Topul greselilor in accesarea fondurilor europene. Cum le poti evita?

Scris de Marius Antonesi, 01.11.2010, 08:38:40

Multe din proiectele depuse pentru finantare nerambursabila nu mai ajung sa acceseze fondurile pe care le vizeaza sau intampina probleme majore in implementare. Dincolo de lipsa de transparenta adesea invocata de solicitanti, de cele mai multe ori aceste probleme sunt cauzate de greseli facute in faza de fundamentare, planificare sau redactare a proiectului. Care sunt cele mai intalnite asemenea greseli si cum ar putea fi evitate?

1. Nerespectarea conditiilor de eligibilitate si administrative stipulate in ghidul de finantare Multe proiecte de finantare sunt respinse inca din prima faza de evaluare datorita tratarii cu superficialitate a conditiilor de eligibilitate si administrative. Criteriile de eligibilitate ale solicitantului - forma de consitituire (ONG, autoritate public, microintreprindere, IMM, intreprindere mare), vechimea (minim 1-2 ani), profitabilitatea (sa fi obtinut profit din exploatare in anul precedent depunerii proiectului), activitatea (codul CAEN) pentru care se solicita finantare, reprezentantul legal si lipsa datoriilor in certificatele de atestare fiscala- trebuiesc indeplinite in stricta concordanta cu specificatiile din ghidurile de finantare. Altfel, intregul demers este o cheltuiala inutila de timp si bani: proiectul va fi respins din prima faza. La fel de importanta este si respectarea conditiilor de eligibilitate ale proiectului, de la modul in care acesta contribuie la atingerea obiectivelor programului de finantare, conditiile cu privire la terenul sau cladirea prevazute in proiect la capacitatea operationala (experienta si numarul de personal implicat in gestionarea proiectului) si financiara (modul de sustinere a cheltuielilor investitionale si operationale si valoarea indicatorilor aferenti), durata de implementare (intre 2 4 ani de la aprobarea proiectului) si respectarea conditiilor de punctaj minim obligatioriu mentionate in grilele de evaluare tehnico-financiara. La acestea se mai adauga si conditiile administrative ale proiectului si solicitantului precum obtinerea si atasarea tuturor avizelor, certificatelor, declaratiilor si documentelor in formatul, valabilitatea si continutul solicitate de programul de finantare. Respectarea pas cu pas a conditiilor enumerate, in concordanta cu ghidul de finantare specific programului accesat, va duce la evitarea respingerii proiectului in etapa de evaluare a conformitatii administrative si a eligibilitatii. 2. Analiza superficiala a grilei de evaluare tehnica si financiara inainte de demararea proiectului Inainte de demararea unui proiect, multi solicitanti ignora sau acorda prea putina importanta grilei de evaluare tehnica si financiara a programului de finantare care ii poate ajuta sa estimeze punctajul minim si maxim pe care proiectul lor lar putea obtine. Un punctaj mic va duce, de cele mai multe ori, la neincadrarea proiectului in lista celor care vor primi finantare. Aceasta scapare poate fi foarte usor remediata, auto-evaluarea cu ajutorul grilei de evaluare fiind una dintre cele mai importante si eficiente masuri pe care le poate lua solicitantul pentru a se asigura ca proiectul sau are sanse de reusita. Realizarea unei evaluari solide inainte de predarea proiectului poate ajuta in mai multe feluri: de la estimarea punctajului pe care il poate obtine, la identificarea acelor criterii la care ar putea obtine un punctaj mic si cautarea unor variante de imbunatatire a lor, si, nu in ultimul rand, evitarea consumului de timp, bani si resurse, pentru un proiect cu sanse reduse de finantare. 3. Stabilirea unor obiective SMART eronate

Demararea unui proiect de finantare fara stabilirea unor obiective SMART adecvate este o greseala frecventa intalnita in procesul de redactare si planificare. Aceasta va influenta structura, continutul, activitatile, fundamentarea si punctajul acordat de catre evaluatorisau rezultatele implementarii proiectului. Obiectivele SMART trebuie sa fie:

Specifice indica exact ceea ce se doreste a se obtine; Masurabile pot fi cuantificate cantitiativ si/sau calitativ; reAlizabile pot fi intradevar atinse prin implementarea proiectului; Relevante contribue la impactul vizat prin proiect; (definite) in Timp contin intervalul in care este prevazut a se realiza;

Respectarea acestor cerinte in stabilirea obiectivelor va influenta punctajul unor criterii de evaluare precum: relevanta proiectului pentru obiectivele programului de finantare, calitatea, coerenta si maturitatea lui. 4. Activitati incomplete, neclare si necorelate cu obiectivele proiectului Sectiunea de planificare a activitatilor este una care genereaza numeroase greseli, precum omiterea unor activitati esentiale si obligatorii (organizarea licitatiilor, achizitiilor, realizarea dosarele de plata, cererilor de rambursare, publicitatea si auditul proiectului etc), descrierea neclara a acestora si necorelarea unora cu obiectivele proiectului. Asemenea omisiuni vor influenta decisiv evaluarea proiectului, eligibilitatea cheltuielilor si procesul de implementare. Pentru a evita asemenea scapari se recomanda o planificare detaliata a activitatilor, cu o prezentare clara si o estimare reala a timpului de realizare, intr-o insiruire logica si in corelare cu obiectivele proiectului. 5. Lipsa detaliilor de fundamentare i prezentare a proiectului Numerosi solicitanti nu acorda o atentie ridicata fundamentarii proiectului, tratand cu superficialitate sectiunile din cererea de finantare, planul de afaceri, memoriul justificativ sau studiul de fezabilitate. Aceasta nu este o greseala care ar putea atrage neeligibilitatea proiectului, ci una care va influenta punctajul acordat anumitor criterii, intelegerea proiectului de catre evaluatori, si va crea dificultati majore in procesul de implementare precum si in atingerea obiectivelor propuse. Pentru evitarea acestei greseli se recomanda mai multa atentie pentru cerintele privitoare la realizarea documentatiilor, prin fundamentarea si prezentarea detaliata a informatiilor continute in proiect. Saptamana viitoare vom vorbi despre alte 5 greseli frecvente pe care le fac antreprenorii care depun proiecte de finantare. Marius Antonesi, fondator si general manager Quarsis Consulting, este tanar antreprenor cu experienta in realizarea si implementarea de proiecte cu finantare rambursabila si nerambursabila, proiecte de optimizare a proceselor si proiecte de reorganizare conform principiilor Lean si Six Sigma. Pentru mai multe informatii il puteti contacta la office@quarsis.ro