OCR

Controlul n asigurari

2008

CAPITOLUL 2 CONTROLUL - PRGHIE DE REGLARE N MECANISMUL FINANCIAR AL SOCIETILOR DE ASIGURARE Aa cum este imposibil s nu guti mierea sau otrava dac o gseti la ndemn, la fel, este imposibil s nu guti mcar un pic din bunstarea Regelui dac ai de-a face cu avuiile rii" Extras din tratatul Arthashastra" de Kautilya (ministrul regelui n India Antic, perioada aproximativ 300150 .ll) 2.1. CONINUTUL, NECESITATEA, ORGANIZAREA I ROLUL CONTROLULUI N SOCIETILE DE ASIGURARE 2.1.1.1. Coninutul controlului Economia de pia funcioneaz (la nivel teoretic) fr restricii din partea statului. Drept urmare, fiecare agent economic este liber s cheltuiasc, s utilizeze, s produc i s economiseasc ct i cum crede de cuviin, potrivit propriilor interese economice, integrate n interesul i nevoile societii. O mare importan are i urmrirea modului n care legile sunt respectate n litera i spiritul lor. Putem aprecia c multe din neajunsurile economiei asigurrilor se datoreaz i neaplicrii corespunztoare a unor prevederi legale i aceasta din cauza unei funcionaliti necorespunztoare a controlului de toate tipurile. Noiunea de control, potrivit dreptului financiar, provine din expresia contra rolus", care nseamn verificarea actului original dup duplicatul care se ncredineaz unei alte persoane. Controlul este aciunea de stabilire a exactitii operaiunilor materiale i se efectueaz unor activiti. Prin control se verific dac totul s-a realizat potrivit programului fixat prin ordine i reglementri date i principii stabilite. Controlul se poate exercita personal sau prin organisme speciale de control. Dup cum se tie, spre deosebire de audit, controlul nu se rezum doar la stabilirea unor fapte, el se extinde i la cercetarea cauzelor i mprejurrilor care au provocat deficienele constatate, lund msuri n timp real de nlturare a acestora. Toate aceste trsturi deosebesc controlul de expertize, revizii, verificri i inspecii. n acest context controlul este o funcie a conducerii care asigur cunoaterea i perfecionarea modului de gestionare a patrimoniului i de orientare, organizare i desfurare a activitii de contractare a asigurrilor, evideniere a cererilor de despgubire i de soluionare a acestora prin plata despgubirilor. Controlul este motivat de o complexitate de factori economici, sociali i psihologici. Legislaia defectuoas sau interpretabil, erorile umane n activitate, lipsa de moralitate a asigurailor i a salariailor, frauda extern sau intern sunt doar cteva elemente care fac din control o necesitate obiectiv. Dicionarul Explicativ al Limbii Romne ofer urmtoarele definiii etimologice ale termenelor control i revizie: - control (fr. controle) s.n. - 1. Analiz permanent sau periodic a unei activitii, a unei situaii etc, pentru a urmri mersul ei i pentru a lua msuri de mbuntire. 2. Supraveghere continu (moral sau material); stpnire, dominaie. 3. Putere de dirijare a propriilor gesturi i micri. 4. Instituie sau grup de persoane care supravegheaz anumite activiti. - revizie, revizui (fr. revtsier, lat. revisio. omis) s.f. - I. Cercetare nou, control, verificare, revizuire. 2. Corectur fcut n paginile unui text ce urmeaz s fie tiprit. 3. Form de control (ntreprins de obicei de organe speciale) care const n revederea sau reverificarea documentelor de eviden privitoare la operaii (contabile) care au avut loc anterior. Aa cum am precizat mai sus, controlul are scopul de a identifica i compara informaia reflectat n documente cu situaia real. Revizia este o activitate ce urmeaz unui control i are rolul de revedere (revizuire), a activitilor i operailor efectuate n totalitatea lor. Controlul este o parte component din cadrul reviziei. n urma analizei, putem distinge diferene insesizabile dintre control i revizie. 2.1.1.2. Necesitatea controlului n asigurri. Necesitatea controlului este determinat n mare msur de actori cum sunt: asiguraii, acionarii, salariaii, instituiile statului, partenerii de afaceri i investitorii, care au nevoie de cunoatere a fenomenului i protecie a intereselor lor. (1) Asiguraii. Necesitatea controlului pentru asigurai este evident: Cineva trebuie s verifice cum i ce se ntmpl cu fondurile subscrise n vederea protejrii mpotriva unor riscuri generatoare de pagube materiale, vtmri corporale sau pierderi financiare. De asemenea, este normal ca o autoritate s vegheze i s controleze dac drepturile asigurailor au fost respectate, iar acetia au fost ndestulai prin indemnizaia de despgubire pltit de asigurtor.
Page 1 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

(2) Acionarii. Protejarea obiectivelor societii i a resurselor nvestite n societatea de asigurare de ctre un acionar nu poate fi realizat dect printr-un control riguros, temeinic i bine organizat la scara ntregii activitii. Este mult mai uor s se previn pierderile financiare generate de erori i fraude dect s apar ca un fapt mplinit. (3) Instituiile fiscale ale statului. Societile de asigurare au o implicare economico-social mare prin rolul i scopul pentru care au fost create. Controlul este determinat de nevoia de a strnge obligaiile fiscale la buget n cuantum corespunztor i la termenele legale. (4) Autoritatea statului. Se manifest prin controlul de ansamblu al pieei de asigurare cuprinznd toate entitile economice. Necesitatea n acest caz deriv de la obligaia statului de a crea o pia organizat cu tranzacii corecte ntre asigurai, asigurtori i intermediari. Prevenirea unor falimente n aceste domenii scutete statul de o scrie de complicaii economico-sociale. (5) Instituiile abilitate ale statului de drept. Controlul din partea organelor de cercetare penal este necesar n condiiile n care apar semnale ale unor nclcri flagrante ale legislaiei civile, comerciale sau chiar penale ce aduc prejudicii prilor implicate n actul de asigurare. (6) Investitorii. Datorit faptului c societile de asigurare sunt entiti ce vehiculeaz importante fonduri att n actul de asigurare propriu-zis, ct i n plasamente efectuate pe piaa financiar i imobiliar, devin extrem de atractive. Unele societi de asigurare sunt cotate la bursa de valori mobiliare, iar altele nu. Este extrem de important a se preveni actul speculativ pe aceast pia, iar acest lucru nu se poate realiza dect printr-un control specific. (7) Concurena. Dorina asigurtorilor de a activa pe o pia corect reglementat i cu o conduit de concuren loial creeaz o alt necesitate de control al concurenei. Consider c necesitatea controlului este dictat de toi factorii enumerai mai sus, chiar dac interesele sunt secveniale. In primul rnd interesul cel mai mare i cel mai determinant ns este i rmne al asiguratului care este n mod direct afectat. n al doilea rnd i asigurtorul are nevoie de control n mod obiectiv, din interese pur financiare. 2.1.1.3. Funciile controlului Prin funciile controlului se realizeaz contribuia controlului la ndeplinirea scopurilor manageriale. Principalele funcii ale controlului sunt: a) Funcia de evaluare a rezultatelor - prin intermediul creia, alturi de constatare, se obine i o apreciere a performanelor societii sau a verigilor sale componente i care desfoar asemenea constatri, prin msurarea rezultatelor, i, ca estimare, prin compararea cu obiectivele i standardele stabilite iniial, identificndu-se abaterile i cauzele generatoare. b) Funcia preventiv - se manifest naintea producerii abaterilor fa de valorile preconizate i nu dup apariia lor. c) Funcia de documentare - permite controlului financiar cunoaterea proceselor care au loc n activitatea economic, a rezultatelor activitii din structurile economice, relevarea fraudelor i depistarea cauzelor acestora, precum i identificarea aciunilor eficiente pentru a fi generalizate. Astfel controlul particip nemijlocit la actul de conducere, furniznd date i informaii necesare fundamentrii deciziilor economicofinanciare. d) Funcia recuperativa - este determinat de orientarea controlului nu numai spre constatarea i aprecierea situaiilor de fapt, ci spre efectuarea corecturilor ce se impun pentru nlturarea deficienelor aprute i a cauzelor care le-au generat. Pentru recuperarea prejudiciilor constatate organele de control au obligaia de a stabili forma procedural prin care urmeaz s se fac recuperarea pentru restabilirea integritii patrimoniului. e) Funcia informaional - informaiile furnizate de control ofer date asupra modului cum se ndeplinesc deciziile adoptate, asupra tuturor aspectelor din viata societii comerciale. f) Funcia educativ-stimulativ - deriv din faptul c activitile de control acioneaz ca fore ce stimuleaz eforturile personalului societii pentru depirea situaiei prezente i obinerea unor rezultate economice superioare. n unele lucrri de specialitate o regsim sub denumirea de funcie pedagogic, funcie ce permite aciuni de educare i ndrumare a salariailor controlai. Prin rezultatele sale controlul contribuie Ia formarea i meninerea unei etici profesionale. La rndul lor, persoanele din aparatul de control trebuie s reprezinte un model de comportament corect, dar i intransigent. Funcia se realizeaz i prin combaterea manifestrilor ilegale care odat depistate sunt sancionate cu fermitate. Publicitatea realizat n jurul cazurilor constate ca deficiene va contribui i va favoriza ndeplinirea corect, n deplin legalitate a atribuiilor de serviciu.
Page 2 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

Controlul este ntotdeauna dispus i impus de o autoritate. Nu este o aciune solicitat de entitatea economic controlat, dar aceasta suport controlul pentru c nu se poate opune. n acelai timp, controlul are atribuii de ndrumare. n timpul desfurrii controlului unitile controlate sunt ndrumate s nlture deficienele, s adopte cele mai corespunztoare metode de activitate, s cunoasc temeinic i s aplice ntocmai normele n vigoare. 2.1.2. Organizarea controlului - o analiz critic 2.1.2.1. Cadrul general de organizare i funcionare a controlului n ara noastr Mediul activitii de control reflect atitudinea de ansamblu, competena i aciunile generale ale autoritii de stat i ale proprietarilor societii comerciale. Mediul controlului cuprinde, de asemenea, verificri curente ale respectrii procedeelor de control fixate. Nici un sistem de control nu este perfect. Sistemul de control intern este vulnerabil datorit greelilor umane de judecat, neglijen, neatenie sau oboseal. Exist posibilitatea realizrii unei nelegeri secrete ntre angajai cu scopul de a nela compania. Procedeele stabilite pot fi ineficiente n faa relei credine sau a erorilor angajailor. Sunt situaii n care la nceput eficiena controalelor este mare, iar n timp acestea devin ineficiente datorit modificrii condiiilor comportamentale i a rutinei. Principiile care stau la baza organizrii controlului funcionrii i exercitrii acestuia sunt: integrarea controlului n structura organizatoric i de conducere a societii de asigurare; autocontrolul; adaptabilitatea controlului la structurile organizatorice i funcionale; controlul extern i specializarea controlului. Rolul controlului. n ceea ce privete rolul controlului n cadrul procesului managerial, mprtesc punctul de vedere exprimat in literatura de specialitate de unii autori, de la care am preluat de altfel i prezentarea grafic inclus n Anexa nr.1. Direciile eseniale de organizare a controlului sunt o eficientizarea a muncii, ntrirea ordinii i disciplinei n activitatea financiar-contabil, descoperirea operaiilor nereale, neeconomice i nelegale, prentmpinarea apariiei deficienelor, neregulilor i pagubelor, evaluarea eficienei rezultatelor obinute, nlturarea abaterilor constate. 2.1.2.2. Cadrul specific de organizare i funcionare a controlului n asigurri A. Controlul autoritii de stat asupra activitii societilor de asigurare, brokeriior i agenilor de asigurare Obiectivul supravegherii asigurrilor i reasigurrilor este de a proteja deintorii polielor de asigurare sau beneficiarii acestora. Pentru atingerea acestui obiectiv, Comisia de Supraveghere a Asigurrilor trebuie s elaboreze modalitile de a efectua controale la sediul operatorilor de pe piaa asigurrilor. Pe lng atribuiile stabilite prin lege, Comisia de Supraveghere a Asigurrilor are obligaia de a efectua aa numitul control la sediu. Controlul la sediu este o parte important a procesului de supraveghere, strns legat de procesul de monitorizare continu. Pe de o parte, furnizeaz informaiile care completeaz analiza financiar i statistic trimis de societatea de asigurare sau reasigurare. Pe de alt parte, controlul la sediu are nevoie de ajutorul informaiilor din pia i a datelor statistice care provin din analiza conturilor anuale i a raportrilor. B. Controlul intern organizat i dispus de acionarii companiei de asigurri Dup 14 ani de dezvoltare unidirecional a societilor de asigurare din Romnia, n interesul exclusiv al acionariatului, autoritatea statului a emis normele minimale privind activitatea de control intern. Unele societii de asigurare cu tradiie pe piaa romneasc aveau constituite forme de control intern, care de-a lungul timpului au dat rezultate. Alte societi de asigurare s-au inspirat din experiena primelor societi i au organizat anumite forme de control, dar cu atribuii limitate. Normele prezente prevd n mod expres atributul controlului intern ca un proces continuu la care particip Consiliul de Administraie, conducerea executiv, precum i personalul asigurtorului. Aceti factori trebuie s asigure desfurarea eficient a activitii, furnizarea unor informaii credibile, relevante, complete i oportune utilizatorilor i conformarea activitii asigurtorului cu cadrul legal i cu politicile i procedurile proprii. Consiliul de Administraie al societii de asigurare deleag conducerii executive responsabilitatea monitorizrii funcionarii adecvate i eficiente a controlului intern i are obligaia de a face evaluri sistematice i independente ale controlului intern instituit de conducerea executiv. Conducerea executiv acord conducerii operative responsabilitatea organizrii controlului i a stabilirii procedurilor de control intern. Pentru eficienta organizare a unui control intern, trebuie avute n vedere i urmtoarele elemente la organizare: - mediul controlului intern - aciunile, politicile i procedurile care reflect atitudinea de ansamblu a conducerii executive i a membrilor Consiliului de Administraie fa de controlul intern (integritate i valori
Page 3 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

etice, angajamentul fa de competena, structura organizatoric, repartizarea autoritii i responsabilitii, politicile legate de resursele umane); - evaluarea riscurilor - identificarea i analizarea riscurilor relevante interne sau externe pentru elaborarea situaiilor financiare, n conformitate cu principiile contabile general acceptate; - activitile de control - aciunile ntreprinse n vederea realizrii obiectivelor propuse pentru a face fa riscurilor (separarea adecvat a sarcinilor, autorizarea corespunztoare a operaiunilor, activitilor. ntocmirea de documente justificative i evidene contabile adecvate, controlul fizic al activelor i evidenelor contabile); - informarea i comunicarea - existena datelor financiare i operaionale, credibile, relevante, complete i oportune i a canalelor de comunicare care s asigure c personalul asigurtorului cunoate procedurile cu implicaii asupra atribuiilor i responsabilitilor sale i c informaiile relevante ajung n timp util la acesta; - supervizarea - evaluarea permanent a calitii funcionrii controlului intern. In cadrul controlului intern fiecare entitate teritorial (sucursale, reprezentane i agenii) organizeaz activitatea de control sub o norm unitar cu a celorlalte subuniti, transmis de la sediul central al societii. Controlul intern organizat n interiorul subunitilor se exercit concomitent, preventiv i ulterior. Controlul extern este organizat n echipe specializate subordonate Corpului de control din cadru sediului central. Indiferent de mrimea i structura activitii desfurate de ctre asigurtor, procedurile de control intern trebuie s aib n vedere, n principal, urmtoarele: - monitorizarea subscrierii riscurilor, constituirii i evalurii rezervelor tehnice, administrrii investiiilor i a lichiditilor, activitii de reasigurare, n strict concordan cu legislaia n vigoare i cu propriile norme interne; - asigurarea corectitudinii tratamentului de care trebuie s beneficieze asiguraii sau potenialii asigurai i a prezentrii corespunztoare a informaiilor privind condiiile i termenii contractuali; - monitorizarea soluionrii conflictelor de interese; - asigurarea investirii eficiente a primelor de asigurare; - monitorizarea ncheierii i derulrii tranzaciilor, identificarea ntrzierilor la plat sau la ncasare, precum i a conformitii cu prevederile legale i cu normele interne existente aprobate de ctre Consiliul de Administraie al asigurtorului; - identificarea tranzaciilor suspicioase i raportarea acestora conducerii executive i instituiilor competente n soluionarea acestora; - asigurarea protejrii activelor i evidenelor contabile, inclusiv prin luarea de msuri referitoare la protecia fizic a acestora; - asigurarea ntocmirii evidenei contabile n conformitate cu prevederile legale, astfel nct situaiile financiare s ofere informaii relevante i credibile utilizatorilor; - verificarea respectrii ndatoririlor i responsabilitilor, inclusiv a limitelor de competen, ce revin personalului pentru fiecare departament, conform structurii organizatorice a asigurtorului; - asigurarea respectrii limitelor de competen n desfurarea tranzaciilor, astfel nct eventualele abuzuri s poat fi identificate; - analizarea periodic a colaborrii dintre departamentele funcionale n vederea asigurrii fluidizrii fluxului informaional dintre acestea; - monitorizarea distinct a activitii desfurate cu intermediarii n asigurri. Asigurtorul trebuie s ntocmeasc anual un raport privind controlul intern care s cuprind: * principale deficiene identificate ca urmare a exercitrii controlului intern i a msurilor ntreprinse pentru corectarea acestora; * modificrile semnificative intervenite n exercitarea controlului intern n perioada respectiv, axate n special pe evoluia activitii t a riscurilor; * msurile luate pe linia administrrii riscurilor la care este expus asigurtorul. 2.1.2.3. Resursele umane - restricii la personal n echipa de control trebuie s existe specialiti capabili care s abordeze toate aspectele controlului n asigurri (contabilitate, metodica actuarial, finane, procesare de date) i toate tipurile de asigurri (via i generale). Este nevoie i de o bun cooperare i un schimb de informaii ntre specialitii care execut operaiunile i cei nsrcinai cu controlul. Organizarea eficient a controlului presupune i activitatea specific din punct de vedere al ocuprii posturilor din schema organizatoric cu personal calificat. Recrutarea salariailor din aparatul de control este o activitate de resurse umane extrem de complex generat de specificul activitii. Persoanele ncadrate n activitatea de control au acces aproape nerestricionat la toate
Page 4 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

informaiile economico-financiare din societatea de asigurare. In aceste condiii candidaii pentru ocuparea acestor funcii trebuie s fie morali, integri, modeti i loiali. Cei care efectueaz activitatea de control trebuie s dein abiliti practice n munca de investigaii i o bun pregtire profesional n domeniul asigurrilor. Autoritatea acestora este dat de conduita, stilul, flerul i abilitatea de comunicare cu persoanele implicate. Puterea de analiz i decizie conferit de funcia de organ de control trebuie msurat cu atenie i stpnire de sine. Nu este normal s se acioneze sub imperiul reaciilor emoionale. Pentru c rezultatele controlului determin conducerea societii s ia msuri de nlturare a deficienelor constatate, persoanele mputernicite cu exercitarea controlului trebuie s aib pregtire economic sau tehnic i experiena necesar, s ndeplineasc condiiile de cinste i corectitudine. n acest context, nu pot fi mputernicite s exercite control financiar de gestiune persoanele aflate n curs de urmrire penal sau judecat, care au fost condamnate chiar dac au fost graiate - pentru fapte privitoare la abuz n serviciu, fals, uz de fals, nelciune, dare sau luare de mit i alte infraciuni prin care s-au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice. Dac n cursul urmriri penale, al judecii sau dup condamnare a intervenit amnistia, cel care a svrit vreuna din infraciunile artate n aliniatul precedent nu poate fi mputernicit s exercite control financiar de gestiune timp de doi ani de la data aplicrii amnistiei. Persoanelor crora li s-a suspendat condiionat exercitarea pedepsei nu pot fi mputernicite s exercite controlul financiar de gestiune n cursul termenului de ncercare i doi ani de la expirarea acestui termen. 2.1.2.4. Organizarea logistic a activitii de control Pentru a se putea desfura o activitate de control optim, structurile controlate (conducerea i salariaii) trebuie s se organizeze ntr-un mod ct mai eficient pentru a nu ntrerupe sau perturba activitatea curent, dar n acelai timp s asigure: a) punerea la dispoziia organelor de control a registrelor, corespondenei, actele justificative, situaiile cu indicatori, documentele necesare controlului; b) prezentarea pentru verificare a valorilor de orice fel gestionate sau avute n pstrare, valori care intr sub incidena controlului potrivit legii; c) oferirea de explicaii verbale i informaii scrise, dup caz, n legtur cu problemele care formeaz obiectul controlului; d) eliberarea documentelor solicitate n original sau copii certificate, potrivit legii; e) asigurarea sprijinului i condiiilor necesare bunei desfurri a controlului i colaborarea pentru clarificarea constatrilor; f) semnarea cu sau fr obieciuni a actelor de control ntocmite; g) executarea i comunicarea la termenele fixate ctre Sediul central - Corpul de control - a modului de aplicare a msurilor stabilite n urma controlului; h) dispunerea msurilor necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infraciuni i clarificarea mprejurrilor care au condus la svrirea acestora. Nerespectarea acestora poate atrage rspunderea material, contravenional sau disciplinar, dup caz, a celui vinovat, n conformitate cu dispoziiile legale n vigoare. 2.2. OBIECTIVELE CONTROLULUI N SOCIETILE DE ASIGURARE 2.2.1. Cadrul general Obiectivele controlului n societile de asigurare sunt, n principal, identice cu obiectivele controlului din entitile economice din sfera produciei, a serviciilor sau a comerului. Unii specialiti ai domeniului de referin consider sistemul de control financiar de gestiune bazat pe trei parametri: obiective, mijloace i rezultate. Grafic sistemul este conturat sub denumirea de triunghiul controlului financiar potrivit figurii nr. 2.1. Obiective
Controlul de gestiune

MIjloace

Rezultate

Page 5 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

Controlul intern urmrete ca obiective generale realizarea, la un nivel corespunztor de calitate, a atribuiilor sucursalelor, stabilite n concordan cu propria lor misiune, n condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien. Protejarea fondurilor societii mpotriva pierderilor datorate erorii, risipei, abuzului sau fraudei, precum i respectarea legii, a reglementrilor i deciziilor conducerii sunt alte obiective, alturi de dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare i difuzare a datelor i informaiilor financiare i de conducere, precum i a unor sisteme i proceduri de informare public adecvat prin rapoarte periodice. 2.2.2. Cadrul specific asigurrilor Controlul efectuat pe piaa asigurrilor este organizat, dispus sau solicitat n limitele nevoii de cunoatere de ctre prile interesate care organizeaz, n mod direct sau indirect, mecanisme de control pentru a obine informaii reale i n timp util n funcie de domeniul de interes. n asigurri controlul se manifest pe mai multe paliere i n diverse planuri. a) controlul extern se exercit de ctre Parlament, Comisia de Supraveghere a Asigurrilor, Ministerul Finanelor Publice i alte instituii abilitate; b) controlul intern se desfoar conform structurii proprii ale asigurtorului, n funcie de factorul timp, acesta poate fi preventiv, concomitent sau ulterior operaiunilor. Controlul preventiv se organizeaz de ctre fiecare subunitate, astfel nct efectele acestuia s previn operaiuni eronate sau ilegale care vor genera pierderi financiare. Controlul concomitent stopeaz pe flux informaional erorile sau fraudele, oprind la surs producerea pierderilor financiare sau acionnd pentru ncasarea corect a primelor de asigurare. Controlul ulterior (cea mai complex form de control) se manifest sub forma controlului financiar sau de gestiune n funcie de obiectivele de atins. n raport cu arealul informaional prelucrat controlul intern poate fi de fond sau tematic. Analizat din vrful piramidei spre baz se disting urmtoarele forme de control organizate asupra pieei asigurrilor: controlul parlamentar; controlul exercitat de Comisia de Supraveghere a Asigurrilor; controale fiscale i asimilate organizate de Ministerul Finanelor Publice, Ministerul Muncii i Solidaritii Sociale i Familiei; controale cu caracter general exercitate de instituiile abilitate; controlul asigurailor prin Oficiul de protecie a consumatorilor i Oficiul concurenei i, nu n ultimul rnd, controlul intern organizat de fiecare societate de asigurare n parte pentru verificarea propriei activiti. 2.2.2.1. Obiectivele controlului parlamentar Controlul parlamentar se exercit asupra Comisiei de Supraveghere a Asigurrilor nc de la numirea membrilor Consiliului acestei instituii, care se face n edin comun a celor dou camere legislative. Obiectivele controlului parlamentar sunt definite prin lege. Acesta se efectueaz prin audierea reprezentanilor Consiliului Comisiei de Supraveghere a Asigurrilor, care prezint un raport referitor la activitatea desfurat n anul precedent i o situaie detaliat a pieei asigurrilor din Romnia. Parlamentul numete sau revoc membrii Comisiei de Supraveghere a Asigurrilor n situaii de incompatibiliti sau n cazul imposibilitii exercitrii acestor funcii. Membrii Consiliului Comisiei de Supraveghere a Asigurrilor au obligaia de a notifica n scris Parlamentului dac intr sau sunt n situaii de incompatibilitate cu funcia ncredinat. Parlamentul poate decide suspendarea de drept a acestora. Comisia de Supraveghere a Asigurrilor are obligaia s prezinte Parlamentului, n termen de 6 luni de la expirarea fiecrui exerciiu financiar, un raport asupra pieei asigurrilor din Romnia, precum i o informare privind activitile desfurate. Parlamentul controleaz efectiv piaa asigurrilor prin crearea unei comisii de anchet pentru situaii excepionale. 2.2.2.2. Obiectivele controlului exercitat de Comisia de Supraveghere a Asigurrilor Controlul statului se exercit, pe de o parte, n interesul asigurailor, pgubiilor ct i beneficiarilor sumelor asigurate din contractele de asigurare. Comisia de Supraveghere a Asigurrilor ca reprezentant al statului are un interes deosebit n buna funcionare a pieei de asigurare. Controlul efectuat de Comisia de Supraveghere a Asigurrilor este justificat prin particularitile operaiilor de asigurare i de importana lor social i economic. Potrivit art. 8 lit. (i) din Legea nr.32/ 2000, Comisia de Supraveghere a Asigurrilor dispune efectuarea operaiunilor de analiz, ndrumare i control la societile din sfera de reglementare. Odat investit de ctre Parlament cu autoritate n supravegherea asigurrilor, Comisia de Supraveghere a Asigurrilor exercit un control activ ce are ca obiectiv modul de organizare i funcionare a societilor de asigurare i de intermediere n domeniul asigurrilor. Controlul ncepe cu verificarea documentaiei depus de societile de asigurare pentru a fi autorizate s practice activitatea de asigurare. De asemenea,
Page 6 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

Comisia de Supraveghere a Asigurrilor are dreptul s verifice persoanele propuse s administreze societile de asigurare sau de intermediere i s le confirme n funcie. n timpul funcionrii societilor de asigurare Comisia de Supraveghere a Asigurrilor verific: constituirea i existena capitalului social i a marjei de solvabilitate minim stabilite; constituirea i plasarea n parametri stabilii de lege a rezervelor tehnice; acoperirea rezervelor tehnice prin categoriile de active admisibile; politica de reasigurare a asigurtorului; transferul de portofoliu; respectarea drepturilor i intereselor asigurailor; modul de stabilire a primelor de asigurare i a condiiilor de asigurare; respectarea reglementrilor legale privind administrarea asigurrii obligatorii de rspundere civil auto pentru societile crora li s-a emis anterior nfiinrii CSA licen pentru a practica acest tip de asigurare; administrarea portofoliului de asigurri prin nregistrarea veniturilor i a cheltuielilor n conturi contabile distincte. Scopul controlului exercitat de Comisia de Supraveghere a Asigurrilor este prevenirea situailor deosebite generate de falimentul asigurtorilor. Constituie obiective de control i activitile desfurate de agenii i brokerii de asigurare. Scopul controlului este de a verifica dac activitatea acestora este n strict concordan cu interesele celor pe care i reprezint (asigurtori/asigurai) i se desfoar n limitele prevederilor legale. Agentul de asigurare nu are dreptul s intermedieze aceleai clase de asigurri dect pentru un singur asigurtor. Se verific, de asemenea, dac brokerul de asigurare presteaz numai aceast activitate de brokeraj, dac pstreaz registrele i nregistrrile contabile, inclusiv informaii asupra contractelor de asigurare ncheiate. Aadar, principalul obiectiv al controlului efectuat de ctre Comisia de Supraveghere a Asigurrilor este de a cunoate i urmrii evoluia pieei asigurrilor. Ceea ce se face prin verificarea situaiei economico-financiare a asigurtorilor, prin control direct, sau prin solicitarea unor situaii de analiz de la asigurtori. Controlul exercitat de Comisia de Supraveghere a Asigurrilor este perceput de populaie ca un instrument de soluionare a plngerilor i a reclamaiilor. i aceste nemulumiri constituie obiectiv de control, dar nu cel mai important obiectiv. Obiectivul prioritar de control este acela de prentmpinare a apariiei falimentelor i a monopolului de piaa asigurrilor. Controalele la sediu exercitate de ctre autoritatea de supraveghere sunt un mod eficient de a verifica sau de a culege date i informaii certe pentru estimarea gradului de solvabilitate la momentul curent sau n viitor, de msurare a evoluiei i a motivelor care au stat la baza evoluiei. Utilitatea supravegherii la sediu nu se limiteaz doar la acest lucru, ci permite supraveghetorului s obin informaii i s depisteze problemele care nu se pot identifica n situaia unei monitorizri continue. n cazul societilor care au probleme cu activele, nereguli contabile sau care au management ineficient, se permite supraveghetorului identificarea problemelor pe care societatea respectiv le poate ignora sau chiar ascunde. Controlul la sediu ofer supraveghetorilor posibilitatea de a avea o relaie strns cu conducerea societii, ceea ce este folositor pentru determinarea performanei acesteia. Supraveghetorul are posibilitatea s evalueze procesul decizional al conducerii, precum i controlul intern, poate s opreasc activitatea societii dac aceasta funcioneaz necorespunztor sau ilegal. Se creeaz astfel posibilitatea de analizare a impactului reglementrilor specifice i, la modul general, de adunare a informailor despre cota de pia. Organele de control ale autoritii ofer un mare ajutor n soluionarea problemelor societii, prin determinarea conducerii societii s ntreprind msuri n vederea soluionrii problemelor existente sau pentru evitarea problemelor viitoare, sporind n timp real eficiena reglementrilor. Astfel, se pot furniza conducerii societii o serie de informaii, mai ales n ceea ce privete legislaia (aceasta necesit uneori explicaii i precizri pentru a se evita interpretrile eronate). Standardul privind controlul la sediu (elaborat de Asociaia Internaional a Supraveghetorilor n Asigurri) furnizeaz Comisiei de Supraveghere a Asigurrilor cteva din elementele generale care ajut la desfurarea controlului. Obiectivele unui control la sediul societii sunt de informare asupra solvabilitii existente sau estimate. Controlul la sediu nu se limiteaz la detectarea problemelor societii. Supraveghetorii trebuie s studieze amnunit motivele din spatele lor i s identifice soluiile pentru a le depi. Obiectivele pot fi mprite n mai multe obiective intermediare. n cadrul obiectivelor intermediare, distingem informarea asupra activelor i obligaiilor (inclusiv elementele din afara bilanului) i al caracterului adecvat al tarifelor de prime. O alt problem de interes este de a evalua supravegherea tehnic a activitii de asigurare (metode actuariale, contracte comerciale, contracte de reasigurare). Un control atent evalueaz modul de tratare a clienilor i determin dac au avut loc activiti ilegale sau inadecvate, n dauna asigurailor sau cu nerespectarea normelor financiar bancare i fiscale. De asemenea, se evalueaz sistemul contabil i de control intern, formndu-se o opinie asupra managementului corporatist. Comisia de Supraveghere a Asigurrilor din Romnia este membru cu drepturi depline n Asociaia Internaional a Supraveghetorilor n Asigurri (IAIS). Organizaia internaional a elaborat n cadrul
Page 7 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

standardului de control la sediu, procedura verificrii asigurtorilor la sediu. Procedura nu difer n substan de o procedur obinuit de control de fond. Planificarea i pregtirile n vederea controlului se fac dup o analiz a informaiilor financiare i statistice comunicate de societatea de asigurare ctre autoritatea de supraveghere. Planul ine seama de frecvena controalelor la sediul societii i de profilul de risc al acesteia. Controalele sunt mai frecvente i mai amnunite atunci cnd sunt vizate societi de asigurare sau brokeri care se afl n dificultate economic i financiar. Ca orice control de fond, un control la sediu trebuie s nceap cu o privire de ansamblu a societii pentru a planifica i direciona activitatea practic. Concluziile controlului trebuie s prezinte situaia real privind cauzele deficienelor i masurile ce urmeaz a fi luate pentru nlturarea cauzelor ce au determinat lipsurile respective. Durata efecturii unui control la sediu nu se poate anticipa cu toate c este stabilit n prealabil un program, spre deosebire de controlul intern care se limiteaz la maximum trei luni pe an pentru o unitate teritorial. Controlul autoritii poate dura de la o zi pn la mai multe luni, n funcie de activitatea companiei, mrimea ei i, n primul rnd, de problemele ntlnite. Controlul efectiv. n timp ce monitorizarea permanent poate fi sistematic i n anumit msur standardizat (analiza consistenei raportrilor financiare, poziiei societii n raport cu media pieei), controlul la sediu este standardizat i adaptat specificului societii i problemelor depistate pe parcurs. Controlul la sediul societii poate fi parial sau total. Pentru un control total, trebuie avut n vedere c unele activiti pot fi controlate i din exterior. Evaluarea sistemului de management i control intern se poate face i prin citirea proceselor - verbale ale ntlnirilor comitetului de directori, a rapoartelor auditorilor i, dac sunt disponibile, ale actuarilor i auditrile procesrilor electronice de date. Se analizeaz structura acionariatului i sursa veniturilor, precum i calificarea conducerii societii de asigurare, eficiena acesteia i disponibilitatea de a-i recunoate i corecta erorile de management. Un aspect deosebit de important este examinarea tuturor procedurilor interne curente i a sistemului de control al riscurilor, pentru a evalua relevana controalelor interne i abordrile societii n ceea ce privete managementul riscurilor. Pentru a cunoate dac informaiile financiare i statistice trimise periodic la autoritatea de supraveghere sunt veridice sau nu, sau dac sunt n conformitate cu reglementrile n vigoare, standardul de control prevede examinarea procedurilor contabile. Organul de control (i de supraveghere) trebuie s i desfoare activitatea ntr-o confidenialitate maxim n ceea ce privete analiza activitii societii, produsele de asigurare, baza de date a asigurailor, arealul geografic i resursele umane folosite la gestionarea portofoliului. Cu ocazia controlului la sediu organul de control are obligaia de a examina planurile de afaceri ale conducerii societii pentru a obine informaii referitoare la proiectarea evoluiei companiei respective. Politica comercial a asigurtorului este analizat prin verificarea condiiilor de asigurare, a comisioanelor pltite intermediarilor i prin evaluarea acoperirilor din reasigurare i a investiiilor. Un control riguros va analiza relaiile cu entitile externe (analiza organigramei, structurii grupului i a legturilor intra-grup; analiza relaiilor cu sucursalele de peste hotare i a tranzaciilor intra-grupuri; analiza conveniilor cu furnizorii de servicii externi; identificarea oricrei probleme financiare ce are legtur cu o entitate din grupul din care face parte societatea). Acolo unde supraveghetorii au autoritatea de a interveni n tratamentul clienilor, se pot include i urmtoarele aciuni de control specifice unei autoritii de supraveghere: trecerea n revist a informaiilor oferite asigurailor i verificarea suficienei i a caracterului adecvat; verificarea momentului, a numrului i naturii litigiilor, precum si a tranzaciilor cu deintorii polielor; respectarea legii proteciei consumatorilor .a. Evaluarea i raportarea rezultatelor. n timpul, sau cel puin la finalul controlului, supraveghetorul trebuie s discute constatrile cu asigurtorul i s fie atent la reaciile acestuia. Atunci cnd sunt identificate probleme, supraveghetorul trebuie s asigure aplicarea msurilor necesare. Organizarea controlului la sediu. Comisia de Supraveghere a Asigurrilor creeaz baza legal n virtutea creia salariaii si dobndesc dreptul de a obine informaii. Legislaia din domeniul asigurrilor trebuie s acorde autoritii de supraveghere o palet larg de posibiliti de investigare a societilor de asigurare i reasigurare i de a obine informaii. Avnd n vederea funcia de supraveghere a pieei, supraveghetorul trebuie s aib puterea ca, atunci cnd se impune, s extind controlul la sediu la brokeri i la societile care au legturi financiare sau au acceptat funcii externalizate de ctre societatea supravegheat. Un mod eficient de control este urmrirea societilor de asigurare pe perioade mai lungi de timp. Cea mai important form de control necesar n economia asigurrilor este i va rmne controlul propriu al societilor de asigurare manifestat prin controlul intern (ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice sau economice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordant cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile). Controlul
Page 8 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

financiar propriu se organizeaz n baza prevederilor art. 3 din Legea nr. 30 din 22 martie 1991 privind organizarea i funcionarea Controlului Financiar i a Grzii Financiare. n societile de asigurare controlul este organizat ntr-un compartiment distinct subordonat preedintelui societii sau directorului general. n funcie de volumul activitii (numrul sucursalelor teritoriale i dispersia teritorial a acestora, mrimea portofoliului de asigurare), controlul se organizeaz ntr-o Direcie de specialitate ce are n componen structuri cum ar fi serviciile sau/i birourile. Exist, de asemenea, posibilitatea organizri controlului sub forma unui Corp de control cu structuri teritoriale aflat n subordinea direct a conducerii executive a societii. Numrul de salariai ncadrai n structura organizatoric a controlului este stabilit n funcie de complexitatea activitii, dispersia n teritoriu i mijloace de transport disponibile, dar, nu n ultimul rnd, de portofoliu de asigurare administrat de societatea de asigurri i gradul de informatizare a societii. Consider c obiectivele de control ar trebui structurate n NORME de lucru distincte, aprobate prin Ordin al preedintelui Comisiei de Supraveghere a Asigurrilor, norme care s fie publice pentru a fi cunoscute de toi cei interesai. 2.2.2.3. Obiectivele controlului intern al societii de asigurare Pentru a surprinde corect obiectivele controlului trebuie s analizm fiecare form de control separat. Controlul financiar preventiv are ca obiective verificarea legalitii, oportunitii, necesitii i realitii operaiunilor efectuate. Se exercit naintea efecturii operaiunilor (caracter preventiv). Aceast form de control contribuie la folosirea cu eficien a mijloacelor materiale i a disponibilitilor bneti, ntrete ordinea i disciplina prin creterea rspunderii n angajarea i efectuarea cheltuielilor, prentmpin risipa de fonduri, erorile i frauda. Controlul concomitent are ca principal obiectiv analiza tehnic a oportunitii i legalitii operaiuni ce se desfoar la momentul respectiv. Unii autori consider c aceast form de control se suprapune aproape n totalitate n timp i spaiu cu coninutul activitii managementului. Controlul concomitent acioneaz sistematic, zi de zi, surprinde procesele economico-financiare pe flux, permind intervenia operativ pentru remedierile ce se impun. La ncheierea asigurrilor, salariatul de la compartimentul asigurri verific corecta tarifare a contractelor de asigurare, ncadrarea corect a riscului i aplicarea corespunztoare a cotei de prim tarifare. n aceast secven inspecia de risc este tot o form a controlului concomitent. De asemenea, se verific intrrile primelor de asigurare n contul asigurtorului. Diferenele sau situaiile nereale ce se constat pe fluxul mecanismului de asigurare se regularizeaz n timp real, astfel nct s nu fie afectat fondul de asigurare cu prime nencasate sau cu riscuri asumate fr obiect al asigurrii. n administrarea portofoliului de asigurare controlul concomitent se realizeaz pentru fiecare document sau situaie ntocmit cu diverse ocazii. Activitatea de dezdunare are un control concomitent pe tot fluxul informaional. La primirea ntiinrii date de asigurat sau pgubit, inspectorul de daune verific existena asigurrii i a bunului asigurat (dac este acelai cu bunul avizat ca deteriorat din risc asigurat). Devizele i alte documente care atest reparaiile sunt atent verificate la primirea acestora de la asigurai sau pgubii. Obiectivele sunt multiple: se observ dac cuprind inexactiti sau operaiuni nejustificate; se verific dac documentele prezentate pentru justificare nu sunt false; se verific dac sunt emise la o dat corespunztoare. n acelai timp, eful serviciului daune verific prin sondaj realitatea datelor cuprinse n dosarele de daune, concomitent cu efectuarea operaiunilor de constatare, evaluare i reparaie a bunurilor. Avizarea juridic a dosarului face parte dintr-un control concomitent cu privire Ia legalitatea obligaiei de plat. Aprobarea dosarelor de daune din partea directorului presupune un control concomitent asupra modului prin care s-a ndeplinit procedura de ntocmire a unui dosar. Cea mai important form de control intern rmne controlul financiar post-operativ sau ulterior, care se exercit dup desfurarea activitilor sau operaiilor economico-financiare. Acest tip de control are ca obiective gestiunea patrimoniului prin prisma existenei i utilizrii raionale, aplicarea corect a legislaiei cu caracter financiar, analiza situaiei financiare, inclusiv modul de efectuare a cheltuielilor i utilizarea veniturilor. Controlul financiar de gestiune n societile de asigurare presupune o scrie de obiective specifice, pe lng obiectivele existente n alte entiti economice. Pentru a surprinde mai bine importana i necesitatea obiectivelor controlului vom insera i unele constatri ale controlului ce privesc deficiene nlturate. Principalele obiective ale controlului exercitat de sediul central asupra sucursalelor i reprezentanelor teritoriale sunt cele referitoare la respectarea normelor legale privind: (a) modul de administrare a asigurrilor facultative i/sau obligatorie derspundere civil; (b) modul de ncheiere i derulare a contractelor de asigurri facultative de via; de persoane, altele dect cele de via; de autovehicule; maritime i de transport; de aviaie; de incendiu i alte pagube la bunuri; de rspundere civil; de credite i garanii; agricole;
Page 9 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

(c) modul de stabilire i de plat a indemnizaiilor de despgubire sau de plat a sumelor asigurate; (d) folosirea mijloacelor i a fondurilor din dotare i respectarea reglementrilor financiar - contabile n activitatea sucursalelor; (e) exactitatea i realitate nregistrrilor n evidenele prevzute de lege, urmrind stabilirea corect i ndeplinirea integral i la termen a tuturor obligaiilor financiare; (f) utilizarea fondurilor acordate de societate pentru realizarea obiectivelor de investiii sau alte destinaii. Controlul de gestiune este un control finalizat. Autoritatea care l aplic i propune obiective pe care trebuie s le poat ndeplini i comunica avnd o viziune a evoluiilor pe termen mediu sau lung i o dorin de schimbare. Concluzia: controlul de gestiune este n serviciul unei strategii. Obiectivele de control sunt determinate n mare msur de existena iniial a unor fraude sau deficiene n gestiunea societii de asigurare i n mai mic msur de o previziune. Din aceast perspectiv vom exemplifica utilitatea obiectivelor cu unele spee ntlnite n activitatea de control. (1) Existena patrimoniului ntr-o societate de asigurare creeaz premisele verificrii existenei, integritii valorilor materiale i bneti ale sucursalei (inventariere). Controlul casieriei se realizeaz att ierarhic operativ-curent, inopinat, ct i tematic. Art.41 din Regulamentul operaiunilor de cas, prevede urmtoarele: Compartimentul financiar-contabil verific, n mod obligatoriu n aceeai zi sau cel mai trziu a doua zi, documentele de ncasri i pli predate de casier, precum i dac soldul nscris n registrul de cas este stabilit corect. n cazul operaiunilor de ncasri se verific dac sumele nscrise n registru corespund cu cele din duplicatele chitanelor emise, din carnetele de cec-uri emise sau din alte documente specifice, aprobate de conducerea societii. Verificarea se face n baza nregistrrilor din registrul de cas, prin analizarea chitanele emise i a foilor de vrsmnt. n cazul operaiilor de pli se verific dac sumele nscrise n registrul de cas corespund cu cele din documentele prezentate ca borderouri de plat, dosare de daune, referate de plat, state de avans chenzinal i de plat a retribuiei salariailor, contracte comerciale (publicitate, reparaii, energie, telefoane, chirii) justificate cu factur fiscal. Necfectuarea acestui control atrage dup sine rspunderea patrimonial n cazul constatrii unor pagube n gestiunea casieriei. Iat un caz real Un casier de la o sucursal a unei societi de asigurare i-a nsuit suma de 163 milioane lei prin inducerea n eroare a conducerii privind condiiile de depunere a banilor provenii din ncasri la banc. Conducerea sucursalei a ncheiat un contract de prestri servicii cu o societate specializat n pstrarea valorilor bneti de la sfritul zilei pn a doua zi dimineaa la ora cnd se lucreaz cu ghieul bncii ncasrile zilei nu se pstrau n casierie pe motivul insecuritii. Casierul ducea seara banii la seiful nchiriat, apoi i aducea a doua zi pentru efectuarea plilor. n realitate, plile se fceau din ncasrile curente, iar suma care teoretic era depus seara n seif a fost folosit n scopuri personale de gestionar. Dac conducerea unitii, n tabloul de bord zilnic, analiza rulajele ncasrilor i a plilor prin casierie, constata c soldul nu se modific. ncasrile acopereau plile zilnic, renunndu-se la pstrarea banilor n seiful nchiriat. Conducerea unitii a justificat modul de lucru ca soluie pentru evitarea comisioanelor bancare la depunere i retragere de numerar. (2) Specificitatea n societile de asigurare este dat de gestiunea organelor de ncasare a primelor, verificate att scriptic (asupra documentelor ntocmite - contracte i polie de asigurare) ct i pe teren. Obiectivul este dat de necesitatea realitii i sinceritii datelor nscrise n documentele de ncasare emise (chitane). Atingerea acestui obiectiv presupune nlturarea situaiilor de gestiune frauduloas: lips n gestiune, eliberarea de valori ncredinate spre gestionare fr a perfecta formele legale, sustragere de numerar. Caz real: Agentul de asigurare lonescu Viorel din cadrul unei societi de asigurare emitea chitane de ncasare a primelor de la asigurai fr a imprima n copia chitanei i ziua ncasrii. Bani obinui se depuneau n aceeai zi, dar n contul altor sume substituite iniial i ncasate cu o zi sau dou nainte. n copia chitanei, acesta opera ziua ncasri" Ia data la care fcea rost de ali bani pentru a acoperi paguba. (3) Respectarea normelor legale privitoare la gestionarea, pstrarea, manipularea, eliberarea i nregistrarea n evidena tehnic-operativa a mijloacelor fixe, obiectelor de inventar, rechizitelor, imprimatelor, materialelor de popularizare, celorlalte materiale aflate n magazie se verific prin control ncruciat att la expediie, ct i la destinaie. Caz real: La o sucursal a unei societi de asigurare, nu s-a fcut recepia documentelor pentru ncasarea primelor primite n gestiune pe motiv ca acestea au fost ambalate direct de la tipografie. n evidenele scriptice s-a ncrcat ntreaga cantitate de documente, cu toate c n realitate au lipsit un numr de 70 contracte de asigurare. Din neglijen s-a generat un minus de inventar.
Page 10 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

(4) ntreinerea autoturismelor aflate n dotarea sucursalei, evidena rulajului i a consumului. Se verific oportunitatea i realitatea curselor confirmate n foile de parcurs, restul carburantului din rezervor daca concord cu evidena scriptic (se exercit un control invers-cronologic). Caz real: Conductorul auto al unei societi de asigurare, prin nscrierea n med repetat a unor curse fictive n foile de parcurs i a unui numr mai mare kilometri parcuri agenerat o pagub de 40 milioane lei. Desfurtorul ntocmit a evideniat faptul c autoturismul avea pe indicatoarele de bord un index cu mult mai mic dect cel din fia activitii zilnice. n perioada respectiv nu s-a nregistrat vreo defeciune a aparatului de bord. (5) Eliberarea din magazia unitii a documentelor pentru ncasarea primelor de asigurare n concordan cu necesitile imediate ale activitii de contractare a asigurrilor trebuie s se fac astfel nct s se evite stocarea acestora la organele de ncasare. Sunt numeroase cazurile n care documentele sunt eliberate fr bon de consum, magazinerul nescznd scriptic documentele din gestiune. Agentul de asigurare pred copia la serviciul contabilitate dup utilizarea documentului, iar gestiunea magaziei este afectat cu lipsa acestuia. (6) Cheltuielile cu prestrile de servicii, reparaii curente, chirii, deplasri i alte cheltuieli gospodreti trebuie s aib la baz documente justificative (contracte prestri servicii, facturi, devize). n privina deplasrilor n interes de serviciu se verific dac ordinul de deplasare s-a emis i aprobat de conductorul sucursalei, precum i dac decontul cheltuielilor respect prevederile legale (valoarea cheltuielilor de transport i a diurnei). Se verific i ndeplinirea obiectivelor dispuse prin ordinul de deplasare. (7) Existena i realitatea extraselor de cont bancar se verific pentru observarea cronologic a acestora, respectiv preluarea soldurilor din ziua anterioar n extrasele de cont ale urmtoarei zile. n ultima zi a anului extrasele de cont trebuie certificate prin tampila rotund a bncii emitente. n timpul controlului se solicit de la banc confirmarea soldului prin adres oficial. (8) Activitatea de personal (resurse umane). n dosarele de personal a salariailor se verific existena documentelor eseniale pentru ncadrare (cerere, cazier judiciar, copii dup actele de studii i dup actele de identitate, lucrarea scris susinut - n cazul n care postul s-a ocupat prin concurs i raportul cu rezultatele interviului). Pentru personalul existent se verific dac deciziile de sancionare sunt incluse n dosar i sunt operate, dac s-a acordat dreptul la concediul de odihn, precum i dac contractele individuale de munc exist i sunt completate potrivit Codului Muncii. (9) Constituirea garaniilor materiale, ncasarea acestora n cuantumul legal pe categorii de gestionari i gestionarea sumelor ncasate, inclusiv lichidarea acestora trebuie efectuat potrivit legii. Legea nr.22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor, cu modificrile ulterioare, prevede c pentru ca o persoan s poat fi ncadrat ntr-o funcie de gestionar trebuie s ndeplineasc mai multe condiii, printre care i obligaia de a constitui garanii materiale. (10) Verificarea existenei, legalitii i a modului n care sunt ndeplinite prevederile contractelor, angajamentelor, creanelor, care genereaz obligaiuni sau drepturi de natura financiar. Un accent deosebit se pune pe modul de urmrire i ncasare la timp a drepturilor de la unitile asigurate, de la debitori, chiriai i evidenierea n contabilitate a debitelor. (11) Modul de organizare a controlului financiar preventiv. Persoanele mputernicite s exercite control financiar-preventiv sunt stabilite prin decizie scris emis de director. ntre obiectivele activitii se include i exercitarea controlului concomitent i ulterior asupra documentelor de asigurare eliberate de organele care ncaseaz prime de asigurare. (12) Organizarea pazei bunurilor i asigurarea securitii numerarului prin pstrarea n case de bani prevzute cu sistem de alarm i n ncperi separate, transportul zilnic la banc a sumelor de bani ncasate i efectuarea controalelor prevzute de dispoziiile legale este un obiectiv care previne apariia jafului. (13) Respectarea normelor legale cu privire la stabilirea i ncasarea primelor de asigurare constituie o particularitate a controlului n societile de asigurare. Se are n vedere: - modul de ncheiere contractelor i polielor de asigurare pentru asigurrile facultative generale i de persoane; - dac s-au stabilit i ncasat corect primele de asigurare, inclusiv cele stabilite s fie pltite n rate subanuale; - acordarea corect a bonusului i a altor reduceri pentru prima de asigurare; - efectuarea inspeciilor de risc, pe baza de referate scrise i dac s-au fotografiat bunurile asigurate; - n cazul asigurrii de persoane se verific dac s-a fcut examinarea medical a solicitantului asigurrii naintea cuprinderii n asigurare;
Page 11 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

- dac la ncheierea asigurrii obligatorii de rspundere civil auto s-au respectat prevederile Normelor tehnice emise de Comisia de Supraveghere a Asigurrilor (ncasarea primelor de asigurare, inclusiv ncadrarea corect a obiectului asigurat pe tipuri i categorii de autovehicule), acordarea corect a reducerilor. (14) Respectarea normelor legale cu privire la plata despgubirilor i sumelor asigurate este un alt obiectiv important cu specificitate n asigurri ce se verific, urmrindu-se legalitatea plilor la despgubiri din asigurrile facultative i din asigurarea obligatorie de rspundere civil auto. Studiu de caz: n funcie de numrul cererilor de despgubire soluionate la o anumit sucursal a unei societi de asigurare, coordonatorul aciunii de control repartizeaz fiecruia din membrii echipei de control un numr corespunztor de dosare de daune. Repartizarea se face n mod obligatoriu n raport cu complexitatea daunelor. Daunele intervenite n asigurrile internaionale sau de transport sunt mai complexe ca avariile despgubite n dosare din tamponri uoare. La dosarele de daune se verific: - s nu existe dosare lips, sustrase sau distruse; cronologia numerelor de nregistrare i se confrunt dosarele cu registrul de eviden. Exist cazuri n care dosarul de daune este nregistrat n registru la o data calendaristic ulterioar propunerii la plat. Situaia este creat de constatarea de ctre lichidatorul de daune a unor pagube fictive. Dosarul constituit pe baza unui eveniment fals a fost ascuns pn la data propunerii la plat i nvechirea probelor (reparaia bunului i tergerea urmelor care au determinat riscul); - existena n dosar a documentului de Ia poliie sau de Ia o alt autoritate care a investigat cazul. Documentul se citete cu atenie i se interpreteaz prin prisma faptelor prezentate. In acest context se studiaz dinamica accidentului i cauzele producerii riscului asigurat (incendiu, calamiti naturale). Dac posibilitatea producerii evenimentului care a generat pagubele expuse n procesul - verbal de constatare nu corespunde descrierilor i ncadrrii legale, se efectueaz cercetri la faa locului; - existena procesului - verbal prin care s-au constatat i dimensionat pagubele, semnat i nsuit de asigurat, pgubit i de reprezentantul atelierului de reparaii a bunului; existena fotografiilor care s probeze mrimea pagubei; - existena documentelor care s demonstreze interesul patrimonial al solicitantului despgubirii; -confirmarea existenei contractului de asigurare valabil la data daunei; - calcule i documente care s ateste cuantumul cheltuielilor efectuate pentru a readuce bunul la starea; iniial sau de a echivala valoarea real a acestuia: - semnarea de ctre cei n drept a propuneri la plat a dosarului precum i de aprobare a plii; - concordana sumelor trecute n borderourile de plata a despgubirilor, n mandatele potale, dispoziii de plata, dac sunt identice cu cele aprobate n dosarele de daun i referatele de plat, precum i dac acestea corespund cu sumele nscrise n registrul de cas sau extrasul de cont bancar i n evidena contabil: - dac s-au efectuat verificri cu privire la realitatea cauzelor i efectului generat de riscul produs precum i ncadrarea n risc. (15) Organizarea activitii pentru diversificarea asigurrilor, identificarea potenialului asigurabil. Specific societilor de asigurare este urmrirea graficului de ncasare a primelor de asigurare, identificarea i contactarea asigurailor int. Se verific organizarea prin obinerea de date de la organele de specialitate judeene (direcii agricole, de statistic, camere de comer i industrie) n legtur cu agenii economici din localitile judeului i repartizarea acestora pe organe de inspecie i ncasare. (16) Pregtirea profesional a personalului. Se verific dac se respect reglementrile cu privire la ntocmirea programelor de pregtire profesional, coninutul i realizarea acestora. ' (17) Activitatea pe probleme juridice a sucursalei se constituie ca obiectiv de control numai prin prisma evidenei procesuale (existena unor evidene ce privesc dosarele de daun n care se impun aciuni de regres pentru recuperarea pagubelor, modul de evideniere a dosarelor de daun n care autorii pagubelor sunt necunoscui i necesit intervenii la organele de cercetare penal pentru a se constitui parte civil la aflarea infractorului; aceste dosare se prescriu la expirarea perioadei minime de pedeaps pentru fapta respectiv). Eficacitatea obiectivelor de control nu se rezum numai la numrul de cazuri constatate sau a rezultatelor financiare determinate. Eficacitatea este dat n realitate de observarea i contracararea fenomenelor care genereaz frauda sau erorile i nlturarea operativ a cauzelor. 2.2.2.4. Controlul instituiilor statului n domeniul fiscal i de organizare administrativ Un alt palier pe care se exercit controlul asupra operatorilor de pe piaa asigurrilor este cel al organelor executive ale statului. Ministerul Finanelor Publice exercit dreptul de control asupra respectrii obligaiilor fiscale, n timp ce Ministerul Muncii, Solidaritii Sociale i Familiei verific corecta constituire i vrsare a fondurilor de asigurri sociale, sntate, omaj. Ministerul Administraiei i Internelor exercit controlul la apariia unor cazuri de natur infracional economico-financiar. Ministerul are o structur teritorial de specialitate n cadrul compartimentelor de combatere a criminalitii economico-financiare, structur specializat pe societi de asigurare, bancare i financiare. Pe lng acestea mai exercit controlul cu caracter
Page 12 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

general Inspectoratul General al Corpului Pompierilor Militari, Protecia Muncii, Medicina Legal i alte instituii stabilite prin lege. 2.2.2.5. Controlul asigurailor Dei direct interesai, asiguraii nu au posibilitatea s exercite un control direct asupra activitii asigurtorilor. Interesele acestora sunt protejate i substituite de stat prin controlul continuu exercitat de Comisia de Supraveghere a Asigurrilor. Nevoia de informare a asiguratului, nesatisfcut de asigurtori dup perfectarea contractului de asigurare, este asigurat de ctre Comisia de Supraveghere a Asigurrilor prin rapoarte anuale de activitate i comunicate de pres periodice. Reclamaiile asigurailor nesoluionate de asigurtori sunt verificate de Comisia de Supraveghere a Asigurrilor care poate dispune respectarea legii i onorarea obligaiilor asumate prin contractul de asigurare. 2.3. EXERCITAREA CONTROLULUI - METODE, TEHNICI, FORME I RSPUNDERI Activitatea de control este reglementat n prezent prin mai multe legi. Subscriu la prerea unor specialiti din domeniul controlului referitoare la necesitatea obiectiv a unei reglementri unitare a activitii de control financiar sub forma unui COD DE CONTROL. Reglementarea ar putea avea Ia baz o lege clar a controlului financiar, urmndu-se s se prevad elaborarea unui manual al controlului financiar i crearea unui statut unitar pentru organul de control. n prezent controlul nu se exercit dup proceduri i metode tehnice unitare. Totui se poate face o clasificare a controlului, dup urmtoarele criterii: persoanele care exercit controlul, timpul, spaiul i materia controlat. 1. Dup sfera de aciune a controlului identificm controlul financiar intern i extern. Controlul financiar intern se organizeaz n toate compartimentele societii comerciale i are sarcina de a verifica i constata fapte frauduloase i pagube n patrimoniu. Controlul financiar extern se realizeaz prin certificarea documentelor existente la ali ageni economici, parteneri ai societii controlate, pentru a constata veridicitatea actelor i operaiunilor primare. 2. Dup termenul n care se efectueaz poate fi control financiar permanent i periodic. 3. Dup felul activitii controlate exist un control: de cas i valori bneti; control de magazie i materiale respectiv bunuri patrimoniale; al operaiunilor financiare; documentar i faptic. 4. n funcie de organele care-l exercit se evideniaz control financiar ierarhic, control financiar de gestiune i control financiar de execuie. 5. Apartenena organului de control determina un control propriu (prospectiv, strategic, preventiv, concomitent i ulterior) i un control exterior (al statului, al structurilor ierarhic superioare din cadrul firmei). 6. Scopul controlului determin un control: de conformitate; control de pilotaj; control de nvare; control de adaptare; control compensator; control de ndreptare i recuperare a pagubelor. 7. Orientarea controlului permite un control tematic, nedirijat sau de fond. 8. Dup modul de concretizare deosebim controlul financiar direct, controlul financiar indirect, controlul financiar de drept i controlul financiar de fapt. 9. n funcie de materia controlat, distingem controlul faptic i documentar. 10. n raport cu arealul informaional localizm controlul n acelai loc sau n locuri diferite. Localizarea informaie poate s fie n aceeai unitate sau n uniti diferite. n funcie de arealul informaional exist control sistematic, nesistematic i reciproc. 11. Timpul n care s-a derulat operaiunea, determina un control cronologic, invers cronologic, parial sau total. n unele surse bibliografice metodele de control sunt subordonate tehnicilor de control. n ce ne privete considerm c metoda cuprinde ansamblul tehnicilor. Definiia tehnicii este dat ca ansamblul metodelor, procedeelor i regulilor aplicate la executarea unei operaiuni ori lucrri. Considerm c n materie de control tehnica reprezint modul concret de abordare a obiectivelor de control. Metoda - reprezint un mod de cercetare, de cunoatere i de transformare a realitii; un procedeu sau ansamblu de procedee folosite n vederea realizrii unui scop. Metoda este un vehicul informaional i decizional prin care se aplic tehnica de control. n activitatea de control propriu - zis intervine un al treilea element specific - procedura. Aceasta reprezint practic rutina de lucru adoptat de organul de control folosind instrumente specifice de aciune. Procedura poate fi interpretat ca un mod de aciune.

Page 13 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

2.3.1 Metode de exercitare a controlului Metodele de control sunt diferite. n unele lucrri de specialitate, metodele de control avute n vedere sunt: cercetri prin anchete, discuii, verificri documentare, control faptic i analize complexe economicofinanciare, iar alte lucrri nu fac difereniere ntre metoda i tehnica de control. n tabelul nr. 5.1 am sintetizat tehnicile de control subordonate metodelor. Desfurarea grafic relev faptul c n controlul ulterior ierarhic dispus de sediul central al societii de asigurare i impus sucursalelor i entitilor teritoriale subordonate se regsesc toate metodele i tehnicile de control. Multitudinea metodelor i a tehnicilor este folosit n controalele ulterioare organizate la nivelul entitilor teritoriale, dar la o scar mai redus. Nu se fac analize de ansamblu i nu se pune accent suficient pe controlul faptic prin tehnica investigaiei, interogatoriului, reconstituirii sau a expertizei. Celelalte entiti de control aplic n activitatea de verificare metode i tehnici secveniale sistematice pe domeniile de interes. Tabelul nr. 2.1. - Metodele i tehnicile de exercitarea controlului
Metode Studiul general prealabil Tehnici 1 2 A Cercetarea Sistematic Controlai documentar contabil B Controlul faptic C Inventarierea Expertiza tehnic Control total/ prin sondaj D E Determinarea prilor componente a Simultan fenomenului economic Analiza factorilor care ac|ioneaz Progresiv pentru determinarea fenomenului Analiza economico -financiari Finalizarea constatrilor F Constatarea evaluarea nlturarea abaterilor

Examinarea/observarea Cronologic direct pc teren, a fenomenelor/ operaiunilor de controlat cu scopul de a stabili modul dc desfurare a controlului. Cauzele care au generat Invers cronologic deficienele msurile ce se impun pentru remediere Evaluare riscuri Reciproc

Investigaia

Tehnici de stabilire a relaiilor cauzale Plenar Intre fenomene

Stabilirea msurilor

Informare

ncruciat

6 7 8 9 10 11 12 13

Comunicare Planificare Pregtire control

Investigaia de control Examenul critic Analiza contabil Balana de control sintetic Balana de control analitic Tehnica operaiilor bilaniere Tehnici specifice informaticii Exactitatea datelor

Inspecia fizic Diviziunea i descompunerea ca tehnic dc analiz. Asigur profunzimea studierii activitilor financiare, localizarea n timp i spaiu Observarea Gruparea operaiilor controlate n direct grupe omogene dup diferite caracteristici Substituirea n lan) Balana elementelor i modificrilor lor Corelaia Calculul matricial Cercetarea operaional

Continuu sau Stabilirea rspunderipermanent lor

Periodic

Propuneri pentru modificri legislative ntocmire documente

Direct

Ca o concluzie: scopul controlului este unitar. Metodele i tehnicile sunt att de variate nct teoretic se poate face doar o sistematizare virtual. n realitate, metodele i tehnicile controlului se interfereaz att de mult nct rezult o ncrengtur de elemente relaionale ce nu folosesc la nimic dac sunt dezvoltate n analitic. Nu se interfereaz n schimb persoana care controleaz. Pregtirea psihologic i abilitatea acestuia la efectuarea controlului permite, dup caz, combinarea metodelor i a tehnicilor n funcie de situaia concret dat sau creat, n aceeai operaiune de control se pot adopta tehnici diferite simple sau combinate n scopul de a clarifica actele i faptele controlate. Eficiena controlului nu este raportat strict la metodele folosite fiind n fapt o consecin a competenei i experienei organului de control, a capacitii sale de a surprinde esenialul i a se adapta la situaia concret ivit. Deci tehnicile i metodele se utilizeaz n funcie de situaie pentru a corecta devierile. Iat un exemplu: Rezultatele unei gestiuni frauduloase n care s-a constatat un plus de inventar la casierie pot fi anulate dac organul de control nu a luat naintea inventarierii faptice o declaraie scris gestionarului n
Page 14 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

care acesta s precizeze dac are sau nu plusuri (minusuri) n gestiune. Dup constatare casierul poate declara c banii n plus sunt proprii i dac era ntrebat meniona existena lor. n societile de asigurare metodele i tehnicile folosite se pot analiza n funcie de: entitatea care controleaz (extern sau intern); arealul de exercitare (naional sau regional); forma de control i scopul controlului. n societile de asigurare metodele i tehnicile folosite se pot analiza n desfurat grafic nfptuirea controlului cu implicaii asupra societilor de asigurare. Analiza d un nou contur complexitii actului de control exercitat la toate nivelurile i pe toate planurile. Controlul documentar contabil. Prin controlul documentar contabil se slabilete realitatea, legalitatea i eficiena activitilor economice i financiare. n anumite lucrri de specialitate unele metode de control sunt menionate ca tehnici . Tehnicile, astfel identificate sunt controlul n ordine cronologic sau invers cronologic; control sistematic sau tematic; control reciproc; control ncruciat; investigaia de control; analiza i studiul general; comparaia contabil; calculul de control; examenul critic, analiza contabil, balana contabil, sintetic i analitic i tehnici speciale de control n condiiile utilizrii sistemelor informatice. Tabelul nr. 2.2. -nfptuirea controlului cu implicaii asupra societii de asigurare
Nr. Entitatea care Crt controleaz 0 1 1 Parlament 2.1. Ministerul Finanelor Publice Arealul de exercitare 2 Naional Naional Forma de control 3 Preventiv Ulterior Ulterior Metoda 4 Tehnica 5 Legislativ, Fiscal Propuneri de modificare 1,4,5,8-13 Fiscal, Legislativ, 4,5 3,4,7 1,3,5,9 1,3,4,5 1,6 Legislativ, (flagrantul) 1-3,4,6, 1,6 1-3, 7, 10, Legislativ 13 5 1,4,8,10 1Fiscal, Legislativ, 3,7,10,13 5 1,4,8,10 1,5 1,6 3,4 6 1,3 5 1,13 6 1,3,4 6 5 1,4,5 1,7,13 4,6 10 6 1,3,5 1-5 Legislativ Scopul 6

2.2. Ministerul Naional Administraiei si Internelor

Curent

Ulterior

B C D E F B C E B C D B C D

2.3. Ministerul Muncii. Solidaritii Sociale i Familiei 2.4. Oficiul de protecie a consumatorilor

Naional

Ulterior

Naional

Ulterior

2.5. Oficiul Concurenei

Naional

Ulterior

3.

Comisia de Naional Supraveghere a asigurrilor

Preventiv

Concomitent

A B C E F A B C D E F A B C D E F A B C D E F A B c D E F

Legislativ

Verificarea: condiiilor de autorizare; condiiilor de asigurare; personalului de conducere. Legislativ, Preventiv.

Ulterior

1,6,8 10 8 1.6 1-4 1-8 Control la sediu. Gestionar. Execuie. Fiscal. Legislativ 1-4,6,8-13 2-5 1-10 1-6 1-6

Modul de aplicare si respectare a Ordinelor si a Normelor Tehnice, ncasarea si evidenierea primelor de asigurare. Corecta soluionare a cererilor de despgubire. Acordarea corect a comisioanelor.

Page 15 of 28

OCR 4. Sediul central al societii de asigurare prin Naional Direcia de control i direciile de specialitate Regional

Controlul n asigurari A B C D E F A B C D F. F A B C D E F A B C D E F A B C D E F A B C D E F 2-6 1,7,13 5 1-9 5 3,5 4-6 8-10,12.13 1.4,5 1,2,4,8,10 4 1,3,5 1-8 1-13 i-5 1-10 1-6 1-6 1,5,6 1,6,7,13 2,4,6 1-4,8 5,6 1-6 1,2,5,6 1,6-10,13 4,5 1.2,8-10 4-6 1-3,5 1-8 1-13 1-5 1-10 1-6 1 -6

2008

Ierarhic Preventiv

Preventiv. ncheierea asigurrilor negociate si soluionarea dosarelor de daune cu sume extrem dc mari

Concomitent

Numai pentru operaiunile de la sediul central.

Naional

Ulterior

Legislativ. Gestionar. Propuneri legislative. Control de fond. Control tematic. Control inopinat.

Sediul unitii teritoriale / Sucursale

Preventiv

Preventiv: Poliele si contractele de asigurare emise. Dosarele de daune, referatele de plat, statele de plat facturi si alte obligaii de plat naintea efeclurii operaiei.

5.

Regional

Concomitent

Legislativ. Gestionar. Inspecii de risc, operaiuni de ncasri si plti. Instrumentarea dosarelor de daune Modul dc ncheiere a contractelor de asigurare. Corecta ntocmire a documentelor justificative Gestionar/ legislativ/ fiscal/ propuneri de modificare a legislaiei/analiza econmico-financiara Verificare sestionar. Inventarieri. Inspecii de risc. Verificarea dosarelor dc daune dup plat. Investigaii. Analize.

UIterior

Controlul n ordine cronologic este metoda prin care documentele sunt verificate n ordinea ntocmirii lor. Procedura este simpl, dar necesit eforturi mari pentru a analiza toate documentele ntocmite. Metoda se utilizeaz pentru verificarea actelor de cas, banc i de plat a salariilor. Se exercit cu uurin, dar nu d posibilitatea s se urmreasc de la nceputul pn la sfrit o problem Controlul efectuat n ordine invers cronologic. Metoda se utilizeaz pentru a se observa pn unde persist o greeal sau pentru a identifica momentul (ziua, luna) cnd s-a fcut o nregistrare eronat. Documentele se verific ncepnd cu cele actuale ctre la cele mai vechi. Controlul sistematic. Este un control cu o anumit tematic, prin care se urmrete modul de realizarea a unei problematici stabilite clar (reineri din salariu, verificarea contractelor de asigurri auto). Control reciproc. Metoda se aplic verificrii documentelor ce conin anumite operaii ce se pot verifica cu altele, diferite ca form, dar identice n coninut. n asigurri metoda se folosete de ctre revizorii de gestiune care verific ieirea imprimatelor, folosirea i restituirea lor, att din evidena contabil ct i din evidena tehnic operativ. Controlul ncruciat. Se verific documentele transmise de la o sucursal la alta. Se verific valabilitatea contractelor de asigurare emise de sucursala Constana" pe baza crora sucursala Arad" a deschis dosar de daune i a pltit o indemnizaie de despgubire. Scopul este de a verifica Ia sucursala emitent existena i valabilitatea contractul de asigurare, inclusiv de a se verifica dac asiguratul nu a avizat i n alt unitate o pagub identic. Metoda este folosit pentru combaterea fraudei, prin confirmarea extern a datelor nscrise n documentele sau evidenele unitii controlate. Calculul de control. Se folosea pentru reproducerea activitii contabililor, atunci cnd se examinau n mod frecvent nregistrrile din fiele de cont i rulajele. Procedeul nu se mai utilizeaz deoarece este substituit de sistemul informatic, care prelucreaz datele contabile automat, efectund i egalitile. Verificarea intereseaz n prezent algoritmii introdui i securizarea sistemului informatic. n condiiile utilizrii sistemului informatic, controlul presupune cunotine avansate de utilizare a computerului (verificarea programului se poate face numai de specialiti n informatic). Organul de control verific dac informaiile din documentele prelucrate s-au introdus corect i complet.
Page 16 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

Examenul critic. Operaiunile ce se vor ndeplini n perioada urmtoare controlului, precum i consecinele ce decurg din acestea sunt analizate de ctre organul de control care desprinde anumite concluzii. Metoda are eficien numai dac revizorul are o experien bogat, care i permite s ajung la concluzii ct mai aproape de realitate, operaiunea fiind preventiv. Verificarea ntocmirii, semnrii i transmiterii documentelor. Metoda de control a fluxului informaional urmrete respectarea modului de utilizare a imprimatelor cu regim special: contracte de asigurare, polie, chitane pentru ncasarea primelor, foi de parcurs. La acest obiectiv se urmrete dac graficul circulaiei documentelor ntre compartimente corespunde necesitii i realitii societii de asigurare. Avnd n vedere c toat activitatea economic se desfoar pe baza documentelor ntocmite, controlul ntocmirii documentelor, a semnrii i transmiterii acestora este deosebit de important. Documentele trebuie completate cu toate elementele i informaiile cerute de imprimate. Controlul faptic. Metoda este cea mai des uzitat i se realizeaz prin cercetare la faa locului asupra realitii datelor i informaiilor din documente. Obiectivele sunt de a se determina corespondena dintre situaia faptic (din teren) i situaia scriptic consemnat n documente. Analiza documentar economico-financiar este o metod de control ce presupune o activitate de cercetare a fenomenelor i proceselor din punct de vedere economic, pe baza descompunerii ntregului n elemente sale componente, a studierii lor separate, a identificrii factorilor de influen, a relaiilor structurale, funcionale i a celor de natur efect-cauz. Analiza economico-financiar este un instrument metodologic sistematic utilizat de controlul financiar. 2.3.2. Tehnici de control aplicabile n asigurri 2.3.2.1. Tehnici aplicabile n asigurri Ia controlul exercitat de Parlament i Comisia de Supraveghere a Asigurrilor Parlamentul exercit controlul prin tehnica audierii reprezentailor Comisiei de Supraveghere a Asigurrilor sau a altor persoane ce pot da detalii despre cauza de interes de ctre membrii comisiilor de specialitate din cadrul celor dou camere ale Parlamentului. n situaii deosebite se pot constitui comisii care folosesc ancheta ca tehnic de control. Tehnicile aplicabile n controlul autoritii de supraveghere asupra societilor de asigurare sunt: verificarea scriptic; verificarea scriptic ncruciat; proba corelaiilor obiective din documente; conturi aprute n bilan; raportarea investigaiei i solicitarea notei explicative. Cea mai uzitat tehnic aplicat de comisia de supraveghere a asigurrilor este tehnica raportrii situaiei. Sunt solicitate diferite situaii i rapoarte pentru a se face analiza documentar. 2.3.2.2. Tehnici aplicabile la controlul exercitat de controlul intern al societilor de asigurare Exist tehnici de control comune i altor domenii de activitate economic, cunoscute i despre care numeroi specialiti n domeniu s-au exprimat. Redm n continuare, cteva din tehnicile specifice existente i posibile n controlul asigurrilor. Tehnicile de control uzitate n procesul de control al asigurrilor sunt: autorizarea; nregistrarea operaiunilor; documente i registre; accesul limitat: separarea responsabilitilor; investigaia; flagrantul; reconstituirea; expertizarea; inventarierea; verificarea scriptic; verificarea scriptic ncruciat; solicitarea notei explicative; proba corelaiilor; obiective din documente; verificarea realitii nregistrrilor din conturile contabile i verificarea elementelor din bilan. Autorizarea - tehnica de control care verific dac toate operaiunile i activitile se execut n baza unei decizii scrise i a fiei postului ntocmit de ctre directorul sucursalei, respectiv directorul general pentru salariaii de la sediul central. nregistrarea operaiunilor - tehnica de control presupune ca toate operaiunile s fie nregistrate n evidene pentru a nu afecta patrimoniul societii. Documente i registre - tehnica de control urmrete modul de nregistrare i o eviden corespunztoare a activitii din societatea de asigurare pe baz de documente justificative i registre de eviden. Accesul limitat - tehnic de control care vizeaz accesul salariailor la diferite nivele de cunoatere a documentelor i informaiilor despre situaia financiar, portofoliu i patrimoniu. Investigaia este tehnica de control eficient i de actualitate pentru asigurri. Tehnica este mprumutat din cercetarea penal i este folosit de puine societii de asigurare. Prin investigaie se cerceteaz sistematic i n amnunime documentele verificate, actele i faptele desprinse din acestea n scopul de a descoperi adevrul. Investigaia desfurat la un ansamblu de cazuri cu elemente comune conduce la descoperirea fenomenului infracional. Investigaia se folosete cu precdere la verificarea realitii i sinceritii daunelor avizate de asigurai sau pgubii. Se poate folosi pentru determinarea momentului i
Page 17 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

mprejurrilor n care s-au ncheiat contractele de asigurare n cazul crora evenimentul asigurat s-a produs ntr-un termen de valabilitate scurt. Aceast metod nltur posibilitatea asigurrii unor bunuri avariate sau persoane care au suferit deja vtmri corporale. Investigaia presupune abiliti native i experien bogat n cercetarea evenimentelor pentru organul de control (investigator). Flagrantul este o tehnic folosit mai rar n controlul asigurrilor i presupune ca operaiunea ilegal s fie descoperit n timp real, sau chiar n timpul producerii fenomenului infracional. Tehnica este specific dreptului penal (cercetarea penal). Se folosete cu precdere n cazul n care sunt suficiente indicii despre iminena svriri de ctre asigurai sau pgubii, cu sau fr tiina salariailor societii de asigurare, a unor nscenri care pot conduce la plata de ctre asigurtor a unor despgubiri necuvenite. Flagrantul poate s se realizeze i n urma unor reclamaii venite din partea unor teri ce au cunotin despre fenomenul ce urmeaz s se petreac. Flagrantul se poate uzita neconvenional pentru a verifica loialitatea agenilor de asigurare sau a lichidatorilor de daune. Verificare presupune, de exemplu, prezentarea de ctre un membru al echipei de control la agentul de asigurare pentru a ncheia un contract de asigurare pentru un bun fr obiect asigurabil (inexistent) sau avariat - n cazul lichidrii daunelor se prezint un autovehicul avariat n alte mprejurri, cu urme evidente de nscenare sau tentativ de fraud. Personal consider c flagrantul este o tehnic eficient pentru depistarea la timp a cazurilor cu inciden infracional. Punerea n micare a tehnicii flagrantului se poate face cu destul de mult uurin dac exist informaii i tehnic de supraveghere pentru executarea de fotografii, filmare video sau martori. Foarte important: trebuie avut n vedere ca folosirea tehnicii flagrantului s se ncadreze in limita competenelor i s nu depeasc rigorile legii. Reconstituirea ca tehnic de control nu este folosit pe scar larg de asigurtorii romni cu toate c are un efect mare raportat la efortul fcut i prentmpin eficient frauda. Reconstituirea are cel puin trei momente distincte. Primul moment se refer la reconstituirea evenimentelor care au produs pagube bunurilor asigurate (n special accidente de circulaie). Reconstituirea se poate aplica i n cazuri n care s-au produs vtmri corporale persoanelor asigurate. Tehnica de control n acest sector nu este suficient de bine speculat" de asigurtori. Se poate extinde asupra modului de remediere (reparare) a pagubelor avizate la bunurile asigurate i privete n special sinceritatea documentelor prezentate de asigurat (pgubit) prin care se dovedete c s-au fcut reparaiile potrivit celor stabilite n procesul - verbal de constatare a pagubelor produse din riscuri asigurate. Consider c aceast tehnic trebuie extins asupra modului n care se repar avariile i se deconteaz valoarea reparaiilor. Sunt numeroase situaiile n care asigurtorul i respect obligaiile contractuale, pltete o indemnizaie de despgubire echitabil la preul de nlocuire cu piese noi, inclusiv manopera aferent nlocuirii. Asiguraii/pgubiii mpreun cu reprezentanii atelierelor de reparaii nu nlocuiesc piesele, mulumindu-se s le repare. Piesele vechi se repar cu un cost mult mai mic. Asigurtorul pltete valoarea de nou a piesei avariate i nu recondiionarea celei vechi. n realitate piesele se repar la costuri extrem de mici date n principal de manopera ieftin de pe pia, rezultnd diferene valorice notabile ce sunt n fapt ctiguri ilicite pentru cei implicai (atelier de reparaii-asigurat/pgubit). Verificrile demonstreaz numeroase cazuri n care reprezentanii societilor de reparaii auto sau de construcii nu respect tehnologia de lucru stabilit de comun acord cu reprezentatul asigurtorului la constatarea pagubelor. Se adopt soluii ieftine i se deconteaz pe baz de documente false soluii tehnologice scumpe. Beneficiarul lucrrii (asigurat/pgubit) nu are cunotin n toate cazurile despre inginerie". Diferena de pre este un ctig nejustificat al celor implicaii. Aplicarea tehnicii descoper neltoria chiar dac se ridic costurile asigurtorului. n cazul unui autoturism reparat, atelierul deconteaz nlocuirea unei piese, dar n realitatea repar prin chituire i vopsire. Preul piesei este mai mare dect cheltuielile cu manopera pentru reparaie. Pentru a prentmpina frauda prin astfel de cazuri i a descoperii cazuri existente, organul de control, n caz de suspiciune, trebuie s poat dispune secionarea caroseriei n zona respectiv sau demontarea piesei. Operaia de expertiza.pentru a constata diferenele ntre tehnologia aplicat cea decontat se poate face att nainte de plata indemnizaiei de despgubire ct i dup decontare. Remedierea distrugerii caroseriei n zona investigat sau manopera cu demontat-remontat a pieselor necesare nfptuirii tehnicii de control prin reconstituire adaug costuri suplimentare asigurtorului dar elimin frauda. Aceast tehnic nu se aplic la fiecare caz asigurat, deoarece ar conduce la dublarea cheltuielilor. Cazurile la care se aplic tehnica de control vor fi atent selecionate, estimndu-se valoarea posibilei recuperri. Sunt convins c dup introducerea pe scar larg reconstituirii ca tehnic de control cazurile de acesta factur se vor diminua, iar profitul se va mri. Un alt orizont de aplicare a reconstituirii ca tehnic de control este pentru operaiunile financiar - contabile. Scopul este de a determina cauza deficienelor cu inciden financiar i de a determina situaia iniial a patrimoniului.
Page 18 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

Expertiza, ca tehnic de control, se folosete att n verificarea contractelor de asigurare ct i la acordarea despgubirilor. Organul de control expertizeaz singur sau n colaborare cu experi tehnici autorizai bunurile cuprinse n asigurare, pentru a se convinge c elementele asigurrii concord cu situaia real. Expertiza o regsim mai des la producerea riscului asigurat generator de pagube sau vtmri corporale asigurailor. Exist o tendin de a supraevalua pagubele sau dimensiunea gradului de invaliditate pentru a obine o indemnizaie ct mai mare. Prin expertiz se apreciaz just cuantumul acestora. Sunt situaii n care se apeleaz la un expert neutru cruia asigurtorul i fixeaz obiective precise de expertizat. n cazul n care soluionarea cazului de daun nu se realizeaz pe baza nelegerii dintre pri, instana sau prile implicate apeleaz la experii tehnici autorizai de Ministerul Justiiei. Consider c, n viitor, asigurtorii trebuie s apeleze n mai mare msur la experi independeni. Costurile de lichidare a daunelor se reduc i obiectivitatea crete prin responsabilizarea expertului. n condiiile actuale salariatul care lichideaz daune se comport adeseori ca un funcionar public care fie ateapt pensia, fie urmrete o motivaie financiar sau material. Pe de alt parte cred c se impune o alt organizare i strategie a Corpului Experilor Autorizai. Acetia trebuie s fie entiti profesionale deschise i nu entiti nchise de tip cluburi private (cast). Spre exemplu, Ministerul Justiiei, are un tablou al experilor judiciari foarte restrns, insuficient pentru a satisface nevoile pieei. Contextul nu favorizeaz competena i performana. 2.3.3. nfptuirea controlului 2.3.3.1. Forme Pentru exercitarea diferitelor forme de control se pot aplica, dup caz, aceleai tehnici i metode sau metode i tehnici variate; controlul financiar poate fi privit i prin prisma formelor de control. Din punct de vedere al momentului n care se efectueaz se poate vorbi de control financiar preventiv; control financiar concomitent; control financiar ulterior sau postoperativ. Din punct de vedere al gradului de cuprindere evideniem controlul prin sondaj sau complet; control tematic sau complex; control parial sau total. Dup baza de referin se efectueaz controlul conceperii strategiilor i programelor firmei: controlul execuiei strategiilor i programelor firmelor. Controlul dup obiectivele finale urmrite se manifest prin analiz diagnostic; control de gestiune. Controlul n funcie de scopul urmrit este control de conformitate; de pilotaj; de adaptare; de nvare; compensator; de ndreptare i recuperare a pagubelor. Modul de execuie al controlului determin un control direct, control indirect sau ncruciat. A. Controlul financiar preventiv. Se exercit asupra tuturor documentelor care cuprind operaii ce se refer la drepturi i obligaii patrimoniale ale unitii n faza de angajare i de plat, n raporturile cu alte persoane fizice sau juridice. Operaiunile urmrite sunt: - verificarea nainte de plat a dosarelor de daun prin care se pltesc indemnizaii de despgubire pentru asigurrile generale i sume asigurate n cazul asigurrilor de persoane; - pli pentru efectuarea unor cheltuieli administrativ-gospodreti i n legtur cu personalul; concesionare sau nchiriere de bunuri, contracte de prestri servicii; - polie i contracte de asigurare nou ncheiate. Controlul financiar preventiv este definit n unele lucrri de specialitate ca sistem cibernetic. Are ca intrri: legi, norme, hotrri, decizii, ordine, indicaii i informaii care sunt transformate n ieiri din sistem materializate n acord sau dezacord fa de operaiunile prezentate la viz, care ns nu au avut loc. Situaiile excepionale se pot concretiza n propuneri de modificri legislative. Acordarea vizei de control financiar preventiv se face pe baza documentelor nsoite de acte justificative ce sunt prezentate persoanelor mputernicite s exercite acest tip de control, numai dup ce au fost semnate n prealabil de eful de compartiment. Rspunderea pentru organizarea acestui tip de control revine directorului economic care propune directorului de sucursal un tabel cu persoanele ce pot fi mputernicite s exercite control financiar preventiv. mputernicirea se d prin decizie scris, emis de directorul sucursalei. Persoanele care exercit control financiar preventiv rspund pentru legalitatea, necesitatea, oportunitatea operaiilor cuprinse n documentele prezentate de compartimentele de specialitate (asigurri, daune i administrativ). n cazul n care, ulterior, se dovedete c viza de control financiar preventiv a fost obinut pe documente ilegale, nu se exonereaz de rspundere persoanele din compartimentele de specialitate care le-au ntocmit; salariaii compartimentului contabilitate care exercit controlul financiar preventiv rspund numai pentru legalitatea i eficiena operaiilor cuprinse n document. Dac salariatul mputernicit cu controlul financiar preventiv constat c operaiunile sunt nelegale sau ineficiente, va acorda Viza de refuz la control financiar preventiv". Situaiile de refuz la viza pentru control financiar preventiv se nscriu ntr-un registru
Page 19 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

special, cu motivarea refuzului de acordare a vizei. Conductorul sucursalei informeaz n scris conducerea societii, care va dispune msurile necesare. Documentele care se supun controlului financiar preventiv nu pot fi nregistrate n contabilitate, fiind evideniate separat. Controlul financiar preventiv este organizat de ctre fiecare sucursal n parte, pe baza legii i a deciziei de organizare emis de preedintele societii de asigurare. B. Controlul curent este exercitat odat cu efectuarea operaiunii n timp real pe circuitul documentelor. Sunt supuse controlului curent toate documentele pe baza crora se efectueaz ncasri de prime de asigurare, pli de despgubiri i sume asigurate, operaiuni n interiorul societii. Salariaii ce execut acest tip de control sunt efii de compartimente, asigurri, daune, financiar, administrativ, juridic i directorul sucursalei la adoptarea hotrrii de aprobat sau respins la plat a documentului. O alt form de control curent este i controlul ierarhic superior, care se aplic n special pentru verificarea dosarelor de daune i verificarea realizrii sarcinilor de venituri. C. Controlul ulterior se realizeaz post-operaiune, cu caracter permanent, dup efectuarea operaiunilor sau la intervale mari de timp cu ocazia controalelor financiare de gestiune i tematice. Controalele financiare i de gestiune efectuate simultan mbrac forma controlului de fond. Controlul de fond este cel mai important n societatea de asigurare, deoarece implic verificarea modului cum s-au respectat dispoziiile legale referitoare la gestionarea i administrarea patrimoniului societii. Caracterul complex const n multitudinea problemelor i a obiectivelor de verificat. Orict experien are echipa de control rezultatele nu pot fi maximizate numai pe baz unor verificri bazate pe intuiie i fler. n consecin, din procesul de control fac parte cteva etape ale activitii specifice. 2.3.3.2. Etape ale realizrii controlului ulterior: a) Programarea. Programarea activitii de control se face anual sau semestrial n baza unor obiective de verificat, defalcate pe luni. Prin programare se stabilesc subunitile verificate i termenele de realizare. Tematica de control prevede obiectivele de verificat, perioada supus controlului, durata controlului i membrii echipei de control. Programul ntocmit este transmis birourilor de control subordonate din teritoriu pentru punerea n aplicare. b) Desfurarea controlului. Aciunea de control presupune parcurgerea urmtoarelor etape: pregtirea controlului, strngerea informaiilor, organizarea activitii de control la unitatea controlat, controlul propriuzis, ntocmirea i perfectarea documentelor de control. b.1) Pregtirea controlului este una din cele mai importante etape care asigur succesul operaiunii de control n condiiile n care este bine fundamentat. Echipa de control se constituie n funcie de mrimea sucursalei verificate (n funcie de cifra de afaceri i a numrului de reprezentane i agenii), precum i n raport cu volumul de documente de verificat aferent perioadei supus controlului. Activitatea de control este coordonat fie de eful de birou control, fie de eful corpului de control, n funcie de complexitatea aciunii. Coordonatorul aciunii are obligaia de a se documenta asupra problemelor legate de activitatea unitii ce va fi controlat. Documentarea se face prin studierea actelor de control ncheiate anterior, analizarea indicatorilor economico-financiari, culegerea de informaii de la salariai, colaboratori i parteneri de afaceri, i prin studierea deciziilor i aprobrilor date secvenial de ctre conducerea societii unitii controlate. Rezultatul documentrii se va prelucra la instruirea organelor de control care urmeaz s nceap aciunea de control. b.2) Organizarea activitii. La data i ora stabilit pentru nceperea aciunii de control, echipa desemnat se va prezenta la sucursala ce va fi verificat. Coordonatorul echipei de control prezint directorului de sucursal scopul i durata controlului, precum i pe membrii echipei. Cu aceast ocazie sunt prezentate delegaiile de control i programul de control aprobat prin decizia preedintelui societii de asigurare. A doua etap este organizarea activitii de verificare a obiectivelor privind inventarierea patrimoniului, inclusiv a valorilor bneti din casierie, a numerarului aflat asupra organelor de ncasare provenit din prime de asigurare i nedepus n casieria unitii sau n contul bancar al acesteia, precum i verificarea pe teren a realitii i sinceritii evenimentelor generatoare de pagube pentru bunuri asigurate sau vtmri corporale a persoanelor asigurate. Msura este necesar pentru a se realiza atributul inopinat al controlului, n vederea constatrii strilor de fapt reale i a nu se permite remedierea neregulilor de ctre persoanele responsabile, fie prin completarea numerarului lips din gestiune, fie prin ascunderea probelor care ar putea folosi la constatarea incidenei penale a faptelor. n aceast etap coordonatorul echipei stabilete fiecrui membru obiectivele de verificat. b.3) Controlul propriu-zis. Aplicarea tehnicilor de control se face prin atribuirea de sarcini fiecrui membru al echipei de control, astfel nct acesta s controleze obiective pe care le stpnete cel mai bine. n
Page 20 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

ultima perioad se pune accent n cursul activitilor de control pe controlul faptic i nu att pe controlul documentelor (documentar). Informatizarea activitilor specifice din societile dc asigurare, att pe linia contractrii i ncheierii contractelor de asigurare, pe linia soluionrii cererilor de despgubire, ct i pe linia organizrii contabilitii, restrnge arealul potenialelor greeli scriptice. Computerul i programele aplicative controleaz corecta ntocmire a contractelor de asigurare nc de la operarea acestora n evidena informatizat. Calculul rezervelor tehnice i a rezervei matematice se face instantaneu cu ajutorul computerului. Contabilitatea nu mai prezint un obiectiv prioritar ntruct documentele primare odat operate n evidena informatic sunt procesate pn Ia balana de verificare, inclusiv prin nchiderea conturilor de venituri i cheltuieli prin contul de profit i pierdere. n acest context resurse de timp i umane sunt alocate verificrii documentelor primare, a faptelor i actelor care stau la baza acestora. n domeniul contabilitii se verific cu atenie documentele justificative, operaiunilor contabile i modul n care acestea au fost nregistrate n evidena contabil. n activitatea de asigurare i de dezdunare, controlul faptic se efectueaz comparnd documentele existente cu situaia real din teren. c) Arealul informaional. Informaiile pe baza crora se iniiaz aciunile de control se culeg din diverse surse. Informaiile oficiale sunt solicitate de la organele administraiei locale, poliie, parchet, direcii de statistic, de protecie a muncii, meteo, Apele Romne i de la asigurai, ateliere de reparaii, medicina legal i bnci comerciale. O alt surs de informaii provine din articole i reportaje ale presei scrise, audio i video. Dar, cea mai important surs de informaii cu eficien maxim prin prisma rezultatelor controlului o constituie opiniile" salariailor nemulumii sau doritori" s informeze despre o anumit stare a lucrurilor care nu este conform cu standardele legale. Nu sunt lipsite de interes nici opiniile asigurailor coreci ce manifest o moralitate ridicat. Informaiile sunt agregate, prelucrate i verificate n evidenele i documentele sucursalei controlate. n msura n care acestea se confirm sunt consemnate n actul de control. Dac informaiile nu sunt veridice dect parial, acestea se trec ntr-o eviden pasiv", deoarece exist posibilitatea ca, n timp, s apar noi elemente doveditoare a faptelor generatoare de pagube. Controlul efectuat fr informaii este ineficient i nu relev aspectele importante. 2.3.4. Actele de control n urma exercitrii controlului organul verificator las amprenta verificrii documentelor printr-o constatare, o semntur i un sigiliu dup caz. Salariaii mputernicii cu exercitarea controlul financiar preventiv nu ntocmesc documente separate. Pe documentele verificate se aplic o tampil cu textul Vizat Control Financiar Preventiv nsoit de semntura verificatorului i data exercitrii. n cazul controlului concomitent salariatul care verific pe flux documentele, aplic rezoluia pe care o consider oportun, semneaz i dateaz n rubricile special create pe tipizate. Rezoluia se refer la: propun plata / propun respingerea; certific / nu certific: avizm / nu avizm; aprob / resping. Controlul exercitat din exterior se finalizeaz prin ntocmirea unor procese-verbale n care se descriu datele instituiei care verific baza legal, membrii echipei de control, numrul delegaiilor i a legitimailor de control, dup care se prezint constatrile, prevederile legale nclcate i msurile luate. Cea mai complex documentaie de control rezult n urma controalelor la sediu exercitate de Comisia de Supraveghere a Asigurrilor din Romnia i a controalelor financiare de gestiune exercitate de structurile proprii de control ale societilor de asigurare. ntocmirea i perfectarea documentelor de control. Constatrile rezultate din aciunile de control se consemneaz n actele de control astfel: Procesul-verbal reprezint actul n care se consemneaz constatrile efectuate cu ocazia controlului i trebuie s cuprind: denumirea unitii verificate; perioada n care se face controlul; perioada supus controlului; lucrtorii care au participat la control; constatrile expuse clar, concis, precis i documentat: prevederile legale nclcate (legi, hotrri, regulamente), cu indicarea articolului i aliniatului; consecinele; economico-financiare; persoanele vinovate i msurile luate. Dup consemnarea constatrii, se nscriu pe scurt eventualele obiecii ale organelor controlate, precum i punctul de vedere fundamentat legal al organului constatator. Dac persoanele rspunztoare refuz s ofere explicaii, s dea declaraii sau nu sunt n unitate, n procesul-verbal se va face meniunea despre aceasta situaie. Procesul-verbal ncheiat la sucursale se semneaz de ctre organele de control, persoanele rspunztoare i de conducerea sucursalei (director, director adjunct, contabil ef). Procesul-verbal de control, n principiu, trebuie s cuprind urmtoarele elemente:

Page 21 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

ROCES - VERBAL (macheta) ncheiat azi (ziua, luna, anul), locul (localitatea) I. Identificarea membrilor echipei de control a unitii controlate i a reprezentailor acesteia: Subsemnaii (nume, prenume, funcie), din cadrul (denumirea Corpului sau biroului de control), n baza legitimaiei de control nr.__ i a delegaiei nr. __ din_____________ emis de (autoritatea care dispune controlul) am procedat la verificarea (unitii controlate), cu sediul n (adresa). (Unitatea controlat) a fost reprezentat prin (nume, prenume i funcia reprezentanilor legali ai unitii controlate): II. Identificarea caracteristicilor controlului: tip control, temei legal, perioada controlat, durata controlului, 1. Control de fond, conform tematicii stabilite, anexat Ia procesul-verbal (control financiar dc gestiune). 2. Control tematic privind............ 3. Verificarea respectrii metodologiei de instrumentare a dosarelor de daun. 4. Alte obiective i temeiul legal............ Perioada supus controlului: (prima zi de lucru din controlul de fond executat anterior pn n ziua anterioar nceperii aciunii de control pentru care se face procesul-verbal sau potrivii tematicii) Durata controlului: (de la data - pn la data) III. Descrierea constatrilor (deficiene, efecte economico-financiare), persoane rspunztoare, msuri luate de remediere i de sancionaie, masuri lsate a fi luate etc.) Constatrile fcute n urma controlului sunt urmtoarele: 1. Descrierea constatrii (conform tematicii controlate)......... 2. mprejurrile n care a avut loc abaterea i cauzele acesteia....... 3. Prevederi legale nclcate sau nerespectate (articol, paragraf, lege. circular ctc.) 4. Consecinele abaterii (efectele economice i financiare) 5. Persoanele rspunztoare (persoane care a contribuit la producerea deficienei) 6. Punctele de vedere al persoanelor vinovate, (exprimate n notele explicative) 7. Punctul de vedere al organului constatator, asupra celor artate n notele explicative ale persoanelor vinovate....... 8. Msuri luate n timpul i ca urmare a controlului, de ctre salariaii sucursalei, direciei........ 9. Alte constatri cu menionarea celor artate la pct. 1 - 8 de mai sus........ IV. Formula de ncheiere: 1. Prin semnarea prezentului proces-verbal de control se recunoate de conducerea unitii controlate c au fost restituite toate documentele puse la dispoziia organului de control n integralitatea lor. 2. Prezentul proces-verbal, nregistrat la unitatea controlat sub nr.___ i n Registrul unic de control la nr.__ s-a ncheiat n __ exemplare, din care __ exemplare au fost lsate unitii controlate, iar __ exemplare au fost luate de organul de control. V. Semnturile i anexele: Semntura persoanelor rspunztoare: (nume, prenume, funcie, punctul unde sunt menionate n procesul-verbal deficienele atribuite n sarcina salariatului respectiv, loc de semnat) Semntura membrilor echipei de control i a conducerii unitii controlate (funcie, nume, prenume) Lista anexelor la procesul - verbal (se atribuie numr de ordine n funcie de importana i succesiunea (dependena) textului procesului - verbal.

Procesul-verbal se nainteaz ctre sediul central al societii - Corpul de control - nsoit de o not de prezentare care cuprinde: organele sau, dup caz, persoanele din afara sucursalei verificate, care au dat dispoziii sau recomandri ce au determinat deficienele consemnate n procesul-verbal; cazurile nesoluionate, care necesit continuarea efecturii controlului, formulndu-se propunerile corespunztoare; propunerile pentru completarea sau modificarea msurilor stabilite de ctre conducerea sucursalei verificate. Propunerile sunt sistematizate dup natura msurilor ce urmeaz a se lua astfel:
Page 22 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

a) aplicarea sanciunilor disciplinare, de imputare sau de sesizare penal, dup caz; b) msuri ce trebuie luate de unitatea verificat i de cea verificatoare; c) comunicrile care trebuie fcute altor uniti n legtur cu msurile ce trebuie luate de acestea. Propunerile trebuie s se ntemeieze pe constatrile din actele de control, fcndu-se trimitere la ele fr a mai repeta coninutul. n notele de prezentare se includ aprecierile i concluziile cu privire la activitatea pe ansamblul a unitii controlate; cadrele de conducere de la sucursal i reprezentane. Se face referire la comportamentul membrilor echipei de control, dac au respectat programul de lucru i dac au ndeplinit sarcinile avute. Materialele care se anexeaz la procesul-verbal i fac parte integrant din acesta sunt: * Nota cu obiectivele verificate. Obiectivele verificate la care nu se constat deficiene sau fapte ilicite nu se nscriu n procesul-verbal, dar se consemneaz ntr-o anex cu obiectivele verificate la procesul-verbal, semnat pe propria rspundere de ctre membrii echipei de control. * Nota de constatare se folosete ca act constatator, nainte de ncheierea procesului-verbal, atunci cnd: - n cursul verificrii se fac constatri a cror reconstituire ulterioar nu este ntotdeauna posibil sau care nu mai pot fi dovedite; - este necesar a se lua msuri urgente pentru sistarea sau nlturarea de ctre cei n drept a unor abateri sau a consecinelor acestora; - ntreruperea prescripiei dreptului la aciune sau la a cere executarea silit; - prevenirea decderii, n situaii similare. Se consemneaz situaia de fapt, precum i msurile luate operativ pentru remedierea deficienelor. n situaii de natura celor menionate mai sus este indicat folosirea martorilor asisteni la stabilirea realitii faptelor constatate. Nota de constatare este semnat de ctre organul de control, conductorul unitii, precum i de martorul asistent dup caz. * Nota explicativ se ntocmete n toate cazurile cnd se constat abateri sau deficiene care se consider c atrag msuri de sancionare, imputare sau ntrunesc clemente necesare rspunderii penale. Se poate ntocmi n orice etap a controlului, ns numai dup ce s-a epuizat verificarea asupra constatrii care necesit explicaii i este n msur s pun ntrebri precise i s combat eventualele rspunsuri necorespunztoare. Este ntocmit sub form de ntrebri i rspunsuri (numerotate) formulate de organele de control. Dac cel n cauz refuz s ntocmeasc nota explicativ sau s rspund la unele ntrebri, acestea se formuleaz prin adres scris (nregistrat la unitatea verificat), stabilindu-se i termenul n cadrul creia trebuie primit rspunsul. n caz c nici n aceasta situaie nu se obine un rspuns se consemna refuzul n procesul-verbal, anexndu-se copia adresei cu ntrebrile formulate, sancionndu-se persoana vinovat n conformitate cu legislaia muncii. n cazul neascultrii n prealabil a persoanei vinovate, se menioneaz cauza nelurii acestei msuri. * Tabele i situaii se ntocmesc i se anexeaz numai n cazul n care o deficien se repet n mod frecvent, pentru a se putea sintetiza expunerea constatrilor n procesul-verbal. Sunt semnate de organele de control i, dup caz, dc conducerea unitii i persoanele rspunztoare. * Declaraiile formulate de gestionri la nceperea inventarierii i listele de inventariere, situaia plusurilor i minusurilor, dup caz explicaiile gestionarilor. La ntreruperea inventarului, locurile de acces n magazii se sigileaz, incheindu-se proces - verbal cu privire la acest lucru. La reluarea inventarului, dac se constat c sigiliile sunt deteriorate, se anun organele de cercetare penal. * Cnd se constat c n urma controlului a rezultat svrirea unor fapte care prezint indicii de vinovie penal se ncheie un proces - verbal separat. La acest proces - verbal se ataeaz anexele respective i alte probe care se nainteaz de ndat organelor de cercetare penal. * Procesul-verbal de constatare a contraveniilor se ncheie n conformitate cu dispoziiile legale n vigoare, potrivit crora organele de control financiar de gestiune sunt organe constatatoare. n cazul n care organul financiar de gestiune aplic sanciunea pe baza constatrilor altui organ, va descrie n procesul-verbal faptele, dispoziiile legale nclcate i msurile luate. Dac pentru contravenia constatat se ncaseaz amend, nu se mai ncheie proces-verbal, fcndu-se meniune n actul de control. * Nota unilateral se ntocmete numai n cazul n care nu se constat abateri ori acestea, prin volumul i importana lor, nu justific ntocmirea unui proces-verbal. n aceast not se arat concret ce anume documente au fost controlate i care sunt constatrile fcute. Nota unilateral se semneaz numai de organul de control, pe propria rspundere. Valorificarea actelor de control. Conducerea societii de asigurare, n baza constatrilor rezultate n urma controlului efectuat de ctre organele specializate, are dreptul s dispun luarea de msuri pentru nlturarea i prevenirea neregulilor constatate n activitatea financiar-contabil a sucursalelor, precum i
Page 23 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

suspendarea aplicrii msurilor care contravin reglementrilor financiar-contabile, fiscale i de legislaie a muncii. 2.3.5. Stabilirea rspunderii persoanelor controlate Deficienele constatate cu ocazia controlului sunt remediate n funcie de natura i gravitatea acestora. Persoanele care datorit nerespectrii prevederilor legale se fac vinovate de producerea deficienelor constatate, rspund material, disciplinar, contravenional sau penal, dup caz. Rspunderea disciplinar intervine atunci cnd salariatul svrete o fapt n legtura cu munca, care const, potrivit Codului Muncii, ntr-o aciune sau inaciune svrit cu vinovie, de nclcare a normelor legale, a regulamentului intern, a contractului individual de munc, a ordinelor i a dispoziiilor conductorilor ierarhici. Ca element de noutate, Codul Muncii prevede cercetarea disciplinar prealabil, premergtor sancionrii disciplinare (art. 267 din Codul Muncii). Sanciunea disciplinar este lovit de nulitate absolut dac nu s-a efectuat n prealabil o cercetare disciplinar. n vederea desfurrii acesteia, salariatul va fi convocat n scris de ctre persoana mputernicit de angajator s realizeze cercetarea, precizndu-se obiectul, data, ora i locul ntrevederii. Neprezentarea salariatului la convocare, fr motiv obiectiv d dreptul angajatorului s dispun sancionarea i n lipsa cercetrii disciplinare prealabile. n cursul cercetrii prealabile salariatul are dreptul s formuleze i s susin toate aprrile n favoarea sa, s ofere persoanei mputernicite cu realizarea cercetrii toate probele i motivaiile pe care Ie consider necesare. La cererea sa, are dreptul de a fi asistat de ctre un reprezentant al sindicatului. Sanciunea disciplinar se aplic n termen de 30 de zile calendaristice de la dat lurii la cunotin despre svrirea abaterii disciplinare, dar nu mai trziu de 6 luni de Ia svrirea faptei (art. 268 din Codul Muncii). Decizia de sancionare comunicat n cel mult 5 zile calendaristice de la data emiterii produce efecte de la data comunicrii (ntiinarea scris se pred personal sub semntur sau prin scrisoare recomandat) i poate fi contestat la instanele judectoreti n termen de 30 de zile de la comunicare. Instana hotrte dac decizia contestat este temeinic i legal sau urmeaz a fi anulat n cazul n care o consider abuziv. Deciziile necontestate i cele contestate care nu au fost anulate de instan vor fi duse la ndeplinire de compartimentul financiar-contabil i resurse umane al societii de asigurri. Dup opinia mea personal este c iniiatorii noilor reglementri legale au ignorat legislaia fiscal i a societilor comerciale. Controlul financiar de gestiune se efectueaz odat pe an i descarc de gestiune conducerea executiv prin validarea documentelor i a activitilor din anul de gestiune controlat. n noua conjunctur creat de Codul Muncii, un salariat care a svrit o fapt sancionabil disciplinar cu trei luni naintea controlului poate fi sancionat, astfel nct sanciunea aplicat s duc pn la desfacerea contractului de munc. Un alt salariat, care svrete aceeai abatere disciplinar, dar cu 8 luni naintea controlului, nu mai poate fi sancionat disciplinar, deoarece Codul Muncii limiteaz aplicarea sanciunilor la 6 luni de la svrirea faptei respective. n aceste condiii salariaii predispui la abateri disciplinare pot nclca cu bun tiin legea pentru c nu risc s fie sancionai tocmai datorit imperfeciunii acesteia. Consider c nu este normal ca pentru dou fapte identice, dar svrite Ia interval de 6 luni msurile s difere. Rspunderea contravenional. Faptele care constituie contravenii svrite cu intenie de ctre salariai sunt sancionate de legea privind stabilirea i sancionarea contraveniilor. Amenda contravenional se aplic n conformitate cu limitele stabilite. Rspunderea patrimonial. Salariaii rspund patrimonial n temeiul normelor i principiilor rspunderii civile contractuale pentru pagubele materiale produse societii de asigurare, din vina i n legtur cu munca lor. Nu rspund pentru pagubele provocate de for major sau de alte cauze neprevzute i care nu putea fi nlturate. Pagubele produse de mai muli salariai se stabilesc n sarcina fiecruia n raport cu msura n care a contribuit la producerea ei. Dac acest lucru nu poate fi stabilit, rspunderea se stabilete proporional cu salariul su net de la data constatrii pagubei. Evaluarea pagubelor. ntr-o interpretare larg, paguba este evideniat printr-un act constatator care poate fi o sesizare sau o reclamaie. n sens restrictiv paguba trebuie s rezulte clar din actul constatator. Actul nu poate fi considerat complet daca nu rezult autorul, data producerii i ntinderea pagubei, pentru a nu se pierde termenul prevzut n legislaie pentru recuperare. Pagubele sunt evaluate pe baz de expertiz i se recupereaz ntr-un cuantum echivalent cu valoarea de nlocuire n cazul bunurilor, valoarea din documentele contabile n cazul lipsei de numerar. Procedura de recuperare. Recuperarea pagubelor se face, potrivit legii, prin reinerea din drepturile salariale cuvenite persoanei n cauz a unor rate lunare ce nu pot fi mai mari de o treime din salariul net i fr a depi mpreun cu celelalte reineri jumtate din salariu. Dac recuperarea nu se poate face n trei ani de la prima rat, societatea de asigurare se poate adresa executorului judectoresc n condiiile codului de
Page 24 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

procedur civil (art. 273-275 din Codul Muncii). Sunt de prere c aceast prevedere legal defavorizeaz angajatorul. n cazul n care salariatul care produce paguba angajeaz salariul su net n credite comerciale de restituit i obligaii derivate din relaiile ce in de dreptul familiei (obligaiile financiare ntinzndu-se la jumtate din veniturile sale), pagubele nu mai pot fi recuperate n procedur normal. Recuperarea se poate face numai dup degrevarea de reineri a salariului sau prin instana judectoreasc, n urma unui proces civil. Rspunderea penal. Faptele svrite de ctre salariat cu intenie, prevzute de legislaia penal sunt sancionate cu nchisoare sau amend penal, n urma unui proces penal. La propunerea organului de control care constat fapta ce are inciden penal, conducerea unitii controlate ntocmete o plngere penal mpotriva fptuitorilor, pe care o depune la Parchetul de pe lng judectoria sau tribunalul competent. Sub aspect procesual aciunea se pune n micare din oficiu, iar urmrirea penal este efectuat conform legii. Procurorul valideaz constatrile dispunnd prin ordonan nceperea urmririi penale i trimiterea n judecat. Judecat este de competena instanelor judectoreti. n cazul n care faptele nu sunt confirmate de cercetarea penal, procurorul va dispune prin ordonan nenceperea urmririi penale. n literatura juridic de specialitate se consider c art. 40 din Legea contabilitii nu cuprinde o norm penal sancionatorie, textul respectiv enunnd numai cadrul legal de incriminare a unor conduite profesionale din sistemul contabil, fapte care se sancioneaz conform Codului Penal (de exemplu art. 289. infraciunea de fals intelectual). 2.3.6. Rspunderea organului de control Salariaii mputernicii cu exercitarea controlului financiar de gestiune rspund disciplinar, contravenional sau penal, dup caz, n situaiile n care: a) nu efectueaz controlul conform programului de activitate aprobat; b) nscriu n actele date sau fapte ireale ori inexacte, sau cu bun tiin nu consemneaz toate deficienele constatate; c) lucreaz cu superficialitate, nesemnalnd nclcrile de la dispoziiile legale n vigoare constatate cu ocazia controlului i nu stabilesc rspunderi potrivii normelor legale; d) prin interpretarea sau aplicarea greit a dispoziiilor legale n vigoare, dispun msuri care produc prejudicii; e) nu ntocmesc sau nu nainteaz societii actele de control la termenele stabilite; f) nu iau sau nu propun msurile necesare pentru nlturarea lipsurilor i a abaterilor consemnate n actele de control, tragerea la rspundere a celor vinovai; g) nu ndeplinesc sau ndeplinesc defectuos sarcinile ce le revin, potrivit normelor de control. La ncheierea controlului, efii echipelor de control au obligaia s prelucreze actele de control cu persoanele controlate. Conductorii sucursalelor verificate au obligaia ca n cadrul competenei i la termenele legale s ia msuri pentru aplicarea i urmrirea integral i la timp a msurilor propuse, sancionarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor i naintarea ctre organele de urmrire penal a actelor cuprinznd faptele incriminate de legea penal. Neluarea msurilor necesare angajeaz propria rspundere a conductorului unitii. Msurile se iau n cel mult 30 zile de la data nregistrrii actului de control la sediul unitii verificate, dac prin dispoziiile legale nu sunt fixate alte termene. 2.4. EFICIENTA CONTROLULUI IN ASIGURRI 2.4.1. Indicatori de eficien n arealul controlului 2.4.1.1. Eficiena din punct de vedere al autoritii Din punct de vedere al autoritii de stat controlul ar trebui s se desfoare pe o pia de asigurare eficient atomizat cu relaii de concuren loial i cu produse de asigurare care s respecte normele minime de calcul actuarial. Un control eficient al autoritii conduce desfurarea unei activiti de calitate i implicit la reducerea sau chiar lipsa reclamaiilor venite din partea asigurailor. Eficiena se msoar n nivelul taxelor, contribuiilor i impozitelor vrsate n mod ritmic i n cuantum legal la buget. Eficiena controlului exercitat de autoriti se msoar n numrul de falimente al societilor de asigurare care au fost evitate datorit prevederii i a msurilor de redresare financiar a acestor societi. 2.4.1.2. Eficiena din punct de vedere al organului de control Noiunea de eficien presupune ca rezultatele obinute s fie mai mari dect eforturile depuse. Eficiena controlului nu este apreciat doar prin volumul prejudiciilor descoperite i al sanciunilor aplicate. Eficiena se
Page 25 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

poate calcula prin numrul total al documentelor verificate, evoluia n dinamic a abaterilor constate de la un an la altul i evoluia indicatorilor de eficien economico-financiar. Consider c elementul cel mai important al eficienei este dat de legtura permanent ntre conducerea societii i personalul de execuie. Pentru a desfura activiti cu o eficien corespunztoare, controlul trebuie s fie exercitat de personal competent, ferm, exigent i obiectiv. Pentru creterea eficienei activitii de control, organele de control trebuie s aplice metode combinate de control i s fie perspicace i s nu solicite informaii i situaii inutile. Activitatea unui organ de control presupune o pregtire de specialitate temeinic care ns este insuficient dac acesta nu are o inut i o abilitate deosebite n derularea controlului. Comportamentul organului de control trebuie s inspire n egal msur autoritate, ncredere, respect, credibilitate i nelegere. Salariatul care este controlat n mod direct nu trebuie sub nici o form s se simt vizat, privit cu suspiciune (nencredere) sau verificat cu o anumit bnuial. Abilitatea este indispensabil organului de control ncepnd cu purtarea unui dialog civilizat ntr-o atmosfer calm, netensionat cu salariaii din care s se desprind aspectele importante ce conduc la depistarea cauzelor i a faptelor, pn la cazuri mai complexe de investigaii asupra unor fapte ce au inciden penal. O alt latur important a eficienei o constituie ndrumarea. Nu se poate stabili n procente ct reprezint ndrumarea i ct reprezint controlul, pentru c factorul determinant este calitatea intelectual i experiena celui controlat. Dac cel controlat este o persoan bine pregtit profesional, cu capaciti de nelegere a fenomenelor, cu caliti adecvate funciei ce o ndeplinete, nu se impune alocarea unui fond de timp pentru ndrumare. Nu acelai lucru se ntmpl cnd cel controlat arat doar diploma de studii i nu o poate susine prin cunotinele asimilate i deprinderile formate. Din punct de vedere economico-financiar controlul exercitat n societile de asigurare se evalueaz prin prisma primelor de asigurare stabilite n mod eronat n raport cu rspunderea asumat prin suma asigurat, a primelor de asigurare nencasate, dar recuperate ca urmare a aciunii de control. Un alt indicator deosebit de important l constituie indemnizaiile de despgubire i sumele de asigurate constatate c s-au pltit n mod necuvenit din greeli de lucru sau fraude i recuperate cu ocazia controlului. Numrul de debitori lichidai din evidena contabil prin ncasarea sumelor pe care acetia le datorau societii de asigurare reprezint, de asemenea, venituri financiare importante, care eficientizeaz activitatea de control. Indicatori de apreciere n timp a valorii echipei de control sunt numrul sanciunilor aplicate salariailor i numrul de dosare naintate organelor de cercetare penal. 2.4.1.3. Eficiena din punct de vedere al persoanei (entitii) controlate O persoana controlat care desfoar o munc cu rezultate la nivelul standardelor societii i nu a svrit abateri cu intenie are numai de ctigat de pe urma activitii de control. Activitatea salariailor este evaluat prin prisma modului de ndeplinire a prevederilor stabilite n fia postului. Un indicator de apreciere este dat i de raportul dintre documentele controlate ntocmite de salariatul controlat i deficienele constatate n acestea. Salariatul are posibilitatea de a se perfeciona la unele capitole unde are semne de ntrebare i nu stpnete soluionarea unor spee, (proceduri, legislaie i interpretri a unor spee) solicitnd ajutorul organului de control. Una din funciile^ controlului, dup cum am menionat mai sus, este i funcia de ndrumare. n plan practic n urma unui control se manifest n fapt o descrcare de gestiune" a activitii depuse de salariai i conducerea executiv n perioada controlat. 2.4.1.4. Eficiena din punct de vedere al acionariatului Din punct de vedere al acionariatului controlul are valene multiple. n ce privete eficiena: a) controlul apr i rentregete patrimoniul societii de asigurare; b) controlul previne ieirea" prin pli de despgubiri a unor importante sume de bani cauzate de tentativa de fraud; c) prin control se previn de la plat despgubiri necuvenite solicitanilor (asigurai/ pgubii sau beneficiari ai asigurrii); d) ca urmare a controlului se recupereaz importante sume de bani nencasate sau pltite necuvenit; e) controlul contientizeaz salariaii pentru executarea cu responsabilitate a sarcinilor de serviciu; f) ofer o informaie real, precis i n timp util referitoare la modul cum s-a neles, interpretat i aplicat strategia de dezvoltare a societii; g) aduce informaii pertinente privind loialitatea salariailor i comportamentul acestora, msura n care respect deontologia specific personalului din asigurri.

Page 26 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

2.4.2. Perspectivele controlului Dezvoltarea pieei de asigurare creeaz premisele apariiei unor cazuri antisociale cu efecte economice nefavorabile economiei asigurrilor. Asiguraii predispui la fraud exercit presiuni pentru a beneficia de foloase necuvenite din asigurare. Unii salariai ai societilor de asigurare acioneaz n complicitate cu asiguraii sau atelierele de reparaii pentru a obine foloase necuvenite din fondul de asigurare. Interesul unor brokeri de a-i spori comisioanele din activitatea intermediat determin decontri mult mai mari pentru indemnizaii de despgubire cauzate de soluii tehnologice mai scumpe i ncrcri superficiale ale devizelor de lucrri. Controlul n asigurri sufer modificri tot timpul pentru a fi adaptat cerinelor de moment ale economiei societii de asigurare. Dac n urm cu 10-15 ani controlul se exercita numai cu scop documentar, scriptic i de analiz, n viitor controlul va trebui s devin un control faptic exercitat prin investigaii, cercetri la faa locului, expertize etc. Obiectivele principale ale acestuia se vor axa pe prevenirea i recuperarea indemnizailor de despgubire i sume asigurate pltite n plus sau necuvenite. Un alt obiectiv important poate fi analizarea condiiilor n care se ncheie contractele de asigurare i cercetarea amnunit a bunurilor asigurate prin efectuarea inspeciei de risc i verificarea mai atent a asigurailor pretabili la producerea unor fraude. S-au nregistrat numeroase cazuri de splare de mari sume de bani, date publicitii de Oficiul Naional de prevenire i combatere a Splrii Banilor prin intermediul asigurrilor. Exemplu: Se cumpr polie de asigurare de via care necesit plata unor prime de asigurare mari ce vin n contradicie cu profilul economic al clientului. Primele de asigurare se pltesc n numerar prin sume fracionate, pentru a se evita cerinele de identificare prevzut de legislaia n domeniu. Polia de asigurare se semneaz de contractant, acesta indicnd drept beneficiari ai sumei asigurate persoane diferite de membrii familiei. Beneficiarii solicit la data scadenei plata sumelor asigurate n numerar sau prin emiterea de mai multe cecuri cu sume fracionate, pentru a se evita intrarea n vizorul Oficiului Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor. Sumele provenite din activiti ilicite se transform n sume de bani care pot fi justificate cu acte n regul. Dup prerea noastr se impune ca, ntr-un timp ct mai scurt, s se creeze o baz de date unic, comun tuturor societile de asigurare care s identifice n mod rapid toate elementele de natur infracional sau imoral a asigurailor, dac acestea exist. De asemenea, consider c un rol important trebuie s revin controlului prin aciuni de prevenire a plii unor indemnizaii de despgubire nejustificate, iar baza de dale unic se poate organiza n funcie de Codul Numeric Personal al asiguratilor (pgubiilor) sau de datele cuprinse n permisul de conducere. Studiu de caz: n cazul asiguratului T. C. se acceseaz baza de date unic folosindu-se Codul Numeric Personal al acestuia 1380629011092. Programul de eviden informatizat afieaz i sorteaz de cte ori numitul T.C. a solicitat despgubiri n anumite perioade de timp att n calitate de asigurat ct i n calitate de pgubit. n 26 mai 2003 este nregistrat ca pgubit ocazie cu care a solicitat de la asigurtorul A" despgubiri pentru pagube avute din vina unui asigurat l.G. de 100 milioane lei. Dou sptmni mai trziu, Ia 12 iunie 2003 primete o despgubire de 80 milioane lei de la asigurtorul B. La data de 1 iulie 2003 ncaseaz suma de 45 milioane lei de la asigurtorul C". n calitate de asigurat CASCO apare nregistrat i la societatea D" ncepnd cu 28 mai 2003 de unde obine la 8 iunie 2003 o despgubire n valoare de 100.000.000 lei. Evidenele individuale ale asigurtorilor nu vor putea opri mecanismul de fraudare pus la punct de asigurat dect dac se centralizeaz bazele de date la nivel naional. n acest caz exist semne de ntrebare care pot fi puse pentru a se clarifica dac este sau nu tentativ de fraud. ntrebrile pot fi: - 1) La data asigurrii autovehiculul a fost sau nu reparat n urma accidentului n care apare pgubit i primete 100 milioane lei de la asigurtorul B"? 2) Din asigurarea CASCO nu se pltesc aceleai daune care au fost despgubite de ali asigurtori pe oaza asigurrii de rspundere civil auto? 3) Accidentele sunt reale? 4) Sumele pltite ca despgubire fiind aproximativ echivalente, nu sunt acelai elemente de caroserie constatate n ambele cazuri de ctre doi asigurtori diferii? Nu este cazul de coasigurare nedeclarat de asigurat la nici unul dintre asigurtori? La aceste suspiciuni numai echipa de control care face verificri prealabile poate da un rspuns pertinent. Un accent deosebit se va pune in viitor pe investigarea i verificarea realitii producerii evenimentelor asigurate. Latura cea mai important spre care va fi direcionat controlul o va reprezenta verificarea realitii i sinceritii documentelor. Pentru o comunicare unitar i complet n controlul asigurrilor consider ca se impune elaborarea unui Cod de control care s cuprind standardele de control n societile de asigurare, organizarea i rolul deinut de structurile de control. Perfecionarea controlului autoritii se poate realiza prin elaborarea unei legislaii coerente i armonizate cu directivele europene, care s impun responsabilizarea factorilor de decizie. n cadrul activitii de control a supravegherii pieei de asigurri
Page 27 of 28

OCR

Controlul n asigurari

2008

apreciem c este necesar s se organizeze o structur format exclusiv din specialiti n domeniul matematicilor actuariale, economic, juridic, tehnic i de medicin legal. Consider c structura existent n prezent, care cuprinde doar specialiti n finane i fiscalitate, nu este suficient. Controlul n asigurri pornete din momentul subscrierii contractului de asigurare, urmnd administrarea portofoliului de asigurare, utilizarea raional a fondurilor destinate despgubirilor i se termin odat cu fructificarea fondurilor din rezerve tehnice, crearea de profit i distribuire a dividendelor. Complexitatea actului de control n asigurri va determina n viitorul apropiat o cerere pe piaa muncii de specialiti n domeniul acestei activiti. Unitile de nvmnt superior vor trebui s se alinieze Ia cerinele pieei, pregtind prin studii de masterat i doctorat specialiti n control i combaterea fraudei. Un alt deziderat al controlului n asigurri este constituit de implementarea unor noi proceduri pe piaa privat a asigurrilor, privitoare la activitile de investigaie i control al riscurilor n asigurri. O soluie posibil ar fi ca societile de detectivi privai s compenseze activitatea controlului intern. De mare importan s-ar dovedi constituirea de societi specializate n controlul asigurrilor, asociate n uniuni profesionale dup modele din Statele Unite ale Americii i din Uniunea European.

Page 28 of 28