Sunteți pe pagina 1din 18

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

Cod: PIVCFPIMO-01 Ed: 1 Rev:0

Nr.Pag.
2

Total pag. 10

CUPRINS

Cuprins ................................................................................................................................................. 2 1. Scop ................................................................................................................................................. 3 2. Domeniul de aplicare ............................................................................................................... 3 3. Documente de referin ......................................................................................................... 3 4. Definiii i prescurtri ............................................................................................................... 3 5. Responsabilitate i autoritate ............................................................................................... 3 6. Procedura ...................................................................................................................................... 4 7. nregistrri ................................................................................................................................. 16

PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

Cod: PIVCFPIMO-01 Ed: 1 Rev:0

Nr.Pag.
3

Total pag. 10

1.SCOP

1.1.

Prezenta

procedur

are

drept

scop

stabilirea

metodologiei

responsabilitilor personalului implicat n procesul privind acordarea vizei de control financiar preventiv.

2. DOMENIUL DE APLICARE

2.1. Procedura se aplic de personalul cu responsabiliti definite pentru procesul privind acordarea vizei de control financiar preventiv.

3. DOCUMENTE DE REFERIN 3.1.Manualul Calitii, cod: MMC BRM, ediia n vigoare 3.2.SR EN ISO 9001:2001 : Sisteme de Management al Calitii. Cerine.

4. DEFINIII SI PRESCURTRI

4.1.Definiie Controlul financiar preventiv reprezinta activitatea prin care se verific legalitatea i regularitatea operaiunilor efectuate pe seama

patrimoniului societatii, nainte de aprobarea acestora. Controlul financiar preventiv const n verificarea sistematic a proiectelor de operaiuni care fac obiectul acestuia pe baza urmtoarelor criterii: legalitii operaiunea s respecte prevederile legale care i sunt aplicabile, n vigoare la data efecturii sale;

PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
4

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 regularitii operaiunea s respecte sub toate aspectele ansamblul principiilor i regulilor procedurale i metodologice care sunt aplicabile categoriei respective de operaiuni; ncadrarea n limitele angajamentelor stabilite (bugete). Anexa 1 A, implic faptul c responsabilul cu CFP e de acord cu depirea de

buget, respective depirea de buget este economic, oportun i real; ANEXA 1B implic faptul c responsabilul cu CFP , nu este de accord cu depasirea de buget, respectiv cheltuielile nu sunt economice, oportune i reale, din punctul sau de vedere iar dovada transmiterii nseamn descrcarea de CFP.

4.2.Prescurtri 4.2.1. Conform Manualului Calitii, cod:MMC BRM, ediia n vigoare

5. RESPONSABILITATE I AUTORITATE

5.1. Director financiar-contabil 5.1.1. Initiaza, intocmeste si implementeaza procedurile de CFP pe care le va supune aprobarii CS sau AGA.

5.2. Auditorul intern 5.2.1. Verifica existenta procedurilor, corelatia cu legislatia, statutul si politicile exitente in grup. 5.2.2. I-a la cunostinta lunar despre sumele inregistrate in 473 Operatiuni in curs de clarificare reprezentand facturi necodificate.

PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01 Ed: 1 Rev:0

Nr.Pag.
5

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV 6. PROCEDURA

Total pag. 10

DESCRIEREA PROCEDURII.

A) Persoana responsabil cu acordarea vizei de CFP : Persoana responsabil cu efectuarea CFP n cadrul societii este Contabilul ef sau Directorul Economic al societii sau delegatii acestuia n cadrul S.C. IMOTRUST SA responsabilul de viza de CFP este Directorul Economic Excepie fac urmtoarele cazuri: -vacana postului sau cazul n care Contabilul ef sau Directorul Economic este n conflict de interese pentru acordarea vizei pe o operaiune economic solicitat de: so/soie i rude pn la gradul IV inclusiv afini, aa cum este definit n legea 31. -dac dreptul de semntur a fost retras pe durat determinat i/sau pe anumite operaiuni. -dac CFP este delegat ctre alt persoan, pe perioada concediilor. -daca CFP este delegat catre o alta persoana (contabil sef, economist) (vezi prevederile cap. B).

B) Aria de acoperire: Directorul economic al IMOTRUST SA, din punct de vedere al CFP, raspunde de operatiunile de la SC IMOTRUST SA care genereaza cheltuieli, venituri, plati, incasari, angajamente de plata, angajamente de a face sau a nu face, prin semnatura de verificare. Persoana responsabila cu CFP-ul, respectiv care aproba semnatura de verificare se va asigura ca operatiunea este legala, respecta statutul hot. AGA si a deciziilor CEO, iar in final costurilor generate de aceste operatiuni se incadreaza in limitele bugetelor aprobate de AGA.

PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
6

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 Pentru abaterile mai mari de 20% de la operatiile prevazute mai sus la punctele 6.1 - 6.5,

se va solicita aprobarea AGA in cel mai scurt timp posibil de la determinarea abaterii, dar nu mai tarziu de sedinta trimestriala pentru analiza bugetelor respective. Persoana desemnata cu verificarea incadrarii in limitele si forma documentelor aprobate este directorul economic al IMOTRUST SA. Delegarea atributiilor de CFP se face prin decizie scrisa si predarea stampilei de CFP 1. In cazul in care CFP este delegat mai multor persoane se vor intocmi stamplile suplimentare (CFP2, CFP3, ....., CFPn). Acelasi principiu de delegare se poate aplica si in cazul delegari atributiilor Directorului General/Executiv (CEO) in ceea ce priveste viza de decizie. In acest caz se predau stampilele CEO 1, 2, ..., n.

C) Operaiuni economice si Documente supuse vizei de CFP: 1) La intocmirea situatiilor de plan: vezi anexa 1 2) La angajarea societii: vezi anexa 1 3) La nregistrarea costurilor n contabilitate: vezi anexa 1 4) La plat: vezi anexa 1

MODUL DE ACORDARE A VIZEI DE CFP.

Persoana care are atribuii de CFP n societate, are obligaia s se asigure c sunt ntocmite bugete pentru toate activitile (proiectele), de a verifica bugetele ntocmite de departamente, de a le centraliza i de a le transmite spre aprobare Directoratului i AGA. n afar de viza responsabilului cu CFP, fiecare buget trebuie sa aib semnatura si stampila persoanei care dispune (Presedinte CD (CEO)) i semntura persoanei care a efectuat bugetul respectiv (Manager de proiect sau de departament) .

PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01 Ed: 1 Rev:0

Nr.Pag.
7

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV Tipuri de bugete :

Total pag. 10

1. Bugete aferente proiectelor- acestea vor fi defalcate pe fiecare faz de execuie si pe coduri interne (fiecrui cod intern i va corespunde un cont analitic n contabilitate) conform proceduri privind evidenta fiselor de proiect. 2. Bugete aferente investitiilor in finisari de apartamente si case (care genereaza venituri peste pretul de lista), bugete aferente unei tranzactii imobiliare (daca nu reprezinta un proiect), comanda de servicii de consultanta. 3. Bugete aferente activitii de suport (activitatii generale de administratie): juridic, contabilitate, marketing, secretariat, etc. Primele doua categori de bugete reprezinta centre de profit (contin costuri care pot fi puse in relatie directa cu venituri) Al treilea tip de bugete reprezinta centre de cost (contin costuri care nu pot fi puse in relatie directa cu veniturile si trebuie repartizate dupa o cheie de verificare) Actele care stau la baza acestor bugete sunt : fisa baza, fisa imobil, fila buget, studiul de prefezabilitate, contracte si anexe la contracte, drafturi de contracte si antecontracte.

Toate bugetele trebuie s fie aprobate de asociati printr-o hotrre AGA. Orice modificare, rectificare de buget se va face doar cu avizul CS.

Toate bugetele enumerate mai sus vor avea facuta mentiunea : aprobat in AGA din data de acestea fiind anexe in dosarele de documente AGA a caror file sunt numerotate si semnate de asociati. Vor fi tratate ca exceptii urmatoarele (aprobate doar prin hotarare CD): - cheltuielile generate de catre impozitele si taxele la bugetele de stat sau locale - proiectele a caror valoare nu depaseste 100.000 lei (exemplu amenajarea de apartamente model), sau alte proiecte executate pe baza unui contract incheiat cu clientii. Operatiunile care nu au putut fi codificate se vor inregistra in contul 473 operatiuni in curs de clarificare . Soldul lunar aferent contului 473 se transmite spre stiinta auditorului intern ,pe mail, pana cel tarziu in data de 25 a luni urmatoare.
PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

Cod: PIVCFPIMO-01 Ed: 1 Rev:0

Nr.Pag.
8

Total pag. 10

A. Descrierea operaiunilor care se vor efectua n vederea aplicrii vizei de CFP pentru bugete aferente proiectelor: Responsabilul cu viza CFP va urmari utilizarea de coduri identice in relatia: Articole de cost din buget proiect = articole de cost din contract = articole de cost deviz de lucrari (anexat la factura) si/sau articole de cost din factura = inregistrare in contabilitate pe conturi analitice pe aceleasi articole de cost

a) Angajarea: -se poate face prin contract sau printr-un alt document; -fiecare document (din cele prevazute la punctul C-1) si devizele aferente, vor fi verificate de responsabilul cu CFP. Se va urmri dac cheltuiala prevazut se ncadreaz n bugetul aprobat. Verificarea se va face pentru fiecare tip de cheltuial (cod intern) pentru fiecare buget (proiect); In cazul in care codurile si articolele din contract nu corespund cu codurile si articolele din fisele de proiect responsabilul CFP va face o recapitulatie a costurilor. Acest document se va atasa contractului (semnat de managerul de proiect si vizat din punct de vedere a CFP). -fiecare document care este prezentat spre viz la CFP, trebuie sa aib semnatura si stampila persoanei care dispune (Presedinte Directorat (CEO)) si semnatura persoanei care a efectuat operaiunea economic (Manager de proiect sau de departament) . -persoana responsabil cu CFP va ine o eviden la zi, a valorilor angajate la zi, pe fiecare proiect i cod intern de cheltuieli i va pune viza CFP pe acele documente a cror valoare se ncadreaz n buget pe fiecare cod intern de cheltuieli aprobat; In cazul n care exist abateri : persoana responsabil cu CFP va ntocmi Anexa 1A sau ANEXA 1B. a1) n cazul n care exist abateri (depiri de costuri) de maxim 20% din codul intern de buget aprobat,
PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

persoana responsabil cu CFP va ntocmi Anexa

1A/anexa 1B care se transmite la Presedintele Directoratului spre aprobare pe e-mail.

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
9

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 -termenul de acordare a avizului de catre Preedintele Directoratului (CEO) este de

24 de ore. Acordarea avizului se va transmite tot pe e-mail, responsabilului cu CFP-ul. n cazul n care Preedintele Directoratului (CEO) nu transmite nici un rspuns n intervalul menionat de 24 de ore, se consider c s-a primit un aviz tacit de aprobare, pentru respectiva operaiune. a2) n cazul n care exist abateri (depiri de costuri) de peste 20% din codul intern de buget aprobat, persoana responsabil cu CFP va ntocmi Anexa 1A/Anexa 1B care se transmite la fiecare membru al Directoratului pe e-mail solicitnd concomitent avizul Consiliului de Supraveghere. - nu se pot efectua compensri intre economiile i respectiv depirile realizate pe codurile interne de cheltuieli aferente aceluiai proiect. -in cazul in care se primeste aviz negativ de la CS, respectiva operatiune nu se va angaja. Fiecare aviz negativ va fi obligatoriu insotit de o motivare.

b) La nregistrarea costurilor n contabilitate : -fiecare document (din cele prevazute la punctul C-2) si devizele aferente, vor fi verificate de responsabilul cu CFP. Se va urmri dac cheltuiala prevazut se ncadreaz n bugetul aprobat si este conforma cu documentele de angajare a societatii. Verificarea se va face pentru fiecare tip de cheltuial (cod intern) pentru fiecare buget (proiect). In cazul in care codurile si articolele din factura si/sau deviz de lucrari nu corespund cu codurile si articolele din fisele de proiect responsabilul CFP va face o recapitulatie a costurilor. Acest document se va atasa facturi (semnat de managerul de proiect si vizat din punct de vedere a CFP). Depasirile de buget datorate documentele care nu au la baza un alte documente (contract/comanda, etc) care sunt semnate de ambele persoane (persoanei care dispune Presedinte CEO si semnatura persoanei care a efectuat operaiunea economic Manager de proiect sau de department) se inregistreaza in contabilitate indiferent de faptul ca se incadreaza sau nu in buget, urmand ca luna urmatoare dupa analiza acestora,
PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 sa se aduca la cunostinta departamentelor care au realizat depasiri, pentru a-si reduce cheltuielile in luna curenta cu suma respectiva (depasirea). -fiecare document (factura, bon fiscal, stat de plata, etc) care este prezentat spre viz la CFP, trebuie sa aib semnatura si stampila persoanei care dispune (Presedintele Directoratului (CEO)) si semnatura persoanei care a efectuat operaiunea economic (Manager de proiect sau de departament). -evidenta la zi a valorilor realizate pe fiecare proiect si cod intern, se tine de in documentul Fisa proiect. Persoana responsabil cu CFP va pune viza CFP (in baza evidentei din fisa proiect) pe acele documente a cror valoare se ncadreaz n buget; In cazul n care exist abateri : persoana responsabil cu CFP va ntocmi Anexa 1A sau ANEXA 1B.

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
10

b1) n cazul n care exist abateri (depiri de costuri) de maxim 20% din codul intern de buget aprobat, persoana responsabil cu CFP va ntocmi Anexa

1A/anexa 1B care se transmite la Presedintele Directoratului spre aprobare pe e-mail. -termenul de acordare a avizului de catre Preedintele Directoratului este de 24 de ore. Acordarea avizului se va transmite tot pe e-mail, responsabilului cu CFP-ul. n cazul n care Preedintele Directoratului nu transmite nici un rspuns n intervalul menionat de 24 de ore, se consider c s-a primit un aviz tacit de aprobare, pentru respectiva operaiune. -in cazul in care se primeste aviz negativ de la Preedintele Directoratului, se inregistreaza in contabilitate respectivul document, in contul 473 Operatiuni in curs de clarificare, dar se va supune avizari CS pentru a fi luata o decizie. Fiecare aviz negativ va fi obligatoriu insotit de o motivare.

b2) n cazul n care exist abateri (depiri de costuri) de peste 20% din codul intern de buget aprobat, persoana responsabil cu CFP va ntocmi Anexa
PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 1A/Anexa 1B care se transmite la fiecare membru al Directoratului pe e-mail solicitnd concomitent avizul CS. - doar CS poate aproba depirile de buget de peste 20% - nu se pot efectua compensri intre economiile i respectiv depirile realizate pe codurile interne de cheltuieli aferente aceluiai proiect. -in cazul in care se primeste aviz negativ de la CS, respectiva operatiune nu se va angaja. Fiecare aviz negativ va fi obligatoriu insotit de o motivare. -in cazul in care se primeste aviz negativ de la Directorat, respectiv CS, se inregistreaza in contabilitate respectivul document, in contul 473 Operatiuni in curs de clarificare, dar trebuie luata o decizie in acest sens . Fiecare aviz negativ va fi obligatoriu insotit de o motivare.

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
11

c) La plat: Pentru efectuarea unei plati se va pregati in mod obligatoriu de catre Dosarul de plata care trebuie sa contina urmatoarele documente: * pentru Plata achizitii terenuri, achizitii titluri de plasament - raport final Due diligence (pe juridic, economic, urbanism, cadastru, mediu, cultura, geo) - contract de vanzare cumparare - hotarare AGA - factura - precum si alte documente prevazute in cadrul Politicilor contabile si procedurilor de lucru privind capitalizarea costurilor indatorarii.

* pentru Plata prestari servicii: -contract -proces verbal de receptie semnat de intreaga comisie de receptie desemnata pentru proiectul respectiv
PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
12

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 - situatie de lucrari semnata de Managerul de Proiect si APD, iar exemplarul

furnizorului se va preda acestuia doar cu semnatura APD. -devizul de lucrari parte integranta din contract - factura * pentru Plata avansurilor de prestari servicii: - contract - factura - bilet la ordin obligatoriu vizat de departamentul financiar contabil - act aditional pentru biletul la ordin vizat de departamentul juridic * pentru Plata materialelor - factura - receptie semnata de Managerul de Proiect - Contract daca este cazul - Proces verbal de custodie daca este cazul sau o derogare a DG Dac toate aceste documente sunt la dosar, APD inainteaza spre semnare instrumentul de plat Presedintelui Directoratului (CEO) si intocmeste fisa de investitii si prezinta platile spre vizare (pe fisa). Dupa parcurgerea acestor etape, APD inainteaza spre plata toate documentele care corespund (contin viza presedinte CD pe fisa investitii, si semnatura pe instrumentul de plata), Directorului Financiar-Contabil spre semnare si plata. Plata se face dupa parcurgerea etapelor de mai sus, ultima semnatura inainte de a se face plata va fi semnatura responsabilului cu CFP-ul, dupa verificarea dosarului de plata.

PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
13

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 B. Descrierea operaiunilor care se vor efectua n vederea aplicrii vizei de CFP pentru bugete aferente: investitiilor in finisari, aferente unei tranzactii imobiliare si comanda de servicii de consultanta.

Vezi prevederile de la pct. A

C. Descrierea operaiunilor care se vor efectua n vederea aplicrii vizei de CFP pentru bugete aferente activitatii generale/ de suport: Fiecare departament are obligatia sa isi intocmeasca un buget si sa urmareasca permanent incadrarea in acesta.

a) Angajarea: -se poate face prin contract sau printr-un alt document; -fiecare document (din cele prevazute la punctul C-1) si devizele aferente, vor fi verificate de responsabilul cu CFP. Se va urmri dac cheltuiala prevazut se ncadreaz n bugetul aprobat. Verificarea se va face pentru fiecare tip de cheltuial pentru fiecare departament. -fiecare document care este prezentat spre viz la CFP, trebuie sa aib semnatura si stampila persoanei care dispune (Presedintele Directoratului (CEO)) si semnatura persoanei care a efectuat operaiunea economic (Manager de departament) . -persoana responsabil cu CFP va ine o eviden la zi pentru cheltuielile contractate, a valorilor angajate la zi, pe fiecare departament i cod intern de cheltuieli i va pune viza CFP pe acele documente a cror valoare se ncadreaz n buget ; In cazul n care exist abateri : persoana responsabil cu CFP va ntocmi Anexa 1A sau ANEXA 1B. a1) n cazul n care exist abateri (depiri de costuri) de maxim 20% din codul intern de buget aprobat,
PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

persoana responsabil cu CFP va ntocmi Anexa

1A/anexa 1B care se transmite la Presedintele Directoratului spre aprobare pe e-mail.

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
14

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 -termenul de acordare a avizului de catre Preedintele Directoratului este de 24 de

ore. Acordarea avizului se va transmite tot pe e-mail, responsabilului cu CFP-ul. n cazul n care Preedintele Directoratului nu transmite nici un rspuns n intervalul menionat de 24 de ore, se consider c s-a primit un aviz tacit de aprobare, pentru respectiva operaiune. a2) n cazul n care exist abateri (depiri de costuri) de peste 20% din codul intern de buget aprobat, persoana responsabil cu CFP va ntocmi Anexa 1A/Anexa 1B care se transmite la fiecare membru al Directoratului pe e-mail solicitnd concomitent aviz CS. - doar CS poate aproba depirile de buget de peste 20% - nu se pot efectua compensri intre economiile i respectiv depirile realizate pe codurile interne de cheltuieli aferente aceluiai proiect. -in cazul in care se primeste aviz negativ de la CS, respectiva operatiune nu se va angaja. Fiecare aviz negativ va fi obligatoriu insotit de o motivare.

b) La nregistrarea costurilor n contabilitate : -fiecare document (din cele prevazute la punctul C-2) si devizele aferente, vor fi verificate de responsabilul cu CFP. Se va urmri dac cheltuiala prevazut se ncadreaz n bugetul aprobat si este conforma cu documentele de angajare. Verificarea se va face pentru fiecare tip de cheltuial (cod intern) pentru fiecare buget (departament) ; - fiecare document care este prezentat spre viz la CFP, trebuie sa aib semnatura si stampila persoanei care dispune (Presedinte Directorat (CEO)) si semnatura persoanei care a efectuat operaiunea economic (Manager de proiect sau de departament). -Evidenta (o data pe luna, in data de 26 a lunii pentru luna anterioara) valorilor realizate pe fiecare departament si cod intern se realizeaza de catre seful contabil. Persoana responsabil cu CFP analizeaza situatia realizarilor pe luna anterioara,
PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 cu diferentele fata de buget aferente, si o va prezenta Presedintelui Directoratului (CEO) lunar. - toate documentele care sunt semnate de ambele persoane (persoanei care dispune Presedinte Directorat (CEO)) cu stampila CEO si semnatura persoanei care a efectuat operaiunea economic Manager de proiect sau de department) se inregistreaza in contabilitate indiferent de faptul ca se incadreaza sau nu in buget, urmand ca luna urmatoare dupa analiza acestora, sa se aduca la cunostinta departamentelor care au realizat depasiri, pentru a-si reduce cheltuielile in luna curenta cu suma respectiva (depasirea).

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
15

c) La plat. Pentru documentele aferente departamentului marketing-vanzari se va pregati in mod obligatoriu de catre referent marketing Dosarul de plata care trebuie sa contina urmatoarele documente: * pentru Plata prestari servicii : -contract - situatie de lucrari (anexa) semnata de Managerul de Departament marketing - factura * pentru Plata materialelor - factura - receptie semnata de Managerul de Departament marketing - contract daca este cazul Daca toate aceste documente sunt la dosar, referent marketing inainteaza spre semnare instrumentul de plata Presedintelui Directoratului, intocmeste fisa de investitii si prezinta platile Presedintelui CD si Managerului de Departament marketing spre vizare (pe fisa).
PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL

Cod: PIVCFPIMO-01

Nr.Pag.
16

PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL Ed: 1 Rev:0 Total pag. FINANCIAR PREVENTIV 10 Dupa parcurgerea acestor etape, referent marketing inainteaza spre plata toate

documentele care corespund (contin viza presedinte CD si manager dep. marketing pe fisa investitii, si semnatura presedinte CD pe instrumentul de plata), Directorului Financiar-Contabil spre semnare si plata. Plata se face dupa parcurgerea etapelor de mai sus, ultima semnatura inainte de a se face plata va fi semnatura responsabilului cu CFP-ul, dupa verificarea dosarului de plata. Pentru celelalte documente generale de administratie , daca au ambele semnaturi pe ele, (semnatura persoanei care dispune Presedinte Directorat (CEO) si semnatura persoanei care a efectuat operaiunea economic- Manager de proiect sau de department) nu se mai intocmeste fisa de investitii pe care sa semneze Presedintele Directoratului, ci acesta isi va pune semnatura direct pe factura(document). Pentru aceste documente, Dosarul de plata trebuie sa contina urmatoarele documente: contract (daca e cazul) factura cu cele doua semnaturi (presedinte directorat (CEO) si manager de departament) instrument de plata semnat de presedinte directorat (CEO).

Dupa parcurgerea acestor etape, se inainteaza spre plata toate documentele care corespund, Directorului Financiar-Contabil spre semnare si plata. Plata se face dupa parcurgerea etapelor de mai sus, ultima semnatura inainte de a se face plata va fi semnatura responsabilului cu CFP-ul, dupa verificarea dosarului de plata. Pentru cheltuieli exceptionale neprevazute in buget, de valori cumulative de pana la 1000 de lei pentru fiecare tip de cheltuiala pentru fiecare departament, nu se va cere avizul CS, ramanand in responsabilitatea Presedintelui Directoratului si a responsabilului cu CFP. Pentru cheltuieli exceptionale neprevazute in buget, de valori cumulative de peste 1000 de lei se va intocmi Anexa 1 A prin care se cere avizul Presedintelui Directoratului.
PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

DEPARTAMENT FINANCIARCONTABIL PROCEDURA INTERNA ACORDAREA VIZEI DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

Cod: PIVCFPIMO-01 Ed: 1 Rev:0

Nr.Pag.
17

Total pag. 10

AVIZAREA DE CATRE AGA La fiecare intrunire AGA se va prezenta de catre Directorat spre confirmare, un sumar cu anexele 1 A si anexele 1 B existente in sold de la precedenta intrunire AGA, urmand ca aceasta sa informeze cu eventualele decizii.

MODUL DE EVIDENTA SI ARHIVAREA. Persoana responsabila cu CFP are obligatia sa tina evidenta tuturor comunicarilor trimise catre Directorat si AGA si a tuturor raspunsurilor primite.

7. NREGISTRRI SI DOCUMENTE DE REFERINTA 7.1. Anexa 1 A 7.2. Anexa 1 B 7.3. Fisa baza si fisa imobil 7.4 Buget privind activitatile support 7.5 Schema privind responsabili cu cele 3 semnaturi 7.5 Shita privind forma si dimensiunile stampilelor de CEO si CFP.

PIVCFP-BRM-01, Ed.1, Rev.0

S.C. IMOTRUST S.A.

SCHEMA RESPONSABILI PRIVIND CELE 3 SEMNATURI

Anexa la procedura CFP

Nr.

Tipuri de semnaturi

Tip document*

Limite

semnatura de dispozitie semnatura de executare semnatura de CFP

1.

plan buget aprobat* angajare angajare angajare angajare angajare inreg in contab plan

manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect contabil manager proiect manager proiect

contabil/asistent manager contabil/asistent manager contabil asistent manager contabil contabil asistent manager asistent manager

manager RU manager RU director economic manager RU manager RU manager RU manager RU manager RU

2.

angajare angajare angajare buget aprobat* angajare angajare angajare angajare inreg in contab inreg in contab plan angajare inreg in contab

manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect manager proiect

asistent manager asistent manager asistent manager/jurist asistent manager/sef santier controlor calitate asistent manager/sef santier asistent manager/sef santier sef santier asistent manager contabil contabil asistent manager

director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic

3.

Documente de personal organigrama regulament de ordine interioara contract de munca fisa postului nota de lichidare raportari itm si carti de munca pontaj departament personal MBO Documente de achizitie cerere de oferta referat de necesitate comanda/contract nota de receptie referat de neconformitate situatie de lucrari fisa lucrari factura bon de consum fisa baza si fisa imobil declararea dpdv fiscal pontaj departament achizitii Documente de marketing si vanzare materiale publicitare promisiune de vanzare-cumparare contract de vanzare-cumparare acte aditionale la ctr de vz-cump factura radierea dpdv fiscal pontaj marketing & vanzari angajare angajare angajare angajare inreg in contab angajare inreg in contab buget aprobat* buget aprobat* buget aprobat* buget aprobat* dir. Vanzari asistent mkt./vanzari manager proiect/ dir. Vanzari mkt./vanzari asistent manager proiect/ dir. Vanzari mkt./vanzari asistent manager proiect/ dir. Vanzari mkt./vanzari asistent contabil asistent mkt./vanzari contabil asistent mkt./vanzari dir. Vanzari asistent mkt./vanzari director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic

Intocmit la: 04.08.2010

S.C. IMOTRUST S.A.

SCHEMA RESPONSABILI PRIVIND CELE 3 SEMNATURI

Anexa la procedura CFP

4.

Documente financiar-contabile ordin de plata letter sau online cecuri si bilete la ordin contract de imprumut contract de credit cesiune de creanta cesiune de actiuni stat de plata registru de casa dispozitie de plata pontaj departament financiar-contabil Declaratii fiscale balanta de verificare si sit fin sem/anuale situatia clientilor si debitorilor restanti situatii pentru banca situatii de plan raportari presedinte fondator plata manager de proiect plata manager de proiect angajare manager de proiect angajare manager de proiect angajare manager de proiect angajare manager de proiect plata buget aprobat* manager de proiect plata manager de proiect plata buget aprobat* manager de proiect inreg in contab manager de proiect angajare manager de proiect plan manager de proiect plan manager de proiect plan manager de proiect plan manager de proiect plan manager de proiect contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil contabil director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic director economic

Nota: *Bugetele se impart in 2 categori: 1. Buget administrativ (pe sucursala sau pe societate) (responsabil de buget = contabilul sef) 2. Buget investitii in finisari, tranzactii imobiliare, consultanta (responsabil de buget = manager de proiect sau site manager) 3. Buget pe proiect a) aferent departamentului de marketing-vanzari (responsabil de buget = sef marketing) b) aferent costuri de finantare (responsabil de buget = contabilul sef) c) aferent soft si hard cost (responsabil de buget = manager de proiect sau site manager) ** Ordinele de plata ale Imotrust SA au doua semnaturi:

Intocmit la: 04.08.2010