN ISO 9000 : 2001 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular.

Abrevierile utilizate n prezenta procedur sunt: DE Director Executiv RP Responsabil Proces SMCA Serviciul Managementul Calitii RMC Reprezentantul managementului MC Manualul sistemului de Management al calitii PSMC Procedurile Sistemului de Management al Calitii DDVD Director Divizie Vanzari Directe DV Director Vnzri DVD - Departament Vnzri Directe

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE ARH - Arhitect ADVD Asistent Departament Vnzri Directe MKT Marketing 6. Obiectivele departamentului vanzari directe Principalul obiectiv al DVD este obinerea rezultatelor calitative i cantitative stabilite prin Business planul comunicat la fiecare sfarsit de an, in luna Decembrie, pentru anul urmator de catre top management, respectiv vanzarea produselor si serviciilor SC Mobexpert Pipera SRL catre clientii departamentului vanzari directe (companii mici si mijlocii) negociind cele mai bune conditii si avantaje pentru realizarea Business Planului stabilit. In realizarea obiectivului echipa de vanzari directe identifica si atrage clienti ale caror asteptari in domeniul amenajerii spatiilor birouri sunt deosebite si care dispun de un potential financiar ridicat si ale caror obiective vizeaza o dezvoltare pe termen lung. Obiective ce deriva din cel principal:
-

Realizarea cifrei de afaceri stabilit prin business plan Mentinerea reducerii medii maxime la valoarea agreata si comunicata prin decizie a top managementului. Mentinerea la valoarea 0 a nivelului soldurilor clientilor. Extinderea bazei de clieni corporate, prin achiziionarea de conturi noi care sa devina pe termen lung parteneri fideli ai SC MOBEXPERT PIPERA SRL Meninerea clienilor actuali i creterea cifrei de afaceri per cont existent, cu ajutorul serviciilor post-vanzare Negocierea contractelor pentru obinerea celor mai bune avantaje pentru SC MOBEXPERT PIPERA SRL

Astfel misiunea echipei Vnzri Directe nu se rezum doar la procesul de vnzare n sine, ea trebuie:
-

s transmit pieei filozofia companiei, sa reprezinta si promoveaza imaginea firmei, s comunice cele mai importante nouti n domeniu, s-i ajute pe clieni n luarea celei mai bune decizii, s explice i s demonstreze calitile produselor i serviciilor pe care le vnd, s protejeze i s ntreasc reputaia companiei, s culeag informaii din pia,

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE
-

sa semnaleze imediat ce ia la cunostiinta situatii care ar putea prejudicia (direct sau indirect) pozitia pe piata a firmei. s soluioneze problemele clienilor.

8. Organigrama departamentului vanzari directe: Structura si sistemul de raportare din cadrul departamentului de vanzari directe office este urmatoarea:

Director Executiv
Director Divizie Vanzari Directe
Asistent department Directori Vanzari (7 posturi) Arhitecti (4 posturi) Contabil gestiune (1 post) Asistent baza de date (1 post)

Asistent director vanzari

Resursa umana reprezinta cea mai importanta componenta a activitatii de vanzare directa. In cadrul organigramei departamentale sunt cuprinse urmatoarele posturi: -

Director Divizie Vanzari Directe 1 post Asistent departament Director vanzari Asistent director vanzari Arhitect Contabil gestiune Asistent baza de date 1 post 7 posturi 2 posturi 4 posturi 1 post 1 post

Pilonul principal al activitatii de vanzari este Directorul de Vanzari, care este singura persoana ce gestioneaza si raspunde de conturile clientilor proprii, tinand legatura

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE intre acestia, si toti ceilalti angajati SC MOBEXPERT PIPERA SRL, care sunt implicati direct sau indirect in realizarea actului de vanzare. Toti ceilalti angajati din cadrul DVD asigura suport de specialitate (arhitecti, contabil gestiune) sau administrativ (asistentul de departament) pentru realizarea cifrei de afaceri stabilita prin Business Plan. Din punct de vedere al resurselor materiale alocate, sunt puse la dispozitia componentilor echipei de vanzari directe urmatoarele: laptop individual pentru fiecare Director de vanzari, care sa permita utilizatorilor deplasarea acestuia la client si posibilitatea folosirii ca suport in activitatea de vazare; -

telefon mobil, in limita bugetului in conformitate cu Procedura de utilizare a telefonului. main de firma, pus la dispoziia angajatului pentru ndeplinirea sarcinilor profesionale, in conformitate cu procedura de utilizare a masinilor. spatii moderne de lucru open space, ce ofera posibilitatea unei comunicari si informari eficiente.

8. Principalele procese ale activitatii desfasurate in cadrul DVD Office: A) Procesul de contactare clienti: Scopul activitatii de contactare telefonica clienti il reprezinta culegerea informaiilor primare din pia in legatura cu clientii, companii mari si mijlocii ce formeaza targetul departamentului vanzari directe office. Pentru culegerea de informatii, directorii de vanzari, au la dispozitie urmatoarele surse: Baza de date clienti existenti, externatizata si gestionata de catre asistentul baza de date. Baza de date interna, generata pe baza cartilor de vizita ale contactelor departamentului de vanzari directe de-a lungul timpului.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE Surse media (ziare, reviste, Pagini Aurii, audio-video). Fiecare component al echipei de vanzari are obligatia, de a se informa prin intermediul surselor media scrise in fiecare dimineata, intre orele 09.00 si 09.15 asupra noutatilor din domeniul sau de responsabilitate, respectiv companii, finante, investitii, imobiliare. Informatii obtinute de la terte persoane sponsori: antreprenori,

constructori, firme imobiliare, etc Informatii primite chiar de la forta de vanzari directe.

Pe baza surselor de informare pe care le are la dispozitie, fiecare director de vanzari va intocmi o lista a clientilor potentiali care corespund categoriei de clienti corporate business. Inainte de a trece la contactarea efectiva a clientilor potentiali se vor parcurge urmatorii pasi: se va compara lista clientilor de contactat cu baza de clienti existenta, pentru a afla informatii suplimentare despre acei clienti: obiect de activitate, director executiv, responsabil achizitii, numere de telefon.
-

se va transmite un mail celorlalti directori de vanzari pentru a se solicita informatii in legatura cu existenta in portofoliul lor al clientilor ce urmeaza a fi contactati; se va evita in felul acesta contactarea unor companii care deja sunt clienti ai Mobexpert Office si crearea unei imaginii negative asupra comunicarii in cadrul companiei.

se va consulta in sistemul informatic utilizat la nivel de companie, respectiv CROS, in ecranul MAG. AGENT COMENZI VANZARI DIRECTE OFFICE, existenta unor comenzi anterioare pentru acel/i client/i. Daca comenzile sunt recente si repetitive se va renunta la contactarea celui client, el fiind deja client Mobexpert Office; daca comezile existente in sistem sunt mai vechi de 1 an de zile, se va putea contacta fara nici o restrictie acest client indiferent de persoana responsabila, in trecut, de acel client. Dupa parcurgerea preliminara a pasilor de mai sus se trece la contactarea

telefonica a potentialului client. Se recomanda a se solicita operatorului telefonic al potentialului client punerea in legatura cu persoana responsabila cu achizitiile in cadrul companiei respective in scopul de a obtine o intalnire directa pentru a prezenta solutiile Mobexpert Office.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

Dupa fiecare contact telefonic, indiferent ca este pecedat sau nu de o vizita la

clientul potential, se va completa in mod obligatoriu Fisa clientului, ce va cuprinde informatii primare, generale despre acesta, fisa urmand a se definitiva in urma intalnirii efective dintre reprezentantul clientului potential si directorul de vanzari Mobexpert Office. In urma completarii, Fisa clientului se remite, in format e-mail, asistentului baza de date pentru up-datarea bazei de date clienti, cat si asistentei de departament. De asemenea, activitatea de contactare a clientului se va reflecta si in Raportul de activitate zilnica a fiecarui director de vanzari si asistent director vanzari, cu specificarea persoanei de contact si a concluziilor desprinse in urma discutiei. Daca contactarea telefonica a clientului este precedata de o vizita la client, la intalnirea cu acesta directorul de vanzari va adopta o tinuta business, ingrijita, in conformitate cu prevederile Regulamentului Intern, capitolul comunicare nonverbala. In urma intrevederii directorul de vanzari va obtine, in mod obligatoriu, cartea de vizita a persoanei de decizie sau a persoanei de contact, iar o copie a acesteia va fi remisa catre asistentul baza de date pentru adaugarea ei in baza de clienti evenimente.

Contact client potential

Feedback pozitiv client

Vizita client potential

obtine completeaza finalizeaza

CARTEA DE VIZITA a persoanei de decizie/contact

FISA DE CLIENT Date primare, generale transmite

FISA PERSOANEI DE DECIZIE / FISA CLIENT

RAPORT ACTIVITATE D.V. transmite

transmite

Asistent baza de date + Asistent departament

Asistent baza de date + Asistent departament

Director divizie vanzari directe + Asistent departament

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE B). PROCESUL DE OFERTARE n urma vizitei la clientul existent sau potential DV trebuie s identifice exact nevoile acestuia i s stabileasc mpreun cu acesta cum va decurge colaborarea pe viitor. Set-ul de intrebari absolute obligatorii obligatorii pentru alcatuirea unei oferte de amenajare sunt urmatoarele:
Unde sunt acum (detalii cladire, locatie, stare cladire) Mobilierul actual, furnizor, stare Numar de persoane actual Observatii personale asupra spatiului, mobilierului, ambient Din ce grup fac parte Nationalitate management Unde se muta (detalii cladire, nr. mp, etaje, proprietarul cladirii,companie real estate) Nr. persoane Organigrama Termen de mutare Termen de intrare in spatiu pentru amenjare Servicii solicitate Detalii amenajare: finisaje, culori, forme Termen de finalizare Buget alocat pentru investitie

In mod obligatoriu la culegerea de informatii suplimentare, de specialitate despre spatiul ce urmeaza a fi amenajat, arhitectul va fi prezent impreuna cu directorul de vanzari pentru realizarea de masuratori ale spatiului, misiunea acestuia fiind de a avertiza clientul aspura eventualelor probleme indiferent de natural lor: unghiuri, pereti strambi, etc. De asemenea arhitectul realizeaza un inventar al clientului: mobilierul si echipamentele deja existente pentru a le integra in noul proiect, daca clientul specifica acest lucru. Functie de aceste informatii culese de la client, arhitectul, prin colaborare permanenta cu directorul de vanzari responsabil de contul respectiv, va intocmi propunerea 2D de space planning si mobilare corespunzatoare in programul AutoCad; la solicitarea clientului si cu aprobarea responsabilului de cont se pot prezenta simultan clientului 2 sau chiar 3 solutii de amenajare/mobilare. Pentru proiectele speciale, la propunerea DV si cu aprobarea Directorului Diviziei, proiectul de amenajare se va prezenta clientului si in varianta 3D (in programul STUDIO MAX). Dupa intocmirea proiectului de catre arhitect, schitele sunt preluate de catre DV care pe baza lor va incepe intocmirea ofertei comerciale catre client.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

Orice proiect de space planning va avea un dead line care va fi comunicat

arhitectului de catre directorul de vanzari pe e-mail cu CC la Directorul Diviziei Vanzari Directe! In cazul nerespectarii acestei proceduri si a transmiterii verbale a solicitarii catre arhitect singurul responsabil de o eventuala nepredare la timp a proiectului este directorul de vanzari.

! Pentru orice cerere de oferta care nu necesita contributia arhitectului raspunsul se

va da clientului in maxim 24h! Intocmirea ofertelor se va realiza pe baza Listelor de preturi ale furnizorilor si/sau a Catalogului Mobexpert Office in vigoare la data intocmirii. Oferta se va intocmi initial in format .xls si va importa in format .doc spre a fi prezentata clientilor. In mod obligatoriu orice oferta va avea forma standard aprobata la nivel de department, dar fi va personalizata pentru fiecare client in parte si va trebui sa contina in mod obligatoriu urmatoarele date:
-

antetul Mobexpert Office si footerul cu datele de identificare ale Mobexpert Pipera (codul fiscal, codul iban si banca, adresa companiei, capitalul social); de asemenea tot in footerul documentului se va specifica codul acestuia, numele persoanei care l-a intocmit si data intocmirii (exemplu: pentru o oferta intocmita de D.V. Ion Popescu la 20.01.2006: I.PO./20.01.2006/OF ).

numele clientului si a persoanei in atentia careia se transmite oferta; data intocmirii ofertei; continutul ofertei (denumirea produsului, finisajul pe care se oferteaza, cantitatea, pretul unitar si pretul total; exprimate in RON FARA T.V.A.!;

toate preturile din Oferta vor fi

modalitatea de plata; termenul de garantie si post garantie; modalitatea de transport; valabilitatea ofertei; pentru ofertele transmise prin orice alta modalitate decat e-mail (exp. Fax, curier, posta) acestea vor purta semnatura olografa a celui ce a intocmit-o! semnatura olografa a celui care l-a intocmit.

De asemenea orice document (inclusiv felicitari cu ocazii speciale) vor purta

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE
-

pentru o oferta intocmita in limba romana se vor folosi exclusiv termeni in limba romana (exp. Director vanazari, ci nu Sales manager). Oferta trebuie semnata in mod obligatoriu de: 1. Directorul de vanzari care a intocmit oferta comerciala
2.

Arhitectul

care

realizat

proiectul

de

amenajare (atunci cand este cazul).

Click pentru deschidere model oferta

In urma remiterii ofertelor catre client follow-up-ul se va realiza in 2 (doua) zile

lucratoare la data transmiterii. In sprijinul ofertei comerciale, in cazul unor clienti speciali, se va realiza o prezentare directa a proiectului de catre directorul de vanzari responsabil de contul respectiv si arhitectul care a intocmit planurile de amenajare (proiectie video a unei prezentari .ppt + caietul de prezentare).

Client

Cerere oferta Vanzari Directe Office

proiect amenajare spatiu

Masuratori, identificare necesitati client Raspunde: D.V. si/sau ARH.

Follow-up oferta -maxim 2 zileIntocmire oferta client Raspunde: D.V.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

Intocmire schite amenajare spatiu rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

Transmitere oferta (fax, e-mail, curier) Raspunde: D.V.

Prezentare directa Raspunde: D.V. +ARH.

O oferta se considera a fi acceptata de catre client in momentul in care primeste

comanda ferma pentru produsele ofertate (pe mail sau comanda in original sau fax semnata stampilata).

Directorul de vanzari va transmite comanda catre furnizor doar daca clientul se afla
-

intr-una din urmatoarele situatii: achitarea avansului de minim 30% din valoarea comenzii (justificata prin copie a OP semnat/stampilat de care banca; sau prin confirmare din partea departamentului financiar de intrare a banilor in contul SC. MOBEXPERT PIPERA S.R.L.) existenta unui contract semnat, valabil, in care sunt prevazute alte conditii de plata (decat achitarea unui avans).

ACCEPT OFERTA CLIENT -e-mail de confirmare

-fax oferta semnata/stampilata

Intocmeste oferta in sistem

Indeplinire conditii de transmitere comanda: - avans 30% - contract ce prevede inexistenta unui avans

Generare comanda sistem CROS pentru transmitere la furnizor.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

C) PROCESUL DE NEGOCIERE/CONTRACTARE:

Se recomanda semnarea unui contract de vanzare-cumparare cu fiecare client

al departamentului de vanzari directe office ce are in derulare o comanda. Contractul cadru de vanzare-cumparare este atasat in anexa acestei proceduri. Proiectul de amenajare si oferta finala semnate de client sunt componentele de baza ale contractului facand parte integranta din acesta. Orice comanda va avea ca si conditii standard urmatoarele: a) termenele de plata: - avans 30% din valoarea totala a comenzii, la lansarea comenzii ferme; Comanda se considera a fi valabila numai in momentul incasarii avansului de 30%. - 70% inainte de livrare b) discount acordat:

! Acordarea discountului se sustine ca partea a ofertei generale si se negociaza obligatoriu! Discountul nu se acorda pur si simplu!
Functie de valoarea achizitionata de va acorda un discount dupa cum urmeaza: Grila de reduceri recomandata 2006 Valoare contract (Euro) / Reducere 0 - 2.500 2500 - 5000 5000 - 10000 10000 - 30000 30000 - 50000 0% 2.50% 4.00% 7.00% 9.00%

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE 50000 - 75000 75000 11.00% decizie manageriala

Valoare contract (ron) / Reducere 0 - 10000 10000-20000 20000 - 40000 40000 - 120000 120000 - 200000 200000 - 300000 300000 0% 2.50% 4.00% 7.00% 9.00% 11.00% decizie manageriala

Anexa contractului va cuprinde oferta detalita a produselor ce fac obiectul contractului. Valabilitatea contractului este de un 1 an de la data semnarii si se va prelungi automat pentru aceeasi perioada daca partile nu notifica altfel.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

Click pentru deschidere model contract D) PROCESUL DE TRANSMITERE SI URMARIRE COMENZI: Dupa semnarea contractului si/sau a comenzii ferme si achitarea avansului de minim 30% (verificat prin primirea copiei ordinului de plata sau confirmarea contabilitatii privind intrarea banilor in contul MOBEXPERT PIPERA) se va trece la transmiterea comenzii de aprovizionare, avandu-se in vedere parcurgerea urmatorilor pasi: Toate comezile de aprovizionare catre funizori se transmit acestora de catre asistenta de departament. -

Transmiterea comezilor se va realiza in fiecare zi la ora 16.00 Comenzile negenerate pana in ora stabilita mai sus vor fi transmise in ziua urmatoare.

Directorii de vanzari nu vor transmite singuri comenzile de aprovizionare catre furnizori pentru a evita astfel dublarea acestora; in cazul unor astfel de situatii de dublare a comenzilor sunt singurii responsabili.

Fiecare D.V. are obligatia de a urmarii statusul comezii transmise prin intermediul asistentei de departament si de a informa clientul cu privire la stadiul comenzii si al respectarii/nerespactarii termenelor stabilite initial.

Pentru produsele existente in stoc se face rezervarea acestora in comanda de CROS, ne catre furnizor. fiind necesara transmiterea unei comenzi de aprovizionare

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE In negocierea termenelor de livare ale comezilor se va tine cont de termenele de livrare date de furnizor, avand in vedere un decalaj de minim 2 zile intre termenele furnizorului si cele de livrare catre clientul final, functie de experientele anterioare si de tipul de furnizor.

E) PROCESUL DE PROGRAMARE LA LIVRARE Programarea la livrare a facturilor se face tinand cont de:
-

Rspectarea termenelor de livrare stabilite de comun acord cu clientul. Respectarea clauzelor contractuale din punct de vedere al clientului, respectiv urmarirea incasarii restului de plata. Nu se accepta livrare pentru facturi ale unor comenzi pentru care nu s-a facut plata integrala (confirmata prin intrarea banilor in contul Mobexpert Pipera SRL sau pentru care nu exista contract semnat cu clientul care prevede alt termen de plata decat inainte de livrare).

Fiecare director de vanzari are obligatia de a anunta clientul in legatura cu progamarea pentru livrare a facturii cu o zi inaintea livrarii efective, si de asemenea de a stabili de comun acord cu acesta ora aproximativa de livrare. Ora stabilita va fi inscrisa pe exemplarul verde la facturii de marfa.

Directorul de livrari are responsabilitatea si autoritatea de a opri de la livrare facturile care nu indeplinesc conditiile de livrare sau facturile partiale de marfa.

La caietul de livrari se pune exemplarul verde al facturii (si cel albastru daca nu a fost transmis clientului) si vor fi specificate in mod obligatoriu datele clientului: adresa de livrare si numarul de telefon al persoanei de contact.

Atasat facturii, acolo unde este cazul se remite directorului de livrari palnul de amenajare si in cazul proiectelor speciale schita de montaj.

Realizarea planului de vnzri :

Obiectiv: Fiecare DV are obligaia de a-i organiza activitatea n aa fel nct s aduc la ndeplinire obiectivele cantitative i cantitative stabilite n planul de vnzri. Planul de vnzri va fi stabilit : lunar i anual ; in subisidiar se realizeaza monitorizarea activitatii zilnice a directorilor de vanzari prin intermediul unui raport

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE de activitate care cuprinde informaii despre activitatea din ziua de referinta, rezultatele vizitelor sale din cursul zilei la clieni prospeci i clieni existeni ; acest raport va fi prezentat Directorului Divizie Vanzari Directe la sfritul fiecrei zile de lucru.

Click pentru vizualizare tamplate Raport Activitate SE COMPLETEAZA SI SE TRANSMIT ZILNIC LA ASISTENTUL DE DEPARTAMENT ! De asemenea la sfarsitul zile de lucru arhitectii departamentului au obligatia completarii Raportului de activitate.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

Planul lunar: Realizarea planului de vnzri lunar presupune:

-

Fiecare DV trebuie s ndeplineasc planul de vnzri ce ii revine, plan care este fixat pe baza business planului anual i a rezultatelor sale din lunile precente.

Gradul de realizare a planului lunar de vanzari este analizat de Directorul Diviziei Vanzari Directe pe baza rapoartelor de vanzari furnizate de catre fiecare director de vanzari.

De asemenea directorii de vanzari vor prezenta Directorului Diviziei o data la 2 (doua) saptamani Situatia lucrarilor in desfasurare.

Rapoartele lunare de vanzari vor fi transmise pana cel tarziu ziua 03 al lunii pentru luna precedenta.

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

Click pentru deschidere tamplate Raport lunar vanzari

Click

pentru

deschidere

tamplate

Situatie

lucrari

in

desfasurare

SE

TRANSMITE LA 2 SAPTAMANI LA DIRECTORUL DIVIZIEI VANZARI DIRECTE

Anual: Realizarea planului de vnzri anual:

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE
-

DZ i informeaz echipa asupra principalelor obiective ce vor trebui atinse n urmtorul an, pe baza business planului, business plan care ine cont de rezultatele vnzrilor directe din anul precedent, noua orientare a pieei, lansarea de produse i servicii noi, apariia unor segmente noi de piaa ce trebuie cucerite, potenialul pieei. decembrie) Business planul se elaboreaza la sfarsitul anului (luna si se defalca pe luni tinand seama de pentru anul urmator

sezonalitatea vanzarilor.

ANALIZA PROCESULUI VNZRI DIRECTE:

1. Obiectiv: Msurarea rezultatelor obinute de echipa Vnzri Directe are ca scop compararea rezultatelor cantitative i calitative obinute cu cele previzionate; n cazul nerealizrii rezultatelor previzionate se vor identifica cauzele i vor fi iniiate corecii/aciuni corective pentru prevenirea reapariiei situaiei ; stabilirea de noi obiective. 2. Frecvena analizei: Msurarea rezultatelor se va face lunar, trimestrial i anual de ctre DDVD mpreuna cu DE. 3. Metode de analiz:

Compararea obiectivelor stabilite pentru fiecare poziie cu rezultatele obinute . Analiza ndeplinirii sarcinilor de ctre fiecare poziie (comparand rezultatele fiecarei poziii functie de indicatorii cheie specifici stabiliti) Descoperirea cauzelor care au dus la aparitia diferenelor ntre obiective i rezultate i stabilirea unor msuri corective.

4 .Indicatori cheie ai procesului de vnzri directe:

-

Rata de convingere: numr de vizite / numrul de comenzi ferme sau contracte semnate. Cifra de afaceri medie per cont Rata de penetrare: numrul de contracte ncheiate / total numr de conturi deinute n portofoliu. Numrul de vizite la clienii actuali / total numr de conturi deinute n portofoliu Discountul mediul / cont ; discountul mediu total Numarul mediu de facturi / cont ; Numarul de facturi storno

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE
-

Rezultate vs. obiective Rezultate cantitative vs target Rezultate calitative vs target Performan profesional (respectarea procedurilor, raportare, vizite post vnzare, reclamaii ale clienilor, etc)

5 SISTEMUL DE RAPORTARE 5.1 Obiectivele raportrii:

Strngerea i centralizarea informaiilor legate de ndeplinirea obiectivelor cantitative i calitative Raportarea rezultatelor reale Directorului Executiv prin DDVD. Conducerea & Controlul tuturor activitilor prestate de echipa Vnzri Directe. 5.2 Indicatori si criterii de evaluare :

Pe baza rezultatelor primite de la DV, ADVD va ntocmi un Raport lunar care va cuprinde urmtorii indicatori : a) Rezultatul calitativ al vnzrilor obinut de fiecare DV Data : Reducerea medie per rezultatul cantitativ al fiecrui DV Frecventa: Lunar

b) Rezultatul cantitativ al vnzrilor obinut de fiecare DV Data: Cifra de afaceri realizata vs cifra de afaceri bugetata Frecventa: Lunar

c) Conturi noi achiziionate Data: Numr de contracte noi semnate de fiecare DV (CN) Frecventa: Lunar d) Situatia soldurilor: Data: Soldurile scadente vs facturi incasate. Frecventa: Saptamanal/Lunar e) Numrul de vizite efectuate de catre fiecare DV la clieni: Data: Tipul vizitei: CP (client potential); CN (client nou); CV (client vechi) Frecventa: Lunar

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

PROCEDURA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII Cod: PSMC - 7.5.1-02 EDIIA 1 ISO 9001: 2000 DESFURAREA I CONTROLUL PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE f) Situatia retururilor de marfa: Data: Numarul Referatelor privind returul de marfa datorate directorilor de vanzari Frecventa: Lunar g) Situatia marfurilor nelivrate: Data: Frecventa: Valoarea facturilor nelivrate Lunar

h) Relatia cu clientii interni: Frecventa: Permanent

i) Performanta profesionala de ansamblu: Data: Respectarea procedurilor si normelor interne, respectarea deadline-urilor, nivelul comercial al ofertelor, prestanta profesionala: limbaj, tinuta, etc. Frecventa: Permanet j) Folow-up lucrare si scrisoare de recomandare: Data: Se realizeaza follow-up-ul pentru fiecare lucrare importanta si de asemenea obtinerea scrisorii de recomandare Frecventa: Permanent

F-4.2.3-03, ed1, revizia 2

rev. 2

Evaluare trimestrala a activitatii echipei de vanzari directe: Nr.c rt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 DV1 DV2 DV3 DV4 DV5 DV6 DV7

Criteriu de evaluare Cifra de afaceri realizata / bugetata Reducerea medie Numr de contracte noi semnate (CN) Numarul de vizite efectuate (CP) Valoarea soldurilor Valoarea marfurilor nelivrate Numarul retururilor de marfa Follow-up lucrare + scrisoare de recomandare Relatia cu clientii interni Performanta si prestanta profesionala Total realizat de fiecare DV Total bugetat pentru fiecare DV

N r. c r t

Criteriu de evaluare

Ponder ea criteriil or in totalul evalua rii 30%

Cazul de referin ta

Numarul de puncte acordat functie de gradul de realizare a criteriilor DV/ADV 100% 90% 24 puncte 10% 16 puncte 3 8 puncte 30 4 puncte 2 sapt. 8 puncte 2 sapt. 4 puncte 1 4 puncte 4 puncte 4 puncte 4 puncte 80 puncte 80% 18 puncte 11% 12 puncte 2 6 puncte 20 3 puncte 4 apt. 6 puncte 4 apt. 3 puncte 70% 12 puncte 12% 8 puncte 1 4 puncte 10 2 puncte 6 sapt. 4 puncte 6 sapt. 2 puncte 60% 6 puncte 13% 4 puncte 0 2 puncte 0 1 punct >8 sapt. 2 punct >8 sapt. 1 punct <50 % 0 punct e >14 % 0 punct e 0 punct e 0 punct e 0 punct e >7 sapt. 0 punct e >5 0 punct e 0 punct e 0 punct e 0 punct e 0 punct e

Cifra de afaceri realizata / bugetata

100% realizat

30 puncte 9%

Reducerea medie

20%

9%

20 puncte 4 10 puncte 40 50 puncte 0 10 puncte 0 15 puncte 0 15 puncte 5 puncte 5 puncte 5 puncte 100 puncte

Numr de contracte noi semnate (CN)/luna Numarul de vizite efectuate (CP)/luna Situatia soldurilor (Georgiana)

10%

5%

40 0 zile intarzier e plata 0 zile intarzier e livrare

10%

Situatia marfurilor nelivrate (Monica)

5%

Numarul retururilor de marfa (Mirela) Follow-up lucrare + scrisoare de recomandare Relatia cu clientii interni Performanta si prestanta profesionala Total de realizat de fiecare DV

5%

2 3 puncte

3 2 puncte

4 1 punct

8 9 1 0

5% 5% 5%

F.B. F.B. F.B.

3 puncte 3 puncte 3 puncte 60 puncte

2 puncte 2 puncte 2 puncte 40 puncte

1 punct 1 punct 1 punct 20 puncte

100%

Anexa II:

GRILA SALARIZARE, BONIFICATII, PENALIZARI aplicata echipei de vanzari directe office

Obiective: Grila ce face obiectul anexei are ca scop cresterea permaneta a nivelului de performanata si a cifrei de afaceri a echipei de vanzari directe, prin stabilirea

nivelului penalizarilor si a bonificatiilor individuale pentru persormanata si rezultate deosebite.

100%

- 3 plinuri masina - telefon fix - telefon mobil 30$ -crestere sal baza cu procentul aferent depasirii (1020%) -bonus, functie de reducerea medie * 6% - 100 E *7% - 80 E *8% - 60 >10% E *9% - 50E

- 4 plinuri masina - telefon fix - telefon mobil 40$ -crestere sal baza cu procentul aferent depasirii (2030%) -bonus, functie de reducerea medie: * 6% - 150 >20% E *7% - 140 E *8% - 120 E *9% - 100 E

- 4 plinuri masina - telefon fix - telefon mobil 50$ -crestere sal baza cu procentul aferent depasirii (3040%) (-bonus, functie de reducerea medie * 6% - 200 E *7% - 180 E *8% - 160 E >30% *9% - 150 E

- 4 plinuri masina - telefon fix - telefon mobil 50$ -crestere sal baza cu procentul aferent depasirii) - peste 3 luni consecutiv: renegociare sal.baza -bonus, functie de reducerea medie * 6% - 400 E *7% - 350 E *8% - 250 E *9% - 200 E

>40%

80-90% < 80%

- recuperare luna urmatoare - salariu 100% - stop masina weekend - 2 plinuri masina - telefon fix - telefon mobil 20$

100%
-

- recuperare luna urmatoare - reducerea salariului cu 10% - stop masina seara si week-end - 2 plinuri masina - telefon fix - telefon mobil 20$

salariu 100% 3 plinuri masina telefon fix telefon mobil 30$ posibilitate bonus (50 E) daca reducerea medie <=9%

GRILA SALARIZARE, BONIFICATII, PENALIZARI aplicata pentru evaluarea lunara a fortei de vanzari directe Office

Propunere algoritm de acordare bonificatii pentru marfa si servicii (altele decat produsele Mobexpert)
Conditia de acordare a acestui tip de bonificatie este ca planul sa fie indeplinit fara restante de la inceputul fiecarui an calendaristic. 1. Facturile de marfa se vor trece la plan obligatoriu, iar bonificatia se va imparti 25% Mex -75% DV din SURPLUS. 2. Facturile de servicii se pot trece la plan sau nu: a) daca se trec la plan bonificatia se va imparti 50% Mex -50% DV din SURPLUS; b) daca NU se trec la plan bonificatia se va imparti 25% Mex -75% DV din SURPLUS. Coeficientul de adaos atat pentru marfa, cat si servicii ( altele decat produsele Mobexpert) trebuie sa fie: minim 15%; acceptat 30% - ce este peste 30% se considera SURPLUS-ul din care se va acorda bonificatia. recomandat 37.5% - ce este peste 37.5% se va imparti 10% Mex -90% DV

RESPONSABILITATI ALE PERSOANELOR IMPLICARE IN DESFASURAREA PROCESULUI DE VANZARI DIRECTE OFFICE

DIRECTOR DIVIZIE VANZARI DIRECTE Raporteaz: Directorului Executiv Responsabiliti: Organizeaz, coordoneaz, controleaz i motiveaz activitatea echipei de vnzri directe
Definete strategia departamentului Vnzri Directe, n vederea atingerii obiectivelor stabilite: cifra de afaceri stabilita prin business plan Stabileste, impreuna cu Directorul Executiv, business planul lunar/anual de atins pe echipa vanzari directe si individual.

Aprob planurile de lucru/vnzri ale personalului din subordine si stabileste prioritatile in executarea sarcinilor pentru acetia Se implica in recrutarea si concedierea personalului din subordine; propune participarea fortei de vanzari la training-uri legate de activitatea de vanzari.

Creeaz un cadru organizational eficient i se asigur c procedurile privind managementul Departamentului de Vnzri Directe sunt respectate Verific rapoartele echipei de Vnzri Directe, le valideaz i pregtete rapoartele

lunare/trimestriale i anuale pe care le prezint Directorului Executiv Stabileste standardele de performanta precum si nivelurile salariale si bonificatiile personalului din subordine.

Particip la definirea kitului de prezentare in fata clientului pentru sustinerea ofertei comerciale. Particip la elaborarea i validarea ofertelor comerciale pentru piaa corporate, aproba discounturile si conditiile de plata, altele decat cele Standard.

Pe baza informaiilor primite din piaa prin intermediul echipei de vnzri directe, identific oportunitile de pia i propune soluii care s vin n ntmpinarea acestora. Crearea, planificarea obiectivelor, realizarea si intretinerea unui portofoliu de clienti proprii; Face propuneri de dezvoltare si imbunatatire a activitatii din domeniul de responsabilitate Aproba concediile de odihna ale personalului din subordine si este responsabil de desfasurarea activitatii in cazul concediilor medicale ale angajatilor. Este responsabil de instruirea personalului din subordine Se informeaz asupra legislaiei i reglementrilor organismelor n domeniul de activitate de care rspunde.

ASISTENT DEPARTAMENT VANZARI DIRECTE Raporteaz: Directorului Diviziei Vanzari Directe Responsabiliti:

Asigura suport administrativ pentru intreg departamentul Vanzari Directe : completeaz toate documentele de circulaie intern, corespondena intern/extern, mesaje fax, agenda edinelor, corespondena comercial.

Asigur interfaa ntre Directorul Zonal i echipa de Vnzri Directe Centralizeaz i structureaz informaiile pe care le are cu privire la rezultatele echipei de Vnzri Directe: rapoartele de activitate, calitative, rezultatele vnzrilor. indicatori cheie, ndeplinirea obiectivelor cantitative i

Integreaza toate informatiile ntr-un raport pe care l prezint Directorului Zonal i, dupa caz, Directorului Magazinului. Centralizeaza si transmite comenzile de aprovizionare catre desponabilii de produs Verifica statusul comenzilor si mentine in permanenta legatura cu responsabilii de produs pentru o buna informare in legatura cu termenele de livrare ale comezilor. Previzioneaza necesarul de consumabile /rechizite si intocmeste comenzile lunare pentru aceste produse.

Transmite i urmrete ndeplinirea de ctre Directorii de Vanzari a deciziilor Directorului Zonal privind activitile comerciale, regulile si procedurile interne. nregistrareaza si tine evidenta contractelor ncheiate (furnizori, beneficiari) Ofera suport directorilor de vanzari in ceea ce priveste intocmirea ofertelor si transmiterea acestora catre clientii SC MOBEXPERT PIPERA SRL, precum si in ceea ce priveste introducerea comenzilor in sistem.

Mentine, in lipsa directorilor de vanzari, legatura cu clientii acestora oferind informatii despre stadiul derularii contactului. Compune comenzi de aprovizionare din stocul SC MOBEXPERT PIPERA SRL pentru dealeri, generaeza facturile corespunzatoare comenzilor. Pune la dispozitia celor interesati informarile primite din retea sau din afara acesteia (revista presei, termene de livrare, modificari de preturi, produse noi, lichidari de stocuri, etc) Functie de informatiile primite de la Directorii de vanzari, previzioneaza necesarul de cadouri/felicitari catre clienti pentru ocazii speciale, se informeaza si propune Diviziei cea mai buna solutie de achizitie pentru aceste ocazii. Directorului

Cunoaste si respecta procedurile interne referitoare la circuitul intern al documentelor. Contribuie si vine cu sugestii pentru responsabilitate. a imbunatati activitatea din domeniul sau de

ASISTENT BAZA DE DATE : Raporteaz ctre: Director Divizie Vanzari Directe Responsabiliti:

Gestioneaza baza de clienti externalizata si o up-dateaza permanent functie de feed-back-ul primit in Fisa de client, completata in urma unui telefon sau a unei vizite la un client prospect sau existent.

Creaza si organizeaza baza de date interna clienti Departament Vanzari Directe, pe baza cartilor de vizita puse la dispozitie de catre directorii de vanzari in urma fiecarei intalniri cu un client prospect sau existent.

Foloseste informatiile din bazele de date clienti pentru a genera o baza de date clientievenimente, informatii folosite pentru previzionarea necesarului de cadouri/felicitari pentru ocazii speciale.

Genereaza coduri si preturi pentru orice element de mobilier de birou comercializat, pe care le intorduce in sistemul informatic utilizat la nivelul companiei. Asigura suport informational departamentului vanzari directe in ceea ce priveste produsele de mobilier birou de la furnizori externi. Ofera suport directorilor de sprijinirea ofertei comerciale. Realizeaza diferite statistici in legatura cu nivelul vanzarilor anual sau intr-o anumita perioada de timp pe trepte valorice; discountul mediu acordat ; numarul de facturi emise/client ; volumul vanzarilor pe anumite produse/game de produse, etc . vanzari prin participarea la definitrea kitului de prezentare in

DIRECTOR VNZRI Raporteaz: Directorului Diviziei Vanzari Directe Responsabiliti :

Identificarea de prospecti si noi oportunitati de vanzare prin contacte directe sau prin intermediul unor terti. Dupa fiecare vizita la clientul prospect sau existent completeaza Fisa clientului si intocmeste si actualizeaza Fisa persoanei de decizie, astfel incat sa poata fi identificat in permanent statusul evolutiei afacerii la acel moment, de catre orice persoana abilitata sa faca acest lucru (alt director de vanzari, arhitect, asistentul departamentului sau de catre Directorului Diviziei ). Zilnic, la sfarsitul fiecarei zile de lucru va prezenta Directorului Divizei Vanzari Directe si asitentei de departament Raportul de vanzari in format electronic, ce se constituie intr-un criteriu de evaluare profesionala a lor. Oferteaza si negociaza contracte noi, in limite stabilite de Directorul Diviziei, urmand procedurile referitoare la semnarea contractelor.

Urmreste contractele ncheiate si decontarea cu clientul, fiind responsabil de respectarea conditiilor contractuale si a termenelor de plata Urmreste contractele ncheiate si decontarea cu clientul, fiind responsabil de respectarea conditiilor contractuale si a termenelor de plata.

La finalizarea contractului, obtine scrisoarea de recomandare din partea clientului Mentine o evidenta completa a corespondentei cu furnizorii si cu clientii si tine o evidenta clara a problemelor in derularea contractulor, avand un folder dedicat fiecaruia . Este permanent la curent cu tendintele pietei specifice si cu actiunile concurentei Reprezinta si promoveaza imaginea firmei, semnaland imediat ce ia la cunostiinta situatii care ar putea prejudicia (direct sau indirect) pozitia pe piata a firmei. Dezvolta permanent relatia cu directorii de produs pentru si conditiilor de livrare si de plata cunoasterea perfecta a tuturor produselor comercializate si promovate si a caracteristicilor lor tehnice precum si a modalitatilor

Cunoasterea perfecta a tuturor aplicatiilor informatice utilizate de catre firma si aplicarea lor in mod corect, in folosul bunei desfasurari a activitatii de vanzare. Acorda asistenta profesionala clientilor prin: Realizearea masuratorilor, intocmirea documentatiei tehnice raspunzand de acuratetea acestora; Intocmirea ofertelor si contractelor catre clienti; Asumarea raspunderii atat pentru termenele de livrare si de montaj stabilite impreuna cu clientii, cat si pentru executarea in bune conditii a comenzilor; Colaborarea cu arhitectii in realizarea obiectivelor postului, urmarind indrumarea corecta si dezvoltarea solutiilor optime catre clienti; Urmarirea post vanzare a contractelor derulate, inclusiv rezolvarea litigiilor cu clientii din portofoliu;

ASISTENT DIRECTOR VNZRI : Raporteaz: Directorului Diviziei Vanzari Directe Responsabiliti :

Identificarea de prospecti si noi oportunitati de vanzare prin contacte directe sau prin intermediul unor terti. Dupa fiecare vizita la clientul prospect sau existent completeaza Fisa clientului si intocmeste si actualizeaza Fisa persoanei de decizie, astfel incat sa poata fi identificat in permanent statusul evolutiei afacerii la acel moment, de catre orice persoana abilitata sa faca acest lucru (alt director de vanzari, arhitect, asistentul departamentului sau de catre Directorului Diviziei ). Zilnic, la sfarsitul fiecarei zile de lucru va prezenta Directorului Divizei Vanzari Directe si asitentei de departament Raportul de vanzari in format electronic, ce se constituie intr-un criteriu de evaluare profesionala a lor. Oferteaza si negociaza contracte noi, in limite stabilite de Directorul Diviziei, urmand procedurile referitoare la semnarea contractelor. Mentine o evidenta completa a corespondentei cu furnizorii si cu clientii si tine o evidenta clara a problemelor in derularea contractulor, avand un folder dedicat fiecaruia . Cunoasterea perfecta a tuturor aplicatiilor informatice utilizate de catre firma si aplicarea lor in mod corect, in folosul bunei desfasurari a activitatii de vanzare. Acorda asistenta profesionala clientilor prin:

Realizarea masuratorilor, intocmirea documentatiei tehnice raspunzand de acuratetea acestora;

Intocmirea ofertelor si contractelor catre clienti; Asumarea raspunderii atat pentru termenele de livrare si de montaj stabilite impreuna cu clientii, cat si pentru executarea in bune conditii a comenzilor; Colaborarea cu arhitectii in realizarea obiectivelor postului, urmarind indrumarea corecta si dezvoltarea solutiilor optime catre clienti;

Urmarirea post vanzare a contractelor derulate, inclusiv rezolvarea litigiilor cu clientii din portofoliu;

Ofera suport directorilor de vanzari in gestionarea clientilor acestuia; pentru anumiti clienti vechi din portofoliul DV urmareste direct procesul de vanzare cumparare.

ARHITECT Raporteaz: Directorului Diviziei Vanzari Directe Responsabiliti :

Participa impreuna cu directorii de vanzari la masuratori ale spatiului de urmeaza a fi amenajat si mobilat. Avertizeaza beneficiarii proiectului in cazul sesizarii unor probleme aparute indiferent de natura lor (unghiuri, pereti strambi, etc.) Realizeaza un inventar al clientului: mobilierul si echipamentele deja existente pentru ale integra in noul proiect. Intocmeste proiectul in functie de discutiile avute cu beneficiarii si directorii de vanzari pentru a realiza o solutie viabila. Pregateste si prezinta proiectul intr-o forma estetica corespunzatoare caietul de prezentarea care trebuie sa cuprinda documentatia tehnica completa a solutiei. Se consulta si stabilieste de comun acord cu Directorul Diviziei Vanzari directe kitul de prezentare al proiectului Prezinta pentru proiecte speciale solutia de amenajare in format 2D SAU 3D AUTOCAD. Participa impreuna cu directorul de vanzari la prezentarea finala in fata clientului a ofertei comerciale. Intocmeste pentru proiectele speciale documentatia si schitele tehnice ale proiectului. Prezinta Directorului Diviziei Vanzari Directe pana cel tarziu orele 9.00 a zilei urmatoare, raportul de activitate pentru ziua de referinta.

CONTABIL DE GESTIUNE Raporteaza : Director Divizie Vanzari Directe Responsabilitati :

Intocmeste actele contabile si documentele justificative cu respectarea normelor si regulilor de alcatuire si completare in vigoare.

Finalizeaza din punct de vedere valoric, pe baza Facturii Fiscale de la furnizor, NIR-urile cantitative care in prealabil sunt generate de catre gestionarul depozitului. Verifica corectitudinea Facturilor Fiscale de la furnizor: toate rubricile completate, stampila furnizorului, iar in cazul constatarii oricarei abatei majore de la legislatie in completarea ei, nu se face receptia valorica si se sesizeaza furnizorul.

Puncteaza fiecare reper al Facturii cu AIM si respectiv NIR-ul cantitativ, avand obilgatia de a lua legatura cu contabilul de gestiune al furnizorului pentru stornarea pozitiilor din factura ce nu corespund faptic..

Verifica daca s-au respectat conditiile contractuale in ceeea ce priveste discountul acordat si informeaza superiorul ierarhic in caz de nerespectare; pentru facturi ale unor furnizori pentru care nu sunt stipulate conditiile contractuale prin decizie a Directorului Executiv nu se va finaliza valoric fara acordul scris al acestuia. De asemenea orice factura care nu respecta conditiile contractuale nu se va finaliza fara acordul Diectorului Executiv.

Verifica Avizele de livrare marfuri catre clienti si Bonurile de transfer interne intre gestiuni. Imperecheaza NIR-urile cantitativ valorice rezultate in urma receptie cu AIM si FF de la furnizor. Indosariaza si verifica daca indosarierea s-a facut in ordine cronologica crescatoare, daca s-a respectat continuitatea seriilor Este persoana autorizata in realizarea documentelor de corectie (corectie stocuri, etc) Primeste listele de inventariere rezultate in urma inventarierii patrimoniale la sfarsit de an si compara scripticul cu fapticul constatat pentru a stabili eventualele diferente si pine la dispobitia celor abilitati concluziile prin intermediul unei Note scrise privind plusurile si minusurile din gestiune.

Intocmeste facturile de marfa pe baza comenzilor introduse in sistem de catre directorii de vanzari. Ruleaza si verifica Jurnalul de vanzari concomitent cu Facturile Fiscale emise atat in cadrul departamentului vanzari directe office cat si in cadrul magazinului office. Ruleaza jurnalul de vanzari servicii pe care il prezinta Directorului Diviziei Vanzari Directe, la fiecare sfarsit de luna. Verifica statusul comenzilor din punct de vedere al marfurilor nelivrate, la sfarsit de trimestru. Ruleaza, la fiecare sfarsit de luna, Jurnalul de cumparari si verifica corespondenta exacta dintre valoarea NIR-urilor si a Facturilor de la furnizor. Ruleaza si verifica: Centralizatorul de livrari, Balanta de gestiune. Realizeaza verificarile finale pentru inchiderea lunara a gestiunii de marfa, fiind obligatoriu de verificat urmatoarele rapoarte de gestiune: Intrari receptii/costuri; Costuri (intrari) transferuri; Costuri iesiri; Costuri (iesiri) transferuri