CAIET DE SARCINI

Managementul proiectului

Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita

Aprobat, PRIMAR Ovidiu Teodor Creu

Asistent MP, Moisei Dalia

-1-

1. GENERALITATI 1.1. Oportunitatea investitiei 1.2. Autoritati responsabile 1.3. Situatia existenta in sectorul relevant 2. OBIECTIVE 3. IPOTEZE SI RISCURI 3.1 Ipoteze 3.2 Riscuri 4. OBIECTUL SERVICIILOR 4.1 Obiectiv general si obiective specifice 4.2 Responsabilitatile Prestatorului 4.3 Responsabilitatile Municipiului Bistrita si ale Unitatii de Implementare a Proiectului 4.4 Activitatea Principala si Activitati specifice desfasurate de catre Prestator 4.5 Durata contractului 5. CERINTE 5.1 Experienta similara 5.2 Prezentarea ofertei tehnice 5.3 Resurse umane 6. RAPORTARI 6.1 Cerinte de raportare 6.2 Rapoarte de progres 6.3 Cereri de pre-finantare/rambursare 6.4 Depunerea si aprobarea documentelor 7. MONITORIZARE SI EVALUARE 7.1 Indicatori generali 7.2 Rezultate masurabile

-2-

ANEXE

ANEXA I - ORGANIZARE SI METODOLOGIE ANEXA II - LISTA PERSONAL, CV ANEXA III - PENALITATI ANEXA IV - DEFALCARE BUGET/ ZILE LUCRATOARE

-3-

LISTA ABREVIERI

ABREVIERE ROMANA Beneficiar Primaria Municipiului Bistrita Societatea care va asigura managementul proiectului conform Prestator prezentului caiet de sarcini Organismul Intermediar Agentia de Dezvoltare Regionala NordOI ADR NV Vest MDRT Ministerul Dezvoltarii Regionale si Turismului POR Programul operational Regional Contractul incheiat intre Beneficiar, Municipiul Bistrita si Ministerul Contract de Dezvoltarii Regionale si Turismului, ca Autoritate de Management, in vederea finantarii proiectului: Reabilitarea si modernizarea finantare Parcului Municipal Bistrita UE UIP Documentati e de atribuire Uniunea Europeana Unitatea de Implementare a Proiectului Aceasta cuprinde caietul de sarcini si fisa de date a achizitiei si proiectul de contract

-4-

GENERALITATI

DETALII DESPRE PROIECT

DENUMIRE CONTRACT

PRESTAREA SERVICIILOR DE MANAGEMENT PENTRU IMPLEMENTAREA PROIECTULUI Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita Municipiul Bistria (lat/long. 47.1 N 24.5 E) este aezat n depresiunea Bistria, pe cursul inferior al rului Bistria Ardelean, la altitudinea de 358 m. n cadrul judeului, oraul are o poziie central - sud - estic. Prin aceasta investitie Primaria municipiului Bistrita isi propune reabilitarea infrastructurii publice urbane din Municipiul Bistrita, prin reabilitarea si modernizarea Parcului municipal Bistrita, in vederea punerii in valoare a functiilor recreative, estetice si ecologice ale parcului.

LOCATIA

NECESITATEA INVESTITIEI

1.1.

Oportunitatea investitiei

Proiectul, prin obiectivul sau specific reabilitarea si modernizarea Parcului municipal Bistrita, se incadreaza in obiectivele Programului Operational Regional, Axa Prioritara I Sprijinirea dezvoltarii durabile a oraselor poli urbani de crestere, Domeniului Major de Interventie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urbana, Subdomeniul: Centre urbane, astfel: Conduce la cresterea calitatii vietii cetatenilor prin asigurarea unui climat de recreere adecvat; Creaza noi locuri de munca atat in faza de executie cat si in faza de operare; Conduce la reabilitarea infrastructurii publice urbane; Conduce la modernizarea spatiilor verzi din centrele urbane parcuri; Valorifica simultan functiile recreative, estetice si ecologice ale Parcului municipal Bistrita.

-5-

1.2.

Autoritati responsabile

ADRESE si REFERINTE A. Autoritatea de Management: Nume: Ministerul Dezvoltarii Regionale si Turismului Adresa: Bucuresti, strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, sector 5 Telefon: 037 211 14 09 Telex/Fax: 037 211 1630 B. Organismul intermediar: Nume: Agentia de Dezvoltare Regionala Nord-Vest Adresa: Str. Principal, nr. 50, localiatatea RDAIA, cod potal 407059, Jud. CLUJ, Romania Telefon: 0264/431550 Fax: 0264/439222 E-mail: secretariat@nord-vest.ro C. Beneficiar: Nume: Municipiul Bistrita Adresa: Bistrita, Strada Piata Centrala nr. 6, cod postal 420040, Romania Manager de proiect: Rus Radu Telefon: 0263/223923 Fax: 0263/231046 E-mail: compstoru@yahoo.com

1.3.

Situatia existenta in sectorul relevant a) Institutii/Organisme

Pentru derularea i implementarea proiectelor finanate prin Programul Operational Regional, urmtoarele instituii au responsabiliti clar definite: - Beneficiarul Municipiul Bistrita - Unitate administrativ-teritoriala (autoritate a administraiei publice locale), responsabila pentru iniierea ori iniierea i implementarea proiectelor aprobate spre finanare n cadrul Programul Operaional Regional; - Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Regional Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului are responsabilitatea managementului, gestionrii i implementrii asistenei financiare din instrumente structurale ale Uniunii Europene pentru Programul Operaional Regional n cadrul perioadei de programare 2007 2013, n conformitate cu prevederile Hotrrii de
-6-

Guvern nr. 457 din 20081 privind cadrul instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor structural;e - Organism intermediar pentru Programul Operaional Regional - Instituia desemnat de Autoritatea de Management care, prin delegare de atribuii de la aceasta, implementeaz axele prioritare / domeniile majore de intervenie din Programul Operaional Regional 2007-2013. n conformitate cu prevederile Hotrrii de Guvern nr. 497 din 20042, ca organisme intermediare au fost desemnate cele opt Agenii pentru Dezvoltare Regional. - Agenie pentru Dezvoltare Regional - Organism neguvernamental, nonprofit, de utilitate public, cu personalitate juridic, care funcioneaz n domeniul dezvoltrii regionale i care se organizeaz i funcioneaz n condiiile Legii nr. 315 din 20043 privind dezvoltarea regional n Romnia, cu modificrile i completrile ulterioare; - Autoritate de Certificare i Plat - Structur organizatoric n cadrul Ministerului Finanelor Publice, responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli transmise la Comisia European i pentru primirea fondurilor transferate Romniei din Fondul european de dezvoltare regional, Fondul social european i Fondul de coeziune i asigurarea transferului acestora ctre beneficiari, precum i a sumelor de prefinanare i cofinanare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat (Ordonana nr. 29 din 20074, cu modificrile i completrile ulterioare, privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanrii i a cofinanrii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naional de dezvoltare, n bugetul instituiilor implicate n gestionarea instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, art. 1 alin. (2) lit. c)) - Autoritatea de Audit - Autoritate public, la nivel naional, responsabil cu verificarea operaiunilor de management i a sistemului de control pentru fiecare program operaional, independent funcional de Autoritatea de Management i de Autoritatea de Certificare. n Romnia, pentru toate programele operaionale, Autoritatea de Audit funcioneaz pe lng Curtea de Conturi; - Comitet de Monitorizare POR - Structur naional de tip partenerial, fr personalitate juridic, cu rol decizional i strategic n procesul de implementare a Programului Operaional Regional 2007-2013. Comitetul de Monitorizare POR are rolul de a asigura eficacitatea i calitatea implementrii programului . (Hotrrea de Guvern nr. 765 din 20075 privind aprobarea constituirii Comitetului de monitorizare a Programului Operaional Regional 2007-2013 i a Regulamentului-cadru de organizare i funcionare al acestuia). b) Cadrul legal privind finantarile nerambursabile prin Fonduri Structurale Lege nr. 315 din 28 iunie 2004 privind dezvoltarea regionala n Romnia Programul Operaional Regional 2007-2013 Cadrul Naional Strategic de Referin 2007-2013 Planul Naional de Dezvoltare 2007-2013 Regulamentul CE Nr. 1080/2006 privind Fondul European de Dezvoltare Regional

1 2

Publicat n Monitorul Oficial nr. 364 din 13 mai 2008 Publicat n Monitorul Oficial Nr. 346 din 20 aprilie 2004 3 Publicat n Monitorul Oficial nr. 577 din 29 iunie 2004 4 Publicat n Monitorul Oficial nr. 86 din 2 februarie 2007 5 Publicat n Monitorul Oficial nr. 547 din 10 august 2007 -7-

Regulamentul CE Nr. 1083/2006 privind reglementrile generale asupra Fondului European de Dezvoltare Regional, a Fondului Social European i a Fondului de Coeziune Regulamentul CE nr. 1605/2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene modificat prin Regulamentul nr. 1525/17.12.2007 al Consiliului Regulamentul comisiei (CE) nr. 1828/2006 din decembrie 2006 stabilind regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 in care se stabilesc prevederile generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regionala, Fondul Social European si Fondul de Coeziune si pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European si al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regionala; Hotararea Guvernului nr. 759 din 11/07/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale; Ordonanta Guvernului 29 / 2007 Alocare instrumente structurale, prefinantare, cofinantare de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul national de dezvoltare in bugetul institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale si utilizarea lor pt. obiectivul convergenta; Ghidul Solicitantului aferent Domeniului major de intervenie 1.1 Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor poli urbani de cretere, Domeniul major de intervenie 1.1 Planuri integrate de dezvoltare urban, sub-domeniul Centre urbane, categoria de operaiuni: Reabilitarea infrastructurii urbane i mbuntirea serviciilor urbane, inclusiv transportul urban, din Programul Operational Regional. Ordin MDRT nr. 1360 din 20.04.2011 privind aprobarea categoriilor de cheltuieli eligibile pentru domeniul major de intervenie Planuri integrate de dezvoltare urban al axei prioritare Sprijinirea dezvoltrii durabile a oraelor - poli urbani de cretere din cadrul Programului operaional regional 2007-2013 Ordonanta Guvernului 64/2009 gestionarea financiara a instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta; Ordin Nr. 2548/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OG nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergent Ghidul Beneficiarului de finantare POR - document de lucru elaborat de OI ADR NV, cu modificarile si completarile ulterioare c) Cadrul Legal Administrativ Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica si regimul sau legal; Legea nr. 215/2001 a administratiei publice locale: aceasta lege reglementeaza regimul general al autonomiei locale precum si organizarea si functionarea administratiei publice locale. Legea nr. 286/2006 pentru modificarea si completarea Legii nr. 215/2001 a administratiei publice locale Legea nr. 273 din 29 Iunie 2006 privind finantele publice locale
-8-

OUG 34 / 2006 Atribuire contracte de achizitie publica si de concesiune de lucrari cu completarile si modificarile ulterioare; HG nr. 28/9.10.2008 pentru aprobarea coninutului cadru al documentaiei tehnicoeconomice aferente investiiilor publice, precum i a structurii i metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii, Ordin nr. 863 din 02/07/2008 pentru aprobarea "Instruciunilor de aplicare a unor prevederi din Hotrrea Guvernului nr. 28/2008 privind aprobarea coninutului-cadru al documentaiei tehnico-economice aferente investiiilor publice, precum i a structurii i metodologiei de elaborare a devizului general pentru obiective de investiii i lucrri de intervenii; Legea nr. 50/1991 privind autorizarea executrii construciilor i unele msuri pentru realizarea locuinelor, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Strategia naional de protejare a mediului OUG 195 / 2005 privind protecia mediului, cu modificrile i completrile ulterioare

-9-

2. OBIECTIVE Proiectul are ca tinta realizarea urmatoarelor obiective: Obiectivul general: Obiectivul general al proiectului il reprezinta reabilitarea infrastructurii publice urbane din Municipiul Bistrita, prin reabilitarea si modernizarea Parcului municipal Bistrita, in vederea punerii in valoare a functiilor recreative, estetice si ecologice ale parcului. Obiective specifice: Obiectivul specific al proiectului il reprezinta reabilitarea si modernizarea Parcului municipal Bistrita si se va realiza prin: - Reabilitarea zonei verzi (spatii verzi si Labirint vegetal); - Retele de apa si canalizare pentru instalarea surselor de apa potabila si a grupurilor sanitare (retele de apa si canalizare); - Reabilitarea retelei de iluminat (retele electrice); - Reabilitarea aleilor auto (str. Parcului) si pietonale (drumuri si alei); - Construirea grupurilor sanitare (amenajare WC public); - Reabilitarea mobilierului urban si a elementelor de signialistica (dotari); - Amenajare teren cu oglinda de apa; - Reabilitare si modernizare terenuri de joaca Contractul de finantare presupune un numar de 5 contracte, defalcate astfel: Contract de servicii 1: Prestari servicii de management pentru implementarea proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita; Contract de servicii 2: Prestari servicii de informare si publicitate aferente proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita; Contract de servicii 3: Prestari servicii de audit aferente proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita; Contract de servicii 4: Prestari servicii de dirigentie de santier aferente proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita; Contract de lucrari 5: Executie de lucrari aferente proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita; Prezenta documentatie de achizitie este elaborata pentru primul contract din cele de expuse mai sus, respectiv Prestari servicii de management pentru implementarea proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita.

- 10 -

3. IPOTEZE SI RISCURI 3.1. Ipoteze

Ipotezele considerate sunt: UIP din cadrul Primariei municipiului Bistrita si Echipa de proiect a Prestatorului de servicii de management coopereaza si conlucreaza eficient pentru implementarea proiectului avand in permanenta sprijinul celorlalte parti implicate in implementarea proiectului. UIP si Echipa de proiect a prestatorului sunt organizate eficient, au suficient personal calificat corespunzator, angajatii fiind motivati si implicati pentru a-si indeplini in mod corespunzator sarcinile de serviciu si pentru a prelua si asimila cunostiintele profesionale necesare implementarii proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita; Intre UIP, echipa de proiect a Prestatorului si celelalte compartimente din cadrul Primariei municipiului Bistrita implicate in vreun mod in implementarea proiectului exista bune relatii de cooperare; La nivelul Autoritatii de Management, a Organismului Intermediar si a Beneficiarului (prin Unitatea de Implementare a Proiectului) exista un sistem de coordonare pentru facilitarea cooperarii necesare implementarii proiectului in conditii corespunzatoare. 3.2. Riscuri

Implementarea proiectului poate fi afectata de urmatoarele riscuri: Dificultati de cooperare intre diferite parti implicate in Proiect (cu referire mai ales la relatiile dintre UIP si Echipa de proiect a Prestatorului de servicii de management); Neconcordante intre prioritatile definite la nivel national si cele percepute prioritare la nivel regional; Intarzieri rezultate la stabilirea unor decizii pe parcursul realizarii procedurilor de achizitii publice (contestatii, clarificari solicitate asupra anumitor aspecte ale ofertelor etc.); Intarzieri rezultate din stabilirea unor decizii referitoare la implementarea contractelor de lucrari; Abilitatea companiilor selectate de a respecta graficele de executie ale contractelor, capacitatea acestora de a depasi eventuale intarzieri in fluxul de numerar, inabilitatea de a mobiliza resursele umane si materiale necesare in timp util, inabilitatea de a recupera eventualele intarzieri cauzate de piedici interne sau externe;

- 11 -

4. OBIECTUL SERVICIILOR 4.1. Obiectiv general si obiective specifice

OBIECTIVUL GENERAL al acestui contract este asigurarea de catre Prestator a unui management eficient in implementarea intregului proiect, care sa conduca la atingerea indicatorilor si obtinerea rezultatelor stabilite in Cererea de Finantare, fara a se depasi cantitatea de resurse prevazute aceasta. OBIECTIVELE SPECIFICE care conduc la atingerea obiectivului general sunt urmatoarele: Monitorizarea contractelor incheiate cu tertii in cadrul proiectului, care se va realiza prin: - Includerea in cadrul rapoartelor de progres a rezultatelor cantitative si calitative despre executia contractelor cu tertii si compararea lor cu cele stabilite in Cererea de finantare; - Includerea in cadrul rapoartelor de progres a masurilor corective propuse de Prestator, in cazul aparitiei unor situatii neprevazute in executie contractelor cu tertii care pot pune in pericol implementarea proiectului in conditiile stipulate in contractul de finantare; Elaborarea si transmiterea catre Beneficiar a Cererilor de pre-finantare/ rambursare, in conformitate cu calendarul stabilit in contractul de finantare; Elaborarea si transmiterea catre Beneficiar, a rapoartelor de progres lunare/ trimestriale; Asigurarea asistentei de specialitate (economic, tehnic, juridic, achizitii), la solicitarea Beneficiarului, ori de cate ori este necesara aceasta; Rezultate asteptate Realizarea acestui contract in conformitate cu prezenta documentatie de atribuire trebuie sa conduca la urmatoarele: Definirea sarcinilor Echipei de implementare a Prestatorului, membrii acesteia intelegand si insusindu-si obiectivele si prevederile contractului de finantare incheiat intre Beneficiar si Autoritatea de Management; Monitorizarea executiei unui contract de servicii de informare si publicitate, in conformitate cu prevederile stabilite si cu respectarea conditiilor din contractul de finantare si anexele acestuia, precum si a prevederilor Manualului de Identitate Vizuala pentru Programul Operational Regional in vigoare; desfasurarea unei campanii publicitare care sa contina
- 12 -

toate elementele descrise in Cererea de Finantare aferenta proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita; Monitorizarea executiei unui contract de servicii de audit, in conformitate cu prevederile stabilite si cu respectarea conditiilor din contractul de finantare si anexele acestuia; executia si finalizarea contractului de prestari servicii de audit se va realiza prin intocmirea a doua rapoarte de audit (intermediar si final) in conformitate cu standardele nationale si internationale agreate si aplicabile in acest domeniu; Monitorizarea unui contract de servicii de dirigentie de santier, in conformitate cu prevederile stabilite si cu respectarea conditiilor din contractul de finantare si anexele acestuia; finalizarea contractului de prestari servicii de dirigentie de santier presupune elaborarea de catre Dirigintele de Santier contractat a Cartii tehnice a investitiei; Monitorizarea unui contract de executie de lucrari, in conformitate cu prevederile stabilite si cu respectarea conditiilor din contractul de finantare si anexele acestuia; executia si finalizarea acestui contract presupune executia lucrarilor aferente proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita; Elaborarea si transmiterea catre Beneficiar a 2 cereri de pre-finantare si a 5 cereri de rambursare, in conformitate cu Anexa III A la contractul de finantare. Mentionam ca Anexa III A poate suferi modificari pe parcursul implementarii proiectului; Elaborarea si transmiterea catre Beneficiar a 20 de rapoarte lunare de activitate si a 8 rapoarte trimestriale de progres; Responsabilitatile Prestatorului

4.2.

Prestatorul va fi rspunztor pentru asigurarea tuturor dotarilor si echipamentelor necesare personalului implicat in desfasurarea activitatilor, in vederea atingerii obiectivelor contractului de servicii. Prestatorul va fi n ntregime rspunztor pentru acoperirea cheltuielilor de transport i cazare pentru experi i pentru toi ceilali angajai ai si care vor fi desemnati in Echipa de proiect 4.3. Responsabilitatile Municipiului Bistrita si ale Unitatii de Implementare a Proiectului Unitatea de Implementare a Proiectului va reprezenta interesele Beneficiarului in toate aspectele referitoare la implementarea Proiectului, preluand urmatoarele responsabilitati:

- 13 -

 Punerea la dispozitia Prestatorului, la sediul Beneficiarului, a documentelor necesare elaborarii rapoartelor de progres si a cererilor de pre-finantare/ rambursare; Aprobarea sau transmiterea pentru revizuire catre Prestator a rapoartelor de progres si a cererilor de pre-finantare/ rambursare; Derularea procedurilor de achizitie publica, incredintarea si semnarea contractelor; Verificarea si plata constructorului/ prestatorilor/ furnizorilor pe baza documentatiilor de plata; Existenta unei evidente contabile folosind conturi analitice distincte a proiectului; Existenta unui control financiar intern si a unui audit extern al organizatiei, respectiv a proiectului; Controlul corespunzator al documentelor prin inregistrarea, pastrarea, arhivarea acestora, in scopul asigurarii corespunzatoare a unei piste de audit, in corelare cu fluxurile financiare; Raportarea periodica catre Organismul Intermediar a progresului proiectului; Monitorizarea activitatii Echipei de proiect a Prestatorului si gestionarea risurilor care ar putea conduce la implementarea neconforma cu prevederile contractului de finantare a proiectului. 4.4. Activitatea Principala si Activitati specifice desfasurate de catre Prestator Activitatea principala: Prestatorul va coordona si realiza toate activitatile specifice identificate in prezenta documentatie, in vederea indeplinirii obiectivelor contractului de servicii. Activitati specifice: Activitatea 1. Monitorizarea contractelor incheiate cu tertii in cadrul proiectului; Rezultate: Implementarea cu succes a proiectului Reabilitarea si modernizarea Parcului Municipal Bistrita, prin derularea in conditiile stabilite a 5 contracte de executie de lucrari/prestari servicii. Documente care trebuie prezentate: Rapoarte de progres - Vezi capitolul 6. Raportari.

Activitatea 2. Elaborarea si transmiterea catre Beneficiar a Cererilor de prefinantare/rambursare;

- 14 -

Rezultate: 2 Cereri de pre-finantare si 5 Cereri de rambursare conform Anexei III A la contractul de finantare Documente care trebuie prezentate: Dosarele cererilor de pre-finantare/ rambursare - Vezi capitolul 6. Raportari. Activitatea 3. Elaborarea si transmiterea catre Beneficiar, a rapoartelor de progres lunare/trimestriale Rezultate: 20 rapoarte lunare de activitate si 7 rapoarte de progres trimestriale/final; Documente care trebuie prezentate: Rapoartele de progres lunare/trimestriale - Vezi capitolul 6. Raportari. Activitatea 4. Asigurarea asistentei de specialitate (economic, tehnic, juridic, achizitii), la solicitarea Beneficiarului, ori de cate ori este necesara aceasta; Rezultate: Rapoarte de asistenta de specialitate elaborate si transmise catre Beneficiar pe perioada de implementare a proiectului; Documente care trebuie prezentate: Rapoartele de asistenta de specialitate - Vezi capitolul 6. Raportari. Toate activitatile specifice de mai sus vor fi detaliate de Ofertant in propunerea tehnica. 4.5 Durata prezentului contract de servicii este de 20 luni. Durata contractului de servicii se poate modifica in cazul in care se modifica durata de implementare a proiectului stabilita in Contractul de finantare.

Plata serviciilor aferente contractului se va realiza trimestrial pe baza facturii fiscale, insotita de proces verbal de predare primire a documentelor si proces verbal de receptie a serviciilor, avand ca documente suport cele solicitate la punctul 4.4

- 15 -

5. CERINTE 5.1 EXPERIENTA SIMILARA Prin contract de prestari servicii cu activitati similare se intelege contractul de management al proiectelor finantate din fonduri nerambursabile comunitare postaderare. Managementul proiectului consta in activitatea de pregatire, implementare (monitorizare contracte, realizare rapoarte progres, realizare cereri de rambursare, asistenta de specialitate), monitorizare si evaluare a proiectelor. 5.2 PREZENTAREA OFERTEI TEHNICE Ofertantii vor realiza si prezenta un Plan de actiune care va cuprinde o prezentare detaliata a activitatilor necesare implementarii cu succes a proiectului. Aceste activitati au fost descrise la punctul 4.4 si in Anexa I din prezentul caiet de sarcini. Prin Plan de actiune, Autoritatea Contractanta intelege o descriere detaliata a modului de realizare a activitatilor specifice prezentate la punctul 4.4 din prezentul caiet de sarcini, precum si corelarea acestora cu incadrarea in perioada de derularea a contractului. Modelul Planului de Actiune este urmatorul:

Nr.crt.

Denumire activitate specifica/ subactivitate

Descriere/ Strategie folosita

Responsabil

Durata/ perioada de desfasurare

Resurse materiale implicate

Rezultate

Riscuri/ masuri de control a riscurilor

In cazul in care propunerea tehnica prezentata nu cuprinde Planul de actiune elaborat conform modelului stabilit de Autoritatea contractanta, oferta va fi considerata neconforma si Ofertantul va fi descalificat. De asemenea, in cazul in care Ofertantul va prezenta o propunere tehnica care sa nu contina informatii suplimentare si detalieri ale informatiilor cuprinse in prezentul caiet de sarcini, oferta va fi considerata neconforma si Ofertantul va fi descalificat. 5.3 RESURSE UMANE Echipa de proiect din cadrul societatii de consultanta trebuie sa aiba urmatoarea componenta: consultant manager de proiect, consultant tehnic, consultant financiar, consultant achizitii, consultant juridic. Cerinte minime privind atributiile si experienta, atributiile si rolul fiecarui consultant din echipa de proiect:
- 16 -

Consultant manager de proiect: Atributii si rol: coordoneaza si monitorizeaza activitaile din cadrul proiectului; ia deciziile impreuna cu Managerul financiar privind alocarea resurselor; stabilirea sedinelor periodice; supervizeaza implementarea lucrarii de constructie; elaboreaza bugetele si planurile pentru desfasurarea activitatilor; raporteaza modul de realizare a obiectivelor propuse prin proiect catre Autoritatea Contractanta; atribuie responsabilitatile persoanelor din subordine si colaboratorilor. Consultant tehnic: Atributii si rol: intocmeste rapoartele tehnice intermediare (lunare) si finale conform clauzelor contractuale si formularele anexa la contractul de prestari servicii incheiat cu Beneficiarul; acorda asistenta tehnica beneficiarului pentru si in timpul vizitelor pe teren ale Organismului Intermediar si ale Autoritatii de Management; indruma beneficiarul, pas cu pas in indeplinirea rezultatelor pe care si le-a propus in cadrul documentatiei aferente investitiei; consiliaza beneficiarul in cazul unor dificultati tehnice legate de contractul de finantare; monitorizeaza si evalueaza implementarea proiectului prin efectuarea de vizite in locatia investitiei; analizeaza evolutia de ansamblu a proiectului in conformitate cu graficul de implementare si modul in care au fost indeplinite acestea; identifica eventualele abateri de la graficul de implementare a proiectului si de la obiectivele lui si propune actiuni corective; acorda asistenta tehnica in vederea intocmirii eventualelor acte aditionale la contractul cu institutia finantatoare pentru intocmirea documentatiei necesare de exemplu in cazul prelungirii duratei proiectului datorita unor obligatii contractuale neindeplinite de terti. Consultant financiar: Atributii si rol: intocmeste rapoartele financiare intermediare (lunare) si finale conform clauzelor contractuale si formularelor anexa la contractul de prestari servicii incheiat cu Beneficiarul; intocmeste documentatia financiara necesara solicitarii cererilor de plata aferente transelor intermediare si finale (respectand contractul de finantare nerambursabila a beneficiarului cu Autoritatea de Management) conform clauzelor contractuale si formularelor anexa la contractul de prestari servicii incheiat cu Beneficiarul; intocmeste rapoartele financiare necesare vizitelor pe teren ale Organismului Intermediar si ale Autoritatii de Management ca urmare a depunerii cererilor de plata; acorda asistenta beneficiarului pentru si in timpul vizitelor pe teren ale Organismului Intermediar si ale Autoritatii de Management; consilieaza beneficiarul cu privire la dificultatile financiare legate de contractul de finantare. Consultant achizitii: Atributii si rol: asistenta la realizarea caietelor de sarcini, fiselor de date ale achizitiei, notelor justificative, procedurilor de achizitii aferente proiectului; redactarea proiectelor de contracte si negocierea clauzelor contractuale; asistenta de specialitate in cazul incheierii actelor aditionale, indrumand beneficiarul cu privire la tipul de procedura de achizitie publica ce trebuie aplicata conform legislatiei in vigoare; intocmeste dosarele de achizitii publice in cadrul cererilor de prefinantare si a cererilor de rambursare
- 17 -

Consultant juridic: Atributii si rol: asistenta, consultanta si reprezentarea juridica a proiectului; redactarea opiniilor legale cu privire la activitatea proiectului pe perioada de implementare a proiectului; asistenta la realizarea caietelor de sarcini, fiselor de date ale achizitiei, notelor justificative, procedurilor de achizitii aferente proiectului; redactarea proiectelor de contracte si negocierea clauzelor contractuale; avizarea si contrasemnarea actelor cu caracter juridic din cadrul proiectului; asistenta privind aspectele juridice ale managementului resurselor umane; documentare referitoare la legislatie si noutati legislative. CV-ul nu constituie document probatoriu fara sa fie insotit de documente justificative. Managerul de Proiect va trebui sa fie la dispozitia UIP/Beneficiarului pe intreaga perioada de derulare a contractului in maxim 8 ore de la solicitarea prezentei acestuia, iar restul membrilor echipei de proiect propusi ori de cate ori este nevoie de implicarea acestora in derularea activitatilor. Solicitarea prezentei poate fi transmisa Prestatorului prin urmatoarele cai: telefon, fax, posta, e-mail sau alte cai de comunicare. Avnd n vedere c ofertantul castigator va fi desemnat si n baza evalurii competentelor membrilor echipei de proiect propusi n ofert, execuia contractului se va face cu echipa de proiect propusa in oferta. Operatorul economic va putea inlocui, numai cu acordul beneficiarului, oricare dintre membrii echipei de proiect prezentati in oferta, in caz de deces, motive de boala care pun expertul in imposibilitatea indeplinirii sarcinilor din contract, incetarea raporturilor de serviciu dintre membrul echipei de proiect si Prestator, precum si la solicitarea motivata a Beneficiarului. In aceste cazuri, Prestatorul are obligatia inlocuirii membrului echipei de proiect in cauza cu un alt membru cu experienta si calificare cel putin egale cu cele ale celui inlocuit. Ofertantul trebuie sa prezinte declaratii de disponibilitate valabile pentru intreaga perioada de derulare a contractului, pentru toti consultantii propusi care nu sunt angajati ai acestuia pe o perioada nedeterminata, respectiv pentru cei cu contracte de colaborare. In cazul in care calificarile si/sau abilitatile consultantilor propusi nu corespund caietului de sarcini Ofertantul va fi descalificat. De asemenea, aceasta decizie va fi aplicata si in cazul nerespectarii formularelor atasate prezentului caiet de sarcini. Intrucat limba oficiala a proiectului este limba romana, toti membrii echipei Prestatorului trebuie sa posede o buna cunoastere a limbii romane. Prestatorul poate, de asemenea, utiliza si experti care sa lucreze in alte limbi, cu conditia sa asigure suficienti traducatori competenti in limba romana.
- 18 -

In angajarea si desfasurarea activitatii de catre personalul propus se va tine cont de prevederile legislatiei muncii in vigoare relevante pentru implementarea proiectului, precum si a prevederilor legale cu privire la respectarea principiilor egalitatii de sanse si nediscriminarii, dezvoltarii durabile si tehnologia informatiei. Personalul solicitat prin prezentul caiet de sarcini reprezint o cerin minim. n cadrul ofertei sale, Prestatorul de comun acord cu Beneficiarul va putea revizui i rectifica componena echipei sale cu respectarea obligatorie a cerinele minime solicitate in Caietul de sarcini conform planului su de realizare a obiectivelor stabilite n prezentul document. Prestatorul va asigura principiul egalitatii de sanse in constituirea echipei de proiect in conformitate cu legislatia in vigoare. 6. RAPORTARI 6.1. Cerinte de raportare

Principalele documente care trebuie redactate i prezentate de ctre Prestator sunt enuntate n cadrul fiecrei activiti n cadrul capitolului 4. Prestatorul va trebui s ntocmeasc i depun documentatiile att n format electronic ct i pe hrtie n limba romn. Se vor depune 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare. Toate formularele folosite pentru elaborarea rapoartelor de progres trimestrial si a cererilor de pre-finantare/rambursare trebuie sa respecte formularele standard acceptate de AM/OI in momentul elaborarii acestora. 6.2. Rapoarte de progres

Vor acoperi toate activitatile proiectului si vor prezenta pe scurt rezultatele inregistrate pana la momentul respectiv in cadrul fiecarei activitati. Acestea sunt urmatoarele: Denumire document Termen de predare Observatii Acest raport va cuprinde activitatea desfasurata in perioada de raportare, precum si documentele/ rapoartele produse pentru diferite activitati. Aceste rapoarte trebuie sa fie insotite ca si anexe de rapoartele de monitorizare a contractelor incheiate cu tertii. Pe baza acestor rapoarte se va efectua si plata.

Raporte de activitate lunara

5 zile de la sfarsitul fiecarei luni de implementare

- 19 -

Rapoarte de progres trimestriale

5 zile inainte de sfarsitul fiecarui trimestru de raportare

Conform modelului standard al Anexei nr. 2 Raport de progres al Beneficiarului, care se poate consulta pe:http://nord-vest.ro/noutati-por-eID990.html

*Nota: prin luna de implementare se intelege perioada cuprinsa intre data de 04 a unei luni si 03 a lunii urmatoare. Acesta se datoreaza faptului ca data inceperii proiectului este 04.08.2011, conform contractului de finantare incheiat intre Primaria municipiului Bistrita si Autoritatea de Management Ministerul Dezvoltarii Regionale si Turismului. 6.3. Cereri de pre-finantare/rambursare

In plus fata de rapoartele de progres, este necesara intocmirea cererilor de prefinantare/rambursare. Acestea au fost enuntate la capitolul 4.4. Descrierea activitatilor proiectului. In tabelul de mai jos sunt prezentate termenele de depunere a acestor documente: Denumire document Termen de predare 15 de zile de la semnarea contractului de prestari servicii de management a proiectului (prezentul contract) Observatii
Aceasta Cerere de pre-finantare va fi elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar). Aceasta Cerere de pre-finantare va fi elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar). Cererea de pre-finantare nr. 2 va avea ca suport contractul de executie de lucrari. Aceasta Cerere de rambursare va fi elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe

Cerere de prefinatare nr.1

Cerere de prefinatare nr.2

10 zile de la data notificarea scrisa din partea Beneficiarului

Cererea de rambursare nr.1

10 zile de la notificarea scrisa din partea Beneficiarului

- 20 -

hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar. Cererea de rambursare nr.1 se va intocmi doar dupa plata catre terti a unei valori cumulate a cheltuielilor eligibile de minim 60% din valoarea Cererii de pre-finantare nr. 1

Cererea de rambursare nr.2

Cu 5 zile inainte de data in care trebuie transmisa catre OI/AM. Aceasta data se raporteaza la luna de implementare din Anexa III A din contractul de finantare Cu 5 zile inainte de data in care trebuie transmisa catre OI/AM. Aceasta data se raporteaza la luna de implementare din Anexa III A Cu 5 zile inainte de data in care trebuie transmisa catre OI/AM. Aceasta data se raporteaza la luna de implementare din Anexa III A Cu 5 zile inainte de data in care trebuie transmisa catre OI/AM. Aceasta data se raporteaza la luna de implementare din Anexa III A Cu 5 zile inainte

Aceasta Cerere de rambursare va fi elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar). Aceasta Cerere de rambursare va fi elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar). Aceasta Cerere de rambursare va fi elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar). Aceasta Cerere de rambursare va fi elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar). Aceasta Cerere de rambursare va fi

Cererea de rambursare nr.3

Cererea de rambursare nr.4

Cererea de rambursare nr.5

Cererea de

- 21 -

rambursare nr.6

de data in care trebuie transmisa catre OI/AM. Aceasta data se raporteaza la luna de implementare din Anexa III A Cu 5 zile inainte de data in care trebuie transmisa catre OI/AM. Aceasta data se raporteaza la luna de implementare din Anexa III A

elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar). Aceasta Cerere de rambursare va fi elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar). Aceasta Cerere de rambursare va fi elaborata in conformitate cu prevederile din Ghidul Solicitantului, Ghidul Beneficiarului POR si a Instructiunilor AM in vigoare. Se va preda in 3 exemplare pe hartie + 1 CD/DVD (format electronic) din fiecare document de raportare (1 exemplar original AM, 1 exemplar original OI si 1 exemplar in copie Beneficiar).

Cererea de rambursare nr.7

Cererea de rambursare finala

10 zile de la notificarea scrisa din partea Beneficiarului

6.4.

Depunerea si aprobarea documentelor

Toate documentele se vor depune la datele mentionate la pct. 6.2 si 6.3. la Beneficiar. Beneficiarul, in termen de 5 zile de la primirea acestora, va informa Prestatorul asupra eventualelor observatii si comentarii. Prestatorul va analiza observatiile primite si le va integra in varianta finala a documetelor, varianta ce va fi aprobata de Beneficiar in termen de 3 zile de la primire. In cazul intarzierilor in depunerea, respectiv refacerea rapoartelor, se aplica penalizari conform Anexei III Penalitati.

- 22 -

7. MONITORIZARE SI EVALUARE 7.1. Indicatori generali

Indicatorii menionai n cele ce urmeaz se vor utiliza pentru monitorizarea progresului activitii Prestatorului: - Derularea activitatilor cu respectarea termenelor si bugetului proiectului Rapoartele sunt depuse in termen, la Beneficiar Calitatea documentelor prezentate permit aprobarea lor Asigurarea conformitii cu legislaia naional i a UE.

Prestatorul va propune o cuantificare a indicatorilor care odata inclusa in Organizarea si Metodologia propusa (conform Anexei I), va deveni obligatorie, cu respectarea si a Anexei III Penalitati . 7.2. Rezultate masurabile

Implementarea proiectului cu succes, adica obtinerea rezultatelor si atingerea indicatorilor stabiliti in Cererea de Finantare fara a se depasi termenul si bugetul aferente proiectului;

- 23 -

ANEXE ANEXA I ORGANIZARE SI METODOLOGIE Organizare i metodologie 1. Raionament

Opinii asupra aspectelor cheie n relatie cu obiectivele care trebuie atinse si rezultatele asteptate n urma implementarii Proiectului. Stabilirea si descrierea atributiilor ce revin fiecarui membru al Echipei de proiect a Prestatorului. 2. Strategie Se va preciza abordarea propusa n vederea implementarii proiectului, lista activitilor necesare i propuse pentru atingerea obiectivelor Proiectului. Flexibilitatea ofertantului n adaptarea planului de lucru, n cazul unor evenimente imprevizibile, obiective. Se vor preciza resursele alocate (inclusiv a resurselor umane conform Anexei II) si rezultatele asteptate. O descriere a facilitilor de suport pe care echipa de experi/ consultanti o va avea din partea contractorului n timpul execuiei contractului. In cazul unei oferte depuse de un consortiu, se va descrie clar mpartirea sarcinilor ntre membrii consortiului. Se vor descrie facilitatile care vor fi puse la dispozitia expertilor/consultantilor pentru ndeplinirea sarcinilor alocate. Se vor descrie procedurile de identificare si gestionare a riscurilor care pot aparea in implementarea proiectului. 3. Planificarea si graficul activitilor Se vor prezenta planificarea n timp, succesiunea si durata activitatilor, lundu-se n considerare si timpul necesar pentru mobilizare. Se vor identifica si planifica activitatile critice de pe drumul critic. Se va stabili modul de reflectare al acestora n cadrul docuemntelor care trebuie prezentate, conform precizarilor caietului de sarcini. Se va prezenta modul de alocare a zilelor de lucru pentru fiecare expert/consultant pentru fiecare luna de pe parcursul perioadei de derulare a contractului (vezi Anexa IV). Anexa IV va fi utilizata ca si document suport inclusiv pentru propunerea financiara.

ANEXA II

LISTA PERSONAL Lista cu membrii Echipei de proiect pentru implementarea Proiectului (conform cu cerintele din Caietul de Sarcini)

Numele i prenumele membrului echipei de proiect alina

Poziia propus

Limbi strine i nivelul Ani de Domeniile Experiena cunoaterii lor experiena Vrsta Nivelul Educaional de n Romnia (Foarte Bine, profesional specialitate Bine, Mediu, nceptor) 4,5 33 Licenta stiinte Ap, dep Rec relins Efb,fb juridice, andrei muncii, mru 4 27 Licenta stiinte Ap, drept Media Efb, fi juridice, andrei, europ, drep busnies master drep contractelo All greed european r Euronest Bz.

ANEXA III PENALITATI Descriere penalitate Valoare penalitati [ (%) din valoarea contractului ]

Prestatorul depete din motive care tin de responsabilitatea sa termenele de depunere a rapoartelor pe activitati in versiune provizorie (cu excepia Raportului final) definite conform Termenilor de referin, sau acestea nu sunt adecvate din punct de vedere al coninutului Procent penalizari/ o zi de intarziere Prestatorul depete din motive care tin de responsabilitatea sa termenele de depunere a rapoartelor sale in versiune finala (cu excepia Raportului final) definite conform Termenilor de referin, sau acestea nu sunt adecvate din punct de vedere al coninutului. Procent penalizari/ o zi de intarziere Prestatorul depete din motive care tin de responsabilitatea sa termenul de prestare limita propus n ofert. Prestatorul nlocuiete unul dintre membrii echipei de proiect iniial propui n ofert sau aprobai anterior fara acordul Beneficiarului si fara a respecta cerintele minime impuse in Caietul de sarcini pentru membrii Echipei de proiect. Prestatorul depete termenul de depunere a Raportului Final (versiune provizorie), sau acesta nu este adecvat din punct de vedere al coninutului. Procent penalizari/ o zi de intarziere

0,25%

0,50%

5,00%

2,50%

0,75%

ANEXA IV
DEFALCARE BUGET/ ZILE LUCRATOARE DEFALCARE BUGET
Numar estimat de zile de lucru/ luna Cost unitar (lei/ zi lucratoare) ( lei ) Cost/ luna ( lei )

COSTURI UNITARE *1 Membrii echipei de proiect: Consultant manager de proiect Consultant financiar Consultant tehnic Consultant achizitii Consultant juridic
*1 Toate costurile unitare trebuie sa acopere: - Remuneratia neta a personalului pe zilele lucrate; - Costuri administrative aferente angajarii expertilor relevanti, inclusiv cheltuieli de transport si cazare, diurne, concediul anual platit al oricarei categorii de personal care nu poate depasi 40 de zile lucratoare, asigurari medicale si orice alt tip de beneficiu acordat de catre Prestator personalului sau angajat; - O marja care sa acopere cheltuielile administrative, cheltuielile aferente dotarilor care se vor pune la dispozitia personalului angajat si profitul Prestatorului; - Orice alte cheltuieli necesare.

Lun Lun Lun Lun Lun Lun Lun Lun Lun Luna Lun Lun An 1 a 1 a 2 a 3 a 4 a 5 a 6 a 7 a 8 a 9 10 a 11 a 12
Membrii echipei de proiect: Consultant manager de proiect Consultant financiar Consultant tehnic Consultant achizitii Consultant juridic Luna Luna Luna Luna An 1 2 3 Membrii echipei de proiect: Consultant manager de proiect Consultant financiar Consultant tehnic Consultant achizitii Consultant juridic Total cumulat

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

Nota: Ofertantul are obligativitatea respectarii formularelor de mai sus, inclusiv ca si continut.