Sesiunea de Training Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare prin intermediul CSR

Suport de Curs

Cuprins

Cuvnt introductiv________________________________________3 Introducere n scrierea de proiecte__________________________4 Terminologia specific proiectului Caracteristicile unui proiect Tipuri de proiect Etapele realizrii unui proiect Pa i de urmat pentru realizarea unui proiect de succes Lucruri de evitat n scrierea de proiecte

Proiectul comunitar__________________________________________32 Cum se define te comunitatea Ce presupune o ac iune comunitar? Caracteristicile unui proiect comunitar

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

Cuvnt introductiv

Majoritatea consider c e uor s scrii un proiect, dar numrul celor care reuesc s conceap un proiect de succes, care s obin finanrile att de necesare i dorite este sczut. n acest sens, acest suport de curs se adreseaz acelora care doresc s obin fonduri pentru derularea de proiecte comunitare care s aib rolul de a mbunt i situa ia membrilor comunit ii din care fac parte.

Alexandru Cumpna u Director Executiv Asocia ia pentru Implementarea Democra iei

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

Ce este un proiect?

Proiectul constituie o multitudine de activiti, a cror finalitate contribuie la realizarea unui scop. Proiectul are o dat de nceput i o dat de sfrit. Un proiect nu se poate realiza dac nu este susinut de un grad ridicat de resurse, att financiare ct i umane. Un proiect bun trebuie s aib un scop bine definit, care trebuie realizat cu ajutorul unui buget.

Un proiect trebuie s rspund la un set de apte ntrebri, i anume: De ce? se refer la motiva ia de a realiza proiectul i la nevoia la care rspunde acesta; Ce? - pune accentul pe obiectivele intermediare i terminale ale proiectului; Cum? - se refer la modalitile folosite pentru realizarea obiectivelor proiectului; Cine? - n aceast etap, se definete rolul fiecrei persoane implicate;

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

Cu ce? se refer la resursele umane i materiale necesare pentru a se implementa proiectul; Cnd? Cu ce rezultate? se refer la finalitatea proiectului;

Cum se caracterizeaz un proiect?

- are un scop bine stabilit, avnd rolul de a rezolva o problem identificat; - este realist, n sensul n care scopul su trebuie s fie realizabil; - este limitat n timp i spaiu; - este complex, la realizarea acestuia contribuind o palet extins de actori; - este colectiv, deoarece pentru realizarea acestuia sunt implicate mai multe persoane; - este unic, deoarece fiecare proiect pornete de la o idee original; - poate fi evaluat;

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

Clasificarea proiectului se face att dup amploarea lui ct i dup domeniul scopului i activitilor acestuia, dup cum urmeaz: n funcie de amploare, proiectul poate fi: organizaional local naional regional internaional.

n ceea ce privete scopul i activitile acestuia, proiectul poate fi: industrial comercial cultural ecologic tiinific educaional de management.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

Proiect Vs. Program

A nu se confunda noiunea de proiect cu cea de program. n ceea ce privete managementul de proiecte, programul este alctuit dintr-un numr mai mare de proiecte, n timp ce, proiectul conine un numr de subproiecte.

Proiectul se definete ca fiind o sum de activiti ce sunt planificate proiectului. a se realiza ntr-o anumit perioad de timp prestabilit, cu scopul de a mbunti situaia grupului int al

Programul se deosebete de proiect prin faptul c nu este necesar a se delimita n timp i se desfoar pe o durata mai lung de timp.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

n schema de mai jos, sunt eviden iate caracteristicile unui program ct i ale unui proiect.

Caracteristic Anvergura

Program Componente politic sau regional

Proiect de Iniiative locale

naional

Durata Bugetul

Durat nedefinit Buget suferi modificri care

De ordinul lunilor

poate Buget fix , prestabilit unele

Rolul echipei Orientarea evalurii

Management

Implementare n vizor

Are n vizor impactul Are i performana

performana

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

Conform teoriei manageriale, obiectivele unui proiect trebuie s fie SMART:

Specifice ( Specific) s aib rolul de a defini n termeni foarte precii ce urmeaz a se realiza;

Msurabile (Measurable) rezultatul trebuie s se poat msura;

Acceptate ( Achievable) toi cei implicai n procesul de realizare al proiectului trebuie s fie de acord cu obiectivele propuse de acest proiect;

Realiste (Realistic) obiectivele proiectului trebuie s fie realiste, avnd posibilitatea de a se nfptui;

Timp precizat (Time bound) timpul alocat pentru ndeplinirea obiectivelor propuse trebuie s fie corect estimat.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

Fazele proiectului

De regul, un proiect este alctuit din trei faze i anume: faza de iniiere faza de realizare (implementare) faza de finalizare a acestuia.

n faza de ini iere, se identific problema care se dore te a fi rezolvat prin implementarea proiectului. ntrebrile la care trebuie s se rspund sunt urmtoarele:

Problema identificat reprezint o problem important? Necesit aceasta o rezolvare urgent? Este institu ia dvs. capabil s gseasc cele mai optime solu ii la aceasta problem?

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

10

Dac rspunsurile la aceste ntrebri sunt afirmative, atunci se trece la etapa de realizare, de implementare propriu zis a proiectului.

Faza de finalizare are rolul de a rspunde la ntrebarea Au fost atinse obiectivele proiectului?.

Fiecare etap este important. Dac activit ile ce fac subiectul unei etape nu sunt ndeplinite, atunci proiectul, cu siguran , nu va fi unul de succes.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

11

Terminologie specific proiectului

Promotor entitatea care scrie proiectul. Partener un proiect poate avea sau nu un partener sau mai mul i n procesul de implementare a acestuia. Autoritate finan atoare proiectul (cererea de finan are) se depune acestei autorit i care are rolul de a l evalua i a decide dac proiectul este eligibil pentru a primi finan area. Eligibilitate un proiect este declarat eligibil dac a ndeplinit toate criteriile de selec ie i a ob inut finan area solicitat. Output conceptul se refer la rezultatele imediate ale

proiectului, ca urmare a activit ilor desf urate. Exemplu 20 de persoane instruite pe tema scrierii de proiecte comunitare, 150 de postere etc. Result conceptul desemneaz beneficiile i efectele imediate ob inute n urma procesului de implementare a proiectului. Exemplu nivelul de informare a reprezentan ilor administra iilor publice din jude ul Olt a crescut cu 50%. Impact termenul se refer la schimbrile pe care le produce proiectul, incluznd impact pe termen scurt i pe termen lung. Exemplu nivel crescut cu 20% a implicrii reprezentan ilor

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

12

administra iilor publice din jude ul Olt n scrierea de proiecte comunitare. Buget resursele necesare implementrii proiectului. Follow up metodele prin care se asigur continuarea proiectului dup terminarea finan rii primite. Grup int indivizii afecta i de problema care se dore te a se solu iona prin intermediul proiectului. Obiective pe termen lung se identific cu scopul proiectului i reprezint solu ia la problema identificat. Obiective pe termen scurt (obiective specifice) reprezint contribu ii aduse n vederea ndeplinirii scopului. Un proiect trebuie s pune accent pe maxim 4 obiective. Reprezint rspunsul la ntrebarea Ce dore ti s ob ii n final? i nu la Ce vrei s faci?.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

13

n vederea realizrii unui proiect, trebuie avu i n aten ie urmtorii pa i:

Pas 1
Identificarea i formularea problemei care se dorete a fi rezolvat prin intermediul proiectului: se are n vedere stabilirea problemei la care se caut soluie i se stabilete grupul int al proiectului, adic cine beneficiaz de rezultatele finale ale proiectului.

Pas 2
Formularea obiectivelor i a scopului: de regul, proiectul are un obiectiv general, care are rolul de a pune accentul pe ceea ce se urmrete a se realiza n cadrul proiectului. Acesta este dizolvat n mai multe obiective specifice, a cror rezolvare s conduc direct la rezolvarea obiectivului general. De asemenea, n aceast etap, se stabilete numele exact al proiectului.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

14

Pas 3
Stabilirea echipei de proiect i a partenerilor: echipa de proiect trebuie s fie alctuit din persoane devotate, demne de ncredere i cu un grad ridicat de implicare activ n realizarea proiectului. n ceea ce privete partenerii, este de preferat a se ncheia acorduri de parteneriate cu diverse instituii publice, cu aciune n sfera proiectului.

Pas 4
Realizarea bugetului de care are nevoie proiectul: bugetul joac un rol foarte important n realizarea unui proiect, deoarece, fr buget, nu se poate realiza absolut nimic. n aceast etap, se realizeaz un tabel cu toate cheltuielile, att n bani ct i n resurse umane i timp, necesare realizrii proiectului.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

15

Pas 5
Structurarea activitilor ce urmeaz a se desfura n cadrul proiectului: n aceast etap, se are n vedere a se rspunde la ntrebarea Ce este de fcut n cadrul acestui proiect?.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

16

Orice proiect este scris cu scopul de a obine finanarea necesar implementrii sale. Proiectul trebuie s conving o entitate finanatoare c merit a fi pus n practic. Orice proiect pleac de la identificarea unei probleme ce afecteaz un anumit grup. Exemplu de probleme: acces sczut al tinerilor din comuna x la internet, omaj ridicat n ora ul y etc.

Pa i de urmat n identificarea problemei:

Listarea problemelor grupului int Alegerea problemei la care ncercm s gsim solu ia Enun area problemei ct mai concis Identificarea cauzelor i a efectelor problemei respective

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

17

n ceea ce prive te justificarea problemei, trebuie avute n vedere urmtoarele ntrebri:

Care este problema? Care este grupul afectat de aceast problem? Cum este afectat acesta? Care sunt cauzele ce determin apari ia acestei probleme? Care sunt efectele? Ce se va ntmpla dac aceast problem nu va fi rezolvat?

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

18

15 elemente ale unui proiect de succes

Scop concis i concret scopul proiectului este extrem de important, deoarece acesta trebuie s transmit celui care finan eaz proiectul, stadiul problemei respective dup finalizarea proiectului.

Obiective SMART obiectivele proiectului trebuie s fie specifice, msurabile, tangibile, realiste i ncadrate n timp (specific, measurable, achievable, realistic, time bound).

Justificare solid problema ce se dore te a se rezolva prin intermediul proiectului trebuie s fie descris detaliat, cu argumente reale, nso it de prezentarea unor statistici legate de problema respectiv. De asemenea, trebuie accentuat impactul pe care l va avea proiectul asupra grupului int vizat.

Plan de activit i ct mai complex activit ile reprezint punctul cheie al unui proiect. Dac activit ile nu sunt cele potrivite, atunci obiectivele proiectului nu vor fi atinse. Pentru a convinge finan atorul c proiectul merit finan at, trebuie

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

19

detaliate ct mai mult activit ile care se doresc a se desf ura n cadrul proiectului.

Recomandare realiza i i o diagram Gantt, care presupune fixarea perioadelor n care se vor desf ura toate activit ile. Aceasta ar trebui s arate astfel:

Luna Activitate

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

12 Organizaia responsabil

Interpretare diagrama Gantt Pe vertical, trebuie enumerate activit ile ce vor avea loc n cadrul proiectului, pe orizontal trebuie specificat numrul de luni (perioada de realizare a proiectului n cazul de fa , proiectul se desf oar pe o perioad de 12 luni), urmnd ca apoi s se bifeze n dreptul fiecrei activit i n ce lun/luni se va desf ura. n ultima coloan, trebuie specificat organiza ia responsabil aici poate fi promotorul i/sau partenerul/partenerii dac exist.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

20

Metodologie complex trebuie descrise n detaliu metodele folosite pentru realizarea activit ilor din cadrul proiectului (pentru fiecare activitate n parte).

Buget realist bugetul este partea cea mai sensibil pentru finan ator. De aceea, trebuie ca toate costurile necesare bunei desf urri a proiectului s fie reale. Pentru acest lucru, nainte de a realiza bugetul, este recomandabil a se cerceta pia a pentru a nu supra sau subevalua costurile proiectului.

Aten ie! Nu uita i s bugeta i o activitate, c va trebui s o realiza i din surse proprii!

De

regul,

autoritatea

finan atoare

solicit

din

partea

promotorului o parte de cofinan are (resurse proprii), n natur sau n bani. Cofinan area n natur include punerea la dispozi ie, de exemplu, a unui spa iu de lucru, echipamente (birouri, aparatur etc.) .a.

Plan de evaluare i monitorizare bine pus la punct acesta verific dac proiectul se desf oar conform planului i dac, la ncheierea proiectului, obiectivele stabilite au fost atinse.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

21

Strategie de promovare a proiectului trebuie gndit o strategie pentru (de a promova exemplu, proiectul prin ct i de numele materiale finan atorului etc.). realizarea

promo ionale pe care s apar i numele i sigla finan atorului

Strategie de control a posibilelor riscuri ce pot aprea pe durata implementrii proiectului trebui avut n calcul i faptul c pot aprea riscuri ce amenin buna desf urare a proiectului. De aceea, trebuie gndit o strategie de combatere a acestor posibile riscuri.

Plan al sustenabilit ii proiectului de regul, se pune mare pre pe resursele i pe capacitatea solicitantului de a continua proiectul dup terminarea perioadei de finan are (din surse proprii, prin atragerea de noi finan ri etc.).

Plan de diseminare a rezultatelor se urmre te ca rezultatele ob inute n urma implementrii proiectului s fie mprt ite ntregii comunit i vizate direct i nu numai.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

22

Parteneri pentru un impact accentuat, este bine s ncheia i parteneriate, care s v acorde ajutor n implementarea proiectului, att financiar ct i n natur.

Echipa de proiect un proiect de succes nu poate exista fr o echip de exper i, care s asigure buna desf urare a proiectului.

Proiectul trebuie s aib un obiectiv principal, pe care, prin setul de activiti desfurate, trebuie s-l ating. Proiectul primete finanare tocmai pentru a se ndeplini acest obiectiv. Un proiect nu poate exista fr a avea anumite obiective de ndeplinit. Obiectivul proiectului trebuie s fie clar formulat iar drumul care trebuie parcurs pentru a se realiza acesta nu trebuie s fie confuz.

Dimensiunea unui proiect difer n funcie de numrul de activiti propuse a se desfura.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

23

ntre activitile i obiectivele proiectului trebuie s existe o legtura direct proporional, astfel nct fiecrui obiectiv trebuie s i corespund cel puin o activitate. Fiecare activitate derulat n cadrul proiectului este caracterizat de un anumit numr de indicatori, ce au rolul de accentua faptul dac au fost sau nu atinse obiectivele stabilite.

Fiecare proiect are anumite scopuri, pe care urmre te s le ndeplineasc prin activit ile derulate. Scopul reprezint rezultatul final al proiectului. Pa ii care trebuie parcur i obiective. Pe msur ce se ating obiectivele proiectului, distan a dintre problem i scop devine din ce n ce mai redus. pentru atingerea scopului sunt reprezenta i de

Dup ce se realizeaz planul de activiti al proiectului, ncepe procesul de alocare al resurselor. Cheltuirea resurselor trebuie s fie bine pus la punct pentru a se obine finanarea dorit.

n ceea ce privete resursele, primul lucru de care cred indivizii c au nevoie n realizarea unui proiect sunt banii. Suntem de prere

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

24

c fr bani ideile nu se pot concretiza, dar, trebuie s fii contieni de faptul c, pe lng sprijin material, sunt necesare i multe altele precum resurse umane, voluntari, experi, traineri, spaii de desfurare a activitilor, aparatur i mult timp la dispoziie. Toate acestea alctuiesc necesarul realizrii unui proiect.

Etapa planificrii bugetului ocup un loc foarte important n cadrul proiectului deoarece dac resurselor nu sunt bine administrate, exist mari anse ca proiectul s nu se finalizeze cu succes. Trebuie s fim aten i ca fiecare activitate s fie bugetat. n ceea ce prive te tipurile de cheltuieli, acestea sunt de dou feluri i anume eligibile i neeligibile. Bugetul este obligatoriu s fie o estimare realist a tuturor costurilor implicate n cadrul proiectului. n majoritatea programelor de finan are, n buget trebuie inclus i sec iunea de co-finan are, care reprezint resursele pe care le pune la dispozi ie solicitantul, att cash ct i n natur. Costurile trebuie mpr ite pe categorii logice i anume onorarii personal, consumabile, transport, administrative etc.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

25

n realizarea unui proiect, trebuie ntotdeauna avut n vedere faptul c pot aprea anumite riscuri ce pot periclita buna desf urarea a activit ilor propuse a se realiza n cadrul proiectului. De aceea, trebuie alctuit un plan de contingen care are ca principal scop nlturarea posibilelor riscuri.

Pentru a evalua corect toate riscurile ce pot aprea n cadrul unui proiect, trebuie s rspundem la un set de ntrebri i anume:

Care este riscul? Ce probabilitate exist ca acest risc s apar? Ce impact ar avea acest risc asupra desf urrii proiectului?

Riscurile sunt de patru tipuri:

Risc inacceptabil, risc care de ine un grad ridicat n ceea ce prive te perturbarea activit ilor proiectului. Odat aprut, procesul de implementarea a proiectului stagneaz. Risc mare, risc care are un impact negativ ridicat asupra planului de activit i i asupra bugetului proiectului.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

26

Risc mediu, risc care are un impact negativ semnificativ asupra proiectului. Chiar dac devine prezent, implementarea proiectului continu. Risc mic este acel risc al crui impact este nesemnificativ.

Factorii care pot contribui la perturbarea ncheierii cu succes pot fi:

estimarea timpului acordat realizrii proiectului s se stabileasc n mod nerealist pot aprea unele influene externe dar i interne estimarea greit a riscurilor planificarea nerealist a resurselor de care este nevoie distribuirea n mod greit a personalului, definirea ilogic a obiectivului.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

27

Ce nu trebuie fcut!

Un proiect va fi cu siguran sortit eecului dac are loc una din urmtoarele situaii: 1. Formularea obiectivelor este neclar, iar pe parcursul derulrii unor activiti din cadrul proiectului, acestea sufer modificri majore. 2. Pe parcursul derulrii proiectului, se schimb managerul de proiect, deoarece, participanii la respectivul proiect i vor pierde ncrederea n reuita proiectului i, ntr-o oarecare msur, i motivaia.

8 sfaturi pentru a evita greelile de la nceputul proiectului 1. Stabilirea managerului de proiect i a echipei, informarea i iniierea acestora s nu se fac prea trziu. 2. Nu trebuie s existe presiune din cauza lipsei de timp sau a lipsei de resurse. 3. Obiectivele proiectului trebuie formulate clar i s fie aduse la cunotin tuturor celor implicai n respectivul proiect.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

28

4.

ansele i riscurile proiectului trebuie analizate i fcute

cunoscute. 5. Rspunderea i competenele separate trebuie s fie clar reglementate. 6. Fiecare participant la proiect trebuie s aib bine stabilit contribuia sa la realizarea proiectului. 7. Toi participanii trebuie s aib cunotine n

managementul de proiect. 8. Conflictele ce apar ntre managementul de proiect i cel pe orizontal trebui rezolvate.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

29

Cererea de finan are n majoritatea cazurilor, cererea de finan are care se necesit a se completa con ine urmtoarele rubrici: Titlul proiectului Durata Rezumatul proiectului Justificarea proiectului Scopul proiectului Obiectivele proiectului Grupul int vizat de proiect Planul de activit i Rezultatele a teptate Monitorizarea i evaluarea proiectului Impactul proiectului Sustenabilitatea proiectului Bugetul proiectului Anexe (date despre institu ie sentin a, statut, raport anual, proiecte anterioare, scrisori de parteneriat, de sus inere etc.)

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

30

Un proiect de succes este acela care se implementeaz n perioada de timp stabilit la nceputul acestuia, fr a dep i bugetul alocat i n urma cruia s se ob in rezultatele dorite.

Un

proiect

de

succes

se

afl

ntr-o

relaie

direct

proporional cu trei factori, i anume timpul alocat acestuia, bugetul i obiectivele. Trebuie avut n vedere faptul c, dac unul dintre aceti factori sufer modificri, atunci i ceilali doi se vor schimba.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

31

Cum se define te comunitatea?

Comunitatea reprezint un sistem social particular care se define te dup urmtoarele caracteristici:

1. Indivizii care alctuiesc o comunitate de in roluri bine definite, recunosc relaiile dintre ei i ariile de preocupri comune cu ali membri; 2. Sistemul este definit prin termeni precum continuitate i viitor; 3. Membrii comunit ii depind n mare msur de cooperarea voluntar i folosesc un grad redus de msuri de sanciune; longevitate,

O comunitate viabil este una n care locuitorii colaboreaz pentru a mbunt i diferite aspecte ale vieii sociale locale. n vederea ob inerii progresului, ace tia pun accent pe scopurile vieii colective i realizeaz mpreun aciuni pentru a atinge aceste scopuri.

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

32

Pentru

aceasta,

comunitate

trebuie

fie

capabil de

urmtoarele:

s stabileasc mecanisme pentru a defini i consolida rolurile i responsabilitile membrilor din comunitate. s dezvolte organizaii locale (formale i informale) care s asigure comunicarea, identificarea liderilor, capacitatea de a defini i concretiza interesele locuitorilor. s contribuie la procesul de luare a deciziilor care o privesc. s menin relaiile cu deintorii resurselor. s influeneze prin campanii de pres, advocacy,

reprezentare deciziile politicile ce pot afecta comunitatea.

Ce presupune o ac iune comunitar? Lucrul n echip Implicarea tuturor membrilor comunit ii Ambi ii comune Atitudine pozitiv

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

33

Estomparea diferen elor dintre membri comunit ii Lideri activi Responsabilitate Transparen Creativitate Dezbateri publice

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

34

Proiecte comunitare

Proiectul comunitar se define te ca fiind un set organizat de ac iuni care codific alegerile prioritare i dorin ele comunit ii ca ntreg. Acesta are n vederea solu ionarea unor probleme ce afecteaz comunitatea n totalitatea ei. n vederea implementrii unui proiect comunitar, este necesar ca ntreaga comunitate s se implice activ n activit ile ce se doresc a se desf ura n cadrul proiectului. Un proiect comunitar ofer cet enilor oportunit i pentru rezolvarea problemelor cu care se confrunt la nivel local.

De re inut! Un proiect comunitar trebuie s reflecte deciziile ntregii comunit i. Aria de dezvoltare a proiectelor comunitare cuprinde domenii precum:

Protec ia mediului Incluziune social i Servicii sociale

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

35

Consolidarea democra iei Patrimoniu cultural

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

36

V mul umim pentru participarea la aceast sesiune de instruire i nu ezita i s ne contacta i pentru orice informa ii suplimentare legate de scrierea de proiecte!

Realizarea i Implementarea de Proiecte Comunitare

37