Sunteți pe pagina 1din 53

Referate Meniu

Astronomie Biologie Chimie Desen Diverse Drept Economie Engleza Filozofie Fizica Franceza Geografie Germana Informatica Istorie Italiana Marketing Matematica Medicina Muzica Psihologie Romana Romana1 Spaniola p

Excel - Utilizarea functiilor Excel

UTILIZAREA FUNCIILOR EXCEL

Procesorul de tabele Excel include un numar mare de functii predefinite (232), dar ofera si posibilitatea ca utilizatorul sa-si defineasca propriile functii, potrivit cerintelor de exploatare a aplicatiilor. Functiile Excel permit efectuarea de calcule si prelucrari diverse, de la cele mai simple pana la cele mai complexe. 1.4.1 FUNCII PREDEFINITE

Functiile predefinite reprezinta formule speciale care respectand o anume sintaxa, executa operatii si prelucrari specifice, fiind destinate rezolvarii unor probleme si aplicatii ce contin elemente predefinite de calcul. Unele functii predefinite sunt echivalente formulelor: de exemplu, formula de adunare a continutului celulelor A1, A2 si A4, adica =A1+A2+A4 este echivalenta cu functia =Sum(A1:A2;A4). Alte functii (majoritatea cazurilor) nu au echivalent in randul formulelor, rezultatul scontat neputand fi obtinut decat prin aplicarea functiilor predefinite sau putand fi obtinut pe cale obisnuita, prin aplicarea succesiva a mai multor operatii si formule.

Folosirea functiilor predefinite este supusa unor reguli foarte stricte, a caror nerespectare poate ome Referatele conduce la un rezultat incorect sau generator de eroare. Cea mai mare parte a functiilor predefinite au trei componente: - semnul "egal"= (sau semnul plus +, pentru compatibilitate cu 1-2-3); - numele functiei; - unul sau mai multe argumente; Nici un spatiu nu este admis ca separator intre cele trei componente ale functiilor predefinite. Argumentele se afla inchise intre paranteze rotunde si sunt separate printr-un separator zecimal. Acest separator poate fi virgula sau punct si virgula, dupa cum a fost configurat initial sistemul. n exemplele luate, se va lua in consideratie ca separator zecimal caracterul "punct si virgula". Exista si functii care nu au nevoie de precizarea argumentului, de exemplu:=NOW(), =TRUE(), =TODAY(), etc. Exemplul urmator ilustreaza diferite argumente care se pot intalni la o functie predefinita:

timele ferate

stiunea fiscala ntreprinderii

crare de licenta hologie

te lucrari de ploma

ati prin carduri

blicitate

Functie predefinita Tip argument

=SUM(A2:A7) plaja continua de celule =SUM(A2:A7;A9;A11:A20) plaja discontinua de celule =MAX(59;36;84) lista de valori =DATE(62;10;18) lista de valori data calendaristica =IF(A1=A2;"Bun";Rau") valoare logica =INT(SUM(D1:D9) functie predefinita =UPPER("Ionescu") sir de caractere =REPT("Ionescu",3) sir si valoare numerica =FACT(6) valoare numerica

Excel accepta urmatoarele tipuri de argumente: - o conditie: este o expresie logica care foloseste unul din operatorii logici =, <, >, <>, <=, >=, NOT( ), AND( ), OR( ) pentru o adresa de celula sau un nume de camp. Conditia argumentului poate fi deci o formula, un numar, un nume de camp, un text. Functia evalueaza conditia si procedeaza la diferite operatii in functie de faptul daca conditia este adevarata sau falsa. - o locatie: este o adresa, un nume de camp, o formula sau functie care genereaza o adresa sau un nume de camp. - un text: orice secventa de caractere inclusa intre ghilimele, adresa sau un nume de camp ce contine o eticheta tip sir de caractere sau o formula sau functie care returneaza o eticheta. Un sir de caractere folosit intr-o functie trebuie pus intre ghilimele pentru a nu fi confundat cu un nume de camp. - o valoare: un numar, adresa sau numele unei celule care contine un numar, o formula sau functie predefinita care returneaza un numar. Toate tipurile de argumente pot fi folosite impreuna intr-o functie atunci cand sintaxa este respectata. O functie predefinita se poate introduce intr-o celula tastand-o ca atare (conform sintaxei) sau prin intermediul generatorului de functii. Cea mai simpla metoda o reprezinta introducerea nemijlocita a functiilor predefinite, corespunzator sintaxei, in celula unde se va opera calculul respectiv (metoda recomandata). n cel de-al doilea caz, se activeaza selectorul functiilor predefinite aflat pe bara de editare sau se activeaza comanda Insert Function (figura 1.52). Apoi, se alege functia respectiva, din caseta de dialog Paste Function, se valideaza si se completeaza sintaxa generata automat. Fig 1.52 Etapele inserarii unei functii Apelarea selectorului de functii se face prin apasarea butonului = (egal) aflat pe bara de editare, dupa care se deschide lista functiilor predefinite, se alege functia dorita, dupa care se completeaza interactiv argumentele.

Fig. 1.53/1.54 Asistentul de functii/Exemple de date Acest procedeu este prezentat in figura 1.53

Functia poate fi aleasa din lista functiilor cele mai utilizate (Most Recently Used), din lista tuturor functiilor disponibile ordonate alfabetic (All), sau din categoriile de functii specializate (Financial, Date & Time, Math & Trig, Statistical ...) n celula din care s-a apelat functia predefinita va apare sintaxa functiei selectate si validanduse operatia prin butonul OK se va genera rezultatul respectivei functii. Generatorul de functii sau mai corect asistentul de functii este prezentat in figura 1.53. De regula, utilizarea asistentului de functii presupune parcurgerea a doi pasi: - pasul 1 semnifica alegerea tipului de functie; - pasul 2 presupune completarea interactiva a sintaxei functiei respective conform exemplului prezentat in figura 1.54.

Categorii de functii predefinite Excel poseda un set impresionant de functii predefinite, in numar de 232, grupate pe tipuri potrivit utilitatii acestora la rezolvarea diferitelor probleme. Astfel, consideram suficienta in rezolvarea aplicatiilor EXCEL, prezentarea a celor mai importante 99 de functii predefinite, grupate pe urmatoarele categorii (figura 1.55): Fig. 1.55 Categorii de functii

1. 1. functii matematice si trigonometrice (Math & Trig): permit efectuarea de calcule matematice simple si complexe; 2. 2. functii statistice (Statistical): permit efectuarea unor calcule statistice utilizand serii de valori; 3. 3. functii de informare (Information): afiseaza informatii despre celule si campuri; 4. 4. functii logice (Logical): determina valoarea de adevar sau de fals - corespunzator unei conditii; 5. 5. functii baza de data (Database): efectueaza diferite calcule asupra unor rubrici, intr-o baza de date, corespunzator unor criterii definite; 6. 6. functii de cautare si consultare (Lookup & Reference): permit localizarea continutului unei celule; 7. 7. functii calendar sau data calendaristica (Date & Time):

manipuleaza numere care reprezinta date calendaristice sau timp; 8. 8. functii text sau sir de caractere (Text): ofera informatii legate de textul existent in celule si permit operatii cu etichete; 9. 9. functii financiare (Financial): permit realizarea de calcule economico-financiare predefinite.
n continuare, prezentam cele mai importante functii predefinite, precizand ca cea mai mare a parte a lor sunt perfect compatibile ca sintaxa si ca semnificatie cu functiile arond aferente procesorului de tabele LOTUS 1-2-3.

1.4.1.1 FUNCIILE MATEMATICE I TRIGONOMETRICE

Functiile matematice si trigonometrice (Math & Trig) permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicatii ce solicita instrumente matematice si trigonometrice de uz curent. Fig. 1.56 Functia SUM =SUM(lista) aduna valorile dintr-o lista precizata ca argument. Lista poate contine capuri continue sau discontinue referite prin adrese (coordonate) sau prin nume de camp(uri). Functia de insumare este completata - spre usurinta utilizatorului - cu butonul Auto Sum. Functia generata de butonul respectiv insumeaza pe linie sau pe coloana valori adiacente (valorile nu trebuie sa fie intrerupte in succesiunea lor de celule vide sau de celule care sa contina texte). Autoinsumarea opereaza astfel pe linie sau pe coloana pana acolo unde se intalneste primul semn de discontinuitate (figura 1.56). Pot exista mai multe cazuri (exemplificate in figura 1.56):

- se plaseaza cursorul acolo unde se doreste a se calcula suma (eventual selectand o plaja de celule pe linie sau o coloana unde sa se depuna rezultatele - calculelor) si se activeaza butonul AutoSum prin dublu-click;
Fig. 1.57 Functia AutoSum - se selecteaza plaja de celule de insumat, inclusiv zona unde se vor plasa rezultatele insumarii

(o linie mai jos si/sau o coloana mai la dreapta), dupa care se activeaza butonul AutoSum prin dubluclick. =PRODUCT (lista) multiplica valorile continute intr-o lista. Un exemplu edificator este prezentat in figura 1.58. =SUBTOTAL(referinta-tip;camp de regrupat) calculeaza un rezultat ce provine dintr-o grupare a datelor operand diferite operatii specifice (conform referintelor-tip) asupra unui camp de regrupat.

Exemple de referinte-tip ar fi: 1 AVERAGE Medie Fig. 1.58 Functia PRODUCT 2 COUNT Numara 4 MAX Maximum 5 MIN Minimum 6 PRODUCT Produs 9 SUM Suma

n exemplul prezentat in figura 1.59 se calculeaza suma (referinta-tip 9) valorilor produselor vandute pe 01-Iul-98 (campul de regrupat este E31:E33). =SUMPRODUCT(lista) multiplica valorile situate in celulele corespondente, aferente unor serii de campuri, iar apoi aduna rezultatele obtinute. n exemplul prezentat in figura urmatoare se calculeaza prin functia SUMPRODUCT valoarea totala a vanzarilor, adica suma dintre produsele cantitatilor (C31:C36) si preturilor (D31:D36). =SUMIF(camp de evaluat; criteriu; camp de insumat) aduna continutul celulelor potrivit unui criteriu dat. n exemplul din figura 1.59 se calculeaza prin functia SUMIF, suma Fig. 1.59 Functiile SUMTOTAL, SUMPRODUCT, SUMIF comisioanelor la vanzarile de produse (5% din valoare) pentru valorile vandute de peste 10.000.000 lei. n acest caz campul de evaluat reprezinta valoarea (E31:E36), criteriul este de tip text si anume >10000000, iar campul de insumat este comisionul (F31:F36).

=ROMAN(numar;format) converteste numerele din format cifric arab in text ce semnifica numere cu format cifric roman. Formatul cu valori de la 0 la 4- reprezinta gradul de concizie al numarului roman nou generat. Numarul arab de transformat trebuie sa fie intreg. Un exemplu de astfel de transformare este prezentat in figura 1.60. =RAND() returneaza un numar aleator cuprins intre 0 si 1; =ABS(numar) returneaza valoarea absoluta dintr-un numar; =LN(numar) calculeaza logaritmul natural Fig. 1.60 Functia ROMAN al unui numar specificat ca argument; =LOG(numar;baza) returneaza logaritmul unui numar intr-o baza specificata; Fig. 1.61 Functii trigonometrice si POWER si SQRT =LOG10(numar) returneaza logaritmul in baza 10 dintr-un numar; =EXP(X) calculeaza baza logaritmului natural ridicata la puterea X. Baza este o constanta si are valoarea 2,7182818.; Fig. 1.62 Functii matematice =MOD(X;Y) calculeaza restul impartirii argumentului X la arg. Y; =FACT(numar) calculeaza factorialul unui numar pozitiv; =POWER(numar;putere) returneaza rezultatul unui numar ridicat la putere (figura 1.61); =SQRT(numar) calculeaza radacina patrata a argumentului; =SIN(X) returneaza valoarea argumentului X in radiani; =COS(X) calculeaza cosinusul argumentului X in radiani ; =TAN(X) calculeaza tangenta argumentului X in radiani; =ASIN(X) calculeaza arc-sinusul argumentului X in radiani (similar =ACOS(X) si =ATAN(X); =DEGREES(unghi) converteste radianii in grade; =RADIANS(unghi) converteste grade in radiani;

=ROUND(X,numar de zecimale) rotunjeste argumentul numeric X la un Fig. 1.63 Functia de rotunjire numar specificat de zecimale; =PI() returneaza valoarea numarului PI; =INT(numar) afiseaza partea intreaga a argumentului (a numarului real), fara a-l rotunji. 1.4.1.2 FUNCIILE STATISTICE Functiile statistice (Statistical) permit efectuarea de calcule statistice utilizand serii de valori: =MAX(lista) returneaza cea mai mare valoare din lista. Lista poate fi compusa din: numere, formule numerice, adrese sau nume de campuri; =MIN(lista) returneaza cea mai mica valoare din lista; =AVERAGE(lista) calculeaza media valorilor din lista; =GEOMEAN(lista) calculeaza media geometrica a valorilor dintr-o lista =HARMEAN(lista) calculeaza media armonica a valorilor dintr-o lista; =MEDIAN(lista) calculeaza valoarea mediana dintr-o lista; =COUNT(lista) numara celulele ocupate dintr-o lista de campuri; Exemplul din figura 1.64 ilustraza utilizarea functiilor statistice prezentate: Fig. 1.64 Functii statistice

1.4.1.3 FUNCIILE DE INFORMARE 34965iqe48plk6q Functiile de informare (Information) afiseaza informatii referitoare la celule si campuri: =ISBLANK(X) determina daca X sau amplasamentul definit de argumentul X este sau nu o celula vida. Functia returneaza TRUE -valoarea logica de adevar- daca amplasamentul este o celula vida si FALSE valoarea logica de fals- in caz contrar; =ISNUMBER(X) verifica daca X contine o valoare numerica. Functia returneaza TRUE adevarat- daca X contine un numar, altfel returneaza FALSE sau fals. Argumentul X poate fi o valoare, o adresa, text sau o conditie);

=ISTEXT(X) verifica daca X contine un sir de caractere, returnand dupa caz TRUE sau FALSE. =ISNONTEXT(X) verifica daca X nu contine un sir de caractere, returnand dupa caz TRUE sau FALSE. =ISLOGICAL(X) verifica daca argumentul X contine o valoare de tip logic returnand dupa caz TRUE sau FALSE. =ISERROR(X) verifica daca argumentul X contine o valoare de tip eroare, returnand dupa caz TRUE sau FALSE. O parte din functiile de informare sunt exemplificate impreuna cu functiile logice.

1.4.1.4 FUNCIILE LOGICE

Functiile logice (Logical) determina evaluarea unor expresii si in functie de acestea furnizeaza actiuni sau rezultate complexe, generand valori de adevar sau de fals - corespunzator unor conditii (acestea pot fi evaluate si inlantuite cu ajutorul operatorilor logici AND, OR, NOT). =IF(conditie;X;Y) testeaza argumentul conditie si in functie de rezultatul evaluarii logice, genereaza argumentul X daca conditia este adevarata sau argumentul Y daca aceasta este falsa. Argumentele X sau Y pot fi valori, siruri de caractere (plasate intre ghilimele), nume de campuri sau adrese de celule sau campuri care contin aceste valori. n locul argumentelor X sau Y se pot imbrica alte structuri conditionale IF, generandu-se potrivit conditiilor ulterioare, X1,Y1 sau X2,Y2 si asa mai departe. =AND(evaluare logica1,evaluare logica2,...) returneaza valoarea logica TRUE daca toate argumentele sunt adevarate si valoarea logica FALSE daca unul sau mai multe argumente sunt false; =OR(evaluare logica1,evaluarea logica2,...) returneaza valoarea logica TRUE daca orice argument este adevarat si valoarea logica FALSE daca toate argumentele sunt false; =NOT(evaluarea logica) inverseaza valoarea argumentului, returnand dupa caz TRUE sau FALSE; =TRUE() returneaza valoarea logica TRUE; =FALSE() returneaza valoarea logica TRUE; Pentru exemplificarea functiei logice IF, furnizam urmatoarea aplicatie pentru calculul impozitului pe salariile colaboratorilor angajati cu Conventie Civila de Prestari Servicii:

Astfel, daca salariul brut este sub 500.000 lei, impozitul este de 10% din brut, altfel, daca salariul brut este cuprins intre 500.000 lei si 1.500.000 lei, impozitul este de 50.000 lei + 20% din ceea ce depaseste 500.000 lei salariu brut, daca salariul brut este cuprins intre 1.500.000 lei si 2.500.000 lei, impozitul este de 250.000 lei + 25% din ceea ce depaseste 1.500.000 lei salariu brut, daca salariul brut este cuprins intre 2.500.000 lei si 3.500.000 lei, impozitul este de 500.000 lei + 30% din ceea ce depaseste 2.500.000 lei salariu brut, daca salariul brut depaseste 3.500.000 lei, impozitul este de 800.000 lei + 40% din ceea ce depaseste 3.500.000 lei salariu brut. Aplicatia este astfel construita incat sa exemplifice (didactic) toate functiile logice (figura 1.65, 1.66). ntr-un prim pas s-a construit o coloana de Evaluare logica care returneaza in functie de un test facut asupra salariului brut, valoarea logica de fals (FALSE) daca salariul brut este text, blank sau este mai mic ca zero si returneaza valoarea logica de adevar (TRUE) in caz contrar. Fig. 1.65 Functii logice (I)

ntr-un al doilea pas se calculeaza impozitul pe salarii daca coloana Evaluare logica (s-a utilizat functia NOT()) nu contine valoarea logica FALSE. n aplicatia de mai sus s-a construit o structura conditionala imbricata, unde s-a exemplificat intr-o ramura IF si functia logica AND. Fig. 1.66 Functii logice(II) 1.4.1.5 FUNCIILE BAZ DE DATE Functiile baza de date (Database) returneaza actiuni - valori sau etichete (suma;medie;maxim;minim; cauta;numara) dintr-un camp de date - corespunzator unei baze de date, dupa o anumita rubrica, conform unui criteriu de selectie Functiile tip baza de date au in mod invariabil aceeasi lista de argumente:

- baza de date: reprezinta tabelul Excel sub forma unui camp de date, de unde informatia va fi consultata sau extrasa; - rubrica: semnifica atributul sau proprietatea asupra caruia opereaza calculul facut de functia tip baza de date. Rubrica poate fi identificata prin numele sau sau prin numarul de ordine al acesteia in cadrul bazei de date; - camp de criterii: reprezinta unul sau mai multe campuri continue in care se pot preciza restrictiile, care se regrupeaza in criterii de selectie la care trebuie sa raspunda interogarea respectiva.
Principalele functii tip baza de date sunt:

=DSUM(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) returneaza suma valorilor unei rubrici aferente unei baze de date, care raspunde unui criteriu de selectie; =DMAX(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) returneaza cea mai mare valoare dintr-o rubrica aferenta unei baze de date, corespunzator unui criteriu de selectie; Fig. 1.67 Aplicatie pentru functiile baza de date =DMIN(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) returneaza cea mai mica valoare dintro rubrica aferenta unei baze de date, corespunzator unui criteriu de selectie; =DAVERAGE(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) calculeaza media valorilor unei rubrici aferente unei tabele - pentru o baza de date, potrivit criteriului de selectie specificat=DCOUNT(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) numara celulele ocupate intr-o tabela baza de date, conform unor criterii specificate; =DGET(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) returneaza continutul unei rubrici pentru o baza de date, corespunzator unui criteriu specificat. Functia este utila pentru a regasi o informatie unica; Exemple edificatoare de utilizare a functiilor tip baza de date sunt ilustrate in figura urmatoare, urmand ca alte aplicatii mai complexe sa fie prezentate in detaliu in capitolul ce trateaza bazele de date create si exploatate sub Excel. Pornind de la un tabel definit pe coordonatele A6:H17, considerat a fi o baza de date care repertoriaza facuturile emise de o firma catre clientii sai, se pot pune in evidenta cu ajutorul functiilor tip baza de date, informatii calculate potrivit unor interogari specifice. Prezentam in figurile 1.67- 1.68 cateva exemple de utilizare a functiilor tip baza de date, utilizand campuri de criterii definite de utilizator potrivit unor cerinte de interogare.

6. 1.4.1.6 FUNCIILE DE CUTARE I CONSULTARE


Functiile de cautare si consultare (Lookup & Reference) permit cautarea, identificarea si referirea continutului unor celule: Fig. 1.68 Modul de utilizare a functiilor baza de date =CHOOSE(index-numeric;lista de valori) returneaza in urma unei alegeri dintr-o lista de valori, o actiune sau o valoare, ce urmeaza a fi activata sau executata, corespunzator unui index numeric. Indexul numeric determina care valoare (de tip text, numerica sau referinta celulara) din lista de argumente va fi selectata. Indexul este un numar cuprins intre 0 si 29. =COLUMN(referinta celulara sau camp) returneaza numarul colanei corespunzatoare referintei celulare sau numarul primei coloane pentru campul specificat; =COLUMNS(camp) returneaza numarul de coloane aferente campului specificat ca argument; =ROW(referinta celulara sau camp) returneaza numarul liniei corespunzatoare referintei celulare sau numarul primei linii a campului specificat ca argument; =ROWS(camp) returneaza numarul de linii pe care il ocupa campul specificat ca argument; =AREAS(referinta celulara) indica numarul de zone contigue dintr-un camp. Daca respectivul camp contine mai multe zone contigue, atunci argumentul se mai inchide intr-o paranteza suplimentara; n figura 1.69 sunt prezentate mai multe exemple de utilizare a functiilor enumerate mai sus. Fig. 1.69 Aplicatie pentru functiile de cautare si consultare =VLOOKUP(cheie;camp de consultare;coloana de recuperat) returneaza continutul unei celule ce figureaza intr-o coloana dintr-un tablou de consultare verticala. Sintaxa functiei de consultare verticala admite trei argumente si anume:

- cheie: reprezinta valoarea dupa care are loc cautarea sau consultarea, (adresa absoluta/relativa sau nume de camp); - camp (sau tabel) de consultare: este campul asupra caruia opereaza consultarea prin cautarea valorii cheii precizate anterior; - coloana de recuperat: este numarul coloanei (numerotarea incepe cu 1) de unde va fi recuperata informatia gasita in tabelul de consultare,

corespunzator valorii cheii de cautare.


n mod obligatoriu tabelul de consultare va fi sortat crescator dupa coloana care contine valorile cheii de consultare (comanda Data Sort, iar in rubrica Sort by se va preciza numarul sau numele coloanei dupa care se va face sortarea) =HLOOKUP(cheie;camp de consultare;linie de recuperat) returneaza continutul unei celule ce figureaza intr-o anumita linie a unui tablou de consultare orizontala. Argumentul cheie (sub forma unei referinte celulare sau nume de camp) va fi cautat in prima linie a campului de consultare, iar daca valoarea va fi gasita pe un numarul de linie precizat de ultimul argument, valoarea respectiva va fi returnata de functia HLOOKUP. n mod obligatoriu tabelul de consultare orizontala trebuie sortat dupa valorile crescatoare ale cheii de consultare aflate in prima linie (sortare de la stanga la dreapta). Daca valorile cheii nu sunt sortate, se va selecta tabelul de consultare si se va activa comanda de sortare (de la stanga spre dreapta): Data Sort, butonul Option si din rubrica Orientation se alege optiunea Sort left to right. Daca informatia cautata in tabelul de consultare verticala sau orizontala nu va fi gasita, se va returna cea mai apropiata valoare (pe vericala sau pe orizontala) de cheia de consultare. Pentru exemplificarea celor doua functii de consultare propunem urmatoarea aplicatie: O societate comerciala de distributie intocmeste, cu ajutorul procesorului de tabele EXCEL, facturi pentru livrarile efectuate. Optional, respectiva societate efectueaza si transportul marfii comandate la domiciliul clientului, firma practicand tarife diferentiate in functie de cantitatea transportata (in tone) si de orasul de destinatie. Tarifele de transport sunt grupate intr-un tablou in functie de destinatie (prima linie) si de cantitatea transportata (prima coloana). Tabloul care urmeaza a fi considerat tabel de consultare orizontala a fost definit pe coordonatele F20:J28 (figura 1.70) si a fost in prealabil sortat de la stanga la dreapta dupa prima linie, adica dupa destinatie. Fig. 1.70 Date pentru aplicatia de cautare. Firma isi are inregistrati clientii intr-o baza de date (definita pe coordonatele E1:I7) (figura 1.71) care regrupeaza elementele de identificare ale acestora (Client, Adresa, Localitate, Cod fiscal, Cont bancar). n egala masura exista si o alta baza de date definita pe coordonatele A20:C28 (figura 1.72) sub forma unui nomenclator de preturi pentru fiecare produs in parte. Cele doua baze de date sunt sortate dupa valorile crescatoare ale primei coloane si contin informatii pertinente ce concura la realizarea automata a facturii.

Fig. 1.71 Date pentru aplicatia de cautare Factura procesata cu Excel are urmatoarea forma (figura 1.73): Utilizatorul va introduce prin tastare, pentru completarea facturii doar denumirea clientului, codul produsului facturat, cota de adaos comercial, cantitatea livrata, iar optional daca se doreste sau nu transport, precum si destinatia transportului. n rest toate operatiile sunt facute automat cu ajutorul formulelor si a functiilor Excel. Factura se proceseaza in mod obisnuit, incepand a se calcula intr-un prim timp "Valoarea", Majorarile, "TVA-ul" si "Valoarea facturata". La Fig. 1.72 Nomenclatorul de preturi calculul "Valorii" se va lua in calcul si o cota variabila de adaos comercial (celula D10 a fost fixata cu adresa absoluta -$D$10- pentru a nu se decala la Fig. 1.73 Factura obtinuta copierea formulei ce calculeaza valoarea), precum si cheltuielile de transport. Majorarile de intarziere se pot calcula pe transe, prin structuri conditionale imbricate. TVA-ul reprezinta 22% din Valoare + Majorari, iar Valoarea facturii reprezinta suma dintre Valoare, Majorari si TVA. ntr-un al doilea timp se pot calcula totalurile pe rubricile procesate anterior utilizand clasica functie SUM. Interesante de prezentat sunt facilitatile de consultare verticala si orizontala. La tastarea numelui de client in celula C3, se vor recupera automat dintr-un tabel de consultare verticala (definit anterior pe coordonatele E1:I7), informatiile legate de acest identificator si anume: Adresa, Localitatea, Codul fiscal si Contul bancar. Astfel in celula C4 s-a scris formula de consultare verticala (VLOOKUP) (figura 1.74) pentru recuperarea adresei clientului, anume: se cauta cheia de consultare (celula $C$3-Client) in tabelul de consultare definit pe coordonatele $E$1:$I$7 si in caz ca valoarea este gasita, se va recupera informatia din coloana 2, corespunzatoare cheii de consultare. Coordonatele cheii si tabelului de consultare au fost blocate prin utilizarea de adrese absolute pentru ca formula ce contine consultarea verticala sa poata fi copiata fara ca respectivele coordonate sa se decaleze.

Fig. 1.74 Functia de consultare verticala ql965i4348pllk

Cheia de consultare fiind in acest caz de tip text nu trebuie sa aiba valori vide si nici numerice. Pentru aceasta, procedura de consultarea verticala a fost completata cu teste facute asupra celulei care contine cheia de consultare ($C$3). Daca cheia are valoarea vida ISBLANK($C$3) sau (OR()) daca contine o valoare alta decat text ISNONTEXT($C$3), atunci se va afisa un spatiu (), altfel se va face consultarea verticala. n aceste conditii, consultarea verticala va avea urmatoarea forma: =IF(OR(ISBLANK($C$3);ISNONTEXT($C$3));;VLOOKUP($C$3;$E$1:$H$7;3)), fapt ilustrat si in figura 1.75. Fig. 1.75 Functia de consultare verticala Daca se tasteaza un client care nu exista in nomenclatorul de clienti (in tabelul de consultare verticala), functia VLOOKUP nu va semnala lipsa informatiei din tabel ci va returna informatia legata de cea mai apropiata valoare a cheii de consultare. De exemplu, daca s-ar introduce clientul cu numele Sarmis, se vor recupera prin VLOOKUP informatiile aditionale corespunzatoare celei mai apropiate valori ale cheii, adica informatiile legate de clientul Star. Functia VLOOKUP nu va semnala inexistenta cheii de consultare Sarmis. Pentru inlaturarea acestui neajuns, procedura de consultare verticala a fost completata cu un test de existenta a cheii ce consultare in tabelul de consultare. Acest test de existenta verifica daca valoarea cheii de consultare este gasita in prima coloana a tabelului de consultare. Daca valoarea respectiva exista in tabel inseamna ca s-a gasit cheia de consultare si in consecinta consultarea verticala se va efectua returnand un rezultat corect, altfel se va afisa spatiu sau zero (ultimul caz folosindu-se daca celula respectiva participa ulterior la calcule) sau un mesaj de genul cheie inexistenta. Formula de testare a existentei cheii de consultare in tabel este urmatoarea: IF(VLOOKUP($C$3;$E$1:$I$7;1)<>$C$3;;VLOOKUP($C$3;$E$1:$I$7;4)). Rubricile: Adresa C4-, Localitatea C5-, Cod fiscal C6-, Cont Fig. 1.76 Consultare verticala. bancar C7- se vor recupera prin acelasi procedeu de consultare verticala, recuperandu-se dupa caz, prin functia VLOOKUP continutul coloanelor 2, 3, 4, si 5, corespunzator valorilor cheii de consultare declarate la adresa $C$3 (figura 1.76). n mod asemanator se procedeaza si cu a doua consultare verticala, anume: in momentul tastarii "Codului de produs" este consultat vertical tabelul "PREURI" declarat la adresa A20:C28, si daca in tabelul respectiv este gasita cheia de consultare "Cod produs" - se vor recupera automat: continutul coloanei 2 si 3 din tablou, adica "Denumire produs" si "Pret". Fig. 1.77 Aplicatie de consultare verticala

In figura 1.77 este prezentata procedura completa (cu teste facute asupra celulei ce contine cheia de consultare si cu test de existenta a valorii cheii in tabelul de consultare) de extragere a denumirii produsului, prin consultare verticala. Similar se procedeaza pentru extragerea pretului din tablou, corespunzaror valorilor luate de codul produsului. Consultarea orizontala a tabelului declarat pe coordonatele $F$20:$J$28 are loc dupa valorile luate de cheia de consultare - $G$10 Destinatia. Daca cheia este gasita in tablou, se va recupera numarul de linie care va contine valoarea cheltuielilor de transport corespunzatoare destinatiei specificate. n exemplul prezentat in figura 1.78, s-a operat un mic artificiu, anume "Cantitatea livrata" coincide logic cu numarul de linie de recuperat orizontal din tablou (astfel, nu s-a precizat numarul liniei recuperate, ci celula care contine livrata, aflata la adresa C13). Datorita faptului ca procedura de consultare orizontala este operationala incepand cu linia 1 (care contine invariabil titlurile rubricilor aferente destinatiei), celula Cantitatea livrata va indica numarul liniei de recuperat si va avea valoarea incrementata cu o unitate pentru a exista o concordanta intre valorile luate de aceasta si numarul liniei de recuperat. Daca nu s-ar fi operat acest artificiu, numarul liniei de recuperat ar fi decalat cu o unitate (adica, daca celula C13 Cantitatea livrata ar fi avut valoarea 3, s-ar fi recuperat linia numarul 3 din tabel prima linie contine titlul rubricilor-, adica valoarea cheltuielilor de transport aferente pentru 2 tone transportate) Prin functia HLOOKUP s-a consultat deci respectivul tablou, cautandu-se valoarea luata de Destinatie in celula $G$10, recuperandu-se numarul de linie ce corespunde logic cu Cantitatea livrata. Tabloul de consultare trebuie in mod obligatoriu sortat alfabetic dupa prima linie a sa. Procedura de consultare orizontala poate fi completata si astfel imbunatatita (celula D14) prin urmatoarele teste: - un test facut asupra celulelor ce contin: Destinatia (sa nu fie valoare vida sau numerica) si Cantitatea livrata (sa nu fie valoare de tip text, vida sau zero): =IF(OR(ISNONTEXT($G$10),ISBLANK($G$10),ISTEXT(C14),ISBLANK(C14),C14=0;0;IF( ) . Daca cel putin unul din argumente este adevarat, functia va returna valoarea zero, altfel se vor testa si alte conditii de indeplinit; Fig. 1.78 Aplicatie de consultare orizontala - un test de existenta a Destinatiei (celula $G$10) in prima linie a tabloului de consultare orizontala: =IF(OR(;$G$10<>HLOOKUP($G$10;$F$20:$J$28;1));0;..). Daca Destinatia este inexistenta in tablou, functia va returneaza valoarea zero, altfel se procedeaza la consultarea propriuzisa; - un test de existenta a Cantitatii livrate in prima coloana a unui tablou de consultare verticala:

=IF(OR(C14<>VLOOKUP(C14;$E$20:$E$28;1);.). Daca nu exista valoarea unei cantitati livrate in tabloul de consultare verticala definit pe coordonatele $E$20:$E$28, functia returneaza zero, altfel se procedeaza la consultarea propriu-zisa: (HLOOKUP($G$10;$F$20:$J$28;C14+1)); - procedura ar putea fi completata si cu un test de efectuare a transportului: astfel, daca transportul este facut de furnizor (celula $D$8 are valoarea da), atunci se procedeaza la testele de mai sus si se executa in final consultarea orizontala, altfel cheltuielile de transport vor fi zero. Figura 1.79 indica corespondentele creeate intre diferitele campuri, in procesul de consultare verticala si orizontala.

Fig. 1.79 Consultarea verticala si orizontala. Corespondente

7. 1.4.1.7 FUNCIILE TIP DAT CALENDARISTIC I OR


Functiile tip data calendaristica si ora (Date & Time) manipuleaza si opereaza calcule cu valori numerice ce reprezinta date calendaristice sau timp: =NOW() returneaza un numar corespunzator datei curente - cu zecimale ce reprezinta ora; =TODAY() returneaza un numar-data corespunzator datei curente; =DATEVALUE("sir de caractere") calculeaza numarul-data corespunzator sirului de caractere in format data calendaristica (sirul trebuie plasat intre ghilimele); =DATE(an;luna;zi) calculeaza numarul-data pentru data calendaristica specificata ca argument; =YEAR(numar-data) returneaza corespunzator anului, un numar cuprins intre 0 (1900) si 199 (2099) - extragand rezultatul dintr-un numar-data; =MONTH(numar-data) extrage luna dintr-un numar-data, sub forma de valori cuprinse intre 1 si 12; =DAY(numar-data) genereaza un numar corespunzator zilei cu valori intre 1 si 31; =WEEKDAY(X) returneaza numarul zilei din saptamana corespunzator argumentului X care poate fi de tip numar data calendaristica sau text in format data calendaristica;

=DAYS360(data debut;data sfarsit) calculeaza numarul de zile intre doua date calendaristice considerand anul ca avand 360 de zile; =TIME(ora;minut;secunda) calculeaza un numar-timp corespunzator orei, minutului si secundei; =TIMEVALUE(sir de caractere) returneaza numarul-timp corespunzator sirului de caractere specificat in format data/ora (intre ghilimele); =HOUR(numar-timp) extrage ora dintr-un numar-timp (0,000000 pentru ora 24:00:00 si 9,999988426 pentru ora 23:59:59), sub forma unui numar cuprins intre 0 si 23; =MINUTE(numar-timp) extrage minutul dintr-un numar-timp, sub forma unui numar intreg cuprins intre 0 si 59; =SECOND(numar-timp) extrage secunda dintr-un numar-timp sub forma unui numar intreg cuprins intre 0 si 59; Un exemplu edificator de utilizare a functiilor de tip data calendaristica si ora este prezentat in figura 1.80. Fig. 1.80 Functiile tip data si ora

1.4.1.8 FUNCIILE TEXT SAU IR DE CARACTERE Functiile text (Text): permit diferite operatii cu siruri de caractere si furnizeaza in egala masura informatii legate de textul existent in celule: =CHAR(cod numeric ASCII) returneaza caracterul corespunzator codului numeric ASCII specificat ca argument; =TRIM(text) afiseaza sirul de caractere specificat ca argument in care toate spatiile inutile sunt anulate (cu exceptia spatiilor care separa cuvintele textului); =CODE(text) returneaza codul numeric pentru primul caracter din textul specificat ca argument; =CONCATENATE(text1;text2;) concateneaza mai multe siruri de caractere specificate ca argumente, intr-unul singur; =EXACT(tect1;text2) verifica daca doua siruri de caractere sunt identice. Comparand cele doua siruri, functia returneaza valoarea logica TRUE daca acestea sunt identice sau valoarea logica FALSE in caz contrar; =UPPER(text) afiseaza cu majuscule textul specificat ca argument;

=LOWER(text) afiseaza cu minuscule textul specificat ca argument; =MID(text;N;X) afiseaza X caractere ale textului specificat ca argument, incepand cu pozitia N; =LEN(text) returneaza numarul caracterelor ce formeaza textul specificat ca argument; =SUBSTITUTE(text-sursa;N;X;text-nou) returneaza un nou sir de caractere (text-nou) la a Na pozitie a textului-sursa, dupa ce au fost anulate X caractere; =REPT(text;numar de ori) repeta afisarea textului de un numar specificat de ori; =PROPER(text) determina scrierea cu majuscula a fiecarei prime litere din textul specificat ca argument; Fig. 1.81 Exemple de functii text =VALUE(text) converteste un text ce reprezinta un numar intr-o valoare numerica (numarul ce figureaza in textul tespectiv, trebuie sa corespunda unuia din formate numerice consacrate); =DOLLAR(numar;zecimale) converteste un numar in text, folosind un format monetar; =FIND(text1;text2;N) localizeaza pozitia la care incepe textul1 in textul2 incepand cautarea cu pozitia N; Exemplificarile functiilor de tip text sau sir de caractere se gasesc prezentate in figura 1.81.

1.4.1.9 FUNCIILE FINANCIARE

Functiile financiare (Financial) efectueaza o serie de calcule economico-financiare furnizand prin valorile returnate informatii utile referitoare la amortismente, la rentabilitatea investitiilor, plasamentelor, imprumuturilor etc. =PV(rata dobanzii;numar de perioade;marimea platii;[valoare viitoare;tipul]) returneaza valoarea actuala (present value) aferenta unei sume investite sau depozitate la banca, prin plati periodice, in conditiile unei rate constante a dobanzii. Functia financiara PV calculeaza deci valoarea prezenta a unei sume investite, adica valoarea curenta a unei serii de plati viitoare. Functia se utilizeaza pentru a se determina daca valoarea de revenire a unei anumite investitii este favorabila sau nu, tinand cont de costul initial al investitiei. Functia PV (ca si alte functii financiare PMT, FV) este considerata a fi o functie-anuitate, adica

opereaza cu o investitie sau un depozit la care toate platile sunt egale si sunt efectuate la intervale regulate. Argumentele functiei PV au urmatoarea semnificatie:

- rata dobanzii reprezinta procentul de dobanda perceput pentru o anumita perioada; - numar de periode reprezinta numarul total de plati periodice; - marimea platii semnifica valoarea platii facute in fiecare perioada; - valoare viitoare reprezinta suma totala care se doreste a fi realizata dupa ultima plata; - tipul este un parametru care semnifica faptul ca plata se face la inceputul perioadei (valoarea 1) sau la sfarsitul perioadei (valoarea 0 implicita).
Daca sunt omise ultimele doua argumente, acestea vor fi considerate ca avand valori nule.

Argumentele rata dobanzii si numarul de perioade trebuie exprimate in aceeasi unitate de timp luna sau an). Pentru exemplificarea functiei financiare PV, furnizam urmatoarea aplicatie in figura 1.82. O persoana fizica doreste incheierea unei polite de asigurare pentru o perioada de 20 de ani cu o rata anuala a dobanzii de 40%. Asiguratul urmeaza sa plateasca lunar o prima de asigurare de 600.000 lei. Costul anuitatii perceput de asigurator este estimat la 19.000.000 lei. n figura urmatoare s-a calculat valoarea prezenta cu ajutorul functiei PV. Fig. 1.82 Aplicatie pentru functii financiare Din calculul facut (in celula B34), reiese ca valoarea prezenta a anuitatii este de 17.993.120 lei, adica mai mica decat valoarea anuitatii calculate de asigurator care este de 19.000.000 lei. Deci aceasta investitie nu este rentabila. Se observa ca rata dobanzii a fost exprimata in luni (rata anuala a fost impartita la 12), iar numarul de ani pentru care s-a contractat asigurarea a fost exprimat tot in luni (numarul de ani a fost inmultit cu 12). De asemenea se observa ca functia PV a returnat un numar negativ. Explicatia acestui rezultat este legata de faptul ca functia PV semnifica o cheltuiala, o iesire de bani. Pentru ca functia sa returneze un rezultat pozitiv, ar fi trebuit ca argumentul valoarea platii sa fie introdus ca numar negativ (de exemplu 600.000). =FV(rata dobanzii;numar de periode[;marimea platii; valoarea prezenta; tipul]) returneaza

valoarea viitoare (future value) a unei investitii sau plasament in conditii de anuitate (plati si rate ale dobanzii constante). Argumentele functiei financiare FV sunt identice ce cele ale functiei PV cu exceptia faptului ca unul din argumente reprezinta valoarea prezenta a investitiei sau plasamentului. Pentru exemplificarea functiei financiare FV, oferim urmatoarea aplicatie: o persoana fizica doreste efectuarea unui plasament de 25.000.000 lei pe o perioada de 9 luni la o banca comerciala, pentru o dobanda anuala de 55%. Persoana fizica urmeaza a depune lunar la banca, alaturi de depozitul initial cate 1.000.000 lei pe aceeasi perioada. n figura 1.83 s-a calculat (in celula B42) valoarea viitoare a sumei depuse la banca de respectiva persoana fizica (48.259037,70 lei). Fig. 1.83 Aplicatie pentru functii financiare (FV) =PMT(rata dobanzii;numar de perioade;valoare prezenta[;valoare viitoare;tip]) calculeaza valoarea lunara sau anuala a platii pentru o investitie sau un imprumut. Pentru exemplificarea functiei PMT (paiement), presupunem un imprumut la o banca comerciala pentru achizitionarea unui bun de folosinta indelungata in valoare de 35.000.000 lei. Rata dobanzii pentru creditele de consum este de 43% pe an, iar durata imprumutului a fost stabilita la 5 ani. Fig. 1.84 Aplicatie pentru functii financiare (PMT)

Valoarea lunara a platii catre banca pentru creditul acordat a fost calculata (in celula B49) prin functia PMT in figura 1.84: De asemenea s-a calculat costul total al imprumutului ca un produs intre valoarea lunara a platii si numarul de perioade de plata in luni. Valoarea totala a dobanzii s-a calculat ca diferenta intre costul total al imprumutului si suma imprumutata. =RATE(numar de perioade;valoarea platii;valoare prezenta) returneaza rata dobanzii pe perioada unei anuitati, pentru un imprumut sau o investitie. Pentru exemplificare presupunem efectuarea unui imprumut printr-un credit de 15 milioane lei pe timp de un an, cu o valoare lunara de rambursat in suma de 1.800.000 lei. n figura 1.85 se calculeaza in celula E58, dobanda lunara perceputa de banca, iar in celula E59 dobanda anuala pentru suma imprumutata. Fig. 1.85 Aplicatie pentru functii financiare (RATE)

Functiile financiare PMT, RATE si PV prezentate anterior, permit construirea tablourilor de

rambursare pentru imprumuturi, aplicatie exemplificata in figura 1.86. Un intreprinzator particular solicita unei banci comerciale un imprumut de 15 milioane lei pentru achizitionarea unui utilaj. Banca acorda creditul pe o durata de 6 luni cu o dobanda de 60% pe an. Solicitantul creditului isi poate intocmi in Excel un tablou de rambursare al imprumutului, altfel spus un scadentar. Fig. 1.86 Tablou de rambursare a creditelor ntr-o prima faza, se poate calcula valoarea lunara de rambursare (celula D64) cu ajutorul functiei PMT. n a doua faza, se organizeaza tabloul de rambursare pe patru coloane:

- prima coloana (coloana A) contine numarul lunii pentru care se face calculul dobanzii si restul de rambursat; - a doua coloana (coloana B) contine restul de rambursat, adica suma care ramane de restituit bancii la sfarsitul lunii in curs. Pentru prima luna restul de rambursat este egal cu creditul, adica 15 milioane, iar lunile urmatoare se calculeaza ca diferenta intre restul de rambursat si rata de plata; - a treia coloana (coloana C) contine dobanda lunara calculata cu functia RATE, adica suma lunara ce reprezinta dobanda calculata asupra restului de rambursat; - a patra coloana (coloana D) reprezinta rata de rambursat, calculata ca diferenta intre valoarea lunara de rambursare (celula D64) si dobanda lunara.

mprumutul este complet rambursat la inceputul celei de-a saptea perioada, dupa ce a fost achitata a sasea rata. Daca s-ar fi dorit rambursarea integrala a imprumutului in luna a 4-a, deci cand ar mai fi 3 luni de platit, suma de rambursat ar fi de 8.047.911,48 lei (suma a fost calculata cu functia financiara PV). Formulele utilizate pentru studiul de caz prezentat se gasesc ilustrate in figura 1.87. <i< span=""></i<>

Copyright Contact | Trimite referat

4.4 Formule i funcii


Formulele i funciile sunt oferite de programul Excel pentru efectuarea de calcule folosind coninutul unor celule dintr-o foaie de calcul sau din mai multe foi de calcul n conformitate cu proiectarea i cerinele aplicaiei. Definiie. Formulele sunt expresii formate din operanzi (constante i/sau referiri de celule), operatori matematici (aritmetici i relaionali) i funcii; formula este precedat de semnul =; funcia este o formul complex predefinit identificat printr-un nume i conine ntre paranteze o list de argumente ce reprezint o expresie. Cea mai simpl formul este cea care conine o valoare (constant numeric sau text). Formulele mai complexe sunt construite cu ajutorul expresiilor matematice, dar care sunt precedate de semnul =. n cazul n care formula nu este precedata de semnul =, expresia matematic este interpretata ca o dat (numeric sau de tip text). Orice formul trebuie scris ntr-o celul a foii de calcul i va aprea scris n bara formulei (Formula Bar). Formula se termin prin tasta <CR>, i ca efect n celul nu va fi afiat formula , ci rezultatul calculelor n conformitate cu expresia corespunztoare formulei.

Exemplu de mai sus este preluat din foaia de calcul Orders ataat la cartea Excel 97 pas cu pas, Microsoft Press, 1998 (http://www.microsoft.com/mspress). n practic, exist dou moduri diferite de a crea (scrie) o formul: 1. tehnica traditional se selecteaz celula n care trebuie s fie creat formula i se introduce formula scriind adresele de celul ale tuturor celulelor care urmeaz a fi introduse n formul; nu se recomand pentru formulele complexe, deoarece pot aprea erori prin tastare; 2. tehnica de tip indicare se selecteaz celula unde trebuie s apar rezultatul i se tasteaz semnul =; introducerea formulei se face prin repetarea urmtoarei aciuni: se efectueaz click pe celula ce este operand n formul i se tasteaz semnul pentru operatorul corespunztor, pn la terminarea ntregii formule; se ncheie formula prin apsarea tastei <CR>; n cazul tehnicii de tip indicare, dac este necesar referirea unor celule la mare distan unele de altele, se recomand atribuirea de nume pentru aceste celule i apoi referirea numelor atribuite. Denumirea domeniilor de celule este o facilitate prin care utilizatorul poate aplica un

nume pentru a desemna o celul sau un grup de celule (rolul variabilelor ntr-un limbaj de programare), n loc de a folosi adresele de celule ca referine. Numele definite prezint multiple avantaje:

numele sunt mai descriptive i mai uor de memorat dect adresele de celule; cnd o celul este deplasat, numele este deplasat o dat cu celula; se poate folosi un nume n locul unei celule sau al unui domeniu de celule ntr-o formul sau n argumentul unei funcii, similar utilizrii unei etichete de rnd sau de coloan; la copierea unei formule care folosete un nume, efectul este acelai ca i cum s-ar folosi o referin absolut de celul.

Numele pot avea maximum 255 de caractere i pot include litere, cifre, liniue de subliniere i puncte, primul caracter trebuie s fie o liter sau un caracter de subliniere, deci diferit de cifre i punct. Un nume definit nu poate folosi adrese valide de celule. Un domeniu de celule poate fi denumit n trei moduri: 1. folosind caseta Name Box se selecteaz domeniul de celule ce urmeaz a fi denumit i se efectueaz click n caseta Name Box din partea stng a barei de formule; se tasteaz un nume valabil i se apas <CR>; 2. folosind caseta de dialog Define Name - se selecteaz domeniul de celule ce urmeaz a fi denumit i se efectueaz Insert Name Define care deschide caseta de dialog Define Name ce ofer o list de nume deja folosite n toate foile de calcul ale agendei de lucru; n casta de text Names and workbook se tasteaz un nume valabil de domeniu, dup care se efectueaz clik pe butonul Add; se poate realiza tergerea (delete) unui nume deja introdus folosind butonul Delete; la ncheierea operaiunii se efectueaz click pe butonul OK;

3. folosind caseta de dialog Create Names se poate atribui un nume unei celule din textul existent ntr-o celula, chiar dac textul nu este o etichet de coloan sau de linie; se selecteaz domeniul de celule ce urmeaz a fi denumit; se includ celulele al caror coninut urmeaz a fi folosit ca nume, fie pe primul sau pe ultimul rnd, fie pe prima sau pe ultima coloan selectat; se selecteaz opiunea Insert Name Create din bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Create Names; n caseta de text Create name in , se selecteaz rndul (Top-sus sau Bottom-jos) i/sau coloana (Left-stnga sau Right-dreapta) care conine etichetele ce urmeaz a fi folosite pentru a denumi domeniul selectat; se efectueaz click pe butonul OK pentru a aplica numele.

Numele de domeniu se poate folosi ca argument pentru o funcie oferit de programul Excel. De asemenea, numele ndeplinete un rol de navigare, cu precdere n agendele de lucru i foi de calcul de mari dimensiuni. Pentru a comuta la sau pentru a selecta un domeniu cu nume, oriunde n interiorul agendei de lucru, se efectueaz click pe sgeata orientat n jos din caseta Name i se selecteaz numele din lista.

C
ompletarea formulelor este operaia prin care trebuie s se utilizeze facilitaile Excel pentru copierea coninutului unei celule ce reprezint formule de calcul, i n alte celule vecine, dar calculele se refer la celule corespunztoare unor rnduri sau coloane. Operaia de completare este un fel de operaie de copiere . Aceast operaie se utilizeaz i cnd celula conine numere sau text. Indicatorul de mouse (cursorul) va lua mai multe forme n timpul deplasrii ntr-o foaie de calcul, i anume :

cruce mare n aceast form se poate utiliza pentru activarea sau selecia celulelor ;

sgeat aceast form se va obine cnd se deplaseaz spre marginea unei celule active; cnd indicatorul are aceast form, se poate utiliza mouse-ul pentru deplasarea celulei (copierea coninutului celulei n alt celul-mutarea celulei) ; cruce mic neagr se va obine aceast form cnd mouse-ul se deplaseaz spre indicatorul de celula (colul jos-dreapta = ptrat min negru ;instrument de umplere), forma ce se utilizeaz pentru a comunica utilizatorului c este permis operaia de completare.

n timpul lucrului n Excel, utilizatorul trebuie s urmareasc frecvent forma indicatorului. O deplasare de mouse egal cu a 32-a parte dintr-un inch (aproximativ 0.8 mm) reprezint diferena ntre operaiile de selectare, deplasare i copiere. Pentru completarea unei formule (este o operaie de copiere), se selecteaz celula care conine formula ce se dorete a fi copiat. Se deplaseaz indicatorul de mouse n direcia instrumentului de umplere pn cnd indicatorul capt forma indicatorului de umplere (cruce mic neagr). Se apas butonul de mouse i se trage de indicatorul de completare pentru a selecta celulele unde se dorete copierea formulei. Se elibereaz butonul de mouse i astfel formula va fi copiat i n celulele selectate. nsumarea pe rnduri i pe coloane este o metod de creare a totalurilor pe rnduri i pe coloane, dintr-un singur pas folosind butonul AutoSum ( -nsumare automat) de pe bara de instrumente Standard. Acesta apeleaz funcia SUM. De exemplu, dac exist un tabel de numere i se dorete realizarea totalurilor valorilor pe fiecare rnd i pe fiecare coloan, se selecteaz celulele care conin ntregul tabel, se poate include i celula vid care va conine totalul. Dup aceea, se efectueaz click pe butonul AutoSum. Excel va insera n celula vid o formul de calcul (indiferent dac acest celul a fost selectat sau nu) i va calcula totalul. Dac se dorete inseria unui rnd alb naintea totalurilor, se selecteaz dou celule suplimentare. Totalul se va plasa n ultima celul vid selectat. Dup cum se va vedea din imaginea urmtoare, pentru tabelul ce conine numere n domeniul B4:G14, automat n celula I4 se va crea formula =SUM(B4:H4), n celula I5 se va crea formula =SUM(B5:H5), .a.m.d., iar n celula I16 se va crea celula formula =SUM(B16:H16). Deliberat, coloana H este cu celule vide, iar rndul 15 conine, de asemenea celule vide. Prin utilizarea butonului AutoSum calculul totalurilor n coloana I i n rndul 16 se va realiza automat i imediat.

Modificarea formulelor (revizuire/actualizare) poate interveni n diverse situaii : s-a introdus o formul incorect ; au fost adugate date noi i este necesar modificarea formulei pentru reflectarea datelor noi introduse.

U
tilizatorul se poate deplasa n celula care conine formula i s creeze o nou formul, scriind formula corect, sau poate edita formula existent. La efectuarea unui dublu click pe o formul pentru a o deschide n vederea editrii, programul Excel va desena fiecare adres de celul sau adres de domeniu ntr-o culoare diferit i va amplasa o margine de aceeai culoare n jurul celulei sau a domeniului. Marginea are numele de identificator de domeniu (Range Finder). O alt modalitate este aceea de a selecta celula care conine formula i apoi se selecteaz bara de formule unde se face click pe ea. Dac se dorete modificarea unor referine, utilizatorul poate folosi

tastatura, fie identificatorul de domeniu. Pentru a folosi tastatura, se selecteaz referina din formul i apoi fie se efectueaz click pe celula cu care se dorete a se face nlocuirea, fie se tasteaz adresa celulei de nlocuire. Pentru a folosi identificatorul de domeniu, se apuc marginea identificatorului de domeniu i se deplaseaz n celula corespunztoare. Dac este necesar includerea n domeniu a unui numr mai mare sau mai mic de celule, se trage de instrumentul de selecie situat n partea de jos a indentificatorului de domeniu pentru a extinde sau pentru a reduce selecia. Dup ncheierea editrii formulei, se apas pe <CR> sau se execut click pe butonul Enter.

Observaie. Dac referina care se dorete a fi modificat este un domeniu de celule, referina este construit lexical din prima celul din domeniu (un col), dou puncte : i ultima celul din domeniu (cellalt col diagonal), adic n cazul de mai sus, dac este considerat ntregul tabel , vom avea B16:H16. Pentru a modifica aceast referina ntr-o formul, se selecteaz ntreaga

referin i apoi se trece n foaia de calcul i se trage pentru a selecta domeniul de celule pentru noua formul, sau se deplaseaz i apoi se extinde identificatorul de domeniu.

Exerciiu. S se considere tabelul de numere din exemplul precedent, s se nlocuiasc cuvntul Total cu Media i s se realizeze aciuni pentru ca pe rndul 16 i pe coloana I s apar valorile medii ale numelor din tabel. Se va folosi funcia AVERAGE (medie) oferit de programul Excel prin butonul Paste Function (fx).

Utilizarea funciilor Excel este o facilitate puternic i performant a programului Excel. O funcie este o formul predefinit, prin care utilizatorul economisete timp pentru efectuarea unor calcule complexe. De asemenea, pentru a economisi timp, se recomand utilizarea referinelor la alte celule, n loc de a include toate caluculele care determin rezultatele n aceste celule. Utilizarea butonului AutoSum () are ca efect apelarea funciei SUM. Funciile sunt formule, deci dac se apeleaz o singur funcie, aceasta trebuie s fie

precedat de semnul = . Dup semnul egal urmeaz numele funciei, urmat de unul sau mai multe argumente separate prin virgule sau ; i incluse ntre paranteze : =Nume_funcie (<lista-argumente>) De regul, funciile sunt operani n expresiile care constituie formula.

P
rogramul Excel ofer utilizatorului sute de funcii (235) care se pot apela pentru a calcula rezultate folosite n finane, contabilitate, statistic, matematic, inginerie sau n alte domenii tiinifice, economice, sociale. Funciile sunt proceduri (programe structurate) care calculeaz un anumit rezultat cu o precizie foarte mare innd seama de performanele actualelor microprocesoare cu care sunt nzeztrarte sisteme de calcul. Categorii de funcii Excel Categorie Financial (financiare) Date & Time (data i ora) Math & Trig (matematic i trigonometrie) Statistical (statistic) Look & Reference (cutare i referin) Database (baz de date) Text (text) Exemple Calculeaz rata dobnzii, rata lunar de rambursare a mprumutului, valoarea uzurii, etc. (17 funcii) Determin ora curent, ziua din sptamn sau din an, ora sau data Calculeaz valoarea absolut, rdcina ptratic, suma, funcia exponenial, funcia logaritmic, funcii trigonometrice, etc. Calculeaz medii, maxime i minime, abateri medii ptratice, cuantile, etc. Caut i returneaz valori dintr-un domeniu, creeaz hiperconexiuni n reele sau documente din INTERNET Prelucreaz valori dintr-o baz de date (tabel) din Excel Convertete text n majuscule sau minuscule, elimin caractere din dreapta sau stnga, concateneaz iruri de caractere, etc. Evalueaz o expresie logic i returneaz o valoare TRUE (adevrat) sau FALSE (fals), folosit pentru diverse aciuni sau pentru formatare (condiionat) Returneaz informaii din programul Excel

Logical (logic)

Information

(informaie) Engineering (inginerie)

sau Windows, referitoare la starea unei celule, a unui obiect sau mediu n ansamblu Calcule inginereti, funcii incluse n Office 2000, dar trebuie instalate separat din Analysis Toolpack

Observaie. Evident, nu este necesar memorarea tuturor funciilor dintr-o categorie, dar utilizatorul trebuie s se informeze despre existena acestor funcii i s cunoasc funciile de baz i s aib suficiente informaii despre alte funcii pentru a le putea apela atunci cnd este nevoie. Este posibil accesarea tuturor funciilor prin utilizarea paletei de formule (Formula Palette). Daca trebuie s se apeleze o funcie mai rar folosit, se folosete butonul Paste Function (fx) de pe bara de instrumente Standard care deschide caseta de dialog Paste Function ce ofer lista categoriilor de funcii (Function category) i lista numelor de funcii din categoria selectat (Function name). Caseta de dialog Paste Function se poate deschide i prin comanda Insert Function. Lista categoriilor de funcii include categoria funciilor cel mai recent utilizate (Most Recently Used) i categoria tuturor funciilor (All).

nainte de a apela o funcie, utilizatorul trebuie s cunoasc rezultatul returnat (ntors) de funcie, ce argumente trebuie sa aib funcia (tipul i semnificaia lor) i modul de apelare al funciei. Prin regimul de asisten (Help) programul Excel ofer toate aceste aspecte pentru fiecare

funcie, utilizatorul urmnd s fie n cunotin de cauz n ceea ce privete oportunitatea accesrii unor funcii n cadrul aplicaiei la care lucreaz. De exemplu, dac se dorete valoarea unui mprumut sau a unei investiii ntr-un moment de timp viitor, dup efectuarea tuturor plilor, utilizatorul trebuie s cunoasc faptul c exist n categoria funciilor financiare (Financial) funcia FV (future value ; valoare viitoare) ce se apeleaz cu argumentele : rate de tip number ; rata dobnzii la mprumut ; nper (number of periods) de tip number ; numr de perioade (numr de luni, ani, zile sau alte uniti) ; pmt (payment) de tip number ; plat ; sum platit periodic ca rat la mprumut ; pv (present value) de tip number ; valoarea actual ; valoarea iniial a unui mprumut ; type de tip number ; tip avnd valoarea 1 sau 0. Apelul funciei se va face sub urmtoarea form : FV(rate ; nper ; pmt ; pv ;type).

Observaie. Cnd se lucreaz cu funcii financiare, trebuie verificat dac toate argumentele unei funcii sunt bazate pe aceeai perioad de timp : o zi, o lun sau un an. Numele funciilor oferite de programul Excel pe categorii de funcii sunt : Financial DB, DDB, FV, IPM, IRR, ISPMT, MIRR, NPER, NPV, PMT, PPMT, RATE, SLN, SYD, VDB ; PV,

Date & Time DATE, DATEVALUE, DAY, DAYS360, HOUR, MINUTE, MONTH, NOW, SECOND, TIME, TIMEVALUE, TODAY, WEEKDAY, YEAR ; Math & Trig ABS, ACOS, ACOSH, ASIN, ASINH, ATAN, ATAN2, ATANH, CEILING, COMBIN, COS, COSH, DEGREES, EVEN, EXP, FACT, FLOOR, INT, LN, LOG, LOG10, MDETERM, MINVERSE, MMULT, MOD, ODD, PI, POWER, PRODUCT, RADIANS, RAND, ROMAN, ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP, SIGN, SIN, SINH, SQRT, SUBTOTAL, SUM, SUMIF, SUMPRODUCT, SUMSQ,

SUMX2MY2, SUMX2PY2, SUMXMY2, TAN, TANH,TRUNC ; Statistical AVEDEV, AVERAGE, AVERAGEA, BETADIST, BETAINV, BINOMDIST, CHIDIST, CHIINV, CHITEST, CONFIDENCE, CORREL, COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF, COVAR, CRITBINOM, DEVSQ, EPONDIST, FDIST, FINV, FISHER, FISHERINV, FORECAST, FREQUENCY, FTEST, GAMMADIST, GAMMAINV, GAMMALN, GEOMEAN, GROWTH, HARMEAN, HYPGEOMDIST, INTERCEPT, KURT, LARGE, LINEST, LOGEST, LOGINV, LOGNORMDIST, MAX, MEXA,MEDIAN, MIN, MINA, MODE, NEGBINOMDIST, NORMDIST, NORMINV, NORMSDIST, NORMSINV, PERSON, PERCENTILE, PERCENTRANK,PERMUT, POISSON, PROB, QUARTILE, RANK, RSQ, SKEW, SLOPE, SMALL, STANDARDIZE, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA, STEYX, TDIST, TINV, TREAD, TRIMMEAN, TTEST, VAR, VARA, VARP, VARPA, WEIBULL, ZTEST ; Look & Reference ADDRESS, AREAS, CHOOSE, COLUMN, COLUMNS, GETPIVOTDATA, HLOOKUP, HYPERLINK, INDEX, INDIRECT, LOOKUP, MATH, OFFSET, ROW, ROWS, TRANSPOSE, VLOOKUP ; Database DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DGET, DMAX, DMIN, DPRODUCT, DSTDEV, DSUM, DVAR, DVARP ; Text CHAR, CLEAN, CODE, CONCATENATE, DOLLAR, EXACT, FIND, FIXED, LEFT, LEN, LOWER, MID, PROPER, REPLACE, REPT, RIGHT, SERCH, SUBSTITUTE, T, TEXT, TRIM, UPPER, VALUE ; Logical AND, FALSE, IF, NOT, OR, TRUE ; Information CELL, ERROR, TYPE, INFO, ISBLANK, ISERR, ISERROR, ISLOGICAL, ISNA, ISNOTEXT, ISNUMBER, ISREF, ISTEXT, N, NA, TYPE. Tabelul funciilor Excel utilizate mai frecvent n aplicaii FUNCIA AVERAGE (x1, x2,, xn) SUM(x1, x2,, xn) PRODUCT(x1, x2,, xn) MIN (x1, x2,, xn) MAX (x1, x2,, xn) COUNT (val1, val2, , valn) COUNTA (val1, val2, , valn) ABS (x) REZULTAT DESCRIERE Media aritmetic a numerelor m = (x1+ x2 + + xn) / n Suma aritmetic a numerelor s = x1+ x2 + + xn Produsul arimetic al numerelor p = x1 x2 xn Minimul dintre numerele x1, x2,, xn Maximul dintre numerele x1, x2,, xn Numrul elementelor ce conin valori numerice Numrul elementelor nevide Valoarea absolut (modulul)

INT(x) FLOOR (x,n) SQRT(x) ROUND(x,n) PI() RAND() VAR(x1, x2,, xn)

STDEV(x1, x2,, xn) VARP(x1, x2,, xn)

STDEVP(x1, x2,, xn)

POWER(b,e) MOD(a,b) AND(exp1, exp2, , expn)

OR(exp1, exp2, , expn)

NOT(exp)

TRUE()

numrului x Partea ntreag inferior a numrului x Partea ntreag inferioar sau superior a numrului x Radcina ptratic a numrului x Rotunjete valoarea numrului x la n zecimale Valoarea numrului = 3,14159265358979 Numr aleator uniform n intervalul (0,1) Dispersia estimat a valorilor x1, x2,, xn D= (xi m)2/(n-1), unde m este media aritmetic a valorilor Deviaia standard estimat a valorilor x1, x2,, xn (radcina ptrat a dispersiei estimate) Dispersia calculat a valorilor x1, x2,, xn D= (xi m)2 /n, unde m este media aritmetic a valorilor Deviaia standard calculat a valorilor x1, x2,, xn (radcina ptrat a dispersiei calculate) Puterea be Modulo restul mpririi numerelor ntregi a : b Conjuncia expresiiloe logice exp1, exp2, , expn . Valoarea returnat este TRUE dac fiecare expresie este TRUE, altfel este FALSE Disjuncia expresiilor logice exp1, exp2, , expn . Valoarea returnat este TRUE dac cel puin o expresie este TRUE, altfel este FALSE Negaia expresiei exp. Valoarea returnat este TRUE dac expresia este FALSE, altfel este FALSE Valoarea returnat este constanta

FALSE() FUNCIA IF(exp, exp1, exp2)

logic TRUE Valoarea returnat este FALSE ; ntotdeauna REZULTAT DESCRIERE Se evalueaz valoarea expresiei logice exp. Dac valoarea expresiei exp este TRUE, atunci funcia IF returneaz valoarea specificat prin exp1, altfel returneaz valoarea specificat prin exp2 Instruciune de ramificaie multipl. Selectarea unei valori dintr-o list de valori, pe baza valorii unui indice i. Data calendaristic curent Data i ora calendaristic curent Cutare vertical. Se caut o valoare n prima coloan a unei regiuni de date. Datele din aceast coloan sunt aezate n ordine cresctoare. Se localizeaz primul element al coloanei care este mai mare sau egal cu elementul cutat. Dac elementul localizat este n linia i, valoarea returnat de funcie este coninutul celulei din linia i i coloana k a regiunii de date. Prima coloan are numrul de ordine 1. Cutare orizontal. Se caut o valoare n prima linie a unei regiuni de date. Datele din aceast linie sunt aezate n ordine cresctoare. Se localizeaz primul element al liniei care este mai mare sau egal cu elementul cutat. Dac elementul localizat este n coloana i, valoarea returnat de funcie este coninutul celulei din coloana i i linia k a regiunii de date. Prima linie are numrul de ordine 1. Obinerea unei referine la o celul sau la o regiune de celule de dimensiune specificat (i=nlime, l=lime). Argumentul baza

CHOOSE(i, x1, x2,, xn)

TODAY() NOW() VLOOKUP(val, reg, k)

HLOOKUP(val, reg, k)

OFSET(baza, lin, col, i, l)

Funcii CODE(s)

pentru

CHAR(n) VALUE(s) LEN(s) LEFT(s ,n) RIGHT(s,n) FUNCIA MID(s,n1,n2) REPT (s,n)

reprezint o referin la o celul fa de care se determin noua referin. Celula pentru care se genereaz noua referin este deplasat fa de celula de baz cu lin linii i col coloane date de tip TEXT Codul ASCII al primului caracter din irul de caractere s (irul de caractere s va fi delimitat de ghilimele) Caracterul al carui cod ASCII este numrul ntreg n Valoarea numeric a irului de caractere s Numarul de caractere din irul de caractere s Primele n caractere din irul de caractere s Ultimele n caractere din irul de caractere s REZULTAT DESCRIERE Returneaz n2 caractere din irul de caractere s ncepnd cu poziia n1 Un ir de caractere obinut prin repetarea de n ori a irului de caractere s Un ir de caractere obinut prin eliminarea tuturor spaiilor, cu excepia spaiului care desparte cuvintele Transform toate literele mari din irul s n litere mici Transform toate literele mici din irul s n litere mari Un ir de caractere n care prima liter a fiecrui cuvnt este transformat n liter mare Un ir de caractere obinut prin concatenarea irurilor s1,s2, , sn irul de caractere obinut prin nlocuirea n irul s1 a n2 caractere ncepnd din poziia n1 cu irul de caractere s2

TRIM(s)

LOWER(s) UPPER(s) PROPER(s) CONCATENATE(s1,s2, , sn) REPLACE(s1,n1,s2,n2)

Functii

financiare n Excel Valoarea viitoare (Future value) a unui mprumut ntr-un moment de timp viitor, dup efectuarea tuturor plilor, unde rate = rata dobnzii, nper = numrul de perioade, pmt = suma pltit ca rat la mprumut, pv = valoarea actual a mprumutului, type = 1 sau 0 dup cum plata se face la nceputul perioadei sau la sfritul peroadei Number of periods - Numrul de luni, ani, zile sau alte uniti de timp necesare pentru un mprumut Payment-Suma pltit periodic ca rat la mprumut Present value Valoarea actual a unui mprumut Rate Rata dobnzii la un mprumut procesarea bazelor de date Returneaz media aritmetic a valorilor din coloana col a bazei de date db care verific criteriul crit, unde db = referin la o regiune (domeniu) de celule care conine baza de date, col = referin la un nume de cmp al bazei de date ( o celul din prima linie a bazei de date) prin care se acceseaz coloana utilizat de funcie, crit = referin la o regiune de celule care specific criteriul utilizat (tabelul de condiii) REZULTAT DESCRIERE Returneaz numrul celulelor cu valori numerice din coloana col a bazei de date db care verific citeriul crit. Argumentul col este opional. Dac acest argument este omis, funcia va determina numrul tuturor celulelor bazei de date care verific criteriul

FV(rate, nper, pmt, pv, type)

NPER(rate, pmt, pv, fv, type)

PMT(rate, nper, pv, fv, type) PV(rate, nper, pmt, fv, type) RATE(nper, pmt, pv, fv,type, quess) Funcii pentru DAVERAGE(db,col,crit)

FUNCTIA DCOUNT(db,col,crit)

DCOUNTA(db,col,crit)

DGET(db,col,crit)

DMAX(db,col,crit)

DMIN(db,col,crit)

DPRODUCT(db,col,crit)

DVAR(db,col,crit)

DVARP(db,col,crit)

DSTDEV(db,col,crit)

DSTDEVP(db,col,crit)

Returneaz numrul celulelor nevide din coloana col a bazei de date db care verific citeriul crit Returneaz coninutul unei singure celule din baza de date db. Celula este situat n coloana col i verific criteriul crit. Dac nici un articol nu verific criteriul, se va returna valoarea de eroare #VALUE !, iar dac mai multe articole verific criteriul, se va returna #NUM ! Returneaz valoarea maxim a numerelor din coloana col a bazei de date db care verific criteriul crit Returneaz valoarea minim a numerelor din coloana col a bazei de date db care verific criteriul crit Returneaz produsul valorilor din coloana col a bazei de date db care verific criteriul crit Returneaz dispersia estimat a valorilor din coloana col a bazei de date db care verific criteriul crit. Dac x1, x2,, xn sunt aceste valori, dispersia estimat a valorilor x1, x2,, xn este D= (xi m)2/(n-1), unde m este media aritmetic a valorilor Returneaz dispersia calculat a valorilor din coloana col a bazei de date db care verific criteriul crit. Dac x1, x2,, xn sunt aceste valori, dispersia calculata a valorilor x1, x2,, xn este D= (xi m)2/n, unde m este media aritmetic a valorilor Returneaz deviaia standard estimat (rdcina ptrat a dispersiei estimate) a valorilor din coloana col a bazei de date db care verific criteriul crit Returneaza deviatia standard calculata (radacina patrata a dispersiei calculate) a valorilor din

DSUM(db,col,crit)

coloana col a bazei de date db care verifica criteriul crit Returneaz suma volorilor din coloana col a bazei de date db care verific citeriul crit

Tipul i numrul argumentelor utilizate n definirea funciilor depinde de funcia respectiv. Argumentele sunt separate de virgul sau de ; , iar unele funcii nu au argumente (de exemplu, funcia PI), n acest caz apelul funciei de face sub forma : =Nume_functie() Argumentele pot fi : constante (valori numerice sau text) ; referine de celule ; referine de regiuni de celule (domenii).

I
nainte de a introduce o funcie(formul), utilizatorul trebuie s se asigure c celula n care se dorete afiarea rezultatului, este activ (selectat). Sunt dou modaliti, ori se execut click n caseta Formula Bar i se tasteaz = i apoi coninutul formulei, ori se execut click pe butonul (=) Edit Formula (editare formul) din bara de formule pentru a deschide paleta de formule. n ultimul caz, caseta Name aflat n partea stng a barei de formule (Formula Bar), se va transforma n caseta Function (funcie), afind numele ultimei funcii folosite i o lista cu cele mai recente funcii utilizate, dac se execut click n lista derulant a casetei Function. Dac funcia dorit se afl n list, se selecteaz i astfel programul Excel va scrie funcia n bara de formule i n paleta de formule. Paleta de formule include o descriere a funciei i una sau mai multe casete de text pentru fiecare argument al funciei. Pentru unele funcii care folosesc un singur domeniu de celule apare i descriere domeniului, deoarece se intuiete argumentul. Casetele corespunztoare argumentelor trebuie completate pentru a utiliza funcia apelat. De exemplu, dac n foia de calcul (tabel) din imaginea precedent se dorete ca n celula G21 s se calculeze media valorilor de pe coloana G, deci din domeniul G12 :G20, se selecteaz celula G21 i apoi se execut click pe butonul Edit Formula i apoi se selecteaz funcia AVERAGE din caseta Function. Se va deschide paleta de formule, i anume caseta pentru funcia AVERAGE aa cum apare n imaginea urmtoare. Automat apare primul argument domeniul G12 :G20. Dac selecia este corect se confirm prin efectuarea unui click pe butonul OK. n cazul n care se doresc alte argumente, n casetele de texte Number 1, Number 2, etc. se pot tasta sau introduce alte argumente. Se poate utiliza butonul Colapse Dialog (Inhibare caset)

Ca n cazul oricrei formule, rezultatele funciei sunt afiate n celula activ, iar funcia este afiat n bara de formule (Formula Bar), n momentul cnd celula respectiv este activ (selectat). Exista doua tipuri de functii/formule : Functii obisnuite la care rezultatul va fi returnat doar intr-o celula, adica sunt functii de tipul f : D1 x D2 x x Dn D ; Functii matriceale la care rezultatul va fi returnat intr-o zona de celule(domeniu), adica sunt functii de tipul f : D1 x D2 x x Dn E1 x E2 x x Em ; n acest caz argumentele funciei pot fi : a) un domeniu(o regiune) n : m, unde , {A,B, , Z} si n, m {1,2, 65536} ;

b) un nume de domeniu/regiune ; c) o matrice numerica data sub forma { <linia_1> ; <linia_2> ; ;<linia_n>}, unde <linia_i> este lista elementelor liniei i separate de virgula; EXEMPLE. a) Calculul determinantului si inversei unei matrice(se utilizeaza functiile MDETERM si MINVERSE) Consideram A o matrice 3 x 3 si sa calculam determinantul matricei. In celulele domeniului A4 :C6 se introduc elementele matricei A, apoi se selecteaza celula E4 unde se doreste sa apara rezultatul, dupa care in bara de formula se tasteaza =MDETERM(A4 :C6) sau se apeleaza functia MDETERM indicandu-se argumentul ce este domeniul in care sunt elementele matricei A. Pentru calculul inversei, se va selecta domeniul A10 :C12 care in final va stoca inversa matricei, apoi se apeleaza functia MINVERSE cu argumentul A4 :C6, dupa care se apasa combinatia de taste <CTRL> + <SHIFT> + <CR>. b) Calculul puterilor unei matrice(se va utiliza functia MMULT). Pentru A2 se va selecta zona G4:I6 unde se va stoca matricea rezultat, apoi se va apela functia MMULT indicandu-se argumentele A4 :C6, respectiv A4 :C6, dupa care se apasa combinatia de taste <CTRL> + <SHIFT> + <CR>. Asemanator se va proceda pentru A3, A4, , An.
matricea A 19 3 3 0 2 0 inversa A 0.083333 0.208333 -0.08333 0 0.5 0 -0.19444 -1.81944 0.527778 7 8 3 det(A) 72 A*A 382 87 66 A*A*A 7720 1848 1344 0 8 0 3136 824 552 0 4 0 154 61 30

Opiunea AutoCalculate (calcul automat) oferit de programul Excel permite efectuarea anumitor verificri referitoare la coninutul unor celule (ce conin constante sau valori ca rezultat al unei funcii sau formule). Se poate cere afiarea automat n bara de stare a calculului pentru sum, medie, etc. a unor valori dintr-un domeniu de celule. Pentru activarea acestei opiuni se selecteaz regiunea (domeniul) de celule care urmeaz a fi verificate i se efectueaz click cu butonul drept pe bara de stare. Se afieaz un meniul local (meniu rapid) ce va permite selectarea funciei dorite de utilizator. Efectul apelrii funciei solicitate se va afia n bara de stare.

Formulele i funciile utilizate ntr-o foaie de calcul fac referine la diferite celule sau domenii de celule. Aceste referine pot fi destul de complicate pentru unele foi de calcul complexe, astfel c urmrirea lor poate fi anevoioas. Programul Excel ofer utilizatorului diferite mijloace grafice destinate verificrii interdependenei celulelor. Aceste mijloace pot fi utilizate cel mai simplu prin afiarea pe ecran a barei de unelte (Auditing Toolbar) care este destinat verificrii (Auditing) formulelor i funciilor. Prin comanda Tools Auditing se deschide un meniul din care se alege comanda Show Auditing Toolbar (afiarea barei de unelte pentru verificare). Uneltele din aceast bar trebuie utilizate numai dup ce a fost selectat celula corespunztoare. Comenzile (uneltele) acestei bare sunt : Trace Precedents celula actual va fi legat cu sgei (de culoare albastr) de celulele precedente (folosite la determinarea coninutului celulei active) ; se indic acele celule, la care formula sau funcia din celula activ face referine (celulele

precedente, adic ascendenii celulei active) ; Remove Precedent Arrows tergerea sgeilor care indic celulele ascendente de nivel cel mai nalt pentru celula activ ; Trace Dependents indicarea acelor celule care utilizeaz informaia din celula activ (celulele care depind de celula activ, adic descendenii) ; Remove Depentent Arrows - tergerea sgeilor care indic celulele descendente de nivel cel mai nalt pentru celula activ ; Remove All Arrows tergerea tuturor sgeilor de indicare a interdependenelor ;

Trace Error indicarea celulei sau celulelor care cauzeaz eroarea n celula activ ; comanda poate fi utilizat dac celula activ conine o valoare ce indic o eroare ; New Comment ataarea unui comentariu celulei active ; Circle Invalid Data ncercuirea datelor invalide (n context cu comanda de validare a datelor) ; Clear Validation Circles tergerea cercurilor de validare .

Referine absolute i relative de celule


Operaia fundamental de copiere a celulelor n Excel este o operaie mai special innd seama c o celul poate conine valori de date (constante - numere, text) sau formule (apeluri de funcii i expresii). Dac o foaie de calcul este mai complex (volum mare de date i calcule complexe), este incomod s se repete introducerea unor formule n mai multe celule. De exemplu, dac trebuie s se realizeze suma valorilor pe mai multe linii sau pe mai multe coloane, ar trebui s se introduca acelai tip de formul de mai multe ori, schimbndu-se doar coordonatele(referinele) unor coloane sau linii. Pentru a fi un instrument puternic n calculul tabelar, programul Excel a introdus referine de celule absolute i relative. Fa de metodele fundamentale de copiere n Office 2000, utilizatorul va detecta cteva diferene la copierea i deplasarea celulelor i a domeniilor de celule n Excel : dac se insereaz celulele deasupra unor date existente, aceste date vor fi suprascrise, prin urmare trebuie s existe suficiente celule vide pentru a se accepta selecia ce urmeaz a fi

inserat ; decuparea i lipirea, precum i copierea i lipirea au efecte diferite n Excel fa de pachetul Office 2000 ; este imposibil copierea, apoi interclasarea unor operaii i apoi lipirea ; datele trebuie inserate imediat, altfel decuparea sau copierea sunt anulate ; la decuparea unei celule n Excel, aceasta este copiata n memoria Clipboard, dar nu este eliminat din foaia de calcul dect n momentul inserrii ei n noua locaie prin apsarea tastei <CR> sau efectuarea unui click pe butonul Paste ; la decuparea unei selecii, aceasta poate fi lipit o singur dat, nu se pot realiza copii multiple ; copierea i lipirea sunt operaii care se pot repeta ; la apsarea tastei <CR> la sfritul unei operaii de lipire, programul Excel va goli memoria Clipboard, deci se poate folosi butonul Paste pentru a insera prima, a doua, i a n-a copie ; se apas <CR> numai la inserarea ultimei copii. Dac se selecteaz o regiune (domeniu) de celule pentru a fi copiate n alt loc din foaia de calcul, dup selectare se folosete butonul Copy care are ca efect ncadrarea domeniului cu un dreptunghi cu laturi din linii ntrerupte mictoare.

Utilizarea facilitilor de tragere i aezare (drag and drop) este eficient n operaiile de copiere i n acest caz. Aceast metod este folosit dac celulele care urmeaz a fi copiate, ct i destinaia lor, sunt vizibile pe ecran. Dup selectarea celulelor, se deplaseaz mouse-ul ca s indice spre laturile indicatorului de celul(domeniu), cu excepia instrumentului de completare (unde indicatorul de mouse se va

transforma ntr-o sgeat). Se menine apsat butonul drept i se trage de celule n noile lor locaii. La eliberarea butonului de mouse, se va deschide un meniu rapid, care permite opiunea ntre deplasarea (mutarea) i copierea celulelor.

Dup cum se poate vedea din exemplele precedente, copierea valorilor s-a realizat obinuit conform metodei generale oferite de pachetul Office 2000. In cazul n care este vorba de copierea unei formule dintr-o celul n alta, programul Excel modific automat fiecare referin de celula din formul. Exemplu demonstrativ. S presupunem c celula H18 conine formula =SUM(C18 :G18) care calculeaz suma valorilor din domeniul de celule C18 :G18 i dorim s copiem celula H18 n celula J20. Indiferent de modalitatea de copiere, n final n celula J20 se va obine valoarea 0, iar formula afiat n bara de formule va fi =SUM(E20 :I20). Aceste efecte sunt rezultatul modificrii automate a referinelor de celule din formula continut n H18. Evident, n celula J20 se obine valoarea 0 deoarece domeniul E20 :I20 este vid. Se poate observa din imaginea de mai jos c referinele au fost translatate. Translaia referinelor este identic cu translaia celulei J20 fa de celula H18 care conine formula iniial. Acest tip de referin se numete referin relativ.

Prin urmare, n procesul de copierea a celulelor care conin formule, referinele celulelor din formula copiat sunt translatate n funcie de poziia destinaiei fa de celula copiat. Prin copiere se poate ajungei la cazuri n care unele referenieri de formule devin invalide, cnd se afieaz textul #REF ! . n exemplul urmtor (imaginea urmtoare) vom ilustra procesul de refereniere absolut a celulelor unei formule.Vom selecta celula H18 i o vom edita (se execut click dublu pe ea sau click simplu pe ea i apoi click simplu n bara de formule) prin trecerea la fiecare referin de celul, cnd se apas tasta <F4> care face ca n faa literei de celul i n faa numrului liniei s apar simbolul $ ( sau se va tasta efectiv simbolul $ ). Dup aceasta editare se apas tasta <CR> i astfel rezultatul n celula H18 va fi acelai ca cel anterior. Dac se repet procesul anterior de copiere a formulei H18 n celula J20, rezultatul obinut n celula J20 va fi identic cu valoarea din H18, iar n bara de formule va fi afiat formula nemodificat.

n acest caz s-a utilizat referenierea absolut, formula copiat refereniaz (acceseaz), fr nici o translatare, celulele originale. Exist posibilitatea utilizrii i a referinelor mixte. n acest caz, componenta n faa creia este plasat simbolul $ este o referin absolut , iar componenta care nu este precedat de simbolul $ este o referin relativ. Exercitiu. Folosind referine mixte, vom genera un tabel al nmulirii numerelor (Tabla nmulirii) . n domeniul de celule A2 :A19 vom introduce n ordine numerele 1, 2, , 19 ( se recomand utilizarea seriilor de valori ; Edit Fill Series), iar n domeniul B1 : M12 aceleai valori. n celula B2 vom introduce (edita) formula =$A2*B$1 , dup care vom selecta celula B2 i executm Copy. Vom selecta domeniul ntreg B2 : M12 i executm lipirea (Paste) i asfel se va genera tabelul nmulirii (Tabla nmulirii) din imaginea care urmeaz.

Universitatea din Bucuresti 2002. No part of this text may be reproduced in any form without written permission of the University of Bucharest, except for short quotations with the indication of the website address and the web page.
Comments to: Vlada Marin; Text editor: Vladimir Ioan Vararu and Magdalena Bostan; Last update: November, 2002