Sunteți pe pagina 1din 2

Management de timp Introducere: dou metafore Remorca murdar a unui camion nu este ntotdeauna o privelite plcut mai ales

cnd eti ofer i satul ctre care te ndrepi este la captul unui drum ntortocheat. Prins n spatele unui obiect att de mare este dificil s-i dai seama de teren, s controlezi viteza i s prevezi curbele. Cltoria depinde de luminile i vitezele schimbate de camionul din fa. Dei am trecut cu toii printr-o astfel de experien, muli dintre noi repet astfel de scheme n fiecare zi, suntem prini de termene i rutin. Ar trebui s nvm s pstrm distana, s avem tot timpul o privire de ansamblu asupra drumului, ca s ne putem adapta viteza, poziia i direcia. Cu privirea aintit asupra viziunilor i scopurilor ar trebui s putem ajunge n siguran la destinaie. Lsnd la o parte comparaia cu camionul, putem merge acum spre regatul acvilei. n imensitatea spaiului, acvila vede perfect terenul. Ea i pstreaz viziunea, scopul, destinaia (sau ce termen preferai), i poate, n acelai timp, s se concentreze asupra detaliilor de jos. Astfel, acvila poate vedea caracteristicile peisajului, legturile dintre ele, i cum s se poat cel mai bine folosi de resurse pentru a trece de la un obiectiv la altul. (Time System International, Danemarca, 1998) Metaforele de mai sus ne concentreaz atenia asupra importanei managementului de timp. Dezvoltarea contiinei prioritilor profesionale, schemelor de timp i mbuntirii sistemului este un subiect esenial pentru toi profesionitii. Aici urmeaz nou principii de baz ale managementului de timp. Imaginai-v unde vrei s ajungei Dorinele viitoare sunt semnale intuitive despre realitatea pe care o vei putea materializa ntr-o zi (Goethe). Merit s reflectai la ceea de dorii s obinei din munca dvs. imaginaia i reflecia sunt dou instrumente de baz prin care se poate decide ce activiti merit realizate cu prioritate. Imaginaia se refer mai ales la viziunea de viitor i pe termen lung. Reflectarea la aceste scopuri v d posibilitatea de a monitoriza drumul pe care mergei. Transformarea viziunii n scopuri SMART Viziunile i scopurile pe termen lung pot fi concretizate n scopuri pe termen scurt, activiti, planuri, termene etc. Acestea trebuie formulate SMART: S: Specifice: trebuie s fie clare i precise, s evite greelile de interpretare M: Msurabile: trebuie s se poat msura cantitativ i calitativ rezultatele ateptate A: posibil de Atins: trebuie s fie realiste R: Relaionate: trebuie legate de prioritile instanelor, colegilor etc. T: ncadrate n Timp: trebuie s aib termene i puncte de referin specifice Nu uitai de principiul Pareto La sfritul secolului al 19-lea, economistul italian Vifredo Pareto spunea c 20% din populaia Italiei deine 80% din avere. Acest principiu se aplic i la managementul de timp. n 20% din timp, realizm 80% din rezultate. Mai ales n aceast perioad este nevoie de realizri importante. Principiul Eisenhower Dwight D. Eisenhower, fostul General al Forelor Aliate din Europa n cel de-al doilea rzboi mondial, a ajuns la concluzia c i poate uura munca astfel: fiecare sarcin va avea o prioritate, A, B sau C, i va fi rezolvat ca atare. Sarcinile A sunt extrem de importante i

143

urgente i trebuie realizate imediat. Sarcinile B sunt i ele importante, dar nu chiar att de urgente i trebuie stabilit un termen pentru ele sau trebuie delegate. Sarcinile C sunt urgente dar nu trebuie neaprat realizate de expert i pot fi dac este posibil delegate. Sarcinile D ne sunt alocate, dar fr a avea vreo valoare pentru noi (i sunt multe dintre acestea, emailuri, cereri de la alte persoane, telefoane pentru colegi, etc.). Mai sunt numite i sarcini de mna a doua. Ca exerciiu, putei s v mprii activitile conform principiului de mai sus, s lucrai astfel o sptmn, s reflectai la ceea ce ai fcut i s v ntrebai, de exemplu: Cum ai prioritizat sarcinile? Care a fost proporia de prioriti A fa de prioritile C? Au fost toate finalizate? Ct a durat? Au avut rezultate eficiente? Ai avut posibilitatea de a v ocupa de sarcinile B, sau au devenit i ele sarcini A? Au fost acele ntlniri ntr-adevr urgente i importante? Ar fi putut fi aceste sarcini delegate? (transformate n sarcini C)? Este folositoare o evaluare periodic, pentru a vedea cum v petrecei timpul, dac suntei satisfcui i unde mai avei de fcut mbuntiri. Bioritmul n general, eficiena i capacitatea de concentrare cresc i scad n timpul zilei. Aceasta nseamn c prioritile cele mai importante (A i B) trebuie planificate dimineaa, iar cele de rutin dup amiaza. Unele persoane prefer s lucreze seara, mai ales dac au sarcini care presupun reflecie i linite pentru a fi ndeplinite. Regula 60:20:20 Regula 60:20:20 spune c trebuie s v planificai cele mai importante activiti n nu mai mult de 60% di timp. Alte 20% trebuie pstrate pentru activiti neplanificate iar restul de 20% pentru cele neateptate. 7. Organizarea timpului n seciuni cu activiti similare Pentru diferite tipuri de activiti este nevoie de diferite tipuri de energie. Se pot diferenia grupuri de sarcini cum ar fi cele mentale, sociale, administrative, practice etc. Pentru o eficien maxim este nevoie de organizarea sarcinilor pe grupuri. Schimbul dintre grupuri necesit timp i energie suplimentar, care pot fi astfel reduse. Informai-v colegii cu privire la prioriti Profesionitii coopereaz deseori cu ali profesioniti, i depind unii de alii, ntr-o oarecare msur. Dac v informai colegii despre prioritile dvs., putei obine o mai bun coordonare, i v putei asigura de implementarea sarcinilor A comune. Protejai-v timpul, spunei NU dac este cazul De multe ori suntem ntrerupi la locul de munc de cererile colegilor, telefoane, vizite neateptate. A spune cteodat Nu est o art i o form de asertivitate social, prin care explicai faptul c avei alte obligaii importante n acel moment. Este nevoie de tact i nelegere pentru a spune Nu (sau nu acum) i, n acelai timp, a pstra relaiile bune cu o anumit persoan.

144