Cursul 4 Echipa proiectului

4.1. Managerul de proiect 4.2. Succesul muncii in echipa de proiect Niciun proiect nu ar putea fi realizat fr echipa de proiect! Cel care coordoneaz echipa este managerul de proiect. 4.1. Managerul de proiect Managerul de proiect este cel care: - indic direcia, perspectiva, orientarea strategic, armonizeaz obiectivele proiectului cu obiectivele organizaiei n ansamblu; - trebuie s realizeze echilibrul ntre cei patru factori constrngtori: buget timp calitate domeniu; - se confrunt cu unele provocri, derivate din caracteristicile intrinseci ale oricrui proiect (managerul de proiect are puin autoritate organizaional, dar o responsabilitate imens, ceea ce reprezint o provocare din punct de vedere managerial) - trebuie s realizeze un echilibru ntre proiect i: o beneficiarii direci/clieni; o grupurile interesate/afectate de aciunile/rezultatele acestuia; o organizaiile/departamentele ctre care au fost subcontractate diverse componente ale proiectului; o ministerul/agenia n competena cruia se afl proiectul; o cerinele sursei de finanare, procedurile i constrngerile formulate de aceasta. Ultima ediie a manualului pe baza cruia Project Management Institute organizeaz concursul n vederea obinerii titlului de manager de proiect profesionist delimiteaz nou domenii de expertiz ale managerului de proiect, domenii care reflect, de fapt, nou procese aflate n componena managementului de proiect: 1. managementul armonizrii activitilor componente; 2. managementul ariei de cuprindere a proiectului; 3. managementul timpului; 4. managementul costului; 5. managementul calitii; 6. managementul resurselor umane; 7. managementul comunicrii; 8. managementul riscului; 9. managementul achiziiilor. Managerul de proiect este persoana care trebuie s cunoasc n detaliu proiectul, s i cunoasc echipa i s cunoasc foarte bine resursele de care dispune n fiecare etap. NU este, ns, cel care trebuie s le fac pe toate. Tocmai de aceea n cadrul unei echipe de proiect foarte important este delegarea sarcinilor i evitarea supraalocrii resurselor umane.

4.2. Succesul muncii in echipa de proiect Legat de echipa de proiect, unul din factorii care determin succesul proiectului este coeziunea echipei i satisfacia membrilor ei. Avnd n vedere c o echip de proiect poate fi alctuit din membri aceleiai organizaii, dar i din persoane care nu au nimic de-a face cu aceasta, specialiti, experi sau membri ai altor organizaii partenere n proiect, de aceeai naionalitate sau de naionaliti diferite, este foarte important o bun cunoatere a membrilor echipei pentru a evita situaii n care acetia nu se implic, nu realizeaz sarcinile atribuite ceea ce, n ansamblu, afecteaz derularea ntregului proiect. Iat, mai jos, cteva exemple de obstacole care pot interveni n calea performanei echipei de proiect: o Valorile culturale (naionalitate, educaie, zon geografic...) o Abordrile individuale (individualism vs. colectivism...) o Stiluri diferite (comportament, valori, perspective diferite....) o Politica (atitudinea n general fa de idei, proiecte...) o Lipsa direciilor strategice (cultura corporativ...) o Lipsa unor obiective clare pentru performan (incertitudine....) o Lipsa training-ului (cunotine, aptitudini insuficiente specifice sau comunicaionale...) Pentru a evita situaii neplcute este extrem de important s existe o comunicare ct mai bun ntre managerul de proiect i fiecare membru al echipei ct i ntre toi membrii echipei. n vederea asigurrii unei comunicri eficiente trebuie avute n vedere urmtoarele elemente: - formularea concis i precis a mesajului pentru a fi neles uor i integral; - transmiterea rapid i nedeformat a mesajului - asigurarea fluenei i a reversibilitii comunicrii - utilizarea unui limbaj comun de ctre emitor i receptor - simplificarea i decongestionarea canalelor de comunicare - asigurarea flexibilitii i a adaptabilitii sistemului de comunicare pentru a putea fi utilizat n orice situaie Este important ca fiecare membru al echipei de proiect s i cunoasc foarte bine sarcinile i atribuiile, ce, cum i cnd trebuie s fac, fa de cine raporteaz, cine l poate nlocui n condiii de for major (de exemplu boal) astfel nct derularea proiectului s nu fie afectat. De asemenea, este foarte important s tie ce NU trebuie s fac, tocmai pentru a evita situaia neplcut n care doi membri ai echipei se concentreaz pe aceeai sarcin n condiiile n care unul singur o putea realiza. O asemenea situaie nu duce dect la costuri suplimentare: este consumat mai mult timp, sunt alocate dou resurse pentru aceeai sarcin fiind, astfel, cheltuii mai muli bani (ambii membri ai echipei de proiect ar fi pltii pentru acelai lucru). Practic toate aceste elemente se regsesc in fia postului. Acesta este folosit i n cazul membrilor unei echipe de proiect, proiectul n sine putnd fi considerat o organizaie temporar. Dei n proiect pot participa chiar membrii ai aceleiai organizaii care i cunosc clar atribuiile la nivel de organizaie, este necesar realizarea unei fie a postului

pentru proiect tocmai pentru c foarte multe, sau chiar toate, atribuiile din cadrul proiectului nu se suprapun cu cele din cadrul organizaiei. Mai mult, o asemenea fi a postului este necesar n momentul n care echipa de proiect este alctuit din persoane care provin din mai multe organizaii. Fia postului arat: - titlul postului (de exemplu: manager de proiect, asistent manager proiect, responsabil financiar, specialist IT, responsabil comunicare, etc.) - cine se subordoneaz fa de cine, relaiile de lucru (de exemplu: asistentul manager rspunde direct de managerul de proiect sau specialistul n IT rspunde direct responsabilului cu comunicarea, etc.) - cine coordoneaz un set de activiti (pachet de lucru) (de exemplu: responsabilul cu comunicarea coordoneaz campania de promovare a proiectului) - ce responsabiliti are persoana respectiv (de exemplu: responsabilul cu comunicarea: coordoneaz toate activitile de comunicare, coordoneaz membrii din echipa de proiect implicai n activitile de comunicare, pstreaz legtura cu tipografia, valideaz variantele de site, de brouri, realizeaz rapoarte legate de activitile de comunicare i le prezint managerului de proiect, etc.) - n ce condiii de munc va trebui s lucreze (de exemplu: responsabilul cu comunicarea va avea la dispoziie un laptop, telefon, va lucra ntr-un birou personal, etc.) Avnd n vedere toate cele menionate mai sus este bine de avut n vedere i crearea unei organigrame a echipei de proiect. Organigrama arat ca o hart a proiectului, indicnd titlul fiecrui post, cine se subordoneaz cui, care sunt diviziunile proiectului i responsabilii de acestea.