Sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) Sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) este instrumentul software care faciliteaza

integrarea tuturor informatiilor dintr-o organizatie ntr-o platforma unica. Scopul ERP este sa asigure transparenta datelor n cadrul unei organizatii si sa faciliteze accesul la orice tip de informatie utila n desfasurarea activitatii. Un sistem ERP reprezinta o imbinare a practicilor de management al afacerilor cu tehnologia informatiilor, prin care procesele de afaceri ale unei companii sunt integrate in cadrul sistemului informatic, in vederea atingerii unor obiective de business specifice. De-a lungul timpului, tehnicile si practicile de management au evoluat intr-un set de regului general acceptate (best practices) specifice fiecarei verticale de business. Desi rezultate in urma unui proces de sedimentare indelungat, aceste "best practices" sunt si ele supuse necesitatii continue de resincronizare cu modificarile structurale ale mediului de afaceri. Rolul unui ERP este de a facilita incorporarea si actualizarea acestora in cadrul proceselor de business ale companiei. Tehnologia informationala reprezinta infrastructura hardware, software, retelistica si comunicatii necesara implementarii unui ERP. O companie poate decide implementarea unui sistem ERP pe o infrastructura IT optima, astfel incat procesele de afaceri sa opereze la un randament care sa permita atingerea obiectivelor de business prestabilite. Istoria sistemelor ERP dateaza din anii 1960 cand acest tip de aplicatie software era folosit cu preponderenta pentru asistarea procesului de productie. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning). Desi utile in activitatea de productie, aceste aplicatii nu isi extindeau functionalitatile si spre alte zone de interes pentru o intreprindere precum contabilitate, resurse umane, vnzari. Incepand cu anii 90 sistemele ERP au nceput sa ia forma aplicatiilor actuale. Desi dupa aparitia MRP functionalitatile acestui tip de programe au inceput sa se extinda, ERP-ul actual a luat fiinta n momentul n care informatiile au putut fi centralizate ntr-o platforma comuna si functionalitatile sale au fost integrate. Astazi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului pentru eficientizarea functionalitatilor. Clientii de la mii de kilometri distanta pot avea acces la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitatilor ERP cu aplicatiile WEB. Sistemele ERP, sunt programe modulare, fiecare arie de activitate a companiei fiind acoperita de catre o aplicatie specifica. Modulele unui sistem ERP functioneaza integrat utiliznd o baza de date comuna, sau pot functiona independent. Pot fi enumerate cteva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficienta a unei ntreprinderi:

Productie: planificarea si urmarirea productiei Gestiune: evidenta stocurilor, a furnizorilor, a platilor si ncasarilor Servicii: urmarirea serviciilor

Contabilitate: evidenta financiar contabila Imobilizari: evidenta mijloacelor fixe si calculul amortizarii CRM: managementul relatiilor cu clientii Sistem Raportare: rapoarte, analize, prognoze MRP (Material Resource Planning): planificarea resurselor materiale

Pornind de la premisa c ntregul este mai mult dect suma prilor, un ERP realizeaz integrarea i sincronizarea funciunilor ntreprinderii. Este un excelent mijloc de integrare si ordonare a informaiei, fluidiznd schimbul de date ntre departamente. Schimbrile tot mai rapide din mediul de afaceri i creterea n complexitate a activitilor din cadrul unei companii necesit o adaptare permanent, ntr-un ritm alert, care adeseori pune la ncercare capacitile de efort i analiz ale factorului uman.

Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluie la aceste provocri, fiind capabile s proceseze un volum foarte mare de date i informaii agregate n scopul optimizrii i eficientizrii proceselor.

Care sunt avantajele unui sistem integrat de tip ERP?

Strngerea relaiilor cu clienii i furnizorii, prin realizarea unui lan eficient; Reducerea costurilor produciei i stocurilor; Planificarea integral a resurselor ntreprinderii; mbuntirea global a productivitii; Maximizarea profitului, prin flexibilitate i reactivitate sporit la cerinele pieei;

De ce s implementai un sistem ERP ? Pentru c cifrele urmtoare vorbesc de la sine despre avantajele unei soluii ERP:

reducerea stocurilor - 18% reducerea costurilor cu materiale - 5% reducerea costurilor adiionale/salarii - 8% creterea vnzrilor i a satisfaciei clienilor - 12% mbuntirea controlului financiar contabil - 16%

Producia este cel mai important proces n lanul valorii ntr-o companie productoare, iar calitatea i competitivitatea pe pia a produselor rezultate din procesul de producieeste esenial. Pentru ndeplinirea acestor deziderate este esenial eficiena sistemului informatic de gestiune a activitii. Numai implementarea unei soluii informatice perfect modelate pe specificul activitilor unei ntreprinderi productoare poate asigura premisele competitivitii acesteia.

Justificarea investiiei ntr-un sistem integrat de tip ERP :

Eficientizarea ntreprinderii Standardizarea proceselor economice Eliminarea insulelor informaionale Modularitate i arhitectur deschis, care faciliteaz adoptarea tehnologiilor viitoare Avantajele furnizate de un sistem ERP

Eficientizarea proceselor de afaceri poate proveni dintr-o serie de avantaje rezultate prin implementarea unui sistem ERP, dintre care amintim: Reducerea costurilor operationale Un ERP este compus dintr-o serie de module care sunt destinate diverselor departamente, precum: productie, financiar-contabil, achizitii, vanzari etc. Desi are o natura extrem de variata, informatia este operata o singura data si este accesibila oricarui modul ii este necesara. Astfel se economiseste timp, reurse, se diminueaza probabilitatea de a comite erori de operare, se faciliteaza accesul la informatie de ultim moment etc. Una dintre particularitatile uzuale ale unui ERP ste stocarea tuturor informatiilor intr-o baza de date unica. Exemplu: Un client lanseaza (telefonic sa prin fax/email) o comanda. Aceasta comanda este apoi operata de catre diverse departamente (vanzari, depozit, achizitii, facturare, contabilitate) pe masura ce diverse activitati sunt prestate in vederea satisfacerii cererii. Identificarea la un anumit moment a statusului comenzii este un proces care presupune contactarea fiecarui departament posibil a fi intervenit asupra acesteia. Identificarea cauzelor care genereaza pierderi de vanzare este de asemenea extrem de dificila. Prin implementarea unui ERP, tot procesul poate fi automatizat: de la preluarea comenzii printr-un portal (Business to business sau business to consumer) sau prin alte canale, pana la livrare si facturare, in orice moment existand posibilitatea verificarii statusului curent si identificarea eventualelor neconformitati cu cererea originala. Facilitarea managementului operatiunilor curente Deciziile de zi cu zi sunt luate pe baza informatiilor disponibile la moment. Utilizand rapoartele standard furnizate de catre ERP sau pin implementarea de instrumente de tip Business Intelligence (BI) complementare sistemului ERP, informatiile sunt actuale, acurate, coerente si prezenate intuitiv. Se creeaza deci premisele fundamentarii decizionale. Optimizarea stocurilor In multe cazuri s-au semnalat reduceri majore ale valorilor imobilizate in stocuri, in conditiile in care satisfactia clientilor a crescut. Acest lucru este datorat noilor instrumente de management operational si decizional care permit controlul proceselor de aprovizionare, livrare, picking, productie, targetare etc. De asemenea, sunt tinute sub control stocurile care au termene scurte de expirare, rotatie lenta etc. Cresterea nivelului de onorare a comenzilor Prin automatizarea lantului de preluare a comenzilor, achzitie, management stocuri, management depozit, logistica, se elimina marea majoritate a potentialelor disfunctionalitati care conduc la neonorarea cererilor, sau la livrarea de bunuri necomandate.

Imbunatatirea cashflow-ului Prin implementarea de politici comerciale coerente si prin usurinta cu care se pot obtine indicatorii specifici, compania isi controleaza mult mai strict fluxurile monetare si perioadele de recuperare a banilor, impunand o disciplina financiara tuturor factorilor implicati. Integrarea informatiilor financiare Fiind un singur sistem, exista o singura viziune a rezultatelor. Se elimina astfel problema "adevarurilor multiple", in care fiecare departament are propriul set de rezultate, analize si concluzii, adesea contradictorii.

Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business si comunicare online.

Motivatie pentru solutie de tip ERP In general, conform studiilor publicate, exista doua tipuri de motivatii care determina implementarea unui ERP: Motivatii tehnologice Inlocuirea unui sistem informational neintegrat (mai multe aplicatii, depasite tehnologic sau nu, in care se opereaza independent). Inlocuirea unuia sau mai multor sisteme depasite tehnologic, integrate sau nu. Imbunatatirea calitatii si accesibilitatii informatiilor. Integrarea proceselor de business si a sistemelor care le sustin. Achizitia unui sistem capabil sa sustina cresterile prognozate de business. Simplificarea procesului de integrare a noi business-uri (achizitia unor alte companii) in infrastructura tehnologica curenta.

Motivatii operationale Optimizarea proceselor de business Reducerea costurilor structurale Imbunatatirea timpilor de raspuns la cererile clientilor Simplificarea proceselor de business complexe, dar ineficiente Implementarea a noi strategii de business Expansiunea masiva a businessului Standardizarea proceselor de afaceri la nivelul companiei.

Statistic, cei mai importanti factori de risc care afecteaza implementarea, sunt: Lipsa implicarii top managementului in implementare. Delegarea totala a responsabilitatii duce la neintelegerea dimensiunii proiectului, la neconstientizarea eforturilor umane depuse si a estimarii incorecte a necesarului de resurse. In cazul aparitiei unui impas major, managementul nu poate lua decizii corecte, obiective, pentru deblocarea situatiei.

Definirea deficitara a cerintelor. Aceasta situatie apare ca fiind responsabila pentru 60% din totalul implementarilor esuate, deoarece in baza cerintelor definite se selecteaza sistemul ERP. Selectia unui sistem ERP nepotrivit. Pe langa definirea deficitara a cerintelor, procesul de selectie mai este puternic afectat urmatorii factori: Timpul pe care echipa responsabila il aloca analizei diverselor sisteme. Selectarea unui sistem pe baza experientei avute de catre catre factorii de decizie cu acel sistem in cadrul unor alte companii, in joburile precedente, fara a tine cont de diferentele dintre organizatii. Selectarea unui sistem direct de catre management, fara a tine seama de opiniile celor implicati direct in desfasurarea proceselor. Selectarea unui sistem specializat pe activitati de productie pentru o companie de import si distributie, sau invers. Alocarea inadecvata a resurselor. Lipsa implicarii top managementului in implementare sau dorinta de a reduce costurile implementarii conduc la supralicitarea echipei de implementare si nu numai. Adeseori persoanele desemnate ca fiind responsabile de proiect nu au experienta necesara unei implementari si nu sunt factori de decizie in cadrul organizatiei. Un exemplu clasic este desemnarea exclusiva a responsabilitatii implementarii in sarcina departamentului IT. Rezistenta la schimbare. Datorita subestimarii efortului implementarii, managementul nu isi motiveaza suplimentar organizatia in vederea asimilarii active a noului sistem. Acest lucru, combinat cu evitarea asumarii responsabilitatii schimbarilor, cu lipsa de comunicare si cu nesustinerea vizibila a proiectului de catre top management, creeaza premisele respingerii noului sistem. Neestimarea corecta a timpilor si eforturilor. Nu de putine ori am auzit din partea conducerii unor companii care doreau implementarea unui ERP urmatoarea viziune: un ERP este ca si o masina. Pleci de la o configuratie standard, selectezi optiunile dorite, platesti, primesti cheia, alimentezi, si esti pregatit de plecare. Este destul de clar care este finalitatea unui proiect pornind de la aceste asteptari. Maparea incorecta a proceselor de afaceri pe sistemul ERP. Lipsa de exprienta a implementatorului, dublata de o definire deficitara a cerintelor, pot conduce la o scadere dramatica a productivitatii si la respingerea rezultatelor implementarii. Asteptari nerealiste privind beneficiile. Complexitatea procesului de implementare, impactul major aspura organizatiei, curba de asimilare a sistemului de catre personalul utilizator, conduc la amanarea momentului in care beneficiile incontestabile devin vizibile. Training inadecvat. Subestimarea de catre ambele parti a necesarului de trainig, lipsa de atentie in cadrul sesiunilor de training, sacrificarea acestora in favoarea rezolvarii problemelor operationale curente, conduc in momentul lansarii in productie a sistemului, la o blocare totala sau partiala a activitatii organizatiei. Planificarea si urmarirea deficitara a proiectului implementarii. Daca procesul de implementare nu este detaliat intr-un plan de proiect, cu etape clar definite, cu faze de acceptanta si responsabili, cu resurse alocate pe fiecare faza a proiectului, nu se va putea urmari desfasurarea implementarii, arderea etapelor, nivelul operational al proiectului, timpii ramasi pana la finalizare etc. Slaba comunicare in cadrul proiectului. Organizatia trebuie sa fie in cunostinta de cauza in ceea ce priveste ratiunea implementarii unui sistem ERP, ce eforturi sunt necesare si ce beneficii vor rezulta in urma implementarii. Procesele implementate in ERP au un caracter interdepartamental, o buna comunicare este esentiala in asimilarea coerenta a acestora la nivelul organizatiei. Reduceri de costuri nefundamentate. Din dorinta de a reduce costurile aferente implementarii, se poate opta pentru reducerea sau eliminarea anumitor faze ale implementarii, pentru reducerea perioadei de training sau pentru

restrangerea echipei de implementare. Companiile mari pot opta pentru lansarea in productie a sistemului fara o faza de simulare si acceptanta, in ideea ca eventualele minusuri se vor mai corecta pe parcurs. Riscurile asumate in acest fel sunt uriase in cazul aparitiei unei situatii neprevazute, care poate bloca organizatia.

9 motive pentru care trebuie s abordezi un proiect de implementare ERP ca proiect de business, nu ca proiect IT Un sistem ERP ajut cu siguran organizaiile s-i execute procesele de business ntr-un mod structurat. Dar cum pot fi acestea sigure c strategia operaional se va reflecta n noul sistem ERP? Cum poate fi redus decalajul dintre cerinele de business, modelarea proceselor i implementarea propriu-zis a ERP-ului? Cum se pot asigura organizaiile c specificaiile de business sunt incluse n actualul sistem i c procesele sunt optimizate i standardizate nainte de noua implementare?

O soluie pentru toate aceste ntrebri este abordarea proiectului de implementare ERP ca proiect de business, i nu ca proiect IT. Abordarea bazat pe procese presupune construirea unui model operaional care s fie folosit ca punct de reper n toate etapele unui proiect de implementare ERP: de la selectarea furnizorilor de soluii i contractare pn la definirea soluiei tehnice, implementarea, testarea i lansarea n execuie. Proiectul de implementare ERP nu ncepe n momentul contractrii furnizorului, ci nainte, odat cu activitile legate de construirea modelului operaional, care presupune: analiza principalelor procese i sub-procese curente la nivel de activiti, actori, flux informaional i identificarea potenialului de mbuntire, precum i identificarea nevoilor de schimbare ale acestui model, ce decurg din opiunile strategice pentru perioada urmtoare (noi servicii sau produse, alegerea unor canale noi de distribuie, etc). Prin urmare, membrii diviziilor operaionale i conducerea executiv trebuie s se implice activ n proiect, deoarece ei sunt cei care pot s decid asupra direciilor viitoare i a schimbrilor ce trebuie implementate. Mai departe, pe parcursul implementrii, implicarea acestora este la fel de important, deoarece ei sunt cei n msur s fac alegerea scenariului optim oferit de soluia tehnic pentru a menine sau a mri calitatea execuiei procesului. Tot ei sunt cei care trebuie s confirme la finalul implementrii c soluia tehnic construit este potrivit pentru punerea n aplicare a modelului operaional viitor dorit. Experienele companiilor care au abordat implementarea unui sistem ERP strict din perspectiva tehnic au fost marcate de o serie de dificulti; cteva dintre acestea sunt prezentate n continuare mpreun cu modul n care ele ar fi putut fi evitate prin abordarea implementrii ca proiect de business.

1. Dificulti n alegerea soluiei ERP potrivite i n contractarea furnizorului Definirea modelului operaional dorit este cea mai solid baz pentru identificarea principalelor funcionaliti ce urmeaz a fi acoperite de viitoarea soluie ERP. De asemenea, aceast list de cerine este principalul instrument care trebuie s stea la baza estimrii efortului necesar implementrii i, prin urmare, la baza negocierii valorii serviciilor

de implementare. Efortul necesar poate fi determinat printr-o formul simpl: efort implementare soluie standard plus efort implementare funcionaliti punctuale care nu sunt acoperite de soluia standard ERP.

2. Numeroase cereri de schimbare a scopului i prelungirea proiectului de implementare peste termenul stabilit iniial O abordare exclusiv tehnic a implementrii unui sistem ERP se limiteaz la coordonarea activitilor care sunt acoperite de ERP i ignor restul activitilor care sunt n continuare executate n afara sistemului. Abordarea exclusiv tehnic prespune colectarea nestructurat a cerinelor funcionale i dezvoltrii a dou modele paralele i nesincronizate - cel tehnic i cel operaional (imaginea complet). Doar definirea clar a strategiei operaionale i a unui model complet de business, mpreun cu un management de proiect riguros, conduc la stabilitatea necesar n timpul implementrii i la meninerea scopului i obiectivelor pe tot parcursul proiectului.

3. Comunicare dificil ntre responsabilii pe procese i experii IT O abordare tehnic a proiectului de implementare ERP va conduce la acutizarea diferenelor dintre responsabilii pe procese i experii IT, deoarece acetia nu folosesc acelai limbaj, nu au aceleai instrumente i nu au o imagine comun asupra proceselor. Utilizarea unui model operaional complet ca baz a noului ERP contribuie la nlturarea barierelor de comunicare ntruct att reponsabilii pe procese, ct i experii IT, pot lucra pe o arhitectur comun, unde pot vedea exact toate activitile i, mai ales, care dintre acestea vor fi n viitor executate cu noul sistem ERP. 4. Asimilarea dificil i incomplet a modului de lucru cu noua soluie ERP Lipsa unui plan de transformare organizaional i neimplicarea suficient a membrilor organizaiei n execuia implementrii se reflect n adaptarea dificil la noile proceduri de lucru ce decurg din introducerea sistemului ERP. O abordare corect presupune implicarea extensiv a membrilor organizaiei n documentarea i analiza proceselor, astfel nct acetia s aib o contribuie activ n selectarea funcionalitilor soluiei ERP, ceea ce v crete considerabil nelegerea i acceptarea noului sistem. De asemenea, odat documentate, procesele vor fi folosite pe parcursul sesiunilor de training a personalului pentru asimilarea modului de lucru cu soluia ERP.

5. Un efort mare consumat pentru realizarea testelor de integrare ntre module O alt consecin a modului nestructurat de colectare a funcionalitilor tehnice este consumul mare de efort i timpul pierdut pentru obinerea integrrii ntre modulele soluiei ERP i pentru validarea unei soluii finale. Abordarea bazat pe procese face ca noua soluie ERP s fie construit n baza unei imagini complete asupra business-ului i a unor scenarii end-to-end, reducnd astfel timpul consumat pentru identificarea punctelor de integrare a modulelor.

6. Modificarea dificil a soluiei ERP dup momentul lansrii n execuie Abordarea clasic a proiectului de implementare presupune realizarea unei documentri necorespunztoare a soluiei implementate, din punct de vedere al formatului i al coninutului. O consecin a acestui fapt este dificultatea adaptrii soluiei la nevoile de schimbare ce pot s apar dup momentul lansrii n execuie. Cu noile instrumente de analiz a proceselor este posibil reutilizarea documentrii pentru identificarea punctelor n care soluia ERP trebuie adaptat, pornind de la cerinele viitoare ale organizaiei.

7. Dificulti n integrarea noului sistem intern de control cu funcionalitile noului sistem ERP Pentru a elimina aceast lips de transparen, documentarea proceselor trebuie s acorde aceeai importan activitilor din afara ariei sistemului ERP, lucru care va permite o viziune complet asupra organizaiei i va uura introducerea punctelor de control n procese. 8. Duplicarea efortului de implementare pentru extinderea soluiei n alte locaii Extinderea i implementarea soluiei n alte locaii ale organizaiei poate fi costisitoare din cauza lipsei unui model operaional intern de referin i din cauza inflexibilitii instrumentului de documentare a proceselor. Documentarea complet i pe niveluri ierarhice a proceselor companiei va permite o analiz a diferenelor ntre procesele locaiei vizate fa de modelul de baz, ceea ce va conduce la o reducere considerabil a costurilor pentru roll-out-ul soluiei existente.

9. Activitile operaionale se desfoar cu mai mare dificultate dup implementare O abordare concentrat n principal pe funcionalitile aplicaiei va conduce la situaia n care noua soluie va pstra vechile neajunsuri operaionale. n schimb, o abordare pe procese n timpul implementrii va ncepe cu analizarea proceselor curente i identificarea oportunitilor de mbuntire, evitnd astfel situaia n care anumite deficiene sunt reluate n modelul noii soluii ERP.

Concluzii: Prin urmare, abordarea proiectului de implementare ca proiect de business permite companiilor s monitorizeze procesele de afaceri i s se adapteze permanent la noile strategii, innd n acelai timp pasul cu ultimele cerine ale pieei. Avnd o abordare integrat ntre strategie, modelare, implementare i monitorizare, aceast abordare construiete legtura ntre procesele operaionale i sistemele ERP, minimiznd decalajul dintre cerinele de afaceri ale managementului i translatarea acestora n sistemul IT.

Resurse ERP 1. Sistemul erp si avantajele tehnologiei; 2. Pot implementa un erp daca nu am un departament de it? 3. Este necesara intreruperea activitatilor in perioada de implementare? 4. Care sunt particularitatile unui erp ca sistem informatic integrat? 5. Cat dureaza perioada de implementare? factori de care depinde o implementare de erp 6. Rolul unui erp in integrarea canalelor de vanzare cu activitatea de productie 7. Sistemul erp si procesul de vanzare in firmele de import si distributie 8. Sistemul erp si planificarea livrarilor 9. Sistem erp si canale alternative de vanzari. integrarea cu portalul propriu de e-commerce 10. Rolul sistemului erp in controlul retelelor de distributie si managementul stocurilor 11. Particularitatile verticalelor import, distributie, logistica in implementarile de erp 12. Riscurile implementarii sistemelor erp. analiza pe baza tipologiilor organizationale 13. Factori interni si externi care determina implementarea unui erp 14. Particularitatile implementarii erp in distributia selectiva 15. Beneficii ale implementarii sistemelor erp in import, distributie, logistica