Sunteți pe pagina 1din 13

CUPRINS:

I. TIMPUL NOSTRU

pag. 2 pag. 2 pag . 2 pag. 3 pag. 4 pag. 5 pag. 5 pag. 5 pag. 5 pag. pag. pag. 6 6 9

EXERCITIU : Hotii de Timp II. ORGANIZAREA TIMPULUI 7 motive pentru a utiliza planificarea Planificarea zilnica Formuleaza lista sarcinilor, actiunilor si a ter menelor limita Observa si estimeaza timpul necesar indepli nirii sarcinilor Rezerva timp pentru sarcini neprevazute Traseaza prioritati si fii selectiv Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor III. CELE 7 ETAPE ALE INTOCMIRII UNUI PLAN IV. GESTIONAREA INTRERUPERILOR V. MATRICEA TIMPULUI

pag. 13

I. TIMPUL NOSTRU
Timpul este cea mai pre ioas resurs pe care o avem. El este mai valoros dect banii, de aceea trebuie investit cu grij. Timpul este un bun rar, limitat. Timpul nu poate fi cumprat. Timpul nu poate fi stocat sau pus deoparte. Este imposibil s mrim timpul. Trecerea timpului este imperturbabil i irevocabil. Timpul nseamn via .

Scop. S v ajute s identifica i ho ii de timp i s pune i n discu ie probleme specifice, oferindu-v astfel mecanisme de identificare a unor solu ii posibile. Mod de desfurare
1. Ave i la dispozi ie cte 10 post-it-uri. 2. Scrie i zece ho i de timp care v afecteaz personal, fiecare pe un post-it, separat. Folosi i maximum cinci cuvinte pentru a descrie fiecare ho de timp. Ave i la dispozi ie o ntreag repriz de 5 minute!

Exerci iu: Ho ii de timp

Cu ct organizm mai bine timpul (adic planificm), cu att mai bine l putem folosi pentru atingerea obiectivelor personale i profesionale. Planificarea nseamn pregtirea pentru ndeplinirea obiectivelor. Cu ct e mai mare efortul destinat planificrii timpului, cu att va fi necesar mai pu in timp pentru ndeplinirea obiectivelor propriu-zise, economisind astfel timp pe termen lung.

II. ORGANIZAREA TIMPULUI

RE INE I: 8 minute de planificare = 1 or de timp economisit!

Timp alocat PLANIFICRII

Timp necesar ndeplinirii obiectivelor stabilite

Timp alocat PLANIFICRII

Timp necesar ndeplinirii obiectivelor stabilite

Timp ECONOMISIT

Opt minute dedicate pregtirii pentru fiecare zi de munc i respectarea consecvent a planificrii stabilite duc la ctigarea unei ore pe zi pentru activit ile esen iale.

Cea mai important regul n planificare este s pune i totul pe hrtie, n scris!

7 MOTIVE PENTRU A UTILIZA PLANIFICAREA


Controlarea proiectelor. Proiectele despre care ave i doar o imagine mental sunt mai dificil de controlat (ceea ce nu se vede, se uit) i se pierd cu uurin Reducerea ncrcrii. Planurile scrise reduc ncrcarea memoriei Automotivarea. Un plan scris are efectul psihologic de a imprima o automotivare n munc.. Activit ile ntreprinse zilnic devin orientate mai mult spre atingerea obiectivelor; astfel, ve i fi nclinat s v axa i pe sarcinile propuse pentru ziua respectiv Concentrare. Aten ia v va fi mai greu distras i, probabil, ve i fi mai perseverent n realizarea sarcinilor planificate dect n cazul n care aceste obiective nu ar fi scrise Verificare. Prin verificarea rezultatelor zilnice, pute i identifica sarcinile nendeplinite, ce se pot transfera n alt zi, n func ie de importan /urgen Succes. n plus, v pute i mbunt i reuita printr-o mai bun estimare a necesarului de timp i momentelor de ntrerupere, precum i prin alocarea unor perioade de timp realiste pentru evenimente neprevzute Documenta ie. Planurile scrise, inute ntr-un dosar separat, furnizeaz automat documenta ie pentru activit ile pe care le desfura i i, n anumite cazuri, pot constitui o dovad i o nregistrare a activit ii sau inactivit ii (sau incapacit ii de a ac iona).

PLANIFICAREA ZILNIC. METODA FORTE


Cnd ncepe i lucrul la un plan este important, nainte de toate, planificarea fiecrei zile de activitate. Iat cteva motive:
Ziua e unitatea cea mai mic i mai uor de manevrat n procesul de organizare sistematic a timpului Dac ziua precedent nu a fost reuit, pute i considera fiecare zi ca pe un alt nceput Aceasta este o etap preliminar pentru planificarea pe termen lung Dac v este dificil s controla i activit ile uzuale ale fiecrei zile de lucru, v va fi i mai dificil s v planifica i perioade de timp mai ndelungate

Un program zilnic realist trebuie s con in ceea ce dori i sau trebuie s realiza i n ziua respectiv, precum i ceea ce pute i ndeplini fizic. ntradevr, cu ct par mai realizabile obiectivele stabilite, cu att ve i fi mai mobilizat pentru ndeplinirea lor. Metoda FORTE este relativ rapid i necesit, n medie, aproximativ 8 minute pentru planificarea timpului din ziua respectiv, astfel nct s ctigi mai mult timp pentru activit ile esen iale:
Formuleaz lista activit ilor; Observ i estimeaz timpul necesar; Rezerv timp pentru sarcinile neprevzute; Traseaz priorit ile; Evalueaz gradul de ndeplinire a sarcinilor.

1.

FORMULEAZ LISTA SARCINILOR, ACTIVIT

ILOR I TERMENELOR-LIMIT!

Folosind un format de plan zilnic, ntocmete o list cu toate lucrurile pe care ai dori sau trebuie s le realizezi n ziua respectiv, grupate pe categorii specifice.
F o list a sarcinilor de ndeplinit i a termenelor-limit pentru sptmna sau luna respectiv Enumer activit ile neterminate din ziua precedent Men ioneaz noile sarcini ale zilei Eviden iaz termenele-limit fixate Convorbirile telefonice i coresponden a care trebuie efectuate Activit ile obinuite, de exemplu edin ele de la ora 10 la 11

2.

OBSERV I ESTIMEAZ TIMPUL NECESAR NDEPLINIRII SARCINILOR!

Observ timpul ce trebuie alocat fiecrei sarcini. Timpul este limitat. Opt ore sunt doar opt ore. Experien a arat c oamenii i propun mai mult dect pot face de-a lungul unei zile i c sunt planificate mai multe activit i dect pot fi realizate cu adevrat. Acest fapt conduce la o frustrare nedorit i un dispre fa de planurile zilnice. Calculeaz timpul cheltuit n acelai mod n care calculezi banii cheltui i. Astfel, estimeaz timpul de care ai nevoie pentru sarcinile propuse. Timpul este mai important dect sunt banii. Atunci cnd cheltuieti bani, estimeaz pre ul unui bun sau chiar l calculezi cu precizie. De ce s nu procedezi la fel i cu capitalul de timp de care dispui? Stabilete termenele-limit. O alt regul nscut din experien spune c timpul disponibil pentru a realiza o sarcin determin adesea timpul n care realizezi de fapt acea sarcin. Ca i n cazul unui buget, alocnd un anumit timp pentru o sarcin i impui s rmi n cadrul acelei limite de timp.

3.

REZERV TIMP PENTRU SARCINI NEPREVZUTE!

Planific doar o parte din programul de lucru; experien a a artat c aceast parte trebuie s reprezinte aproximativ 60% din ziua de munc (principiul de baz al planificrii timpului). Evenimentele neprevzute, factorii perturbatori, problemele personale ne oblig s lsm neplanificat o parte din timp. Planul tu ar putea s con in trei pr i:
aproximativ 60% pentru activit ile planificate (planul zilnic); aproximativ 20% pentru activit ile neprevzute (ntreruperi, timp rpit); aproximativ 20% pentru activit ile spontane i sociale (timpul creativ).

Principiul pruden ei: planific doar 50% !


Dac vrei s fii prudent, e recomandabil s planifici numai 50% din timpul de lucru i s rezervi cealalt jumtate ca timp-tampon.

4.

TRASEAZ PRIORIT

ILE, FII SELECTIV, DELEAG SARCINI

Datorit tendin ei de a planifica mai mult de 50-60% din timpul de lucru disponibil trebuie n mod riguros s reduci lista de sarcini la propor ii realiste, astfel:
stabilete priorit ile; fii mai selectiv; deleag sarcini.

Ceea ce rmne trebuie amnat, anulat sau rezolvat peste orele de program.

5.

EVALUEAZ GRADUL DE NDEPLINIRE A SARCINILOR LA SFRITUL ZILEI!

Amn sarcinile nendeplinite. Atunci cnd amni n mod repetat o sarcin, aceasta devine o povar. Exist dou posibilit i:
po i s o consideri o sarcin de care te vei ocupa pe termen lung, o vei avea n vedere mai trziu. po i anula sarcina, pentru c ea s-a rezolvat de la sine.

III. CELE 7 ETAPE ALE INTOCMIRII UNUI PLAN


Stabilind obiective i urmrindu-le te transformi dintr-un spectator al evenimentelor vie ii ntr-un participant la ele. Cu to ii avem vise i dorin e, dar relativ pu ini oameni au eluri (obiective). Dorin e puternice precum vreau s fiu bogat sau a vrea s fiu mai slab nu constituie cu adevrat obiective. Dei ele sunt la nceput vise, obiectivele sunt de fapt scopuri specifice ce pot fi atinse doar prin ac iuni concrete. Dac nu-l po i msura, evalua sau descrie, cu siguran nu este un obiectiv. Principalele etape pe care trebuie s le parcurgi pentru a- i ndeplini visele sunt: 1. DEFINETEI OBIECTIVELE!

Nu iti propune s faci totul, dintr-o dat. Concentreaza-te asupra fiecrui pas. Prea mul i oameni i propun sarcini dificile i, eund, renun apoi. elurile trebuie s aib n vedere ceea ce e realizabil. 2. PUNE PE HRTIE!

Odat definit elul, pune-l pe hrtie. n felul acesta po i urmri ndeplinirea obiectivelor, ele fiind deja bine conturate pe hrtie. Pus pe hrtie, obiectivul se cristalizeaz n minte. Poti evalua cu rapiditate dac deciziile pe care le iei te aproprie sau te ndeprteaz de elul propus. 3. STABILETEI STRATEGIA!

ndeplinirea unor obiective n mai multe etape le face pe acestea mai accesibile. Astfel te po i apropia de ele cu mai mult curaj. Aceast tehnic a planificrii n trepte const n stabilirea unui obiectiv i apoi a etapelor necesare pentru atingerea lui.

4.

STABILETE UN TERMEN-LIMIT!

Un obiectiv este un vis care trebuie ndeplinit ntr-un anumit termen. Termenelelimit ofer un cadru temporal pentru ac iune i ofer un impuls n a ntreprinde ceva pentru ndeplinirea visului. 5. PUNE-TE PE TREAB!

Stabilete- i un el ambi ios i vei fi uimit cte resurse po i descoperi n tine din momentul n care te dedici ndeplinirii viselor tale.S presupunem c elul tu e s ajungi n America ntr-un an. Ce pai trebuie ntreprini? S- i gseti poate un so sau o so ie cu cet enie american. Sau s ncerci s ajungi o personalitate n domeniul tu i astfel s po i spera n posibilitatea de a ajunge acolo. S economiseti o sum de bani pentru excursia mult visat? S emigrezi pur i simplu? Dac eti cu adevrat hotrt, vei reui ntr-un fel sau altul. 6. NU TE TEME DE EEC!

De obicei, ceea ce ne afecteaz cu adevrat e anticiparea eecului, nu eecul n sine. Obiectivul principal este obiectivul si modul de realizare a lui. Este util sa identifici punctele slabe ale proiectului, dar nu este benefic sa pui in fata esecul. 7. INSIST, INSIST, INSIST!

n drumul spre ndeplinirea oricrui obiectiv te vei confrunta desigur cu o mul ime de obstacole. ncrederea de sine poate ac iona ca un anestezic n fa a acestor dificult i. Puterea obiectivelor consta in faptul ca ne ofer energii sporite, o nou direc ie, un sens, lucruri care, poate, ne lipsesc. Obiectivele ne pot ajuta s ne ordonm via a, s nlesnim succesele.

PLANIFICAREA PRO-ACTIV
Comportamentul pro-activ poate fi definit ca:
A ac iona nainte de producerea evenimentelor Luarea ini iativei Cutarea ocaziilor n care s se ac ioneze

Acesta este opus comportamentului reactiv, care poate fi definit ca:


A ac iona ca rspuns la evenimente S faci ceea ce- i cer al ii S rspunzi la cererile externe ie

Multe slujbe manageriale i profesionale sunt caracterizate printr-un amestec de sarcini pro-active i reactive. Sarcinile reactive pot fi ndeplinite prin a face liste i prin fia postului. Sarcinile pro-active necesit un proces de planificare mai structurat. Planificarea pro-activ furnizeaz un mod structurat de a identifica aspectele principale ale slujbei dumneavoastr i, gndind prin prisma ini iativelor pe care 7

trebuie s le lua i, pentru rezolvarea responsabilit ilor ce v revin n legtur cu fiecare aspect al acestora. O tendin care ncepe s se observe n domeniul planificrii timpului este planificarea sptmnal. Sptmna reprezinte o unitate echilibrat de lucru. Via a noastr curge n cicluri sptmnale. Fiecare zi a sptmnii are o ncrctur energetic i afectiv diferit. n acelai timp, repartiznd sarcinile sptmnal pstrm o perspectiv mai bun asupra lor i le putem transfera mai uor de la o zi la alta.

Scop. S v ajute s deveni i mai aten i n privin a unor probleme neprevzute ce pot aprea n gestionarea timpului ca rezultat al propriilor obinuin e i al unor reac ii ce in de personalitatea dumneavoastr Mod de desfurare

Exerci iu: Profiluri i Capcane in Managementul Timpului

1. Repriza 1: Ave i la dispozi ie cinci minute pentru a completa chestionarul 1. Rspunde i repede, fr a cntri prea mult rspunsurile. Rspunsurile dumneavoastr trebuie s fie sincere i bazate pe felul n care ac iona i, sim i i i crede i, mai degrab dect cum gndi i c ar fi corect s ac iona i, s sim i i i s crede i. Alege i rspunsurile care v reflect cel mai bine comportamentul i convingerile. 2. Repriza a 2-a (Curs intensiv de aritmetic i reprezentri grafice n sisteme de coordonate ). Calcula i punctajul ob inut i completa i graficul de evaluare, conform regulilor explicate n handout. Apoi marca i cu un x propriul scor pe marele grafic de pe flip-chart, scriind alturat i ini iala numelui. 3. Repriza a 3-a: Analiz, discu ii, comentarii, recomandri practice

IV.

GESTIONAREA

NTRERUPERILOR

Cei mai mul i oameni identific ntreruperile ca pe cel mai semnificativ consumator de timp. ntreruperile reprezint o problem nu numai din cauza timpului fizic care se cheltuiete, dar i a felului n care ne mpiedic s ne concentrm. De aceea, mbunt irea managementului timpului nseamn i a face pai pentru gestionarea mai bun a ntreruperilor. Dei este nerealist s credem c le putem elimina complet, este important s le reducem i, n mod deosebit, s ncercm s crem ct mai mult timp de calitate. Timpul de calitate este acel timp din care sunt eliminate ntreruperile i care este folosit pentru sarcinile ce necesit o mai mare concentrare. Exist trei elemente de care trebuie s se in cont n orice strategie a gestionrii ntreruperilor:

Reducerea numrului ntreruperilor; Acumularea ntreruperilor. Reducerea timpului acordat fiecrei ntreruperi.

Reducerea numrului ntreruperilor


Pentru a reduce numrul ntreruperilor, trebuie s v gndi i mai nti de ce sunte i ntrerupt. Identificarea n acest fel a motivelor ntreruperilor poate face ca unele din solu iile problemei s apar destul de clar. Expertiza tehnic (rezolvatorul de probleme) ntreruperile pot rezulta din statutul de expert al casei i din acela de rezolvator de probleme cutat de toat lumea. Adesea este mai uor pentru oameni s vin la dumneavoastr, n loc s i rezolve singuri problemele. Dei aceasta poate face parte din munca dumneavoastr, explora i posibilit ile de transmitere a propriei expertize ctre al ii, cele mai la ndemn fiind organizarea unor sesiuni de pregtire sau editarea unui manual uor de consultat. Evita i s deveni i o persoan prea uor de convins s rezolve problemele altora! Cutarea de clarificri Multe ntreruperi pot aprea pentru c staff-ul i colegii se ntorc la dumneavoastr, cernd clarificarea instruc iunilor sau a informa iilor primite. Din nou, multe dintre aceste ntreruperi pot fi justificate, iar oamenii nu trebuie s fie descuraja i cnd caut clarificri, atunci cnd ele sunt necesare. Cu toate acestea, multe ntreruperi pot fi eliminate, dac se mbunt ete comunicarea, pn la punctul la care un mesaj clar este transmis i receptat de prima dat. Pu in timp de gndire materializat ntr-o schem-rezumat, n care verifica i c toate problemele au fost acoperite i c a i fost n eles de colaboratori poate duce mai trziu la o semnificativ reducere a timpului consumat n ntreruperi. Numrul contactelor Pute i fi condamnat la a avea o mul ime de ntreruperi, prin simplul fapt c lucra i cu mul i oameni. Rezolvarea acestei probleme poate implica examinarea felului n care se fac raportrile. Ave i mul i oameni care trebuie s v dea rapoarte? Exist necesitatea de a crea o structur suplimentar de management? Alternativ sau adi ional poate aprea necesitatea de a examina felul n care sunt divizate responsabilit ile i sarcinile. Trebuie s lucra i cu mult lume din cauz c v ocupa i de cte o component mic a mai multor proiecte, fiecare dintre acestea necesitnd implicarea unui numr mare de oameni? Nu ar fi posibil restructurarea muncii, astfel nct s ave i mai mult autonomie i s fi i mai pu in dependent de interac iunea cu al ii? Pute i acorda mai mult autonomie staff-ului dumneavoastr, astfel nct aceti oameni s fie mai pu in dependen i de dumneavoastr? Contacte inutile Numrul ntreruperilor care apar poate fi mrit pentru c oamenii vin la dumneavoastr pentru a cere sfaturi, informa ii, ajutor atunci cnd ar trebui s se adreseze altcuiva. Aceasta se ntmpl, probabil, pentru c ei nu n eleg care este mpr irea sarcinilor n departament sau n cadrul organiza iei.

Una din posibilit ile de abordare a acestei probleme poate fi realizarea unui ghid al departamentului, care s cuprind numele i responsabilit ile fiecrei persoane i tipurile de probleme la care pot oferi rspunsuri. Distribui i acest ghid i colegilor din alte departamente i determina i-i s l foloseasc. Poate fi foarte util s convinge i i celelalte departamente s realizeze un ghid similar. Nencrederea unora n propriile for e Pute i fi ntrerupt fiindc al ii vin mereu la dumneavoastr pentru a se reasigura c ceea ce au fcut este bine, sau pentru a v cere s lua i dumneavoastr decizii n numele lor. Aceasta poate fi o trstur particular a unuia sau mai multor persoane care lucreaz pentru dumneavoastr. ncuraja i aceti colegi s devin mai ncreztori n propriile puteri. Ajuta i-i s n eleag felul n care lua i dumneavoastr deciziile, astfel nct s poat aplica ei nii aceleai criterii. n loc s le spune i ce trebuie s fac, determina i-i s analizeze situa ia i s sugereze posibile decizii. Aceti oameni sunt adesea perfect capabili s ia decizii dac dumneavoastr nu sunte i prezent; ntreba i-i, prin urmare, ce-ar fi fcut dac nu a i fi fost acolo i recomanda i-le s pun n aplicare acel plan.

Acumularea ntreruperilor
ncerca i s crea i perioade n care s nu existe ntreruperi, prin acumularea celor care nu sunt urgente.

Sistemul semafor(red time)

Una din modalit ile de acumulare a ntreruperilor este operarea aa-numitului sistem al timpului rou (sau al semaforului). n principiu, acesta mparte timpul n trei pr i:
Timpul rou cnd nu trebuie s existe nici un fel de ntreruperi; Timpul galben cnd doar ntreruperile urgente sunt permise; Timpul verde cnd v face i disponibil pentru ntreruperi.

Dei sistemul mai poart numele red time (timpul rou), el poate func iona eficient doar dac se pune accent pe timpul verde. Acesta nseamn c se aplic doar atunci cnd v face i disponibil n mod adecvat celor care v ntrerup i, desigur, doar dac i face i s n eleag n ce msur sunte i disponibil. Majoritatea oamenilor sunt norocoi dac pot avea la dispozi ie dou ore de timp rou, sau chiar ntre rou i galben, iar unii se vor considera norocoi i cu dou ore pe sptmn. Majoritatea timpului trebuie s fie n mod necesar timp verde. Sistemul semaforului (sau al timpului rou) poate opera pe mai multe niveluri, cu grade variabile de formalism i rigiditate:

Timp rou organiza ional atunci cnd organiza ia hotrte asupra anumitor perioade n care nu exist comunicare intern, iar centrala rspunde la toate telefoanele. Timp rou intradepartamental atunci cnd un departament este nchis pentru perioade de ntreruperi datorate altor departamente. Acesta poate fi perceput ca un sistem de tip program cu publicul, spre exemplu atunci cnd sec ia de salarizare anun c este deschis pentru ntrebrile angaja ilor ntre (s zicem) 11.30 i 14.30. Timp rou interdepartamental cnd un departament accept s fie ntrerupt din afar, dar stabilete c trebuiesc eliminate ntreruperile din interior. Acesta poate fi pur i simplu un timp de linite stabilit de comun acord de colegi apropia i atunci cnd nu doresc s fie

10

ntrerup i unul de cellalt, spre exemplu: Hai s ncercm s nu ne ntrerupem reciproc n fiecare diminea ntre orele 10.30 i 12.30 Timp rou personal atunci cnd o persoan i stabilete o perioad fr ntreruperi. Acesta se poate stabili la intervale regulate sau hotr ad-hoc, atunci cnd este necesar. Timpul rou personal poate fi perceput ca fiind stabilirea unei ntlniri cu tine nsu i. Mul i manageri pretind c nu i pot pot crea timp rou, totui se fac indisponibili pentru ei nii pe perioade lungi, fiind prea ocupa i s se ntlneasc cu alte persoane.

Dac sunte i ntr-o perioad de timp rou / galben, iar cineva v ntrerupe, este important s rezolva i situa ia elegant. Nu pute i, desigur, s le spune i oamenilor s dispar dar, de asemenea, nu trebuie s abandona i i s trece i peste principiul c, fiind ntrerupt, pute i fi scos din priz, distras de la ceea ce face i. Este important s l determina i pe cel ce v-a ntrerupt s justifice de ce a fcut-o. ntreba i dac motivul ntreruperii este urgent. Dac da, atunci trebuie s accepta i aceast evaluare a problemei i s ncerca i s o rezolva i. O dat problema solu ionat, pute i ntreba din nou dac ea a fost cu adevrat att de urgent. Cernd celor care v ntrerup s se justifice, arta i c acorda i valoare timpului dumneavoastr i i ncuraja i i pe al ii s l respecte. Nu uita i, de asemenea, c oamenii tind s nu v respecte timpul rou dect dac exist n aceast practic un avantaj i pentru ei nii. ncuraja i-i i pe ceilal i s-i creeze intervale de timp rou i respecta i-l. Nu neglija i timpul verde. Dac nu v pute i face disponibili n mod adecvat, oamenii v vor ntrerupe oricnd sunte i n birou, chiar i n intervalele de timp rou!

ntreruperile datorate telefonului


Ca parte a strategiei semaforului (timpului rou), trebuie s cuta i, de asemenea, s cumula i ntreruperile telefonice. Pentru a realiza aceasta trebuie s dispune i de un sistem tip central. Dac nu dispune i de secretar, apelurile vor fi gestionate de acest sistem. Aceasta poate nsemna un aranjament formal constituit ca parte a departamentului i implic existen a unui ofi er de serviciu, numit prin rota ie, care s gestioneze toate apelurile telefonice primite n intervalele de timp rou. Pe de alt parte, se pot face aranjamente ad-hoc pentru a acoperi anumite perioade, de tipul Tudor, mi po i prelua convorbirile n diminea a aceasta? Trebuie s termin raportul pn la ora 13. M revanez fcnd acelai lucru pentru tine, n alt zi. Dac folosi i pe cineva pentru a v prelua convorbirile, este important s explica i pe scurt cum s le gestioneze. Explica i cum trebuiesc preluate mesajele. Spune i persoanei cnd ve i fi din nou disponibil pentru a primi telefoane sau pentru a rspunde celor care v-au cutat. (Unele persoane gsesc c este potrivit s foloseasc telefoane-robot pentru a prelua mesajele. Unele aparate ofer posibilitatea de a asculta mesajul; astfel se poate decide dac merit sau nu s se fac o ntrerupere pentru a contacta acea persoan).

Anticiparea ntreruperilor

Chiar dac sim i i c nu pute i opera un sistem strict al timpului rou, trebuie s fi i capabili s face i progrese n anticiparea posibilelor ntreruperi. O scurt

11

ntlnire cu colaboratorii organizat diminea a la prima or i/sau una dup amiaza pot aduce rezolvarea multor probleme care, altfel, ar aprea ca ntreruperi. Dac ave i colaboratori afla i pe teren , care trebuie s v raporteze, cere i-le s sune la o anumit or n fiecare zi.

Alte modalit i de a crea intervale de timp fr ntreruperi


O modalitate de a evita ntreruperile este aceea de a v ine departe de biroul dumneavoastr. Dac ave i o sarcin asupra creia dori i s v concentra i, gndi i-v la posibilitatea de a lucra acas, de a merge la bibliotec sau de a ocupa o sal de edin e. Unii oameni i creeaz timp liber venind la serviciu mai devreme sau plecnd mai trziu. Trebuie s ine i cont de faptul c aceasta nu nseamn de obicei o modalitate de extindere a zilei de lucru. Dac crea i timp liber de ntreruperi n acest mod, ob ine i rezultate optime lucrnd la sarcinile ce necesit maxim concentrare; nu l irosi i bnd cafea sau citind ziarul. O alt posibilitate este aceea de a servi masa de prnz mai devreme sau mai trziu dect ceilal i i de a munci n timpul obinuit al pauzei de prnz. Intervalul cuprins ntre 12.30 si 14.00 este de obicei liber de ntreruperi.

Scurtarea ntreruperilor
A treia parte a strategiei noastre este de a scurta timpul consumat de fiecare ntrerupere. Dac o ntrerupere poate fi rezolvat n intervalul a dou minute, rezolva i-o n acest timp i nu o lsa i s se transforme ntr-o conversa ie de 10 minute. ncepe i prin a-l ntreba pe cel care v-a ntrerupt de ct timp are nevoie i a cdea de acord asupra timpului pe care dumneavoastr l pute i oferi. Nu semna i un cec n alb pe propriul dumneavoastr timp. nchide i discu ia prin folosirea tehnicilor de rezumare. ntreba i dac exist aspecte suplimentare i recapitula i ac iunea asupra creia a i czut de acord. Ambele ci indic faptul c ave i o atitudine specific afacerilor n ceea ce privete managementul timpului i i ncuraja i pe ceilal i s respecte i s pre uiasc timpul dumneavoastr. Pute i folosi, de asemenea, limbajul corpului. Nu este o idee rea s v ridica i atunci cnd cineva intr n biroul dumneavoastr. Rmnnd n picioare, lansa i semnalul c nu dori i ca discu ia s dureze mult. Dac dori i s indica i sfritul discu iei, ridica i-v i ndrepta i-v spre u. Pute i aplica tehnici similare n cazul ntreruperilor datorate apelurilor telefonice, n primul rnd stabilind ct va dura convorbirea i apoi folosind tehnica rezumatului pentru a semnala sfritul discu iei. Avantajul pe care l ave i n cazul acestor ntreruperi este acela c e mai uor s min i la telefon, spunnd c trebuie s mergi la o edin !

12

V. MATRICEA TIMPULUI

Urgent URGEN

4 3
Ne-urgent

1 2

Neimportant

Important

1 2 3 4

Crize, probleme presante, proiecte afectate de limita de timp. IMPORTAN Pregtire, prevenirea crizelor, planificare, construirea rela iilor, recreere. ntreruperi, coresponden , unele rapoarte, unele ntlniri. Banalit i, coresponden inutil, unele convorbiri telefonice.

STABILIREA PRIORIT ILOR tehnici utile Lista ABC



2

Categoria A: lucruri foarte importante (trebuie fcut!) Categoria B: lucruri mai pu in importante (ar trebui fcut!) Categoria C: lucruri cel mai pu in importante (se poate face!)

Pentru a nu pierde din vedere angajamentele luate este bine s utilizm calendarele sau agendele. Acestea pot fi anuale, lunare sau zilnice.

13