MANAGEMENTUL TIMPULUI Stephen Covey, All, 2000 O TRECERE N REVIST A LITERATURII DEDICATE TIME MANAGEMENTULUI n studiul nostru asupra

a literaturii i instrumentelor time managementului, am citit i ne-am nsuit informaia sistematiznd-o apoi n opt abordri fundamentale. Am vrea acum s aminm n detaliu fiecare dintre aceste abordri, ncercnd s le detectm avantajele sau nea unsurile. 1. ABORDAREA DE TIP ORDONEAZ-TE" (ORDINE) Aceast abordare pornete de la presupunerea c cele mai acute probleme de time manag ement sunt cauzate haosul i dezordinea din I viaa noastr. Ct de des ni se ntmpl s nu ce cutm, atunci I cnd avem nevoie de acel lucru! De cele mai multe ori, soluia o of er I sistemul: un sistem care s ne ajute s ne amintim, o baz de date ori-I cnd la ndem Organizarea se refer n acest caz la trei domenii: * organizarea lucrurilor (punerea n ordine a tuturor obiectelor de la chei pn la ecranul computerului - i a tuturor spaiilor, de la baie i buctrie pn la birou lucru) * organizarea sarcinilor (ordonarea i sistematizarea unor puncte din agend, cu ajutorul diverselor instrumente - de la simpla list pn la complexul program de m anagement de pe computer) * organizarea oamenilor (stabilirea precis a sarcinilor tale i ale celorlali, delegare, informarea la zi) Aceast abordare trece dincolo de aplicarea sa individual, ctre practica organizaiona l. Cnd o corporaie are probleme, nseamn c e timpul s se reorganizeze, s se restructur , s mite puin lucrurile - s fac ordine. . Avantaje: e economisete timp i se ctig eficien. Nu ne mai pierdem timpul cutnd chei sau materiale pierdute. Organizarea aduce dup sine ordine i clarificare mental. Neajunsuri: Exist pericolul ca organizarea s devin mai degrab un scop dect un mijloc ctre eluri mai importante. S-ar putea s pierzi o mare cantitate de timp organiznd n l oc s produci, cu iluzia c eti ocupat, cnd de fapt nu faci ceea ce conteaz cu adevrat. Aplicat n mod excesiv, organizarea devine o slbiciune - riscm s ne transformm n nite de planificat, minuioase i inflexibile. 2. ABORDAREA DE IP RZBOINIC (TRIRE l MUNC INDIVIDUAL) Aceast abordare se concentreaz pe protejarea timpului personal. Muli dintre noi ne simim copleii de solicitrile din jur. Muncim n locuri unde este totdeauna mai mult de lucru dect trebuie, ni se impun sarcini crora nu le putem face fa. Simim c, pentru a face ceva cu adevrat important n lume, avem nevoie de un rgaz linitit doar pentru no i nine. Cel ce se rzboiete cu timpul i d seama c, dac nu ntreprinde nimic pentru a se apra, mul se transform ntr-o avalan care risc s-I ngroape de viu. Prin urmare, abordarea de p rzboinic" include cteva tehnici de mare for, precum: * izolarea (protejarea prin intermediul secretarelor, a uilor nchise, a robo tului telefonic, a ddacelor i a evitrii discuiilor inutile) * ndeprtarea (mutarea ntr-un mediu unde singurtatea i ofer jmp numai pentru tine * delegarea (mprirea sarcinilor ctre ceilali, pentru ctigarea de imp pentru sarc ni mai importante) Dei nu exist prea multe cri scrise exclusiv pe aceast tem, am sit-o n mai multe surse b forma trucurilor i tehnicilor detepte". Avantaje: Punctul forte al acestei abordri este asumarea respon-ibilitii personale pentru ceea ce faci cu timpul tu. Poi face o muli-e de lucruri cu adevrat importante atunci cnd ai parte de linite i centrare. Cu toii avem nevoie de astfel de momente, mai ales jnci cnd suntem implicai ntr-o munc creativ.

Neajunsuri: Aceast abordare pornete de la premiza c ceilali ne sunt dumani, c trebuie s-i nlturm din cale, pentru a putea sfri ceea ce ne-am propus. i, chiar dac vom fi ma roductivi o perioad, pe termen lung aceast atitudine se va ntoarce mpotr 3. ABORDAREA CONCENTRAT PE SCOP (REALIZAREA) tii ce vrei i i concentrezi toate eforturile ctre acel el . Aceast abordare folosete ici precum planificarea pe termen scurt, mediu sau lung, stabilirea scopurilor, vizualizare, auto-motivare, gndiri pozitive.

Avantaje: Aceasta e abordarea tipic performerului, atletului olimpic. nseamn concen trarea tuturor energiilor pentru atingerea unui rezultat, oricare ar fi preul lui . Indivizii sau structurile organizaionale care tiu cum s-i stabileasc i s duc la nd ire nite scopuri reuesc ntr-adevr s ating rezultatele propuse. Neajunsuri: Exist foarte muli oameni care folosesc aceast pentru a urca pe scara su ccesului - din pcate, doar pentru a descoperi c scara nu e proptit de zidul corect. Ei i stabilesc nite eluri i le duc la bun sfrit, dar i dau seama c asta nu le-a ad ce-i doreau. Atunci cnd scopurile nu sunt bazate pe principii i pe necesiti fundame ntale, concentrarea i obstinaia de a le mplini ne poate orbi i dezechilibra viaa. Put em ajunge la venituri cu ase sau apte cifre, trind ns cu povara divorurilor i a copii or care nici nu ne vorbesc. Putem cpta o imagine public strlucitoare, dar o via person al golit de sens. i ce se ntmpl dac intervine un accident careface scopul imposibil de atins - atletul i rupe iremediabil piciorul, pictorul i pierde vederea, muzicianul i p ierde auzul? Cu ce mai rmn aceti oameni dac tot ce aveau era cariera lor, fr prieteni relaii cu adevrat sincere? n literatura care discut despre aceast abordare se vorbete destul de mult despre preul care trebuie pltit". Costurile sunt ginabil mai mari dect am putea crede.

4. ABORDAREA DE TIP ABC (STABILIREA PRIORITILOR l IDENTIFICAREA VALORILOR) Poi face orice doreti, dar nu totul" este motto-ul acestei abordri. Ideea este c, pen tru a fi mplinit, trebuie s-i reperezi prioritile i s-i concentrezi toate eforturile aceste sarcini, mai nti de toate. Avantaje. Aceast abordare ofer ordine i o anume etapizare a sarcinilor. Se asigur teh nici de difereniere ntre punctele de pe agenda zilnic, pentru a detecta sarcinile c u adevrat importante. Literatura mai recent extinde conceptul asupra prioritilor exi steniale. Prioritile" sunt legate de valorile i credinele tale, deci identificarea ace tor valori i va asigura un cadru adecvat pentru a te ocupa doar de ceea ce conteaz cu adevrat. Analizarea profund a valorilor este util i productiv. Neajunsuri: Punctul s lab al acestei abordri este faptul c limpezirea asupra valorilor nu aduce dup sine recunoaterea existenei unor principii, a unor legi naturale de care depinde calita tea vieii. Asta duce adesea la promovarea unor valori care vin n contradicie cu leg ile naturale, lucru care duce n cele din urm la eec i frustrare. Sunt foarte muli oameni care au ajuns n vrful scrii i i dau seama, dezamgii, c ea de un zid greit; contient sau incontient, aceti oameni au tot urcat purtai de valori c are, la nceput, le-au prut cu adevrat importante. Totui, efortul pe care l-au depus pentru ndeplinirea unor scopuri mree nu le-a adus ceea ce ateptau. Faptul c, la un mo ment dat, ceva n via ni se pare ntr-adevr preios, nu nseamn c obinerea acelui ceva duce fericire venic. n afar de cunoaterea de sine (s tim ct valorm), trebuie s ne exersm i celelalte ns iina, imaginaia, voina independent. Numai aa putem fi siguri c valorile alese de noi s unt n armonie cu realitatea nordului autentic. In fond, dac scopurile noastre nu su nt profund legate de principiile corecte, nu ne vom simi niciodat mplinii. 5. INSTRUMENTUL MAGIC (TEHNOLOGIA) Abordarea de acest tip se bazeaz pe supoziia c un instrument adecvat (o agend, un ca lendar, un program de computer etc.) ne vaoferi puterea de a ne face viaa mai bun. Se crede c asemenea sisteme i structuri ne ajut s devenim mai eficieni. Un planner e legant, mbrcat n piele, a devenit simbolul unui anume statut - un indicator al fapt ului c posesorul su este un om ocupat, care tie ntotdeauna ce vrea. Avantaje. Diversele instrumente sunt cu siguran de mare folos pentru eficientizare a muncii, iar aceast abordare se bucur de o mare popularitate, dac ar fi s socotim d up cererea de pe pi. n fond, de ce s foloseti un simplu calendar, din moment ce un pla nner sofisticat te ajut s-i urmreti mai vior prioritile, s ai la ndemn obiectivel zezi sarcinile i s ai acces rapid la informaiile de uz frecvent. Un asemenea instru ment performant i asigur un sentiment de ordine i satisfacie. E plcut s faci notaii, verifici, s lurmreti tot felul de informaii. Neajunsuri: Problema e c nici un instrument, indiferent de natura lui, nu va pute a nlocui viziunea, raiunea, creativitatea, caracterul i competena. Un aparat de fot ografiat de nalt calitate nu va produce neprat un mare fotograf. Un procesor de tex te nu va face din cel care l mnuiete un mare poet. De fapt, cele mai multe instrume

nte actuale ncurajeaz la oameni mai degrab verbul a face" dect verbul a fi Concentrar ea zilnic asupra bifrii punctelor din agend nu ne mai d rgaz s ne ntrebm dac nu cum trebui s ne ocupm de cu totul altceva. Pentru muli, instrumentele par rigide i arti ficiale. n loc s-l slujeasc pe om, ele ajung s-1 stpneasc, distrugnd echilibrul care trebui s existe n via. Instrumentele de time management, nici mcar folosite cum trebuie, rmn de cele mai m ulte ori simbolul unei promisiuni nemplinite. 6. ABORDAREA DE TIP 101 (PRICEPERI) Aceast abordare se bazeaz pe ideea c managementul timpului este n esen, o pricepere (p recvim socotitul sau btutul la main), iar pentru a ne descurca n lumea de azi trebui e s nvm s stpnim cteva deprinderi: folosirea unui planner sau a unei agende electron ntocmirea unor liste de obiective i scopuri, delegarea, organizarea stabilirea un or prioriti.

Teoria ne spune c stpnirea acestor rudimente nseamn un fel de alfabetizare social, imp erios necesar supravieuirii. Multe firme i organizaii organizeaz pentru angajaii lor c ursuri de predare a acestor informaii. Avantaje: Au loc unele mbuntiri, mai ales n privina abilitilor apreciate n cadrul or aiei. Neajunsuri: Principala problem este profunzimea i calitatea pregtirii. Care sunt par adigmele principale care se predau? Au vreo legtur cu principiile corecte? Sau, di mpotriv, propag idei greite despre via i natura eficienei? E interesant c muli oameni care nu folosesc nici un tip de instrument organizaional sunt de multe ori mai linitii sufletete, cu relaii mai multe i mai bogate, simindu-se mai mplinii dect alii care, colii" i pricepui n tehnicile time management-ului, n-a unsul cutat. 7. ABORDAREA DE TIP LAS-TE PURTAT DE VAL" (ARMONIE) Aceast abordare e cu totul diferit de viziunea tradiional asupra vieii i timpului. Ide ea este c, dac nvei s te lai purtat de val" i te ntorci la ritmul natural al vieii, a spontaneitate i senintate. Multe dintre concepte provin din filosofia i cultura o riental, unde accentul este pus pe armonizarea sinelui profund cu natura. Dup cum au demonstrat i cercetrile biologice recente, lumea mecanic n care trim, ceasurile, c omputerele, telefoanele celulare emit vibraii care vin n contradicie cu ritmul natu ral al corpului nostru, ducnd la boli grave i la tot felul de alte probleme. Avantaje: Arheologii care vor dezgropa n viitor resturile civilizaiei noastre vor ajunge la concluzia c societatea aceasta a fost una a veneraiei n faa ceasornicului. Aveam ceasuri n coli, n biserici, n birouri, ceasuri n fiecare camer din cas. Ca s nu i vorbim de cele miniaturale, legate de ncheietura minii! Ceasurile ticie, telefoanele sun, computere bipie, zumzie sau fac orice altceva le-a m pus s fac, iar toat aceast caden mecanic impune un ritm alert, exuberant. Uneori ns, n mijlocul acestui mar forat, avem parte de acele momente eterne" cnd caden dispare i simim c ne bucurm de via. Asta se poate ntmpla undeva n natur, sau atunci em ceva care ne place (ascultm muzic, citim sau ne cultivm grdina) ori cnd suntem ndrg stii. Aceast abordare ne face contieni de valoarea acestor momente ncnttoare, ajutndu s avem parte de ct mai multe. Ne ndeprteaz de dominana lucrurilor urgente care ne apa s permanent. Creeaz i ncurajeaz armonia interioar i exterioar. Neajunsuri: Adesea, aceast abordare e doar o reacie de dependena de urgen - mai degra b o evadare dect un sprijin pentru crearea unei viei de calitate. Elementele vitale precum viziunea, scopul, echilibrul sunt frecvent ignorate. n plus, exist destule ocazii n care ducerea la bun sfrit a lucrurilor cu adevrat importante nseamn de fapt exercitarea voinei independente i notul mpotriva curentului. 8. ABORDAREA DE TIP RECUPERARE (CUNOATEREA DE SINE) Paradigma care st la baza acestei abordri se refer la faptul c exist n noi unele lipsu ri fundamentale, din cauza mediului n care trim, a ereditii, a datului istoric i a al tor influene care se manifest sub forma unor disfuncionaliti comportamentale. Influenat de familie sau de vreun model timpuriu, un individ poate deveni un perfe cionist" - cu teama de a delega, cu tendina de a se ocupa chiar i de detalii minore i de a pierde o mulime de timp cu proiecte n loc s valorifice eficient resursele. Un copil crescut ntr-un mediu care 1-a obinuit s fie slugarnic poate deveni un adul t care muncete i se implic peste msur, de teama respingerii

Indecisul" se poate teme deopotriv de succes i de eec, dac succesele lui din copilrie au fost percepute ca fiind obinute n dauna altcuiva sau ca premii importante n viaa de familie. Soluia pentru remedierea unor astfel de deficiene psihologice i sociale este aa numita recuperare. Avantaje: Aceast abordare este valoroas fiindc se concentreaz pe unele dintre paradi gmele noastre comportamentale fondul adevrat al problemei. Implic o mai bun cunoater e de sine i ne pregtete mbuntiri i schimbri fundamentale n via. Neajunsuri: Metodele sugerate pentru recuperare sunt extrem de variate. Dei asigu r percepii valoroase i ne ajut s definim o parte din problemele pe care le avem, acea st abordare se refer mai degrab la diagnostic dect la vindecare. De fapt, nici nu pr etinde c ar putea asigura o soluie unificatoare i multe dintre abordrile acceptate s e contrazic fundamental ntre ele. In plus, dei cunoaterea de sine este bine venit n sine, ea nu e suficient. A ne nelege pe noi nine e doar o parte din schimbarea fundamental pe care o cutm. Schema care urrneaz rezum contribuiile de baz, avantajele i neajunsurile celor opt ab ordri din time management.

Abordare Contribuie Avantaje Neajunsuri Organizeaz-te ordine economie de timp reducerea sau eliminarea pierde eme devine un scop i nu un mijloc ctre eluri mai importante ofer iluzia de produ ctivitate nu te ajut s nfptuieti ceea ce e cu adevrat important Tipul rzboinicului bun productivitate individual asumarea responsabilitii rsonale pentru timpul i rezultatele obinute crearea unor scurte intervale de timp p entru activiti preioase cultiv o independen puternic, chiar arogant i ofens e cei din jur duce la un comportament manipulativ pe termen lung, duce la inefic ient Scopul Dedicaie i concentrare clarific valorile creeaz cadrul ndepli lor creeaz iluzia c mplinirea scopurilor aduce neaprat o via de calitate duce l ezechilibru prin concentrarea exclusiv a timpului i energiei' pune mai presus de t oate ndeplinirea elului, deseori n dauna tririi adevrate a momentelor spontane din vi a ntroneaz realizarea individual ABC Aezarea n ordinea prioritilor Ofer ordine i stabilete cu precizie etapele Prioritatea este reprezentat adesea de ctre urgen, mprejurare, alte persoane, nu asig ur o reacie adecvat fa de prioritile reale n via, nu recunoate realitile extrins epinde calitatea vieii Instrumentul magic influen Ofer instrumente adecvate d ecomunicare, progres i organizare, sporete pro uctivitatea, mrete capacitatea individual, ncurajeaz crearea unor produse i servicii d e nalt calitate Creaz iluzia c fora st n instrument, d uneori senzaia de artif strictiv, ncurajeaz mai degrab verbul a face dect verbul a fi, transform adesea instr umentele n stpni autoritari, n loc de servitori supui, se concentreaz adesea asupra ur genei Time management 101 ppriceperi Dezvolt abiliti care ajut la mplinirea obiect ivelor, sporete performana Creaz iluzia c eficiena st n priceperi, concentrare l imitat doar asupra priceperilor considerate valoroase pentru organizaie Las-te purtat de val aarmonie Iniiaz ndeprtarea de paradigma urgenei, ajut l a un trai mai armonios, n concordan cu ritmurile tale naturale i lipsete fora uno abordri bine determinate, i lipsete echilibrul unei abordri mai integrante, se mpotr ivete valorilor reprezentate de pstrarea unor promisiuni fcute altora recuperare Ccunoatere de sine Ajut la identificarea sursei i naturii pro astelor obiceiuri privind managementul timpului Nu asigur o soluie unificatoare, e ste incomplet, cunoaterea de sine nu poate aduce doar ea, calitate vieii, se concen treaz mai degrab asupra trecutului dect a viitorului