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Libro de Daro Rodrguez Diagnostico Organizacional

Capitulo 4 La demanda inicial: El proceso de desarrollo organizacional comienza antes del diagnostico. Se produce en el momento en que el consultor es requerido por algn representante de la organizacin que desea encontrar soluciones para algn problema que ha detectado en el sistema organizacional. La primera entrevista entre el asesor y la organizacin, se plantea el problema y el xito depender en gran medida de la satisfaccin final de ambas partes con los resultados que puedan lograrse durante el proceso. Es muy importante que en la primera entrevista quede bien en claro cul es la demanda, que es lo que el cliente espera del trabajo de consultorio. El consultor deber dar a conocer las ventajas y limitaciones de las posibles alternativas de intervencin y del diagnostico. Por lo tanto es necesario dimensionar el problema, conocer sus alcances, definir la situacin en que se encuentra la organizacin, etc. Uno de los cambios ms evidentes desatados por un diagnostico es el hecho de que la organizacin sea sometida a una investigacin evaluativo, la cual hace que las personas pertenecientes a la organizacin se preparen para cambios futuros en ella. El resultado de todo esto es que la organizacin diagnosticada no vuelve a ser la misma, luego del diagnostico. Por lo tanto es importante que el consultor debe ser extremadamente claro y franco al exponer la necesidad de un diagnostico. Este solo es conveniente si existe en la organizacin la voluntad de realizar modificaciones que pudieran desprenderse del diagnostico. Es importante que el consultor externo tenga la ayuda de un consultor interno, el cual puede ayudar a la realizacin del trabajo de recoleccin de datos, que pueda hacer aportes significativos en la interpretacin de los resultados y que permita facilitar la disposicin de eventuales entrevistados a responder a las demandas que hace de su tiempo el consultor. El contrato: Una vez establecido el vinculo entre ambas partes (el consultor y la organizacin) es necesario realizar un contrato (tanto psicolgico como formal) en que se dejen en claro las expectativas de ambas partes, las consecuencias y efectos esperados del diagnostico y las condiciones de trabajo y entrega de los informes correspondientes. El trabajo de diagnostico puede dificultado por factores propios de la organizacin que se encuentran del todo fuera del control del consultor. El consultor solo podr realizar el trabajo si existe inters en los altos mandos de la organizacin. En este proceso de establecimiento de las condiciones del contrato, podr el consultor saber a qu atenerse respecto a las posibilidades existentes para que su trabajo se lleve a feliz trmino. Es el momento en que el consultor deber decidir si aceptar la misin o esperar otra ocasin. El proyecto: Una vez realizadas las primeras entrevistas y aclarados los distintos intereses, expectativas y formas de definicin de los problemas en lo que hemos llamado contrato psicolgico, el consultor debe poner por escrito los resultados de este contrato, indicando lo que se propone hacer en la organizacin, los plazos, los objetivos buscados y la utilidad de los resultados esperados. La alta gerencia o el directorio de la organizacin decidir si se va a realizar el diagnostico o no teniendo en cuenta lo que ofrece el proyecto. El proyecto debe ser confeccionado teniendo en cuenta los siguientes datos: Los objetivos: se refiere en cuanto a los objetivos del diagnostico. En esta etapa es necesaria una gran honestidad del consultor consigo mismo y con sus clientes, en el sentido de no ofrecerles algo distinto a lo que podr entregarles definitivamente al culminar su trabajo. La metodologa: en el proyecto debe hacerse constar cual ser la metodologa a seguir. Si se realizan grupos de diagnostico es importante explicar las caractersticas de estos grupos. Es conveniente que la metodologa sea explicada con detencin, para evitar malos entendidos, que pudieran provocar dificultades en el momento de la puesta en ejecucin vean con temor que van a ser entrevistados diversos miembros de la organizacin Cronogramas y plazos: es conveniente ofrecer en el proyecto un plan de trabajo, que seale los plazos dentro de los cuales se realizara el diagnostico y los de sus diversas etapas. Es recomendable utilizar tiempos medidos en semanas y meses.

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Costos y forma de pago: la forma habitual de cobrar por el trabajo consiste en establecer unos nmeros de horas y un precio por hora. Es necesario establecer otros costos que pudieran ser de cargo de la organizacin, tales como los gastos de traslado, de alojamiento y alimentacin del equipo consultor. La forma de pago del trabajo debe ser incluida en el acuerdo. Generalmente se solicita un 50% del pago al firmarse el acuerdo y el resto al entregarse el informe final. Equipo consultor: es necesario indicar en el proyecto quienes conformaran el equipo consultor y sus especialidades. Debe quedar constancia de quien es el responsable del trabajo.

Metodologa: Para la recoleccin y anlisis de informacin se pueden utilizar: Entrevistas semi-estructuradas: es esta actividad se entrevistara a 10 ejecutivos y/o informantes calificados. La informacin obtenida con este instrumento servir de gua para las etapas sucesivas y deber ser puesta a prueba en ellas. Encuesta universal: este instrumento permite obtener informacin cuantitativamente analizable acerca de problemas percibidos por el colectivo de personas de la empresa. Es un cuestionario auto-administrado Capitulo 5 Entrevista y cuestionario: Los modelos de anlisis permiten orientar a la investigacin cuales sern las variables necesarias para llevar a cabo el diagnostico de la organizacin y de qu manera van a ser utilizadas para brindar una visin de los procesos organizacionales Para obtener los datos de estas variables es fundamental recabar informacin de la manera ms adecuada. Los mtodos que se utilizan para recabar esta informacin son las ENTREVISTAS y el CUESTIONARIO. La observacin: La observacin tiene una importancia central en la configuracin del problema observado. Siempre estamos observando. Los seres humanos y los sistemas sociales son observadores y se autoobservan. El observador solo ve lo que puede ver y no ve lo que no puede ver. Existen 2 tipos de observaciones: La observacin emprica: en ella el observador configura lo observado en el momento en que lo observa. La observacin participante: es una tcnica de recoleccin de datos, por el cual el investigador debe introducirse en el sistema observado pasando a ser uno de sus miembros y tratando de mimetizarse con los comportamientos distintivos de estos. Tcnicas de recoleccin de informacin: Las entrevistas: Consiste en una conversacin que el investigador sostiene con un miembro de la organizacin que se pretende diagnosticar. El objetivo de esta conversacin es obtener informacin sobre una gran variedad de temas de la organizacin y la opinin del entrevistado acerca de estos temas. Una entrevista bien conducida puede aportar antecedentes de gran importancia para el diagnostico y para orientar las fases sucesivas de este. Caractersticas de las entrevistas: Es conveniente, los datos que puedan obtenerse por este mtodo van a estar afectados por factores psicosociales del entrevistador, del entrevistado y de la situacin en que tiene lugar la entrevista. La relacin que se establezca entre el entrevistador y el entrevistado va a ser de importancia decisiva en el decurso de la entrevista y en los resultados que se puedan esperar de esta. Las expectativas que tanto el entrevistador como el entrevistado tengan sobre los posibles resultados de la entrevista, van a influir en estos.

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Las imgenes que el entrevistador y el entrevistado se formen uno a otro tienen tambin efectos en lo que ser la entrevista. La dinmica propia de conversacin que caracteriza a la entrevista, implica que es posible que la comunicacin siga derroteros no esperados por el entrevistador. Como en todo instrumento de recoleccin de datos que busque obtener informacin de personas, es posible que no se seleccione para ser entrevistada a la persona ms adecuada

Condiciones de la entrevista: La entrevista es un medio de gran eficacia en la obtencin de informacin acerca de los diferentes problemas y caractersticas organizacionales. Sin embargo es necesario tener en cuenta ciertas condiciones: Es necesario que la entrevista se realice en un ambiente apropiado. El entrevistador debe procurar que el clima de la entrevista sea cordial y exento de amenazas Es importante que el entrevistador este convencido de la importancia de la entrevista y que piense que los resultados no afectaran de ninguna manera al entrevistado. Es conveniente mostrar al entrevistado una actitud interesada en sus opiniones. El entrevistador debe manifestar al entrevistado cuales son los objetivos de la entrevista, los fines del estudio diagnostico. Todo lo anterior debe estar dirigido a conseguir que el entrevistado desarrolle algn grado de inters por contestar las preguntas que le sern dirigidas. La entrevista debe ser conducida en un lenguaje adecuado al nivel educacional del entrevistado. Las preguntas deben ser claras en su formulacin y pocos ambiguas. Curso de la entrevista: La entrevista debe ser planeada de tal manera que las condiciones de relacin entrevistadorentrevistado puedan establecerse adecuadamente al comienzo de la entrevista. Una vez establecido el ambiente de confianza y calidez requerido para el desarrollo de la entrevista es posible comenzar las preguntas destinadas a obtener la informacin pertinente. Una vez obtenidas las respuestas del entrevistado se ha conseguido conocer cul es el rea que reviste mayor prioridad. Uno de los problemas de mayor importancia de la entrevista como instrumento de recoleccin de informacin es el tiempo que ocupa. Una entrevista demora aproximadamente 2 horas. Esto implica que tanto el entrevistador como el entrevistado debern dedicarse a conversar solo sobre los temas de la entrevista dejando de lado otras actividades. El entrevistador debe procurar que el clima de la entrevista se caracterice por la fluidez y que el entrevistado se motive con los temas tratados. Al finalizar la entrevista, el entrevistador puede volver en forma breve sobre aquellos temas que no quedaron suficientemente claros o en los que cree que se puede recabar informacin adicional. El cuestionario: Es un instrumento de recoleccin de datos. A diferencia de la entrevista, esta se encuentra restringida a una persona y su lgica es una racionalidad interaccional. El cuestionario, en cambio, consiste en un conjunto de preguntas impresas que es administrado a numerosas personas. El cuestionario debe ser elaborado cuando el proceso de diagnostico ha avanzado lo suficiente como para que el investigador se encuentre en condiciones de construir preguntas que puedan aportarle informacin y las cuales pueden ser respondidas adecuadamente por los miembros de la organizacin. El cuestionario se constituye teniendo en cuenta los objetivos del diagnostico. El investigador sabe cules son los temas acerca de los cuales necesita obtener informacin y elabora su cuestionario. El cuestionario debe contener preguntas que enfrenten al encuestado con temas conocidos, acerca de los cuales el puede opinar. Las preguntas que se formulen en el cuestionario pueden ser: Preguntas abiertas: es cuando el encuestado elabora la respuesta, desarrollando un tema. Las preguntas abiertas permiten al encuestado estructurar la respuesta libremente. Con ello, pueden obtenerse datos e informacin que el investigador no ha anticipado. Preguntas cerradas: constituyen otra forma de estructuracin de las alternativas de respuesta. En ella, el encuestado debe seleccionar su respuesta entre alternativas definidas por el investigador. Un cuestionario puede contener tanto preguntas abiertas como preguntas cerradas.