Tema 1: Generaliti. Noiuni de baz.

1. Definire sistem informaional (SIF) i sistem informatic (SI) 2. Clasificarea SI 3. Structurarea SI 3.1. Aspect general 3.2. Aspect organizatoric 3.3. Aspect funcional 4. Funciile SI 5. Obiectivele SI
1. Definire sistem informatic. Situaia economic actual prezint o serie de caracteristici ce trebuiesc luate n consideraie, deoarece impun o anumit politic a ntreprinderilor. La etapa actual nu mai exist o cretere economic general i continu, fiecare ntreprindere trebuie s lupte pentru a se impune n raport cu concurena sau pur i simplu pentru a supravieui. Cu alte cuvinte, ca urmare a acestor transformri, o ntreprindere, pentru a reui, trebuie s-i mobilizeze toate resursele, inclusiv resursele informaionale, ceea ce i va permite s-i reduc costurile, s mbunteasc performanele i calitatea produselor sau serviciilor oferite, s creeze i s ocupe piee noi. Din acest motiv, este absolut necesar ca gestiunea resurselor s fie fcut n cadrul unui Sistem bine organizat, n continu perfectare, subnelegnd i necesitatea utilizrii tehnicii electronice de calcul, adic implementarea sistemelor informatice economice i tehnologiilor informaionale moderne. Pentru o mai bun nelegere a noiunilor fundamentale de sistem, utilizate la crearea sistemelor informatice, n continuare, se propune aranjarea accentelor asupra acestor noiuni. La ora actual exist numeroase definiii a noiunilor de Sistem, Sistem informaional (SIF) i Sistem informatic (SI). nelesul multilateral al noiunilor respective, implic n discuiile dintre specialiti, anumite polemici, deseori neconstructive. n continuare, vor fi abordate definiiile, cele mai des utilizate, n mediul de specialitate. Sistemul reprezint un ansamblu de elemente (componente) interdependente, ntre care se stabilete o interaciune dinamic, pe baza unor reguli prestabilite, pentru atingerea unui scop comun. Adic, un sistem este definit prin relaiile dintre elementele sale, care pot fi modularizate pe pri. Deci, unele pri pot fi schimbate, ceea ce reprezint o cale de modernizare cu un minim de elemente de noutate dar cu efecte care pot fi foarte mari. Din cele menionate rezult c pentru realizarea unui sistem este necesar s se stabileasc obiectivele (ieiri, rezultate) crora trebuie s li se atribuie anumite valori admisibile, iar n funcie de acestea se determin parametrii care asigur transformarea variabilelor de intrare, pentru realizarea obiectivelor propuse. Adic, orice sistem este format din intrri, prelucrri i ieiri. n consecin, conceptul de sistem poate fi neles dublu, deoarece, din punct de vedere al obiectivelor, sistemul este constituit dintr-un ansamblu de sarcini de executat, n condiii date, iar din punct de vedere structural, acesta include un ansamblu de elemente funcionale. Deci, un sistem poate fi constituit din unul sau mai multe subsisteme (SS) interconectabile care la rndul su pot fi divizate n alte SS. Subsistemele unei USE pot fi determinate i n funcie de tipurile de activiti ale acesteia i anume: activiti de producie (fizice sau tehnologice); activiti de informare;

activiti de conducere. Rezult c, fiecare sistem/subsistem este format dintr-o activitate de producie, informare i conducere. Conceptul de sistem transpus la nivel microeconomic are o importan apreciabil, deoarece este scoas n eviden existena unei corelaii ntre cele trei tipuri de activiti (fizice, informare i conducere). n aa mod, orice schimbare produs n activitatea de conducere implic schimbri i n activitatea de informare, deoarece ea este subordonat cerinelor activitii de conducere. Lund n consideraie aspectele menionate, n USE pot fi distinse trei sisteme care acioneaz strns legate ntre ele: - sistemul de decizie (conducere sau decizional), care realizeaz o activitate de conducere i control i se ocup de analiza informaiilor n vederea elaborrii deciziilor; - sistemul condus (de execuie sau operaional), care realizeaz activitile fizice i transform deciziile n aciuni; - sistemul de informare (informaional), care asigur legtura bilateral ntre celelalte dou sisteme, realiznd activitile de informare, avnd ca obiective colectarea, nregistrarea, prelucrarea i transmiterea informaiilor i a deciziilor. Cu alte cuvinte, SIF se interpune ntre sistemul de decizie i sistemul condus avnd drept scop asigurarea informaiilor necesare stafului managerial reprezentnd, n acelai timp, un mijloc de comunicare ntre celelalte dou subsisteme (fig. 1.1.). Totodat, SIF nu trebuie interpretat doar ca o interfa ntre subsistemele numite. El reprezint i un element de legtur a mediului intern al USE cu cel exterior lui (economic, financiar, bancar, etc.).

Sistemul decizional Sistemul

Informaional
Sistemul operaional Figura 1.1. Relaiile SIF cu sistemul decizional i operaional Conceptul de Sistem Informaional (SIF) a fost definit n mai multe moduri. O definiie mai cuprinztoare poate fi urmtoarea: SIF - ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor unitii. De menionat c, n cadrul sistemului informaional exist totdeauna un sistem de prelucrare a datelor. Dac acest sistem presupune utilizarea calculatoarelor, el este denumit Sistem informatic (SI). Adic, SI ...este un ansamblu structurat de elemente interconectate funcional pentru automatizarea procesului de obinere a informaiilor i pentru fundamentarea deciziilor... Este important de relevat c SI este parte component a SIF i ...are ca obiect de activitate, n general procesul de culegere, verificare, transmitere, stocare i prelucrare automat a datelor....

n mediul de specialitate ns, i n prezent, se mai poart discuii dac sistemul informatic poate fi numit i sistem informaional. Aceste dou noiuni nu pot fi identice sau folosite n mod egal, deoarece relaiile informaionale dintr-o USE, mijloacele i procedurile de prelucrare a datelor nu pot fi complet automate, ntotdeauna exist operaii importante efectuate cu participarea nemijlocit a omului. n literatura angl-american, avnd n vedere gradul ridicat de informatizare, autorii egaleaz termenul computer based information (sistem informatic) cu Information system (sistem informaional), noi ns, nu putem afirma c suntem la acelai nivel tehnologic, deaceea, raporturile dintre SIF i SI pot fi considerate ca fiind de ntreg-parte (figura 1.2.).
Sistem de conducere

Sistem informatic

Sistem informaional

Sistem condus

Figura 1.2. Structura de conducere a unui sistem social-economic.

Dac datele unui SI exprim cunotine referitoare la desfurarea fenomenelor i proceselor economice, acesta este denumit Sistem informatic economic (SIE). n cazul n care datele SIE exprim i cunotine referitoare la fenomenele sociale, acesta poate fi considerat ca sistem informatic social-economic. n aceeai ordine de idei, Sistemul Informatic pentru Management (SIM) reprezint un sistem integrat care st n sprijinul planificrii, organizrii i controlului activitii unei USE, prin oferirea de informaii privind evoluia trecut, prezent i viitoare, att a unitii, ct i a relaiilor sale cu mediul. Ele ntresc suportul deciziilor manageriale.

2. Clasificarea sistemelor informatice. Exist diverse criterii de clasificare a sistemelor informatice, printre care trebuie s menionm principalele (fig.1.3.), fcnd unele precizri de caracterizare. Avnd n vedere structura economiei naionale i necesitatea crerii unui SI naional, sistemele informatice pot fi clasificate n urmtoarele clase i tipuri: A. Sisteme informatice macroeconomice: SI pentru conducerea activitii unor ramuri ale economiei naionale care i propun, n principal, ndeplinirea activitilor la nivel de ramur a economiei naionale (ca de exemplu: sistemele energetic, transporturilor, telecomunicaiilor, etc. );

A. SI

macroeconomice: Structura economiei naionale: B. SI microeconomice: C R I T E R I I

SI pentru conducerea activitii unor ramuri ale economiei naionale; SI pentru conducerea unor activiti la nivelul economiei naionale; SI funcionale; SI teritoriale.

SI pentru conducerea proceselor tehnologice; SI pentru conducerea activitilor economice.

2. Modul de
organizare a datelor

SI cu fiiere; SI cu fiiere integrate, gestionate conform conceptului de BD, fr utilizarea SGBD; SI cu BD gestionate prin utilizarea unui SGBD; SI cu BD sau fiiere distribuite. SI cu aplicaii independente care comunic indirect (off-line) sau direct (on-line); SI cu aplicaii comune care comunic indirect (offline) sau direct (on-line);

3. Gradul de interconectare

4. Gradul de
distribuire:

SI centralizate, fr teleprelucrare; SI centralizate, cu teleprelucrare; SI cu distribuie special; SI cu distibuie total. Subsistem pentru culegerea i validarea datelor de intrare; Subsistem pentru administrarea datelor (creare, actualizare, protecie, salvare-restaurare); Subsistem de exploatare i obinere a rezultatelor solicitate (liste-situaii de ieire, grafice, etc.)

5. Tehnologia
de prelucrare utilizat:

Figura 1.3. Criterii de clasificare a SI aprovizionarea tehnico-material, comerul exterior, asigurarea social, etc.; SI funcionale asigur furnizarea de informaii necesare desfurrii unor ansambluri de activiti la nivelul economiei naionale cum ar fi sistemele: financiar-bancar, statistic, de documentare tehnico-tiinific, etc.; SI teritoriale sunt destinate conducerii activitilor social-economice la nivelul unei diviziuni teritoriale. B. Sisteme informatice microeconomice: 1. Sistemele informatice pentru conducerea proceselor tehnologice. 2. SI pentru conducerea activitilor economice. Sistemele informatice pentru conducerea proceselor tehnologice, la nivel microeconomic, se caracterizeaz prin aceea c datele de intrare sunt asigurate prin intermediul unor dispozitive automate care transmit sub form de semnale informaii despre diveri parametri ai procesului tehnologic (presiune, temperatur, umeditate, etc.), iar datele

SI pentru conducerea unor activiti la nivelul economiei naionale, cum ar fi:

de ieire se transmit de asemenea, sub form de semnale, unor organe de execuie care modific automat parametrii procesului tehnologic, efectund astfel controlul i comanda automat a acestui proces. Asemenea sisteme ( ca de exemplu, privind fabricarea hrtiei, cimentului, etc.) au un grad de automatizare mult mai superior dect la celelalte tipuri de sisteme informatice. Sistemele informatice pentru conducerea activitilor economice n unitile socialeconomice vor fi examinate separat, n continuare. 3.Structura unui sistem informatic. 3.1. Aspect general. Prin structurarea sistemului informatic se subnelege evidenierea elementelor componente (sub diferite aspecte), legturile dintre acestea, precum i conexiunile exterioare ale sistemului cu alte sisteme, pe vertical i pe orizontal. Cu alte cuvinte, pentru a defini structura unui SI este necesar de a stabili criteriile de structurare, dup care se determin elementele componente ale acestuia. n aa mod: Sub aspect general, un sistem informatic este format din trei componente majore: (fig. 1.5.).

Intrri

Prelucrri

Ieiri

Figura 1.5. Componentele generale ale unui SI.

Intrrile reprezint ansamblul datelor introduse, gestionate i prelucrate n cadrul sistemului pentru obinerea informaiilor rezultative. Intrrile pot fi clasificate n urmtoarele categorii: a). Obinute n urma tranzaciilor externe; b). Obinute n urma tranzaciilor interne. La rndul lor, intrrile obinute n urma tranzaciilor externe, sunt reprezentate de : Date consemnate n documente, la locul producerii operaiilor pe care le evideniaz n cadrul USE, ca de exemplu: bonul de consum, factura emis unui client, etc.; Date care provin din mediul economic-financiar-bancar, consemnate n documente sau nscrise n norme i/sau prevederi legale, ca de exemplu: facturi primite de la furnizori, ordin de plat onorat de client, cota legal de TVA, cotele de impozit pe venit, etc.; Date parvenite de la alte sisteme informatice operaionale n cadrul USE, prin transfer indirect (off-line) sau direct (on-line) ntr-o reea local. Date parvenite de la alte sisteme informatice din exteriorul USE, transferate la distan prin Internet, inclusiv, cu utilizarea tehnologiei EDI Electronic Data Interchange sau prin reele private, etc. De menionat c, datele consemnate n documentele de intrare pot fi introduse n calculator n urmtoarele moduri: Prin intermediul unor proceduri specializate ale SI care permit introducerea datelor de la tastatur pe baza unor videoformate i validarea datelor;

Prin scanarea documentelor - o tehnologie modern bazat pe principii optice, care permite preluarea unui volum foarte mare de date ntr-un interval de timp foarte scurt.

Intrrile obinute n urma tranzaciilor interne, reprezint datele obinute n rezultatul unor prelucrri automate, desfurate n cadrul SI care conduc la modificri structurale n cadrul coleciilor de date, ca de exemplu: valoarea total a produselor livrate, valoarea total a ncasrilor, etc. Prelucrrile, cel de al doilea element definitoriu al SI, reprezint un ansamblu omogen de proceduri automate realiznd: Crearea iniial i actualizarea BD; Exploatarea BD; Reorganizarea BD; Salvarea/restaurarea BD. Ieirile sistemului informatic constituie rezultatul prelucrrii datelor n urma realizrii procedurilor automat. n funcie de forma i coninutul acestora, ieirile SI pot fi clasificate n: a) Indicatori sintetici redau starea fenomenelor i proceselor economice, inclusiv rezultatele activitii economico-financiare (ca de exemplu: capitalul, propriu, profitul brut, rata rentabilitii, etc.) prin intermediul videoformatelor. Acestea, pot fi consultate de ctre manageri n regim on-line; b) Liste/situaii de ieire ( rapoarte) reprezint principalele surse financiar-contabile, grupeaz indicatorii sintetici sau analitici sub form de tabel (de exemplu: situaia stocurilor de produse la o anumit dat, statul de plat, etc.). Listele /situaiile pot fi emise la imprimant, pe monitorul calculatorului, pe suport magnetic pentru a putea fi transmise beneficiarului n regim off-line sau transmise la distan, n regim on-line, prin intermediul reelelor; c) Grafice surprind dinamica indicatorilor sintetici i analitici, necesare informrii operative i sugestive a conducerii. Graficele pot fi de mai multe tipuri, ca de exemplu: liniare, bare, circulare, stive, etc.; d) Ieiri destinate altor sisteme informatice reprezint fiiere furnizate (n regim offline) sau transmise on-line altor SI n vederea prelucrrilor n cadrul acestora. 3.2. Aspect organizatoric. Sub aspect organizatoric, un sistem informatic este compus din urmtoarele elemente : baza informaional (inforware); baza tehnic (hardware); sistemul de programe (software); baza tiinifico-metodologic; resurse umane (humanware); cadrul organizatoric (orgware).

Prin baza informaional se subnelege att datele de intrare supuse prelucrrii, ct i fluxurile informaionale, sistemele i nomenclatoarele de coduri. Baza tehnic (hardware) este constituit din echipamentele de culegere, transmitere, stocare, prelucrare i prezentare a rezultatelor. Sistemul de programe (software) include totalitatea programelor care asigur buna funcionare a sistemului informatic i presupune att soft-ul de baz (sistemele de operare, sistemele de gestiune a datelor), ct i soft-ul aplicativ (programe utilizator).

Baza tiinifico-metodologic este constituit din metodologii, metode i tehnici de realizare a sistemelor informatice, algoritmi, modele matematice ale proceselor i fenomenelor economice. Resursele umane reprezint att personalul de specialitate (analiti, proiectani, programatori, ingineri de sistem, operatori etc.), ct i beneficiarii sistemului, adic reprezentanii conducerii unitii beneficiare i reprezentanii compartimentelor funcionale incluse n aria de cuprindere a viitorului sistem. Cadrul organizatoric este cel specificat n regulamentul de organizare i funcionare al unitii n care funcioneaz sistemul informatic. 3.3.Aspect funcional. Sub aspect funcional un sistem informatic este structurat n mai multe subsisteme funcionale. Potrivit cestui criteriu, structura funcional a unui sistem informatic pentru conducerea activitilor economice reprezint activitile de baz ale USE (fig 1.6.).

Subsistem producere Sistem informati c

Subsistem financiarcontabil

Subsistem cercetaredezvoltare

Subsistem marketing

Subsistem personal

Figura 1.6. Structura funcional a unui sistem informatic la nivel de USE. (Preluare dup [32]).

La rndul su, fiecare subsistem funcional poate fi divizat n module sau aplicaii conform atributelor conducerii, precum i orizontului de conducere (strategic, operativ sau tactic). 4. Funciile unui sistem informatic.
Funciile de baz ale unui sistem informatic rezult din activitile incluse n aria de cuprindere a acestuia. Aa de exemplu, pentru sistemul informatic privind activitatea financiar-contabil, sunt caracteristice urmtoarele funcii: contabilitatea cronologic, contabilitatea sistematic, operaii i lucrri contabile de sfrit de lun, etc. Pe lng funciile de baz rezultate din activitile, pe care le prezint, orice tip de sistem informatic ndeplinete cumulativ urmtoarele funcii: decizional care asigur elementele necesare sprijinirii i lurii deciziilor; operaional (de aciune) care realizeaz obiectivele cuprinse n strategia de conducere prin asigurarea i operaionalizarea deciziilor, metodelor manageriale, etc.;

documentare care se exprim printr-o permanent i continu cunoatere a mediului nconjurtor, pe baza creia se nregistreaz toate informaiile ce mbogesc tezaurul personalului i care ulterior pot fi utilizate n luarea deciziilor sau pentru realizarea anumitor aciuni. n condiiile ritmului rapid de dezvoltare a tiinei i al progresului tehnic, funcia de documentare devine din ce n ce mai valoroas. Totodat, nici una din cele trei funcii nu trebuie s fie neglijat deoarece neglijarea, fie i parial a uneia din ele, poate implica anumite consecine negative n funcionarea sistemului. n concluzie, aceste funcii interdependente afecteaz ntreg sistemul informaional al USE i deci, fr un sistem informatic care s funcioneze corect, nici sistemul informaional, nici sistemul de conducere al USE, nu este n msur s acioneze corespunztor. 5. Obiectivele sistemelor informatice. Anterior, s-a menionat c SI este subordonat procesului decizional i deservete conducerea. Din acest motiv, obiectivul general, urmrit prin realizarea unui SIE, l constituie asigurarea selectiv i n timp util a tuturor nivelurilor de conducere cu informaii necesare i reale pentru fundamentarea i elaborarea operativ a deciziilor cu privire la desfurarea ct mai eficient a ntregii activiti din USE. Pe lng acest obiectiv general, SIE mai are i alte obiective care pot fi numite obiective secundare i pot fi clasificate astfel:

a)

b)

Manageriale, se determin n funcie de aspectele globale de conducere i afecteaz activitile de baz din cadrul unitilor economice (aprovizionare, producie, desfacere etc.) cum ar fi: sporirea gradului de ncrcare a capacitilor existente i reducerea duratei ciclului de fabricaie; sporirea volumului produciei; reducerea consumurilor specifice de materii prime i materiale; sporirea productivitii muncii; sporirea profitului i a rentabilitii etc. Funcionale - se determin n conformitate cu anumite funcii privind problema abordat. Ca de exemplu, pentru un sistem realizat pentru activitatea de marketing, acestea pot fi: studierea caracteristicilor tehnico-economice, inclusiv a tehnicilor de comercializare a produselor concurente, furnizate de alte uniti comerciale din ar sau strintate; studierea caracteristicilor specifice ale pieelor de desfacere n vederea realizrii relaiilor valutar-financiare i de distribuire a produselor proprii; primirea i centralizarea comenzilor de la clieni; livrarea ctre clienii interni i externi a produciei contractate; urmrirea ritmicitii livrrilor n scopul onorrii contractelor, etc.

c)

Tehnologice asigur funcionarea eficient a ntregului SI, cum ar fi: abordarea unor soluii performante de realizare a procedurilor de exploatare a coleciilor de date n vederea obinerii la videoterminale a tuturor ieirilor noului sistem; asigurarea securitii i confidenialitii coleciilor de date i a utilizatorilor; sporirea vitezei de rspuns a sistemului la solicitrile beneficiarului; sporirea exactitii i preciziei n procesul de prelucrare a datelor i informare a conducerii; reducerea costului prelucrrii informaiilor; raionalizarea fluxurilor i circuitelor informaionale etc. Necesitatea clasificrii obiectivelor SIE decurge din faptul c ele sunt foarte numeroase i sunt specifice fiecrei UES, iar realizarea concomitent a acestora la nivelul unitii este greu de nfptuit. Acest lucru impune ca fiecare conductor s defineasc obiectivele specifice unitii respective i s stabileasc ordinea prioritar de realizare a acestora. Totodat, prin inventarierea i prezentarea acestora n faa colectivului din unitatea respectiv, prin explicarea modului de realizare i a eforturilor privind asigurarea resurselor umane, materiale, financiare i de timp, pe care le implic, colectivul de oameni va nelege mai clar necesitatea i utilitatea implementrii SIE, va deveni mai responsabil fa de sarcinile ce-i revin, crendu-se astfel condiii mai favorabile pentru reuita implementrii i exploatrii curente a acestuia.