Sunteți pe pagina 1din 31

CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE D.

Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de Departamentul economico-financiar i administrativ i de instanele de judecat. Registrul de eviden a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice (Legea 16/1996, art. Nr. 9 Anexa nr. 4) 1) Inventarierea dosarelor la compartimentele Departamentului economicofinanciar i administrativ - inclusiv compartimentul personal - din cadrul curilor de apel i tribunalelor; la compartimentul informatic juridic ; compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii publice ; inginerul constructor din cadrul curilor de apel ; 2. Depunerea documentelor de la compartimentele Departamentului economico-financiar i administrativ - inclusiv compartimentul personal din cadrul curilor de apel i tribunalelor; compartimentul de informatic juridic ; compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii publice ; inginerul constructor din cadrul curilor de apel la arhiva general 3. Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice (Legea 16/1996, art. 9, alin. 2, Anexa nr. 4)

4. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de instanele judectoreti

BIBLIOGRAFIE: 1. Legea Arhivelor Naionale art. 9 (anexele 2, 3, 4), art. 29 lit. b 2. Instruciuni privind activitatea de arhiv art.18, lit.C, art. 18-28, anexa nr. 2; art. 25-26 anexa nr. 4 3. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (Anex la Hotrre nr. 387 din 22 09. 2005 a Consiliului Superior al Magistraturii) Art. 62, alin. 1, litera i, j, k (Registrul general de dosare mpreun cu dosarele judectoreti i celalalte registre se predau pe baz de inventar i proces verbal de predare-primire la arhiva general); Legea Arhivelor Naoinale - art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor 2 i 3. Evidena tuturor intrrilor-ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4 Articolul 9 din Legea Arhivelor Naionale prevede deci obligativitatea ca documentele s fie depuse la depozitul de arhiv n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3.

1) Inventarierea dosarelor la compartimentele Departamentului economicofinanciar i administrativ - inclusiv compartimentul personal - din cadrul curilor de apel i tribunalelor; compartimentul de informatic juridic ; compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii publice ; inginerul constructor din cadrul curilor de apel Inventarul constituie evidena de baz a Fondului Arhivistic Naional. Inventarul este un instrument de eviden a unitilor arhivistice existente ntr-un fond n care documentele sunt nregistrate din punct de vedere cantitativ (numrul de dosare sau numre de inventar) i al coninutului. n raport de structura fondului se pot ntocmi inventare pe instane, compartimente, pe serii, pe genuri de documente, inventare cronologice pe ntreaga instan etc. (vezi Anexa 1) Potrivit art. 18 din Instruciuni dosarele se depun la arhiv pe baz de inventare, ntocmite potrivit modelului
3

prevzut de anexa nr. 2, constituind deci o atribuie a compartimentelor de munc. Dac urmrim rubricatura inventarului (din Anexa nr. 2 la Legea Arhivelor Naionale) constatm c rubricile reprezint aproape n totalitate elementele consemnate pe coperta dosarului: - Denumirea creatorului (Denumirea instanei fr prescurtri) - Denumirea compartimentului (contabilitate, financiar,administrtiv) - Inventar pe anul: (se trece anul pentru care se face inventarierea i prin urmare dac sunt documente pe mai muli ani ntr-un dosar se va consemna acest lucru la rubrica : datele extreme ) pentru documentele care se pstreaz (se va indica termenul de pstrare preluat din nomenclator. - Nr. crt. sau numrul de inventar este numrul pe care l copletm odat cu luarea n eviden a dosarelor ordonate n prealabil pe grupe de termene de pstrare: P, 50, 10, 5 ani - Indicativul dosarului dup nomenclator. Reprezint numrul de dosar trecut pe coperta dosarului prin preluarea lui din Nomenclator - Coninutul pe scurt al dosarului, registrului se preia de pe coperta dosarului i reprezint problema la care se refer actele din dosar preluat din Nomenclator. La completarea acestei rubrici se vor preciza: a) genurile de documente (coresponden, sinteze, rapoarte, memorii, ordine, circulri).

b) emitentul c) destinatarul d) problema sau problemele coninute e) perioada la care se refer Completarea acestei rubrici este foarte important ntruct ea ajut la regsirea informaiei corecte. Astfel nu se poate consemna ca problem doar termenul de coresponden fr s precizm exact la ce se refer corespondena respectiv sau ctre cine este adresat - Datele extreme. n completarea acestei rubrici se are n vedere datele extreme ale dosarului, respectiv actul cel mai vechi i cel mai nou din dosar. Ele poate s fie pe un an 1.I.2009 - 31. 1 2009 sau pe o perioad mai scurt, 1. I. 2009 - 15. I. 2009 dar n anumite cazuri la acest rubric se vor consemna chiar 2 sau mai muli ani dac dosarul respectiv conine asemenea acte. - Numrul filelor. Se preia de pe coperta dosarului odat cu certificarea acestuia - Obeservaii. La aceast rubric se pot consemna o serie de date privind dosarele cuprinse n inventar la poziia respectiv. Dup luarea n eviden a tuturor dosarelor din anul i termenul de pstrare respectiv se trece la certificarea datelor din inventar, respectiv: Prezentul inventar format din..... file (numrul de file al inventarului) conine......dosare, registre, condici (se trece

numrul total al dosarelor, registrelor potrivit cu numrul curent din inventar) Numerele ................(se nir numerele curente n cauz) au fost lsate la (se consemneaz exact unde sau la cine sunt dosarele) nefiind ncheiate. Spre exemplu la compartimentul contabilitate nu au fost ncheiate dosarele privitoare la o anumit activitate financiar. La preluare au lipsit dosarele de la nr.... (n aceast situaie se consemneaz dosarele care au rmas asupra compartimentului de munc pentru probleme curente.) Astzi,...........(data predrii prelurii) s-au

preluat...............dosare (se trece numrul efectiv de dosare care au fost preluate n arhiva general Am predat,............(persoana de la compartimentul de

munc) Am primit.............( persoana de la arhiv, responsabil cu arhiva, arhivar) Precizri privind inventarierea dosarelor a. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Astfel, fiecare compartiment de

munc va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt n Nomenclator, la compartimentul respectiv. b. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi un numr curent (sau nr. de inventar) distinct. n felul acesta se pot completa corect toate rubricile inventarului inclusiv aceea cu numrul de file al fiecrui volum. c. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor n subsolul inventarului; n momentul predrii lor ulterioare, n inventar, la rubrica observaii se va meniona acest lucru. Cu alte cuvinte, este obligatorie ctre anul inventarierea tuturor pentru la dosarelor, activitatea registrelor, curent. sau condicilor, din anul respectiv chiar dac ele sunt solicitate de compartimente respectiv duce Neinventarierea lor concomitent cu toate celelalte dosare din pierderea dosarelor necuprinderea lor n inventare, pierzndu-se posibilitatea regsirii lor. d. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar datele extreme. Dac spre exemplu un dosar cuprinde acte din anii 1996-1997 dosarul se va inventaria n inventarul din anul 1996 la compartimentul i termenul de pstrare respectiv cu menionarea anilor la rubrica datele extreme.

e. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv.

2. Depunerea documentelor de la compartimentele Departamentului economico-financiar i administrativ - inclusiv compartimentul personal din cadrul curilor de apel i tribunalelor; compartimentul de informatic juridic ; compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii publice ; inginerul constructor din cadrul curilor de apel la arhiva general Potrivit prevederilor art. 23 din Instruciuni: Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva general se face conform unei programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou pri (predtor = compartimentul; primitor= responsabilul cu arhiva, arhivarul). Predarea-preluarea se face n mod obligatoriu pe baza procesului-verbal de predare-primire a documentelor (anexa nr. 3 la art. 9 din Legea Arhivelor Naionale).

Cei

care

preiau

documentele

(dosarele)

de

la

compartimentele de munc fr inventare sau procese verbale de predare-primire a documentelor o fac pe propria rspundere urmnd ca apoi s execute toate operaiile respective. Odat intrate n arhiv documentele intr n custodia responsabilului cu arhiva el avnd obligaia de a ntocmi evidenele pentru toate documentele aflate asupra sa. Articolul 5 din Instruciuni consemneaz ntre atribuiile arhivarului: ntocmirea de inventare pentru documentele fr eviden, aflate n depozit. Acest lucru se poate ntmpla i cu prilejul prelurii unor fonduri arhivistice neordonate i neinventariate de la uniti aflate n desfiinare sau comasare. La preluare, responsabilul cu munca de arhiv are obligaia de a verifica fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor, concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. In cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creator, care efectueaz corecturile ce se impun. Art. 29 litera b prevede sanciuni ntre 250.000 - 1 milion pentru nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare primire, conform prevederilor art. 9.

3. Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice (Anexa nr. 4) Art. 5 litera b prevede ntre atribuiile arhivarului asigurarea evidenei tuturor documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden curent. Registrul de eviden curent reprezint evidena inventarelor i a dosarelor cuprinse n acestea. n cazul n care n arhiv se pstreaz i alte fonduri arhivistice, n afar de fondul propriu, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. In Registrul de eviden curent sunt dou pri: capitolul Preluri sau Intrri i capitolul Ieiri La capitolul Preluri inventarele se trec n registru n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate la data respectiv. Fiecare inventar preluat se trece ntr-o rubric separat primind cte un numr de ordine n cadrul registrului. Pentru fiecare inventar nregistrat se completeaz rubricile dup cum urmeaz: - Numrul curent (nr. crt.). Reprezint numrul de ordine al inventarului care se trece i pe inventarul nregistrat - Data intrrii. Reprezint data prelurii documentelor din inventarul respectiv (an, lun, zi)

10

- Denumirea compartimentului (de la care provine inventarul) - datele extreme al documentelor (anul cel mai vechi i cel mai nou din inventar) - totalul dosarelor din inventar sau numrul dosarelor dup inventar - Reprezint numrul tuturor dosarelor din inventar chiar dac ele nu sunt prezente la predare-preluare. Apare astfel oblogativitatea inventarierii de ctre compartiment a tuturor dosarelor. - Numrul de dosare primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv sau numrul dosarelor primite efectiv - Numrul dosarelor rmase la compartiment i depuse ulterior La capitolul Ieiri se nscrie numrul de inventar al fiecrui dosar reinut de compartiment i se completeaz rubricile dup cum urmeaz: - Data ieirii dosarelor din eviden sau data scoaterii din eviden - unde s-au predat: denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (Arhivele Naionale, unitile de recuperare a hrtiei) - Denumirea actului de predare nr. i data: reprezint denumirea actului numrul de nregistrare al acestuia i data actului procesul pe baza cruia de au fost scoase pentru a din eviden (confirmarea Arhivelor Naionale selecionare, documentelor

verbal

predare-preluare

permanente de ctre Arhivele Naionale)

11

- totalul dosarelor ieite Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale n urma: - selecionrii - transferului ctre alt unitate deintoare - ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz: 1. proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5) 2. proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6) 3. proces.verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a lipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii i confirmat de Arhivele Naionale.

12

9)
INVENTARIERE
Anexa nr. 2 la Legea 16/1996
(denumirea creatorului) ____________________ (denumirea compartimentului) INVENTAR PE ANUL............ pentru documentele care se pstreaz.......... ________________________________________________________________ Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs crt. extreme filelelor _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

13

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _________________ Prezentul inventar format din..... file conine .. dosare, registre, condici Dosarele de la nr. crt. .. au fost lsate la nefiind ncheiate La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. . Astzi, .............., Am predat, s-au preluat ............ Am primit, dosare.

10)
Anexa nr. 3 la Legea 16/1996 Instituia ........................ (Judecatoria Cluj) PROCES VERBAL De predare-preluare a documentelor Azi, .. subsemnaii Delegai ai compartimentului (seciei) . Si .. arhivarul instituiei ... Am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada . De ctre serviciul (secia) menionat, n cantitate de dosare. Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd pagini dactilografiate, spre cele legale. Am predate, Am primit,

14

4. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de instanele judectoreti Articolul 9 din Legea Arhivelor Naionale prevede

obligativitatea ca documentele s fie depuse la depozitul de arhiv n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3. Inventarul constituie evidena de baz a Fondului Arhivistic Naional. Inventarul este un instrument de eviden a unitilor arhivistice existente ntr-un fond n care documentele sunt nregistrate din punct de vedere cantitativ (numrul inventare de pe dosare sau numrul pe de serii, inventar) pe i al de coninutului. n raport de structura fondului se pot ntocmi instane, secii, genuri documente, inventare cronologice pe ntreaga instan etc. (vezi Anexa 1)

15

Potrivit art. 18 din Instruciuni dosarele se depun la arhiv pe baz de inventare, ntocmite potrivit modelului prevzut de anexa nr. 2, constituind deci o atribuie a instanelor, seciilor. Dac urmrim rubricatura inventarului (din Anexa nr. 2 la Legea Arhivelor Naionale):
-

Denumirea prescurtri)

creatorului

(Denumirea

instanei

fr

- Denumirea seciei - Inventar pe anul .


-

Nr. crt. sau numrul de inventar Coninutul pe scurt al dosarului, registrului

- Indicativul dosarului dup nomenclator


-

- Datele extreme - Numrul filelor - Observaii. constatm c rubricile reprezint aproape n totalitate elementele consemnate i pe coperta dosarelor. Acestea coincid, n mare msur, cu cele consemnate pe coperta dosarelor create i de instanele de judecat, fiind de fapt, cele specifice, prevzute de modelul de copert stabilit de Regulamentul judectoreti. La modelul de copert al dosarelor de judecat, prin completarea elementelor acesteia cu indicativul dosarului dup nomenclator i cu termenul de pstrare , dosarul de ordine interioar al instanelor

16

ar putea fi inventariat i predat pe baz de proces verbal de predare-primire, extremi ai deoarece, toate numrul celelalte filelor, elemente pe necesare pentru stabilirea coninutului dosarului, a anilor documentelor, figurnd coperta dosarului, respectiv : - denumirea instanei Curtea de Apel .. - denumirea seciei Secia civil - complet - dosar nr. (numrul dosarului din registrul general electronic) - numele sau denumirea prilor reclamant i prt - obiectul pricinii contencios administrativ - data nregistrrii data primului document nregistrat - numrul i data hotrrii nr. i data pronunrii - redactor - judector - indicele statistic - termene Dosarele de judecat, prin coninutul lor, prin termenele variabile stabilite n urma actului de judecat, prin trimiterea i revenirea lor de la diferite instane (de regul la prima instan) nu se pot preda n al doilea an de la crearea lor pe baz de inventar i proces verbal de predare-primire. De altfel, dosarele de judecat sunt depuse n arhiva general a instanei n ordinea datelor certe stabilite de calculator, n ordine strict cronologic i nu n ordinea numrului unic de dosar (vezi Curi de Apel) la ele apelndu-se pe tot parcursul

17

desfurrii procesului care poate dura 1-3, 5 ani. La unele judectorii, dosarele de judecat, se pstreaz asupra registraturii, n aa numita arhiv curent, timp de cinci ani, dup care se depun la arhiva general. De fapt, instrumentul de eviden pentru dosarele de judecat pn la inventarierea lor, rmne, n continuare, registrul general electronic de dosare care, periodic, este listat i compactat sub form unui registru. Inventarierea propriu-zis a dosarelor de judecat, prevzut de articolul 62 pct 1 litera k, se va realiza dup depunerea lor la arhiva general, unde se vor consemna, pe fiecare inventare dosar n parte, pe a ani se indicativul i dosarului de dup nomenclator i termenul de pstrare i apoi se vor ntocmi separate urmnd termene i pstrare, concomitent documentelor. Potrivit art. 9 din Legea Arhivelor Naionale i art. 18 din Instruciuni documentele se depun la arhiv pe baz de inventare, ntocmite potrivit modelului prevzut de anexa nr. 2 din Legea nr. 16/1996, n al doilea an de la crearea lor constituind o atribuie a grefierilor arhivari ai instanelor i seciilor. Documentele care se pot inventaria anual i predate la arhiva general a instanei sunt anumite categorii de dosare cu termen limitat de pstrare dar mai ales materialele preconstituite, respectiv toate registrele consemnate n Nomenclatorul arhivistic, inclusiv registrul efectua selecionarea

18

general electronic de dosare listat i compactat. n funcie de termenul lor de pstare, se vor lua n eviden, pe inventare, ntocmite pe termene de pstrare, anumite dosare prevzute de nomenclator care nu se regsesc n registrul general electronic i toate registrele prevzute de Regulamentul de ordine interioar. Dup luarea n eviden a tuturor registrelor din anul i termenul de pstrare respectiv se trece la certificarea datelor din inventar, respectiv: Prezentul inventar format din..... file (numrul de file al inventarului) conine......dosare, registre, condici (se trece numrul total al registrelor potrivit cu numrul curent din inventar) Numerele ................(se nir numerele curente n cauz) au fost lsate la (se consemneaz exact unde sau la cine sunt dosarele) nefiind ncheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr.... (n aceast situaie se consemneaz registrele care au rmas asupra registraturii, a primilor grefieri, grefieri arhivari efi, etc. pentru probleme curente.) Astzi,...........(data predrii prelurii) s-au

preluat...............dosare (se trece numrul efectiv de dosare care au fost preluate n arhiva general

19

Am

predat,............(persoana

de

la

compartimentul

de

munc) Am primit..... persoana de la arhiv (responsabil cu arhiva, arhivar) Precizri privind inventarierea dosarelor: a. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre instan, secie. Astfel, fiecare instan, secie, va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt n Nomenclator, la instana respectiv. b. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi un numr curent (sau nr. de inventar) distinct. n felul acesta se pot completa corect toate rubricile inventarului inclusiv aceea cu numrul de file al fiecrui volum. c. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se opresc la registratur, primii grefieri, grefierii efi, etc. se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor n subsolul inventarului; n momentul predrii lor ulterioare, n inventar, la rubrica observaii se va meniona acest lucru. Cu alte cuvinte, este obligatorie inventarierea tuturor dosarelor, registrelor, condicilor, din anul respectiv chiar dac ele sunt solicitate de ctre registratur, sau alte persoane din cadrul

20

instanei care opereaz cu acestea n activitatea curent. Neinventarierea lor concomitent cu toate celelalte dosare din anul respectiv duce la pierderea dosarelor sau necuprinderea lor n inventare, pierzndu-se posibilitatea regsirii lor. d. Dosarele (registrele) care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar datele extreme. Dac, spre exemplu, un dosar (registru) cuprinde acte din anii 1996-1997 dosarul se va inventaria n inventarul din anul 1996 la instana i termenul de pstrare respectiv cu menionarea anilor la rubrica datele extreme. e. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun, odat cu dosarele, la arhiva general. Potrivit prevederilor art. 23 din Instruciuni: Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia instanelor, seciilor creatoare de documente. Predarea la arhiva general se face conform unei programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou pri (predtor = registratura, secia; primitor= responsabilul cu arhiva, arhivarul). Predarea-preluarea se face n mod obligatoriu pe baza procesului-verbal de predare-primire a documentelor (anexa nr. 3 la art. 9 din Legea Arhivelor Naionale).

21

Odat intrate n arhiv documentele intr n custodia responsabilului cu arhiva el avnd obligaia de a ntocmi evidenele pentru toate documentele aflate asupra sa. Articolul 5 din Instruciuni consemneaz ntre atribuiile arhivarului: ntocmirea de inventare pentru documentele fr eviden, aflate n depozit. Acest lucru se poate ntmpla i cu prilejul prelurii unor fonduri arhivistice neordonate i neinventariate de la uniti aflate n desfiinare sau comasare. La preluare, responsabilul cu munca de arhiv are obligaia de a verifica fiecare dosar (registru), urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor, concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. In cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina instanei, seciei creatoare, care efectueaz corecturile ce se impun. Art. 29 litera b prevede sanciuni ntre 250.000 - 1 milion pentru nepredarea de ctre instanee, seciile creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare primire, conform prevederilor art. 9. Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice (Anexa nr. 4)

22

Art. 5 litera b prevede ntre atribuiile responsabilului cu munca de arhiv asigurarea evidenei tuturor documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden curent. Registrul de eviden curent reprezint evidena inventarelor i a dosarelor (registrelor) cuprinse n acestea. n cazul n care n arhiv se pstreaz i alte fonduri arhivistice, n afar de fondul propriu, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. In Registrul de eviden curent sunt dou pri: capitolul Preluri sau Intrri i capitolul Ieiri. La capitolul Preluri inventarele se trec n registru n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor (registrelor) preluate la data respectiv. Fiecare inventar preluat se trece ntr-o rubric separat primind cte un numr de ordine n cadrul registrului. Pentru fiecare inventar nregistrat se completeaz rubricile dup cum urmeaz: - Numrul curent (nr. crt.). Reprezint numrul de ordine al inventarului care se trece i pe inventarul nregistrat - Data intrrii. Reprezint data prelurii documentelor din inventarul respectiv (an, lun, zi) - Denumirea instanei, seciei (de la care provine inventarul) - datele extreme al documentelor (anul cel mai vechi i cel mai nou din inventar)

23

- totalul dosarelor (registrelor) din inventar sau numrul dosarelor dup inventar Reprezint numrul tuturor dosarelor (registrelor) din inventar chiar dac ele nu sunt prezente la predare-preluare. Apare astfel obligativitatea inventarierii de ctre instan, secie a tuturor dosarelor (registrelor). - Numrul de dosare (registre) primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv sau numrul dosarelor (registrelor) primite efectiv - Numrul dosarelor (registrelor) rmase la registratur, instan, secie, grefier ert. i depuse ulterior La capitolul Ieiri se nscrie numrul de inventar al fiecrui dosar (registru) reinut de registratur, secie, grefier etc i se completeaz rubricile dup cum urmeaz: - Data ieirii dosarelor din eviden sau data scoaterii din eviden - unde s-au predat: denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (Arhivele Naionale, unitile de recuperare a hrtiei) - Denumirea actului de predare nr. i data: reprezint denumirea actului numrul de nregistrare al acestuia i data actului procesul pe baza cruia de au fost scoase pentru a din eviden (confirmarea Arhivelor Naionale selecionare, documentelor

verbal

predare-preluare

permanente de ctre Arhivele Naionale) - totalul dosarelor ieite

24

Scoaterea dosarelor (registrelor) din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale n urma: - selecionrii - transferului ctre alt unitate deintoare - ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale Dosarele (registrele) sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz: 1. proces-verbal de selecionare (conform anexei nr. 5) 2. proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6) 3. proces.verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a lipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea instanei i confirmat de Arhivele Naionale. Evidena, arhivarea, rearhivarea, scoaterea i manipularea dosarelor de judecat aflate n pstrare la arhiva general se efectueaz prin consemnarea n Registrul general electronic de dosare a tuturor micrilor de dosare efectuate n cadrul activitii procedurale de la instane. Concomitent, la judectorii, spre exemplu, se completeaz manual registrele informtive i registrele de termene. De asemenea, dosarele de judecat sunt predate preluate de grefierul de edin sau grefierul statistician pe baz de borderou de coresponden i semntur. 20. 05. 2010 Ioan Dordea

25

Anexa 1
(denumirea creatorului) ____________________ (denumirea compartimentului) INVENTAR PE ANUL............ pentru documentele care se pstreaz.......... ________________________________________________________________ Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului Datele Nr. Obs crt. extreme filelelor _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

26

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ___________________________________________________________Prezentul inventar format din..... file conine dosare, registre, condici Dosarele de la nr. crt. au fost lsate la nefiind ncheiate La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. Astzi, dosare. Am predat, Am primit, s-au preluat

10)
Anexa nr. 3 la Legea 16/1996 Instituia ........................ (Judecatoria Cluj) PROCES VERBAL De predare-preluare a documentelor

27

Azi, .. subsemnaii Delegai ai compartimentului (seciei) . Si .. arhivarul instituiei ... Am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada . De ctre serviciul (secia) menionat, n cantitate de dosare. Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd pagini dactilografiate, spre cele legale. Am predate, Am primit,

6)
COPERT DOSAR
ROMNIA

Regulament art. 102

CURTEA DE APEL CLUJ SECIA CIVIL, DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE, PENTRU MINORI I FAMILIE

28

COMPLET .. OBIECT . PRI DATA NREGISTRRII .. NR. I DATA HOTRRII .. REDACTOR . INDICE STATISTIC . DOSAR NR. ARHIV : Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni) Termen de pstrare: P (se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic) Nr. Inventar: (dup inventariere)

TERMENE .. .. . .

7)
_________________ Denumirea instanei Denumirea seciei ARHIVA IND. DOS TERMEN DE PSTRARE
29

REGISTRUL GENERAL DE DOSARE ANUL ___________________ (SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE) De la nr.____ la nr. _____________

(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)

Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de file folosite, cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i parafarea. Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de secie aplicndu-se tampila instanei.

8)
COPERT DOSAR
DENUMIREA UNITII .................................... Compartimentul (Birou, Serviciul) ......................................

30

DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11) referitor la..........................................(din Nomenclator)

nceput la............ ncheiat la............ Nr. file................. Vol...................... Termenul de pstrare: (din Nomenclator) Nr. inventar: (numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)

31

S-ar putea să vă placă și