Sunteți pe pagina 1din 10

3.3. Microsoft Powerpoint 3.3.1.

Generaliti
PowerPoint (PP) face parte din setul de programe Microsoft Office i are urmtoarele avantaje: Are acelai tip de interfa cu celelalte aplicaii Office; Permite integrarea ntr-o prezentare a informaiilor create cu Word sau Excel. Aplicaia opereaz cu urmtoarele entiti: o Prezentarea (presentation) este un ansamblu de foi de prezentare. Pe fiecare foaie de prezentare va fi afiat o categorie de informaii, fie sub form de text fie n forma grafic, fie n ambele forme. o Foaia de prezentare (slide) este unitatea de prezentare. Ea organizeaz informaia n mai multe formate: Titlu (title) care este folosit de obicei pentru titlul prezentrii; este format din text evideniat prin formatul i mrimea caracterelor; Lista marcat (bulleted list) folosit pentru a evidenia o informaie format din enumerri; Coloanele de text - folosite pentru a uura citirea unui text mai mare; Tabelul - folosit pentru a prezenta de obicei o informaie numeric ce necesit alinerea pe vertical, aranjarea dup un anumit criteriu, stabilirea unei relaii ntre date; Textul i graficul, sau numai graficul - care sunt folosite pentru prezentarea informaiilor numerice sub form de diagrame i explicarea lor; Textul i imaginea care sunt folosite pentru prezentarea imaginilor a sunetelor sau a animaiei, mpreun cu un text explicativ. Fiecare dintre aceste informaii este inserat n foaia de prezentare sub form de obiect. Fiecare foaie de prezentare poate avea la rndul ei un titlu. o Foaia de prezentare ascuns (hidden slide) este o foaie de prezentare care nu va fi expus n timpul unei prezentri electronice. Folosind aceast facilitate se pot oferi sau nu informaii suplimentare, n funcie de reacia auditoriului n timpul prezentrii o Foaia de prezentare de baz (master slide) reprezint structura de baz care determin aspectul prezentrii. n ea se memoreaz diferite date despre foile prezentrii: poziia titlului i a obiectelor n cadrul foii, entitile care se repet n fiecare foaie de prezentare (de exemplu numrul foii i data la care se face prezentarea) i schema de culori folosit n prezentare o Planul prezentrii (outline) conine rezumatul lucrrii format din titlurile foilor de prezentare i listele marcate. El poate fi vizualizat pe ecran sau tiprit la imprimant, permind celui care realizeaz prezentarea sa aib o vedere de ansamblu a prezentrii, s verifice dac prezentarea informaiilor se face ntr-o ordine logic i s urmreasc mai uor n timpul expunerii ordinea n care i prezint verbal ideile. Subiectele din prezentare pot avea niveluri diferite. Pentru fiecare nivel se poate stabili o anumit formatare (fontul, dimensiunea i stilul caracterelor, schema de culori, elemente grafice i chenarele folosite). o Notele (notes) sau observaiile conin imagini n miniatur (thumbnails) ale foilor de prezentare. Ele permit urmrirea ordinii i coninutului prezentrii fr a rsfoi foile de prezentare reale. Notele sunt utile pentru a repeta mai uor ordinea n care se va face prezentarea fr a exista riscul de a omite un punct din prezentare. o Comunicatele (handouts) sunt copii ale prezentrii care pot fi oferite interlocutorilor. o Rentoarcerea (drill down) este o facilitate prin care utilizatorul poate reveni temporar la documentul surs care conine obiectul legat sau ncapsulat n prezentare (de exemplu un obiect sau o diagram creat cu Excel sau Word). Facilitatea se poate folosi pentru a examina i modifica obiectul.

116

o Schema de culori (color scheme) este o combinaie unic de dou culori folosit pentru prim plan o o o o o o
(foreground) i fundal (background) n cadrul unei prezentri, astfel nct s se asigure compatibilitatea foilor de prezentare n timpul prezentrii Recolorarea desenului (recolor picture) este o facilitate prin care pot fi armonizate culorile dintr-o imagine cu schema de culori folosit n prezentare i prin care poate fi eliminat contrastul ntre culorile nepotrivite astfel nct s se pstreze unitatea de culoare n prezentarea vizual. Retrogradarea (demote) este schimbarea nivelului unui subiect n cadrul planului lucrrii. Subiectul retrogradat va fi subordonat subiectului precedent i va fi formatat conform noului nivel Gruparea obiectelor (group) este o facilitate prin care se poate crea un singur obiect din mai multe tipuri de obiecte (text, imagine, diagram) care poate fi mutat i redimensionat ca un singur obiect. Degruparea obiectului (ungroup) este operaia invers prin care se descompune un obiect n obiectele componente care pot fi apoi formatate i manevrate independent. Durata repetiiei (rehearse new timing) este o caracteristic a funciei de prezentare a diapozitivelor (slide show) prin care se pstreaz timpul consumat cu repetarea fiecrei foi de prezentare la trecerea n revist cu operaia de ordonare a foilor de prezentare (slide sorter). Afiarea foilor prezentrii (slide show) este o funcie prin care pot fi prezentate foile pe monitorul calculatorului ca i cum ar fi proiectate pe ecran, fr s mai fie afiate instrumentele interfeei aplicaiei Powerpoint (bara de meniuri, barele de instrumente). n timpul prezentrii electronice trecerea de la o foaie la alta se poate face automat prin stabilirea timpului de expunere a unei foi sau manual (folosind mouse-ul sau tastatura), la fel cum se manevreaz diapozitivele cu un epidiascop. abloane de foi de prezentare (template) sunt modele de foi de prezentri n care sunt stabilite schema de culori, modelul fundalului, etc) care pot fi folosite la construirea unei prezentri. Procedura asistent a coninutului (Autocontent Wizard) este o procedur care iniiaz un dialog prin care se cere comunicarea unui set de informaii necesare pentru formatarea prezentrii i un model de prezentare. Ulterior se deschide prezentarea format din mai multe foi de prezentare predefinite, ale cror obiecte se vor completa cu informaiile precizate. n funcie de modelul de prezentare ales (recomandarea unei strategii, vnzarea unui produs, a unui serviciu, a unei idei) vor fi completate un anumit numr de foi de prezentare i, n fiecare foaie obiectele precizate. Prezentare global (blank presentation). Este o foaie de prezentare neformatat. Dup stabilirea coninutului foii se trece la aplicarea unui ablon sau a diferitelor formatri. Cu PowerPoint sunt posibile: Creare diapozitive Adugare i prelucrare text n material deja existent Desenare, deplasare, dimensionare obiecte Efecte speciale i grafice adugate diapozitivelor Facilitai de colorare Pregtire note pentru prezentri i discursuri

o o

Ce este o prezentare? O prezentare este o succesiune de diapozitive concepute pentru a expune o idee, pentru a susine un punct de vedere. Cu ajutorul programului PowerPoint se pot crea diapozitivele pentru a fi incluse n prezentare n orice ordine. Crearea unei prezentri noi Modaliti de creare a unei prezentri noi:

117

Autocontent Wizard - permite crearea a ase tipuri de prezentri incluznd cele de tip strategie, vnzri, instruire. Prezentarea preliminar obinut poate fi ulterior mbuntit. Pick a Look Wizard - creeaz un set de diapozitive cu aspect consistent i profesional Template - permite crearea unei expuneri cu diapozitive pornind de la un diapozitiv pregtit anterior Blank presentation - permite pornirea de la zero. Se va furniza att maniera ct i coninutul prezentrii Current presentation format - este disponibil doar dac pe ecran exist o prezentare anterioar. Permite crearea unei noi prezentri pornind de la cea existent.

3.3.3. Prezentare multimedia. Coninut, design, susinere


Realizarea unei prezentri Powerpoint presupune parcurgerea unor etape. mai nti trebuie stabilit coninutul; se construiete structura prezentrii; se face susinerea acesteia. Pentru toate etapele de pregtire descrise n continuare se poate face abstracie de dimensiunea audienei n faa creia vei susine prezentarea. Majoritatea recomandrilor prezentate aici sunt aplicabile att pentru audiene mici (de exemplu prezentri comerciale la sediul clienilor) ct i pentru prezentri inute n faa unor audiene mari gen conferine. Se vor parcurge paii pentru realizarea prezentrii i se vor face cteva recomandri privind felul n care trebuie susinut prezentarea. a. Stabilirea coninutului. Orice prezentare ncepe cu o idee i aceasta este: Ce vrem s comunicm audienei noastre? Rspunsul la aceast ntrebare nu e adesea la ndemn. Chiar dac tim oarecum ce vrem s le transmitem, nu ntotdeauna avem de la bun nceput sistematizat n minte mesajul de baz al prezentrii. Fig. 3.32. Structura de baz a unei prezentri

118

Pentru a reui s ne cristalizm ideea prezentrii trebuie s plecm de la caracterizarea audienei. Trebuie s aflm: ct de mare este audiena, care este nivelul lor de cunotine despre tema prezentat, care sunt preocuprile lor principale i rolurile pe care le ocup n organizaiile lor. Trebuie s ne concentrm pe realizarea unei prezentri care s rspund unor probleme cu care ei se confrunt n prezent. Trebuie s reuim s identificm felul n care subiectul prezentrii, fie c este vorba de un produs, soluie, ofert de servicii, etc., rspunde unor probleme reale i va trezi interesul audienei, altminteri prezentarea nu va avea nici un scop i nici un rezultat vizibil. Acest lucru se aplic de exemplu i cnd inei o prezentare n faa echipei de conducere n compania dumneavoastr i prezentai rezultatele pe anul care a trecut. Scopul aici este s prezentai activitile desfurate, punctele bune i slabe i poate cel mai important s obinei buget i pentru anul urmtor. Lund n considerare aceste lucruri, putem crea structura de baz a prezentrii ca fiind format din introducere, expunerea unor probleme urmate de soluiile lor i n final concluziile. Folosind aceast reet putem s ne cristalizm ideile i s realizm rapid structura prezentrii (Fig. 3.32).
b. Strngerea materialelor i informaiilor. Nu o s ncepei ns imediat realizarea slide-urilor. Mai nainte trebuie s strngei materiale i informaii care s v ajute n ilustrarea ideilor identificate anterior. Cuvntul de ordine aici este reutilizarea, strngei orice documente i informaii care v pot fi de ajutor: documente Word, tabele Excel cu date de vnzri sau querry-uri ale unor baze de date, prezentri PowerPoint realizate anterior, imagini, secvene video sau audio, diagrame Visio, etc. Toate acestea pot fi cu uurin integrate n prezentarea Dvs. pentru a ilustra ct mai bine ideile prezentate. Selectai materialele pe care le vei include n prezentare, le sortai pe idei i putei s v apucai de treab. Aceast prim parte de cercetare este cea mai lung. Dup ce ai strns tot ce v trebuie, realizarea propriu zis a prezentrii ar trebui s dureze doar cteva ore. c. Finalizarea structurii prezentrii. Avei deja stabilit structura de baz a prezentrii. n mod normal ar trebui s tratai nu mai mult de 3-4 subiecte, acestea fiind obiectivele principale ale prezentrii. Dac ncercai s prezentai prea multe idei, riscai s plictisii audiena. Dac avei prea multe lucruri de spus putei organiza un curs sau putei mpri subiectele n mai multe prezentri. Numrul de subiecte tratate i lungimea prezentrii depind foarte mult de timpul alocat. De exemplu, pentru o prezentare de 5-10 minute nu vei realiza dect 3-4 slide-uri i vei prezenta o singur idee. Nu ncercai s acoperii mai multe subiecte ntrun interval aa scurt. Pentru o prezentare de o or putem realiza 25-30 de slide-uri i s tratai 3-4 subiecte, asta nsemnnd n medie 2 minute pentru fiecare slide. Desigur peste unele slide-uri vei trece mai repede, cum ar fi peste agend sau slide-urile intermediare, iar asupra altora vei insista mai mult. Nu este realist ns s realizai de la nceput prea multe slide-uri tiind foarte bine c nu vei avea timp s le prezentai cum trebuie. i este foarte neplcut atunci cnd un prezentator spune: Slide-ul acesta este neinteresant sau Nu mai avem timp s parcurgem restul prezentrii, vom sri direct la concluzii. Dac tot nu le putei acoperi, mai bine nu le includei n prezentare de la bun nceput. Avnd n vedere structura tip a unei prezentri discutat anterior, vei include cel puin urmtoarele slide-uri: - Titlul prezentrii i numele prezentatorului;

119

- Introducere de la bun nceput trebuie enunat problema al crei rspuns ncercm s-l dm cu prezentarea noastr. O prezentare bun trebuie s captiveze audiena de la nceput i s seteze ateptrile, altfel riscai s pierdei interesul acestora. Putei aloca unul sau mai multe slide-uri dup caz pentru a poziiona n context prezentarea Dvs.; - Agenda (CUPRINSUL) care prezint pe scurt subiectele tratate n prezentare i vine ca un rspuns la problemele enunate n introducere. Agenda se poate repeta pe parcursul prezentrii servind astfel ca slide intermediar ntre subiecte i ajut audiena s urmreasc progresul prezentrii; - O succesiune de 3-4 subiecte care conin fiecare: o idee sau o problem i modul de rezolvare al acesteia, date suplimentare sau exemple care ilustreaz ideea respectiv, grafice, imagini sau elemente multimedia. Dac prezentarea este tehnic, putei include demonstraii. Trebuie s stabilii locul acestora n cadrul prezentrii prin introducerea unui slide pe care descriei pe scurt demonstraiile efectuate i s calculai durata acestora. Este recomandat ca pentru fiecare subiect pe care l prezentai s nu alocai mai mult de 3-5 slide-uri; - Sumar al celor prezentate - putei repeta agenda i reaminti audienei subiectele principale discutate; - Concluzii i reiterarea mesajului principal; - Sesiune de ntrebri i rspunsuri. n acest moment trebuie s avei conturat foarte clar structura prezentrii. Este bine s creai de la nceput toate slide-urile i s scriei pe fiecare mcar titlul, chiar dac nu le definitivai. Astfel vei avea o idee foarte bun despre cum va arta prezentarea. De un deosebit ajutor pot fi folosirea unei prezentri anterioare drept referin sau utilizarea de template-uri, acestea avnd avantajul unor structuri bine definite i posibilitatea de formatare automat a prezentrii. d. Folosirea de abloane. Pentru a pstra consistena prezentrii putei folosi abloane. Microsoft PowerPoint vine cu cca. 45 de abloane predefinite care pot fi aplicate prezentrii pe care tocmai o realizai. Aceste abloane (Format - Slide design... - Design templates) definesc tipul, formatul i dimensiunea textului, background-ul folosit, poziia casetelor de text, schema de culori, etc (Figura nr. 3.33). Fig. 3. 33. Aplicarea unui ablon

120

Putei aplica n orice moment un ablon prezentrii la care lucrai, dndu-i astfel un aspect profesional i asigurnd consistena tuturor slide-urilor. Putei de asemenea s v creai propriile abloane pentru a le folosi mai departe la toate prezentrile. De exemplu, putei crea un ablon care s includ sigla companiei, header sau footer, un anumit background i schem de culori. Prin utilizarea unui astfel de ablon la toate prezentrile putei crea o anumit identitate. Un ablon poate fi creat foarte simplu de la o prezentare existent, salvnd ca ablon cu extensia .pot (PowerPoint Template). Schema de culori definete cele 8 culori folosite n cadrul prezentrii pentru: fundal, text, umbr, titlu, fill i hyperlink-uri. Pentru a selecta culorile dorite alegem opiunea Color Schemes din panoul de activiti. Este bine s folosii culori cu contrast puternic ntre fundal i culoarea textului. Putei alege de asemenea dintre schemele predefinite (Format - Slide design... Color Schemes). e. Recomandri tehnice. Chiar dac folosii un template, este bine s inei cont de cteva recomandri privind realizarea slide-urilor. Acestea sunt prezentate n continuare. Primul slide conine titlul i numele prezentatorului. Acesta este ecranul pe care audiena l va vedea atunci cnd intr n sal i deci titlul trebuie s fie ct mai sugestiv. Cnd prezentai acest slide, furnizai cteva detalii despre dumneavoastr i apoi descriei n cteva cuvinte subiectul prezentrii. Celelalte slide-uri au de obicei acelai format. Recomandrile ce urmeaz se aplic tuturor slide-urilor din prezentare. Fiecare slide are un titlu care permite audienei s identifice dintr-o privire ideea slide-ului. Dac este nevoie putei folosi i un subtitlu care s furnizeze explicaii suplimentare. Corpul slide-ului trebuie s conin maximum 4-6 rnduri de text, i 7-8 cuvinte pe rnd. Cam puin, vei spune. Trebuie s evitai realizarea de slide-uri cu foarte mult informaie i care sunt greu inteligibile. Fiecare rnd de text trebuie s descrie sau s argumenteze ideea de baz prezentat n titlu. Trebuie s folosii font-uri mari care pot fi citite din spatele slii. Titlul prezentrii are de obicei dimensiunea 48 i subtitlul 36. Textul din corpul slide-ului are dimensiunea 32 i se reduce corespunztor pentru text-ul identat. Nu trebuie s folosii prea multe nivele de identare. Astfel v asigurai c textul de pe slide-uri este vizibil n orice condiii, chiar i n sli de dimensiuni mari. Prin includerea pe slide-uri doar a ideilor principale vei reui s v abinei de la tendina de a citi slide-urile n timpul prezentrii. Trebuie s v reamintim c slide-urile sunt doar un suport pentru ilustrarea mesajului pe care vrei s-l transmitei audienei. PowerPoint conine funcia de Autoformat care adapteaz dimensiunea textului la caset n timpul editrii. Dei este o funcie util pentru c face ncadrarea automat a textului n spaiul alocat, trebuie s fii ateni s pstrai consistena prezentrii, folosind aceeai dimensiune a textului n toate slide-urile. Deosebit de important este schema de culori aleas. Este recomandat s folosii un fond nchis i text de culoare deschis pentru a nu obosi ochii asistenei. Trebuie s pstrai contrastul pentru a face textul uor de citit: folosii pentru text culorile: alb, galben sau portocaliu pe fond nchis, cel mai adesea albastru.

f. Slide Master. Pentru ca setrile realizate de Dvs. n ceea ce privete background-ul, schema de culori, dimensiunea i formatul textului, poziionarea casetelor de text, sigle, etc. s fie stabilite ca implicite pentru toate slide-urile, folosii Slide Master pe care l accesai din meniul View/Master/Slide Master. Toate setrile fcute n acest slide se vor regsi i la celelalte (Fig. 3.34).

121

g. Utilizarea de elemente grafice i multimedia. Imaginile, elementele grafice i multimedia constituie sarea i piperul oricrei prezentri. Putei insera imagini din fiiere sau din librria de imagini a lui Microsoft Office, texte scrise artistic cu WordArt, foi de calcul Excel i grafice, filme i sunete folosind meniul Inserare. Tabelele v ajut s sistematizai mai uor informaia (Insert Table...). Pe lng posibilitatea de a importa tabele Excel i de a le folosi ca atare n PowerPoint, cu pstrarea posibilitilor de editare i recalculare a formulelor, mai putei crea i tabele native PowerPoint.
Fig. 3.34. Coordonatorul de diapozitive Alegei opiunea inserare tabel (Figura 3.34) i selectai numrul de linii i coloane. Odat creat l putei modifica foarte uor prin inserarea sau tergerea de rnduri i coloane, mbinare sau scindarea celulelor. Avei la dispoziie chiar i un creion cu care putem desena tabelul direct pe slide. n partea de jos a ferestrei PowerPoint putei observa bara de instrumente care v permite crearea de forme (linii, casete, figuri geometrice), inserarea de text artistic cu WordArt, inserarea de imagini i controalele de formatare pentru toate aceste obiecte.

Fig. 3.34. Crearea unui tabel h. Tranziii i animaii. Putei aduga tranziii ntre slide-uri folosind Slide Show/Animation Scheme. Atenie ns la asigurarea consistenei: nu trebuie s obosii audiena folosind tot felul de efecte spectaculoase pentru c atenia privitorilor va devia de la mesajul prezentrii. Pentru a explica mai bine succesiunea unor aciuni sau pentru a descrie de exemplu fluxuri de documente sau mesaje putei folosi animaii particularizate. Animaiile exprim mai bine succesiunea unor idei sau pai i v permit s focalizai atenia audienei succesiv asupra cte unui singur element la un moment dat. Figura 3.35 Modul de vizualizare prezentator

122

OBSERVAIE. Trebuie s nu pierdei din minte mesajul pe care vrei s-l transmitei. De multe ori v concentrai prea mult asupra detaliilor cum ar fi realizarea unor grafice sau a unor tranziii i animaii deosebite i pierdei din vedere ce vrei s comunicai de fapt. Trebuie s reinei c la orice prezentare, mesajul principal asupra cruia trebuie reinut atenia este oferit de prezentator, iar slide-urile reprezint doar un suport. Important este ce i vor aduce aminte dup urmrirea prezentrii: Cum le rezolv lor problema. Produsul sta e bun. Pot face i eu acas. De aceea, dup ce ai terminat de editat prezentarea este important s o parcurgei nc o dat i s ncercai s o privii prin ochii audienei. Trebuie s verificai fluiditatea i consistena prezentrii i claritatea mesajului pe care dorii s-l transmitei. i. Activiti adiionale. De multe ori realizai o prezentare i n momentul susinerii uitai o parte din ideile pe care ai vrut s le exprimai n fiecare slide. Nu trebuie s ncercai s memorai toate ideile din slideuri, oricum dac trece ceva timp ntre momentul realizrii i susinere le vei uita. Putei ns aduga note la fiecare slide chiar n momentul realizrii acestuia. Astfel vei avea foarte clar de fiecare dat ce ai vrut s spunei. Putei s le tiprii ca slide-uri cu pagina de note i s le avei la ndemn n timpul prezentrii. Nu e nici o ruine ca un prezentator s vin cu paginile de note la o prezentare, fie i din respect pentru audien pentru c vrei ca mesajul s fie transmis complet i s nu uitai unele detalii. Sub efectul stresului riscai s uitai multe din lucrurile pe care dorii s le transmitei. Notele pot include chiar textul pe care vrem s-l spunei n faa audienei (reinei ns c un prezentator care citete nu are prea mult credibilitate) sau pur i simplu ideile principale sau mesajele ce trebuie transmise. Nu trebuie s v bazai doar pe ideile de pe slide pentru c un prezentator trebuie s i aduc propria contribuie la explicarea mesajului. PowerPoint permite, atunci cnd este instalat pe un calculator cu plac video dual cum sunt majoritatea notebook-urilor de astzi, afiarea pe proiector a slide-urilor, iar pe ecranul notebook-ului a slide-urilor mpreun cu paginile de note n modul de vizualizare prezentator (Figura 3.35). Astfel eliminai necesitatea notelor tiprite pentru c le avei la ndemn chiar n timpul prezentrii pe ecranul notebook-ului. n plus tii n orice moment care este slide-ul urmtor i avei la dispoziie i alte controale cum ar fi afiarea unui ecran negru. Pentru a configura acest mod de vizualizare trebuie s v asigurai c notebook-ul are activate ambele dispozitive de afiare n Panoul de Control i apoi n meniul Expunere diapozitive alegei Configurare expunere i bifm opiunea Monitoare multiple. Dac vei folosi un alt calculator pentru susinerea prezentrii i nu suntei siguri c acesta are instalate toate fonturile utilizate de Dvs. n prezentare, putei folosi opiunea Pack and Go care salveaz prezentarea mpreun cu toate font-urile folosite i opional cu PowerPoint Viewer ntr-un pachet executabil pe care l putei copia pe calculatorul unde vei susine prezentarea. j. Pregtirea pentru prezentarea n faa auditoriului. De acum suntei pe cont propriu. Prezentarea este gata i trebuie doar s o susinei. Dac pn aici v putea ajuta cineva sau puteai colabora cu colegii dumneavoastr la realizarea prezentrii, n momentul n care v aflai n faa audienei totul depinde doar de dumneavoastr. nainte de ziua prezentrii trecei n revist nc o dat profilul audienei. n acest moment ar trebui s avei o imagine foarte clar asupra modului cum va decurge prezentarea i a scopului pe care dorii s-l atingei. Verificai datele privind locaia, persoane de contact, dotarea slii cu proiector - este recomandat s v configurai dimensiunea desktop-ului la 800x600, echipamente audio microfon lavalier i cablu de sunet pentru

123

notebook, comutator VGA dac folosii mai multe calculatoare. Este bine s vizitai locaia, dac acest lucru este posibil, cu o zi nainte sau venii cu cteva ore mai devreme pentru a v acomoda cu sala. Respectai legile lui Murphy i testai imaginea pe acelai proiector pe care vei face prezentarea. Dac e o sal mai mare acomodai-v cu scena. Luai legtura cu cei de la audio video i spunei-le foarte clar ce avei nevoie. Nu presupunei c ei tiu dinainte ce trebuie s fac. Asigurai-v c suntei dumneavoastr n controlul prezentrii i nu invers. Stabilii momentele n care vor fi rulate clipuri video nregistrate sau avei nevoie de sunet pentru secvenele multimedia ale prezentrii. Regizai semnalele de pornire. k. Planuri de rezerv. ncercai s prevedei dinainte problemele care pot apare. Din nou legea lui Murphy spune c dac exist posibilitatea ca ceva s mearg prost atunci aa se va ntmpla cu siguran. Dac avei nevoie de conectivitate la Internet pentru demonstraii examinai i posibilitatea de a lucra offline. Salvai paginile de care avei nevoie pe disc sau instalai serverul de Web local. Folosii o legtur de back-up (de exemplu pe telefonul mobil). Demonstraiile pot da erori. Dac acest lucru se ntmpl n timpul prezentrii decidei dac se poate remedia imediat (audiena va aprecia abilitile dumneavoastr de rezolvare a problemelor), iar dac nu, glumii pe tema erorii i continuai. n nici un caz nu v luptai la nesfrit cu aceeai eroare. Putei de asemenea s v configurai un sistem de rezerv sau s folosii demonstraii nregistrate. Pregtii-v pentru ce e mai ru. Proiectorul se poate defecta n mijlocul prezentrii sau poate cdea tensiunea de alimentare. Trebuie s fii capabil s v continuai expunerea i s v atingei scopul prezentrii chiar i n aceste condiii. Important este mesajul care trebuie transmis audienei. l. Sfaturi pentru o prezentare reuit Mai trecei nc o dat n revist prezentarea. Cronometrai-v timpul dac este nevoie. Chiar dac nu o susinei pentru prima oar este bine s revedei ideile principale. Nimic nu apare mai ru ca un prezentator care nu-i tie slide-urile; Dac inei prezentarea cu altcineva, repetiia este obligatorie. Stabilii intrrile i ieirile fiecruia. Regizai prelurile. O prezentare realizat de 2 sau mai multe persoane poate iei foarte bine dac este pregtit cum trebuie sau poate fi un complet dezastru. Trebuie s cunoatei foarte bine ordinea prezentrii. Urmrii n permanen timpul, n cazul n care suntei n ntrziere trebuie s tii ce pri ale prezentrii pot fi eliminate, decizia trebuind luat la faa locului; Dormii bine nainte de ziua prezentrii. ncercai s mncai dimineaa, altfel nu vei avea suficient energie. Nu trebuie s bei buturi reci, n momentele dinaintea prezentrii impunei-v calmul, concentrai-v. Discutai cu entuziasm cu cei pe care i ntlnii. Totul va merge OK. Cnd ncepei prezentarea zmbii, asta v ajut s v creai starea de spirit necesar.; Vorbii clar, rspicat, impunei o prezen profesional. Stai n picioare n timpul expunerii cu excepia demonstraiilor - i ncercai s v poziionai aproape de public; Nu se bea ap n timpul prezentrii. Pe lng posibilitatea ca apa s se rstoarne peste echipamente este i un tic foarte deranjant. Dac este neaprat nevoie, folosii pauzele din timpul prezentrii pentru a bea ap; Alte ticuri suprtoare includ joaca cu diverse obiecte (creion, indicator) sau cu mbrcmintea. Acestea distrag atenia asistenei. Minile pot fi foarte expresive cu condiia s le folosii cum trebuie; Dac folosii microfon ncercai s eliminai zgomotele inutile. nchidei microfonul atunci cnd l preluai de la altcineva sau cnd v aranjai lavaliera; Urmrii n permanen timpul. Pentru sli de dimensiuni mari, un ceas plasat vizibil n faa prezentatorului este de foarte mare ajutor; Realizai o prezentare ct mai interactiv cu putin. ncercai s antrenai audiena, s ctigai ncrederea acesteia;

124

Alocai timp pentru ntrebri. Dac sala este de dimensiuni mari, repetai ntrebrile, asta v d mai mult timp s v gndii la rspuns. Rspundei cu politee, nu exist ntrebri stupide, ci doar rspunsuri nelalocul lor. Dac ntrebarea nu e de interes general ncercai s o direcionai pentru dup prezentare; Nu ezitai s recunoatei dac nu tii rspunsul, dar confirmai faptul c vei reveni cu un rspuns; Verificai c avei cri de vizit. Orice prezentare trebuie s aib un scop i rezultate msurabile, prin care s putem identifica succesul acesteia. Fie c este vorba doar de obinerea unui scor mare pe formularele de evaluare sau obinerea unui contract, scopul prezentrii trebuie atins. i acest lucru depinde de dumneavoastr, prezentatorul.

125