PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE REGISTROS

Una de las tareas que se le atribuye al contador, es conocer los procedimientos relativos a los registros de las operaciones que realizan las entidades econmicas en sus libros de contabilidad. El mantenimiento de los registros constituyen sumamente vital, el razn de que el desarrollo eficiente de la mayor parte de las actividades contables dependen en alto grado de la exactitud e integridad de los registros de contabilidad. Cuando un estudiante posee una preparacin slida en la teora de la contabilidad esto le permitir de manera consciente, asegurarse de que los registros se llevan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y adems, estar en condiciones de comprender e interpretar los estados financieros. Los sistemas de contabilidad deben elaborarse atendiendo al tamao y la naturaleza de cada empresa, para as brindar informaciones pertinentes y adecuadas, que les permitan a los diferentes usuarios tomar decisiones acertadas. LIBROS Y DOCUMENTOS DE REGISTROS:

Los libros de registros se clasifican en dos:

1.- Libros legalizados

a) Diario General b) Libro de Inventario a) Mayor General b) Mayor auxiliares c) Diarios auxiliares o especializados

2.- Libros no legalizados

RECOPILACION DE FUNCIONES: Para fines de registrar en los libros de contabilidad las operaciones de una empresa, es prctica general hacer la recoleccin de los datos a travs de los documentos fuente como son los recibos de ingreso, las facturas, los cheques, etc., y clasificado por tipo de operacin en formulario denominado ENTRADA DE DIARIO. Este formulario permite agrupar cada una de las transacciones por tipo, previo anlisis, cuya finalidad consiste en no registrar los documentos uno a uno, sino de manera agrupada, lo que a su vez facilita los registros de manera resumida en los libros de contabilidad para una optimizacin en el proceso y una mayor exactitud. FORMATO DE ENTRADA DE DIARIO COMPAA Y, C. POR A. Fecha __________________

Cuanta Nmero

Nombre de las Cuentas

Sub-Auxiliar

Auxiliar

MAYOR GENERAL Debito Crdito

TOTAL
Entrada Nm. ___________________ Folio Nm. __________

_________________________ Preparada por

______________________ Revisada por

______________________ Aprobada por

DIARIO GENERAL: Es un libro obligatorio, exigido por el Cdigo de Comercio vigente en Repblica Dominicana, donde deben registrarse de manera resumida las transacciones que realiza una empresa, describindose a su vez, debajo de cada registro el detalle del mismo. Este libro debe poseer las siguientes caractersticas: a) Folio: cada pgina debe estar numerada. b) Rubricar: la primera y la ltima pgina deben estar sellada por un juzgado de paz, indicando la cantidad de pginas que contiene el libro, de tal manera que en el mismo no se produzcan alteraciones. c) Sellado: cada pgina debe contener encima del folio (nmero) el sello del juzgado de paz donde fue legalizado.

FORMATO DE UN DIARIO GENERAL COMAIA Y, C. POR A. DIARIO GENERAL Pg. No. _______
Fecha Cuentas y detalles Ref. Sub-Auxiliar Auxiliar Debito Crdito

LIBRO DE INVENTARIOS: Es el libro se registran los movimientos de la mercanca que una empresa comercializa. Al final de cada periodo deben registrarse en el libro de Inventarios las existencias de la mercanca, as como el contenido de los estados financieros de manera resumida. Este libro debe cumplir con las mismas caractersticas legales sealadas en el Diario General. El formato de ste libro no es standard, sino que puede variar de una empresa a otra; en todo caso puede ser un libro record de dos o ms columnas. MAYOR GENERAL: Es el libro donde se registran de manera resumida, todas las transacciones registradas en el Diario General. Debe ordenarse con los nmeros de cuentas segn aparecen en el catlogo de cuentas. La funcin principal del mayor general es resumir los movimientos de las cuentas generales (controles) a travs de los dbitos y crditos para la elaboracin de los Estados Financieros. FORMATO DEL LIBRO MAYOR GENERAL HOJA DE MAYOR

Hoja Nm. _________________

Cuenta Nm. _____________

NOMBRE DE LA CUENTA ___________________________________

Fecha

CUENTA Y DETALLES

Debito

Crdito

Balance

MAYORES AUXILIARES: Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en cuentas controles, tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc. FORMATO DE MAYORES AUXILIARES HOJA DE MAYOR AUXILIAR Hoja Nm. ______________ Cuenta del Mayor Nm. ______________

Nombre de la cuenta__________________________________________

Fecha

CUENTAS Y DETALLES

Debito

Crdito

Balance

MAYOR DE CUENTA T: Los formatos de los libros mayores que se esquematizan anteriormente, corresponden a la estructura que generalmente emplean las empresas en la prctica contable, pero para simplificar los ejemplos y las soluciones de los problemas , se acostumbran representar las cuentas de un mayor mediante una T mayscula grande, eliminando el rayado a que nos hemos referido anteriormente. A continuacin presentamos un ejemplo: TITULO DE LA CUENTA Lado del Debito Lado del Crdito

DEBITOS Y CREDITOS En la terminologa contable, la casilla del lado izquierdo, se utiliza para registrar los Dbitos y en el lado derecho se registran los Crditos. Al registro de un asiento en el lado izquierdo de una cuenta se le llama dbito o cargo, y a un asiento que se anota en el lado derecho se le llama crdito o abono.

BALANZA DE COMPROBACION: Dicha balanza consiste en un listado de todas las cuentas que integran el libro mayor, observando un mismo orden, el muestra la igualdad de los importes en los dbitos y los crditos y a su vez, facilita la elaboracin de los Estados Financieros.

NOMBRES DE LAS CUENTAS Efectivo en caja y Balance Cuentas por Cobrar Gastos pagados X adelantado Propiedad, planta y equipo Cuentas por pagar Sr. Prez, Capital Ventas Compras Gastos Generales y Adm.

DEBITOS 494,000 100,000 18,000 00 00 00

CREDITOS

100,000 600,000 500,000 460,000 8,000 00 00 1,200,000

00 00 00

1,200,000 00

00

ESTADOS QUE SE PREPARAN CON LAS HOJAS DE TRABAJO Muchos Controladores suelen preparar hojas de trabajo, para la elaboracin de los Estados Financieros. Estas suministran, en forma prctica y cmoda los datos necesarios para preparar los estados financieros en forma peridica. Para ilustrar la preparacin de la hoja del trabajo se utilizarn los saldos de las cuentas del Sr. Prez al 31de Diciembre de 1991, y las correspondientes informaciones sobre ajustes que se presentan en las pginas nmeros 78, 79 y 80 de este captulo. Pasos para elaborar la hoja de trabajo: Primer Paso. En la parte superior de la hoja se coloca el encabezado compuesto por: a) b) c) d) Nombre del Negocio Detalle del contenido: Hoja de Trabajo Fecha de Corte Valores en RD$

Segn Paso. Se escriben los encabezados de las distintas columnas, que incluyen Dbito y Crdito. a) b) c) d) e) f) g) Nombres de las cuentas Balanza de Comprobacin Ajustes Balanza de Comprobacin ajustada Estado de Resultados Estado de Ganancias Retenidas Balance General

Tercer Paso. En las columnas correspondientes a los nombres de las cuentas balanza de comprobacin, se colocan las cuentas con sus nombres y sus respectivos valores, segn los saldos presentados por le empresa, los cuales deben mostrar igualdad entre el dbito y el crdito.

Cuarto Paso. En las columnas de ajustes se registran los ajustes debidamente referidos, que son los mismos mencionados en este captulo. Quinto Paso. Se suman las columnas de los ajustes para verificar que no se produjeron errores. Sexto Paso. Tomando en cuenta la balanza de comprobacin y los ajustes, se determina la balanza ajustada para comprobar su igualdad. Sptimo Paso. Cada uno de los saldos presentados en la balanza de comprobacin ajustada se pasa al estado que corresponda segn el tipo de cuenta; por supuesto, los saldos deudores se colocan en dbito y los acreedores en el crdito. Octavo Paso. Se suman las columnas del dbito y el crdito del estado de resultado. Observamos en la hoja de trabajo del Sr. Prez que los crditos sumaran $632,800.00 y los dbitos $499,900.00; esto indica que hubo una utilidad de $132,900.00, cuyo importe de debit en las columnas del estado de resultados y se acredito en las columnas del estado de ganancias retenidas. Noveno Paso. Se suman las columnas del estado de ganancias retenidas, determinndose en el dbito un importe de $20,000.00 y en el crdito $147,900.00, cuya diferencia de $127,900.00 se debito en el mismo estado y se acredito en las columnas del balance general. Decimo Paso. Se suman las columnas del dbito y el crdito del balance general, las cuales concuerdan entre s. Si estas columnas no coincidieran, ello indicara algn error cometido en la hoja de trabajo. Una vez terminada y cuadrada la hoja de trabajo, se procede a travs de la misma a elaborar los estados financieros. Observe que las ganancias del periodo y las ganancias retenidas, as como los valores que componen el balance general elaborado para el Sr. Prez, concuerdan con el contenido de la hoja de trabajo.

SR. PEREZ HOJA DE TRABAJO AL 31 DE DICIEMBRE DE 1991 (VALORES EN RD$)

Balanza de Comprobacin NOMBRE DE LAS CUENTAS