Seguimiento de proyectos

II Seminario Compradores
Noviembre de 2006

Contexto
Por qu hacer una presentacin de seguimiento de proyectos?
Los plazos para el cierre de la ejecucin de los proyectos 2006 son cortos y es necesario organizarse para alcanzar a terminarlos bien Hay una percepcin que muchos de los proyectos no son capaces de traducirse en resultados concretos, con mejoras perdurables para los Servicios

Paradigmas en gestin de proyectos

Ingeniero

Artesano

Hacia una ingeniera de proyectos

Estrategia
Priorizacin de acciones Modelo Resultado > Objetivo > Meta

Administracin de los recursos

Equipo de proyecto

Gestin de los compromisos

Promesas Reuniones de seguimiento Acta de acuerdos y compromisos

Control de avance
Carta Gantt Hitos y puntos de control Seguimiento de resultados

Gestin del cambio

El concepto de estrategia

Priorizar y evaluar proyectos: Factibilidad v/s Impacto

ALTA Factibilidad de implementacin

Zona 2

Zona 1

Zona 3 BAJA

Zona 2

BAJO Impacto

ALTO

Mapas mentales
Herramienta para ordenar los elementos relevantes

Facilita la discusin de ideas en forma grfica y simple

Ayuda a ordenarse y sistematizar las ideas

Ejemplo: Gestin de proyectos

Software: FreeMind (GNU)
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

Modelo ROM Resultados > Objetivos > Metas

Resultados Objetivos Metas

Qu resultados tienen que obtenerse para satisfacer los requerimientos?

Qu objetivos deben cumplirse para evaluar satisfactoriamente cada uno de esos resultados?

Qu indicadores deben emplearse para evaluar el cumplimiento de los objetivos? Cules son los estndares para cada uno de estos indicadores? Qu tolerancia podemos aceptar?

Administracin de los recursos

Qu competencias/habilidades son requeridas para desarrollar cada actividad? Cunto tiempo/recursos se requieren?
Humanos / fsicos / financiero

Qu se disponen? Cmo se distribuirn los recursos en el tiempo? Cmo se interrelacionan los recursos con otras actividades? Cmo enfrentamos los retrasos de los proyectos?

Gestin de los compromisos: Promesas

Accin futura a desarrollarse
Resultados medibles que se quieren obtener (condiciones de satisfaccin)

Responsable nico por el desarrollo de la accin Recursos para el desarrollo de la accin

Humanos / Fsicos / Financieros

Forma y plazo en que se alcanzarn los resultados

Carta Gantt Hitos y puntos de control

Relacin con otras actividades

Gestin de los compromisos: Reuniones de seguimiento

Planificacin
Periodicidad de las reuniones

Preparacin de las reuniones

Temas a tratar Duracin de la reunin Asistentes Pauta de la reunin

Roles
Moderador Secretario Administrador del tiempo

Seguimiento
Acta de acuerdos y compromisos

Gestin de los compromisos: Acta de acuerdos y compromisos

Acuerdos
Declaracin que condiciona las acciones futuras Rayado de Cancha No involucra acciones especficas a desarrollar

Compromisos
Accin especfica y concreta que debe ser desarrollada
Accin Responsable Plazo Condiciones de satisfaccin

Acta de acuerdos y compromisos: Formato

Encabezado Asistentes Tema Fecha Lugar Cuerpo Acuerdos

Plazo

Responsable

Compromisos Accin

Condiciones de Satisfaccin

Prxima Reunin Temas a tratar Fecha Lugar

Control de avance: Carta Gantt

Proyecto adopcin de proveedores
ACTIVIDADES Constituir equipo que abordar el proyecto Comunicar a los involucrados Disear actividades de campaa en detalle Identificar principales reas compradoras Identificar principales proveedores de cada rea Definir actividades de difusin Ejecutar campaa de difusin Comunicar por escrito Solicitar consultas Reunin organizada por el servicio Monitorear resultados de la campaa Definir esquema de control (azar, telfono) Definir contraparte interna y coordinacin DAE Revisar consistencia de las incorporaciones Areas controlan a sus proveedores crticos Hacer seguimiento en primeras licitaciones 1 2 3 4 5 SEMANAS 6 7 8 9 10 11 12

Control de avance: Hitos y puntos de control

Hitos intermedios:
Productos intermedios que dan cuenta del correcto avance del proyecto Resultados visibles que validan el proyecto frente a la organizacin Oportunidad para dar seguridad a los directivos y funcionarios

Puntos de control
Programa de evaluaciones en que se medir el cumplimiento de los hitos del proyecto Reuniones de seguimiento con enfoque de mejoramiento continuo

Control de avance: Seguimiento de resultados

Asociar Indicadores que reflejen el grado de obtencin de resultados Evaluar los tiempos y la dificultad de los cambios Establecer una gradualidad en la obtencin de los resultados Definir fuentes de informacin, herramientas y metodologa para la definicin de indicadores Elaborar plan de seguimiento

Gestin del cambio

Directivos / Jefaturas
Cmo alinear a la organizacin en pos de los objetivos del proyecto Cules son los pasos a seguir para desarrollar el proyecto Cmo manejar la resistencia y objeciones del personal Cmo evaluar el avance del proyecto

Personal afectado
Temor a quedarse sin empleo No entienden las nuevas prcticas ni cmo afectan su trabajo No se resuelven los problemas que el cambio les est generando

Cmo asegurar que se Obtendrn resultados

No saben aprovechar las Nuevas herramientas

Gestin del cambio

Planificacin Preparacin

Puesta en Marcha

INGENIERA CONCEPTUAL DEL PROYECTO DE CAMBIO Generar una visin de cmo afectar el proyecto a las personas Prevenir la definicin de procesos de negocio que la organizacin no va a ser capaz de adoptar Identificar los recursos internos requeridos para conducir el proceso de cambio Definir un plan de comunicaciones

Gestin del cambio

Planificacin Preparacin

Puesta en Marcha

INGENIERA DE DETALLE DEL PROYECTO DE CAMBIO Constituir y preparar al equipo interno responsable por el proyecto Realizar un diseo de detalle de los cambios organizacionales y de prcticas Definir el plan de cambio (programacin del proyecto, asignacin de recursos, mecanismos de control) Planificar medidas de prevencin y mitigacin de riesgos

Gestin del cambio

Planificacin Preparacin

Puesta en Marcha

PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO DE CAMBIO Brindar asistencia a la puesta en marcha del proyecto de cambio Evaluar y corregir la ejecucin de las actividades programadas Apoyar la resolucin de dificultades y conflictos Ajustar el plan de cambio de acuerdo a las situaciones encontradas

Gestin del cambio: Ciclo de comunicaciones

COMUNICAR

DISEAR EVALUAR

Objetivos Audiencia meta Mensaje Medios

Gestin del cambio: Ciclo de comunicaciones

COMUNICAR Informar los avances del proyecto Regular las expectativas del personal Manejar las objeciones al proyecto Comunicar las prximas acciones

DISEAR

EVALUAR

Preparar a la gente para enfrentar los desafos futuros

Gestin del cambio: Ciclo de comunicaciones

COMUNICAR Brecha entre el mensaje transmitido y las percepciones de la gente. Objeciones y dudas frente al proyecto. Efectividad de los medios de comunicacin. A quienes estn llegando las comunicaciones

DISEAR

EVALUAR

Seguimiento de proyectos
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Noviembre de 2006