Cteva tehnici de managementul proiectelor

Analiza SWOT Managementul riscului

Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats

ANALIZA SWOT

punctele tari (atuuri) punctele slabe (deficiene) oportunitile ameninrile la adresa organizaiei

Puncte tari si puncte slabe

- determinate de mediul intern al organizatiei:

proiecte sau servicii prezente clieni personal fluxuri informaionale

Oportuniti i ameninri
- sunt legate de mediul extern al organizaiei:

concurena/competiie climatul economic climatul social potenialii clieni legislaia

Puncte tari
Ce facei bine?
Ce resurse avei? Ce avantaje avei fa de concuren? oamenii implicai n afacere - cunotinele lor, trecutul lor, educaie, referine, contacte, reputaie sau capacitate, pe care acetia le aduc n afacere. bunurile tangibile - capital disponibil, echipament, clieni stabili, canale de distribuie existente, sisteme de informare i procesare, alte bunuri de valoare din afacerea dvs. aspectele interne pozitive ale afacerii dvs care adaug valoare sau v ofer un avantaj n faa concurenei.

Puncte slabe
Ce zone trebuie mbuntite?
lipsa de experien, resurse limitate, lipsa de acces la tehnologie, oferta de servicii inferioar sau o localizare slab a afacerii dvs. sunt factori care sunt sub controlul dvs - au nevoie de mbuntire pentru a va putea atinge efectiv obiectivele dvs de marketing. aspectele negative interne ale afacerii dvs care v plaseaz ntrun dezavantaj concurenial. acestea sunt zone pe care trebuie s le mbuntii pentru a putea concura cu cel mai puternic competitor al dvs. cu ct v identificai punctele slabe cu mai mult acuratee, cu att mai valoroas va fi aceast analiz pentru dvs.

Oportunitati
oportuniti exist n sectorul dvs de pia sau n jurul dvs din care putei spera s beneficiai? evalueaz factorii atractivi externi care reprezint motivul existenei i prosperitii afacerii dvs. oportunitile pot fi:

Ce

rezultatul creterii pieei, schimbarii stilului de via o percepie pozitiv asupra afacerii dvs din partea pieei capacitatea de a oferi o valoare mai mare, ceea ce va conduce la o cerere crescut pentru serviciile dvs.

Amenintari

Ce factori reprezint poteniale ameninri pentru dvs?

includ factori n afara controlului dvs. care ar putea s v pun strategia de marketing, chiar i afacerea ntr-o poziie de risc. nu avei niciun control asupra lor, dar pot fi anticipati dac avei un plan de urgen care s se ocupe de prevenirea i rezolvarea acestor probleme. Tipuri de amenintari concurena existent sau potenial este mereu o ameninare creterea intolerabil a preurilor de ctre furnizori reglementri guvernamentale cderi economice o schimbare n comportamentul consumatorilor care s v reduc vnzrile

Exemplu de analiza SWOT Populaia, infrastructura social i educaia, piaa forei de munc (Regiunea 7 Centru)
PUNCTE TARI Populaie cu nivel ridicat al civilizaiei, educat n spiritul muncii i ordinii ea mai mare concentrare de C naionaliti din ar, care asigur interferene culturale cu o mare varietate de tradiii i obiceiuri n mare parte este asigurat infrastructura social i educaional de baz n orae Bun reea de pregtire profesional Puternice centre universitare (Sibiu, Trgu Mure, Braov, Alba Iulia). Tendina de cretere a numrului IMMurilor, fapt ce va determina creterea numrului de locuri de munc Resurse de munc numeroase, calificate n mai multe domenii (tradiional n agricultur i industrie) PUNCTE SLABE Amplificarea migraiei care cuprinde n special populaia tnr Sporul natural negativ i mbtrnirea populaiei Infrastructura educational lipsete n unele sate montane izolate Probleme educaionale la unele grupe srace de populaie, n special rromi: creterea numrului copiilor instituionalizai Necorelarea ofertei educaionale cu nevoile de pe piaa muncii Sectorul de prestri servicii este slab dezvoltat. Servicii de consultan n domeniul afacerilor - slab dezvoltate. Slab dezvoltare a politicilor de resurse umane n cadrul firmelor. Relaiile de colaborare ntre cercetarea universitar i sectorul economic sunt slab dezvoltate.

OPORTUNITATI
Existena unor legturi strnse ntre populaia zonei i persoanele emigrate n occident contribuie la schimburile economice i culturale Existena unor instituii guvernamentale sau organizaii neguvernamentale care se ocup de pregtirea profesional i reconversia forei de munc Grad de cultur ridicat - coli cu bun tradiie n centrele urbane Reea de relaii i o cooperare mai puternic ntre universiti ofer potenial de sinergie

AMENINTARI
Gradul de srcie i izolare a unor zone genereaz fenomene de depopulare care, dublate de mbtrnirea populaiei, creeaz premisele dispariiei unor localiti Creterea disparitilor n asigurarea infrastructurii i serviciilor educaionale corespunztoare, datorit migraiei populaiei Lipsa colilor n unele localiti rurale izolate i accesibilitatea dificil spre centrele de comun, mresc pericolul creterii analfabetismului Restructurarea marilor ntreprinderi de stat fr a oferi o alternativ pentru disponibilizai Meninerea emigrrii accentuate a specialitilor i a populaiei calificate

EXEMPLU Analiza SWOT pentru o organizaie ce asigur calificare profesionala

Puncte tari Puncte slabe Organizaia dispune de o baz de Resursele financiare sunt nc prea date privind grupul int reduse pentru a dezvolta noi servicii pe lng activitile curente Organizaia beneficiaz de reputaie n domeniul formarii Serviciile oferite pn acum au fost profesionale destinate n ntregime somerilor i nu sa explorat extinderea i asupra altor Activitile curente sunt viabile i categorii de resurse umane benefice din punctul de vedere al grupului tinta Unele servicii nu sunt prea eficiente Dispune de resurse materiale, Procesul de dezvoltare a unor noi financiare i know how necesare servicii dureaz prea mult continurii activitii Unele servicii sunt nvechite Noul sediu va fi inaugurat n Este dificil recrutarea de personal curnd specializat care s aib pregtirea i cunotinele specifice nevoilor.

Continuare

Oportuniti Servicii oferite beneficiaz de o larg audien Exist noi domenii alternative legate de dezvoltarea resurselor umane care sunt gata de a fi explorate i dezvoltate Exist un interes al potentioalilor beneficiari referitor la serviciile oferite deja i la cele viitoare

Ameninri Epuizarea surselor de finanare Posibilitatea unor aciuni n justiie de ctre beneficiari nemulumii Pierderea credibilitii Pierderea autorizrilor

Exerciiu
Realizai o scurt analiz SWOT a grupului, serviciului sau departamentului in care lucrai. ncercai s enumerai cel puin trei elemente din fiecare categorie

Concluziile analizei SWOT

Conducerea unei organizaii poate folosi concluziile pentru a decide:

cum s fortifice sau s sporeasc punctele tari ale organizaiei cum s abordeze punctele slabe cum s beneficieze de oportuniti cum s evite sau s reduc ameninrile

MANAGEMENTUL RISCULUI
1. Definirea riscului

2. Factorii riscului
3. Identificarea, analiza i evaluarea riscului 4. Msuri ce trebuie luate mpotriva riscului

1. Definirea riscului
o posibil barier ctre succes, adic toate lucrurile care pot merge prost se spune c, uneori, managementul unui proiect nseamn n ntregime managementul riscului.

Managementul riscului - ceea ce trebuie s fac managerul de proiect pentru a contracara riscurile sau pentru a se pregti pentru ele

2. Factorii riscului

Primul pas elaborarea listei factorilor de risc Exercitiu Considerai c proiectul imaginat de dvs. se ntinde pe mai multe luni sau chiar pe un an sau mai mult. Scriei care credei c sunt factorii de risc.

Posibil rezolvare
Nu se poate amenaja spaiul corespunztor
Furnizorul de echipamente nu poate livra la timp echipamentele comandate

Beneficiarii nu sunt interesai n serviciile oferite

Proiectul poate s nu specifice cerine corecte

3. Identificarea, analiza i evaluarea riscului

ntrebri ce trebuie s i le pun orice manager de proiect:

Ce reprezint riscul pentru proiectul la care lucrai? Ce reprezint riscul pentru o anumit activitate a proiectului? Ce riscuri exist? Ce probabilitate au acestea s se produc?

Vom spune c un proiect este sensibil la risc dac atunci cnd se produce riscul respectiv pot fi periclitate aspectele eseniale ale proiectului.

Exemplu
O persoan care lucra ntr-un post cheie ntr-o organizaie, cu acces larg la informaii cu circulaie limitat asupra unui proiect de dezvoltare a unui nou serviciu, s-a simit la un moment dat nemulumit i a prsit instituia. Lundu-i cu ea cunotinele dobndite, persoana respectiv s-a dus s se angajeze la o alt organizaie, care putea fi principalul concurent al celei pe care a prsit-o.
Aceast situaie pericliteaz ntregul proiect de dezvoltare a noului serviciu, pentru c devine clar c organizaia rival i va dezvolta ea nsi, foarte iute, un serviciu competitiv. Prin urmare, un asemenea proiect este sensibil la riscul transmiterii unor cunotine specializate ctre o organizaie rival.

Evaluarea riscului

definirea clar a acestora cntrirea importanei riscului pentru proiect ct de sever ar deveni situaia dac s-ar produce probabilitatea materializrii lor

Exeriiu
La proiectul luat n considerare de dvs, identificai 4 riscuri
Apreciai dac probabilitatea de apariie a riscului este mare, medie sau mic.

Apreciai momentul probabil de apariie

Apreciai dac impactul asupra proiectului este mare, mediu sau mic
Descrierea riscului Probabilitatea (mic, Impactul (slab, medie, mare) mediu, puternic)

4. Msuri ce trebuie luate mpotriva riscurilor

Identificarea contramsurilor ce trebuie luate pentru a preveni, a diminua efectele riscurilor identificate. Categorii de risc

riscurile cu impact mare i cu probabilitate mare;

riscurile cu impact mare i cu probabilitate mic;

riscurile cu impact mic i cu probabilitate mare.

Contramsuri generale

1. 2. 3. 4.

evitarea riscului reducerea probabilitii sau impactului riscului transferarea riscului asupra altora ntocmirea unor planuri pentru situaii neprevzute 5. acceptarea riscului (limitarea la monitorizarea situaiei).

a) Evitarea riscului

Evitarea riscului nseamn nlturarea total a riscului din cadrul proiectului care trebuie executat, mergnd pn la renunarea la executarea proiectului.

Exemplu
ncepnd cu anul 2002, cnd s-a accentuat pe dezvoltarea sistemelor comunicaionale electronice, unitile sanitare au fost dotate cu calculatoare legate n reea, conectate la Internet, pentru a se moderniza sistemul bazelor de date, sistemul de comunicare, sistemul de informare etc. Problema principal n aceast situaie rmnea necunoaterea modului de folosire a acestor tehnologii moderne, existnd riscul nefolosirii dotrilor efectuate. Preocupat de un asemenea risc, Asociaia asistenilor medicali a insistat ca membri ei s beneficieze de un program de formare n domeniu. Analiznd riscurile, printre altele, s-a identificat ca risc posibil: lipsa de interes a asistenilor medicali la ofert. Pentru a evita acest risc s-a recurs la cteva dezbateri preliminare prin care s-a ncercat s se conving clienii asupra necesitii pregtirii n domeniu. Aceast modificare a proiectului iniial, care nu prevedea dezbaterile preliminare, a determinat o cretere a costurilor cu peste 10 milioane lei, fr ca problemele (lipsa de interes) s fi fost rezolvate n totalitate. Muli dintre asistenii medicali se opun noului, pe care l consider imposibil i sunt de prere c noua tehnologie nu este absolut necesar meseriei lor.

b) Reducerea probabilitatii si impactului riscului

Reducerea riscului este o strategie important pentru a diminua probabilitatea i/sau impactul riscului. Riscurile care pot face, n mod normal, obiectul acestei strategii sunt nfiate n tabelul urmtor:

Exemplu
Definirea riscului Modaliti de reducere a probabilitii Modaliti de reducere a impactului

Lipsa personalului cu experien

Se recruteaz persoane cu experien Se instruiete personalul Se utilizeaz consultani din afar sau subcontractori cu experien.

Se cere personalului cu experien s supervizeze n mod neoficial activitatea colegilor mai puin experimentai; Se mrete durata proiectului pentru ca personalul mai puin experimentat s nvee.

Exemplu
Lipsa infrastructurii tehnice (echipamente sau accesul la echipamente) Lipsa de experien a managerului de proiect n relaiile cu beneficiarii, personalul, eventualii contractori Se achiziioneaz sau se nchiriaz echipamentele necesare. Se preconizeaz o durat mai mare a proiectului (dac se poate)

Se instruiete managerul de proiect n domeniul comunicrii i tehnicilor de negociere Se dezvolt i se menin relaii bune; se stabilesc mecanisme formale de comunicare.

Se prelungete durata proiectului pentru a se rezolva problemele complexe de comunicare i coordonare (dac se poate)

Exemplu
Lipsa de interes a beneficiarilor pentru rezultatele proiectului Se analizeaz mpreun cu beneficiarii rezultatele ce se ateapt de la proiect; li se arat cum anume aceste rezultate se ncadreaz n planurile lor de via sau n practicile lor de lucru.
Se folosesc metode de atragere a consensului, pentru a le obine implicarea, dac este posibil, mai ales n ceea ce privete definirea cerinelor.

Se prezint serviciile realizate n cadrul proiectului n mai multe faze succesive, pentru a distribui impactul pe o perioad mai lung de timp.
Se analizeaz mpreun cu ei beneficiile pe care le poate oferi proiectul; li se arat n ce fel i cum se cupleaz cu planurile i experiena lor.

Teama de schimbare a celor afectai de rezultatele proiectului, ceea ce atrage lipsa lor de cooperare

c) Transferarea riscului

Modalitatea prin care se transfer riscul unui intermediar

Exemplu
subcontractarea unor servicii purttoare de risc ctre un subcontractor specializat

Obligaii:
Contractorul trebuie s-i furnizeze subcontractorului termenii de referin detaliai, care s cuprind neaprat i factorii de risc cunoscui. Prile trebuie s neleag clar cine trebuie s identifice riscurile, care sunt acestea, cine rspunde de managementul riscurilor i, dac rul ateptat se produce, cine trebuie s se ocupe de problemele financiare i legale. Toate aceste lucruri trebuie stipulate foarte clar n contracte. Ceea ce poate ctiga contractorul din transferarea riscului este o anumit protecie financiar n cazul n care proiectul nregistreaz unele eecuri. Transferarea riscului nu garanteaz c proiectul este finalizat cu succes sau c protecia financiar ar putea salva proiectul. Aadar, managerul de proiect nu poate scpa de propriile sale responsabiliti, pasndu-le subcontractorilor sau ncheind asigurri.

d) Planurile de rezerv
Sunt destinate s acopere situaiile care au o probabilitate semnificativ de a conduce la perturbaii sau chiar la nendeplinirea planului de baz. Prin acestea se identific i se stabilesc opiuni alternative care s contribuie la recuperarea unor eventuale pierderi.

Exerciiu
Suntei managerul unui proiect care prevede punerea la punct a unui nou centru de formare continua a resurselor umane; este foarte important s-l inaugurai la timp, pentru c n momentul respectiv este programat vizita unui deintor de interese. tii c acesta dorete s vad centrul n funciune.

Identificai riscurile poteniale Enumerai trei riscuri identificate i sugerai cte o msur care s le reduc sau care s acioneze ntr-un fel sau altul asupra fiecruia

Rspuns posibil
Riscuri ntrzierea lucrrilor de zugrvire, igienizare, mobilare. Msuri posibile Fixai muncitorilor termene de finalizare cu mult timp naintea datei reale de inaugurare. Stabilii din timp furnizori de rezerv pentru mobilier, echipamente sau ambele.

ntrzierea livrrii unor piese de mobilier sau echipament din partea unuia dintre furnizori