Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ghid MicrosoftProject2003
Ghid MicrosoftProject2003
Ghid MicrosoftProject2003
1. Introducere
Primul pas n utilizarea Project 2003 const n acomodarea cu opiunea Task Pane, a principalelor ecrane, imagini i filtre utilizate de program. De aceea, acest paragraf va face o scurt incursiune n problematica general a exploatrii programului.
Opiunea de vizualizare a ferestrei depinde de seleciile efectuate n meniul principal, prin secvena Tools>Options>General, dup cum urmeaz: dac este bifat opiunea Show startup Task Pane atunci va aprea fereastra 1a, i invers, dac nu este bifat va aprea fereastra 1b. Figura 2 prezint ecranul principal ce poate fi vzut dup lansarea produsului Project 2003, cel predefinit fiind view-ul Gantt Chart, cu trei seciuni: bara View, un tabel pentru introducerea datelor (Entry table) i fereastra de vizualizare a diagramei Gantt. Fereastra general poart denumirea de project plan.
Bar introducere date Bara meniu Bara de instrumente Tabel introducere date Zon afiare diagram Gantt
Fig. 2 Ecranul principal al produsului Project 2003 n partea superioar, ecranul conine un meniu i o bar de instrumente similare cu alte aplicaii din pachetul Office. Trebuie specificat faptul c ordinea i apariia iconielor din bara de instrumente poate varia fa de figura 2, n funcie de caracteristicile (opiunile) utilizate. Bara de instrumente poate fi afiat pe unul sau dou rnduri, iar iconiele se vor schimba n concordan cu cea utilizat. Cteva din iconiele folosite frecvent, cum ar fi Link tasks, Zoom in i Zoom out, Indent sunt ilustrate n figura 2. Imediat dup bara de instrumente i ghidare este situat bara pentru introducerea datelor (Entry bar), care afieaz datele introduse n Entry Table. Diagrama Gantt apare n dreapta tabelului de introducere, separat de bara de splitare. Entry Table este folosit pentru introducerea informaiilor despre activiti i subactviti (task and subtasks), cum ar fi numele activitilor, duratele lor. n stnga coloanei n care sunt introduse numele activitilor (Task Name) se afl coloana Indicators, ce afieaz indicatori sau simboluri privind diferite aspecte asociate fiecrei activiti, cum ar fi adnotri, hyperlink-uri ctre alte fiiere, caracterul recurent al unei activiti etc.
Remarc! Multe opiuni n Project 2003 sunt similare cu cele din alte aplicaii Windows. De exemplu, pentru a vedea diferite bare de instrumente, se poate selecta opiunea Toolbars din meniul View. Pentru a accesa rapid diferite opiuni (shortcut items), se face click dreapta ori n zona tabelului de introducere date, ori n diagrama Gantt. Multe din operaiunile ce se pot realiza n Entry Table sunt asemntoare cu cele ce se pot realiza n Excel. De exemplu, pentru a ajusta limea unei coloane, se ine apsat butonul din stnga mouse-ului i se trage n direcia dorit, ntre titlurile coloanelor.
Dac se selecteaz un alt view i se dorete revenirea la diagrama Gantt, se va selecta opiunea Gantt Chart din bara de View-uri din stnga ecranului sau click pe opiunea meniul View i apoi Gantt Chart, dup cum se poate vedea n figura 3. Dac tabelul din stnga diagramei pare a fi diferit, se va selecta meniul View i apoi click pe opiunea Table: Entry pentru a restaura setrile prestabilite ale tabelului. De remarcat bara de splitare (desprire), care separ tabelul intrrilor de diagrama Gantt. Cnd se duce mouse-ul deasupra barei de splitare, va aprea pointer-ul de splitare ||. Apsnd butonul din stnga al mouse-ului i trgnd bara de splitare spre dreapta vor fi afiate n Entry Table alte informaii despre activiti, incluznd datele de nceput i sfrit, predecesorii i numele resurselor utilizate. La stnga Entry Table se afl bara View. n locul utilizrii opiunilor din meniul View, pentru a modifica modalitile de afiare a unui proiect, se poate face click pe iconiele din aceast bar. Pentru a economisi spaiu pe ecran, se poate ascunde bara View, deselectnd opiunea View Bar. Cnd bara View nu este vizibil, o linie albastr apare n stnga ferestrei principale. Cnd se face click dreapta pe aceast linie albastr, apare un meniu cu comenzi scurte care ofer un acces rapid ctre alte view-uri.
Network Diagram
Descrierea view-ului Imagine tabelar prestabilit, care afieaz coloane Task Name i Duration, pentru numele activitilor i pentru durata lor. De asemenea, se mai pot afia coloanele pentru datele de nceput i de sfrit ale activitilor, predecesorii i numele resurselor. Afieaz coloanele pentru numele activitilor (task Name), datele de nceput (Start) i sfrit (Finish), cea mai trzie dat de nceput (Late Start) i de sfrit (Late Finish), perioada de amnare (Free Slack) i totalul posibil de amnat (Total Slack). Afieaz coloane pentru numele activitilor/sarcinilor (Task Name), costurile fixe (Fixed Cost), costurile de iniiale, evoluia costurilor fixe (Fixed Cost Accrual), costurile totale (Total Cost), variaiile fa de costurile iniiale (Baseline), costurile efective (Actual) i costurile rmase (Remaining). Afieaz coloanele pentru numele activitilor/sarcinilor (Task Name), startul efectiv (Actual Start), finalul efectiv (Finish Actual), procentajul parcurs (% Complete), durata efectiv (Actual Duration), durata rmas (Remaining Duration), costul efectiv (Actual Cost) i eforturile de munc depuse (Actual Work). Afieaz coloanele pentru numele activitilor/sarcinilor (Task Name), respectiv BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled), BCWP (Budgeted Cost for Work Performed), ACWP (Actual Cost for Work Performed), SV (Schedule variance), CV (Cost variance), EAC (Estimate At Completion), BAC (Budgeted At Completion), VAC (Variance At Completion) Afieaz informaii detaliate despre o singur activitate ntr-o singur fereastr. Afieaz coloane pentru numele sarcinii (Task Name), resurse (Resources), predecesori (predecessors) pentru o singur activitate/ sarcin.
Schedule Table
Cost Table
Tracking Table
Earned Value
Form
n continuare, se vor utiliza fiiere exemplu pentru a accesa i explora unele modaliti de afiare (viewuri) disponibile n Project 2003. CD-ul de instalare a Project 2003 este furnizat cu o serie de fiiere exemplu ce trebuie ncrcate pe hard disc, care se pot deschide selectnd opiunea New din meniul File i apoi selectnd Project Templates (abloane). Vizualizarea diferitelor template-uri poate conduce la obinerea unor idei despre modul n care se pot creea propriile fiiere proiect. Dup cum s-a menionat anterior, bara de instrumente i iconiele pot fi configurate n diferite moduri, ca i n alte produse Office 2003. Cnd se utilizeaz pentru prima dat Project 2003, meniurile i barele de instrumente afieaz comenzile i butoanele de baz, iar pe msur ce programul este folosit, comenzile i butoanele utilizate frecvent sunt memorate ca setri personalizate i sunt afiate n meniuri i bara de instrumente.
Pentru a exersa accesarea diferitelor view-uri i pentru a le explora, se lanseaz Project 2003, apoi se parcurg urmtoarele operaiuni: 1. Deschiderea fiierului numit Infrastructure Deployment. Click pe meniul File, apoi opiunea New. Selectarea opiunii On my computer, din Tasks pane (fereastra de ghidare din stnga ecranului), click pe tab-ul Project Templates, apoi dublu click pe iconia Infrastructure Deployment. Se selecteaz opiunea Define the project din Tasks pane. Se introduce data la care se estimeaz c ar putea ncepe proiectul (presupune 19.04.07) n caseta de dialog, apoi click pe linkul Save and go to Step 2, unde se stabilete dac se dorete lucrul cu serverul Web sau local, dup care Save and go to Step 3, moment n care se poate salva fiierul i se revine n fereastra iniial Tasks Pane. Data de start a proiectului se poate stabili i prin utilizarea meniului principal, astfel: opiunea Project>Project Information>Start Date i click pe OK sau se apas tasta ENTER pentru a nchide fereastra Project Information. 2. Schimbarea scalei temporale din diagrama Gantt. Click pe iconia Zoom out de pe bara cu instrumente, de trei ori sau de cte ori este nevoie, pn cnd scala de timp a diagramei Gantt afieaz trimestre. Ar trebuie s se observe c proiectul ncepe n Aprilie 2007 i se ncheie n Aprilie 2008. Iconia Zoom in de pe bara de instrumente face scala temporal mai mic luni n loc de trimestre, de exemplu. Explorarea diferitelor view-uri. Click pe diferite view-uri utiliznd bara View. Alternativ, se pot
3.
4.
5.
6.
selecta din meniul View. De exemplu, click pe iconia Calendar din bara View pentru a vizualiza informaii despre proiect n format calendar, click pe iconia Network Diagram pentru a vedea diagrama reea a proiectului i click pe iconia Task Usage pentru a vedea cte ore sunt alocate pentru activiti. Examinarea coloanelor din tabelul de introducere (Entry Table). Se revine la view-ul diagramei Gantt. Se mut bara de splitare deplasnd mouse-ul ntre tabelul de introducere i diagram, pn apare pointerul de redimensionare. Se ine apsat butonul stng al mouse-ului i se trage (fr a elibera butonul) spre dreapta pn se vor vedea alte coloane ale tabelului de introducere. Pentru a se afia tot textul n coloana cu numele sarcinilor se mut cursorul mouse-ului deasupra liniei din dreapta a coloanei pn ce acesta se transform n pointer de redimensionare. Prin dublu click cu butonul din stnga coloana se mrete automat, pentru a se afia tot textul. Examinarea view-ului Table Schedule. Click pe meniul View , mutarea cursorului pe Table Entry, apoi click pe Schedule n meniul cascad din dreapta. Se va observa c toate coloanele din stnga diagramei afieaz informaii detaliate despre planificarea proiectului. Se poate experimenta i cu alte view-uri tabelare, dup care revenire la Table Entry. Explorarea opiunii Reports. Click pe meniul View, apoi pe Reports, dup care dublu click pe Overview din fereastra de dialog Reports. Dublu click pe Project Summary n fereastra de dialog Overview Reports. Se poate observa c pointerul se transform ntr-o lup ce modific mrimea de vizualizare dac se folosete n interiorul raportului, pentru a-l mri sau micora. Click pe butonul Close pentru a nchide raportul, dup care se pot selecta alte forme de vizualizare a rapoartelor.
Fig. 5 Filtru pentru prezentarea activitilor de baz (summary) din Infrastructure Deployment
2.
3.
Introducerea datei de ncepere a proiectului. n caseta de introducere a datei de start se va introduce 19.04.07. Stabilirea datei se poate face i prin click pe sgeata din dreapta csuei Start Date, dup care se deruleaz calendarul i se selecteaz data dorit. Deocamdat nu se vor modifica data de finish i celelalte informaii, pstrnd setrile prestabilite. Click OK. Introducerea caracteristicilor proiectului. Click pe meniul File i selectarea opiunii Properties. Fereastra de dialog Project Properties se deschide aa cum apare in figura 7. Dac e necesar se va selecta tab-ul Summary pentru activare, astfel nct s poat fi introduse urmtoarele informaii: titlul, subiectul, autorul, managerul, compania, .a.m.d. Se va introduce Proiect Baza de date n caseta Title, dup care numele n csua de text Author. Click OK.
Pentru a dezvolta structura de descompunere a lucrrilor i stabilirea reperelor pentru Proiect Baza de date se parcurg urmtorii pai: 1. Introducerea numelui activitilor. Se introduc cele 20 de activiti din tabelul 3 n coloana Task Name n ordinea afiat. Nu se va lua n calcul, deocamdat, nici o alt informaie legat de durata activitilor, resursele .a. Se va scrie numele fiecrei activiti n coloana Task Name din Entry table, ncepnd cu primul rnd, dup care Enter sau sgeat n jos pentru a deplasa cursorul pe rndul urmtor. Dac din
2.
greeal se sare peste o activitate, se selecteaz rndul pe care se dorete introducerea activitii i se folosete meniul Insert, apoi opiunea New Task pentru a obine o linie liber. Pentru a edita numele unei activiti este necesar selectarea activitii (click pe numele ei), apoi se plaseaz cursorul n bara de introducere (cea din bara de instrumente) i se modific textul. Ajustarea limii coloanei Task Name. Pentru a afia ntregul text din coloana Task Name, se deplaseaz mouse-ul deasupra coloanei din dreapta n Task Name pn apare pointerul de redimensionare, apoi click cu butonul stng al mouse-ului i se trage linia spre dreapta pentru a face coloana mai lat.
Structura de descompunere separ activitile n funcie de etapele proiectului, respectiv iniierea, planificarea, execuia, controlul i nchiderea. Aceste activiti vor reprezenta nivelul 1 din WBS. Se recomand includerea tuturor activitilor grupate pe principalele etape. WBS ar trebui s includ toate activitile cerute de proiect. n WBS-ul din exemplu (Proiect Baza de date), activitile au fost lsate intenionat pe un nivel inferior (nivelul 2). Descompunerea pe celelalte niveluri se va realiza atunci cnd se va prezenta modul de stabilire a activitilor principale (summary tasks). Pentru un proiect real, este necesar ca WBS s fie descompus pe mult mai multe niveluri, pentru a oferi mai multe detalii necesare descrierii tuturor eforturilor impuse de proiect. De exemplu, activitatea de analiz pentru un proiect de baze de date ar putea s fie descompus astfel nct s surprind realizarea identificarea fluxurilor informaionale, stabilirea entitilor de date, modelarea entitate-relaie .a. Activitatea de proiectare ar putea cuprinde dezvoltarea documentaiei pentru interfaa-utilizator, pregtirea prototipurilor, ncorporarea feedback-ului de la utilizatori, popularea bazei de date. Activitatea de implementare include mai multe subactiviti, cum ar fi testarea, instalarea echipamentelor i software-ului, instruirea utilizatorilor, documentarea sistemului .a.
3.
Pentru a transforma o subactivitate ntr-o activitate trebuie utilizat simbolul Outdent , inversul indentului. Astfel, se selecteaz subactivitatea/subactivitile care se dorete/doresc a fi transformate i click pe Outdent din bara de formatare.
10
Dup ce s-a terminat introducerea tuturor celor 20 de activiti, crearea activitilor de baz cu subactivitile corespunztoare, setarea opiunii de afiare a numerelor nivelurilor de descompunere, salvarea fiierului, proiectul ar trebui s arate ca cel din figura 8. (Se poate ajusta scala de timp pentru a afia lunile sau Zoom out ) . prin click pe Zoom in
11
Introducerea estimrilor de timp sau a duratei poate prea un proces simplu. Totui, trebuie respectate cteva etape importante: Nu se vor introduce duratele pentru activitile de baz (descompuse n subactiviti), pentru c vor fi calculate automat pe baza duratei subactivitilor. Dac se introduce o durat pentru o subactivitate i apoi este transformat ntr-o activitate de baz, durata ei se va schimba automat, lund n calcul durata subactivitilor acesteia. Pentru a marca o activitate ca jalon se va introduce durata 0 (zero), pentru c jalonul se obine dup ce se va derula un set de activiti i nu are durat. Project 2003 consider jalonul un eveniment (events) din viaa unui proiect care d posibilitatea constatrii i verificrii rezultatelor proiectului. Pentru a stabili activiti periodice, cum ar fi ntlniri sptmnale sau raportri lunare, se selecteaz Recurring Task din meniul Insert. Se introduce numele activitii, durata i datele de start i finish. Project 2003 va insera n mod automat subactivitile corespunztoare n funcie de durata stabilit i perioada de timp sau numrul aciunilor care se doresc a se realiza. De exemplu, dac se introduce o activitate periodic pentru realizarea ntlnirilor lunare, care au loc n prima zi a fiecrei luni pentru un proiect de 12 luni, Project 2003 va plasa o activitate de baz pentru ntlnirile lunare i 12 subactiviti o ntlnire pe lun, aa cum este prezentat i n figura 9. Se pot introduce datele exacte de nceput i de sfrit ale activitilor, n loc s se introduc durata, prin deplasarea barei de splitare spre dreapta pentru vizualizarea coloanelor Start i Finish. E bine ca introducerea datelor de start i finish s fie efectuat numai dac datele respective sunt certe. Dac se dorete ca datele activitilor s se modifice n funcie de datele altor activiti, nu se vor introduce datele exacte de nceput i sfrit, ci trebuie introdus durata i stabilirea dependenei fa de activitile corespunztoare. Project 2003 folosete un calendar standard cu 5 zile lucrtoare pe sptmn i 8 ore pe zi. Estimarea duratelor variaz n funcie de calendarul folosit. De exemplu, dac se introduce 5d n calendarul standard, aceasta poate nsemna mai mult de 5 zile pe diagrama Gantt dac perioada de timp include smbt i duminic. Se pot transforma anumite zile nelucrtoare n lucrtoare sau invers, precum i ntregul calendar al proiectului dac se selecteaz opiune Change Working Time din meniul Tools. De multe ori, este necesar s se modifice scala de reprezentare a timpului n diagrama Gantt, pentru a vizualiza planificarea proiectului sub ntr-o form mai detaliat sau nu, din punct de vedere al raportriila perioadele calendaristice (sptmni, luni, trimestre sau ani), ceea ce nseamn utilizarea iconielor Zoom out i Zoom in .
12
Fig. 9 Modul de reprezentare a unei activiti periodice n continuare, se va prezenta modul de stabilire a duratelor pentru activitile din fiierul Scop pentru Proiect Baza de date, creat n paragraful anterior. Se va crea o nou activitate periodic, respectiv Raportri periodice, nainte de Activitatea 15, Raportarea performanelor, dup care se vor introduce duratele pentru toate actvititile.
Crearea unei noi activiti periodice: 1. Inserarea unei activiti periodice nainte de activitatea de pe linia 15. n fiierul Scop, click pe activitatea de pe linia 15 n coloana Task Name, pentru selectare. Apoi din meniul Insert se alege opiunea Reccuring Task, care se prezint ca n figura 10. Dup cum se poate observa, noua activitate periodic va aprea nainte de activitatea care se afla iniial pe linia 15.
2.
3.
Fig. 10 Operaiuni recurente (periodice) Introducerea informaiilor privind activitatea periodic i durata specific fiecrei repetiii (occurences). Se va introduce Raportri periodice ca nume de activitate n caseta Task Name, apoi durata 1d n caseta Duration (Durata). Se va selecta Monthly (lunar) din lista de sub opiunea Recurrence pattern, apoi se va merge pe ce-a de-a doua opiune i se va selecta Last din lista derulant din dreptul butounului radio din a doua opiune. Sub aceast expresie se va selecta Thursday, pentru realizarea raportrilor n fiecare joi din ultima sptmn a fiecrei luni. In seciunea Range of reccurence (setarea periodicitii), se va tasta 01.05.07 n caseta Start, dup care click pe End by (Termin pn la ) pentru a introduce data final a activitii periodice, respectiv 12.04.08. Alternativ, pentru introducerea datelor de start i finish se poate folosi selectarea din lista derulant din dreptul fiecrei casete Start i End by, aa cum este prezentat i n figura 10. Mai exist o modalitate de stabilire a perioadei necesare desfurrii ntregii activiti periodice prin introducerea, n loc de data de finish, a numrului de subactiviti care se doresc a fi realizate prin selectarea opiunii End after x occurrences. Vizualizarea activitii periodice cu subactivitile specifice. Dup ce se d OK, Project 2003 va insera
13
4.
noua subactivitate n coloana Task Name. De menionat c aceast nou subactivitate apare cu caractere aldine i este notat cu semnul n stnga numelui operaiunii. Pentru a vizualiza toate subactivitile proprii este suficient s se fac click pe semnul , iar pentru a restrnge se va face click pe semnul minus , care apare la efectuarea operaiunii anterioare. Ajustarea coloanei Duration i a scalei de vizualizare a timpului din diagrama Gantt. Dac n coloana Duration se observ semnul # n dreptul activitii Raportri periodice nseamn c nu este suficient spaiu pentru afiarea ntregii durate, ceea ce necesit lrgirea coloanei, prin deplasarea mouse-ului spre dreapta titlului coloanei Duration pn cnd apare sgeata de redimensionare ||. Dublu click pe acest simbol (||) pentru a lrgi automat coloana n vederea afirii ntregului coninut al coloanei. Ecranul ar trebuie s arate ca cel din Fig. 11. Se poate observa c activitatea periodic apare cu toate planificrile pentru subactivitile corespunztoare n diagrama Gantt.
Se vor utiliza informaiile din tabelul 4 pentru a introduce durata altor activiti din cadrul Proiect Baza de date. Linia din tabelul de introducere (Entry Table) pe care se afl poziionat fiecare activitate apare n prima coloan din tabel, iar duratele specifice n coloana a treia. Reamintim c nu trebuie introduse duratele pentru activitile de baz (descompuse n subactiviti).
Pentru a introduce durata celorlalte activiti: 1. Introducerea duratei pentru activitatea 2. Click pe coloana Duration n linia 2, dup care se introduce 2h, apoi Enter. 2. Introducerea duratei pentru activitatea 3. n coloana Duration pe linia 3 se tasteaz 10d, apoi Enter. 3. Introducerea duratei activitilor rmase. Se va continua introducerea duratelor pentru celelalte activiti la fel ca n cazul activitii 2 sau 3, prelund informaiile din tabelul 4.
14
4.
Salvarea fiierului cu redenumirea lui. Click pe meniul File, apoi opiunea Save as. Se va introduce Timp ca nume de fiier.
Fig. 12 Mesaj de acceptare dependen ntre dou activiti prin deplasarea barelor din Gantt De exemplu, click pe simbolul jalonului de pe linia 4, se apas butonul din stnga mouse-ului i se pentru activitatea aflat pe linia 6 pentru a crea dependena aa cum este prezentat i trage spre simbolul n figura 13. Se poate observa c apare o caset text, Finish-to-Start Link. n continuare, se vor folosi informaiile din fig. 13 pentru a introduce predecesorii activitilor aa cum a fost prezentat pn acum. Unele dependene se vor crea prin tastarea manual a predecesorilor n coloana Predecessors, altele prin folosirea icoanei Link Tasks, iar altele prin folosirea simbolurilor din diagrama Gantt sau prin oricare din cele trei metode preferate.
Fig. 13 Crearea unei dependene ntre activiti prin folosirea simbolurilor activitilor direct din diagrama Gantt
15
Pentru stabilirea dependenelor din Proiect Baza de date se parcurg paii: 1. Afiarea coloanei Predecessors din Entry Table. Se deplaseaz bara de splitare spre dreapta pentru a vizualiza coloana Predecessors din fiierul numit Timp, creat anterior. 2. Selectarea celulei pentru care se dorete stabilirea dependenei i unde trebuie introdus predecesorul. Click n coloana Predecessors pentru activitatea 3, se introduce 2 i Enter. 3. Introducerea predecesorului pentru jalonul Document semnat, aflat pe poziia 4. Click n coloana Predecessors pentru jalon, se tasteaz 3 i Enter. De remarcat faptul c, la introducerea dependenelor activitilor, diagrama Gantt se modific pentru a reflecta noua planificare. 4. Stabilirea dependenelor prin folosirea icoanei Link Tasks. Pentru a realiza legturi ntre activitaile aflate pe liniile de la 10 la 12, click pe numele activitii 10 n coloana Task name i se trage cu ajutorul mouse-ului pn la activitatea 12. Apoi click pe iconia Link Tasks din bara de instrumente. 5. Crearea unei dependene prin folosirea simbolurilor din diagrama Gantt. Click pe simbolul milestone (jalon) pentru activitatea 4 din diagrama Gantt, se ine apsat butonul din stnga mouse-ului i se trage spre simbolul task bar pentru activitatea 6 (vezi Fig. 13). 6. Introducerea dependenelor pentru celelalte activiti. Se poate realiza fie prin introducerea manual a predecesorilor n coloana Predecessors, fie prin folosirea iconiei Link Tasks sau prin utilizarea simbolurilor din diagrama Gantt. Pentru verificarea informaiilor se poate face o comparaie cu fig 14. 7. Vizualizarea fiierului i salvarea lui. Se selecteaz opiunea Print Preview din meniul File sau click pe iconia Print Preview din bara de instrumente. Dac fiierul vizualizat nu este asemntor cu cel din fig. 14, s-ar putea s fie necesar s se deplaseze bara de splitare dintre Entry Table i diagrama Gantt. n final, se va salva din nou fiierul cu ajutorul iconiei Save se dorete, se poate tipri prin utilizarea iconiei Print meniul File. . Dac sau prin selectarea opiunii Print din
Fig. 14 Dependenele i duratele dintre activiti n cadrul Proiect Baza de date Remarc: Dac informaiile dintr-o coloan din Entry Table nu apar n opiunea Print Preview, se va nchide aceast opiune i se va deplasa bara de splitare pentru a vizualiza coloana n ntregime. Apoi se selecteaz din nou Print Preview. Informaiile din Project 2003 nu ar trebui s fie tiprite dect dup ce informaiile solicitate sunt vizibile n totalitate prin opiunea Print Preview.
2.4.3 Schimbarea tipurilor de dependene ntre activiti i adugarea timpului avans i a timpului n devans
Dependena sau relaiile dintre activiti descriu modul cum o activitate se raporteaz la momentul de nceput sau sfrit al alteia. Project 2003 permite 4 tipuri de dependene ntre activiti: finish-to-start (FS), start-to-start (SS), finish-to-finish (FF), start-to-finish (SF), ultima fiind foarte rar utilizat. Pentru detalii a se vedea suportul de curs sau opiunea Help din Project 2003. Prin utilizarea efectiv a acestor dependene se poate modifica drumul critic i se poate uura procesul de planificare a proiectului. Cel mai comun tip de dependen este cel finish-to-start (FS). Toate dependenele din exemplul Proiect Baza de date sunt dependene FS. Totui, uneori, este necesar stabilirea altor tipuri de dependene. Se va explica modul n care se pot modifica dependenele, se poate stabili timpul avans sau timpul n devans ntre activiti. Pentru a schimba tipul de dependen, trebuie deschis csua text Task information pentru o anume activitate printr-un dublu click pe numele activitii. Din opiunea Predecessors a csuei Task Information se poate selecta un nou tip de dependen din lista plasat n coloana Type.
16
Opiunea Predecessor permite i adugarea timpului avans sau devans pentru o anume dependen. Se poate introduce oricare dintre cele 2 timpuri prin folosirea coloanei Lag din opiunea Predecessor. Timpul avans reflect o suprapunere ntre activitile ntre care exist o dependen. De exemplu, dac Activitatea B poate ncepe cnd predecesorul su, ActivitateaA, este pe jumtate executat se poate specifica o dependen FS cu un timp avans de 50% pentru activitatea succesiv (dac, de exemplu, activitatea A are 8 zile, atunci se va introduce 4 sau direct 50%). Timpul avans va aprea ca numr de zile sau alte form de exprimare a duratei cu valoare negativ. n acest exemplu, se va introduce 4 sau -50% n prima celul a coloanei Lag. Timpul devans este opusul timpului avans, respectiv un timp mort ntre activiti dependente. Dac este necesar o perioad de 2 zile ntre sfritul Activitii C i nceputul Activitii D se stabilete o dependen FS i se specific un timp devans de 2 zile. Se va introduce timpul devans ca valoare pozitiv. n acest exemplu se va tasta 2d n coloana Lag. n exemplul privind Proiect Baza de date, se poate observa c activitatea Proiectare nu ncepe pn ce toat activitatea Analiz nu s-a terminat (a se vedea liniile 10 i 11 din WBS), iar activitatea Implementare nu ncepe pn cnd toate subactivitile din cadrul activitii Proiectare nu au fost ncheiate (a se vedea liniile 11 i 12 din WBS). De fapt, rareori, se ateapt pn ce toat activitatea de Analiz a fost terminat nainte s se nceap orice activitate de Proiectare sau se ateapt ca toat activitatea de Proiectare s fie terminat nainte de nceperea oricrei activiti de Implementare. O idee bun ar fi adugarea unui timp suplimentar sau a unui timp tampon naintea unei activiti importante, cum ar fi implementarea unui sistem. Pentru crearea unei planificri mai realiste, se adaug timp avans la activitea de Proiectare i timp n devans pentru activitatea de Implementare.
Adugarea timpurilor avans i n devans: 1. Deschiderea ferestrei Task Information pentru activitatea 11, Proiectare. n coloana Task Name a fiierului Timp, dublu click pe activitatea 11, Proiectare. Fereastra Task Information se va deschide. Click pe opiunea Predecessors pentru a o activa. 2. Introducerea unui timp avans pentru activitatea 11. Se tasteaz 10% n coloana Lag, cum este prezentat n fig. 15. Click OK. Se poate, de asemenea, s se tasteze o valoare de 5d pentru a indica o suprapunere de 5 zile. n diagrama Gantt rezultat se poate observa c bara pentru aceast activitate s-a deplasat uor spre dreapta, iar data final a proiectului s-a modificat.
3.
Fig. 15. Adugarea timpului avans la dependenele dintre activiti Introducerea timpului n devans pentru activitatea 12. Dublu click pe numele activitii 12, Implementare, dup care se tasteaz 5d n coloana Lag. Se va deplasa bara de splitare spre dreapta, dac este necesar, pentru a vizualiza coloana Predecessors. Cnd s-a terminat de introdus timpul n devans, ecranul ar trebuie s arate ca n fig. 16. Se observ suprapunerea activitilor 10 i 11 i perioada ce desparte activitile 11 i 12.
17
4.
Salvarea fiierului. Click pe opiunea File din meniu, apoi Save sau click pe iconia Save instrumente.
din bara de
Recomandare! Se poate introduce sau modifica timpul avans sau n devans direct n coloana Predecessors din Entry Table. Se va observa cum apar predecesorii pentru activitile 11, 12. De exemplu, coloana Predecessor pentru activitatea 11 arat 10FS-10%. Aceast notaie nseamn c activitatea 11 este dependent de tip Final-laStart de activitatea 10, cu un timp avans de 10%. Se poate introduce timp avans sau n devans la dependenele activitilor direct n coloana Predecessors din Entry Table prin utilizarea aceluiai format: numrul liniei activitii de care este dependent, urmat de tipul dependenei i de durata timpului avans sau n devans.
5.
Fig. 17. Setarea csuei Text Styles pentru a arta operaiunile critice n rou Selectarea opiunii Critical Path. Click pe butonul Critical Path cum se arat n fig. 18. Se observ c modelul diagramei Gantt n Wizard prezint cteva bare n rou, reprezentnd activitaile ce formeaz drumul critic. Click pe Finish., dei mai pot fi fcute i alte formatri, n privina afirii, legate de afiarea resurselor alocate pe activiti, a datelor de nceput i sfrit, iar n urmtorul pas vizualizarea sau nu a sgeilor ce marcheaz dependenele.
18
6. 7.
Formatarea diagramei Gantt. Click pe butonul Format It, dup care butonul Exit Wizard. Barele pentru activitile critice din diagrama Gantt vor fi acum roii. Salvarea fiierului.
3.
Fig. 19. Fereastra Network Diagram Revenirea la diagrama Gantt. Click pe iconia Gantt Chart din bara View sau prin selectarea Gantt Chart din meniul View.
Recomandare! Unele persoane creeaz fiiere Project 2003 sau adaug activiti la fiierele existente din fereastra Network Diagram n loc de fereastra Gantt Chart. Pentru a aduga o nou activitate sau o nou opiune n fereastra Network Diagram, se selecteaz New Task din meniul Insert, sau se apas tasta Insert de pe tastatur. Dublu click pe noua opiune pentru a aduga numele i alte informaii pentru noile activiti. Dependenele de tip FS ntre activiti n fereastra Network Diagram se realizeaz prin click pe activitatea ce reprezint predecesorul i se trage mouse-ul spre activitatea ce reprezint succesorul. Pentru a modifica tipul de dependen i pentru a aduga timpul avans sau n devans, se face dublu click pe sgeata dintre activitile aflate n dependen.
Project 2003 are mai multe view-uri i rapoarte care ajut la analiza informaiilor privind drumul critic. Exist dou componente foarte utile, respectiv Schedule Table i raportul Critical Tasks. View-ul Schedule Table prezint datele timpurii sau trzii de start i finish pentru fiecare activitate i durata cu care poate fi
19
ntrzia o activitate fr a afecta activitile succesoare (Free slack) sau durata cu care poate fi ntrziat o activitate fr s fie influenat durata proiectului (Total slack) dintre activiti. Aceste informaii arat ct de flexibil este planificarea calendaristic i ajut n luarea deciziilor de reducere a duratelor. Raportul Critical Task conine doar activitile aflate pe drumul critic al proiectului, oferind managerilor de proiect posibilitatea monitorizrii acestora.
Pentru a accesa view-ul Schedule Table i pentru a vizualiza raportul Critical Tasks se parcurg paii: 1. Vizualizarea Schedule Table. Click pe meniul View, apoi Table: Entry i Schedule. Schedule Table va nlocui Entry Table n stnga diagramei Gantt. 2. Vizualizarea tuturor coloanelor din Schedule Table. Se deplaseaz bara de splitare spre dreapta pn apar toate coloanele. Ecranul ar trebuie s arate ca n fig. 20. Aceast fereastr arat datele timpurii sau trzii de start i finish pentru fiecare activitate i duratele de ntrziere care s nu afecteze activitile succesoare (Free Slack) sau ntregul proiect (Total Slack). Click pe meniul View, apoi Table:Schedule Entry pentru a reveni la Entry Table.
Fig. 20 View-ul pentru vizualizarea duratele de start i finish, a duratelor dintre activiti 3. Deschiderea ferestrei de dialog Reports. Click pe meniul View, apoi Reports. Dublu click pe Overview pentru a deschide fereastra de dialog Overview Reports. 4. Vizualizarea raportului Critical Tasks. Dublu click pe Critical Task i va aprea un raport ca cel din figura 21.
20
work consum timp (zile sau ore) pentru realizarea activitii. Resursele de tip work trebuie s fie stabilite n contextul timpului, specificnd ct timp poate fi exploatat acea resurs sau numrul maxim de uniti care poate fi alocat proiectului n totalitate. Numrul maxim de uniti reprezint procentul maxim al disponibilitii unei resurse pentru a fi alocat pentru orice activitate. Numrul maxim de uniti indic cea mai mare disponibilitate a unei resurse pentru proiect. Valoarea implicit este de 100%. Procentul maxim poate fi exprimat n funcie de modalitatea de angajare a resursei, i anume: 100% pentru full-time, 50% pentru part-time. De asemenea, poate fi un procent multiplicat n condiiile n care sunt mai multe resurse din aceeai categorie care se aloc proiectului (de exemplu, 3 analiti de sistem poate s nsemne 300%). Atunci cnd se aloc o resurs de tip work unei activiti se va specifica timpul disponibil al resursei pentru acea activitate, fiind referit ca uniti alocate (assignment units). Resursa poate fi alocat pentru toat perioada disponibil - full-time (100%), doar pentru o parte din timpul disponibil (de exemplu 20%, nsemnnd c diferena de 80% din timp poate fi alocat pentru alte activiti care se deruleaz paralel); resursele de tip material cuprind materialele consumabile, furniturile de birou, materialele de producie, elementele de protocol, spaiile etc. folosite pentru desfurarea unei activiti. Spre deosebire de resursele de tip work, pentru care se ia n calcul timpul disponibil al resursei, pentru resursele de tip material se stabilete unitatea de msur, de exemplu top pentru hrtie A4, buci pentru pahare de protocol, m3 pentru cherestea etc. Atunci cnd se aloc o resurs material pentru o activitate se specific de fapt consumul din resursa respectiv pentru alocarea efectuat. De exemplu, 10 topuri de hrtie pentru multiplicarea unor suporturi pentru instruire, fiind un consum fix de materiale, adic o anumit cantitate de resurse va fi utilizat pentru a finaliza o sarcin, ceea ce nseamn c nu se va modifica indiferent de durata activitii. Se pot stabili i consumuri variabile n funcie de durat, cum ar fi 2 topuri de hrtie pe sptmn, indicnd variaia cantitii de materiale n funcie de durata unei activiti.
21
Overtime Work pe resursa pentru care se dorete stabilirea timpului suplimentar de lucru i se introduce timpul de lucru suplimentar dorit. costul pe unitate de utilizare (Cost/use) reprezentnd o cheltuial pentru utilizarea unei resurse care poate fi solicitat la un moment dat. Pentru resursele de tip work, costul de utilizare se nregistreaz de fiecare dat de cte ori sunt utilizate. Pentru resursele materiale costul pe utilizare este nregistrat o singur dat; modul de alocare a costurilor resurselor (Accrue At) reprezint metoda prin care se stabilete cnd costul unei resurse este alocat i cnd costul efectiv va fi nregistrat la nivelul proiectului. Exist trei metode: la nceputul activitii, la sfritul ei sau metoda 50/50 (prorated). calendarul de baz (Base calendar) este calendarul care poate fi folosit ca un calendar al proiectului sau al unei activiti prin care se specific perioada implicit lucrtoare i nelucrtoare care se aplic tuturor resurselor. El difer de calendarul unei resurse, care specific perioada lucrtoare i nelucrtoare pentru o resurs anume. Calendarul implicit al Project 2003 este cel standard, n sensul c sunt 8 ore pe zi, 5 zile pe sptmn, cu smbta i duminica nelucrtoare. Mai sunt calendarul Night Shift (schimb de noapte) i calendarul 24-Hours. codul (Code) conine orice cod, abreviere sau numr care se dorete a fi introdus ca informaie despre o resurs. Este util pentru identificarea mai uoar a unei resurse, ca i cheie de filtrare sau sortare a resurselor. De exemplu, se poate stabili un cod pentru departamentul sau biroul care va suporta costul unei resurse. Introducerea datelor n Resource Sheet este similar introducerii datelor ntr-o foaie de calcul (spreadsheet) i exist posibilitatea sortrii categoriilor de resurse folosind opiunea Sort din meniul Project.
Fig. 22 Modul de alocare a resurselor pe activiti/subactiviti Sunt i alte modaliti de alocare a resurselor, ce vor fi descrise n continuare, plecnd de la urmtoarele informaii: se presupune c echipa de implementare a proiectului este format din 4 persoane. Astfel, echipa este alctuit dintr-un manager de proiect, un analist economic, un analist de baze de date i un tehnician, cu informaii referitoare la tarifele pe or att pentru activitile desfurate n programul normal de lucru, ct i pentru orele suplimentare, grupul de care aparin resursele, prezentate n tabelul 5.
Pentru a introduce informaiile de baz pentru fiecare persoan n componenta Resource Sheet se vor parcurge urmtorii pai: 1. Se deschide Resource Sheet fie prin selectarea iconiei din bara de View-uri, fie din meniul View. 2. Se introduc datele din tabelul 5. Se scriu informaiile aa cum sunt ele afiate n tabel i se apas tasta Tab pentru deplasarea pe urmtorul cmp. De observat c abrevierile funciilor sunt cele plasate n
22
coloana Initials. Atunci cnd se scriu tarifele standard i pentru eforturile suplimentare este necesar s se introduc numai valoarea (de exemplu, 50), pentru c Project 2003 va prelua valoarea automat ca fiind tariful pe or, sub forma 50.00 lei/hr. Tarifele standard i pentru orele suplimentare introduse se bazeaz pe tarife orare. ns, pot fi introduse i salarii lunare prin scrierea tarifului lunar ca numr urmat de /m sau per month, salariul anual - /y. Pentru celelalte coloane este de preferat s se pstreze valorile implicite existente.
Aa cum s-a descris anterior, n Entry Table exist o coloan denumit Resources pentru selectarea unei resurse, folosind o list derulant. Totui, aceast modalitate poate fi utilizat pentru alocarea unei resurse pentru o singur activitate pe ntreaga durat a acesteia. Dac se dorete introducerea mai multor resurse, se poate apela la introducerea lor prin separare cu punct i virgul (;) din linia de introducere a datelor, ns acest lucru presupune cunoaterea cu exactitate a numelui resurselor care au fost nregistrate n Resource Sheet, ceea ce nu este prea comod. De aceea, se apeleaz la alte modaliti de alocare a resurselor, cum ar fi utilizarea iconiei Resources Assign din Toolbar. A treia variant este prin intermediul ferestrei ce se deschide prin selectarea activitii pentru care se dorete alocarea resursei, apsarea butonului din dreapta mouse-ului sau dublu click, Task Information i apoi tab-ul Resource. O a patra cale de alocare a resurselor, se bazeaz pe utilizarea a dou ferestre, cea a diagramei Gantt i a alocrii resurselor, prin utilizarea opiunii Split din meniul Window. Prin aceast modalitate se are i controlul asupra costurilor i a numrului de ore lucrate de fiecare resurs.
Atenie! Nu trebuie s se foloseasc tasta Delete pentru a ncerca tergerea unei resurse repartizate. Dac se folosete tasta Delete, va fi eliminat ntreaga activitate i nu numai resursa.
23
6.
Fig. 23 Fereastra de dialog Assign Resources Reintroducerea duratei pentru activitatea 2. Se introduce 2h n coloana durat pentru activitatea 2 i Enter.
Project 2003 presupune c durata activitilor nu este fix, ci este n funcie de eforturi, ceea ce poate genera destul de multe probleme atunci cnd se aloc resursele. De exemplu, cnd se repartizeaz 2 persoane n momente diferite, Managerul proiect i Analistul economic, pentru o activitate de 2 ore, Project 2003 va ajusta automat durata acelei activiti la jumtate din valoarea iniial, respectiv 1 or. Totui, la nivelul unui proiect pot fi activiti ale cror durate nu trebuie modificate indiferent de numrul resurselor alocate sau maximul de uniti alocate. Pentru acest lucru, exist posibilitatea de stabilire de ctre utilizator a manierei de lucru n privina duratei activitilor i cantitii de resurse de tip work, prin utilizarea celei de a treia metode de alocare a resurselor sau prin setarea caracteristicilor unei activiti din Task Information, tab-ul Advanced (fig. 24).
Fig. 24 Stabilirea variaiei duratei i orelor alocate la nivelul unei activiti O activitate poate s aib durat fix indiferent de numrul de resurse alocate, ns cu modificarea numrului de ore alocate pentru fiecare resurs (Fixed Duration), s aib durat variabil n funcie de numrul de resurse i de ore care se doresc a fi alocate activitii (Fixed Units), sau cu un numr de ore constant indiferent de modificarea duratei sau a numrului de resurse alocat (Fixed work).
24
2.
Selectarea tab-ului Resource. n celula de sub cmpul Resource Name se poate selecta prima resurs din lista derulant care se deshide prin apsarea sgeii din dreapta celulei, apoi se poate merge pe linia a doua i se selecteaz cea de-a doua resurs .a.m.d (fig. 25)
6.
7.
Fig. 26 Imaginea ecranului splitat pentru introducerea informaiilor despre resurse Deschiderea ferestrei Resource Schedule. Se apas butonul din dreapta mouse-ului n fereastra inferioar i se selecteaz opiunea Resource Schedule. De observat c Managerul de proiect i Analistul Economic au fost repartizai pentru activitatea 2 pentru o durat de 2 ore, aa cum s-a intenionat. nchiderea fiierului.
25
26
3. 4.
Ajustarea scalei de timp pentru histogram. Click Zoom out i Zoom in , dac este necesar, pentru ajustarea scalei de timp astfel nct s apar n trimestre sau luni. Vizualizarea histogramei pentru urmtoarea resurs. Click pe sgeata derulant din dreapta seciunii cu numele resursei, determinnd apariia histogramei pentru urmtoarea resurs.
Dac ar fi aprut n histrogram Managerul de proiect o poriune de culoare ar fi nsemnat c este resursa este suprancrcat n timpul lunii, adic a fost planificat s lucreze mai mult de 8 ore pe zi n timpul lunii. Procentele din partea inferioar a fiecrei bare arat procentul cu care resursa contribuie la realizarea activitilor. De exemplu, Managerul de proiect este planificat s lucreze 100% din timpul disponibil pentru luna aprilie. Project 2003 dispune de dou instrumente ce permit vizualizarea mai multor detalii despre suprancrcarea resurselor: view-ul Resource Usage i bara de instrumente Resource Management.
Pentru a vedea mai multe detalii despre o resurs suprancrcat folosind view-ul Resource Usage: 1. Deschiderea view-ului Resource Usage. Click pe Resource Usage din bara de View-uri sau click pe meniul View, dup care Resource Usage. 2. Ajustarea modului de afiare a informaiilor. n partea dreapt a ecranului click pe sgeata derulant pentru afiarea orelor pentru Managerul de proiect care au fost alocate pentru a lucra n fiecare zi, ncepnd cu luna aprilie. De asemenea, s-ar putea s fie nevoie s se foloseasc sgeata derulant n jos pentru a vedea toate orele Managerului de proiect. Dac este necesar se poate ajusta scala de timp pentru afiarea n sptmni prin click pe Zoom out se prezinte ca cel din figura 29. sau Zoom in . Ecranul ar trebui s
3.
Fig. 29 View-ul Resource Usage Analiza informaiilor privind supraalocrile. Dac managerul de proiect ar fi fost suprancrcat, atunci numele Managerului de proiect ar fi aprut n rou, precum i valorile care depesc 8 ore pe zi.
27
Pentru a vedea mai multe informaii despre alocarea resurselor cu ajutorul barei speciale de instrumente: 1. Vizualizarea barei de instrumente Resource Management. Click pe meniul View, selectare Toolbars i apoi Resource Management. Bara de instrumente va aprea sub bara de instrumente Formatting. 2. Selectarea view-ului Resource Allocation. Click pe Resource Allocation View din bara de instrumente, afindu-se view-ul Resource Usage n partea superioar a ecranului i view-ul pentru diagrama Gantt n partea inferioar. Figura 30 prezint acest view, scond n eviden informaiile despre Managerul de proiect.
Fig. 30 View-ul Resource allocation View-ul Resource Allocation poate ajuta n identificarea cauzei pentru supraalocarea unei resurse. S-ar putea observa cu uurin de ce Managerul de proiect ar putea fi suprancrcat. Aceast problem poate fi rezolvat prin reducerea numrului de ore al Managerului de proiect la una dintre activiti sau derularea activitilor ntr-o perioad mai mare de timp. Prin utilizarea barei derulante se pot vizualiza informaiile i pentru celelalte resurse.
3.
Fig. 31 Caseta de dialog Resource Leveling Echilibrarea resurselor proiectului i revizuirea datelor modificate. Click pe butonul Level Now i apoi OK. Echilibrarea resurselor presupune de la cele mai multe ori schimbarea datei de finalizare a proiectului. De aceea, dac se dorete anularea operaiunii de echilibrare a resurselor se va selecta imediat Undo din bara de instrumente. Altfel, se redeschide caseta de dialog Resource Leveling i apoi click pe butonul Clear Leveling
28
Fig. 32 Ecranul pentru vizualizarea fiierelor implicate n utilizarea bazei comune de resurse
4. Stabilirea modului de utilizare n comun a resurselor. Se selecteaz bara de titlu a fiierului Timp. Din meniul Tools se alege opiunea Resource Sharing, dup care Share Resources, moment n care va apare o fereastr de dialog n care se vor folosi urmtoarele opiuni: Use resources From, care conine o list cu fiierele deschise ce pot fi utilizate ca baz de resurse. Din list de va alege fiierul Baza_resurse, dup care Ok. Ecranul ar trebui s apar ca cel din fig. 33. Se poate observa c n fiierul Baza_resurse apar resursele din fiierul Timp. Se va parcurge aceeai secven i pentru fiierul Aplic_salarii.
Fig. 33 Stabilirea fiierului utilizat ca baz de resurse n cadrul fiierului care va utiliza n comun resursele
29
5.
Finalizarea operaiunii de creare a bazei de resurse. Dup ce s-a folosit opiunea Share Resources i pentru cel de-al doilea fiier, se va observa c n fiierul Baza_resurse au aprut toate resursele din cele 2 fiiere (Timp i Aplic_salarii), iar resursele care sunt comune pentru amndou au fost nregistrate o singur dat.
Fig. 34 Baza de resurse completat cu resursele din cele 2 fiiere Not: Trebuie avut grij la denumirea resurselor, astfel nct s nu apar aceeai resurs cu denumiri diferite n proiecte diferite, pentru c vor fi luate n considerare ca resurse distincte. De exemplu, dac se folosete ntr-un proiect resursa Analist economic, iar n altul e nevoie de aceeai resurs, dar este trecut Anal ec., atunci vor aprea ca 2 resurse separate n baza de resurse. De aceea, este necesar ca la nivelul organizaiei s stabileasc o serie de reguli privind utilizarea numelor de resurse i s se construiasc un glosar sau index cu denumirea resurselor poteniale. Pentru a vizualiza modul n care resursele au fost alocate activitilor din proiectele implicate n utilizarea bazei de resurse se poate selecta view-ul Resource Usage din fiierul care conine baza de resurse sau se va alege opiunea Split din meniul Window n care se vor afia informaii referitoare la activitile din fiecare proiect pentru care a fost alocat fiecare resurs, aa cum rezult i din figura 35.
Fig. 35 Vizualizarea alocrii resurselor din baza de resurse din view-ul Resource Usage i cu ajutorul opiunii Split din meniul Window Pentru actualizarea fiierului care conine baza de resurse este necesar s se lucreze n fiierele implicate n utilizarea n comun a resurselor, pentru c automat modificrile se vor reflecta i n fiierul ce conine toate resursele.
Exemplificarea modului n care se realizeaz actualizarea informaiilor despre resurse n baza de resurse: 1. n fiierul Baza_resurse, n view-ul Resource Usage, se poate observa c resursa Tehnician nu este alocat nici unei activiti (valoarea din coloana Work este 0 i nu are nici o activitate indentat sub ea). 2. Din meniul Window se va alege fiierul Timp, dup care se va afia diagrama Gantt. Se va poziiona cursorul pe activitatea Implementare i se va aloca resursa Tehnician (prin una din formele explicate anterior). 3. Se va reveni la fiierul Baza_resurse i se va observa modificarea nregistrat de resursa Tehnician, avnd subordonat activitatea Implementarea, din fiierul Timp, unde a fost alocat, aa cum rezult i din figura 36.
30
Modificarea informaiilor despre o resurs (modificarea costului sau a calendarului) n baza de resurse va avea ca efecte imediate actualizarea acelor informaii i la nivelul fiierelor care utilizeaz n comun acea resurs.
Presupunem c Analistul economic a specificat faptul c pe 24 mai 2007 nu poate s lucreze. n aceste condiii, modificarea zilei de 24 n zi nelucrtoare pentru resursa Analist economic se va realiza direct n baza de resurse, pentru a nu modifica de dou ori, dac s-ar merge pe varianta schimbrii calendarului pe fiecare fiier n parte. 1. Se selecteaz fiierul Baza_resurse i se poziioneaz cursorul pe resursa Analist economic. 2. Click butonul din dreapta mouse-ului i alegerea opiunii Resource Information (exist i un buton n bara de
). Se merge pe tab-ul Working Time, iar n calendarul care se afieaz se utilizeaz bara derulant pentru a ajunge la luna dorit (n cazul nostru luna mai 2007), dup care se selecteaz ziua 24. Se bifeaz opiunea Nonworking Time afiat n partea dreapta a calendarului i apoi Ok. 4. Se folosete bara derulant din partea de jos a ecranului, pentru deplasa fereastra de vizualizare a zilelor de lucru ale resurselor, pn se ajunge la luna mai. Se va putea observa c n dreptul coloanei T (Thursday, 24 mai) nu mai este nici o or de lucru trecut n dreptul reursei Analist economic. 5. Pentru a verifica actualizarea nregistrat la nivelul fiierelor ce utilizeaz n comun resursa, se selecteaz fiierul Timp, se intr n view-ul Resource Sheet, se poziioneaz cursorul pe Analist economic i se activeaz opiunea Resource Information, Working Time. Se deplaseaz bara derulant pe luna mai i se va observa c 24 mai este nelucrtoare, aa cum rezult i din fig. 37.
iconie care lanseaz aceeai fereastr 3.
Fig. 37 Actualizarea datelor din fiierele ce folosesc n comun resurse pe baza modificrilor din baza de resurse Atunci cnd se deschide un fiier ce utilizeaz n comun resurse se pot folosi dou opiuni: deschiderea odat cu fiierul i a celui cu baza de resurse sau deschiderea numai a fiierului cu care se dorete a se lucra, potrivit ferestrei din fig. 38.
31
Fig. 38 Opiuni pentru deshiderea unui fiier ce utilizeaz n comun resurse Actualizarea fiierului cu baza de resurse se face numai n condiiile n care s-a deschis n regim readwrite, altfel modificrile privind costul sau perioadele lucrtoare nu sunt luate n considerare.
4 Gestiunea costurilor
Unul dintre beneficiile pe care le ofer Project 2003 l constituie suportul oferit pentru managementul costurilor i analiza variaiilor.
Fig. 39 Vizualizarea Cost Table Este posibil, de asemenea, s se aloce un cost de utilizare pentru o resurs reprezentnd materiale sau furnituri i utilizarea lui ca baz pentru calcularea costului total cu materialele i alte furnituri pentru o activitate. Se pot obine detalii suplimentare privind aceste elemente din opiunea Help.
32
De exemplu, pentru a crete cu 10% tariful managerului de proiect ncepnd cu data de 05/06/07 se vor parcurge urmtorii pai: 1. Deschiderea ferestrei de dialog Resource Information. Din view-ul Resource Sheet, dublu-click pe Manager Proiect n coloana Resource Name. 2. Introducerea unei date calendaristice de la care se va aplica majorarea. Se selecteaz butonul Costs i apoi butonul A, pentru a deveni activ (dac este necesar). Se introduce date 05/06/07 pe a doua linie din coloana Effective Date. Altfel, se face click pe lista derulant care apare i se selecteaz data dorit din calendarul care se afieaz. 3. Se introduce procentul de majorare, prin scrierea valorii de 10% n coloana Standard Rate i apoi [Enter]. Ecranul Resource Information ar trebui s se prezinte ca n fig. 40. Apoi se apas Ok.
Fig. 40 Ajustarea costurilor resurselor Not: Se tie c unele persoane pot fi implicate n proiect numai n regim part-time, ceea ce nseamn c pentru ele se introduce procentul de disponibilitate n coloana Max. Units din Resource Sheet. Project 2003 va fixa automat acelor persoane numai numrul maxim de uniti de timp. De exemplu, dac cineva poate lucra numai 25% din timpul su n cadrul proiectului, atunci se va introduce 25% n coloana Max. Units. Cnd persoana va fi repartizat pentru o activitate, numrul de ore implicit va fi de 25% din 8 ore standard pentru o zi de lucru (2 ore ntr-o zi).
33
4.
Fig. 41 Fereastra de dialog Crosstab Report Vizualizarea Raportului Cash Flow. Click pe butonul Select n fereastra de dialog Cost Reports. Raportul Cash Flow pentru fiierul timp va aprea, aa cum este prezentat n figura 42. Click Close.
5.
Fig. 42 Raportul Cash Flow Vizualizarea raportului Project Summary. n fereastra de dialog Reports, dublu click pe Overview, apoi Project Summary. Va aprea un raport pentru Proiect Baza de date, oferind informaii privind datele iniiale de start i finalizare ale proiectului; datele efective de start i de final; sinteze ale duratelor, orelor de lucru, a costurilor, precum i informaii privind deviaiile de la planificrile iniiale. Pentru c pn acum fiierul nu a fost salvat ca fiier de baz (iniial), multe dintre aceste informaii nu vor aprea n raport (Fig. 43). Se va nchide fereastra de dialog Reports cu Close.
Fig. 43 Raportul Project Summary Not: Se pot edita mai multe formate de rapoarte n Project 2003. n loc de a face dublu click pe un raport, se va selecta cu un singur click raportul dorit i apoi butonul Edit.
34
Costul total estimat pentru Proiect Baza de date, plecnd de la informaiile existente, ar trebui s fie de 14.500 lei, aa cum rezult din rapoartele Cash Flow i Project Summary.
35
Nume Descriere Finalizat n proporie de 0% Marcheaz activitile selectate ca finalizate n proporie de 0% (0% complete) n funcie de data stabilit (datele calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate). Finalizat n proporie de Marcheaz activitile selectate ca finalizate n proporie de 25% (25% Complete) 25% n funcie de data stabilit (datele calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate). Finalizat n proporie de Marcheaz activitile selectate ca finalizate n proporie de 50% (50% Complete) 50% n funcie de data stabilit (datele calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate). Finalizat n proporie de Marcheaz activitile selectate ca finalizate n proporie de 75% (75% Complete) 75% n funcie de data stabilit (datele calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate). Finalizat n proporie de Marcheaz activitile selectate ca finalizate n proporie de 100% (100% Complete) 100% n funcie de data stabilit (datele calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate). Actualizarea activitilor Afieaz fereastra de dialog Update Tasks pentru activitile (Update Tasks) selectate astfel nct s poat fi introduse procentele de finalizare, duratele reale, duratele rmase sau datele de start i finalizare reale. Bara de intrumente pentru Activeaz sau dezactiveaz afiarea barei de intrumente grupuri de lucru Workgroup, cu ajutorul crora se poate lucra pe componente ale proiectului cu alte echipe. (Workgroup Toolbar) Pentru a exersa introducerea informaiilor reale, se vor realiza cteva modificri n fiierul Baseline. Se presupune c activitile de la 1 la 7 sunt finalizate aa cum au fost planificate, dar activitatea 10 dureaz mai mult dect a fost stabilit iniial.
Pentru a introduce informaiile reale pentru activitile care au fost finalizate aa cum a fost planificat se parcurg urmtorii pai: 1. Afiarea barei de instrumente Tracking. Click pe meniul View, selectarea opiunii Toolbars, apoi Tracking pentru a afia bara de instrumente Tracking. Bara de instrumente poate fi mutat oriunde se dorete n bara general de instrumente. 2. Afiarea tabelei Tracking. Click pe meniul View, selectarea opiunii Table: Cost i click Tracking pentru a vizualiza mai multe informaii pe msura introducerii datelor reale. Se va muta bara de splitare pentru afiarea tuturor coloanelor din tabela Tracking. 3. Marcarea activitilor de la 1 la 8 ca fiind finalizate. Click n coloana Task Name pe activitatea 1, Iniierea, i tragerea cursorului pn la activitatea 8 pentru a selecta primele 7 activiti. Click pe iconia 100 % din bara de instrumente Tracking. Coloanele cu informaii despre datele calendaristice, duratele, costurile proiectului ar trebui s conin date n locul valorilor implicite, de genul NA (Not Available) sau 0. 100% ar trebui s fie afiat n coloana %Comp. Se poate ajusta coloana dac este necesar. Ecranul ar trebui s apar aa cum este prezentat n figura 44..
Buton
4.
Fig. 44 Informaii din tabela Tracking Introducerea datelor efective de finalizare pentru activitatea 10. Click n coloana Task Name pe
36
activitatea 10, Analiza, apoi click pe iconia Update Tasks din bara de instrumente Tracking, prin care se va deschide fereastra de dialog specific. Pentru activitatea 10, se introduce data de start 5/15/03 n Actual Start, respectiv data de finalizare 6/20/03 n Actual Finish, aa cum este prezentat n figura 43. Apoi OK.
Fig. 43 Caseta de dialog Update Tasks 5. Afiarea coloanei Indicators. Click pe meniul Insert, apoi Column, selectarea listei derulante Field name, iar de acolo Indicators i OK. Coloana Indicators va aprea oferind un marcaj de verificare a activitilor finalizate, aa cum rezult din figura 44. 6. Analiza modificrilor din diagrama Gantt. Se va muta bara de splitare spre stnga pentru a obine un spaiu mai mare de vizualizare a diagramei Gantt. De remarcat faptul c barele din diagram pentru activitile finalizate au fost modificate, prin apariia unei linii negre n mijloc. Not: Se poate ascunde coloana Indicators prin tragerea marginii drepte a capului de coloan ctre stnga.
Vizualizarea mai clar a informaiilor privind planificarea iniial i valorile efective se poate obine prin Tracking Gantt Chart.
Pentru afiarea diagramei Tracking Gantt se parcurg paii: 1. Vizualizarea diagramei Tracking Gantt. Click pe meniul View, apoi Tracking Gantt. Dac bara de View-uri este afiat, se poate selecta iconia Tracking Gantt. Se poate ajusta bara orizontal din partea inferioar dreapta a ferestrei n care este reprezentat diagrama Gantt, pentru a vedea simbolurile din cadrul diagramei. 2. Afiarea informaiilor din diagrama Gantt n luni. Click pe Zoom out pentru a afia informaiile n luni, aa cum apare n figura 45.
37
Fig. 45 Imaginea Tracking Gantt Chart De remarcat informaiile suplimentare oferite de diagrama Tracking Gantt. Activitile finalizate au plasat 100% n dreptul simbolurilor lor din diagrama Tracking Gantt. Pentru activitile care nu au nceput nc s fie desfurate se afieaz 0%. Pentru activitile aflate n derulare, cum este Activitatea 9, este plasat un procent din activitatea desfurat, respectiv 31% n exemplu luat. De asemenea, se poate observa c data de finalizare a proiectului a fost mutat pe 10/3/03, ca urmare a faptului c unele activiti depind de finalizarea Activitii 10, care dureaz mai mult dect a fost planificat iniial. Prin vizualizarea diagramei Tracking Gantt este posibil s se observe mult mai uor evoluia implementrii proiectului comparativ cu planul iniial.
38
Cost Reports Assignments Reports Workload Reports Custom Reports Save as Web page Insert Hyperlink
39
2. 3.
Fig. 47 Template-uri pentru proiecte Deschiderea template-ului Project Office. Dublu-click pe iconia Project Office pentru a deschide fiierul. Introducerea unei date de start pentru fiierul nou. Se va introduce 10 mai 2007 n caseta de dialog, apoi OK.
Project 2003 include template-uri pentru urmtoarele tipuri de proiecte: Commercial Construction Engineering Infrastructure Deployment Microsoft Project 2003 Deployment Microsoft Solutions Framework (MSF) Application Development New Business New Product Office 2003 Deployment Project Office Residential Construction Software Development Windows 2003 Deployment Utilizarea template-urilor poate sprijini pregtirea fiierelor proprii, dar trebuie mare atenie pentru a asigura rezolvarea unor nevoi unice ale organizaiei sau proiectului. De exemplu, dei multe persoane i proiecteaz propriile case, fiecare planificare calendaristic difer. Chiar dac fiierul Residential Construction poate oferi un ghid n construirea unui fiier Project 2003 pentru proiectul unei anume case, este necesar ca fiierul s fie proiectat n concordan cu fiecare situaie. n plus, pentru utilizarea fiierelor template este util s se apeleze la documentele altor proiecte i s se insereze legturi ctre ele prin intermediul Project 2003. De exemplu, organizaia poate s aib un template pentru agenda ntlnirilor, rapoarte, planuri ale proiectelor.
Pentru a insera o legtur ntr-un fiier Project 2003: 1. Selectarea activitii unde se dorete inserarea unei legturi. Cu fiierul Baseline deschis, click n coloana Task Name pe activitatea 2, edina de lansare. 2. Deschiderea ferestrei de dialog Insert Hyperlink. Click pe meniul Insert, apoi Hyperlink. Fereastra de diaalog se deschide aa cum este prezentat n figura 48.
40
3.
4.
Fig. 48 Fereastra de dialog Insert Hyperlink Introducerea numelui fiierului ca fiier de legtur. Se introduce numele unui document care conine informaii despre acea activitate n csua Type the file or Web page name. Pentru un proiect real, este necesar s se acorde o atenie sporit la introducerea cii pentru fiierul sau pagina Web cu care se dorete s se fac legtura. De asemenea, se mai poate selecta opiunea pentru deschiderea de fiiere pentru a cuta fiierele. Apoi OK. Afiarea coloanei Indicators. Click pe meniul Insert, apoi Column. Click pe lista derulant Field Name, apoi Indicators i OK. O iconi de tip hyperlink coloanei Task Name, n dreptul activitii 2. va aprea n coloana Indicators la stnga
Prin click pe iconia Hyperlink din coloana Indicators se va deschide automat fiierul de legtur. Utilizarea unor astfel de legturi reprezint o modalitate eficient de a pstra toate documentele proiectelor ntr-o manier organizat. De asemenea, este o ideea bun de a insera adnotri sau comentarii n fiierele Project 2003 pentru a oferi mai multe informaii privind anumite activiti.
Pentru a insera o adnotare la nivelul activitii 3, Document semnat, se vor parcurge etapele: 1. Deschiderea ferestrei de dialog Task Information pentru activitatea 3. Cu fiierul Baseline deschis, dublu click n coloana Task Name pentru activitatea 3, apoi pe butonul Notes, din partea superioar a ferestrei de dialog. 2. Introducerea textului adnotrii. Se va introduce, n caseta de text, textul Exist mai multe modele de documente, aa cum este prezentat n figura 49. 3. Vizualizarea rezultatului utilizrii opiunii Notes. Click Ok dup introducerea adnotrii i se poate observa c n coloana Indicators pentru activitatea 3 apare iconia Notes . 4. Deshiderea adnotrii. Dublu click pe iconia Notes din coloana Indicators pentru activitatea 3 i poate fi vizualizat nota, apoi OK.