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GT010
153 rue de Courcelles 75817 Paris cedex 17 www.qualite-comptable.com Tl. 01 44 15 62 51 Fax 01 44 15 90 05 Email oqc@cs.experts-comptables.org SIRET 432 538 601 00019 - APE 913E
Sommaire
Prface
LObservatoire de la Qualit Comptable L'Institut du Benchmarking
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3.3 Prsidence
3.3.1 Mode de nomination 3.3.2 Dure du mandat 3.3.3 Cumul de mandats
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3.4 Fonctionnement/Moyens
3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 Processus de dcision Frquence des runions Dlai Budget et rmunrations Moyens administratifs
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4. Conclusion
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Publications de lOQC
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Prface
LObservatoire de la Qualit Comptable
Cr fin 1998 linitiative du Conseil Suprieur de lOrdre des Experts-Comptables, sous lgide des principales organisations patronales et associations professionnelles du monde de la gestion et de la finance, lObservatoire de la Qualit Comptable a pour objectif de promouvoir une fonction comptable vritablement adapte aux besoins des dcideurs internes et externes lentreprise. Pour atteindre cet objectif, lObservatoire sest entour dune quipe pluridisciplinaire de professionnels de haut niveau. Ils conduisent des actions de recherche, de benchmarking, de formation et de publication dans le but dvaluer et de faire connatre limpact des nouvelles technologies et des nouveaux contextes conomiques, tels que la globalisation et lmergence des entreprises en rseau, sur les mtiers comptables. Par ses actions, lambition de lObservatoire est damliorer et faire voluer les comptences individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la rflexion en quipe, la formation, la production darticles, douvrages et doutils interactifs, et leur apporter un socle, un systme de valeurs et des rfrences en phase avec les attentes de leurs clients et les objectifs de lentreprise, qui donnent un sens leur action. Cet observatoire sadresse tous les professionnels des fonctions financires, comptables et de gestion qui peuvent en devenir Membre Associ .
L'Institut du Benchmarking
Cette tude a t conduite avec le concours de l'Institut du Benchmarking, membre adhrant au Global Benchmarking Network, qui regroupe onze pays et est dirig par Robert Camp. L'objet de l'Institut est de dvelopper un rseau d'entreprises et de personnes souhaitant changer leur savoir-faire pour amliorer leur efficacit. Ceci se dcline au travers : des cycles de confrences raliss en collaboration avec la Chambre de Commerce amricaine, des groupes de recherche dont ceux runis autour de la qualit comptable en collaboration avec le Conseil Suprieur de l'Ordre des Experts Comptables, de sminaires, d'vnements spcifiques.
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Les domaines d'intervention habituels du Comit d'Audit sont : la qualit des projets d'arrts de comptes publiables (annuels et semestriels), l'apprciation de l'efficacit du dispositif de contrle interne et de gestion des risques. 3.1.2 Relations avec l'Audit Interne
Le Comit d'Audit reoit et analyse le plan dintervention de lAudit Interne tabli pour lanne venir, et peut donner son avis au Conseil sur ce plan. Il demande la prparation d'une synthse annuelle des rapports d'Audit Interne son attention, prsentant les constats et les recommandations de lAudit Interne. Dans le secteur des Etablissements de crdit o un rapport annuel est prvu par la rglementation (par exemple CRB 97-02), ce rapport doit tre prsent au Comit d'Audit. 3.1.3 Relations avec le dontologue
Certaines entreprises disposent d'un dontologue. Par ailleurs, les tablissements de crdit ont galement un responsable du contrle des Services d'Investissement (obligation C.M.F. : Conseil des Marchs Financiers). Pour des raisons de protection patrimoniale, de transparence, dadquation des pratiques avec les principes, le groupe considre comme une bonne pratique l'tablissement d'un lien entre le Comit d'Audit et le dontologue et/ou le responsable du contrle des Services dInvestissement, qui pourrait se raliser travers : la revue de la charte du dontologue, une prsentation annuelle du dontologue au Comit d'Audit, la revue du rapport annuel du Contrleur des Services dInvestissement transmis au C.M.F.
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3.1.4
D'une manire gnrale, le Comit d'Audit s'intresse l'existence de dispositifs de matrise des risques et ceux conduisant au respect des lois et rglements par l'organisation. En cas de dysfonctionnement potentiel grave et/ou s'il existe une affaire de nature menacer l'image de l'organisation, le Comit dAudit doit en tre inform. 3.1.5 Relations avec les Commissaires aux Comptes (CAC)
Le groupe de travail prconise que le Comit d'Audit mette, au minimum, un avis dans le cadre de la nomination des CAC. Il appartient au Comit d'Audit d'exercer un devoir de vigilance sur l'indpendance des CAC et, ce titre, sur les conditions dexercice de leurs missions. Le Comit dAudit sassurera, en particulier, que la Socit observe les rgles applicables en matire de niveau dhonoraires daudit ou de conseil lintrieur dun mme rseau. En tant que mandataires des actionnaires, chaque anne les Commissaires aux Comptes prsentent leur plan dapproche au Comit d'Audit pour avis, ainsi que les conclusions de leurs travaux daudit sur les projets darrts de comptes. 3.1.6 Rfrentiel comptable
Le Comit d'Audit donne un avis sur le choix du rfrentiel comptable de consolidation, ainsi que sur le choix des options comptables en gnral, y compris dans les comptes sociaux. Le Comit d'Audit doit s'assurer que les choix sont motivs par la recherche dune communication de qualit, et quils ont t faits sur la base d'tudes srieuses.
Il est de bonne pratique que le Comit dAudit comprenne de 3 7 membres, et le Groupe considre quune taille adquate est celle du tiers de celle du Conseil. Afin que lexpression dune majorit puisse tre facilement obtenue, de prfrence, le nombre de membres sera impair. Le nombre de 3 apparat comme un minimum oprationnel pour des raisons defficacit, et celui du tiers des membres du Conseil, limit 7, adapt aux domaines dintervention du Comit dAudit (cf. 3.1).
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3.2.2
Comptences/Exprience du mtier
Le groupe considre qu'il est de bonne pratique de disposer, au sein du Comit dAudit, d'un panachage de comptences comptables et financires, dune part, et de professionnels du secteur, dautre part, ces derniers devant possder une matrise des techniques financires. 3.2.3 Administrateurs indpendants
Lexigence dimpartialit et de technicit requise, ncessaire la conduite des missions du Comit dAudit, amne aux propositions suivantes : Le groupe de travail considre que le Comit dAudit doit tre constitu dune majorit dadministrateurs indpendants, ce qui semble tre, du reste, une position que confirme lvolution de la composition des Comits dAudit au sein des socits du CAC 40 et du SBF120. La dfinition ci-aprs de la notion "d'administrateur indpendant" est emprunte au rapport Vinot II : "un Administrateur est indpendant de la direction de la Socit lorsqu'il n'entretient aucune relation de quelque nature que ce soit avec la Socit ou son Groupe qui puisse compromettre l'exercice de sa libert de jugement." Il revient au Conseil de fixer dans la charte du Comit d'Audit, et sur proposition du Prsident du Comit d'audit, la disponibilit et le temps ncessaire l'exercice de la fonction de membre du Comit. 3.2.4 Invits aux runions du Comit dAudit
Peuvent tre rgulirement invits participer au Comit dAudit : le Prsident du Conseil ou du Directoire, le Directeur Financier, le Directeur de l'Audit interne, les Commissaires aux comptes. Leur prsence est obligatoire lors de la runion qui prcde larrt des comptes par le Conseil dAdministration, ou leur examen par le Conseil de Surveillance. 3.2.5 Dure du mandat
La dure du mandat de membre du Comit dAudit est fixe par le Conseil dAdministration ou de Surveillance : elle est dune dure idalement gale celle du mandat d'Administrateur dans la socit.
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3.3 Prsidence
3.3.1 Mode de nomination
Le Prsident du Comit d'Audit est nomm par le Conseil, sur proposition du Prsident ou du Comit des nominations. Le Prsident doit cumuler les qualits suivantes : une personnalit reconnue, une indpendance de jugement affirme, un intrt pour les domaines comptables et financiers. 3.3.2 Dure du mandat
La dure du mandat de Prsident du Comit dAudit est dpendante de la dure du mandat dAdministrateur. Compte tenu de linvestissement ncessaire, le Groupe considre quune dure minimum doit tre dfinie. 3.3.3 Cumul de mandats
Il semble au groupe de travail qu'il serait de bonne pratique de limiter le nombre de mandats.
3.4 Fonctionnement/Moyens
3.4.1 Processus de dcision
En cas de dsaccord entre ses membres, le groupe de travail considre quil est de bonne pratique que le Prsident du Comit d'Audit signale au Conseil qu'il y a divergence d'opinion au sein du Comit. 3.4.2 Frquence des runions
La pratique observe actuellement est de deux runions par an. La frquence des runions du Comit sera lie : la vitesse de formation des risques et des rsultats, au rythme de publication des comptes, la frquence de runion du Conseil.
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3.4.3
Dlai
La pratique gnralement observe (la veille de la runion de l'organe dlibrant arrtant les comptes) n'est pas de nature faciliter l'exercice de l'activit du Comit d'Audit. Un dlai raisonnable entre la runion du Comit d'Audit et celle de l'organe dlibrant permettrait au Comit d'exercer pleinement son rle. 3.4.4 Budget et rmunrations
Le Comit d'Audit disposera d'un budget de fonctionnement adapt sa mission, lui permettant ventuellement de mobiliser des experts indpendants de son choix ; le Prsident du Conseil doit tre inform pralablement en cas de demandes d'tudes externes. Le Comit d'Audit peut galement entendre en sance des dirigeants de la socit, non mandataires sociaux. Les membres du Comit d'Audit doivent percevoir une rmunration pour leurs travaux. 3.4.5 Moyens administratifs
Afin dassurer la tenue des runions du Comit dAudit une efficacit maximale, un certain formalisme administratif doit tre respect quant : - la convocation des membres du Comit, - la prsence, - la tenue des runions, - la transmission pralable d'un agenda et d'un dossier analyser.
Afin de faciliter au Comit dAudit la conduite de sa mission et den exprimer spcifiquement son contenu, ses objectifs ou missions sont dfinis par le Conseil, par exemple dans un procs-verbal. Le Comit dAudit doit par ailleurs trouver sa source et ses modalits de fonctionnement dans une charte signe par les membres du Conseil.
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3.5.2
Le Rapport au Conseil
Le Comit dAudit prpare un rapport au Conseil l'issue de chacune de ses runions, sauf mission spcifique ralise la demande du Conseil, qui pourrait stendre sur plusieurs runions. Le rapport du Comit d'Audit est prsent sous la forme d'un compte rendu crit. Il est prsent au Conseil par le Prsident du Comit d'Audit. Il revient au Conseil de dcider du suivi ou non des avis formuls par le Comit d'Audit. 3.5.3 Communication du Comit dAudit avec les Actionnaires
Le Prsident du Comit d'Audit a vocation assister l'Assemble Gnrale, et apporter, si souhait, des complments dinformation. Il est de bonne pratique dindiquer dans le rapport annuel lexistence dun Comit dAudit et de communiquer sur ses travaux, et a minima sur le nombre de runions du Comit d'Audit.
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Conclusion
Ce rapport constitue le fruit du travail d'un groupe de professionnels. Il reprsente un constat de bonnes pratiques, qui naturellement doivent voluer dans le temps.
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Publications de lOQC
Comment raliser le diagnostic qualit dun service comptable Rsultats de lenqute benchmarking de La Fonction comptable des grandes entreprises (1997) La fonction comptable dans les grandes entreprises Industrie & Service Questionnaire denqute benchmarking de la Fonction comptable du secteur Industrie et Service La fonction comptable dans les tablissements de crdit (1999) Questionnaire denqute benchmarking de la Fonction comptable des Etablissements de crdit (1999) Processus Consolidation- tude benchmarking (1998) Processus Achats fournisseurs - tude benchmarking (1998) Rapport de synthse du groupe benchmarking sur les bonnes pratiques concernant le processus Achats fournisseurs. La fonction comptable dans les socits dassurance Dmarche qualit et Fonction administrative, comptable et financire de la PME Relations DAF / Expert-comptable Enqute qualit auprs des dirigeants de PME Guide de lecture des normes ISO 9000 lusage de la Fonction comptable Fonction comptable : lvaluation de la qualit Assises 2000 Vers une conomie globale en rseau (dossier complet) Assises 2000 Atelier 1 : la cration de valeur une mode phmre ou une culture dentreprise Assises 2000 Atelier 2 : dmarche de progrs et management par la qualit Assises 2000 Atelier 3 : Responsables comptables, qui tes vous ? o allez vous ? Assises 2000 Atelier 4 : Le benchmarking de la fonction comptable Assises 2000 Atelier 5 : externalisation et services partags Assises 2000 Atelier 6 : Impact des nouvelles technologies
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12 rue de Penthivre 75008 PARIS Tel. : 01 53 77 35 60 Fax : 01 53 77 35 61 E-mail : institut-benchmarking@compuserve.com Site Internet : http://www.ibenchmark.org
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