Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Curs1
Statistic pentru fiecare 4 proiecte reusite, unul esuaza!=> Rata de esec=20% Ce inseamna esec? Neindeplinirea unuia din criteriile: Cost, durata, performanta!!!!!
De ce esuaza proiectele?
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Planificare deficitara Resurse inadecvate Lipsa sustinerii managementului superior Comunicare deficitara Conflicte intre departamente sau indivizi Definire deficitara a rolurilor si responsabilitatilor Obiective neclare Schimbari in sfera de cuprindere a proiectelor Ignorarea semnalelor de atentionare Asteptari nerealiste
Inainte chiar de a incepe, ar trebui sa recunoastem ca toate proiectele necesita un anumit nivel de management de proiect.
Cu cit proiectul este mai mare si mai complex, cu atit mai mult este nevoie de un proces mai bine formalizat, standardizat si structurat. Este posibil ca un proiect in care lucreaza doi oameni timp de 200 de ore sa fie condus mental. In orice caz, nu poti conduce un proiect cu cinci oameni si care insumeaz 1.000 de ore n acelasi fel. Un proiect cu zece oameni si 5.000 de ore de efort are nevoie de un management formalizat, iar un proiect cu 20 de oameni si 20.000 de ore necesita chiar si mai mult.
Ce este un proiect?
O definiie simpl a proiectului este urmtoarea: proiectul reprezint un efort temporar depus pentru a crea, cu resurse limitate, un produs unic sau un serviciu unic.
Alt definiie, apropiat de aceasta, subliniaz c sub denumirea de proiect sunt reunite o serie de activiti interdependente, care se deruleaz potrivit unui plan pentru a atinge un anumit obiectiv/pentru a obine anumite rezultate ntr-o perioad de timp bine delimitat; activitile din cadrul proiectului nceteaz n momentul n care obiectivul respectiv a fost atins
Caracteristicile proiectelor
Unicitatea rezultatului - In primul rand, caracterul de noutate al rezultatului produs implica un anumit grad de necunoscut, caracteristic pentru orice lucru pe care nu l-am mai facut inainte. Daca am spus "necunoscut" trebuie sa ne gandim imediat la riscuri, pentru ca ceea ce nu cunoastem este implicit un factor de risc. Durata finita - Deoarece proiectele au date clare de inceput si de sfarsit, anumite elemente organizatorice capata un caracter temporar, fiind croite special pentru a indeplini obiectivele specifice ale proiectului. De exemplu, echipa de lucru este constituita doar pe durata proiectului, iar bugetul de resurse si responsabilitatile manageriale sunt angajate strict in raport cu obiectivele proiectului.
Obiectivele proiectelor
Definirea obiectivelor proiectului capata o importanta majora, pentru ca n functie de acestea ne stabilim strategia si metodele folosite. Conform teoriei manageriale, obiectivele trebuie sa fie de tipul SMART : Specifice pentru a defini foarte clar ceea ce va fi realizat. Masurabile rezultatul obtinut trebuie sa poata fi masurat. Acceptate de toti membrii echipei. Realiste pentru a putea fi ndeplinite. Timp precizat stabilirea unui interval de timp realist pentru a le realiza.
Managementul proiectelor
Managementul proiectelor reprezint utilizarea unui set de cunotine, competene, deprinderi, instrumente i tehnici specifice n vederea ndeplinirii obiectivelor generale i specifice ale unui proiect anume. Scopul managementului proiectelor l reprezint obinerea unui anumit rezultat, respectnd constrngerile financiare, de timp, de calitate i cele de natur tehnic impuse proiectului.
ntrebrile cele mai frecvente la care managementul proiectelor trebuie s ofere rspuns sunt urmtoarele:
Ct va dura proiectul? ntrzierea unei anumite activiti/a unui set de activiti va provoca ntrzierea ntregului proiect? Resursele puse la dispoziie sunt suficiente pentru a putea respecta planificarea iniial? Standardele de calitate i cele de natur tehnic pot fi respectate n contextul constrngerilor financiare i de timp?
"Nu, a parasit-o cu citiva ani in urma. Dar a solicitat transferul inapoi dupa ce a petrecut citiva ani ca manager de proiect"
Responsabilitati de proces
Odata cu inceperea proiectului, managerul de proiect trebuie sa aplice cu succes managementul si controlul muncii, incluzind:
Identificarea, urmarirea, managementul si rezolvarea situatiilor dificile Diseminarea proactiva a informatiilor despre proiect catre toate partile interesate Identificarea, managementul si diminuarea riscurilor proiectului Asigurarea unei calitati acceptabile a solutiei Managementul proactiv al continutului pentru a fi siguri ca se livreaza doar ce s-a convenit, doar daca nu s-au aprobat schimbari prin intermediul managementului schimbarii continutului Definirea si colectarea metricilor pentru a obtine o masura a evolutiei proiectului si a vedea daca livrabilele produse sunt acceptabile Managementul de ansamblu pentru a fi siguri ca munca este alocata si incheiata la timp si in limitele bugetului
Responsabilitati de proces
Aceasta nu inseamna ca managerul de proiect face efectiv toate acestea, dar el trebuie sa se asigure ca aceste activitati se executa. Daca proiectul intimpina situatii dificile, dilatari ale continutului, riscuri, sau nu stabileste corect asteptarile, atunci managerul de proiect este raspunzator. Pentru a derula procesele de management de proiect, o persoana trebuie sa fie bine organizata, tenace, orientata catre procese, capabila sa faca fata mai multor activitati simultan, sa aiba gindire logica, sa poata determina cauzele radacina ale problemelor, sa aiba abilitati de gindire analitica, sa fie un bun estimator si manager de buget si sa aiba o buna auto-disciplina.
Managerul de proiect este responsabil pentru succesul echipei. Daca echipa are un moral scazut si nu indeplineste termenele, trebuie sa incerci rezolvarea situatiei. Daca membrii echipei nu inteleg exact ce au de facut si la ce termene, atunci tu esti responsabil.
Aceasta poate insemna ca este mai greu sa-i determini pe oameni sa faca ce este necesar proiectului si uneori acestia mai degraba indeplinesc cererile managerilor functionali decit ale managerului de proiect.
Metode
PMI (Project management institute) SEI CMMI TenStep
Procese standard. Se incearca atingerea aceluiasi nivel de standardizare al proceselor, similar cu procesele de management de proiect de la nivelul 2. Aici sunt incluse procese repetabile, formate de livrabile, unelte, etc.
Reactie controlata. Se colecteaza indicatori despre procesele de management de proiect si dezvoltare. Aceste informatii sunt structurate sub forma depozitelor de cunostinte privind proiectele din trecut, cu scopul de a fi utilizate in proiectele viitoare. Optimizare / Imbunatatire continua. Caracteristic acestui nivel este existenta unei bucle inchise executia proceselor masurare si imbunatatire continua. Rezultatele masuratorilor se folosesc pentru a identifica in mod continuu metode creative de imbunatatire a proceselor, aceasta fiind o preocupare permanenta.
Definirea proiectului
Definitia Proiectului este principalul instrument pentru guvernarea proiectului, reprezentand decizia si angajamentul managementului executiv pentru indeplinirea unui set de obiective care sprijina punerea in practica a strategiei de afaceri. Definitia Proiectului este mandatul managerului de proiect, cu valoare de contract: acesta este desemnat sa foloseasca resursele date pentru indeplinirea obiectivelor mentionate si in acelasi timp este raspunzator pentru succesul sau, dimpotriva, pentru esecul proiectului. In lipsa acestui document, nu sunt clare nici decizia manageriala asupra initierii proiectului, dar nici raspunderea si autoritatea managerului de proiect in ceea ce priveste indeplinirea obiectivelor. Cu alte cuvinte, initierea unui proiect fara semnarea acestui document conduce la diluarea responsabilitatii si la instalarea unei ambiguitati care, pe parcursul proiectului, va ingreuna derularea acestuia si elaborarea deciziilor.
Definirea proiectului
-Descrierea generala a proiectului;
- Scopul si obiectivele;
- Sursa de finantare si beneficiile pe care le va genera proiectului (justificarea economica); - Continutul proiectului si rezultatele pe care acesta le va produce si, eventual, principalele jaloane; - Constrangerile care ne sunt impuse - legate de buget, termene, resurse etc.; - O estimare generala privind costul, durata si efortul necesare atingerii obiectivelor; - Riscurile/amenintarile de care trebuie sa tinem cont; - Elemente de organizare, principalele roluri si responsabilitati in cadrul proiectului; - Managerul de proiect desemnat si nivelul de autoritate al acestuia.
Tripla constrangere
Tripla constrangere poate fi reprezentata sub forma unui triunghi, ale carui laturi reprezinta costul, durata si continutul proiectului
In cazul in care continutul creste, costul si/sau durata vor creste de asemeni. Daca se lucreaza mai mult, costul (efortul) va fi mai mare si probabil va dura mai mult. (Similar, daca se reduce continutul proiectului, costul (efortul) si/sau durata ar trebui sa scada)
Daca este necesara accelerarea proiectului si reducerea duratei, ar fi logic ca si munca in sine sa se reduca. Daca insa trebuie sa livrezi acelasi continut intr-un timp mai scurt, a treia latura a triplei constrangeri va creste, pentru a mentine echilibrul. Va fi necesara sporirea efortului, ceea ce duce la cresterea costului, poate prin ore peste program sau prin aducerea mai multor resurse in proiect.
Costul estimat: Estimeaza costul manoperei, pe baza orelor de efort. (include cheltuiali de tip non-manopera, hardware, software, training, deplasari, etc).
Durata estimata: Odata ce orele de efort sunt cunoscute, poti estima cit va lua terminarea proiectului (durata).
Pagina Aprobarilor: Lista cu numele si titlurile persoanelor care trebuie sa aprobe documentul .