Sunteți pe pagina 1din 46

METODOLOGIE de IMPLEMENTARE

Oradea 2010

Page 1 of 46

Cuprins
1.INIIEREPROIECTDOCUMENTAREA............................................................................................................ 3 (1)Analizaproblemei ................................................................................................................................... 4 (2)Identificareasoluiilor............................................................................................................................ 6 (3)Elaborareastrategieiproiectului ............................................................................................................ 7 (4) Analizacapacitiiorganizaieideafinalizaproiectul........................................................................ 9

(5)Identificareainteresuluipentruproiect .............................................................................................. 10 (6)Stabilirearezultatelorateptateiaimpactului................................................................................... 11 2.PLANIFICAREA ............................................................................................................................................ 19 (1)Planificareaactivitilor........................................................................................................................ 22 (2)Planificarearesurseloriachiziiilor .................................................................................................... 26 (3)Planificareastrategieimanagementuluiderisc ................................................................................... 30 (4)Planificareastrategieidecomunicare ..................................................................................................... 34 3.EXECUIAPROIECTULUI ............................................................................................................................ 35 (1)Demarareaproiectului.......................................................................................................................... 35 (2).Contractareasecundar ...................................................................................................................... 37 (3).Analizafuncionalitehnic .............................................................................................................. 38 (4).Proiectarea .......................................................................................................................................... 39 (5).Achiziieiimplementare .................................................................................................................... 40 (6).Instruirea ............................................................................................................................................. 41 (7).Testareaiacceptareasistemuluiintegrat.......................................................................................... 41 (8).Conversiadatelor................................................................................................................................. 42 (9).Tranziiadatelornproducie .............................................................................................................. 42 (10).Diseminarearezultatelorproiectului ..................................................................................................... 42 4.FINALIZAREAPROIECTULUI ........................................................................................................................ 44

Page 2 of 46

1.INIIERE PROIECT- DOCUMENTAREA



Studiu de caz proiectul: PREVENIREA INUNDATIILOR SI REDUCEREA URMRILOR ACESTORA PRIN FUNDAMENTAREA DECIZIILOR FOLOSIND UN SISTEM INFORMAIONAL INTEGRAT

PHARECBCROHU2006

Fazadenceputncicluldeviaalunuiproiectestefazanurmacreiaseiadeciziacuprivirela principalelecerinencareacestatrebuiessencadreze.nunelecazuriiniiereaunuiproiectsedeciden urmaidentificriiuneiproblemesauauneinecesiti,naltecazuriproiectulpornetedelaoideesaude laexistenauneioportunitidefinanare.Fazadeiniierepresupuneomuncdedocumentarecuprivire laproblemancauz,identificareaprilorinteresateiaroluluipecarefiecaredintreacestealpoate juca n derularea proiectului, stabilirea scopului i a obiectivelor care trebuie urmrite prin proiectul respectiv,precumiarezultatelorcaresuntateptatedelaproiect.Rolulacesteifazeestedeadetermina viabilitateasaufezabilitateauneiideideproiect. Fazadenceputtrebuiessencheieprintrodeciziefermcuprivirelademarareaproiectului, dinparteafactorilorabilitaisiaastfeldedecizii,precumiprinpunerealapunctatuturorelementelor caretrebuiesconstituiepunctuldeplecarepentrufazadeplanificare. Pentru a determina fezabilitatea unui proiect, este necesar s parcurgem o serie de pai de documentare i analiz. Elementele principale ale analizei mpreun cu concluziile rezultate vor fi prezentate n documentaia proiectului. n figura de mai jos sunt ilustrate activitile specifice fazei de iniiereaproiectului.

Page 3 of 46

1.Analizaproblemei/ necesitii 6.Identificarearezultatelor iimpactului

2.Identificareasoluiilor

Documentulde iniiere
5.Identificareainteresului isuportuluipt.proiect 3.Elaborareastrategiei

4.Analizacapacitii organizaionale Activitilespecificefazeideiniiere

(1) Analiza problemei


Una din principalele tehnici specifice utilizate n analiza problemelor este arborele problemelor, care permite analiza unei situaii existente, identificarea problemelor cheie n contextul acestoraivizualizareaproblemelornformauneidiagrame/arbore(relaiecauzefect). Arborele problemei este o tehnic util n activitatea de identificare i documentare a problemei, dar i pentru cea de definire a scopului, obiectivelor, rezultatelor ateptate. Aceast tehnic arelabazideeacoriceproblemestecauzatdeexistenaiaciuneaaoseriedefactoriic,larndul ei,reprezintocauzpentrualteprobleme.Tehnicapresupuneoseriedepai,nurmtoareaordine: enunareaunor(ctmaimultor)problemeexistentelaunmomentdatndomeniuldecarese ocuporganizaia; identificarealegturilordecauzalitatentreproblemeleidentificateidispunereaproblemelor nordineadatdeacestelegturi;

Page 4 of 46

alegereaproblemeicare,dinpunctuldevederealorganizaiei,esteabordabil(rezolvabil)i care, odat rezolvat, poate determina o serie de rezultate importante pentru grupul de beneficiari; considerarea problemelor care concur la existena problemei alese ca fiind cauze i a celor carederivdinproblemarespectivcafiindefecteleacesteiaistabilireaobiectivelorpornind delacauzeiarezultatelorateptateporninddelaefecte. Aceasta tehnica a fost utilizat pentru identificarea problemelor care au determinat iniierea proiectuluianalizat.Rezultatulanalizeiesteprezentatnfigurademaijos:

Efe c te ne g a ti v e as u p ra m e d i u l ui / d s tr ug e re a i i n fra str uc tu ri l or cri ti c e

P u ne re a n pe ric ol a p o p ula tiei d in z o ne le a fe cta e t

EFECT E

P u ne re a n pe ric ol a pe rso n alu lu i o p era tiv

Ine fic ien ta u tiliza rii re su rse lor d e in terv e ntie

Risc ul lu arii u n or d e ciz ii ero n ate n situ atii d e u rge n ta d e a m plo ar e

C AUZE

In for ma tii ins ufic ie nte / imp rec ise

In fo rma tii ne sis e m atiz a e t t

L ips a p ro ce d ur ior o p er atio na le

L s a u nu i m ec an is m ip p e rfo rma n t de c o mu n ica re tra n sfro n talie ra n s itua tii de ur ge nta

S ch imb u l d e d ate cu alte ins t tutii n u e ste i s tan da rd iza t

L ip sa sta nd a rd elo r o p era tio na le

79

Arboreleproblemelor,elaboratpentruproiectulanalizat

Page 5 of 46

(2) Identificarea soluiilor


Prin aceast activitate, n baza arborelui problemelor se identific cele mai potrivite soluii pentruproblemaidentificat.Pentruaceastaseutilizeazunarboredecizionalcuostructuridenticcu cea a arborelui obiectivelor numit arborele soluiilor, prezentat n figura de mai jos. Corespondent, aspectele negative din arborele problemelor se pozitiveaz fiind transformate n aspecte dezirabile, pozitive.

R educerea duratei d e elab orare a deciziil or

m bunat ati rea com unicarii pe durata int erv en tii lor

Operatio nal izarea in terv en tii lor n si tuati i de urgenta de amp loare

Si stem i nformati onal i ntegrat de asi stare deci zi onala

REZULTATE

Un mod el de dat e si u n m odel d e com uni care trans fro ntaliera agreat

Acorduri inst it uti onale nt re inst itu tii le im pli cate n schi mbu l de date

E fici en tizarea procesulu i decizion al n si tuati i de urgent a de amp loare

OBIECTIVE
Dezvol tarea un ui s ist em informati c i ntegrat pen tru fundam ent area deci zi ilo r Elaborarea si i mpl ementarea un ui standard de co mun icare nt re ins tit uti ile imp licate n management ul si tuati ilo r de urgenta Im plement area unui mecani sm de comu nicare tran sfrontalera n s itu at ii d e u rgent a

Impl ementarea u nui sist em de al ert are a res urselor de int ervent ie prin S MS

R eal izarea unei l eg at uri pent ru comu nicare d ate p ri n VP N

E lab orarea unui dict ionar bil ingv cu t erm eni s peci fi ci gesti onarii sit uat ii lor de urgenta

Fig. 2.6. Arborele solutiilor elaborat pent ru proi ectul analizat


83

Page 6 of 46

(3) Elaborarea strategiei proiectului


Strategiaestereprezentatderealizareaunuiplanlogicdeabordareauneiproblemesauaunei situaiicufolosireaalternativei/alternativeloroptime. Etapele stabilirii unei strategii implic aprecierea viabilitii diferitelor alternative i selectarea uneiadintrealternativecastrategieaproiectului.Dacnuesteobinutconsensul,atuncisuntintroduse criterii adiionale sau poate fi modificat cea mai promitoare alternativ, incluznd sau eliminnd elementedinarborelesoluiilor. n cazul proiectului prezentat, au fost elaborate strategia de organizare i coordonare, cea de achiziieaproduseloriserviciiloriceadeimplementareaproiectului. n elaborarea acestora au fost avute n vedere criterii de selecie cum ar fi: probabilitatea atingeriiobiectivelorpropuse,costultotal,beneficiileiriscurile. a) Strategiadeorganizareicoordonareaproiectului Strategia de organizare i coordonare a proiectului are n vedere faptul c implementarea cu succes a acestuia va fi controlat la dou nivele: Comitetul de Conducere al Proiectului i Echipa de coordonaretehnic. Comitetul de Conducere al Proiectului este o structur de nivel nalt, n care Direcia Apelor Criuri i Inspectoratul pentru Situaii de Urgen CRIANA al judeului Bihor sunt reprezentate prin directorul general respectiv inspectorul ef. Comitetul reprezint interesele beneficiarului, cele ale partenerului,precumiintereseleutilizatorilorfinali. EchipadecoordonaretehnicestecondusdemanageruldeproiectdinparteaDirecieiApelor Criuri, avnd n componen reprezentani din toate zonele funcionale ale proiectului. Astfel, se supervizeaz integritatea tehnic a proiectului i se monitorizeaz toate interfeele ntre proiect i alte proiectederulatepeplanlocalicarepotinfluenaproiectulpropus,precumioricedependentehnic pecaretrebuiesondeplineascsoluiaimplementatdeDireciaApelorCriuri.

Page 7 of 46

Aceast strategie de organizare i coordonare a fost aleas avnd n vedere faptul c este importantcaunproiectsfieconduslanivelstrategicdeunComitetdeConducerecaresstabileasci scontrolezedireciancareevolueazproiectul. b) Strategiadeachiziieaproduseloriaserviciilor Avnd n vedere faptul c implementarea proiectului presupune i dezvoltarea unei soluii software dedicate, bazat pe o platform de tip geografic GIS, strategia de achiziie propus include realizareaunuicontractsecundarprintroprocedurdeachiziierealizatconformregulamentuluiimpus de finanator. Aceast contractare secundar este necesar n vederea selecionrii unei companii specializate care s furnizeze soluia informatic (hardware i software) cu ajutorul creia s se poat atingeobiectiveleproiectului. Pentru evitarea procedurilor multiple de achiziie se va organiza o singur procedur de atribuireconformlegislaieinaionaleaachiziiilorpublice.ncadrulacesteilicitaii,DireciaApelorCriuri vaavearoldeAutoritateContractantivapregtidocumentaianecesarnvedereaselecionriiunei firmecuroldeintegrator. FirmaintegratorvatrebuisfurnizezetoateechipamenteletehniceprevzuteiaplicaiileGIS standard, dar i s dezvolte aplicaiile specializate care s emuleze fluxurile de lucru speciale ale partenerilordinacestproiectcaresuntimplicaingestionareauneisituaiideurgen.Firmaintegrator vaconfigura,instalaidanfunciunetoateechipamenteleiaplicaiilesoftwarenecesare,darvaasigura intreinereaacestorechipamentepeoperioadde3anidupfinalizareaproiectului. Strategia de achiziii aleas are multiple avantaje printre care cele mai importante sunt: minimizarea activitilor administrativlogistice, a riscului tehnic i a riscului resurselor umane, evitarea riscului de integrare tehnologic, acceptarea ntregii furnituri i obinerea unei garanii unice pentru ntregulsistemintegrat. c) Strategiadeimplementareaproiectului Din punct de vedere al strategiei de implementare a proiectului, aceasta va respecta modelul standardreprezentatdeetapelede:iniializare,analizafuncional,proiectareasistemului,dezvoltarei configurare, instalare i testare, instruire, conversie de date, acceptana funcional, tranziie n exploatareisuporttehnic,garanieimentenana.

Page 8 of 46

Strategia de implementare aleas asigur pstrarea unei legturi permanente ntre etapele proiectului,minimizeazrisculdeviaiilorproiectuluiiasigurcontrolulasupraevoluieiproiectului.

(4) Analiza capacitii organizaiei de a finaliza proiectul.


Condiiileesenialepentrucaunproiectsafieaprobat,suntfezabilitateaproiectuluiicapacitatea organizaional.Aceastetapdeanalizarecasubiectcapacitateaorganizaieideaducelabunsfrit proiectul.Puncteledeanalizprivesccelpuinresursele,experienanproiectesimilare,structura organizaieiiresurseleumane,fiindutilizateinstrumentedeanalizcumarfichestionaresauformulare deevaluarecareevalueazaspecteleprincipalealeorganizaiei(asevedea,deexemplu,formularede evaluaredetipPhare)sauanalizaSWOT. n cazul proiectului analizat, finanatorul a utilizat chestionare tip Phare pentru a evalua capacitatea DAC si ISU de a finaliza proiectul. Astfel, au fost solicitate i puse la dispoziie date privind structuradepersonalainstituiilor,dateprivindbilanulcontabiliunraportdeauditntocmitdectreun auditor autorizat. A fost analizat experiena instituiei n derularea unor proiecte similare, experien careaavutopondereimportantnprocesuldeanaliziaprobareaproiectului. Inetapadeiniiereaproiectuluiafostfolositcainstrumentdeanalizapotenialuluiinstituiei deaducelabunsfritproiectul,analizaSWOT.Analizaseprezintntabeluldemaijos: AnalizaSWOTarelevatfaptulcapuncteletariidentificatesuntsuficienteipotfivalorificaten oportunitile identificate, ceea ce nseamn c organizaia are capacitatea de a duce la bun sfrit proiectul.Deasemeneasaajunslaconluziacprintrostrategieadecvat,poatefievitattransformarea punctelorslabenameninri.

Page 9 of 46

AnalizaSWOTprivindproiectulanalizat INTERNE POZITIVE Strenghts (Punctetari) Experientainproiectesimilare. NEGATIVE Weakneses (Puncteslabe) Lipsaexperieneinmanagementulproiectelor. Experienainsuficientnelaborareaspecificaiilor tehnicepentrusistemeinformatice. EXTERNE Opportunities (Oportuniti) Threats (Ameninri)

Disponibilitateaunorfordurieuropene Intrziereasaunendeplinireaobiectivelor pentruproiecteindomeniulspecific proiectului; Calitateaslabacaietuluidesarcini

(5) Identificarea interesului pentru proiect


Dincolo de stringena problemei sau a nevoii pe care proiectul ar urma s o rezolve, pentru luarea deciziei de a demara sau a nu demara un proiect, este foarte important s se aib n vedere posibilele influene pe care viitorul proiect lear putea avea asupra factorilor interesai. Factorii interesaipotfipersoane,organizaii,grupurideinterese,categoriisocialesaueconomicecarearputea influenasauarputeafiinfluenaideproiectulpropus.

Page 10 of 46

Pentru analiza acestor influene, n cadrul proiectului a fost folosit ca instrument, Matricea factorilorinteresai(Stakeholdersmatrix). Analiza are un format tabelar i presupune identificarea factorilor interesai, a potenialului acestora de a influena proiectul i a modalitilor de a gestiona posibilele influene. Matricea factorilor interesaielaboratpentruproiect,esteprezentatntabeluldemaijos.Dinanalizainfluenelorpecare lepoateaveaproiectulasuprafactorilorinteresai,arezultatcdemarareaproiectuluiesteoportun.

(6) Stabilirea rezultatelor ateptate i a impactului


Prin definiie, proiectele sunt orientate spre rezultate. Odat cu stabilirea obiectivelor proiectului,trebuiestabiliteclar,caresuntrezultatele(produselesauserviciile)preconizateistandardele decalitatealeacestora.Acestaesteprimulpasnmanagementulcalitii,planificatnfazaulterioarin monitorizarea proiectului. Rezultatele ateptate pot fi privite i ca efecte ateptate n urma ducerii proiectuluilabunsfrit(impact). In cazul proiectului prezentat obiectivul general const n creterea siguranei cetenilor judeului Bihor n cazul producerii de inundaii majore i crearea premiselor armonizrii sistemelor de monitorizareainundaiilorneuroregiuneaBihorHajduBihar.Acestobiectivsencadreaznprioritile convenite de premierii Ungariei i Romniei n cadrul Declaraiei comune privind protecia comun mpotriva inundaiilor, care cuprinde angajamentul de intensificare a eforturilor de armonizare a sistemelordemonitorizaredinceledouri.

Page 11 of 46

Matriceafactorilorinteresai Factori Capacitateimotivaiedeagenera/susine Posibileaciunicaresvizeze intereselefactorilorinteresti

interesai schimbarea

Interese:cumvafiafectatdeproiect?;cumvaafecta proiectul? Vrea? ISU Ce(dece)vrea? Poate? Da Cepoate? Poatedefini specificaiile DAC Da Resurseinformatice Da Poate cofinana Implicareaunorspecialitideacror experienvorbeneficiatoifactorii interesai Directoratul Da pentru dezastre HajduBihar Ungaria Instituia Prefectului Bihor Da Eficientizarea fluxului informaional Da Poatestabili Punerealadispoziieadatelorde cerinele interesoperativrapid,nformat standardiaccesibil; Eficientizarea schimbuluidedate Da Poatesprijini ntocmireadicionaruluibilingv; derularea Iniiereaisusinereaunuimecanism

Da Resurseinformatice

proiectului operativpentruschimbuldedaten situaiideurgen;

Page 12 of 46

Privindobiectivelespecificealeproiectului,acesteasereferla: mbuntirea colaborrii ntre Direcia Ape Criuri i Inspectoratul pentru Situaii de Urgen CRIANA,prinimplementarealaceledouinstituiiaunuisisteminformaticgeograficcomun, carespermitpreluareaautomata informaiilorreferitoareladepireacotelordealarm peruri; dotarealanivelperformantadispeceratelorCentruluiOperaionalalInspectoratuluiJudeean pentruSituaiideUrgenCRIANA,respectivDireciaApelorCriuri,astfelnctacesteas poat realiza gestionarea centralizat a situaiilor de urgen, prin urmrirea n timp real a evoluieifactorilorderisc,precumiadistribuieimijloacelorspecificedeintervenie; mbuntirea sistemului de ntiinare despre iminena producerii unor fenomene meteorologice periculoase, prin implementarea unui sistem performant i fiabil de notificare prinSMS; dotareatehnicaunorechipajemobilealeInspectoratuluiJudeeanpentruSituaiideUrgen CRIANA,carespermitvizualizareapermanentdincadrulCentruluiOperaionalapoziiei acestor echipaje i care, de asemenea, s permit accesul n timp real al personalului de intervenie al echipajelor mobile la informaiile gestionate central n cadrul sistemului informatic; realizareaunuipunctdecomandmobilalInspectoratuluiJudeeanpentruSituaiideUrgen CRIANA,prindotareatehniccarespermitnunumaiaccesuldincadrulpunctuluimobilla informaiilestocatencadrulsistemuluiinformaticdelainspectorat,dariactualizareaacestor informaiidirectdinteren,nfunciedeevoluiasituaieidecriz; mbuntirea colaborrii ntre instituiile locale care gestioneaz informaii geospaiale, prin organizarea unui Consoriu GIS sub coordonarea Direciei Apelor Criuri. Acest Consoriu GIS va realiza stabilirea standardelor privitoare la obiectele geografice care vor alctui harta digitalajudeuluiivaarbitrantreorganizaiilemembrecuprivirelastandardelecomunede schimbdeinformaii; ntrireacolaborriicuDirectoratulpentruInterveniilaDezastreHajduBihardinUngaria,n sensul stabilirii unor protocoale de schimb automat de date, n format electronic, ntre

Page 13 of 46

sistemelesimilarealecelordouri;searenvedererealizareaunuiproiectnoglindcares asigurecompatibilitateadeplinasistemelorgestionatedectreceledoustate. In ceea ce privete rezultatele ateptate n urma finalizrii proiectului, sa urmrit realizarea unorinstrumentecaresasigureatingereaobiectivelorstabilite,astfel: 1.Realizareaunuisisteminformaticintegratdegestiunegeospaialafactorilorderisciaresurselor deinterveniencazdeinundaie; 2. Crearea unui sistem de avertizare a autoritilor publice locale prin SMS (Short Message Service), dezvoltatpeoplatformGIS; 3. Crearea unui consoriu instituional pentru schimbul electronic al datelor geospaiale (GIS) de interesoperativ; 4.ntocmireaunuicaietbilingvdetermenitehnici; 5. Realizarea unei metodologii de implementare pentru extinderea la nivel naional a proiectului (modeldeimplementare). Proiectul se ncadreaz n obiectivul general al programului, urmrind att strngerea contactelor dintre instituiile specializate n gestionarea situaiilor de urgen generate de inundaii, din euroregiuneaBihorHajduBihar,ctidezvoltareaarmonizataunorsistemeinformaticedeasistare decizional de ambele pri ale graniei, prin realizarea proiectelor n oglind, cu beneficii att pentru Romnia,ctipentruUngaria. Din punct de vedere al problemelor specifice identificate n cadrul cooperrii transfrontaliere, proiectul propus vine n ntmpinarea lor prin activiti specifice care s amelioreze situaia existent. Astfel,GhidulSolicitantuluiidentificurmtoarelezonedecolaborarecarepotfiimbuntite: 1.conexiuniledintrereeleledeinfrastructursuntncinsuficiente; Proiectul propus va ameliora aceast situaie prin realizarea unei legturi informaionale electronice directe ntre instituiile specifice ale fiecrei ri care au responsabiliti n direcia gestionriisituaiilordeurgen.Astfel,sistemeleelectronicealecelordourivorficompatibile dinpunctuldevederealinformaiilorgestionateialmodalitiideschimbdeinformaiintreele.

Page 14 of 46

2.cooperareainterinstituionaltransfrontalierestencinsuficientdezvoltat; PartenerulexternalDirecieiApelorCRIURIesteDirectoratulpentruInterveniilaDezastreHajdu Bihar din Ungaria. Acest lucru implic o cooperare eficient ntre cele dou pri, deoarece implementarea sistemului informaional propus n Romnia va avea implicaii majore n partea ungar a frontierei, prin schimbul de informaii despre situaiile care pot duce la declanarea situaiilordeurgen,dariprinposibilitateadecoordonarecomunaunoractivitibilaterale. Avndnvederefaptulcnzonageograficavutnvedereexistmultecursurideapcareajung n aval n regiunea ungar a frontierei, informaia privind producerea inundaiilor n amonte, n zona romneasc, sunt critice pentru luarea la timp a msurilor de aprare n Ungaria. Prin realizarea n cadrul proiectului a unui carnet bilingv cu termeni specifici misiunilor comune, de nlturare a urmrilor inundaiilor produse n Euroregiune, se creeaz premisele cooperrii operativetransfrontalieredintreceledouinstituii. 3.forumurileorganizatepentrufacilitareaapropieriidintrelocuitoriiiinstituiilevecinesuntnc reduse; Proiectul propus va ncerca i ameliorarea acestei situaii prin organizarea de workshopuri comuneiprinorganizareadeaplicaiitacticedecooperare,princaresevizeazapropiereadintre DireciaApelorCRIURI,InspectoratulJudeeanpentruSituaiideUrgenCRIANAaljudeului Bihor i Directoratul pentru Dezastre HajduBihar, n vederea armonizrii sistemelor de monitorizareiinterveniencazdeinundaiimajore. Proiectul vizeaz atingerea unui obiectiv punctual al programului, i anume realizarea de Investiii n sisteme de monitorizare i informaii privind protecia comun a rurilor i prevenirea inundaiilor (inclusiv construirea i reabilitarea cldirilor i a altor edificii i elemente de infrastructur, dezvoltareatehnologieiinformaiiloriacomunicaiilor,achiziionareaechipamentelorspecifice,activiti de training ), obiectiv prevzut n cadrul programului la Prioritatea 1, msura 1.2., componenta 1, aciunea4,astfel: Prioritatea 1: Dezvoltarea integritii spaiale, fizice i de infrastructur va fi asigurat prin urmtoarelemsuri:

Page 15 of 46

Msura1.2:nlturareaunorameninricomunedinparteafactorilordemediu,acionndpentru proteciamediuluiiprevenireainundaiilor Componenta1Investiiipentrumbuntireainfrastructuriidemediu; Aciunea4:Investiiilensistemedemonitorizareiinformaiiprivindproteciacomunarurilor iprevenireainundaiilor(inclusivconstruireaireabilitareacldiriloriaaltoredificiiielemente de infrastructur, dezvoltarea tehnologiei informaiilor i a comunicaiilor, achiziionarea echipamentelorspecifice,activitidetraining). Prinrealizareancadrulproiectuluiasistemuluiinformaionalgeograficintegrat,activitateade monitorizare a inundaiilor va fi revoluionat, eficiena acestui nou sistem traducnduse n numr de vieisalvateinlimitareapagubelormateriale.Astfel,factoriidedecizievorputeagestionasituaiilede urgen complexe generate de inundaii avnd la ndemn nu un mare numr de mesaje fax (aa cum estesituaianacestmoment),ciuninstrumentinformaticcomplexcarelevapermitesaibimaginea geograficdeansambluasituaieiiazoneiafectate,sfacscenariirapideprivindfolosirearesurselori svalidezemsurilesugerateautomatdectresistem.nsituaiaproduceriinviitoraunorinundaiide complexitatea celor din anul 2005, absena unui astfel de instrument poate perpetua ineficiena i, implicit,poateducelapierderidevieiomeneti. nsituaiideurgenesteesenialcafactoriidedeciziesidentificeisactivezerapidresursele disponibile i, de asemenea, s ia decizii corecte privind ierarhizarea prioritilor de repartiie a acestor resurse,foarteprobabilinsuficiente. Riscul de luare a unor decizii eronate sau ineficiente este generat de presiunea timpului i de fluxulmaredeinformaiiprivindevoluiasituaieioperativevictime,pagube,cotehidrologicefluctuante, cideaccesblocate,dinamicasituaieiforelorcareintervinetc. Urmarea unor astfel de decizii eronate poate fi major i poate duce la amplificarea efectelor inundaiilorsaulacretereanumruluidevictimeomeneti. Dinacestpunctdevedere,necesitateaceamaipregnantidentificatnzonavizaticarear puteafirezolvatprinimplementareaunuisistemdeasistaredecizionalesteabilitateadeaconcentrai de a sistematiza n timp real informaiile privind evoluia situaiei de urgen, reducnd astfel riscul de luareaunordeciziieronate.

Page 16 of 46

Dinpunctdevederealconstrngerilor,acesteaserefernspeciallafaptulcexistunnumr mare de actori implicai n gestionarea unei situaii de urgen, iar coordonarea interinstituional poate fi dificil de realizat. Proiectul propus transform aceast constrngere ntro oportunitate prin iniiativaorganizriiunuiConsoriuGISsubcoordonareaDirecieiApelorCRIURI,consoriuGIScares stabileasc standardele comune de schimb de informaii ntre toate instituiile implicate i care s gestionezeschimbulpermanentdeinformaiintreacestea,punndbazelestabiliriiunuifluxautomatde informaii care s stea la baza alimentrii cu date n timp real a Sistemului Integrat de Monitorizare i InformarealJudeuluiBihor. Populaia judeului Bihor este de 600.000 locuitori, dintre care peste 30.000 locuiesc n zone ameninate de inundaii (conform istoricului inundaiilor). Avnd n vedere creterea amplorii fenomenelormeteorologicepericuloase,traduselocventprincretereanumruluivictimelorprodusede acestea, este evident c numrul vieilor ce vor fi ameninate de inundaii n judeul Bihor n anii care urmeaz va crete, fr a putea fi precizat un numr exact. Contravaloarea medie anual a pagubelor generatedeinundaiinjudeulBihor,secifreazla1.33milioaneeuro1. Impactul direct al inundaiilor majore asupra populaiei judeului Bihor a determinat alegerea acesteiacagrupintalaciunii.Activitiledincadrulproiectuluiaufostconceputenjurulobiectivului generalalprogramului.Astfel,realizareaiimplementareasistemuluiinformaionalgeograficvapermite concentrarea tuturor datelor specifice inundaiilor n dispeceratul inspectoratului pentru situaii de urgen, care va furniza n mod unitar i flexibil Comitetului Judeean pentru Situaii de Urgen toate informaiilenecesareluriiunordeciziifundamentate,chiarinsituaiaunuicomandamentmobilcarese deplaseaznafaramunicipiuluiOradea.Legturadintreinspectoratuljudeeanpentrusituaiideurgen iprincipalulfurnizordedatespecificeinundaiilor,dispeceratulDirecieiApelorCRIURI,vafiasigurat prinreeaprivatdetransmitereelectronicadatelor(VPN),nformatstandardizatdeschimbdedate. n cazul producerii de inundaii majore, resursele care intervin pentru salvarea persoanelor i a bunurilor devin insuficiente. Acest lucru este perceput acut de ctre populaie, care n astfel de situaii ateapt ajutor de la autoriti. Orice ntrziere a acordrii sprijinului necesar din partea autoritilor (ntrziere provocat de o comunicare defectuoas ntre instituiile implicate i de o gestionare

Datele au rezultat prin cuantificarea pagubelor pe 25 ani, acestea insumand 33,3 mil.

Page 17 of 46

defectuoas a resurselor avute la dispoziie) implic pierderi de viei omeneti i pierderi materiale importante,cuefectdezastruoslanivelulcomunitilorlocaleialocuitorilor. nacestmomentnRomnianuexistunsisteminformaionalintegratsimilarlaniveldejude, faptconfirmatattdeInspectoratulGeneralpentruSituaiideUrgen,ctideAdministraiaNaional ApeleRomne.Dinacestpunctdevedere,acestproiectesteopremieripoateficonsideratunproiect pilotcupotenialdereplicarelanivelnaional. Implementarea unui sistem informaional integrat de monitorizare i asisten decizional n situaiideurgengeneratedeinundaiivansemnapentruCJSUaccesulrapidlainformaiileactualizate asociateevenimentului.Acestlucrusetraducen: identificareamairapidacelormaiapropiateresursedisponibile; repartizareaoptimaacestora,avndacceslaimagineanformatgeograficaefectelorsituaiei deurgen; anunarearapidaacestoraprinintermediulsistemuluiinformaional; Toate acestea se traduc n reducerea urmrilor inundaiilor, nsemnnd att viei ct i bunuri materialesalvate. Din analiza Planului de aprare mpotriva inundaiilor, n care sunt detaliate pe localiti, efecteleprobabilealeinundaiilor,arezultatcncazuluneiinundaiiextreme,pagubeletotalesarcifra laaproate200milioaneEuro.Deasemenea,dinanalizaurmrilorinundaiilorprodusenultimiitreizeci deani,rezultcvaloareatotalapagubelorsecifreazla40milioaneEuro,adicomediedepeste1,3 milioane euro pe an. n ceea ce privete dinamica interveniilor, din informaiile prezentate n figura de maijosrezultcpondereainterveniilordenlturareaefectelorinundaiilordintotalulinterveniilora crescutsemnificativnultimiitreiani,dela7%la48%.

Page 18 of 46


450 401 400 350 304 300 250 200 150 100 50 0 ALTE INTERVENTII 2003 2004 2005 9 8 21 ASISTENTA DESCARCERAR PERSOANELOR E 27 37 32 1 9 INCENDIU 401 304 284 4 PROTECTIA MEDIULUI 1 9 21 27 37 32 9 28 37 1 1 4 PROTECTIE CIVILA DEZASTRE 28 37 121 2 6 7 1 ASISTENTA MEDICALA DE URGENTA 121 284

SALVARI ANIMALE 2 6 7

Dinamicainterveniilordinjud.Bihorntreanii20032005 n aceste condiii, este evident c orice mbuntire n domeniul proteciei mpotriva inundaiilor poate avea efecte financiare importante, cu att mai mult implementarea unui sistem informaionalmenitsreductimpiidereacieisoptimizezefolosirearesurselordestinatesalvriide vieiibunuri.Proiectulvacontribuiilambuntireacomunicriintreinstituiiledelaniveljudeean, precum i la armonizarea modului de lucru de ambele pri ale frontierei. De asemenea, iniierea unui consoriuGISnacestcontextconstituieopremier. nacestecondiii,proiectulpoatectigastatutuldeproiectpilot,iarprocedurileelaboratepot fimultiplicatelanivelnaional.

2. PLANIFICAREA

Page 19 of 46

Planificarea proiectului este procesul de definire a cerinelor proiectului ntrun mod structurat,folosindinstrumentelemanagementuluideproiect,pentrucomunicareacerinelorproiectului ctre toate prile implicate, msurarea performanelor, precum i pentru organizarea i asigurarea controlului utilizrii resurselor n scopul realizrii obiectivelor propuse ale proiectului. Planificarea proiectului este un proces dinamic i continuu care se ncheie doar odat cu nchiderea proiectului. Un proiect trebuie s fie realizabil ntrun termen relativ fix i cu resurse limitate, iar definirea proiectului trebuiesincontdeacestelucruri.Procesuldeplanificareaproiectuluiimplicstabilireaobiectivelor,a beneficiarilor,arezultatelorscontate,aactivitiloriresurselornecesare(attumane,ctifinanciare), precum i stabilirea termenelor de realizare. n funcie de mrimea proiectelor, i documentele de planificare pot fi realizate n etape succesive care s asigure nivelul de detaliere necesar. La proiectele marietapeleiniialepotficelemaiimportantepentruobinereasuccesuluiscontat.Dacproiectulnueste definit n mod fezabil i nu este fundamentat, iar scopurile sale nu sunt relaionate corespunztor cu obiectiveleiateptrilefinanatoruluiiasupervizorului,atunciexistrisculcaproiectulseueze. ncadrulmanagementuluideproiectplanificareareprezintunprocesdestructurareigndire logiccarearecaobiectivgeneralcoordonareadeciziilornscopulatingeriiobiectivelorpredeterminate. Din cauza unei planificri necorespunztoare multe proiecte eueaz: obiectivele nu sunt realizatentimpulinlimitabugetuluialocat. Pentru iniierea i realizarea planului proiectului, managerul proiectului trebuie s organizeze reuniuni de lucru, s stabileasc atribuiile responsabililor de seciuni de plan, s faciliteze i s coordonezeelaborareadevariantedeprogrameibugeteisobinaprobriledinparteasupervizorului proiectului.nacestscop,manageruldeproiecttrebuie: s invite supervizorul proiectului i mpreun s explice contextul strategic, relevana i prioritateaproiectului; sfoloseascabilitileiexperienatuturormembrilorechipeideproiectpentruplanificarea proiectului; s invite specialiti de la departamentele implicate i s i motiveze pentru ai aduce contribuialantocmireaplanuluiilaexecuiaproiectului; s evite realizarea unui plan numai dup opiniile personale i s obin acordul tuturor factorilorinteresainderulareaproiectului;

Page 20 of 46

s repartizeze responsabilitile pentru elaborarea seciunilor proiectului (a variantelor de activiti, cerine, programe, bugete preliminare) i s asigure asumarea acestor responsabiliti; s asigure dezbaterea propunerilor i s integreze aceste propuneri n planul global al proiectului; spromovezespreaprobareproiecteledeplanctregrupuriledelucruimplicatenderularea proiectuluiidectremanagementulorganizaiei; sasigureaprobareaplanuluiproiectuluidupfinalizareasadectresupervizorulproiectului; sasigureactualizareaplanuluiproiectuluiprinaprobareasa(ncazulunorschimbriminore) i prin memorandum sau ordin de schimbare/ act adiional la contract al supervizorului proiectuluicuacordulfinanatoruluiproiectuluincazulunorschimbricomplexe. Activitilefazeideplanificaresuntprezentatenfiguraurmatoare: 1.Planuldelucru 5.Strategiadecomunicare

2.Planificareatimpului

Planulproiectului

4.Strategiademanagement ariscurilor

3.Planificarearesurselor. Bugetul

Activitilefazeideplanificareaproiectului Aacumsamaimenionat,bazadepornirenfazadeplanificareoreprezintrezultatelefazei deiniiere,concretizatendocumentuldeiniiereaproiectului.Odatcescopuliobiectivelepecarear trebui s le urmreasc proiectul au fost deja stabilite (n faza de iniiere), din acest moment trebuie

Page 21 of 46

stabilite elementele care s asigure ndeplinirea scopului i a obiectivelor respective, elemente care compunplanulproiectuluirezultatulcelmaiimportantalfazeideplanificare. Porninddelastrategiaproiectului,scopulplanuluidelucruestedescompunereaobiectivelorn activiti,subactiviti(lucrri/sarcini)ipachetedelucrrinscopuldeterminriidurateiproiectului,a resurselornecesareiaprogramuluidelucru. Unul dintre principalele instrumente folosite pentru elaborarea planului de lucru este Work BreakdownStructure(Desfurtoruldelucrri)abreviatncontinuareWBS. WBS asigur cadrul de divizare a proiectului n lucrri ce pot fi gestionate corespunztor, reprezentnd un instrument de organizare i definire a elementelor unui proiect plecnd de la scopul proiectului. Structurarea pe componente elementare asigur posibilitatea planificrii activitilor bugetuluiitimpuluideimplementarealunuiproiect.Deaceeaesteconsideratcapiatradetemelien procesuldeplanificareiesteutilizatpeparcursulntreguluicicludeproiectcareferinpentruanaliza stadiului proiectului, raportare i control. n acest scop este foarte important ca toate celelalte instrumente de management de proiect (programarea, descrierea i bugetarea activitilor) s corespundclarcudesfurtoruldelucrri(WBS),pecaretrebuiessentemeieze. Desfurtoruldelucrri(WBS)sestructureazngeneralpepatruniveluri: Fazasaupachetuldeactiviticelmainaltnivel.nmodnormalfinalizareauneifazereprezint unevenimentsemnificativcareimplicoanalizformaldinparteamanagementuluiproiectului; Activitatea cel de al doilea nivel, reprezint un grup logic de lucrri. Acest nivel este utilizat pentruscopuridesintezaraportrilorncadrulproiectului. Lucrareasausarcinaceldealtreileanivel,reprezintocomponentauneiactiviticepoatefi gestionatunitar. Sublucrareceldealpatruleanivelesteutilizatpentrudivizareaunorlucrrimaicomplexe.

(1) Planificarea activitilor


ncadrulacesteietapeserealizeazdocumentareafiecreiactiviticaretrebuieexecutatpe parcursul realizrii proiectului, prin stabilirea responsabilitii i timpului de realizare pentru fiecare

Page 22 of 46

sarcin. Sunt stabilite i dependenele dintre lucrri. n acest mod se reduce semnificativ riscul depirii termenelor. Unuldincelemaiutilizateinstrumentedeplanificareaderulriintimpaactivitilorproiectului este GRAFICUL GANT. Managerul de proiect trebuie s asigure programarea activitilor i alocarea resurselorlundnconsideraretimpulalocatfiecreiactiviti,inndcontdedisponibilitatearesurselor, astfel: programareaactivitilorncontextulunuifonddetimplimitatatuncicnddatafinalizrii proiectului este fix i pentru asigurarea realizrii n termen a proiectului este necesar alocareaunorresursesuplimentare; programareaactivitilorncontextulunorresurselimitateatuncicndestedisponibilo cantitate maxim pentru anumite resurse i acest lucru ar putea decala data de finalizare a anumitoractiviticaredepindderesurselerespective; WBSncazulproiectuluianalizat
ACTIVITATEA ProjectSTART Initializareaproiectului Nominlizareaechipeideproiect NominalizareaComitetuluideConducere Pregatireadocumentelordesolicitareplatainitiala Organizarekickoffmeeting Contractaresecundara Pregatiredocumentelicitatie Selectiesicontractare ElaborarePerformanceProgrammecontractsecundar

programareaactivitilorncontextulambelorrestricii.

Page 23 of 46


Analiza Analizaproceselordelucru Identificareaentitatilorinformationale(obiecteGIS) Analizainterfetelorintreinstitutiileimplicate Analizaaltorsistemeinformationaleexistente Identificareasianalizasurselordedate Identificareanecesitatilordeinstruire Pregatireasiaprobareadocumentelordeanaliza Proiectare Proiectareaarhitecturiidenivelinaltasistemuluiinformational Proiectareamodeluluidebazadedate Proiectareainterfetelorcusistemeleinformaticeexistente Proiectareanoilorprocesedelucru Elaborareaunuiprogramdeinstruire Finalizaresiaprobaredocumentedeproiectare Achizitiesiimplementare Achizitieechipamentesiaplicatiisoftwarestandard Dezvoltaresiconfigurareaplicatiispecializate Instalaresitestareechipamentestandard Instruire Instruireutilizareechipamentesiaplicatiistandard Dezvoltarematerialedeinstruirepentruaplicatiilespecializate Instruireaplicatiispecializate Testaresiacceptaresistemintegrat Instalaresitestareaplicatiispecializate

Page 24 of 46


Testareasistemuluiintegrat Conversiedate Achizitiehartinecesare(pesuporthartie)delaOficiulCadastru Scanaresigeoreferentiereharti Vectorizareharti Tranzitiainproductie Conversiedateelectronice Asistentatehnicapentruoperareasistemului Diseminarearezultatelorproiectului Organizaresisustinereworkshopcupartenerii Elaborareaunuimanualproceduraldecolaboraretransfrontaliera Elaborareauneimetodologiideimplementarestandardizata WorkshoppentruprezentareametodologieialtorinstitutiisimilaredinRomania WorkshoppentruprezentareametodologieialtorinstitutiisimilaredinUngaria Pregatireabrosurilorpentruprezentarearezultatelorproiectului Organizareaunuiexercitiudesimulareauneisituatiideurgenta ProjectFINISH

Progresul proiectului este msurat prin realizarea evenimentelor ce reprezint stadiile semnificative ale implementrii unui proiect. Activitile se desfoar ntrun orizont de timp. Fiecare activitateestedefinitdeunevenimentdencepereideunuldefinalizare.Resurselesuntconsumatede activitiimaipuindeevenimente.ngeneralevenimenteleiactivitilenecesarepentruexecuiaunui proiect sunt dependente de rezultatele unor alte activiti anterioare din sistem. Aceste relaii fac ca activitilesfieinterdependente,iaracesteinterdependenetrebuieavutenvedereatuncicndseface graficuldederularealunuiproiect.

Page 25 of 46

ReprezentareaactivitilorproiectuluintroreeacubareorizontaledetipGANT,afostprima tehnic utilizat de management pentru programarea proiectelor. Graficele Gant au fost destinate i aplicatecumultsucceslaoperaiilecugradnaltderepetitivitate.Activitilepemaimultecomponente potficombinatentrunsingurgraficcaresprezinterealizareaagregat.Graficulpoateartamodalitatea n care activiti diferite se desfoar simultan pentru realizarea unui obiectiv comun. Gradul de flexibilitate necesar programrii unui proiect este limitat prin folosirea graficelor Gant deoarece relaiile dintreactivitileproiectuluinusuntclarrelevate.TehnicagraficelorGantestedeaceeafolositndeosebi ca un instrument necesar supervizrii proiectului. n funcie de modul de ealonare calendaristic a activitilorvorexistaprogramediferite: Programminorantconinepentrufiecareactivitatetermeneledencepereiterminarecele maiscurte; Programmajorantconinepentrufiecareactivitatetermeneledencepereiterminarecele mailungi; Program operativ conine pentru fiecare activitate termenele de ncepere i terminare aprobateiestedeobiceicuprinsntreprogramulminoranticelmajorant. Graficul GANT realizat pentru planificarea activitilor proiectului Prevenirea inundaiilor i reducerea urmrilor acestora prin fundamentarea deciziilor folosind un sistem informaional integrat, esteprezentatnfiguraurmatoare.

(2) Planificarea resurselor i achiziiilor


Programarea resurselor presupune luarea n considerare a forei de munc, materialelor, spaiuluideactivitate,lichiditilor,echipamenteloriutilajelornecesarepentrurealizareaunuiproiect. n acest scop se poate realiza structurarea proiectului pe lucrri elementare (WBS) stabilinduse pentru fiecarelucrarenecesarulderesursecomplexe. Resursele se nsumeaz pe tipuri i categorii i apoi se ealoneaz pe durata implementrii proiectuluiastfelnctssecorelezecuposibilitiledefurnizarefizic. Bugetul proiectului pe componente este un important instrument de management pentru definirea cerinelor de resurse i a ateptrilor privind profitul sau beneficiile proiectului. Bugetul

Page 26 of 46

proiectuluiestebazatpeestimriledecosturi.nmoduzualprimaestimaredecostestenecesarpentru analiza fezabilitii nainte ca elementele de baz ale proiectului s fie definite. Mai trziu, cerinele proiectuluisuntcunoscutedejalaunniveldedetaliusuficientpentruaconstruioestimaredecosturimai precis, care s constituie suportul critic al deciziilor privind procedurile de achiziii, politica de preuri, dezvoltareadenoiproduseiserviciiiplanulstrategicalproiectului.

Page 27 of 46


ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 Project START Initializarea proiectului Nominlizarea echipei de proiect Nominalizarea Comitetului de Conducere Pregatirea documentelor de solicitare plata initiala Organizare kick-off meeting Contractare secundara Pregatire documente licitatie Selectie si contractare Elaborare Performance Programme contract secundar Analiza Analiza proceselor de lucru Identificarea entitatilor informationale Analiza interfetelor intre institutiile implicate Analiza altor sisteme informationale existente Identificarea si analiza surselor de date Identificarea necesitatilor de instruire Pregatirea si aprobarea documentelor de analiza Proiectare Proiectarea arhitecturii de nivel inalt a sistemului informational Proiectarea modelului de baza de date Proiectarea interfetelor cu sistemele informatice existente Proiectarea noilor procese de lucru Elaborarea unui program de instruire Finalizare si aprobare documente de proiectare Achizitie si implementare Achizitie echipamente si aplicatii softw are standard Dezvoltare si configurare aplicatii specializate Instalare si testare echipamente standard Instruire Instruire utilizare echipamente si aplicatii standard Dezvoltare materiale de instruire pentru aplicatiile specializate Instruire aplicatii specializate Testare si acceptare sistem integrat Instalare si testare aplicatii specializate Testarea sistemului integrat Conversie date Scanare si georeferentiere harti Vectorizare harti Tranzitia in productie Conversie date electronice Asistenta tehnica pentru operarea sistemului Diseminarea rezultatelor proiectului Organizare si sustinere w orkshop cu partenerii Elaborarea unui manual procedural de colaborare transfrontaliera Elaborarea unei metodologii de implementare standardizata Workshop pentru prezentarea metodologiei altor institutii similare din Romania Workshop pentru prezentarea metodologiei altor institutii similare din Ungaria Pregatirea brosurilor pentru prezentarea rezultatelor proiectului Organizarea unui exercitiu de simulare a unei situatii de urgenta Project FINISH IJSU Crisana IJSU Crisana;Directoratul Hajdu Bihar IJSU Crisana IJSU Crisana Directoratul Hajdu Bihar IJSU Crisana IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri;Directoratul Hajdu Bihar Directia Ape Crisuri Subcontractor Subcontractor Subcontractor Subcontractor IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri Subcontractor Subcontractor Subcontractor Subcontractor Subcontractor Subcontractor Directia Ape Crisuri;Subcontractor Directia Ape Crisuri;Subcontractor Subcontractor;Directia Ape Crisuri IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri Subcontractor;IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri;Directoratul Hajdu Bihar Subcontractor;IJSU Crisana;Directia Ape IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri;Subcontractor Subcontractor Subcontractor;Directia Ape Crisuri Directia Ape Crisuri;IJSU Crisana IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri Subcontractor;IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri;Directoratul Hajdu Bihar IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri Subcontractor IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri;Directoratul Hajdu Bihar CJ Mures;IJSU Crisana;Directia Ape Crisuri;Directoratul Hajdu Bihar Directia Ape Crisuri Directia Ape Crisuri Activitatea Organizatia care implementeaza 1 Half 1 2 3 4 5 6 7 Half 2 8 9 10 11 12 13 Half 3 14 15 16 17

GraficulGANTpentruproiectulanalizat

Page 28 of 46

Pentrustabilireacosturilorunuiproiectsuntparcurseurmtoareleetape: stabilireaunuicostint(limitabugetului)petotalproiect; stabilireabugetelorintpentrupersonal,materiale,cltorii,etc.; alocarea relativ (procentual) a eforturilor pe componentele proiectului la nivelul principalelor categorii de sarcini necesare realizrii proiectului (work breakdown structure). Procenteleadunatetrebuiesconstituie100; distribuirea tuturor informaiilor de cost ctre membrii echipei cu responsabiliti n realizareacomponentelorproiectului; consultarea responsabililor pentru fiecare component a proiectului asupra necesarului de fordemuncialtorcosturiasociateechipei.Aceastestimarepecomponentesefacede susnjos,pebazastructuriipesarcinielementare,inndcontdeexperienatrecutsauprin parametri de comparaie. Dup estimarea iniial se recomand o rafinare a estimrilor, pentruaseapropiadecosturileint; persoanele responsabile pentru estimare pun la dispoziia managerului de proiect urmtoareleseturidedate: ceamaibunestimareacosturilor(eforturilor); ghiduldecalculalcosturilor; analizacostperforman; propuneridestructuridecosturialternative. pebazaanalizeicostperformanmanageruldeproiectselecteazpropunerileacceptabile pentruconsolidarealanivelulproiectului; recalculareaeforturilorrelative(procentelor),pentrutoatecomponenteleproiectului; pebazaghidurilordecalculacosturilorlafiecarecomponentmanageruldeproiect, mpreuncuresponsabiliipecomponente,stabilescsoluiialternativeivariantedecosturila niveldeproiect; Parcurgerea acestor etape a condus la stabilirea bugetului proiectului Prevenirea inundaiilor si reducereaurmriloracestoraprinfundamentareadeciziilorfolosindunsisteminformaionalintegrat.

Page 29 of 46

(3) Planificarea strategiei managementului de risc


Risculestedefinitcaunelementincert,darposibilceaparepermanentnprocesulactivitilor socioumane,alecruiefectesuntpgubitoareiireversibile.Managementulrisculuireprezinttotalitatea metodelor sau mijloacelor prin care este gestionat incertitudinea n scopul ndeplinirii obiectivelor descrise n proiect, prin identificarea zonelor de risc, structurarea factorilor de risc i definirea probabilitiiapariieilor,gestionareaoptimaresurselornscopulreduceriifactorilorderiscicrearea unoralternativepentrufiecarefactorderisccuprobabilitatemaredeapariie. n practic, cele mai frecvent ntlnite riscuri asociate proiectului constau n definirea incompletacerinelorproiectului,insuficientaimplicareapartenerilordinproiect,estimareanerealista rezultatelor, insuficiena suportului executiv, schimbarea cerinelor i specificaiilor n timpul derulrii proiectului,insuficienaresurselor,planificareadefectuoasaactivitilor. Probabilitatearisculuicreteatuncicndactivitiledinproiectsedesfaoarpentruprimadat, seutilizeaztehnologiideultimorsaucndexistmaimulifurnizoriaiproiectului. n scopul identificrii riscurilor i pentru stabilirea responsabilitilor privind managementul riscurilor,sentocmeteplanuldemanagementalriscurilor,careserealizeaznurmtoareleetape: 1. identificareamotivelordengrijorare; 2. identificareafactorilorderisciasurselor; 3. evaluareariscuriloriaconsecinelorasupraproiectului; 4. evaluareaopiunilordetratareariscului; 5. stabilireaprioritiieforturilordemanagementariscului; 6. ntocmireaplanurilordemanagementariscurilor; 7. autorizareaimplementriiplanurilordemanagementariscurilor. Pentru identificarea riscurilor asociate unui proiect se utilizeaz tehnici precum reuniunile de brainstorming, chestionare/ interviuri sau analiza unor rapoarte de finalizare a altor proiecte. n cazul proiectuluiPrevenireainundaiilorireducereaurmriloracestoraprinfundamentareadeciziilorfolosind unsisteminformaionalintegrat,riscurileaufostidentificateutilizndmatriceacadrulogic,instrument care permite identificarea riscurilor n legtura cu obiectivele, rezultatele i activitile proiectului, prin intermediul unor indicatori de rezultat. Matricea cadrul logic se realizeaz n faza de planificare a proiectului.

Page 30 of 46

Pentru reducerea riscurilor se pot adopta strategii cum ar fi acceptarea riscului, atunci cnd riscurile sunt foarte mici, evitarea riscului, monitorizarea riscului i pregtirea planurilor pentru situaii imprevizibilecareconstnstabilireaunuisetdeindicatori,creareaunorplanuriderezervinurmrirea acestorapentreagadurataproiectului,precumsitransferulriscului. Unuldinprincipaleleinstrumentefolositepentruidentificarearisculuiesteregistrulderiscuri,n care sunt evaluate probabilitatea de a avea loc i consecinele asupra proiectului. n tabelul de mai jos suntprezentatepatrudintreriscurileidentificatencadrulproiectuluiPrevenireainundaiilorireducerea urmriloracestoraprinfundamentareadeciziilorfolosindunsisteminformaionalintegrat. Probabilitatea producerii riscului identificat este evaluat de ctre persoane cu experien n privina stabilirii riscurilor, fiind cuantificat n intervalul 0100%(020% probabilitate mic, 2060% probabilitatemedie60100%probabilitatemare). Impactul(gravitatea),esteevaluatpeoscardela1la9,astfel: Mic(13):dacefectelesuntmiciattasupratermenelor,ctiasupracosturilorproiectului, proiectulvafiafectatntromicmsurisepoateanularisculcuanumiteajustri; Medie(46):ncazulncarepotfiafectatecosturile,termenelesaucalitatea,rezultatelei succesulproiectuluipotfiafectateseriosisuntnecesareajustribinecoordonate; Mare(79): dacacesteriscurisematerializeaz,proiectulvaeuasauvafiopritcutotuli suntnecesareajustrimajorei/saudenaturstrategic.

Page 31 of 46

Tabloulriscuriloridentificate
Nr Responsabil Risc riscului Nefinalizareaunor aciunipropuse 1 BI Apariiaunorcosturi neplanificate mediu(4) Medie(30%) Problemetehnice 2 BI neidentificatenfaza deplanificare Selectareaunor furnizorideserviciii bunuricaresnu 3 BI aibcapacitateadea asigurandeplinirea cerinelor Mare(80%) Medie(60%) Risc Evitarearisculuiprin Riscacceptabil (1.2) Alocareaprinbugeta unorsumepentru cheltuielineprevzute Descrierea Probabilitatea Impactul Nivelrisc Strategii

Soluiinefuncionale mare(8)

inacceptabil solicitareaexpertizei (4.8) externe

Nendeplinirea obiectivelorproiectului iimplicit imposibilitatea decontriicheltuielilor aferenteproiectului mare(9) Risc inacceptabil (7.2)

Evitareariscului,prin consultareaunor experilantocmirea caietuluidesarcinii transferulrisculuiprin clauzecontractuale

Modeluldedatei 4 standardulde comunicarenueste aplicabilnpractic Mic(20%) Blocareafluxului informaionalmediu(4) Riscneglijabil (0.8)

Testareamodeluluii astandardului naintea implementrii,cu utilizatoriifinali

Page 32 of 46

n urma evalurii riscurilor identificate n proiectul Prevenirea inundaiilor i reducerea urmriloracestoraprinfundamentareadeciziilorfolosindunsisteminformaionalintegrat,saconstatat cdoudintreacesteasuntacceptabile,fiindstabilitemsuriminimalepentruevitarealor,iaraltedou riscurisuntinacceptabile.ncadrareariscurilorevaluateesteprezentatntabelulurmator: ncadrareariscurilorevaluatenmatriceadeacceptanariscului IMPACT(gravitate) Mic 1 (80100%] 10 mare (6080%] (4060%] medie (2040%] [020%] 8 6 4 2 2 20 16 12 8 4 3 30 24 18 12 6 4 40 32 24 16 4 mediu 5 50 40 30 20 10 6 60 48 36 24 12 7 70 56 42 28 14 mare 8 80 64 2 32 16 32 54 36 18 9

Probabilitate

mica

Riscacceptabil

Riscneglijabil

Riscinacceptabil

Page 33 of 46

(4) Planificarea strategiei de comunicare


Comunicarea este esenial n cadrul procesului de management al proiectelor. Pentru ca managerulproiectuluispoatfaceoanalizeficientauneisituaii,spropunalternative,santicipeze impactuliconsecineleschimbrilorplanificate,eltrebuiesadopteunstildecomunicaremanagerial adecvat, care si asigure: claritate, corectitudine, concizie, precizie, naturalee, demnitate, credibilitate, continuitate, consisten i coninutul mesajului, canale multiple de comunicare, armonia cu auditoriul, transparenainformaiilor,adaptareaianticipareareaciilorauditoriului. Regulile de comunicare trebuie definite n cadrul unui proiect astfel nct procesul de comunicare s se focalizeze pe aspectele de fond i nu pe cele de form. Procedurile de comunicare urmrescformalizareaurmtoarelorreguli: Etapeleefectivealeprocesuluidecomunicaresunt: 1. planificareacomunicriiseconceptualizeazideileiseorganizeazmesajelepentruafi comunicateeficientisealegemodalitateadecomunicare; 2. stabilireastrategieidecomunicareseelaboreazscheletulcomunicrii; 3. transmitereamesajuluiprincanalelealese; 4. evaluareagraduluiderecepionareinelegereamesajuluidectrereceptori; 5. evaluareaexperieneiicorectareasistemuluidecomunicare. modalitateadeeditareacomunicrilorscrise; informaiiobligatoriinconinutulcomunicrilorscrise; formatedecomunicarestandardizate; modalitiiindexdeabreviere,structurareireferireadatelor; modalitideutilizareacanalelordecomunicare.

Page 34 of 46

3. EXECUIA PROIECTULUI
Dupaprobareaplanuluiproiectuluiisemnareacontractuluidegrant,sepoatetrecelafazade execuie. Aceast faz reprezint etapa n care se organizeaz echipa i se pune n aplicare planul proiectului, ncheinduse cu obinerea rezultatelor prognozate. Activitile fazei de execuie n cazul proiectuluiPrevenireainundaiilorireducereaurmriloracestoraprinfundamentareadeciziilorfolosind unsisteminformaionalintegrat,suntprezentatenfigurademaijos.

(1) Demararea proiectului.


Acest grup de activiti este esenial pentru armonizarea viziunilor tuturor partenerilor de proiect asupra sferei de cuprindere a proiectului, a metodologiei de lucru, precum i pentru planificarea detaliataactivitiloriaresponsabilitilor.Deasemenea,naceastetapsevafinalizastructura decoordonareaproiectului(ComitetuldeConducere)isevordemaraprocedurileadministrativen vederea ncasrii avansului financiar care va permite derularea activitilor proiectului. Activitile specificealeacesteietapesunt: NominalizareaechipeideproiectOrganigramaproiectuluivaficompletatcupersonalulpus la dispoziie de ctre partenerii de proiect, precum i cu personalul administrativ necesar (gestiune financiar).Rolurileiresponsabilitilefiecruimembrualechipeivorficlardelimitateivafidefinitivat necesarulderesurseexterne.

Page 35 of 46

1.Demarareaproiectului 2.Contractare secundar 10.Diseminarea rezultatelorproiectului 3.Analiz 9.Tranziiadatelorn producie 8.Conversiadatelor existente 7.Testareiacceptare 6.Instruirea Etapeleexecuieiproiectuluianalizat NominalizareaComitetuluideConduceredireciastrategicaproiectuluivafiasiguratdeo structurcarevareunimembriicunivelderspunderedintoateinstituiilecareparticiplaproiect(toi partenerii).Aceaststructurdecoordonareaproiectuluisevantrunilunarivaavizaprogresulrealizat n cadrul activitilor de proiect. De asemenea, pe parcursul desfurrii proiectului Comitetul de Conducerevaanalizatoatemodificrileapruteivadecidemodalitateadeimplementare. Pregtireadocumentelordesolicitareplatiniialtotncadrulprimeietapeaproiectuluise vor desfura i primele activiti administrative legate de gestionarea fondurilor. Se va organiza contabilitateaseparataproiectului,sevorstabiliprocedurilepentrugestiuneacosturiloreligibileisevor pregti documentele necesare n vederea ncasrii avansului financiar necesar pentru continuarea proiectului.

Execuiaproiectului
4.Proiectarea

5.Achiziiei implematare

Page 36 of 46

Organizare kickoff meeting etapa de iniializare a proiectului se va ncheia cu organizarea uneintlnirintretoiparteneriideproiect.ncadrulacesteintlnirisevorreiteraobiectiveleproiectului, modalitateadeorganizareistrategiadeimplementare.Vorfireconfirmaterolurileindividualealefiecrui partener,precumireprezentaniiindividualiaifiecruipartenerncadrulechipeideproiect.

(2). Contractarea secundar


Acest proiect presupune realizarea i implementarea unui sistem informatic specializat de gestiune a informaiilor geospaiale n scopul automatizrii i a optimizrii activitilor de intervenie n cazul producerii unor situaii excepionale. Implementarea acestui sistem presupune att achiziia de echipamente tehnice i aplicaii software specializate, ct i servicii specializate pentru configurarea acestoraplicaiiipentrudezvoltareadefuncionalitinoi,specificeobiectivuluiproiectului. Furnizarea acestor servicii extrem de specializate presupune contractarea lor extern din partea unei companii cu experien n implementarea unor sisteme geospaiale similare. Din acest motiv, strategia de abordare a proiectului include realizarea unei contractri secundare prin care s se achiziionezeattechipamentelespecializatectiserviciiledeconfigurareidezvoltarenecesarepentru obinereauneisoluiiintegrateifuncionale,caresserveascobiectiveleacestuiproiect.Acestgrupde activiticuprinde: Pregtire documente licitaie licitaia pentru selecia subcontractorului care va realiza implementareasubsistemuluitehnicspecializat(integratorul)vafirealizatnconformitateculegislaia naional n domeniul achiziiilor publice. Pe baza Studiului de Fezabilitate existent, reprezentanii DirecieiApelorCRIURIiaiInspectoratuluiJudeeanpentruSituaiideUrgenaCRIANAaurealizatun caietdesarcinipentruachiziiaproduseloriaserviciilornecesare. Selectie i contractare selecia subcontractorului specializat (integratorul) se va face pe baza criteriilor de eficient tehnicoeconimic. n oferta sa, subcontractorul va trebui s descrie exact modalitatea n care va implementa subsistemul tehnic solicitat, modul n care va realiza coordonarea proiectului i modul n care va realiza asigurarea calitii. El va trebui s dovedeasc faptul c are experienicompetenatehnicnecesarpentrufinalizareacusuccesasubcontractului. ElaborarePerformanceProgramme(contractsecundar)dupncheiereasubcontractuluicu firmaintegrator,aceastavarealizaplanificareadetaliataproiectului,inndcontdecondiiilespecifice ale proiectului. Planul detaliat al proiectului, mpreun cu strategia actualizat de implementare i

Page 37 of 46

proceduriledemanagementalproiectuluivorfinaintatespreaprobarectreDireciaApelorCRIURIn calitate de Beneficiar principal i ctre Inspectoratul Judeean pentru Situaii de Urgen CRIANA n calitatederesponsabiltehnicalproiectului.

(3). Analiza funcional i tehnic


Odat cu selecionarea subcontractorului specializat i cu finalizarea etapei de planificare detaliat,echipadeproiectvaficompletatcupersonalulspecializatalsubcontractoruluiivafidemarat etapa de analiz funcional a proiectului. Aceast etap este necesar n vederea identificrii exacte a tuturorcerinelorfuncionale,precumianecesitilordeschimbareamoduluidelucruexistent.Aceast etapsevadesfaurasubcoordonareageneralaBeneficiaruluiproiectului,DireciaApelorCRIURIiva cuprindeurmatoareleactiviti: Analiza proceselor de lucru n urma interviurilor de analiz, echipa de analiti ai subcontractorului va reconfirma mpreun cu partenerii de proiect lista proceselor de lucru care vor fi automatizatencadrulproiectuluidemarat.Fiecareprocesdelucruvafidetaliatdinpunctdevedereal: etapelor,responsabililorpentrufiecareetapnparte,aldatelornecesarepentrufinalizareafiecreietape ialdatelorrezultantedincadrulfiecreietapeaprocesului. Identificarea entitilor informaionale n cadrul acestei activiti vor fi identificate tipurile deinformaiicaresuntgestionatedectreparteneriideproiectncazulapariieiuneisituaiideurgen. Aceste tipuri de informaii vor trebui definite la nivel de atribute i va fi identificat responsabilul (din cadrulpartenerilordeproiect)cufurnizareainformaieiicuintreinereasancazulbazeidedatecarese varealiza. Analizainterfeelorntreinstituiileimplicateoetapimportantncadruletapeideanaliz o va constitui identificarea interfeelor informaionale ntre toi partenerii de proiect, n vederea gestionrii unei situaii excepionale. Scopul acestei analize va fi identificarea oportunitii de automatizaresaudeeficientizareaacestorschimburideinformaii. Analizaaltorsistemeinformaionaleexistenteoateniedeosebitvafialocatnecesitiide interfaare cu alte sisteme informaionale i electronice existente, n scopul identificrii necesitii de standardizare a schimbului de informaii. O atenie deosebit va fi acordat sistemelor informatice ale AdministraieiNaionaleApeleRomne.

Page 38 of 46

Identificarea ianalizasurselordedateaceastactivitateare caobiectivattidentificarea datelornformatelectroniccarevorputeafipreluateautomatncadrulnouluisistem,ctiidentificarea surselorpotenialepentrualtetipuridedate(geospaiale),cumarfidocumenteledisponibile. Identificarea necesitilor de instruire unul din obiectivele etapei de analiz este i identificareaniveluluidepregtirealpersonaluluiimplicatngestionareasituaiilordeurgen,nscopul nelegerii necesarului de instruire ca urmare a implementrii noului sistem informaional. Necesarul de instruire include att instruire tehnic, ct i instruirea n vederea adaptrii modului de lucru la noile proceduricarevorfidezvoltateodatcuimplementareanouluisisteminformaticiinformaional. Pregtireai aprobareadocumentelor deanaliz nurmafinalizriituturor activittilor din cadruletapeideanaliz,parteneriideproiectmpreuncusubcontractoruldespecialitatevorpregtiun document care va identifica toate rezultatele acestei etape Raportul de Analiz. Acest document va fi apoifolositncadruletapeideproiectareasistemului,pebazasarealizndusedezvoltareasoluiilorde automatizareafluxurilordelucru.

(4). Proiectarea
Etapadeproiectarearecaobiectivdezvoltareauneiarhitecturidenivelnaltcaresserveasc obiectivelorproiectului,precumiauneiarhitecturidedetaliu(structurabazdedate,atributetehnice, tabele etc.). Arhitectura sistemului se va baza pe cerinele identificate n cadrul etapei de analiz. Activitailedetaliatedincadrulacesteietapevorfi: Proiectarea arhitecturii de nivel nalt a sistemului informaional n aceasta etapa va fi finalizat modelul conceptual al sistemului: principalele componente, necesarul de schimb de informaii ntreacestecomponente,caracteristicilecomponentelorimoduldeutilizarealacestora. Proiectareamodeluluidebazdedateesteunadinprincipaleleactivitidincadruletapei deproiectareasistemului,eaurmndsdefinitivezemodulncareinformaiilevorfistructuratencadrul bazei de date, definirea obiectele, atributele acestora i relaiile de subordonare dintre ele. Experiena subcontractoruluidespecialitatevafiextremdeimportantnaceastetap,ntructmodelareabazeide datevadeterminafuncionareacorectiperfomantaviitoruluisisteminformatic. Proiectareainterfeelorcusistemeleinformaticeexistentepebazainterfeeloridentificate ncadruletapeideanaliz,vorfiproiectateinterfeeleelectronicenvedereaschimbuluidedatecualte sisteme informatice funcionale n cadrul instituiilor partenere n cadrul proiectului. Se are n vedere n specialpreluareaelectronicainformaiilordincadrulsistemelorinformaticegestionatedeDireciaApe

Page 39 of 46

Criuri.ncadrulacesteietapedeproiectareaviitoruluisistemvafiimplicatiorganizaiapartenerdin Ungaria,nscopulstabiliriimodeluluideschimbdedatecarevafiutilizatincadrulsistemuluiinformatic pe care Directoratul pentru Intervenii la Dezastre la implementat, n oglind cu proiectul propus prin aceastaCereredeFinanare. Proiectarea noilor procese de lucru pe baza arhitecturii i a funcionalitii proiectate a noului sistem informatic, se va analiza impactul asupra proceselor de lucru existente i se vor proiecta noileprocesedelucru,optimizateiarmonizatentretoiparteneriideproiect. Elaborarea unui program de instruire pe baza arhitecturii noului sistem, a componentelor acestuia i a funcionalitilor sale, precum i pe baza noilor fluxuri de lucru proiectate i plecnd de la nevoiledeinstruireidentificatencadruletapeideanaliz,sevarealizaunplandeinstruireattpentru echipa de proiect ct i pentru cei care vor trebui s opereze i s ntrein sistemul, odat pus n funciune. Finalizareaiaprobareadocumentelordeproiectareaceastactivitatefinalizeazetapade proiectare, prin elaborarea unui set de documente care va reuni toate rezultatele activitilor de proiectareprezentatemaisus.AcestedocumentevorfiapoiaprobatedectreDireciaApelorCRIURIn calitatedeBeneficiarprincipalalproiectuluiidectreInspectoratulJudeeanpentruSituaiideUrgen CRIANAncalitatedepartenercuresponsabilitatetehnic,daridectrepartenerulextern.

(5). Achiziie i implementare


Aceast etap a proiectului gestioneaz procesul de plasare a comenzilor n vederea achiziiei echipamentelor i a aplicaiilor standard necesare n vederea construciei sistemului informatic, dar i activitilededezvoltareafuncionalitilorspecificecarenusegsescnaplicaiilestandarddisponibile comercial pe pia. Responsabilitatea principal pentru coordonarea acestor activiti este a subcontractorului de specialitate, care va furniza aceste echipamente, dar care va realiza i dezvoltarea funcionalitilorspecificealesistemului.Activitiledincadrulacesteietapesunt: Achiziie echipamente i aplicaii software standard plasarea comenzilor ctre furnizori, logisticalivrriiechipamentelorirecepionarealor. Dezvoltare i configurare aplicaii specializate aceast activitate cuprinde ntreg efortul dezvoltatorilor software i al consultanilor tehnici care vor construi funcionalitile specifice ale

Page 40 of 46

sistemului i vor configura aceste funcionaliti, n conformitate cu documentele de proiectare i astfel nctsraspundnecesitiloridentificatencadruletapeideanaliz. Instalare i testare echipamente standard dup recepionarea echipamentelor i a aplicaiilor software standard, acestea vor fi instalate, testate i acceptate de ctre Beneficiari (Direcia ApelorCRIURIiInspectoratulJudeeanpentruSituaiideUrgenCRIANA).

(6). Instruirea
etapa de instruire cuprinde totalitatea activitilor de instruire legat de utilizarea echipamentelor standardlivrate,astfel: Instruireutilizareechipamenteiaplicaiistandardncadrulacesteietape,subcontractorul de specialitate va realiza cursurile de instruire la care vor participa utilizatorii echipamentelor livrate, precumipersonalultehniccarevafiresponsabilcuntreinereaacestorechipamente. Dezvoltarea materialelor de instruire pentru aplicaiile specializate pe baza aplicaiilor i a funcionalitilor specializate dezvoltate de ctre subcontractor, acesta va pregti materiale de instruire specificecarevorfifolosite. Instruire aplicaii specializate dup instruirea n vederea utilizrii echipamentelor i a aplicaiilor standard furnizate, subcontractorul de specialitate va realiza i pregtirea operatorilor funcionalitilorspecificedezvoltate.

(7). Testarea i acceptarea sistemului integrat


dup testarea i acceptarea echipamentelor standard i dup finalizarea procesului de instruire n vederea utilizrii funcionalitilor specializate dezvoltate de ctre subcontractor, se va trece la testarea acestor funcionaliti speciale, precum i la testarea integrrii ntregului sistem hardware i software. Acestgrupdeactiviticuprinde: Instalare i testare aplicaii specializate instalarea i testarea funcionalitilor dezvoltate pentruarspundecerinelorspecificealeproiectului. Testareasistemuluiintegratdupavalidareacomponentelorindividualealesistemului,seva realiza testarea ntregului sistem integrat pentru certificarea funcionrii ntregului sistem. Se vor testa inclusivinterfeeledepreluarededatenformatelectronic.

Page 41 of 46

(8). Conversia datelor


aceastetapsuccedeetapancareafostvalidatfuncionalitateasistemuluiiprecedeetapadedare nexploatareasistemului.nvedereaexploatriicurente,sistemulimplementattrebuiealimentatcudate. Activitiledincadrulacesteietapesunt: Scanare i georefereniere hri existente hrile n format de hrtie vor fi scanate i apoi georefereniate. Vectorizare hri n urma operaiunii de vectorizare, elementele de fundal ale hrii vor fi transformatenobiecteinteligentecarevorputeafiapoigestionatecuajutorulsistemuluiinformatic, elemente a cror comportare n situaii de urgen va fi apoi monitorizat. Astfel de elemente includ drumuri,podurietc.

(9). Tranziia datelor n producie


acestgrupdeactivitiincludeactivitilenecesarenvedereaintrriinoperarecurentasistemului, astfel: Conversie date electronice dupa ce sistemul a fost testat iar funcionalitatea sa a fost validatdectreBeneficiar,sistemulvafincrcatcuinformaiileiniialedisponibilenformatelectronic (inclusivhartadigitalajudeului). Asistena tehnic pentru operarea sistemului n vederea operrii sistemului dup darea n exploatare, subcontractorul de specialitate va asigura o perioad de asistent tehnic n care va acorda suportutilizatorilornvedereautilizriinouluisistem.

(10). Diseminarea rezultatelor proiectului


se va realiza prin organizarea i susinerea unor workshopuri cu partenerii, elaborarea unui manual procedural de colaborare transfrontaliera bilingv, pregtirea brourilor destinate pupulaiei i organizareaunuiexerciiudesimulareauneisituaiideurgen.

Page 42 of 46

Planuldeimplementareincludepunctedecontrol(milestones)astfelnctprogresulproiectului spoatfievaluatntreaceste punctedecontrol. Deasemenea,laatingereaacestorpunctede control planuldeproiectestereevaluatpentruasigurareaviabilitiiscopuluiiniialipentruplanificareadetaliat aurmatoareietape. Managerul de proiect va produce rapoarte lunare prin care va prezenta stadiul actual al proiectului, eventualele deviaii de la plan, riscuri i dependene. La nivelul echipei de proiect, se desfoaredinedeevaluareaprogresuluisptmnalsaubilunar,nfunciedeetapaproiectuluiide importanaactivitilorcaresedesfsoarnfiecareetapaproiectului.Manageruldeproiectconduceun jurnaldeactivitincare,lafiecaresedindeproiect,nscrieactivitilestabiliteidatalimitpnla careactivitateatrebuiefinalizat. Pentrufiecaredinprodusele(livrabilele)proiectuluiaufostdefinitecriteriidecalitatecarevor faceobiectulunortestedeacceptannaintedeafipreluatedectrebeneficiar.Pentruinfrastructura tehnicipentruaplicaiilespecializatefurnizatedectrecompaniaintegrator,serealizeazscenariide testarecarevorsimulantocmaimodalitateancareproduselevorfiutilizatenactivitateacurent. Scenariile de testare se bazeaz pe specificaiile stabilite n cadrul etapei de proiectare a sistemului. n cadrul criteriilor de selectie pentru integratorul care a fost ales n cadrul procedurii de contractare secundar au fost incluse cerine concrete referitoare la metodologia care va fi folosit, precum i la procedurile specifice de management de proiect i managementul calitii. Aplicarea n practic a acestor proceduri este monitorizat de ctre managerul de proiect pe parcursul derulrii proiectului.

Page 43 of 46

4. FINALIZAREA PROIECTULUI
Prima activitate a fazei de finalizare o constitutie evaluarea final a proiectului, realizat n scopul masurrii gradului de ndeplinire a obiectivelor i determinrii impactului pe care proiectul l are asupragrupuluiint.Evaluareatrebuiesfieimparial,credibil,util,realizatpebazaurmtoarelor criterii: Relevan capacitatea obiectivelor propuse prin proiect de a rezolva problemele, necesitile croraliseadreseazproiectul,incluzndanalizacalitiiprocesuluideplanificare; Eficienobinerearezultatelorcuresurserezonabile(analizcost/beneficiu); Eficacitatea obinerea impactului dorit prin rezultatele proiectului i contribuia factorilor externilaacestimpact; Durabilitate capacitatea de replicare a proiectului i asigurarea funcionrii sistemului implementatpentruoperioadctmaimaredetimp,costuriledefuncionareiactualizarefiind suportatedectrebeneficiar. Faza de finalizare implic i descrcarea de gestiune. Aceast activitate se concretizeaz n predarea primirea bunurilor n prezena reprezentanilor ambelor pri, n baza unui procesverbal semnat,deregul,ntrunformatstandard.Activitateaareroluldeastingeraporturilejuridicentrepri. O alt activitate important se refer la determinarea gradului de satisfacie a clientului , ca instrument al managementului calitii, fiind o activitate opional practicat n general de organizaiile orientatespreclient.Aceastasepoaterealizaprinchestionareiformularedefeedback. Elaborarea documentaiei finale, reprezint o alt activitate a fazei de finalizare, fiind desfsuratnscopulrealizriiaudituluiextern,finanatorulsolicitnddepunereaunuisetdedocumente finale. Auditul, ca activitate a ultimei faze a proiectului, este o form special de evaluare, n afara managementului proiectului, avnd ca scop verificarea utilizrii juste, optime i legale a reurselor i finalizatcuunraportdeaudit.Aceastactivitateserealizeazdoardectreexperiexterniproiectuluii organizaiei, contra cost, acestea fiind ns incluse n bugetul proiectului, recomandrile auditorilor

Page 44 of 46

urmndafianalizatensesiuneadeevaluareivorfiluatenconsideraiecafeedbackpentruproiecte ulterioare.Criteriilegeneraledeauditprivescconformitateailegalitatea,eficienaieficacitatea. Sesiunea de autoevaluare se realizeaz n scopul analizrii recomandrilor din raportul de evaluarecuprivirelaproblemeleaprutencursulproiectului,soluiilegsitepentruacestea,factoriide eec i succes, satisfacerea cerinelor de calitate/cantitate/cost/timp i satisfacerea clientului. La acest sesiuneparticipnprincipalmembriiechipeideproiect,putndfiprezenireprezentaniaifinanatorului, activitateafiindfinalizatprinntocmireadocumentuluiculeciinvate. ntreagadocumentaieaproiectuluisearhiveazpentruaputeafiutilizatcabazdepornire pentruproiectesimilareviitoare.Responsabilpentruaceastactivitateestemanageruldeproiectsauun membrualechipei. Diseminarea rezultatelor proiectului poate lua forma unor evenimente sociale, conferine de pres, emisiuni radio televizate, articole n pres sau publicate pe internet, brouri i materiale de prezentare. Dup finalizarea proiectului Prevenirea inundaiilor i reducerea urmrilor acestora prin fundamentarea deciziilor folosind un sistem informaional integrat i intrarea n exploatare curent a sistemului informatic, beneficiarul principal al proiectului va organiza un seminar mpreun cu toi parteneriideproiectnvedereacomunicriirezultatelorfinalealeproiectuluiiaelaborriiunuiplande aciunenvedereaexploatriictmaieficienteaacestorrezultate. InspectoratulJudeeanpentruSituaiideUrgenCRIANAiDirectoratulpentruInterveniila Dezastre Hajdu Bihar vor prezenta manualul bilingv dezvoltat n comun pentru colaborarea transfrontalier n situaii de urgen i procedurile de utilizare a informaiilor electronice disponibile n noulsisteminformatic. Unadincelemaiimportantecaracteristicialeacestuiproiectestecapacitateamaredereplicare pecareacestaoare.Dinacestpunct devedere,esteimportantcaexperienaimplementrii,precum i metodologia, standardele tehnice i de comunicaie dezvoltate, precum i noile procese optimizate de lucrusfiedocumentatenvedereareplicriilorncadrulaltorproiecte(attnaltejudeedinRomnia ct i pe teritoriul Ungariei). n acest sens, trebuie menionat faptul c partenerul din Ungaria Directoratul pentru Intervenii la Dezastre Hajdu Bihar a implementat un proiect similar, n oglind,

Page 45 of 46

scopulfinalalcelordouiniiativefiindaceladeaobineoinfrastructurintegratdeschimbdedate,cu ajutorulcreiaosituaiedeurgenspoatfinmodeficientgestionatdeambeleprialegraniei. Dup elaborarea metodologiei de implementare a proiectului, aceasta va fi prezentat altor instituii interesate. n mod similar activitii precedente, partenerul din Ungaria va prezenta rezultatele proiectului din Romnia i potenialul sau de replicare autoritilor interesate din Ungaria. Brourile pentruprezentarearezultatelorproiectuluivorfiutilizatenscopulnstiinriipopulaieidesprefacilitile oferitedenoulsisteminformaionalimplementat.Vorfitipriteunnumarde1.000debrourinvederea diseminriirezultatelorproiectului. Ultima activitate din cadrul proiectului va fi organizarea unui exerciiu bilateral de simulare a uneisituaiideurgen,ncaresevatestacomunicareadintrepriiutilizareasistemuluiinformaional implementat.

Proiectul prezentat reprezint o premier naional n domeniu, fiind cu att mai importantcuctpoatefireplicatlanivelulfiecruiserviciuprofesionistdeurgen,fiindiniiat, realizatifinanatlanivellocal.Rezultateleacestuiproiectcreazpentruprimadatpremisele fundamentriideciziilorpebazaunorinformaiiobinuterapid,precise,actualizate,structurate i prezentate ntrun format uor utilizabil. Se poate concluziona c managementul prin proiecteesteometodcareseimpuneafiutilizatpentrumbuntirearadicalaproceselor specificegestionriisituaiilordeurgen.

Page 46 of 46