UNIVERSIDAD DE CIENCIAS COMERCIALES (UCC)

Tema : Como hacer eficaz la Administracin por Objetivo.

Integrantes de Grupo No.5 Azucena Rodrguez Borrell Deborah Arostegui Parrales Christofer Zeledn

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No. Carnet 0210797 20092800731 009418

Carrera Materia Docente Turno Fecha de Entrega

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Administracin de Empresas Administracin de Empresas II Lic. Aura Prez Dominical Domingo 28 de Marzo de 2010

Administracin por objetivo (Generalidades) Es una tcnica participativa de la planeacin y evaluacin, a travs de la cual superiores y subordinados, conjuntamente, definen aspectos prioritarios. Establecen objetivos (resultados) a ser alcanzados en un determinado periodo de tiempo y en trminos cuantitativos, dimensionando las respectivas contribuciones (metas). Hacen seguimientos sistemticamente del desempeo (control) procedimientos a las correcciones necesarias. Es un mtodo prctico a travs del cual se construye la efectividad de una organizacin, dentro de un grupo de metas posibles de alcanzar, con objetivos bien definidos y estructurados, los cuales son evaluados por los miembros administrativos, gerentes y supervisores de cada unidad operativa de dicha organizacin. Un proceso en el cual los objetivos son determinados por un subordinado y un supervisor, y deben ser completados dentro de un espacio de tiempo. "Es un sistema dinmico que integra las necesidades de la compaa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, a la par de la necesidad del gerente de contribuir para su propio desarrollo. Es un estilo exigente y compensador de administracin de empresas" Es un modelo administrativo que incluye un proceso poltico: propsitos de la empresa, un proceso de planeamiento: organizacional, estratgico y tctico y un proceso de direccin: supervisin media y ejecucin. El nfasis en hacer correctamente el trabajo para alcanzar la eficiencia pas al nfasis de hacer el trabajo ms relevante para los objetivos de la organizacin a fin de alcanzar eficacia. El trabajo pas de un fin en s mismo, a ser un medio de obtener resultados. Esto porque las personas y la organizacin, probablemente estn ms preocupadas en trabajar que en producir resultados.

Como hacer eficaz la administracin por objetivo Existen diferentes formas eficaces para una buena administracin por objetivos entre las cuales podemos indicar: * calcular el desempeo como un instrumento para motivar a los subordinados, as como para la planificacin estratgica. * Procesos que se puedan integrarse a la APO. * Diseo de estructuras organizacionales. * Programas de indemnizacin y la elaboracin de presupuesto. Estas consideraciones deben ser siempre recordadas para hacer un seguimiento al anlisis de los objetivos.

La importancia de un mejor desempeo en la APO puede ser evaluada por los siguientes aspectos: a) Los objetivos proporcionan a la organizacin una gua precisa en el sentido de una finalidad comn. b) inducen al trabajo en equipo y pueden ser utilizados para eliminar las tendencias egocntricas de los grupos existentes en la organizacin. c) Sirven de base segura para verificar el valor de las metas y de los planes y ayudan para evitar errores debidos a la omisin. d) Hacen mayores las posibilidades de provisin del futuro. Una organizacin debe diferir su destino en el lugar de someterse a las fatalidades o el azar. e) Muchas veces los recursos son escasos o mal ubicados. La Eficacia de los objetivos ayuda a orientar y para prever su distribucin con criterio. La administracin bsica puede y debe incorporarse a la APO, pero el grado de integracin difiere de la actividad individual. Es decir en los niveles ms alto de integracin de la APO con las funciones administrativas se produce en el control, la planeacin y la direccin. Pero para ser eficaz la APO debe contemplarse como un sistema completo, por lo tanto es una forma de dirigir y no como una adiccin a la labor administrativa.

Caractersticas de la administracin por objetivo La administracin por objetivo es una tcnica de direccin de esfuerzos a travs del planeamiento y control administrativo fundamentado en el principio de que, para alcanzar resultados, la organizacin necesita antes definir en qu negocio est actuando y a donde pretende llegar. Inicialmente se establecen los objetivos anuales de la Empresa. La APO es un proceso por el cual los gerentes, superior y subordinado de una organizacin identifican objetivos comunes, definen las reas de responsabilidad de cada uno en trminos de objetivos comunes y firmes que eliminan cualquier duda del Gerente y para evaluar el desempeo en direccin a los objetivos principales de la organizacin. As, el desempeo esperado de un gerente debe ser el reflejo de lo que se espera en cuanto a la realizacin de los objetivos de la Empresa; sus resultados deben ser medidos por la contribucin que estos den al xito del negocio. El administrador tiene que saber y entender lo que las metas de la empresa esperan de l, en trminos de desempeo y su superior debe saber qu contribucin puede exigir y esperar de l y debe juzgarlo de conformidad con la misma. En realidad, como seala Idalberto Chiavenato la APO es un sistema dinmico que integra la necesidad de la Compaa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, a la par de la necesidad del gerente de contribuir para su propio desarrollo. Es un estilo exigente y compensador de Administracin de Empresas.

En la APO, los gerentes superiores y subordinados de la organizacin definen en conjunto sus metas comunes y especifican las reas principales de responsabilidad de cada posicin en relacin con los resultados esperados de cada uno, y utilizan esas medidas como guas para mejorar la operacin del sector y verificacin de la contribucin de cada uno de sus miembros. As, la APO es un mtodo por el cual las metas son definidas en conjunto entre el Administrador y su superior, las responsabilidades son especificadas para cada posicin en funcin de los resultados esperados, que pasan a integrar los estndares de desempeo bajo los cuales los gerentes sern evaluados. Analizando el resultado final, el desempeo del gerente puede ser evaluado objetivamente y los resultados alcanzados comparados con los resultados esperados. La APO constituye un sistema de gestin que aporta a la organizacin conocimientos tcnicos que permiten utilizarla como: Un sistema de planificacin: esta primera caracterstica de la APO exige disear un plan de actuacin mediante la definicin de unas estrategias, entendiendo por tales "los caminos o vas que es necesario recorrer para alcanzar los objetivos propuestos" mediante la realizacin y desarrollo de determinados proyectos de actuacin, proyectos que es preciso definir como "un conjunto de actividades dirigidas a obtener un resultado", esto va a permitir a la empresa conocer: - las actividades que deben realizarse, aun por mnimas que stas sean. - quin debe realizarlas. - cundo deben acometerse, y - cmo deben ejecutarse, es decir, con qu medios o recursos. Un sistema flexible de direccin: esta flexibilidad se apoya en un sistema fluido de informacin ascendente y descendente que permita: - detectar las desviaciones - analizarlas - comunicarlas a quin tiene la responsabilidad tanto de la ejecucin del proyecto como de la obtencin de los objetivos fijados por la organizacin, para que se puedan introducir cuantas medidas correctoras sean necesarias. Un instrumento de motivacin-participacin: la APO se basa en la participacin de todos los implicados en el proceso como elemento imprescindible para lograr integrar los objetivos personales y los de la propia organizacin. La APO se ha mostrado como un instrumento de motivacin que por su propia dinmica, esencialmente participativa, favorece la constitucin de equipos de trabajo, como clula idnea de la nueva cultura organizacional. Un sistema de evaluacin: la APO se apoya en un sistema flexible y continuo de evaluacin que permite analizar el proceso de ejecucin de las actividades planificadas y el grado de obtencin de los resultados previstos. Este sistema de evaluacin se apoya bsicamente en la definicin de indicadores, que, en cuantos instrumentos de medida, permiten evaluar el estado de realizacin de un proyecto o el grado de consecucin de los resultados previstos.

En resumen, el APO presenta las siguientes caractersticas principales: Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior. Establecimiento de objetivos para cada departamento o posicin. Interrelacin de objetivos departamentales. Elaboracin de planes tcticos y de planes operacionales con nfasis en la medida y el control. Continua evaluacin, revisin y reciclaje de los planes. Participacin actuante de la direccin. Apoyo intenso del staff durante los primeros periodos.

Diferentes formas de fijar objetivos La Administracin por objetivos es un modelo de Administracin a travs del cual todas las gerencias de una organizacin establecen metas para sus administraciones, al inicio de cada periodo o ejercicio fiscal de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de la Empresa, en consonancia de las metas con las metas generales de la organizacin, fijadas por los accionistas, a travs de la direccin. Un objetivo es un enunciado escrito sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado. Un objetivo debe ser cuantificado, difcil, relevante y compatible. Objetivo es una declaracin escrita, un enunciado, una frase; es un conjunto de nmeros. La casi totalidad de los objetivos es cuantificada. Son nmeros que orientan el desempeo de los gerentes hacia un resultado medible, difcil, importante y compatible con los dems resultados. En la fijacin de los objetivos, se deben considerar los siguientes aspectos: 1. La expresin objetivo de la Empresa es quiz inadecuada. La empresa es algo inanimado, y en consecuencia, no tiene objetivos, metas o planes. Los objetivos de una Empresa representan en verdad los propsitos de los individuos que en ella ejercen el poder de liderazgo. 2. Los objetivos son fundamentalmente necesidades a satisfacer. Los objetivos de la Empresa pueden representar exclusivamente las necesidades vistas por el lder, o pueden tener bases ms amplias representando los intereses de los accionistas, del equipo administrativo, de los empleados, de los clientes, o del pblico en general. 3. Los subordinados y dems funcionarios tienen una serie muy grande de necesidades personales. Estas necesidades, a su vez se traducen en objetivos personales, que pueden ser declarados u ocultos. 4. Los objetivos y las metas personales no son siempre idnticas a los objetivos y las metas de la empresa. Aunque no deben estar en conflicto: el desafo de la gerencia moderna es conseguir hacerlos compatibles.

Estas consideraciones deben ser siempre recordadas para hacer seguimiento al anlisis de los objetivos fijados. La importancia de los objetivos puede ser evaluada por los siguientes aspectos: a) Los objetivos proporcionan a la organizacin una gua precisa en el sentido de una finalidad comn. b) inducen al trabajo en equipo y pueden ser utilizados para eliminar las tendencias egocntricas de los grupos existentes en la organizacin. c) Sirven de base segura para verificar el valor de las metas y de los planes y ayudan para evitar errores debidos a la omisin. d) Hacen mayores las posibilidades de provisin del futuro. Una organizacin debe diferir su destino en el lugar de someterse a las fatalidades o el azar. e) Muchas veces los recursos son escasos o mal ubicados. Los objetivos ayudan a orientar y para prever su distribucin con criterio.