ANEXA 11 Scurt ghid privind efectuarea achiziiilor publice

SCURT NDRUMAR PRIVIND ACHIZIIILE PUBLICE NECESAR ONGS pentru ACHIZIII NECESAR CCS pentru VERIFICRI

Lista sintez a etapelor/documentelor care trebuie parcurse/ntocmite de beneficiar n aplicarea prevederilor OUG nr.34/2006 pentru atribuirea contractelor de achiziii publice de servicii/furnizare/lucrri

Tipul de procedur Achiziie direct Cerere de oferte

Observaii

1. Nota de estimare a valorii contractului de achiziie 2. Nota privind

n msura n care valoarea achiziiei de servicii/produs e/lucrri, estimat conform prevederilor art. 25-32 din OUG nr.34/2006, fr TVA, nu depseste echivalentul n lei a 15.000 euro, Beneficiarul are dreptul de a achiziiona direct serviciile/ produsele/lucr rile respective. Aciziia direct se realizeaz i n cazul serviciilor ce figureaz n anexa 2B. X X

Pentru contractele servicii/produs e/lucrri estimate la peste 15.000 E 75.000 ron fr TVA se aplic procedura cererii de oferte excepie fcnd serviciile prevzute n anexa 2B, pentru care se aplic procedura de achiziie direct.

OUG nr.34/2006

x x

Conform model OUG nr.34/2006 Conform model

alegerea procedurii 3. Calendarul procedurii 4. Caiet de sarcini/ specificaii tehnice 5. Nota justificativ privind stabilirea cerinelor minime de calificare i criteriile de selecie a ofertanilor/candidailor 6. Nota justificativ privind criteriul de atribuire a contractului de achiziie

x x x x

OUG nr.34/2006 OUG nr.34/2006 Conform model OUG nr.34/2006 art. 176-196 HG nr. 925/2006 art.7-12, OUG nr.34/2006 art.13-15, 196-199 HG nr. 925/2006 art.14 OUG nr.34/2006 OUG nr.34/2006 OUG nr. 34/2006, art.125(2), Anexa 3 HG nr. 925/2006, Anexa 1 OUG nr. 34/2006 art.5965,77, 85 OUG nr. 34/2006 art.78,91 HG nr. 925/2006 art. 71 OUG nr.34/2006 art. 211 HG nr. 925/2006 art.33 OUG nr. 34/2006 art.205 OUG nr. 34/2006 art. 200-

7. Fia de date a achiziiei 8. Formulare i modele pentru ofertani 9. Anun de participare/invitaia de participare

X (sumar)

x x x

10. Punerea la dispoziia operatorilor economici interesai a Documentaiei de atribuire 11. Solicitri i rspunsurile la clarificri 12. Desemnarea persoanei/persoanelor responsabile cu atribuirea contractelor 13. Procesul verbal de deschidere a ofertelor

x X x

14. Raportul procedurii de achiziie 15. Comunicarea rezultatului procedurii ctre participanii la

x x

procedur 16. Perioada de asteptare a contestaiilor x

17. ntocmirea anunului de atribuire

18. Semnarea contractului de achiziie Public de lucrri sau servicii 19. Semnarea contractului de achiziie Public de furnizare bunuri 20. Procesului verbal de recepie a serviciilor/ produselor/lucrrilor

211 HG nr.925 art. 31-83 OUG nr. 34/2006 art. 205, 255-256, 270, 271, 272 OUG nr. 34/2006 art. 56-57, 58 HG nr. 925/2006 art.98 HGR nr. 925/2006 art. 93 HGR nr. 925/2006 art. 93

B. TIPURI DE CONTRACTE 1. Contractul de lucrri este acel contract de achiziie public care are ca obiect fie execuia de lucrri legate de una dintre activitile cuprinse n anexa nr. 1 din OUG nr.34/2006 fie att proiectarea, ct si execuia de lucrri legate de una dintre activitile cuprinse n anexa nr. 1 din OUG nr.34/ 2. Contractul de furnizare este acel contract de achiziie public, altul dect contractul de lucrri, care are ca obiect furnizarea unuia sau mai multor produse, prin cumprare, inclusiv n rate, nchiriere sau leasing, cu sau fr opiune de cumprare. Contractul de achiziie public ce are ca obiect principal furnizarea de produse i, cu titlu accesoriu, operaiuni/lucrri de instalare i punere n funciune a acestora este considerat contract de furnizare. 3) Contractul de servicii este acel contract de achiziie public, altul dect contractul de lucrri sau de furnizare, care are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii, astfel cum acestea sunt prevzute n anexele nr. 2A si 2B din OUG nr.34/2006. Contractul de achiziie care are ca obiect principal prestarea unor servicii i, cu titlu accesoriu, desfsurarea unor activiti dintre cele prevzute n anexa nr. 1 din OUG nr.34/2006, este considerat contract. de servicii. INSTRUCIUNI GENERALE (1)Aplicarea prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr.34/2006, cu modificrile si completrile ulterioare, pentru atribuirea contractului de achiziie public de servicii din categoria celor incluse in Anexa 2A din Ordonana de urgen a Guvernului este obligatorie.

Exemple de servicii din categoria celor incluse in Anexa 2A: - Servicii de audit financiar pentru certificarea cheltuielilor; - Servicii de publicitate a proiectului (crearea, producerea si/sau difuzarea de materiale de promovare prin intermediul mijloacelor de informare in mas scrise, audiovizuale sau electronice); - Servicii de administrare a cldirilor; - Servicii de transport terestru, cu excepia serviciilor de transport feroviar incluse in categoria 18 din Anexa 2B. (2) In cazul in care autoritatea contractanta atribuie un contract de achizitie publica ce are ca obiect prestarea de servicii din categoria celor incluse in anexa nr. 2B, atunci obligaia de a aplica prezenta ordonanta de urgenta se impune numai pentru contracte a caror valoare este mai mare decat cea prevazuta la art. 57 alin. (2) si se limiteaza numai la prevederile art. 35-38 si art. 56. (3) In cazul in care contractul de achizitie public prevazut la alin. (1) are ca obiect, alaturi de prestarea de servicii din categoria celor incluse in anexa nr. 2B, si prestarea de servicii din categoria celor incluse in anexa nr. 2A, prevederile alin. (1) sunt aplicabile numai daca valoarea estimata a serviciilor incluse in anexa nr. 2B este mai mare decat valoarea estimata a serviciilor incluse in anexa nr. 2A. (3) Autoritatea contractanta nu are dreptul de a combina, in cadrul aceluiasi contract, servicii incluse atat in anexa nr. 2B, cat si in anexa nr. 2A, cu scopul de a beneficia de aplicarea prevederilor alin. (1), atunci cand atribuie respectivul contract de achizitie public. Exemple de servicii din categoria celor incluse in Anexa 2B: Servicii hoteliere si restaurante Servicii de transport ferviar servicii de transport pe ap Servicii anexe si auxiliare Servicii juridice Servicii de selectie si plasare a fortei de munc Servicii de investigatie Servicii de invaamant Servicii de sanatate Servicii recreative, culturale Servicii recreative, culturale i sportive

EXCEPII Achizitorul are drepul s nu aplice procedurile OUG 34/2006 n urmtoarele situaii: a) atunci cnd, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achiziie poate fi atribuit numai unui anumit operator economic sau persoan fizic b) ca o msur strict necesar pentru implementarea proiectului, determinat de evenimente imprevizibile si care nu se datoreaz sub nicio form unei aciuni sau inaciuni a achizitorului; n acest caz, achizitorul nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioad mai mare dect cea necesar pentru a face fa situaiei de urgen care a determinat efectuarea achiziiei; c) atunci cnd este necesar achiziionarea, de la furnizorul iniial, a unor cantiti suplimentare de produse destinate nlocuirii parale sau extinderii echipamentelor/instalaiilor livrate anterior, si numai dac schimbarea furnizorului iniial a pune achizitorul n situaia de a achiziiona produse care, datorit caracteristicilor

tehnice diferite de cele deja existente, determin incompatibiliti sau dificulti tehnice sporite de operare si ntreinere. d) atunci cnd este necesar achiziionarea unor lucrri sau servicii suplimentare/adiionale, care nu au fost incluse n contractul iniial, dar care datorit unor circumstane imprevizibile au devenit necesare pentru ndeplinirea contractului n cauz, si numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: - atribuirea s fie fcut contractantului iniial; - lucrrile sau serviciile suplimentare/adiionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic si economic, separate de contractul iniial fr apariia unor inconveniente majore pentru achizitor sau, desi separabile de contractul iniial, sunt strict necesare n vederea ndeplinirii acestuia; - valoarea cumulat a contractelor care vor fi atribuite si a actelor adiionale care vor fi ncheiate pentru lucrri si/sau servicii suplimentare ori adiionale nu depseste 50% din valoarea contractului iniial si pragul valoric pentru care era obligatorie aplicarea prevederilor Ordonanei; e) pentru cheltuieli care fac obiectul unei convenii civile sau a unui contract de munc. n acest caz dosarul de achiziie va conine: 1. contractul de munc/convenia civil/drepturi de autor. 2. raport de activitate sau raport privind serviciile executate 3. fis de pontaj 4. tat de plat 5. Preces verbal de recepie sau conformitate INSTRUCIUNI SPECIFICE:

1. Proiectele se vor desfura n conformitate cu metodologia aprobat prin

ordinul Ministrului Tineretului i Sportului DGPS (Direcia General Programe pentru Studeni) va transmite CCS e proiectele aprobate 2. n cazul proiectelor care au este aprobate o sum mai mic dect cea solicitat ongs-urile pot efectua cheltuieli pe categoriile solicitate n limita bugetului total aprobat. De exemplu, n cazul n care este aprobat suma de 5000 de ron, iar in bugetul proiectului figureaz suma de 6 000 de ron pentru cazare i mas iar 2000 ron pentru consumabile, ONGS-sul poate cheltui suma aprobat integral pentru cazare (5000 RON) sau 2000 ron pentru consumabile i 3000 ron pentru mas. Se vor respecta de asemenea plafoanele privind cheltuielile eligibile. 3. n cazul n care nu se depeete plafonul de 15000 de euro pentru o anumit categorie de cheltuieli se vor face achiziii directe n conformitate cu legislaia n vigoare. CCS-urile au rolul de a realiza decontul. CCS-urile nu au dreptul de a solicita efectuarea unei alte proceduri dect ceaa prevzut de 34/2000. (EX: pentru acihziiile sub 15 000 E- fr TVA se aplic procedura de achiziie direct i nu cea de cerere de oferte, dect dac beneficiarul va considera necesar. 4. CCS-urile nu au dreptul de a emite instruciuni suplimentare sau de a solicita documente suplimentare dect cu acordul DGPS. 5. Toate cheltuielile vor fi efectuate direct de ctre ONGS furnizorilor de bunuri i servicii n conformitate cu legislaia n vigoare; 6. ONGS va angaja cheluieli numai pe perioada de desfurare a proiectului, numai n conformitate cu prevederile leglale, a metodologiei aprobate i n limita bugetului aprobat. 7. n vederea unei desfuri optime a proiectelor aprobate ne ateptm la Cooperare maxim att din partea CCS-urilor ct i din partea ONGS-urilor. 8. Directorul CCS va numi o persoan responsabil n relaia cu ongs-urile precum i o person din cadrulul departamentului contabilitate care poate aduce lmuririle necesare ongs-urilor pe parte financiar. Lista cu persoanele

numite vor fi afiate la loc vizibil mpreun cu locul i orele la care pot fi gsite. De asemenea aceast list va fi transmis prin fax ctre DGPS ( 0314 25 25 34) 9. Pentru orice nelmuriri CCS-rile pot conacta DGPS i pot cere lmuri privind desfurarea proiectelor.. 10. ONGS-urile din momentul aprobrii proiectelor vor ine legtura numai cu CCS-ul urmnd s contacteze DGPS numai n cazul n care apar eventuale nenelegeri. PRECIZRI FINALE 1. Responsabilitatea legalitii i corectitudinii efecturii cheltuielilor n conformitate cu legislaia in vigoare revine exclusiv solicitantului. 2. n cazul n care se constat neconcordane ntre prezenta metodologie (inclusiv anexe) i legislaia in vigoare care reglementeaz achiziiile publice, MTS prin DGPS va emite instruciuni care s clarifice/completeze/modifice prezenta metodologie 3. Pentru procedura de achiziie Direct mai jos sunt prezentate modele specifice necesare efecturii procedurii de achiziie public. 4. n cazul n care ONGS are prevzut n buget cheltuieli care depesc 15 000 E(fr TVA) pe categorie de cheltuieli, DGPS recomand contractarea unui expert care s ofere ONG consultan n ntocmirea dosarelor de achiziie public. 5. Aceast anex are valoare de ghid, iar respectarea legislaiei n vigoare privind achiziiile publice revenind beneficiarului.

Not privind estimarea valorii contractului de achiziie (Model) Beneficiar: Titlul proiectului: ID proiect: Linia de finanare: Denumirea contractului de achiziie: Obiectul contractului de achiziie: Evaluarea contractului de achiziie de produse/servicii/lucrri se realizeaz n conformitate cu regulile privind estimarea valorii contractelor de achiziie public prevzute n OUG nr.34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Nr. crt. Descrierea produsului/ serviciului/lucrrii Cantitatea Preul estimat/Valoarea tarifului mediu lunar/Costul estimat pe categorii de lucrri (fr TVA) Total lei, fr TVA Total euro, fr TVA (numele, prenumele i funcia reprezentantului legal ) (semntura autorizat i tampil) Total

Data

Not privind alegerea procedurii (Model) Prin prezenta v supunem spre aprobare iniierea procedurii de achiziie ................................n vederea derulrii contractului ............................................................pentru implementarea Proiectului intitulat ....................................................... 1. 2. 3. 4. 5. Categoria de produse/servicii/lucrari: Codul de clasificare CPV : Valoarea achizitiei: Procedura de achizitie conform legii : Justificarea achiziiei :

Valoarea estimat a achiziiei este deron, respectiv ..euro, ceea ce presupune achiziia acestor produse prin procedura de achiziie ., conform O.U.G. 34/2006. Referitor la aceasta propunere de achizitie, menionm urmtoarele: Achiziia acestor produse este prevzut n bugetul proiectului amintit Avnd n vedere cele de mai sus, v rugm s aprobai iniierea procedurii n vederea achiziionrii acestor produse, produse ce vor fi achiziionate............................, avnd n vedere prevederile art...... din OUG nr. 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare. ntocmit, ............................................

Coordonator Proiect ...............................

CAIET DE SARCINI (Model) 1. OBIECTUL ACHIZIIEI: Obiectul caietului de sarcini l constituie furnizarea de produse/servicii necesare implementrii proiectului .. finanat de . Cerinele din Caietul de sarcini vor fi considerate ca fiind obligatorii i minimale. 2. SPECIFICAII TEHNICE : - , cu urmtoarele specificaii tehnice : Nr.crt . Componenta Cerinta tehnica minimala

3. Toate produsele vor fi livrate, n zile de la transmiterea comenzii. 4. Se vor efectua verificri i se vor ncheia procese-verbale: - la recepia produselor ; 5. CONDIII DE ASIGURARE A LUCRRILOR:

ntocmit, Coordonator Proiect ..................

FIA DE DATE A ACHIZIIEI (Model) I. AUTORITATEA CONTRACTANT Denumire: Adres: Localitate: Persoana de contact: Persoana responsabil de desfurarea achiziiei: E-mail:

Cod potal: Telefon: Telefon:

ara:

Fax:

Autoritatea contractant achiziioneaz n numele altei autoriti contractante DA NU Alte informaii i/sau clarificri pot fi obinute: la numerele de telefon mai sus menionate Instituia responsabil pentru soluionarea contestaiilor Denumire: Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor Adres: str.Stavropoleos, nr.6, sector 3, Bucuresti Localitate: Bucuresti Cod potal: 030084 ara: Romania E-mail: office@cnsc.ro Adres internet: wwww.cnsc.ro Fax:021/310.46.42; telefon: 021/ 310.46.41 I.c.Sursa de finanare : Se specific sursele de finanare ale contractului ce urmeaz a fi atribuit

Dup caz, proiect/program finanat din fonduri comunitare DA NU

II: OBIECTUL CONTRACTULUI II.1) Descriere II.1.1) Denumire contract: II. 1.2) Locul de livrare: (a) Lucrri Execuie (b) Produse Cumprare Leasing (c) Servicii Categoria serviciului 2A

10

Proiectare i execuie Realizare prin orice mijloace corespunztoare cerinelor specificate de autoritate contractant Principala locaie a lucrrii _______________________ _ _______________________ __ Cod CPV

nchiriere Cumprare n rate

2B (Se specific din care categorie de servicii aparine obiectul contractului: fie din Anexa 2A , fie din Anexa 2B) Principalul loc de prestare ______________________ _ ______________________ _ Cod CPV

Principalul loc de livrare:

II.1.3) Ofertele alternative NU sunt acceptate II.2) Cantitatea sau scopul contractului II.2.1) Total cantiti: A SE VEDEA DETALIAT IN CAIETUL DE SARCINI II.2.2) Opiuni (dac exist) nu Dac exist, descrierea acestor opiuni: da

III: PROCEDURA III.1) Procedura selectat Licitaie deschis Licitaie restrns Licitaie restrns accelerat Dialog competitiv

Negociere cu anun de participare Negociere fr anun de participare Cerere de oferte Concurs de soluii Achiziie direct

III.2) Legislaia aplicat Legislaia aplicat OUG 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare ; HG 925 /2006 cu modificrile i completrile ulterioare, HG 782/2006 pentru aprobarea Regulamentului de Organizare si Functionare al C.N.S.C., OUG nr. 30/2006 privind funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, HG nr. 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 30/2006 privind funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public , Hotararea nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica prin mijloace

11

electronice din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 modificata si completatarile ulterioare.

IV. Date limit care trebuie respectate Termenul de livrare/recepie

Intocmit, .................. Coordonator Proiect

12

DECIZIA Nr. /. Avnd n vedere, 1. Legislaia naional si european aplicabil n materia achiziiilor publice 2. Contractul de finanare ncheiat ntre ..................................... si ................................. 3. Proiectul ..............................., ID............ 4. Efectuarea optim a desfurrii achiziiilor prevzute n contract 5. Necesitatea recepiei produselor/serviciilor 6. Necesitatea verificrii livrrii n condiii optime a produselor/serviciilor

Reprezentantul legal ................................................................ DECIDE: Art. 1 Se constituie Comisia de recepionare a produselor/serviciilor necesare implementrii proiectului ................................................. Art. 2 Comisia este format din urmtorii membri:

Art. 3 Comisia are urmtoarele atribuii: 1. Comisia are obligaia s i desfoare activitatea pna la data de ............................., dat la care se finalizeaz recepia produselor/serviciilor necesare implementrii proiectului ...................................... 2. Comisia de recepie trebuie s constate c produsele/serviciile furnizate n cadrul contractului respect cerinele de calitate, cantitate, caracteristicile corespund cu cele prevzute n caietul de sarcini anex la factura fiscal i au fost livrate conform graficului de timp prevzut. 3. Comisia trebuie s verifice dac preul corespunde cu preul nscris n nota de comand i n factura fiscal. 4. Comisia trebuie s constate c Furnizorul i-a ndeplinit obligaiile cerute prin caietul de sarcini i prin nota de comand care ine loc de contract ntre pri. Semntura autorizat

13

Beneficiar .pentru proiectul

PROCES-VERBAL DE RECEPIE A PRODUSELOR Nr....... din .................... Produse furnizate n baza notei de comand nr..................i a facturii fiscale nr. ....................... din data de .........................., achitate de beneficiar prin OP nr. ........ din data de ............................ ncheiat ntre .............................................., n calitate de Beneficiar, i ......................................................................, n calitate de Furnizor, finanat din ............................................................... Comisia de recepie, constituit prin Decizia nr. ............. din data ..................... a .................., a procedat astzi ....................... la recepia produselor ce au fcut obiectul notei de comand menionat mai sus, avnd o valoare de lei la care se adaug .lei TVA, i a fost format din:

La recepia produselor a participat .................................... n calitate de reprezentant legal al ............................................. Comisia de recepie constat c urmtoarele produse furnizate n cadrul contractului respect cerinele de calitate, cantitate, caracteristicile corespund cu cele prevzute n caietul de sarcini anex la factura fiscal i au fost livrate conform graficului de timp prevzut, dup cum urmeaz: Nr. crt. Denumire produs Caracteristici UM Pret/UM fara TVA Cant itate a Pret total fara TVA

TOTAL Valoarea total a produselor furnizate este de lei la care se adaug TVA ...................... lei i corespunde cu preul nscris n nota de comand i n factura fiscal. De asemenea, comisia constat c Furnizorul i-a ndeplinit obligaiile cerute prin caietul de sarcini i a notei de comand care ine loc de contract ntre pri. Prezentul proces-verbal, coninnd ................ file a fost ncheiat astzi ................... la ..................... n ......... exemplare, din care .................... pentru Beneficiar i unul pentru Furnizor. Beneficiar, Prestator,

Comisia de recepie:

14