MINISTERUL EDUCA IEI UNIVERSITATEA DE STAT DIN MOLDOVA FACULTATEA TIIN E ECONOMICE SPECIALITATEA FINAN E I B NCI

Tema: Protocolul n cadrul edin elor de birou. Comportamentul noului angajat

REFERAT

Efectuat de : Mustea

Victoria Ef.0903 Controlat de: Rusica Natalia

Chi in u, 2012
1

Cuprins: 1. Introducere.......................................................................................3 2. Protocolul n cadrul edin elor de birou...........................................3 3. Comportamentul noului angajat.......................................................8 4. Biografie........................................................................................12

1. Introducere Una din cele mai utilizate metode n desf urarea procesului de management este comunicarea direct unilateral i bilateral , promovat sub forma edin ei. Definitie. Sedinta consta in reunirea mai multor persoane pentru un scurt interval de timp sub coordonarea unui manager, in vederea solutionarii in comun a unor sarcini cu caracter informational sau decizional. Sedinta constituie modalitatea principala de transmitere a informatiilor si de culegere a feedback-ului concomitent la un numar mare de componenti ai organizatiei. Calitatea sedintei conditioneaza sensibil calitatea managementului, fiind nemijlocit implicata in exercitarea previziunii, organizarii, coordonarii, antrenarii si control-evaluarii. 2. Protocolul n cadrul edin elor de birou Dupa continut sedintele se clasifica in mai multe categorii: - de informare; - decizionale; - de armonizare; - de explorare si - eterogene Sedintele de informare au drept obiectiv furnizarea de informatii managerilor si/sau colaboratorilor, referitoare la anumite domenii. Se organizeaza fie periodic (saptamanal, decadal, lunar etc.), fie ad-hoc (mai frecvent), in functie de necesitati. Sedintele decizionale au in vedere adoptarea, cu participarea celor prezenti, a anumitor decizii. Continutul lor consta in principal in prezentarea, formularea si evaluarea de variante decizionale vizand realizarea anumitor obiective. Cu cat se doreste exercitarea unui management participativ, cu atat numarul sedintelor decizionale va fi mai mare. Sedintele de armonizare au drept scop punerea de acord a actiunilor managerilor si a componentilor unor compartimente aflate pe acelasi nivel ierarhic sau pe niveluri apropiate. Sunt sedinte cu caracter operativ, convocate cu o frecventa aleatorie in functie de necesitatile realizarii unor obiective, programe etc., caracterizate prin sfera de cuprindere si complexitate ridicate. Sedintele de explorare sunt axate pe investigarea zonelor necunoscute ale viitorului firmei, ale unor componente ale acesteia sau ale anumitor aspecte ce influenteaza desfasurarea activitatilor sale. Aceste sedinte sunt destinate amplificarii creativitatii, formand de regula, continutul unor metode de sine statatoare cum ar fi Brainstormingul, Sinetica, Delbecq, Nominal Group Technique s.a. Sedintele eterogene intrunesc elemente a doua sau mai multe din celelalte tipuri, fiind organizate cu precadere la nivelul managementului superior si mediu al firmei. Sunt cele mai utilizate. Caracteristicile edin ei ca metod : - are un pronun at caracter formal, deoarece obiectivele ei sunt direct legate de obiectivele firmei; reune te participan ii care dispun de competen a formal cerut de specificul ei, iar derularea edin ei este consemnat n scris; - n interiorul grupului formal astfel constituit, de regul , se stabilesc ad-hoc i grupuri informale n func ie de interesele personale urm rite;
3

- derularea edin ei solicit , mai mult dect n cazul altor metode, comunicarea i cooperarea participan ilor; - dirijarea ei cere conduc torului abilita i psihologice i calit i de animator; - ntruct reune te persoane cu temperamente i personalit i diferite, st pnirea tehnicilor comunic rii verbale, non-verbale i a ascult rii active, reprezint condi ii ale reu itei. Studiul ndelungat al comportamentului angaja ilor reuni i n edin e a relevat existen a ctorva figuri tipice: Vindicativul are ntotdeauna de repro at ceva cuiva. Este un tip serios, care nu zmbe te la glumele celorlal i, dar rde cu satisfac ie atunci cnd, n discu ie, marcheaz ni te puncte. inuta lui este marcat de bustul foarte aplecat nainte, cu minile a ezate pe margine mesei. Las impresia c dore te s p r seasc reuniunea. Aceasta este nt rit de mi carea continu a picioarelor. Poate crea conflicte, tensiuni, prin iritarea sensibilit ii diver ilor participan i. Mediatorul este un tip calm, echilibrat. Daca i se cere p rerea nu se gr be te s vorbeasc . P streaz un moment de lini te, suficient c ceilal i s tac pentru a-l asculta. Atitudinea lui constant evoc gndirea i ponderarea. St a ezat drept pe scaun. Se mi ca cu discre ie. Este tipul n jurul c ruia se poate stabili axul discu iei. Savantul i preg te te cu grij interven iile sus inute de tabele, figuri, citate. Foarte serios, nu rde la nicio glum , deoarece le consider simple pierderi de timp. Ur te digresiunile. Noteaz totul n timpul discu iei. Ar dori s vorbeasc , s - i arate competen a, dar i impune cteva reguli n interven iile sale. Guralivul se simte n edin ca pe tele n ap . Rde zgomotos la orice glum . A ezat confortabil n scaun cu minile i picioarele dep rtate pentru a ocupa ct mai mult spa iu, nu se obose te niciodat cu luatul noti elor. Are ntotdeauna un avans de timp fa de cei care noteaz , pe care-l folose te pentru a vorbi. Nu- i impune nicio restric ie n acest sens. Prive te totul i pe to i deodat , f r a fi atent n mod special la cineva sau ceva. Este tipul care poate deturna cel mai u or sensul discu iilor. Timidul este frecvent vecinul guralivului. De regul nu are interven ii spontane. Atitudinea lui este crispat . Nu tie ce s fac cu corpul s u. Se teme s nu ocupe spa iul vital al vecinilor n timp ce ace tia i invadeaz col ul de mas . O privire aruncat timidului l va face s se nro easc i s se crispeze i mai tare. Introvertit, timidul este, de regul , de in tor al unor solu ii bune i originale, dar a-l face s vorbeasc necesit o adev rat art . Opozantul este retras n sine, deranjat de to i i de toate i mai ales de subiectul reuniunii. Este unul din cei care nu au cerut i nu dore te participarea. Pozi ia lui este static . Minile sunt ncruci ate la nivelul pieptului. Uneori i elibereaz un bra din ncle tare pentru a bate darabana n mas , semn al dezacordului. i prive te pe cei care intervin cu o min dezgustat . Uneori surde scurt, semn c are o idee de atac, dar renun imediat, deoarece i a ataca nseamn o participare. Totul n atitudinea lui este n contradic ie cu cei prezen i. Poate deruta, descuraja, imprima o not de inutilitate i derizoriu. Somnorosul nu este interesat de nimic n mod special. Temperament amorf, a c rui via curge aproape simetric, ntre a ipeli i treziri. Se plictise te extrem de u or. i ine ochii ntredeschi i i adopt o pozi ie din care este greu de dedus dac doarme sau gnde te. O interven ie brusc adresat l poate transforma ntr-un vindicativ de oc. Prezen a lui ntr-o reuniune este superflu .
4

 Seniorul adopt o pozi ie de superioritate. Las impresia c via a lui este dedicat unor idealuri cu mult mai nalte. Pozi ia lui n scaun este dreapt i rigid . T cut, misterios, cu privirea pierdut pe o linie imaginar , urm re te un orizont personal n afara reuniunii. Se ab ine s vorbeasc , deoarece oricum cei din jur nu-i merit aten ia. Mimica lui exprim un u or dezgust sau sentimentul de deprimare produs de situa ie. Prezen a lui ntr-o edin poate induce unor participan i sentimentul de inferioritate, team de a nu interveni pentru a nu fi judecat de acest oracol. Vicleanul sondeaz terenul i participan ii cu priviri prudente i piezi e. Urm re te discu ia cu mare interes pentru a depista momentul interven iei sale. Privirea i alunec atunci cnd este privit n fa . Dac va sus ine privirea conduc torului edin ei nseamn c este preg tit s intervin . De obicei, interven ia sa este un act dirijat spre un alt participant. Lovitura final va fi o replic asasin care-l va face s rd cu satisfac ie. Interven iile sale pot da ntors turi nedorite discu iilor. Ca i vindicativul, poate genera conflicte, tensiuni ntre participant Etapele unei edin e: Pentru a elimina aceste deficien e, edin a trebuie abordat i preg tit n etapele ei esen iale: a) etapa de preg tire, care presupune desf urarea urm toarelor ac iuni anterioare edin e cu 714 zile: stabilirea tipului de edin , a obiectivului i a ordinii de zi alc tuite din 1-4 probleme; alc tuirea listei participan ilor care pot contribui direct la realizarea obiectivului edin ei; anun area datei, a orei de ncepere, a locului i a ordinii de zi cu minimum o s pt mn nainte; stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materialele necesare inform rii i a datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte); b) etapa de deschidere, n care: se prezint clar obiectivul i ordinea de zi; se stabile te, de comun acord cu participan ii, durata maxim a edin ei; se anun timpul maxim afectat unei interven ii (mai ales n cazul n care exist riscul unor discu ii prelungite nejustificat); c) etapa de desf urare propriu-zis , n care aportul decisiv n reu it revine conduc torului. Acestuia i revine rolul de: a urm ri realizarea obiectivului; a dirija discu iile c tre probleme nscrise pe agenda de lucru; a ncuraja participarea la discu ii a tuturor celor prezen i; a instala i men ine o atmosfer de cooperare i comunicare eliberat de obstacole; d) etapa de nchiriere, n care conduc torul edin ei precizeaz : n ce m sur obiectivul edin ei a fost realizat; punctele de pe ordinea de zi nerezolvate i care urmeaz a fi realizate ntr-o reuniune ulterioar ; ideile, contribu iile cele mai valoroase; concluziile finale prezentate ca principalele idei, solu ii, decizii adoptate. Reguli pentru desfasurarea eficienta a unei sedinte Faza sedintei Reguli 1. Deschiderea - deschiderea la ora comunicata in prealabil; sedintei - formularea clara a obiectivelor sedintei; - prezentarea ideilor la modul pozitiv; - folosirea unui limbaj atractiv; - limitarea expunerii introductive la 1-2 minute;
5

2. Derularea sedintei

3. Inchiderea sedintei

- stabilirea, de comun acord, cu participantii, daca exista pericolul luarilor de cuvant excesiv de lungi, a duratei totale a sedintei si a unei durate maxime a unei luari de cuvant. - sublinierea contributiei in idei noi, solutii eficiente etc., astfel incat sa stimuleze participarea activa si substantiala a participantilor; - calmarea spiritelor infiebantate, intervenind calm, dar ferm, pentru a prevenii sau preintampina momentele de tensiune; - interventia prompta, pentru stoparea peroratiilor inutile pentru problemele abordate, a divagatiilor de la subiect etc.; - imprimarea unui ritm care sa asigure incadrata in durata stabilita, concomitent cu realizarea scopurilor urmarite. - limitarea duratei sedintei sa 1 1,5 ore, asa cum indica majoritatea specialistilor. Interventia finala a conducatorului sedintei trebuie sa fie concisa si sa se refere la principalele decizii, acorduri, puncte de vedere exprimate, facilitand retinerea lor de catre toti participantii, inclusiv a pozitiei managerului fata de acestea; - elementele deosebit de importante este recomandabil, asa cum se procedeaza in multe firme din tarile dezvoltate, sa fie transmise si in scris participantilor, cel mai tarziu a doua zi.

Pentru reu ita edin ei, speciali tii fac o serie de recomand ri att conduc torului, ct i participan ilor. Astfel, n calitatea sa de animator al reuniunii, conduc torului edin ei i se recomand : s se asigure c fiecare punct al ordinii de zi este prezentat clar i n eles corect de participan i; s ncurajeze la discu ii to i participan ii i, mai ales, pe cei timizi sau pe noii veni i; s evite s domine discu ia sau s permit acest lucru vreunui participant; s practice ascultarea activ , indiferent dac este de acord sau nu cu punctul de vedere expus; s limiteze interven iile celor prea vorb re i, subiectivi sau repetitivi; s urm reasc ncadrarea n timpul fixat de comun acord; s se asigure c deciziile, solu iile, m surile adoptate au fost n elese i nregistrate n procesul verbal i difuzate participan ilor, cel mai trziu a doua zi. Participan ilor la edin li se recomand : s fie punctuali; s se preg teasc atent i cu suficient timp nainte de edin , parcurgnd materialele i notndui ideile interven iei; s -i asculte atent pe ceilal i vorbitori; n momentul interven iei, s se adreseze conduc torului edin ei i nu celorlal i participan i; n interven ia sa s fie la obiect, conci i i apoi s p streze t cerea; s - i controleze reac iile, comportamentul i subiectivitatea. Ca metod de management, edin a prezint multiple avantaje, care constau n: - amplificarea capacit ii de comunicare a angaja ilor; - folosirea poten ialului profesional, intelectual i de creativitate al angaja ilor; - fundamentarea mai corect a deciziilor;
6

- dezvoltarea sentimentului de participare i cre terea aderen ei personalului fa de organiza ie; - amplificarea sentimentului de responsabilitate; - dezvoltarea spiritului de echip ; - cre terea nivelului de informare a personalului. Acestor avantaje li se opun unele inconveniente pe care practica le-a nregistrat, att de puternice, nct deseori angaja ii manifest o tendin de refuz n a o considera o metod de coordonare. Caracterul pregnant formal c ruia i se asociaz mai mult sau mai pu in obiectiv lipsa de responsabilitate a unor manageri ori, dimpotriv , dorin a de a- i manifesta puterea, sterilitatea unor discu ii, pierderile de timp, tergivers rile n rezolvarea unor probleme, animozit ile care se pot crea sau accentua constituie tot attea motive ale reac iei de respingere fa de practicarea acestei metode.

3. Comportamentul noului angajat O edin de birou poate fi convocat din o mie i unul de motive, dar nu va fi productiv dac nu se tie din timp i precis pentru ce a fost nevoie s fie inut i dac , la sf r itul ei, nu a n eles toat lumea sarcinile i liniile directoare i nu se ia Comportamentul ntr-o edin de birou nu trebuie s difere de comportamentul de la edin ele din afara biroului i aceasta include' conven iile, nt lnirile pentru v nz ri, conferin ele i seminariile, n care fiecare dintre noi reprezint compania n ntregul ei n fa a comunit ii. De vreme ce s ntem n public, ar trebui s d m dovad nu numai de acela i respect pe care l manifest m n edin ele noastre de birou, dar s ne str duim s facem chiar mai mult. Cum omul este un animal social, cu c t exers m mai mult ceva, cu at t rezultatele vor fi, n mod automat, mai bune, iar bunele maniere ne vor fi mai la ndem n i le vom folosi n mod mai natural. Manierele unei persoane care particip la o edin s nt tot at t de importante ca i ale celui care o organizeaz . ntreaga ambian a unei nt lniri la care particip mul i oameni depinde, ntr-adev r, de profesionalismul, eficien a, inventivitatea i de atitudinea atent a acelora care r spund de organizarea ei. Arta bunului comportament n edin al unui membru t n r din executiv Manierele pre edintelui edin ei nu s nt singurele considerente importante ale protocolului; i comportamentul participan ilor este tot at t de important. O edin reu it , bine condus , decent , este desigur o strad cu dou sensuri i s nt multe modalit i prin care? un participant poate da dovad de bune maniere n mod eficient. El ajunge la timp, chiar cu c tcva minute nainte de ora la care este programat nceperea edin ei. Dac particip pentru prima dat din partea companiei proprii la un asemenea gen de edin , sau dac reprezint pe cineva din companie, se comport n mod prietenos i firesc fa de ceilal i participan i. Dac a venit din afar , trebuie s le explice celorlal i cine este i de ce se afl acolo. Acesta este i un prilej pentru el de a- i oferi cartea de vizit de afaceri, dac membrii executivului cu care poart discu ia i pun ntreb ri despre el i compania sa. Ca nou-venit, nu ia loc p n c nd cineva care tie de ce se afl el acolo nu l invit s se a eze" sau poate s stea "acolo", l ng Ann Smith. Ar fi gre it s se tr nteasc din proprie ini iativ pe scaunul de l ng pre edinte. Scaunele din st nga i din dreapta pre edintelui s nt pentru colegii acestuia sau invita ii de onoare. Dac edin a nt rzie s nceap , dintr-un motiv sau altul (cum ar fi sosirea cu nt rziere a pre edintelui), el ar trebui s se ntoarc spre cineva, ori din st nga ori din dreapta lui, i s se lanseze ntr-un subiect de conversa ie (dac cealalt persoan nu studiaz cumva vreo h rtie). El poate s ntrebe ceva legal de evenimentele de actualitate ("Ce, p rere ave i despre incredibilele r sturn ri din alegerile preliminare de ieri?") sau poate vorbi chiar despre edin (S nt ner bd tor s ascult prezentarea noii companii, am auzit c e grozav !"). Este preg tit pentru edin , cu lot materialul care trebuia studiat acas , parcurs cu grij . Dac va urma s fac o prezentare, i va preg ti bine remarcile i-1 va ruga pe director s -1 lase s verifice orice echipament audiovizual sau electric de care este nevoie pentru prezentarea audiovizual , ca s se asigure c va merge cum trebuie. Cu alte cuvinte, c este bine preg tit. Cere permisiunea pre edintelui nainte de a folosi un casetofon pentru a nregistra. i face nsemn ri pe marginea discu iilor i criticilor mai importante, ce i-au fost aduse, dup p rerea sa, i i noteaz cu grij propriile sale ,*,ritici la adresa ideilor altora. * Nu.se l f te n scaunul s u; atitudine care ar manifesta plictiseal , ceea ce este. tocmai opusul celei pe care ar trebui s-o degaje.
8

 Nu m zg le le o h rtie, alt gest care distrage foarte mult aten ia. (Este adev rat c diver i pre edin i ai Statelor Unite erau cunoscu i pentru m zg lilul lor n timpul edin elor de cabinet; c nd t n rul director va ajunge pre edinte al Statelor Unite, va putea s m zg leasc i el.) Se ab ine, de asemenea, i de la alte ticuri obi nuite la o mas de conferin e", ca plasarea agrafelor de birou n combina ii nesf r ite sau rularea unor buc ele de h rtie n cocoloa e minuscule. Evit s . ntrerup vorbitorul: n loc de a-1 ntrerupe, i va nota ce dore te s spun n acel moment. In special, n cazul edin elor mari, oficiale, a teapt un moment prielnic pentru aintroduce comentariile. Ob ine permisiunea s vorbeasc strig nd numele pre edintelui i ridic nd m na, ca i c nd ar fi la coal i ar vrea s atrag aten ia profesorului. Pre edintele va da atunci din cap afirmativ n direc ia lui sau i va striga numele, ceea ce nseamn c poale vorbi. Rezist tenta iei de a monopoliza discu iile, prin orice fel, ehiar dac este calificat s o fac . ( i aminte te ce sim eau colegii lui de clas fa de cel care ridica m na ncontinuu, de fiecare dat c nd profesorul punea o ntrebare). Arc curajul s cear o l murire asupra unui punct neclar. Probabil c mai s nt i al ii printre cei prezen i la fel de nel muri i ca i el. El tie c este mai n elept s admi i c nu ai n eles ceva dcc t s ncerci s dai impresia c ai n eles. Se comport firesc n manifestarea emo iilor, dar se.controleaz n cazul n care simte nevoia s - i exprime dezacordul, evident, fa de ceva care tocmai s-a spus. Exist mai multe moduri de a- i manifesta dezaprobarea; violen a" este grosolan . El poate s - i exprime p rerea contrar , d nd negativ din cap i f c nd un comentariu lini tit dup ce cealalt persoan a terminat de vorbit. Dac pre edintele nu i d cuv ntul pentru o elucidare suplimentar , el trebuie s r m n t cut i s dea glas p rerilor sale numai dup edin . Folose te pronumele de polite e noi" n loc de cu" c nd vorbe te unui grup. Noi" nseamn c face parte din echip . Eu" sun egocentric, ca i c nd ar refuza s acorde importan celorlal i care lucreaz la pr\4ect oric t de mic ar fi rolul lor. Dac timiditatea l cople e te c nd are ceva de spus, tie c poate s - i expun ideile ntr-o not pe care s-o trimit pre edintelui sau oricui altcuiva de la edin care ar putea s o primeasc ., Se g nde le nainte de a vorbi i nu i prezint comentariile ntr-o manier ne ngrijit , dezorganizat . El vorbe te la subiect, pentru a nu abuza de timpul celor prezen i. Chiar dac fumatul este permis n nc pere, el tie c asta nu-i d dreptul s - i aprind un trabuc sau o pip f r permisiunea unanim . (Dac este pre edintele companiei, bine n eles c ceilal i au avut ghinion!) Dac i se d permisiunea s fumeze un trabuc sau o pip , ar trebui s o fac n dreptul unui geam deschis ca fumul s poat ie i afar . Nu bea niciodat dintr-o cutie (de bere, sifon etc.) c nd este la o edin de afaceri; i toarn ntotdeauna ntr-un pahar. Spune lini tit Mul umesc" pre edintelui edin ei c nd p r se te nc perea la sf r itul nl lnirii. i felicit pe to i cei care au avut o prezentare excep ional , la edin a respectiv , atunci c nd i nt lne le dup aceea. Pre edintele propriu-zis al unei edin e Nu exist nici o alt situa ie n care aptitudinile de conduc tor ale unui membru din executiv s fie mai evidente dcc t atunci c nd prezideaz o edin . Pentru a se asigura c n cadrul edin ei comportamentul este perfect corect, pre edintele trebuie s p streze pe biroul lui sau al ei o copie a c r ii Regulile de disciplin ale lui Robert" (de H.M. Robert; publicat de Fleming Revell;
9

3,95 dolari). Un pre edinte politicos al unei edin e trebuie s respecte urm toarele reguli de disciplin : s fie atent n ceea ce prive te programarea edin ei, s in cont de faptul c majoritatea oamenilor s nt n cea mai bun form diminea a. S nu' programeze edin e vinerea dup arniaza, c nd oamenii, la sf r it de s pl in n , ncearc si evadeze n afara ora ului. S nu le programeze nici n ajunul unor s rb tori importante, c nd participan ii care nu se afl n ora vor avea dificult i n a se ntoarce acas . S nu dea dovad de lips de respect program nd edin e n timpul unor s rb tori religioase importante; s informeze participan ii, pe c t este posibil, mai devreme despre data inerii acestora, cu 2 s pt m ni nainte pentru participan ii care vin din alte ora e; s se scuze, dac mprejur rile l-au fpr at s in o edin f r a avea timpul necesar pentru preg tirea ei, fiind con tient c s-ar putea s -i fi ncurcat foarte tare pe cei care trebuie s participe Ia ea; s invite oamenii la edin ele prezidate de el, selectiv, mai precis, s fie invita i numai acei oameni care trebuie neap rat s participe. S - i dea seama c n multe cazuri nu e nevoie s convoci o edin . S i includ numai pe aceia care au multe responsabilit i n afacerile respective, i pe aceia care se preg tesc pentru asemenea responsabilit i i c rora le-ar fi de folos s participe la o asemenea edin . S invite oameni din alte domenii ale companiei de a c ror competen va fi nevoie, astfel ne t s nu- i repro eze niciodat : Ar fi trebuit s -1 consult pe cutare i pe cutare". Oricum el nu trebuie s uite c resursele valoroase ale conducerii nu trebuie irosite n edin e; s mpart ordinea de zi cu mult nainte, pentru a oferi celor invita i timp s se g ndcasc la subiectele ce vor fi dezb tute; s se asigure c materialul necesar se afl n m inile participan ilor cu destul timp naintea edin ei, pentru a-i ajuta s se preg teasc , dar i pentru a evita pierderea de timp cu citirea materialului n timpul edin ei; s hot rasc dinainte c t timp s -i a tepte pe cei care lipsesc, nainte de a ncepe edin a. Eu liu c un membru al executivului nu trebuie-s a tepte pe nimeni nici un mkiut peste ora programat ,'inclusiv pe reprezentan ii CE.O. El fixeaz de Ia nceput c nd ncepe edin a i to i cei care au nt rziat vor r m ne dup terminarea acesteia s asculte partea de la care au lipsit. s i prezinte n mod curtenitor pe to i noii veni i grupului i pe membrii grupului noilor veni i cu numele, titlurile i responsabilit ile lor; s le demonstreze celor mai tineri din executiv c nu este distant i c este un om ca i ei, nu numai prin sim ul umorului, dar oferindu-le acestora ocazia s arate ce tiu i s contribuie la discu ie. Cu alte cuvinte, s orchestreze desf urarea edin ei n a a fel nc 't s Ie permit tuturor s - i arate competen a i cuno tin ele n fa a semenilor lor; s i dea seama de orice stare tensionat sau de orice comunicare ostil nonverbal , care circul n birou i s o discute dup aceea cu fiecare dintre cei implica i. Uneori exist o ostilitate deschis , ncmascat , care trebuie rezolvat pe loc. s fie cu un ochi pe ceas i cu altul pe ordinea de zi, astfel ne t s evite nt rzierile cauzate de cei care fac digresiuni de la subiect; s nu fumeze, dac fumatul este interzis n camera respectiv . S in seama de nefum tori i s discute cu direc ia dac s fac sec ii separate de fum tori i de nefum lori n camer , sau s -i pun pe fum tori de o parte a mesei de conferin ; s se ocupe de cei care deranjeaz edin a, cu mult abilitate. S nchid binevoitor, dar ferm, gura persoanei care ncearc s domine edin a; s aib grij ca locul unde se desf oar edin a s fie confortabil: - curat - bine luminat
10

- bine aerisit (aerul nc rcat ngreuneaz procesul g ndirii) - temperatura s fie pl cut - s aib locuri confortabile - s pun la ndem n ap cu ghea i pahare - s fie aprovizionat cu blocnotesuri i creioane s stabileasc o pauz scurt pentru relaxarea participan ilor, la fiecare or i jum tate, atunci c nd este o edin lung , pentru ca ei s se poat destinde i vorbi cu colegii sau s dea un telefon acas ; s acorde aten ie tuturor celor care fac o expunere n fa a publicului, ca i tuturor celor care au ajutat la preg tirea nt lnirii, la ntocmirea oric rei diagrame, fi e, prezent ri i/sau material audiovizual care a fost folosit.

11

Biografie:
1. 2. Letitia Baldrige- Codul manierelor n afaceri ed-II COMUNICAREA ORGANIZA IONAL I MANAGEMENTUL SITUA IILOR DE CRIZ AUTORI: dr. TUDOREL NICULAE ,,drd. ION GHERGHI GHERGHI 3. Managementul general ..masterand DIANA

12