CUPRINS

SISTEMUL INFORMAIONAL AL CONTABILITII DE GESTIUNE

Prof. univ. dr. Briciu Sorin - Universitatea 1 Decembrie 1918 Alba Iulia Asist. univ. drd. Teiuan Sorin-Ciprian - Universitatea 1 Decembrie 1918 Alba Iulia Rezumat: The present paper work contains a few aspects about the informational system of management accounting. In the first part, there are presented information related to the following concepts: information, informational system, informational goods and informational resources. Then we discussed about the accounting as the most important supplier of economic information. The accounting piece of information is the accountancy end product. The accounting informational system has two components: the financial accounting and the management accounting. We were interested about the second component. La modul general, un sistem este un ansamblu de elemente conectate ntre ele, care formeaz un ntreg, iar sistemul informaional este definit ca fiind un ansamblu de procedee, i mijloace de colectare, prelucrare i transmitere a informaiei necesare procesului de conducere a ntreprinderilor, instituiilor, ministerelor etc.1. Informaia este o comunicare, veste, tire care pune pe cineva la curent cu o situaie2 i constituie o reprezentare simbolic asupra unor entiti din realitate3. Aceasta prezint caracter de noutate pentru receptori, fiind reprezentat de elemente noi, n raport cu cunotinele prealabile, ce sunt cuprinse n semnificaia unui simbol sau a unui grup de simboluri: text scris, mesaj vorbit etc. Informaiile se obin pe baza datelor, acestea din urm fiind reprezentate prin diferite cuvinte, propoziii, cifre, semne, imagini, culori. Suportul material al datelor l constituie purttorii de date (documente, diverse registre, i cei tehnici: benzi, dischete, CD-uri etc.), care au calitatea de a conserva, stoca i restitui datele. Volumul de informaii aflat n curs de transfer ntre dou entiti active din cadrul unui sistem informaional reprezint un flux informaional; orice astfel de flux se caracterizeaz prin direcie, sens i coninut. Direcia fluxului informaional este reprezentat de canalul informaional, respectiv mediul de comunicare existent n mod potenial ntre dou staii informaionale, sensul fluxului informaional indic orientarea lui de la entitatea-surs ctre entitatea-receptoare, iar coninutul poate fi reprezentat de mesaje, indicatori sau documente vehiculate. Conducerea oricrei uniti presupune adoptarea de ctre echipa managerial a unei multitudini de decizii, cu privire la activitatea curent, previzional, de investiii etc. Pentru luarea de decizii, decidenii au nevoie de informaii, cu ajutorul crora s-i fundamenteze opiunea lor. Managementul unitii, indiferent de obiectul de activitate, se bazeaz pe informaii, care dup zona de provenien se mpart n informaii interne (furnizate din interiorul unitii) i informaii externe (colectate din exteriorul unitii). ntruct prezint utilitate ca resurs, iar pentru obinerea sa presupune efort uman i cheltuieli, informaia devine obiect al economiei sub forma bunurilor informaionale. Fa de categoria bunurilor corporale, cele informaionale prezint urmtoarele particulariti distinctive: costuri nalte pentru producere, dar relativ reduse pentru nregistrare i reproducere; caracterul
1 Ion Coteanu, Luiza Seche, Mircea Seche, coordonatori, Academia Romn, Institutul de Lingvistic Iorgu Iordan, Dicionarul explicativ al limbii romne (DEX), Editura Univers Enciclopedic, Bucureti, 1998, pag. 993. 2 Idem, pag. 491. 3 Colectiv de autori ai Catedrei de Economie i Politici Economice de la Academia de Studii Economice din Bucureti, Dicionar de economie, Editura Economic, Bucureti, 1999, pag. 233-234.

perisabil, supuse rapidei uzuri morale; consum nedistructiv, multiplicare prin diseminare, deintorii iniiali nefiind deposedai de utilitatea transferat altor subieci receptori. Informaiile care, prin coninutul i modul lor de organizare i regsire, prezint utilitate i disponibilitate pentru folosirea lor de ctre factorul uman n scopuri de cunoatere, decizie sau aciune dau coninut resurselor informaionale. Constituirea i utilizarea resurselor informaionale pot fi considerate la nivel de organizaie, de sector economic, de economie naional, precum i la scar internaional. La nivelul firmelor de afaceri, resursele informaionale reprezint o surs major de avantaj concurenial, care devine activ n funcie de abilitatea cu care aceste resurse sunt gestionate pentru promovarea obiectivelor strategice urmrite. n ansamblul unui sistem cu resurse epuizabile, informaia, continuu regenerabil, tinde s devin resursa cea mai important.4 Pentru ca informaia s devin apt pentru utilizare aceasta trebuie s ndeplineasc condiiile5 de autenticitate n reprezentarea realitii, exactitate a fixrii aspectelor ei cuantificabile i oportunitate a disponibilizrii sale n locul i la momentul cerut. n funcie de obiectul de reflectare i de destinaia atribuit de ctre utilizatori, informaia poate fi de natur economic, tiinific, tehnic, social-politic etc. Dac mesajul comunicat se refer la activiti economico-financiare atunci avem de-a face cu o informaie economic. Aceasta este o categorie de informaii, ce are ca reprezentare agenii economici, procesele i mrimile economice. Se prezint, n cea mai mare parte, sub form unor indicatori cu diferite grade de agregare i sintetizare (macro, mezo i microeconomic), provenind din surse publice sau private. Pentru realizarea obiectivelor sale ntreprinderea acioneaz ntr-un mediu complex, care exercit influene i constrngeri asupra activitii sale. n condiiile concureniale ale economiei de pia, complexitatea activitilor economice determin creterea rolului informaiei economicofinanciare n luarea deciziilor. O importan deosebit o are ns calitatea informaiei. Aceasta ntruct de aceasta depinde calitatea deciziei luate, indiferent de orizontul de timp la care se refer decizia (termen scurt sau termen lung). Calitatea deciziei este supus unui set de condiionri complexe, determinante fiind calitatea informaiei utilizate, precum i competenele manageriale deinute i aplicate de ctre decideni. Cele mai reprezentative surse de date i informaii economice sunt planificarea economic, evidena economic (contabilitatea, statistica, evidena operativ) i alte surse, cum ar fi legislaia economico-financiar. Dup unii autori6 46-50% din totalul informaiilor economice sunt furnizate de contabilitate. Informaia, ca element n jurul cruia gliseaz toate aciunile omului n context social-economic, are n domeniul economico-financiar drept principal furnizor contabilitatea.7 Opernd cu informaii, ca i materie prim, contabilitatea este vzut ca fiind o tehnic de ordin cantitativ, de colectare, prelucrare i analiz a informaiilor privind fluxurile economice din activitatea unei ntreprinderi8. Privit ca i activitate specializat n msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute, contabilitatea trebuie s asigure - potrivit art. 2, alin. (1) al Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat9 - nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie, att pentru cerinele interne ale acestora, ct i n relaiile cu investitorii prezeni i poteniali, creditorii financiari i comerciali, clienii, instituiile publice i ali utilizatori. Din aceast definiie rezult c unitile patrimoniale trebuie s furnizeze informaii despre activitatea desfurat tuturor acelora cu care acestea au relaii: statul, bncile, furnizorii, clienii, salariaii,
Monica Petcu, Analiza economico-financiar a ntreprinderii. Probleme, abordri, metode, aplicaii, Editura Economic, Bucureti, 2003, pag. 12. 5 Ibidem 3. 6 Colectiv de autori ai lucrrii Bazele contabilitii agenilor economici din Romnia, Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca, Facultatea de tiine, Catedra de Contabilitate, Editura Intelcredo, Deva, 1998. 7 Idem, pag. 290. 8 Colectiv de autori ai Catedrei de Economie i Politici Economice, op. cit., pag. 118. 9 n Monitorul Oficial al Romniei nr. 48/2005.
4

asociaii i acionarii, alte persoane fizice sau juridice, iar comunicarea are ca obiect informaiile contabile. Informaia contabil este produsul final al contabilitii. Acesta nu poate fi dect rezultatul unui compromis ntre ateptri i exigene multiple. Profesorul Mihai Ristea consemna10 urmtoarele acceptat ca o practic social, contabilitatea se afl n situaia de a-i trata produsul pe care-l furnizeaz ca un compromis ntre ateptrile i exigenele protagonitilor sociali, ntre cererea i oferta de informaii contabile. Sistemul informaional contabil poate fi definit ca fiind ansamblul mijloacelor, procedeelor i metodelor utilizate pentru colectarea, consemnarea, prelucrarea, transmiterea, utilizarea i stocarea informaiilor contabile. Contabilitatea este o surs major de informaii pentru conducerea oricrei uniti, cu cele dou ramuri ale sale: contabilitatea financiar i contabilitatea de gestiune. n cadrul contabilitii financiare informaiile contabile sunt sintetizate n situaiile financiare ale ntreprinderii. Aceste documente se ntocmesc, pentru perioade de timp, numite exerciii financiare. n schimb, n cadrul contabilitii de gestiune informaiile contabile sunt coninute de diverse documente destinate uzului intern al managementului, pentru adoptarea deciziilor curente ale ntreprinderii. Nevoile informaionale ale managerilor sunt acoperite, n cea mai mare parte, prin rapoarte nepublicate. Acetia nu sunt limitai la informaiile comunicate prin documentele de sintez publicate i nici nu trebuie s atepte att de mult. Funcia de informare a contabilitii const n furnizarea informaiilor n scopul fundamentrii deciziilor. Contabilitatea are o funcie de informare intern (pentru managementul ntreprinderii) i o funcie de informare extern (a terilor). Informaiile furnizate de contabilitate stau la baza procesului decizional att n interiorul ct i n exteriorul ntreprinderii. Contabilitatea furnizeaz informaii cu privire la modul de gospodrire a resurselor de care dispune (materiale, financiare, umane), evoluia produciei obinute, costurile de producie, veniturile realizate etc. Dup gradul de transparen, informaiile furnizate de contabilitate se grupeaz n dou mari categorii: informaii total transparente: cele care se refer la poziia i performana financiar. Acestea fac obiectul contabilitii financiare. Se obin dup reguli precizate de Ministerul Finanelor Publice, au deci un caracter normat, publicndu-se n vederea informrii corecte a tuturor persoanelor interesate; informaii mai puin transparente: cele care se refer la calculaia costurilor, structura bugetelor ntreprinderii, cunoaterea performanelor interne etc. Acestea fac obiectul contabilitii de gestiune. Nu au un caracter normat i nu sunt divulgabile marelui public, ntruct in de secretul de ntreprindere. Avnd n vedere aceast delimitare a informaiilor, sistemul informaional contabil al ntreprinderii are dou componente: una care se ocup de furnizarea informaiilor n exterior contabilitatea financiar i alta, care furnizeaz informaii doar celor din ntreprindere contabilitatea de gestiune. Contabilitatea financiar (general) este considerat faa extern a ntreprinderii, iar contabilitatea de gestiune (intern, managerial, de exploatare, analitic) considerat faa intern a ntreprinderii. Delimitarea informaiilor n informaii publice i informaii confideniale (nedivulgabile) a aprut din momentul n care s-a conturat coninutul contabilitii de gestiune, n a doua jumtate a sec. al XIX-lea, ca urmare a multiplicrii societilor pe aciuni (care au separat conducerea ntreprinderilor de proprietarii acestora), a revoluiei industriale i apariiei concurenei. Sub aspectul organizrii sistemului informaional contabil al unei ntreprinderi exist dou concepte: monism contabil i dualism contabil. Monismul contabil presupune existena unui singur

10

n prefaa crii Contabilitatea n perspectiv a lui Michel Capron.

circuit de informaii contabile, n timp ce dualismul contabil separ cele dou categorii de informaii contabile. Corespunztor celor menionate, contabilitatea unei firme poate fi organizat n dou circuite: pe de o parte, contabilitatea financiar (un circuit), iar pe de alt parte contabilitatea de gestiune (al doilea circuit). Sistemul de contabilitate n dublu circuit (dualist) este practicat ndeosebi n rile Comunitii Europene, pe cnd n rile anglo-saxone i n America domin contabilitatea ntr-un singur circuit (monist). n Romnia, ncepnd cu data de 1 ianuarie 199411, contabilitatea este organizat n dublu circuit: unul, cel al contabilitii financiare i altul, cel al contabilitii de gestiune. Ambele circuite ale contabilitii financiar i de gestiune sunt obligatoriu de organizat i condus n ntreprinderile romneti. Rspunderea pentru organizarea i conducerea contabilitii revine administratorului sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii respective.12 Contabilitatea financiar, denumit i general, este cea care asigur obinerea informaiilor privind gestionarea patrimoniului, necesare factorilor interni de decizie ai entitii economice, precum i informaiile privind rezultatele financiare necesare utilizatorilor externi (exogeni), inclusiv statului. Contabilitate de gestiune, ntlnit n literatura de specialitate (n lucrrile diverilor autori) i sub denumirea de managerial, intern, analitic sau de exploatare se refer la acea contabilitate care tinde s descompun ct mai analitic posibil activitatea unei entiti patrimoniale, i care trebuie s serveasc managerilor de la diferite nivele organizatorice, pentru necesitile lor de informare. Profesorul Oprea Clin consider contabilitatea de gestiune ca avnd drept obiectiv, n principal, reflectarea tuturor operaiilor de colectare i repartizare a cheltuielilor pe destinaii, respectiv pe produse, lucrri, servicii, comenzi, faze de fabricaie, activiti, secii etc., decontarea produciei obinute, precum i calculul costului de producie al produselor fabricate, lucrrilor executate i serviciilor prestate, inclusiv a produciei n curs de execuie13. Michel Capron definete contabilitatea analitic ca fiind un instrument de gestiune cu care se narmeaz conducerea unei ntreprinderi pentru a-i satisface nevoile de informare i pentru a-i orienta deciziile. Spre deosebire de contabilitatea general, ea nu rspunde unei exigene sociale exterioare, codificarea sa nu este supus unor convenii comune tuturor societilor; rezultatele sale nu au menirea de a fi fcute publice14. Utilizatorii de informaii contabile se mpart n dou categorii: utilizatori interni i utilizatori externi de informaii. Utilizatorii interni au nevoie de o serie de informaii suplimentare pe lng cele publicate, iar satisfacerea acestor nevoi implic responsabilizarea utilizatorilor interni pentru crearea propriului lor sistem de informare. Informaiile contabilitii financiare referitoare la situaia patrimonial i la rezultatul global al ntreprinderii sunt utile managerilor doar ca i punct de plecare n evaluarea situaiei generale a ntreprinderii. ns, contabilitatea de gestiune furnizeaz informaii deosebit de utile ce servesc managerilor pentru identificarea eventualelor probleme cu care se confrunt ntreprinderea, precum i la fundamentarea deciziilor privind aciunile ce trebuie ntreprinse pentru soluionarea lor i nlturarea neajunsurilor i disfunciilor constatate. Contabilitatea de gestiune trebuie perceput ca fiind orientat ctre conductorii (gestionarii) ntreprinderii, adic utilizatorii interni de fonduri. Aceasta completeaz prin informaiile furnizate contabilitatea financiar. Se pun, astfel, la ndemna managerilor informaii importante despre conducerea activitii, cunoaterea costurilor i

11 Intrarea n vigoare a Legii contabilitii nr. 82/1991 i a Regulamentului de aplicare a acesteia, aprobate prin Hotrrea Guvernului Romniei nr. 704/1993. 12 Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, art. 10, alin. (1). 13 Oprea Clin, coord., Contabilitatea de gestiune, Editor Tribuna Economic, Bucureti, 2002, pag. 15. 14 Michel Capron, Contabilitatea n perspectiv, Editura Humanitas, Bucureti, 1994, pag. 57-58.

rezultatelor, nu numai global ca n cazul contabilitii financiare, ci i pe activiti i obiecte de calculaie etc. Caracterul intern, confidenial, al informaiilor furnizate de contabilitatea de gestiune reprezint o recunoatere a autonomiei decizionale a agenilor economici ntr-o economie de pia concurenial. Contabilitatea analitic muleaz informaiile relativ rigide ale contabilitii generale i le adncete n funcie de specificul productiv-comercial i de structurare intern al fiecrui agent economic, argument pentru care organizarea contabilitii analitice rmne atributul exclusiv al unitii.15 n opinia lui Leslie Chadwick, obiectul contabilitii de gestiune implic, printre altele16: Furnizarea informaiilor necesare conducerii firmei. Informaiile transmise trebuie s fie de folos conducerii firmei, s dea posibilitatea exercitrii unui control eficient asupra activitii acesteia i s ajute conducerea n luarea deciziilor. Contabilitatea managerial este aceea (o contabilitate organizat) care de mult face viaa mai uoar n capitalism, destinat s serveasc numai i numai propriilor lor nevoi de informare.17 Comunicarea. Sistemul de comunicare trebuie s transmit utilizatorilor (managerii i subalternii lor) informaiile cu claritate, pentru a putea fi nelese cu uurin. ndeplinirea rolului de portar. Compartimentul de gestiune contabil ocup un loc important n cadrul reelei informaionale a unei ntreprinderi, ce i permite att comunicarea cu managerii i subalternii lor (transmiterea i receptarea de informaii), ct i cu mediul extern. ndeplinirea rolului de servitor. Contabilitatea de gestiune trebuie s serveasc nevoilor conducerii. Prin contabilitatea de gestiune persoanele juridice pot obine informaii care s asigure o gestionare eficient a patrimoniului, respectiv: informaii legate de costul bunurilor, lucrrilor, serviciilor, pentru persoanele juridice care desfoar activiti de producie, prestri de servicii, precum i de costul bunurilor vndute pentru persoanele juridice care desfoar activitate de comer; informaii care stau la baza bugetrii i controlului activitii de exploatare; informaii necesare analizelor financiare n vederea fundamentrii deciziilor manageriale privind conducerea activitii interne; alte informaii impuse de realizarea unui management performant.18 n condiiile de concuren ale economiei de pia managerii au nevoie de informaii foarte variate despre evoluia fenomenelor economice din cadrul ntreprinderilor pe care le conduc. Iar cea care poate asigura furnizarea unor astfel de informaii este contabilitatea de gestiune, prin sistemul ei informaional. ntruct managerii fiecrei ntreprinderi sunt cei care tiu de ce informaii au nevoie, n legtur cu ce, ct de detaliate, la ce intervale de timp, n funcie de acestea, ei vor recurge la un mod specific de organizare a unui sistem informaional al contabilitii de gestiune, n vederea satisfacerii propriilor necesiti de informaii. Rmne la latitudinea fiecrei uniti crearea unui sistem informaional propriu (canale proprii de comunicare, persoane responsabile etc.). Vorbim despre sistemul informaional al contabilitii de gestiune, pe care l definim ca fiind totalitatea procedeelor, mijloacelor i regulilor ce se utilizeaz pentru culegerea, prelucrarea, transmiterea, utilizarea i stocarea informaiilor contabile nedivulgabile publicului. Sistemul informaional al contabilitii de gestiune trebuie s fie unul foarte bine dezvoltat, structurat corespunztor, astfel nct, prin multiplele subdiviziuni organizatorice pe care le are sub
C. M. Drgan, Noua contabilitate managerial, Editura Hercules, Bucureti, 1992, pag. 208. Leslie Chadwick, Contabilitate de gestiune, Editura Humanitas, Bucureti, 1999, pag. 14-17. 17 Paul Diaconu, Contabilitate managerial, Editura Economic, Bucureti., 2002, pag. 15. 18 Precizri privind unele msuri referitoare la organizarea i conducerea contabilitii de gestiune, aprobate prin Ordinul M.F.P. nr. 1826/2003, publicate n Monitorul Oficial al Romniei nr. 23/2004.
16 15

lup i prin informaiile furnizate echipei de conducere, pentru fundamentarea deciziilor, s asigure derularea n bune condiii a activitii ntreprinderii. Responsabilitatea crerii unui sistem informaional al contabilitii de gestiune, propriu ntreprinderii revine contabilului de gestiune, o persoan care este implicat activ n tot ceea ce nseamn organizarea i conducerea contabilitii de gestiune la nivelul ntreprinderii. BIBLIOGRAFIE: 1. Briciu Sorin .c., Managementul prin costuri, Editura Risoprint, Cluj-Napoca, 2003 ; 2. Clin Oprea - coordonator, Contabilitatea de gestiune, Editor Tribuna economic, Bucureti, 2002; 3. Clin Oprea, Crstea Gheorghe, Contabilitatea de gestiune i calculaia costurilor, Editura Genicod, Bucureti, 2002; 4. Capron Michel, Contabilitatea n perspectiv, Editura Humanitas, Bucureti, 1994; 5. Chadwick Leslie, Contabilitate de gestiune, Editura Humanitas, Bucureti, 1999; 6. Diaconu Paul, Contabilitate managerial, Editura Economic, Bucureti, 2002; 7. Drgan C.M., Noua contabilitate managerial, Editura Hercules, Bucureti, 1992; 8. Petcu Monica, Analiza economico-financiar a ntreprinderii. Probleme, abordri, metode, aplicaii, Editura Economic, Bucureti, 2003; 9. Colectiv de autori ai lucrrii Bazele contabilitii agenilor economici din Romnia, Universitatea Babe-Bolyai Cluj-Napoca, Facultatea de tiine, Catedra de Contabilitate, Editura Intelcredo, Deva, 1998; 10. Coteanu Ion, Seche Luiza, Seche Mircea, coordonatori, Academia Romn, Institutul de Lingvistic Iorgu Iordan, Dicionarul explicativ al limbii romne (DEX), Editura Univers Enciclopedic, Bucureti, 1998; 11. Colectiv de autori ai Catedrei de Economie i Politici Economice de la Academia de Studii Economice din Bucureti, Dicionar de economie, Ediia a doua, Editura Economic, Bucureti, 1999; 12. Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat (cu toate modificrile i completrile ulterioare) n Monitorul Oficial al Romniei nr. 48/2005; 13. Precizri privind unele msuri referitoare la organizarea i conducerea contabilitii de gestiune, aprobate prin Ordinul M.F.P. nr. 1826/2003, publicate n Monitorul Oficial al Romniei nr. 23/2004.