DENUMIRE ENTITATE PUBLICA Denumirea misiunii de audit public intern: Auditarea activitatii de inventariere generala Perioada supus auditului:

2005- 2006 ntocmit de: Data: Supervizat de: Data: ANALIZA RISCURILOR Factori de risc: Vulnerabilitatea Control intern Nivelul impactului Nivel 2 2 conform tabel Factor de greutate(100%), din care: 25 25 50
RISCURI 1 1. Organizarea activitatii de inventariere Sa nu se efectueze inventarierea generala a patrimoniului cel putin o data pe an. Sa nu fie elaborate i transmise, comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul institutiei. 1.1 Stabilirea comisiei de inventariere Inventarierea patrimoniului sa nu fie efectuata de ctre comisii de inventariere. Comisiile de inventariere sa nu fie formate din cel puin dou persoane, numite prin decizie scris emis de ordonatorul de credite sau de persoana care are obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv. In decizia de numire sa nu fie menionate: - componena comisiei; - numele responsabilului comisiei; - modul de efectuare a inventarierii; - gestiunea supus inventarierii; - data de ncepere i de terminare a operaiunilor. Din comisia de inventariere sa faca parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii i/sau contabilii care in evidena gestiunii respective. Membrii comisiilor de inventariere sa nu fie nlocuii numai: - n cazuri bine justificate; - prin decizie scris, emis de ctre cei care i-au numit. 1.2 Organizarea si desfasurarea inventarierii Nivelul impact ului 2 Punctaj total (1+ 0.5x col.2) 3

Inainte de nceperea operaiunii de inventariere comisia de inventariere sa nu ia de la gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor o declaraie scris din care s rezulte dac: - gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare; - n afara bunurilor institutiei, are n gestiune i alte bunuri aparinnd terilor, primite cu sau fr documente; - are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a cror cantitate sau valoare are cunotin; - are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au ntocmit documentele aferente; - a primit sau a eliberat bunuri fr documente legale; - deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa; - are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. - felul, numrul i data ultimului document de intrare/ieire a bunurilor n/din gestiune. Declaraia sa nu fie datata i semnata de ctre gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor i de ctre comisia de inventariere, care atest c a fost dat n prezena sa. Comisia de inventariere sa nu asigure nchiderea i sigilarea spaiilor de depozitare, n prezena gestionarului, ori de cte ori s-au ntrerupt operaiunile de inventariere i s-a prsit gestiunea. Comisia de inventariere: - sa nu vizeze documentele care privesc intrri sau ieiri de bunuri, existente n gestiune, dar nenregistrate. - sa nu dispuna nregistrarea acestora n fiele de magazie i predarea lor la contabilitate, astfel nct situaia scriptic a gestiunii s reflecte realitatea. Pentru desfurarea inventarierii sa nu fie sistate operaiunile de intrare-ieire a bunurilor supuse inventarierii, lundu-se din timp msurile corespunztoare pentru a nu se stnjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Dac operaiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu au putut fi suspendate sa nu fie creata o zona tampon n care sa fie depozitate bunurile primite n timpul inventarierii sau s se permit expedieri la clieni, iar operaiunile respective sa nu fie efectuate numai n prezena comisiei de inventariere, care a menionat pe documentele respective "primit n timpul inventarierii" sau "eliberat n timpul inventarierii", dup caz, n scopul evitrii inventarierii duble sau a omisiunilor. Bunurile aflate asupra angajailor la data inventarierii sa nu fie inventariate i sa nu fie trecute n liste separate, cu specificarea persoanelor care rspund de pstrarea lor. n cadrul evidenierii acestora pe formaii i locuri de munc, bunurile sa nu fie centralizate i comparate cu datele din evidena tehnico-operativ, precum i cu cele din evidena contabil. 2. Intocmirea si valorificarea procesului verbal de inventariere 2.1 Intocmirea documentelor aferente inventarierii Bunurile inventariate sa nu fie nscrise n listele de inventariere, ntocmite pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n litigiu sa nu fie ntocmite liste de inventariere separate sau situaii analitice separate. Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul sa nu menioneze daca toate bunurile i valorile bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa.

Gestionarul sa nu menioneze pe ultima fil a listei de inventariere dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. Comisia de inventariere sa nu analizeze obieciile, iar concluziile la care a ajuns sa nu fie menionate la sfritul listelor de inventariere. Listele de inventariere sa nu fie semnate pe fiecare fil de ctre membrii comisiei de inventariere, de ctre gestionar si de catre compartimentul financiar-contabil/valorificare bunuri, pentru calcularea diferenelor valorice, exactitatea soldului scriptic, precum i pentru verificarea calculelor efectuate. n cazul gestiunilor colective (cu mai muli gestionari), listele de inventariere sa nu fie semnate de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea sa nu fie semnate att de ctre gestionarul predtor, ct i de ctre cel primitor. Lista de inventariere sa nu contina cel putin urmatoarele informaii: - denumirea formularului; - data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; - denumirea unitii; - gestiunea; locul de depozitare; - numrul curent; - denumirea bunurilor inventariate; - codul sau numrul de inventar; - unitatea de msur; - cantiti: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferene n plus, diferene n minus; - preul unitar; - valoarea contabil: valoarea, diferene n plus, diferene n minus; - valoarea de inventar; - deprecierea: valoarea, motivul; - comisia de inventariere: numele i prenumele, semntura; - contabilitate: numele i prenumele, semntura. La inventarierea elementelor de activ, acestea sa nu fie inscrise, fr spaii libere i fr tersturi, n formularul "Lista de inventariere" (cod 14-3-12). Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii sa nu conina cel putin urmtoarele elemente:

data ntocmirii; numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere; numrul i data deciziei de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariat; data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile i propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate i la persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri n legtur cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fr micare, cu micare lent, greu vandabile, fr desfacere asigurat i propuneri de msuri n vederea reintegrrii lor n circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar i declasare sau casare a unor stocuri; constatri privind pstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritii bunurilor din gestiune;

alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate. 2.2 Valorificarea procesului verbal de inventariere Rezultatele inventarierii elementelor de activ i de pasiv, sa nu fie inscrise in Registrul-inventar grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan. Elementele de activ i de pasiv nscrise n registrul-inventar sa nu fi avut la baz listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere i situaiile analitice, dup caz, care justific coninutul fiecrui post din bilan. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere sa nu fie efectuata astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor de activ i de pasiv. n cazul n care inventarierea a avut loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere sa nu fie actualizate cu intrrile sau ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate sa nu fie cuprinse n registrul-inventar. n situaia constatrii unor plusuri n gestiune, bunurile respective sa nu fie evaluate la valoarea just. n cazul constatrii unor lipsuri n gestiune, imputabile, sa nu fie luata msura imputrii acestora la valoarea lor de nlocuire. La stabilirea valorii debitului, n cazurile n care lipsurile n gestiune nu sunt considerate infraciuni, sa nu fie avuta n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, cu ndeplinirea urmtoarele condiii: - s existe riscul de confuzie ntre sorturile aceluiai bun material, din cauza asemnrii n ceea ce privete aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente; - diferenele constatate n plus sau n minus s priveasc aceeai perioad de gestiune i aceeai gestiune. Eliminarea sa nu fie facuta ncepnd cu sorturile care au preurile unitare cele mai sczute, n ordine cresctoare. Listele cu sorturile de produse, mrfuri, ambalaje i alte valori materiale care ntrunesc condiiile de compensare datorit riscului de confuzie sa nu fie aprobate anual de ctre ordonatorii de credite.

Compensarea sa nu fie facuta pentru cantiti egale ntre plusurile i lipsurile constatate. n cazul n care cantitile sorturilor supuse compensrii, la care s-au constatat plusuri, au fost mai mari dect cantitile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, sa nu fie stabilita egalitatea cantitativa prin eliminarea din calcul a diferenei n plus. Aceasta eliminare sa nu fie facuta incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute in ordine crescatoare. Atribuiile comisiei de inventariere sa nu se refere att la patrimoniul administrat direct de institutie, ct i la patrimoniul instituiilor subordonate, fr personalitate juridic, care nu au compartimente proprii de contabilitate. n aceste cazuri, din comisia de inventariere sa nu faca parte si un reprezentant al unitii respective fr personalitate juridic. Bunurile constatate lips la inventariere sa nu fie evaluate i nregistrate n contabilitate la valoarea contabil. Lipsurile imputabile sa nu fie recuperate de la persoanele vinovate la valoarea de nlocuire. Bunurile constatate n plus sa nu fie nregistrate n contabilitate la costul de achiziie al acestora, n funcie de preul pieei la data constatrii sau de costul de achiziie al bunurilor similare. Pentru lipsuri, sustrageri i orice ale fapte care au produs pagube ce constituie infraciuni, ordonatorul de credite sa nu sesizeze organele de urmrire penal n condiiile i la termenele stabilite de lege. Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum i debitorii devenii insolvabili sa nu fie evideniate n contabilitate n conturi analitice distincte, iar n cadrul acestora, pe fiecare debitor, urmrindu-se recuperarea lor potrivit legii. Scderea din contabilitate a unor pagube care nu se datoreaz culpei unei persoane sa nu fie facuta n baza aprobrii ordonatorului de credite respectiv, cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior. Plusul de cas constatat cu ocazia inventarierii numerarului din casieriile instituiilor publice sa nu fie varsat la bugetul din care este finanat instituia, subcapitolul bugetar "ncasri din alte surse". La inventarierea bunurilor naintea datei de ncheiere a exerciiului financiar, sa nu fie asigurata valorificarea i cuprinderea rezultatelor inventarierii n situaiile financiare ntocmite pentru exerciiul financiar respectiv.

EXPLICATII PRIVIND NIVELELE DE RISC A) Vulnerabilitatea -vulnerabilitate redusa (nivel 1) =resurse umane suficiente si mijloace tehnice suficiente. -vulnerabilitate medie (nivel 2) =resurse umane insuficiente si mijloace tehnice suficiente. -vulnerabilitate mare (nivel 3) =resurse umane insuficiente si mijloace tehnice insuficiente. Nivelul stabilit: 2 = resurse umane insuficiente si mijloace tehnice suficiente. B) Aprecierea controlului intern -control intern corespunzator (nivel 1)=conducerea si personalul demonstreaza o atitudine constructiva existand preocuparea de a anticipa si inlatura problemele; auditurile anterioare nu au descoperit probleme semnificative; analiza arata ca sunt in functiune tehnici de control eficiente, procedurile sunt bine sustinute de documente. -control intern insuficient (nivel 2)=conducerea si personalul demonstreaza o atitudine cooperanta cu privire la conformitate si pastrarea dosarelor; auditurile anterioare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat masuri de remediere si a raspuns satisfacator la recomandarile auditului; sunt in functiune tehnici de control insuficiente. -control intern cu lipsuri grave (nivel 3)=conducerea si/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperanta si nepasatoare cu privire la conformitate si pastrarea dosarelor; auditurile anterioare au descoperit probleme deosebite, iar conducerea nu a luat masuri de remediere si nu a raspuns satisfacator la recomandarile auditului; nu sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente, procedurile de control intern lipsesc sau nu sunt utilizate. Nivelul stabilit: 2 - control intern insuficient C) Nivelul impactului financiar -impact slab (nivel 1) -impact potrivit (nivel 2) -impact puternic (nivel 3) CLASAREA RISCURILOR -risc mic = 1,5 -risc mediu = 2 -risc mare = 2,5