Protocolo y Comunicacion No Verbal

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL
Eva Corona Calzado E.I.P. Valencia 30 de marzo de 2004
NDICE
1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.4
EL PROCESO DE LA COMUNICACIN ............................................................... LA COMUNICACIN INSTITUCIONAL ................................................................
1 7
GENERALIDADES ............................................................................................... 7 LA INSTITUCIN: DEFINICIN............................................................................... 9 LA INSTITUCIN: NECESIDADES COMUNICATIVAS ................................................. 13 EL DESARROLLO DE LAS RELACIONES PBLICAS EN LA INSTITUCIN ............................................................................................. 19 COMUNICACIN NO VERBAL Y COMUNICACIN INSTITUCIONAL ..................................................................... 27
3.
3.1 3.2 3.3
COMUNICACIN NO VERBAL ............................................................................ 27 CEREMONIAL Y PROTOCOLO ............................................................................. 55 EL PROTOCOLO: TCNICA DE COMUNICACIN INSTITUCIONAL NO VERBAL ................................................................................. 62 3.3.1 ORDENACIN JERRQUICA DE PERSONAS .......................................................... 65 3.3.2 ORDENACIN JERRQUICA DE SMBOLOS........................................................... 84 3.3.3 ORDENACIN JERRQUICA DEL ESPACIO ........................................................... 105 3.3.4 ORDENACIN JERRQUICA DEL TIEMPO ............................................................. 126
4.
CONCLUSIONES ........................................................................................... 132
BIBLIOGRAFA .................................................................................................................. 136 ANEXO I:
RD 2099/83, DE 4 DE AGOSTO, POR EL QUE SE APRUEBA EL ORDENAMIENTO GENERAL DE PRECEDENCIAS EN EL ESTADO; RD 2101/83, DE 4 DE AGOSTO, POR EL QUE SE CREA LA JEFATURA DE PROTOCOLO DEL ESTADO; RD758/96, DE 5 DE MAYO, POR EL QUE SE APRUEBA LA REESTRUCTURACIN DE DEPARTAMENTOS MINISTERIALES.
NDICE
ANEXO II:
EJEMPLOS DE DECRETOS AUTONMICOS SOBRE PROTOCOLO: CATALUA, PRINCIPADO DE ASTURIAS,

REGIN DE MURCIA, COMUNIDAD VALENCIANA, CANARIAS, COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA Y COMUNIDAD DE MADRID
ANEXO III: ANEXO IV:
RD 834/84, DE 11 DE ABRIL, POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO DE HONORES MILITARES.
LEY 39/1981, DE 28 DE OCTUBRE, POR LA QUE SE REGULA EL USO DE LA BANDERA DE ESPAA Y

OTRAS BANDERAS Y ENSEAS;
LEY 33/1981, DE 5 DE OCTUBRE, QUE DESCRIBE EL ESCUDO DE ESPAA; RD 2964/81, DE 18 DE

DICIEMBRE, POR EL QUE SE HACE PBLICO EL MODELO OFICIAL DE ESCUDO DE ESPAA;
RD 1560/97, DE 10 DE OCTUBRE, POR EL QUE SE REGULA EL HIMNO NACIONAL.
1.
EL PROCESO DE LA COMUNICACIN
A modo de introduccin para el posterior desarrollo del tema que se va a tratar en el presente trabajo, se ha considerado importante hacer un breve repaso del proceso de la comunicacin. Si bien se trata de un tema amplio y complejo, que puede analizarse desde muy distintos puntos de vista, interesa centrarse principalmente en los elementos que participan en dicho proceso desde el punto de vista de la comunicacin colectiva o de masas, que consiste en la transmisin de informacin a un grupo numeroso de destinatarios1. Hecha esta indicacin, cabe empezar diciendo que el proceso de la comunicacin es un fenmeno inherente a la condicin del ser humano como ser social. De este modo, en el hombre (emisor), como parte integrante de un grupo, se da la necesidad de transmitir una informacin determinada (mensaje) al resto de miembros que lo componen (receptor) mediante la utilizacin de unos cdigos comprensibles insertados en un medio adecuado (canal) para poder lograr un fin determinado. Este proceso se considerar finalizado con xito cuando el emisor haya recibido una respuesta del receptor a su mensaje. Por tanto los elementos bsicos que intervienen en el proceso de la comunicacin son los siguientes:
Ello nos permitir acotar posteriormente acotar trminos tales como comunicacin institucional, relaciones pblicas, comunicacin no verbal y protocolo.
EMISOR: Sujeto que emite el mensaje. Dado que es el principal responsable de que el proceso de comunicacin funcione debe, ante todo, procurar que el mensaje sea entendido por el receptor con la mayor claridad. En consecuencia, se responsabilizar de que el mensaje sea transmitido utilizando los cdigos ms apropiados para facilitar la comprensin por parte del receptor, mediante la eleccin del momento y el canal ms adecuados para su transmisin. Todo ello implica tener un amplio conocimiento de antemano del receptor, sus cualidades y motivaciones. MENSAJE: Informacin transmitida por el emisor. Para que el mensaje sea comprendido, fin ltimo de la comunicacin, el emisor debe adaptar ste al canal a travs del cual va a ser transmitido para que el receptor lo comprenda. RECEPTOR: Destinatario del mensaje del emisor. El emisor espera del receptor que comprenda el mensaje que se le ha transmitido y, en consecuencia, que emita una respuesta al mensaje recibido. Cuando sta no tiene lugar o, incluso, cuando no es la esperada por el emisor, puede considerarse que el proceso de la comunicacin no ha sido efectivo. CDIGO: Conjunto de frmulas establecidas de comn acuerdo por un grupo, cuyo significado es comprensible para todos sus miembros o, en otras palabras, es el envoltorio del mensaje. Adems del lenguaje, tambin se considera cdigos de comunicacin el conjunto de elementos paralingsticos (los smbolos, el ceremonial, los gestos, las actitudes, etc...) y, en
definitiva, todos aquellos elementos que completan o aportan informacin complementaria al mensaje a transmitir. Es muy importante hacer hincapi en el concepto de comn acuerdo por un grupo, puesto que en ocasiones un mismo cdigo no tiene el mismo significado para distintas culturas. CANAL: Medio utilizado por el emisor para transmitir su mensaje. Al hablar de canal no slo se hace referencia a los medios de comunicacin sino a cualquier medio que ponga en contacto a emisor y receptor. En el caso de la comunicacin interpersonal (la que tiene lugar cara a cara entre emisor y receptor) no existe el canal puesto que la comunicacin se establece de forma directa. Cuando hablamos de comunicacin colectiva o de masas, el canal adquiere una gran importancia. La eleccin del canal por parte del emisor jams es casual ya que sta va a determinar el efecto o respuesta que el emisor desea obtener por parte del receptor. W. A. Nielander2 define el papel de cada uno de los elementos que participan en el proceso de la comunicacin, estableciendo que en el proceso de la comunicacin el remitente se ocupa del cifrado (del mensaje). El descifrado implica la conversin de las ideas expresadas en el mensaje en () palabras y smbolos, que pueden ser comprendidos por el receptor. (...) el remitente tiene a su cargo la labor de elegir un medio (...) de difusin adecuado a travs del cual sea posible la transmisin del mensaje. () el mensaje debe adaptarse no slo al receptor sino tambin al medio () de difusin escogidos.
2
Prctica de las Relaciones Pblicas. Pg. 263
En el caso concreto del elemento canal o medio de difusin, cabe hacer mencin de la clasificacin que Julin Carrasco Belinchn3 establece desde el punto de vista de las relaciones pblicas pero que puede considerarse extensible a la comunicacin de masas en general: a) b) Medios Informativos: comunicaciones orales y escritas, prensa, publicaciones, radio, televisin y pelculas. Medios Demostrativos: inauguraciones, exposiciones, ferias, visitas, etc, en suma, los acontecimientos especiales propiamente dichos. c) d) Medios de Opinin: iniciativas, reclamaciones y encuestas. Protocolo y Ceremonial.
Por otro lado, W. A. Nielander4 introduce el concepto del objetivo o fin que busca el emisor al transmitir un mensaje. Tal y como se ha comentado anteriormente, el proceso de la comunicacin surge de la necesidad del emisor de transmitir algo pero, a su vez, esta necesidad es la persecucin de un objetivo que se resume en el por qu del proceso de la comunicacin la pregunta de por qu? ha de conducir al remitente a definir con gran cuidado el propsito de la comunicacin, con lo que las ideas necesarias para alcanzar el fin perseguido deben organizarse y expresarse con sumo cuidado de una forma que resulte apropiada para los medios de difusin y fcilmente comprensible para el receptor.
3 4
Citado por M Teresa Otero. Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg.311 Prctica de las Relaciones Pblicas. Pg. 265
En este mismo sentido, se considera oportuno incluir adems las distintas funciones de la comunicacin, respecto a su objetivo, definidas por Francisco Marn Calahorro5 y que son las siguientes: 1. 2. Funcin Fctica: comunicacin bsica entre seres humanos (comunicacin interpersonal). Funcin Informativa: su objetivo es la transmisin de informacin y conocimientos (enseanza, comunicacin de noticias entendida como mera descripcin de un hecho acontecido). 3. Funcin persuasiva: tiene por finalidad convencer al receptor para que adopte una postura o realice una accin deseada por el emisor (relaciones pblicas). 4. Funcin de entretenimiento: cine, teatro, televisin. Estos medios pueden ser utilizados al mismo tiempo para introducir 5. otra informacin (publicidad encubierta, tendencias, etc...). Funcin catrtica: origina la expresin de sentimientos y emociones (mitins polticos, acontecimientos deportivos, etc...). Existe un ltimo factor a tener en cuenta. El proceso de la comunicacin est indisolublemente ligado a todos y cada uno de los condicionantes que determinan al emisor y al receptor en el momento en que este proceso se realiza. Mara Teresa Otero Alvarado6 en relacin con los modelos de comunicacin tradicionales hace referencia a las coordenadas espacio5 6
Protocolo y Comunicacin. Pg.24 Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg.321
temporales, socio-polticas y econmicas que determinan el proceso de comunicacin y que van a influir determinantemente en su forma de llevarla a cabo y en sus resultados. Es decir, el proceso de la comunicacin va a estar determinado en cierta medida por una serie de factores que influyen tanto en el emisor como en el receptor y que el primero debe conocer y tener en cuenta para que el proceso de comunicacin se realice con xito. En consecuencia, se considera oportuno hacer referencia al modelo de comunicacin de masas persuasiva de Carrera establecido por Jos Luis Arceo7 donde se incluyen factores ambientales, fsicos y psicolgicos que determinan el proceso de la comunicacin de masas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Quin (emisor) Dice qu (mensaje) Cmo (tipo de cdigo utilizado) Por qu canal o medio A quin (receptor) En que situacin o condicin (del receptor: capacidad de comprensin, motivacin, emociones y sentimientos) Para qu (conocer respuesta del receptor) Sobre qu (relacin previa existente entre emisor y receptor) Para qu (objetivos del emisor) la comunicacin: opiniones de terceros)
7
10. Frente a quin (elementos externos que pueden interferir en
Citado por MTeresa Otero Alvarado en Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo (pg. 320) lo presenta como una ampliacin del paradigma de Lasswell (quin / qu / a quin / en qu canal / con qu efecto).
11. Contra qu (elementos internos que pueden interferir en la comunicacin: prejuicios del receptor, intereses personales) 12. Con qu efectos (establecimiento de una relacin entre emisor y receptor) 13. En qu situacin (coordenadas espacio-temporales, sociopolticas y econmicas en que se desarrolla el proceso de comunicacin) En conclusin, el proceso de la comunicacin de masas no es un proceso que se realice de forma espontnea. Para que ste se lleve a cabo de forma exitosa, el emisor debe tener pleno control de todos los elementos que en l van a participar.
2.
LA COMUNICACIN INSTITUCIONAL
2.1. GENERALIDADES
La existencia de toda organizacin (institucin, empresa o asociacin) depende en gran medida de su imagen pblica; esto es, de la concepcin y opinin que sus pblicos y la sociedad en general tienen de ella. En palabras de Francisco Marn Calahorro8 la imagen corporativa es la percepcin mental que tienen los diferentes pblicos de una organizacin a travs de todos los mensajes que proceden de sta y contina citando a J. Costa La imagen es el producto constante del hacer en s mismo, como accin realizadora, como accin viva que concierne de algn modo a los individuos. La accin es produccin de realidad y en este sentido hay que considerar la comunicacin como una accin. (...) La accin es, pues, fruto del hacer y del decir. Tomando como origen estas dos definiciones, se puede afirmar entonces que en la creacin de la imagen pblica de cualquier organizacin intervienen las actividades desarrolladas por sta y la comunicacin de las mismas como parte integrante de su poltica de gestin. Por lo tanto, la comunicacin institucional nunca debe inventar una realidad diferente a la que configura la propia organizacin. Para ello, actuando desde la responsabilidad social con su entorno, debe establecerse una estrategia de coherencia y credibilidad donde lo que se hace y lo que se dice forma parte
Protocolo y Comunicacin. Pg. 46
GENERALIDADES
de un todo, teniendo en cuenta, entre otros, factores:
los siguientes
La filosofa y misin de la organizacin, respetando el marco legal vigente y principios ticos de la sociedad. Las actitudes de sus representantes. La relacin con las instituciones y la sociedad. La estrategia de comunicacin.
Todos estos aspectos configuran la identidad corporativa de la organizacin, lo que es, y que no necesariamente debe coincidir con su imagen pblica, lo que el pblico percibe que es. El objetivo de la comunicacin institucional es, por lo tanto, hacer llegar al pblico una imagen coherente con las caractersticas de identidad definidas por la propia organizacin y conseguir su respaldo. Es decir, conseguir la aceptacin de la identidad corporativa de la empresa, lo que se traduce en tener una imagen pblica positiva.
2.
2.2. LA INSTITUCIN: DEFINICIN
Aunque en el apartado anterior se ha utilizado el trmino comunicacin institucional para hacer referencia a la comunicacin de instituciones, empresas y organizaciones en general, en este apartado se va a acotar su uso a la comunicacin que emana de la institucin, como una entidad con unas caractersticas y necesidades distintas a las de la empresa (entidad privada con una finalidad econmica) o a las de las organizaciones privadas (entidad privada cuya finalidad es la defensa de los intereses de sus asociados)9. Segn el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola, la entrada institucin consta de siete definiciones, de las que interesa destacar las siguientes10: 2. f. Cosa establecida o fundada. 4. f. Cada una de las organizaciones fundamentales de un Estado, nacin o sociedad. Institucin monrquica, del feudalismo. 7. f. pl. rganos constitucionales del poder soberano en la nacin. Partiendo de estas definiciones, se puede establecer que la institucin es un organismo que desempea una funcin de inters pblico, cuya existencia y atribuciones estn reguladas por la Ley, sometida al control pblico y que se financia con fondos pblicos. Sus decisiones afectan al conjunto de la sociedad,
10
Para estos casos utilizaremos el trmino Comunicacin Corporativa. www.drae.es
LA INSTITUCIN: DEFINICIN
entendido ste como el marco socio-poltico de actuacin de la institucin. Para el caso concreto que se desarrolla en el presente trabajo, se va a hacer referencia principalmente a las Instituciones del Estado que son los rganos que componen la organizacin poltica y territorial del Estado11: La Corona (Jefatura del Estado) El Parlamento (Poder legislativo) El Gobierno de la Nacin (Poder ejecutivo) El Poder Judicial El Consejo de Estado (rgano consultivo) El Consejo Econmico y Social (rgano consultivo) El Tribunal Constitucional (rgano de control) El Defensor del Pueblo (rgano de control) El Tribunal de Cuentas (rgano de control) Los Parlamentos Autonmicos Los Gobiernos Autonmicos Las Diputaciones Provinciales Las Corporaciones Locales Asimismo, dentro del mbito de actuacin de las Instituciones del Estado, debe tenerse en cuenta las relaciones que se establecen entre ellas y las que se desarrollan con organismos internacionales fruto de la situacin de nuestro pas en el contexto internacional12.
11 12
Soledad Daz Gonzlez y M Jess Palop. Estructura del Estado Espaol. Acento Editorial. Madrid. 1998. Comunidad Europea, ONU, Iberoamrica, OTAN, etc
10
La imagen pblica que se tiene de una empresa u organizacin se materializa principalmente a travs de sus productos o servicios y a travs de la relacin del pblico con sus empleados y representantes. En el caso de la institucin, en ocasiones es muy difcil tener una idea exacta de las tareas y actividades que desarrolla, bien sea por lo complejo de las mismas o bien por la diversidad de sus mbitos de actuacin. En palabras de Francisco Marn Calahorro13 La institucin, en la mayora de casos, slo existe ante la sociedad como una imagen virtual. Es por ello, que establece como principales responsables del proceso de comunicacin entre las instituciones y la sociedad a sus representantes en muchas ocasiones, stas (las instituciones) son entes abstractos, intangibles, materializadas en las personas que las encarnan; por lo que la imagen proyectada est vinculada, en gran parte, a la actitud y a las actividades de esos individuos y a la gestin correcta de la informacin generada durante ellas. Por lo tanto, de acuerdo con las afirmaciones de Marn Calahorro, se puede establecer que los representantes de la institucin (las autoridades), mediante las actitudes que adopten (sus actuaciones), son los vehculos transmisores que sirven a la propia institucin para comunicar sus principios y valores, sus objetivos, el porqu de su existencia, su capacidad de relacin con el resto de
13
11
instituciones y el lugar que ocupa dentro del conjunto de la sociedad. Asimismo, cabe aadir otro elemento de representacin: los actos organizados por la institucin. Estos actos pueden considerarse como el espacio fsico, el decorado, que la institucin pone a disposicin de la autoridad para que sta escenifique su cometido. Tan importante es la actuacin de la autoridad como el ceremonial que la envuelve, tal y como se ver ms adelante. Se trata, en definitiva, de que la institucin tenga una cara reconocible para el pblico (la autoridad), cuyas apariciones, mediante sus gestos y opiniones, y el marco en el que stas de desarrollen, den sentido a la existencia de la propia institucin.
12
2.
2.3. LA INSTITUCIN: NECESIDADES COMUNICATIVAS
En el apartado 2.1. se haca referencia a los conceptos identidad corporativa e imagen pblica o, en otras palabras, qu es la institucin y qu percibe la sociedad de sta, y se estableca que el objetivo de la comunicacin institucional es hacer llegar al pblico una imagen coherente con las caractersticas de identidad definidas por la propia organizacin. Al hablar de pblico, en el contexto de las instituciones, debe tenerse en cuenta el especial talante de la funcin de stas la cual, cmo se indicaba en el apartado anterior, es el inters pblico, es decir, el inters de todo el conjunto de la sociedad. Sin embargo, la sociedad est compuesta por individuos que se agrupan en funcin de sus intereses y necesidades. Por lo tanto, se puede establecer la siguiente clasificacin: LA entendida como marco socio-poltico en el que la con intereses comunes, en tanto que
SOCIEDAD
institucin desarrolla su actividad. La sociedad est compuesta por individuos ciudadanos con capacidad de decisin respecto a la eleccin de sus representantes, y con intereses concretos que los llevan a formar parte de distintos grupos dentro de la propia sociedad. En este sentido, cabe decir que la respuesta a un mismo mensaje estar determinada por los intereses propios de cada individuo:
13
LA INSTITUCIN: NECESIDADES COMUNICATIVAS
Ciudadana: conjunto de ciudadanos que componen una sociedad, que es el mbito de actuacin de la institucin. Votantes: dentro de un estado democrtico en el que la institucin desarrolla su actividad (el bien pblico), sta busca adems con sus actuaciones mantener el apoyo de sus votantes y atraer el voto o, al menos, la aceptacin del resto de ciudadanos que no los han elegido. Partidos polticos (opositores): el estado democrtico
dispone de herramientas que permiten la discusin de las decisiones tomadas por sus rganos de gobierno y mostrar la aceptacin o desacuerdo con stas por parte de los grupos opositores (parlamentos, plenos de los ayuntamientos, etc). Sera un error no tener en cuenta a este grupo dentro de los pblicos de la Institucin, puesto que su existencia va ligada a la propia esencia del concepto de democracia. Asociaciones (empresarios, sindicatos, banqueros..): la institucin necesita del apoyo de las asociaciones de ciudadanos y viceversa. Generalmente los intereses de un grupo de ciudadanos entra en contradiccin con los de otros, por lo que la institucin debe, en ocasiones, mediar entre stos y emitir mensajes que busquen el entendimiento entre partes en conflicto. Funcionariado: Adems de ciudadanos, votantes y
miembros de asociaciones, existe un determinado pblico
14
que, adems, como empleado de la institucin configura su pblico interno. OTRAS INSTITUCIONES: La interrelacin entre los distintos poderes del Estado e instituciones supranacionales con las que la institucin mantiene relaciones en defensa de los intereses que representa. En situaciones de crisis o falta de entendimiento (ej.: enfrentamiento entre el gobierno de la nacin y un gobierno autonmico) el gesto se convierte en un poderoso elemento de comunicacin14. OTROS ESTADOS: En el caso de Espaa, la relacin con otros Estados est principalmente representada por la Jefatura del Estado y por el Gobierno de la Nacin (aunque tambin existen relaciones entre comunidades autonmicas y otros estados en materia de relaciones comerciales y figuras como el hermanamiento entre ciudades, que entran dentro de las competencias de las corporaciones locales). Se pueden establecer seis etapas o situaciones diferentes dentro de las relaciones interestatales15: normalidad, crisis, ausencia de relaciones, acercamiento, superacin de crisis y restablecimiento de la normalidad. Debe aadirse, asimismo, que para la gestin de estos conflictos se cuenta con la labor del Cuerpo Diplomtico. LOS
MEDIOS DE COMUNICACIN:
Se trata de un pblico muy
especial porque adems de pblico es el canal utilizado por la

14
Se profundizar en esta tcnica ms adelante.
15
institucin para emitir sus mensajes. Este doble papel convierte a los medios de comunicacin en destinatarios e intrpretes de los mensajes. Este ltimo aspecto es muy importante dado que mediante la interpretacin pueden hacer variar el significado del mensaje emitido por la institucin. No debe olvidarse que los medios de comunicacin son, a su vez, empresas con intereses propios (accionariado, relacin de stos con otras organizaciones y partidos polticos, etc). Como consecuencia de los distintos niveles de relacin existentes con sus pblicos, la institucin En este precisa sentido, de un esfuerzo Marn comunicativo concreto. Francisco
Calahorro16 se refiere a la necesidad de comunicar la imagen utilizando modelos de representacin que, en el caso concreto de las instituciones tienen una doble funcin: mostrar y mediar () mostrar la presencia pblica de la institucin/ organizacin en el conjunto global de las actividades sociales () y mediar para hacer llegar al mayor nmero de individuos, grupos u otras instituciones, esa presencia. Para ello es necesaria la comunicacin como vehculo de informacin e incluso de conocimiento. Asimismo considera el autor que la imagen social no slo depende del esfuerzo comunicativo por presentar los aspectos ms positivos de la entidad sino que, en esencia, depende del modelo de gestin y de la funcin social que la institucin desarrolle.
15 16
Tambin extensible a las relaciones institucionales en general Protocolo y Comunicacin. Pg. 49
16
A estas afirmaciones deben aadirse tres de los cinco parmetros que W. A. Wielander17 establece al referirse a los objetivos de las relaciones pblicas gubernamentales, y que pueden igualmente hacerse extensivos a las necesidades comunicativas de las instituciones: - () Mantener a todos los ciudadanos informados de los servicios y funciones ofrecidos por los organismos gubernamentales de forma que le resulte posible participar y recibir de ellos unos beneficios plenos. Proporcionar los adecuados canales de forma que un ciudadano pueda transmitir sus puntos de vista y opiniones a la administracin sin valerse de intermediario alguno. Interpretar la opinin pblica ante los organismos encargados de hacer cumplir la ley al objeto de que las normas resulten aceptables y puedan ejecutarse de un modo realista. ().
As pues, tomando como referente a ambos autores y teniendo en cuenta los distintos pblicos de la institucin, la relacin con los cuales implica distintos niveles de comunicacin, las necesidades comunicativas de la institucin pueden resumirse como sigue: Necesidades informativas derivadas de sus obligaciones para con la sociedad y que deben basarse en la credibilidad y transparencia de su gestin. En este caso en necesario incidir tanto en el pblico externo como en el interno (funcionariado),
17
Prctica de las Relaciones Pblicas. Pg. 242
17
puesto que este ltimo, al igual que en cualquier otra organizacin, es en s mismo transmisor de las cualidades de la entidad para la que trabaja. Necesidades de proyeccin con el fin de dar a conocer la existencia de la institucin, justificar su razn de ser y definir el lugar que le corresponde en el marco los distintos organismos con los que se relaciona. Necesidades de difusin que se corresponden con campaas informativas sobre temas concretos que son competencia de la institucin y que, por su importancia, deben ser comunicados al conjunto de la sociedad (informacin sobre campaas de vacunacin, campaas informativas para la prevencin de incendios forestales, bandos municipales, etc.). Necesidades persuasivas para obtener el apoyo y aceptacin de sus decisiones. Necesidades demostrativas de posicin en situaciones de conflicto frente a terceros, adquieren gran relevancia los gestos llevados a cabo por la institucin para mostrar su postura (bien sea la intransigencia, bien sea la voluntad de entendimiento o la apertura a nuevas negociaciones).
18
2.
2.4. EL DESARROLLO DE LAS RELACIONES PBLICAS EN LA INSTITUCIN
Tal y como se ha ido viendo en los apartados anteriores, las especiales caractersticas que definen a la institucin y su funcin hacen que la poltica de comunicacin desarrollada por sta sea un fin en s misma o, como apunta M Teresa Otero18 Comunicacin y relaciones pblicas son funciones dentro de las organizaciones a la vez que instrumentos para conseguir sus objetivos. Si bien la autora considera extensible esta caracterstica a todas las organizaciones, debe destacarse que, en el caso de las instituciones, es la propia ley la que la obliga a mantener informada a la sociedad de sus actuaciones. Sin embargo, existe otro aspecto a tener en cuenta. En aquellos casos en los que los representantes de la Institucin corresponden a cargos electos (Presidente de Gobierno, Presidente de Comunidad Autnoma, Alcalde, etc), no debe olvidarse que stos, adems de cumplir con las obligaciones contradas al aceptar el cargo, van a desarrollar su gestin en funcin de los criterios marcados por el partido poltico al que pertencen. Por lo tanto, en el desempeo de sus funciones, el representante de la institucin (la autoridad) va a desempear un doble papel: por un lado representar a la institucin cumpliendo con las obligaciones que marca la ley, y por otro, utilizar ese papel para representar al partido poltico al que pertenece (mediante la
18
Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg. 279
19
EL DESARROLLO DE LAS RELACIONES PBLICAS EN LA INSTITUCIN
transmisin de su ideario poltico y la forma de gestionar los asuntos propios de la institucin). Se entiende por relaciones pblicas el conjunto de acciones desarrolladas por una organizacin para definir la identidad corporativa de sta y posteriormente establecer un flujo de comunicacin con sus diferentes pblicos. Su objetivo principal es crear una predisposicin positiva y de confianza en el pblico hacia la organizacin para que los mensajes emitidos por sta generen la respuesta esperada. Por tanto, tomando como referencia los elementos del proceso de la comunicacin definidos en el primer apartado, es tarea de las relaciones pblicas establecer el cmo, cundo, a quin y para qu en la transmisin del mensaje. Asimismo debe haber analizado previamente la situacin del receptor y los elementos que pueden interferir en la transmisin. Llegados a este punto, cabe enumerar algunos de los elementos utilizados por las relaciones pblicas. Para ello, se retoma la clasificacin establecida por Julin Carrasco Belinchn19: a) Medios Informativos: comunicaciones orales y escritas, prensa, publicaciones, radio, televisin y pelculas. b) Medios Demostrativos: inauguraciones, exposiciones, ferias, visitas, etc, en suma, los acontecimientos especiales propiamente dichos. c) Medios de Opinin: iniciativas, reclamaciones y encuestas.
19
Ver pgina 5.
20
d) Protocolo y Ceremonial. En relacin al apartado medios informativos, considerados como canal, no debe olvidarse que la funcin de los medios de comunicacin es la de interpretar la informacin transmitida por el emisor, en este caso la institucin, para hacerla llegar a su audiencia convertida en noticia a travs de un soporte determinado (prensa escrita, radio, televisin, Internet)20. Centrndonos en su funcin de gestor de la transmisin de mensajes, la estrategia de relaciones pblicas de la institucin debe tener en cuenta que los medios de comunicacin son empresas cuyo producto es la informacin convertida en noticia. De ah se desprenden tres aspectos primordiales para hacer un buen uso de su funcin: a) Por un lado, debe valorarse si la informacin que se desea transmitir es noticiable desde el punto de vista periodstico. Es decir, independientemente de que las decisiones adoptadas por una institucin afectan al funcionamiento de la sociedad, desde el punto de vista de los medios de comunicacin no todas las informaciones tienen la misma trascendencia en cuanto a su noticiabilidad, bien porque no aporten nada nuevo, bien porque en ese mismo momento se estn produciendo acontecimientos que acaparen toda la atencin de los medios.
21
b)
Es imprescindible conocer cada uno de los medios de comunicacin. Francisco Marn Calahorro21 destaca la importancia de conocer su potencial, tirada, influencia, prestigio, selectividad en un de pblicos, etc. Conocer y las audiencias o lectores es fundamental. Evidentemente, las instituciones estado democrtico, como consecuencia de sus obligaciones para con la sociedad, no pueden vetar a los medios de comunicacin, pero s deben saber a qu medio dirigirse para cumplir sus objetivos con mayor eficacia.
c)
Desde el punto de vista del medio de comunicacin como empresa, ste tiene que hacer defensa de sus propios intereses, lo que se traduce en un tratamiento subjetivo de la informacin. Por lo tanto, las interpretaciones que cada medio hace de los acontecimientos pueden ir en detrimento de la eficacia del mensaje, tal y como ha sido concebido por la institucin. En este sentido, M Teresa Otero22 recomienda que no ha de confiarse exclusivamente a los medios la transmisin del mensaje, sino que en paralelo hay que realizar otro tipo de acciones de contacto directo con los pblicos que nos aseguren la fidelidad en la emisin y transmisin del mensaje.
Este ltimo comentario permite introducir el resto de elementos indicados por Julin Carrasco Belinchn los medios demostrativos y el protocolo y ceremonial.
Tambin se utilizan, mediante la contratacin de espacios, como soporte para campaas publicitarias e informativas. 21 Protocolo y Comunicacin. Pg. 31
20
22
Los medios demostrativos permiten a las relaciones pblicas la consecucin de su objetivo mediante el desarrollo de un acto, evento o acontecimiento especial. Desde el punto de vista de las relaciones pblicas, la celebracin de un acontecimiento directa, especial una permite establecer entre la una comunicacin interrelacin, entidad
promotora del acontecimiento y sus invitados, es decir, una comunicacin directa entre el emisor y el receptor. Sin embargo, en funcin de la trascendencia que se le quiera dar al evento, es posible que tambin sea necesaria su difusin a travs de los medios de comunicacin. En este caso, se deber tener en cuenta los tres tipos de pblico al que se dirige el mensaje (invitados in situ, medios de comunicacin, pblico receptor a travs de los medios). Segn Baus y Lesly los acontecimientos especiales de cualquier
23
descripcin se crean para explicarle a la gente una historia de relaciones pblicas e influir en la opinin pblica. Sirven como medios en s mismos y como puntos focales para otros medios. Es decir, el acto en s mismo no tiene ningn sentido si previamente no se le ha dotado de contenido dentro de la estrategia de relaciones pblicas. As pues, es funcin de las relaciones pblicas crear los motivos que justifique la organizacin de un acontecimiento especial y seleccionar el tipo de pblico al que va destinado el mensaje.
22
Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg. 288
23
M Teresa Otero24, citando a Piero Arnaldo, establece tres tipos de acontecimientos organizacin: 1. Acontecimientos especiales naturales: No requieren de una ideacin previa puesto que se aprovecha una circunstancia surgida dentro de la organizacin de forma espontnea (Ej. el dcimo aniversario de una empresa) 2. Acontecimientos especiales artificiales directos: Pueden manifestarse espontneamente pero requieren de una gestin previa por parte del departamento de relaciones pblicas (Ej. el viajero un milln) 3. Acontecimientos especiales artificiales indirectos: Exigen una ideacin previa por parte del departamento de relaciones pblicas para dotarlos de contenido (Ej. colocacin de una primera piedra). En el caso concreto de las instituciones del Estado, el Real Decreto 2099/83 de 4 de agosto, divide los actos organizados por stas en: Actos oficiales de carcter general: actos organizados por las Instituciones del Estado (Corona, Gobierno de la Nacin, Gobiernos Autonmicos y corporaciones locales y provinciales) con motivo de conmemoraciones en su mbitos territoriales de actuacin (Ej. celebracin de la festividad nacional o de la comunidad autnoma) y se rigen por la aplicacin estricta del
23
en
funcin
de
la
intencionalidad
de
su
Nuevo Manual de Relaciones Pblicas. Pg. 78
24
Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto o por la normativa propia de la Comunidad Autnoma o de las Corporaciones del Estado. Actos oficiales de carcter especial: actos organizados por las Instituciones del Estado, o por entidades vinculadas a stas, para la celebracin de acontecimientos ligados al mbito de actuacin de su competencia (Ej. entrega de distinciones por parte de un Ministerio, colocacin de la primera piedra de una obra pblica, reunin de ministros europeos durante presidencia espaola de la Comunidad Europea). En este tipo de actos, la precedencia estar marcada por la autoridad que organice el acto. Asimismo debe establecerse dos tipos de clasificaciones de los actos, independientemente de que stos estn organizados por una institucin o por una entidad privada: Actos privados: Estn dirigidos a un pblico muy concreto que ha sido invitado a participar en el acto in situ. Actos pblicos: Estn dirigidos a un pblico ms numeroso y, adems de los invitados a participar in situ, se busca llegar al gran pblico mediante la retransmisin del acto, o su cobertura, a travs de los medios de comunicacin. Independientemente de que el objeto de celebracin de los acontecimientos oficiales sea el del inters pblico, no debe
24
Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg. 322-323
25
olvidarse que su finalidad sigue siendo el acercamiento a sus pblicos y la bsqueda de un sentimiento de confianza y aceptacin hacia la institucin, es decir, siguen siendo herramientas de relaciones pblicas, aunque algunos aspectos de su organizacin (protocolo) estn marcados por la normativa. En cuanto al cdigo utilizado para la transmisin de los mensajes en los actos, distintos autores coinciden en utilizar el trmino discurso icnico o la transmisin del mensaje mediante la utilizacin de la imagen y los smbolos, basndose en: el cumplimiento de unas formalidades (ceremonial) la ordenacin temporal, espacial, de las personas y de los smbolos (protocolo) Mediante la utilizacin de este cdigo, adems de buscar la esttica y el orden en el desarrollo del acto, se contribuye a facilitar la transmisin del mensaje global que justifica la organizacin del acto en s.
26
3.
COMUNICACIN NO VERBAL Y COMUNICACIN INSTITUCIONAL

3.1. COMUNICACIN NO VERBAL Al describir el trmino cdigo dentro del proceso de
comunicacin en el apartado 1, se indicaba que ste es el envoltorio del mensaje y que abarca tanto a elementos lingsticos como no lingsticos. Este apartado se va a centrar en stos ltimos y en su relevancia dentro de las tcnicas de comunicacin institucional. Antes de establecer una clasificacin de los distintos tipos aspectos que intervienen en el proceso de la comunicacin no verbal, conviene destacar tres conceptos de especial importancia. En primer lugar, los componentes no verbales son parte del bagaje cultural de cada sociedad y, como tal, el emisor de un mensaje debe ser conocedor de los elementos que lo componen, al igual que del idioma, para que el mensaje sea debidamente interpretado por una sociedad concreta. Tal y como indica Flora Davis25 no hay gestos universales lo que se traduce en que las interpretaciones de los elementos no verbales que forman parte de un mensaje tampoco son interpretados de igual forma por culturas distintas. En este sentido existen diversos ejemplos que pueden considerarse tpicos: los diferentes conceptos del espacio personal para anglosajones (ms amplio) y latinos (ms reducido); la forma de saludar (los dos besos tan frecuentes en occidente son considerados una grave ofensa para la mujer japonesa); los distintos conceptos del color y su utilizacin (color representativo
25
La Comunicacin no Verbal. Pg. 43
27

COMUNICACIN NO VERBAL
del duelo para los cristianos es el negro, mientras que para algunas culturas rabes es el blanco). En segundo lugar, los elementos no verbales complementan el mensaje lingstico. A este respecto cabe hacer dos apreciaciones. Por un lado, cuando se realiza de forma consciente, el emisor acompaa el mensaje verbal de elementos que ayudan a su comprensin o que, adems, lo reafirman. Estos elementos pueden ser tanto convenciones culturales como mecanismos que actan sobre las emociones de los receptores, haciendo que stos sean ms receptivos al mensaje. En opinin de Flora Davis26 se puede transmitir deliberadamente un mensaje adoptando una postura inadecuada a la situacin. En cualquier caso, el emisor est utilizando elementos de comunicacin no verbal de forma consciente, sabiendo exactamente por qu los utiliza y con qu finalidad. Sin embargo, existen una serie de gestos que todo ser humano utiliza de forma inconsciente y respecto a los que la misma autora considera que son una clave no slo acerca del carcter del emisor sino tambin acerca de su actitud. La transmisin de un mensaje cuyo significado no coincide con los gestos del emisor, debe considerarse un grave error de comunicacin puesto que no existe coherencia entre lo que se dice y cmo se dice. Un ejemplo de estos dos supuestos podra ser la celebracin de una visita por parte de un ministro a un centro de enfermos mentales. Durante el discurso, el ministro est informando de las
26
La Comunicacin no Verbal. Pg. 127
28

nuevas medidas tomadas por su ministerio para la mejora de la integracin social de estos enfermos y de la necesidad de comprensin por parte del resto de la sociedad. Si tras el discurso, el ministro es acompaado a conversar con enfermos y sus con sus gestos muestra rechazo (mostrarse excesivamente distante) o incluso miedo (expresiones de tensin en su cara), lo ms probable es que los medios de comunicacin capten esa incoherencia entre el mensaje del discurso y su postura personal. Por ltimo, debe destacarse nuevamente la importancia de los medios de comunicacin de masas en la actualidad y, en consecuencia, la relevancia de las imgenes. Fernando Poyatos27 establece dos sistemas de comunicacin dentro de una cultura: la interaccin (o comunicacin fruto del contacto establecido entre dos entidades que intercambian informacin directamente) y la no interaccin. A sta ltima la define como la transmisin codificada de informacin, lo que implica la existencia de un canal que puede ser, entre otros, los medios audiovisuales o grficos. Retomando los conceptos de coherencia entre el mensaje verbal y el no verbal, de poco sirve que la institucin emita un mensaje positivo respecto, por ejemplo, al estado de las relaciones con otra institucin si ste va acompaado de imgenes en las que los representante de ambas instituciones muestra una actitud poco cercana o, incluso, indiferente. Por lo tanto, tan importante como cuidar el mensaje verbal es cuidar las actitudes que deben acompaar
27
ese
mensaje
dado
que,
en
situaciones
de
Citado por M Teresa Otero Alvarado en Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg. 351
29

incoherencia, es ms fcil transmitir una imagen (fcilmente perceptible a travs de la vista) que una opinin (precisa de mayor esfuerzo intelectual para descodificar la informacin). A continuacin, se considera oportuno describir algunos de los elementos de comunicacin no verbal que tienen mayor incidencia en la comunicacin institucional. La eleccin de estos elementos se ha realizado en funcin de su correspondencia con la comunicacin institucional, el ceremonial y el protocolo. Para ellos se ha partido del sistema clasificatorio de conductas no verbales de Knapp adaptado por M Teresa Otero Alvarado28 al ceremonial y al protocolo, y se ha completado con reflexiones realizadas por Flora Davis29 (1988) y Francisco Marn Calahorro30.
Citado por M Teresa Otero Alvarado en Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg. 353-363 La Comunicacin no Verbal 30 Protocolo y Comunicacin y Fundamentos del Protocolo en la Comunicacin Institucional
28 29
30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54
3.

3.2. CEREMONIAL Y PROTOCOLO
En el apartado 2.4. se ha hecho mencin del trmino discurso icnico como vehculo de transmisin de mensajes en los actos. ste se basa en la utilizacin de dos herramientas fundamentales: el ceremonial y el protocolo. Partiendo de la definicin de ceremonial como conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne31, y aplicndolo a la organizacin de actos, se puede decir que el ceremonial es el conjunto de convenciones sociales no escritas pero establecidas por costumbre, que facilitan la comprensin de las distintas escenas que tienen lugar durante el desarrollo de un acto. Asimismo, debe destacarse la importancia del ceremonial como factor cultural32 y reflejo tanto de la situacin poltica y social que define la realidad de una sociedad (representada por sus instituciones) como de su pasado histrico. Por otro lado, todos los autores consultados coinciden en definir el protocolo como el conjunto de normas establecidas por ley, por normativa interna o fruto del uso y la costumbre que permiten la correcta representacin del ceremonial. En consecuencia, se puede establecer que:
31 32
www.drae.es Flora Davis en La Comunicacin no Verbal (Pg. 128) considera que existe una especie de folklore entorno a las posturas y cmo interpretar alguna de ellas.
55

CEREMONIAL Y PROTOCOLO
El ceremonial se corresponde con la cultura mientras que el protocolo se corresponde con la comunicacin. El ceremonial se basa en las convenciones y el protocolo aporta smbolos que enmarcan la identidad corporativa del acto mediante el cumplimiento de la ley, de la normativa interna de la institucin, de la tradicin y de las costumbres. El ceremonial es el guin del acto y el protocolo marca la identidad del mismo.
En palabras de Francisco Marn Calahorro33 En los actos organizacionales() las palabras no bastan. Es necesario un discurso icnico y no verbal el ceremonial- que ha de estructurarse como uno verbal. Si la lengua se ordena con las normas de sintaxis, el ceremonial lo hace con las de protocolo, y ste se convierte en el elemento () que define normas usos y costumbres que regulan () y determinan el orden jerrquico. En este sentido conviene aadir que el ceremonial determina la relevancia visual e incluso social del acto, mientras que el protocolo establece las normas para la correcta ordenacin de los elementos que se dan cita en el desarrollo del mismo. La conjuncin de ceremonial y protocolo contribuyen a la creacin de un marco simblico que, a su vez, forma parte del mensaje global que desde la estrategia de comunicacin de la institucin se desea transmitir. En otras palabras, en el desarrollo de un acto institucional tiene tanta importancia los elementos
56

verbales (qu se dice) como los no verbales: qu se hace (ceremonial), quin lo hace, cmo, dnde y cundo (protocolo). A este comentario debe aadirse que, como consecuencia del papel cada vez ms relevante de los medios de comunicacin, las manifestaciones visuales no verbales del acto y la interrelacin entre sus protagonistas adquieren, en ocasiones, mayor importancia que las propias manifestaciones verbales ya que la imagen tomada de un acto es, en realidad, una gran fuente de informacin sobre las jerarquas y las estructuras del poder, el estado de las relaciones entre las distintas instituciones y entidades que participan en l, el respeto al ceremonial, la presencia de los smbolos y el anlisis de los gestos. La afirmacin de W. A. Nielander (1980:266) la verdadera comunicacin no se produce a menos que los receptores comprendan el significado de las palabras en el mensaje puede extenderse a la utilizacin de elementos no verbales, entendiendo que la eleccin de estos elementos est determinada tanto por los pblicos a los que va destinado el mensaje (receptor) como por la intervencin de los medios de comunicacin (canal), as como por el tipo de acto y las circunstancias que rodean a la celebracin del mismo (estado de las relaciones entre las instituciones participantes en el acto o estado de las relaciones entre la institucin y sus pblicos) para que ste sea entendido. Si el acto es una herramienta de la comunicacin institucional con un fin concreto, el protocolo distribuye los papeles a representar
33
Fundamentos del Protocolo en la comunicacin Institucional. Pg. 11
57

por cada actor (quin es quin), marca el ritmo del acto, disea el escenario y escoge los smbolos que, sin necesidad de palabras, aporten significado al marco escnico, todo ello cumpliendo con el marco legal y con los parmetros marcados previamente por el ceremonial (las formalidades). Por lo tanto, es muy importante que la organizacin de un acto se desarrolle desde el punto de vista de la comunicacin global para que todos los elementos (verbales y no verbales) que en l participan contribuyan a la transmisin de un mismo mensaje (coherencia). M Teresa Alvarado34 hace mencin del ceremonial como una potente herramienta de relaciones pblicas polticas35 a lo largo de la historia, y, en concreto, como una tcnica de comunicacin no verbal representativa de poder y grandeza. Llevado este concepto a la actualidad, la autora cita el anlisis de la tipologa de ceremoniales realizado por el profesor Nieto Soria, destacando dos conceptos: el contenido legitimador del ceremonial, segn el cual la utilizacin del ceremonial permite un mayor respaldo legal a una determinada reivindicacin o pretensin de poder y la funcin propagandstica de la ceremonia conjunto de elementos solemnes que()contribuyen y, muchas veces son necesarios para captar solidaridades y que
34
Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg. 237-238
58

pueden contribuir a aportar un respaldo significativo a una determinada accin poltica. En esta misma lnea G. Balandier afirma que la multiplicacin y
36
difusin de los medios de comunicacin de masas han modificado en profundidad el modo de produccin de las imgenes polticas. stas pueden ahora fabricarse en gran nmero, con ocasin, de acontecimientos o circunstancias que ya no tienen por qu presentar un carcter excepcional. Sin embargo, tal y como se ha indicado anteriormente, el ceremonial es el guin del acto, lo que se hace, y este guin determina qu elementos deben utilizarse para que la representacin del acto sea la correcta (protocolo). Por lo tanto, los responsables de comunicacin deben definir previamente si un acto que implica un ceremonial determinado es el ms adecuado para la transmisin de un mensaje concreto y no al revs. Si, como se ha establecido en apartados anteriores, el acto institucional en s mismo no tienen sentido salvo que se le dote de contenido, el ceremonial y el protocolo no tienen ningn sentido si no es complementando a una intencionalidad comunicativa previamente establecida.
35
36
La autora utiliza los trminos relaciones pblicas polticas o propaganda en funcin de los distintos regmenes polticos. A menor nivel de democracia, mayor es el uso de la propaganda. Citado por Fco. Marn Calahorro en Protocolo y Comunicacin. Pg. 33
59

No obstante, el ceremonial y el protocolo van ms all de ser una mera herramienta puesta a disposicin de las relaciones pblicas institucionales puesto que, por s mismos, configuran una disciplina de la comunicacin institucional ms, con unos objetivos propios: el cumplimiento de la normativa vigente en materia de precedencias y smbolos la bandera, el himno- y la correcta representacin de las estructuras del poder del Estado. Teniendo en cuenta los principios de coherencia en el mensaje y en contraposicin a los comentarios mencionados de M Teresa Otero y G. Balandier, el ceremonial es una herramienta de comunicacin pero ste no puede ser modificado en funcin del mensaje a transmitir puesto que el ceremonial en s mismo es un cdigo de comunicacin especfico. Es decir, el ceremonial de un acto no puede modificarse por las necesidades comunicativas de la institucin, sino que en funcin del mensaje que se desee transmitir se determinar el tipo de acto a realizar (el cual implica la aplicacin de un ceremonial determinado). A modo de ejemplo se puede analizar el siguiente caso que, aunque extremo, es muy ilustrativo. Con motivo de la celebracin de la fiesta nacional del 12 de octubre se realiza un desfile militar presidido por la familia real al que asisten las principales autoridades del Estado. Si esa fecha coincide con la presencia en Espaa del Jefe de Estado de un pas extranjero, es impensable
60

que se invite a esa autoridad al desfile puesto que, siendo un invitado de honor, debera ocupar un puesto destacado en la presidencia, lo cual rompera con el sentido del acto y con su ceremonial. Para recibir a un jefe de estado con la dignidad que le corresponde, existen otras frmulas ms apropiadas y dotadas de un ceremonial propio diseado para la ocasin: recepcin por parte del Jefe de Estado, audiencia con el Jefe del Estado y / o cena de gala en su honor con asistencia de las altas autoridades del Estado. En definitiva, dentro del concepto de comunicacin institucional el protocolo disea el acto cuyo guin est determinado por el ceremonial. Previamente, y en funcin del mensaje que se desee transmitir, se habr decidido qu tipo de acto es el ms apropiado (por su sencillez, por su boato, porque la ley lo establece as, por tradicin, etc).
61
3.

3.3. EL PROTOCOLO: TCNICA DE COMUNICACIN INSTITUCIONAL NO VERBAL
Para introducir el anlisis de las herramientas de las que se sirve el protocolo en el desarrollo de los actos institucionales, cabe hacer mencin de Francisco Marn Calahorro37 (2000:34) quien considera que el protocolo ordena en un espacio fsico a quienes han de ocuparlo, en un tiempo determinado y para un uso concreto, jerarquizando personas y cosas. Asimismo considera funcin imprescindible del protocolo: El establecimiento de formalidades, mediante la aplicacin de la legislacin vigente, los usos y las costumbres y las normas internas de las diversas organizaciones. La ordenacin jerrquica de las personas, de los smbolos, del espacio y del tiempo durante el desarrollo de los actos institucionales. La gestin de las comunicaciones generadas por los actos, diseando los espacios que deben ocupar los medios de comunicacin y facilitando su labor para que la imagen que transmitan stos sea la de la fotografa que ms interesa a la institucin. En realidad, el ceremonial de un acto est determinado por los elementos protocolarios que en l se dan cita. Mediante la eleccin de estos elementos la institucin transmite una forma de
37
62

EL PROTOCOLO: TCNICA DE COMUNICACIN INSTITUCIONAL NO VERBAL
hacer, un ceremonial del acto que, como siempre, deber ser coherente con el mensaje global a transmitir. El protocolo no puede permitirse la improvisacin. Cada
elemento, cada espacio, cada tiempo y cada actor tienen una razn de ser. De igual forma, debe evitar la utilizacin de elementos superfluos o que no aporten valor aadido al acto puesto que ello puede interferir en la comprensin del mensaje o desvirtuar la presencia de los elementos que s son imprescindibles. Por ltimo, cabe comentar que el protocolo permite la creacin de imgenes visuales del acto tanto para los asistentes in situ al acto como para la audiencia que va a asistir al acto a travs de los medios de comunicacin. Sin embargo, si bien los asistentes al acto van a presenciarlo en su totalidad siendo, en consecuencia, testigos del desarrollo del mismo, para el caso de la retransmisin del acto a travs de los medios de comunicacin es muy importante establecer espacios y tiempos simblicos que permitan a stos saber cules son los momentos ms destacados del acto para su retransmisin. Es decir, si el acto va a ser un hecho noticiable reducido a unos segundos de imgenes en televisin o a una fotografa en la prensa escrita o digital, esas imgenes deben ser un resumen del acto que englobe la razn de ser del acto, el grado de ceremonial y la definicin de los actores principales Asimismo, con motivo de la celebracin del acto pueden crearse hechos noticiables paralelos que deben ser tenidos en cuenta de cara a la cobertura que del acto hagan los medios de
63

comunicacin puesto que, adems de la fotografa del acto habr inters por obtener imgenes paralelas que tambin resulten destacables para los medios de comunicacin estado de las relaciones entre las instituciones que participan en el acto, gestos de las autoridades, etc.-. Si la organizacin del acto tiene instrucciones para que se facilite la toma de esas imgenes paralelas debe crearse un espacio dentro del conjunto de espacios del desarrollo del acto especfico para tal fin.
64

3.3.1 ORDENACIN JERRQUICA DE PERSONAS En el apartado 2.2. se haca referencia al papel de la autoridad como el referente fsico que el pblico tiene de la institucin. Asimismo se indicaba que mediante la interaccin de las autoridades, la institucin comunica, entre otras, el porqu de su existencia y el lugar que ocupa dentro del conjunto de la sociedad. Es decir, la ordenacin jerrquica de autoridades dentro de un acto institucional, el lugar que ocupa cada una de las autoridades, muestra la relevancia de la institucin a la que representan respecto del resto. La ordenacin de las autoridades de las Instituciones del Estado est regulada por: a) El Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto, que establece el Ordenamiento General de Precedencias del Estado espaol y que regula los actos organizados por la Corona, el Gobierno de la nacin y la Administracin del Estado. 38 b) La normativa propia de las Comunidades Autnomas, que regula los actos organizados por stas39.
38 39
Ver anexo I No todas las Comunidades Autnomas disponen de legislacin al respecto. Las que no la tienen, utilizan el criterio marcado por el Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto. Ver anexo II
65

c) La normativa propia de las Corporaciones Locales que regula la ordenacin de las autoridades locales. d) La normativa interna de las instituciones no contempladas en el Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto. Por ejemplo: el orden de precedencias interno de los Ministerios, el protocolo judicial, el ceremonial del Consejo de Estado e) El reglamento de Honores Militares40. f) La tradicin inveterada que, independientemente de lo estipulado por el Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto o cualquier otra normativa autonmica o local, permite que la ordenacin de determinadas autoridades en actos concretos se haga de forma diferente a la estipulada por la ley debido a los usos y costumbres del lugar. g) Los principios internacionales que rigen las relaciones entre estados (ordenacin especfica de la ONU, ordenacin especfica de la Comunidad Europea, etc.) y que permiten establecer un criterio en la ordenacin de autoridades en actos de mbito internacional. Generalmente, la legislacin protocolaria de las Comunidades Autnomas no contempla la misma ordenacin que da el Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto a las autoridades que representan al Gobierno de la Nacin y stas o no estn contempladas u ocupan un lugar ms alejado de la cabecera.
40
Ver anexo III.
66

A este respecto debe indicarse tambin que el propio
Real
Decreto 2099/83, de 4 de agosto establece una distincin entre los actos que, siendo organizados por la Corona, el Gobierno o la Administracin del Estado, se celebren en: La Villa de Madrid, como capital del Estado (Ttulo II. Art. 10) En el territorio propio de una Comunidad Autnoma (Ttulo II. Art. 12) Este aspecto del Real Decreto es muy importante puesto que la distincin que contempla afecta a la ordenacin de las autoridades de cada comunidad autnoma en relacin a las autoridades de carcter estatal, ubicndolas en puestos ms cercanos a la cabecera cuando los actos tienen lugar en su mbito territorial de actuacin. A modo de ejemplo cabe destacar que el artculo 10 del ttulo II ubica al Presidente del Consejo de Gobierno de las Comunidades Autnomas en el puesto 14, mientras que el artculo 12 ubica al Presidente de la Comunidad donde se celebre el acto en el puesto 10. En sentido contrario a lo que establece la legislacin del Estado, en los decretos de precedencias de las Comunidades Autnomas que tienen legislacin propia no aparece ninguna mencin a las autoridades que representan a la Administracin del Estado. Sin embargo, la tradicin establece que cuando una alta autoridad del Estado acude a un acto organizado por una Comunidad
67

Autnoma, a sta se le suele reservar un puesto de honor o, al menos, destacado. En funcin de las relaciones existentes entre el Gobierno de la Nacin y el Gobierno de la Comunidad Autnoma, la asistencia de altas autoridades del Estado a actos organizados por los Gobiernos de las Comunidades Autnomas ser ms o menos frecuente. Cuando en un acto se dan cita autoridades cuya ordenacin no figura en un mismo orden de precedencias (acto al que asistan autoridades del Estado y autoridades de otros Estados o personalidades no contempladas en ordenacin de autoridades), se puede optar por varias opciones: a) Ubicar a las autoridades en dos grupos distintos. Uno en el que se ordene a las autoridades del Estado, segn la legislacin vigente, y otro en el que se ordene al resto de autoridades segn la ordenacin que las regule. b) Establecer un sistema de peinado que consiste en intercalar a autoridades de distintos grupos, siempre respetando la ordenacin propia de cada grupo. De esta forma, por ejemplo, las autoridades que representan el puesto uno de cada ordenacin se colocaran juntas, las que ocupan el nmero dos a continuacin y as sucesivamente. c) Cuando comparecen en un acto autoridades y
personalidades, no contempladas en la legislacin sobre
68

precedencias, tambin se aplica la tcnica del peinado teniendo en cuenta la relevancia de la personalidad y el motivo que justifica su presencia en el acto (promotor del evento, patrocinador, premiado). d) Por ltimo, tal y como se ha indicado ms arriba, puede darse el caso en el que debido a la tradicin, el acto disponga de un tratamiento propio de la ordenacin de las autoridades. En tal caso, la ubicacin de las autoridades y personalidades cuya contempladas en la ordenacin propia se ceir a sta, mientras que al resto de autoridades y personalidades se les aplicar la ordenacin general que las regule. Adems de la normativa propia del Estado, de las Comunidades Autnomas y de las corporaciones locales, otras disposiciones en materia de ordenacin de autoridades destacables son: Ordenacin de pases de la UE Ordenacin contemplada por la ONU Ordenacin contemplada por instituciones internacionales Ordenacin de las Casas Reales atendiendo a su fecha de establecimiento (antigedad) Ordenacin propia de los actos organizados por la Iglesia Catlica y dems confesiones religiosas. Ordenacin de las representaciones diplomticas en el pas, atendiendo a la fecha de presentacin de credenciales. Ordenacin propia de las Universidades Ordenacin propia de la judicatura Ordenacin propia de las Reales Academias
69

Las Reales Ordenanzas del Ejrcito de Tierra y de la Armada
La presidencia adems de ser el espacio principal del acto, como veremos ms adelante, es tambin el punto de partida de la ordenacin jerrquica de las personas. La asistencia de una autoridad de mximo rango, por ejemplo el Jefe del Estado, obliga a la comparecencia al mismo acto a otras autoridades. De igual modo, cuanto menor es el rango de la principal autoridad asistente a un acto, mayor es su nivel de representacin41. Es decir, si con motivo de la inauguracin de sus nuevas instalaciones acompaando una a empresa ste invita al Jefe ejemplo, del el Estado, ministro asistirn, por
relacionado con la actividad de la empresa o el delegado de gobierno representando al Gobierno de la Nacin, el presidente de la Comunidad Autnoma o un consejero representando al gobierno autonmico, el presidente de la Diputacin Provincial y el alcalde de la ciudad. En cambio, si la principal autoridad invitada es el alcalde de la ciudad ste ser atendido como el invitado de honor (puesto de honor en la presidencia y en las fotografas siempre a la derecha-, firma en el libro de honor, etc.). Aunque existe la norma de que preside el acto quien lo organiza, cuando las diferencias jerrquicas respecto a la autoridad principal son muy grandes, puede haber una cesin de presidencia a la autoridad de mayor rango. Asimismo puede darse el caso de que el anfitrin tenga que ceder puestos a otras autoridades de manera que pierda protagonismo dentro de la
70

presidencia del acto organizado por su propia institucin. Este factor debe ser valorado en trminos de la imagen grfica de la presidencia, puesto que el protagonismo del anfitrin puede verse absorbido por la presencia excesiva de autoridades de mayor rango. Asimismo, existe igualmente la norma no escrita de ceder la presidencia a los miembros de la Familia Real cuando stos acudan a un acto. Un factor importante a tener en cuenta en la ordenacin jerrquica de las personas es que cuanto mayor sean las diferencias de jerarqua entre las autoridades, ms apreciable visualmente ser esa diferencia. En funcin de la finalidad del encuentro y del mensaje que se desee transmitir del mismo, esas diferencias debern cubrirse mediante gestos42 que fabriquen un sentimiento de cercana o bien reforzarse mediante el cumplimiento de un ceremonial riguroso que refuerce las diferencias. En este sentido, cabe hacer referencia al trmino romper el protocolo que consiste en un gesto aparentemente espontneo, dentro del respeto a las normas sociales y a las buenas maneras, que permite acercar a la autoridad con el pblico transmitiendo un mensaje de naturalidad y sencillez. Es decir, son gestos que humanizan a la autoridad y que pueden considerarse parte de una tcnica de relaciones pblicas puesta a disposicin del propio protocolo.
41
Puede ser una explicacin a la ausencia de autoridades de la Administracin del Estado en actos promovidos por las Comunidades Autnomas. 42 Ver apartado 3.1.
71

Elementos a tener en cuenta en la ordenacin jerrquica de personas El orden de precedencias Lugar donde se celebra el acto para aplicar el protocolo adecuado La presidencia La cesin de la presidencia El invitado de honor El recibimiento Los honores militares El protocolo mixto (el peinado) Romper el protocolo como tcnica de acercamiento
72

ORDENACIN JERRQUICA DE PERSONAS
Aplicacin del RD2099/83, de 4 de agosto. N 1 de la ordenacin son Presidente Aznar y Sra. y a cotinuacin se alternan a derecha n 2 (Presidente del Congreso y cnyuge), n 3 (Presidenta del Senado y cnyuge), n4 (Presidente del Tribunal Constitucional y cnyuge), n 5 (Presdiente del Tribunal Constuticional y cnyuge), n 6 y 7 (Vicepresidentes 1 y 2 y cnyuge), a continuacin los Ministros (segn la ordenacin de ministerios), presidentes de las comunidades autnomas, y as sucesivamente.
73

Ordenacin de la Familia Real. N 1: Rey y Reina (forman una unidad), N 2: Prncipe de Asturias, N 3: Infanta Elena y consorte, N 4: Infanta Cristina y consorte.
74

Foto de Familia del Gobierno de la Nacin. N 1 Presidente del Gobierno y en alternancia derecha izquierda se sitan los Ministros segn la antigedad de los Ministerios (ltima revisin de esta ordenacin febrero 1999)
75

Acto promovido por la Corona en una Comunidad Autnoma. En la foto se aprecia que se trata de un acto de pie en la que la ordenacin empieza por el Rey y la Reina como n 1. A continuacin, y aplicando el Art. 12 del Real Decreto 2099/83, de 4 de agosto, para actos organizados por la Corona en territorios de una Comunidad Autnoma, el n 2 corresponde al Presidente de la Comunidad Gallega, donde tiene lugar el acto, y el n 3 a la Ministra de Educacin.
76

Acto organizado por la Administracin del Estado en una Comunidad Autnoma. Acto organizado por el Consejo General del Poder en la Ciudad de la Justicia de Valencia. Ordenacin con alternancia derecha izquierda: N 1 Presidente del CGPJ, N 2 Ministro de Justicia y N 3 President de la Generalitat Valenciana. En este caso, el Presidente de la Comunidad Autnoma cede su puesto al Ministro.
77

Acto especial organizado por el Ayuntamiento de Valencia. Presidencia del Balcn del Ayuntamiento para disparo de una masclet: N 1 Ministro de Trabajo, N 2 Alcaldesa de Valencia (se aplica tcnica de cesin de la presidencia, situndose la anfitriona a la derecha de quien preside) N 3 President de la Generalitat, N 4 Fallera Mayor de Valencia y N 5 Fallera Mayor Infantil de Valencia (tradicin y costumbre). Aunque la Comunidad Valenciana dispone de legislacin propia en materia de protocolo, en la que no se contempla a las autoridades del Estado en los actos organizados en su territorio, el President de la Generalitat pasa al puesto 3 al ceder la anfitriona el puesto 1 al Ministro.
78


Ordenacin Consejo Europeo de Jefes de Estado y de Gobierno. Los pases de la UE estn ordenados por el orden alfabtico de sus nombres en ingls. El pas que preside el semestre es el n1 y anfitrin (en esta caso representado por el Jefe de Estado). En la ordenacin prevalece el cargo de la autoridad asistente al acto, de manera que, independientemente del orden alfabtico, un jefe de Estado siempre precede a un Primer Ministro. Adems del Presidente de Turno de la Comunidad, en orden jerrquico le siguen el Presidente del Parlamento Europeo y el Presidente de la Comisin Europea. La ordenacin que se muestra en esta fotografa es de alternancia derecha-izquierda, aunque se haya numero de izquierda a derecha).
79

SS.MM. los Reyes y S.A.R. el Prncipe de Asturias con los asistentes a la Sesin del Consejo Europeo. (Real Alczar. Sevilla, 21 de junio de 2002) En primera fila, y de izquierda a derecha, aparecen: los primeros ministros de Italia (1) y de Dinamarca (2); el presidente de la Comisin Europea (3); los presidentes de Finlandia (4), y de Francia (5); SS.MM. los Reyes y S.A.R. el Prncipe de Asturias; los presidentes del Gobierno espaol(6) y del Parlamento Europeo (7); y los primeros ministros de Grecia(8), y de Irlanda (9).En segunda fila, de izquierda a derecha, aparecen el representante permanente de la Unin Europea para la Poltica Exterior, Seguridad y Defensa Comn(10); los primeros ministros de Suecia(11) y de Portugal (12); el canciller de Alemania (13); los primeros ministros del Reino Unido (14); de los Pases Bajos (15), y de Luxemburgo(16); el canciller de Austria (17); el primer ministro de Blgica (18),y el ministro de Asuntos Exteriores espaol (19).
80

Tcnica de Protocolo Mixto. Solemne Funeral de la Condesa de Barcelona. Enero 2000. Aplicacin de la tcnica de protocolo mixto mediante la ubicacin de autoridades en dos espacios distintos. A la izquierda de la fotografa se ha colocado a las autoridades del Estado, aplicando el RD200/83, de 4 de agosto. A la derecha de la fotografa estn ordenados los representantes de las Casas Reales y los jefes de Estado y de Gobierno presentes en el acto.
81

ORDENACIN JERRQUICA DE PERSONAS:
Romper el protocolo: Visita del Presidente Bush a las tropas destadas en Irak con motivo de la celebracin del Da de Accin de Gracias. Por su rango de Presidente de Estados Unido, el presidente Bush ostenta el cargo Comandante en Jefe de las Fuerzas Armadas de los EEUU. Al inicio del almuerzo con la tropa, el presidente posa con una bandeja con el tpico pavo de Accin de Gracias, dando a entender que va a servirlo entre la tropa, como si de su familia se tratara.
82

3.3.2 ORDENACIN JERRQUICA DE LOS SMBOLOS Si se parte de la definicin de smbolo como representacin sensorialmente perceptible de una realidad, en virtud de rasgos que se asocian con sta por una convencin socialmente aceptada43 entonces necesariamente debe aplicarse este trmino a todos los elementos utilizados por el protocolo. Tal y como se viene exponiendo en el presente trabajo, la eleccin de elementos por parte del protocolo no es casual sino que es fruto de la necesidad de complementar mediante un discurso icnico el mensaje que la institucin a travs del ceremonial desea comunicar. Por tanto puede afirmarse que el lenguaje protocolario es un tipo de lenguaje simblico en el que tanto las presencias como las ausencias de elementos son elegidas de forma consciente para comunicar. Sin embargo, en este apartado se utiliza el trmino smbolo para describir a los objetos que son utilizados por el ceremonial para vestir de oficialidad un acto, ms all del carcter oficial que imprime a un acto la asistencia de autoridades y su organizacin por parte de una institucin. En este sentido, existe el concepto Smbolos del Estado en el que se incluye: la Bandera de Espaa (y sus variantes: estandarte, guin, insignia y distintivo) el Escudo de Espaa y el Himno Nacional. La utilizacin de estos smbolos est regulada por ley44 y su uso queda limitado al mbito
www.drae.es Ver anexo IV: - Ley 37/81 de 28 de octubre, sobre la Bandera Nacional; - Ley 33/81, de 5 de octubre, que describe el Escudo de Espaa y Real Decreto 2964/81, de 18 de diciembre, por el que se hace pblico el modelo oficial del Escudo de Espaa; - Real Decreto 1560/1997, de 10 de octubre, por el que se regula el Himno Nacional.
43 44
83

estrictamente oficial, al igual que el de los smbolos de las Comunidades Autnomas y de las Corporaciones Locales, que estn tambin regulados por legislacin propia. Banderas: uso y ordenacin La colocacin de la bandera de Espaa en un acto oficial no debe considerarse como parte del decorado sino que su presencia: Simboliza la soberana de la nacin Es signo de independencia y unidad Representa los valores recogidos en la Constitucin
Asimismo, representando al territorio, al mbito de actuacin o a las autoridades que participan en un acto, junto a la bandera de Espaa tambin pueden aparecer: La bandera de la Comunidad Autnoma45 La bandera de la corporacin local46 La bandera de la Comunidad Europea
Los principios de ordenacin de banderas establecidos por la legislacin referente al uso de la bandera son los siguientes: La bandera de Espaa debe ondear en lugar preferente en el exterior de todos los edificios de la Administracin central,
45
Uso regulado por los Estatutos de cada Comunidad Autnoma y desarrollado, en algunos casos, mediante leyes aprobadas por sus parlamentos. Uso regulado por normativa propia.
46
84

autonmica, provincial y local del Estado, y debe ocupar lugar preferente en el interior de los mismos. Es la nica bandera que puede ondear en las sedes de los rganos constitucionales del Estado, en la de los rganos centrales de la Administracin del Estado, en los edificios y acuartelamientos militares y cualquier otro establecimiento de las Fuerzas Armadas y de las Fuerzas de Seguridad del Estado. La bandera de Espaa debe ondear en las sedes de las misiones diplomticas y oficinas consulares del Estado en el extranjero, en las residencias de los Jefes de las misiones y en los medios de transporte oficiales. En los edificios de la Administracin autonmica la bandera de Espaa ondear junto con la de la Comunidad Autnoma, ocupando la primera el lado de la derecha. En los edificios de la Administracin provincial y local la bandera de Espaa ondear junto con la de la Corporacin Provincial o Local y con la de la Comunidad Autnoma. En este caso, la bandera de Espaa se situar en el centro, a su derecha la bandera de la Comunidad y a su izquierda la de la corporacin. Cuando la bandera de Espaa deba formar ondear en actos promovidos por instituciones internacionales de las que forma parte, sta se colocar junto a la del resto de estados siguiendo la normativa propia de cada institucin.
85

La bandera de Espaa, y por extensin cualquiera de las banderas oficiales, nunca ondearn junto a banderas corporativas de entidades privadas (se puede utilizar la frmula de dos lneas de banderas: las oficiales a un lado y la de la entidad privada al otro lado). Asimismo, tampoco ondearn en el exterior de las sedes u oficinas de entidades privadas, quedando su uso restringido al interior de las mismas y respetando el punto anterior.
La ordenacin de las banderas de las Comunidades Autnomas entre ellas est determinada por el criterio de la fecha de publicacin de los Estatutos de Autonoma de cada comunidad en el Boletn Oficial del Estado. Cuando en un acto deban ondear juntas se colocar en el puesto n 1 la Bandera de Espaa, seguida de la bandera de la Comunidad donde se celebra el acto y, a continuacin, el resto de banderas de las comunidades segn el criterio comentado. Las banderas locales se colocan siempre a continuacin de las de la Comunidad Autnoma. No existe normativa respecto a la ordenacin de banderas locales entre ellas. Si sta situacin se diera en un acto celebrado en su Comunidad Autnoma, el criterio de ordenacin que suele aplicarse es, a continuacin de la bandera autonmica, la bandera de la capital y a continuacin el resto de banderas locales en funcin del nmero de habitantes. El luto oficial se representa de forma simblica mediante disposicin del Consejo de Ministros ordenando que las banderas
86

de Espaa, de la Comunidad Autnoma y local ondeen a media asta. Cuando el luto oficial ha sido dispuesto por las autoridades autonmicas o locales, ste slo afecta a las banderas de su competencia (las disposiciones autonmicas tambin afectan a los smbolos locales en este caso) pero no a la bandera de la nacin, sobre la cual slo puede disponer el Consejo de Ministros. Por ltimo, en cuanto al uso de la bandera de la Unin Europea no existe legislacin al respecto, aunque s recomendaciones por parte de la Comisin Europea, la cual adopt su uso 1985, siendo izada por primera vez en 1986. sta debe ondear en las fronteras exteriores del territorio de la Unin y en los edificios pblicos de sus instituciones. Asimismo, los das 25 de marzo (aniversario firma Tratado de Roma) y 9 de Mayo (Da de Europa) debe ondear igualmente tambin en los edificios pblicos de los estados miembro, aunque no existe ninguna indicacin respecto a la obligatoriedad de su colocacin en los edificios pblicos durante el resto del ao. Por lo que respecta a su colocacin: 1. Cuando ondee junto a la bandera de Espaa, la bandera de la UE se situar en el puesto n 2. 2. Cuando ondee junto a la bandera de Espaa y a la bandera de una Comunidad Autnoma, la bandera de la UE se situar en el puesto n 3. 3. Cuando ondee junto a la bandera de Espaa, la bandera de una Comunidad Autnoma y la de la ciudad, la bandera de la UE se situar en el puesto n 4.
87

Cuando se celebre un acto, tanto en la capital del Estado como en una Comunidad Autnoma, a la que asista una autoridad de un pas extranjero como invitado de honor, o que ocupe un puesto destacado, como muestra de cortesa suele ubicarse de la siguiente forma: 1. Si la bandera invitada ondea solamente junto a la bandera de Espaa, sta puede colocarse a la derecha de la espaola o, bien, establecer una colocacin impar de forma que la bandera Espaa. 2. Si se trata de un pas de la Unin Europea se puede utilizar la siguiente frmula al tratarse de una ordenacin impar: en el centro la bandera espaola, a su derecha la del pas, y a la izquierda la europea. 3. Si la bandera del pas extranjero ondea junto a la de Espaa y a la de la Comunidad Autnoma, utilizando el criterio de cortesa mencionado, se situara en el centro a la bandera de Espaa, a su derecha la bandera del pas y a su izquierda la de la Comunidad Autnoma (sta cedera el puesto n 2 y pasara al n 3). El Himno Nacional El himno se interpreta en actos oficiales promovidos por autoridades que tengan derecho a su interpretacin, segn la normativa vigente, en actos oficiales a las que stas asistan y con
88
del
pas
extranjero
se
site
en
el
centro,
acompaada a derecha e izquierda por la bandera de

motivo de visitas oficiales de altas autoridades otros estados. A la interpretacin del Himno, conforme a la tradicin, se asiste de pie como actitud de respeto. El Himno puede interpretarse en sus dos versiones (completa o abreviada). La interpretacin completa del Himno se realiza: En actos de Homenaje a la Bandera. En actos oficiales a los que asisten SSMM los Reyes de Espaa (tanto juntos como por separado). En actos previstos por el Reglamento de Honores Militares47.
La versin abreviada del Himno se interpreta: En actos oficiales a los que asistan S.A.R. el Prncipe de Asturias y/o la Princesa de Asturias y SS.AA.RR. los Infantes de Espaa. En actos oficiales a los que asista el Presidente del Gobierno. En actos de cualquier naturaleza (deportivos, sociales,
artsticos, etc.) en los que haya una representacin oficial del Estado. En actos previstos por el Reglamento de Honores Militares48.
47
Ver anexo III
89

Adems del Himno Nacional, en la celebracin de un acto se debe tener en cuenta la interpretacin de los siguientes himnos: El de las Comunidades Autnomas. El de las corporaciones locales que lo tengan. El de la UE (limitado a ceremonias solemnes de carcter europeo). El de los estados de las autoridades que visitan Espaa o alguna de sus comunidades autnomas. La normativa que regula el uso del Himno Nacional tambin hace referencia a su ordenacin cuando ste debe interpretarse junto con alguno de los anteriormente mencionados: En actos celebrados en una Comunidad Autnoma o una ciudad, al inicio de la ceremonia se interpretan los himnos segn el siguiente orden: 1. 2. 3. Himno de Espaa Himno de la Comunidad Autnoma Himno de la ciudad (si lo tuviera)
Al finalizar la ceremonia, la interpretacin se realizar a la inversa, cerrando el orden de interpretaciones el Himno de Espaa. En actos en los que, adems, deba interpretarse un himno extranjero, ste se interpretar en primer lugar al inicio de la ceremonia y el ltimo en la clausura de la misma.
90

Los Honores Militares Los honores militares se rinden en actos y ceremonias oficiales. Las Fuerzas Armadas, en nombre de los poderes del Estado y representando a la nacin, son las encargadas de rendir los honores. Se rinden honores a: La Bandera de Espaa. SS. MM. los Reyes. / S.A.R. el Prncipe de Asturias. / SS.AA.RR. los Infantes de Espaa. Las autoridades que representan a los poderes del Estado, definidos en la Constitucin: - Presidente de Gobierno Presidente del Congreso Presidente del Senado Presidente del CGPJ
Autoridades civiles determinadas en el Reglamento de Honores Militares48: Vicepresidentes del Gobierno Ministros del Gobierno Ministro de Defensa
Autoridades militares determinadas en el Reglamento de Honores Militares49.
48
Ver anexo III
91

Autoridades extranjeras: Jefes de Estado Presidentes de Gobierno Ministros de Defensa Autoridades Militares Representantes Diplomticos / Jefes de Representacin Diplomtica Cnsules Espaoles en el extranjero
Los espacios con valor simblico En este apartado tambin se incluye el decorado general del acto en tanto que lugar en el que se celebra. Fruto de la costumbre y de las normas de cortesa suelen existir espacios recurrentes para la celebracin de un mismo acto. A modo de ejemplo se puede citar la visita de un jefe de estado a Espaa. El invitado es alojado en el Palacio del Pardo, donde el Rey lo recibe y se le rinden los Honores Militares que le correspondan por su rango. Posteriormente el Rey lo recibe en audiencia en el Palacio de la Zarzuela (sede de la Jefatura del Estado). El Presidente de Gobierno lo reciben en audencia en el Palacio de la Moncloa (sede de la Presidencia del Gobierno).
92

El Presidente de una Comunidad Autnoma lo recibe en las sede del Gobierno de la Comunidad. El Alcalde de una ciudad lo recibe en el saln de honor de la sede de la Alcalda. El invitado ofrece una cena o un almuerzo en honor a su anfitrin (el Jefe del Estado) en el Palacio del Pardo (su residencia oficial durante la visita). El Rey ofrece una cena de gala en el Palacio Real (lugar de recepcin pblica utilizado por el Jefe del Estado) en honor del invitado, a la que asisten las altas autoridades del Estado.
En este caso, los espacios en los que se desarrollan los distintos actos adquieren un carcter simblico puesto que no se trata de espacios neutros o creados artificialmente sino que cada uno de ellos representa a la institucin que ejerce de anfitriona o de invitada. Recompensas: Las Distinciones y Condecoraciones Las recompensas son una muestra de reconocimiento que concede el Rey, el Estado, las Comunidades Autnomas, los Ayuntamientos y entidades privadas a una persona fsica o jurdica o a una familia o linaje (siempre existir un descendiente del recompensado que ostentar la titularidad). En funcin de la labor que se recompensa, stas pueden ser:
93

1.
Mritos. Se conceden por aportaciones realizadas en beneficio del conjunto de la sociedad: prestacin de servicios al Estado, investigaciones cientficas, labores de beneficencia, desarrollo de actividades industriales, etc.
2.
Servicios Cualificados. Se conceden por servicios prestados al Estado, independientemente de que el premiado est relacionado con la Administracin o no.
3.
Circunstancias. cortesa, etc.).
Se reconoce una situacin especial del
premiado (distinciones nobiliarias, condecoraciones de
En funcin de quien otorga la recompensa, se establece la siguiente clasificacin: 1. Recompensas otorgadas por el Rey: - Ttulos nobiliarios (comportan el uso de una condecoracin y tratamiento). En la actualidad existen los siguientes ttulos: Barn, Vizconde, Conde, Marqus y Duque49. 2. Recompensas del Estado: - Recompensas civiles: ingreso en rdenes civiles (comportan uso de condecoracin y tratamiento) y medallas - Recompensas militares: recompensas en tiempo de guerra y de paz 3. Recompensas de las Comunidades Autnomas:
49
En relacin a los ttulos nobiliarios debe hacerse mencin asimismo de la Grandeza de Espaa, creada por Carlos I para distinguir entre nobles titulados y Grandes. La Real Orden de 21 de julio de 1915 aprueba los estatutos de la Grandeza, regula quien pertenece a ella y establece la publicacin de un anuario con sus miembros.
94

- Medallas - Otras distinciones honorficas 4. Recompensas de las Entidades locales: - Medallas - Otras distinciones y nombramientos honorficos: hijo predilecto, hijo adoptivo, etc.
95

CONDECORACIONES DEL ESTADO50 RDENES CIVILES MEDALLAS CIVILES

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. ORDEN DEL TOISN DE ORO51 ORDEN DE CARLOS III ORDEN DE ISABEL LA CATLICA ORDEN DEL MRITO CIVIL ORDEN DE ALFONSO X EL SABIO ORDEN CIVIL DE SANIDAD ORDEN DE LA CRUZ DE SAN RAIMUNDO DE PEAFORT ORDEN DE CISNEROS ORDEN DEL MRITO POSTAL ORDEN DEL MRITO DE TELECOMUNICACIN ORDEN DEL MRITO DE LA GUARDIA CIVIL ORDEN DEL MRITO DEPORTIVO ORDEN DEL MRITO AGRARIO, PESQUERO Y ALIMENTARIO ORDEN DE LA SOLIDARIDAD SOCIAL ORDEN DEL MRITO CONSTITUCIONAL
CONDECORACIONES DE LAS CCAA Y LA ADMINISTRACIN LOCAL

ESTN REGULADAS POR LEGISLACIN PROPIA EN EL CASO DE LAS CCAA EXISTEN DOS CASOS: 1. LAS CCAA HAN CREADO CONDECORACIONES PARECIDAS
A LAS CONCEDIDAS EN EL RGIMEN ANTERIOR POR LAS
MEDALLAS GRUPO 152(mismos honores que orden civil)

1. 2. 3. MEDALLA AL TRABAJO MEDALLA AL MRITO EN EL SEGURO MEDALLA AL MRITO PENITENCIARIO
MEDALLAS GRUPO 2
1. 2. 3. MEDALLA PLUS ULTRA MEDALLA AL MRITO TURSTICO
MEDALLA AL MRITO EN LAS BELLAS ARTES MEDALLA AL MRITO EN LA SEGURIDAD VIAL
DIPUTACIONES PROVINCIALES 2. LAS CCAA HAN CREADO CONDECORACIONES PARECIDAS

A LAS CONCEDIDAS POR EL
4.
1. 2. 3. 4.
ESTADO Y OTRAS ANLOGAS A
MEDALLAS GRUPO 353

MEDALLA AL MRITO POLICIAL MEDALLA AL HONOR DE LA EMIGRACIN MEDALLA AL MRITO DE LA PROTECCIN CIVIL MEDALLA AL MRITO DEL PLAN NACIONAL SOBRE DROGAS -
LAS DE LAS CORPORACIONES LOCALES (HIJO PREDILECTO, HIJO ADOPTIVO, ALTA DISTINCIN, ETC.)
LA CONCESIN DE DISTINCIONES POR PARTE DE LA ADMINISTRACIN LOCAL EST REGULADA POR EL REGLAMENTO
DE ORGANIZACIN DE ENTIDADES LOCALES Y POR LEGISLACIN ESTABLECIDA POR LAS COMUNIDADES AUTNOMAS.
MEDALLAS GRUPO 4
1. 2. 3. 4. MEDALLA AL MRITO DEL AHORRO MEDALLA AL MRITO FILATLICO MEDALLA AL MRITO DE LA RADIOAFICIN MEDALLA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
50 51 52
Ordenadas por fecha de creacin Mxima condecoracin espaola Grupo 1 y 2:Concesin regulada por Real Decreto. Grupo 3: Concesin regulada por Orden Ministerial. Grupo 4: Otorgada por cargo inferior a Ministro.
96

Elementos a tener en cuenta en la ordenacin jerrquica de los smbolos La bandera El himno El escudo Los Honores Militares Los tratamientos El espacio simblico Las distinciones y condecoraciones
97

ORDENACIN JERRQUICA DE LOS SMBOLOS
Bandera de Espaa
Escudo de Espaa
Escudo de la Casa Real
Bandera de la UE
98


Orden Banderas CCAA: 1. Pas Vasco 2. Catalua 3. Galicia 4. Andaluca 5. Principado de Asturias 6. Cantabria 7. La Rioja 8. Regin de Murcia 9. Comunidad Valenciana 10. Aragn 11. Castilla-La Mancha 12. Canarias 13. Comunidad Foral de Navarra 14. Extremadura 15. Baleares 16. Comunidad de Madrid 17. Castila y Len 18. Ciudad de Ceuta 19. Ciudad de Melilla
99

Palau de la Generalitat: bandera Espaa en puesto de honor a la derecha de la de Catalua
Comunidad Autnoma de Madrid: bandera Espaa en puesto de honor a la derecha de la de Madrid
100


Ordenacin banderas Unin Europea (ordenadas alfabticamente en la lengua del pas de origen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Europa Belgique Danmark Deutschland Hellas Espaa France Ireland Italia Luxembourg Nederland Osterreich Portugal Suomi Sverige United Kingdom
101
La ordenacin empieza por el pas que ostenta la Presidencia del semestre (n 1) y contina con el pas que le sigue en orden alfabtico.

Honores militares a Presidente de Gobierno
Honores militares a jefe de estado De Brasil
Honores militares a Prncipe de Asturias

102

Encuentro de la Diputacin Permanente de laGrandeza de Espaacon SSMM los Reyes y SAR el Prncipe Felipe y su prometida
Concesin de la Medalla del Mrito a la Cultura del Ayuntamiento de Barcelona

Imposicin Gran Cruz de Alfonso X el Sabio
Insignia del Toisn de Oro (medalla)
103

3.3.3 ORDENACIN JERRQUICA DEL ESPACIO Al describir el concepto proxmica en el apartado de definicin de la comunicacin no verbal se ha apuntado, como una de sus caractersticas, la representacin de jerarquas entre las personas en funcin de la distribucin del espacio. Si bien anteriormente ya se ha descrito la ordenacin jerrquica de personas, entre ellas, en este apartado se hace referencia al espacio ocupado por esas personas en el conjunto del escenario del acto. Durante el desarrollo del acto, independientemente del tipo de ceremonial que se aplique, se pueden establecer diversos espacios en los que ubicar a los distintos actores y smbolos. El recibimiento En primer lugar se encuentra el recibimiento, en el que debe quedar bien definido quien recibe y quien es recibido. La frmula habitual es que las autoridades principales de rango inferior, ordenadas entre ellas, formen una fila de recibimiento para saludar a la autoridad invitada y de rango superior. Tambin pueden existir dos filas de recibimiento para no mezclar participantes no autoridades y autoridades. En ese caso, las autoridad invitada de honor ser recibida en el exterior del lugar en el que se vaya a desarrollar el acto por las autoridades y, en el
104

interior, habr una segunda fila de recibimiento en la que, si por ejemplo se trata de la inauguracin de una entidad privada, se encontrar el anfitrin y los principales representantes del consejo de administracin. El establecimiento de una doble fila de recibimiento no slo atiende a criterios de separacin entre autoridades y no autoridades sino que tambin tiene un valor simblico. Continuando con el ejemplo de la inauguracin de una entidad privada, las autoridades dan la bienvenida a la autoridad de mayor rango a su comunidad autnoma, a su provincia o a su ciudad, es decir, a su mbito de actuacin. Los representantes de la entidad privada saludan a la autoridad en el interior porque estn dando la bienvenida a su casa, es decir, a su mbito de actuacin que se limita al interior de las instalaciones. La ubicacin de la presidencia En cuanto a la presidencia de un acto, debe ser fcilmente detectada de forma visual. Para ello se utilizan diversos sistemas. Una forma de determinar el espacio a ocupar por la presidencia es mediante la utilizacin de banderas, escudos, logotipos o cualquier smbolo que indique que ese espacio es diferente al resto.
105

La ubicacin de la presidencia de un acto no tiene porque ser el espacio principal de desarrollo del mismo. Imagnese un concierto conmemorativo presidido por SM la Reina. El espacio principal de desarrollo del acto, el concierto, es el escenario del teatro donde est ubicada la orquesta, mientras que la presidencia del acto, el puesto de honor, ser el palco ocupado por la Reina y las autoridades que la acompaen. La presidencia de mesas Cuando la presidencia se ubica en una mesa (conferencia, encuentro de delegaciones, negociaciones, banquetes), la ubicacin de sta estar determinada por el tipo de mesa elegida y la distribucin de los miembros que en ella se sitan (presidencia inglesa, presidencia francesa). Debe tenerse en cuenta que en cada caso la mesa se elige en funcin del motivo que origina el encuentro y que la presidencia se adapta a esas circunstancias. Es decir, la ubicacin y la decoracin de una mesa es una forma grfica de mostrar el tipo y talante del encuentro: Mesa etc) Desayuno / Almuerzo de trabajo. Desayuno / Almuerzo de cortesa. presidencial frente a un auditorio (conferencia,
inauguracin de un congreso, presentacin de un proyecto,
106

Reunin de trabajo entre representantes de dos delegaciones. Reunin de trabajo entre representantes con una parte mediadora. Negociacin. Banquete (cortesa).
En funcin del tipo de mesa seleccionada para el acto, se determinar el tipo de presidencia: 1. Presidencia de mesa ubicada frente a auditorio. Compuesta por organizador del acto, invitado de honor y primeras autoridades. En este tipo de mesa, que suele ser rectangular, quedando los laterales libres, se ubica un nmero impar de personalidades para que quede claro quien ocupa el puesto n 1 y a su izquierda y derecha quede el mismo nmero de personalidades. stas se ordenan mediante alternancia presidencia. a derecha / izquierda de la autoridad que preside la
Mesa Presidencial
107

2. Presidencia francesa. Este tipo de presidencia nunca se da frente a un auditorio, puesto que las personalidades ubicadas en uno de los lados daran la espalda al pblico. Por tanto slo se utiliza en encuentros entre delegaciones, negociaciones, almuerzos de trabajo y cortesa, etc. Este tipo de mesa permite que haya una nica presidencia o dos presidencia. Cuando se trata de dos, las presidencias (n 1 y n 2) se sientan frente a frente en el centro de la mesa. El resto de asistentes se ubican de mayor a menor rango a derecha e izquierda de las dos presidencias, prevaleciendo la derecha sobre la izquierda. Cuando se trata de negociaciones entre delegaciones, los miembros de cada delegacin se sitan a un lado de la mesa a izquierda y derecha de su mximo representante (que se ubica en el centro presidiendo su delegacin). Cuando es otro tipo de encuentro, stos se ubican a ambos lados de la mesa, respetando las presidencias, y utilizando los sistemas cartesiano o de reloj (se vern ms adelante). Caractersticas de la presidencia francesa: Facilita la conversacin entre las dos presidencias al estar una frente a la otra. La conversacin principal se desarrolla en el centro de la mesa, alrededor de las presidencias, donde se encuentran las personas ms relevantes.
108

Cuando se trata de una presidencia nica, la personalidad n 1 centra la conversacin.
1 Presidencia nica 1 Doble presidencia 2
3. Presidencia inglesa. Este tipo de presidencia nunca se da frente a un auditorio, puesto que implica la existencia de dos presidencias ubicadas una frente a la otra en los extremos de la mesa. La personalidad que ocupa la presidencia 1 (generalmente el anfitrin) nunca debe dar la espalda a la entrada principal al saln. Caractersticas de la presidencia inglesa: Se producen dos focos de conversacin al haber dos presidencias alejadas una de otra. Los invitados de menor rango se sitan en el centro de la mesa, puesto que los de mayor rango quedan alrededor de las dos presidencias. Este tipo de presidencia no es el ptimo para los casos en los que la presidencia 2 es el invitado de honor, puesto que ste y
109

el anfitrin quedan muy alejados. Tampoco es recomendable para encuentros entre delegaciones y negociaciones, puesto que la conversacin se diversifica. Es la ms apropiada para un almuerzo o una cena con pocos comensales.
Doble presidencia
Una vez definidas las ubicaciones de las presidencias en las mesas, a continuacin se comentan los sistemas ms habituales de ubicacin de asistentes, comensales, etc. alrededor de la mesa. 1. Sistema de negociacin. Cuando se realiza el encuentro de dos delegaciones (empresariales, polticas, etc.) para la discusin de un tema o su negociacin, cada delegacin, encabezada por su principal representante (presidencia francesa) se colocan a cada lado de la mesa. Lo habitual es que la ordenacin se haga de forma que cada delegado quede sentado frente a su homlogo de la parte contraria.
Delegacin 1 8 8 6 4 2 1 3 5 7 9 9
Doble presidencia 6 4 2 1 3 5 7 Delegacin 2
110

2. Sistema cartesiano (de aspas o equis). Este sistema suele utilizarse en almuerzos o cenas y es el ms efectivo si interesa mantener la alternancia caballeros y seoras (actos con acompaantes). La situacin ptima es una doble presidencia con el anfitrin (n 1) y la consorte del invitado de honor (n 1) o viceversa. Sin embargo, en funcin del nmero de invitados y para evitar que las seoras cierren los extremos de las mesas, se puede optar por otras alternativas: doble presidencia con anfitrin e invitado de honor, doble presidencia con anfitriona y consorte del invitado de honor, etc.
H 14 M H 10 6 M 2 H 1 M 4 H 8 M H 12 16
17 13 H M
9 H
5 M
1 3 H M
7 H
11 15 M H
M 4 H 1 2 M
H 8
M H M H M 12 16 18 15 11
H 7
M 3
1 H
6 H 10 14 19 17 M H M H 13 M 9 H 5 M
3. Sistema del reloj. Este sistema consiste en la ubicacin de los comensales alrededor de la doble presidencia siguiendo el sentido de las agujas del reloj. Se utiliza cuando la diferencia de rango entre el anfitrin (presidencia 1) y el invitado de honor (presidencia 1), lo que permite que el primero est rodeado por los comensales 2 y 3 (siguen directamente a 1 en rango) y el invitado de honor por los comensales 3 y 4 (siguen en rango a 2 y 3). En este sistema, dado que prima el rango
111

sobre el sexo, suele utilizarse en mesas en las que no hay acompaantes.
14
10
1
1
11 15
17 13
12 16
11 15 18 16 12
1
2 6 10 14 19 17 13 9 5
En funcin del tipo de acto (frente a auditorio, reunin de trabajo o almuerzo de cortesa), el nmero de asistentes (o comensales), los objetivos del mismo (negociacin, cortesa) y el nmero de presidencias se elegir un tipo u otro de mesa. Los ms utilizados habitualmente son los siguientes: Mesa rectangular Mesa ovalada Mesa imperial Mesa redonda Mesa cuadrada Mesa en forma de U Mesa en forma de T Mesa en forma de herradura
112

En cuanto a las mesas en un banquete, la ubicacin de la presidencia estar determinada por distintos factores: nmero de mesas, diferencias jerrquicas muy evidentes entre miembros de la presidencia y resto de comensales o proximidad jerrquica entre la presidencia y el resto de comensales, intervenciones durante el encuentro, etc. Dependiendo de todos estos factores, la distribucin de mesas en un banquete puede ser la siguiente: 1. Distribucin clsica. Est compuesta por una mesa
presidencial rectangular (slo permite una presidencia) y frente a sta se sitan las mesas del resto de comensales, redondas o rectangulares. La persona que presida cada mesa estar situada en la zona desde la que mejor se vea la presidencia (se deja frente a esta persona un pequeos espacio vaco llamado espacio de respeto). 2. Distribucin moderna. La mesa presidencial ser redonda (slo permite una presidencia) al igual que las mesas del resto de los comensales, pero ms grande y ubicada al fondo del saln, dejando libre la zona central de sta, para que nadie d la espalda al resto de mesas. Frente a sta se ubicarn el resto de mesas, colocando las presidencias de cada una de la forma descrita en el caso anterior. 3. Distribucin en estrella. La mesa presidencial es redonda y se sita en el centro de la sala, rodeada por el resto de mesas. Esta distribucin no permite una presidencia nica,
113

puesto que al estar en el centro, esta mesa no tiene espacio de respeto. Por tanto se utilizar con doble presidencia o cudruple. 4. Distribucin mixta. Esta distribucin se compone de una mesa presidencial rectangular y una segunda mesa de honor en la que se ubica una alta autoridad de la institucin anfitriona y el resto de comensales que no han tenido cabida en la mesa presidencial pero a los que se quiere ubicar en un lugar de honor. El resto de mesas se colocarn como en el caso de la distribucin clsica.
Distribucin clsica
P
8 6 4 2 1 3 5 7 9
7 5 3
9 8
7
1
2 4
7 5 3
8
7 5 3
5
4
2
114
2
1
6 4

Distribucin moderna 7 5 3 1 2
7 5 3
P
8 6 4 2 1 3 5 7 9
6 8 4 2
3
4
9
8 6
4
7 5 3
5
2 4
8 6
5 3
6 4
6 4
9
1
2
7
1
2
8
1
3
2
7 7 9
11 3
8
7
7
5 5
P
12
5 3
1
9 8 6
5 3 7
7 10
9 8
8
2 4
6 3
1
115
6
8 6
3
7
9
6 4
1
1
2
5
5 3
3 3
2 2 2
9
8 8
4 4 4
4
8 8 6
5 5
3 3
2 2 2
6 6
6 6 6
Distribucin de estrella
1
2 4
10
2
1
6
3
2
1
3 3 5 7 7 9
6 6
5 5 3 2 4 4 4 7 7 9 9

Elementos a tener en cuenta en la ordenacin jerrquica del espacio El recibimiento La presidencia: ubicacin de la presidencia Las mesas: distribucin y presidencias
116

ORDENACIN JERRQUICA DEL ESPACIO
Plano distribucin escenario Entrega Premios Prncipe de Asturias 2003
Encabezamiento acto inauguracin carretera en Comunidad de Madrid
Escenario colocacin 1 piedra
Imagen escenario Premios Prncipe de Asturias 2003

117

Presidencia viaje inaugural lnea Ave Madrid-LLeida
InauguracinMuseo Nacional del Teatro Encabezamiento visita inauguracin fbrica

118

Sesin conmemorativa del XXV aniversario de la Constitucin en el Congreso. Preside el Rey (a su izquierda alineada la Familia Real y a su derecha la Presidenta del Congreso)
Consortes de SSAA RR las Infantas de Espaa y prometida de SAR el Prncipe de Asturias presiden palco de invitados durante celebracin del acto
119

Familia real dispuesta para saludo a sus invitados en recepcin de la Pascua Miliar
Conseller de la Generalitat Valenciana (anfitrin) recibe a grupo de cnsules a su llegada a un acto en la Conselleria de Territorio y Vivienda SSMM los Reyes son recibidos por novio y madrina (consorte anfitrin) a su llegada a boda hija Presidente Aznar
Familia real recibida por Mesa del Congreso a su llegada a acto celebracin XXV aniversario Constitucin
120

Ejemplos mesas presidenciales acto frente auditorio (obsrvense las presidencias impares)
121

Vista saln Palacio Real preparado para un banquete de Gala (mesa imperial con extremos cerrados)
Vista distribucin moderna saln de banquete

122

Mesa en U presidencia al fondo ocupando puesto n 1 SM la Reina.

123

Deasayuno de trabajo Espaa-Lituania. Mesa presidencia francesa con dos delegaciones Mesa de reunin del Consejo de Ministros. Mesa imperial con presidencia inglesa (al fondo)
Desayuno de cortesa ofrecido Por Ministra AAEE a representantes Consulares en Espaa (presidencia francesa unipersonal)
124

3.3.4 ORDENACIN JERRQUICA DEL TIEMPO Por ltimo debe analizarse la utilizacin de herramientas
protocolarias para establecer los distintos tiempos que configuran el desarrollo de un acto y que se dividen en apertura, momento culminante y clausura. La apertura coincide con el momento del recibimiento que ya se ha descrito en los apartados anteriores. Desde el punto de vista de la utilizacin del tiempo debe destacarse el factor de la agilidad en el momento del saludo, lo que no significa que deba ser apresurado. Asimismo, si se trata de un saludo en el que intervienen diversas personas, debe destacarse claramente quines son el invitado de honor y el anfitrin, o las autoridades que encabezan las delegaciones entre las que tiene lugar el saludo. Para ello, el saludo entre estas dos figuras principales deber ser ms prolongado para marcar la diferencia respecto al resto de asistentes (jerarquizacin mediante la utilizacin del tiempo) y para que los reporteros grficos, si los hay, puedan tomar imgenes del encuentro. Aunque el momento culminante del acto est siempre
determinado por el objetivo del acto y el mensaje a transmitir, debe tenerse asimismo en cuenta el tipo de acto de que se trata: a) Cuando el acto consiste en una accin real (la visita a las instalaciones de una empresa, la colocacin de la primera piedra, la entrega de un premio). En este caso existen
125

dos momentos principales que son la accin que justifica la organizacin del acto y las intervenciones. b) Cuando el acto consiste en una accin figurada (acto de inauguracin de un congreso, acto de apertura del ao acadmico de una universidad). En este caso la accin se limita a las intervenciones, siendo el momento culminante la intervencin del invitado de honor y de la principal autoridad de la presidencia. El invitado de honor y la principal autoridad no tienen porqu ser la misma persona. Si se toma como ejemplo la inauguracin de un congreso, el invitado de honor puede ser un experto reconocido mundialmente en alguna materia relacionada con la temtica del congreso, mientras que la principal autoridad suele coincidir con la autoridad que ostenta la presidencia de honor del congreso (generalmente ser quien cierre el orden de intervenciones puesto que stas se estructuran de menor a mayor rango). c) Cuando el acto consiste en un encuentro (encuentro entre dos presidentes de gobierno, reunin de jefes de Estado). Desde el punto de vista del protocolo y la comunicacin no verbal, el momento culminante es cuando se posa ante los medios de comunicacin (foto de familia) y las intervenciones ante la prensa. Este ltimo momento es muy importante ya que tiene un valor trascendental para conocer el estado de las relaciones entre las autoridades que han intervenido en el encuentro. Una rueda de prensa conjunta es sinnimo de buen entendimiento. Por el contrario, una rueda de prensa por separado es indicador de tensin en la relacin.
126

En cuanto a la clausura del acto, ste coincide con la despedida del anfitrin a las autoridades. Se debe realizar de forma gil y, en ocasiones, puede ser tambin un momento oportuno para posar ante la prensa. Un elemento muy importante para gestionar correctamente el tiempo durante el desarrollo del evento es el cronograma y el orden del da. El primero es un documento extenso en el que se detallan las horas y las personas que participan en cada momento del desarrollo. El orden del da es un documento escueto, que tambin suele entregarse a los asistentes al acto y a la prensa, en la que se enumera el orden de los acontecimientos y las intervenciones y las horas.
127

Elementos a tener en cuenta en la ordenacin jerrquica del tiempo Orden de llegadas (recibimiento) Apertura / Momento Principal / Clausura Orden de las Intervenciones Cronograma / Programa / Orden del Da
128

ORDENACIN JERRQUICA DEL TIEMPO
Consejo Europeo (21-22 de junio Sevilla) Programa

Viernes 21 de junio de 2002 10:30 h Llegada de los miembros del Consejo Europeo y del Presidente del Parlamento Europeo al Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Cobertura grfica: pool) 11:15 h Foto de familia de los miembros del Consejo Europeo. 11:30 12.00 h Encuentro de los miembros del Consejo Europeo con el Presidente del Parlamento Europeo en la Sala Plenaria del Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Cobertura grfica: tour de table en pool) 12:00 h Primera sesin de trabajo del Consejo Europeo. (Sin cobertura) 14:00 h Almuerzo Coin de Feu de los jefes de Estado y de Gobierno de los Estados Miembros de la UE en la Sala Adicional 1. (Sin cobertura) 16:00 h Segunda sesin de trabajo del Consejo Europeo, con la participacin de los ministros de Economa y Finanzas de los Estados Miembros de la UE, en la Sala Plenaria del Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Cobertura grfica: tour de table en pool) 21:00 h Cena ofrecida por SS.MM. los Reyes a los jefes de Estado y de Gobierno, ministros de Asuntos Exteriores y ministros de Economa y Finanzas de los Estados Miembros de la UE en el Real Alczar. (Cobertura grfica: pool) 21:00 h Recepcin ofrecida por el Alcalde de Sevilla a la prensa acreditada con motivo del Consejo Europeo de Sevilla en la isla de la Cartuja (Pabelln de Espaa). Sbado 22 de junio de 2002 09:00 h Llegada de los miembros del Consejo Europeo al Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Sin cobertura) 09:15 h Tercera Sesin de trabajo del Consejo Europeo. (Cobertura grfica: tour de table en pool) 13:15 h Conferencia de Prensa de la Presidencia en el Centro de Prensa. 13:30 h Llegada de los jefes de Estado y de Gobierno y de los ministros de Asuntos Exteriores de los Pases Candidatos. (Cobertura grfica: pool) 14:00 h Almuerzo de los jefes de Estado y de Gobierno y de los ministros de Asuntos Exteriores de los Estados Miembros de la UE y de los Pases Candidatos en la Sala Plenaria del Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla. (Cobertura grfica: tour de table en pool) 15:45 h Foto de familia de los Jefes de Estado y de Gobierno y de los ministros de Asuntos Exteriores de los Estados Miembros de la UE y de los Pases Candidatos. (Cobertura grfica: pool) p.m.: Salida de las delegaciones hacia los aeropuertos.
129

ORDENACIN JERRQUICA DEL TIEMPO

Distintos momentos de la visita oficial del Jefe de Estado de Brasil, Presidente Lula, a Espaa
Audiencia matrimonio Lula con SSMM los Reyes
Recibimiento oficial con Honores Jefe de Estado
Cena de gala ofrecida por SM el Rey en honor a Presidente Lula
130
4.
CONLUSIONES
Las necesidades comunicativas de las Instituciones del Estado, en tanto que rganos gestores de los poderes polticos de la nacin, en sus mbitos territoriales de actuacin, estn determinadas por el carcter pblico de su actividad. Se entiende por carcter pblico el hecho de estar financiadas por fondos pblicos, regulados por la Ley, y sometidas sus decisiones al control de la sociedad. Dada la dificultad para definir las actividades que la Institucin desarrolla, bien sea por lo complejo de las mismas bien por la diversidad de sus mbitos de actuacin, la Institucin se sirve de sus representantes, las autoridades, como vehculos transmisores de: sus principios y valores sus objetivos el porqu de su existencia el lugar que ocupa en el conjunto de la sociedad
Una de las principales herramientas de comunicacin utilizadas por las Instituciones del Estado es la celebracin de actos puesto que, desde el punto de vista de las relaciones pblicas, los actos permiten crear un decorado en el que se facilite la interrelacin directa entre la institucin y sus invitados, as como con el pblico en general mediante la cobertura que los medios de comunicacin hagan de stos.
131
CONCLUSIONES
Por lo tanto, la Institucin (emisor) mediante la actuacin de sus autoridades (cdigo) en los actos (canal) transmite a sus invitados (receptor) su identidad corporativa. Asimismo, si el acto es transmitido a travs de los medios de comunicacin (canal) el mensaje se hace extensible al pblico en general. Para la correcta transmisin del mensaje durante la celebracin de un acto, la Institucin debe tener en cuenta: qu se dice qu se hace cmo se hace quin lo hace cundo lo hace
Estos aspectos configuran el conjunto de elementos verbales (qu se dice) como no verbales que componen el mensaje. Por lo que respecta a los elementos no verbales (la comunicacin no verbal) la celebracin de un acto, ya sea privado o pblico, permite completar el mensaje mediante: El ceremonial: cumplimiento de formalidades y convenciones sociales no escritas pero establecidas por costumbre que facilitan la comprensin de las distintas escenas que tienen lugar durante el desarrollo de un acto.
132
CONCLUSIONES
El protocolo: conjunto de normas establecidas por ley, por normativa interna o fruto del uso y la costumbre que permite la ordenacin espacial, temporal y de las personas (autoridades) para la correcta representacin del ceremonial.
El ceremonial y el protocolo contribuyen a la creacin de un marco simblico que, a su vez, forma parte del mensaje global que desea transmitir la Institucin. Por lo tanto es muy importante que la organizacin de un acto se desarrolle desde el punto de vista de la comunicacin global para que todos los elementos (verbales y no verbales) que en l participan contribuyan a la transmisin de un mismo mensaje (coherencia). Sin embargo, el ceremonial y el protocolo no pueden
considerarse simples herramientas puestas a disposicin de las estrategias de comunicacin de la Institucin (relaciones pblicas institucionales) ya que stos, por s mismos, configuran una disciplina de la comunicacin institucional con unos objetivos propios que cumplir: la correcta representacin de las estructuras del poder del Estado, y el cumplimiento de la normativa en materia en precedencias y smbolos. Es decir, el ceremonial de un acto no puede modificarse por las necesidades comunicativas de la Institucin, sino que en funcin del mensaje que se desee transmitir se determinar el tipo de acto
133
CONCLUSIONES
realizar (el cual conlleva la aplicacin de un ceremonial
determinado). Por lo tanto, una vez definido por la Institucin el tipo de acto a organizar para transmitir de la mejor manera posible su mensaje, los responsables de protocolo se encargarn de crear un marco simblico (de elementos no verbales) para el desarrollo del mismo mediante: El establecimiento de formalidades La aplicacin de la legislacin vigente Los usos y costumbres La ordenacin jerrquica de: - Personas - Smbolos - Espacios - Tiempos
134
CONCLUSIONES BAUS, HERBERT; LESLEY, PHILIP. NUEVO Barcelona. Editorial Martnez Roca. DAVIS, FLORA. LA Editorial. DAZ GONZLEZ, SOLEDAD; PALOP, M JESS. ESTRUCTURA Madrid. Acento Editorial. DHOQOUIS, RGINE. LA CORTESA. LA VIRTUD DE LAS APARIENCIAS. 1993. Madrid. Editorial Ctedra Teorema. Series Morales. FERNNDEZ LAMAS, ANA M; RODRGUEZ GARCA, ANA. PROTOCOLO semestre 2002. Editorial Laurea Hispalis.
Y SEMITICA COMUNICACIN NO VERBAL. MANUAL DE RELACIONES PBLICAS.
1981.
1988. 12 edicin. Madrid. Alianza
DEL
ESTADO ESPAOL. 1998.
en
Revista Internacional de Investigacin en RRPP, Ceremonial y Protocolo. 1er
LPEZ-NIETO, FRANCISCO. LEGISLACIN Dykinson. MART, SYLVIE

ELECTORAL.
DE
PROTOCOLO.1999.
Madrid. Editorial
GRARD. LOS
DISCURSOS DE LA CALLE.
SEMIOLOGA
DE UNA CAMPAA
1978. Barcelona. Ruedo Ibrico. Ibrica de
Ediciones y
Publicaciones. MARN CALAHORRO, FRANCISCO. PROTOCOLO

ACTOS. Y COMUNICACIN.
LOS
MEDIOS EN LOS
2000. Barcelona. Editorial Bayer Hnos.
MARN CALAHORRO, FRANCISCO. FUNDAMENTOS

INSTITUCIONAL.
DEL PROTOCOLO EN LA COMUNICACIN
1997. Madrid. Editorial Sntesis.

CREADORES DE IMAGEN.
MEYERS, WILLIAM. LOS
1986. Barcelona. Editorial Planeta.
Coleccin La Sociedad Econmica. OTERO ALVARADO, M TERESA. TEORA

Y ESTRUCTURA DEL CEREMONIA Y EL PROTOCOLO.
2000. Sevilla. Mergablum Edicin y Comunicacin.
135
CONCLUSIONES OTERO ALVARADO, M TERESA. IDENTIDAD ESTATAL Y CONSTITUCIN: PROTOCOLO E IMAGEN

PBLICA EN EL SIGLO XXI
en Revista Internacional de Investigacin en RRPP,
Ceremonial y Protocolo. 1er semestre 2002. Editorial Laurea Hispalis. RADIC, MIGUEL NGEL. LA Editorial Laurea Hispalis. VARIOS
AUTORES: TEORA PURA DEL CEREMONIAL
en Revista Internacional
de Investigacin en RRPP, Ceremonial y Protocolo. 1er semestre 2002.
ADECEC. EL
LIBRO PRCTICO DE LA COMUNICACIN Y LAS RELACIONES
PBLICAS.
1997. Barcelona. Ediciones Folio. RELACIONES PBLICAS. 1980. 3 edicin.
WIELANDER, W.A. PRCTICA
DE
LAS
Barcelona. Editorial Hispano-Europea. www. drae.es
IMGENES www.casareal.es www.la-moncloa.es www.mae.es www.constitucion.es www.europa.eu www.elmundo.es www.elpais.es www.hola.es
136

Protocolo y Comunicacion No Verbal

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Protocolo y Comunicacion No Verbal

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Eva Corona Calzado E.I.P. Valencia 30 de marzo de 2004

1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.4

EL PROCESO DE LA COMUNICACIN ............................................................... LA COMUNICACIN INSTITUCIONAL ................................................................

3.1 3.2 3.3

CONCLUSIONES ........................................................................................... 132

BIBLIOGRAFA .................................................................................................................. 136 ANEXO I:

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

EJEMPLOS DE DECRETOS AUTONMICOS SOBRE PROTOCOLO: CATALUA, PRINCIPADO DE ASTURIAS,

ANEXO III: ANEXO IV:

RD 834/84, DE 11 DE ABRIL, POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO DE HONORES MILITARES.

LEY 39/1981, DE 28 DE OCTUBRE, POR LA QUE SE REGULA EL USO DE LA BANDERA DE ESPAA Y

LEY 33/1981, DE 5 DE OCTUBRE, QUE DESCRIBE EL ESCUDO DE ESPAA; RD 2964/81, DE 18 DE

RD 1560/97, DE 10 DE OCTUBRE, POR EL QUE SE REGULA EL HIMNO NACIONAL.

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Prctica de las Relaciones Pblicas. Pg. 263

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Protocolo y Comunicacin. Pg.24 Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg.321

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

10. Frente a quin (elementos externos que pueden interferir en

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Protocolo y Comunicacin. Pg. 46

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

de un todo, teniendo en cuenta, entre otros, factores:

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Para estos casos utilizaremos el trmino Comunicacin Corporativa. www.drae.es

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Protocolo y Comunicacin. Pg. 48

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

miembros de asociaciones, existe un determinado pblico

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Se trata de un pblico muy

especial porque adems de pblico es el canal utilizado por la

Se profundizar en esta tcnica ms adelante.

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Tambin extensible a las relaciones institucionales en general Protocolo y Comunicacin. Pg. 49

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Prctica de las Relaciones Pblicas. Pg. 242

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg. 279

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg. 288

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Nuevo Manual de Relaciones Pblicas. Pg. 78

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

Teora y Estructura del Ceremonial y el Protocolo. Pg. 322-323

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

COMUNICACIN NO VERBAL Y COMUNICACIN INSTITUCIONAL

La Comunicacin no Verbal. Pg. 43

PROTOCOLO Y COMUNICACIN NO VERBAL

COMUNICACIN NO VERBAL Y COMUNICACIN INSTITUCIONAL

La Comunicacin no Verbal. Pg. 127