EVIDEN A FONDURILOR I COLEC IILOR ARHIVISTICE

CURS I: EVIDEN A DOCUMENTELOR DIN FONDUL ARHIVISTIC

NA IONAL Arhivele Naionale i Serviciile judeene ntocmesc evidene ale fondurilor i coleciilor aflate n depozitele proprii. Formele de eviden cuprind: - Registrul general de arhiv (RGA) - Invenatarele fondurilor i coleciilor - Registrul inventarelor - Fia- Situaia fondului - Dosarele fondurilor i coleciilor. RGA reprezint suma total a fondurilor, ea fiind cea mai importanta form de eviden unde se gasesc toate fondurile din Arhivele Naionale sau SJAN (Servicii judetene ale Arhivelor Naionale). Fondurile sunt nregistrate n ordinea intrrii lor n instituie sau n urma depistrii n depozit. Registrul general de arhiv este un registru numerotat, certificat i nregistrat n registrul de intrare-ieire. Model de RGA: Nr . ctr Denumirea , nr. i data actului de depunere Nr. i data Denumirea nregistrri depuntorulu i la i Arhivele Naionale Denumire a fondului sau a coleciei Genul document ului Anii extremi ai documentului Cantitatea Nr. documentulu fond i n uniti ului arhivistice i metri liniari Obs .

INVENTARUL: ntr-o arhiv se ntocmesc 3 exemplare de inventar( 1- la depozitul de arhiv 2- la sala de studiu 3- la evidena fondurilor din instituie) - inventarul cuprinde copert, foaie de titlu, prefaa, invenatrul n sine i nota de certificare.(exp: acest dosar conine....nr de file)

REGISTRUL INVENTARELOR: - n acesta sunt consemnate toate inventarele existente n instituie i cuprinde suma fondurilor prelucrate arhivistic. Model : Nr.inventarului Nr.fondului Titul sau invenatrului coleciei Anii extremi ai documentului Nr. Nr. filelor Obs. unitilor inventarului arhivistice inventariate

FI A -SITUA IA FONDULUI: -aceasta se completeaz pentru fiecare fond i colecie indiferent dac sunt prelucrate sau nu. - documentele dezvolt n rubricatur situaia fondului. DOSARUL FONDULUI:- este un dosar ce curpinde procesul-verbal de predare-preluare a fondului sau procesul verbal de luare n eviden din oficiu, mpreun cu planurile metodice de lucru ale celor care au prelucrat fondul, lucrri de selecionare i alte documente ce privesc situaia fondului. VERIFICARE CU EXISTENTUL: - reprezint verificarea documentului pe baza inventarului.

CURS II:

A EZAREA FONDURILOR I COLEC IILOR N DEPOZITE I SCOATEREA UNIT ILOR ARHIVISTICE DIN DEPOZITE Fondurile i coleciile se aeaz pe domenii de activitate iar n rafturi pe polie, de la stnga la dreapta i de sus n jos. Prelurile ulterioare care ntregesc fondurile sau coleciile existente vor fi aezate n continuarea fondurilor i coleciilor respective. Depozitele de arhiv se numeroteaz cu numrul 1 pn la n iar rafturile se numeroteaz cu nr.I, de la stnga la dreapta de la intrare. Pentru regsirea operativ a documentului se ntocmete un ghid topografic pe depozit. Acest ghid d locul pentru fiecare document sau fond. Scoaterea unitilor arhivistice din depozite pentru cercetare se face pe baza fiei de control, care se pune n locul unitii arhivistice. Cnd unitatea arhivistic se rentoarce n depozit, fia de control se distruge. Toate unitile arhivistice scoase din depozit vor fi trecute n registrul de depozit. Model: Nr. ctr Fond Cota Data scoaterii Scop

Reaezarea unitii arhivistice se face cu verificarea datelor nscrise n registrul de depozit i fia de control iar eventualele lipsuri se aduc la cunotina conducerii.

PREDAREA-PRIMIREA FONDURILOR I COLEC IILOR DIN DEPOZITELE ARHIVELOR NA IONALE ALE ROMNIEI Aceast activitate ine de gestiune. Pentru ntrirea rspunderii n pstrarea, mnuirea i predarea depozitelor de arhive se va face prin decizia conducerii Arhivelor Naionale la propunerea scris a efului serviciului judeean. Primitorii rspund de pstrarea, conservarea, integritatea si securitatea documentelor din depozitul preluat. n cazul unor factori de degradare va fi sesizat eful instituiei. Predarea-primirea se face prin verificarea instrumentelor de eviden i se ntocmete un proces-verbal de predare-preluare. n primirea-predarea depozitelor se verific dosarul fondului, fia Situaia fondului i inventarele alturi de verificarea cu existentul.

PROCESUL VERBAL DE PREDARE-PRIMIRE: - se actualizeaz periodic ca urmare a transferului fondurilor i coleciilor n alte depozite. nclcarea dispoziiilor legale n vederea predrii-primirii i conservarea lor atrag dup sine rspunderea disciplinar, material sau penal.

CURS III:
EVIDEN A FONDURILOR I COLEC IILOR DE INUTE LA CREATORI Tot ce nu se pstreaz n Arhivele Naionale se pstreaz la creatori. Compartimentul de specialitate din Arhivele Naionale i din serviciile judeene in evidena fondurilor i coleciilor arhivistice deinute de creatori din raza de activitate, pe baza fiei Situaia fondului. Aceast fi se completeaz n momentul n care reprezentanii Arhivelor Naionale fac un control de arhiv sau acord asisten de specialitate unei uniti. Fia Situaia fondului se ntocmete att pentru fondul arhivistic pe care l creaz unitatea controlat ct i pentru fondurile arhivistice deinute de unitatea controlat. Pentru fiecare unitate creatoare se constituie un dosar, i anume, dosarul fondului, n care se pstreaz: istoricul unitii i al fondului; procesele verbale de selecionare; documentele rezultatele n urma acordrii asistenei de specialitate, de ndrumare i control; fia Situaia fondului; inventarele documentelor permanente i nomenclatorul dosarelor. Dosarele fondurilor se pstreaz n ordine alfabetic dup denumirea unitii creatoare sau deintoare.